TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK...

66
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user iv TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : DARSONO D1508090 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

Transcript of TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK...

Page 1: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

DARSONO

D1508090

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011

Page 2: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

Page 3: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

Page 4: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

MOTTO

Cara terbaik untuk keluar dari suatu persoalan adalah memecahkannya.

Kegagalan hanya terjadi bila kita menyerah. (Lessing)

Hidup tidak menghadiahkan barang sesuatupun kepada manusia tanpa bekerja

keras.

Page 5: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Allah SWT yang selalu membimbing setiap

langkah-langkah penulis.

2. Bapak dan Ibu tercinta, karena merekalah

semangat bagi penulis untuk tetap maju, serta

selalu mendukung dan memberikan motivasi bagi

penulis selama ini.

3. Sahabat dan teman-teman

4. Almamater tercinta.

Page 6: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

PERNYATAAN

Nama : Darsono

NIM : D1508090

TATA KEARSIPAN

DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG

AMPEL -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam

tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir yang saya peroleh dari

tugas akhir tersebut.

Surakarta, 09 Juni 2011

Yang membuat surat pernyataan

Darsono

Page 7: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang

telah memberikan rahmat dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tata kearsipan dokumen transaksi di PD. BPR

BKK Boyolali Kota cabang Ampel Tugas Akhir yang penulis susun ini

merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Jurusan

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di

Universitas Sebelas Maret .

Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusunan Tugas Akhir ini tidak

akan berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan dan bantuan dari

berbagai pihak yang telah membantu. Maka dalam kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Allah SWT yang selalu menyertai penulis, memberikan kemudahan serta

rahmat dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan

dengan lancar dan baik.

2. Bapak H. Drs. Sakur, M.S selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta

3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir

yang telah membimbingan penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir

4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret

5. Bapak Sarwiyanto, SE selaku Pimpinan Cabang PD.BPR BKK BOYOLALI

KOTA Cabang Ampel beserta seluruh staff yang telah memberikan masukan

baik berupa data maupun nasehat selama melakukan Kuliah Kerja Magang.

6. Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah

memberikan ilmunya kepada penulis. Satu harapan semoga ilmu-ilmu yang

Page 8: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

telah penulis dapatkan menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup dan masa

depan.

7. Bapak Drs Sudarto, M.Si selaku pembimbing akademik.

8. Bapak, Ibu dan kakak-adikku terima kasih untuk dukungan

9. Seseorang yang selalu ada dalam lelah, senang, dan dukaku,Ratnasih.

10. Anak-anak Sedulur, Ratna, Gilang, Ratih, Indah, Ihsan, Made yang senantiasa

memberikan motivasi kepada penulis selama dalam penulisan tugas akhir ini.

11. Teman-teman Diploma III, Manajemen Administrasi 2008

12. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu-persatu yang juga ikut

membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat

kekurangan, oleh karena itu penulis dengan tangan terbuka akan menerima saran

serta kritik demi perbaikan di masa akan datang.

Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat

kepada penulis pada umumnya dan pembaca pada khususnya.

Surakarta, 09 Juni 2011

Penulis

Page 9: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL .................................................................................................................... i

PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii

PENGESAHAN ...................................................................................................... iii

MOTTO .................................................................................................................. iv

PERSEMBAHAN ................................................................................................... v

PERNYATAAN ...................................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ............................................................................................ vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. xii

ABSTRAKS ............................................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah ................................................................ 1

B. Perumusan Masalah ...................................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ....................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ 5

A. Tata ................................................................................................ 5

B. Arsip dan dokumen ....................................................................... 5

Page 10: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

C. Kearsipan....................................................................................... 7

D. Tata kearsipan ............................................................................... 8

E. Prosedur kerja kearsipan ............................................................... 9

F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan .... 15

G. Metodologi Pengamatan................................................................ 22

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN .............................................................. 26

A. Sejarah berdirinya PD. BPR BKK Boyolali Kota ........................ 26

B. Visi dan Misi ................................................................................ 27

C. Fungsi, tugas, dan usaha PD. BPR BKK Boyolali Kota .............. 27

D. Struktur organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel 29

E. Bidang usaha dan wilayah kerja ................................................... 35

BAB IV PEMBAHASAN .................................................................................. 39

A. Macam-macam dokumen transaksi ................................................ 39

B. Prosedur kerja kearsipan ................................................................ 41

BAB V PENUTUP ........................................................................................... 51

A. Kesimpulan .................................................................................. 51

B. Saran ............................................................................................ 52

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Page 11: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Daftar Transaksi Bulan Januari 2011 .............................................. 3

Tabel 3.1 Laporan Perkembangan Kredit ....................................................... 37

Tabel 3.2 Kolektibilitas Kredit Per Sektor ...................................................... 37

Tabel 4.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Januari Tahun 2011 ................... 40

Page 12: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Pembagian Arsip ............................................................................. 6

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kota ......................... 30

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PD. BPR BKK Boyolali Kantor Cabang ........ 31

Gambar 4.1 Alur Dokumen Transaksi ................................................................ 42

Gambar 4.2 Macam-macam dokumen dan odner ............................................... 45

Gambar 4.3 Pengurusan kas masuk dan keluar................................................... 46

Page 13: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

ABSTRAK

Darsono, D1508090, TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI PADA PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA CABANG AMPEL, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2011.

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi pada PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan kearsipan dokumen transaksi, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan kearsipan dokumen transaksi.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana tata kearsipan dokumen transaksi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan narasumber, dokumen dan arsip.

Berdasarkan hasil pengamatan di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel diperoleh bahwa pengelolaan dokumen transaksi yaitu dimulai dari dokumen diterima dan dicatat, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan dokumen.

Adapun kesimpulan dari tugas akhir ini yaitu penerimaan dan pencatatan dokumen transaksi PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel sudah dapat terlaksana dengan baik. Akan tetapi, pada penyimpanan dan pemeliharaan dokumen tersebut dirasa masih kurang mendapat perhatian, karena belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan dokumen serta perawatan dalam pemeliharaan dokumen masih tradisional dan sederhana. Untuk menghindari bertumpuknya dokumen, seharusnya di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel dilaksanakan penyusutan dan pemusnahan dokumen, tetapi kenyataannya hal tersebut belum pernah dilaksanakan sama sekali. Sehingga dalam pencarian kembali arsip agak sulit karena banyaknya dokumen yang bertumpuk.

Page 14: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv

ABSTRACT

Darsono, D1508090, SYSTEM OF ARCHIVAL TRANSACTION DOCUMENT IN PD. BPR BKK BOYOLALI CITY AMPEL SUB DIVISION, Management Administration Study Program, Diploma III, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, 2011.

The purpose of this observation is to determine how the transaction document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and can find a variety of constraints that often occur in the implementation of the archival documents of transactions, that can be used as guidelines in finding a solution to the problems and constraints faced in the management of archival documents of the transaction.

This type of observation used was qualitative descriptive is to illustrate how PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division system of archival documents transaction set forth in the form of sentences and based on facts. Data collection techniques obtained through interviews with staff, observation (observation) and other supporting documents or archives. Source data are obtained based on sources, documents and archives.

Based on observations in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division obtained that the management of transaction documents which starts from the documents are received and recorded, the storage, use, maintenance, depreciation and destruction of documents.

The conclusions of this thesis is the acceptance and recording of transaction documents PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division can already performing well. However, in the storage and maintenance of the document is still not received attention, because there is no special room to store documents and treatment in the maintenance of the document is still a traditional and simple. To avoid the accumulation of documents, should be in the PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division implemented shrinkage and destruction of documents, but in fact it has not been implemented at all. So that the retrieval of the archive bit difficult because of the many documents that overlap.

Page 15: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang Masalah

Dalam setiap organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun

organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu yang sudah ditetapkan. Untuk

mencapai tujuan tersebut suatu organisasi harus melakukan aktivitas pokok dan

aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor atau ketatausahaan merupakan salah satu

aktivitas penunjang. Pekerjaan kantor tersebut meliputi penyampaian keterangan

secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dari laporan-laporan sebagai

cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna, dan menyediakan suatu

landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Salah satu pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan di berbagai

organisasi adalah menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Dan kegiatan ini

lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Administrasi kearsipan dapat

didefinisikan sebagai kegiatan pengurusan arsip dari pengkonsepan, pencetakan,

penyimpanan, penemuan, penyelamatan ( pengamatan, pemeliharaan, dan

perawatan ) dan penyusutan arsip.

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu

organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat

pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka

melaksanakan segala kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan

kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian

dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya.

Dalam undang-undang tentang ketentuan-ketentuan pokok-pokok

kepentingan organisasi yang akan datang perlu diselamatkan bahan-bahan bukti

yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa

Indonesia di masa lampau, sekarang dan yang akan datang, dan berhubungan

dengan hal itu perlu diatur ketentuan-ketentuan

Page 16: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2

ini menegaskan bahwa pemerintah juga menyadari tentang pentingnya tentang

administrasi kearsipan.

Mengingat peran arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi,

diperlukan adanya suatu penataan terhadap informasi-informasi dengan baik

dalam rangka membantu kelancaran mekanisme kerja dari keseluruhan aktivitas

yang ada dalam organisasi. Hal ini harus di dukung pula oleh peralatan dan

tenaga-tenaga yang profesional dan benar-benar menguasai bidangnya. Karena

bidang kearsipan sama pentingnya dengan bidang-bidang kerja yang lainnya,

maka tidak sembarangan orang bisa ditempatkan dalam bidang ini. Untuk itu

harus betul-betul orang yang berkompeten di bidangya dan dapat dipercaya baik

dalam keahliannya, kecakapannya maupun kejujurannya dalam menangani

arsip. Sehinga apabila ada masalah yang sewaktu-waktu timbul, dapat

diantisipasi dan diselesaikan dengan baik dan menyeluruh. Meskipun bidang

kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi organisasi, tapi

kenyataannya masih banyak organisasi pemerintah maupun swasta yang belum

melakukan penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang

hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip atau dokumen tersebut cepat

rusak dan sulit untuk ditemukan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan. Sehingga

dengan demikian malah akan mengakibatkan kerugian organisasi tersebut, baik

itu dalam hal waktu, tenaga maupun biaya.

