STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT. · PDF fileB. Prosedur Pengambilan Barang Cash Di...

162
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT. DINETA JAYA Tanggal Berlaku 01/09/2014 Nomor DNT/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__ Ruang Lingkup PENDAHULUAN Tujuan Memberikan Gambaran Yang Berisi Latar Belakang Dan Tujuan Dibuatnya SOP A. LATAR BELAKANG 1. SOP Menurut llkka Tuomi ( Helsinki ) adalah pedoman yang berisi: A. Prosedur Operasional Standart B. Keputusan dan tindakan Standart Sehingga setiap individu dalam organisasi bekerja secara benar (efektif) dengan cara yang benar (efisien) 2. SOP adalah salah satu indikator berjalannya sistem manajemen di Perusahaan 3. Sistem Manajemen adalah terciptanya Interkoneksi ( keterkaitan ) antar Departemen sehingga semua Departemen memiliki satu Key Performance Indicator (KPI ) yang sama 4. KPI perusahaan adalah tercapainya PROFIT melalui KEPUASAN CUSTOMER baik customer internal ( antar karyawan ) dan customer eksternal ( konsumen ) 5. SOP dibutuhkan untuk membantu semua individu di dalam organisasi untuk memiliki perangkat kontrol yang membatasi setiap aspek operasional dan administrasi 6. Untuk mewujudkan Visi dan Misi PT.DINETA JAYA 3.1 VISION 2015 Menjadi Perusahaan Profesional Yang bekerja Dengan Hati Untuk Memuaskan Pelanggan Eksternal Dan Internal Dalam Mencapai Produktivitas Terbaik

Transcript of STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT. · PDF fileB. Prosedur Pengambilan Barang Cash Di...

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PT. DINETA JAYA Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor DNT/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup PENDAHULUAN

Tujuan Memberikan Gambaran Yang Berisi Latar Belakang Dan Tujuan

Dibuatnya SOP

A. LATAR BELAKANG

1. SOP Menurut llkka Tuomi ( Helsinki ) adalah pedoman yang berisi:

A. Prosedur Operasional Standart

B. Keputusan dan tindakan Standart

Sehingga setiap individu dalam organisasi bekerja secara benar

(efektif) dengan cara yang benar (efisien)

2. SOP adalah salah satu indikator berjalannya sistem manajemen

di Perusahaan

3. Sistem Manajemen adalah terciptanya Interkoneksi ( keterkaitan )

antar Departemen sehingga semua Departemen memiliki satu

Key Performance Indicator (KPI ) yang sama

4. KPI perusahaan adalah tercapainya PROFIT melalui KEPUASAN

CUSTOMER baik customer internal ( antar karyawan ) dan

customer eksternal ( konsumen )

5. SOP dibutuhkan untuk membantu semua individu di dalam

organisasi untuk memiliki perangkat kontrol yang membatasi setiap

aspek operasional dan administrasi

6. Untuk mewujudkan Visi dan Misi PT.DINETA JAYA

3.1 VISION 2015

Menjadi Perusahaan Profesional Yang bekerja Dengan Hati Untuk

Memuaskan Pelanggan Eksternal Dan Internal Dalam Mencapai

Produktivitas Terbaik

3.2 MISSION

Membangun Jaringan Kemitraaan Yang Dibangun Dengan Hati Dan

Saling Menguntungkan Dengan Principal, Pelanggan, Pemasok,

Karyawan Dan Masyarakat Melalui Pelayanan Yang Profesional.

3.3 DELAPAN DINETA VALUE :

1. COMMITMENT

Selalu menjunjung tinggi komitmen yang dibuat atas

dasar kejujuran yang professional kepada Tuhan, Diri Sendiri

Dan Mitra Perusahaan, bertanggung jawab atas pertumbuhan

perusahaan dengan mencapai target yang dibebankan sesuai

tanggung jawab masing-masing dengan mengerjakan semua

tanggung jawab secara tuntas dan tepat waktu secara mandiri

dan bekerja sama dengan departemen lain secara proporsional

sehingga tercipta kepuasan pelanggan eksternal (pelanggan

dan principal) dan internal (karyawan)

2. CONSISTENT

Selalu menjalankan komitmen secara continue dan

menjalankannya secara profesional bagi kepuasan bagi

pelanggan eksternal maupun pelanggan internal

3. COMMUNICATIVE

Mengutamakan keseimbangan hubungan jangka

panjang, memberikan respon yang cepat dan membangun

kepedulian yang profesional baik dengan pelanggan eksternal

maupun internal

4. CONTINUOUS IMPROVEMENT

Mengusahakan perbaikan yang berkesinambungan dan

tidak cepat merasa puas untuk terus belajar dari kompetitor dan

dunia luar sehingga akan selalu mengejar ketinggalan dengan

cara yang sehat dan profesional

5. FOCUS

Memusatkan perhatian dalam menjalankan tanggung

jawab sehingga tercapai produktivitas yang optimal, dan

memberikan kontribusi yang nyata dengan membuat strategy

dan perencanaan yang mampu menggaransi pencapaian

kontribusi terbaik bagi pelanggan eksternal dan internal

6. INNOVATIVE

Selalu mencari terobosan terobosan yang kreatif,

membiasakan untuk terbuka menerima kritik, kritis, analitis

dalam hal pelayanan terhadap pelanggan eksternal dan internal

7. PROFESSIONAL

Memiliki keahlian dibidangnya dan bekerja benar (efektif)

dengan cara yang benar (efisien) dengan integritas yang tinggi

dan menjunjung Etika dalam berkompetisi

8. SERVICE OF EXCELLENT

Selalu berusaha menjadi yang terbaik dan tidak

berkompromi dengan kejujuran, kepercayaan dan

profesionalisme terhadap pelanggan eksternal dan pelanggan

internal

B. Struktur Organisasi

DIREKTUR

ASS DIREKTUR

MANAGEMENT

REPRESENTATIVE

DOCUMENT

CONTROL

SALES DEPT

SALES

CUSTOMER

SERVICE

OPERATION

DEPT

WAREHOUSE

EXPEDISI

HR & GA DEPT

HR

GA

F & A DEPT

ACCOUNTING

TAX

FINANCE

PURCHASING

DEPT

SECURITY

LEGAL

CLEANING &

PEST CONTROL

SERVICE

OFFICE SUPPLY

SERVICE

KASIR

AP

AR

COLLECTOR

Dibuat Mengetahui Menyetujui

DNT/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PT. DINETA JAYA Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor DNT/SOP/002/IX/REV00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup PENDAHULUAN

Tujuan Memberikan Gambaran Tujuan Dibuatnya SOP Bagi

Perusahaan

TUJUAN

1. Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan

2. Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan dalam operasional

3. Menjamin adanya standarisasi dokumen

4. Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi

5. Menjamin adanya standarisasi sistem validasi

6. Menjamin adanya standarisasi sistem pelaporan

7. Menjamin adanya standarisasi sistem kontrol

8. Menjamin adanya standarisasi untuk penilaian kegiatan organisasi

9. Menjamin adanya standarisasi pelayanan baik internal maupun

eksternal

10. Menjamin adanya standarisasi koordinasi antar departemen

11. Menjamin adanya standarisasi dalam menjalankan kewajiban terhadap

Perusahaan

Dibuat Mengetahui Menyetujui

DNT/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Input Barang Datang Ke System

Tujuan Memastikan Bahwa Input Barang Datang Ke System

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Input Barang Datang ke system

a. Barang Datang harus diinput 1 x 24 jam sejak barang datang

b. Untuk cross check setelah input harus mendapat persetujuan Kepala

Gudang

B. Prosedur Input Barang Datang ke system

NO AKTIVITAS PIC

1 Melakukan Input barang datang sesuai dengan surat jalan baik

jumlah dan jenis

Purchasing

2 Melakukan verifikasi data antara surat jalan dan PO Purchasing

3 Print input pembelian dengan harga dan tanpa harga dan tanda

tangan

Purchasing

4 Tanda tangan print input pembelian sebagai crosscheck bahwa

barang yg sudah di input sesuai jumlah dan jenis

Kepala

Gudang

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Melalui Sales

Tujuan Memastikan Bahwa Order Melalui Sales Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Melalui Sales

a. PO yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok

b. PO harus ditulis di SP ( surat pesanan ) internal: perusahaan (

terlampir - dibuat )

c. Jika Terdapat kesalahan kirim disebabkan kesalahan Sales

maka Sales harus bertanggungjawab menyelesaiakan hingga

tuntas

B. Prosedur Order Sales

NO AKTIVITAS PIC

1 Menerima PO dari Pelanggan Sales

2 Menyerahkan PO kepada Customer Service Sales

3 Membuat invoice sesuai dengan PO Admin Invoice

4 Memberi tanda jika barang kosong Admin Invoice

5 Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang

kosong

Customer

Service

6

Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak

lengkap (kosong) maka akan dicatat dalam Form

Pending Order

Customer

Service

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Via Fax

Tujuan Memastikan Bahwa Order Via Fax Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Via Fax

a. Fax yang masuk diatas jam 10.00 dikirim Besok

b. Customer Service harus mengambil di mesin Fax pada pukul 07.30 dan

09.30

B. Prosedur Order Via Fax

NO AKTIVITAS PIC

1 Menerima Fax dari pelanggan Customer

Service

2 Mengambil SP pelanggan melalui Fax pk. 07.30 wita dan pk.09.30

wita

Customer

Service

3 Memberikan PO pelanggan yang melalui Fax ke Admin Invoice Customer

Service

4 Membuat invoice sesuai dengan PO Admin

Invoice

5 Menandai jika barang kosong Admin

Invoice

6 Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang kosong Customer

Service

7

Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak lengkap

(kosong) maka akan dicatat dalam Form Pending Order

Customer

Service

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Order Via Email

Tujuan Memastikan Bahwa Order Via Email Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Via Email

a. Email yang masuk diatas jam 10.00 dikirim esok harinya

b. Customer Service harus mengambil email ke Admin Sales pada pukul

08.30 dan 09.30

B. Prosedur Order Via Email

NO AKTIVITAS PIC

1. Menerima email dari pelanggan Admin Sales

2. Membuka email dari pelanggan dan cetak email Admin Sales

3. Memberikan PO pelanggan melalui email ke Admin

Invoice

Customer Service

4. Membuat invoice sesuai dengan PO Admin invoice

5. Menandai jika barang kosong Admin Invoice

6. Menelepon balik ke pelanggan infokan barang yang

kosong

Customer Service

7. Jika barang lengkap langsung input , jika barang tidak

lengkap (kosong), kredit block over due maka akan

dicatat dalam Form Pending Order

Customer Service

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Intruksi Kerja Cetak Faktur

Tujuan Memastikan Bahwa Cetak Faktur Berjalan Sesuai Dengan

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Cetak Faktur

a. Sebelum cetak faktur, Admin Invoice harus memastikan jumlah dan

jenis sama dengan Purchase Order / Surat Pesanan / Order

Pelanggan.

b. Jika tidak sesuai ketentuan tanggung jawab ada pada Admin Invoice

untu menindak lanjuti hingga tuntas.

B. Prosedur Cetak Faktur

NO Instruksi Kerja PIC

1 Terima Form Order dari Customer Service , Fax , email Admin Invoice

2 Cetak Faktur Admin Invoice

3 Tandai barang yang belum sesuai harga (harga belum

input) di kertas Fax atau email

Admin Invoice

4 Jika sudah sesuai dengan harga dan tidak ada kredit block

langsung buat invoice

Admin Invoice

5 Jika harga tidak sesuai atau ada kredit blok, info SPV

untuk diajukan pengajuan harga khusus

Admin Invoice

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/005/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Cash Di

Gudang (Pelanggan Ambil Barang)

Tujuan Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Cash Di Gudang

(Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai Dengan Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengambilan Barang Cash Di Gudang (Pelanggan ambil

barang)

a. Barang dapat diberikan kepada Pelanggan setelah ada bukti

pelunasan di Kasir

(stempel lunas - DOC : OPR/SOP/006/IX/REV00)

b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit

B. Prosedur Pengambilan Barang Cash Di Gudang (pelanggan ambil

barang)

NO AKTIVITAS PIC

1 Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan Admin

Invoice

2 Memberikan informasi kepada Kasir untuk menerima uang

dari pelanggan

Admin

Invoice

3 Menandatangani invoice dan membubukan stempel lunas Kasir

4 Mengambil bukti pelunasan invoce ke Kasir Admin

Gudang

5 Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya Kepala

gudang

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di

Gudang (Pelanggan Ambil Barang)

Tujuan Memastikan Bahwa Pengambilan Barang Kredit Di

Gudang (Pelanggan Ambil Barang) Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengambilan Barang Kredit Di Gudang

a. Barang dapat diberikan kepada pelanggan setelah ada bukti PO asli (

jika mensyaratkan adanya PO saat penagihan ) atau Surat pengantar

dari pelanggan dengan stempel resmi atau surat pesanan dari

Customer Service

b. Pelanggan datang hingga mendapatkan barang maksimal 30 Menit

c. Jika Pelanggan menghendaki faktur asli (diluar list master data yang

berlaku - di update setiap bulan Januari) maka pelanggan harus

dibuatkan tandaterima telah menerima faktur asli dengan tandatangan

dan nama lengkap (atau stempel jika memungkinkan)

B. Prosedur Pengambilan Barang Kredit Di Gudang

NO AKTIVITAS PIC

1. Membuat invoice sesuai dengan permintaan pelanggan Admin Invoice

2. Memberikan invoice ke gudang untuk disiapkan barang Admin Invoice

3. Menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenisnya Kepala gudang

4. Memberikan barang ke pelanggan Driver

5. Pelanggan tanda tangan, nama terang dan tanggal Pelanggan

6. Menerima invoice dan berikan ke Admin Gudang Driver

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Persiapan Pengiriman

Tujuan Memastikan Bahwa Persiapan Pengiriman Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Persiapan Pengiriman

a. Pengiriman mengacu pada MCP ( Master Call Plan ) Sales

b Pengiriman tidak melihat value tetapi dengan memperhatikan rute

c. Invoice dibuat rangkap 4

d. Mobil harus sudah dalam keadaan nyala mesin pendingin sebelum

proses loading

e. Mobil harus dalam keadaan bersih sebelum pengiriman

B. Prosedur Persiapan Pengiriman

NO AKTIVITAS PIC

1. Merekap invoice yang sudah dibuat pada siang dan sore hari Admin

gudang

2. Merekap invoice yang sudah dibuat pagi hari Admin

gudang

3. Tanda tangani rekapan Kepala

gudang

4. Menyiapkan barang berdasarkan rekapan (jumlah dan jenis) Kepala

gudang

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Loading Barang

Tujuan Memastikan Bahwa Loading Barang Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Loading Barang

a. Tanggungjawab barang keluar dari gudang adalah Kepala gudang

b. Tanggungjawab barang masuk ke mobil adalah driver

c. Tanggungjawab atas kelayakan barang yang akan di loading adalah

Checker .

