STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR -...

STANDAR

OPERASIONAL

PROSEDUR

Lembaga Penjaminan

Mutu (LPM)

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM

iii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... iii

SOP PENYUSUNAN VISI DAN MISI .............................................................................................. 1

Flow Chart Penyusunan Visi dan Misi Universitas.......................................................................... 2

Flow Chart Penyusunan Visi dan Misi Fakultas .............................................................................. 3

Flow Chart Penyusunan Visi dan Misi Program Studi..................................................................... 4

SOP DOKUMEN MUTU .................................................................................................................... 5

Flow Chart/ Bagan Alur Penerbitan Dokumen Baru ........................................................................ 6

Flow Chart/ Bagan Alur Pendistribusian Dokumen ......................................................................... 7

Flow Chart/ Bagan Alur Dokumen Tidak Dikendalikan .................................................................. 7

Flow Chart/ Bagan Alur Revisi Dokumen ....................................................................................... 8

Flow Chart/ Bagan Alur Dokumen Kadaluarsa ............................................................................... 9

SOP PENYUSUNAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP DOKUMEN MUTU ................................... 10

Flow Chart/ Bagan Alur Penyusunan Daftar Arsip (Hard Copy) .................................................. 11

Flow Chart/ Bagan Alur Pemusnahan Daftar Arsip (Hard Copy) ................................................. 12

Flow Chart/Bagan Alur Penyusunan Daftar Arsip (Soft Copy) ..................................................... 12

Flow Chart/Bagan Alur Pemusnahan Daftar Arsip (Soft Copy) ..................................................... 13

SOP RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN ....................................................................................... 14

Flow Chart/Bagan Alur .................................................................................................................. 15

SOP SURVEY KEPUASAN PELANGGAN ................................................................................... 16

Flowcart/Bagan Alur ...................................................................................................................... 17

SOP PENANGANAN KELUHAN/ADUAN .................................................................................... 18

Flow Chart/ Bagan Alur ................................................................................................................. 19

SOP PELAKSANAAN AUDIT ........................................................................................................ 21

Flow Chart/Bagan Alur .................................................................................................................. 22

SOP PENGOLAHAN DATA ............................................................................................................ 24


SOP TATA CARA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN ................................................................ 26


SOP PENCEGAHAN DAN PERBAIKAN ....................................................................................... 28

Flow Chart/ Bagan Alur Identifikasi Ketidaksesuaian dan Potensi Ketidaksesuaian dan Penetapan

Tindakan Pencegahan ..................................................................................................................... 29

Flow Chart/ Bagan Alur Penetapan Tindakan Perbaikan ............................................................... 30

Flow Chart/ Bagan Alur Verifikasi Penetapan Tindakan Perbaikan/Pencegahan ......................... 31

SOP LAPORAN RENCANA BEBAN KERJA DOSEN .................................................................. 33

Flow Chart Pelaksanaan ................................................................................................................. 34

SOP LAPORAN BEBAN KINERJA DOSEN .................................................................................. 35


iv

SOP PENYUSUNAN PEDOMAN/STANDAR REGULASI ........................................................... 37


SOP PENGUSULAN PESERTA SERTIFIKASI DOSEN ............................................................... 39


SOP PTP SERTIFIKASI DOSEN ..................................................................................................... 41


SOP PELAKSANAAN AUDIT KINERJA DOSEN ......................................................................... 43


SOP PENDAMPINGAN AKREDITASI ........................................................................................... 45


SOP SURVEY PERKULIAHAN OLEH MAHASISWA................................................................. 47

Flow Chart Persiapan Pelaksanaan Survey Perkuliahan Oleh Mahasiswa .................................... 48

Flow Chart Pelaksanaan Survey Perkuliahan Oleh Mahasiswa ..................................................... 49

Flowchart Pelaporan Survey Perkuliahan Oleh Mahasiswa ........................................................... 50

