Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan merupakan sarana penting untuk membuat auditor lebih memahami tujuan, proses, risiko, dan kontrol yang terkait dengan audit.

Auditor internal sebaiknya melakukan survei dalam tujuh langkah dasar: melakukan studi awal,mendokumentasikan, bertemu klien, mendapatkan informasi, mengamati, membuat bagan alir, danmelaporkan.

Survei PendahuluanStudi awal

mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subjek audit.◦ Kertas kerja penugasan sebelumnya dapat menunjukkan pendekatan

yang dilakukan auditor lain atas penugasan tersebut, meskipun pendekatan yang sama mungkin tidak lagi layak atau tidak diinginkan untuk audit tahun ini.

◦ Dokumen Permanen berisi salinan laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban, serta informasi relevan lainnya tentang aktivitas yang akan diaudit, Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruh bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah langkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya.

◦ Internet juga telah menjadi sumber baru yang penting bagi auditor. IIA telah membuat suatu pusat informasi audit di situsnya (www.theiia.org). Situs ini memuat banyak informasi praktis, termasuk perpustakaan rujukan, kesempatan untuk berinteraksi dengan auditor lainnya, contoh-contoh rencana audit dan daftar periksa, pedoman profesional dan tulisan mengenai pendapat organisasi, serta situs situs terkait.

Survei Pendahuluan Pendokumentasian (documenting)

◦ Pendokumentasian (documenting) mencakup beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer klien.

Daftar Pengingat (reminder list) Daftar pengingat membantu auditor mengorganisasikan

kertas kerja mereka dan membuat tahap audit selanjutnya lebih sederhana untuk dikerjakan.

Daftar Isi (table of contents)◦ Daftar isi akan memaksa auditor untuk (1) mendaftar

masalah-masalah tertentu yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dan (2) membuat acuan kertas kerja.

◦ Dengan sedikit variasi, daftar isi serta dokumen dan catatan yang dirujuk akan bisa diterapkan pada banyak Penugasan audit.

Survei PendahuluanPengurangan Biaya (cost reduction)

Pencarian pengurangan biaya dapat dilakukan menggunakan suatu metode jika auditor mengetahui apa yang harus diperhatikan.

Melalui cara-cara yang konsisten, terorganisasi, dan teratur untuk menemukan hal-hal yang sia-sia dan merupakan pengulangan (duplikasi) dapat mudah dilakukan staff audit yang diarahkan peduli pada program pengurangan biaya.

Pertanyaan umum oleh auditor Bagaimana menyederhanakan aktivitas-aktivitas ini? Bagaimana meningkatkan proses ini? Apakah laporan ini dapat dihilangkan atau digabungkan dengan

yang lain? Apakah alur kerja ini dapat dirotasi ulang dan dibuat lebih

bkonomis? Apakah tahap ini dapat dihilangkan seluruhnya? Bagaimana menghilangkan duplikasi? Apakah laporan menggunakan kertas dapat digantikan iaporan

elektronik? Seberapa besar penggunaan laporan ini? Apakah laporan ini benar-benar diperlukan?

Survei Pendahuluan

Survei PendahuluanCatatan Kesan (record of

impression)◦membantu mengidentifikasi gejala-

gejala kemunduran yang membutuhkan perhatian khusus dan membutuhkan perbaikan dalam hubungan dengan karyawan, kondisi kerja, manajemen atau pengawasan.

KuesionerPenelaahan di kantor umumnya akan

menghasilkan sebuah daftar yang dikembangkan dari dokumen permanen, Iaporan audit, kertas kerja tahun sebelumnya, dan surat pernyataan manajemen untuk aktivitas yang akan diaudit.

Auditor dapat merancang Kuesioner untuk (1) memenuhi tujuan audit mereka dan (2) bertemu manajer klien pada Pertemuan awal.

Kuessioner dapat berbentuk formal/tertulis maupun informal/tidak tertulis.◦ Kuesioner formal, yang diberikan ke klien sebelum

auditor datang mengaudit, terkadang bisa bermanfaat, khususnya untuk klien yang berada di lokasi yang jauh.

