Disampaikan dalam :Refreshing Petugas Puskesmas dalam rangka Refreshing Petugas Puskesmas dalam rangka Pembinaan Dokter Kecil dan Kader Kesehatan RemajaPembinaan Dokter Kecil dan Kader Kesehatan RemajaMagelang, 24 Nopember 2009

Oleh :Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah

Pengertian PENYELIAAN

Proses melihat kinerja suatu unit/individu

dalam melaksanakan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

PenyeliaanTradisional

PenyeliaanFasilitatif

INSTRUMEN INSTRUMEN KENDALI- KOREKSIKENDALI- KOREKSI

• SUPERVISI

• MONITORING

• EVALUASI

DAMPAK:• AUS Sehat

PENGUKURAN INDIKATOR

INPUT/PROSES• Fasilitas•Peralatan•Pelatihan

OUTPUTS• Peningkatan keterampilan

•Jumlah dokcil•Jml kader rmj •penyuluhan,

OUTCOMES:• Jumlah yankes

•Rujukan,•Cakupan,

Mutu Pelayanan

SANGAT SPESIFIK

WAKTU TIDAK SPESIFIK

Multi-sektor

supervisi monitoring evaluasi

DEFINISI DEFINISI

• PENYELIAAN FASILITATIF ADALAH SUATU PROSES PENGARAHAN, BANTUAN DAN PELATIHAN YANG MENDORONG PENINGKATAN KINERJA DALAM PELAYANAN YANG BERMUTU

METODE PENYELIAAN METODE PENYELIAAN FASILITATIF FASILITATIF

• Fokus pd standar input dan proses - daftar tilik• Orientasi pada peningkatan kompetensi - kajian

mandiri- perbaikan mandiri • Perubahan berbasis data- rekapitulasi oleh

penyelia- fasilitasi perubahan• Penguatan sistem penyeliaan- forum pembinaan

– kunjungan ke fasilitas• Berkesinambungan – siklus proses penyeliaan

Ciri-ciri Penyeliaan Ciri-ciri Penyeliaan TradisionalTradisional

• Hasil pengamatan yang dangkal• Sering menghakimi, mencari

kesalahan dan kritik tanpa dasar• Terfokus pada individu, bukan pada

proses• Melihat apa yang sudah terjadi,

bukan pada perbaikan mendatang• Tidak berkesinambungan

CIRI-CIRI PENYELIAAN FASILITATIFCIRI-CIRI PENYELIAAN FASILITATIF

• Lebih terarah dan sistematis • Kemampuan mengatasi masalah secara

mandiri• Hanya kasus-kasus eksklusif yang

memerlukan bantuan • Penyelia menjadi fasilitator - mediator efektif• Terarah dan sistematis • Tidak kagetan• Berkelanjutan

• Hasil pengamatan dangkal• Cenderung mencari

kesalahan• Fokus indivisu • Berhenti pd masalah

Tidak berkesinambungan

• Hasil terarah - sistematis• Mencari tingkat kepatuhan• Fokus input – proses • Pemberdayaan obyek selia• Berkesinambungan

Penyeliaan TradisionalPenyeliaan Fasilitatif

Kurang Efektif

EfektifPerbaikan Mutu

PelayananOrientasi pada klien

HUBUNGAN HUBUNGAN PENYELIAAN - PELAYANAN PENYELIAAN - PELAYANAN

BERMUTUBERMUTU

• STANDAR MUTU - DAFTAR TILIK

• PENGUKURAN MUTU - KAJIAN MANDIRI DAN VERIFIKASI

• PENINGKATAN MUTU -- RENCANA KAJIAN MANDIRI DAN PEMBINAAN / PERTEMUAN BERKALA

Peran Peran Petugas UKS PuskesmasPetugas UKS Puskesmas

• Membimbing keterampilan guru UKS dan Dokcil / Kader Kesehatan Remaja

• Merencanakan kebutuhan prasarana dan logistik.

• Memberi dorongan-motivasi untuk melakukan pengembangan UKS sesuai dengan kewenangan yang telah didelegasikan.