1

`

KEMENTERIAN AGAMA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENYUSUNAN VISI DAN MISI

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12

Tahun 2012 tetang Pendidikan Tinggi 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19

Tahun 2005 tentang Standar nasional Pendidikan 3. Statuta UIN Mataram

4. Ortaker UIN Mataram

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. Rektor

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas

PERINGATAN PENCATATAN DAN

PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penyusunan visi

dan misi tidak bisa berjalan

1. Hard disk Komputer/laptop

2. Flashdisk

2

Flow Chart Penyusunan Visi dan Misi Universitas

MULAI

KPS Membentuk tim penyusunan

visi, misi, tujuan dan sasaran Surat tugas tim penyusun

Tim

Penyusun

Melaksanakan rapat untuk

membahas analisis situasi

internal dan eksternal

Analisis swot

Tim

Penyusun

Mengadakan pertemuan dengan

seluruh civitas akademik untuk

sosialisasi draf visi dan misi

Masukan terhadap visi dan misi

Tim

Penyusun

Mengadakan rapat kerja untuk

memperbaiki visi dan misi

Draf visi dan misi yang sudah

diperbaiki

Rektor Visi, misi, tujuan, dan sasaran

ditetapkan SK Visi dan misi

Selesai

Senat Visi, misi, tujuan, dan sasaran

disahkan

Draf Visi dan misi yang telah

disahkan

3

Flow Chart Penyusunan Visi dan Misi Fakultas

MULAI



Tim

Penyusun




Analisis swot

Tim

Penyusun





Tim

Penyusun




diperbaiki

Dekan Visi, misi, tujuan, dan sasaran


Selesai

Senat

Fakultas

Visi, misi, tujuan, dan sasaran

disahkan


disahkan

4

Flow Chart Penyusunan Visi dan Misi Program Studi

MULAI



Tim

Penyusun




Analisis swot

Tim

Penyusun





Tim

Penyusun




diperbaiki

Dekan Visi, misi, tujuan, dan sasaran


Selesai

Senat

fakultas

Visi, misi, tujuan, dan sasaran

disahkan


disahkan

5

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP DOKUMEN MUTU


1 Manual SPMI UIN Mataram


1. Rektor

2. Bagian Administrasi umum dan kepegawaian

Universitas/Fakultas

3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka Dokumen mutu

tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

6

Flow Chart/ Bagan Alur Penerbitan Dokumen Baru

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pejabat

Berwenang

Sekretariat

LPM

Syarat /

Perlengkapan Waktu Output

1 Proses-proses yang

termasuk dalam

lingkup penerapan

sistem manajemen

mutu disusun dalam

suatu dokumen sistem

mutu

Dokumen sistem

mutu

2 Dokumen Sistem Mutu

diperiksa dan

disyahkan oleh pejabat

yang berwenang

Pengesahan

dokumen

3 Dokumen sistem mutu

yang telah disyahkan

distempel

“DOKUMEN INDUK”

di lembar pengesahan

dan dicatat dalam

Daftar Dokumen Induk.

Dokumen induk

disimpan oleh

Sekretariat

Dokumen induk

4 Dokumen Eksternal

yang dijadikan acuan

dalam penyusunan

dokumen atau dipakai

sebagai acuan

pelaksanaan pekerjaan

dicatat dalam Daftar

Dokumen Eksternal

Daftar dokumen

eksternal

7

Flow Chart/ Bagan Alur Pendistribusian Dokumen

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pejabat

Berwenang

Sekretariat

LPM

Syarat /


1

Dokumen Sistem Mutu yang

akan didistribusikan adalah

Dokumen Induk yang

digandakan, diberi stempel

“DOKUMEN

TERKENDALI” dan nomor

distribusi pada lembar

pengesahannya.

