TABLE dan QUERY - klc.kemenkeu.go.id · urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah...
Transcript of TABLE dan QUERY - klc.kemenkeu.go.id · urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah...
DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU)
Microsoft Access
MODUL
TABLE dan QUERY
Oleh:
Khamami Herusantoso
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM
JAKARTA
2015
ii MODUL TABLE DAN QUERY
IDENTITAS MODUL
Judul Modul:
Table dan Query
Penulis:
Khamami Herusantoso
Digunakan untuk Diklat:
Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access
Pusdiklat Keuangan Umum
Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
Kementerian Keuangan Republik Indonesia
Cetakan Pertama:
2015
iii MODUL TABLE DAN QUERY
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat-Nya
sehingga penyusunan Modul Table dan Query untuk Diklat Teknis Umum (DTU)
Microsoft Access ini dapat diselesaikan dengan baik. Modul ini digunakan sebagai acuan
atau pedoman bagi pengajar, peserta, dan pihak penyelenggara diklat agar tujuan
pembelajaran dapat tercapai secara sistematis dan efektif, baik dengan metode classical
maupun e-learning.
Modul Table dan Query disusun oleh Saudara Khamami Herusantoso berdasarkan
Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Nomor KEP-
370/PP.7/2015 tanggal 4 November 2015 tentang Pembentukan Tim Penyusunan Modul
Diklat di Lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Tahun Anggaran
2015. Modul ini membantu peserta untuk meningkatkan kompetensi dalam menjelaskan
mengenai DNS dan Web Server serta troubleshooting-nya.
Penyusunan modul ini mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, antara lain
unit pengguna, narasumber, widyaiswara, dan pejabat struktural di lingkungan Pusdiklat
Keuangan Umum. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan modul ini. Kami
menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan,
untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi
kesempurnaan modul ini. Semoga modul ini bermanfaat bagi peserta, pengajar, panitia
diklat, dan pembaca lainnya.
Jakarta, Desember 2015
Kepala Pusdiklat Keuangan Umum
ttd
Syamsu Syakbani
NIP 195902241980031001
iv MODUL TABLE DAN QUERY
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................................ i
IDENTITAS MODUL ......................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................................ iii
DAFTAR ISI ..................................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR.......................................................................................................... vi
PETA KONSEP MODUL ................................................................................................... x
A. PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
1. Deskripsi Singkat .................................................................................................. 1
2. Prasyarat Kompetensi.......................................................................................... 1
3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) ........................................ 1
4. Relevansi Modul .................................................................................................. 1
B. KEGIATAN BELAJAR ................................................................................................... 3
1. Kegiatan Belajar 1 ................................................................................................ 3
a. Pengertian Table dan Query ........................................................................... 3
b. Latihan dan Studi Kasus ................................................................................ 15
c. Rangkuman ................................................................................................... 15
d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1 .................................................................... 16
e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut ................................................................... 17
2. Kegiatan Belajar 2 .............................................................................................. 18
a. Penggunaan Table ........................................................................................ 18
b. Latihan dan Studi Kasus ................................................................................ 35
c. Rangkuman ................................................................................................... 37
d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 2 .................................................................... 37
e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut ................................................................... 38
3. Kegiatan Belajar 3 .............................................................................................. 39
v MODUL TABLE DAN QUERY
a. Latihan dan Studi Kasus ................................................................................ 63
b. Rangkuman ................................................................................................... 64
c. Tes Formatif Kegiatan Belajar 3 .................................................................... 64
d. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut ................................................................... 65
TES SUMATIF ................................................................................................................ 67
DAFTAR ISTILAH .............................................................. Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 78
vi MODUL TABLE DAN QUERY
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1-1 Hubungan Antara Field, Record Dan Table ..................................................... 4
Gambar 1-2 Tipe Data Microsoft Access 2010 .................................................................... 5
Gambar 1-3 Membuka Program Access 2010 .................................................................... 7
Gambar 1-4 Tampilan Awal Access 2010 ............................................................................ 7
Gambar 1-5 Membuat Database Baru ................................................................................ 8
Gambar 1-6 Kotak Dialog File New Database ..................................................................... 9
Gambar 1-7 Nama Dan Lokasi File Database ...................................................................... 9
Gambar 1-8 Tampilan Jendela Database Program Microsoft Access 2010 ...................... 10
Gambar 1-9 Detil Bagian Ribbon ....................................................................................... 11
Gambar 1-10 Field Properties ........................................................................................... 12
Gambar 2-1 Fasilitas Untuk Membuat Table .................................................................... 19
Gambar 2-2 Input Data Table ........................................................................................... 20
Gambar 2-3 Kotak Dialog Save As ..................................................................................... 20
Gambar 2-4 Membuat Field Baru Lewat Design View ...................................................... 21
Gambar 2-5 Kotak Dialog Lookup Wizard 1 ...................................................................... 24
Gambar 2-6 Kotak Dialog Lookup Wizard 2 ...................................................................... 25
Gambar 2-7 Hasil Lookup Wizard ..................................................................................... 25
Gambar 2-8 Panah Untuk Mengurutkan Data .................................................................. 26
Gambar 2-9 Form Dialog Untuk Sorting ............................................................................ 26
Gambar 2-10 Melakukan Quick Filter ............................................................................... 28
Gambar 2-11 Melakukan Filter By Selection..................................................................... 28
Gambar 2-12 Filter By Condition ...................................................................................... 29
Gambar 2-13 Form Dialog Untuk Filtering By Condition .................................................. 29
Gambar 2-14 Menghilangkan Semua Filter ...................................................................... 30
Gambar 2-15 Icon Primary Key ......................................................................................... 31
Gambar 2-16 Lambang Primary Key ................................................................................. 31
vii MODUL TABLE DAN QUERY
Gambar 2-17 Memilih Beberapa Field Sebagai Primary Key ............................................ 32
Gambar 2-18 Kotak Dialog Show Table ............................................................................ 33
Gambar 2-19 Membuat Relasi Antar Table ...................................................................... 33
Gambar 3-1 Jendela Relationship ..................................................................................... 40
Gambar 3-2 Hasil Pembuatan Query ................................................................................ 41
Gambar 3-3 Data Query Penyewaan Kamar ..................................................................... 42
Gambar 3-4 Jendela Kerja Query Yang Dilengkapi Calculated Field ................................. 42
Gambar 3-5 Query Dengan Field Perhitungan Biaya_Sewa .............................................. 43
Gambar 3-6 Kotak Dialog Expression Builder ................................................................... 44
Gambar 3-7 Kotak Dialog Expression Builder Yang Telah Diisi ......................................... 45
Gambar 3-8 Kotak Dialog Field Properties ........................................................................ 46
Gambar 3-9 Relasi Table Kepegawaian ............................................................................. 47
viii MODUL TABLE DAN QUERY
Konsep Database
Desain Database
Table dan Query
Form dan Report
Aplikasi Terintegrasi
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Modul Table dan Query merupakan satu dari 5 modul yang saling melengkapi
pada Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access dengan alur penggunaan modul
sebagai berikut.
DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU) MICROSOFT ACCESS
ix MODUL TABLE DAN QUERY
Sebelum membaca modul ini, anda diharapkan sudah memahami konsep
database serta dapat mendesain database dengan baik. Oleh karena itu anda
diharapkan telah membaca dan memahami modul sebelumnya yaitu modul Konsep
Database dan Desain Database.
Modul ini terdiri dari tiga kegiatan belajar (KB), yaitu Pengertian Table dan Query,
Operasi Table dan Operasi Query. Anda diharuskan untuk membaca sesuai dengan
urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah dipahami. Untuk dapat
memahami isi modul, Anda harus mempersiapkan dan melakukan hal-hal sebagai
berikut.
