ORGANISASI DAN STAF PERPUSTAKAAN Oleh: Thalha Achmad

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata

dengan baik, sehingga pelaksnaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan

efesian dan efektif, jika suatu perpustakaan memiliki Struktrur Organisasi

yang mantap dan staf/karyawan memiliki kompetensi yang menjadi

pensyaratan yang harus dipengaruhi oleh sumbar daya manusia perpustakaan

dewasa ini.

Sumber daya manusia atau tenaga kerja perpustakaan yang memiliki

kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan

baik, tepat waktu, tepat sasaran, dan sebanding antara biaya dan hasil yang

diperoleh. Tampa Struktur organisasi yang mantap dan SDM yang memiliki

kompetensi, mustahil suatu Perpustakaan dalam mencapai visi dan misinya

sebagai unsur penunjang perpguruan tinggi dalam meujudkan berbagai

fungsinya. Seperti fungsi edukasi (sumber belajar para civitas akademika),

fungsi informasi, riset, rekreasi dan deposit. Makalah ini disajikan pada acara Pengenalan Pustaka MABA-UMI tahun 2010 di Ruangan Perpustakaan UMI Makassar

1

B. Rumusan Masalah

Dari pemaparan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan

yang dianggap urgen untuk dibahas dalam makalah ini, yaitu :

1. Bagaimana pola struktur organisasi perpustakaan yang efektif ?

2. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi pola struktur organisasi suatu

perpustakaan ?

3. Standar apa yang harus dipenuhi staf/karyawan perpustakaan ?

C. Sistimatika Pembahasan

Makalah ini membahas tentang:

1. Pengertian judul, yaitu membahas sekitar Pengertian Struktur

organisaisi, Perpustakaan dan Kompetensi.

2. Struktur Organisasi Perpustakaan

a. Macam-macam pola Struktur Organisasi perpustakaan

b. Faktor-faktor yang mempengaruhi pola struktur organisasi

Perpustakaan

3. Staf/karyawan Perpustakaan

a. Macam-macam Staf perpustakaan

b. Kompetensi Staf perpustakaan

c. Pembinaan Staf Perpustakaan

2

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Organisasi

Pengertian organisasi menurut Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam

bukunya “dasar-dasar ilmu administrasi adalah “suatu bentuk kerjasama antara

sekelompok orang berdasarkan suatu perjanjian untuk bekerjasama guna

mencapai suatu tujuan bersama yang tertentu”1

Organisasi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan

organisasi inilah yang mendorong orang-orang menjadi anggota suatu

oraganisasi dengan harapan bahwa organisasi itu dapat memenuhi keinginan-

keinginanya bahkan dapat melindungi kepentingan hidupnya. Suatu organisasi

yang baik bentuknya sederhana sesuai dengan tuntutan tugas pokok dan fungsi

yang menimbulkan beban kerja.

B. S t a f

Staf perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting dalam

mencapai keberhasilan layanan perpustakaan, oleh karena itu staf perpustakaan

harus memenuhi dari segi jumlah dan mutu untuk memenuhi kebutuhan

pelayanan dan progranm yang dikembangkan di perpustkaaan.

1 Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Jilid I Cet. ke-VII, Jakarta, 1978, hal. 87

3

C. Perpustakaan

Pengertian Perpustakan menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya

pengatar Ilmu Perpustakaan adalah “sebuah ruangan, bagian sebuah gedung,

atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan

lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk

digunakan membaca, bukan dijual”2

2 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Cet. Kedua 1993, h.3

4

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian

Setiap perpustakaan, baik kecil maupun besar, perlu diatur dan ditata

sedemikian rupa, agar dapat mencapai tujuannya, yaitu untuk meningkatkan

layanan demi kepuasan pengguna perpustakaan.

Sebelum membahas lebih jauh makalah ini, terlebih dahulu kita

memberikan pengertian judul:

- Kata “Struktur” berarti “cara bagaimana sesuatu disusun atau dubangun;

susunan; bangunan”1.