Agar setiap arsip dapat terawat dan dipelihara dengan baik, maka

diperlukan suatu sistem penyimpanan atau pengelolaan arsip. Sehingga arsip

tersebut dapat menunjang kelancaran pekerjaan kantor atau organisasi dengan

didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai. Sistem penyimpanan

arsip yang teratur dan tertib dapat membantu organisasi dalam menyajikan data

dan informasi dengan cepat dan tepat. Tanpa arsip tidak mungkin dapat

mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks.

Berdasarkan uraian diatas, penulis mengambil lokasi di PD BPR BKK

Boyolali Kota cabang Ampel, karena dokumen sebagai sumber informasi dan

sebagai pusat ingatan sehingga perlu dikaji kembali untuk menunjang kegiatan

perusahaan. Oleh karena itu masalah penataan dan pengelolaan harus ditangani

dengan sungguh-sungguh agar bisa meningkatkan daya guna dan hasil guna

Page 17: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

3

perusahaan. Hal ini terbukti bahwa dengan menggunakan sistem penataan

dokumen yang sesuai, maka akan mempermudah penemuan kembali sewaktu-

waktu dibutuhkan.

Adapun jenis arsip dan jumlah arsip khususnya arsip transaksi yang

dikelola PD BPR BKK Boyolali Kota cabang Ampel tercatat rata-ratanya

sebagai berikut :

Table 1.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Februari Tahun 2011

PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel

Transaksi Jumlah

Penabung 520 orang

Pengambilan Tabungan 260 orang

Pembukaan Tabungan Baru 84 orang

Pembukaan Deposito 3 orang

Pengambilan Deposito 5 orang

Pembukaan Kredit Baru 75 orang

Pengangsur kredit 522 orang

Ditambah lagi titipan PLN, PDAM, dan telepon setiap harinya

Dengan demikian di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel arus

kegiatan transaksi disana ramai, setiap harinya petugas harus mengolah dan

memproses dokumen kegiatan transaksi tersebut. Hal ini mulai dari tahap

penerimaan transaksi, pencatatan, penyimpanan sampai penggunaan kembali.

Dokumen-dokumen transaksi juga mempunyai peranan sebagai pusat ingatan,

sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam

setiap kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan

laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-

tepatnya.

Page 18: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah tersebut, maka penulis ingin

membatasi permasalahan yang ada dalam pengamatan ini yaitu ; Bagaimana

tata kearsipan dokumen transaksi di PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA

CABANG AMPEL?

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui tata kearsipan dokumen transaksi di PD BPR BKK

Boyolali Kota cabang Ampel

2. Tujuan Fungsional

Dapat bermanfaat dan berguna bagi pihak PD BPR BKK Boyolali

Kota cabang Ampel sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan

keputusan, maupun pihak-pihak lain yang berkaitan

3. Tujuan Individual

Diajukan guna memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan

profesional Ahli Madya dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu

Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah :

a. Bagi Mahasiswa

Dapat menambah pengalaman dan pengetahuan praktis secara langsung

tentang tata kearsipan sehingga dapat dijadikan bekal dalam menghadapi

dunia kerja.

b. Bagi Pihak Bank

Hasil pengamatan ini dapat digunakan sebagai referensi bagi PD. BPR BKK

BOYOLALI KOTA Cabang Ampel dalam melaksanakan tata kearsipan serta

dalam menyelesaikan permasalahan yang ada.

Page 19: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

5

BAB II

Tinjauan Pustaka

A. Tata

Kata tata berasal dari bahasa Jawa Kuno yang biasa disebut tata atau nata.

tatha

mengurus dan menyusun. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:1147) ,

kata tata diartikan sebagai aturan (biasanya diakai dalam kata majemuk); kaidah,

aturan, dan susunan; cara menyusun; sistem.

Berdasarkan pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa kata tata

mengandung arti kegiatan mengurus, mengolah, mengatur, maupun menyusun.

B. Arsip Dan Dokumen

Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-

badan pemerintah dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

perorangan , dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pada Undang-undang tersebut arsip dibedakan menjadi 2 golongan

menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis adalah

arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

peyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara

langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip Statis adalah arsip

yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan , peyelenggaraan

kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari

administrasi Negara.

Zulkifli Amsyah (1998:2), Arsip dinamis adalah Arsip yang masih berada

di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi

kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

Page 20: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

6

pelaksanaan dan kegiatan administrsi lainya. Arsip dinamis dam bahasa inggris

disebut record.

Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional

(ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini

dalm bahasa inggris disebut archieve

Gambar 2.1 Pembagian Arsip

Secara singkat records / dokumen diartikan sebagai setiap lembaran dalam

bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk

disimpan sebagai bahan pembuktian atau bahan pertanggung jawaban atas suatu

peristiwa atau kejadian. Ig. Wursanto (1991:15)

Menurut The Georgia Archives (2004) dalam Badri Munir Sukoco

(2007:81-84) Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan diakses serta

digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records

Management ISO 15489) Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima,

dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau

perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan transaksi bisnis.

Deserno dan Kynaston (2005), dokumen sebagai semua media yang mempunai

nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2007:272), dokumen diartikan

sebagai surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti

keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); barang cetakan

atau naskah karangan yang dikirm melalui pos; rekaman suara, gambar dalam film

dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.

Aktif Arsip Dinamis

(Record/Dokumen) Inaktif

Arsip

Arsip Statis (Archieve)

Page 21: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

7

Menurut Basuki (2003) dalam Badri Munir sukoco (2007:83) dokumen

harus mempunyai syarat yang ditentukan, lengkap, cukup bermakna,

komprehensif, tepat dan tidak melanggar hokum. Dokumen dapat dibagi menjadi

beberapa kategori, kategori yang lazim digunakan meliputi:

a. Dokumen administrasi yaitu meliputi dokumentasi prosedur, formulir dan

korespondensi.Contohnya; buku log yang menyangkut pemekaran dan

pembukan pekerjan.

b. Dokumen akuntansi yaitu meliputi laporan, formulir dan korespondensi terkait.

Contohnya; tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan

nasabah.

c. Dokumen proyek yaitu meliputi nota doumentasi pengembangan produk dan

sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.

d. Berkas kasus meliputi dokumen nasabah, asuransi, kontrak dan berkas tuntutan

hukum.

Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut

(Deserno dan Kynaston, 2005):

1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu dan terus

menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit kerjanya, minimal 12 kali dalam

setahun.

2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.

Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam

setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi

pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu

sesuai dengan jadwal retensi dokumen.

C. KEARSIPAN

Salah satu jenis pekerjaan kantor yang banyak dilakukan oleh setiap

instansi atau lembaga adalah menyimpan warkat dan surat-surat lainya. Aktivitas

yang berhubungan dengan menyimpan warkat dan surat-surat ini sering disebut

dengan kearsipan.

Dalam Kamus Administrasi Perkantoran ( Ig. Wursanto 1991 : 15 ) yang

dimaksud dengan filing atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menaruh

Page 22: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

8

warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem,

susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat

itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan

kembali

Sedangkan dalam buku pengurusan surat dan kearsipan (Depdikbud,

-

bahan atau warkat- warkat secara sistematis. Sehingga bahan-bahan tersebut

dengan cepat dapat dic

Kearsipan adalah unsur-unsur ketatausahaan atau semua urusan

perkantoran, segala kertas, naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,

gambar peta, bagian atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan

sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan

yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan,

organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, pekerjaan-

pekerjaan, dan kegiatan pemerintah yang lainnya, atau karena pentingnya

informasi, yang terkandung didalamnya, (Ig. Wursanto, 1991 : 18)

Dari beberapa definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kearsipan

atau administrasi kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan warkat dan

dokumen dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga sewaktu-waktu

dipergunakan dapat diketemukan kembali dengan tepat dan cepat.

D. Tata Kearsipan Dokumen Transaksi

Transaksi dalam Kamus besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai

Persetujuan jual beli (dalam perdagangan) antara dua pihak; pelunasan

(pemberesan) pembayaran (seperti dalam Bank)

Jadi Tata Kearsipan Dokumen Transaksi adalah suatu sistem atau cara

pengurusan warkat atau surat-surat yang tertulis, tercetak dalam bentuk huruf,

angka atau gambar sebagai bukti keterangan pemberesan atau pembayaran

sesuatu,yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor

sehari-hari.Dalam kegiatan tersebut meliputi pencatatan, pengendalian dan

pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan

pemusnahan

.

Page 23: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

9

E. Prosedur Kerja Kearsipan

Kegiatan yang termasuk dalam kerja kearsipan adalah penerimaan,

pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan

pemusnahan. (Ig.Wursanto, 1991:15)

1. Penerimaan dan pencatatan

Kegiatan administrasi yang pertama kali dilakukan oleh suatu

organisasi adalah penerimaan dan pencatatan arsip yang untuk selanjutnya

dilakukan kegiatan penyimpanan arsip. Menurut Ig.Wursanto (1991:110)

penanganan dokumen masuk sebaiknya ditangani oleh suatu unit tersendiri

yaitu unit kearsipan yang disertai dengan pencatatan sesuai dengan ketentuan

atau prosedur yang telah ditentukan. Pada tahap awal dari proses atau daur

hidup arsip, arsip mempunyai berbagai bentuk misalnya ; surat, dokumen,

formulir, data dan sebagainya. Dengan pencatatan tersebut pegawai akan lebih

mudah dalam melakukan pengawasan atau pengontrolan kepada arsip yang

dikelola.

2. Penyimpanan

Penyimpanan yaitu penempatan dokumen sesuai dengan sistem

penyimpanan dan peralatan yang diperlukan. Arsip perlu disimpan karena

karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber

informasi, untuk mengetahui usaha-usaha yang telah dicapai baik mengenai

kegagalan maupun keberhasilanya, dan yang paling penting adalah sebagai

bahan evaluasi demi kelangsungan organisasi. Menurut Basir Barthos

(1990:115) ada 8 nilai kegunaan arsip yaitu :

a. Nilai kegunaan Administrasi

b. Nilai kegunaan dokumentasi

c. Nilai kegunaan hukum

d. Nilai kegunaan fiscal

e. Nilai kegunaan perorangan

f. Nilai kegunaan pemeriksaan

g. Nilai kegunaan penunjang

h. Nilai kegunaan penelitian / sejarah

Page 24: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

10

Arsip disimpan berdasarkan suatu sistem tertentu yang

memungkinkan penemuan kembali secara cepat. Menurut AW Widjaja

(1986:104-109) ada 5 macam sistem penyimpanaan yaitu;

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing Sistem)

Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan dan penemuan

kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip atau

dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi atau

kantor.

