Modul ke:

Fakultas

Program Studi

10Ekonomi dan

Bisnis

S1 Manajemen

Dosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.

SALESMANSHIP

TEKNIK MEMBUAT SURAT PENAWARAN

• Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh suatu pihak, dalam hal ini biasanya perusahaan kepada pihak lainnya yang bertujuan memberikan informasi tentang barang/ jasa yang ditawarkan.

• Surat ini dimaksudkan untuk meyakinkan pembeli tentang barang/jasa milik perusahaan tersebut, sehingga diharapkan dapat terjadi sebuah transaksi. Cara membuat surat penawaran mudah, tetapi ada poin-poin yang tentunya perlu diperhatikan.

• Surat penawaran merupakan suatu bentuk komunikasi. Untuk itu, format penulisan dan gaya bahasa yang digunakan perlu dicermati. Surat ini terdiri dari tiga bagian, yakni pembuka, isi dan penutup. Bagian pembuka dimulai dengan salam pembuka, kemudian dilanjutkan dengan latar belakang surat penawaran dibuat, kenapa konsumen berhak mendapatkan penawaran, dan gambaran perusahaan.

• Bagian isi, berisi gambaran detail produk yang ditawarkan, pilih bahasa yang sopan, jelas dan membuat pembeli berkeyakinan untuk melakukan kerjasama.

• Sedangkan pada bagian penutupnya, bisa diberikan keterangan teknis tentang kerjasama yang akan dilakukan bila pembeli bersedia menerima penawaran, misalnya meminta pembeli mengisi formulir yang dilampirkan, atau mencantumkan nomor yang bisa dihubungi jika ada yang masih perlu ditanyakan. Jalin komunikasi yang baik, sehingga pembeli bisa yakin kalau kebutuhannya dapat di penuhi.

Ada banyak hal yang penting yang harus di perhatikan dalam membuatsurat penawaran, yaitu antara lain :

1. Di tulis dalam bahasa resmi, singkat, jelas dan tidak bertele-tele2. Dalam surat penawaran harus ada identitas si pemberi penawaran3. Mencantumkan daftar produk dan harga4. Jika bergerak pada bidang jasa, maka harus menyebutkan jasa apa yang

di tawarkan5. Alamat tujuan surat penawaran6. Nama lengkap pemberi penawaran untuk di tandatangani dan di

stempelAdapun format penulisan sebagai berikut :• Kop surat• Kepala Surat, yaitu terdiri atas tujuan dan alamat surat, nomor surat dan

perihal surat.• Pembuka atau salam surat• Isi surat• Penutup.

• Untuk membuat surat pernyataan yang baik ada beberapa poin yang harus perhatikan

• tentang Surat penawaran yakni:• 1. Surat tawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh penjual

kepada calon pembeli, yang berisikan informasi tentang perusahaan penjual agar dapat diketahui oleh calon pembeli.

• 2. Maksud pengiriman surat adalah agar calon pembeli memberikan sambutan yang baik sehingga pengenalan itu akan berlanjut menuju proses transaksi.

• 3. Surat tawaran terdiri atas tiga bagian ialah alinea pembukaan, isi, dan penutup. Karena surat tawaran adalah bagian dari komunikasi tertulis, sebagaimana surat yang lain, penggunaan bahasa tulis sangat perlu diperhatikan.

• Dalam hal Isi dan Kalimat setidaknya ada 3 informasi yang dicantumkan oleh perusahaan sebagai penjual dalam surat penawarannya kepada calon pembeli / Client.

• 1. nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatan;• 2. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan

yang dipergunakan;• 3. pekerjaan/proyek yang telah ditangani, harapan, dan prospek

yang dikehendaki oleh penjual. Sedangkan jika Untuk memperkenalkan/menawarkan kepada instansi pemerintah surat harus dilampiri tanda daftar rekanan (TDR), surat izin usaha perdagangan(SIUP), dan nomor pokok wajib pajak (NPWP). Jadi, surat tawaran (surat jual)adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang isinya menawarkan barangatau jasa.

• Perlu diperhatikan dalam penulisan Surat Penawaran hendaknya menyatakana. jenis barang

• b. banyaknya• c. keterangan teknis• d. harga satuan

• Bagian Penting Dalam Membuat Surat Penawaran Barang• Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, surat penawaran ini

dipergunakan oleh para perusahaan distributor untuk menawarkan sebuah barang atau mempromosikan barang tersebut kepada perusahaan lain atau kepada orang lain. Ada beberapa bagian penting dalam surat penawaran barang antara lain sebagai berikut.

1. Surat penawaran merupakan sebuah surat yang tergolong resmi, sehingga membutuhkan kop surat didalamnya. Penerima surat juga akan mengetahui darimana barang itu. Tak lupa layaknya surat resmi lainnya, bagian atas surat diberikan tempat dan tanggal membuat surat, nomor surat, perihal / hal, serta lampiran. Tuliskan alamat perusahaan yang kita tuju dengan jelas, dengan dilanjutkan salam pembuka dan pembukaan surat. Buatlah dengan bahasa resmi dan sesuai EYD, tidak perlu bahasa yang bertele-tele cukup singkat, padat dan jelas.

2. Sedangkan untuk tips membuat surat penawaran yang bagus dan benar untuk bagian isi surat. Merupakan penawaran barang, keunggulan barang anda dibandingkan dengan yang lainnya, serta kelebihan kelebihan barang tawaran anda. Layaknya mempromosikan barang seperti biasanya.

3. Kata penutup dan salam penutup dibuat dengan jelas dan terang disertai tanda tangan pengirim.

• Cara penulisan surat Penawaran Barang atau Jasa• 1. Alinea pembuka berisikan• a. pemberitahuan tentang hasil produksi atau telah dibukanya

supermarket dan lain-lain.• b. sehubungan dengan iklan yang dibaca atau sehubungan

dengan kelanjutan pembicaraan.• 2. Surat penerangan berisikan informasi lengkap tentang

barang yang ditawarkan dan ditujukan untuk memberikan keyakinan.

• 3. Alinea penutup berisi imbauan untuk mengadakan hubungan selanjutnya.

• Contoh kalimat alinea pembuka pada surat penawaran1. Kami telah membaca iklan yang dimuat dalam harian Kompas tanggal 27 Desember 2011, yang menyatakan bahwa perusahaan Saudara membutuhkan mesin-mesin kantor yang terdiri atas

• a. computer• b. mesin tulis• c. dan lain lain yang perlu disebutkan.• 2. Sesuai dengan pembicaraan Bapak mengenai pembangunan

sekolah, padatanggal 5 Januari 2004 yang lalu, dengan ini kami ajukan tawaran yang lebihterperinci sebagai berikut.

• 3. Dengan gembira kami kabarkan kepada Saudara bahwa mulai tanggal 1 Februari 2011 yang akan datang akan dibuka dan sebagainya.

• Contoh kalimat alinea penutup surat penawaran• 4. Kami percaya bahwa Saudara tidak akan

melewati kesempatan ini .• 5. Besar harapan kami agar tawaran ini dapat

diterima. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut , hubungi telepon 031-1234567

DAFTAR PUSTAKACron, W.L.& Decarlo, T.E. (2010), Sales Management, 10th

Edition, John Wiley & Sons, Inc.NewYork.Johnston, M. W., & Marshall, G. W. (2006). Sales force

management. New York: McGraw-HillSiswanto Sutojo (2003), Salesmanship Damar Mulia Pustaka,

JakartaTracy Brian, (2007), The Psychology of Selling, Bhuana Ilmu

Populer, Jakarta

Terima KasihDosen : Fitria Nursanti, SE., MPd.