Microsoft Word - content final.doc

8

Struktur Organisasi PT Nutricia Indonesia Sejahtera

Pembagian Tugas

Fungsi dan tugas masing-masing bagian pada struktur organisasi PT Nutricia Indonesia Sejahtera adalah sebagai berikut :

Presiden Direktur ( Presdir )Presiden Direktur mempunyai kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan berhak memutuskan dan menentukan kebijakan.Bertugas mengevaluasi direktur dalam menjalankan perusahaan

Direktur Keuangan (Finance Director)Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur.Mengambil keputusan yang menyangkut tentang keuangan.Mengadakan pengawasan terhadap Manajer Keuangan.Bertanggung jawab pada perusahaan, memonitor dan mengevaluasi semua kegiatan pada bagian keuangan.

Direktur Pemasaran (Marketing Director)Bertanggung jawab langsung kepada Presiden DirekturMenetapkan strategi pemasaran.Bekerjasama dengan manajer pemasaran dalam menyusun, mengatur dan mengawasi pelaksanaan rencana kerja pada bagian penjualan

Direktur TeknikBertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur.Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di pabrik dari produksi produk hingga pengeluaran produk ke konsumen (membawahi Departemen Produksi, Quality Assurance/QA dan logistic).Manajer Keuangan (Finance Manager)Membuat laporan keuangan.Bertanggung jawab dalam pembayaran pajak perusahaan.Membuat perencanaan, melaksanakan, dan mengendalikan anggaran belanja perusahaanMelakukan kewajiban perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan.

Manajer IT dan InformasiBertanggung jawab pada masalah-masalah teknik dan penyampaian informasi yang akan dilaporkan pada Presiden Direktur dan pada saat rapat pemegang sahamMemantau perkembangan teknologi informasi yang adaMengatur dan mengontrol pengimplementasian teknologi informasi

Manajer Human ResourceMerekrut karyawan yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan.Mengelola pengangkatan dan kesejahteraan karyawanMengelola asuransi tenaga kerja karyawan.Mengelola kegiatan administrasi personaliaMengelola kegiatan umum administrasiMengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan.Manajer Marketing (Marketing Manager)Bertanggung jawab kepada Direktur MarketingMenetapkan strategi pemasaran secara berkala untuk peningkatan penjualan dimasa yang akan datangMendesain produk serta melakukan pemgembangan produk baru.

Manajer Penjualan ( Sales Manager )Bertanggung jawab kepada Direktur MarketingMelakukan kegiatan dalam pengawasan penjualan agar sesuai dengan rencana strategi pemasaran yang telah ditentukanBertanggung jawab atas semua kegiatan penjualan

Manajer Produksi ( Production Manager )Bertanggung jawab kepada Direktur TeknisMelaksanakan permintaan pelangganMembuat laporan hasil produksiMengendalikan dan menjaga mutu produkMenentukan kebutuhan bahan baku

Manajer Logistik ( Logistic Manager )Bertanggung jawab kepada Direktur TeknisBertanggung jawab terhadap pengiriman dan pengadaan barang sampai ke tujuanBertanggung jawab terhadap barang-barang yang akan disimpan di gudang.Mencatat dan melaporkan keadaan dan jumlah barang yang ada di gudang.

Manajer Pembelian ( Purchasing Manager )Bertanggung jawab kepada Direktur TeknisBertanggung jawab atas pengadaan barang yang diperlukan perusahaanMembuat perencanaan pembelian bahan baku dari supplier yang telah dipilih.

Manajer Quality Assurance (QA)Bertanggung jawab kepada Direktur TeknisBertanggung jawab terhadap mutu bahan baku yang dipakaiMenjamin bahwa bahan baku yang dipakai maupun produk yang dihasilkan tidak terkontaminasi.

Analisa Bentuk Struktur Organisasi

Berdasarkan bentuk struktur organisasi perusahaan dan pola pembagian tugas PT. Nutricia maka perusahaan ini menggunakan tipe struktur fungsional. Struktur Fungsional merupakan struktur organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan.

PT Nutricia memiliki tiga direktur dibawah pimpinan seorang Presiden Direktur yaitu Finance Director, Marketing Director, dan Technical Director. Perusahaan membagi ketiga posisi Direktur sesuai bidang ini agar dapat memudahkan proses koordinasi tugas pada setiap manajer. Setiap Direktur ini bertanggungjawab kepada Presiden Direktur. Ketiga direktur ini memiliki bawahan para manajer yang telah terspesialisasi bidang kerjanya sesuai dengan keahlian, sehingga pembagian tugas menjadi efektif dan jelas.