d. Cetak rekap invoice rangkap 4

1. Buat gudang

2. Buat driver

3. Buat Toza

4. Buat Admin Gudang

B. Prosedur Loading Barang

NO AKTIVITAS PIC

1. Menyiapkan barang sesuai dengan rekapan masing-

masing driver / daerah

Staff Gudang

2. Melakukan pengecekan kelayakan barang yg sudah

disiapkan (exp date, kebersihan, tidak rusak)

Checker

3. Melakukan Crosschek barang yg akan naik ke mobil

(jumlah , jenis barang)

Kepala gudang

4. Tanda tangan di Form Rekap Invoice setelah dipastikan

sesuai jumlah dan jenisnya

Driver

5. Kembalikan form asli dan copy ke Kepala Gudang Driver

6 Serahkan Form Rekap Invoice ke petugas gudang Toza Driver

7 Siapkan barang Gudang Toza

8 Cek quatity dan jenis barang harus sesuai dengan rekap

invoice

Driver

9 Kirim barang Driver

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi Kerja Pengiriman Dengan TOP

Kredit

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit

a. Jika ada penolakan barang dari pelanggan, langsung di coret di invoice

dengan di paraf pelanggan untuk kemudian dilakukan revisi

c. Pada saat penukaran faktur, faktur revisi dilampirkan, faktur yang

coretan untuk kemudian disahkan pelanggan dengan bukti tanda terima

tukar faktur

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Kredit

NO Instruksi Kerja PIC

1 Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di

invoice

Driver

2 Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan

kode pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit

maka salah satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari

pelanggan

Driver

3 Jika invoice asli diambil oleh Pelanggan (diluar list master data

yang berlaku) maka wajib meminta tanda terima invoice asli

dan stempel pelanggan

Driver

4 Invoice dimintakan stempel Pelanggan (jika memungkinkan) /

tanda tangan dan nama penerima (harus) jika pelanggan

tersebut tidak memiliki stempel wajib menyebutkan nama

lengkap, tanggal dan jabatan

Driver

5 Jika di penerimaan barang (receiving) sudah tutup maka

pengiriman diusahakan melalui kitchen

Driver

6 Apabila diterima oleh kitchen maka driver atau helper wajib

minta stempel pada keesokan harinya

Driver

7

Jika ada penolakan kiriman barang dari Pelanggan (apapun

alasannya) diharuskan menelpon ke Customer Service

Driver

8 Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada ) Driver

9

Simpan gabungan invoice (asli / copy) barang tolakan serta

invoicenya untuk disetor di Admin Gudang

Driver

10 Berikan invoice ke Fakturis Admin

Gudang

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi kerja Pengiriman Dengan TOP

Cash

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan TOP Cash

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan TOP Cash

a. Faktur asli diserahkan ke Pelanggan

b. Jika Pelanggan tidak membayar Cash Barang dilarang diturunkan

Dengan terlebih dahulu komunikasi ke Customer Service

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan TOP Cash

NO Instruksi Kerja PIC

1 Lakukan pengiriman sesuai dengan alamat yang tertulis di invoice Driver

2 Serahkan barang beserta invoice ke pelanggan, perhatikan kode

pembayaran yang tertera di invoice. Jika kode kredit maka salah

satu dari invoice (asli / copy) harus diminta dari Pelanggan

Driver

3 Terima uang pembayaran dari Pelanggan Driver

4 Jika Pelanggan tersebut tidak dapat membayar dengan alasan

apapun maka driver harus hubungi Customer Service

Driver

5 Bawa kembali barang yang ditolak ( jika ada ) Driver

6 Simpan gabungan uang tunai untuk setor ke Kasir Driver

7

Setor gabungan nota tolakan pengiriman (jika ada) ke Admin

Gudang

Driver

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/012/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Tolakan Barang

Tujuan Memastikan Bahwa Tolakan Barang Berjalan Sesuai Dengan

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Tolakan Barang

a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di faktur maka

Driver harus komunikasi dengan Customer Service.

b. Jika Pelanggan menolak, maka Kepala Gudang harus mencoret Faktur

dan memberi alasan penolakan jika pelanggan tidak mencoret atau

memberikan alasan penolakan

c. Tolakan harus diselesaikan oleh Kepala gudang 1 X 24 jam

B. Prosedur Tolakan Barang

NO AKTIVITAS PIC

1 Menyerahkan barang tolakan ke gudang Driver

2 Menulis di Buku Retur Gudang barang sesuai dengan jumlah

dan jenis barang yang retur dari pelanggan dan tanda tangan

Driver

3 Melakukan Crosscheck barang sesuai dengan invoice yang ter

retur dan tulisan di Form Retur dan setelah sesuai tanda

tangani Form Retur

Admin

gudang

4 Mengembalikan barang retur ke gudang Kepala

gudang

5 Membawa invoice retur dan buku retur gudang ke Admin

Invoice untuk dilakukan retur invoice

Admin

gudang

6 Melakukan proses Retur di system Admin

Invoice

8

Menyerahkan invoice yang sudah clear ke Fakturis dengan

menggunakan Form Rekap Invoice

Admin

gudang

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/012/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/013/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat

Jalan (Ex : sample, program principal dll)

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat

Jalan (Ex : sample, program principal dll) Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan

a. Jika ada penolakan sebagian atau semua yang ada di surat jalan maka

Driver harus komunikasi dengan Customer Service .

b. Jika principal sudah mengembalikan barang maka surat jalan harus

segera di retur

c. Semua barang yang keluar dari gudang tidak boleh mengunakan surat

jalan manual, menyebabkan stock fisik dan system selisih

B. Prosedur Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan

NO AKTIVITAS PIC

1 Menerima PO dari pelanggan, principal, pengajuan

sample

User

2 Membuat surat jalan Admin Invoice

3 Mengirim ke pelanggan, principal, pengajuan sample Driver / User

4 Menandatangani surat jalan User

5 Menyerahkan surat jalan ke Admin Gudang Driver

6 Membuat invoice jika surat jalan mensyaratkan dibuat

invoice

Admin Invoice

7 Meretur surat jalan jika sudah melewati ketentuan

dengan terlebih dahulu menginformasikan ke User

Admin gudang

8 Menerima barang dan meretur surat jalan di Form

Retur

Admin gudang

9 Meretur Admin Invoice

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/013/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/014/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Jadwal Pengiriman

Tujuan Memastikan Bahwa Pengiriman Barang Dengan Surat Jalan

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengiriman Barang Horeka

PO DITERIMA BARANG DIKIRIM

Sebelum jam 10.00 Hari itu juga

Setelah Jam 10 .00 Maksimal Besok

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/014/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/015/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur

Tujuan Memastikan Bahwa Pembuatan Faktur Pajak Retur Berjalan

Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pembuatan Faktur Pajak Retur

a. Faktur Pajak Retur dapat diproses jika terdapat info pengembalian

barang dari pelanggan. Harus dilampirkan bukti pengembalian barang

b. Jika pengembalian dilakukan pada bulan berjalan maka tidak perlu

dilakukan Retur Faktur Pajak tetapi cukup dengan cancel proses Faktur

pajak , atas persetujuan pelanggan

B. Prosedur Pembuatan Faktur Pajak Retur

NO AKTIVITAS PIC

1 Bukti retur didapat dari pelanggan Driver

2 Menulis di Form Retur sesuai dengan barang yang diterima Admin gudang

3 Memberikan ke Admin Invoice Admin gudang

4 Menginput di system Admin Invoice

5 Menyerahkan invoice dan faktur pajak retur ke Fakturis

dengan memakai Form Serah Terima Pajak Retur

Admin

Gudang

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/015IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/016/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Monitoring Service Level

Tujuan Memastikan Bahwa Monitoring Service Level Berjalan

Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Monitoring Service Level

a. Pelanggan yang mensyaratkan punishment dalam service level wajib

bagi SPV untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM

b. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Tradding

term terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar

membebankan punishment ke pada Perusahaan

c. Service Level harus dimonitor secara manual Form Monitoring Service

Level

d. Monitoring dilakukan perbulan, perhari dengan membandingkan PO

masuk dan Faktur diterima pelanggan

e. Semua Filling (PO copy, copy invoice) dilakukan oleh Admin Sales

f. Odner ditulis monitoring service level (berisi Form Monitoring Service

Level perpelanggan, perbulan dilampirkan PO copy, copy invoice dibuat

perpelanggan)

g. Evaluasi Service level harus dimeetingkan OM dengan Sales

Departemen, dan Finance Manager setiap business review

h. Jika service level disebabkan kesalahan kekosongan Principal maka,

OM harus memiliki data yang valid yang merujuk adanya kesalahan

Principal dalam membuat program dan kekosongan stock

i. Setiap PO pelanggan yang memiliki punishment service level sales

harus memberikan list data yang di update tiap tiga bulan kepada

Finance Manager (jika ada pemotongan punisment perpelanggan)

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/016/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/017/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Fix Rebate dan Rebate

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Fix Rebate dan Rebate

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Fix Rebate dan Rebate

1. Pelanggan yang mensyaratkan Rebate dan Fix Rebate wajib bagi SPV

untuk memberikan Trading term kepada OM dan FAM

2. Jika Tidak ada Trading term terbaru SPV harus memberikan Trading term

Terakhir yang masih digunakan pelanggan sebagai dasar membebankan

punishment ke pada Perusahaan

3. Jika ada pemotongan fix rebate dan rebate maka FAM wajib

memberitahukan kepada SPV tentang pemotongan tersebut dengan

terlebih dahulu membandingkan antara trading term dengan pemotonggan

pelanggan

4. Jika terdapat ketidaksesuaian antara pemotongan pelanggan dengan

perhitungan FAM maka SPV wajib menindaklanjuti dengan pelanggan

maksimal 7 x 24 jam.

5. FAM membebankan pemotongan beban rebate dan fix rebate sesuai

dengan kesepakatan perjanjian antara distributor atau principal

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/017/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/018/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian Barang Dari

Pelanggan

Tujuan Memastikan Bahwa Pengembalian Barang Dari Pelanggan

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengembalian Barang Dari Pelanggan

a. Sales menginformasikan barang retur dari pelanggan ke Customer

Service menggunakan Form Retur (horeka)

b. Sales memberikan Form Retur kepada admin gudang untuk

menyerahkan kepada driver untuk melakukan penarikan barang di

pelanggan (retail)

c. Jika tidak ada info dari Kepala gudang maka driver tidak boleh ambil

barang retur dari pelanggan

d. Form dibuat rangkap 3 (asli: pelanggan, copy 1: Admin Invoice, copy 2:

admin gudang)

B. Prosedur Pengembalian Barang Dari Pelanggan

NO AKTIVITAS PIC

1. Mengambil barang sesuai dengan Form Retur yang

diberikan oleh admin gudang

Driver

2. Memberikan barang beserta Form Retur ke admin gudang Driver

3. Melakukan cek barang apakah sesuai jumlah dan jenis

barang yang tertulis di Form Retur dan menandatangani

Admin

gudang

4. Memberikan bukti Form Retur ke Admin Invoice Admin

gudang

5. Menginput retur ke system, print untuk file Admin Gudang Admin

Invoice

6. Print Faktur pajak retur serahkan ke Admin Finance Admin

Invoice

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/018/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/019/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Retur Administrasi

Tujuan Memastikan Bahwa Retur Administrasi Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Retur Administrasi

a. Retur administrasi disebabkan karena terjadinya kesalahan input

b. Admin Invoice melakukan Retur administrasi tersebut

c. Penyelesaian harus dilakukan 1 x 24 jam

B. Prosedur Retur Administrasi

NO AKTIVITAS PIC

1 Menerima Pengembalian Invoice dari pelanggan Driver

2 Memberikan ke Admin Gudang Driver

3 Menulis di Buku Retur Gudang Admin gudang

4 Menyerahkan buku retur gudang ke Admin Invoice Admin gudang

5 Menginput retur Admin Invoice

6

Memberikan invoice yang sudah benar / yang sudah

diretur ke Fakturis

Admin Invoice

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/019/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/020/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengajuan Biaya Operasional

Mobil Pengiriman

Tujuan Memastikan Bahwa Pengajuan Biaya Operasional Mobil

Pengiriman Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengajuan Biaya Operasional

a. Biaya Operasional dapat menggunakan petty cash atau sistem

reimburse

b. Harus diselesaikan maksimal 3 x 24 jam.

c. yang dimaksud biaya operasional adalah : perbaikan mobil, bensin,

parkir, perbaikan mesin pendingin

B. Prosedur Pengajuan Biaya Operasional

NO AKTIVITAS PIC

1 Membawa copy invoice ke OM (perbaikan mobil) koordinator

expedisi

2 Menanda tangani invoice (perbaikan mobil) OM

3 Memberikan invoice ke bagian Kasir (perbaikan mobil) Koordinator

expedisi

4 Menyerahkan realisasi biaya Kasir

5 Mengisi bensin mobil pengiriman (bensin) Operation

6 Menandatangani struk bensin (bensin) OM

7 Memberikan struk bensin ke Kasir (bensin)

Operation

8

Memeriksa karcis mobil (pastikan tidak ada nomor yg

berurutan) dan menanda tangani Karcis

Operation

9

Memberikan ke Kasir untuk claim (karcis) Operation

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/020/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/021/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Program Principal Yang Bisa

Dieksekusi Di Pasar

Tujuan Memastikan Bahwa Program Principal Yang Bisa

Dieksekusi Di Pasar Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar

Aktivitas Principal dapat dieksekusi ke pasar jika sudah dibuatkan surat resmi

B. Prosedur Program Principal Yang Bisa Dieksekusi Di Pasar

NO AKTIVITAS PIC

1 Semua instruksi Principal yang berkaitan dengan aktivitas

pasar wajib dibuat hitam di atas putih (Fax, email, surat

resmi)

Semua

Principal

2 Semua surat dari Principal wajib dibuat surat resmi oleh

SPV/SM/ASM yang ditujukan kepada semua pelanggan atau

pelanggan yang ditunjuk dengan menembuskan pada OM

sebagai penanggung jawab legalitas surat menyurat

perusahaan

OM

3 Ketentuan nomor dua menjadi syarat mutlak sebelum

dieksekusi dalam system Komputer

SPV/SM/ASM

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/021/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/022/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

Tujuan Memastikan Bahwa Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

a. Surat Masuk harus dimasukkan ke Document Control (DC)

b. Surat Masuk yang dimaksud adalah surat masuk yang hard copy diluar

kepentingan pribadi, surat masuk yang berupa tagihan atau invoice

dibuat Buku Jurnal Tagihan.

