STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.?0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas...

download STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.?0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas brawijaya 2017 standard operating procedure (sop) tindakan korektif dan pencegahan

of 18

  • date post

    05-Mar-2018
  • Category

    Documents

  • view

    237
  • download

    8

Embed Size (px)

Transcript of STANDARD OPERATING PROCEDURE - sipil.ub.ac.?0 jurusan teknik sipil fakultas teknik universitas...

  • 0

    JURUSAN TEKNIK SIPILFAKULTAS TEKNIK

    UNIVERSITAS BRAWIJAYA2017

    STANDARD OPERATING PROCEDURE(SOP)

    TINDAKAN KOREKTIF DANPENCEGAHAN

  • 0

    Standard Operating Procedure

    TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

    JURUSAN TEKNIK SIPILFakultas Teknik

    Universitas BrawijayaMalang2017

  • 1

    LEMBAR IDENTIFIKASIUNIVERSITASBRAWIJAYA

    UN10/F07/11/HK.01.02.a/02

    1 Nopember 2017

    SOP TindakanKorektif danPencegahan

    Revisi no 2

    Halaman 1 dari 18

    Proses

    Penanggungjawab

    TanggalNama Jabatan Tandatangan

    1. PerumusanChristin RemayantiNainggolan, ST, MT Sekretaris UJM

    Jurusan TeknikSipil FTUB

    1 Nopember2017

    2. Pemeriksaan Dr. Eng. YatnantaPadma Devia, ST,MT

    Ketua UJMJurusan TeknikSipil FTUB

    1 Nopember2017

    3. Persetujuan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM

    Ketua JurusanTeknik SipilFTUB

    1 Nopember2017

    4. Penetapan Ir. Sugeng P. Budio,MS, IPM

    Ketua JurusanTeknik SipilFTUB

    1 Nopember2017

    5. Pengendalian Ir. Siti Nurlina, MT,IPP

    SekretarisJurusan TeknikSipil FTUB

    1 Nopember2017

  • 2

    KATA PENGANTAR

    Di dalam penyelenggaraan Jurusan TeknikSipil, Fakultas Teknik, Universitas Brawijaya perlupengendalian dokumen dan rekaman, dimana perlupula diatur pengendalian apabila ada proses danproduk yang tidak sesuai dengan persyaratan yangtelah ditetapkan di manual mutu dan standar mutu.Ketidaksesuaian ini tentunya perlu ditindaklanjutidengan tindakan koreksi dan pencegahan yangbertujuan mempertahankan konsistensi perbaikanpengendalian kualitas dokumen, rekaman. proses danproduk di Jurusan Teknik Sipil FTUB.

    Standard Operating Procedure (SOP) TindakanKoreksi dan Pencegahan ini diharapkan dapatdipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pihak yangterkait di Jurusan Teknik Sipil FTUB.

    Malang, 1 Nopember 2017Ketua Jurusan Teknik Sipil

    Ir. Sugeng P. Budio, MS, IPM

  • 3

    DAFTAR ISI

    LEMBAR IDENTIFIKASI 1KATA PENGANTAR ............................................. 2DAFTAR ISI ....................................................... 3I. Tujuan .. 4II. Ruang Lingkup dan Unit-Unit Terkait .. 4III. Standar Mutu yang Terkait .. 5IV. Istilah dan Definisi 6V. Urutan Prosedur .. 6VI. Bagan Alir Tindakan Korektif 10VII. Bagan Alir Tindakan Pencegahan.. 11VIII. Referensi 12IX. Tim Unit Jaminan Mutu . 12Lampiran 1 Borang Audit Internal dan Daftar Ketidak-

    Sesuaian (Corrective Action Requirement) 11Lampiran 2 Borang Klarifikasi dan Tindakan Koreksi 13Lampiran 3 Borang Laporan Perbaikan atas Tindakan

    Koreksi4

  • 4

    I. Tujuan

    Tujuan Standard Operating Procedure (SOP)Tindakan Korektif dan Pencegahan ini adalah :

    Mempertahankan konsistensi serta perbaikanpengendalian kualitas dokumen, rekaman,proses dan produk di Jurusan Teknik SipilFTUB guna meningkatkan kualitas dankompetensi lulusan berdasarkan visi dan misiJurusan Teknik Sipil FTUB.

