Standar Operational Procedure (SOP)

Kesekretariatan FMIPA UI 2017

1. Format surat lembaga FMIPA UI 2017

a. Kop surat yang digunakan dalam pembuatan surat terdiri dari:

Lambang yang terletak di sebelah kiri yaitu lambang Universitas Indonesia dan di sebelah

kanannya yaitu lambang lembaga yang mengeluarkan surat, kemudian kedua lambang digaris

bawahi oleh warna biru hitam. Untuk sebelah kanan terdapat keterangan nama lembaga yang

mengeluarkan surat dengan format tulisan rata kanan. Keterangan untuk alamat lembaga

disebelah kiri dibawah keterangan nama lembaga dengan format tulisan rata kanan

Untuk kepanitiaan, kop surat yang digunakan jika mengajukan surat internal (untuk lingkungan

UI) menggunakan kop surat sesuai dengan SOP ditambah dengan lambang kepanitiaan

disamping lambang lembaga. Jika surat yang ditujukan untuk eksternal (di luar lingkungan UI)

menggunakan kop surat sesuai dengan SOP namun menggunakan lambang kepanitiaan tanpa

lambang lembaga.

Contoh Kop Surat :

b. Tanggal

Tanggal yang dicantumkan pada surat merupakan tanggal keluarnya surat dan tanpa

menyebutkan tempat (tempat sudah tercantum pada kop surat). Tanggal ditulis di pojok kanan

atas, dibawah kop surat, sejajar dengan nomor surat.

c. Nomor surat

Nomor surat ditulis pada bagian kiri atas, dibawah kop surat. Nomor surat ditulis berurutan

sesuai dengan nomor surat yang terakhir dikeluarkan dan terdiri dari tiga angka. Penomoran surat

ditulis sebagai berikut :

i. Surat yang dikeluarkan oleh lembaga

Nomor/kode jenis surat/ i atau e/nama lembaga/bulan/tahun

ii. Surat yang dkeluarkan oleh biro/departemen/divisi

Nomor/kode jenis surat/ i atau e/biro atau departemen atau divisi/nama

lembaga/bulan/tahun iii. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan

Nomor/kode jenis surat/ i atau e/nama acara/nama biro atau departemen atau divisi/nama

lembaga/bulan/tahun iv. Surat yang dikeluarkan oleh BSOF/BSOD

Nomor/kode jenis surat/ i atau e/nama BSOF atau BSOD/nama lembaga/bulan/tahun

v. Keterangan lain

• Kode (i) digunakan untuk surat lingkup internal FMIPA UI (Departemen di FMIPA UI,

antar lembaga se-MIPA, dekanat, dll). Kode (e) digunakan untuk surat lingkp eksternal

FMIPA UI (Rektorat, Fakultas dan Departemen d luar FMIPA UI, Perusahaan, dll).

• Kode jenis surat terdiri dari :

UND : undangan

PH : permohonan

PI : permohonan izin

PP : permohonan peminjaman

PB : pemberitahuan

SP : surat peringatan

SKet : surat keterangan

KS : penawaran kerjasama

ST : surat tugas

SM : surat mandat

SK : surat keputusan

TAP : surat ketetapan

SR : surat rekomendasi

• Nama kegiatan atau acara disingkat (contoh: MIPA untuk Negeri menjadi MUN;

Pemilihan Raya menjadi PEMIRA) dan penomoran surat tidak bersambung antar

acara/kegiatan.

• Biro/departemen/bidang/divisi yang dimaksud dalam surat merupakan

biro/departemen/bidang/divisi yang mengeluarkan surat.

• Nama lembaga yang dicantumkan pada nomor surat yang dikeluarkan oleh BSOD/BSOF

merupakan lembaga penanggung jawab BSOD/BSOF yang bersangkutan (contoh:

…/CANOPY/HMD BIOLOGI FMIPA UI/…).

• Bulan menunjukkan bulan dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan angka romawi

(contoh: bulan Maret ditulis menjadi III).

• Tahun menunjukkan tahun dikeluarkannya surat, ditulis menggunakan 4 angka (contoh:

2015).d. Hal

Hal merupakan perihal yang disampaikan di surat. perhatikan kesesuaiannya dengan kode jenis

surat yang dicantumkan pada nomor surat (contoh: Hal : Permohonan Izin menggunakan kode

jenis surat PI).

e. Lamp.

Dicantumkan untuk menerangkan lampiran yang disertakan bersama surat. Ditulis dengan berapa

jumlah lampiran yang dilampirkan (contoh: Lamp. : 1 berkas).

f. Tujuan surat

Ditulis kepada siapa surat ditujukan

Contoh:

1. Surat yang ditujukan kepada manajer umum dan SDM FMIPA UI

Yth.

