Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

27
Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama Organizational Behaviour Yuliyanti ~ 10/310534/PEK/15411 06/02/2011

Transcript of Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Page 1: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi

bersama Organizational Behaviour

Yuliyanti ~ 10/310534/PEK/1541106/02/2011

Teamwork merupakan kumpulan individu yang memiliki aturan dan mekanisme kerja yang jelas serta saling tergantung antara satu dengan yang lain.

Page 2: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama Alfresco

Pendahuluan

Dalam suatu pengelolaan perusahaan, tidak ada satupun perusahaan yang menolak bahwa

sumber daya manusia adalah aset penting perusahaan yang mampu membawa kesuksesan bagi

perusahaan tersebut maupun sebaliknya. Kunci keberhasilan perusahaan untuk mencapai dan

mempertahankan keunggulan di era hyper-competition ini ditentukan oleh kuatnya jalinan kerjasama

(teamwork) pada seluruh sumber daya manusianya dan kualitas komunikasi (communication)

perusahaan yang baik. Untuk itu, perusahaan membutuhkan seorang karyawan yang mempunyai visi,

berkarakter serta mampu menciptakan dan membangun suatu teamwork yang tangguh guna

mewujudkan visi perusahaan.

Pada dunia usaha, penggunaan kerja tim seringkali merupakan solusi terbaik untuk mencapai

suatu kesuksesan. Kerja tim yang solid akan memudahkan manajemen dalam mendelegasikan tugas-

tugas perusahaan. Namun demikian untuk membentuk sebuah tim yang solid dibutuhkan komitmen

yang tinggi dari manajemen. Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber

daya yang harus dikembangkan dan dibina sama seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan.

Bagi perusahaan IT, teamwork bukan hanya sebagai solusi untuk mencapai suatu kesuksesan

namun merupakan struktur penting dari perusahaan itu sendiri. Hal ini dikarenakan seluruh pekerjaan

membutuhkan kerjasama tim yang baik dimana kesuksesan suatu proyek berasal dari kekompakan

sebuah tim yang mengerjakanya. Tim yang baik adalah tim yang setiap individu di dalamnya dapat

bertindak dan bergerak untuk tujuan yang sama, yakni target yang hendak dicapai serta memiliki

motivasi, semangat, loyalitas, dan dedikasi yang diikat oleh komitmen yang kuat dan tak teringkari. Tim

proyek biasanya memiliki karakter unik yang terdiri dari beberapa orang yang berkompeten dalam

knowledge dalam hal ini pengetahuan tentang IT dan tentu saja berkompeten dalam teamwork.

Halaman | 1

Page 3: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Pentingnya teamwork dalam industri IT membuat perusahaan kami (Arfa Nusantara Teknologi)

selalu fokus untuk membangun tim yang solid. Karenanya sebagai perusahaan baru, kami selalu

berusaha untuk meningkatkan kerjasama tim dengan melakukan berbagai cara. Mulai dari pelatihan-

pelatihan hingga pendekatan melalui outbond. Tindakan ini kami lakukan dalam rangka untuk

meningkatkan hubungan kerja antar karyawan dimana hubungan itu tidak hanya terhenti sebagai rekan

kerja namun lebih kepada hubungan personal. Dengan demikian akan tercipta teamwork yang lebih

baik, sehingga target tercapai dengan sukses. Tidak hanya sampai disitu saja, kami juga selalu berusaha

menjaga kekompakan tersebut agar berkesinambungan, sehingga target-target selanjutnya tetap dapat

tercapai.

Teknologi Informasi Bagi Arfa Nusantara Teknologi

Di era globalisasi, teknologi informasi berperan sangat penting. Dengan penguasaan teknologi

dan informasi, diharapkan akan memiliki modal cukup untuk menjadi pemenang dalam persaingan

global. Di era globalisasi, tidak menguasai teknologi informasi identik dengan buta huruf. Teknologi

Informasi sebagai bagian dari ilmu pengetahuan dan teknologi secara umum adalah semua teknologi

yang berhubungan dengan pengambilan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran, dan

penyajian informasi.

Teknologi Informasi telah menjadi penyangga kehidupan umat manusia di zaman modern.

Disadari atau tidak, kehidupan ini telah menjadi semakin praktis berkat teknologi informasi. Bahkan

merupakan jantung yang mensuplai energi bagi jalannya industri seperti perbankan, telekomunikasi, dan

manufaktur. Melihat fenomena tersebut, tidak mengherankan jika banyak negara menjadikan teknologi

informasi sebagai industri unggulan dalam rencana pembangunan mereka. Bahkan negara-negara yang

bangkit di awal abad 21 seperti India dan China memiliki portfolio industri teknologi informasi yang

impresif. Negara-negara tersebut sadar, bahwa teknologi informasi dapat melesatkan pertumbuhan

ekonomi mereka. Teknologi informasi adalah industri masa depan, sehingga penguasaan teknologi

informasi merupakan langkah strategis untuk menjadi negara yang berpengaruh di masa depan.

