Bayu Trisnadi 1510011Ines Tiara Aristyani 1510012

KAJIAN PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) & IMPLIKASINYA PADA PERUSAHAAN PERBANKAN INDONESIAStudi Kasus: PT. Bank Central Asia, Tbk.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Internet saat ini bukanlah sesuatu hal yang sulit ditemukan seperti dahulu.

Hal ini dibuktikan dengan banyaknya pengguna internet di Indonesia.

Berdasarkan gambar di bawah terlihat bahwa Indonesia adalah negara keempat

pengguna internet di asia, setelah China, India dan Jepang. Sementara 44%

pengguna internet di dunia berada di Asia.

Gambar 1. Negara Pengguna Internet AsiaSumber: Internet World Stats - www.internetworldstats.com/stats3.htm

Kecenderungan bisnis yang semakin mengglobal, menuntut perusahaan

untuk memanfaatkan teknologi informasi berbasiskan internet untuk mendukung

setiap aktivitas bisnis perusahaan. Dengan adanya pemanfaatan teknologi

informasi tersebut tentunya akan memungkinkan setiap pihak-pihak terkait dapat

mengakses informasi yang dibutuhkan secara real time.

Salah satu penerapan teknologi informasi dalam perusahaan tersebut

adalah e-business. Fenomena e-business telah menjadi tren yang mewarnai

aktivitas bisnis di negara-negara maju maupun berkembang, termasuk Indonesia.

Salah satu sistem pendukung dalam kegiatan e-business adalah enterprise

resource planning (ERP). ERP adalah salah satu alat untuk mengelola sumber

daya suatu perusahaan untuk dapat memperoleh keunggulan kompetitif.

Perusahaan perbankan, sebagai salah satu perusahaan yang sangat

terkait erat dengan peranan teknologi informasi dalam aktivitas bisnisnya tentu

saja tidak dapat dilepaskan dari sistem ini. Adanya tuntutan untuk memenuhi

kebutuhan nasabah di tengah pasar yang semakin berkembang adalah sangat

penting bagi perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbankan. Saat ini

perusahaan yang akan memenangkan persaingan adalah mereka yang mampu

mendapatkan informasi penting dan merespon informasi tersebut. Disinilah

peranan ERP untuk mengurangi ketidakefisienan waktu dan sumberdaya.

Permasalahan

Dilatarberlakangi hal tersebut, maka pada makalah ini akan dicoba untuk

dibahas mengenai penerapan ERP pada perusahaan perbankan di Indonesia,

melalui pendekatan terhadap salah satu bank swasta terbesar di Indonesia, yaitu

PT. Bank Central Asia, Tbk. Pemilihan bank ini dilakukan karena selain BCA

merupakan salah satu bank dengan investasi teknologi terbesar di Indonesia,

juga dengan pertimbangan kemudahan mendapatkan akses informasi contoh

data. Selain itu akan dicoba diuraikan pula mengenai implikasi penerapan ERP

tersebut secara general dengan menggunakan pendekatan dari berbagai literatur

yang telah dilakukan dari tulisan atau penelitian yang telah ada sebelumnya.

TINJAUAN PUSTAKA

e-business didefinisikan oleh O’Brien (2001) sebagai penggunaaan

teknologi internet untuk menghubungkan dan memperkuat proses-proses bisnis,

perdagangan elektronis (e-commerce), dan komunikasi serta kolaburasi antara

sebuah perusahaan dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra kerja bisnis

elektronis lainnya. Salah satu penerapan e-business adalah enterprise resource

planning (ERP).

Sistem ERP pada awalnya difokuskan untuk mengotomatisasi kembali

fungsi kantor yang tidak secara langsung mempengaruhi pelanggan dan

masyarakat umum. Fungsi front office seperti Customer Relationship

Management (CRM) berurusan langsung dengan pelanggan atau sistem e-bisnis

seperti e-commerce, e-government, e-telekomunikasi, dan e-financial, atau

supplier relationship management (SRM) menjadi terintegrasi kemudian, ketika

internet disederhanakan dalam berkomunikasi dengan pihak eksternal.

Enterprise resource planning (ERP) mengintegrasikan informasi

manajemen internal dan eksternal di seluruh organisasi. Sistem ini mencakup

keuangan/akuntansi, manufaktur, penjualan dan pelayanan. Sistem ini

mengotomisasi kegiatan ini dengan aplikasi perangkat lunak terintegrasi.

Tujuannya adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsibisnis

di dalam batas-batas organisasi dan mengelola konsumen dengan stakeholder.