Manager Umum dan SDM FMIPA Universitas Indonesia

di Depok

2. Surat yang ditujukan kepada kepala departemen

Yth.

Ketua Departemen Fisika FMIPA UI

Dr. rer. nat. Agus Salam, S.Si., M.Si

di tempat

g. Isi surat

Terdiri dari salam pembuka, pembuka, isi, penutup, salam penutup.

• Salam pembuka dapat menggunakan frasa “Salam sejahtera” atau “Dengan

hormat”.

• Isi surat mencakup pesan yang akan disampaikan oleh lembaga kepada alamat yang

dituju. Keterangan waktu acara, tanggal, tempat, dll ditulis indent ±1.5 cm dari left

margin.

• Penutup berisi harapan dan ucapan terimakasih.

• Salam penutup menggunakan frasa “Hormat kami”, satu spasi dibawah kalimat

penutup. Diikuti dengan pengesahan surat.

h. Pengesahan Surat

Tanda tangan merupakan persetujuan pihak terkait atas keluarnya surat. Peletakan tanda

tangan jika bersebelahan, maka lembaga tertinggi diletakkan pada bagian kiri. Peletakan

tanda tangan dari atas ke bawah, maka lembaga tertinggi diletakkan di bagian bawah. Aturan

pencantuman keterangan kolom tanda tangan sebagai berikut:

i. Surat yang dikeluarkan oleh lembaga

• Kolom ‘Hormat kami,’ yang ditandatangani oleh ketua lembaga.

• Kolom ‘Mengetahui,’ diisi oleh :

ketua BPM FMIPA UI 2017 dan kepala departemen terkait (surat yang

ditujukan oleh lembaga tingkat departemen untuk fakultas).

ketua BPM FMIPA UI 2017 (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat

fakultas untuk fakultas).

• Kolom ‘Menyetujui,’ diisi oleh :

Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI : Dr.

Tito Latif Indra, M.Si (NIP. 197508102008121001)

ii. Surat yang dikeluarkan oleh biro/departemen/divisi

• Kolom ‘Hormat kami,’ yang ditandatangani oleh :ketua biro/divisi/departemen

dan ketua lembaga terkait.

• Kolom ‘Mengetahui,’ diisi oleh :

ketua BPM FMIPA UI 2017 dan kepala departemen terkait (surat yang

ditujukan oleh lembaga tingkat departemen untuk fakultas).

ketua BPM FMIPA UI 2017 (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat

fakultas untuk fakultas).

• Kolom ‘Menyetujui,’ diisi oleh :

Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI : Dr.

Tito Latif Indra, M.Si (NIP. 197508102008121001)ii. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan

• Kolom ‘Hormat kami,’ yang ditandatangani oleh : ketua pelaksana dan ketua lembaga

• Kolom ‘Mengetahui,’ diisi oleh :

ketua BPM FMIPA UI 2017 dan kepala departemen terkait (surat yang

ditujukan oleh lembaga tingkat departemen untuk fakultas).

ketua BPM FMIPA UI 2017 (surat yang ditujukan oleh lembaga tingkat

fakultas untuk fakultas).

• Kolom ‘Menyetujui,’ diisi oleh :

Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI : Dr.

Tito Latif Indra, M.Si (NIP. 197508102008121001)

Contoh pengesahan surat yang dikeluarkan oleh lembaga

Contoh pengesahan surat yang dikeluarkan oleh biro/departemen/divisi/badan semi

otonom

Contoh pengesahan surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan

i. Lain-lain

• Penggunaan singkatan dan kewenangan penandatanganan surat.

1. Atas nama (a.n.)

Digunakan pada kondisi tertentu jika orang yang berwenang tidak dapat menandatangani

surat. Penandatanganan surat dilakukan oleh orang lain sesuai hierarki posisi

kepengurusan (contoh : ketua di-atas nama-kan oleh wakil ketua atau sekretaris umum).

Penulisan diketik dan mencantumkan posisi serta nama orang yang

mengatasnamakannya.

Contoh :

Hormat kami,

a.n. Ketua HMD Biologi FMIPA UI

Sekretaris Umum

Dhita Mutiara Nabella

NPM. XXXXXXXXXX

2. Untuk beliau (u.b.)

Digunakan untuk penandatanganan surat yang dilakukan oleh orang yang diberi kuasa

untuk bertanda tangan, memberikan kuasa lagi kepada orang lain satu tingkat

dibawahnya.