• Memantau dan mengevaluasi kinerja program UKS di wilayah kerjanya

• Melakukan kerjasama tim lintas program dan lintas sektor

Tugas Tugas Petugas UKS Puskesmas :Petugas UKS Puskesmas :• Merencanakan kegiatan penyeliaan.• Menyelia seluruh guru UKS, dokcil dan kader

kesehatan remaja di wilayah kerjanya• Mengkoordinasikan kegiatan UKS di wilayah kerja

puskesmas• Identifikasi masalah • Menentukan alternatif pemecahan masalah

berdasarkan hasil penyeliaan. • Membuat rencana tindak lanjut bersama-sama

dengan melibatkan sekolah yang dibina• Membahas uraian tugas guru UKS, dokcil / kader

kesehatan remaja di wilayah kerja yang jelas.• Membuat pencatatan dan pelaporan.• Mengusulkan pemberian penghargaan bagi UKS

berprestasi

Kualifikasi Kualifikasi Petugas UKS Petugas UKS PuskesmasPuskesmas

• Masih bertugas sebagai petugas UKS di puskesmas.

• Mampu dan terampil dalam pelaksanaan dan pengembangan Program UKS pernah mendapatkan pelatihan

• Dapat bekerjasama dalam tim. • Mempunyai kemampuan pengambilan

keputusan dalam keadaan darurat dan manajemen UKS

PERANFasilitasi menentukan tujuan, standar dan menjalankan proses perbaikan mutu dan

kepuasan klien

FUNGSIIdentifikasi dan “Manage” kegiatan, tugas,

kebutuhan dan masalah

PROSESManajemen

PROSESPelatihan &

Pengembangan

PROSESPasokan & Infrastruktur

KEGIATAN• Menyusun proses

menjaga & memperbaiki mutu

• Menentukan standar, tujuan & evaluasi kemajuan proses

KEGIATAN• Menentukan

kebutuhan jenis pelatihan

• Penerapan standar, norma dan kebijakan

KEGIATAN• Menentukan &

membantu melengkapi sarana fisik

• Kerjasama internal atau eksternal untuk ketersediaan pasokan & alat

KARAKTERISTIK PENYELIA FASILITATIF

Kepemimpinan (inspirasi, membangun kepercayaan, membangun kerjasama)

Keterampilan Komunikasi (Bertanya Efektif, Mendengar Aktif dan Umpan Balik Konstruktif)

Mampu Bekerjasama dalam Kelompok Berpengalaman dalan Bidangnya (Program

UKS) Luwes Terbuka terhadap Pendapat Baru Kemampuan Coaching atau Alih

Keterampilan ?

Pihak yang dibina diselia

Seluruh masyarakat sekolah/sekolah di wilayah kerja puskesmas termasuk :

Guru UKS

Dokcil

Kader Kesehatan Remaja

(Komite Sekolah, Kepsek dll) ??

Aspek yang dibinaAspek yang dibina

1.1. Program UKS (pembentukan dan Program UKS (pembentukan dan pengembangannya) pengembangannya) TRIAS UKS TRIAS UKS

2.2. Penjaringan kesehatan anak sekolahPenjaringan kesehatan anak sekolah3.3. Pemeriksaan Berkala SiswaPemeriksaan Berkala Siswa4.4. Sistim RujukanSistim Rujukan5.5. Integrasi program UKS dengan Kesehatan Integrasi program UKS dengan Kesehatan

RemajaRemaja6.6. Dokcil dan Kader Kesehatan Remaja Dokcil dan Kader Kesehatan Remaja

Konselor SebayaKonselor Sebaya7.7. dlldll

Sekolah

Tingkat kabupaten

Penanggung Jawab Program UKS

RS Kabupaten/Kota

TP UKS Kab/kota

Kepala DinkesKabupaten/ Kota

Pengelola Program UKSKabupaten/ kota

Penanggungjawab Yankesdas

TP UKS Kecamatan

LP/LS

Kepala puskesmas

Petugas Program UKSPuskesmas

Penananggung Jawab Program

Lain

Penananggung Jawab Program

UKS

Kepala Dinas Kesehatan Propinsi

Tingkat Kecamatan

TATA HUBUNGAN KERJA PETUGAS UKS PUSKESMAS DI KABUPATEN / KOTA

Indikator keberhasilanIndikator keberhasilan

• % Petugas UKS Puskesmas yang menerapkan Konsep Penyelian Fasilitatif dalam pembinaan program UKS

