SUPERVISI DAN PEMANTAUAN -...

50
Pedoman Puskesmas - 1 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR i TIM PENYUSUN ii DAFTAR ISI iii BAB I PENDAHULUAN 1 A. LATAR BELAKANG 1 B. TUJUAN PENGELOLAAN OBAT 2 C. LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN 3 BAB II ORGANISASI DAN TATA LAKSANA 4 1. ORGANISASI 4 2. TATA LAKSANA 4 BAB III TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 7 A. KEPALA PUSKESMAS 7 B. PETUGAS GUDANG OBAT DI PUSKESMAS 7 C. PETUGAS KAMAR OBAT PUSKESMAS 8 D. PETUGAS KAMAR SUNTIK 8 E. PETUGAS LAPANGAN PUSLING 9 F. PETUGAS LAPANGAN POSYANDU 9 G. PETUGAS OBAT PUSTU 9 H. BIDAN DESA 10 BAB IV PENGELOLAAN OBAT 11 A. PERENCANAAN 11 B. PERMINTAAN OBAT 12 C. PENERIMAAN OBAT 15 D. PENYIMPANAN 16 E. DISTRIBUSI 25 F. PENGENDALIAN 27 G. PELAYANAN OBAT 32 BAB V PENCATATAN DAN PELAPORAN 43 BAB VI PENUTUP 47 DAFTAR PUSTAKA 48 DAFTAR LAMPIRAN 49

Transcript of SUPERVISI DAN PEMANTAUAN -...

Page 1: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 1

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR i

TIM PENYUSUN ii

DAFTAR ISI iii

BAB I PENDAHULUAN 1

A. LATAR BELAKANG 1

B. TUJUAN PENGELOLAAN OBAT 2

C. LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN 3

BAB II ORGANISASI DAN TATA LAKSANA 4

1. ORGANISASI 4

2. TATA LAKSANA 4

BAB III TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 7

A. KEPALA PUSKESMAS 7

B. PETUGAS GUDANG OBAT DI PUSKESMAS 7

C. PETUGAS KAMAR OBAT PUSKESMAS 8

D. PETUGAS KAMAR SUNTIK 8

E. PETUGAS LAPANGAN PUSLING 9

F. PETUGAS LAPANGAN POSYANDU 9

G. PETUGAS OBAT PUSTU 9

H. BIDAN DESA 10

BAB IV PENGELOLAAN OBAT 11

A. PERENCANAAN 11

B. PERMINTAAN OBAT 12

C. PENERIMAAN OBAT 15

D. PENYIMPANAN 16

E. DISTRIBUSI 25

F. PENGENDALIAN 27

G. PELAYANAN OBAT 32

BAB V PENCATATAN DAN PELAPORAN 43

BAB VI PENUTUP 47

DAFTAR PUSTAKA 48

DAFTAR LAMPIRAN 49

Page 2: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Penerapan Otonomi Daerah secara penuh pada 1 Januari 2001 membawa

perubahan mendasar dalam ketata negaraan Republik Indonesia. Demikian juga

halnya di bidang pengelolaan obat. Sebelum penerapan Otonomi Daerah

Pengelolaan obat pada dasarnya dilakukan secara terpusat. Akan tetapi sejak

tahun 2001 sejalan dengan penerapan Otonomi daerah pengelolaan obat

dilakukan secara penuh oleh Kabupaten/Kota. Mulai dari aspek perencanaan,

pemilihan obat, pengadaan, pendistribusian dan pemakaian.

Fungsi pemerintah pusat pada pengelolaan obat di era desentralisasi meliputi :

penyusunan Daftar Obat Esensial Nasional, Penetapan Harga Obat Pelayanan

Kesehatan Dasar dan Program, penyiapan modul-modul pelatihan dan pedoman

pengelolaan.

Sejak penerapan Otonomi daerah penambahan jumlah Kabupaten Kota sangat

pesat. Bila sebelum otonomi daerah jumlah Kabupaten Kota sekitar 265, maka

sampai saat ini telah ada sekitar 429 kabupaten/Kota. Penambahan jumlah

Kabupaten Kota ini tidak selalu di iringi dengan tersedianya tenaga terampil di

berbagai sektor. Termasuk di dalamnya keterbatasan tenaga pengelola obat

yang mempunyai latar pendidikan farmasi dan telah mengikuti berbagai

pelatihan pengelolaan obat. Disisi lain pedoman pengelolaan obat yang

tersedia masih bernuansa sentralistik. Oleh karena itu diperlukan adanya buku

pedoman pengelolaan oba baik di tingkat Kabupaten-Kota maupun Puskesmnas

yang lebih sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.

Page 3: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 3

Penyusunan buku pedoman pengelolan obat Puskesmas ini merupakan salah

satu upaya untuk mengantisipasi apa yang terjadi di lapangan. Tersedianya

buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

dari Buku Pedoman Pengelolaan Obat Kabupaten/Kota yng lebih dahulu terbit.

Diharapkan tersedianya kedua buku pedoman pengelolaan obat ini dapat

menjadi pedoman bagi petugas pengelola obat di Kabupaten/Kota maupun

Puskesmas dalam melaksanakan tugas sehari-hari.

Selain itu tumbuhnya jumlah Kabupaten Kota yang sangat pesat tidak di ikuti

pula dengan penyediaan dana alokasi obat untuk pelayanan kesehatan dasar

yang memadai. Sampai saat ini kekurangan beberapa item obat masih kerap

terjadi terutama di Kabupaten/Kota bentukan baru. Mengingat terbatasnya

dana pelatihan bagi petugas pengelola obat, maka penyediaan pedoman

pengelolaan obat puskesmas merupakan salah satu upaya untuk menyediakan

informasi bagi para petugasdi lapangan. Sehingga dana alokasi obat yang

tersedia untuk pelayanan kesehtan dasar dapat digunakan lebih efektif dan

efisisen guna menunjang pelayanan kesehatan dasar yang lebih baik.

B. TUJUAN PENGELOLAAN OBAT

Pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan di Puskesmas bertujuan

untuk menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan

obat yang efisien, efektif dan rasional.

Page 4: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 4

BAB II

PERAN SETIAP TINGKATAN

A. Pembagian Tugas

Tujuan pengelolaan obat pelayanan kesehatan dasar adalah agar dana yang

tersedia dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan berkesinambungan guna

memenuhi kepentingan masyarakat yang berobat ke Puskesmas. Agar tujuan

tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka diantara semua yang terlibat

dalam pengelolaan obat pelayanan kesehatan dasar sebaiknya ada pembagian

tugas dan peran seperti di bawah ini :

1. Tingkat Pusat

a. Menyiapkan dan mengirimkan berbagai Keputusan Menteri Kesehatan ke

unit – unit terkait antara lain :

1) Daftar Harga Obat PKD, Obat Program dan Obat Generik

2) Pedoman Teknis Perencanaan Pengadaan, Pengelolaan, Supervisi

dan Evaluasi Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan

3) Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)

b. Menyediakan Obat Buffer Stok Nasional

c. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan

Kesehatan Propinsi dan Kabupaten/Kota khususnya bentukan baru

d. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat

Publik dan Perbekalan Kesehatan

e. Menyediakan Pedoman Pengobatan Dasar di Puskesmas

f. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan

perbekalan kesehatan.

g. Menyediakan Pedoman Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada

Pemerintah Propinsi/Kabupaten/Kota.

