ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT)PENGERTIAN

1. Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha

pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka.

2. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban

secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam

Gugus Depan Gerakan Pramuka.

FUNGSI

Admnistrasi berfungsi :

1. Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut

ketentuan yang tetap.

2. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan

Organisasi Gerakan Pramuka.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI

Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan

sebagai berikut :

1)       Catatan

2)       Laporan

3)       Perencanaan, rencana dan program

4)       Keputusan

5)       Surat menyurat

SURAT MENYURAT

1. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,

pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.

2. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan

yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan

keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan

kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

3. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :

1)       Nomor urut surat keluar

2)       Kode Kwartir

3)       Kode Bidang / Gugus Depan

Contoh                                 : 008/02.157-02.158 – C

008                         =  Nomor urut surat keluar

02.157-02.158          =  Nomor Gudep

C                            =  Kegiatan

d.   Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada

maupun tembusan.

e.   Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1)       Kepala surat, yang terdiri dari :

a.  Nama organisasi/kesatuan

b.  Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun

c.  Nomor

d.  Klasifikasi (sifat)

e.  Lampiran

1. Perihal/Hal

g.  Alamat

h.  u.p (untuk perhatian), apabila perlu

2)       Isi surat, terdiri dari :

1. Pendahuluan

2. Uraian/maksud

3. Kalimat penutup

3)       Penutup surat, terdiri dari :

a.  Nama Jabatan

b.  Tanda Tangan

c.  Nama Pejabat

d.  Cap atau stempel

e.  Tembusan

f.    Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

1)       SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari

instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi

wewenang untuk tugas itu.

2)       SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang

setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris

atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :

1. Buku presensi regu

2. Buku iuran regu

3. Buku kas regu

4. Buku riwayat regu

5. Buku prestasi regu

6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan

7. Log book regu

8. Buku agenda regu

9. Buku catatan regu

10.  Buku inventaris regu

Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

1. 1. Buku Presensi dan Iuran

Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan

untuk setiap kali latihan.

Format dapat dibuat seperti berikut :

NO NAMAPRESENSI MINGGU KE IURAN MINGGU KE

KETI II III IV V I II III IV V

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

1. 2. Buku Kas

Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas

mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas

dan diketahui pembina.

Formatnya dapat dibuat sbb :

KAS BULAN = ………………………….

Tangga Uraian Debet Kredit

 

 

Jumlah

Pradana 

……………………

Bendahara 

……………………..

Pembina 

……………………

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada

akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus

sama.

1. 3. Buku Riwayat Ambalan

Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln,

kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat

riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

1. Nomor                                    : …………………………………..

2. Nama                                     : …………………………………..

3. Alamat                                   : …………………………………..

4. Agama                                   : …………………………………..

5. Tempat&Tanggal Lahir : ……………………….

6. Tanggal masuk ambalan          : ……………………….

7. Pelantikan Kecakapan Umum

8. Masuk                                    : tanggal ……………. tempat ……………………..

9. Penegak Bantara                     : tanggal ……………. tempat ……………………..

10. Penegak Laksana                    : tanggal ……………. tempat ……………………..

11. Jabatan dalam Ambalan

Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………

Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………

1. Kecakapan Khusus

Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..

Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..

Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..

1. 5. Hobby                                : …………………………………………..

2. Sekolah

SD                             : lulus tanggal ……………………………………

SMP Kelas 1              : tanggal ………………………………………

SMP Kelas 2              : tanggal ………………………………………

SMP Kelas 3              : tanggal ………………………………………

SMA Kelas 1              : tanggal ………………………………………

SMA Kelas 2              : tanggal ………………………………………

1. Kegiatan yang pernah diikuti

1. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..

2. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..

3. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..

1. 4. Buku Prestasi Sangga

Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan

Laksana.

Formatnya dapat dibuat seperti berikut :

NO NAMAPENEGAK BANTARA/LAKSANA KET

Tgl lulus Tgl Lantik Yang Lantik Tempat Lantik

1.

2.

3.

Dst

.

1. 5. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan

Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :

1. Hari dan Tanggal             : …………………………………………………

2. Tempat                           : …………………………………………………

3. Hadir                              : ……………………………………….. orang

4. Acara                              : 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..

untuk notulen Dewan Regu formatnya sbb :

1. Hari dan Tanggal             : …………………………………………………

2. Tempat                           : …………………………………………………

3. Hadir                              : ……………………………………….. orang

4. Acara                              : 1. ……………………………………………..

2. ……………………………………………..

5. Keputusan yang diambil  ………………………………………………….

………………………………………………….

1. 6. Log Book Ambalan

Mencatat tentang kejadian penting yang diambil Ambalan. Kejadian penting yang perlu dicatat

adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang

jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book

adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan

kenangan yang jelek.

Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota regu.

7.   Buku Agenda Ambalan

Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar

Formatnya dapat dibuat sbb :

No Nomo Tangga Dari/Kepada Perihal Kode Arsip/ Tanggal

r

Suratl Surat

Nomor

AgendaTerima kirim

 

 

8.   Buku Catatan Ambalan

Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun

praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun

pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.

1. 9. Buku Iventaris Ambalan

Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera

Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.

Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :

No Nama Barang Jumlah Tgl Beli Status BarangTempat

Menyimpanketerangan