3. Atas perintah (a.p.)

Digunakan untuk penandatanganan yang diperintahkan oleh yang berwenang. Penulisan

diketik dan mencantumkan posisi orang yang diperintahkan. • Tembusan

Dicantumkan pada bagian kiri bawah surat (bagian footer), jika isi surat yang dikirim oleh

pihak pertama (pengirim) kepada pihak kedua (penerima) berhubungan dengan pihak-pihak

lainnya.

Contoh :

1. Proposal Kegiatan FMIPA UI

Proposal kegiatan harus mencakup bagian bagian berikut :

1. Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada setiap halaman,

kecuali halaman depan (cover). 2. Halaman depan (cover) yang mencakup nama kegiatan, nama lembaga yang menaungi

kegiatan/kepanitiaan, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama fakultas, dan nama

universitas. Tulisan menggunakan center alignment. 3. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakannya kegiatan. 4. Nama dan tema kegiatan 5. Tujuan diadakannya kegiatan 6. Sasaran kegiatan 7. Waktu dan tempat diadakannya kegiatan 8. Susunan acara, dilampirkan. Berisi jadwal kegiatan dalam bentuk tabel kegiatan. 9. Deskripsi kegiatan dilampirkan. Berisi deskripsi umum dan teknis acara sejelas mungkin.

10. Susunan kepanitiaan, dilampirkan. Berisi susunan kepanitiaan, mencakup:

• pelindung (Dekan FMIPA UI)

• penasehat (Manajer Kerjasama, Ventura, Kemahasiswaan dan Alumni FMIPA UI )

• penanggung jawab kegiatan (lembaga yang menaungi kegiatan/kepanitiaan)

• steering comitee, pengurus inti, dan penanggung jawab bidang/badan pengurus harian). 11. Deskripsi kerja, dilampirkan. Berisi deksripsi kerja masing - masing bidang sesuai dengan

susunan kepanitiaan (mecakup deskripsi kerja pra hari-H, hari-H, dan pasca hari-H). 12. Anggaran dana, dilampirkan. Berisi prakiraan rincian pemasukan dan pengeluaran dana

kegiatan. 13. Penutup 14. Lembar pengesahan, berisi tanda tangan pengesahan sesuai ketentuan untuk kepanitiaan 15. Proposal yang diajukan oleh badan semi otonom harus disahkan oleh ketua badan semi otonom

yang bersangkutan dan diketahui oleh badan eksekutif/otonom yang menaunginya. 16. Kontrapretasi digunakan untuk khusus untuk proposal permohonan kejasama/sponsorship.

Mencantumkan penjelasan tentang kelebihan yang didapat dari kerjasama tersebut, memberikan

tawaran untuk bekerjasama, dan mencantumkan nomor rekening kepanitiaan/lembaga (bukan

rekening pribadi). 17. Proposal dicetak sesuai dengan kebutuhan dan diberikan satu kepada Badan Perwakilan

Mahasiswa Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (BPM FMIPA UI).

18. Penyerahan proposal dianjurkan untuk menyertakan surat pengajuan proposal kepada pihak yang

dituju (kode surat : PH (permohonan) atau KS (kerjasama). Surat permohonan kerjasama (KS)

digunakan untuk proposal kerjasama/sponsorship).

2. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) kepanitiaan

a. Merupakan salah satu bentuk pertanggung jawaban atas terlaksananya suatu kegiatan dan arsip

kegiatan terlaksana pada suatu periode kepengurusan. Laporan pertanggung jawaban dibuat oleh

pengawas kegitan/kepanitiaan, steering comitee, pengurus inti, dan badan pengurus harian.

b. Digunakan untuk audit dan evaluasi pelaksanaan kegiatan oleh pihak yang berkepentingan.

c. Laporan pertanggung jawaban mencakup hal berikut :

• Kop lembaga/kepanitiaan (lihat : format kop surat) yang dicantumkan pada setiap

halaman, kecuali halaman depan (cover).

• Halaman depan/cover

Cover laporan pertanggung jawaban (LPJ) kepanitiaan terdiri dari nama kegiatan, lambang

lembaga, periode/tahun, logo lembaga/kepanitiaan, nama departemen (jika acara dari lembaga

departemen), nama fakultas, dan nama universitas. Tulisan menggunakan center alignment

(lihat contoh cover proposal).

• Kata pengantar dan atau pendahuluan.

• Nama dan tema kegitan, tujuan kegiatan, sasaran kegiatan

(mencantumkan pencapaian dan evaluasi sasaran kegiatan), deskripsi kegiatan, dan waktu dan

tempat kegiatan.