• Sistematis• Terstruktur• Terukur

• % sekolah yang mendapat penyeliaan fasilitasi program UKS

• jumlah sekolah yang meningkat strata UKS nya

KEPEMIMPINAN DIRI

MENGUBAH KEBIASAAN DIRI:

1. REAKTIF PROAKTIF

2. KERJAKAN HAL TERPENTING

3. BUAT RENCANA BERKALA - KERJAKAN

TUMBUH KEMBANG DIRI-> UBAH DIRI MENUJU KE

PARADIGMA KITA

TERGANTUNG MANDIRISALING

TERGANTUNG

PARADIGMA

KAMU

PARADIGMA

AKU

PARADIGMA

KITA

TAHAP KEMATANGAN

FISIK, EMOSIONAL, INTELEKTUAL

UBAH SIKAP DARI REAKTIF -- MENJADI PROAKTIF

SIKAP REAKTIF SIKAP PROAKTIF

SIKAP MENUNGGU

TIDAK ADA INISIATIF

MENTAL BUDAK

SIKAP MENGAMBIL INISIATIF

BERTANGGUNG JAWAB

MENTAL TUAN

KENALI MASALAH ATASI DGN TEPAT

DIRECT

PROBLEM

INDIRECT PROBLEM

NO CONTROL PROBLEM

UBAH KEBIASAAN DIRI

UBAH PENDEKATAN WIN WIN SOLUTION

UBAH CARA PANDANG “SENYUM”

EGP (EMANG GUA PIKIRIN)

KERJAKAN HAL TERPENTING

• TANGGUNG JAWAB

• KERJAKAN YANG PENTING DAN TIDAK MENDESAK (QUADRAN II)

• BIKIN RENCANA BERKALA- KERJAKAN

• BELAJAR BILANG “TIDAK”.

KUADRAN

KRISIS Masalah mendesak

Kerja batas waktu

PROAKTIFPencegahan

Perencanaan

Rekreasi

InterupsiBeberapa telpon

Beberapa rapat

Hal-hal sepeleBeberapa telpon

Aktivitas menyenangkan

MENDESAK TIDAK MENDESAK

PE

NT

ING

TID

AK

P

EN

TIN

G

I II

III IV

Gaya Pemimpin, Keunggulan dan Keterbatasannya

Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan

Otoriter Murni Keputusan oleh Pimpinan dan pengarahan pada bawahan

Hemat waktu Tegas, jelas dan

final Kontrol pada

Pimpinan

Tidak peduli dengan saran bawahan

Staf kurang peduli Kerjasama tidak

tercipta

Otoriter Semu

Keputusan oleh Pimpinan setelah menerima masukan dari staf

Keputusan dengan pertimbangan

Relatif cepat Keputusan jelas

dan final

Bila Pimpinan tidak memimta masukan maka keputusan dibuat tanpa pertimbangan

Staf kurang kooperatif

Saran yang bagus mungkin tidak menjadi pertimbangan

Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan

Konsensus Keputusan berdasarkan konsensus tapi otoritas pada Pimpinan

Keterlibatan dan dukungan seluruh Staf

Tanggung jawab bersama

Besar kemungkinan berjalan lancar saat pelaksanaan

Menyita waktu Pertemuan

berulang-kali Keputusan tidak

jelas Konsensus sulit

dicapai

Demokratik Semua Staf/Petugas mempunyai suara untuk membuat/mengubah suatu keputusan

Keterlibatan Staf sangat besar

Dukungan dalam membuat keputusan

Berjalan lancar saat pelaksanaan

Sangat menyita waktu

Keputusan mayoritas mungkin bukan hal yang terbaik

Yang merasa tidak terwakili akan menjadi oposisi

Gaya Deskripsi Keunggulan Keterbatasan

Delegasi Pimpinan menugaskan Staf atau kelompok untuk membuat keputisan

Kesempatan untuk kaderisasi

Kemungkinan berjalan lancar saat pelaksanaan

Pimpinan lepas kontrol Menyita waktu Bila Staf/kelompok

tidak diberi bimbingan maka keputusan yang dibuat menjadi kurang bermutu

Gaya Pemimpin Mana Yang Lebih Baik ?