1. Pahami indikator yang hendak dicapai pada setiap kegiatan belajar;
2. Baca modul baik-baik dan pelajarilah dengan teliti semua topik terkait dengan
Kegiatan Belajar yang Anda baca;
3. Kerjakan latihan yang tersedia;
4. Baca kembali Rangkuman yang tersedia untuk lebih meningkatkan pemahaman;
5. Kerjakan Tes Formatif yang tersedia dan selanjutnya pergunakan Umpan Balik
dan Tindak Lanjut untuk mengukur kemampuan yang telah Anda kuasai;
6. Apabila nilai Anda masih kurang, pelajari kembali Kegiatan Belajar tersebut
sebelum menuju ke Kegiatan Belajar selanjutnya;
7. Diskusikan Latihan yang tersedia dengan teman Anda agar pemahaman tentang
materi menjadi lebih baik;
8. Kerjakan Tes Sumatif untuk mengetahui tingkat kompetensi yang telah Anda
miliki secara keseluruhan;
9. Cobalah untuk referensi terkait yang disebutkan dalam Daftar Pustaka untuk
memperkaya pemahaman Anda;
10. Apabila terdapat kesulitan, pengajar siap membantu Anda dalam mencapai
pembelajaran yang efektif;
Selamat belajar dan semoga sukses.
x MODUL TABLE DAN QUERY
PETA KONSEP MODUL
Microsoft Access
Table Query
Pengertian Table dan Query
1 MODUL TABLE DAN QUERY
A. PENDAHULUAN
1. Deskripsi Singkat
Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak
dimanfaatkan untuk mendukung penyelesaian tugas-tugas perkantoran terutama yang
terkait dengan database. Mata pelajaran ini membahas Table dan Query meliputi
penjelasan pengertian Table dan Query serta pengoperasian fungsi Table dan Query di
Microsoft Access.
2. Prasyarat Kompetensi
Untuk dapat mempelajari modul ini dengan efektif, pembaca diharapkan sudah
memiliki pengetahuan dasar tentang desain database yang baik dan tepat.
3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD)
a. Standar Kompetensi (SK)
Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu
mengoperasikan fungsi Table dan Query dengan baik.
b. Kompetensi Dasar (KD)
Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu:
1) menjelaskan pengertian dasar dari table and query dengan baik
2) membuat table dengan baik
3) membuat query dengan baik
4. Relevansi Modul
Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta dapat mengaplikasikannya
dalam pekerjaan yang menjadi tugas pokok dan fungsinya sebagai pengembang
database.
2 MODUL TABLE DAN QUERY
Peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan pengertian table dan query dengan
baik. Peserta diharapkan juga dapat membuat Table dan Query dengan baik dan tepat
sesuai dengan apa yang dibutuhkan guna mendukung penyelesaian tugas di unit
kerjanya masing-masing.
MODUL TABLE DAN QUERY 3
B. KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Belajar 1
PENGERTIAN TABLE DAN QUERY
a. Pengertian Table dan Query
Pengertian database di Access
Database pada Microsoft Access adalah sekumpulan obyek yang terdiri dari Table, Query,
Form dan Report. Sebuah database di dalam Microsoft Access disimpan di dalam sebuah file
berekstensi accdb. Jadi dalam Access satu file accdb mewakili atau merepresentasikan satu
Indikator:
Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat
diharapkan mampu:
menjelaskan pengertian database di Access dengan baik
menjelaskan beberapa istilah yang digunakan di Access
terkait table dengan baik
menjelaskan pengertian tipe data dengan baik
menjelaskan beberapa istilah yang digunakan di Access
terkait query dengan baik
menjelaskan area kerja Access dengan baik
menjelaskan field properties dengan baik
MODUL TABLE DAN QUERY 4
database yang terdiri dari Table, Query, Form dan Report. Table dan Query akan dibahas di
modul ini sedangkan Form dan Report akan dibahas di modul berikutnya. Microsoft Access
yang digunakan dalam modul ini adalah Microsoft Access versi 2010.
Istilah terkait Table
Table terdiri dari kolom atau field dan baris atau record. Field merupakan atribut dari table,
sedangkan record merupakan isi dari table. Hubungan antara table, field dan record dapat
dilihat pada contoh berikut ini.
Field Record
Table Pegawai di atas terdiri dari 9 record. Masing-masing record menggambarkan atribut-
atribut yang dimiliki oleh seorang pegawai. Sebagai contoh record pertama menggambarkan
seorang pegawai dengan nip P10017 dan bernama Budi Sumantri yang beralamatkan di Jl.
Mawar 9 di Kota Bekasi.
Dari contoh di atas kita dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Data adalah sebuah informasi mengenai sesuatu yang tidak mempunyai arti jika
berdiri sendiri. Contoh : Sumantri, Jl Mawar 9, Bekasi
2. Field adalah kumpulan data dalam satu kolom yang mempunyai tipe data yang
sama. Contoh : nip, nama
3. Record adalah kumpulan data yang membentuk informasi dalam satu baris. Contoh
: P017, Sumantri, Jl. Mawar 9, Bekasi
Gambar 1-1 Hubungan Antara Field, Record dan Table
MODUL TABLE DAN QUERY 5
4. Table adalah kumpulan data atau record yang berhubungan dengan field tertentu.
Tipe data Access
Tipe data pada Access 2010 dapat dilihat pada Table berikut ini:
Istilah terkait Query
Pengertian Query pada Access adalah bahasa SQL (Structured Query Language) yang
ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi
dan menganalisa data dengan berbagai alur yang berbeda. Selain itu query dapat juga
digunakan sebagai sumber data (record source) untuk object Form dan Report.
Secara umum query di dalam Microsoft Access mempunyai lima jenis query yang dapat
digunakan, dengan rincian sebagai berikut :
TIPE DATA KETERANGAN
Text Dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca,
maksimal 255 karakter
Memo Serupa dengan tipe text, tetapi menampung hingga 32000
karakter
Number Hanya menerima angka saja
Date/Time Untuk menyimpan data tanggal dan waktu
Currency Angka dalam format mata uang
Yes/No Berisi logika Ya atau Tidak
OLE Object Berisi gambar atau objek dengan ukuran maksimal 128 MB
Hyperlink Berisi alamat hyperlink panjang maksimal 2048 karakter
AutoNumber Nilai-nilai unik yang diciptakan oleh Microsoft Access 2010
ketika mengisikan record baru
Attachment Menampung semua tipe data
Lookup Wizard Menampung data yang berulang
Gambar 1-2 Tipe Data Microsoft Access 2010
MODUL TABLE DAN QUERY 6
a. Select Query, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table
sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet.
Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu,
mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis
query yang paling umum dan sering digunakan.
b. Crosstab Query, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai
rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut
di group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri
(sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah judul kolom.
c. Parameter Query, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data kriteria dan
parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query
jenis ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box
yang meminta Anda untuk mengisi data-data yang diperlukan, misalnya kriteria
ataupun nilai tertentu.
d. Action Query, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan
memodifikasi suatu data dan struktur table. Terdapat beberapa action query yang
bisa digunakan seperti :
Append Query, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table
lainnya berdasarkan criteria tertentu.
Delete Query, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu.
Update Query, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria
tertentu.
Make-Table Query, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure
dan datanya yang berasal dari satu table atau lebih.
e. SQL Query, atau bisa juga disebut SQL specific query adalah query yang dibuat
secara langsung menggunakan bahasa SQL. Karena memang pada dasarnya semua
query dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah
berbentuk visual. Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung
MODUL TABLE DAN QUERY 7
menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL query ini dibuat dengan
menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View.
Area Kerja Access 2010
Untuk memulai program Microsoft Access 2010, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Pada jendela Search, ketik Access 2010 seperti tampak pada gambar berikut ini.
Gambar 1-3 Membuka Program Access 2010
2. Akan tampak lembar kerja program Microsoft Access 2010 seperti tampak pada
gambar berikut ini.