Karenanya bidang jasa teknologi informasi sebagai salah satu sektor yang sangat berperan

dalam menentukan langkah kegiatan perekonomian dan menjadi penggerak sektor-sektor lainnya perlu

mendapatkan perhatian dan penanganan yang serius di Indonesia. Arfa Nusantara Teknologi sebagai

perusahaan yang bergerak di industri tersebut melalui visinya yakni tumbuh dan berkembang bersama

Halaman | 2

Page 4: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

untuk menciptakan berbagai solusi yang tepat dan berkualitas dengan berbasiskan kepada Teknologi

Informasi, selalu berusaha mengedepankan teknologi informasi untuk membantu proses bisnis partner

nya menjadi lebih efisien, efektif, dan tepat.

Teknologi Informasi merupakan ideologi bagi Arfa Nusantara Teknologi. Oleh sebab itu,

perusahaan kami selalu mengedepankan IT terbaru dalam mengemas produk yang kami hasilkan.

Maksudnya adalah kami selalu berusaha mencoba untuk membangun produk terbaru kami dengan

menggunakan teknologi – teknologi terbaru. Untuk itu, kami harus selalu mengupdate pengetahuan

kami dengan informasi terbaru sehingga tidak ketinggalan dengan perusahaan IT lainnya.

Arfa Nusantara Teknologi

Arfa Nusantara Teknologi merupakan perusahaan teknologi informasi yang berdiri sejak 2010

lalu. Arfa Nusantara Teknologi adalah perusahaan konsultan IT yang berlokasi di pusat kota Surabaya.

Arfa Nusantara Teknologi memiliki tenaga ahli di bidang teknologi informasi lulusan perguruan tinggi

teknik terbaik di Indonesia bagian timur. Tenaga ahli yang kami miliki mempunyai kompetensi tinggi

dalam pengembangan teknologi informasi dengan sistematika pembuatan sistem dengan standar

internasional. Klien kami meliputi lembaga pemerintahan maupun perusahaan swasta, antara lain : Balai

Besar Wilayah Sungai (BBWS) Brantas Surabaya, Badan Keuangan Daerah Propinsi Gorontalo, Balai

Wilayah Sungai Nusa Tenggara I, Direktorat Sungai, Danau dan Waduk Kementerian PU, Dinas

Pendidikan Propinsi Jawa Timur, Direktorat Ketenagakerjaan Dikti Kementerian Pendidikan Nasional,

Direktorat Kelembagaan Dikti Kementerian Pendidikan Nasional, PT. Armandelta Selaras Jakarta, PT.

Bina Sumber Daya MIPA Jakarta, PT. KPSPN Jakarta, CV. Bumi Inti Selaras Surabaya, dan masih banyak

lagi. Pengalaman mengembangkan berbagai macam aplikasi tersebut, membuat staf kami memiliki

keahlian memanfaatkan teknologi pembangun aplikasi seperti PHP, Joomla, MySQL, Java, CSS dan lain

sebagainya.

Misi kami adalah memberikan memberikan solusi IT dengan proses terstandar yang tepat guna

serta berfokus pada kualitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, membantu dalam memberikan

solusi pemasaran berbasiskan IT, menciptakan budaya kerja yang berasakan kebersamaan serta

berfokus pada pelanggan untuk memberikan solusi TI yang berkualitas dan tepat guna. Menjadi

konsultan IT terbaik dalam memberikan solusi bagi pelanggan serta berfokus jasa retail, customized,

menjadi divisi IT client (saudara), mengelola IT perusahaan merupakan tujuan kami dengan fokus pada

Halaman | 3

Page 5: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

kepuasan client melalui proses yang terstandar, fokus pada kualitas serta memberikan solusi yang tepat

guna.

Arfa Nusantara Teknologi bekerja pada semua tingkatan dalam sebuah organisasi. Kami dapat

memberikan solusi bagi seluruh perusahaan. Cara kerja kami yakni dengan mendengarkan dan

menanggapi kebutuhan klien. Kami menyesuaikan pengalaman dan ide-ide dengan tujuan bisnis klien

karena setiap klien adalah unik. Kami memulai dari awal untuk setiap klien dan kemudian bekerja untuk

mengembangkan pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik.

Filosofi kami yakni bekerja dengan integritas, inovasi dan efektifitas. Selain itu, kami benar-benar

percaya bahwa bukan sistem sendiri yang memberikan inovasi asli dan hasil dalam organisasi melainkan

orang yang terlibat didalamnya dalam hal ini karyawan Arfa Nusantara Teknologi. Seseorang akan

mengerjakan sesuatu jauh lebih baik di lingkungan yang kondusif dibandingkan yang tidak. Karenanya

fleksibilitas harus dirancang dengan hati-hati.

Konsep Tim Proyek dengan Teamwork

Teamwork merupakan kumpulan individu yang memiliki aturan dan mekanisme kerja yang jelas

serta saling tergantung antara satu dengan yang lain. Oleh karena itu sekumpulan orang yang bekerja

dalam satu ruangan, bahkan didalam satu proyek, belum tentu merupakan sebuah teamwork. Terlebih

lagi jika kelompok tersebut dikelola secara otoriter, timbul faksi-faksi di dalamnya, dan minimnya

interaksi antar anggota kelompok.