Dokumen

sistem mutu,

dokumen

induk

2

Dokumen sistem mutu

didistribusikan oleh

Sekretariat pada Lembaga

yang berkepentingan

Dokumen

sistem mutu,

matriks

distribusi

dokumen

3

Pendistribusian dokumen

sistem mutu dilakukan dengan

menggunakan form Distribusi

Dokumen sebagai bukti

penerimaan atau penarikan

dokumen

Form

distribusi

dokumen

4

Untuk dokumen eksternal

yang berupa Peraturan atau

Perundang-undangan,

didistribusikan dan tidak perlu

ditarik kembali jika ada

peraturan baru yang terbit

dokumen

eksternal

Flow Chart/ Bagan Alur Dokumen Tidak Dikendalikan

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pejabat

Berwenang Syarat /


1

Dokumen yang tidak dikendalikan adalah

dokumen yang didistribusikan keluar

UIN Mataram dan tidak didistribusikan

atau ditarik kembali bila terjadi revisi

pada dokumen tersebut.

Dokumen tidak

dikendalikan

2

Dokumen yang tidak dikendalikan diberi

stempel “ DOKUMEN TIDAK

TERKENDALI” pada lembar

pengesahannya.

Lembar

pengesahan

dokumen tidak terkendali

3

Dokumen yang tidak dikendalikan

diberikan dengan menggunakan form

Penyerahan Dokumen.

Form

penyerahan dokumen

8

Flow Chart/ Bagan Alur Revisi Dokumen

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Karyawan

Pengusul Pejabat

Berwenang Sekretariat

Syarat /

Perlengkap

an

Waktu Output

1

Setiap karyawan boleh

mengajukan usulan

perubahan Prosedur

Mutu, Instruksi Kerja

dan Dokumen lain

dengan tujuan untuk

meningkatkan efisiensi

dan efektifitas kerja.

Dokumen

sistem

mutu

2

Usulan perubahan

Prosedur Mutu yang

mempengaruhi bagian

lain harus

dikoordinasikan dengan

bagian-bagian yang

terkait dengan dokumen

tersebut.

Pengesaha

n dokumen

3

Usulan perubahan

dokumen ditinjau oleh

pembuat dokumen dan

disetujui oleh pejabat

yang berwenang sesuai

dengan tabel

kewenangan pengesahan

dokumen.

Dokumen

induk

4

Usulan perubahan

dokumen diajukan

dengan menggunakan

form Permintaan

Perubahan Dokumen.

Daftar

dokumen

eksternal

5

Dokumen yang telah

disetujui di proses oleh

Sekretariat, diberi

nomor revisi baru dan

tanggal berlaku baru.

Nomor

revisi

dokumen

6

Pengesahan kembali

dokumen sistem mutu

dilakukan sesuai dengan

Tabel Kewenangan

Pengesahan Dokumen

Dokumen

sistem

mutu yang

telah

disahkan

7

Sekretariat

memperbarui Daftar

Dokumen Induk dan

memberi stempel

“DOKUMEN INDUK”

pada lembar

pengesahan dokumen

hasil revisi yang telah

disetujui, dan

melakukan pencatatan

point-point dokumen

yang dirubah dengan

menggunakan form

Riwayat Perubahan

Dokumen.

Daftar

dokumen

induk

yang telah

diperbarui

9

8

Penggandaan dokumen

Induk dan Riwayat

Perubahan Dokumen,

sesuai dengan

kebutuhan distribusi

dokumen yang

tercantum dalam

Matriks Distribusi

Dokumen.

Dokumen

induk,

riwayat

perubahan

dokumen,

matriks

distribusi

dokumen

9

Kebijakan Mutu,

Sasaran Mutu,

Rencana Mutu dan

Manual Mutu dapat

direvisi atas dasar hasil

Rapat Tinjauan

Manajemen atau hasil

penilaian audit yang

dilakukan oleh

Badan Sertifikasi atau

perubahan pada

Struktur Organisasi.