Gambar 1-4 Tampilan Awal Access 2010
MODUL TABLE DAN QUERY 8
3. Klik icon New Blank Database untuk masuk ke pembuatan database, seperti tampak
pada gambar berikut ini.
Gambar 1-5 Membuat Database Baru
4. Pada kotak File Name dalam Blank Database, cari lokasi file dengan menekan icon
Open.
MODUL TABLE DAN QUERY 9
Gambar 1-6 Kotak Dialog File New Database
5. Cari lokasi penempatan database pada kotak Save in, ketik nama database pada
kotak File Name (dalam keadaan standard tipe file database Microsoft Office 2010
adalah Microsoft Office Access 2010 Databases (*.accdb)). Klik OK
Gambar 1-7 Nama dan Lokasi File Database
MODUL TABLE DAN QUERY 10
6. Langkah terakhir, klik tombol Create untuk mengaktifkan pembuatan database.
Area kerja access 2010 terletak pada interface yang dinamakan Ribbon, di mana daftar
menu tampil dalam bentuk Tabs. Setiap tabs akan menampilkan submenu dalam bentuk
Groups yang berisikan Command Buttons atau tombol perintah. Fungsi-fungsi penting
yang sering digunakan kini dapat diakses dengan mudah dan cepat melalui Groups.
Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut ini.
Gambar 1-8 Tampilan Jendela Database Program Microsoft Access 2010
1. Office Button adalah pengganti menu File yang biasa ditemukan pada aplikasi
Microsoft Access. Di dalamnya berisi perintah New, Open, Save, Save As, Print,
Manage, Email, Publish, Close Database, Access Options, dan Exit Access.
3. Office Button 1. Quick Access Toolbar 2. Ribbon
6. Database object 5. Object Preview 4. View Shortcut
MODUL TABLE DAN QUERY 11
2. Quick Access Toolbar adalah customizable toolbar yang berisi perintah-perintah
penting seperti Save, Undo, Redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat
ditambahkan sendiri sesuai dengan keperluan.
3. Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada versi
Access sebelumnya. Kini menu bar berubah bentuk dan telah disempurnakan
menjadi bentuk tab yang berisi beberapa Group dan di dalamnya terdapat
Command Button.
Gambar 1-9 Detil Bagian Ribbon
4. Database Object merupakan tempat objek-objek yang telah diaktifkan dan
digunakan dalam sebuah database. Adapun contohnya seperti Table, Form, Report
dan Query.
5. Object Preview adalah tampilan objek yang diaktifkan seperti Table, Form, Report
dan lainnya.
6. View Shortcut adalah fitur dalam access 2010 yang berguna untuk mengubah
tampilan objek dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan.
Contohnya Design View, Layout View, Datasheet View, Form View dan lain-lain.
Field Properties
Sering kali tipe data saja tidak cukup untuk membatasi inputan data yang kita inginkan.
Sebagai contoh, kita bisa membatasi field Nama dengan tipe data Text. Walau demikian,
kita tidak bisa membatasi panjang teks yang boleh diinput atau diformat teks yang kita
inginkan.
Tab Command Button
Group
MODUL TABLE DAN QUERY 12
Access 2010 menyediakan sebuah fasilitas yang disebut Field Properties untuk
membantu penggunaannya melakukan batasan-batasan terhadap field-field dalam
databasenya. Dengan adanya Field Properties, anda dapat mengatur jumlah maksimal
inputan yang dibolehkan, format penulisan dan operasi-operasi penting lainnya.
Setiap tipe data memiliki properties yang unik untuk masing-masing tipe data. Untuk
mengatur Field Properties, anda dapat melihatnya pada bagian bawah antarmuka di
Design View dengan cara klik icon View pada Tab Datasheet.
Gambar 1-10 Field Properties
Berikut adalah Field Properties dari beberapa tipe data yang paling penting yang paling
sering digunakan:
MODUL TABLE DAN QUERY 13
Text
Table Properties Kegunaan
Field Size Jumlah karakter maksimum yang dapat diinputkan ke dalam
field. Jika diisi 5 maka field hanya dapat menampung 5
karakter atau kurang.
Input Mask Mengatur format penulisan inputan. Access 2010
menyediakan beberapa format yang dapat langsung
digunakan, misalnya: nomor telp, kode pos, tanggal,
password dan format lainnya.
Caption Untuk mengubah judul atau label field. Jika dibiarkan
kosong, maka nama field secara otomatis menjadi judul field.
Default Value Nilai default yang secara otomatis akan diinputkan ke dalam
field jika record baru dibuat.
Allow Zero Length Apakah diizinkan untuk membiarkan field ini kosong.
Number
Table Properties Kegunaan
Field Size Memiliki beberapa tipe dengan range yang berbeda,
misalnya Byte (0 - 255), Integer (-32 – 32.767), Long Integer,
dan seterusnya. Semakin panjang range angka, semakin
besar space yang diperlukan.
Format Memilih format angka yang sesuai, antara lain General,
Currency, Percent, scientific.
Desimal Places Jumlah digit di belakang koma yang akan ditampilkan.
Date/Time
Table Properties Kegunaan
Format Menentukan format tanggal yang ingin digunakan.
MODUL TABLE DAN QUERY 14
Currency
Table Properties Kegunaan
Format Hampir sama dengan format yang pada Number, dapat
divariasi menjadi format tertentu sesuai dengan yang
diinginkan pengguna.
MODUL TABLE DAN QUERY 15
b. Latihan dan Studi Kasus
Untuk mengetahui penguasaan materi pengertian Table dan Query yang telah
dibahas pada Kegiatan Belajar 1, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan Latihan
sendiri atau bersama teman.
1. Jelaskan perbedaan antara pengertian database secara umum dengan
pengertian database pada Access!
2. Apakah yang dimaksudkan dengan Table?
3. Jelaskan perbedaan antara Table dengan Query!
4. Apakah dimungkinkan sebuah database dibuat tanpa adanya fasilitas query?
5. Jelaskan perbedaan tipe data dengan field properties?
6. Sebutkan istilah-istilah yang digunakan di area kerja Access 2010 dan jelaskan!
c. Rangkuman
Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang dapat digunakan
untuk membuat dan mengelola database.
Sebuah file database di Microsoft Access terdiri dari Table, Query, Form dan
Report.
Table merupakan kumpulan dari Record dan Field sedangkan Query merupakan
fasilitas untuk menampilan data sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
MODUL TABLE DAN QUERY 16
d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1
Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya
Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit.
1. B - S Pengertian Table adalah kumpulan field dan report
2. B - S Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi speadsheet
3. B - S Tipe data yang sering digunakan untuk nilai mata uang adalah
Currency
4. B - S Untuk mengelompokan field dan record mana saja dari table
yang ditampilkan serta urutannya diperlukan Query
5. B - S Obyek yang termasuk database pada Microsoft Access meliputi
Table, Record dan Field.
MODUL TABLE DAN QUERY 17
e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut
Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban Tes Formatif KB 1. Hitunglah jumlah
jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat
penguasaan Anda terhadap materi.
Rumus = Jumlah jawaban yang benar
X 100% Jumlah semua soal
Penjelasan tingkat penguasaan
0 – 60,99 % = Amat Kurang
61 – 70,99 % = Kurang
71 – 80,99% = Cukup
81 – 90,99% = Baik
91 – 100% = Amat Baik
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 81% atau lebih, maka Anda dapat
meneruskan dengan materi pada KB 2. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 81%, maka kami
sarankan Anda mengulangi materi pada KB 1, terutama materi yang Anda belum kuasai.
MODUL TABLE DAN QUERY 18
2. Kegiatan Belajar 2
PENGOPERASIAN TABLE
a. Pengoperasian Table
Pembuatan Table
Table merupakan objek database yang paling umum. Table digunakan untuk
menyimpan data dan informasi yang ingin disimpan dalam bentuk record table.