Sistem ERP dapat dijalankan pada berbagai konfigurasi hardware dan

jaringan dan biasanya menggunakan database sebagai acuan informasi. Sistem

ERP biasanya mencakup karakteristik sebagai berikut:

1. Sebuah sistem terintegrasi yang beroperasi dalam real time tanpa

bergantung konfirmasi yang periodik.

2. Sebuah database umum yang mendukung semua aplikasi.

3. Instalasi sistem yang integrasi datanya oleh departemen teknologi Informasi.

Sistem ERP merupakan aplikasi bisnis terintegrasi dan umumnya dapat

dipakai untuk menangani modul-modul seperti pengendalian sediaan, utang

dagang, piutang dagang, perencanaan kebutuhan material (MRP) hingga

penanganan sumber daya manusia. Gambar di bawah ini dapat menunjukkan

komponen-komponen yang digunakan dalam penyusun ERP.

Gambar 2. Komponen Penyusun ERP

Keuntungan bisnis yang didapatkan dengan menggunakan sistem ERP

adalah sebagai berikut :

1. Memiliki fleksibilitas, visibilitas, dan kontrol untuk secara efektif

melaksanakan, memantau, dan memperbaiki strategi perusahaan.

2. Proses bisnis yang inovatif – memungkinkan dalam mengubah komposisi

sistem yang ada untuk mendukung proses inovatif.

3. Meminimalkan risiko dan biaya, memperkenalkan proses baru, karena sistem

yang ada tetap tidak berubah saat kita memanfaatkan mereka untuk end-to-

end proses perusahaan.

4. Membantu secara agregat dan menganalisis informasi di seluruh organisasi,

sehingga kita dapat memperoleh wawasan yang dibutuhkan untuk membuat

perubahan yang tepat dan cepat.

Selain mendapatkan keuntungan, dalam menggunakan ERP tentunya

juga memiliki beberapa resiko negatif, antara lain :

1. Membutuhkan biaya yang tinggi dalam pemeliharaan dan upgrade.

2. Integrasi yang benar-benar bisnis dapat menciptakan ketergantungan yang

sebenarnya tidak diperlukan.

3. Perlunya pelatihan yang ekstensif dalam mengelola sumber daya untuk

pengoperasian sehari-hari.

PEMBAHASAN

Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Sektor perbankan saat ini telah menjadi salah satu pasar utama teknologi

informasi yang terbesar. Perbanas menyebutkan bahwa pada tahun 2008, sektor

perbankan telah menghabiskan sekitar USD 1,47 milyar dan penggunaannya

didominasi oleh 10 bank besar seperti Bank Mandiri, BCA dan BNI. Dimana

investasi ketiga bank besar tersebut telah menghabiskan dana sebesar USD 630

juta (Business Monitor International, 2011).

Besarnya investasi teknologi informasi dalam kegiatan bisnis jasa per

bankan tersebut tidak lah mengherankan karena hampir semua fungsi dalam

bisnis ini terkait erat dengan teknologi informasi. Pada sektor perbankan

layaknya usaha pada umumnya mempunyai fungsi kritis utama, yaitu sumber

daya manusia, finance, operasional, pemasaran, dan administrasi kantor. Guna

memberikan gambaran bagaimana sistem ERP secara umum di perusahaan

perbankan dapat dijabarkan pada gambar di bawah.

Gambar 3. Enterprise Resource Planning Perusahaan Perbankan

Database Pusat

Aplikasi Laporan

Supplier

Aplikasi SDM

Manajer dan stakeholders

Karyawan

Customer

Service Application

Sales tools Application

Front Office dan Tenaga Pemasaran

Aplikasi Keuangan

Aplikasi Operasional

Back office dan Administrasi

Merujuk pada gambar di atas, maka akan dicoba dijabarkan bagaimana

penerapan dan implikasi penerapan ERP pada masing-masing fungsi utama

kritis bisnis perusahaan perbankan

1. Fungsi Sumber Daya Manusia

Dahulu, di bidang sumber daya manusia, proses perusahaan

terkonsentrasi pada sistem payroll, dan sulit untuk membuat perencanaan

pelatihan, manajemen karir, prosedur penilaian kinerja yang transparan dan

model penerapan kegiatan SDM lainnya yang umumnya saat ini dipakai. Dengan

menggunakan sistem ERP, maka perusahaan akan mampu membuat semua

proses yang bersifat administratif menjadi lebih efisien dan fokus pada hal lain

yang lebih inovatif.