Pertanyaan-pertanyaan informalApa pun tujuan auditnya, pertanyaan-pertanyaan informal (informal questionaires) berikut ini bisa layak ditanyakan:

Berapa bagian/seksi yang ada pada aktivitas Anda? Berapa banyak karyawan yang ditugaskan pada bidang ini? Aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan? Apakah terdapat prosedur-prosedur tertulis untuk aktivitas

tersebut? Aktivitas apa yang menurut Anda paling penting? Aktivitas mana yang paling mengganggu? Bagaimana Anda menerapkan kontrol atas organisasi? Laporan kontrol apa yang Anda terima dari karyawan? Standar apa yang Anda tetapkan untuk karyawan? Standar Anda bersumber dari mana? Bagaimana Anda melatih karyawan? Bagaimana Anda mengevaluasi kinerja mereka?

Pertanyaan-pertanyaan informal Bagaimana supervisor membantu meningkatkan kinerja

karyawan? Bagaimana Anda menetapkan prioritas bagi pekerjaan Anda? Bagaimana tingkat perputaran karyawan? Seberapa banyak dan bagaimana sifat pesanan Anda? Kepada siapa Anda melapor? Laporan apa yang Anda siapkan untuk manajemen Anda

sendiri, dan seberapa sering dihasilkan? Dari mana sumber informasi yang terdapat dalam laporan? Dengan organisasi apa Anda menjalin kerja sama? Imbal balik apa yang Anda dapat dari mereka? Perubahan-perubahan besar apa yang telah terjadi sejak audit

terakhir? Bagaimana status temuan audit yang terakhir kali dilaporkan? Apakah Anda punya saran mengenai hal-hal yang harus lebih

kami perhatikan?

Pertemuan awalPertemuan auditor internal

dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan.

Dalam pembahasan dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, dan standar operasi, serta risiko bawaannya.

Pertemuan awal - WawancaraMengatur Jadwal Pertemuan

Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal lain yang cukup rawan.

Wawancara Auditor internal harus memiliki keahlian dalam

berhubungan dengan orang dan berkomunikasi secara efektif.

Auditor harus mengajukan pertanyaan sebagai seorang yang ingin menggali informasi, bukan sebagai penyidik.

jangan ada perseteruan, perselisihan yang bisa merusak pertemuan awal.

WawancaraWawancara yang sukses didasarkan pada penerapan saksama enam langkah penting: persiapan, penjadwalan, pembukaan, pelaksanaan, penutupan, dan pencatatan.

Persiapan. Jangan datang tanpa persiapan. Pelajari sebanyak mungkin tentang klien sebelum tanya jawab. Tentukan tujuan tanya jawab dan siapkan pertanyaan-

pertanyaan untuk mencapai tujuan tersebut.

Penjadwalan. Rencanakan jadwal dengan saksama. Jangan berkunjung dengan mendadak-kecuali memang

diperlukan. Berdasarkan norma-norma kesopanan, penting bagi penanya untuk mennyusun jadwal dan tempat pertemuan.

Hindari Jumat sore, hari-hari sebelum atau sesudah liburan atau cuti, atau sebelum makan siang atau waktu pulang kantor.

WawancaraPembukaan.

Beritahu klien dengan jujur tujuan wawancara dan bagaimana hasilnya akan digunakan.

Sampaikan bahwa audit yang akan dilakukan sebagai sebuah peluang auditor untuk memberikan jasa, dan tanyakan bantuan apa yang diharapkan dari auditor.

Pastikan klien memahami bahwa hasil dari wawancara jarang dilaporkan sebagai temuan; temuan akan dihasilkan dari pekerjaan lapangan audit.

Hargai pendapat klien, dan akui bahwa Anda tidak selamanya benar.

WawancaraPelaksanaan.

◦Wawancara merupakan pelaksanaan komunikasi, dan auditor internal harus memiliki keahlian dalam proses komunikasi.

◦Bangun hubungan baik.◦Pahami latar belakang orang yang ditanya,

akan sangat membantu terutama dalam penggunaan jargon/istilah tehnis.