    II. Ruang Lingkup dan Unit-unit yangterkaitTindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskandalam manual prosedur ini diterapkan terhadapsetiap rekaman, proses dan produk yang terdapatdalam masing-masing kegiatan pendidikan ataubelajar mengajar, penelitian, jasa layananmasyarakat/ilmiah, penerbitan jurnal, even ilmiahbeserta dokumen yang terkait, dimana persyaratanproduknya telah ditetapkan di dalam Manual Mutu.

    Adapun unit-unit yang terkait adalah:

    1. Pimpinan Jurusan : Ketua Jurusan danSekretaris Jurusan (Manager Representative)Teknik Sipil FTUB

  • 5

    2. Koordinator Kegiatan : seseorang yangbertanggungjawab terhadap suatu kegiatanseperti terinci dalam pengertian di atas, dimanayang termasuk di dalamnya antara lain :

    a. Kepala Laboratorium (Ka-Lab)bertanggungjawab terhadap penyelenggaraanlaboratorium

    b. Ketua Kelompok Dosen Keahlian (KKDK)bertanggungjawab terhadap segala kegiatanKDK

    c. Kepala Urusan Akademik Jurusan TeknikSipil FTUB beserta staf bertanggungjawabterhadap kegiatan administrasi

    d. Ketua Himpunan Mahasiswa Sipil FTUBbertanggungjawab terhadap penyelenggaraankegiatan kemahasiswaan

    e. Ketua Panitia kegiatan tertentu misal PanitiaUjian, Panitia Seminar, dsb

    3. Unit Jaminan Mutu Teknik Sipil FTUB

    4. Pelanggan : mahasiswa, civitas akademika yanglain, peneliti lain, masyarakat, instansipemerintah, perusahaan swasta.

    III. Standar Mutu yang Terkait

    IV. Istilah dan DefinisiPengertian dari koordinator kegiatan adalahseseorang yang bertanggungjawab terhadap suatukegiatan yang terinci sebagai berikut :

  • 6

    a. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab terhadap pengendalian penerapanprosedur, menyetujui dan berwenangmenanggapi laporan dokumen, rekaman,proses dan produk yang tidak sesuai.

    b. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab untuk memelihara semua laporanketidaksesuaian.

    c. Koordinator kegiatan yang bertanggungjawab untuk kejelasan status dokumen,rekaman, proses dan produk setelahmembicarakan dengan koordinator kegiatanyang lain.

    V. Urutan ProsedurProsedur Tindakan Korektif :

    1. Berdasarkan MP Pengendalian Dokumen danRekaman serta MP Pengendalian Produk YangTidak Sesuai, ada prosedur audit ataupeninjauan/pemantauan dimana dapatdiketahui adanya ketidaksesuaian baikmerupakan hasil temuan auditor maupunmerupakan keluhan pelanggan atau pemangkukepentingan (produk tidak sesuai) yang ditulisdalam borang. Syarat input dan output produkdijelaskan pada Manual Mutu Jurusan TeknikSipil (UN10/F07/11/HK.01.02.b)

    2. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan (MR) besertaKoordinator Kegiatan dibantu dengan UnitJaminan Mutu menyelidiki penyebab

  • 7

    ketidaksesuaian dengan mencari akar masalahdan menyepakati tindakan koreksinya dimanadideskripsikan secara benar dan memadai sertamenjelaskan kondisi yang memerlukan tindakankorektif tersebut.

    3. Kesepakatan tindakan koreksi ini apabila perludapat didiskusikan di rapat KKDK/Kalab ataurapat pleno dengan memutuskan tanggalpenyelesaiannya yang dicantumkan dalamborang klarifikasi

    4. Koordinator Kegiatan terkait dan pihak-pihakterkait lainnya menjalankan tindakan koreksiyang telah disepakati dan dilaksanakan padatanggal yang telah ditetapkan

    5. Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan (MR)memastikan bahwa tindakan yang diambil telahdilaksanakan secara efektif berdasarkanmonitoring dan evaluasi (monev) kesesuaianantara proses dan produk.

