STANDART OPERATIONAL

PROCEDURES

KANTOR CAMAT AMPENAN

KOTA MATARAM

2012

KANTOR CAMAT AMPENAN

JL. MAJAPAHIT NO. _ (0370) 633763 AMPENAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat

dan hidayahnya kepada kita semua sehingga penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Kecamatan Ampean ini dapat diselesaikan sepenuhnya

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah prosedur tetap yang disusun

sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsi dari setiap komponen

yang terkait didalamnya, yang menyangkut langkah-langkah, kelengkapan, serta

waktu yang dialokasikan dari setiap tahapannya

Standar Operasional Prosedur Kecamatan Ampenan disusun dengan

berpedoman pada PermenPAN No.PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan,

berdasarkan rincian tugas pokok dan fungsi dari masing-masing unit pelaksana

teknis yang ada di Kantor Camat Ampenan, sebagaimana diatur dalah Walikota

Nomor : 36/PERT/2008 Tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Pemerintah

Kecamatan Kota Mataram, dan Rencana Kerja Kecamatan Ampenan setiap

tahunnya sebagai bahan monitoring dan evaluasi penyempurnaan dari SOP ini

selanjutnya.

Akhirnya, semoga Standar Operasional Prosedur ini dapat menjadi arah dan

pedoman serta menjadi motivasi peningkatan kinerja bagi seluruh pelaksana

kegiatan di kantor camat ampenan dalam menjalankan tugas pokok dan

fungsinya. Amin

Ampenan, 20 November 2012

Camat Ampenan

KI AGUS M. IDRUS, SIP Pembina ( IV/a )

NIP. 19631221 198703 1 008

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ......................................................................................... i

SK Camat Ampenan tentang Standar Operasional Prosedur

Kecamatan Ampenan ................................................................................. ii

Daftar Isi .................................................................................................. iii

Daftar Lampiran ........................................................................................ iv

BAB I Pendahuluan ......................................................................................... 1 A. Latar Belakang ................................................................................ 1 B. Tujuan dan Sasaran ........................................................................ 1 C. Dasar Hukum .................................................................................. 2

BAB II Pengertian, Manfaat, Prinsip, Ruang Lingkup serta Siklus Penyusunan ................................................ 3 A. Pengertian-Pengertian ..................................................................... 3 B. Manfaat .......................................................................................... 3 C. Prinsip-Prinsip ................................................................................. 4 D. Ruang Lingkup ................................................................................ 6 E. Siklus Penyusunan SOP .................................................................... 6

BAB III Jenis dan Format SOP Administrasi Pemerintahan Kecamatan .............. 7

A. Jenis ............................................................................................... 7 B. Format ........................................................................................... 8 C. Dokumen SOP ................................................................................. 10

BAB IV Tugas Pokok dan Fungsi Kecamatan Ampenan ...................................... 13 BAB IV Penyusunan SOP Kecamatan Ampenan ................................................. 13

A. Persiapan Penyusunan SOP ................................................................... 22 B. Penialaian Kebutuhan SOP .................................................................... 24 C. Pengembangan SOP ............................................................................. 24 D. Integrasi (Penerapan) SOP dalam Manajemen ........................................ 25 E. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP ................................................ 26

BAB V Penutup ............................................................................................... 31 Lampiran – Lampiran ...................................................................................... 32

DAFTAR LAMPIRAN

SOP Kecamatan Ampenan ...............................................................................

A. Sekretariat Kecamatan ..........................................................................

1. Sub Bagian Umum Kepegawaian ......................................................

2. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan ...........................................

B. Seksi Pemerintahan ..............................................................................

C. Seksi Trantib ........................................................................................

D. Seksi Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat ...........................................

E. Seksi Ekonomi dan Fisik Prasarana ........................................................

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Reformasi birokrasi sebagai salah satu bagian dari reformasi pasca krisis yang

melanda Indonesia pada tahun 1998-1999, semata-mata bertujuan untuk

menciptakan birokrasi pemerintah yang profesional dengan karakteristik adaptif,

berintegritas, berkinerja tinggi, bersih dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme,

mampu melayani publik, netral, sejahtera, berdedikasi, dan memegang teguh nilai-

nilai dasar dan kode etik aparatur negara. Atinya tujuan reformasi birokrasi dalam

persepsi umum tidak lain adalah perbaikan kualitas pelayanan publik. Dalam

pengertian ini, reformasi birokrasi harus mampu menghasilkan birokrasi yang

efektif, efisien dan ekonomis. Secara operasional salah satu upaya untuk

mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan ekonomis tidak lain adalah

memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehingga lebih

mencerminkan birokrasi mampu menjalankan fungsi pemerintahan sesuai dengan

kriteria tersebut.

Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki

kriteria efektif, efisien dan ekonomis adalah dengan menerapkan standard

operating procedures (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi

pemerintahan. Dengan adanya standard operating procedures, penyelenggaraan

administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti, berbagai bentuk

penyimpangan dapat dihindari, atau bahkan meskipun terjadi penyimpangan

tersebut, maka dapat ditemukan penyebabnya. Dalam kondisi seperti ini sedikit

demi sedikit pada gilirannya kualitas pelayanan kepada publik akan menjadi lebih

baik.

Kecamatan Ampenan sebagai salah satu kecamatan yang ada di Kota

Mataram dalam hal ini, tentu dituntut untuk mampu menjalankan maksud dan

tujuan diatas, mengingat fungsi Kecamatan sebagaimana disebutkan dalam

Undang-undang 32 bahwa Kecamatan adalah wilayah kerja camat sebagai

perangkat daerah kabupaten dan daerah kota

Kecamatan Ampenan sebagai salah satu instansi pemerintah daerah sesuai

dengan bidang tugasnya melaksanakan urusan pemerintahan, pembangunan dan

kemasyarakatan, berkewajiban juga menyusun rencana strategis. Dengan demikian

diharapkan agar dapat menentukan arah perkembangan dalam meningkatkan

kinerjanya, yang mampu menjawab tuntutan perkembangan lingkungan strategis

baik lokal regional, nasional, maupun global.

Sejalan dengan tuntutan tersebut di atas, perlu segera diupayakan beberapa

langkah strategis dan tindakan-tindakan operasional untuk merealisasikannya.