Yang harus diperhatikan :• Cukup waktu untuk berdiskusi dalam kelompok• Keputusan disepakati kelompok dan realistik

untuk dilaksanakan • Setiap anggota kelompok memberikan

kontribusi • Keputusan berimbas pada kerjasama kelompok

Hubungan Gaya Kepemimpinan, Kepemilikan dan Keterlibatan

Tingkat Keterlibatan

Tin

gka

t K

epem

ilik

an

OTORITEROTORITER

OTORITERSEMU

OTORITERSEMU

DEMOKRATIK

DEMOKRATIK

KONSENSUS

KONSENSUS

DELEGASIDELEGASI

Perlu Keterlibatan Klien dalam PengambilanKeputusa

Pengertian “KOMUNIKASI”

Adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan melalui bahasa, baik verbal maupun non-verbal, mendengar, berbicara, gerak tubuh, dan ungkapan emosi

5 komponen penting dalam komunikasi Thomas Leech

Pengirim pesan (sender) Pesan yang dikirimkan (message) Bagaimana pesan tersebut dikirimkan

(delivery channel atau media) Penerima pesan (receiver) Umpan balik (feedback)

+ empat keterampilan dasar dalam komunikasi :

(1) membaca, (2) menulis, (3) mendengar dan

(4) berbicara.

Stephen Covey

Komunikasi itu layaknya bernapas

Kita terkadang lebih banyak berbicara

dari pada mendengar.

Lima pondasi membangun komunikasi efektif

Berusaha benar-benar mengerti orang lain (emphatetic communication)

Memenuhi komitmen atau janji Menjelaskan harapan Meminta maaf secara tulus ketika

Anda membuat kesalahan Memperlihatkan integritas

pribadi.

Hukum Komunikasi “REACH”

Respect (sikap menghargai)

Empathy (kemampuan mendengar)

Audible (dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik)

Clarity (jelas)

Humble (rendah hati)

Kiat sukses berkomunikasi

Kenali dengan baik lawan bicara Jangan terlalu banyak bicara dan kurang

mendengar. Jangan merasa (dan memperlihatkan)

bahwa kita lebih tahu daripada lawan bicara kita.

Kenali betul-betul diri sendiri dan kemampuan diri sendiri.

Dinamika Tanya-Jawab

Penyelia

Klien

1 2

Bertanya

MendengarMendengar MenanggapiMenanggapi

Mendengar Menanggapi

Pertanyaan berbentuk corong

TERBUKATERBUKA

KURANG KURANG TERBUKATERBUKA

RELATIF RELATIF TERTUTUPTERTUTUP

TERTUTUPTERTUTUP

Teknik Bertanya

• gantung

• langsung

• kombinasi

• pantul

• retorik

Kapan kita bertanya ?

• Mengantar suatu topik bahasan

• Meningkatkan efektifitas presentasi interaktif

• Menimbulkan curah pendapat (brainstorming)

• Menunjang proses diskusi

Kunci Bertanya (Lakukan)

• Lemparkan pertanyaan secara merata

• Gunakan tehnik bertanya langsung pada orang yang kurang perhatiannya dalam pertemuan.

• Gunakan pertanyaan yang mudah pada bagian awal, kemudian naikkan tingkat kesulitan pertanyaan setelah interaksi terjalin dengan baik .

• Tuliskan pertanyaan (tertulis lengkap) dalam rencana kegiatan.