• Analisa SWOT terhadap kegiatan.

• Lembar pertanggung jawaban yang dibuat oleh pengawas kegiatan/kepanitiaan, steering

comitee, pengurus inti, dan penanggung jawab bidang/badan pengurus harian

kegiatan/kepanitiaan.

• Penutup.

• Lembar pengesahan disusun sama seperti lembar pengesahan pada proposal kegiatan.

• Lampiran mencakup hal-hal berikut :

1. Tabel susunan acara terlaksana.

2. Deskripsi kegiatan.

3. Susunan kepanitiaan lengkap (Pelindung dan Penasehat dengan mencantumkan jabatan

dan NIP. Pengawas kegiatan, steering comitee, pengurus inti-penanggung jawab bidang-

badan pengurus harian beserta staf dengan mencantumkan NPM, asal departemen, dan

status IKM).

4. Laporan keuangan beserta nota, kuitansi, dan atau dokumen bukti transaksi pemasukan

maupun pengeluaran.

5. Draft surat masuk dan keluar serta tabel nomor surat masuk dan keluar.

6. Timeline kegiatan terlaksana (pra hari-H (mencakup persiapan bidding atau fit and proper

test Project Officer (PO) dan persiapan pelaksanaan acara), hari-H, dan pasca hari-H

(mencakup tanggal jatuh tempo pengumpulan LPJ)).

7. Notulensi rapat PI-BPH, pleno dan rapat koordinasi, hearing, daftar kehadiran (presensi)

rapat PI-BPH, rapat koordinasi, dan atau pleno.

8. Memorandum of Understanding (MOU), Term of Reference (TOR), Standard Operational

Procedure (SOP) yang digunakan dan disetujui dalam kepanitiaan.

9. Dokumentasi kegiatan dan materi publikasi.

d. Sistematika penulisan lembar pertanggung jawaban

1. Judul lembar pertanggung jawaban

Laporan Pertanggung Jawaban

(Jabatan/Posisi) (Bidang)

(Nama Penanggung Jawab), (Departemen) (Angkatan)

2. Pengawas kegiatan/kepanitiaan (BPM FMIPA UI)

i. Evaluasi kesesuaian jalannya kegiatan dengan AD/IKM FMIPA UI.

ii. Evaluasi kepanitiaan terhadap peraturan kepanitiaan yang telah disepakati bersama.

iii. Rekomendasi untuk masa mendatang. 3. Steering comitee

i. Evaluasi kesesuaian konsep kegiatan dengan pelaksanaan

ii. Evaluasi kepanitiaan (holistik)

iii. Evaluasi bidang dibawahnya

Pra hari-H

Hari-H

Pasca hari-H

iv. Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang

4. Pengurus inti dan penanggung jawab bidang/badan pengurus harian

i. Deskripsi tugas (job description)

ii. Parameter keberhasilan

iii. Pelaksanaan kegiatan

Pra hari-H

Hari-H

Pasca hari-H

iv. Evaluasi pelaksanaan kegiatan

Pra hari-H

Hari-H

Pasca hari-H

v. Analisis SWOT bidang

vi. Evaluasi untuk masa mendatang

5. Penulisan pertanggung jawaban dibuat poin-poin, menggunakan bahasa yang formal, dan

jangan terlalu banyak curhat.

e. Laporan pertanggung jawaban (LPJ) diserahkan dalam dua bentuk.

1. Soft copy digunakan untuk check & repair

Dikirim ke e-mail BPM (bpm@sci.ui.ac.id), dengan ketentuan waktu pengumpulan :

• Kegiatan yang ditujukan untuk civitas departemen paling lambat 15 hari kerja

setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.

• Kegiatan yang ditujukan untuk civitas FMIPA UI paling lambat 20 hari kerja

setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.

• Kegiatan yang ditujukan untuk masyarakat di tingkat regional paling lambat 25

hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.

• Kegiatan yang ditujukan untuk masyarakat di tingkat nasional paling lambat 30

hari kerja setelah pelaksanaan kegiatan/kepanitiaan.

2. Hard copy untuk di-sah-kan oleh pihak yang bersangkutan, sebagai arsip lembaga dan bahan

audit dan evaluasi kegiatan. Dicetak untuk lembaga yang menaungi kegiatan/kepanitiaan

(diserahkan paling lambat 5 hari setelah pengumpulan soft copy), BPM FMIPA UI

(diserahkan paling lambat 10 hari setelah pengumpulan soft copy), dan dekanat (jika

diperlukan).