c. Khusus untuk surat pribadi dibuat buku serah terima tersendiri (tidak

wajib mengikuti prosedur ketentuan SOP)

d. DC yang bertanggungjawab melakukan jurnal dan sirkuler ke bagian

terkait (dalam Buku Jurnal Surat Masuk)

e. Untuk sirkuler maksimal adalah 1 x 24 jam sejak diterima

B. Prosedur Surat Masuk Dari Pihak Ketiga

NO AKTIVITAS PIC

1 Menerima surat masuk Document

Control

2 Mencatat di buku jurnal surat masuk

Document

Control

3 Mensirkulerkan kepada semua pihak yang ditujukan dalam

surat masuk

Document

Control

4

Menerima copy surat dan menandatangani di Stempel

Tanda Terima

User

5 Memfile surat asli dalam odner surat masuk, dan disimpan

dalam file MR

Document

Control

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/22/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/023/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Kendaraan

Operasional Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Kendaraan Operasional

Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan

a. Penanggungjawab kendaraan operasional adalah yang menerima di

dalam tandaterima yang diserahkan oleh General Affairs

b. Mobil Operasional wajib dirawat seperti mobil sendiri

c. Form Serah Terima kendaraan dibuat 2 rangkap, asli (GA ) copy

(koordinator expedisi)

B. Prosedur Serah Terima Kendaraan Operasional Perusahaan

NO AKTIVITAS PIC

1 Foto kendaraan sesuai keadaan terkini GA

2 Print foto dan Form Serah Terima Mobil GA

3 Memeriksa mobil (sesuaikan dengan foto) GA/Driver/koordinator

expedisi

4 Menandatangani Form Serah Terima Driver

5 Memfile Form Serah Terima GA

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/023/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/024/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Perawatan Kendaraan

Operasional

Tujuan Memastikan Bahwa Perawatan Kendaraan Operasional

Perusahaan Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perawatan Kendaraan Operasional

a. Perawatan dilakukan secara berkala setiap 3000 km

b. Mobil dicuci setiap pagi

c. Mobil dicuci di bengkel setiap bulan sekali

d. Harus Mengisi Buku Kontrol Kendaraan

B. Prosedur Perawatan Kendaraan Operasional

NO AKTIVITAS PIC

1 Ganti oli sesuai dengan jadwal pergantian oli berdasarkan

kilometer

User

2 Ganti oli di tempat yang telah ditentukan User

3 Berikan copy invoice ke koordinator expedisi User

4 Menandatangani copy invoice OM

5 Berikan copy invoice yang sudah ditandatangani OM ke Kasir Koordinator

expedisi

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/024/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/025/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Perbaikan Kendaraan

Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Perbaikan Kendaraan Perusahaan

Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perbaikan Kendaraan Perusahaan

a. Perbaikan kendaraan dapat dilakukan secara rutin atau tidak rutin

b Jika ada hal yang urgent maksimal 1 x 24 jam harus dilaporkan ke OM

dengan mengisi Form Permintaan Perbaikan Dan Pembelian Barang

c. Cek kerusakan mobil maksimal 1 x 24 jam sejak diterimanya laporan

B. Prosedur Perbaikan Kendaraan Perusahaan

NO AKTIVITAS PIC

1 Melaporkan kerusakan mobil pada GA memakai Form

Permintaan Perbaikan Barang

User

2 Melakukan pengecekan kendaraan GA

3 Instruksikan tempat perbaikan mobil ke user GA

4 Membawa mobil ke bengkel yang sudah di instruksikan User

5 Membawa invoice ke OM User

6 Menandatangani invoice perbaikan OM

7 Membawa invoice ke Kasir User

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/025/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/026/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Dan Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin

Pendingin (Cold Storage)

Tujuan Memastikan Bahwa Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin

(Cold Storage) Berjalan Sesuai Dengan Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage)

a. mesin pendingin harus bersuhu minus 15 derajat

b. Jika ada hal diluar ketentuan 1 X 24 jam harus melaporkan kepada

GA mengetahui OM

B. Prosedur Pelaporan Kerusakan Mesin Pendingin (Cold Storage)

NO AKTIVITAS PIC

1 Laporkan kerusakan mesin pendingin Kepala

Gudang

2 Tulis laporan pada Form Permintaan Perbaikan Dan

Pembelian Barang

Suhu terakhir dilaporkan pada Form Permintaan

Perbaikan Dan Pembelian Barang

Kepala

Gudang

3 Tanda tangan Form Permintaan Perbaikan Dan

Pembelian Barang

GA dan OM

4 Menelpon Teknisi GA

5 Perbaikan mesin pendingin Teknisi

6 Cek kondisi setelah perbaikan GA

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/026/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/027/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Minimum Order

Tujuan Memastikan Bahwa Minimum Order Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

a. Order yang dapat dilayani minimal Rp. 100.000,-

b. Jika Terdapat kekurangan dari minimal order harus dikomunikasikan

kepada pelanggan 1 x 24 jam oleh Admin Invoice, Sales ,Pelanggan

servive

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/027/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/O28/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Surat Pernyataan

Tujuan Memastikan Bahwa Surat Pernyataan Berjalan Sesuai

Dengan Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Surat Pernyataan

1. Surat Pernyataan harus dibuat segera setelah diketahui adanya

penyimpangan, walaupun hasil penyelidikan belum selesai dan angka

Final yang di simpangan belum Final perhitungannya. Jika diperlukan satu

kasus dapat terdiri lebih dari satu surat pernyataan.

2. Surat Pernyataan harus dibuat dengan tulisan tangan yang melakukan

penyimpangan dengan dibimbing

3. Surat pernyataan harus dibuat harus dibuat diatas materai, atau kertas

bersegel

4. Surat Pernyataan harus ditandatangani dengan minimal dua orang saksi

ikut tandatangan (saksi adalah orang yang mengetahui atau pihak yang

berkaitan langsung dengan kasus penyimpangan yang dibuat)

5. Surat Pernyataan harus dikonfirmasikan kepada Legal atau Management

Representetif pada saat yang bersangkutan masih berada di pihak

perusahaan (jika dianggap ada tambahan atau koreksi harus dilakukan

saat itu )

6. Dalam Surat Pernyataan jangan dibuka peluang untuk melakukan

pembayaran bertahap atau cicilan

7. Jika ada kesanggupan secara damai maka pernyataan baik dari yang

bersangkutan atau keluarga harus membuat SURAT KESEPAKATAN

BERSAMA diatas materei atau kertas bersegel tetap dengan tidak

memberikan peluang mencicil

8. SURAT KESEPAKATAN BERSAMA harus memnuhi syarat sbb :

a. Surat Dibuat diatas kertas segel atau materai

b. Surat Ditandatangani yang bersangkutan atau keluarga

c. Saksi dua orang

9. Semua proses dilakukan oleh Departemen head didampingi HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/028/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor OPR/SOP/029/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Ligkup Ketentuan Laporan Kejadian Khusus

Tujuan Memastikan Bahwa Laporan Kejadian Khusus Berjalan

Sesuai Dengan Aturan Yang Berlaku

Ketentuan Pelaporan Atas Kejadian Khusus :

1. Kejadian Khusus

Dalam Hal ini diartikan sebagai kejadian yang terjadi dengan akibat potensi

kerugian terhadap perusahaan dan atau membahayakan keselamatan

karyawan

Contoh : Penggelapan uang, kecelakaan

2. DH segera melakukan report mengunakan form laporan kejadian khusus

saat itu juga kepada OM Jika Jumlahnya diatas Rp.5.000.000 ( lima Juta

Rupiah )

3. OM segera menindaklanjuti jika dalam waktu 7 x 24 jam tidak mendapatkan

jalan keluar segera melaporkan ke TOP Managemen

4. Jika terjadi kecelakaan laporan kepada Departemen Head saat itu juga dan

ditembuskan ke HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/029/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/030/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Depo

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Depo Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

Ketentuan Depo:

1. Definisi Depo adalah cabang yang mengcover area yang ditetapkan

perusahaan

2. Depo dipimpin oleh Kepala Depo ( Unior Manager )

3. Depo memiliki 3 indikator kerja :

a. Sales

b. Collection

c. Oporational ( penginputan invoice, pengiriman, penagihan dll )

4. Syarat Minimal Operational depo :

a. AR

b. Admin Invoice

c. Gudang

d. Pengiriman

e. Operational Cabang lainnya

5. Team Minimal depo adalah pemenuhan standart minimal cabang

6. SOP mengikuti SOP regular

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/030/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/031/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Cancel dan Retur Produk

Tujuan Memastikan Bahwa Cancel Dan Retur Produk Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Penjualan:

Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu jika ada

principal menolak Retur menjadi beban kepala gudang

B. Prosedur Cancel Dan Retur Produk

NO AKTIVITAS PIC Formulir

1 Menerima Order dari pelanggan Customer

Service

PO/Fax/telp

2 Menginput PO Pelanggan Admin

Invoice

Invoice

3 Menyerahkan Invoice ke Gudang , beserta rekap invoice Admin

Invoice

Invoice

4 Mengirim ke Pelanggan

Supir Invoice

5 Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian,

segera menyerahkan barang ke gudang

Kepala

Gudang

6 Melaporkan kepada Admin Sales mengenai

pengembalian barang dari outlet

Kepala

Gudang

7 Membuat Retur Invoice, pembatalan harus dibuat jika

ada pembatalan total , jika pembatalan sebagian harus

melakukan proses Retur

Admin

Invoice

8 Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan

penerima barang Retur harus menandatangani bukti

penerimaan barang Retur

Gudang

9 Mencocokkan invoice yang diRetur dengan nota Retur

demikian jika ada pembatalan harus ada laporan yang

jelas

AR

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/031/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/032/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penjualan Toza

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penjualan Toza Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Penjualan Toza :

1. Penjualan Toza akan dibuat Rekap setiap 3 hari sekali dengan form

standart yang tidak boleh dirubah (terlampir) ..\..\SOP DINETA NON

ISO\monitoring penjualan toza.xls

2. Dalam Rekap harian terdapat beberapa laporan sbb :

a. Kode Barang b. Nama Barang

c. Tanggal d. Qty Jual

e. Qty Extra f. Harga Jual

g. Nilai Jual h. Ppn Jual

i. Netto Jual j. Qty Retur

k. Harga Retur l. Nilai Retur

m. Ppn Retur n. Sales Luar

o. Nomer Transaksi

3. Retur Harus diproses 1 X 24 jam sejak barang diterima, diluar itu team

Toza berhak menolak dan Retur menjadi beban kepala gudang

4. Setiap akhir bulan semua report harus disclose dan sesuai dengan laporan

API Diselesaikan (PIC Sales Admin Sdri. Cathrine)

B. Prosedur Penjualan TOZA

NO AKTIVITAS PIC Formulir

1 Menerima Order dari pelanggan Customer

Service

PO/Fax/telp

2 Menginput PO Pelanggan Admin

Invoice

Invoice

3 Menyerahkan Invoice ke Gudang, beserta Rekap

invoice

Admin

Invoice

Invoice

4 Mengambil barang ke Gudang Toza Supir Rekap

invoice

5 Mengirim ke Pelanggan Supir Invoice

6 Menerima Barang Retur Jika ada Retur Pengembalian,

segera menyerahkan barang ke gudang PT. Dineta

Kepala

Gudang

7 Melaporkan kepada admin sales mengenai

pengembalian barang dari outlet

Kepala

Gudang

8 Membuat Retur Invoice Admin

invoice

9 Mengembalikan barang dengan Retur invoice dan

penerima barang Retur harus menandatangani bukti

penerimaan barang Retur

Gudang

Toza

5 Setiap 3 hari sekali melakukan crosceck invoice yang

diterima dengan rekap by system di sales admin PT

Dineta

Team

Toza

..\..\SOP

DINETA

NON

ISO\monitori

ng penjualan

toza.xls

6 Jika ada yang tidak sesuai segera melaporkan ke

admin sales

Team

Toza

7 Melacak jika ada yang selisih hingga diketemukan

selisihnya

Admin

Sales

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/032/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERASIONAL

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/033/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Depo Singaraja

Tujuan Memastikan Bahwa Pembayaran Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Depo Singaraja :

1. Hanya memiliki gudang Beverage

2. Coverage Food dengan system taking order

3. Surat Jalan Manual dibuat dengan nomer urut, jika salah harus dikembalikan

kembali ke buku di staples

4. Surat jalan Manual harus di invoice setiap hari sabtu, dan diserahkan ke

admin AR hari yang sama, dengan tanda terima dari Admin Invoice ke AR

(Dokumen tanda terima)

5. AR harus menyerahkan piutang jatuh tempo kepada sales untuk ditagihkan

setiap hari sabtu

B. Prosedur Depo

NO AKTIVITAS BEVERAGE PIC

1. A Mengajukan permintaan persediaan gudang Sales

2. Pengiriman barang ke depo Principal

3. B Melakukan Pengisian kartu stock di depo Supir/gudang

4. C Pengeluaran barang penjualan harus ditulis di kartu stock dan surat jalan

manual ( 4 Rangkap : putih pelanggan ( cash ) putih AR ( kredit ) merah

( outlet ) hijau ( gudang ) kuning ( gudang )

Supir/Gudang

5. E Menyerahkan Surat jalan Manual asli ( kredit) merah ( cash ) kepada

Admin invoice untuk dicetak invoice

Sales

6. Stock opname bulanan setiap akhir bulan untuk fisik gudang Sales

7. f Stock opname bulanan antara fisik dengan system, harus sama FAM

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/033/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERATIONAL

Tanggal Berlaku 1 April 2015

Nomor OPR/SOP/034/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pemeriksaan Mobil Operasional :

1.Pemeriksaan dilakukan seminggu sekali setiap hari Sabtu

2.Pemeriksaan dilakukan oleh General Affairs dan Koordinator Expedisi

B.Prosedur Pemeriksaan Mobil Operasional

NO AKTIVITAS PIC

1 Meginformasikan ke GA bahwa mobil siap untuk diperiksa

dan di check

Koordinator

Expedisi

2 Mengecek seluruh mobil operasional GA dan

Koordinator

Expedisi

3 Menulis perubahan yang ada pada mobil operasional GA

4

Menandatangani hasil pengecekan seluruh mobil

operasional

GA dan

koordinator

Expedisi

Dbuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/034/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPERATIONAL

Tanggal Berlaku 1 April 2015

Nomor OPR/SOP/035/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke Principal

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pengembalian / Retur Barang Ke

Principal Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengembalian / Retur Barang Ke Principal :