Page 5: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 5

2. Tingkat Propinsi

Dinas Kesehatan Propinsi :

a. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan

Kesehatan untuk Kabupaten/Kota

b. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat

Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Kabupaten/Kota

c. Menyediakan Fasilitator untuk pelatihan pengelola obat publik dan

perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota

d. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah

Propinsi

3. Tingkat Kabupaten/Kota

a. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun

oleh Tim perencanaan kebutuhan obat terpadu berdasarkan system

“bottom up”

b. Perhitungan rencana kebutuhan obat untuk satu tahun anggaran disusun

dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi.

c. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa sumber

dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai dengan

kebutuhan dan tidak tumpang tindih.

d. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana

kebutuhan obat kepada Pemerintah Kabupaten/Kota, Pusat, Propinsi dan

sumber lainnya.

e. Melakukan Pelatihan Petugas Pengelola Obat Publik dan Perbekalan

Kesehatan untuk Puskesmas

f. Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan Obat

Publik dan Perbekalan Kesehatan ke Puskesmas

g. Melaksanakan Advokasi Penyediaan Anggaran Kepada Pemerintah

Kabupaten/Kota

Page 6: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 6

h. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap

pendistribusian obat.

i. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap

penanganan obat dan perbekalan kesehatan yang rusak dan

kadaluwarsa.

j. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap jaminan

mutu obat yang ada di bawah pengelolaan Instalasi Farmasi

Kabupaten/Kota dan UPK.

4. Tingkat Puskesmas dan Sub Unit Pelayanan

a. Menyediakan data dan informasi mutasi obat dan perbekalan kesehatan

serta kasus penyakit dengan baik dan akurat

b. Setiap akhir bulan menyampaikan laporan pemakaian obat dan

perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

setempat

c. Bersama Tim Perencana Obat Terpadu membahas rencana kebutuhan

Puskesmas

d. Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan

e. Melaporkan dan mengirim kembali semua jenis obat rusak/kadaluwarsa

kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

f. Melaporkan kejadian obat dan perbekalan kesehatan yang hilang kepada

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

Page 7: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 7

B. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN OBAT DI PUSKESMAS

1. Kepala Puskesmas

a. Tugas :

1) Membina petugas pengelola obat

2) Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kepala

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.

3) Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang rusak/

kadaluwarsa dan atau obat yang tidak dibutuhkan kepada Kepala

Dinkes Kabupaten/Kota setempat.

4) Melaporkan obat hilang kepada Kepala Dinkes Kabupaten/Kota.

5) Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat

b. Tanggung Jawab :

Pengelolaan dan pencatatan pelaporan obat dan perbekalan kesehatan

di Puskesmas.

2. Petugas Gudang Obat di Puskesmas mempunyai tugas

melaksanakan :

a. Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan dari Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota.

b. Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan

c. Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan

d. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk sub unit

pelayanan

e. Pengendalian penggunaan persediaan

Page 8: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 8

f. Pencatatan dan pelaporan

g. Menjaga mutu dan keamanan obat dan perbekalan kesehatan

h. Penyusunan persediaan obat dan perbekalan kesehatan

i. Permintaan obat dan perbekalan kesehatan ke Dinas Kesehatan

Kab/Kota

j. Penyusunan laporan ke Dinkes Kabupaten/Kota

3. Petugas Kamar Obat Puskesmas mempunyai tugas :

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan

kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat

Puskesmas dalam bentuk buku catatan mutasi obat.

b. Membuat laporan pemakaian dan permintaan obat dan perbekalan

kesehatan.

c. Menyerahkan kembali obat rusak/daluwarsa kepada petugas gudang

obat

d. Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien

e. Memberikan informasi tentang pemakaian dan penyimpanan obat

kepada pasien

4. Petugas Kamar Suntik mempunyai tugas :

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan

kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterimanya.

b. Membuat laporan pemakaian dan mengajukan permintaan obat dan

perbekalan kesehatan

c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada petugas gudang

obat.

Page 9: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 9

5. Petugas Lapangan Puskesmas Keliling mempunyai tugas :

a. Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan

obat yang diperlukan kepada Kepala Puskesmas.

b. Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan

c. Setelah selesai dengan kegiatan lapangannya, segera mengembalikan

sisa obat kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat.

6. Petugas Lapangan Posyandu mempunyai tugas :

a. Setiap kali melaksanakan kegiatan lapangan mengajukan permintaan

obat yang diperlukan kepada Kepala Puskesmas.

b. Mencatat pemakaian dan sisa obat serta perbekalan kesehatan.

c. Setelah selesai dengan kegiatan lapangan, segera mengembalikan sisa

obat kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat

7. Petugas Obat Puskesmas Pembantu mempunyai tugas :

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan

maupun yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Kartu

Stok/buku

b. Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan

permintaan obat kepada Kepala Puskesmas

c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas

melalui petugas gudang obat.

Page 10: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 10

8. BIDAN DESA

a. Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat yang dikeluarkan

maupun yang diterima oleh Puskesmas Pembantu dalam bentuk Kartu

Stok/buku

b. Setiap awal bulan membuat laporan pemakaian dan mengajukan

permintaan obat kepada Kepala Puskesmas

c. Menyerahkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Puskesmas

melalui petugas gudang obat.

Page 11: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 11

BAB III

PENGELOLAAN OBAT

Ruang lingkup pengelolaan obat secara keseluruhan mencakup :

A. Perencanaan

B. Permintaan

C. Penyimpanan

D. Distribusi

E. Pengendalian penggunaan

F. Pencatatan dan pelaporan.

A. PERENCANAAN

Tujuan perencanaan adalah adalah untuk mendapatkan :

• Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang

mendekati kebutuhan

• Meningkatkan penggunaan obat secara rasional

• Meningkatkan efisiensi penggunaan obat

Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan

kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan

Puskesmas.

Perencanaan kebutuhan obat untuk Puskesmas setiap periode dilaksanakan

oleh Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas.

Data mutasi obat yang dihasilkan oleh Puskesmas merupakan salah satu faktor

utama dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan obat tahunan.

Oleh karena itu data ini sangat penting untuk perencanaan kebutuhan obat di

Puskesmas.

Page 12: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 12

Ketepatan dan kebenaran data di Puskesmas akan berpengaruh terhadap

ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan secara keseluruhan di Kab/Kota.

Dalam proses perencanaan kebutuhan obat pertahun Puskesmas diminta

menyediakan data pemakaian obat dengan mengunakan LPLPO. Selanjutnya

Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota yang akan melakukan kompilasi dan analisa

terhadap kebutuhan obat Puskesmas diwilayah kerjanya.

B. PERMINTAAN OBAT

Tujuan permintaan obat adalah :

Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan

sesuai dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya

Sumber penyediaan obat di Puskemas adalah berasal dari Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota. Obat yang diperkenankan untuk disediakan di Puskesmas

adalah obat Esensial yang jenis dan itemnya ditentukan setiap tahun oleh

Menteri Kesehatan dengan merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional.

Selain itu sesuai dengan kesepakatan global maupun Keputusan

Menteri Kesehatan No : 085 tahun 1989 tentang Kewajiban

menuliskan Resep/ dan atau menggunkan Obat Generik di Pelayanan

Kesehatan milik Pemerintah, maka hanya obat generik saja yang

diperkenan tersedia di Puskesmas. Adapun beberapa dasar pertimbangan

dari Kepmenkes tersebut adalah :

• Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan di

seluruh dunia bagi pelayan kesehatan publik.

• Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar

pengobatan.

• Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan publik bagi masyarakat.

• Menjaga keberlangsungan pelayanan kesehatan publik.

Page 13: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 13

• Meningkatkan efektifitas dan efisensi alokasi dana obat di pelayanan

kesehatan publik.

Berdasarkan UU No : 23 tahun 1992 tentang Kesehatan dan PP No : 72 tahun

1999 tentang Pengamanan sediaan farmasi dan alat kesehatan, yang

diiperkenankan untuk melakukan penyediaan obat adalah tenaga Apoteker.