Menurut Kasali (1998), teamwork (kerjasama) dalam kelompok adalah suatu pengembangan

dari manajemen strategi yang dilaksanakan oleh suatu perusahaan atau insitusi. Kelompok merupakan

unit yang fundamental dari unit organisasi dalam pengertian manajemen disebut sebagai dua orang

atau lebih yang saling berinteraksi dan mempengaruhi satu sama lain. Sifat saling mempengaruhi ini

bisa formal dan informal, yang bersifat formal sebahagian besar meliputi kelompok komando yang

terdiri dari manajer dan bawahannya. Sedangkan yang bersifat informal timbul secara spontan dalam

lingkungan organisasi formal, tanpa dorongan manajemen. Pada suatu perusahaan keberadaan tim

struktural dan fungsional merupakan suatu jalan untuk meningkatkan produktifitas pendayagunaan

sumberdaya secara efektif, penghematan biaya, peningkatan mutu dan sebagainya. Disebutkan bahwa

Halaman | 4

Page 6: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

kelompok akan lebih merasakan keberhasilannya apabila bekerja dan menjadi unit yang lebih produktif

yaitu tim atau kelompok kerja.

Menurut Robert (2005), komponen kerja tim terdiri dari 3 (tiga) komponen yaitu:

1. Kerjasama.

Kerjasama (cooperation) dalam tim kerja menjadi sebuah kebutuhan dalam mewujudkan

keberhasilan kinerja dan prestasi kerja. Kerja sama dalam tim kerja akan menjadi suatu daya dorong

yang memiliki energi sinergitas bagi individu-individu yang tergabung dalam kerja tim. Tanpa kerja sama

yang baik tidak akan memunculkan ide-ide cemerlang. Keberhasilan suatu tim maupun individu sangat

berpengaruh erat dengan kerja sama tim yang dibangun dengan kesadaran pencapaian prestasi dan

kinerja. Menurut Kreitner dan Kinicki (2005), kerja sama memiliki 3 (tiga) keunggulan yaitu:

a. Kerja sama lebih unggul dibandingkan dengan kompetisi dalam meningkatkan prestasi dan

produktivitas.

b. Kerja sama lebih unggul dibandingkan upaya-upaya individualistis dalam meningkatkan prestasi

dan produktivitas.

c. Kerja sama tanpa kompetisi antar kelompok dapat meningkatkan prestasi dan produktivitas lebih

tinggi dari pada kerja sama dengan kompetisi antar kelompok.

2. Kepercayaan

Kepercayaan (trust) sangat kuat di dalam sebuah perusahaan, orang-orang tidak akan berbuat

terbaik jika mereka tidak percaya bahwa mereka akan diperlakukan secara adil, bahwa tak ada kronisme

dan setiap orang memiliki sasaran yang nyata. Satu-satunya cara yang diketahui untuk menciptakan

kepercayaan semacam itu adalah dengan menyusun nilai-nilai dan kemudian melakukan apa yang telah

dibicarakan. Menurut Kreitner dan Kinicki (2005), ada beberapa cara untuk membangun dan menjaga

kepercayaan, yaitu:

a. Komunikasi, menjaga agar anggota tim dan para karyawan mendapatkan informasi dengan

menjelaskan kebijakan-kebijakan dan keputusan-keputusan serta memberikan umpan balik yang

akurat.

Halaman | 5

Page 7: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

b. Dukungan, selalu bersedia dan mau didekati. Berikan bantuan, saran, nasehat dan dukungan

untuk ide-ide anggota tim.

c. Rasa hormat, delegasi, dalam bentuk kewenangan pembuatan keputusan yang sebenarnya,

merupakan ekspresi terpenting dari penghormatan manajerial. Secara aktif mendengarkan ide-

ide orang lain adalah ekspresi terpenting kedua. (Pemberian kewenangan tak mungkin tanpa

kepercayaan).

d. Keadilan, cepat dalam memberikan pujian dan pengakuan kepada individu yang berhak

mendapatkan. Pastikan semua penilaian dan evaluasi kinerja objektif tidak memihak (tidak berat

sebelah).

e. Dapat diprediksi, seperti yang telah disebutkan sebelumnya, konsisten dan dapat diramalkan

dalam masalah sehari-hari. Penuhi janji-janji anda baik yang ter-ucap maupun yang tersirat.

f. Kompetensi, singkatkan kredibilitas dengan memperlihatkan pemahaman bisnis yang lain,

kemampuan teknis, dan profesionalisme.

3. Kekompakan

Kekompakan (cohesiveness) adalah sebuah proses dimana rasa kebersamaan muncul untuk

mengatasi perbedaan-perbedaan dan motif-motif individual. Anggota-anggota dari kelompok yang

kompak saling mendukung satu sama lain. Para anggota kelompok terpadu melekat bersama untuk satu

atau dua alasan berikut :

a. Karena mereka menikmati kebersamaan satu dengan yang lain, atau

b. Karena mereka membutuhkan satu sama lain untuk menyelesaikan sasaran bersama.