Ada 2 cara untuk membuat table dalam Microsoft Access 2010 yaitu:
a. Create - Table
Menu Table merupakan cara membuat table dengan langsung memasukkan
data pada table yang sudah disediakan oleh komputer.
b. Create - Table Design
Menu Table Design merupakan cara membuat table dengan menentukan
sendiri nama field, tipe data field, dan properti field.
Indikator :
Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan
mampu:
membuat table dengan berbagai cara dengan baik
melakukan modifikasi pada table dengan baik
menggunakan fasilitas lookup wizard pada table dengan baik
menggunakan faslititas sorting pada table dengan baik
menggunakan fasilitas filter pada table dengan baik
menggunakan fasilitas relationship dengan baik
MODUL TABLE DAN QUERY 19
Gambar 2-1 Fasilitas untuk Membuat Table
Aturan Penamaan Table
Penamaan obyek di Access (tidak terbatas pada Table tapi juga meliputi field dan
controle) adalah sebagai berikut:
Nama dapat terdiri dari maksimal 64 karakter
Nama merupakan kombinasi dari huruf, angka, spasi dan karakter spesial
kecuali titik (.), tanda seru (!), kurung (*+) dan tanda aksen(‘).
Nama tidak boleh diawali dengan spasi
Nama tidak boleh menggunakan karakter kontrol ASCII dari nomer 0-31
Meskipun nama boleh menggunakan spasi namun tidak dianjurkan untuk
menggunakannya disebabkan kemungkinan adanya konflik nama pada situasi
tertentu.
Pembuatan Table dengan Perintah Table
1. Klik icon Table pada Tab Create
2. Masukkan data ke dalam masing-masing kotak (untuk nama kolom, silahkan
double click terlebih dahulu), seperti gambar berikut ini.
a
b
MODUL TABLE DAN QUERY 20
Gambar 2-2 Input Data Table
3. Simpan table yang telah dibuat dengan perintah Save.
4. Ketik nama table pada kotak Table Name pada kotak dialog Save As seperti
terlihat pada gambar berikut ini.
5. Klik OK
Gambar 2-3 Kotak Dialog Save As
Pembuatan Table dengan Perintah Table Design
1. Klik icon Table Design pada Tab Create
2. Anda dapat membuat field baru dengan mengetikkan langsung nama field
yang dibutuhkan pada kotak Field Name, tipe data pada kotak Data Type dan
deskripsi field pada kotak Description.
MODUL TABLE DAN QUERY 21
Gambar 2-4 Membuat Field Baru Lewat Design View
3. Selanjutnya anda dapat menyimpan dan memberi nama table seperti yang
telah dijelaskan di atas.
Sebelum membahas beberapa istilah di Table, terlebih dahulu buatlah database
baru dengan nama Pemesanan Tiket. Dalam database tersebut buatlah table-table
berikut ini:
Table 1 : Data Pemesan
MODUL TABLE DAN QUERY 22
Table 2 : Data Pesawat
Table 3 : Data Transaksi
MODUL TABLE DAN QUERY 23
Modifikasi Table
a) Mengubah Design Table
Table yang sudah dibuat bisa dimodifikasi sesuai keinginan. Untuk memodifikasi
table cukup dengan memilih table yang akan dimodifikasi dan kemudian ikuti
langkah-langkah berikut ini:
1. Klik icon Design View pada ribbon Home.
2. Ubah desain table
3. Simpan dengan perintah Save
4. Klik icon Datasheet View untuk kembali ke data table.
b) Menyisipkan Field
Sisipan field akan tampil di atas field yang dipilih. Untuk menyisipkan field, Klik
kanan pada salah satu field, pilih Insert Rows.
c) Menghapus Field
Untuk menghapus field, klik kanan pada field yang akan dihapus, lalu pilih Delete
Rows.
d) Menghapus Record
Untuk menghapus record, buka table dalam lembar kerja datasheet kemudian
sorot record yang akan dihapus. Klik kanan mouse pada record tersebut dan
pilih Delete Record.
MODUL TABLE DAN QUERY 24
Tipe data Lookup Wizard
Tipe data Lookup Wizard adalah tipe data yang membuat sebuah lookup column di
mana datanya dapat diambil dari table, query, atau kita masukkan sendiri sesuai
keinginan.
Untuk membuat tipe data lookup wizard, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Pilih tipe data Lookup Wizard pada kotak Data Type sehingga tampak kotak
dialog seperti berikut ini.
Pada kotak dialog Lookup Wizard terdapat 2 macam pilihan, yaitu:
1. I want the lookup column to look up the value in a table or query
Pilihan ini digunakan jika anda ingin membuat tipe data Lookup Wizard
dengan menggunakan data dari table atau query.
2. I will type in the values that I want
Pilihan ini digunakan jika anda ingin membuat tipe data Lookup Wizard
dengan menggunakan data yang anda isikan sendiri.
Gambar 2-5 Kotak Dialog Lookup Wizard 1
MODUL TABLE DAN QUERY 25
2. Pada contoh ini, kita akan menggunakan opsi kedua I will type in the values that
I want. Klik Next untuk masuk ke proses selanjutnya, hingga tampak gambar
berikut.
Gambar 2-6 Kotak Dialog Lookup Wizard 2
3. Isi data yang dibutuhkan pada daftar yang tersedia lalu klik Next.
4. Kemudian klik Finish.
Gambar 2-7 Hasil Lookup Wizard
Sorting
Dalam beberapa kasus, terutama dengan data yang cukup banyak, anda mungkin
ingin mengurutkan data (sorting) yang ada untuk memudahkan. Anda dapat
mengurutkan table anda berdasarkan kolom yang ada.
MODUL TABLE DAN QUERY 26
Untuk mengurutkan atau sorting record-record anda di Access 2010, maka ikuti
langkah-langkah berikut ini:
1. Klik panah yang terdapat pada kolom yang akan diurutkan.
Gambar 2-8 Panah Untuk Mengurutkan Data
2. Akan tampil form dialog yang berisi opsi yang bisa dipilih untuk melakukan
sorting.
Gambar 2-9 Form Dialog Untuk Sorting
Tergantung dari tipe data kolom anda, anda akan melihat opsi sorting yang berbeda.
MODUL TABLE DAN QUERY 27
Tipe Data Opsi Sorting Keterangan
Text, Memo,
Hyperlink
Sort A to Z
Sort Z to A
Melakukan sort alfabet berdasarkan
huruf-demi huruf (seperti di dalam
kamus). Pengurutan tidak bersifat
case-sensitive, artinya huruf besar
atau huruf kecil dianggap sama saja.
Number,
Currency,
AutoNumber
Sort Smallest to Largest
Sort Largest to Smallest
Melakukan sort numerik, meletakkan
angka yang terkecil paling atas atau
sebaliknya.
Date/Time Sort Oldest to Newest
Sort Newest to Oldest
Melakukan sort berdasarkan tanggal,
membedakan antara tua (yang terjadi
duluan) dengan tanggal yang baru saja
berlangsung.
Yes/No Sort Selected to Cleared
Sort Cleared to Selected
Memisahkan antara nilai yang terpilih
(Yes/Selected) dengan nilai yang tidak
terpilih (No/Unselected).
Catatan : Sorting hanya dilakukan satu kali, setiap kali digunakan oleh pengguna.
Jika anda mengubah nilai table yang disorting, maka Access 2010 tidak
secara otomatis men-sorting ulang table anda. Jika anda ingin
menghilangkan sorting yang sudah ada, maka anda dapat memilih Tab
Home, pada group Sort & Filter pilih Clear All Sort.
Filtering
Untuk melakukan filter, anda harus menspesifikasikan kondisi tertentu yang harus
dipenuhi agar filter dapat dilakukan. Access 2010 memiliki beberapa fasilitas filter
yang dapat digunakan.