Untuk itu Puskesmas tidak diperkenankan melakukan pengadaan obat secara

sendiri-sendiri.

Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat di masing-masing

Puskesmas diajukan oleh Kepala Puskesmas kepada Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota dengan menggunakan format LPLPO, sedangkan permintaan

dari sub unit ke kepala puskesmas dilakukan secara periodik menggunakan

LPLPO Sub unit. Berdasarkan pertimbangan efisiensi dan ketepatan waktu

penyerahan obat kepada Puskesmas, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

dapat menyusun petunjuk lebih lanjut mengenai alur permintaan dan

penyerahan obat secara langsung dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota ke

Puskesmas.

1. Kegiatan :

a. Permintaan rutin

Dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota untuk masing-masing Puskesmas

b. Permintaan khusus

Dilakukan di luar jadwal distribusi rutin apabila,

- kebutuhan meningkat

- menghindari kekosongan

- penanganan Kejadian Luar Biasa (KLB), obat rusak dan kadaluwarsa

Page 14: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

c. Permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan

Pemakaian Lembar Permintaan Obat (LPLPO).

d. Permintaan obat ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota dan selanjutnya diproses oleh Instalasi Farmasi

Kabupaten/Kota.

2. Menentukan jumlah permintaan obat

Data yang diperlukan

- Data pemakaian obat periode sebelumnya

- Jumlah kunjungan resep

- Data penyakit

- Frekuensi distribusi obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota

Sumber data

- LPLPO

- LB1

3. Cara menghitung Kebutuhan obat :

Jumlah untuk periode yang akan datang diperkirakan sama dengan

pemakaian pada periode sebelumnya

SO = SK + WK + WT + SP Kebutuhan = SO - SS

Keterangan :

SO = Stok optimum

SK = Stok Kerja (Stok pada periode berjalan)

WK = Waktu kekosongan obat

WT = Waktu tunggu ( Lead Time )

SP = Stok penyangga

SS = Sisa Stok

Pedoman Puskesmas - 14

Page 15: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 15

Stok kerja = pemakaian rata – rata per periode distribusi

Waktu kekosongan = lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari

Waktu tunggu = waktu tunggu, dihitung mulai dari permintaan obat

oleh Puskesmas sampai dengan penerimaan obat

di Puskesmas.

Stok Penyangga = adalah persediaan obat untuk mengantisipasi

terjadinya peningkatan kunjungan, keterlambatan

kedatangan obat, pemakaian. Besarnya ditentukan

berdasarkan kesepakatan antara Puskesmas dan

Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota.

Sisa Stok = adalah sisa obat yang masih tersedia di Puskesmas

pada akhir periode distribusi

Contoh Perhitungan Kebutuhan Obat:

Pada tanggal 1 Maret 2006 di Puskesmas Murah Senyum, Kabupaten

Manisapa sisa persediaan Amoksisilin kaplet 500 mg = nihil. Penerimaan

selanjutnya diperkirakan akan diperoleh pada bulan April 2006. Pemakaian

Amoksisilin kaplet per triwulan selama ini di Puskesmas adalah 60 botol @

100 tablet. Permintaan obat pada periode April - Juni 2006 diajukan oleh

Puskesmas ke Instalasi Farmasi Kabupaten pada akhir bulan Maret 2006,

terjadi kekosongan obat selama enam hari kerja.

Perhitungan :

1. Pemakaian per triwulan = 60 botol @ 100 kaplet.

2. Sisa stok = nihil

3. Pemakaian rata-rata per bulan = 60/3 = 20 botol @ 100 kaplet

4. Pemakaian rata – rata per hari = 20/25 x 100 kaplet = 80 kaplet

5. Waktu kekosongan obat = 6 hari kerja = 6 x 80 kaplet = 480 kaplet

6. Kebutuhan waktu tunggu (5 hari) = 5 x 80 kaplet = 400 kaplet

Page 16: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 16

7. Rencana permintaan untuk Amoksisilin kaplet 500 mg periode April –

Juni 2006 = pemakaian riel triwulan + kebutuhan waktu tunggu +

waktu kosong obat – Sisa stok = (6000 + 400 + 480 - 0) kaplet =

6880 kaplet, dibulatkan menjadi 70 botol @ 100 kaplet

C. PENERIMAAN OBAT

Tujuan :

Agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan

permintaan yang diajukan oleh Puskesmas.

Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang

diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di

bawahnya.

Setiap penyerahan obat oleh Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota, kepada

Puskesmas dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota atau pejabat yang diberi wewenang untuk itu.

Semua petugas yang terlibat dalam kegiatan pengelolaan obat bertanggung

jawab atas ketertiban penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan dan

penggunaan obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya.

Pelaksanaan fungsi pengendalian distribusi obat kepada Puskesmas Pembantu

dan sub unit kesehatan lainnya merupakan tanggung jawab Kepala Puskesmas

induk.

Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat

yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah obat,

bentuk obat sesuai dengan isi dokumen (LPLPO) dan ditanda tangani oleh

petugas penerima/diketahui Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat

petugas penerima dapat mengajukan keberatan.

Page 17: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 17

Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib wajib menuliskan jenis yang

kurang (rusak, jumlah kurang dan lain - lain). Setiap penambahan obat-obatan,

dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok.

D. PENYIMPANAN

Tujuan penyimpanan adalah :

Agar obat yang tersedia di Unit pelayanan kesehatan mutunya dapat

dipertahankan.

Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang

diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia

dan mutunya tetap terjamin.

1. Persyaratan gudang dan pengaturan penyimpanan obat.

a. Persyaratan gudang

- Cukup luas minimal 3 x 4 m2

- ruangan kering tidak lembab

- ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas

- perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung

untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis

- lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan ber-

tumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu diberi alas papan (palet)

- dinding dibuat licin

- hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam

- gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat

- mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda

- tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang

selalu terkunci

- sebaiknya ada pengukur suhu ruangan

Page 18: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 18

b. Pengaturan penyimpanan obat :

- Obat di susun secara alfabetis

- Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO

- Obat disimpan pada rak

- Obat yang disimpan pada lantai harus di letakan diatas palet

- Tumpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk

- Cairan dipisahkan dari padatan

- Sera, vaksin , supositoria disimpan dalam lemari pendingin

2. Kondisi penyimpanan.

Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :

a. Kelembaban :

Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup

sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab

tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya berikut :

- ventilasi harus baik, jendela dibuka

- simpan obat ditempat yang kering

- wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan terbuka

- bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin

panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab

- biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul

- kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

b. Sinar matahari :

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh

sinar matahari.

Sebagai contoh :

Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna

menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluwarsa.

Page 19: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 19

Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari :

- gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap (coklat)

- jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka

- obat yang penting dapat disimpan di dalam lemari

- jendela-jendela diberi gorden

- kaca jendela dicat putih.

c. Temperatur / panas :

Obat seperti Salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap

pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari

udara panas.

Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu

penyimpanan tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut.

Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam

lemari pendingin pada suhu 4 – 8 derajat celcius, seperti :

- Vaksin

- Sera dan produk darah

- Antitoksin

- Insulin

- Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa)

- Injeksi oksitosin

Ingat DPT, DT, TT, vaksin atau kontrasepsi jangan dibekukan karena

akan menjadi rusak.

Page 20: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 20

Cara mencegah kerusakan karena panas :

- pasang ventilasi udara

- atap gedung jangan dibuat dari bahan metal

- buka jendela sehingga terjadi sirkulasi udara

d. Kerusakan fisik :

Untuk menghindari kerusakan fisik :

- dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi karena obat yang ada di dalam

dus bagian tengah ke bawah dapat pecah dan rusak, selain itu akan

menyulitkan pengambilan obat di dalam dus yang teratas

- penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton, jika tidak

tertulis pada karton maka maksimal ketinggian tumpukan delapan dus.

