SURAT MENYURAT

Kelompok 3

A. PENGERTIAN SURAT

Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis dari suatu pihak ke pihak lain

B. FUNGSI SURAT

Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan

Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat

yang diarsipkan Bukti historis, misalnya surat-surat

bersejarah Pedoman kerja, misalnya surat keputusan

dan surat perintah

C. BENTUK SURAT

Bentuk surat ialah pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat.

Setiap bagian surat itu amat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.

C. BENTUK SURAT

Macam-macam bentuk surat :1. Bentuk lurus penuh 2. Bentuk lurus3. Bentuk setengah lurus4. Bentuk bertekuk5. Bentuk resmi Indonesia lama6. Bentuk resmi Indonesia baru

D. BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala surat- lambang instansi- nama instansi- alamat instansi- garis penutup

D. BAGIAN-BAGIAN SURAT

2. Tanggal surat Ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah tercantum dalam kepala surat. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun.

D. BAGIAN-BAGIAN SURAT

3. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal Kata nomor, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawali dengan huruf kapital dengan diikuti tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Kata nomor diikuti nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat. Nomor suratdan kode dibatasi garis miring, ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat.

Kata lampiran diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri tanda baca. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak di akhiri tanda baca. Pokok surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.

4. Alamat suratDalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk.a. Alamat surat dituliskan di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat.b. Alamat surat dituliskan di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atu sebelum salam pembuka.

hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat:a. penulisan nama penerima harus cermat dan lengkapb.nama diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, tidak menggunakan huruf kapital seluruhnya.c. untuk menyatakan yang terhormat cukup dituliskan Yth. Tidak perlu kata kepada sebelum Yth. Karena kata kapada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim tidak di dahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.

d. Kata serapan ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Kata ibu dan bapak tidak disingkat, sedangkan kata saudara dapat disingkat sdr.

e. Kata serapan ibu, bapak, dan sdr tidak digunakan jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr., dr., Ir., Drs., atau memiliki pangkat seperti kapten, kolonel, atau yang lain.

f. Jika yang dituju nama jabatan seseorang (misal: kepala desa, camat, atau kepala), kata sapaan tidak digunakan.

g. Setiap unsur alamat ditulis lengkap dengan awal huruf kapital. Nama kota atau wilayah, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda baca.

h. Alamat yang dituju hendaknya nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

5. Penulisan Salam a. Salam pembuka

salam pembuka yang sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan sebagai berikut. Ungkapan dengan hormat ditulis dengan huruf awal kapital dan yang lain huruf kecil, kemudian diakhiri tanda koma

b. Salam penutupSalam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wassalam dengan ketentuan sebagai berikut.huruf pertama kata hormat, salam, dan wassalam ditulis dengan huruf kapital. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik atau tandabaca yang lain,.

6. Isi surata. Bagian pembuka bagian pembuka mengantarkan isi surat yang akan disampaikan, berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau jawaban.b. Bagian isi surat bagian isi surat mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.c. Bagian penutup bagian penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Bagian ini dapat mengandung harapan penulis surat atau dapat berisi ucapan terima kasih.

7. Nama Pengirimnama pengirim ditulis di bawah salam penutup di bawah tanda tangan. Hal jyang perlu diperhatikan dalam penulisan nama:a. Nama jabatan penanda tangan ditulis di bagian kanan bawah, diakhiri tanvda baca koma(,) dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung.

b. Nama pejabat penanda tangan ditulisd di bawah dan sejajar dengan nama jabatan penanda tangan.c. Tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat.d. Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama tanpa tanda kurung serta tanda garis bawah, dan tidak diakhiri tanda titik.

e. NIP atau NIK ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penanda tangan tidak diikuti tanda titik.f. Cap dinas atau cap jabatan dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat penanda tangan surat.

8. Tembusan Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu mermerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan, dengan ketentuan sebagai berikut.a. Kata tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa garis bawah, sejajar dengan singkatan Yth. Dan sebaris dengan nama pejabat penanda tangan surat.

b. Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka arab. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.c. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang, bukan nama kantor atau instansi.d. Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

e. Di belakang nama diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, sebagai undangan, atau ungkapan lain.f. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

9. InisialInisial (sandi) ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik/penulis surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung pengirim surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.