Revisi

dokumen

mutu

Flow Chart/ Bagan Alur Dokumen Kadaluarsa

No Aktivitas Mutu Baku

Sekretariat Syarat / Perlengkapan Waktu Output

1

Apabila dokumen yang telah

direvisi diberlakukan, maka

dokumen “DOKUMEN

TERKENDALI” yang telah

kadaluarsa harus ditarik dan

dilakukan tindakan tertentu

oleh Sekretariat untuk

menjaga penggunaan yang

tidak disengaja.

a. Bentuk-bentuk stempel yang

digunakan baik stempel

“DOKUMEN INDUK“,

“DOKUMEN TERKENDALI“,

“DOKUMEN TIDAK

TERKENDALI“, “DOKUMEN

KADALUARSA“ sesuai

dengan Contoh Stempel

Pengendalian Dokumen

terlampir.

b. Warna stempel dipakai selain

hitam untuk stempel

“DOKUMEN INDUK“,

“DOKUMEN TERKENDALI“,

“DOKUMEN TIDAK

TERKENDALI“, “DOKUMEN

KADALUARSA“ Pemakaian

stempel berwarna dimaksudkan

untuk membedakan antara

dokumen asli dan hasil foto

copy.

Dokumen

terkendali

2

Dokumen Induk yang

kadaluarsa diidentifikasi

dengan stempel

“DOKUMEN

KADALUARSA” dan

disimpan oleh sekretariat.

Dokumen

Kadaluarsa

3

Dokumen Eksternal yang

dijadikan acuan dalam

penyusunan dokumen atau

dipakai sebagai acuan

pelaksanaan pekerjaan

dicatat.

Dokumen

eksternal

10

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENYUSUNAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP DOKUMEN MUTU



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka penyusunan dan

pemusnahan arsip dokumen tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

11

Flow Chart/ Bagan Alur Penyusunan Daftar Arsip (Hard Copy)

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ketua

Lembaga

Manajemen

Representative Sekretariat

Syarat /


1

Ketua Lembaga

(Dekan, Ketua

Jurusan, Kepala

Bagian) menyusun

daftar catatan mutu/

arsip dan

menyampaikan ke

Manajemen

Representative

Daftar

catatan

mutu/

arsip

2

Manajemen

Representative

memberikan

persetujuan daftar

catatan mtu/arsip

Persetujuan

daftar

catatan

mutu /arsip

3

Ketua Lembaga

(Pembantu Dekan,

Ketua Jurusan,

Kepala Bagian)

memberikan salinan


arsip ke Sekeretariat

untuk di arsip

Salinan

daftar

catatan

mutu/

arsip

4

Apabila ada

perubahan daftar

catatan mutu/ arsip,

Ketua Lembaga

(Pembantu Dekan,

Ketua Jurusan,

Kepala Bagian)

melakukan revisi


arsip dan mengikuti

prosedur penyusunan

daftar catatan

mutu/arsip

Revisi

daftar

catatan

mutu/

arsip

5

Sekretariat

menyimpan salinan


arsip masing- masing

lembaga

Salinan

daftar

catatan

mutu/

arsip

12

Flow Chart/ Bagan Alur Pemusnahan Daftar Arsip (Hard Copy)

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ketua

Lembaga

Manajemen

Representative

Syarat /


1

Ketua Lembaga

(Dekan, Ketua Jurusan,

Kepala Bagian/unit)

membuat berita acara

pemusnahan arsip dan

menyampaikan ke

Manajemen

Representative untuk

mendapatkan

persetujuan

berita acara

pemusnahan

arsip yang

telah disetujui

2

Manajemen

Representative

memberikan persetujuan

daftar catatan mutu/arsip

penilaian

dan

persetujuan

berita acara

pemusnahan

arsip

3

Ketua Lembaga (Dekan,

Ketua Jurusan, Kepala

Bagian/unit) melakukan

pemusnahan sesuai arsip

yang akan dimusnahkan,

personel yang

melakukan serta tanggal

pemusnahan

Jadwal

pemusnahan

arsip

4




perubahan Daftar

Catatan Mutu/ Arsip

serta menyerahkan

Daftar Catatan Mutu/

Arsip up dating ke

Sekretariat setelah

disetujui Manajemen

Representative

Revisi

daftar

catatan

mutu/ arsip

Flow Chart/Bagan Alur Penyusunan Daftar Arsip (Soft Copy)