1. Retur Barang Ke Principal mengunakan surat jalan yang sudah

disahkan oleh OM dan Kagud

2. Penyesuaian disistem dilakukan oleh accounting mengunakan surat

jalan yang sudah disahkan oleh OM, Kagud dan pihak Ekspedisi /

Principal

3. Surat Jalan barang retur maksimal diterima oleh accounting maksimal

1 x24 jam

B.Prosedur Pengembalian /Retur Barang Ke Principal

NO AKTIVITAS PIC

1 Mengirim barang retur ke principal Kagud

2 Meminta persetujuan Operasional manager atas surat jalan

yang dikeluarkan saat kirim barang retur

Kagud

3 Mengecek dan mengesahkan surat jalan retur barang OM

4 Menerima dan menandatangani barang retur dan surat jalan expedisi

5 Memberikan copy surat jalan yang sudah ditanda tangani

oleh expedisi ke Accounting

Kagud

6 Menerima surat jalan barang retur ke principal dan

menyesuaikan stock secara sistem

Accounting

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/035/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

OPRERASIONAL

Tanggal Berlaku 1 Mei 2015

Nomor OPR/SOP/036/IX/REV 00 Nomor / Tanggal

Revisi

__/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penanganan Produk Mendekati

Kadaluarsa Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa :

1. Kepala Gudang Memberikan data produk-produk yang sudah mendekati

Kadaluarsa (minimal setengah umur dari Kadaluarsa) dan produk yang

tidak pernah keluar (slow moving) setiap bulan, minggu pertama kepada

Sales Manager, Operational Manager,Purchasing dan Kepala Cabang

(Kacab)

2. Jika Kepala Gudang sudah memberikan data untuk produk mendekati

Kadaluarsa dan slow moving setiap bulannya maka yang bertanggung

jawab jika terjadi Kadaluarsa gudang adalah Purchasing, Sales Manager

dan Kacab

3. Sales Manager, Purchasing dan Kacab mengevaluasi data yang diberikan

Kepala Gudang untuk pengajuan program menunjang penjualan kepada

General Manager diperiksa oleh Operational Manager

4. Tanggung jawab Kepala Gudang atas barang Kadaluarsa meliputi :

Tidak memberikan data rutin setiap bulan sesuai ketentuan di atas

(produk-produk yang mendekati Kadaluarsa dan slow moving)

FIFO dan FEFO produk yang tidak jalan

5. Tanggung jawab purchasing atas barang Kadaluarsa meliputi :

Purchasing kelebihan order (dilihat dari forecast team sales)

Purchasing salah order

6. Tanggung jawab Sales Manager atas barang Kadaluarsa meliputi :

Sales manager tidak action (pembuatan program atau pengajuan disc

untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh

Kepala Gudang

Permintaan produk yang di pesan khusus diluar produk yang regular

oleh team sales

7. Tanggung Jawab Kacab atas barang Kadaluarsa meliputi :

Kacab kelebihan Order

Kacab salah order

Kacab tidak action (pembuatan program atau pengajuan discount

untuk menunjang penjualan) terhadap data yang sudah diberikan oleh

Kepala Gudang

Permintaan produk yang dipesan khusus diluar produk regular.

B. Prosedur Penanganan Produk Mendekati Kadaluarsa :

NO AKTIVITAS PIC

1

Memberikan data produk produk yang mendekati

Kadaluarsa dan slow moving kepada Sales Manager,

Operasional Manager, Purchasing dan Kacab secara

tertulis dengan menggunakan Form Rekap Produk

Kadaluarsa dan Slow Moving

Kepala Gudang

2

Menerima, menandatangani serta mengevaluasi data

produk mendekati Kadaluarsa dan slow moving yang

diberikan Kepala Gudang

Sales Manager,

Purchasing dan

Kacab

3

Membuat pengajuan program untuk menunjang

penjualan atas produk mendekati kadaluarsa dan slow

moving diketahui oleh Operasional manager dan

Purchasing

Sales Manager

dan Kacab

4 Menandatangani pengajuan program dari Sales Manager

atau Kacab GM

5

Memberikan pengajuan program yang sudah di approve

oleh GM kepada admin sales untuk perubahan data

(discount atau Trade promo)

Sales manager

dan Kacab

6

Memberikan copy pengajuan program yang sudah di

approve oleh GM kepada admin invoice untuk cetak

Invoice jika ada permintaan dari customer

Admin sales

7 Membuat nota sesuai pengajuan oleh Sales Manager dan

Kacab yang telah di Approve oleh GM Admin Invoice

8

Me-review dan memonitoring stok produk-produk

mendekati exp. dan slow moving yang sudah diajukan

dan diapprove oleh GM dan melaporkan kepada sales

manager

Purchasing dan

Kacab

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/036/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor OPR/SOP/037/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima COD

Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Cash On Delivery (COD)

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan serah terima COD :

1. PIC COD : Kasir, Pengiriman, Sales

2. Kesalahan atau selisih penerimaan tunai karena keteledoran PIC

dalam penerimaan maka selisih akan dibebankan ke PIC

B. Prosedur serah terima COD :

NO AKTIVITAS PIC

1 Mengisi Form Register Serah Terima COD antara Gudang dengan

Sopir atau Sales

Driver, Sales

2 Cek dan menyerahkan Uang Tunai serta Copy Invoice COD ke

Gudang

Driver, Sales

3 Menerima, cek dan menandatangani jika uang tunai yang diterima

telah sesuai dengan Form Register Serah Terima COD dan copy

Invoice COD.

Admin

Gudang

Dibuat Mengetahui Menyetujui

OPR/SOP/037/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance

Tanggal

Berlaku

01/09/2014

Nomor FIN/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Penyetoran Tunai,

CEK, BG

Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Penyetoran Tunai, Cek

Dan BG Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah terima :

1. PIC serah terima penyetoran tunai, Cek, BG adalah : Kasir, Kolektor,

Sales

2. Uang tunai, cek dan BG disimpan oleh Kasir dalam brankas, kunci asli di

pegang FAM, Duplikat oleh Kasir

3. Penerimaan Cek atau Giro wajib memperhatikan keabsahan :

a. Tanggal Cek, BG

b. Tanggal Jatuh Tempo

c. Nominal

d. Terbilang

e. Tanda tangan

f. Stample, Penebalan

B. Prosedur Serah Terima

NO AKTIVITAS PIC

1 Menyerahkan Form Daftar Piutang Pelanggan sesuai jumlah

yang dibayar Pelanggan, lampirkan bukti potong pembayaran jika

ada

Sales,

Kolektor

2 Mengisi Buku Setoran Penagihan dan menyerahkan hasil

tagihan

Sales,

Kolektor

3 Menerima dan cek hasil tagihan. Jika sesuai menandatangani

Buku Setoran Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan

Kasir

4 Jika terdapat selisih pembayaran koordinasikan ke sales, kolektor

dan AR

Kasir

5 Mengkonfirmasi penyebab selisih ke Pelanggan, menyerahkan

pembayaran Pelanggan ke Kasir

AR

6 Menerima pembayaran Pelanggan Kasir

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan COD, Tunai, CEK, BG

Tujuan Memastikan Bahwa Pelunasan COD, Tunai, Cek Dan BG

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pelunasan COD, Tunai, Cek, BG :

- Pelunasan piutang maksimal H+1

B. Prosedur pelunasan COD, TUNAI, CEK DAN BG

NO AKTIVITAS PIC

1 Melakukan input pelunasan di system lampirkan dokumen pendukung Kasir

2 Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan, mencetak Form

Laporan Mutasi Kas

Kasir

3 Mencetak dan menandatangani Form Laporan Pelunasan

Pelanggan, serahkan ke akunting

Kasir

4 Menerima Form Laporan Pelunasan Pelanggan yang telah

ditandatangani dan file

Finance

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI

STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Transfer

Tujuan Memastikan Bahwa Pelunasan Transfer Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pelunasan Transfer :

1. PIC pelunasan transfer : AR, Kasir, FIN

2. Mutasi harian Bank (Rekening Koran) di print 2 kali sehari

3. Fax bukti transfer serta rincian oleh Pelanggan

4. Pelunasan piutang dilakukan dengan posisi dokumen telah lengkap

tanpa selisih

B. Prosedur Pelunasan Transfer

NO AKTIVITAS PIC

1. Mencetak mutasi harian bank dan menyerahkan ke AR Akunting

2. Menerima Mutasi harian Bank, menyiapkan rincian pembayaran dan

copy Invoice serta Form Jurnal Bukti Bank Masuk (BBM), serahkan

ke FIN untuk dilakukan crosscheck

AR

3. Menerima dan cek Form Jurnal Bukti Bank Masuk serta bukti

pendukung, menandatangani menyerahkan ke Kasir

FIN

4 Menerima dan cek serta menginput pelunasan di system Kasir

5 Merapikan bukti- bukti pendukung pelunasan lalu cetak Form Laporan

Mutasi Kas

Kasir

6 Mencetak dan menandatangani Form Laporan Pelunasan

Pelanggan, serahkan ke Akunting

Kasir

7 Menerima Form Laporan Pelunasan Pelanggan yang telah

ditandatangani dan file

Finance

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pelunasan Produk Sample

Tujuan Memastikan Bahwa Produk Sample Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Produk Sample Dan Pelunasannya

1. Sample diberikan ke Pelanggan sebagai bentuk promosi penjualan

2. Pengajuan sample wajib menyertakan tandatangan DH Sales

3. Budget sample Rp. 500.000,- / bulan

B. Prosedur Pelunasan Produk Sample

NO AKTIVITAS PIC

1. Menyerahkan Surat Pesanan (SP) Sample ke Admin Invoice untuk

proses pembuatan Invoice.

Sales

2. b Menerima dan menandatangai Invoice Sales,

Gudang

3. c Serahkan Invoice Asli (putih) ke Kasir untuk pelunasan Sales

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penyetoran Tunai , Cek, Dan BG

Ke Bank

Tujuan Memastikan Bahwa Penyetoran Tunai, Cek, BG Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan penyetoran :

- Menyetorkan hasil tagihan H+1 ke bank (keesokan harinya)

B. Prosedur penyetoran

NO AKTIVITAS PIC

1. A Membuat slip setoran Tunai, Cek dan BG yang sudah jatuh

tempo

Kasir

2. B Mengecek antara slip dengan fisik setoran baik Tunai, Cek atau

BG pada Form Daftar Cek, BG dan Tunai

FIN

3. d

1

Jika jumlah uang Tunai, Cek dan BG tidak sesuai dengan jumlah

yang tertera di Slip, mengembalikan ke Kasir untuk di revisi

FIN

4. d

2

Menandatangani Form Daftar Cek, BG dan Tunai jika sudah

sesuai dan mengembalikan ke Kasir.

FIN

5. E Menyerahkan slip, Tunai, Cek Dan BG dengan menggunakan

Buku Serah Terima Setoran Bank

Kasir

6. G Menyetorkan slip, tunai, cek dan BG ke Bank Kolektor

7. 2 Menerima Cek dan BG yang tidak bisa kliring dari Bank Kolektor

8. J Menerima Copy Slip Setoran yg sudah divalidasi oleh Bank dan

menyerahkan kepada Kasir

Kolektor

9. K Mengembalikan BG yg tidak bisa dikliring ke Kasir untuk

dikonfirmasi ke Pelanggan

Kolektor

10. M Menyetor ulang Cek dan BG yg tidak bisa dikliring Kolektor

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/005/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penagihan

Tujuan Memastikan Bahwa Penagihan Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Penagihan

a. Konfirmasi Penagihan

i. Membuat rekap penagihan perhari berdasarkan jadwal

penagihan Pelanggan (acuan pada master data Pelanggan)

ii. Konfirmasi By Phone dilakukan untuk Pelanggan dengan jadwal

bebas

iii. Penagihan dilakukan sesuai jadwal Pelanggan, jika terjadi

perubahan jadwal wajib melakukan update data

b. Khusus pengisian Form Daftar Piutang Pelanggan :

1. Penerima Inv (kolektor)

a. I : Tandatangan untuk serah terima awal Penagihan

b. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi gagal

tagih

c. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua

terjadi gagal tagih

2. Jenis Pembayaran (PIC : Kolektor , Sales)

a. Cash : diisi sebesar nominal piutang yang terbayar

b. BG dan Cek : diisi nama bank, no. Cek dan BG, jatuh

tempo Cek dan BG serta nominal Cek dan BG

3. Penerima (PIC : AR, Kasir)

a. AR :

1. I : Tandatangan untuk serah terima awal penagihan

yang gagal tagih

2. II : Tandatangan jika saat tahap kedua terjadi gagal

tagih

3. III : Tandatangan jika saat tahap kedua dan ketiga

terjadi gagal tagih

b. Kasir : Tandatangan untuk serah terima uang tunai atau

Cek / BG

c. Filling Daftar Piutang Pelanggan oleh Kolektor

c. KONFIRMASI SELISIH PENAGIHAN

i. PIC penerimaan penagihan : Kasir, kolektor, sales

ii. Jika penerimaan pembayaran berupa uang tunai dan terjadi

selisih yg disebabkan karena keteledoran PIC dalam melakukan

penerimaan pembayaran maka selisih tersebut akan

dibebankan ke PIC

iii. Jika terjadi selisih atau kurang bayar dari Pelanggan, maka

selisih tersebut akan di tindaklanjuti oleh AR diteruskan ke

Departement terkait.