Abjad yang dijadikan dasar kode adalah abjad pertama dari unit

pertama dari sesuatu nama atau judul. Dalam sistem abjad diambil

dari abjad pertama nama si pengirim atau si penerima surat. Untuk

menentukan dengan pasti unit pertama, kedua, ketiga dari judul/ nama

dalam rangka penyimpanan arsip, maka perlu ditetapkan terlebih

dahulu peraturan yang mantap guna tercapainya keseragaman dan

mempermudah petugas dalam penataan arsip.

Apabila pada surat yang akan disimpan terdapat judul surat lebih

dati satu, maka untuk memudahkan penemuan kembali pada waktu

diperlukan nanti, surat tersebut perlu dibuatkan lembar penunjuk

silangnya, yang cukup dituliskan pada kolom catatan kartu kendali.

2. Sistem Pokok Soal (Subject Filing Sistem)

Dalam sistem ini semua dokumen disusun dan dikelompokkan

berdasarkan pokok soal atau masalah. Satu masalah dapat dipecah

menjadi sub-masalah, sub-masalah dapat dipecah lagi menjadi sub-

sub masalah dan seterusnya sampai pada masalah yang terkecil. Arsip

mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih

folder atau map yang sudah diberi label yang bertuliskan judulnya dan

terletak di kanan atas secara horizontal.

3. Sistem Nomor atau Angka (Numerical Filing Sistem)

Page 25: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

11

Sistem nomor atau angka sering disebut kode klasifikasi

persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor

yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.

Contoh:

000 Personalia

100 Keuangan Main Subject

200 Material

000 Personalia

010 Formasi

020 Lamaran Sub Subject

030 Pengangkatan

000 Personalia

010 Formasi

011 Formasi Guru TK

012 Formasi Guru SLTP Sub-sub Subject

013 Formasi Guru SMA

4. Sistem Wilayah atau Daerah (Geograpgical Filing Sistem)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama

wilayah atau daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem

nomor, susunan guide dan folder atau mapnya diatur menurut tingkat

judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan dan

seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu sendiri

sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem

abjad atau sistem tanggal. Cara ini menggunakan setiap surat yang

berasal dari daerah yang sama, disimpan pada tempat yang sama pula.

Apabila petugas arsip menggunakan sistem tanggal, maka ia

harus mempersiapkan guide dan folder sebanyak yang diperlukan pada

sistem tanggal.

5. Sistem Tanggal (Chronological Filing Sistem)

Page 26: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

12

Susunan arsip dan sistem ini diatur berdasarkan waktu seperti

tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah

tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis digunakan dalam

filing jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah

yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.

Perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat, oleh karena

itu indeksnya mungkin nama instansi atau masalah yang sama namun

judulnya adalah tanggal. Penulisan indeks : tanggal-bulan-tahun atau

tahun-bulan-tanggal. Bentuk penulisannya harus dengan angka.

Contoh :

Kode 260182 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun

1982

Kode 820126 menyatakan tahun 1982, bulan Januari,

tanggal 26.

Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip menurut zulkifli

Amsyah (1998:16) ada tiga macam asas penyimpanan yaitu:

1) Asas sentralisasi

Adalah cara penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja

khusus, yang lazim disebut sentral file

Keuntungan :

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan.

c. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat

dimusnahkan.

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat

diseragamkan.

Kerugian :

a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi

kecil.

Page 27: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

13

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam.

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih

lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

2) Asas desentralisasi

Berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-

masing. Sistem yang digunakan pada masing-masing unit kerja

tergantung pada ketentuan kantor yang bersangkutan.

Keuntungan :

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing-masing

b. Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit

kerja sendiri

c. Penanganan arsi lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal baik.

Kerugian:

a. Penyimpanan arsi tersebar di berbagai lokasi, dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.

b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di

setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan

dan perlengkapan sukar dijalankan.

c. Penataan dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena

petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak

mempunyai latar belakang pendidikan tentang kearsipan.

d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja

dan ini merupakan pemborosan.

3) Asas campuran

Asas campuran adalah sistem penyimpanan arsip dimana

arsip yang aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan

arsip yang sudah kurang dipergunakan dikelola di sentral arsip.

Page 28: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

14

3. Penggunaan

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang

sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan.

Menurut Basir Barthos (1990: 109) arsip berdasarkan fungsinya dibedakan

menjadi 2 yaitu sebagai berikut:

a. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya/dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi Negara.

b. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip-arsip yang dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi.

4. Pemeliharaan

Pemeliharaan menurut Ig. Wursanto (1991: 220) adalah usaha yang

dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan

yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datang dari luar.

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:

a. Pengaturan ruangan.

b. Menjaga kebersihan yang melliputi kebersihan ruangan dan kebersihan

arsip itu sendiri.

c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.

5. Penyusutan

Selama organisasi masih menjalankan aktivitasnya, maka pelayanan

administrasi berlangsung terus sehingga volume arsip pada organisasi itu

semakin hari semakin bertambah.

Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak selamanya

mempunyai nilai kegunaan abadi. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai

kegunaan, apabila disimpan terus-menerus akan menimbulkan masalah

tersendiri baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai

kearsipan khususnyadan bagi pimpinan organisasi itu sendiri. Untuk

Page 29: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

15

mengatasi masalah tersebut diperlukan penyusutan tehadap arsip-arsip yang

benar-benar tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Menurut Arsip Nasional RI

(dalam Ig. Wursanto, 1991: 209) penyusutan dan penghapusan arsip berarti

pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif atau pemindahan arsip dari

unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip.

6. Pemusnahan

Ig. Wursanto (1991: 207) memberikan pendapat bahwa pemusnahan

arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang

sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran

tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis,

dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi

maupun bentuknya. Sesuai PP No. 34/1979 tentang Penyusutan Arsip,

pemusnahan arsip dapat dilakukan oeh lembaga-lembaga Negara atau badan-

badan pemerintahan terhadp arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan

telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam

jadwal retensi arsip pada masing-masing instansi. Sebelum dilakukan

pemusnahan terlebih dahulu harus membuat berita acara pemusnahan.

F. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata pelaksanaan kearsipan

1. Penataan ruang kearsipan yang teratur

Menurut Zulkifli Amsyah (1998: 196) ruang tempat menyimpan arsip

hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman dari

berbagai jenis akibat kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat

dilakukan dengan 2 cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan

(preventive) dan perbaikan sesudah kerusakan (restoration).

Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur, kelembaban

udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari dan

pengaturan penerangan buatan (lampu).

2. Penggunaan fasilitas kearsipan yang tepat

Seperti yang diungkapkan oleh Sudarmayanti dalam Ida Nurida (2008 :

96-101) bahwa peralatan dan perlengkapan lain yang dapat digunakan dalam

menyimpan dan menemukan kembali arsip adalah :

Page 30: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

16

1. Filing cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan

arsip secara vertikal. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai

lima laci.

2. Hang map ( Map Gantung)

Adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian

atasnya guna menggantungkan arsip di dalam laci filing cabinet, dan

berfungai untuk meletakkan tab.

3. Schnelhecter map

Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator

(dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari

kaitan.

4. Folder (sampul arsip)

Adalah map tanpa daun penutup pada sisinya dan dlengkapi dengan

tab atau tonjolan untuk menempatkan kode arsip.

Page 31: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

17

5. Tickler file (Berkas Penyekat)

Adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih 10x15 cm yang

dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu

peminjaman arsip.

6. Ordner

Adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak

arsip serta didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah

dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.

7. Letter Tray ( Baki Surat)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal yang

berguna untuk meletakkan atau menyimpan surat yang biasanya disimpan

di atas meja.

8. Safe Keeping Document ( Brankas)

Page 32: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

18

Adalah lemari besi dengan bermacam-macam ukuran dan dilengkapi

dengan kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip

penting atau rahasia.

9. Rak Buku (Lemari Terbuka)

Adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau

untuk menyimpan ordner.

10. Lemari Arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu ataupun metal yang berfungsi

untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film dan

ordner.

11. Komputer

Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan

pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/ program yang

diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila

diperlukan.

12. Visible Record Cabinet

Adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-

kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau bak,

kemudian disusun dalam satu cabinet.

13. Compact Rolling Shelving (Lemari Geser)

Adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan

dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu

sama lain dengan ringan dan mudah.

Page 33: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

19

14. Rotary Filing System

Adalah sistem file bertingkat (vertical) yang dilengkapi dengan sistem

kode, angka, abjad, dan warna, berpola tingkat, berbentuk bundar serta

dapat berputar untuk mendeteksi lebih awal jika terjadi kekeliruan.

15. Mobiplan filing sistem

Adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu, map cetakan dan lain-

lain secara vertikal/ digantungkan.

16. Vertical plan filing system

Adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar

dengan sistem penyimpanan yang vertikal/ digantungkan.

17. Data plan tray filing system (Kardek)

Adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk

menyimpan arsip secara horizontal, vertikal atau kombinasi.

18. Retrix

Adalah alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari

letak nomor arsip yang dibutuhkan sehingga jika nomor arsip yang

dibutuhkan telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan

muncul diantara permukaan arsip lainnya.

19. Memory writter (Mesin Tik Elektronik)

Adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data

dengan kapasitas terbatas.

Page 34: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

20

20. Microfilm

Adalah suatu alat untuk memproses fotografi di mana direkam pada

film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan

penggunaan.