Namun demikian untuk membentuk sebuah tim yang solid dibutuhkan komitmen yang tinggi dari

manajemen. Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber daya yang

harus dikembangkan dan dibina seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan. Proses

pembentukan, pemeliharaan dan pembinaan teamwork harus dilakukan atas dasar kesadaran penuh

dari tim tersebut sehingga segala sesuatu berjalan secara normal sebagai suatu aktivitas sebuah

teamwork, meskipun pada kondisi tertentu manajemen dapat melakukan intervensi. Secara umum

perkembangan suatu tim dapat dibagi 4 (empat) tahap, yaitu:

1. Forming, adalah tahapan dimana para anggota setuju untuk bergabung dalam suatu team. Karena

kelompok baru dibentuk maka setiap orang membawa nilai-nilai, pendapat dan cara kerja sendiri-

Halaman | 6

Page 8: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

sendiri. Konflik sangat jarang terjadi, setiap orang masih sungkan, malu-malu, bahkan seringkali ada

anggota yang merasa gugup. Kelompok cenderung belum dapat memilih pemimpin (kecuali team

yang sudah dipilih ketua kelompoknya terlebih dahulu).

2. Storming, adalah tahapan dimana kekacauan mulai timbul di dalam team. Pemimpin yang telah

dipilih seringkali dipertanyakan kemampuannya dan anggota kelompok tidak ragu-ragu untuk

mengganti pemimpin yang dinilai tidak mampu. Faksi-faksi mulai terbentuk, terjadi pertentangan

karena masalah-masalah pribadi, semua ngotot dengan pendapat masing-masing. Komunikasi yang

terjadi sangat sedikit karena masing-masing orang tidak mau lagi menjadi pendengar dan sebagian

lagi tidak mau berbicara secara terbuka.

3. Norming, adalah tahapan dimana individu-individu dan sub-group yang ada dalam team mulai

merasakan keuntungan bekerja bersama dan berjuang untuk menghindari team tersebut dari

kehancuran (bubar). Karena semangat kerjasama sudah mulai timbul, setiap anggota mulai merasa

bebas untuk mengungkapkan perasaan dan pendapatnya kepada seluruh anggota team. Selain itu

semua orang mulai mau menjadi pendengar yang baik. Mekanisme kerja dan aturan-aturan main

ditetapkan dan ditaati seluruh anggota.

4. Performing. Tahapan ini merupakan titik kulminasi dimana team sudah berhasil membangun system

yang memungkinkannya untuk dapat bekerja secara produktif dan efisien. Pada tahap ini

keberhasilan team akan terlihat dari prestasi yang ditunjukkan.

Kerja sama dalam tim (teamwork) adalah istilah yang popoler dalam majamanen perusahaan. Ada

empat tipe teamwork (Kreitner&Kinicki), yaitu:

1. Advice team. Tim ini dibentuk untuk memberikan informasi dan masukan dalam pengambilan

keputusan.

2. Production team. Tim ini bertanggung jawab dalam melakukan pekerjaan sehari-hari.

3. Project team. Tim ini dibentuk untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan terentu dalam

kurun waktu yang telah ditentukan.

4. Action team. Tim ini bertanggung jawab dalam menjalankan aktivitas-aktivitas dalam suatu

perusahaan.

Terciptanya team work efektif juga membutuhkan sebuah team-friendly organization. Hal ini dapat

terwujud dengan adanya sistem pendukung yang dibentuk oleh manajemen perusahaan yang sadar

akan pentingnya sebuah team work. Setiap kontribusi dari anggota tim harus saling melengkapi bukan

Halaman | 7

Page 9: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

saling duplicating dan overlapping. Pembagian kerja dan tanggunjawab dibagi menurut kompetensi

masing-masing tetapi tetap diarahkan pada tujuan yang sama. Kegagalan dari sebuah tim juga akan

ditanggung oleh seluruh tim, tanpa memperhatikan posisinya dalam perusahaan.

Tim proyek merupakan salah satu struktur inti dari perusahan teknologi informasi. Yang dimaksud

dengan tim proyek adalah sebuah tim multidisipliner, yang merupakan paduan yang efektif antara

kecakapan, pengetahuan, dan bakat yang tergabung dalam perusahaan pengelolaan proyek. Biasanya

tim ini terdiri dari orang-orang terbaik yang dipilih untuk menangani sebuah proyek, dengan

menuangkan seluruh kecakapan dan keahliannya.

Kinerja dari tim proyek tersebut dipengaruhi oleh bagaimana tim tersebut dipimpin, bagaimana

tugas-tugas tersebut dikerjakan, bagaimana interaksi antar anggota tim, serta bagaimana dukungan

perusahaan terhadap tim proyek tersebut. Untuk itu ada beberapa cara untuk meningkatkan kinerja tim

proyek. Pertama, penugasan kelompok kerja harus diujikan pada isu spesifik dan nyata bukan

generalisasi yang luas. Kedua, pekerjaan harus dipecah-pecah dan lingkungan kerjanya dimana terdiri

dari kegiatan antar multidisiplin yang sangat komplek dan membutuhkan penggabungan dari beberapa

spesialis juga dukungan dari beberapa kelompok. Ketiga, keanggotaan tim harus didasarkan pada apa

yang dapat dicapai oleh setiap anggota dan keterampilan dari masing-masing anggota, bukan didasarkan

pada wewenang formal atau posisi perusahaan dari seseorang. Keempat, setiap anggota tim harus

melakukan pekerjaan yang kira-kira sama banyak, sehingga tidak muncul perasaan iri sesama anggota

tim, dan sebagainya.