Salah satu langkah yang perlu dan harus dikembangkan saat ini adalah mewujudkan

suatu kepemerintahan yang baik (good governance) yang memiliki elemen dasar

transparansi, partisipasi dan akuntbilitas.

Sebagai aplikasi dari uraian di atas, maka perlu dibuat Standart Operating

Procedure (SOP) Kecamatan Ampenan, yang kemudian diharapkan untuk mampu

mendorong upaya peningkatan kualitas pelayanan public di Kecamatan Ampenan

menjadi lebih baik, transparan dan akuntabel.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dari Penyusunan Standart Operating Procedur Kecamatan Ampenan

adalah sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang

Pedoman Penyusunan Standar Operasioal (SOP) Administrasi Pemerintahan

merupakan syarat utama dalam rangka reformasi birokrasi dalam hal pelayanan

administrasi pemerintahan. Oleh karena hal tersebut, maka Penyusunan SOP

Kecamatan Ampenan merupakan salah satu bagian dalam Rencana Kegiatan

Kecamatan Ampenan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan sebagaiman

adisebutkan diatas.

Adapun Tujuan dari penyusunan SOP Kecamatan Ampenan secara umum adalah

sebagai berikut:

1. Sebagai pedoman seluruh jajaran aparatur pemerintah kecamatan sampai

unit terkecilnya dalam hal pelaksanakan berbagai kegiatan baik yang bersifat

administratif maupun yang bersidat teknis

2. Menjaga ketertiban penyelenggaraan pemerintahan kecamatan

3. Sebagai upaya dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik, yang

efektif, efisen, transparan, dan akuntabel.

C. Dasar Hukum

1. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan

Yang Bersih dan Bebas KKN.

2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 1999 tentang Tata Cara Peran Serta

Masyarakat Dalam Penyelenggaraan Negara.

4. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 tentang Rencana Pembangunan

Jangka Menengah Nasional Tahun 2004-2009.

5. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi

6. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/

M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.

7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

PER/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.

8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasioal

(SOP) Administrasi Pemerintahan.

9. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 4 Tahun 2008 tentang urusan

pemerintahan yang menjadi kewenanagan pemerintahan Daerah Kota Mataram

10. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 5 Tahun 2008 Tentang Pembentukan

Sususnan Organisasi Perangkat Daerah Kota Mataram.

D. Sistematika Penulisan

Sistematika Penyusunan SOP ini adalah sebagai berikut:

Bab I. Pendahuluan

Pada bagian ini akan dijabarkan mengenai: Latar Belakang, Maksud dan

Tujuan, Landasan Hukum, dan Sistematika Penyusunan.

Bab II. Gambaran Umum Kecamatan Ampenan

Bab ini menguraikan statistik dan gambaran umum kondisi serta data

pendukung Kantor Camat Ampenan Kota Mataram dengan maksud

mengetahui keadaan Kecamatan Ampenan dalam rangka penyelenggaraan

tugas pokok dan fungsi apaartur kecamatan

Bab III. Tugas Pokok dan Fungsi

Bab ini menguraikan menguraikanrincian tugas pokok dan fungsi Camat

Ampenan serta Tupoksi Sekretariat dan masing-masing Kepala Seksi serta

rumusan tugas pokok dan fungsi masing-masing pelaku aktivitas pada Kantor

Camat Ampenan Kota Mataram.

Bab IV. Jenis Dan Format SOP Administrasi Pemerintahan Kecamatan Ampenan

Bab ini menjabarkan Jenis dan Format SOP yang digunakan dalam penyusunan

SOP Kecamatan Ampenan.

Bab V. Penyusunan SOP Kecamatan Ampenan

Bab ini berisikan tentang Persiapan Penyusunan SOP, Penilaian Kebutuhan

SOP, Pengembangan SOP, Integrasi (Penerapan) SOP Dalam Manajemen,

Monitoring dan Evahasi Penerapan SOP, Monitoring, Evaluasi,.

Bab VI. Penutup

BAB II

GAMBARAN UMUM KECAMATAN AMPENAN

A. Kondisi Wilayah

Kecamatan Ampenan terletak di wilayah paling barat Kota Mataram yang

berbatasan dengan selat Lombok. Di sebelah timur Kecamatan Ampenan berbatasan

dengan kecamatan Selaparang. Sedangkan sebelah utara dan selatan masing-masing

berbatasan dengan kecamatan Gunung Sari dan Kecamatan Sekarbela.

Luas wilayah Kecamatan Ampenan adalah 9,46 Km² yang terbagi dalam 10

(sepuluh) kelurahan, yaitu : Bintaro, Ampenan Utara, Dayen Peken, Ampenan Tengah,

Banjar, Ampenan Selatan, Taman Sari, Pejeruk, Kebon Sari dan Pejarakan Karya.

Kelurahan Ampenan Utara merupakan kelurahan yang memiliki wilayah paling luas

sekitar 26,36% dari luas wilayah kecamatan. Dari sepuluh kelurahan tesebut, empat

diantaranya merupakan daerah pantai, sedangkan enam lainnya tergolong bukan

daerah pantai.

Wilayah Kecamatan Ampenan terdiri dari 55 lingkungan, 24 Rukun Warga (RW),

dan 263 Rukun Tetangga (RT). Sementara itu untuk melayani kepentingan

masyarakat, terdapat 128 orang aparat kelurahan di Kecamatan Ampenan dengan

berbagai latar belakang pendidikan. Diantara 128 orang tersebut, 69 orang

diantaranya berlatar belakang pendidikan SMA.

Untuk menggerakkan roda perekonomian di Kecamatan Ampenan, telah tersedia

berbagai sarana perekonomian yaitu 2 pasar umum, 1.092 toko/kios dan 6 Lembaga

Keuangan.

Jumlah Penduduk Kecamatan Ampenan pada tahun 2011 adalah 74.592 jiwa terdiri

dari 37.521 laki-laki dan 37.071 perempuan. Dengan luas wilayah sebesar 9,46 Km²,

kepadatan penduduk di kecamatan ini adalah 7.885 jiwa/ Km², yang berarti untuk

setiap 1 Km² wilayah Ampenan, terdapat sekitar 7.885 jiwa yang menempati wilayah

tersebut. Kelurahan yang memiliki kepadatan penduduk tertinggi di kecamatan

Ampenan adalah kelurahan Dayen Peken dengan kepadatan penduduk sebesar

15.711 jiwa/ Km².