- Yang dimaksud “organisasi” adalah “menyusun struktur kekuasaan

formal, batasan jelas dan dikoordinasi untuk mencapai obyek tertentu”2.

Jadi Struktur organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua

tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi.

- Sedang yang dimaksud “kompetensi” adalah “kewenangan (kekuasaan)

untuk menentukan (memutuskan) sesuatu”.3

1 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan, RI, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1988, h. 860 2 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Cet. Kedua 1993, h. 194 3 Departemen Pendidikan & Kebuadyaan, RI, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1988, h.453

5

- Kata “Perpustakaan” berasal dari kata dasar “pustaka” yang mendapat

inbuhan per dan an, sehingga berarti tempat atau kumpulan bahan pustaka

(wadah informasi dapat berupa buku & non buku).4 Jadi Perpustakaan adalah

“lembaga yang menghimpun bahan pustaka dan menyediakan sarana bagi

orang untuk memanfaatkan koleksi tersebut”

Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa makalah ini

membahas Struktur/susunan organisasi dan kompetensi staf/karyawan yang

terlibat dalam mengelolah Perpustakaan.

B. Struktur Organisasi Perpustakaan

1. Macam-macam Pola Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi perpustakaan ada beberapa macam:

a. Berdasarkan Fungsi.

Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi, seperti

bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian, keuangan,

administrasi, perlengkapan dan kerumahtanggaan, bagian Layanan

teknis (pengadaan, Pengolahan dan perawatan koleksi), bagian layanan

4 Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan, Yogyakarta: Kanisius, Cet. keempat, 1992, h. 32

6

pengguna (sirkulasi, Referensi, Tandon/cadangan dan koleksi khusus),

Bagian Penelitian dan pengembangan, bagian jaringan kerjasama.

Walaupun terbagi atas beberpa bagian, hendaknya masing-masing

bagian/seksi tidak bekerja autonom (sendiri-sendiri), sehingga terpisah

dari bagian yang lain, misalnya bagian layanan teknis memiliki

hubungan erat dengan bagian layanan pengguna. Dan bagian layanan

pengguna mempunyai hubungan erat dengan bagian Jaringan kerjasama,

bagian kejasama mempunyai hubungan erat dengan bagian

pengembangan dan seterusnya.

“Pada umumnya, perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia

tersusun berdasarkan fungsi”4. Jadi pola ini sudah menjadi pedoman

bagi perpustakaan Perguruan Tinggi seluruh Indonesia, bahkan

sebahagian Perpustakaan umum (Daerah) di Indonesia .

- Contoh Struktur organisasi Perpustakaan menurut fungsinya seperti

yang digambarkan pada buku Pedoman Perpustakaan edisi 3 tahun

2004 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi RI:

4 RI, Departemen Pendidikan Nasinal, Perpustakaan Perguruan Tinggi Buku Pedoman, Edisi ketiga, Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004, h. 7

7

Adm. Perpustakaan ( K T U )

K e p a l a

Wakil Kepala Sidang Pustakawan Sidang Pustakawan Tim Perpustakaan

Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian

Jaringan Kerjasama

Layanan Pengguna

Layanan Teknis

Penelitian dan Pengembangan

b. Berdasarkan Fungsi.

Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek sering pula

digunakan perpustakaan perguruan Tinggi dan perpustakaan umum,

pembagian berdasarkan subyek biasanya bersifat terbuka dan tersedia

ruangan studi yang berdekatan dengan rak buku. Pembagian

berdasarkan subyek dapat berfungsi sebagai perpustakaan khusus bagi

pemakai. Dan “banyak perpustakaan perguruan Tinggi membagi

perpustakaan menjadi 3 kelompok subyek luas yaitu humaniora atau

kemanusiaan, ilmu-ilmu sosial serta ilmu pengetahuan dan

teknologi…. . Disamping koleksi berdasarkan subyek tersebut, masih

8

ada lagi bagian umum serperti bagian referens, bagian sirkulasi, dan

bagian pengadaan.”5

- Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan subyek :

K T U

Kepala Perpustakaan

Bagian Pengadaan

Bagian Pengolahan

Bagian Layanan Sirkulasi

Bagian Koleksi

Humaniora

Bagian Koleksi

Ilmu. Sosial

Bagian Koleksi IPTEK.

h

c. Berdasarkan Kawasan

Pola struktur organisasi yang disusun berdasarkan fungsi, seperti

bagian Tata usaha (mengurus masalah kepegawaian, keuangan,

Struktur organisasi perpustakaan dibagi berdasarkan wilayah atau

kawasan yang dilayaninya. Pola ini lazim digunakan oleh perpustakaan

umum. Karena itu perpustakaan umum yang menganut berdsarkan

kawasan akan memiliki perpustakaan pusat, perpustakaan cabang dan

perpustakaan keliling (mobile liberaries). Perpustakaan perguruan tinggi

5 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, Cet. Kedua 1993, h. 196

9

acap kali menggunakan pola ini misalnya mendirikan perpustakaan

departemen, seperti perpustakaan hukum, fisika, kesehatan kedokteran.

Contoh Struktur organisasi perpustakaan berdasarkan kawasan:

K T U.

Kepala Perpustakaan

Perpustakaan Pusat

Perpustakaan Cabang

Perpustakaan Keliling (Mobil)

d. Berdasarkan pemakai yang dilayani.

Pada perpusrakaan umum terdapat ruangan khusus untuk anak-

anak, remaja, tuna-netra, atau kelompok berdasarkan ciri ekonomis

(misalnya pengusaha, pensiunan) sedangkan pada perpustakaan

perguruan tinggi biasa dikelompokkan pada perpustakaan program S-

1, S-2 dan S-3, atau ruangan khusus koleksi langkah, koleksi khusus

peneliti.

Contoh struktur berdasarkan pemakai yang dilayani :

10

K T U.

Kepala Perpustakaan

Bagian Layanan Sirkulasi

Bagian Koleksi

S-1

Bagian Koleksi

S-2

Bagian Koleksi

S-3

Bagian

Pengadaan & Pengolahan

e. Berdasarkan Jenis Dokumen.

Struktur organiasasi berdasrakan jenis dokumen banyak

digunakan perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah. Pola struktur

berdasarkan jenis dokumen dibagi menjadi: bagian buku, bagian peta,

bagian majalah, bagian film, bagian terbitan Pemerintah. Setiap bagain

bertanggung jawab atas pengadaan, pengkatalogan dan pengklasifikasian

serta jasa layanan. Pada perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan

umum, biasanya terdapat ruangan khusus Skripsi, Tesis, Disertasi,

Majalah, Jurnal, buku, audi visual, dan ruangan multimedia.

Contoh Struktur organisasi perpustakan berdasarkan jenis dokument

yaitu:

11

K T U.

Kepala Perpustakaan

Bagian Koleksi

Peta

Bagian Koleksi

Audivisual

Bagian Koleksi Khusus

Bagian Koleksi

Multi Media

Bagian Koleksi Buku

2. Faktor yang Mempengaruhi Pola Struktur Organisasi Perpustakaan

Pola sistem yang dianut oleh suatu perpustakaan perlu dikaji secara

mendalam ditinjau dari segi efesiensi dan efektifitasnya. Bila tujuannya

memperoleh efesiensi, polanya harus sederhana. Pustakawan perlu memahami

masalah pola organisasi kerena pemilihan pola yang kurang tepat dapat

menimbulkan masalah pada jasa pelayanan yang kurang memuaskan tetapi

biayanya mahal.