- hindari kontak dengan benda - benda yang tajam

e. Kontaminasi bakteri :

Wadah obat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka, maka

obat mudah tercemar oleh bakteri atau jamur.

f. Pengotoran :

Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga lain yang

kemudian merusak obat. Etiket dapat menjadi kotor dan sulit terbaca.

Oleh karena itu bersihkan ruangan paling sedikit satu minggu sekali.

Lantai di sapu dan di pel, dinding dan rak dibersihkan.

3. Bila ruang penyimpanan kecil :

- Dapat digunakan sistem dua rak

- Bagi obat menjadi dua bagian. Obat yang siap dipakai diletakkan di

bagian rak A sedangkan sisanya di bagian rak B.

Page 21: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 21

- Pada saat mulai menggunakan obat di rak A maka pesanan mulai

dikirimkan ke gudang farmasi sambil menunggu obat datang, sementara

itu obat di rak B digunakan. Pada saat obat di rak B habis maka obat

yang dipesan diharapkan sudah datang

- Jumlah obat yang disimpan di rak A atau rak B tergantung dari

beberapa lama waktu yang diperlukan saat mulai memesan sampai obat

diterima (waktu tunggu)

- Misalnya permintaan dilakukan setiap empat bulan dan waktu yang

diperlukan saat mulai memesan sampai obat tiba adalah dua bulan.

Maka jumlah pemakaian empat bulan dibagi sama rata untuk rak A dan

rak B. Apabila waktu tunggu yang diperlukan hanya satu bulan maka ¾

bagian obat disimpan di rak A dan ¼ bagian di rak B.

d. Tata Cara Menyimpan dan Menyusun Obat.

a. Pengaturan penyimpanan obat.

Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan

disusun secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. Contoh

kelompok sediaan tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lain.

b. Penerapan Sistem FIFO dan FEFO

Penyusunan dilakukan dengan sistem First In First Out (FIFO) untuk

masing-masing obat, artinya obat yang datang pertama kali harus

dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang datang kemudian dan First

Expired First Out (FEFO) untuk masing-masing obat, artinya obat

yang lebih awal kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat

yang kadaluwarsa kemudian. Hal ini sangat penting karena :

- Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau potensinya

berkurang.

Page 22: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 22

- Beberapa obat seperti antibiotik mempunyai batas waktu pemakaian

artinya batas waktu dimana obat mulai berkurang efektifitasnya .

c. Obat yang sudah diterima, disusun sesuai dengan pengelompokan

untuk memudahkan pencarian, pengawsan dan pengendalian stok obat.

d. Pemindahan harus hati-hati supaya obat tidak pecah/rusak.

e. Golongan antibiotik harus disimpan dalam wadah tertutup rapat,

terhindar dari cahaya matahari, disimpan di tempat kering.

f. Vaksin dan serum harus dalam wadah yang tertutup rapat, terlindung

dari cahaya dan disimpan dalam lemari es. Kartu temperatur yang

terdapat dalam lemari es harus selalu diisi.

g. Obat injeksi disimpan dalam tempat yang terhindar dari cahaya

matahari.

h. Bentuk dragee (tablet salut) disimpan dalam wadah tertutup rapat

dan pengambilannya menggunakan sendok.

i. Untuk obat yang mempunyai waktu kadaluwarsa supaya waktu

kadaluwarsanya dituliskan pada doos luar dengan menggunakan spidol.

j. Penyimpanan tempat untuk obat dengan kondisi khusus, seperti

lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara dan lain

sebagainya.

k. Cairan diletakkan di rak bagian bawah.

l. Kondisi penyimpanan beberapa obat

- Beri tanda / kode pada wadah obat :

a) Beri tanda semua wadah obat dengan jelas. Apabila ditemukan

obat dengan wadah tanpa etiket, jangan digunakan.

b) Apabila obat disimpan di dalam dus besar maka pada dus harus

tercantum :

jumlah isi dus, misalnya : 20 kaleng @ 500 tablet

kode lokasi

Page 23: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 23

tanggal diterima

tanggal kadaluwarsa (kalau ada)

nama produk/obat

- Beri tanda khusus untuk obat yang akan habis masa pakainya pada

tahun tersebut.

- Jangan menyimpan vaksin lebih dari satu bulan di unit pelayanan

kesehatan (Puskesmas).

Informasi tambahan untuk menyusun/mengatur obat :

Susunan obat yang berjumlah besar di atas papan atau diganjal dengan

kayu rapi dan teratur.

Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obat yang

berjumlah sedikit tetapi harganya mahal.

Susunan obat dalam rak dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara,

cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam

dengan obat luar.

Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi, atau

letakkan bagian etiket yang berisi nama obat yang jelas terbaca.

Barang yang mempunyai volume besar seperti kapas disimpan dalam

dus.

Letakkan kartu stok di dekat obatnya.

e. Pengamatan mutu

Setiap petugas pengelola yang melakukan penyimpanan obat, perlu

melakukan pengamatan mutu obat secara berkala, paling tidak setiap awal

bulan.

Pengamatan mutu obat :

a. Mutu obat yang disimpan dapat mengalami perubahan baik secara fisik

maupun kimia.

Page 24: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 24

b. Laporkan perubahan yang terjadi kepada Instalasi Farmasi Kabupaten/

Kota untuk diteliti lebih lanjut.

c. Secara sederhana pengamatan dilakukan dengan visual, dengan melihat

tanda – tanda sebagai berikut :

1) Tablet :

- terjadi perubahan warna, bau dan rasa, serta lembab

- kerusakan fisik seperti pecah, retak, sumbing, gripis dan rapuh.

- kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

- untuk tablet salut, disamping informasi di atas juga basah dengan

lengket satu dengan lainnya, bentuknya sudah berbeda.

- Wadah yang rusak.

2) Kapsul :

- cangkangnya terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan

lainnya, wadah rusak.

- Terjadi perubahan warna baik cangkang ataupun lainnya.

3) Cairan :

- cairan jernih menjadi keruh, timbul endapan

- cairan suspensi tidak bisa dikocok

- cairan emulsi memisah dan tidak tercampur kembali.

4) Salep :

- konsistensi, warna dan bau berubah (tengik)

- pot/tube rusak atau bocor

5) Injeksi :

- Kebocoran

- Terdapat partikel untuk sediaan injeksi yang seharusnya jernih

sehingga keruh atau partikel asing dalam serbuk untuk injeksi

- Wadah rusak atau terjadi perubahan warna.

Page 25: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 25

Jangan gunakan obat yang sudah kadaluwarsa karena :

Efektifitas obat berkurang.

Hal ini penting untuk diketahui mengingat penggunaan antibiotik yang sudah

kadaluwarsa dapat menimbulkan resistensi mikroba. Resistensi mikroba

berdampak terhadap mahalnya biaya pengobatan.

Obat dapat berubah menjadi toksis.

Selama penyimpanan beberapa obat dapat terurai menjadi substansi-

substansi yang toksik. Sebagai contoh : Tetrasiklin dari serbuk warna kuning

dapat berubah menjadi warna coklat yang toksik.