Jika ditinjau dari sektor ekonomi, jumlah rumah tangga di kcamatan Ampenan

dapat dibagi ke dalam 11 sektor ekonomi antara lain Pertanian, Peternakan,

Konstruksi, dagang, dsb. Sektor Jasa merupakan sektor dengan jumlah rumah tangga

tertinggi yaitu 5.972. Hal ini dapat jaga diartikan bahwa sekitar 5.972 rumah tangga di

Kacamatan Ampenan bergerak di Sektor Jasa.

Pendidikan merupakan faktor penting untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya

Manusia (SDM) di suatu wilayah. Untuk itu sarana pendidikan yang memadai sangat

dibutuhkan keberadaannya. Sarana pendidikan yang tersedia di kecamatan Ampenan

meliputi 25 Taman Kanak-Kanak (TK), 30 Sekolah Dasar (SD), 10 Sekolah Menengah

Pertama (SMP), dan 4 Sekolah Menengah Atas (SMA).

Pertanian padi sawah di Kecamatan Ampenan memiliki angka produksi tertinggi

dibandingkan pertanian tanaman jenis lain yaitu sebesar 932,44. Sementara itu, kuda

merupakan hewan ternak yang paling banyak diternakkan jika dibandingkan dengan

ternak jenis lainnya.

B. Sumber Daya Manusia (SDM)

Kantor Camat Ampenan memiliki pegawai (PNS) yang berjumlah 18 orang, dengan

rincian sebagai berikut :

NAMA LULUS IJAZAH

1 Ki Agus M. Idrus,SIP IV/a Camat UN. 45 MTR S1

2 Lalu Suryajagat, SE IV/a Sekcam UNRAM 1990 S1

3 I z u d d i n III/d Kasi Ekonomi & Fispra STIE Malang 1988 S1

4 Mujar, S.Sos III/d Kasi Trantib PGA 1979 SMA

5 Baiq Sakini III/d Kasi Sosial & Pemberdy. Masy. Univ.Mtr 2010 S2

6 Budi Wahyudin, SIP III/c Kasi Pemerintahan SMA 1981 SMA

7 Dra. Bq. Amenah III/c Kasubag. Umum & Kepeg. APDN 1988 D3

8 Sry Wahyuningsih, S.STP III/c Kasubag. Perenc. & Keu. STPDN 2011 D4

9 Maria Agnes Adile III/a Staf SMA 1987 SMA

10 Nurhalida, A. Md III/a Staf AMM 1996 D3

11 Endang Sri Indawati II/c Staf SMEA 1994 SMEA

12 Sri Wardah Johari II/c Staf Universitas 2005 D3

13 Ni Kadeq Rani Aprilyanti, A. Md II/c Staf Universitas 2005 D3

14 Ida Ayu Made Ariani II/c Staf SMA 1984 SMA

15 H. M. Iqbal II/b Staf SMP 1985 SMP

16 Masitah II/a Staf SMA 1992 SMA

17 Indra Agus Sandika II/a Staf SMK 2008 SMK

PENDIDIKANNO NAMA GOL JABATAN

Di wilayah Kecamatan Ampenan terdapat 10 (sepuluh) Kelurahan dengan rincian

pegawai sebagai berikut :

LAKI - LAKI PEREMPUAN SD SLTP SLTA D3 S1 S2

1 BINTARO 5 1 - - 2 - 4 - 6

2 AMPENAN UTARA 6 2 1 - 4 1 2 - 8

3 DAYEN PEKEN 3 2 - - 1 - 4 - 5

4 AMPENAN TENGAH 6 3 - - 4 1 2 - 9

5 BANJAR 3 2 - - - - 5 - 5

6 TAMAN SARI 1 3 1 - 1 - 2 0 4

7 PEJERUK 6 2 - - 3 - 5 - 8

8 KEBUN SARI 4 2 - - 3 - 3 - 6

9 PEJARAKAN KARYA 4 2 - - 1 - 3 - 6

10 AMPENAN SELATAN 5 2 - - 5 1 2 - 7

64

JUMLAH

TOTAL

JENIS KELAMIN PENDIDIKANNO KELURAHAN

C. Sarana dan Prasarana Pendukung

Kantor Camat Ampenan memiliki sarana penunjang untuk kelancaran pelaksanaan

tugas kantor sehari – hari dengan rincian sebagai berikut :

NO NAMA BARANG JML THN

PEROLEHAN KONDISI BARANG

1 Meja Biro 2 2002 Baik

2 Meja Setengah Biro 1 Baik

3 Papan Jadwal Kegiatan 2 Baik

4 Jam Dinding 5 1 Kurang Baik

5 Filling Kabinet 3 2003 Baik

6 Sofa dan Meja 2 Baik

7 Telepon 2 1 Kurang Baik

8 Bangku Tunggu/Tamu 2 Kurang Baik

9 Dispenser 1 Baik

10 Kipas Angin 3 2009 Baik

11 Kipas Angin Langit-langit 1 1979 Kurang Baik

12 AC LG 1 2010 Baik

13 Meja Kerja 25 Baik

14 Kursi Kerja 27 Baik

15 Kursi Kerja Eselon III 1 Baik

16 Almari 6 1 Kurang Baik

17 Rak Buku 4 1 Rusak Berat

18 Televisi 1 2009 Baik

19 Mesin Tik 1 Rusak Berat

20 Komputer 5 2 Kurang Baik

21 Printer 4 1 Kurang Baik

22 UPS Kenika 600 VA 1 2008 Baik

23 Kipas Angin duduk 1 2009 Baik

24 Kalkulator 1 Baik

25 Laptop 1 2009 Baik

Kendaraan Dinas Oprasional sebagai penunjang kegiatan kantor sebagai berikut:

No. Urut

Nama Barang/Jenis

Barang Merk/Type Ukuran/CC Bahan

Tahun Pembelian

Keterangan

1 Mobil Toyota Avanza

1300 CC Bensin 2009 Operasional

Camat

2 Sepeda Motor

Honda Supra X

100 CC Bensin 2011 Operasional

Sekcam

3 Sepeda Motor

Honda Astrea Star

86 CC Bensin 1996 Rusak Berat

4 Sepeda Motor

Suzuki RC 100 (Bravo)

100 CC Bensin 1996 Rusak Berat

5 Kendaraan Sampah

Tossa Super

Hercules 200 CC Bensin 2007

Operasional Sampah

6 Kendaraan Sampah

Trisseda 1300 CC Bensin 2010 Operasional

Sampah

BAB III

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Kebijakan otonomi daerah dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah, secara eksplisit memberikan otonomi yang luas kepada

pemerintah daerah untuk mengurus dan mengelola berbagai kepentingan dan

kesejahteraan masyarakat daerah. Pemerintah Daerah harus mengoptimalkan

pembangunan daerah yang berorientasi kepada kepentingan masyarakat. Melalui

Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004, pemerintah daerah dan masyarakat di daerah

lebih diberdayakan sekaligus diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk mempercepat

laju pembangunan daerah.