3. Pegawai Kearsipan

The Liang Gie (dikutip Ig. Wursanto, 1991: 40) mengemukakan bahwa untuk

menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat,

yaitu:

a. Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar dapat

membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang

sepintas lalu tampaknya sama. Untuk ini disamping sikap jiwa yang

cermat, ia harus mempunyai mata yang sempurna.

b. Kecerdasan

Untuk ini memang tidak perlu pendidikan yang sangat tinggi tapi sekurang-

kurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan

baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu

daya ingatnnya juga cukup tajam sehingga ia tidak melupakan sesuatu

pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.

c. Kecekatan

Pegawai arsip harus mempunyai kondisi jasmani yang baik sehingga ia

dapat bekerja secara gesit, lebih-lebih kedua tangannya harus dapat

digunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil warkat dan berkasnya

secara cepat.

d. Kerapian

Page 35: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

21

Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,

kebersihan, ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.

Dari tinjauan pustaka yang telah penulis buat, penulis menekankan pada

beberapa hal, yaitu :

1. Bentuk-bentuk dan jenis dokumen yang berkaitan dengan kegiatan sehari-hari

pada masing-masing unit kerja, harus diketahui asal-usulnya dan kelengkapan

dokumenya sehingga dapat dipakai sebagai alat pembuktian yang sah menurut

aturan yang sudah ditetapkan.

2. Prosedur kerja kearsipan, suatu proses dimana dokumen-dokumen akan

diproses atau ditindak lanjuti untuk kepentingan berikutnya.hal ini meliputi

penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan sampai

pemusnahan.

a. Penerimaan dan pencatatan, pada tahap awal proses ini dokumen masih

dalam berbagai bentuk ( surat, formulir, gambar, atau data lainya ),

sehingga perlu pipisahkan/diklasifikasikan.

b. Penyimpanan, ada 5 macam cara penyimpanan arsip yaitu; sistem abjad,

sistem pokok soal, sistem nomor atau angka, sistem wilayah atau daerah,

dan sistem tunggal. Selain itu dalam penyelenggaraan penyimpanan juga

terdapat tiga asas penyimpanan yaitu; asas sentralisasi, asas desentralisasi

dan asas kombinasi.Pada setiap sistem dan asas tersebut mempunyai

kelebihan dan kelemahan sendiri-sendiri,dengan demikian akan lebih tepat

jika digunakan sesuai pada situasi dan kondisi yang ada.

c. Penggunaan, dokumen adalah sumber barang bukti yang nyata dan sebagai

pusat informasi di setiap kegiatan usaha sehingga dalam penggunaanya

pun sangat luas dan signifikan. Dokumen bisa berguna untuk kepentingan

internal perusahaan, misalnya daam mengevaluasi hasil kerja atau sebagai

dasar menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil di kemudiaan

hari. Disamping itu dokumen juga berguna untuk pihak-pihak luar, baik itu

secara individu maupaun kelompok.

d. Pemeliharaan, suatu arsip agar selalu terjaga dengan baik, tahan lama,

tidak hilang dan terhindar dari kerusakan, maka perlu pemeliharaan secara

Page 36: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

22

khusus. Pemeliharaan ini meliputi dalam pemeliharaan tempat

penyimpanan arsip dan menjaga kebersihan ruang penyimpanan.

e. Penyusutan dan pemusnahan, kegiatan menghancurkan secara fisik

dokumen yang sudah berahir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai

guna, sehingga tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan

yang lebih baik terhadap dokumen-dokumen yang masih mempunyai nilai

kegunaan.

3. Fasilitas-fasilitas Kearsipan yang ada dalam penataan dokumen transaksi guna

menunjang kegiatan kearsipan supaya tetap lancar

.

G. Metodologi Pengamatan

a. Lokasi Pengamatan

Pengamatan ini dilakukan di PD.BPR BKK Boyolali Kota Cabang

Ampel. Jalan Raya Boyolali-Semarang km 10

Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan

sebagai berikut:

- Dalam lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang ingin dikaji dalam

pengamatan ini.

- Di lokasi, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan pengamatan yang

memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai

dengan permasalahan yang diamati.

- Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis.

b. Jenis Pengamatan

Penulis menggunakan Observasi berperan aktif, sehingga jenis laporan

ini adalah deskriptif kualitatif. Dengan demikian bisa memberikan gambaran

mengenai berbagai hal yang ada yang menjadi bahan penelitian dengan cara

menggali, menyelami, menemukan fakta-fakta dan permasalahan yang

dihadapi untuk kemudian data-data yang telah terkumpul dipaparkan kembali

melalui penafsiran atau interpretasi dan dianalisa menggunakan pendekatan

kualitatif. Dalam Observasi berperan aktif ini, penulis tidak bersikap pasif

sebagai pengamat, melainkan penulis melakukan berbagai peran yang

dimungkinkan dalam situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, Dengan

Page 37: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

23

mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya dan bisa bermanfaat bagi

pengumpulan data. Penulis juga melakukan pengamatan dengan cara berdialog

yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya.

c. Sumber Data

Sumber Data merupakan hal yang sangat penting bagi pengamat

karena ketetapan memilih dan menentukan jenis sumber data akan

menentukan ketetapan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang

diperoleh (H.B Sutopo, 2002:49).

1. Narasumber (Informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data manusia

(narasumber) sangat penting peranya sebgai individu yang memiliki

informasinya. Pengamat dan narasumber disini memiliki posisi yang sama,

dan narasumber tidak hanya memberikan tanggapan pada yang diminta

peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan

informasi yang ia miiki. Yang dapat dijadikan sebagai Narasumber /

informan dalam pengamatan ini adalah :

- Pimpinan cabang

- Kepala seksi pelayanan

- Kepala seksi pemasaran

- Subsi akuntansi dan pelaporan

- Subsi umum/ Personalia/ sekretariatan

2. Sumber Tertulis

Sumber tertulis merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan

suatu peristiwa tertentu, namun dapat diartikan pula sebagai catatan

rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi sebagai

bagian dari mekanisme kegiatannya. Dalam penelitian ini yang dapat

dijadikan sebagai sumber data adalah :

- Sumber Dokumen : Dengan cara mencari dokumen-dokumen yang

berkaitan dengan sejarah dan informasi tentang berbagai macam

kegiatan yang dilakukan pada lokasi pengamatan.

- Sumber buku : Dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang

masalah yang penulis hadapi.

Page 38: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

24

d. Metode Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data, penulis menggunakan cara metode

sebagai berikut:

- Wawancara

Merupakan suatu metode pengumpulan berita, data, atau fakta

dilapangan yang prosesnya dilakukan secara langsung dengan bertatap

muka langsung (face to face) dengan nara sumber. Langkah ini termasuk

salah satu teknik untuk memperoleh informasi dengan cara mewawancarai

langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan di PD.BPR BKK Boyolali

Kota cabang Ampel untuk memperoleh data penunjang yang relevan.

- Observasi

Metode dengan cara-cara pengumpulan data dengan mengamati,

melihat, mendengarkan dan menganalisis serta mengadakan pencatatan

secara sistematis mengenai tingkah laku dengan melihat dan mengamati

individu atau kelompok secara langsung terhadap kondisi dan kegiatan

yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran nyata di PD.BPR BKK

Boyolali Kota cabang Ampel

- Metode Kepustakaan

Yaitu segala usaha dan cara yang dilakukan oleh pengamat untuk

menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang

akan atau sedang diamati dengan membaca, menelusuri serta menelaah

buku pedoman, buku-buku ilmiah, daftar atau table, ensiklopedia,

perundang-undangan dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun

elektronik lain serta dengan buku-buku lainnya sebagai referensi dan

menggali teori-teori yang berkembang yang ada hubungannya denga materi

pengamatan, sehingga dapat dipercaya kebenarannya. ( H.B Sutopo,

2002:58 )

e. Teknik Analisis Data

Analisis data dalam pengamatan ini menggunakan model data analisis

interaktif ( H.B Sutopo, 2002:91-96 ). Di dalam model ini ada tiga komponen

analisis, yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau

Page 39: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

25

verifikasinya. Kegiatan dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data

dalam bentuk siklus interaksi. Adapun tiga komponen tersebut adalah:

o Reduksi data

Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan

pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan tertulis dari laporan.

o Penyajian data

Dengan melihat suatu penyajian data, pengamat akan mengerti apa

yang akan terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau

tindakan lain.

o Penarikan kesimpulan

Pada awalnya kesimpulan tersebut kurang jelas, kemudian meningkat

dan mempunyai landasan yang kuat. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi

sampai proses pengumpulan data berakhir.

Model Analisis Interaktif

Reduksi Data Sajian Data

Penarikan simpulan/ Verifikasi

Pengumpulan Data

Page 40: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

26

BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah berdirinya PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA

Perusahaan Daerah BPR BKK Boyolali Kota Kabupaten Boyolali

merupakan hasil dari merger 18 PD.BPR BKK se Kabupaten Boyolali. PD.BPR

BKK Boyolali Kota merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

jasa perbankan. Berdasarkan Surat Keputusan Deputi Gurbernur Bank Indonesia

Nomor : 7/18/DEP/DpG/2005 tanggal 9 Desember 2005 tentang: pemberian ijin

penggabungan usaha (merger) PD BPR BKK Ampel, PD BPR BKK Teras, PD

BPR BKK Kemusu, PD BPR BKK Wonosegoro, PD BPR BKK Banyudono, PD

BPR BKK Sawit, PD BPR BKK Cepogo, PD BPR BKK Juwangi, PD BPR BKK

Karanggede, PD BPR BKK Selo, PD BPR BKK Sambi, PD BPR BKK

Ngemplak, PD BPR BKK Musuk, PD BPR BKK Nogosari, PD BPR BKK

Andong, PD BPR BKK Klego, PD BPR BKK Simo, PD BPR BKK Boyolali

Kota maka pada tanggal 9 Desember 2005 PD BPR BKK Boyolali Kota resmi

terbentuk, dan Surat Keputusan Gurbernur Jawa Tengah Nomor: 503/01/2006

tanggal 12 Januari 2006 tentang: persetujuan izin penggabungan (Merger)

kedalam PD.BPR BKK Boyolali Kota.

