i

TATA RUANG

KANTOR

SMK Kelas X

ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Disusun oleh:

Shinta Dwi Larasati

160412607105

PERANGKAT MODUL SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN

TATA RUANG PERKANTORAN

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran Berbasis TIK yang dibina

oleh Bapak Mohammad Arief

Disusun oleh:

Shinta Dwi Larasati

160412607105

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

November 2018

iii

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat

dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini.

Perangkat ini dibuat dengan maksud memenuhi tugas akhir mata kuliah

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Hasil belajar kognitif Administrasi Perkantoran meliputi produk dan

proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan dalam melaksanakan

aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari perilaku berkarakter dan

keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh

perangkat Modul dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir,

keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuh

kembangkan perilaku berkarakter.

Mudah-mudahan perrangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa

Ekonomi khususnya calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola

pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didiknya

untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan

sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, November 2018

Penyusun

Kata Pengantar

Kata pengantar ...................................................................................................................... i

Daftar isi .................................................................................................................................. ii

Bab I PENDAHULUAN

A. Judul/Identitas ........................................................................................ 1

B. Petunjuk Belajar ..................................................................................... 1

C. Kompetensi Inti (KI) ............................................................................. 1

D. Kompetensi Dasar (KD) ...................................................................... 1

E. Indikator .................................................................................................. 1

F. Materi Pembelajaran ............................................................................. 1

G. Informasi Pendukung............................................................................ 2

BAB II PAPARAN ISI MATERI: PENGERTIAN, AZAS, TUJUAN DAN

MACAM-MACAM TATA RUANG KANTOR

A. Pengertian .............................................................................................. 3

B. Azaz-azas Tata Ruang Kantor ........................................................... 4

C. Tujuan Tata Ruang Kantor ................................................................. 5

D. Macam-macam Tata Ruang Kantor ................................................. 5

BAB III PENUTUP

A. Ringkasan Isi Modul............................................................................ 8

B. Evaluasi .................................................................................................. 9

C. Penilaian ................................................................................................. 9

DAFTAR ISI

v

BAB I

PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat

Sejak lama banyak organisasi mengalami kesulitan dalam mengatur serta

menata ruang kantor. Kesulitan tersebut disebabkan oleh langkanya karyawan

yang mempunyai keterampilan dan keahlian di bidang merancang tata raung

kantor. Namun demikian, beruntunglah pada akhir-

akhir ini sudah semakin banyak orang yang memahami tentang masalah

ini. Manajemen mulai menyadari betapa pentingnya nilai perencanaan serta

rancangan ruangan yang serasi.

Permasalahan penataan ini berbeda-beda dilihat dari kompleksnya ruang

lingkupnya, sehingga pemecahannya harus diselesaikan dengan akal sehat

atau logika, misalnya, perubahan prosedur yang terbatas saja akan lebih

banyak mempengaruhinya dari pada suatu perubahan penataan perabotan.

Lebih jauh dari ketataruangan ini dalam penggunaannya melipuuti pula

pengaturan kembali pembagian dan penataan ruangan-ruangkan kantor secara

lengkap dan menyeluruh, melakukan perubahan struktur bangunan yang

mungkin atau merancang dan mer

BAB 1

PENDAHULUAN

encanakan persyaratan-persyaratan dan keperluan-keperluan penataan

kantor di tempat yang sama sekali baru. Dalam banyak hal, perancang atau

perencana setidaknya bekerja sama secara erat dengan para peneliti dan arsitek

serta ahli-ahli lainnya.

pergerakan kertas tidak merupakan faktor yang begitu gawat dalam suatu

kantor, sehingga dengan demikian dalam perencanaan tata-ruang kantor lebih

dititik beratkan pada.

a. Hubungan antar pribadi dan antar kelompok. b. Penyempurnaan hubungan-hubungan kerja. c. Arus jalannya gagasan: derajad hubungan lisan. d. Arus jalannya pekerjaan tulis-menulis (paper works).

e. Keluwesan.

Seberapa cepat dan seberapa hemat dapat diadakannya perubahan tata

ruang, sehubungan dengan perluasan atau pun perubahan organisasi. f. Faktor-faktor lingkungan. g. Macam-macam pekerjaan apa yang dilakukan, bagaimana dan sejauh

mana keadaan-keadaan sekeliling berpengaruh terhadap kegairahan serta

martabat kehidupan karyawan dan terhadap hasil pekerjaan.