Pentingnya Teamwork bagi Arfa Nusantara Teknologi

Dalam dunia yang kompetitif dewasa ini di mana setiap perusahaan berjuang untuk

mendapatkan posisi terbaik di pasar karenanya konsep pengembangan grup dan kerjasama dalam tim

semakin penting. Pengambilan keputusan individu membuka jalan bagi pendekatan tim manajemen

untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang telah produktif untuk perusahaan.

Fenomena Sinergi dalam grup atau tim telah menjadi salah satu bagian paling vital bagi Arfa

Nusantara Teknologi. Karyawan yang bekerja dalam kelompok diharapkan mampu memproduksi lebih

efisien dan memberikan kualitas yang lebih besar output dari yang dihasilkan oleh seorang. Dengan

Halaman | 8

Page 10: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

kebersamaan dapat memecahkan permasalahan, memiliki variasi ide dan pengetahuan, mendapatkan

pandangan yang berbeda terhadap masalah serta dapat menyelesaikan tugas-tugas yang sulit.

Untuk itu, pimpinan proyek perlu memanfaatkan sinergi dalam kelompok dengan memastikan

bahwa kelompok tersebut terdiri dari berbagai keterampilan dan bakat yang beragam dan relevan

dengan tugas yang diberikan serta keterampilan tersebut dikoordinasikan dengan efisien. Karenanya

pimpinan proyek harus memastikan bahwa kelompok yang terbentuk dapat mencapai tujuan

perusahaan dengan cara mereka sendiri dengan cara mampu menyelesaikan tugas yang diberikan.

Kekompakkan sebuah tim adalah pilar penting bagi perusahaan Arfa Nusantara Teknologi. Hal

ini dikarenakan tim merupakan kekuatan yang besar untuk mengubah perusahan menjadi sukses. Oleh

sebab itu, masalah yang terkait dengan tim tidak bisa diabaikan begitu saja.

Bagaimana Implementasinya pada Arfa Nusantara Teknologi

Sebagai perusahaan IT, Pembentukan teamwork di Arfa Nusantara Teknologi didasarkan pada

project team dengan ciri sebagai berikut: memiliki teknik spesialisasi yang cukup tinggi, memiliki work

cycle yang sebentar (sesuai umur project yang ditangani), dan memiliki keluaran berupa program

aplikasi, rancang bangun sebuah sistem, solusi bisnis, dan sebagainya.

Berkaitan dengan pentingnya teamwork dalam perusahaan, Arfa Nusantara Teknologi selalu berusaha

untuk membangun tim proyeknya dengan teamwork yang solid. Mengingat hal tersebut, maka Arfa

Nusantara Teknologi melakukan berbagai hal, mulai dari pelatihan-pelatihan, mengadakan pertemuan

untuk meninjau proyek dan kemajuan, untuk memperoleh masukan, dan untuk mengkoordinasikan

proses kerja bersama yakni bagaimana memberikan produk atau layanan atau langkah-langkah yang

diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan, hingga pendekatan melalui outbond. Selain itu, untuk

menyamakan visi misi terhadap penyelesaian proyek, pimpinan proyek pun juga harus selalu

mengkomunikasikan harapan yang jelas mengenai tujuan proyek yang akan dikerjakan.

Salah satu pengetahuan dasar yang terpenting untuk membangun hubungan dalam tim di Arfa

Nusantara Teknologi adalah dengan cara mengenali perbedaan cara kerja dan mengetahui keunggulan

dari masing-masing karyawan atau disebut Ant’ers. Arfa Nusantara Teknologi mengerti bahwa tiap

karyawan memiliki perbedaan mengenai cara kerja. Perbedaan cara kerja ini menimbulkan perbedaan

keunggulan untuk masing-masing karyawan. Karenanya Arfa Nusantara Teknologi berusaha untuk

Halaman | 9

Page 11: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

mengerti perbedaan dan mengelola keragaman tersebut dengan demikian mampu memberikan

kontribusi bagi tim untuk mencapai yang terbaik.

Arfa Nusantara Teknologi memiliki jangkauan bisnis mulai dari pulau Sumatera hingga Sulawesi.

Jangkauan luas ini mengakibatkan terpisahnya anggota tim oleh lokasi geografis. Perbedaan lokasi ini

menimbulkan kebutuhan teknologi untuk tetap saling terhubung. Tim yang seperti ini disebut sebagai

virtual team. Pada virtual team dibutuhkan usaha lebih keras dan lebih sering bagi anggota tim untuk

berkomunikasi melalui peralatan teknologi dibandingkan face to face. Dengan demikian Arfa Nusantara

Teknologi memerlukan langkah-langkah untuk membangun virtual team yang kompak.

Langkah Pertama: Membentuk sebuah tim. Pada langkah pertama ini, pimpinan proyek

mengembangkan tujuan yang ingin dicapai bersama, tujuan proyek, dan tenggat waktu. Selanjutnya

merekrut anggota tim dengan ketrampilan tambahan, dan latar belakang yang memiliki kemampuan

dan kemauan untuk berkontribusi. Terakhir, mendaftar keterampilan sketsa biografis dan informasi

kontak untuk membiasakan anggota dengan satu sama lain.

Langkah kedua: Mempersiapkan sebuah tim. Pada langkah ini, pimpinan proyek memastikan

bahwa setiap orang memiliki koneksi broadband dan nyaman dengan teknologi virtual teamwork

seperti email, instant messaging, conference call, online meeting, and collaboration program.