◦Pastikan bahwa deretan pertanyaan atau penyajian mengalir secara logis, Pengorganisasian yang kurang baik-topik yang meloncat-loncat tidak teratur-bisa membuat pesan menjadi membingungkan.

WawancaraPenutupan

Jangan terlena dengan pembicaraan. Perhatikan tanda-tanda nonverbal bahwa klien ingin pembicaraan diakhiri. Cobalah akhiri wawancara dengan nada positif dengan meringkas kesepakatan atau puji tindakan-tindakan yang layak dipuji, jika belum semua pertanyaan penting dijawab, jadwalkan pertemuan lain.

Pencatatan.Auditor harus menerapkan teknik-teknik yang memungkinkan mereka menangkap, secepat mungkin, apa yang dikatakan dan apa yang dipelajari selama wawancara.

WawancaraHal hal penting yang perlu diperhatikan saat wawancara; Hindari pertanyaan menghakimi atau bias. Nada-nada yang tidak

ramah akan sangat menghalangi saluran komunikasi. Pastikan pesan disampaikan pada waktu yang tepat. Jika Anda

menyampaikannya sebeium makan siang atau pada hari Jurmat sore, kemungkinan besar tidak akan diperhatikan.

Upayakan mencegah sikap bertahan dari klien. Miliki sikap positif dan jauhkan konflik-konflik pribadi.

Hindari memberi kesimpulan.

Jangan ragu mengajukan pertanyaan yang tepat, dan pastikan Anda paham apa yang disampaikan klien. Umpan balik secara periodik ke klien dapat membantu komunikasi yang wajar: "Tidak apa-apa kalau saya katakan. . . ?"

Kebisingan dapat mengganggu wawancara. Lakukan wawancara di tempat yang tenang dan tidak berisik. jika sering terjadi suasana yang berisik, pindahkan tempat pertemuan atau tundalah.

Jangan terlalu banyak memuat informasi; daya pikir manusia punya kemampuan terbatas untuk menyerap informasi.

WawancaraHal hal penting yang perlu diperhatikan saat wawancara (lanjutan);

Perhatikan tanda-tanda nonverbal yang menyertai kata-kata yang diucapkan. Miliki kebiasaan mendengar yang baik. Selain faktor-faktor lainnya, cara

mendengar yang tidak efektif akan sangat mengganggu wawancara. Terapkan teknik-teknik mendengar aktif yang`mengandung minat dan pemahaman ke pembicara. Misalnya:◦ Biarkan percakapan berjalan dengan ungkapan-ungkapan seperti "menarik

juga," "saya pahami' atau bahkan “oh-ya," tetapi jangan ungkapkan setuju atau tidak setuju - Anda belum tahu benar kenyataannya.

◦ Tunjukkan pemahaman Anda ke pembicara -atau hindari salah paham- dengan menyatakan ulang pernyataan si pembicara dan menanyakan kebenarannya.

◦ Berikan empati ke pembicara dengan memahami perasaannya: "Saya rasa Anda sedikit terganggu dengan masalah ini," atau "Hal itu pasti membuat Anda merasa lebih baik”.

◦ Ringkaskan isi dialog sebelum mengakhiri wawancara: "Menurut saya, hal-hal ini adalah pandangan-pandangan utama tentang situasi tersebut” atau, "setahu saya, begini pandangan Anda tentang masalah ini."

WawancaraMengajukan Pertanyaan.

Pertanyaan-pertanyaan pembuka harus membuat orang merasa nyaman.

]angan mengarahkan orang yang diwawancarai. Jangan ajukan Pertanyaan yang menuduh:

"Kapan Anda tidak lagi meninggalkan gudang tanpa dikunci?“

Jangan mengajukan pertanyaan yang butuh jawaban "ya" atau "tidak” jika terlanjur dilakukan,sertai dengan Pertanyaan terbuka: "sudahkah Anda menyelesaikan sistem persediaan yang baru?” “Apa bedanya dengan yang Iama?"

Mengumpulkan Bahan BuktiDalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,dan kontrol.