Pengertian tentang perencanaan ketataruangan ini didasarkan pada aliran

atau jalannya pekerjaan yang timbul dari hasil penelitian kerja dalam kantor.

Perlunya penyempurnaan aliran pekerjaan dari dalam suatu proses

penyelesaian pekerjaan dengan bobot serta ciri-ciri pekerjaan yang

dilaksanakan. Suatu aliran pekerjaan yang telah disempurnakan dapat

mengurangi hambatan atau dapat bergerak lebih lancar, mengurangi biaya-

biaya dan meningkatkan hasil (output). Pengurangan atas banyaknya

penggarapan serta jarak yang harus ditempuh pekerjaan merupakan faktor

yang paling menentukan dalam penataan ruang kantor, sedangkan

B. Judul/Identitas

Mata Pelajaran Tata Ruang Perkantoran.

C. Petunjuk Belajar

a. Baca dan pahami KI-KD dan Indikator mata pelajaran yang akan

dipelajari.

7

b. Baca dan pahami materi pelajaran yang dijelaskan atau diberikan oleh

guru.

c. Baca dan pahami literature lain untuk memperkuat pemahaman anda.

d. Kerjakan setiap langkah sesuai dengan tugas yang diberikan oleh guru.

D. Kompetensi Inti (KI)

Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora

dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban

terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik

untuk memecahkan masalah.

E. Kompetensi Dasar (KD)

Memahami azas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor.

F. Indikator

Setelah mengikuti proses pembelajaran ini siswa diharapkan siswa mampu.

1. Memberikan batasan tentang tata ruang kantor dan perencanaan ruangan,

menjelaskan tujuan tata ruang dan perencanaan penyusunan ruangan,

serta prinsip-prinsip dan penerapannya.

2. Melaksanakan tata cara penataan ruangan perkantoran, menerapkan

teknik-teknik yang digunakan dalam penataan ruang kantor, dan

memanfaatkan ruangan untuk berbagai tipe ruang kantor.

3. Menganalisis lingkungan fisikdan pelayanan bantuan perkantoran.

G. Materi Pembelajaran

a. Pengertian Tata Ruang Kantor

b. Azas-azas Tata Ruang Kantor

c. Tujuan Penataan Ruang Kantor

d. Macam-macam Tata Ruang Kantor

H. Informasi Pendukung

Sebelum memulai penataan ruang kantor harus mengetahui macam-macam

tata ruang kantor karna terdapat kelemahan dan kelebihan dari masing-

masing macam tata ruang kantor.

9

BAB II

PAPARAN ISI MATERI

PENGERTIAN, AZAS, TUJUAN DAN MACAM-MACAM TATA RUANG

KANTOR

A. Pengertian

Setiap orang perlu menyadari bahwa penentuan penggunaan perabotan dan

perlengkapan kantor harus disesuaikan dengan daya muat ruangan instasi

yang bersangkutan, juga harus terpenuhi adanya ergonomi yang tepat. Bab ini

akan dibahas masalah yang sangat penting yaitu hubungannya dengan

masalah tata ruang (layout) dan perencanaan penyusunan ruangan (space

planning).

1. Tata Ruang (layout)

Geoge R. Terry (1958) mengartikan tata ruang kantor adalah

penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan

ruangan-ruangan secara terinci untuk menyiapkan suatu susunan praktis

faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja

perkantoran dengan biaya yang layak. Soedjadi (1990) mengatakan bahwa

yang dimaksud dengan layout ialah pengaturan dan penataan yang setepat-

tepatnya letak mesin, perlengkapan, dan perabotan kantor dimana ruang

dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan

keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya.

Dengan kata lain tata ruang kantor merupakan pengaturan dan

penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta

perabotan kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja

dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai

efesiensi kerja.