Selanjutnya, menetapkan kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak serta memastikan

semua orang nyaman dengan sinkronasi (pada waktu yang sama) dan asinkron (pada waktu yang

berbeda) teamwork. Terakhir, memastikan setiap anggota mengetahui tenggat waktu dan tugas nya.

Langkah ketiga: Membangun teamwork dan kepercayaan. Pada langkah ini, pimpinan proyek

memastikan semua orang membuat terlibat selama meeting, mengatur secara periodic untuk rapat

kerja secara face to face, latihan membangun tim, dan melakukan kegiatan santai, mendorong

kerjasama di antara anggota dan sub-tugas, dan menetapkan sistem peringatan dini untuk konflik.

Langkah keempat: Memotivasi dan memimpin sebuah tim. Pada langkah ini, pimpinan proyek

memasang papan score untuk menandai kemajuan tim mencapai tujuan, merayakan keberhasilan

tim baik secara virtual maupun tatap muka, memulai setiap pertemuan dengan pujian dan

pengakuan atas kontribusi yang luar biasa, dan memberikan informasi update pada manajer

mengenai prestasi mereka dan kemajuan.

Halaman | 10

Page 12: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber daya yang harus

dikembangkan dan dibina sama seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan. Proses

pembentukan, pemeliharaan dan pembinaan teamwork harus dilakukan atas dasar kesadaran penuh

dari team tersebut sehingga segala sesuatu berjalan secara normal sebagai suatu aktivitas sebuah

teamwork, meskipun pada kondisi tertentu manajemen dapat melakukan intervensi. Dengan demikian,

langkah-langkah diatas diharapkan mampu membangun kekompakan tim meskipun anggota tim

terpisahkan oleh lokasi di Arfa Nusantara Teknologi.

Tim Proyek di Arfa Nusantara Teknologi

Alfa Nusantara Teknologi memiliki tim-tim proyek yang setiap tim dibangun oleh orang-orang

yang berkompeten di bidangnya. Biasanya tim proyek yang terdapat di Arfa Nusantara Teknologi terdiri

dari Team Development, Quality Control, Technical Writer, dan diketuai oleh Team Leader yang dapat

dilihat pada bagan berikut.

GAMBAR 1 BAGAN TIM PROYEK

1. Team Leader

a. Identitas Jabatan

i. Nama Jabatan : Tem Leader

ii. Tingkat Jabatan : -

iii. Atasan Langsung : Pimpinan Perusahaan

iv. Bawahan Langsung : Team Development

b. Tanggung Jawab :

Halaman | 11

Team Leader

Team Development

Quality Control

Tecnical Writer

Page 13: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

i. Bertanggung jawab atas keseluruhan project

ii. Memilih koordinator tiap bidang

iii. Mengadakan perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi terhadap

project yang telah dan akan dibuat serta mencari usulan atas permasalahan

yang timbul

iv. Membuat dot project (perencanaan tugas)

v. Mengkoordinir seluruh pelaksanaan project

vi. Memonitor seluruh pelaksanaan project

vii. Mengevaluasi jadwal dan kemajuan biaya

viii. Merevisi estimasi waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek.

2. Team Development

a. Identitas Jabatan

i. Nama Jabatan : Team Development

ii. Tingkat Jabatan : -

iii. Atasan Langsung : Team Leader

iv. Bawahan Langsung : -

b. Tanggung Jawab :

i. Mengimplementasikan rancangan project

ii. Melakukan perbaikan terhadap project

iii. Memodifikasi project untuk keperluan efisiensi

iv. Menganalisa performa project serta mengambil tindakan untuk meningkatkan

efisiensi berdasarkan konsultasi dengan user dan atas team leader

3. Quality Control

a. Identitas Jabatan

i. Nama Jabatan : Quality Control

ii. Tingkat Jabatan : -

iii. Atasan Langsung : Team Leader

iv. Bawahan Langsung : -

b. Tanggung Jawab :

i. Menjamin hasil project sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan

ii. Melakukan uji coba terhadap project yang sedang dibuat

Halaman | 12

Page 14: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

iii. Membuat dokumentasi terhadap testing yang telah atau yang akan

dilaksanakan

iv. Menganalisa permasalahan yang timbul akibat testing

v. Menyusun usulan pemecahan masalah yang timbul akibat testing

4. Technical Writer

a. Identitas Jabatan

i. Nama Jabatan : Technical Writer

ii. Tingkat Jabatan : -

iii. Atasan Langsung : Team Leader

iv. Bawahan Langsung : -

b. Tanggung Jawab :

i. Membuat dokumen berkaitan dengan kontrak kerja

ii. Membuat user manual project

iii. Membuat laporan pendahuluan, bulanan, dan akhir project

iv. Bertanggung jawab atas hasil dokumentasi yang ada

v. Melakukan pemeliharaan dokumen

GAMBAR 2 ALUR MANAJEMEN PROYEK

Halaman | 13

In sia lisasi P e re n can aan P ro ye k

P e rsiap an P e n gga lian D ata d an In fo rm asi

R an can gan K o n tru ksi

Testi n g d an Im p le m e n tasi M ain tan an ce

P e n u tu p an P ro ye k

Page 15: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Setiap proyek yang dikerjakan akan di manajemen berdasarkan SOP (Standar Operasional

Prosedur) yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Alur manajemen proyek tersebut dapat dilihat pada

Gambar 2.