B. PIUTANG TAK TERTAGIH

a. Ketentuan piutang tak tertagih :

i. Definisi : Jika piutang sudah berumur 360 hari ke atas

ii. Jika Pelanggan lari dan dibuktikan dengan pernyataan RT atau

RW

iii. Jika Pelanggan mengalami Force Major (Meninggal, Kebakaran,

Bencana Alam)

iv. Khusus Meninggal adalah apabila ahli waris tidak bersedia

bertanggung jawab

b. Jika piutang tetap tidak terbayar maka :

a. Sales wajib melakukan penarikan barang (barang perusahaan

atau perusahaan lain dengan persetujuan pelanggan - jika tidak

persetujuan pelanggan dianggap pidana)

b. Pembebanan piutang tidak tertagih:

a. Pelanggan tutup (dengan laporan kepolisian, berita acara) :

Beban Perusahaan

b. Pelanggan lari (jika Pelanggan sudah menunjukkan gelagat

menunda pembayaran dan sales menginstruksikan

pembukaan blokir maka sales harus bertanggung jawab –

tanggung renteng yang ada dalam proses pembukaan

blokir)

c. Pelanggan lari (jika Pelanggan lari tanpa menunjukkan

gelagat diselesaikan dengan cara membuat laporan

kepolisian, berita acara untuk pemutihan piutang

pelanggan setelah 360 hari – meskipun laporan kepolisian

dan berita acara sudah dibuat setelah kejadian)

d. Pelanggan mengalami Force Major (Meninggal,

Kebakaran, Bencana Alam)

c. Semua pemutihan piutang pelanggan dilakukan setelah 360 hari

C. PROSEDUR PENAGIHAN

NO AKTIVITAS PIC

1. Menyiapkan Invoice Penagihan beserta kelengkapannya AR

2. Menerima Invoice penagihan beserta kelengkapannya

berdasarkan Form Daftar Tagih

Kolektor

3. Menerima dan cek hasil tagihan dari pelanggan beserta

kelengkapannya

Kolektor

4. Menyerahkan hasil tagihan kepada Kasir dengan mengisi Buku

Setoran Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan

Sales,

Kolektor

5. Menerima dan cek hasil tagihan berdasarkan Buku Setoran

Penagihan dan Form Daftar Piutang Pelanggan

Kasir

6. Mengisi Form Daftar Piutang Pelanggan Jika terjadi gagal tagih

dan menyerahkan ke AR

Kolektor

7. Menerima dan cek Form Daftar Piutang Pelanggan yang gagal

tagih berdasarkan Form Daftar Tagih

AR

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : FINANCE Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Tukar Invoice Penjualan

Tujuan Memastikan Bahwa Tukar Invoice Penjualan Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Tukar Invoice Penjualan

1. Tukar invoice penjualan dilakukan sesuai jadwal Pelanggan, jika terjadi

perubahan jadwal akan dilakukan update data

2. Khusus pengisian Form Daftar Piutang Pelanggan :

Penerima Invoice Kolektor (PIC: Kolektor, Sales):

a. I : Tandatangan untuk serah terima awal Tukar Invoice Penjualan

b. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi Invoice balik

c. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua terjadi Invoice

balik

3. Penerima (PIC : Admin Finance / Admin FIN)

a. Admin Finance

1. I : Tandatangan untuk serah terima awal Tukar Invoice

Penjualan

2. II : Tandatangan jika saat tahap pertama terjadi Invoice

balik

3. III : Tandatangan jika saat tahap pertama dan kedua terjadi

Invoice balik

B. Prosedur Tukar Invoice Penjualan

NO AKTIVITAS PIC

1. B Mencetak Form Daftar Piutang Pelanggan dan melampirkan Invoice

beserta kelengkapannya

Admin

Finance

2. D Membuat Form Daftar Tagih untuk Form Daftar Piutang Pelanggan

berdasarkan jalur penagihan

Admin

Finance

3. Menyerahkan Form Daftar Piutang Pelanggan beserta Invoice

kepada kolektor dengan Form Daftar Tagih

Admin

Finance

4. E Menerima dan cek Form Daftar Tagih Sales,

Kolektor

5. G Melakukan tukar Invoice ke Pelanggan Sales,

Kolektor

6. I Menerima dan cek hasil tukar Invoice dan menyerahkan ke Admin

Finance

Sales,

Kolektor

7. J Menerima hasil tukar Invoice dan cek dengan Form Daftar Tagih Admin

Finance

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Stock Opname

Tujuan Memastikan Bahwa Stock Opname Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Stock Opname (SO):

1. Persiapan dan Pelaksanaan SO mulai tanggal 10 pada saat jam kerja,

dengan ketentuan :

a. Stock Opname (SO) dilakukan oleh Kepala Gudang, disaksikan oleh

Akunting

b. SO dilakukan secara acak perbulan dan 6 bulan secara keseluruhan

kategori

c. Penghitungan stock opname disertai pencatatan produk rusak dan

expired

d. Rekap hasil stock opname dibuat oleh Accounting maksimal 1 hari

setelah selesai stock opname

e. Kepala Gudang crosscheck maksmimal 1 hari setelah penyerahan

oleh Accounting

f. Pemusnahan barang Rusak dilakukan oleh Kepala Gudang,

disaksikan oleh Kepala Departemen Operasional dan Akunting

g. Penginputan hasil stock opname di system maksimal akhir bulan

berjalan

2. Pembelaan hasil SO dari kepala gudang max 1 x 24 jam setelah rekap SO

diserahkan oleh Accounting dengan berita acara yang telah disetujui GM.

3. Penanggungjawab hasil stock opname adalah Departemen Gudang yang

terekap setiap bulan, dengan ketentuan :

a. Stock opname lebih (+) akan diakui oleh Perusahaan

b. Stock opname kurang (-) akan dilakukan pemotongan gaji karyawan

Penaggungjawab stock opname

B. Prosedur Stock Opname

NO AKTIVITAS PIC

1. C Mencetak Form Laporan Posisi Persediaan yang akan di stock

opname dan stock opname siap dilaksanakan

Akunting

2. D Menghitung dan menulis hasil stock opname Akunting,

Gudang

3. E Merekap hasil stock opname, serahkan ke Kepala Gudang Akunting

4. G Menerima hasil rekap, cek dan tandatangan SO, lalu serahkan ke

Accounting untuk di input

Gudang

5. Menginput, mengarsip dan membuat pembebanan sesuai

ketentuan

Akunting

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : FINANCE Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Audit Piutang Internal Finance

Tujuan Memastikan Bahwa Audit Piutang Internal Finance Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku Yaitu Sesuai Dengan System

A. Ketentuan audit piutang :

a. Audit piutang dilakukan oleh FIN & AR secara 2 bulanan (acak) dan

dilakukan oleh Accounting secara keseluruhan di akhir tahun.

b. Invoice hilang pada saat audit menjadi tanggungjawab AR

B. Prosedur Audit Piutang

NO AKTIVITAS PIC

1. A Mencetak Form Daftar Piutang Pelanggan dan cek dengan fisik

Invoice beserta kelengkapannya

FIN & Acct

2. Memberikan keterangan pada Form Daftar Piutang Pelanggan

jika terdapat pembayaran gantung baik berupa cek, BG atau

transfer

FIN & Acct

3. Membuat berita acara atas hasil audit pada Form Berita Acara

Hasil Audit

FIN & Acct

4. M Mengecek dan menandatangani berita acara hasil audit Akunting

FIN ,AR

5. B Melakukan penggantian sesuai dengan berita acara AR

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Serah Terima Invoice Dan Invoice

Pajak Dari Admin Finance Ke AR

Tujuan Memastikan Bahwa Serah Terima Invoice Dan Invoice Pajak

Dari Admin Gudang Ke Admin Financeance Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Serah Terima :

1. Admin Finance menyerahkan Invoice ke AR khusus Invoice dengan

ketentuan penagihan langsung

2. Admin Finance menyerahkan Invoice ke AR maksimal 1 hari dengan

menggunakan tanda terima invoice tagihan (rangkap 2)

3. Semua Invoice yang diserahkan sesuai dengan persyaratan serah terima

yaitu tanpa coretan, terdapat tandatangan, nama penerima dan stample

yang jelas

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Input Secara Sistem Setelah Cek,

BG Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Input Secara Sistem Setelah Cek, BG

Dan Tunai Masuk Ke Rekening Perusahaan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Input Secara Sistem Setelah Cek, BG Dan Tunai Masuk Ke

Rekening Perusahaan:

1. Transfer account adalah langkah kedua untuk pencatatan penerimaan

pembayaran di sistem Pelanggan setelah pelunasan

2. Cetak Mutasi harian Bank (RK) oleh Akunting

B. Prosedur Input Secara Sistem Setelah Cek, BG Dan Tunai Masuk Ke

Rekening Perusahaan

NO AKTIVITAS PIC

1. A Mencetak mutasi harian bank Akunting

2. B Mengecek slip setoran bank dengan mutasi harian bank Kasir

3. D Menginput setoran, cek, BG & tunai yang masuk ke rekening

Perusahaan

Kasir

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/012/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Penggunaan Brankas , Filling Kabinet

Tujuan Memastikan Bahwa Penggunaan Brankas, Filling Kabinet

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan

Brankas

1. Brankas fungsinya untuk menyimpan uang tunai, cek dan BG, diletakkan

di ruang Kasir

2. Kunci asli brankas disimpan oleh FAM, duplikat oleh Kasir

Filling Kabinet

Filling Kabinet fungsinya untuk menyimpan:

a. BPKB jaminan kasbon karyawan

b. Dokument penting lainnya

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/012/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/013/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Perjalanan Dinas Luar Kota

Tujuan Memastikan Bahwa Perjalanan Dinas Luar Kota Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perjalanan Dinas Luar Kota

1. Bukti- bukti pendukung pengajuan dana perjalanan dinas luar kota :

a. Copy surat Keterangan perjalanan dinas luar kota (tandatangan HRD,

menyetujui direksi)

b. Asli budget perjalanan dinas (tandatangan Departemen User,

mengetahui HRD dan FAM, menyetujui Direksi)

2. Maksimal pengajuan kepada Kasir 3 hari sebelum perjalanan dinas

(kecuali hal urgent)

3. Tunjangan Uang Makan keluar kota 60 km dari Kantor (bukan PP

Bermalam )

4. Apabila dilakukan jamuan makan (entertaint) maka tunjangan uang makan

tidak bisa diclaim

5. Pengertian Jamuan Makan (entertaint) adalah dengan tamu luar bukan

pejabat perusahaan.

6. Laporan pertanggungjawaban kasbon perjalanan dinas diserahkan ke

Akunting maksimal 3 hari setelah selesai perjalanan dinas (melampirkan

Invoice asli hotel dan transport, kwitansi uang makan dan transport local

jika ada). Apabila terjadi kelebihan realisasi maka sisa dana akan

ditransfer 2 hari

7. Bila pada saat melakukan perjalanan dinas, terdapat karyawan sakit maka

dirujuk ke rumah sakit umum dan di claim ke perusahaan (syarat dan

ketentuan berlaku)

8. Karyawan yang dimutasikan dari Head office (HO) ke suatu cabang akan

mendapatkan tunjangan penempatan permanent sebesar Rp 500.000/

bulan dan uang makan perjalanan dinas tidak berlaku

B. Budget Perjalanan Dinas Luar Kota Diluar Pulau Bali (Rutin)

NO JABATAN UANG

MAKAN

HOTEL TRANSPORT

1 Manager 150.000 500.000

2 SUPERVISOR 125.000 300.000

3 Staf 100.000 225.000

C. Budget Perjalanan Dinas Luar Kota Didalam Pulau Bali (Rutin)

NO JABATAN UANG

MAKAN

HOTEL TRANSPORT

1 Manager 60.000 300.000

2 SUPERVISOR 45.000 225.000

3 Staf 37.500 100,000

D. Budget Uang Kost Luar Kota

1. Manager : Rp.1.250.000

2. Supervisor: Rp. 600.000

3. Staff : Rp. 400.000

E. Prosedur Perjalanan Dinas Luar Kota

No Aktivitas PIC

1. A Mengirim email planning perjalanan dinas ke HRD/ GA User

2. C Membuat Form Kasbon User

3. D Menerima Pengajuan, melakukan pencairan dana (cash atau

transfer) menyerahkan dana dan tanda terima ke User

Kasir

4. E Menerima dana. User

5. F Menyerahkan claim perjalanan dinas User

6. G Menerima dan cek claim.

Jika kurang bayar Kasir membayar dan jika lebih bayar user

mengembalikan

Kasir

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/013/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/014/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Kasbon (Cash Advance)

Tujuan Memastikan bahwa Kasbon (Cash Advance) Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Dan Jenis Kasbon :

a. Jenis Kasbon :

i. Kasbon biaya perusahaan adalah pinjaman dana sementara yang

digunakan untuk keperluan perusahaan

ii. Kasbon Pribadi karyawan adalah pinjaman dana sementara yang

digunakan untuk keperluan pribadi karyawan (melihat tingkat

kebutuhan)

b. Ketentuan Kasbon :

i. Setiap kasbon biaya perusahaan yg diajukan dengan plafon Rp.

1.000.000,- (satu juta rupiah) wajib melalui persetujuan DH (diatas

plafon atau diluar biaya regular wajib melalui approval direksi)

ii. Kasbon berikutnya dicairkan jika kasbon yg pertama telah dilaporkan

ke Finance atau Kasbon pertama telah lunas (khusus kasbon pribadi

karyawan).

iii. Kasbon diluar ketentuan no. 2 bisa dicairkan jika tipe kasbon

berbeda. Misalnya : Supervisor kasbon up country dan kasbon

entertaint Pelanggan

iv. Penyelesaian kasbon maksimal 3 X 24 jam sejak realisasi aktivitas

dilakukan

v. Setiap kasbon pribadi karyawan yg diajukan masing- masing dengan

ketentuan :

1. Maksimal Rp. 1.000.000 adalah karyawan tetap atau kontrak

dengan masa kerja minimal 6 bulan

2. Diatas Rp. 1.000.000 (maksimal Rp. 3.000.000) adalah

karyawan tetap atau kontrak dengan masa kerja minimal 1

tahun wajib menjaminkan BPKB kendaraan pribadi kepada

perusahaan dan akan dikenakan bunga sebesar 2% per bulan

3. Jika BPKB yang dijaminkan bukan milik pribadi, maka karyawan

harus membuat surat kuasa pengalihan kepada karyawan

diatas meterai 6000

4. Angsuran pengembalian kasbon tidak lebih dari 10 kali

angsuran atau maksimal 12 kali angsuran dengan cara

melakukan pemotongan gaji karyawan setiap bulannya.