2. Perencanaan Penyusunan Ruangan Kantor

Efensiensi pemanfaatan ruang dan lantai tempat kerja tidak dapat

dipisahkan dengan penentuannya letak susunan rungan ataupun unit kerja

dari seluruh instasi. Oleh karena itu, dengan adanya letak susunan unit-

BAB II

PAPARAN ISI

MATERI

unit kantor yang tepat, maka komunikasi dapat lancar serta koordinasi

akan lebih mudah. Tetapi dalam melakukan perencanaan terdapat

masalah-masalah teknis yang akan muncul. Dalam memecahkan masalah-

masalah inilahmaka orang sampai pada kesimpulan yang disebut dengan

space planning.

C. Space planning merupakan perencanaan penyusunan letak-letak ruangan atau

unit-unit kerja suatu kantor dengan tepat demi kelancaran komunikasi kerja

pegawai serta mempermudah koordinasi dan pengawasan kerja. Azaz-azas Tata

Ruang Kantor

Richard Muther merumuskan terdapat 5 azas pokok bagi tata ruang kantor

yang baik yaitu.

1. Azas Jarak Pendek

Tata ruang yang baik harus dilakukan sedemikian rupa sehingga jarak

tempuh dalam proses penyelesaian pekerjaan menempuh jarak yang paling

pendek.

2. Azas Rangkaian Kerja

Azas ini memberikan pedoman bahwa setiap langkah untik menyelesaikan

pekerjaan merupakan rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan

penyelesaian pekerjaan. Azas ini juga memberikan pedoman bahwa suatu

pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari mulai pekerjaan itu

dikerjaan sampai pada penyelesaian pekerjaan tersebut.

3. Azas Penggunaan Setiap Bidang Ruangan

Suatu tata ruang yang baik senantiasa mempergunakan semua bidang

ruangan yang ada.jadi, sejauh mungkin diusahakan agar jangan sampai

ada bidang ruangan yang tidak dipakai.

4. Azas Perubahan Fleksibilitas

Suatu tata ruang yang memenuhi syarat harus memperhatikan adanya

kemungkinan perubahan baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka

panjang. Dengan demikian susunan tempat kerja harus dibuat sedemikian

rupa sehingga mudah dilakukan perubahan apabila diperlukan, dengan

biaya yang tidak besar.

5. Azas Terintegrasi

11

Tata ruang kantor harus dapat memberikan suasana baik didalammaupun

diantara bagian sehingga menjadi saling berkaitan/terintegrasi secara

harmonis.

C. Tujuan Tata Ruang Kantor

Tujuan pokok tata ruang kantor ialah untuk menciptakan penyempurnaan

kemampuan yang memberikan hasil atau kemampuan member keuntungan,

serta untuk meningkatkan semangat kerja para pegawai. Pengaturan tata ruang

yang baik, akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur

secara tertib dan lancar. Dengan demikian,komunikasi kerja pegawai akan

semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.

Tujuan umum kegiatan penataan ruang kantor adalah.

1. Pekerjaan kantor dapat menempuh jarak sependek mungkin

2. Rangkaian kegiatan pekerjaan kantor mengalir secara efektif dan efisien

3. Penggunaan ruangan kantor efektif dan efisien

4. Kenyamanan kerja terjamin dan terpelihara

5. Menimbulkan kesan baik

6. Mudah dilakukan perubahan letak jika diperlukan

7. Mudah dilakukan pengawasan

8. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan

menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

D. Macam-macam Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata

Ruang Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka.

Tata ruang terpisah (tertutup) biasa juga disebut tata ruang bersel, yaitu

apabila unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainnya.

Pemisahan ini berupa kamar-kamar atau sekat-sekat yang dibuat

menggunakan kayu, teak wood, teak block, kaca, atau kombinasi diantara

ketiganya.

1. Kelebihan tata ruang terpisah.

a. Keamanan dan kerahasian pekerjaan lebih terjamin.

b. Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh unit lain.

c. Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa tidak

senang/ ketidak puasan para pegawai tidak begitu cepat menular.

d. Dapat menimbulkan rasa memiliki atau bertanggung jawab atas

peralatan kantor yang ada diruangannya.

e. Bagi para pegawai senior/ pimpinan tidak merasa kehilangan

status,karena ia menempati tempat atau ruangan yang terpisah dari

tempat bawahannya.