Apabila perusahaan masih menggunakan sistem yang tidak terintegrasi

satu sama lain, dapat dibayangkan berapa lama waktu dan biaya yang

diperlukan untuk mengumpulkan seluruh informasi mengenai data SDM dari

berbagai cabang dalam satu kantor wilayah. Di BCA sendiri, fungsi manajemen

sumber daya manusia masing-masing cabang terpusat di kantor wilayah. Dimana

satu kantor wilayah akan membawahi beberapa kantor cabang utama dan

masing-masing kantor cabang utama akan membawahi beberapa kantor cabang

pembantu. Dengan menggunakan ERP, maka dimungkinkan pihak SDM dapat

melakukan pengaturan training, memonitor waktu kehadiran, melakukan payroll,

dan melakukan review terhadap ketersediaan karyawan. Selain itu karyawan pun

dapat melihat record jam kerja, mengajukan cuti, lembur, klaim biaya kesehatan

atau training dan perjalanan dinas mereka masing-masing. DI BCA sendiri

semua hal tersebut dapat dilakukan karyawan dengan menggunakan software

ESS (employee self service).

Pada tingkatan level yang lebih tinggi, SAP ini digunakan pihak

manajemen SDM untuk melaksanakan talent management, termasuk rekrutmen,

manajemen karir, manajemen penilaian dan kompensasi.Sebelum penggunaan

ERP, maka proses rekrutmen dan training mungkin berlangsung masing-masing.

Tetapi dengan adanya ERP memungkinkan dilaksanakannya talent management

secara terintegrasi melalui sistem database yang terpusat.

2. Fungsi Operasional

Fungsi ini mencakup jasa layanan front office seperti layanan customer

service (seperti pembukaan rekening giro, tabungan, deposito, pendaftaran e-

channel, mobile banking, pencetakan mutasi, dll) atau jasa layanan teller yang

mencakup jasa pengiriman uang, penarikan uang tunai, baik dalam mata uang

Rupiah atau valas, jual beli valas, pencairan, pembayaran pajak atau

pembayaran lainnya. Fungsi ini sangatlah berkaitan langsung dengan nasabah

sebagai customer. Bagian operasional ini akan sangat terkait erat dengan sistem

IBS (integrated banking system) yang akan menghimpun seluruh aktivitas yang

telah dijalankan oleh bagian front liner dan sistem tersebut bersifat on-line untuk

seluruh cabang suatu bank dan terhubung lagsung dengan sistem di Bank

Indonesia, sebagai pengatur lalu lintas devisa.

Biasanya transaksi yang dilakukan di bagian teller akan diotorisai di

bagian back office untuk dilakukan release. Hal ini dilakukan mengingat sistem

kerja yang dibangun berlapis oleh perusahaan dengan alasan keamanan.

3. Fungsi Pemasaran

Fungsi ini dilakukan oleh unit kerja yang biasa disebut account officer

(AO). Pada beberapa bank AO terbagi ke dalam dua bagian, yaitu AO funding

dan AO lending. Hanya saja di BCA fungsi funding biasanya dilakukan langsung

oleh bagian customer service. Adapun pemasaran yang dilakukan oleh bagian

AO adalah berupa produk kredit, seperti kredit modal kerja, investasi, ekspor,

impor atau pun produk lainnya seperti letter of credit, forex line, bank garansi,

letter of guarantee, dll. Selain itu bagian ini juga mempunyai tugas untuk

memasarkan produk kredit konsumen seperti kredit kendaraan bermotor (KKB),

kredit kepemilikan rumah atau apartemen (KPR/KPA) dan kartu kredit. Selain

untuk melakukan fungsi pemasaran, bagian ini juga di BCA mempunyai tugas

untuk merekomendasikan permohonan kredit yang masuk kepada pejabat

pemutus, sesuai dengan limit wewenang pimpinan masing-masing.

Apabila permohonan kredit tersebut telah disetujui, maka secara sistem

seluruh aktivitas pemakaian dana akan ter-record dan secara periodik pihak yang

berkepentingan dapat mengakses history debitur tersebut dan menarik laporan

termasuk tanggal jatuh tempo, laba yang dihasilkan, pipe line serta kredit secara

keseluruhan.

4. Fungsi Administrasi Kantor

Sebelum menggunakan ERP, perusahaan tidak mempunyai knowledge

yang terintegrasi untuk mengontrol persediaan barang dan aset perusahaan.