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/014/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/015/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Release Credit Block

Tujuan Memastikan Bahwa Released Credit Block berjalan sesuai

aturan yang berlaku

A. Ketentuan Realeased Credit Block :

1. Dilakukan untuk Pelanggan yang melewati Due Of Account Receivable

(DOAR) / TOP

2. Jika outstanding piutang kurang dari 100% dari over due DOAR atau

over due kurang dari 30 hari (mana yg tercapai terlebih dahulu), maka

SUPERVISOR berhak untuk melakukan realeased credit block. Misal :

jika TOP 7 hari maka Pelanggan tersebut mendapatkan tenggang

waktu selama 100 % (7 hari)

3. Jika outstanding piutang lebih dari 100% dari over due DOAR atau over

due lebih dari 30 hari (mana yg tercapai terlebih dahulu), maka

SUPERVISOR harus bertanggungjawab melakukan penagihan ke

Pelanggan

4. Ketentuan Realeased Credit Block maksimal 3 kali dalam ketentuan

diatas

B. Prosedur Realeased Credit Block :

NO AKTIVITAS PIC

1. A Menginfokan kredit block ke pihak sales Admin

Invoice

2. B Menerima info, lakukan konfirmasi ke AR Supervisor

3. C Mengecek dan menginformasikan kembali ke Supervisor penyebab

pemblokiran

AR

4. E Membuka password realeased credit block melalui admin invoice OM/MR

5. f Supervisor menindaklanjuti ke pelanggan Supervisor

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/015/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/016/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Released Credit Limit

Tujuan Memastikan Bahwa Released Credit Limit Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Realeased Credit Limit

1. Realeased Credit Limite hanya dilakukan oleh FAM berdasarkan data

yang diberikan oleh Supervisor sesuai ketentuan : rata- rata penjualan

1 tahun terakhir ditambah (+) 30% atau sesuai pertimbangan bisnis

Supervisor

2. Data dari Supervisor diinput di system oleh FAM

3. Plafon Kredit dapat berubah sesuai pengajuan Supervisor melalui MCP

per 3 bulan

B. Prosedur Realeased Credit Limit

NO AKTIVITAS PIC

1. A Meinformasikan kredit limit ke pihak sales Admin Invoice

2. B Menerima info, dan melakukan konfirmasi ke AR Supervisor

3. C Mengecek dan menginformasikan kembali ke Supervisor

penyebab pemblokiran

AR

4. d Membuka password realeased credit limit melalui admin invoice OM/MR

5. e Supervisor menindaklanjuti ke Pelanggan Supervisor

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/016/IX/REV 00 DIREKSI

A. Ketentuan Data Talangan :

1. Dana Talangan ditetapkan sebesar Rp. 30.000.000 (tiga puluh juta rupiah) satu

minggu dengan pengelolaan rekening dengan ATM / e banking, jika dana

talangan tidak mencukupi maka menunggu dana talangan minggu berikutnya

2. Dana Talangan dapat dikeluarkan jika dalam keadaan urgent

3. Prosedur sesuai dengan pengajuan cash bon

4. Persetujuan pengeluaran dana talangan hanya bisa dikeluarkan oleh Direksi

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : Finance Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor FIN/SOP/017/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Dana Talangan

Tujuan Memastikan Bahwa Pembayaran Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/017/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

FINANCE

Tanggal Berlaku 1 Mei 2015

Nomor FIN/SOP/018/IX/REV 00 Nomor / Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengembalian Tagihan

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pengembalian Tagihan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A.Ketentuan Pengembalian Tagihan :

1. Tagihan yang di bawa sopir, kolektor, sales wajib kembali ke AR 1 x 24 jam

2. Jika AR tidak ada bisa diwakilkan orang back office yang ditunjuk oleh GM

B.Prosedur Pengembalian Tagihan

NO AKTIVITAS PIC

1 Menyiapkan Invoice penagihan beserta kelengkapannya AR

2 Menerima Invoice penagihan beserta kelengkapannya

berdasarkan Form Daftar Tagih

Sales dan

Kolektor

3 Mengisi Form Daftar Piutang Pelanggan jika terjadi

gagal tagih dan menyerahkan ke AR

Sales dan

Kolektor

Dibuat Mengetahui Menyetujui

FIN/SOP/018/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan dan Prosedur Rekrutmen Karyawan

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Rekrutmen Karyawan

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku berlaku

A. Ketentuan Prosedur Rekrutmen Karyawan

1. DH harus mengetahui jumlah staff di Departemennya

2. Diskusikan dengan HRD untuk penambahan karyawan

3. Minta persetujuan Atasan

4. Deadline rekrutmen maksimal 1 bulan sejak Form Pengajuan diterima

5. Tanggung jawab mencari SDM ada di HRD

6. Langkah dalam wawancara tidak harus mengikuti step yang ada

tergantung situasi, dan User yang memutuskan.

7. Semua langkah dalam Rekrutmen tergantung pada situasi saat itu. DH

berwenang untuk memutuskan langkah-langkah dalam rekrutmen

tersebut.

B.Prosedur Rekrutmen Karyawan

NO AKTIVITAS PIC

1. 1 Mengisi Form Permintaan Rekrutmen dengan Form Permintaan

Karyawan lengkap dengan tanda tangan DH

User

2. B Menindaklanjuti permintaan rekrutmen sesuai kriteria yang

dipersyaratkan

HRD

3. C

Memproses rekrutmen:

Seleksi ulang berkas lamaran yang masuk

Pasang iklan lowongan di situs pencari kerja

HRD

Pasang iklan lowongan di media cetak

Pengumuman lowongan kerja di papan pengumuman

kantor

4. D

Menyeleksi lamaran masuk:

Perhatikan kelengkapan lamaran: harus lengkap dengan:

Surat lamaran

Curriculum Vitae: teliti pengalaman kerjanya

Pas foto terbaru pelamar

Foto kopi KTP pelamar (cek masa berlakunya)

Foto kopi ijazah terakhir

Nomor telepon dan alamat tinggal

HRD

5 Mengirim berkas lamaran yang telah terseleksi ke User. Email

soft copy atau serahkan langsung hard copy

HRD

6. F Menyeleksi berkas lamaran DH

7. G Buat janji wawancara dengan pelamar via telpon/email/sms HRD

Wawancara I

8. H Mengisi Form Aplikasi Pelamar Pelamar

9. I Mengisi Form Interview Checklist HRD/DH

10. J Seleksi 1 DH

11. K Buat janji wawancara II dengan kandidat pelamar via

telpon/email/sms

HRD

Wawancara II

12. L Wawancara & seleksi User

13. M Info ke HRD kandidat terpilih User

14. N Email Surat Konfirmasi Penerimaan ke kandidat yang diterima

(contoh terlampir). Tunggu balasan konfirmasi

HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Penerimaan karyawan

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Penerimaan Karyawan

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penerimaan Karyawan

1. HRD menindaklanjuti kepada karyawan setelah mendapat persetujuan DH

2. Waktu penerimaan karyawan H+ 7 sejak rekruitmen

3. Seragam diberikan setelah 3 bulan masa kerja

4. Peraturan perusahaan diserahterimakan pada dan oleh karyawan pada

saat tanggal masuk kerja dan tanggal keluar kerja. Jika Peraturan

Perusahaan hilang maka karyawan dikenakan denda Rp. 500.000,-

B. Prosedur Penerimaan Karyawan

NO Aktivitas PIC

1. A Menyiapkan SOP sesuai jabatan karyawan baru DH

2. B

Menyiapkan:

- Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (karyawan kontrak)

dan Tidak Tentu (karyawan tetap) (print rangkap 2)

- Materai Rp 6,000

- Handbook Peraturan Perusahaan

- Form Biodata Karyawan

HRD

3. D

Siapkan peralatan kerja yang akan dipergunakan oleh calon

karyawan

- Meja kerja

- Kursi kerja

- Komputer

- ATK

HRD

- FAsilitas kerja

- Baju pengaman

- Peralatan, dll

Waktu Penerimaan

4. E Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu

(karyawan kontrak) dan Tidak Tentu (karyawan tetap)

Karyawan

5. F Penyerahan handbook Peraturan Perusahaan pada karyawan

Tanda Terima Peraturan Perusahaan

HRD

6. H

Mengisi Form Biodata Karyawan

Berkas yang harus diserahkan:

- Ijazah asli

- Fotokopi KTP/SIM

- Fotokopi Kartu Peserta Jamsostek (bila ada)

- Foto kopi akta nikah

- Foto kopi akta kelahiran anak

- Pas foto 3x4 2 lembar

Karyawan

7. I Input data karyawan di Employee Master List Data bulan berjalan HRD

8. J Input data karyawan di mesin absen Finger Print, untuk

didaftarkan sidik jarinya

HRD

9. L Orientasi/pengenalan lingkungan perusahaan HRD

10. M Serah terima karyawan pada User HRD

11. N

Informasikan pada seluruh Departemen penambahan karyawan

baru (nama, jabatan, departemen). Dan tempel di Papan

Pengumuman.

HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Struktur Gaji

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Struktur Gaji Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A.Ketentuan Struktur Gaji

Struktur gaji didasarkan pada:

1. Latar belakang pendidikan

a. Sarjana/Pasca Sarjana

b. SMU

c. SMP

2. Jenis pekerjaan

a. Memerlukan kompetensi/keahlian khusus

b. Tidak memerlukan kompetensi / keahlian khusus

3. Pengalaman kerja di bidang tertentu (perusahaan sebelumnya)

4. Masa kerja di perusahaan

5. Upah minimum harus didasarkan pada UMP/UMK yang berlaku di pemerintah

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Surat Peringatan , Pelanggaran Peraturan

Perusahaan (PP) , Pelanggaran Standart Operating

Procedure (SOP)

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Surat Peringatan,

Pelanggaran Peraturan Perusahaan (PP), Pelanggaran

Standart Operating Procedure (SOP) Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan :

a. Pengertian:

Surat Peringatan adalah upaya pembinaan yang dilakukan perusahaan

pada karyawan yang melanggar Peraturan Perusahaan dan diatur

dalam Peraturan Perusahaan.

Tingkatan Peringatan:

1. Peringatan Lisan I (Pertama)

2. Peringatan Lisan II (Kedua)

3. Peringatan Lisan III (Ketiga)

4. Surat Peringatan I (Pertama)

5. Surat Peringatan II (Kedua)

6. Surat Peringatan III (Ketiga)

b. Pemberi Surat Peringatan:

Department Head

Disiapkan oleh:

HRD

c. Jangka waktu Surat Peringatan:

6 (enam) bulan, dan gugur jika tidak melakukan pelanggaran yang

sama (sejenis dengan pelanggaran yang telah dilakukan)

d. Surat Peringatan dapat dikeluarkan secara berjenjang: Peringatan I,II,

III atau bisa langsung Peringatan III (PHK) tergantung jenis

kesalahannya.

e. Pelanggaran SOP dan PP :

Fatal (Major ) : SP 2 , SP3

Sebagian (Minor) : SP 1 , SP 2, SP 3

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

Dengan Sebab Sanksi Internal Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

Dengan Sebab Sanksi Internal Perusahaan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah sanksi dari DH untuk stafnya

yang:

a. Melakukan tindakan indisipliner berkali-kali (terlambat, mangkir, menolak

melaksanakan tugasnya, dll) dan kepadanya telah diberikan teguran lisan,

SP I/II/III.

b. Terbukti melakukan tindakan kriminal yang terkait dengan undang-undang

pidana, dan diharuskan menjalankan hukuman dari pihak yang berwajib.

c. Terbukti melakukan tindakan kriminal pencurian, asusila, perkelahian,

pemukulan, perjudian di lingkungan perusahaan, dengan dilengkapi Surat

Pernyataan bermaterai Rp. 6.000,- yang berisi pengakuan tertulis dari

yang bersangkutan

d. Sakit berkepanjangan, sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan dalam

waktu yang tidak bisa ditentukan.

e. Telah mencapai usia pensiun, minimal 55 tahun, maksimal 60 tahun.

B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

NO AKTIVITAS PIC

1. A Konsultasi dengan HRD sebelum melakukan Pemutusan Hubungan

Kerja

DH

2. B Info ke Superior perihal rencana Pemutusan Hubungan Kerja DH dan

HRD

3. C Cek utang-piutang karyawan pada perusahaan ke Departemen

Finance & Accounting (bila ada)

DH

4. C

Panggil karyawan, dengan menyertakan bukti-bukti absensi (bila

berhubungan dengan keterlambatan atau ketidakhadiran), Surat

Peringatan sebelumnya (II atau III), Surat pernyataan dilengkapi

materai Rp. 6.000,- yang menyatakan kemauan untuk berubah

DH dan

HRD

5. D

Membuat Surat Pernyataan dilengkapi materai Rp. 6,000,- yang

berisi mengakui kesalahan yang ditimpakan, bersedia menerima

segala sanksi, termasuk skorsing atau Pemutusan Hubungan Kerja,

dan tidak akan menuntut apa pun dari Perusahaan di kemudian hari,

Karyawan

6. Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan HRD

7. E Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja (tanggal efektif

keluar)

HRD

8. H Menyiapkan Form Clearance Sheet dan menyerahkan Surat

Pengalaman Kerja

HRD

9. I

Mengembalikan:

- ID/Name Tag

- Seragam

- Fasilitas kantor (dilengkapi surat serah terima), mengetahui DH

- Utang (bila langsung dibayar lunas): harus ada kuitansi dari

Dep. Akunting

Karyawan

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/005/IX/REV00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja Atas

Sanksi Eksternal Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Pemutusan Hubungan kerja Satas Sanksi

Eksternal Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja (PHK) adalah sanksi dari hukum yang berlaku di

NKRI

a. Melakukan tindakan pidana di wilayah NKRI

b. Melakukan tindakan perdata di wilayah NKRI

B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

NO Aktivitas PIC

1. 1 Informasikan pada HRD perihal kasus hukum yang menimpa

karyawan

DH

2. 2 Minta bukti keterangan sah dari kepolisian (Surat Pemanggilan,

Surat Vonis hakim, dll yang mendukung) pada karyawan

HRD

3. 3 Bila masih dalam proses permintaan keterangan, pastikan berapa

lama waktu yang diperlukan

HRD

4. 4 Menyerahkan Surat Keputusan Vonis hakim Karyawan

5. Konsultasi dengan HRD untuk Pemutusan Hubungan Kerja DH

6. Info kepada Manajemen / Direksi perihal rencana Pemutusan

Hubungan Kerja karyawan

HRD

7. Bicarakan perihal PHK kepada karyawan, yang didasarkan pada

Peraturan Perusahaan

HRD

8. Cek utang-piutang karyawan pada perusahaan ke Departemen

Finance & Accounting (bila ada) dan informasikan pada HRD

DH

9.

Membuat Surat Pernyataan dilengkapi materai Rp. 6.000,- yang

berisi bersedia menerima keputusan Pemutusan Hubungan Kerja,

dan tidak akan menuntut apa pun dari Perusahaan di kemudian hari,

kecuali upah dari hari kerja yang telah dijalani di bulan berjalan.

Karyawan

10 Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan HRD

11 Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja HRD

13 Menyiapkan Clearance Sheet dan menyerahkan Surat

Pengalaman Kerja

HRD

14

Pengembalian:

- ID/Name Tag

- Seragam

- Fasilitas kantor (dilengkapi surat serah terima), mengetahui DH

- Utang (bila langsung dibayar lunas): harus ada kuitansi dari

Dep. Akunting

Karyawan

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

Disebabkan Usia Pensiun

Tujuan Memastikan Bahwa Pemutusan Hubungan Kerja

Disebabkan Usia Pensiun Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

A. Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja

a. Pemutusan hubungan kerja (PHK) disebabkan usia karyawan memasuki

usia pensiun

b. Selama bekerja karyawan menunjukkan produktivitas yang baik

c. Karyawan memberikan kondite yang baik (internal perusahaan dan NKRI)

d. Semua prosedur Pemutusan Hubungan Kerja mengikuti SOP Karyawan

Keluar

B. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

NO Aktivitas PIC

1 Menginformasikan pada DH karyawan dan Direksi mengenai usia

karyawan yang akan memasuki usia pensiun

HRD

2 Menginformasikan pada karyawan DH

3 Perusahaan akan menyelesaikan kewajibannya kepada karyawan HRD

4 Penyerahan Surat Pemutusan Hubungan Kerja HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Keamanan Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Keamanan Perusahaan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Keamanan Perusahaan

a. Petugas keamanan di PT. Dineta Jaya berasal dari agen outsourcing

b. Jumlah personil dengan jadwal kerja shift (bergantian)

c. Cara kerja security mengikuti acuan dan aturan kerja di Perusahaan

d. HRD sebagai penanggung jawab dan kontrol kerja Security

B. Prosedur Keamanan Perusahaan

NO Aktivitas PIC

1. a Membuka Pintu gerbang tepat jam 6 pagi Security

2. b Mengamankan area di luar perusahaan, serta untuk persiapan

tempat mobil kantor dikeluarkan dari pekarangan

Security

3. c Crosscheck: Security telah siap di tempat untuk bekerja HRD

4. d Mengatur kendaraan yang keluar masuk pekarangan kantor:

kendaraan pengiriman, kendaraan pribadi karyawan

Security

5. f

Menjaga keamanan perusahaan, kunci kendaraan perusahaan harus

diletakkan di tempat yang aman terkunci, dan harus menyerahkan

kepada Pemegang Kendaraan Perusahaan. Di luar itu harus

berkoordinasi dengan Pengguna Kendaraan Perusahaan.