1. Insialisasi merupakan tahapan awal dimulainya sebuah proyek. Pada tahap ini pimpinan proyek akan

menerima atau menawarkan proposal pekerjaan kepada klien.

2. Perencanaan Proyek merupakan tahap mendata hal-hal yang perlu dilakukan untuk mengerjakan

proyek tersebut termasuk didalamnya membuat dekomposisi kegiatan proyek dan pembuatan

rangkaian kegiatan, merencanakan alokasi sumber daya manusia, mengesitmasi durasi pengerjaan

tiap tahapan proyek, menyusun jadwal kegiatan, mengestimasi dan mengalokasi anggaran biaya,

dan lain sebagainya.

3. Persiapan merupakan tahap meminta persetujuan dari Chief Executife, pembentukan tim,

mengkomunikasikan pekerjaan proyek, tata-cara, aturan-aturan, dan pembelajaran yang diperlukan

kepada anggota tim, dan lain sebagainya.

4. Penggalian Data dan Informasi merupakan tahapan memperoleh informasi yang diperlukan guna

menyelesaikan proyek, termasuk didalamnya wawancara serta survey lapangan.

5. Rancangan merupakan tahapan penentuan spesifikasi dan desain perangkat lunak yang akan

dibangun.

6. Kontruksi merupakan tahap membangun perangkat lunak yang telah ditetapkan.

7. Testing dan Implementasi merupakan tahapan untuk menjamin bahwa perangkat lunak telah siap

digunakan oleh klien.

8. Maintanance merupakan tahapan untuk memperbaiki keluhan/bug yang terjadi selama perangkat

lunak digunakan oleh klien.

9. Penutupan Proyek merupakan tahapan serah terima pekerjaan kepada klien.

Colaboration di Arfa Nusantara Teknologi bersama Alfresco

Komunikasi adalah proses dimana informasi mengalir dari sumber ke penerima. Persespi adalah inti

dari komunikasi karena jika persepsi tidak akurat, mustahil akan terbentuk sebuah komunikasi yang

efektif. Komunikasi dibagi dalam dua bentuk yaitu komunikasi verbal (pesan, kalimat) dan non verbal

(eye contact, raut wajah, bahasa tubuh).

Halaman | 14

Page 16: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Arfa Nusantara Teknologi yang berbasiskan pada project team membutuhkan kolaborasi dalam

menyelesaikan pekerjaan. Hal inilah yang membedakan dengan bekerja secara individu. Segala sesuatu

yang mesti diselesaikan harus dikoordinasikan, dilihat, diperiksa, didiskusikan dan disetujui bersama.

Bentuk kolaborasi paling sederhana adalah bekerja bersama secara fisik dalam sebuah ruangan.

Mendiskusikan berbagai hal yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut di dalam sebuah rapat.

Namun muncul sebuah masalah dimana anggota tim terpisahkan oleh lokasi geografis. Dengan

demikian dibutuhkan sebuah teknologi yang mampu menjawab permasalahan tersebut. Untuk itu, Arfa

Nusantara Teknologi menggunakan kolaborasi secara virtual yang dikenal dengan nama Alfresco.

Dengan memanfaatkan kemampuan kolaborasi virtual dari Alfresco dapat membantu tim dalam

melakukan kolaborasi pekerjaan.

GAMBAR 3 TAMPILAN APLIKASI ALFRESCO

Alfresco merupakan sebuah produk web-based application yang meliputi document

management, records management, workflow dan web content management dengan teknologi

Content Management System (CMS) yang memiliki mekanisme pengelolaan content baik berupa file

multimedia, file dokumen perkantoran, ataupun bentuk fisik dari sistem informasi. Alfresco adalah

Halaman | 15

Page 17: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

teknologi CMS yang berlisensi open source menggunakan GNU General Public License, artinya datang

dengan source code yang dapat diubah atau referensi pengembangan aplikasi serta dapat dimiliki.

GAMBAR 4 ALUR KOLABORASI DI ALFRESCO

Dengan menggunakan Alfresco Document Management memungkinkan user untuk melakukan

versioning, pencarian (search) dan dengan mudah membangun aplikasi content mereka sendiri. Alfresco

memiliki tempat penyimpanan (repository) yang berlaku seperti Shared Drive. Alfresco juga terintegrasi

dengan Microsoft Office dan Open Office, sehingga menyebabkan tidak perlu adanya training ulang

untuk para user. Selain itu, dokumen yang tersimpan di Alfresco dapat diproses oleh Workflow.