    6. Koordinator Kegiatan terkait melakukanverifikasi ulang terhadap penyelesaian tindakankorektif dengan jalan menandatangani borangdan diketahui oleh Sekretaris Jurusan/ManagerRepresentative

    7. Sekretaris jurusan dan koordinator kegiatanmendokumentasikan daftar status (new, open,close) guna memastikan tindakan korektif telahdiselesaikan.

    8. Jika tindakan korektif yang telah diputuskantidak dilaksanakan, maka alasan penyebab tidakdilaksanakan dan data pendukungnyadilaporkan kepada Sekretaris Jurusan.

  • 8

    9. Khusus untuk keluhan pelanggan danpemangku kepentingan, apabila ketidaksesuaianantara proses dengan produk yang dikeluhkantelah diverifikasi oleh sekretaris jurusan dankoordinator kegiatan terkait, maka laporandiberikan ke Ketua Jurusan yang merupakanpenanggung jawab untuk memastikan bahwakeluhan tersebut telah ditanggapi sampaiterdapat kesepakatan dengan pelanggan ataupemangku kepentingan lainnya

    10. Unit Jaminan Mutu dan Sekretaris Jurusan/MRmerekam perubahan prosedur yang diakibatkandari tindakan korektif, menggunakan laporanketidaksesuaian, tindakan korektif danpencegahan

    Prosedur Tindakan Pencegahan :1. Bila tindakan korektif yang diputuskan sudah

    dilaksanakan, Ketua Jurusan dibantuSekretaris Jurusan memberi perhatian khususpada tindakan pencegahan terulangnyaketidaksesuaian antara proses dan produk.Syarat input dan output produk dijelaskanpada Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil(UN10/F07/11/HK.01.02.b)

    2. Tindakan korektif berorientasi pada kondisisekarang, sedangkan tindakan pencegahanberorientasi ke masa yang akan datang.Tindakan yang dapat direkomendasikansebagai tindakan pencegahan antara lainsebagai berikut:a) Perbaikan dokumentasi

  • 9

    b) Perbaikan suatu prosesc) Perbaikan sistem/manajemend) Perbaikan sarana dan prasaranae) Perbaikan standar mutuf) Peningkatan pelatihang) Peningkatan kesadaranh) Peningkatan kualitas sistem informasii) Perbaikan prosedur

    3. Secara periodik dilakukan pertemuan di antaraanggota pelaksana kegiatan dan pimpinanjurusan untuk membicarakan perbaikanmetode dan cara kerja sehingga mengurangikemungkinan terjadinya ketidaksesuaian.Hasilnya akan didiskusikan pada rapat rutinUJM dan didokumentasikan oleh UJM.

  • 10

    VI. Bagan Alir Tindakan Korektif

    VII.VIII.IX.X.XI.XII.XIII.XIV.XV.XVI.XVII.XVIII.XIX.XX.XXI.XXII.XXIII.XXIV.XXV.

    Unit Jaminan Mutu Koordinator Kegiatan yang terkait Ketua Jurusan Pelanggan/Pemangku Kepentingan

    Merumuskan tindakan kroeksi

    Berdasarkan MPPengendalian Dokumendan Rekaman serta SOPPengendalian ProdukYang Tidak Sesuai adaproseduraudit/peninjauanproduk tdk sesuai yangtertera dalam Borang

    Menerima klarifikasi keluhan danmasukan

    Dibantu Sekjur, mencari danmenganalisis akar masalah

    Apabila dirasa perlu, khusus keluhanpelanggan akan diklarifikasi

    Dibantu sekretaris jurusan,membuat borang audit internaldan borang klarifikasi dantindakan koreksi

    Sekjur melakukan verifikasi danmenetapkan status

    Menyimpan rekaman borang

    Apabila dirasa perlu,mendiskusikan tindakan koreksimelalui rapat misal rapatKDK/Kalab atau rapat pleno

    Mencari dan menganalisis akarmasalah

    Merumuskan tindakan koreksi

    Verifikasi

    Melakukantindakan koreksi

    Mendapat laporan dan datapendukung tidak dilaksanakannyatindakan koreksi

  • 11

    VII. Bagan Alir Tindakan Pencegahan

    Unit Jaminan Mutu Koordinato