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ketua

Lembaga Syarat/


1

Ketua Lembaga (Dekan, Ketua Jurusan, Kepala

Bagian/unit) menetapkan level akses terhadap

pengguna arsip berbentuk soft copy dalam

formulir daftar level akses dan menetapkan

catatan mutu/arsip berbentuk soft copy yang

akan dikendalikan oleh Sekretariat dalam Daftar

Catatan mutu/arsip

formulir

daftar level

akses,

catatan

mutu/ arsip

2


Bagian/unit) membuat Daftar Catatan

mutu/arsip berbentuk soft copy (baik yang akan

digunakan sendiri maupun yang akan

dipublikasi ke pengguna lain)

Softcopy

Daftar

Catatan

mutu/arsip

13

3


Bagian/unit) menyerahkan Daftar Catatan

mutu/arsip ke Sekretariat setelah disetujui MR

Daftar

Catatan

mutu/arsip

Flow Chart/Bagan Alur Pemusnahan Daftar Arsip (Soft Copy)

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ketua

Lembaga

Manajemen

Representative

Syarat /


1



Bagian/unit) membuat berita

acara pemusnahan arsip dan

menyampaikan ke

Manajemen Representative

untuk mendapatkan

persetujuan.

berita acara

pemusnahan

arsip yang telah

disetujui

2


memberikan persetujuan

berita acara pemusnahan arsip

yang diajukan Ketua

Lembaga (Dekan, Ketua

Jurusan, Kepala Bagian/unit)

penilaian dan

persetujuan

berita acara

pemusnahan

arsip

3




pemusnahan sesuai arsip yang

akan dimusnahkan, personel

yang melakukan serta tanggal

pemusnahan

Jadwal

pemusnahan

arsip

4




perubahan Daftar Catatan

Mutu/ Arsip serta

menyerahkan Daftar Catatan

Mutu/ Arsip up dating ke

Sekretariat setelah disetujui


Revisi daftar

catatan

mutu/arsip

14

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka rapat tinjauan

manajemen tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

15

Flow Chart/Bagan Alur

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pimpinan Pihak

terkait

maha

siswa wali

Syarat/


1

Melakukan Komunikasi

Internal melalui:

a. Rapat Tinjauan

Manajemen

b. Rapat internal

bulanan

c. Komunikasi dengan

pelanggan/

mahasiswa

d. Temu Wali

e. Surat Disposisi

f. Memo Internal

g. Surat Keputusan

h. Papan Pengumuman

Surat

Disposis,

Memo

Internal,

Surat

Keputusan,

pengumuman

2

Pimpinan mengundang

pihak terkait untuk

Mengkomunikasikan

suatu hal/permasalahan

Undangan

3

Pimpinan dan pihak

terkait/wali/mahasiswa

untuk mendiskusikan

permasalahan

Hasil rapat/

komunikasi

16

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP SURVEY KEPUASAN PELANGGAN



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka Survey Kepuasan

Pelanggan tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

17

Flowcart/Bagan Alur

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Manajemen

Representative Sekretariat Pelanggan

Syarat/


1

Sesuai jadwal/ periode

pengukuran kepuasan

pelanggan, Manajemen

Representative meminta

Sekretariat

mempersiapkan

kuesioner kepuasan

Pelanggan

Sesuai

jadwal/

periode

kuesioner

kepuasan

Pelanggan

2

Manajemen

Representative

berkoordinasi dengan

pihak- pihak terkait

pengukuran kepuasan

pelanggan di UIN

Mataram

Surat

pemberitahuan

kegiatan survey

Pihak terkait

mengetahui

kegiatan

survey yang

akan

dilakukan

3

Sekretariat

menyebarkan kuesioner

pengukuran kepuasan

pelanggan pada target

pelanggan sesuai arahan

dari Manajemen

Representative

kuesioner

pengukuran

kepuasan

pelanggan

4

Pelanggan mengisi

kuisioner pengukuran

kepuasan pelanggan dan

menyerahkan kembali ke

Sekretariat

kuesioner

yang telah

diisi

5

Sekretariat mengolah

data kuisioner kepuasan

pelanggan yang telah

terisi

Tersedia

program analisis

instrument

Hasil olahan

data

kuesioner

6

Sekretariat

mengarsipkan

kuisioner kepuasan

pelanggan dan data

hasil

Arsip

kuesioner

7

Olahannya Manajemen

Representative

menyerahkan data hasil

pengolahan kuisioner

pada pihak-pihak terkait

untuk ditindak lanjuti

melalui pengisian

formulir Permintaan

Tindakan Perbaikan &

pencegahan

8

Manajemen

Representative

memantau tindak lanjut

yang dilakukan pihak

terkait sesuai Prosedur

Mutu Permintaan

Tindakan Pencegahan

dan perbaikan

18

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENANGANAN KELUHAN/ADUAN



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Bila SOP ini tidak dijalankan maka Penanganan

Keluhan/pengaduan tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

19

Flow Chart/ Bagan Alur

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pihak

pengadu Sekretariat

Lembaga

Penjaminan

Mutu (LPM)

Pihak

Teradu

Syarat/

Perlengka

pan

Waktu Output

1

Adanya keluhan oleh

mahasiswa,

karyawan internal

maupun pihak luar

yang ditulis dalam

form keluhan/

pengaduan

dimasukkan ke kotak

saran

Kotak

aduan,

formulir

aduan,

nomor

SMS

aduan

Form

keluhan

yang

sudah

terisi

2

Sekretariat

memeriksa kotak

saran untuk melihat

apakah ada keluhan /

pengaduan yang

masuk, apabila

terdapat keluhan /

pengaduan yang

masuk selanjutnya

disampaikan ke LPM

1

Minggu

Sekali

3

LPM memilah serta

mengklarifikasikan

keluhan/pengaduan

yang masuk

berdasarkan pihak

yang akan

menyelesaikan

keluhan/pengaduan

Keluhan

4

LPM membuat

permintaan tindakan

perbaikan pada

formulir Permintaan

Tindakan

Pencegahan /

Perbaikan serta

menyampaikan ke

pihak yang

berwenang

menyelesaikan

keluhan/ pengaduan

dengan dilampiri

form keluhan/

pengaduan dari

pihak pengadu

formulir

Perminta

an

Tindakan

Pencega

han

/

Perbaika

n

20

5

Pihak berwenang

(teradu) mengisi

form formulir

Permintaan

Tindakan

Pencegahan /

Perbaikan pada

kolom Analisa

penyebab masalah

dan Tindakan

perbaikan yang

akan diambil serta

mencatat tanggal

rencana

penyelesaian

tindakan

perbaikan/ koreksi

formulir

Permint

aan

Tindaka

n

Pencega

han

/

Perbaik

an terisi

6

Pihak berwenang

(teradu)

menyerahkan form

formulir

Permintaan

Tindakan

Pencegahan /

Perbaikan kepada LPM

formulir

Permint

aan

Tindaka

n

Pencega

han

/

Perbaik

an terisi

7

LPM melakukan

verifikasi terkait

tindakan perbaikan

yang diambil serta

memantau status

setiap tindakan

yang diambil

dengan

menggunakan

Form Log Status

Tindakan

Pencegahan/

Perbaikan

21

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN AUDIT



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


Bila SOP ini tidak dijalankan maka Pelaksanaan

Audit tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

22

Flow Chart/Bagan Alur

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Lembaga

Penjamin

Mutu (LPM)

Tim

Auditor

Ketua

Auditor Auditee

Syarat/


1

Perencanaan Audit

LPM menyusun Program Audit

Mutu Internal Tahunan

6 Bulan Program

audit mutu

internal

2

Persiapan Audit

LPM melakukan Pemilihan

Auditor.