Workflow dapat mengakses nilai-nilai property yang dilekatkan pada dokumen tersebut seperti nama

pengarang dan kata kunci (keyword) lainnya. Keberadaan dokumen ini bisa diberitahukan kepada user

lain melalui email. Fitur-fitur Alfresco, sebagai berikut:

Shared Drive

Versioning

Powerful Search

Audit/History

Halaman | 16

Page 18: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Integrasi dengan Microsoft Office

Workflow Integration

Collaboration on Documents or folder

Custom View on a Folder

Single-Sign-On

Fine Grained Access-Control

GAMBAR 5 FITUR ALFRESCO

Alfresco sangat cocok untuk dipakai di perusahaan besar, kecil dan menengah, juga untuk

pemerintahan. Cocok juga untuk perbankan, manufacturing, sekolah, kampus, lembaga hukum, arsip

nasional dan lain sebagainya. Dengan Alfresco, dokumen-dokumen kertas tadi akan dikonversi dalam

bentuk digital kemudian disimpan dalam disk atau sarana penyimpanan digital lainnya. Selanjutnya

untuk proses pencarian, penemuan kembali, menampilkan, pencetakan, bahkan pendistribusian

dokumen dapat dilakukan secara virtual melalui jaringan komputer. Kebijakan security juga dapat

diterapkan secara ketat dalam manajemen dokumen-dokumen tersebut, sehingga hanya pihak yang

berhak saja yang dapat mengakses dokumen sesuai peruntukannya. Proteksi terhadap dokumen

tersebut dilakukan secara digital pula, sehingga relatif lebih aman dan mudah dalam penggunaannya.

Alfresco memiliki banyak kelebihan diantaranya low cost karena investasi awal yang rendah

rendah diakibatkan tidak dikenakan biaya license per-user karena Alfresco merupakan produk open

Halaman | 17

Page 19: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

source, simplicity dimana implementasi yang cepat (rapid deployment) dan waktu development yang

cepat (rapid application development) karena didukung komponen-komponen yang sudah ada (pre-built

components) serta choice yakni tidak terikat pada satu vendor tertentu. Jadi kalau ada satu vendor

tertentu menaikkan harga biaya maintenance secara dramatis, bisa pindah ke produk vendor lain.

Kehadiran Alfresco mampu meningkatkan kinerja tim di Arfa Nusantara Teknologi. Kolaborasi

dapat dilakukan meskipun tidak berada pada satu lokasi. Kesediaan fitur berupa history dimana selalu

menyimpan data lama meskipun telah diubah sangat membantu apabila data yang terbaru terlanjur

diubah dan ternyata tidak sesuai dengan keinginan.

Kesimpulan

Teamwork pada umumnya penting, khususnya di Arfa Nusantara Teknologi. Dengan konteks

tersebut maka sumber daya manusia adalah aset terpenting dalam perusahaan yang harus dikelola

dengan suatu kejelasan ukuran setiap individu terhadap harapan perusahaan dan kesiapan serta

pengembangan diri pada suatu kompetensi dari setiap jabatan yang didasarkan pada suatu visi, misi dan

nilai perusahaan.

Kemajuan globalisasi menyebabkan perusahaan sekarang banyak melakukan kerjasama dengan

menggunakan tim virtual. Hal ini disebabkan kemudahannya dalam melakukan kerjasama tanpa harus

berada pada satu lokasi. Meskipun virtual memiliki banyak kelebihan namun juga memiliki beberapa

kekurangan seperti perbedaan bahasa, budaya, ilmu pengetahuan, waktu, dan lain sebagainya.

Kelemahan-kelemahan ini tentunya dapat diatasi seperti perbedaan bahasa dapat diatasi

dengan menggunakan penggunaan gaya bahasa yang sangat sederhana disertai dengan memberikan

contoh pendukung seperti diagram, screenshot, wireframe, dan sebagainya. Perbedaan budaya dapat

diatasi dengan membuat pedoman komunikasi, sehingga dapat membantu mengurangi

kesalahpahaman. Sedangkan perbedaan waktu dapat diatasi dengan membuat kesepakatan jam kerja,

sehingga dapat dipastikan tidak ada waktu yang terbuang percuma.

Keberhasilan dalam membangun virtual tim yang sukses sungguhlah berharga. Masing-masing

anggota tim mendapat kesempatan terjun langsung untuk belajar berkomunikasi dengan lebih efektif,

meningkatkan kesadaran akan budaya lain, dan mempersiapkan diri untuk proses kolaborasi di dalam

pasar global.

Halaman | 18

Page 20: Teamwork pada Arfa Nusantara Teknologi bersama

Sebagai perusahaan yang baru berdiri dan menggunakan virtual team sebagai pilihan kerjasama

menyebabkan Arfa Nusantara Teknologi mengharuskan pemimpin perusahaan untuk menjaga

kekompakan para pegawainya. Kekompakan ini dapat dibangun dengan pelatihan hingga pendekatan-

pendekatan secara personal. Selain itu virtual team dapat diatasi dengan menggunakan aplikasi Alfresco.

Banyak fitur-fitur di Alfresco yang mampu mendukung kolaborasi di Arfa Nusantara Teknologi.

Dengan perangkat lunak ini, produktivitas dan response time proses bisnis semakin meningkat, kinerja

tim menjadi semakin efesien dan efektif karena mampu melakukan share data, perusahaan merasa

aman karena mekanisme keamanan Alfresco yang handal serta biaya yang dikeluarkan untuk

implementasi sistem pun tidak besar.

Daftar Pustaka

Kreitner, Robert, Angelo Kinicki (2004). Organizational Behaviour (Sixth Edition). New York: The

McGraw-Hill Companies, Inc.

Halaman | 19