Penetuan pola struktur oerganisisi perpustakaan yang akan dipilih

tergantung pada faktor:

a. Tujuan Perpustakaan

Tujuan atau obyek perpustakaan merupakan faktor yang penting bagi

perencanaan bagian-bagian perpustakaan.

12

b. Jenis Pemakai

jenis pemakai yang akan dilayani menentukan pola organisasi. Misalnya,

perpustakaan khusus untuk tunanetra memerlukan jasa dan layanan yang

berlainan dengan perpustakaan sekolah.

c. Jenis Dokumen;

Jenis dokumen menentukan pola pengelolaan serta organisasi

perpustakaan yang mengkhususkan diri pada dokumen kertografis

seperti peta, atlas dan globe akan memerlukan tenaga yang dan materi

konservasi yang berlainan dengan perpustakaan yang mengkhususkan

diri pada buku saja.

d. Keadaan gedung perpustakaan.

Gedung perpustakaan yang direncanakan dengan cermat serta lebih

fleksibel (luwes) akan memudahkan penyeliaan serta memberikan

berbagai pilihan dalam menentukan pola organisasi .

e. Personalia perpustakaan.

Setiap personil harus sesuai dengan pola organisasi yang ditentukan.

Pola pada perpustakaan umum yung memetingkan jasa bagi pemakai

umum memerlukan personil berlainan dengan perpustakaan khusus

dengan jumlah pemakai terbatas.

13

f. Kegiatan outomasi perpustakaan.

Automasi perpustakan menyangkut banyak aspek, sehingga perlu

ditimbang masak-masak dalam menetukan pola perpustakaan. Berbagai

jasa perpustakaan dapat dilaksanakan lebih cepat dan efesien karena

outomasi, namun sebaliknya automasi juga memerlukan biaya yang

tidak sedikit.

g. Bantuan keuangan.

Ini memerlukan pertimbangan yang matang, Karena keterbatasan dana

memungkinkan memilih bentuk sentralisasi senua kegiatan dan jasa.

C. Staf/Karyawan Perpustakaan

1. Jenis Staf Perpustakaan

Staf perpustakaan dewasa ini sebaiknya terdiri dari :

a. Pustakawan dengan pendidikan paling rendah (S-1) dalam bidang ilmu

perpustakaan, dokumentasi dan informasi (Pusdokinfo), atau S-1

bidang studi lain yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan

perpustakaan, dengan tugas melaksanakan tugas keprofesian dalam

bidang perpustakaan.

b. Asisten pustakawan dengan pendidikan ilmu perpustakaan tingkat

diploma dalam bidang ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi

14

c. Tenaga fungsional lain dengan pendidikan kejuruan atau keahlian

tingkat kesarjanaan dengan tugas melaksanakan pekerjaan penunjang

keprofesian, seperti pranata komputer dan kearsipan.

d. Tenaga administrasi dengan tugas melaksanakan kegiatan

kepegawaian, keuangan, kerumahtanggaan, perlengkapan.

2. Kompetensi Staf Perpustakaan

Staf perpustakaan dewasa ini semakin dituntut memiliki kompetensi:

a. Kompetensi professional yang harus dipenuhi oleh putakawan, yaitu:

1) Mempunyai pengetuhuan dan manpu menjalankan fungsi dan

aktivitas sistem perpustakaan.

2) Memiliki pengetahuan tentang subyek khusus yang sesuai dengan

kegiatan perguruan tinggi.

3) Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik,

mudah diakses, dan efektif dalam pembiayaan yang sejalan

denganaturan strategis perguruan tingginya.

4) Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan

informasi dan perpustakaan.

15

5) Melakukan survai mengenai jenis dan kebutuhan informasi,

layanan informasi dan produk-produk yang sesuai dengan

kebutuhan pengguna.

6) Mengetahui dan manpu menggunakan teknologi informasi untuk

pengadaan, pengorganiosasian dan penyebaran informasi.