Berdasarkan 2 (dua) surat Keputusan tersebut PD.BPR BKK Boyolali

Kota hasil merger menjalankan operasional secara penuh mulai tanggal 1

Februari 2006. Seiring dengan pertumbuhan industri perbankan semakin

menjamur di wilayah Kabupaten Boyolali dari tahun ke tahun, sehingga

persaingan perusahaan perbankan semakin lebih ketat, oleh karena itu Direksi

PD.BPR BKK berupaya untuk mengatasi agar perusahaan daerah ini tetap eksis

dan dapat berkembang dengan baik yaitu dengan mempermudah pemberian

kredit pegawai Negeri/ABRI/Pensiun dan Pegawai Perusahaan swasta yang

berlokasi di wilayah Kabupaten Boyolali, penurunan suku bunga dan

meningkatkan pelayanan yang optimal.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Boyolali No.13 Tahun 2006

bahwa Dewan Pengawas bertanggung jawab kepada Bupati dan pemegang saham

lainnya, sehingga setiap akhir tahun diharuskan membuat pertanggungjawaban

Page 41: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

27

laporan keuangan yang telah diaudit oleh Akuntan Publik paling lambat tiga

bulan setelah tutup tahun buku.

B. Visi dan Misi

a. Visi

Menjadikan PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA sebagai bank yang sehat,

terpercaya dan mandiri.

b. Misi

1) Melakukan perubahan budaya kerja dan melakukan aktivitas operasional

secara mandiri.

2) Meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat menuju kearah

pelayanan prima didukung saran dan prasarana yang memadai serta

sumber daya manusia yang profesional.

3) Berupaya menjadi bank leader di Kabupaten Boyolali, agar mampu

meningkatkan kontribusi kepada pemilik dengan setoran pendapatan asli

daerah (PAD) mewujudkan kemandirian usaha yang menguntungkan,

dengan memberikan kesejahteraab yang mandiri.

C. Fungsi, Tugas, dan Usaha PD.BPR BKK BOYOLALI KOTA

Berpijak pada Perda Nomor 11 Tahun 1981 dan ditindaklanjuti dengan ekonomi

Perda Nomor 4 tahun 1995 tentang PD.BPR BKK Se Jawa Tengah, maka tujuan

BPR BKK adalah :

1. BPR BKK didirikan dengan maksud dan tujuan :

a. Membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian serta

pembangunan daerah di segala bidang.

b. Sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka

meningkatkan taraf hidup masyarakat.

2. Fungsi dan Tugas BPR BKK

a. Fungsi BPR BKK

Sebagai salah satu perlengkapan otonomi daerah di bidang

keuangan/perbankan dengan tugas menjalankan usaha sebagai BPR,

sesuai dengan ketentuan Perundang- undangan yang berlaku.

Page 42: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

28

b. Tugas BPR BKK antara lain :

1) Membantu menyediakan modal usaha bagi masyarakat golongan

ekonomi lemah di pedesaan.

2) Memberikan pelayanan modal dengan cara mudah, murah dan

mengarah dalam rangka mengembangkan kesempatan berusaha di

pedesaan.

3) Menigkatkan taraf hidup dan kesejahteraan masyarakat di

pedesaan.

4) Menjadi salah satu sumber pendapatan daerah

Selanjutnya operasionalisasi dari asas manfaat PD. BPR BKK

BOYOLALI KOTA maka dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Mendorong serta membantu pertumbuhan ekonomi dan

pembangunan daerah di segala bidang.

2. Sebagai sumber pendapatan daerah

3. Sebagai lembaga keuangan dan perbankan, maka kebenarannya

telah menimbulkan manfaat yang positif antara lain :

a. Melayani berbagai aktivitas pelajar dan mahasiswa untuk

keperluan PKL, riset dan lain-lain

b. Melayani study banding bagi sesama unit kerja yang sejenis,

sehingga dimumgkinkan akan bermanfaat bagi para study guna

lebih meningkatkan usahanya.

Untuk mencapai maksud dan tujuan PD. BPR BKK

BOYOLALI KOTA menyelenggarakan usaha antara lain :

a. Menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan berupa

deposito berjangka, tabungan.

b. Menyalurkan kredit dan melakukan pembinaan terhadap nasabah.

c. Menempatkan dana dalam bentuk Sertifikat Bank Indonesia (SBI),

deposito berjangka, sertifikat deposito, giro, atau jenis lainnya pada

bank lain.

d. Menjalankan usaha-usaha perbankan lainnya sepanjang tidak

bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Page 43: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

29

D. Struktur Organisasi PD.BPR BKK Boyolali Kota Cab Ampel

Susunan Struktur Organisasi PD.BPR BKK Boyolali Kota Cab Ampel terdiri

dari :

1. Pimpinan Cabang

2. Kepala Seksi Pemasaran, yang terbagi atas :

a. Seksi Dana

b. Seksi Kredit

c. Seksi Kas

3. Kepala Seksi Pelayanan, yang terdiri atas :

a. Seksi Akuntansi

b. Seksi Sekretariat/Umum/Personalia

Page 44: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

30

Page 45: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

31

Page 46: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

32

Tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam struktur organisasi adalah

sebagai berikut :

1. Pimpinan Cabang

Tugas pokok Pimpinan Cabang adalah :

a. Melaksanakan program promosi perusahaan

b. Menyalurkan pembiayaan berupa kredit dengan tata cara yang sehat

dan menghimpun dana pihak ketiga sesuai dengan ketentuan dan

target dalam rangka mencapai pertumbuhan yang ditetapkan.

c. Mengendalikan Non-Performing Loan hingga batas yang sehat tanpa

meninggalkan hubungan baik dengan nasabah.

d. Memastikan bahwa dokumen pengikat kredit telah memenuhi syarat

dan diikat dengan sempurna serta agunan kredit layak dari segi nilai,

kualitas, maupun likuiditasnya.

e. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan atau berkala

lainnya.

Pemimpin Kantor Cabang menjalankan fungsi mengkoordinasi

Kantor Cabang sebagai pusat laba perusahaan dengan merencanakan dan

menyelenggarakan kegiatan operasional yang produktif berupa pemasaran

dan pemrosesan kredit, penghimpun dana pihak ketiga, pelayanan

nasabah, administrasi kredit dan pembinaan nasabah, pencatatan

transaksi-transaksi berdasarkan sistem dan prosedur akuntansi perbankan,

pelaporan-pelaporan yang dibutuhkan oleh manajemen dan sesuai

peraturan dan ketentuan perbankan agar tercapai tujuan perusahaan.

2. Kepala seksi Pemasaran

Tugas pokok Kepala Seksi Pemasaran adalah :

a. Memantau perkembangan kredit serta menghimpun dana

b. Melakukan pembinaan nasabah

c. Membuat laporan berkala kepada kepala kantor cabang mengenai

pertumbuhan kredit daan menghimpun dana pihak ketiga beserta

permasalahan serta usulan-usulan perbaikan.

d. Memastikan bahwa persyaratan administratif permohonan kredit telah

lengkap dan dokumen pengikatan kredit yang diikat sempurna

Page 47: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

33

e. Memproses berkas-berkas debitur baru termasuk dokumen

agunan/pengikatan kredit dan diadministrasikan lebih lanjut serta

disimpan diruang penyimpanan dokumen.

f. Melayani pembukaan dan penutupan rekening

g. Mencatat dan mencari solusi bagi pengaduan nasabah.

h. Memantau perkembangan rekening debitur tertentu misalnya deposito

yang menjelang jatuh tempo dan sebagainya.

i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Kepala seksi pemasaran mempunyai fungsi sebagai agen

perusahaan untuk suatu wilayah kerja guna menciptakan, mengembangkan

pertumbuhan bisnis dan penetrasi pasar dengan penekanan pada aspek

penyaluran kredit yang sehat serta penghimpunan dana pihak ketiga yang

mampu mendukung likuiditas.

3. Seksi Dana

a. Membantu kepala seksi pemasaran dalam merumuskan kebijakan

penghimpunan dana bank

b. Mencari sumber dana yang potensial baik yang ada dalam masyarakat

maupun instansi sebagai sumber dana yang belum digunakan.

c. Menyelenggarakan administrasi bidang dana dengan tertib dan teratur

serta cocok terhadap perincian masing-masing sumber dana.

d. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang berkenaan

dengan bidang dana, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

4. Seksi Kredit

a. membantu kepala seksi pemasaran dalam merumuskan kebijaksanaan

pada bidang perkreditan.

b. Menghubungi sasaram-sasaran kredit yang potensial baik terhadap

sektor pemerintah, sektor swasta maupun sektor lainnya.

c. Menyelenggarakan admnistrasi perkreditan dengan tertib dan teratur

serta cocok terhadap perincian masing-masing sumber dana.

d. Menyusun laporan berkala sesuai dengan ketentuan yang berkenaan di

bidang kredit, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

5. Seksi Kas

Page 48: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

34

a. Mengatur dan mengamankan uang tunai dan surat-surat berharga yang

dijaminkan.

b. Menerima setoran-setoran nasabah dan setoran transaksi lainnya.

c. Membayarkan bukti-bukti pengeluaran kas yang telah memenuhi

persayaratan yang telah ditetapkan.

d. Menyusun perencanaan kas untuk kelancaran pelayanan dan efisiensi

perusahaan.

e. Menjaga kerahasiaan nasabah dan hal-hal lain yang wajib

dirahasiakan.

6. Kepala Seksi Pelayanan

a. Memcatat transaksi harian meliputi jurnal, general ledger, mutasi kas

harian, saldo nominatif dana pihak ketiga

b. Menyusun laporan harian mengenai nasabah dana pihak ketiga yang

memasukan pembukaan rekening dan penutupan rekening

c. Menyusun laporan perputaran kas mingguan.

d. Melakukan rekonsiliasi rekening dana pihak ketiga secara berkala

e. Melakukan rekonsiliasi rekening antar kantor dan menyelesaikan

open item.

f. Menerbitkan dan menyampaikan laporan keuangan secara berkala

(harian, mingguan, bulanan, semesteran dan tahunan).

g. Membuat dan menyampaikan Sistem Informasi Kredit (SIK) ke Bank

Indonesia.

h. Melakukan setoran-setoran ke pihak lain seperti pajak, PBB, PLN.

i. Pemutakhiran daftar aktiva tetap dan inventaris

j. Membua laporan yang berkaitan dengan personalia.