PerencanaanTentukan tujuan aktivitas atau organisasi, baik jangka

panjang maupun jangka pendek.Dapatkan salinan kebijakan, arahan, dan prosedur.Dapatkan salinan anggaran.Tentukan proyek atau studi khusus yang tengah

berlangsung.Tentukan apakah rencana untuk masa datang telah dibuat.Tanyakan jika ada ide-ide perbaikan yang belum

direalisasikan.Tentukan cara menetapkan sasaran dan siapa yang

menetapkan atau yang membantu menetapkannya.

Mengumpulkan Bahan BuktiPengorganisasian

Dapatkan salinan bagan organisasi dan salinan deskripsi jabatan.

Tanyakan hubungan dengan organisasi lain.Telaah tata letak fisik, catatan peralatan, serta

lokasi dan kondisi aktiva.Tentukan perubahan-perubahan organisasional apa

yang dilakukan akhir-akhir ini atau sejak audit terakhir.

Dapatkan informasi mengenai otoritas yang didelegasikan dan tanggung jawab yang diemban

Dapatkan informasi mengenai lokasi, sifat, dan ukuran kantor cabang.

Mengumpulkan Bahan BuktiPengarahan

Dapatkan salinan instruksi operasional bagi karyawan.Tanyakan kepada karyawan apakah instruksi sudah

cukup jelas dan bisa dipahami.Tentukan apakah rentang manajernen dan pengawasan

memungkinkan arah kerja yang memadai.Tentukan apakah kewenangan sama dengan tanggung

jawab.Pada badan-badan pemerintah, tentukan masalah-

masalah penting yang akan menarik minat legislatif atau publik.

Identifikasikan hambatan-hambatan bagi kemampuan organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas yang diembannya.

Mengumpulkan Bahan BuktiKontrol

Dapatkan salinan standar dan pedoman kerja tertulis.Telaah sistem dan alur kerja. Waspada dengan tanda-

tanda penghambur-hamburan, pesanan penjualan, peralatan atau bahan baku yang berlebih, karyarvan yg menganggur, perbaikan dan pekerjaan ulang yang ekstensif, bahan sisa yang berlebihan, dan kondisi ker ja yang buruk.

Telaah data finansial historis, kenali trennya.Telaah laporan operasi finansialIdentifikasikan aktivitas atau prosedur khusus yang

akan digambarkan dengan bagan alir, seperti penyusunan kontrak, pemeriksaan aplikasi pinjaman, menyetujui atau tidak menyetujui pinjaman dsb.

PengamatanPengamatan (observing), dalam arti umum,

terus dilakukan selama survei pendahuluan. Melalui pengamatan yang gigih dan tanya

jawab yang cerdas, auditor internal mampu untuk:Menentukan tujuan, sasaran, dan standar.Menilai kontrol untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Mengevaluasi risiko.Menentukan kontrol untuk meminimalkan risiko,Membuat penentuan risiko secara statistik.Menilai gaya manajemen.

PelaporanSelama penelaahan hasil-hasil survei dengan

manajemen, pelaporan temuan positif dan negatif bisa jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien. Pendekatan ini mengomunikasikan apa yang dicari auditor internal: kerja sama yang sehat, objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi.

Jika hasil-hasil survei kemudian membutuhkan audit, ringkasan audit seharusnya mencakup langkah langkah audit yang disarankan dan rasional bagi mereka. Auditor juga harus mengidentifikasi aktivitas aktivitas yang tidak akan diaudit dan menjelaskan alasannya.

Membuat Anggaran SurveiTidak ada standar untuk anggaran survei

pendahuluan. Berdasarkan survei informasi dari praktisi, estimasi yang wajar mungkin 10 persen hingga 20 persen dari total anggaran untuk proyek audit.

Perubahan-perubahan signifikan dalam tujuan, prosedur, sistem operasi, otomatisasi, organisasi, manajemen, dan karyawan juga akan memengaruhi waktu yang diperlukan untuk mengenal dan mengidentifikasi masalah.

->>end<<-