• Ulangi pertanyaan bila pertanyaan tidak mengerti. Pilihan lain, penyelia dapat menggunakan teknik bertanya pantul.

Kunci Bertanya (Jangan Lakukan)

• Jangan bertanya secara berurutan (misal dari kanan ke kiri secara berkeliling).

• Jangan menggunakan pertanyaan yang terlalu panjang dan kompleks.

• Jangan menggunakan pertanyaan yang memastikan jawaban.

• Jangan terlalu banyak menggunakan pertanyaan dengan jawaban ya/tidak.

• Jangan menggunakan pertanyaan ambiguous.

Mendengar Aktif 3 Phase mendengar

Atensi pada sumber suara secara fisik dan mental

Paraphrasing dan Interpretasi

Menanggapi dan Persuasi

Umpan Balik atau Tanggapan

Tekankan sisi kebaikan dan redam kesan jawaban salah.

Analisa kebaikan jawaban untuk memberikan alasan terhadap “kebaikan” tsb. dan tumbuhkan motivasi positip peserta.

Analisa kekurangan untuk memberikan alasan spesifik terhadap kekurangan tsb.

Berikan komentar yang berorientasi kepada jawaban, bukan berorientasi kepada orangnya.

Umpan Balik atau Tanggapan

Dalam menanggapi, berlakulah spesifik dan obyektif dan cobalah untuk membuat tanggapan anda diterima secara realistik dan obyektif.

Ikuti pemberian umpan-balik dengan perilaku mendengar yang efektif

Sesuaikan tanggapan dengan situasi yang terjadi.

Penghargaan

FasilitatorFasilitator ? ?

individu yang dapat individu yang dapat

membantu sekelompok orang membantu sekelompok orang

untuk untuk

mencapai tujuan yang diinginkan mencapai tujuan yang diinginkan

melalui melalui

upaya-upaya pemberdayaan dan upaya-upaya pemberdayaan dan percepatan proses kerja dan kemampuan percepatan proses kerja dan kemampuan untuk mengambil keputusan yang tepatuntuk mengambil keputusan yang tepat

Peran FasilitatorPeran Fasilitator Melakukan Melakukan CoachingCoaching BerpartisipasiBerpartisipasi KonsultanKonsultan MemantauMemantau Mempromosikan konsepMempromosikan konsep

TUGAS FASILITATOR

•Tatalaksana proses•Sebagai konsultan•Observer yang netral

COACHING

• aktifitas manajerial untuk menghasilkan suatu tujuan atau kinerja yang diinginkan

Ketrampilan Coaching :•Observasi •Analisis •Wawancara •Umpan Balik

Proses Manajemen Kinerja

• Pengembangan dan penetapan Standar Kinerja

• Komunikasi Standar Kinerja

• Penilaian Kinerja

• Coaching Perbaikan Kinerja

karakteristik yang harus dimilki oleh seorang Coach

• Bertutur kata halus dan berlaku sopan (etis)• Berkomunikasi dalam kualitas yang tinggi• Menggunakan artikulasi yang jelas• Sederhana dan menarik• Tingkat kesabaran dan toleransi yang tinggi• Profisien• Dipercaya dan bertanggung-jawab• Menghargai • Mampu mengarahkan• Berorientasi pada tugas• Menganalisis • Selalu mengupayakan perbaikan• Mempersiapkan sesuatu secara matang

Coach yang efektifCoach yang efektif Coach yang tidak efektifCoach yang tidak efektif

1.1.Memfokuskan Memfokuskan perhatian pada perhatian pada praktekpraktek

2.2.Mendorong kerja Mendorong kerja sama (hubungan sama (hubungan antar sejawat)antar sejawat)

3.3.Berusaha Berusaha mengurangi stresmengurangi stres

4.4.Mengadakan Mengadakan komunikasi dua komunikasi dua arah.arah.

5.5.Melihat dirinya Melihat dirinya sebagai fasilitator sebagai fasilitator proses belajar.proses belajar.