Untuk melakukan filter pada Access 2010, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Anda dapat melakukan Quick Filter, dengan menampilkan atau
menyembunyikan nilai yang anda maksud berdasarkan data yang ada. Cukup
klik pada panah di header kolom kemudian pilih nilai-nilai yang akan anda
tampilkan atau sembunyikan.
MODUL TABLE DAN QUERY 28
2. Anda dapat melakukan Filter by Selection, jika anda telah mengetahui nilai
record yang ingin ditampilkan atau sembunyikan. Temukan nilai record yang
anda maksud dengan cara klik kanan pada nilai tersebut dan pilih nilai opsi yang
ada.
Gambar 2-10 Melakukan Quick Filter
Gambar 2-11 Melakukan Filter By Selection
MODUL TABLE DAN QUERY 29
3. Anda dapat melakukan Filter By Condition, jika anda ingin menginputkan nilai
tertentu sebagai kriteria dalam melakukan filtering. Klik pada panah di header
kolom kemudian pilih submenu dengan opsi filtering.
Gambar 2-12 Filter by Condition
4. Setelah memilih salah satu opsi yang ada, anda dapat menginputkan nilai yang
maksud pada form dialog yang tampil.
Gambar 2-13 Form dialog untuk Filtering by Condition
5. Setelah melakukan filtering, anda dapat mengembalikan table seperti semula
saat belum di-filter dengan cara memilih tab Home, pada group Sort & Filter
klik Advanced dan pilih Clear All Filter.
MODUL TABLE DAN QUERY 30
Gambar 2-14 Menghilangkan semua Filter
Relationship
Relationship adalah hubungan antara table-table yang ada pada database. Jadi,
table-table tersebut saling terhubung untuk selanjutnya, dengan bantuan query,
dilakukan pengolahan table. Relasi bisa terjadi jika pada table terdapat minimal satu
field yang sama dan biasanya diatur dengan kunci (Primary Key). Dalam sebuah
kunci (Primary Key), tidak boleh terjadi duplikasi data yang sama.
Untuk menentukan Primary Key dari sebuah table, maka langkah-langkah yang
harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Tampilkan table dalam bentuk design view.
2. Pilih field yang akan diberi kunci lalu klin icon Primary Key pada tab Design.
MODUL TABLE DAN QUERY 31
Gambar 2-15 Icon Primary Key
3. Jika berhasil, maka pada filed yang bersangkutan akan memiliki lambang kunci
di sebelah kiri.
Gambar 2-16 Lambang Primary Key
4. Sering kali dalam beberapa kasus, sebuah table memiliki lebih dari satu field
sebagai kunci, untuk melakukannya, blok field-field yang dimaksud kemudian
klik icon Primary Key.
MODUL TABLE DAN QUERY 32
Gambar 2-17 Memilih Beberapa Field sebagai Primary key
5. Jika berhasil, masing-masing field akan mendapat lambang masing-masing
sebuah kunci di sebelah kirinya
Berikut ini, kita akan mencoba merelasikan table. Ikutilah perintah berikut ini:
1. Bukalah file database Pemesanan Tiket yang telah dikerjakan pada latihan
sebelumnya.
2. Berikan Primary Key pada field kode_pesawat yang terdapat pada table Data
Tiket. Berikan pula Primary Key pada field no_pemesan yang terdapat pada
table Pemesan. Sedangkan table transaksi tidak memiliki Primary Key.
3. Tutup seluruh jendela table yang aktif.
4. Klik icon Relationship pada tab Datasheet. Kotak dialog Show Table akan tampil.
5. Pada kotak dialog Show Table, blok ketiga table dan masukkan ke dalam jendela
relationship.
MODUL TABLE DAN QUERY 33
Gambar 2-18 Kotak Dialog Show Table
6. Buatlah relasi dari kode_pesawat (table Tiket) ke kode_pesawat (table
transaksi).
7. Buatlah relasi dari no_pemesan (table Pemesan) ke no_pemesan (table
transaksi). Lihat gambar berikut ini.
Gambar 2-19 Membuat Relasi Antar Table
8. Simpan dan tutup jendela relationship.
MODUL TABLE DAN QUERY 34
9. Bukalah table Pemesan dan klik tanda + pada salah satu baris record untuk
melihat tiket yang dibeli.
MODUL TABLE DAN QUERY 35
b. Latihan dan Studi Kasus
Untuk mengetahui penguasaan materi Table yang telah dibahas pada Kegiatan
Belajar 2, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama
teman.
Ketentuan Soal:
1. Buatlah database baru dengan nama Penyewaan Kamar Hotel!
2. Dalam database tersebut buatlah table-table berikut ini:
Table 1 : Kamar
MODUL TABLE DAN QUERY 36
Table 2 : Penyewa
Table 3 : Transaksi
MODUL TABLE DAN QUERY 37
3. Buatlah relasi dari no_sewa (table Penyewa) ke no_sewa (table Transaksi)!
4. Tampilkan hasil relasinya!
c. Rangkuman
Table merupakan tempat penyimpanan data di dalam database
Pembuatan Table di Microsoft Access dapat dilakukan melalui dua cara yaitu
menu Create - Table Design dan menu Create –Table
Table dapat dihubungkan satu dengan lainnya dengan menu Relationship
d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 2
Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya
Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit.
1. B - S Salah satu object data base yang digunakan untuk melakukan
entry data dan update data adalah Table
2. B - S Pada tampilan Datasheet View, fungsi menekan tombol F5
adalah merubah record tertentu.
3. B - S Untuk menghapus record tertentu dalam tampilan Datasheet
View adalah Pilih view + Delete record.
4. B - S Fasilitas untuk membuat sebuah table sendiri dengan
menentukan field-field sesuai kebutuhan adalah Create table
and Desain view.
MODUL TABLE DAN QUERY 38
e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut
Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test formatif KB 2. Hitunglah jumlah
jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat
penguasaan Anda terhadap materi.
Rumus = Jumlah jawaban yang benar
X 100% Jumlah semua soal
Penjelasan tingkat penguasaan
0 – 60,99 % = Amat Kurang
61 – 70,99 % = Kurang
71 – 80,99% = Cukup
81 – 90,99% = Baik
91 – 100% = Amat Baik
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Anda dapat
memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami sarankan Anda
mengulangi materi pada KB 2, terutama materi yang Anda belum kuasai.
MODUL TABLE DAN QUERY 39
3. Kegiatan Belajar 3
PENGOPERASIAN QUERY
a. Pengoperasian Table
Pembuatan Query
Query adalah suatu table yang dibentuk dari table lain. Data dalam table query
dapat mengambil semua, sebagian atau dengan syarat tertentu dari suatu table.
Ada 2 cara membuat query Access 2010, yaitu:
a. Create - Query Design
Pilihan ini memungkinkan untuk membuat query dengan menentukan
table/query, nama field, penyaringan, dan pengurutan data.
b. Create - Query Wizard
Pilihan ini memungkinkan untuk membuat query dengan hasil jawaban anda
saat komputer memberikan pertanyaan.
Indikator :
Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan
mampu:
membuat query dengan berbagai cara dengan baik
melakukan modifikasi pada query dengan baik
menggunakan fasilitas calculated field dengan baik
menggunakan fasilitas expresion builder dengan baik
menggunakan fasilitas property sheet dengan baik
menggunakan fasilitas SQL View dengan baik
menggunakan fasilitas Group by dengan baik
menggunakan fasilitas criteria dengan baik
MODUL TABLE DAN QUERY 40
Catatan : Perintah query bisa diakses melalui tab Create pada group Other.
Sebelum membuat query, terlebih dahulu kita harus mempersiapkan data table
yang akan dibuat query-nya. Untuk itu bukalah file database Penyewaan Kamar
Hotel pada Kegiatan Belajar 2, pastikan telah direlasi!