Security

6. Meminta Kartu Identitas tamu dan tukar dengan Kartu Visitor

Pergantian Shift Kerja Security

7. g Mengisi Buku Mutasi Shift sebelum meninggalkan tugas Security

8. h Menandatangani serah terima Buku Mutasi Shift Security

I/II/III/IV

9. i

Membaca history kejadian di Buku Mutasi Shift, dan tindak lanjuti

kasus yang masih belum terselesaikan

Security

shift

pengganti

10

Melakukan cek acak minimal 1 minggu sekali atas SOP yang harus

dijalankan (dengan menandatangani Buku Mutasi Shift pada saat

pengecekan)

Security

shift awal

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Kenyamanan Psikologis Lingkungan Perusahaan

Tujuan Memastikan Bahwa Kenyamanan Psikologis Lingkungan

Perusahaan Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Kenyamanan Psikologis Lingkungan Perusahaan.

a. Yang dimaksud dengan kenyamanan Psikologis: fasilitas yang

berkaitan dengan kepentingan pribadi yang mengganggu perusahaan.

Contoh: HP, BBM, Musik

b. Karyawan yang tidak berkaitan dengan operasional (Finance, Admin

Sales, Customer Service, Admin Invoice, dan karyawan administrasi

lainnya) tidak diperkenankan menggunakan HP, BBM pada jam kerja.

c. Department Head berkewajiban untuk memastikan HP, BB diletakkan

di tempat yang aman, dan dapat dipergunakan saat istirahat atau di

luar jam kerja.

d. Semua kepentingan pada jam kerja harus menggunakan fasilitas yang

disediakan Perusahaan.

e. Karyawan yang menyukai musik diperkenankan hanya untuk diri sendiri

(tidak semua karyawan menyukai musik pada saat fokus dengan

pekerjaannya)

f. Setiap karyawan dilarang membuat status di Facebook, BBM, dan

lainnya tentang individu dan interaksinya di perusahaan

g. Pelanggaran akan diberikan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Mutasi Karyawan

Tujuan Memastikan Bahwa Mutasi Karyawan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Mutasi Karyawan

a. Mutasi karyawan adalah pemindahtugasan ke Departemen lain

dalam perusahaan.

b. Mutasi berarti bisa sebuah punishment bisa juga sebuah reward

c. Setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti keputusan Perusahaan

(Jika menolak, karyawan harus mengundurkan diri)

d. Serah terima pekerjaan H+30 sejak Keputusan Perusahaan

B. Prosedur Mutasi Karyawan

NO Aktivitas PIC

1. A DH menyampaikan keputusan perusahaan untuk dimutasi kepada

karyawan

DH

2. B Memproses serah-terima pekerjaan Karyawan

/DH

3. C Memberikan SOP pekerjaan lama pada pengganti Karyawan

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print

Tujuan Memastikan Bahwa Pengoperasian Mesin Finger Print

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print

a. Sebagai acuan dan pedoman dalam mengoperasikan mesin absensi

Finger Print

b. Sebagai file HRD dalam pengelolaan aset perusahaan

B. Prosedur Pengoperasian Mesin Finger Print

NO Aktivitas PIC

1. Buka Start Menu, cari Attendance Management dan click HRD

2. Dan muncul box Login to The System

HRD

3. Masukkan User Name : 2 14 12

Masukkan Password : 2 14 12

HRD

4. Muncul halaman seperti di bawah ini:

HRD

5. Untuk awal registrasi, Click Employees

HRD

6. Pilih Our SALESpany. Di bawahnya akan terdiri dari beberapa

SALESpany/unit, sepert (ditulis yang utama saja):

a. Dineta Kode Perusahaan: 1

b. Jari Kode Perusahaan: 2

Catatan:

No. Urut karyawan terdiri dari:

- Unit 1 (contoh)

- No urut masuk 01 (contoh)

- Tahun 12 (contoh)

- No Absensi lengkap 1 01 12

7. Pilih Perusahaan (Dineta/Jari Perkasa), dan pilih Departemen

(Accounting, HRD, dll), dan akan muncul laman seperti di bawah ini:

HRD

8. HRD

9. Click Add, pada kolom menu di atas, dan pada kolom AC No.

masukkan nomor urut sesuai yang dicontohkan sebelumnya di point

6. (Sebelumnya lihat dulu, nomor urut yang terakhir diinput ke dalam

Sistem).

Catatan:

AC No. Disamakan dengan nomor CardNumber

HRD

10. Masukkan data karyawan yang sidik jarinya akan didaftarkan di

mesin Finger print dengan lengkap, setelah selesai, click Save dan

tutup. Kembali ke laman awal (lihat point 4).

HRD

11. Second Fingerprint Registration on ‘the’ machine

1. Tekan M

2. Tekan ‘Ok’

3. Akan muncul beberapa pilihan, dan pilih User Management

4. Pilih Manage, dan tekan Ok

HRD

5. (Langsung) masukkan no urut karyawan yang akan

didaftarkan dan tekan Ok

6. Bila nomor urut benar, maka nama karyawan bersangkutan

akan tertera di layar, dan tekan Ok lagi.

7. Pilih Enroll FP, tekan Ok, kemudian tampilan untuk

mendaftarkan jari akan muncul.

8. Minta karyawan bersangkutan menekan jarinya di tempat sidik

jari sebanyak 3 x

9. Setelah sidik jari lengkap, dan diterima, tanda check mark (√)

besar akan tampil, tekan Escape 2x dan Ok .

10. Minta karyawan bersangkutan mengabsen

menggunakan jari yang sidik jarinya telah didaftarkan, untuk

mengetahui kalau sidik jari telah teriput di mesin Finger Print.

Kasus Tertentu: Password

Password hanya diberikan untuk karyawan yang semua sidik

jarinya tidak bisa dipergunakan lagi.

12. Langkah-langkahnya sama dengan pendaftaran sidik jari, hanya

saja yang dipilih bukan Enroll FP, melainkan Password

1. Setelah kolom password muncul, minta karyawan yang

bersangkutan memasukkan Password

2. Ingatkan karyawan untuk menghafalkan Nomor ID dan

Passwordnya.

3. Setelah input password selesai, pilih Ok.

4. Lalu click ‘Escape’ sampai kembali ke menu awal.

HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/012/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Promosi Karyawan

Tujuan Memastikan Bahwa Promosi Karyawan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Promosi Karyawan

a. Promosi karyawan adalah pemindahtugasan ke Departemen lain

dalam rangka peningkatan karir karyawan perusahaan.

b. Promosi adalah sebuah reward

c. Setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti keputusan Perusahaan

(Jika menolak, karyawan harus mengundurkan diri)

d. Serah terima pekerjaan H+30 sejak Keputusan Perusahaan

B. Prosedur Promosi Karyawan

NO Aktivitas PIC

1. A Pengajuan promosi dikonsultasikan terlebih dulu dengan HRD, dengan

memerhatikan posisi yang memang kosong

DH

2. b Seleksi berdasarkan prestasi kerja dan dedikasi karyawan yang baik

selama bekerja di perusahaan, dibantu HRD, DH

DH

3. C Sampaikan pada karyawan rencana promosi tersebut (bila kandidat

hanya 1 orang)

DH

4. D Bila kandidat lebih dari 1 orang, seleksi menggunakan panel (semua

DH dan Direksi untuk mengadakan tes bersama)

DH/HRD

5. E Cek histori posisi dan kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan

yang akan dipromosikan, dan report ke DH

HRD

6 Evaluasi/penilaian Masa Percobaan dilakukan 1 bulan sebelum masa

percobaan berakhir dengan menggunakan Form Penilaian Karyawan

DH

7 Laporkan kepada HRD hasil penilaian di bulan ketiga dengan

menyerahkan Form Penilaian Karyawan yang telah diisi

DH

8 Karyawan lulus masa percobaan. Informasikan keputusan pada

karyawan bersangkutan.

DH

9 Karyawan tidak lulus masa percobaan. Putuskan masa percobaannya

perlu diperpanjang atau karyawan kembali menempati posisi awalnya

DH

10 Terbitkan Surat Keterangan Penempatan jabatan baru untuk karyawan HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/012/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/013/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Demosi Karyawan

Tujuan Memastikan Bahwa Demosi Karyawan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Demosi Karyawan

a. Demosi dilakukan sebagai tindakan pembinaan atas karyawan

b. Demosi harus didasarkan pada Form Penilaian Karyawan

(semester atau tahunan)

c. Demosi harus obyektif dan tidak subyektif

B. Prosedur Demosi Karyawan

NO Aktivitas PIC

1. A Diberitahukan pada karyawan yang akan didemosi oleh DH DH/HRD

2. B

Karyawan bersedia, buatkan Surat Perubahan Status. Tanda tangan

atasan/DH/Direksi. Mencakup jabatan yang akan diisi, jobdesc dan

perubahan upah

HRD

3. C Dalam hal karyawan menolak, perusahaan berhak memutuskan sanksi

Pemutusan Hubungan Kerja pada karyawan

HRD

4. D

Keputusan sanksi Pemutusan Hubungan Kerja

*lampirkan Surat Pernyataan Bersedia Menerima sanksi apa pun yang

diberikan oleh Perusahaan

DH/HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/013/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen :

Human Resources

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/014/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Perjalanan Dinas

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Perjalanan Dinas Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perjalanan Dinas

a. Perjalanan Dinas harus dilakukan dengan Objective yang jelas

b. Perjalanan Dinas harus didasarkan pada Planning

c. Perjalanan Dinas wajib dibuatkan laporan perjalanan dinas

B. Prosedur Perjalanan Dinas

NO Aktivitas PIC

1

Karyawan yang ditugaskan dinas luar wajib memberitahukan pada

HRD dan Dep. Akunting mengenai tugas luarnya, termasuk

keperluannya melakukan perjalanan dinas, tanggal berangkat dan

tanggal berakhirnya perjalanan Dinas minimal 1 minggu sebelumnya

(dalam keadaan urgent 3 hari sebelumnya) *via email /tertulis

DH/Staff

2 Siapkan budget perjalanan Finance

3 Informasikan pada seluruh Departemen perihal absennya dan siapa

yang akan menggantikan selama ketidakhadirannya.

DH/Staf

4 Buat surat tugas keluar resmi sebagai pegangan karyawan yang

melaksanakan tugas luar (carbon copy: Acct, Direksi)

HRD

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/014/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : HR & GA Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/015/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Kebersihan lingkungan kantor dan

Kamar Mandi

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Kebersihan

Lingkungan Kantor & Kamar Mandi Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Kenyamanan Kamar Mandi

a. Kamar mandi dibersihkan sebelum karyawan datang,

Jam: 06.00

Jam: 14.00

Jam: 16.00 (Shift 2)

b. GA mengecek kebersihan pada:

Jam: 08.00

Jam: 15.00

Jam: 17.00

c. Bila GA tidak memungkinkan untuk mengecek aktifitas kebersihan yang

dilakukan maka tanggung jawab kroscek dilakukan oleh HRD

B. Prosedur Kenyamanan lingkungan kantor dan Kamar Mandi Perusahaan

NO Aktivitas PIC

1. a Membersihkan kamar mandi Cleaning

Service

2. Membersihkan lingkungan kantor Cleaning

Service

3. B Kontrol kebersihan lingkungan perusahaan GA/HRD

4. Memberi Penilaian Harian di Form Penilaian Kebersihan

GA/HRD

5. E Setiap kran air harus berfungsi dengan baik Cleaning

Service/GA

6. G Cek berkala AC, Pompa Air GA

7. H Perbaikan barang rusak yang merupakan sarana kerja karyawan di

dalam gedung Perusahaan

GA

8. I Kebersihan kamar mandi menggunakan Form Penilaian

Kebersihan

GA

9. J

Sampah dibuang setiap hari Cleaning

Service

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/015/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : HR & GA Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/016/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pest Control

Tujuan Memastikan Bahwa Pest Control Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Pest Control

a. Untuk aktivitas Pest Control hanya diperuntukkan di areal gudang

Perusahaan

b. Kontrol barang rusak dikarenakan serangga maupun tikus tetap menjadi

tugas dan tanggung jawab pihak Operasional / Gudang

c. GA menindaklanjuti permasalahan serangan hama / tikus ke vendor

B. Prosedur Pengendalian Pest Control

NO Aktivitas PIC

1. A Kerjasama antara perusahaan dengan vendor Pengendali hama GA

2. B

Informasikan data vendor pada pihak Operasional dalam hal ini PIC

adalah Manager OP/Kepala Gudang (telpon PIC vendor, skedul

maintenance berkala setiap bulan)

GA

3. C Penggantian racun tikus rutin setiap bulan, sebanyak 2 (dua) kali, setiap

hari Selasa

Vendor

4. D Surat Kunjungan Perawatan diberikan pada GA sebagai bukti perawatan

berkala *tanda tangan GA, tembuskan ke OM

Vendor

5. E Arsip surat kunjungan perawatan setiap bulan di file Quality Control –

Warehouse Maintenance

GA

6. F Dalam hal terjadi masalah yang menyangkut Pest Control (serangan

tikus, dll), segera hubungi vendor

GA

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/016/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : HR & GA

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/017/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Pembelian Aktiva

Tujuan Memastikan Pembelian Aktiva Berjalan Sesuai Aturan Yang

Berlaku

Ketentuan Pembelian Aktiva

1. Pengajuan pembelian aktiva sesuai dengan Form Permintaan dan

Perbaikan Barang

2. Persetujuan Manajemen

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/017/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : HR & GA

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor HRD/SOP/018/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Penggunaan Filling Kabinet

Tujuan Memastikan Bahwa Penggunaan Filling Kabinet Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Penggunaan Filling Kabinet

Filling Kabinet fungsinya untuk menyimpan:

a. Copy Perijinan Perusahaan

b. Asli Polish Assuransi Kendaraan Perusahaan

c. Perjanjian Asli Distributor

Dibuat Mengetahui Menyetujui

HRD/SOP/018/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/001/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Pembuatan Master Data Pelanggan Baru