Sejalan dengan hal tersebut, maka implementasi kebijakan otonomi daerah telah

mendorong terjadinya perubahan, baik secara struktural, fungsional maupun kultural

dalam tatanan penyelenggaraan pemerintahan daerah. Salah satu perubahan yang

sangat esensial yaitu menyangkut kedudukan, tugas pokok dan fungsi kecamatan yang

sebelumnya merupakan perangkat wilayah dalam kerangka asas dekonsentrasi, berubah

statusnya menjadi perangkat daerah dalam kerangka asas desentralisasi. Sebagai

perangkat daerah, Camat dalam menjalankan tugasnya mendapat pelimpahan

kewenangan dari dan bertanggung jawab kepada bupati/walikota. Pengaturan

penyelenggaraan kecamatan baik dari sisi pembentukan, kedudukan, tugas dan fungsinya

secara legalistik diatur dengan Peraturan Pemerintah. Sebagai perangkat daerah, Camat

mendapatkan pelimpahan kewenangan yang bermakna urusan pelayanan masyarakat.

Selain itu kecamatan juga akan mengemban penyelenggaraan tugas-tugas umum

pemerintahan.

Dengan diberlakukanya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah, Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi

Perangkat Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian

Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan

Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota, Peraturan Presiden Nomor 19 tahun 2008 yang

ditindaklanjuti dengan Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 4 Tahun 2008 tentang

Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah Kota Mataram,

serta Peraturan Walikota Mataram No36/Pert/2008 Tentang Rincian Tugas Pokok dan

Fungsi Pemerintah Kecamatan Kota Mataram, dalam hal ini sebagai instansi yang lebih

mengedepankan pelayanan kepada masyarakat maka, tugas pokok dan fungsi adalah

sebagai berikut :

1. Camat

Camat mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan mengatur,

mengendalikan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan penyelenggaraan kewenangan

Pemerintah Daerah yang dilimpahkan oleh Walikota .

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), Camat

mempunyai fungsi :

a. Perumusan dan Penetapan visi, misi, rencana strategis dan program kerja

Kecamatan;

b. pengkoordinasian penyusunan Rencana Kerja Anggaran/Dokumen Pelaksanaan

Anggaran (RKA/DPA) dan Penetapan Kinerja Kecamatan;

c. pelaksanaan koordinasi, informasi dan sinkronisasi pelaksanaan tugas

Kecamatan dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan atau Instansi

terkait;

d. pelaksanaan pengaturan, pembinaan pengawasan dan pengendalian terhadap

penyelenggaraan kegiatan dibidang Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban

masyarakat;

e. pelaksanaan pengaturan, pembinaan pengawasan dan pengendalian terhadap

penyelenggaraan kegiatan dibidang Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat;

f. pelaksanaan pembinaan pelayanan teknis administratif kepada seluruh unit kerja

lingkup Pemerintah Kecamatan;

g. pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan

pengaturan, pembinaan pengawasan dan pengendalian terhadap

penyelenggaraan kegiatan dibidang fisik , sarana dan prasarana ;

h. pelaksanaan pengaturan, pembinaan pengawasan dan pengendalian terhadap

penyelenggaraan kegiatan dibidang Perekonomian.

i. pengkoordinasian pelaksanaan Musyawarah Pembangunan Bermitra

Masyarakat (MPBM) di tingkat Kecamatan.

j. pemberian pertimbangan terhadap penetapan perijinan dan rekomendasi

penyelenggaraan Pemerintahan Kelurahan;

k. pelaksanaan pembinaan manajemen Kepegawaian lingkup Kecamatan;

l. pelaporan pelaksanaan tugas kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah;

m. pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh Walikota melalui Sekretaris

Daerah.

2. Sekretaris

Sekretariat Kecamatan dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas

pokok memimpin, merencanakan, mengatur, mengendalikan dan mengkoordinasikan

kegiatan sekretariat dalam rangka melakukan pembinaan administrasi dan memberikan

pelayanan teknis administratif kepada seluruh unit kerja Pemerintah Kecamatan.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretaris

Camat mempunyai fungsi :

a. pengkoordinasian penyusunan Rencana Strategis ,Rencana kerja Tahunan dan

Penetapan Kinerja Kecamatan ;

b. pengkoordinasian penyusunan Rencana Kerja Anggaran/Dokumen Pelaksanaan

Anggaran (RKA/DPA) dan Program Kerja Kecamatan ;

c. pelaksanaan pelayanan Teknis Administratif kepada seluruh Unit Kerja lingkup

Kecamatan ;

d. perumusan bahan pedoman dan petunjuk tata laksana administrasi umum;

e. perumusan dan penjabaran kebijakan teknis penyelenggaraan administrasi umum,

perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;

f. pelaksanaan koordinasi dan konsultasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

terkait terhadap pelaksanaan urusan perencanaan, keuangan, umum dan

kepegawaian ;

g. pengkoordinasian penyusunan laporan pelaksanaan tugas Kecamatan ;

h. pelaksanaan pengaturan, pembinaan ,pengawasan dan pengendalian administrasi

umum, perencanaan, keuangan, kepegawaian dan perlengkapan;

i. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kesekretariatan;

j. pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan bidang

tugasnya.

Sekretariat, terdiri dari :

1. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan;

Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian

yang mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur mengawasi

dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam melaksanakan urusan

perencanaan dan keuangan .