Cara Membuat Query dengan Query Design
a. Klik icon Query Design pada tab Create di dalam group.
b. Pada kotak dialog Show Table, masukkan table Kamar, Penyewa dan Transaksi
ke dalam jendela relationship.
c. Pilihlah field-field yang akan dilibatkan dalam query dengan cara double click,
hasilnya akan ditampilkan pada daftar pilihan field yang tersedia seperti gambar
berikut ini.
Gambar 3-1 Jendela Relationship
d. Jalankan query dengan cara klik icon Run. Hasilnya seperti gambar berikut.
Double click pada field yang akan diambil
MODUL TABLE DAN QUERY 41
Gambar 3-2 Hasil Pembuatan Query
e. Simpan dengan nama Query Penyewaan Kamar
Modifikasi Query
Untuk menyesuaikan dengan kebutuhan anda, rancangan query yang telah dibuat
dapat dimodifikasi lebih lanjut dengan berbagai cara berikut ini:
a. Kotak Field, menampilkan nama field yang akan diikutsertakan dalam query.
b. Kotak Table, menampilkan nama table yang akan diikutsertakan dalam query.
c. Kotak Short, digunakan untuk mengurut data. Ascending untuk mengurut data
mulai dari nilai yang tertinggi sedangkan Discending untuk mengurut data mulai
dari data yang terendah.
d. Kotak Show, digunakan untuk menyembunyikan field tertentu.
e. Kotak Criteria dan Or, digunakan untuk mencari data tertentu. Pada kriteria
yang diberikan, anda dapat menggunakan operator-operator sebagai berikut:
> lebih dari
>= lebih dari atau sama dengan
< kurang dari
<= kurang dari atau sama dengan
<> tidak sama dengan, serta tanda
* untuk mewakili karakter apa saja
MODUL TABLE DAN QUERY 42
Operasi calculated field
Jika perlu anda dapat membuat kolom field baru yang fieldnya tidak diambil dari
table atau query yang ada secara langsung, tetapi diperoleh dari perhitungan field-
field yang ada pada table atau query (calculated field), dengan cara:
1) Tampilkan jendela kerja perancangan query yang akan diberi calculated field
(Misalnya Query Penyewaan Kamar).
Gambar 3-3 Data Query Penyewaan Kamar
2) Misalnya kita akan menampilkan kolom Biaya_Sewa yang diperoleh dari
Lama_Inap dikalikan Harga_Sewa. Untuk itu tulis pada kolom field baru yang
masih kosong rumus Biaya_Sewa: [Lama_Inap]*[Harga_Sewa]. Lihat gambar!
Gambar 3-4 Jendela Kerja Query yang Dilengkapi Calculated Field
Rumus diketik di sini
MODUL TABLE DAN QUERY 43
3) Untuk melihat hasil query yang baru dibuat, pilih dan klik icon Run pada
tab Design.
Gambar 3-5 Query dengan Field Perhitungan Biaya_Sewa
Expression Builder
Selain dengan cara di atas, anda juga dapat menambah kolom field baru yang berisi
perhitungan (calculated field), dengan menggunakan kotak dialog Expression
Builder, dengan cara sebagai barikut :
1) Klik kolom field yang masih kosong, kemudian klik icon Builder pada tab Design,
kotak dialog Expression Builder akan ditampilkan.
Hasil rumus
MODUL TABLE DAN QUERY 44
Gambar 3-6 Kotak Dialog Expression Builder
2) Pada kotak dialog Expression Builder tersebut, lakukan pemilihan field yang
akan dipakai dalam proses kalkulasi sekaligus lambang operasi hitung yang akan
digunakan. Untuk contoh menghitung Biaya_Sewa, ikuti langkah berikut ini:
Klik dua kali folder Query atau Table. Dengan langkah ini semua query atau
table yang ada pada database anda akan ditampilkan.
Kemudian klik dua kali nama field yang anda inginkan dari Query atau table
yang ada (dalam hal ini Lama_Inap).
Klik operator aritmatik yang akan anda gunakan pada rumus (dalam hal ini
simbol “*“).
Lanjutkan dengan klik dua kali Harga_Sewa.
MODUL TABLE DAN QUERY 45
Gambar 3-7 Kotak Dialog Expression Builder yang Telah Diisi
3) Klik OK
Property Sheet
Anda dapat mengatur format tampilan data hasil query dengan langkah sebagai
berikut:
1. Tampilkan jendela kerja perancangan query melalui icon Design.
2. Klik kanan pada bagian field yang akan diubah formatnya.
3. Lalu klik Properties. Kotak dialog Properties akan ditampilkan di bagian
kanan.
MODUL TABLE DAN QUERY 46
Gambar 3-8 Kotak Dialog Field Properties
4. Lakukan pemilihan format tampilan yang anda inginkan dengan cara memilih
daftar pilihan Format.
MODUL TABLE DAN QUERY 47
SQL View
Sebelum membahas Query melalui SQL View, terlebih dahulu buatlah Database
Kepegawaian seperti yang terlihat pada Gambar di bawah ini.
Gambar 3-9 Relasi Table Kepegawaian
MODUL TABLE DAN QUERY 48
2. Table Kepegawaian
Table 1. JABATAN
MODUL TABLE DAN QUERY 49
Table 2. GOLONGAN
Table 3. GAJI_POKOK
MODUL TABLE DAN QUERY 50
Table 4. PEGAWAI
MODUL TABLE DAN QUERY
51
Table PEGAWAI BAG. 1
MODUL TABLE DAN QUERY
52
Table PEGAWAI BAG. 2
MODUL TABLE DAN QUERY
53
Table 5. ABSEN
Table 6. LEMBUR
MODUL TABLE DAN QUERY
54
Table 5. ABSEN
MODUL TABLE DAN QUERY
55
Table 6. LEMBUR
MODUL TABLE DAN QUERY
56
Table 7. POT_KOPERASI
MODUL TABLE DAN QUERY
57
Mengolah Query Melalui SQL View
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Query bertujuan untuk menyeleksi
atau memilih sejumlah data dari semua data yang ada pada suatu database.
Pemilihan atau penyeleksian data ini didasarkan pada kriteria tertentu. Kriteria
tersebut bisa berupa kriteria umur, alamat, gaji, golongan, jabatan, dan lain-lain.
Secara sederhana sintak SQL atau query adalah
Langkah-langkah menuliskan sintak SQL/Query pada Access 2010 adalah sebagai
berikut:
1. Klik icon Query Design pada tab Create pada ribbon.
2. Akan tampil Show Table, klik Close.
3. Klik icon SQL di pojok kiri atas. Akan tampil window untuk mengetikkan
sintak SQL query.
4. Ketik sintak SQL yang diinginkan.
5. Klik icon RUN.
6. Save dan beri nama query
Contoh :
Tampilkan field kode dan nama jabatan pada table jabatan!