1.1.Memfokuskan Memfokuskan perhatian pada teoriperhatian pada teori

2.2.Menjaga jarak Menjaga jarak (status diatas (status diatas peserta)peserta)

3.3.Sering membuat Sering membuat stresstres

4.4.Menggunakan Menggunakan komunikasi satu komunikasi satu arah.arah.

5.5.Melihat dirinya Melihat dirinya sebagai penguasa sebagai penguasa atau satu satunya atau satu satunya sumber sumber pengetahuan. pengetahuan.

SILAHKAN PILIH KURSI YANG

MANA ?

PRINSIP KUALITAS PRINSIP KUALITAS

►KOMITMEN PIMPINAN DAN KOMITMEN PIMPINAN DAN KETERLIBATAN BAWAHANKETERLIBATAN BAWAHAN

►PENGAMBILAN KEPUTUSAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN BERDASARKAN DATABERDASARKAN DATA

►FOKUS PERUBAHAN PADA PROSESFOKUS PERUBAHAN PADA PROSES►ORIENTASI PD PELANGGANORIENTASI PD PELANGGAN►BERKESINAMBUNGANBERKESINAMBUNGAN

CIRI PELAYANAN BERKUALITAS CIRI PELAYANAN BERKUALITAS

TUJUAN REALISTISTUJUAN REALISTIS PENEKANAN PADA KUALITAS DAN PENEKANAN PADA KUALITAS DAN

KEPUASAN KLIENKEPUASAN KLIEN PELAYANAN DAPAT DITERIMA KLIENPELAYANAN DAPAT DITERIMA KLIEN SISTEM TATALAKSANA DAN MONITORING SISTEM TATALAKSANA DAN MONITORING

EFEKTIFEFEKTIF SISTEM LOGISTIK EFISIENSISTEM LOGISTIK EFISIEN SISTEM RUJUKAN BAIKSISTEM RUJUKAN BAIK

Kerangka Penyediaan Pelayanan BerkualitasKerangka Penyediaan Pelayanan Berkualitas

Tetapkan Standar Kinerja

Tetapkan Standar Kinerja

Nilai Kinerja Yg

Sebenarnya

Nilai Kinerja Yg

Sebenarnya

Cari tahu penyebab

Mengapa Gap terjadi

Cari tahu penyebab

Mengapa Gap terjadi

Cari & pilih cara

penyelesaianApa yg dapat

dilakukan

Cari & pilih cara

penyelesaianApa yg dapat

dilakukan

PANTAU DAN EVALUASI KINERJASemua Orang di Klinik Terlibat

PANTAU DAN EVALUASI KINERJASemua Orang di Klinik Terlibat

LaksanakanPenyelesaian

terpilih

LaksanakanPenyelesaian

terpilihGAP

Berkesinambungan, Objektif dan Sistimatis

RANGKUMAN

SUMBER DATA : SUMBER DATA :

►Hasil Observasi – verifikasi daftar tilik Hasil Observasi – verifikasi daftar tilik ►Catatan kesehatan siswaCatatan kesehatan siswa►Hasil Interview kepada Hasil Interview kepada siswa / kliensiswa / klien►Kajian mandiri / penilaian sendiri oleh Kajian mandiri / penilaian sendiri oleh

staf staf

PELAYANAN BERKUALITAS PELAYANAN BERKUALITAS

► Apakah Standar pelayanan ada ?Apakah Standar pelayanan ada ?► Apakah standar dijalankan dengan kendali proses Apakah standar dijalankan dengan kendali proses

tertentu ?tertentu ?► Adakah proses yang tidak sesuai dengan standar ?Adakah proses yang tidak sesuai dengan standar ?► Apa penyebab dari tidak terpenuhinya standar? Apa penyebab dari tidak terpenuhinya standar? ► Adakah intervensi aksi koreksi terhadap Adakah intervensi aksi koreksi terhadap

permasalahan yang ada?permasalahan yang ada?► Apakah dasar penilaian kinerja, pemantauan dan Apakah dasar penilaian kinerja, pemantauan dan

evaluasi kinerja ? evaluasi kinerja ?

Dengan visi yang sama tercapai kinerja

yang di inginkan