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tercantum dalam ayat (1), Kepala

Sub Bagian Perencanaan mempunyai fungsi :

a. penyiapan bahan penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program

Kerja Tahunan lingkup Kecamatan ;

b. penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang perencanaan dan

keuangan ;

c. penyiapan bahan penyusunan Rencana Strategis, Rencana Kerja Tahunan dan

Penetapan Kinerja lingkup Kecamatan ;

d. penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dibidang perencanaan dan

pengelolaan keuangan ;

e. pelaksanaan pengelolaan keuangan meliputi anggaran, perbendaharaan ,

penatausahaan dan pertanggungjawaban nya

f. pengkoordinasian pelaksanaan tugas Satuan Pemegang Kas ;

g. penyiapan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah

(LAKIP) lingkup Kecamatan;

h. pengkoordinasian penyusunan laporan keuangan dan pelaksanaan kegiatan

lingkup Kecamatan ;

i. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian;

j. pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugasnya.

2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok memimpin, merencanakan, mengatur,

mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan bawahan dalam pengelolaan

administrasi umum, kepegawaian dan perlengkapan.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana tercantum dalam ayat (1),

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :

a. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Sub Bagian;

b. penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum

, kepegawaian, dan perlengkapan;

c. penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi penyelenggaraan administrasi

umum, kepegawaian, dan perlengkapan;

d. pengumpulan , pengolahan dan analisa data kebutuhan perlengkapan;

e. pelaksanaan pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian

perlengkapan inventaris kantor sesuai peraturan perundang-undangan yang

berlaku ;

f. penyelenggaraan pelayanan administrasi kepegawaian sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku;

g. penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan PNS lingkup

Kecamatan ;

h. pengkoordinasian pelaksanaan tugas Bendaharawan Barang;

i. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian;

j. pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugasnya.

3. Unsur Pelaksana adalah Seksi, terdiri dari :

1. Seksi Pemerintahan

Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas

pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan pengelolaan

dan pelayanan administrasi pemerintahan, kependudukan dan pertanahan.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala

Seksi Pemerintahan mempunyai fungsi :

a. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;

b. penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pengelolaan dan pelayanan

administrasi pemerintahan, kependudukan dan pertanahan ;

c. penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dibidang administrasi

pemerintahan, kependudukan dan pertanahan dengan Satuan Kerja Perangkat

Daerah dan Instansi terkait ;

d. pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang administrasi

pemerintahan, kependudukan dan pertanahan ;

e. pengumpulan ,pengolahan dan analisa data bidang administrasi pemerintahan,

kependudukan dan pertanahan ;

f. fasilitasi terhadap pelaksanaan kebijakan Walikota dibidang administrasi

pemerintahan, kependudukan dan pertanahan sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

g. pembinaan pelaksanaan administrasi pemerintahan, kependudukan dan

pertanahan Pemerintah Kelurahan ;

h. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Seksi

i. pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugasnya.

2. Seksi Ketentraman dan Ketertiban

Seksi Ketentraman dan Ketertiban dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang

mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan

kegiatan pembinaan ketentraman dan ketertiban wilayah serta pembinaan polisi

pamong praja.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala

Seksi Ketentraman dan Ketertiban mempunyai fungsi :

a. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;

b. penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan ketentraman dan

ketertiban masyarakat

c. penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi pembinaan ketentraman dan

ketertiban masyarakat dengan Instansi terkait dan lembaga kemasyarakatan ;

d. pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian ketentraman dan

ketertiban masyarakat ;

e. pengumpulan ,pengolahan dan analisa data bidang ketentraman dan ketertiban

masyarakat ;

f. fasilitasi terhadap penerapan dan penegakan Peraturan Perundang-undangan

lingkup Kecamatan ;

g. pengkoordinasian pelaksanaan tugas Polisi Pamong Praja lingkup Kecamatan ;

h. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Seksi

i. pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai

dengan tugas fungsi ;

3. Seksi Kesejahteraan Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat

Seksi Kesejahteraan Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh seorang

Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan

mengkoordinasikan kegiatan bidang sosial dan Pemberdayaan Masyarakat .

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala

Seksi Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat mempunyai fungsi :

a. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;

b. penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan dan pelayanan

dibidang Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat;

c. penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dibidang Sosial dan Pemberdayaan

Masyarakat dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Instansi terkait ;

d. pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang Sosial dan

Pemberdayaan Masyarakat ;

e. pengumpulan ,pengolahan dan analisa data bidang Sosial dan Pemberdayaan

Masyarakat ;

f. penyiapan bahan koordinasi pelaksanaan Musyawarah Pembangunan Bermitra

Masyarakat (MPBM) ;

g. fasilitasi terhadap pelaksanaan kebijakan Daerah dibidang Sosial dan

Pemberdayaan Masyarakat sesuai peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

h. pembinaan ,dan pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan dibidang sosial dan

Pemberdayaan Masyarakat di Kelurahan ;

i. pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Seksi

j. pelaksanaan tugas-tugas lain yang dilimpahkan oleh atasan sesuai dengan

bidang tugasnya.

4. Seksi Perekonomian, Fisik, Sarana dan Prasarana

Seksi Perekonomian, Fisik, Sarana dan Prasarana, dipimpin oleh seorang Kepala

Seksi yang mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengawasi dan

mengkoordinasikan kegiatan Perekonomian, Pembangunan Fisik, Sarana dan

Prasarana

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala Seksi

Perekonomian, Fisik, Sarana dan Prasarana mempunyai fungsi :

a. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Seksi;

b. penyiapan bahan pedoman dan petunjuk teknis dibidang Perekonomian,Fisik,

sarana dan Prasarana ;

c. penyiapan bahan koordinasi dan konsultasi dibidang Perekonomian,Fisik,

sarana dan Prasarana termasuk Fasilitas Umum dengan Satuan Kerja Perangkat

Daerah dan Instansi terkait ;

d. pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian dibidang

Perekonomian, Fisik, Sarana dan Prasarana ;

e. pengumpulan ,pengolahan dan analisa data bidang Perekonomian, Fisik, Sarana

dan Prasarana ;

f. fasilitasi terhadap pelaksanaan kebijakan Daerah dibidang Perekonomian, Fisik,

sarana dan Prasarana sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

g. pembinaan ,dan pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan dibidang

Perekonomian, Fisik, sarana dan Prasarana di Kelurahan ;

BAB IV

JENIS DAN FORMAT SOP

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KECAMATAN AMPENAN

A. Jenis

Secara umum SOP dapat dibedakan ke dalam dua jenis, yaitu:

1. SOP Teknis

SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.

Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-

kemungkinan variasi lain.

SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang antara lain: teknik,

seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian

alat-alat, dan lainnya; kesehatan, pengoperasian alat-alat mesin, pengurusan

barang, dan lain-lain. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan,

Pada Unit Kecamatan Ampenan, SOP teknis dapat diterapkan pada bidang-

bidang antara lain: pelayanan permohonan surat keterangan, pemeliharaan

sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan,

korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat,

kepegawaian dan lainnya.

2. SOP Administratif

SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis

pekerjaan yang bersifat administratif. Dalam penyelenggaraan administrasi

pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-

proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-

proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Dalam lingkup

mikro, SOP administratif disusun untuk proses-proses administratif dalam

operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai level unit organisasi yang

paling kecil sampai pada level organisasi secara utuh, dalam menjalankan tugas

pokok dan fungsinya.

B. Format

Dua faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP yang

akan dipakai oleh Kantor Camat Ampenan adalah

berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur, dan

berapa banyak langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

Format terbaik SOP adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat

menstransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi

implementasi SOP secara konsisten.

Secara umum Format SOP dapat berbentuk:

1. Langkah sederhana (Simple Steps)

Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat

sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan. Format SOP ini dapat

digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan

melaksanakan prosedur yang telah disusun. Dan biasanya merupakan prosedur

rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung

sederhana dengan proses yang pendek.

2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur

yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih

detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam

hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasidijabarkan kedalam sub-sub

langkah secara terperinci.

3. Grafik (Graphic)

Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik,

maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut

dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa

langkah. Hal ini memudahkan bagi pegawai dalam melaksanakan prosedur.

Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan

adanya suatu foto atau diagram.

4. Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut

diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan

jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.

Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan

dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil

dari keputusan yang telah diambil.

Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbul yang umum digunakan dalam

menggambarkan proses, Simbul-simbul tersebut antara lain adalah sebagai

berikut:

Gambar 1

Simbul-simbul Flowchart

Sumber : PermenPAN No. 21 Thn. 2008

BAB V

PENYUSUNAN SOP KECAMATAN AMPENAN

A. Persiapan Penyusunan SOP

Penyusunan SOP memerlukan adanya komitmen yang kuat dari pihak pimpinan dalam

organisasi Kantor Camat Ampenan, dimana Kemauan untuk melakukan perubahan

atas prosedur-prosedur yang sudah ada perlu dipertegas oleh pimpinan karena

kecenderungan untuk menolak perubahan akan selalu menjadi penghambat atas

pembaruan. Karena itu, jika pimpinan menegaskan komitmennya secara konsisten,

maka seluruh jajaran mau tidak mau akan mengikuti tahapan perubahan. Agar

penyusunan SOP dapat dilakukan dengan baik, maka perlu dilakukan persiapan-

persiapan sebagai berikut:

1. Membentuk Tim Penyusunan SOP Kecamatan Ampenan dan kelengkapannya

Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data,

melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba,

melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan evaluasi,

melakukan penyempurnaan-penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil

pengembangan mereka kepada pimpinan SOP, dan tugas-tugas lainnya.

Tim penyusunan SOP terdiri dari tim yang melingkup SOP organisasi secara

keseluruhan, dan tim yang melingkup unit-unit kerja pada berbagai levelnya, yang

kemudian ditetapkan dengan Keputusan Walikota Mataram tentang

Pembentukan Tim Penyusunan SOP Kecamatan Ampenan.

Agar tim memiliki kebebasan dalam melakukan inovasi-inovasi prosedur, tim

diberi kewenangan dan kebebasan yang cukup untuk melaksanakan tugasnya.

Namun demikian perlu ditekankan prinsip-prinsip yang harus dipegang dalam

melaksanakan tugas penyusunan SOP (lihat prinsip-prinsip penyusunan SOP).

Tim yang dibentuk juga dilengkapi dengan berbagai kelengkapan lain, seperti

kewenangan dan tanggungjawab. Kewenangan dimaksud meliputi kewenangan

untuk: memperoleh informasi dari satuan kerja atau sumber lain, melakukan riviu

dan pengujian, melakukan identifikasi, melakukan analisis dan menyeleksi

berbagai alternatif prosedur yang akan distandarkan, menulis SOP,

mendistritusikan hasil kepada seluruh anggota tim untuk diriviu, melakukan

pengujian. Tim memiliki tanggungjawab untuk menyampaikan hasil-hasil yang

telah diperoleh kepada pimpinan.

Kelengkapan tim meliputi:

a. Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya.

Agar tim memiliki fokus yang jelas dalam melaksankan tugasnya, perlu disusun

pedoman, yang berisi antara lain:

1) Ketua tim (lingkup organisasi secara keseluruhan)

2) Ketua tim dalam lingkup unit kerja

3) Tim pelaksana

4) Uraian tugas masing-masing

5) Kewenangan tim

6) Mekanisme kerja tim

7) Jadwal

8) Dan lain-lain hal yang relevan bagi tim dalam melaksanakan tugasnya.

b. Memberikan sumber-sumber yang dibutuhkan tim.

Agar tim dapat berkerja dengan baik, maka tim harus diberi fasilitas yang

memadai, seperti : pembiayaan, sarana dan prasarana, dan kebutuhan

lainnya.

c. Menekankan komitmen pimpinan kepada tim.

Agar tim memiliki komitmen yang kuat untuk melakukan tugasnya, maka pihak

pimpinan, dalam hal ini Camat harus memberikan (menyuntikkan) arahan-

arahannya kepada tim agar tim memiliki semangat tinggi dalam melaksanakan

tugasnya.

2. Memberikan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim.

Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh anggota tim harus

memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun SOP,

missalnya dari bagian Organisasi dan Tata Laksana Setda Kota Mataram, yang

hasilnya kemudian dapat menjadi panduan bagi anggota tim dalam melaksanakan

tugasnya.