Seperti halnya, Marketing Director memiliki bawahan marketing manager dan sales manager. Kedua posisi ini memiliki tugas yang berbeda sesuai dengan keahliannya. Marketing manager bertugas untuk menetapkan strategi pemasaran secara berkala dan mendesain produk, sedangkan sales manager melakukan pengawasan kegiatan penjualan agar sesuai dengan rencana strategi pemasaran yang telah ditentukan. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan sehingga setiap posisi dapat fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsinya masing-masing. Dan kedua posisi ini bertanggung jawab kepada atasannya yaitu Marketing Manager.

Keunggulan dari tipe struktur ini adalah pembidangan tugas menjadi lebih jelas, adanya spesialisasi karyawan yang lebih efektif dan dikembangkan, koordinasi berjalan dengan lancar, para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing sehingga produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan, serta tumbuh rasa solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang cukup tinggi dalam menjalankan fungsi yang sama.

Sedangkan kelemahan dari struktur ini adalah karyawan hanya mementingkan bidang spesialisasi sendiri sehingga koordinasi secara menyeluruh sulit dilaksanakan, dan perusahaan juga sulit mengadakan perpindahan karyawan dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya menguasai satu bidang spesialisasi dan tidak memperhatikan bidang lainnya.

Selain tipe fungsional, struktur organisasi PT Nutricia ini berbentuk vertikal. Hal ini terlihat jelas dari posisi pimpinan organisasi tertinggi hingga pegawai terendah yang diurutkan dari atas ke bawah secara vertikal. Garis yang menghubungkan kotak-kotak pada struktur organisasi merupakan rantai komando. Garis ini juga disebut garis wewenang yang menghubungkan posisi-posisi dalam organisasi dan menunjukkan kepada siapa seseorang harus bertanggung jawab.

Seperti halnya, President Director memiliki hak kewenangan yang sah untuk memberikan perintah dan mengambil keputusan atas Finance Director, Marketing Director, dan Technical Director dan dikarenakan ketiga Director ini berada dibawah President Director maka mereka bertanggungjawab kepada President Director. Kemudian ketiga Director ini memiliki kewenangan untuk memberikan perintah dan mengontrol para manajer bawahannya. Contohnya Finance Manager, IT Manager, dan HR Manager yang diberikan wewenang tugas dan bertanggung jawab kepada Finance Director. Segala pengaduan kerja dan hal lain harus melalui Finance Director tidak boleh langsung ke President Director.

Tiga tipe Struktur Organisasi :::

Functional OrganizationStructure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2Komunikasinya menggunakanbottom-top communicationsehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbukaPergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang

3. Organisasi FungsionalOrganisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.Kebaikannya :a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.Kelemahannya :a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri sajab. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri :

Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

Target-target jelas dan pasti

Pengawasan ketat

Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional :

Pekerjaan seringkali sangat membosankan

Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

:: Functional Organization Structure ::

Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakanMasing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nyaKomunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudahDibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyekAda kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyekSetiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggiKurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi

Matrix OrganizationStructure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankanNamun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyekPemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesaiKomunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsionalAda keterlibatan stakeholder yang kuatPembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi rebutan SDASetiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkanAda tiga sub dari tipe ini, diantaranya :Weak Matrix=> peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.Balanced Matrix=> peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.Strong Matrix=> peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :1. Bentuk Piramidal2. Bentuk Vertikal3. Bentuk Horisontal4. Bentuk MelingkarBentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :1. Organisasi GarisMerupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.Kebaikannya :a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.c. Proses pengambilan keputusan cepat.d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.Rasa solidaritas tinggi.Kelemahannya :a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.2. Organisasi Garis dan StafDianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.Kebaikannya :a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.Kelemahannya :a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.c. Kesatuan komando berkurang.d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.4. Organisasi PanitiaOrganisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.Kebaikannya :a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.Kelemahannya :a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

Dapat dilihat pada gambar bagan struktur organisasi di atas, bahwa setiap pembagian director mempunyai sub divisi yang berada di bawahnya. Contohnya director home dan personal care,mempunyai sub divisi yaitu comercial HPC dan Marketing HPC , setiap kegiatan yang dilakukan oleh dua divisi yang ada di bawah director , akan ada dibawah pengawasan director, begitupula pada marketing HPC ada home care dan personal care , home care dan personal care akan berada di bawah pengawasan marketing HPC sehingga segala pngaduan kerja harus melalui marketing HPC dan tidak boleh langsung ke director.