Auditor

independen,

dengan

sistem silang

Daftar

Auditor

Terpilih

LPM memprakarsai

pelaksanaan audit dengan

memberikan Surat Tugas

Auditor Internal yang

diterbitkan oleh Rektor

Surat

Tugas

Auditor

Internal

LPM mengadakan pertemuan

dengan Lead Auditor dan

Auditor untuk membahas

strategi audit dan dituangkan

dalam Rencana Pelaksanaan

Audit Mutu Internal

Rencana

Pelaksana

an Audit

Mutu

Internal

Tim audit menyiapkan check

list Audit untuk membuat

pertanyaan berdasarkan

dokumen yang akan diaudit

Checklist

Audit

3

Pelaksanaan Audit

Pembukaan Audit oleh ketua

Auditor dengan

memperkenalkan diri dan

anggota timnya serta

menjelaskan kriteria audit

Kertas

Kerja

Audit,

Form 3

Pengumpulan, klarifikasi dan

evaluasi informasi dilakukan

oleh Tim Auditor

Temuan-

temuan

Audit

Ketua auditor menutup

pelaksanaan audit dengan

menjelaskan temuan-temuan

selama audit serta target

pelaksanaan untuk tindakan

koreksi dan pencegahan.

Laporan

Audit

Ketua Auditor secara resmi

menyerahkan salinan laporan

Audit kepada perwakilan

auditee/klien sedangkan yang

asli diberikan kepada LPM

Laporan

Audit

4

Pelaporan Audit.

Ketua auditor melaporkan hasil

audit kepada LPM dengan

menggunakan form Laporan

Audit Mutu Internal

23

LPM merekomendasikan hal-hal yang harus dilakukan oleh auditee berdasarkan laporan audit

rekomend

asi

Auditee melakukan

tindakan perbaikan terhadap

temuan audit.

LPM melakukan pemantauan

pelaksanaan tindakan

koreksi dan pencegahan

terhadap hasil audit dengan

menggunakan form Status

Audit Mutu Internal

form Log

Status

Audit Mutu

Internal

24

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENGOLAHAN DATA



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


Bila SOP ini tidak dijalankan maka Pelaksanaan

Pengolahan data tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

25


No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Manajemen

Representative

Ketua

Lembaga

Penanggung

Jawab

Terkait

Syarat/

Perlengkapan Waktu Ouput

1

Management

Representative (MR)

bersama Ketua Lembaga

mengidentifikasi

kebutuhan pengukuran

dan analisa data, yang

dituangkan dalam Daftar

Kebutuhan Pengukuran

dan Analisa Data

Daftar

Kebutuhan

Pengukuran

dan Analisa

Data

2

Data yang dikumpulkan,

diolah dan dianalisa sesuai

dengan metode analisa

yang ditentukan dalam

Daftar Kebutuhan

Pengukuran dan Analisa

Data

3

Hasil pengukuran dan

analisa data tersebut

disajikan sesuai ketentuan,

oleh masing- masing

penanggung jawab

4

Hasil tersebut dijadikan

masukan dan dievaluasi

dalam Rapat Tinjauan

Manajemen

5

Rekaman berupa

pelaporan maupun hasil

pengukuran dan analisa

data serta tindak lanjutnya

dipelihara sesuai dengan

Prosedur Pengendalian

Arsip, serta dapat

dijadikan sebagai bahan

analisa selanjutnya

26

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP TATA CARA RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


Bila SOP ini tidak dijalankan maka tata cara rapat

tinjauan manajemen tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

27


No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

LPM Ketua

LPM

Peserta

Rapat Sekretariat

Syarat/

Perlengka

pan

Waktu Output

1 Persiapan Rapat

Tinjauan Manajemen

(RTM)