E. DISTRIBUSI

Tujuan :

Memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada

di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan tepat

waktu

Penyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara

merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan

kesehatan antara lain :

1. Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas (kamar obat,

laboratorium)

2. Puskesmas Pembantu

3. Puskesmas Keliling

4. Posyandu

5. Polindes

Page 26: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 26

Kegiatan :

1. Menentukan frekuensi distribusi

2. Menentukan jumlah dan jenis obat yang diberikan

3. Melaksanakan penyerahan obat.

Menentukan frekuensi distribusi :

Dalam menentukan frekuensi distribusi perlu dipertimbangkan :

1. jarak sub unit pelayanan

2. biaya distribusi yang tersedia.

Menentukan jumlah obat :

Dalam menentukan jumlah obat perlu dipertimbangkan :

1. pemakaian rata-rata per jenis obat

2. sisa stok

3. pola penyakit

4. jumlah kunjungan di masing-masing sub unit pelayanan kesehatan.

Penyerahan obat :

Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara :

1. gudang obat menyerahkan/mengirimkan obat dan diterima di unit

pelayanan

2. penyerahan di gudang Puskesmas diambil sendiri oleh sub unit- sub unit

pelayanan. Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO dan

lembar pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat.

Page 27: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 27

F. PENGENDALIAN

Tujuan :

Agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di unit

pelayanan kesehatan dasar

Pengendalian obat terdiri dari :

1. Pengendalian persediaan

2. Pengendalian penggunaan

3. Penanganan obat hilang

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya

sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah

ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di

unit pelayanan kesehatan dasar

Kegiatan Pengendalian adalah :

1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu di

Puskesmas dan seluruh unit pelayanan. Jumlah stok ini disebut stok

kerja.

2. Menentukan :

- Stok optimum adalah jumlah stok obat yang diserahkan kepada unit

pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan

- stok pengaman adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah

terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya karena

keterlambatan pengiriman dari Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota.

3. Menentukan waktu tunggu (leadtime), yaitu waktu yang diperlukan dari

mulai pemesanan sampai obat diterima.

Page 28: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 28

Secara lebih jelas maka untuk melakukan pengendalian perlu ada sasaran yang

ditetapkan. Jika misalnya sasaran tingkat persediaan rata-rata 5.000 tablet

perbulan, dan rata-rata pemakaian 1.250 tablet perminggu, maka persediaan

5.000 tablet akan habis dalam empat minggu.

Agar pada waktu empat minggu berikutnya masih tersedia 5.000 tablet, maka

jumlah persediaan pada minggu keempat haruslah 5.000 tablet juga.

Jika pengiriman dari Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota setiap dua bulan, maka

jumlah yang harus ada dalam persediaan pada minggu pertama, kedelapan dan

seterusnya adalah 10.000 tablet, agar tercapai persediaan rata-rata 5.000

tablet.

1. Pengendalian Persediaan.

Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan terhadap

stok kerja, stok pengaman, waktu tunggu dan sisa stok. Sedangkan untuk

mencukupi kebutuhan, perlu diperhitungkan keadaan stok yang seharusnya

ada pada waktu kedatangan obat atau kalau dimungkinkan memesan, maka

dapat dihitung jumlah obat yang dapat dipesan (Q) dengan rumus berikut :

Q = SK + SP + ( WT X D ) – SS

Keterangan :

Q = jumlah obat yang dipesan

SK = stok kerja

SP = stok pengaman

WT = waktu tunggu ( leadtime )

SS = sisa stok

D = pemakaian rata-rata perminggu/perbulan

Page 29: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 29

Pencegahan Kekosongan Obat.

Agar tidak terjadi kekosongan obat dalam persediaan, maka perlu

diperhatikan hal-hal berikut :

a. Cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok.

b. Laporkan segera kepada Instlasi Farmasi Kabupaten/Kota, jika terdapat

pemakaian yang melebihi rencana karena keadaan yang tidak terduga.

c. Buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Puskesmas

tentang pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat lainnya masih

mempunyai persediaan banyak.

Pemeriksaan Besar (Pencacahan)

Pemeriksaan besar dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan antara kartu

stok obat dengan fisik obat, yaitu jumlah setiap jenis obat

Pemeriksaan ini dapat dilakukan setiap bulan, triwulan, semester atau

setahun sekali. Semakin sering pemeriksaan dilakukan, semakin kecil

kemungkinan terjadi perbedaan antara fisik obat dan kartu stok.

2. Pengendalian Penggunaan

Tujuan Pengendalian Penggunaan adalah untuk menjaga kualitas pelayanan

obat dan meningkatkan efisiensi pemanfaatan dana obat. Pengendalian

penggunaan meliputi :

a. Prosentase penggunaan antibiotik

b. Prosentase penggunaan injeksi

c. Prosentase rata-rata jumlah R/

d. Prosentase Obat Penggunaan obat Generik

e. Kesesuaian dengan Pedoman.

Instrumen yang digunakan adalah Format Monitoring Peresepan seperti

terlampir.

Page 30: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 30

3. PENANGANAN OBAT HILANG, OBAT RUSAK DAN KADALUWARSA

a. Penanganan Obat Hilang.

Tujuan :

Sebagai bukti pertanggungjawaban Kepala Puskesmas

sehingga di ketahui persediaan obat saat itu

Kejadian obat hilang dapat terjadi karena adanya peristiwa pencurian

obat dari tempat penyimpanannya oleh pihak-pihak yang tidak

bertanggung jawab.

Obat juga dinyatakan hilang apabila jumlah obat dalam tempat

penyimpanannya ditemukan kurang dari catatan sisa stok pada Kartu

Stok yang bersangkutan. Pengujian silang antara jumlah obat dalam

tempat penyimpanannya dengan catatan sisa stok pada Kartu Stok perlu

dilakukan secara berkala, paling tidak 3 (tiga) bulan sekali. Pengujian

semacam ini harus dilakukan oleh Kepala Puskesmas

Untuk menangani kejadian obat hilang ini, perlu dilakukan langkah-

langkah sebagai berikut :

1) Petugas pengelola obat yang mengetahui kejadian obat hilang segera

menyusun daftar jenis dan jumlah obat hilang, serta melaporkan

kepada Kepala Puskesmas.

Daftar obat hilang tersebut nantinya akan digunakan sebagai

lampiran dari Berita Acara Obat Hilang yang diterbitkan oleh Kepala

Puskesmas.

Page 31: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 31

2) Kepala Puskesmas kemudian memeriksa dan memastikan kejadian

tersebut, serta menerbitkan Berita Acara Obat Hilang.

3) Kepala Puskesmas menyampaikan laporan kejadian tersebut kepada

Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, disertai Berita Acara Obat

Hilang bersangkutan.

4) Petugas pengelola obat selanjutnya mencatat jenis dan jumlah obat

yang hilang tersebut pada masing-masing Kartu Stok.

5) Apabila jumlah obat yang tersisa diperhitungkan tidak lagi mencukupi

kebutuhan pelayanannya, segera dipersiapkan LPLPO untuk

mengajukan tambahan obat, seperti telah dibahas rinci di bagian

depan.

6) Apabila hilangnya obat karena pencurian maka dilaporkan kepada

kepolisian dengan membuat berita acara (contoh berita acara

terlampir)

b. Penanganan Obat Rusak/Kadaluwarsa.

Tujuan :

Melindungi pasien dari efek samping penggunaan obat

rusak/kadaluwarsa

Jika petugas pengelola obat menemukan obat yang tidak laik pakai

(karena rusak/kadaluwarsa), maka perlu dilakukan langkah-langkah

sebagai berikut :

1) Petugas kamar obat, kamar suntik, atau unit pelayanan kesehatan

lainnya segera melaporkan dan mengirimkan kembali obat tersebut

kepada Kepala Puskesmas melalui petugas gudang obat Puskesmas.