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Fungsi yang dijalankan oleh Kepala Seksi Pelayanan adalah

melaksanakan kegiatan operasional Kantor Cabang meliputi

penyelenggaraan sistem akuntansi atas transaksi kantor cabang,

menyusun dan menyajikan laporan-laporan sesuai peraturan dan

ketentuan perbankan, menyelengarakan administrasi- administrasi umum

untuk mendukung tugas-tugas semua unit kerja.

Page 49: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

35

7. Seksi Akuntansi

a. Membantu kepala seksi pelayanan dalam menyusun rencana kerja dan

rencana anggaran perusahaan serta melakukan monitoring dan

pengendalian ata pelaksanaanya.

b. Menyelenggarakan administrasi akuntansi adn keuangan dengan

menghimpun serta mengelola data-data semua transaksi keuangan

perusahaan.

c. Mengurus dan menyelesaikan perhitungan pajak penghasilan

perusahaan.

d. Membuat laporan neraca dan rugi laba harian, bulanan dan tahunan

baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.

8. Seksi Sekretariat/Umum/Personalia

a. Menyelenggarakan hubungan kemasyarakatan dengan unit kerja sama

dengan instansi lainnya.

b. Menyiapkan rapat direksi dan rapat lainnya di lingkungan perusahaan.

c. Menyelenggarakan kegiatan protokoler, komunikasi dan informasi.

d. Mengelola kearsipan dan dokumentasi.

e. Melakukan pengadaan barang-barang inventaris, peralatan kantor dan

perabotan kantor lainnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

f. Mengurus dan menyusun administrasi kepegawaian yang meliputi cuti,

usul kepangkatan, penggajian, mutasi, promosi, pemberhentian dan

pensiun.

E. Bidang usaha dan Wilayah Kerja

Wilayah kerja BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel meliputi

Kabupaten Boyolali dan sekitarnya, terutama daerah pedesaan dan sesuai

dengan misi didirikannya BKK se-Jawa Tengah, hal ini sesuai yang diharapkan

pemerintah, diharapkan keberadaan Bank Perkreditan Rakyat (BPR) hendaknya

dapat meningkatkan perekonomian pedesaan, dalam rangka menanggulangi

praktek-praktek pelepasan uang (rentenir) maka bagi BPR BKK telah ditetapkan

usahanya sebagai berikut :

1. Kredit

Page 50: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

36

Salah satu tulang punggung penghidupan BPR BKK adalah kredit, sehingga

beberapa bentuk kredit ditawarkan untuk membantu permodalan

masyarakat, serta untuk membiayai usaha-usaha produktif dan kepentingan

masyarakat (konsumtif)

a. Kredit umum

Kredit yang diberikan kepada masyarakat untuk membantu modal atau

perluasan usahanya, baik di bidang investasi, modal kerja serta guna

kebutuhan konsumsi. Sektor yang masuk dalam kategori ini meliputi

perdagangan, pengusaha, dan pertanian. Kredit ini dengan jangka

waktu paling lama 36 bulan serta dengan jaminan barang bergerak dan

barang tidak bergerak. Seperti tanah, sepeda motor, dan dapat juga

berupa tabungan atau deposito. Dari segala bentuk kredit yang

diberikan dikenakan tabungan wajib sebesar 5% sebagai perwujudan

dari program pemerintah.

b. Kredit Pegawai

Kredit yang diperuntuk bagi karyawan dan Pegawai negeri/sipil/ABRI.

Yang pada dasarnya untuk kepentingan konsumsi seperti biaya sekolah

anak, perbaikan rumah. Dengan jaminan berupa gaji tetap calon

peminjam dan persetujuan dari pimpinan instansi dimana debitur

bekerja.

c. Kredit Reschsdulling

Kredit diberikan untuk diperpanjang waktunya dan disesuaikan dengan

kemampuan angsuran tiap bulan

d. Kredit KUB

Kredit diberikan kepada kelompok usaha tertentu. Contoh kelompok

pengusaha pembuat tahu dengan menggunakan jaminan sertifikat.

e. Kredit Pedesaan, Pasar, Kredit Mikro

Kredit diberikan kepada pedagang dipasar, ataupun di pedesaan dengan

usaha mikro, dalam arti mikro adalah peminjam pertama dengan

maksimal Rp.1.000.000 (satu juta rupiah) dengan jangka waktu paling

lama 18 bulan.

Page 51: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

37

Table 3.1 Laporan Perkembangan Kredit

Per 28 Februari 2011

Kode Keterangan Rupiah OrangL Lancar 2.931.743.231,00 522

KL Kurang Lancar 107.085.500,00 22D Diragukan 28.026.100,00 8M Macet 89.674.242,00 39

Table 3.2 Kolektibilitas Kredit Per Sektor

Per 28 Februari 2011

Org RpPertanian 133 790.372.286,00Bukan Lapangan usaha-Lainnya 167 1.022.591.500,00Perdagangan,Restoran/R.Makan 260 1.172.594.715,00Jasa-jasa 28 159.887.450,00Lain-lain 3 11.083.122,00Total 522 2.931.743.231,00

SektorSaldo Bulan Lalu

Sumber : Data bank

2. Tabungan

Fungsi Bank Perkreditan Rakyat adalah untuk menghimpun dana

masyarakat, yang selanjutnya digunakana untuk penyaluran kredit, serta

berfungsi sebagai pengaman uang masyarakat, pola hidup berhemat dan

dapat diambil sewaktu-waktu bila ada kebutuhan mendadak, dan BPR BKK

menawarkan berbagai jenis tabungan seperti :

a. Tabungan Wajib

Untuk mendidik dan melatih masyarakat gemar menabung, maka setiap

debitur diwajibkan menyetor simpanan wajib yang besarnya ditetapkan

antara 5 % sampai 10 % dari plafon kredit yang disetujui. Berguna

untuk jaminan apabila kredit tersebut ternyata gagal pengembaliannya.

b. Tabungan Masyarakat Desa (Tamades) seri A

Adalah tabungan yang ditawarkan kepada masyarakat secara sukarela

dan sewaktu-waktu dapat disetor dan dapat diambil, berfungsi sebagai

Page 52: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

38

penghimpunan dana serta penyediaan kebutuhan masyarakat bila

sewaktu-waktu dibutuhkan.

c. Tamades Seri B (Deposito Berjangka)

Merupakan simpanan masyarakat pada BPR yang tidak dapat diambil

sewaktu-waktu, tetapi berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya tiap

3 bulan. Surat deposito ini tidak bisa diperjualbelikan dengan suku

bunga Perda serta menyesuaikan pangsa pasar.

3. Sumber Dana

Sumber dana merupakan modal utama dalam kegiatan operasional

perusahaan, apalagi yang bergerak di bidang perbankan. Sehubungan dengan

hal tersebut BPR BKK berupaya semaksimal mungkin untuk menghimpun

dana dari masyarakat dan selanjunya diimbangi dengan penyaluran kredit

kepada masyarakat yang membutuhkan, sedang sumber dana BPR BKK

berasal dari :

a. Pemilik

Dana ini berasal dari modal, dengan jumlah modal yang disetor sabagai

sarana opersional dengan komposisi sebagai berikut :

Pemda Tingkat I Jawa Tengah : 60 %

Pemda Tingkat II Boyolali : 40 %

b. Masyarakat

Dana yang dihimpun atas kerja sama antara BPR BKK dan Bank

Umum lainnya, antara lain dengan skim Bank Indonesia, seperti Proyek

Kredit mikro (PKM), Kredit Modal Kerja (KMK), serta kredit Usaha

Kecil (KUK) dari Bank Umum.

Page 53: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

39

BAB IV

PEMBAHASAN

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi

yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang

sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala

kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,

pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-

tepatnya.

Salah satu pekerjaan kantor yang dilaksanakan di PD. BPR BKK BOYOLALI

KOTA Cabang Ampel adalah menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Dan kegiatan

ini lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Tata kearsipan dapat didefinisikan sebagai

kegiatan pengurusan arsip dari pengkonsepan, pencetakan, penyimpanan, penemuan

kembali, penyelamatan (pengamatan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan

arsip.

Mengingat peran arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, diperlukan

adanya suatu penataan terhadap informasi-informasi dengan baik dalam rangka

membantu kelancaran mekanisme kerja dari keseluruhan aktivitas yang ada dalam

organisasi.

Pada pembahasan ini, penulis akan menguraikan bagaimana tata kearsipan

dokumen transaksi di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel.

A. Macam-macam Dokumen Transaksi

Macam-macam dokumen transaksi pada PD.BPR BKK Boyolali Kota Cabang

Ampel adalah:

1. Slip Setoran / Tabungan

Slip setoran digunakan untuk nasabah yang akan menabung.

2. Slip Penarikan

Slip Penarikan dipergunakan untuk pengambilan uang / dana oleh nasabah.

3. Slip Setoran Pinjaman

Slip Setoran Pinjaman dipergunakan apabila seorang nasabah membayarkan

setoran yang telah disepakati guna melunasi pinjamanya.

4. Slip Penerimaan Umum

Page 54: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

40

Slip Penerimaan umum ini berfumgsi untuk mencatat bersarnya penerimaan

bank dari biaya administrasi, biaya provisi, tutup rekening dan biaya lain-lain

5. Slip Pengeluaran Umum

Slip pengeluaran umum berfungsi untuk mencatat pengeluaran dana bank,

misalnya untuk realisasi pinjaman, beban operasional dan biaya lainya.

6. Slip Pemindah Bukuan

Slip ini digunakan pada saat pemindahan data pada bunga deposito otomatis

nasabah

7. Formulir Pencairan Deposito

Formulir ini dipergunakan pada saat ada nasabah yang mengambil depositonya

8. Formulir Pembukaan Rekening Deposito

Formulir ini dipergunakan pada saat ada seseorang yang membuka

menenemkan dananya untuk di depositokan dibank.