7) Mengetahui dan manpu menggunakan pendekatan bisnis dan

manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layanan

informasi kepada pimpinan perguruan tingginya.

8) Mengembangkan produk-pruduk informasi khusus untuk

digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan

secara individu.

9) Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan menyelenggarakan

penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah

dengan manajeman informasi.

10) Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk

menanggapi perubahan kebutuhan.

b. Kompetensi Individu, yang harus dimiliki pustakawan yaitu:

1) Memiliki komitmen untuk memberikan layanan terbaik.

16

2) Manpu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di

dalam maupun di luar perpustakaan.

3) Berpandangan luas,

4) Manpu mencari mitra kerja,

5) Manpu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai & dipercaya.

6) Memiliki keteranpilan berkomunikasi yang efektif.

7) Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja.

8) Memiliki sifat kepemimpinan,

9) Mampu merencanakan, memprioritaskan dan memusatkan pada

suatu hal yang kritis,

10) Memiliki sifat positif dan fleksibel dalam menhadapi

perubahan.

3. Pembinaan Staf Perpustakaan

Pembinaan staf perpustakaan dapat ditempuh dengan jalur seperti:

a. pendidikan pustakawan D-3, S-1, S-2 dan S-3 dibidang ilmu

perpustakaan.

b. diklat & pelatihan dibidang perpustakaan.

c. keikutsertaan dalam seminar, lokakarya dan simposium

d. Kenaikan pengkat fungsional dan reguler.

17

III. P E N U T U P

A. Kesimpulan

1. Sturuktur organisasi perpustaan yang efektif diterapkan dalam sutau adalah

stutur organisasi yang dapat memenuhi kepentingan pengguna.

2. Faktor yang mempengaruhi pemilihan sturuktur organisasi suatu

perpustakaan adalah tujuan perpustakaan, jenis dokumen, jenis pemakai,

kondisi gedung dan jumlah anggaran yang tersedia.

3. Staf/karyawan perpustakaan adalah sataf yang memiliki kompetensi, baik

kompetensi professional (mempunyai pengetuhuan/keahlian dibidang

Perpusdokinfo), maupun kompetensi Individu (memiliki krakter/akhlak dalam

hal pengelolaan dan pengembangan perpustakaan).

B. Saran-saran dan Harapan

1. Makalah ini dapat menambah khasanah perpustakaan mengenai koleksi.

2. Dalam menyusun struktur organisasi suatu perpustakaan, hendaknya disusun

disusun secara profesional dengan pertimbangan kepentingan lembaga, bukan

kepentingan pribadi.

3. Hendaknya tidak menempatkan staf di perpustakaan yang tidak memiliki

kompetensi dibidang kepustakawanan.

18

19

DAFTAR PUSTAKA

Dirjen Pendidikan Tinggi, Depdiknas RI., Perpustakan Perguruan Tinggi buku

pedoman, edisi ketiga, Depdiknas RI Dirrektorat Pendidikan Tinggi, Jakarta, 2004

Departemen Pendidikan & Kebuadyaan, RI, Kamus Besar Bahasa Indonesia,

Jakarta: Balai Pustaka, 1988.

Prajudi Atmosudirdjo, Dasar-dasar Ilmu Administrasi, Jilid I Cet. ke-VII, Jakarta, 1978.

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Cet. Kedua, PT Gramedia

Pustaka Utama, Jakarta, 1993 Sukarna, Dasar-Dasar Manajemen, Cet.I; Cv. Maju Mundur, Jakarta, 1992 Sumardji, P. Perpustakaan, Organisasi Perpustakaan dan Tatakerjanya, Cet.

ke VIII, Kanisius, Yogyakarta, 1988 Soewarno Handayaningrat, Pengatar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen,

Cet, II; Gunung Agung, Jakarta, 1982 Soeatminah, Perpustakaan Kepustakaan, dan Perpustakaan; Cet.IV, Kanisius,

Yogyakarta, 1991