Melalui penggunaan ERP sistem, perusahaan dapat mengontrol seluruh aliran

barang persediaan kantor (seperti kertas TDP, kertas print Control D, peralatan

kantor, barang-barang cetakan (seperti amplop, kertas berkop surat, form KU,

form LC, surat permohonan kredit, aplikasi kredit dan barang cetakan lainnya)),

mulai dari pemesanan hingga pengiriman dan melakukan pengecekan

persediaan barang secara real time.

Fungsi ini juga dapat membantu perusahaan untuk secara efisien

melakukan pemesanan, menerima dan melakukan finansial settlement atas

pembelian dan memastikan hubungan dengan supplier. Selain itu, manajer juga

dapat memonitor posting dan distribusi dari barang keluar, ketersediaan

perawatan dari aset perusahaan, dan menghitung biaya yang terkait dengan

aktivitas logistik.

5. Fungsi Keuangan

Isu utama dari setiap perusahaan adalah tidak standarnya proses bisnis

dan ketidakmampuan untuk menghasilkan laporan keuangan berdasarkan basis

waktu sehingga akan menyulitkan perusahaan untuk secara tepat dan cepat

dalam mengambil keputusan. Dengan menggunakan ERP, perusahaan dapat

mengakses data bisnis secara real time, dan menggunakan data tersebut untuk

membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan menghasilkan laporan yang

secara periodik dapat diakses level pekerja tertentu.

Fungsi ini jika dikaitkan dengan sistem lainnya, misalkan dengan

penerapan financial supply chain management, perusahaan dapat mengakses

secara on-line invoice dan pembayaran dan melakukan prioritas pembayaran

untuk menghindari overdue. Dan dengan dibantu dengan sistem akuntansi, maka

dapat dihasilkan laporan keuangan yang tentunya akan sangat berguna untuk

pihak manajemen. Selain itu, dengan adanya ERP, maka penghasilan yang

diperoleh masing-masing cabang (baik dari layanan transaksi operasional,

seperti biaya administrasi, provisi dan komisi) atau dari layanan jasa kredit

(bunga dan fee cased income)) maka akan dapat secara langsung diketahui cash

flow harian perusahaan.

Terintegrasi dengan fungsi bisnis yang lainnya, dari hasil aktivitas di

fungsi bisnis tersbut akan menghasilkan dampak yang lebih besar terhadap

fungsi keuangan. Integrasi dari fungsi administrasi kantor serta SDM dan

keuangan akan dapat memberikan informasi mengenai seluruh pengeluaran

perusahaan secara real time. Apalagi, biasanya setiap akhir hari masing-masing

cabang akan melakukan proses batch untuk melakukan konsolidasi atas seluruh

pendapatan dan pengeluaran cabang.

Implikasi Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Berdasarkan uraian di atas, maka terlihat bahwa penerapan ERP di

perusahaan tersebut lebih diarahkan untuk mendukung kelancaran kegiatan

operasi perusahaan. Harapannya dengan diterapkannya ERP, maka perusahaan

diharapkan dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Meskipun demikian,

keunggulan kompetitif perusahaan akan lebih dipengaruhi oleh strategi

perusahaan dari pada teknologi yang diadopsi perusahaan (Dantes, 2011).

Sebagian besar perusahaan di Indonesia belum menerapkan ERP secara

spesifik dan hanya bersifat standar, yang umumnya terdiri dari material

management, production planning, sales & distribution, finance & controlling, dan

human resources. Dantes juga menyebutkan bahwa hampir sebagian besar

perusahaan di Indonesia belum menerapkan ERP secara spesifik sehingga

keunggulan kompetitif tercipta bukan dari adopsi teknologi yang digunakan pada

sistem ini, tetapi lebih kepada strategi perusahaan untuk memilih teknolgi yang

akan diterapkan.

Sebagai salah satu bank yang berperan penting dalam perekonomian

Indonesia, serta awareness dari pihak manajemen untuk selalu mensupport

kegiatan operasinya dengan teknolgi informasi yang selalu up-date dan bersifat

spesifik dengan berbagai inovasi, maka tidaklah mengherankan jika BCA dapat

tetap mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing-pesaingnya.

Selain itu, ERP yang telah diterapkan perusahaan telah mampu mempermudah

setiap bagian dalam melakukan kegiatan operasinya serta mampu meningkatkan

keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi dan

efisiensi data dengan berbasiskan pada fungsi yang menyeluruh dan telah dapat

membangun BCA sebagai salah satu bank yang telah menerapkan teknologi dan

berhasil meraih reputasi internasional (intangible impact). Harapannya dari

dengan adanya berbagai intangible impact positif atas penerapan ERP tersebut,

maka tangible impact perusahaan (yang umumnya diukur dengan berbagai rasio

dan kriteria finansial) dapat pula tercapai, seperti terlihat dari beberapa indikator

keuangan di bawah.