3. Memastikan bahwa seluruh unit tahu tentang upaya pimpinan untuk melakukan

perubahan terhadap prosedur-prosedur.

Agar seluruh satuan kerja dalam organisasi mengetahui adanya perubahan yang

akan dilakukan, maka pimpinan-pimpinan unit mengetahui hal ini. Peran pimpinan

puncak akan sangat menentukan dalam hal ini.

B. Penilaian Kebutuhan SOP

Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan untuk

mengidentifikasi kebutuhan SOP yang akan disusun. Mengingat SOP ini merupakan

kegiatan baru dalam organisasi kecamatan, maka penilaian kebutuhan merupakan

tahapan yang penting bagi Kecamatan Ampenan

Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui sampai sejauh mana

kebutuhan suatu organisasi dalam mengembangkan SOP-nya. Penilaian kebutuhan

akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP

yang dibutuhkan:

a. Ruang lingkup akan berkaitan dengan bidang tugas mana yang prosedur-prosedur

operasionalnya akan menjadi target untuk distandarkan.

b. Jenis akan berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk diterapkan.

c. Sedangkan jumlah akan berkaitan dengan berapa banyak SOP yang akan dibuat

sesuai dengan tingkatan urgensinya.

C. Pengembangan SOP

Tahap selanjutnya setelah Tim Penyusunan SOP Kecamatan Ampenan melakukan

penilaian kebutuhan (need assessment) adalah melakukan pengembangan SOP.

Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas

keseharian organisasi, maka pengembangan SOP tidak merupakan sebuah kegiatan

yang dilakukan sekali langsung jadi, tetapi memerlukan riviu berulang kali sebelum

akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliabel yang benar-benar menjadi acuan bagi

setiap proses dalam organisasi. Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima

tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:

1. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatlf

2. Analisis dan Pemilihan Alternatlf

3. Penulisan SOP

4. Pengujian dan Riviu SOP

5. Pengesahan SOP

D. Integrasi (Penerapan) SOP Dalam Manajemen

Penerapan SOP dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi

merupakan langkah selanjutnya pada siklus SOP setelah pengembangan SOP yang

menghasilkan rumusan SOP dimana secara formal ditetapkan oleh pihak pimpinan

organisasi.

Penerapan SOP meliputi tahapan-tahapan sistematis dimulai dari langkah

memperkenalkan SOP sampai pada pengintegrasiaan SOP dalam pelaksanaan

prosedur-prosedur keseharian oleh organisasi. Proses penerapan harus dapat

memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dapat tercapai:

a. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan mengetahui alasan

perubahannya.

b. Salinan/Copy SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua

pengguna yang potensial.

c. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan

semua pengetahuan da.i kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP secara

aman dan efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal

dalam melaksanakan SOP)

d. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,

mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan

dukungan dalam proses penerapan SOP.

Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses simulasi

dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP. Artinya, keberhasilan pada tahapan

tersebut juga akan menjamin keberhasilan pada praktek senyatanya.

Dalam praktek senyatanya, pelaksanaan penerapan SOP sangat tergantung

kepada berbagai faktor yang meliputi seberapa jauh bentuk pengembangan/

perubahan SOP yang terjadi, ukuran dan sumberdaya organisasi, serta keinginan

manajemen/pengelola. Jika ternyata banyak prosedur yang telah dikembangkan,

maka proses penerapan akan memerlukan waktu sampai benar-benar dikuasai

sepenuhnya oleh para pelaksana. Pengembangan SOP juga akan menghasilkan

berbagai kondisi yang diperlukan seperti penambahan pegawai baru dengan

kompetensi yang diinginkan sesuai kebutuhan prosedur yang distandarkan,

penambahan berbagai sarana dan prasarana yang diperlukan untuk pelaksanaan

prosedur, serta sumber-sumber lain yang diperlukan bagi kelancaran penerapan SOP.

Jika pihak manajemen memiliki keinginan/komitmen kuat untuk cepat melaksanakan

proses penerapan SOP, maka proses penerapan pun akan dapat berjalan dengan

cepat pula. Komitmen pihak manajemen akan terlihat dari sisi kesiapannya dalam

mendukung upaya penerapan SOP, seperti melalui penyediaan sarana dan prasarana

yang dibutuhkan, intensitas upaya sosialisasi SOP, penyediaan sumber daya manusia

dan sumber daya lainnya.

E. Monitoring dan Evahasi Penerapan SOP

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau sehingga

proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam setiap

upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi sehingga

penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai

kebutuhan.

Agar monitoring dan evaluasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu dibentuk

tim monitoring dan evaluasi. Tim yang akan dapat bekerja secara efektif bila dipilih

dari anggota tim yang sebelumnya terlibat dalam tim pengembangan SOPdan tim

supervisi. Agar tim monitoring dan evaluasi dapat bekerja dengan baik, tim ini perlu

pula dibantu oleh tim yang berasal dari masing-masing unit kerja yang secara

langsung dapat memantau jalannya penerapan SOP pada proses penyelenggaraan

organisasi khususnya yang berkaitan dengan unit kerjanya sebagai bagian dari proses

secara keseluruhan dari organisasi.

1. Monitoring

Sebagai bagian dari proses dalam penerapan SOP, organisasi harus

mempersiapkan sebuah mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa

SOP telah dilaksanakan dengan baik. Proses ini harus diarahkan untuk

membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan

tujuan yang tercantum dalam SOP yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang

mungkin timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil penerapan atau

menyediakan dukungan tambahan untuk semua pelaksana.