9. Formulir Pembukaan Rekening Nasabah

Formulir ini depergunakan pada saat ada nasabah yang membuka rekening baru

Table 4.1 Daftar Transaksi Rata-rata Bulan Februari Tahun 2011

PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel

Transaksi Jumlah

Penabung 520 orang

Pengambilan Tabungan 260 orang

Pembukaan Tabungan Baru 84 orang

Pembukaan Deposito 3 orang

Pengambilan Deposito 5 orang

Pembukaan Kredit Baru 75 orang

Pengangsur kredit 522 orang

Ditambah lagi Titipan PLN, PDAM dan titipan telepon setiap harinya.

Page 55: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

41

B. Prosedur Kerja Kearsipan

Dalam prosedur kerja kearsipan terdapat beberapa tahap kegiatan antara

lain: penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,

penyusutan dan pemusnahan

1. Penerimaan dan Pencatatan

Kegiatan administrasi yang pertama kali dilakukan oleh setiap

organisasi adalah penerimaan dan pencatatan. Kegiatan penerimaan dan

pencatatan ini dimasukan agar proses pengurusan dokumen lebih lancar.

Dalam pencatatan tersebut pegawai akan lebih mudah dalam melakukan

pengawasan atau pengontrolan terhadap dokumen yang dikelola. Berdasarkan

wawancara dengan Kepala seksi Pelayanan mengatakan bahwa :

dari bagian dana dan kredit. Misalnya dokumen yang berhubungan dengan dana, dokumen tersebut harus sudah dicetakan hasil validasinya dan kemudian diserahkan kepada teller untuk diperiksa dan dicatat dalam buku mutasi kas, kemudian diserahkan kepada staf bagian dana untuk diteliti kembali, setelah semunya beres dilaporkan kepada pimpinan. Begitu juga untuk dokumen bagian kredit, alurnya sama tetapi akan diperiksa dan

( Wawancara 2 Februari 2011 dengan Ibu Suwarni )

Page 56: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

42

Gambar 4.1

Alur dokumen transaksi

di PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel

( Sumber : Diolah dari hasil wawancara dengan subsi kas dan akuntansi )

Dari keterangan diatas maka akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Dokumen transaksi yang masuk dari bagian tabungan dan deposito antara

lain (slip setoran, slip penarikan, slip penarikan deposito, pembukaan

deposito, dan pembukaan rekening nasabah baru). Dokumen-dokumen

tersebut diperiksa kelengkapannya, diantaranya identitas nasabah dan

tanda tangan nasabah. Sesudah semuanya lengkap slip-slip tersebut

dicetakkan validasinya. Dokumen yang sudah tercetak validasinya

diserahkan kepada bagian kas untuk dicatat di buku mutasi kas. Bagian kas

Transaksi

Bag. Tabungan & Deposito

Bag. Kredit

Kas / teller

Bag. Akuntansi & Pelaporan

Pimpinan

Page 57: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

43

akan menyerahkan dokumen tersebut pada bagian akuntansi untuk dicek

ulang dan dilaporkan kepada pimpinan.

2. Dokumen yang masuk dari bagian kredit

Dokumen yang masuk dari bagian kredit antara lain: slip setoran pinjaman,

slip pengeluaran umum pada saat merealisasikan pinjaman kepada debitur.

Dokumen-dokumen tersebut diperiksa kelengkapannya, diantaranya

identitas debitur dan tanda tangan debitur. Sesudah semuanya lengkap slip-

slip tersebut dicetakkan validasinya. Dokumen yang sudah tercetak

validasinya diserahkan kepada bagian kas untuk dicatat di buku mutasi

kas. Bagian kas akan menyerahkan dokumen tersebut pada bagian

akuntansi untuk dicek ulang dan dilaporkan kepada pimpinan.

3. Dokumen yang langsung masuk pada bagian kas, antara lain: slip

penerimaan umum yang diterima dari PDAM, PLN, dan Telkom; slip

pengeluaran umum untuk beban-beban operasional kantor. Dokumen-

dokumen ini tidak masuk terlebih dahulu dan diperiksa oleh bagian

tabungan maupun kredit. Dokumen tersebut langsung masuk pada bagian

kas untuk diteliti dan dicatat pada buku mutasi kas, sesudah itu diserahkan

pada bagian akuntansi dan dilaporkan kepada pimpinan.

2. Penyimpanan

Filing adalah suatu proses kegiatan pengaturan dokumen dengan

mempergunakan sistem tertentu sehingga dokumen dapat ditemukan kembali

sewaktu dipergunakan. Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Suwarni sebagai

Kepala Seksi Pelayanan di PD. BPR BKK cabang Ampel, bahwa :

-dokumen yang diterima dari masing-masing bagian akan disimpan pada satu tempat, dan dalam penyimpananya diurutkan pada tanggal dokumen itu diterima sehingga sewaktu-waktu digunakan

Februari 2011 ) Tata kearsipan dokumen transaksi yang terdapat pada PD. BPR BKK

Boyolali Kota cabang Ampel adalah :

a. Sistem kearsipan

Sistem kearsipan PD. BPR BKK cabang Ampel menggunakan

sistem tanggal atau sering disebut dengan sistem kronologis. Sistem

Page 58: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

44

kronologis merupakan suatu sistem pemberkasan dimana penataan

dokumen berdasarkan urutan tanggal pada waktu dokumen tersebut

diterima. Sistem ini sangat sederhana karena dalam penyimpananya hanya

mengurutkan waktu saja, tetapi kelemahan dari sistem ini adalah pada saat

ingin mencari dokumen harus mencari tanggal dokumen masuk di buku

register.

b. Pengelolaan dan penataan dokumen

PD. BPR BKK cabang Ampel dalam mengelola dokumen-

dokumennya berdasarkan pada asas sentralisasi (terpusat), artinya semua

dokumen transaksi disimpan pada satu lokasi (sentral file). Berikut ini

penulis akan menguraikan prosedur penyimpanan dokumen transaksi:

1) Semua dokumen yang masuk diperiksa dan dipilah-pilah, baik dari

teller maupun masing-masing bagian.

2) Langkah selanjutnya adalah memberikan dokumen tersebut untuk

diproses kepada bagian-bagian yang terkait yaitu bagian teller atau

seksi kas.

3) Bagian seksi kas melakukan pemeriksaan terhadap dokumen transaksi

tersebut dan langkah selanjutnya adalah memberikan paraf bahwa

dokumen itu telah dikoreksi, kemudian diserahkan ke bagian

sekretaris.

4) Bagian sekretaris

Pada bagian ini, petugas memeriksa atau mengecek tentang segala

administrasi dokumen transaksi tersebut. Pencatatan transaksi pada

sistem lama dilakukan dengan jurnal transaksi, tetapi sekarang

diadakan perubahan yang menjadi entry transaksi. Entry transaksi ini

harus didukung oleh bukti transaksi yang telah diyakini keabsahannya

dan kebenarannya. Data entry tersebut tercatat di sistem sesuai dengan

tanggal dan User ID yang melakukan transaksi.

Unit kerja sekretaris harus melakukan proses pemeriksaan yang

secara garis besar yaitu untuk memastikan:

1. Seluruh transaksi telah didukung oleh dokumen dan telah diinput

sesuai dengan dokumen transaksi tersebut.

Page 59: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

45

2. Dokumen transaksi telah dibubuhi stempel dan tanda tangan pemilik

rekening atau pejabat yang berwenang sebagai bukti bahwa dokumen

tersebut telah sah atau diverifikasi.

3. Kelengkapan pengisian bukti transaksi.

4. Dokumen tersebut telah divalidasi atau telah dilengkapi dengan

cetakan listing transaksi.

5. Hasil validasi pada bukti transaksi cocok dengan hasil cetakan listing

transaksi.

Setelah dipastikan kebenaran bukti transaksi, kecocokan bukti

transaksi serta kebenaran dengan jurnal yang dibukukan kemudian:

a. Bubuhi paraf pada bukti transaksi sebagai bukti telah dilakukan

pemeriksaan.

b. menyusun bukti transaksi tersebut secara berurutan kemudian

dimasukan pada ordner sesuai dengan urutan tanggal dan unit kerjanya

Secara garis besar penyusunan dokumen dilakukan sebagai berikut:

Gambar 4.2

Macam-macam dokumen dalam ordner

Dalam ordner dokumen kas masuk dan keluar didalamnya berisikan

slip setoran pinjaman, bukti penerimaan umum, slip setoran atau tabungan,

slip pengeluaran umum, slip penarikan, dan slip pemindah bukuan.penataan

slip-slip diatas harus urut.

Dokumen kas

masuk dan

keluar

Surat masuk

dan keluar

Dokumen kredit

Dokumen Dana

Page 60: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

46

Gambar 4.3 penyusunan kas masuk dan keluar

Slip setoran pinjaman

Bukti penerimaan umum

Slip setoran tabungan

Slip pengeluaran umum

Slip Penarikan

Slip pemindah bukuan

3. Penggunaan

Dalam dunia perbangkan pengontrolan dan pengawasan kegiatan bank

kerap kali dilakukan, baik itu dilakukan oleh pihak intern, oleh pihak Bank

Indonesia maupun organisasi lain. Pada kegiatan pengontrolan tersebut setiap

kegiatan perbangkan harus disertai bukti yang sah sehingga dinyatakan bank

tersebut tidak bermasalah. Barang bukti yang sah tersebut adalah dokumen-

dokumen yang disimpan pada setiap kegiatan bank.

Dalam kegiatan PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel sering

dilakukan pengontrolan dan pemeriksaan, baik dari pihak intern (pimpinan,

kantor pusat maupun dewan pengurus) mapun ekstern (BI, LSM). Pada saat

dari kantor pusat, PD. BPR BKK Boyolali Kota melakukan pemeriksaan pada

PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel. Petugas meneliti segala

kebijakan perbankan. Dalam pemeriksaan tersebut meliputi laporan keuangan,

laporan tabungan dan deposito, dan laporan tentang kredit. Petugas pemeriksa

1

2

3

4

5

6

Page 61: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

47

menggunakan bukti dokumen-dokumen transaksi yang ada sebagai bahan

koreksi atas laporan-laporan perbankan tersebut.

4. Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah suatu usaha yang dilakukan untuk menjaga

dokumen-dokumen dari segala kerusakan baik yang datangnya dari luar

maupun dari dalam atau dokumen itu sendiri. Pemeliharaan dokumen pada

PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel masih menggunakan cara

tradisional yaitu menggunakan kemoceng dan sapu. Sehingga untuk

pemeliharaan arsip di kantor ini masih belum diperhatikan sehingga arsip-

arsip yang disimpan menjadi mudah rusak.

Karena Pada PD. BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel belum ada

ruangan khusus untuk arsip, maka dokumen inaktif yang ada dikantor tersebut

menjadi tidak terurus dan hanya ditempatkan di gudang kantor, sehingga

dalam pemeliharaan dan penjagaan dokumen masih belum maksimal dalam

pelaksanaannya.

5. Penyusutan dan pemusnahan dokumen

Dokumen mempunyai nilai dan arti yang penting karena merupakan

bahan bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi perusahaan. Volume

dokumen meningkat terus seirama dengan perkembangan perusahaan sehingga

dapat menimbulkan berbagai masalah antara lain: penyediaan anggaran,

tenaga, ruangan, dan perlengkapan serta pengelolaannya. Oleh karena itu

penyusutan dan pemusnahan dokumen perlu dilaksanakan untuk mengurangi

masalah bertumpuknya dokumen yang tidak berguna lagi. Akan tetapi di PD

BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel ini mengungkapkan bahwa belum

pernah melakukan penyusutan atau pemusnahan dokumen, seperti yang

disampaikan oleh Bapak Sarwiyanto selaku Pimpinan Cabang PD BPR BKK

Cabang Ampel, yaitu :

melakukan penyusutan dan pemusnahan dokumen. Hal ini dikarenakan, belum mengerti dan mengetahui tentang tata cara pemusnahan dan penyusutan dokumen tersebut. Hanya saja disini dokumen yang lebih dari lima tahun disimpan digudang, sedangkan

Page 62: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

48

dokumen yang kurang dari lima tahun disimpan di almari(Wawancara tanggal 21 Febuari 2011)

Dalam kegiatan perbankan disana sebenarnya sudah berjalan dua puluh

satu tahun yaitu dimulali dari tahun 1990. Pada awalnya PD. BPR BKK

BOYOLALI KOTA Cabang Ampel bernama PD. BPR BKK Ampel dan

berubah menjadi PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel

Berdasarkan Surat Keputusan Deputi Gurbernur Bank Indonesia Nomor :

7/18/DEP/DpG/2005 tanggal 9 Desember 2005 tentang: pemberian ijin

penggabungan usaha (merger) dan Surat Keputusan Gurbernur Jawa Tengah

Nomor: 503/01/2006 tanggal 12 Januari 2006 tentang: persetujuan izin

penggabungan (Merger).

Dengan demikian dokumen-dokumen transaksi yang ada di PD. BPR

BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel sudah banyak dan memakan tempat

penyimpanan, sehingga untuk penyimpanan dokumen yang baru kurang

mendapatkan tempat. Dokumen-dokumen transaksi yang ada disana

mempunyai masa aktif lima tahun, setelah lima tahun tersebut dokumen sudah

tidak terpakai lagi dalam kegiatan perbankan. Walaupun demikian, apabila

dokumen tersebut masih berguna, dokumen tersebut akan disimpan. Dalam

kenyataannya sampai sekarang di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang

Ampel belum pernah mengadakan penyusutan dan pemusnahan dokumen.

Penyebab di PD. BPR BKK BOYOLALI KOTA Cabang Ampel belum

pernah mengadakan kegiatan penyusutan dan pemusnahan dokumen yaitu,

kurangnya perhatian pihak PD. BPR BKK Boyolali Kantor Pusat dengan

dokumen-dokumen yang sudah ada di kantor-kantor cabangnya sebelum

diadakan penggabungan usaha. Sehingga kantor cabang tidak berwenang

mengadakan penyusutan dan pemusnahan dokumen sendiri dan menunngu

aturan dan perintah dari kantor pusat.

C. Fasilitas Kearsipan

Fasilitas adalah kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu

pekerjaan. Keberhasilan suatu pekerjaan tidak terlepas dari peranan sarana dan

prasarana yang menunjang. Demikian juga, dengan pengelolaan kearsipan juga

Page 63: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

49

membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang pelaksanaannya. Adapun

fasilitas kearsipan di PD BPR BKK Boyolali Kota Cabang Ampel adalah sebagai

berikut:

a. Alat-alat Kearsipan

1) Alat penerimaan dokumen

a) Meja, adalah fasilitas yang digunakan untuk menempatkan dokumen

yang masuk pada meja petugas

b) Steples, yaitu alat penjepit kertas agar terlihat rapi.

c) Rak surat, yaitu untuk menyimpan surta yang masuk agar terpisah

dengan surat yang lama.

2) Alat penyimpanan dokumen

a) Ordner, semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak

arsip serta didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah

dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.

b) Map snelhechter, map untuk menyimpan berkas yang telah

diperforator (dilubangi) terlebih dahulu sehingga berkas tersebut tidak

dapat lepas dari kaitan.

c) Stopmap, berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau

plastik.

d) Alat pelubang kertas, digunakan untuk melubangi surat-surat yang

akan disimpan dalam ordner ataupun map snelhechter.

e) Lemari arsip. Adalah lemari yang terbuat dari kayu ataupun metal yang

berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol

film dan ordner.

3) Alat pelaksana korespondensi

Alat pelaksana korespondensi yaitu alat-alat yang digunakan untuk

melaksanakan korespondensi atau kegiatan surat menyurat. Adapun alat-

alat yang dipergunakan adalah:

1. Mesin ketik

Mesin ketik digunakan untuk membuat tulisan menjadi rapi pada

formulir atau bekas yang tidak bisa diketik dengan komputer.

2. Buku register / agenda

Page 64: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

50

Buku register / agenda digunakan untuk mencatat semua dokumen

yang masuk dan keluar.

3. Kertas

Kertas merupakan alat yang sangat vital dalam pelaksanaan kegiatan

korespondensi. Karena dengan kertas ini dapat tercipta dokumen yang

merupakan sumber informasi dan data yang penting bagi kantor

tersebut.

4. Stempel

Alat ini digunakan untuk menyetempel surat-surat dinas dan dokumen-

dokumen yang penting di kantor tersebut.

5. Komputer

Komputer digunakan untuk memproses semua pekerjaan yang ada di

kantor.

Dari uraian di atas, fasilitas kearsian yang digunakan di PD. BPR BKK

BOYOLALI KOTA Cabang Ampel sudah memenuhi kebutuhan pelaksanaan

pekerjaan kearsipan. Ini terlihat jelas dengan tertib dan lancarnya segala

aktivitas yang diselenggarakan pada organisasi perusahaan tersebut.

Page 65: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

51

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan data-data yang telah dikemukakan penulis mengenai tata

kearsipan dokumen transaksi pada PD. BPR BKK Boyolali cabang Ampel, maka

dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Penerimaan dan pencatatan dokumen pada PD. BPR BKK Boyolali Cabang

Ampel sudah terlaksana dengan baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya proses

pengurusan dokumen tersebut dilaksanakan secara cepat dan mempunyai alur

yang jelas. Dokumen-dokumen transaksi yang masuk dicatat dalam buku

mutasi kas.

2. Penyimpanan dokumen yang digunakan pada PD. BPR BKK Boyolali Cabang

Ampel adalah dengan menggunakan asas sentralisasi dimana dokumen-

dokumen disimpan pada satu tempat. Sedangkan sistem penyimpanan yang

digunakan di PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel dengan menggunakan

sistem kronologis atau urutan tanggal.

3. Pemeliharaan dan penjagaan dokumen di PD. BPR BKK Boyolali Cabang

Ampel dengan cara membersihkan tempat penyimpanan arsip setiap hari

menggunakan kemoceng dan sapu oleh petugas kebersihan.

4. Penyusutan dan pemusnahan dokumen di PD. BPR BKK Boyolali Cabang

Ampel belum pernah terlaksana sehingga dokumen-dokumen yang lama atau

sudah tidak terpakai hanya menumpuk di kantor atau ditempatkan di gudang

kantor hal ini disebabkan karena kurangnya perhatian dari kantor pusat PD.

BPR BKK Boyolali Kota terhadap dokumen-dokumen yang sudah ada di

kantor cabang sebelum diadakanya merger atau penggabungan usaha.

5. Fasilitas kearsipan yang ada di PD. BPR BKK Boyolali Cabang Ampel sudah

dapat terpenuhi. Sehingga peralatan dan perlengkapan dalam kegiatan

kearsipan dapat terlaksana dengan baik.

Page 66: TATA KEARSIPAN DOKUMEN TRANSAKSI DI PD. BPR BKK …eprints.uns.ac.id/9116/1/189650811201103281.pdf · document filing system in PD. BPR BKK Boyolali City Ampel Sub Division and BPR

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

52

B. Saran

Berdasarkan hasil pengamatan dan kesimpulan tersebut maka penulis

memberikan saran-saran yang sekiranya dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang

bersangkutan, diantanya :

1. Mengenai masalah penyimpanan dokumen masih kurang maksimal karena

keterbatasan ruang atau tempat, dokumen-dokumen yang sudah tidak terpakai

lagi masih menumpuk sehingga banyak memakan tempat untuk dokumen

yang masih aktif. Sebaiknya PD. BPR BKK Boyolali Pusat membuat aturan

yang jelas tenteng pemusnahan dan penyusutan dokumen sehigga di PD. BPR

BKK Boyolali Kota Cabang Ampel bisa melakukan pemusnahan dan

penyusutan arsip. Dengan demikian akan lebih banyak tempat untuk

dokumen-dokumen yang masih aktif.

2. Dalam pemeliharaan dan penjagaan dokumen pada PD. BPR BKK Boyolali

Cabang Ampel sebaiknya selain membersihkan ruangan dan tempat dokumen

secara berkala, juga harus menjaga keadaan dokumen supaya tetap dalam

keadaan yang baik, dengan cara memberi alas berupa kertas pada almari

dokumen sebelum menempatkan dokumen, dan juga memberi obat anti

serangga supaya dokumen terhindar dari serangga yang bisa merusak

dokumen tersebut.