Jawab :
1. Lakukan langkah pertama sampai dengan langkah ketiga. Kemudian lakukan
langkah keempat (mengetik sintak SQL) seperti berikut :
Cara Pertama
SELECT jabatan.kd_jabatan, jabatan.nm_jabatan
FROM jabatan;
Cara Kedua :
SELECT kd_jabatan, nm_jabatan
FROM jabatan;
SELECT nama_field-1, …, nama_field-n FROM nama_tabel
MODUL TABLE DAN QUERY
58
Cara Ketiga :
SELECT J.kd_jabatan, J.nm_jabatan
FROM jabatan as J;
2. Klik icon RUN. Simpan dengan nama Query_jabatan
Keterangan:
Ada beberapa cara untuk menuliskan query :
Cara 1 :
SELECT diikuti NamaTable.Nama Field
FROM diikuti NamaTable
Cara 2 :
SELECT diikuti NamaField
FROM diikuti NamaTable
Cara 3 :
SELECT diikuti AliasTable.Nama Field
FROM diikuti NamaTable as AliasTable
Latihan :
1. Tampilkan nip, nama dan pendidikan pegawai pada table pegawai, simpan
dengan nama Query_pendidikan
2. Tampilkan nip, nama, kode jabatan dan golongan pegawai pada table
pegawai, simpan dengan nama Query_pegawai
3. Tampilkan nama, tanggal lahir, status dan jumlah anak dari pegawai yang
ada, simpan dengan nama Query_keluarga
4. Tampilkan gol (sebagai golongan), u_makan (sebagai uang makan) serta
ix_lembur (sebagai indeks_lembur_per_jam) yang ada pada table golongan,
simpan dengan nama Query_golongan
5. Tampilkan jumlah jam lembur tiap pegawai, tampilan diurutkan berdasarkan
jumlah jam lembur (mulai dari yang terbesar). Field yang ditampilkan adalah
NIP dan jam lembur. Simpan dengan nama Query_lembur
MODUL TABLE DAN QUERY
59
Group By dan Aggregate Function
Pada kasus seleksi data seringkali diminta untuk menampilkan atau memilih
sekumpulan data berdasarkan group tertentu. Untuk menyelesaikan
permasalahan tersebut SQL menyediakan perintah atau sintak group by. Pada
pengelompokan data biasanya disertakan bersama Aggregate Function (fungsi
matematik) yaitu min, max, avg, sum, dan count.
Contoh :
Tampilkan gaji minimal tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan
dan minimal gaji pokok.
Jawab:
SELECT gol, min(gpo) AS minimal_gaji_pokok
FROM gaji_pokok
GROUP BY gol;
Klik icon RUN. Simpan dengan nama agg_min_gajipokok.
Latihan :
1. Tampilkan gaji pokok maksimal tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah
golongan dan maksimal gaji pokok. Simpan dengan nama
agg_max_gajipokok
2. Tampilkan gaji pokok rata-rata tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah
golongan dan rata-rata gaji pokok. Simpan dengan nama agg_avg_gajipokok
3. Tampilkan total gaji pokok tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah
golongan dan total gaji pokok. Simpan dengan nama agg_sum_gajipokok
4. Tampilkan banyaknya gaji pokok tiap golongan. Field yang ditampilkan
adalah golongan dan banyaknya pegawai. Simpan dengan nama
agg_count_gajipokok
MODUL TABLE DAN QUERY
60
Kriteria Data
Kriteria data adalah data yang akan ditampilkan merupakan data yang
memenuhi kriteria yang ditentukan.
Kriteria dengan Having
Kriteria dengan having adalah kriteria pemiliha atau seleksi data dengan
menggunakan kata having. Kata havingt ini bisa berupa having
count(nama_field), having sum(nama_field) atau having dengan diikuti
fungsi aggregate yang lain. Sintak SQL nya adalah sebagai berikut :
Contoh :
Tampilkan maksimum gaji pokok tiap golongan, golongan yang
ditampilkan adalah golongan yang mempunyai maksimum gaji pokok lebih
besar dari 1000000.
Jawab :
SELECT gol AS golongan, max(gpo) AS maksimum_ gaji_pokok
FROM gaji_pokok
GROUP BY gol
HAVING max(gpo)>1000000
Kriteria dengan Where
Pada kriteria dengan where pemilihan atau seleksi data dilakukan setelah
kata where. Setelah kata where bisa diikuti oleh comparison (=, <>, <, >, >=
atau <=), between, in, like / not like atau is null / is not null. Contoh
penggunaan kriteria dengan where antara lain :
Comparison (=, <>, <, >, >= atau <=)
Soal :
SELECT nama_field-1, . . . , nama_field-n, aggregate_function FROM nama_tabel GROUP BY nama_field-1, . . ., nama_field-n HAVING criteria_aggregate_function
MODUL TABLE DAN QUERY
61
Tampilkan jabatan yang mempunyai tunjangan jabatan lebih dari
500000. Field yang ditampilkan adalah jabatan dan nama jabatan.
Jawab :
SELECT nm_jabatan, tj_jabatan
FROM jabatan
WHERE tj_jabatan >500000;
Simpan dengan nama Compare_jabatan
Between
Soal :
Tampilkan pegawai yang mempunyai jam lembur antara 20 dan 40.
Field yang ditampilkan adalah nip dan jam lembur.
Jawab :
SELECT nip, jam_lembur
FROM lembur
WHERE jam_lembur BETWEEN 20 AND 40
Simpan dengan nama Between_lembur
In
Soal :
Tampilkan data pegawai yang mempunyai gaji_pokok 600000 dan
400000. Field yang ditampilkan adalah kode jabatan, golongan dan gaji
pokok, tampilan diurutkan berdasarkan gaji yang terbesar.
Jawab :
SELECT kd_jabatan, gol, gpo
FROM gaji_pokok
WHERE gpo IN (600000, 400000)
ORDER BY gpo DESC;
Simpan dengan nama In_gajipokok
Like / Not Like
Soal :
Tampilkan data pegawai yang mempunyai nama berawalan ‘Su’. Field
yang ditampilkan adalah nama, alamat, kota
MODUL TABLE DAN QUERY
62
Jawab:
SELECT nama, alamat, kota
FROM pegawai
WHERE nama LIKE ‘Su*’;
Simpan dengan nama Like_pegawai
MODUL TABLE DAN QUERY
63
b. Latihan dan Studi Kasus
Untuk mengetahui penguasaan materi query yang telah dibahas pada Kegiatan
Belajar 3, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama
teman.
1. Tampilkan minimum gaji pokok tiap golongan, golongan yang ditampilkan
adalah golongan yang mempunyai minimum gaji pokok lebih besar dari
1000000. Simpan dengan nama Min_gajipokok
2. Tampilkan pegawai yang jumlah masuknya lebih kecil atau sama dengan 21.
Field yang ditampilkan adalah nip dan jumlah masuk. Simpan dengan nama
Com_absen
3. Tampilkan jabatan yang mempunyai tunjangan jabatan antara 300000 dan
1200000. Field yang ditampilkan adalah nama jabatan dan tunjangan
jabatan. Simpan dengan nama Between_jabatan
4. Tampilkan data pegawai yang tempat lahirnya di ‘Bandung’ atau di ‘Jakarta’.
Field yang ditampilkan adalah nip, alamat, tempat lahir, tanggal lahir.
Simpan dengan nama In_pegawai
5. Tampilkan data pegawai yang mempunyai nama berakhiran huruf ‘i’. field
yang ditampilkan adalah nama, alamat, dan kota. Simpan dengan nama
Like_pegawai
MODUL TABLE DAN QUERY
64
c. Rangkuman
Query adalah pengambilan data dari Table sesuai dengan kriteria yang
diinginkan
Pembuatan Query di Microsoft Access dapat dilakukan dengan dua cara
yaitu Query Design dan Query Wizard
Microsoft Access juga mendukung bahasa SQL untuk pembuatan Query
dengan adanya fasilitas SQL View
d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 3
Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika
pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit.
1. B - S Penghitungan rumus pada Query dilakukan di bagian table.
2. B - S Membuat rumus, memilih data tertentu, dan mengurutkan
data adalah beberapa kegiatan yang dilakukan di object
query.
3. B - S Icon RUN berguna untuk menampilkan hasil query.
4. B - S Bagian Sort dalam Query berguna untuk mengurutkan data.
5. B - S Pada field TOTAL BIAYA akan diketikkan rumus JML_BULAN
dikali BESAR_ANGSURAN. Penulisan yang tepat untuk kasus
di atas pada Query adalah TOTAL BIAYA : (JML_BULAN)
*(BESAR_ANGSURAN)
MODUL TABLE DAN QUERY
65
e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut
Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test formatif KB 3. Hitunglah
jumlah jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk
mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi.