Salah satu kunci keberhasilan penerapan SOP adalah memonitor sampai

sejauhmana setiap pelaksana menguasai SOP yang telah ditetapkan. Tujuannya

adalah agar setiap pelaksana dapat bertanggungjawab atas kinerja pelaksanaan

tugasnya yang dilaksanakan dengan SOP yang berlaku. Pelaksanaan monitoring

terhadap penerapan SOP hendaknya dilakukan dengan tidak mengutamakan

tindakan disipliner bagi para petugas yang melaksanakan tugasnya diluar SOP

yang ditetapkan. Penerapan SOP dengan tekanan lebih pada upaya meningkatkan

disiplin hanya akan menimbulkan penolakan-penolakan dari para pelaksana. Yang

justru perlu ditekankan adalah bahwa SOP yang diterapkan merupakan upaya

organisasi secara keseluruhan untuk lebih berkinerja, atau dalam organisasi publik

lebih dikenal agar organisasi lebih memiliki akuntabilitas. Seperti semua aspek

yang terdapat dalam bagian penerapan ini, monitoring kinerjapun harus memiliki

perencanaan tersendiri dan harus direncanakan di depan. Hal-hal yang perlu

diperhatikan ketika menyusun rencana meliputi antara lain: metode monitoring

yang akan digunakan, perananan masingmasing supervisor dan pelaksana,

persyaratan dan kebutuhan pencatatan dan pelaporan, dan proses perbaikan

kekurangan/kesalahan dalarn penerapan SOP serta siapa yang akan melakukan

monitoring.

Metode monitoring berkaitan dengan instrumen yang digunakan. SOP

yang baik, sebagai sebuah standar, akan memiliki perkiraan-perkiraan waktu baku

untuk penyelesaian pada setiap prosedur yang dilaksanakan oleh para pelaksana

serta output yang dihasilkannya. Pada waktu melakukan penilaian kebutuhan SOP,

indikator-indikator serta target kinerja pelaksana telah juga diidentifkasi sehingga

pada waktu penerapan SOP dapat dilihat terjadinya peningkatan/penurunan

kinerja. Jika pendekatan ini dikaitkan dengan pengembangan dan penerapan SOP,

maka akan memberikan objektifitas yang jelas pada waktu penganalisaannya. Atas

dasar ini, dapat ditentukan instrumen monitoring kinerja untuk penerapan SOP

baru. Hal yang dilihat adalah sejauhmana SOP yang baru mampu meningkatkan

kinerja individual para pelaksana, kinerja unit kerja dan organisasi secara

keseluruhan. Oleh karena itu, monitoring harus disertai sistem pengukuran kinerja

yang jelas, seperti membandingkan antara kinerja nyata dengan kinerja yang

diharapkan pada waktu melakukan pengembangan SOP.

2. Evaluasi

SOP secara substansial akan membantu organisasi menjadi lebih produktif.

Dengan adanya SOP ini, maka organisasi telah melakukan sebuah komitmen

jangka panjang dalam rangka membangun sebuah organisasi menjadi lebih efektif

dan kohesif. Tidak selamanya sebuah SOP berlaku secara permanen, karena

perubahan lingkungan organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah

ada. Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar prosedur-

prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang

baik. Tahapan evaluasi dalam siklus penyusunan SOP merupakan sebuah analisis

yang sistematis terhadap serangkaian proses operasi dan aktivitas yang telah

dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan

efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. Tujuannya

adalah untuk melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP yang sudah

disusun dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga

organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif.

Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat

meliputi substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses penerapannya.

Dari sisi substansi, evaluasi dilakukan dengan mengacu kepada

pertanyaanpertanyaan antara lain sebagai berikut:

a. Sejauhmana SOP yang diterapkan dapat mendorong peningkatan kinerja

individual, unit kerja dan organisasi secara keseluruhan? Pertanyaan ini

merupakan pertanyaan inti dari evaluasi, yang membawa langkah evaluasi ke

pertanyaan selanjutnya seperti diuraikan dibawah ini.

b. Sejauhmana SOP yang diterapkan rriampu dipahami dan dilaksanakan dengan

baik oleh para pelaksana? Hal paling mudah dilihat dari penerapan SOP adalah

bagaimana SOP dapat dengan mudah dipahami dan diterapkan secara benar

oleh setiap individu dalam organisasi yang ditugasi untuk melaksanakan

prosedur yang tertuang dalam SOP.

c. Sejauhmana setiap orang yang ditugasi melaksanakan prosedur tertentu

sudah mampu melaksanakannya dengan baik? Pertanyaan ini berkaitan

dengan pertanyaan di atas. Jika SOP mudah dipahami, maka akan

memudahkan pula untuk pelaksanaannya. Namun demikian, dalam hal

tertentu pendapat ini belum tentu benar, karena setiap orang memiliki

pengalaman dan tingkat kepandaian yang berbeda.

d. Sejauhmana diperlukan penyempurnaan-penyempurnaan terhadap SOP yang

telah diterapkan atau bahkan sejauhmana diperlukan SOP yang baru? Dari

tahapan monitoring sebenarnya dapat dilihat masukan-masukan mengenai

tahapan mana yang dipandang menghambat, kurang tepat atau perlu dibuat

SOP yang baru.

e. Sejauhmana SOP yang diterapkan mampu mengatasi berbagai masalah yang

akan dipecahkan melalui penerapan SOP? Secara khusus SOP juga didisain

untuk rnemecahkan masalah prosedural yang menghambat proses organisasi.

f. Sejauhmana SOP yang diterapkan mampu menjawab tantangan perubahan

lingkungan organisasi? Baik perubahan yang berkaitan dengan

kebijakankebijakan pemerintah ataupun perubahan dalam kaitan untuk

pemenuhan harapan masyarakat atau pelanggan.

g. Sejauhmana SOP yang diterapkan dapat berjalan secara sinergis satu dengan

yang lainnya? Dari tahapan monitoring juga dapat diketahui tahapan prosedur

mana yang tidak berfungsi sehingga mengganggu keseluruhan proses

organisasi, atau prosedur mana yang berjalan lambat sehingga mengganggu

prosedur-prosedur lainnya yang bergantung pada prosedur tersebut, dan

lainnya.

BAB VI

PENUTUP

Meskipun SOP Kecamatan Ampenan ini merupakan bagian kecil dari aspek

penyelenggaraan administrasi pemerintahan khusunya di Kota Mataram, narnun

demikian SOP ini memiliki peran yang besar untuk menciptakan pemerintahan kecamatan

yang efisiens, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.

Oleh karena itu, pedoman ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong

setiap instansi pemerintah dalam memperbaiki proses internal mereka sehingga mereka

dapat meningkatkan kualitas pelayanan mereka kepada masyarakat. Pada gilirannya,

peningkatan kualitas pelayanan akan meningkatkan akuntabilitas yang pada akhirnya juga

akan meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah,

Tim Penyusun