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Pembuatan Master Data

Pelanggan Baru Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pembuatan Master Data Pelanggan Baru

a. Data Pelanggan adalah data base bagi Sales agar bekerja berdasarkan data

b. Data Pelanggan adalah alat bantu Sales dalam melakukan order

c. Data Pelanggan adalah alat bantu dalam pengiriman

d. Data Pelanggan adalah alat bantu dalam penagihan

e. Form Master Data Pelanggan Baru 3 rangkap

• Asli-OM

• Copy1- SPV

• Copy2-FM

f. Pengajuan Master Data Pelanggan Maksimal 1 x 24 jam disetujui oleh SPV,

jika tdk harus ada penjelasan dan kembali ke SALES

g. Form Master Data Pelanggan Baru terdiri atas :

• Data Pelanggan

• Sistem Kerjasama

• Data Internal Sales

B. Prosedur Pembuatan Master Data Pelanggan Baru

NO Aktivitas PIC

1. A Membuat Form Master Data Pelanggan Baru Sales

2. B Menandatangani SPV

3. C Menyerahkan kepada Admin Invoice Sales

4. Menginput ke dalam sistem. Admin

Invoice

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/001/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/002/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Prosedur Perubahan

TOP Dan Kredit Limit Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Dan Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit

a. TOP adalah Term Of Payment ( Umur Pembayaran Piutang Pelanggan )

b. TOP dapat dirubah dengan alasan untuk perbaikan DOAR ( Due Of AR )

c. Kredit Limit adalah batasan hutang maximal yang bisa diberikan kepada

Pelanggan

B. Prosedur Perubahan TOP Dan Kredit Limit

NO Aktivitas PIC

1. a Mengajukan perubahan TOP dan Kredit Limit Sales

2. B Menyetujui perubahan TOP dan Kredit Limit SPV/

FAM

3. c Input di system akan dilakukan oleh OM, setelah dilakukan perubahan FAM

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/002/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/003/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Prosedur Pembuatan Call Plan (CP)

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Pembuatan Call Plan

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan CP

a. CP adalah Call Plan

b. CP harus dibuat setiap bulan maksimal tanggal 2 bulan berjalan

c. CP berisi turunan dari Master Call Plan (MCP)

d. Perbedaan MCP dan CP adalah isi kunjungan , dimana MCP adalah

maping kunjungan mingguan setiap bulannya dalam 3 bulan planing

kunjungan sedang CP adalah kunjungan harian yang berisi hari dan

tanggal dalam satu bulan

e. Conversi Call (CC) adalah waktu yang dibutuhkan untuk proses negosiasi

penjualan awal sampai penutupan berupa persetujuan order.

f. CC ditetapkan berdasarkan rumus :

HB 5 (a,b,c,d) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)

HB 4 (a,b,c,d) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)

HB 3 (a,b) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)

HB 3 (c,d) : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)

RST (a) : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)

RST (b,c,d) : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)

BKR : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)

AGN : 2 CC (2x15 menit = 30 Menit)

VIL : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)

WRG : 1 CC (1x15 menit = 15 Menit)

B. Prosedur Pembuatan dan persetujuan CP:

NO Aktivitas PIC

1. Menarik data didalam MCP yang berisi rencana kerja mingguan Sales

dalam 1 bulan.

Sales

2. Menetapkan hari kunjungan berdasarkan area, jadwal kunjungan

Pelanggan dengan menghitung call berdasarkan conversi call

Sales

3.

Menghitung jumlah kunjungan dalam 1 hari harus 18 call (dapat terdiri

dari berbagai macam segmen Pelanggan baik itu HB5, HB4, HB3, BKR,

WRG, AGN, REST)

Sales

4. Mengajukan persetujuan kepada SPV Sales

5. Memeriksa , jika tidak benar (tidak sesuai dengan rumus) mengembalikan

kepada Sales

SPV

6. Jika benar , menyetujui SPV

7. Menjalankan CP Sales

8. Memeriksa apakah DSR sama dengan CP pada sore hari SPV

9. Mendiskusikan hasil penjualan yang ada di DSR dan menanyakan

alasannya jika tidak sesuai dengan target harian

SPV

10. Jika hasil DSR tidak sesuai target harus dilakukan join visit SPV

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/003/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/004/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Prosedur Perhitungan Effektif Call

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Perhitungan Effektif Call

Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Effektif Call

a. Effektif call dihitung berdasarkan order yang didapat dibandingkan Call Plan

b. Outlet yang masuk dalam daftar kunjungan pada hari tersebut, order langsung

ke Sales atau via telepon diperhitungkan sebagai Efektive Call.

c. Jika outlet tidak masuk dalam daftar kunjungan pada hari tersebut dan order

via telepon maka order tersebut tidak diperhitungkan sebagai efektive call

d. Effektif Call Horeka adalah 50%

e. Effektif Call Ritail adalah 70%

f. Laporan effektif call harus dibuat maksimal H+ 3

B. Prosedur Pembuatan Effectif call

NO Aktivitas PIC

1. A

Effektif call adalah order yang didapat dibandingkan dengan Call Plan

dibuat maksimal H+ 3

Laporan hari rabu adalah laporan kunjungan hari Senin

SALES

2. B Laporan Effektif call harus di paraf dan ditulis tanggal pemeriksaan

oleh SPV

SPV

3. C Setiap tanggal 2 seluruh laporan effektif call harus sudah selesai SPV

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/004/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/005/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Sistem Pelaporan

Tujuan Memastikan Bahwa Sistem Pelaporan Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Sistem Pelaporan

a. Laporan adalah alat bantu Sales dalam menganalisa penjualan di area

yang menjadi tanggungjawabnya

b. Laporan Harian Sales terdiri atas dua laporan :

1. DSR (Daily Sales Report )

2. Effektif Call

3. HCC (Horeka Call Card ) berisi target kategori dibanding pencapaian

B. Prosedur Pembuatan Laporan

NO Aktivitas PIC

1. A Laporan diletakkan dimeja SPV setiap sore hari sebelum pulang. Form

HCC, DSR SALES

2. B Mengisi & melengkapi HCC sore hari setelah Sales melakukan

kunjungan SALES

3. C

Untuk DSR & HCC wajib di tanda- tangani untuk kemudian di lakukan

cek secara data oleh SPV

SPV

4.

Setelah SPV selesai mengecek & menandatangi DSR & HCC maka

Sales wajib untuk menyimpan DSR tsb lalu untuk HCC bisa disiapkan

untuk kunjungan keesokan harinya.

Sales

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/005/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/006/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Reward dan Punishment

Tujuan Memastikan Bahwa Reward Dan Punisment Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Reward dan Punisment

a. Reward dan punishment diterapkan sesuai dengan kebijakan,

b. Reward dikaitkan dengan performance pencapaian Sales dan prestasi

kerja

c. sistem punishment diterapkan untuk meningkatkan produktifitas dan disiplin

kerja Sales

B. Sistem Reward dan Punishment :

a. Sistem Reward

- Incentive reguler Sales setiap bulan berdasarkan performance

kerja Sales

- Incentive triwulan Sales

- Incentive program penjualan yang di keluarkan oleh principle

b. Sistem Punishment

Apabila kinerja Sales selama 3 bulan berturut-turut tidak mencapai

target dan memberikan performance yang baik, maka Sales tsb akan

dikenakan sanksi sbb:

- SP I untuk 3 bulan berturut-turut.

- SP II untuk 5 bulan berturut-turut

- SP III dan Sales tersebut harus mengundurkan diri untuk 6

bulan berturut – turut.

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/006/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/007/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Prosedur Dan Ketentuan Perpindahan Rayon

Tujuan Memastikan Bahwa Perpindahan Rayon Berjalan Sesuai

Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Perpindahan Rayon

a. Perpindahan rayon Sales ditetapkan dan dilakukan dengan kebutuhan.

b. Perpindahan rayon adalah hal mutlak yang harus dilakukan untuk

kesehatan organisasi maksimal satu tahun sekali

c. Perpindahan rayon Sales dilaporkan ke Managemen.

d. Pengajuan perpindahan rayon Sales yang telah disetujui harus diubah

secara system dan harus diajukan ke IT

e. Tujuan Perpindahan Rayon adalah :

1. Menghindari dominasi individu

2. Menimbulkan rasa penghargaan setiap yang prestasi untuk

berkompetisi secara sehat dalam organisasi

3. Menyiapkan back up pengganti jika terjadi sesuatu atas team misalnya

promosi, karyawan sakit atau meninggal

4. Meningkatkan rasa percaya diri team

5. Meningkatkan produktivitas team

B. Prosedur Perpindahan Rayon

NO Aktivitas PIC

1. A

SPV menganalisa rayon yang sudah di cover dan cara pengcoveran

dan merekomendasi perpindahan rayon atas dasar: pencapaian,

peningkatan produktivitas setiap individu, meningkatkan rasa percaya

diri

SPV

2. B Perpindahan Rayon harus membuat email kepada OM dan

ditembuskan FM, HRD

SPV

3. C Menyerahkan MCP dari pemegang lama ke pemegang baru Sales

4. D Menyerahkan note khusus jika ada permasalahan atas Sales, tagihan

di area yang akan diserahterimakan (form terlampir)

Sales

5. E Serah terima disetujui SPV untuk dieksekusi SPV

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/007/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/008/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Prosedur dan Ketentuan Pengajuan Sponsor

Tujuan Memastikan Bahwa Prosedur Dan Ketentuan Pengajuan

Sponsor Berjalan Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengajuan Sponsor

a. Surat Pengajuan Sponsor yang diterima harus merupakan surat resmi.

b. Admin Sales melengkapi data pengambilan produk dan meminta data

pengeluaran sponsor terakhir dari pihak accounting.

c. Setelah data tersebut lengkap maka pengajuan sponsor tersebut di

ajukan ke direksi.

d. Jawaban yang diberikan Direksi tersebut langsung diinfo ke Pelanggan

oleh Admin Sales secara tertulis / lisan, via email / Fax / telpon.

B. Prosedur Pengajuan Sponsor

NO Aktivitas PIC

1 Mengajukan sponsor Pelanggan

2 Menyetujui Direktur

3

Memberikan informasi kepada Pelanggan untuk cara pemberiannya

(Cash / Transfer)

Jika transfer harus dengan Nama Rekening Perusahaan,Jika

diberikan dalam bentuk cash maka cukup dengan tanda tangan SPV

dan nantinya kolektor yang akan memberikan kepada Pelanggan.

Admin

Sales

4

Pengajuan yang sudah ditanda-tangani Direktur di copy , aslinya

diberikan kepada acc & copy disimpan admin Sales dengan

dilampirkan bukti transfer / tanda terima cash

Admin

Sales

5 Untuk sponsor dalam bentuk produk akan diberikan ke pada admin

Invoice dan di tindak lanjuti ke Pelanggan.

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/008/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/009/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Fee

Tujuan Memastikan Bahwa Fee berjalan Sesuai Dengan Ketentuan

A. Ketentuan Fee:

1. Fee diberikan kepada Pelanggan yang melakukan transaksi pembelian

produk ke perusahaan

2. Nilainya ditentukan oleh perusahaan, berdasarkan harga dan quantity

pembelian

3. Perhitungan Fee dilakukan oleh admin bulan

4. Pembayaran Fee dilakukan oleh Finance melalui :

a. tunai : dilakukan di perusahaan yang di serahkan secara langsung oleh

SPV ke Pelanggan

b. transfer : atas nama Pelanggan penerima Fee, pada slip transfer tidak

diperbolehkan memberikan keterangan apapun

5. Dilarang memberikan informasi apapun mengenai pihak luar

6. Personil Pelanggan yang mendapatkan Fee ditentukan oleh SPV,

kemudian diinfokan ke direksi

7. Kuitansi pembagian Fee wajib diserahkan ke Finance maksimal 1x24 jam

8. Fee diserahkan ke Pelanggan maksimal 1 minggu setelah pencairan dana

perusahaan, jika lebih dari satu minggu maka akan dilakukan

pengembalian dana ke perusahaan (rebank).

B. Prosedur Fee:

NO AKTIVITAS PIC

1. Pengajuan Fee Pelanggan di Buku Pengajuan Fee Sales

2. Memeriksa dan memberikan info tersebut kepada FIN SPV

3. Mengajukan Fee Pelanggan ke direktur FIN

4. Jika menyetujui direktur menyerahkan ke FIN Direktur

5 Jika tidak menyetujui dikembalikan ke Sales Direktur

6 Proses pencairan Fee FIN

7 Memberikan data untuk Fee Pelanggan yang sudah keluar

kepada SPV

FIN

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/009/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES

Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/010/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Instruksi Kerja Customer Service (CS) Dalam

Menerima Telepon

Tujuan Memastikan Bahwa Ketentuan Dan Instruksi Kerja Customer

Service Dalam Menerima Telepon Berjalan Sesuai Aturan

Yang Berlaku

A. Ketentuan Order Melalui Telepon

a. Jika Order setelah jam 10 akan dihandle besok

b. Komunikasi jika ada barang kosong ke pelanggan

c. Bahasa standart CS :

I. Halo selamat pagi Dineta dengan …… (sebut nama) bisa

dibantu ?

II. Menanyakan nama penelpon dan asal penelpon

III. Proses penjualan :

IV. Meringkas hasil pembicaraan dengan Pelanggan

V. Menutup pembicaran dengan : Terima kasih Dineta selamat pagi

/ siang

B. Prosedur Order Melalui Telepon

NO INSTRUKSI KERJA PIC

1. Menerima order, melakukan penawaran program dan produk

lainnya serta mengingatkan SP ( Surat Pesanan ) pelanggan jika

dalam penagihan mensyaratkan SP asli

CS

2. Tawarkan produk yang lain (pengganti) jika terjadi barang kosong ,

pada pelanggan

CS

3. Tulis order pelanggan pada SP CS

4. Berikan SP pada bagian admin invoicing CS

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/010/IX/REV 00 DIREKSI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Departemen : SALES Tanggal Berlaku 01/09/2014

Nomor SLS/SOP/011/IX/REV 00 Tanggal Revisi __/__/__

Ruang Lingkup Ketentuan Dan Prosedur Pengajuan Discount Khusus

Tujuan Memastikan Bahwa Pengajuan Discount Khusus Berjalan

Sesuai Aturan Yang Berlaku

A. Ketentuan Pengajuan Discount Khusus

Pengajuan discount khusus yang telah lewat dari pk. 09.30 maka barang

akan dikirim besok

B. Prosedur Pengajuan Discount Khusus

NO AKTIVITAS PIC

1 Mengajukan penawaran harga produk diluar harga price list Pelanggan

2 Mengajukan harga tersebut melalui buku penggajuan harga Sales

3 Menyetujui Direktur

4 jika tidak disetujui diinfokan kembali ke Sales CS

Dibuat Mengetahui Menyetujui

SLS/SOP/011/IX/REV 00 DIREKSI