SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ... : akademik.ugm.ac.id Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online...
-
Upload
duongkhanh -
Category
Documents
-
view
242 -
download
4
Transcript of SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN ... : akademik.ugm.ac.id Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online...
SUB DIREKTORAT SISTEM INFORMASI DAN
ADMINISTRASI AKADEMIK
SISTEM INFORMASI DAN WISUDA
Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs.
Direktorat Akademik
Universitas Gadjah Mada
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
OUTLINES
A. SISTEM INFORMASI
SIUM (Sistem Informasi Ujian Masuk)
SIREG (Sistem Informasi Registrasi)
SIA (Sistem Informasi Akademik)
SIWU (Sistem Informasi Wisuda)
Sistem Pelaporan EPSBED
2
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
OUTLINES
B. WISUDA dan Kelulusan
Pengumuman Wisuda
Syarat Wisuda
Pendaftaran Wisuda
Surat Evaluasi Pertimbangan Kelulusan
Ijazah
Surat Keterangan Pengganti Ijazah
3
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
SISTEM INFORMASI
Flow diagram sistem informasi di universitas:
4
4
SI Registrasi
(SIREG) Sistem Informasi
Akademik (SIA)
SI Alumni SI Wisuda
SI Ujian Masuk
(SIUM)
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
SIA (Sistem Informasi Akademik)
Arsitektur SIA
9
System Back End System Front End SERVER SIA
Mahasiswa
Administrator
Dosen
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
B. SIA (Front-end)
B. SIA (Front-end)
Alamat : akademika.ugm.ac.id
11
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
SIA masa depan
Terkoneksi
dengan banyak
SI lain
Fitur yang semakin
berkembang
INTEGRATION
IS A MUST!
13
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Permasalahan SIA
Future Works (Saran, Perbaikan)
Perlu dibuat sistem standar/standarisasi data akademik
yang dapat dijadikan acuan untuk pengembangan fitur
SIA UGM, yang dapat mengakomodir permintaan dari
unit-unit.
Dikembangkan web service yang dapat memudahkan
pertukaran data antara Universitas dengan unit yang
tidak menggunakan SIA UGM
Perlu dibuat kebijakan/payung hukum terkait integrasi
sistem
14
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
WISUDA 17
B. Wisuda dan Kelulusan
Pengumuman Wisuda dan Syarat Wisuda
diinformasikan melalui surat edaran dan web
DA : akademik.ugm.ac.id
Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Online
Mahasiswa membayar biaya ke bank, akan
menerima user dan password untuk online ke
portal wisuda
Batas entry online dan batas penyerahan berkas
ke DA sudah ditentukan di edaran wisuda
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Prosedur Pengajuan Surat Evaluasi Pertimbangan
Kelulusan untuk Program Pascasarjana :
Mahasiswa sudah menempuh tes TPA/PAPS dan
TOEFL/AcEPTS minimal 6 kali
Mengajukan surat permohonan evaluasi kelulusan ke
prodi/fakultas
Fakultas mengajukan permohonan surat evaluasi
kelulusan ke Rektor, tembusan WRAKM dan Direktur
Akademik, surat ditandatangani dosen pembimbing,
Kaprodi, Wakil Dekan Akademik, dan Mengetahui
Dekan
18
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Ijazah
Ijazah dicetak berdasarkan acuan berkas data calon
wisudawan yang diserahkan ke DA
Jika ada perubahan nama, tanggal lahir perlu
dilampirkan surat keterangan dari yang berwenang
Ijazah hanya dapat diberikan pada hari H Wisuda
19
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Prosedur Pembuatan Surat Keterangan Pengganti
Ijazah :
Mahasiswa mengajukan surat permohonan ke
Fakultas (dilampiri syarat yang diperlukan, fotocopy
ijazah, surat keterangan Polisi (jika hilang)
Fakultas mengajukan permohonan surat keterangan
ijazah ke universitas
DA memproses surat keterangan ijazah
20
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
EPSBED
EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri)
Kewajiban Perguruan Tinggi untuk tetap melaporkan proses belajar
mengajar setiap Program Studi melalui EPSBED/PDPT sesuai
dengan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 184/U/2001.
21
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
22
Hasil disampaikan ke PT
melalui media website
https://forlap.dikti.go.id/
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Data Master 23
Data Master yang diisikan pada system secara terpusat
adalah :
MSYYS - Master Badan Hukum
MSPTI - Master Perguruan Tinggi
MSPST - Master Program Studi
MSDOS - Master Dosen
MSPDS - Master Riwayat Pendidikan Dosen
TRPIM - Transaksi Nama Pimpinan dan
Rekapitulasi Tenaga Administrasi
Data-data pendukung lainnya
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Data Pokok Pelaporan Prodi 24
Data pokok yang diperlukan pada pelaporan
PDPT/EPSBED ada 6 yaitu :
MSMHS - Master Mahasiswa
TBKMK - Tabel Kurikulum/ Matakuliah
TRAKM - Transaksi Aktifitas Kuliah Mahasiswa
TRNLM - Transaksi Nilai Semester Mahasiswa
TRLSM - Transaksi Mahasiswa
Cuti/Lulus/Keluar/D.O./ Non-aktif
TRAKD - Transaksi Mengajar Dosen
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
25
HASIL VALIDASI SUDAH VALID
KUALITAS DATA? Masih banyak dijumpai laporan yang
sudah tervalidasi Oke, namun ketika
pengecekan data ada yang tidak sesuai
dengan data riil.
PERLU DITINGKATKAN KUALITAS
DATA LAPORAN EPSBED
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Contoh Kasus 26
Kasus
NIM 06/192407/BI/07748
Penulisan seharusnya
06192407BI07748
Namun realisasi tertulis
06192407774801
Konfirmasi ke fakultas (01 = kode unik
untuk Fakultas?)
Solusi : seharusnya penulisan NIM
sesuai dengan NIM dari SIREG
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
DAMPAK 27
Pendaftaran Beasiswa dari Dikti:
contoh beasiswa BPPDN
jika NIM pendaftar tidak sama/sesuai dengan
database NIM di DIKTI, berkas tidak akan diproses
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
28
Pendaftaran PNS
jika NIM pendaftar CPNS dicek tidak sama dengan
NIM di database DIKTI, berkas tidak lolos verifikasi
contoh: pendaftaran CPNS di LIPI
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
SOLUSI 29
Checking Data lebih teliti di tingkat
operator EPSBED Validasi Data
Verifikasi Data oleh koordinator
Prodi
Berkas/lampiran Validasi EPSBED
disyahkan/ditandatangani kaprodi, diketahui oleh
Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
#ERIKA PURNAWATI, DA-UGM © 2013
Solusi 30
Data SIREG SIA Import Data
dari SIREG
Proses Olah Data
oleh Operator
EPSBED
Checking/Verifikasi
Data oleh Pimpinan
Pelaporan
EPSBED ke
Universitas