Sumber: BCA, Bloomberg dalam Business Monitor International

Sumber: BCA, Bloomberg dalam Business Monitor International

Berdasarkan kedua data di atas, terlihat bahwa dari tahun ke tahun baik

nilai saham perusahaan atau pun nilai aset perusahaan semakin meningkat.

Selain itu, apabila dilihat dari segi kepentingan shareholder sebagai salah satu

stakeholder yang sangat berkepentingan terhadap kinerja perusahaan, maka

nilai earning per share dan total shareholder’s equity yang semakin meningkat

setiap tahunnya mengindikasikan bahwa perusahaan ini mempunyai kinerja yang

baik. Dan tentunya kinerja tersebut tidak akan tercapai jika perusahaan tidak

mampu menerapkan kegiatan internal operasi perusahaan yang efektif dan

efisien dengan menggunakan ERP yang tepat dan inovatif.

KESIMPULAN & SARAN

Kesimpulan

Perusahaan, di tengah era globalisasi yang sangat erat kaitannya dengan

perkembangan teknologi informasi, dihadapkan dengan bagaimana dapat

memenangkan persaingan di tengah iklim bisnis yang sangat ketat. Apalagi

perusahaan perbankan yang dalam kegiatan operasi sehari-harinya selalu

dihadapkan pada penggunaan teknologi informasi.

Agar dapat beroperasi secara real time guna mendukung pengambilan

keputusan dengan tepat dan cepat, maka perusahaan perlu untuk menerapkan

sistem ERP agar kegiatan internal perusahaan dapat tercipta dengan kokoh,

sebelum menjalin hubungan dengan pihak eksternal perusahaan, seperti

customer dan supplier (melalui sistem supply chain management dan customer

relationship management).

Perusahaan yang telah menerapkan ERP dengan tepat dan dengan

memilih strategi teknologi adopsi ERP yang tepat pula, maka tidak heran

perusahaan akan mampu mendapatkan keunggulan kompetitif dan mendapatkan

tangible impact dari pada sekedar mendapatkan intangible impact. Selain itu,

perusahaan pun akan mampu menjalankan seluruh kegiatan operasinya secara

efektif dan efisien serta terintegrasi satu sama lain.

Saran

Mengingat pentingnya ERP diterapkan dalam kondisi usaha saat ini,

maka perusahaan (tidak hanya perusahaan perbankan) harus mampu

menerapkan sistem ERP yang spesifik, tidak hanya bersifat general. Karena ERP

yang bersifat general akan mungkin untuk ditiru oleh kompetitor dan tidak mempu

menciptakan keunggulan kompetitif perusahaan jika hanya diterapkan sebagai

syarat dan mengikuti trend saat ini. Selain itu, untuk kepentingan analisis lebih

lanjut akan sangat membantu apabila kajian makalah ini dapat dilanjutkan

dengan pembuktian secara empiris dengan mengambil sample beberapa

perusahaan perbankan.

DAFTAR PUSTAKA

Business Monitor International. 2011. Indonesia Commercial Banking Report Includes BMI’s Forecasts. www.businessmonitor.com

Business Monitor International. 2011. Indonesia Information Technologi Report Includes BMI’s Forecasts. www.businessmonitor.com

Dantes, Gede Rasben dan Zainal Arifin Hasibuan. 2011. The Impact of Enterprise Resource Planning (ERP) System Implementation on Organization: Case Study ERP Implementation in Indonesia. IBIMA Business Review Vol 2011 (2011), Article ID 210664, 10 pages.

Gosain, Sanjay; Lee, Zoonky; Kim, Yongbeom. The Management of Cross-Functional Inter-Dependencies in ERP Implementation: Emergent Coordination Pattern. European Journal of Information Systems, suppl. Including a special section on the pacific asia conference14. 4 (Dec 2005): 371-387.

Goyal, D.P. and Gurbinder Randhawa. 2007. Design of Evaluation Model for ERP System: An Empirical Study of Indian Industry. Journal of Advances in Management Research Vol. 4 (1) 2007 (pp 63-73).

Motiwalla, Luvai F. And Jeff Thompson. 2009. Enterprise System for Management. Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, New Jersey.

O’Brien, James A. 2005. Introduction to Information Systems. 12th Edition, New

York, McGraw-Hill.

www.internetworldstats.com/stats3.htm