2. Kelemahan tata ruang terpisah.

a. Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu-lampu,

alat pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainnya.

b. Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal.

c. Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan.

d. Komunikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilakukan.

e. Fleksibilitas tat ruang kantor rendah (tidak mudah diadakan perubahan).

Tata ruang terbuka, yaitu ruangan untuk bekerja yang tidak dipisah-

pisahkan tetapi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar.

1. Kelebihan tata ruang terbuka.

a. Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat,

juga terhindar dari tambahan biaya perawatan.

b. Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal.

c. Ada fleksibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan

mudah disesuaikan dengan berkembangnya organisasi.

d. Pengawasan pegawai mudah dilakukan.

e. Komunikasi mudah dilaksanakan.

f. Tataruang mudah diubah.

g. Penggunaan mesin kantor dapat bergantian.

h. Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat.

2. Kelemahan tata ruang terbuka.

a. Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin.

b. Kebisingan dan gangguan dari tempat kerja, karena suara dari bagian

ruangan lainnya, disamping itu lalu lintas pegawai dan orang luar

dapat mengganggu pegawai yang sedang melakukan pekerjaan.

13

c. Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan dan

dapat menurunkan semngat kerja serta kurang bertanggung jawab atas

peralatan kantor karna dipakai bersama-sama.

d. Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya

berkurang karena ia sehari-hari berada satu ruangan dengan

bawahannya.

A. Ringkasan Paparan Materi

1. Tata ruang kantor (office layout) adalah pengaturan dan penyusunan

seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada

tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman,

leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.

2. Perencanaan tata ruang (space planning) adalah perencanaan penyusunan

letak-letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja suatu kantor

dengan setepat-tepatnya demi memperlancar komunikasi kerja pegawai

serta mempermudah koordinasi dan pengawasan.

3. Dalam menyusun tata ruang kantor terdapat 5 azas yakni: Azas Jarak

Pendek, Azas Rangkaian Kerja, Azas Penggunaan Setiap Bidang

Ruangan, Azas Perubahan Fleksibilitas, Azas Terintegrasi.

4. Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan

penyempurnaan kemampuan atau daya menghasilkan atau juga

kemampuan member keuntungan, pengendalian tata laksana dan

pemeliharaan ruangan, di samping sekaligus mengakui perlunya untuk

meningkatkan semangat kerja para pegawai. Layout dan space planning

harus diselenggarakan dengan setepat-tepatnya, dengan mengikuti

beberapa prinsip-prinsip dan pedoman : aliran pekerjaan harus diusahakan

bergerak menuju kedapan, pegawai yang erat hubungan kerjanya

ditempatkan berdekatan, pimpinan dibuatkan kamar kerja sendiri,

pekerjaan teknis dipisahkan dari para pimpinan, operation room

diletakkan dekat dengan pimpinan puncak, unit pelayanan umum

diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau, ruang yang mengeluarkan

suara bising ditempatkan jauh di belakang, tempat kerja beserta

perabotnya tidak berpindah-pindah, temat kerja ruangannya cukup

memadai dan lain sebagainya.

BAB III

PENUTUP

15

B. Evaluasi Pembelajaran

1. Berikan batasan pengertian tata ruang kantor dan perencanaan tata ruang!

2. Menururt anda apa tujuan penataan ruang kantor?

3. Sebutkan macam-macam tata ruang kantor!

4. Apa kelebihan dan kelemahan dari tata ruang terpisah!

C. Penilaian

NO Rincian Tugas Kinerja Skor Skor Asesmen

Maksimum

Oleh Siswa Sendiri Oleh Guru

1 Mengidentifikasikan tata ruang kantor 20

2 Mengidentifikasikan azas-azas tata ruang kantor 30

3 Mengidentifikasikan kelemahan serta kelebihan

30

penataan ruang kantor terbuka dan tertutup

4 Mengidentifikasikan tujuan tata ruang kantor 20

Jumlah 100

No. ASPEK PENILAIAN KRITERIA SKOR SKOR

1 Kemandirian dalam pengerjaan 1 - 60

2 Hasil pengerjaan 1 - 40

JUMLAH SKOR

KETERANGAN NILAI

JUMLAH SKOR NILAI

0 – 49 D

50 – 65 C

66 – 85 B

86 - 100 A

PENILAIAN AKHIR GURU

NILAI PARAF GURU