2) Petugas gudang obat Puskesmas menerima dan mengumpulkan obat

rusak dalam gudang. Jika memang ditemukan obat tidak laik pakai

Page 32: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 32

maka harus segera dikurangkan dari catatan sisa stok pada masing-

masing kartu stok yang dikelolanya. Petugas kemudian melaporkan

obat rusak/kadaluwarsa yang diterimanya dari satuan kerja lainnya,

ditambah dengan obat rusak/kadaluwarsa dalam gudang, kepada

Kepala Puskesmas.

3) Kepala Puskesmas selanjutnya melaporkan dan mengirimkan kembali

obat rusak/kadaluwarsa kepada Kepala Dinas Kesehatan Kab/Kota,

untuk kemudian dibuatkan berita acara sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

G. PELAYANAN OBAT

Tujuan :

Agar pasien mendapat obat sesuai dengan resep dokter dan

mendapat informasi bagaimana menggunakannya

Pelayanan obat adalah proses kegiatan yang meliputi aspek teknis dan non

teknis yang harus dikerjakan mulai dari menerima resep dokter sampai

penyerahan obat kepada pasien.

Semua resep yang telah dilayani oleh Puskesmas harus dipelihara dan disimpan

minimal 2 ( dua ) tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :

“Umum” untuk resep umum

“Askes” untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan

“Gratis” untuk resep yang diberikan kepada pasien yang di bebaskan dari

pembiayaan restribusi.

Untuk menjamin keberlangsungan pelayanan obat dan kepentingan pasien

maka obat yang ada di puskesmas tidak dibeda-bedakan lagi sumber

Page 33: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 33

anggarannya. Semua obat yang ada dipuskesmas pada dasarnya dapat

digunakan melayani semua pasien yang datang ke Puskesmas.

Semua jenis obat yang tersedia di unit-unit pelayanan kesehatan

yang berasal dari berbagai sumber anggaran dapat digunakan

untuk melayani semua kategori pengunjung puskesmas dan

puskesmas pembantu.

Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan

dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu

untuk mendukung pelaksanaan seluruh aspek pengelolaan obat.

Kegiatan pelayanan obat meliputi :

penataan ruang pelayanan obat

penyiapan obat

penyerahan obat

informasi obat

etika pelayanan

daftar perlengkapan peracikan obat.

1. Penataan ruang pelayanan :

a. Ruang pelayanan adalah tempat dimana dilaksanakan kegiatan

penerimaan resep, penyiapan obat pencampuran, pengemasan,

pemberian etiket dan penyerahan obat. Diruang tersebut terdapat

tempat penyimpanan obat, alat-alat peracikan penyimpanan arsip dan

tempat pelaksanaan tata usaha obat.

b. Luas ruang pelayanan berukuran kurang lebih 3 x 4 meter dan

mempunyai penerangan yang cukup.

c. Tempat penyerahan obat harus mempunyai loket yang memadai untuk

komunikasi dengan pasien.

Page 34: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 34

d. Ruangan pelayanan harus terkunci bila ditinggalkan, bila perlu setiap

jendela dilengkapi dengan teralis.

e. Tempat penyimpanan obat .

Obat disimpan di dalam lemari, rak atau kotak-kotak tertentu .

• Untuk obat-obat narkotik, psikotropika hendaknya ditempatkan dalam

lemari yang terkunci.

• Tempatkan obat secara terpisah berdasarkan bentuk seperti kapsul,

tablet, sirup, salep, injeksi dan lain-lain.

• Vaksin dan serum ditempatkan dalam lemari pendingin.

• Susun obat berdasarkan alfabetis, dan terapkan sistem FIFO.

f. Tempat peracikan.

• Ruangan harus selalu bersih, rapi dan teratur

• Sediakan meja untuk peracikan obat

• Obat-obatan tidak boleh berserakan dimana-mana

• Wadah obat harus selalu tertutup rapat dengan baik untuk

menghindari kemungkinan terkontaminasi dan udara lembab.

• Wadah obat harus diberi label sesuai dengan obat yang ada

didalamnya.

2. Perlengkapan peralatan peracikan.

a. Mortir dengan alu, kecil dan sedang

b. Spatel/sudip untuk membantu mencampur dan membersihkan atau

c. Spatel/sendok untuk menghitung tablet atau kapsul

d. Baki/wadah lain tempat menghitung tablet atau kapsul

e. Lap/serbet yang bersih masing-masing untuk salep dan serbuk

f. Kertas pembungkus, kantong plastik dan etiket

Page 35: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 35

3. Penyiapan obat.

a. Memahami isi resep.

• Baca resep dengan cermat meliputi :

- nama obat

- jenis dan bentuk sediaan obat

- nama dan umur pasien

- dosis

- cara pemakaian, aturan pakai

• Apabila tulisan resep tidak jelas tanyakan kepada pembuat resep

• Perhatikan dosis obat

• Kalau obat yang diminta tidak ada, konsultasikan obat

alternatif/pengganti kepada pembuat resep.

b. Tata Cara Menyiapkan Obat

• Periksa dan baca sekali lagi informasi pada wadah obat

• Pakai spatula atau sendok untuk menghitung tablet atau kapsul

• Setelah selesai menghitung, kembalikan sisanya ke dalam wadah

semula

• Periksa kembali etiket pada wadah

• Yakinkan sisa obat disimpan kembali ke dalam wadah semula

• Bersihkan kembali meja dimana anda bekerja.

Kontak tangan langsung dengan tablet atau kapsul dapat

mengakibatkan terjadinya kontaminasi silang antara obat

yang satu dengan obat yang lain. Hal ini dapat berakibat fatal

terhadap pasien yang sangat sensitif (alergi) pada obat

tertentu, misalnya penisilin, sulfonamid.

Perhitungan jumlah obat didasarkan atas jumlah yang harus dipakai

untuk setiap kali per hari dan jumlah hari pemakaian.

Page 36: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 36

Pada umumnya resep dokter telah mencantumkan jumlah obat yang

diminta. Jika tidak ada jumlah tersebut, maka dapat dihitung dengan

perkalian jumlah dosis satu kali pakai, dengan jumlah pemakaian sehari

dan lama hari pemakaian.

a). Contoh dan perhitungan resep berisi tablet/kapsul :

R/ Tetracycline 500 mg No. XX

S 4 dd Cap 1

R/ Vitamin B Comp no XV.

S 3 dd tab I

Perhitungan :

1). Berdasarkan resep di atas, Tetracyclin yang diperlukan sebanyak

= 20 kapsul

Tetracyclin yang tersedia adalah kapsul 250 mg, jadi diperlukan

40 kapsul. Perlu diperhatikan nanti sewaktu menuliskan etiket,

menjadi : sehari 4 x 2 kapsul

2). Berdasarkan resep di atas, Vitamin B complex yang diperlukan

sebanyak = 15 tablet

b). Contoh perhitungan pembuatan serbuk yang dibagi-bagi

(Pulveres)

R/ Parasetamol 150 mg

CTM 1 mg

Ephedrin 10 mg

m.f. pulv. dtd No. XV

Page 37: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 37

Perhitungan :

Bahan yang dibutuhkan :

Parasetamol 15 x 150 mg = 2250 mg

Kadar 1 tablet parasetamol tablet = 500 mg, jadi dibutuhkan

2250/500= 4 ½ tablet

CTM 15 x 1 mg = 15 mg

Kadar 1 tablet CTM = 4 mg, jadi dibutuhkan 15/4= 3 ¾ tablet

Ephedrin 15 x 10 mg = 150 mg

Kadar 1 tablet 25 mg, jadi dibutuhkan 150/25= 6 tablet.

c) Membuat dan membagi sediaan dalam bentuk serbuk.