Rumus = Jumlah jawaban yang benar
X 100% Jumlah semua soal
Penjelasan tingkat penguasaan
0 – 60,99 % = Amat Kurang
61 – 70,99 % = Kurang
71 – 80,99% = Cukup
81 – 90,99% = Baik
91 – 100% = Amat Baik
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Anda dapat
memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami
sarankan Anda mengulangi materi pada KB 3, terutama materi yang Anda belum
kuasai.
MODUL TABLE DAN QUERY
66
ENUTUP
Rangkaian materi dalam modul ini disusun dengan bahasa yang mudah
dipahami oleh pembaca modul ini. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti
tersebut, didukung juga dengan ilustrasi-ilustrasi dan gambar-gambar berwarna
yang akan semakin membantu memahami materi di modul ini.
Besar harapan kami, hanya dengan membaca modul ini, pembaca dapat
membuat Table dan Query di Microsoft Access dengan baik.
Kami sangat menyadari bahwa materi dalam modul ini belum sempurna. Oleh
karena itu perbaikan secara terus-menerus akan kami lakukan agar materi di
modul ini menjadi sumber pengetahuan yang sangat berguna bagi pembacanya.
MODUL TABLE DAN QUERY
67
TES SUMATIF
Lingkarilah jawaban yang paling benar. Waktu pengerjaan 20 menit.
1. Obyek yang bisa digunakan untuk entri dan menyimpan data adalah:
a). Table
b). Query
c). Form
d). Report
e). Memo
2. Obyek yang bisa digunakan untuk menggabungkan data dari beberapa table adalah:
a). Table
b). Query
c). Form
d). Report
e). Memo
3. Baris data yang dientrikan / dimasukkan dalam suatu table disebut:
a). Memo
b). Record
c). Primary key
d). Double
e). Relation
4. Field yang digunakan sebagai pembeda antara satu data dengan data lain dalam
suatu table sehingga data yang dimasukkan dalam field tersebut harus bersifat unik
disebut:
a). Memo
b). Record
c). Primary key
MODUL TABLE DAN QUERY
68
d). Double
e). Relation
5. Hubungan antara suatu table dengan table yang lain pada field yang bertipe data
sama disebut:
a). Memo
b). Record
c). Primary key
d). Double
e). Relation
6. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field namapegawai adalah:
a). Text
b). Sumber
c). Date / time
d). Ole object
e). Hyperlink
7. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field jumlah anak adalah:
a). Text
b). Number
c). Date / time
d). Ole object
e). Hyperlink
8. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field fotopegawai adalah:
a). Text
b). Number
c). Date / time
d). Ole object
e). Hyperlink
9. Kita bisa memindah data dari file lain seperti spreadsheet microsoft excel ke dalam
suatu table di microsoft access dengan menggunakan menu:
a). New
b). Copy
c). Paste
MODUL TABLE DAN QUERY
69
d). Import
e). Export
10. Perintah sql untuk mengambil data data dari satu table atau lebih adalah:
a). Alter
b). Insert
c). Update
d). Delete
e). Select
11. Data terkecil dari suatu table yang menempati bagian kolom disebut…
a. Record
b. Ascending
c. Field*
d. Descending
e. In
12. Microsoft Access terdiri dari beberapa obyek kecuali………
a. Table
b. Report
c. Query.
d. Module*
e. Form
13. Tipe data yang disimpan dalam 255 karakter disebut……
a. Text*
b. Memo
c. OLE object
d. Paragraf
e. Currency
14. Tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka ialah…………
a. Auto number
b. Sort number
c. Number*
d. Number option
e. Number link
MODUL TABLE DAN QUERY
70
15. Berikut ini yang merupakan constraint yang berfungsi untuk menentukan field yang
merupakan kunci dari table ialah
a. Primary Key
b. Foreign Key*
c. Not Null
d. Constraint for Table
e. Unique
16. Berikut ini ciri yang berada dalam field primay key …
a. Harus bertipe number
b. Boleh ada data yang sama
c. Boleh diisi belakangan
d. Tidak boleh ada data yang sama*
e. Salah semua
17. Untuk mengunci data seperti NIP dengan menggunakan …
a. Kunci
b. Primay key*
c. Query
d. Record
e. Report
18. Bagian-bagian dari database adalah sebagai berikut, kecuali …
a. Form
b. Format*
c. Table
d. Query
e. Report
19. Yang digunakan untuk menerangkan field name adalah …
a. Description
b. Field size
c. Input mask*
d. Format
e. Captain
MODUL TABLE DAN QUERY
71
20. Ekstensi file untuk program database Microsoft Access adalah ...
a. ACCDB
b. TXT
c. PPT
d. MYD
e. DOC
21. Untuk membuat database baru yang masih kosong pada Ms Access menggunakan
perintah ….
a. Blank database
b. Form exiting file
c. Project using new data
d. Blank data access pages
e. Project using new file
22. Type data yang digunakan untuk menyusun data tulisan yang panjang adalah….
a. OLE Object
b. Curency
c. Memo
d. Data
e. Text
23. Pada Program Microsoft Access fungsi dari outer join adalah ….
a. Membuat table baru
b. Mengganti semua data
c. Membuat master data
d. Membuat hubungan antar table
e. Memudahkan pencarian data table
24. Pernyataan yang paling tepat mengenai primery key pada program Ms. Access
adalah….
a. Primary Key harus bertype bilangan bulat
b. Primery Key harus dibuat dibaris terakhir
c. Primary Key harus unik
d. Primary Key ada di table
e. Primary key dapat dikosongkan
MODUL TABLE DAN QUERY
72
25. Type data gabungan antara huruf dan angka dalam Ms. Access disebut….
a. Text
b. Number
c. Curency
d. Auto Number
e. Alfa Numeric
MODUL TABLE DAN QUERY
73
KUNCI JAWABA
TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 1
1. B
2. B
3. B
4. B
5. B
TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 2
1. B
2. B
3. B
4. S
5. S
TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 3
1. B
2. B
3. B
4. S
5. S
TES SUMATIF
1. a
2. a
3. c
4. a
5. b
6. a
7. a
14. c
15. c
16. c
17. a
18. b
19. c
20. c
MODUL TABLE DAN QUERY
74
8. a
9. a
10. a
11. a
12. a
13. a
21. c
22. c
23. c
24. c
25. c
MODUL TABLE DAN QUERY
75
MODUL TABLE DAN QUERY
76
DAFTAR ISTILAH
D
Database pada Microsoft Access ........................................................................................ 3
Sekumpulan obyek yang terdiri dari Table, Query, Form dan Report
Data ..................................................................................................................................... 4
Sebuah informasi mengenai sesuatu yang tidak mempunyai arti jika berdiri
sendiri
F
Field ..................................................................................................................................... 4
Kumpulan data dalam satu kolom yang mempunyai tipe data yang sama
Form .................................................................................................................................... 3
Tampilan layar berfungsi untuk memudahkan kita memasukkan data pada table,
menampilkan data, mencari data, memperbaiki data, dan mencetak data yang
diinginkan
P
Primary Key ....................................................................................................................... 30
Field yang nilainya mengidentifikasi suatu record secara unik
Q
Query .................................................................................................................................. 3
Bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual,
yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data
dengan berbagai alur yang berbeda
R
Record ................................................................................................................................. 4
Kumpulan data yang membentuk informasi dalam satu baris
Report ................................................................................................................................. 3
MODUL TABLE DAN QUERY
77
Fasilitas pembuatan laporan dengan cara menampilkan informasi dengan format
tertentu
Relationship ...................................................................................................................... 30
Hubungan antara table-table yang ada pada database
T
Table .................................................................................................................................... 4
Kumpulan data atau record yang berhubungan dengan field tertentu
MODUL TABLE DAN QUERY 78
DAFTAR PUSTAKA
Alexander Mangkulo H., 2005. “Bank Soal Access”, Penerbit PT Elex Media Komputindo,
Jakarta
Haryanto I., 2009. “Membuat Database dengan Microsoft Office Access”, Penerbit
Informatika, Bandung