1. hitung tablet atau kapsul atau timbang sejumlah bahan obat

sesuai dengan yang tercantum dalam resep

2. gerus dalam mortar sampai halus dan homogen

3. siapkan kertas perkamen sebanyak yang diminta dalam resep

4. cara membagi serbuk adalah sebagai berikut :

Apabila diminta 12 bungkus maka :

= serbuk dibagi dua sama banyak

= lalu masing-masing dibagi tiga sama banyak

= terakhir masing-masing dibagi dua sama banyak

Apabila diminta 15 bungkus maka :

= serbuk dibagi tiga sama banyak

= lalu masing-masing dibagi lima sama banyak

Page 38: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 38

d) Mengukur cairan :

1. Bersihkan gelas ukur yang akan dipakai

2. Baca kembali etiket pada botol cairan apakah botol yang diambil

sudah benar

3. Pegang botol dengan etiket menghadap ke tangan

4. Tuangkan ke dalam gelas ukur

5. Tutup kembali botol dan periksa etiket sekali lagi.

Cairan obat luar seperti Gentian Violet dapat langsung dituangkan ke

dalam botol untuk pasien, tidak perlu di ukur karena dapat mengotori

gelas ukur.

e) Melarutkan dan mengencerkan obat.

1. obat-obatan yang tidak stabil dalam air, dilarutkan apabila akan

digunakan (amoksisillin, benzyl penisilin)

2. pelarutnya adalah air matang/air yang sudah dimasak

f) Mengemas dan memberi etiket :

1. Untuk tablet dan kapsul

Kemasan yang dapat digunakan adalah kantong plastik, kantong

kertas, botol obat dan vial

2. Cairan

Kemasan yang dapat digunakan adalah botol kaca, botol plastik

3. Salep/krim

Kemasan yang dapat digunakan adalah wadah gelas kaca/plastik

bermulut besar atau tube plastik/metal yang stabil

Page 39: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 39

4. Setelah dikemas perlu ditempeli etiket pada masing-masing wadah

obat yang perlu ditulis pada etiket :

nama pasien

aturan pakai obat

waktu pakai contoh : malam hari, sebelum makan, sesudah

makan

g) Penyerahan obat

1. Sebelum obat diserahkan, lakukan pengecekan terakhir tentang

nama pasien, jenis obat, jumlah obat, aturan pakai obat,

kemasan, dan sebagainya

2. Obat diberikan melalui loket.

3. Penerima obat dipastikan pasien atau keluarga pasien.

h) Informasi.

Sebab utama mengapa penderita tidak menggunakan obat dengan

tepat, adalah karena penderita tidak mendapatkan penjelasan yang

cukup dari yang memberikan pengobatan atau yang menyerahkan

obat.

Oleh karena itu sangatlah penting menyediakan waktu untuk

memberikan penyuluhan kepada penderita tentang obat yang

diberikan.

Informasi yang perlu diberikan kepada pasien adalah :

1). Kapan obat digunakan dan berapa banyak ?

Beberapa pasien berpendapat bahwa makin banyak obat diminum,

semakin cepat sembuh. Pendapat ini tentu saja tidak benar dan

sangat berbahaya. Oleh karena itu perlu dijelaskan :

Page 40: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 40

a. pemakaian obat

tiga kali sehari

dua kali sehari

b. waktu pemakaian obat

pagi, siang, malam

c. jumlah sekali pakai

2). Lama pemakaian obat yang dianjurkan

Beberapa pasien hanya menggunakan obat sampai badan terasa

sembuh. Hal ini tidak menjadi masalah apabila penyakit yang

diobati ringan misalnya alergi atau sakit kepala.

Masalah serius akan timbul apabila penyakit yang diobati misalnya

infeksi. Oleh karena itu beritahukan kepada pasien berapa

hari/minggu obat harus diminum/dimakan.

Misalnya antibiotik, harus diminum sampai obat yang diberikan

habis sesuai dengan aturan pakai.

3). Cara penggunaan obat

Obat dapat dimakan/diminum dengan bantuan air putih biasa, teh

manis, pisang, susu dan lain-lain. Namun demikian untuk Tetracyclin

tidak boleh diminum bersama-sama dengan susu, karena khasiat

Tetracyclin akan berkurang dengan adanya susu dalam lambung.

Beberapa obat, baru bekerja dengan maksimal bila lambung dalam

keadaan kosong (1 jam sebelum makan). Obat antasida (campuran

magnesium trisilikat) bekerja maksimal apabila dimakan satu atau

dua jam setelah makan dan waktu tidur.

Tablet asetosal dan besi dapat menyebabkan iritasi lambung oleh

karena itu harus digunakan setelah makan terlebih dahulu.

Page 41: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 41

Krim atau salep kulit digunakan dengan cara mengoleskan obat

berkali-kali pada kulit ditempat yang sakit.

Cara memasukkan supositoria yang termudah adalah dalam posisi

jongkok.

4). Ciri-ciri tertentu setelah pemakaian obat.

Berkeringat pada penderita demam panas setelah memakan

obat penurun panas

Perubahan warna tinja dan air seni setelah minum Tetrasiklin,

Vitamin B Komplek

Rasa mengantuk, oleh karena itu khusus untuk obat

antihistamin, seperti CTM dianjurkan kepada pasien yang

meminum obat ini untuk tidak menjalankan kendaraan atau

mengoperasikan mesin.

5). Efek Samping Obat

Bila diketahui bahwa obat yang diberikan pada pasien mempunyai

efek samping, beritahu pasien gejala sampingan apa yang dapat

ditimbulkan oleh obat tersebut.

Sebagai contoh menggunakan salep Penisilin atau salep 2 - 4, jika

mengalami keadaan seperti gatal dan timbul merah disekitar kulit

karena alergi, dianjurkan untuk menghentikan pemakaian dan

kembali ke Puskesmas untuk berkonsultasi dengan dokter.

6). Obat-obatan yang berinteraksi dengan kontrasepsi oral.

Beberapa obat dapat mempengaruhi kerja kontrasepsi oral menjadi

tidak efektif, sebagai contoh antibiotik. Oleh karena itu tanyakan

pada pasien wanita apakah sedang menggunakan pil KB.

Beritahukan pada pasien, agar berhati-hati kemungkinan KB-nya

gagal. Contoh : Rifamfisin dapat mempengaruhi efektifitas pil KB.

Page 42: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 42

7). Cara Menyimpan Obat

Sarankan agar obat disimpan di tempat yang sejuk dan aman serta

tidak mudah dijangkau anak-anak.

Etika pelayanan.

Petugas harus memperhatikan etika pelayanan kesehatan, terutama pada saat

penyerahan obat dan pemberian informasi, karena disamping perlu sopan santun

dan kesabaran dalam melayani pasien, juga karena pasien sebagai penderita

penyakit biasanya dalam keadaan tidak sehat atau kurang stabil emosinya.

Kesadaran petugas bahwa pasien dan keluarganya perlu ditolong terlepas dari

status sosial, golongan dan agama atau kepercayaannya serta pengetahuan yang

terbatas. Pasien memerlukan bantuan agar tidak mengalami bahaya karena

ketidaktahuannya tentang penyakit.

Penyerahan obat kepada pasien hendaklah dilakukan dengan cara yang baik dan

sopan dengan menggunakan Bahasa Indonesia atau kalau perlu Bahasa Daerah

setempat sehingga pasien menerima dengan senang hati. Petugas yang ramah dan

sopan akan memberikan semangat kesembuhan pada pasien, sehingga akan

membantu penyembuhan secara psikologis.

Petugas sangat perlu menyadari bahwa pasien berhak menerima informasi yang

baik dan benar, serta pasien berhak dilindungi terhadap penyakit.

Begitu juga tentang penyampaian informasi yang menyangkut efek samping serta

keadaan atau tingkat keparahan penyakit pasien hendaklah disampaikan secara

hati-hati dan agar kerahasiaan penyakitnya dapat dijaga dengan sebaik-baiknya.

Page 43: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 43

BAB IV

PENCATATAN DAN PELAPORAN

Tujuan Pencatatan dan pelaporan adalah :

1. Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan

2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian

3. Sumber data untuk pembuatan laporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian kegiatan

dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang

diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas dan atau unit

pelayanan lainnya.

Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat

yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh

pengelolaan obat.

A. Sarana pencatatan dan pelaporan :

Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di Puskesmas

adalah LPLPO dan kartu stok.

LPLPO yang dibuat oleh petugas Puskesmas harus tepat data, tepat isi dan

dikirim tepat waktu serta disimpan dan diarsipkan dengan baik.

LPLPO juga dimanfaatkan untuk analisis penggunaan, perencanaan kebutuhan

obat, pengendalian persediaan dan pembuatan laporan pengelolaan obat.

1. Di gudang obat Puskesmas :

Kartu stok obat

LPLPO

Page 44: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 44

2. Di kamar obat Puskesmas :

Catatan penggunaan obat

LPLPO

3. Di Puskesmas pembantu :

Catatan penggunaan obat

LPLPO Sub unit

4. Di kamar suntik :

LPLPO Sub unit

Catatan harian penggunaan obat suntik

5. Di pelayanan kesehatan/pengobatan :

Catatan obat-obat yang diberikan kepada pasien pada kartu

berobat/status

6. Di tempat pelayanan P3K dan tempat rawat inap :

Catatan harian penggunaan obat

LPLPO Sub unit

7. Di kamar suntik :

Laporan pemakaian obat dan sisa stok

8. Di Puskesmas keliling :

Laporan pemakaian obat dan sisa stok

9. Di Posyandu / Polindes / Bidan desa :

Laporan pemakaian obat dan sisa stok

Page 45: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 45

B. Penyelenggaraan pencatatan :

a. Di gudang Puskesmas :

1). Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari gudang dicatat di dalam

Kartu Stok

2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat dibuat berdasarkan :

(a). Kartu Stok Obat

(b). Catatan harian penggunaan obat

Data yang ada pada LPLPO dilaporkan ke Dinkes Kabupaten/Kota. Laporan ini

merupakan laporan Puskesmas ke Dinkes Kabupaten/Kota.

b. Di kamar obat :

1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan kepada pasien dicatat pada

buku catatan pemakaian obat harian

2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang obat dibuat

berdasarkan catatan pemakaian harian dan sisa stok.

c. Di kamar suntik :

Setiap hari obat yang akan digunakan dimintakan ke kamar obat. Pemakaian

obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi sumber data

untuk permintaan tambahan obat.

d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat perawatan

serta di ruang pertolongan gawat darurat, pencatatan diselenggarkan seperti

pada kamar obat.

Page 46: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 46

C. Alur pelaporan

Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit dan Puskesmas

Induk, LPLPO dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :

a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi

Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan. Setelah ditanda

tangani disertai satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya disimpan di

Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.

b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas

D. Periode Pelaporan

Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan.

Untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap bulan LPLPO dikirim

setiap awal bulan, begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi

setiap triwulan.

Page 47: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 47

BAB VI

P E N U T U P Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas diharapkan dapat

bermanfaat dan membantu dalam pengelolaan obat di Puskesmas serta unit-unit pelayanan

kesehatan dasar lainnya, yang meliputi aspek permintaan, penerimaan, pendistribusian,

penggunaan obat dan perbekalan kesehatan dalam pelayanan kesehatan. Sehingga walaupun

adanya keterbatasan tenaga, dana, sarana dan prasarana pendukungnya, bila pengelolaan obat

publik dan perbekalan kesehatan dilakukan secara baik diharapkan tujuan pembangunan di

bidang Kesehatan khususnya bidang obat dan perbekalan kesehatan dapat tercapai, adapun

tujuan dimaksud meliputi terjaminnya ketersediaan obat dengan jenis dan jumlah yang tepat

sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin dan tersebar secara merata, berkesinambungan

dan teratur, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat.

Penyediaan buku pedoman ini merupakan salah satu sumbangsih Direktorat Bina Obat Publik

dan Perbekalan Kesehatan, Ditjen Bina Kefarmasian da untuk meningkatkan kualitas

pengelolaan obat di Puskesmas.

Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas ini tentu masih

memerlukan perbaikan – perbaikan untuk penyempuranannya, karena itu masukan-masukan

dari instansi pengguna buku ini sangat diharapkan.

Page 48: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 48

DAFTAR PUSTAKA

1. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen POM, Pedoman Pengelolaan Obat Daerah Tingkat II,

1996.

2. MSH, Managing Drug Supply, New York, Kumarin Press, 1998

3. Badan Pengawasan Obat dan Makanan, Pengelolaan Obat Kabupaten/Kota, Jakarta,

2001.

4. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Pedoman

Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, 2005

Pedoman Puskesmas - 48

Page 49: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 49

DAFTAR SINGKATAN NO. NAMA SINGKATAN KETERANGAN

1. UPOPPK Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan

yaitu Pengelola Obat seperti GFK, Seksi Farmasi, Seksi

Distribusi, Seksi Obat Publik dan lain sebagainya.

2. UPK Unit Pelayanan Kesehatan seperti Puskesmas, Pustu,

Rumah Sakit Umum Pemerintah, Rumah Sakit Swasta,

Balai Pengobatan dan lain sebagainya.

3. LPLPO Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat yaitu

formulir yang lazim digunakan di unit pelayanan

kesehatan dasar milik pemerintah

Pedoman Puskesmas - 49

Page 50: SUPERVISI DAN PEMANTAUAN - jdih.bpk.go.idjdih.bpk.go.id/.../uploads/2011/03/Ped_Pengelolaan-Obat-Puskesmas… · buku pedoman pengelolaan obat Puskemas ini merupakan salah satu pelengkap

Pedoman Puskesmas - 50

TIM PENYUSUN PEDOMAN PENGELOLAAN OBAT PUBLIK DAN PERBEKALAN KESEHATAN DI PUSKESMAS

Daftar Kontributor :

1. Dr. Agus Winarno : Puskesmas Kab. Temanggung

2. Dr. Bintarti Amalia, DESS : Puskesmas Kota Waringin Barat

3. Dra. Ruhama, Apt : Dinkes Kota Depok

4. Dra. Tetti Widiharti, Apt : Dinkes Kota Sukabumi

5. Dra. Magda Mina Putri, Apt : Dinkes Kab. Serang

6. Sunarsih : Dinkes Kab. Bekasi

7. Drs. Ujang Supriatna, Apt : Dinkes Prop. Jawa Barat

8. Dra. Luky Widyawati, Apt : Dinkes Prop. Jawa Timur

9. Dr. Sutedjo, RN : Ditjen Bina Kesmas Depkes RI

10. Dr. Sri Widyastuti : Ditjen P2M & PL Depkes RI

11. Drs. Zaenal Komar, MA, Apt : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

12. Drs. M Nur Ginting, M.Kes, Apt : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

13. Dra. S. Nurul Istiqomah, Apt : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

14. Dra. R Detti Yuliati, Msi, Apt : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

15. Drs. M. Taufik. S, Apt : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

16. Rustian, Ssi, Apt : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

Sekretariat :

1. Lucia Dina Kombong, SH : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

2. Dra. Evrina, Apt : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

3. Sari Isa Harefa, SE : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes

4. O.R. Pamuncak P. Pasaribu : Dit. Bina Obat Publik & Bekkes