Ketua LPM atas

persetujuan Rektor

mengadakan Rapat

Tinjauan Manajemen

dengan mengundang

semua Pimpinan yang

terkait langsung dengan

agenda Rapat

Ketua LPM memimpin

Rapat Tinjauan

Manajemen

Agenda

RTM

2 Pelaksanaan Rapat

Tinjauan Manajemen

Para peserta rapat harus

mengisi form Daftar

Hadir Rapat Tinjauan

Manajemen sebagai

bukti kehadirannya

Form

daftar

hadir RTM

Hasil Rapat Tinjauan

Manajemen dihimpun

dalam Notulen Rapat

Tinjauan Manajemen

dan Rincian Tindak

Lanjut Rapat Tinjauan

Manajemen

Notulensi

RTM

Notulen Hasil Rapat

Tinjauan Manajemen

dan Rincian Tindak

Lanjut didistribusikan

kepada seluruh peserta

rapat dan bagian terkait

serta ditindaklanjuti bila

ada masalah yang harus

diselesaikan

Notulens

i RTM,

Rincian

Tindak

Lanjut

LPM memonitor tindak

lanjut hasil rapat tinjaun

manajemen.

Sekretariat menyimpan

dan memelihara arsip-

arsip rapat tinjauan

manajemen

Arsip

RTM

28

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENCEGAHAN DAN PERBAIKAN



1. Rektor



3. Bagian Akademik

1. Komputer

2. Laptop

3. Printer

4. Uraian Tugas


Bila SOP ini tidak dijalankan maka tata cara rapat

tinjauan manajemen tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

29

Flow Chart/ Bagan Alur Identifikasi Ketidaksesuaian dan Potensi Ketidaksesuaian dan

Penetapan Tindakan Pencegahan

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Buku

Dosen,

Karyawan

Ketua

Lembaga

LPM/

Sekretariat

Syarat/

Kelengkapan Waktu Output

1

Dosen dan karyawan

mengientifikasi

Ketidaksesuaian dan Potensi

Ketidaksesuaian dan

menguraikannya pada

Formulir Permintaan

Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan

Formulir

Permintaan

Tindakan

Perbaikan

dan

Pencegahan

2

Ketua Lembaga meninjau

kecenderungan terjadinya

ketidaksesuaian yang

diidentifikasi dengan

melakukan investigasi guna

menentukan akar masalah

yang menyebabkan

terjadinya kecenderungan

tersebut.

3

Ketua Lembaga menunjuk

personil yang melakukan

tindakan pencegahan dan

menentukan target waktu

penyelesaian yang akan

diambil

Daftar

Personil

4

Setiap kecenderungan akan

terjadinya ketidaksesuaian

potensial dimuat pada

formulir Permintaan

Tindakan Pencegahan yang

salinannya didistribusikan

ke LPM/Sekretariat untuk

dimonitor pelaksanaan

tindakan pencegahannya

Formulir

Permintaan

Tindakan

Pencegahan

5

LPM/Sekretariat mendaftar

setiap kecenderungan akan

terjadinya ketidaksesuaian

potensial dalam Formulir

Permintaan Tindakan

Perbaikan dan Pencegahan

pada Status Tindakan

Pencegahan & Perbaikan

untuk pemantauan


pencegahan

Formulir

Permintaan

Tindakan

Perbaikan

dan

Pencegahan

pada Log

Status

Tindakan

Pencegahan

&

Perbaikan

6

Ketua Lembaga harus

memastikan bahwa tindakan

yang diambil adalah sesuai

dengan ketentuan dan

kebutuhan sehingga efektif

dalam menghilangkan

potensi penyebab

ketidaksesuaian

30

Flow Chart/ Bagan Alur Penetapan Tindakan Perbaikan

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ketua

Lembaga

Terkait

LPM/

Sekretariat

Syarat/

Perlengkapan Waktu Ouput

1

Ketua Lembaga meninjau

ketidaksesuaian yang terjadi

yang diidentifikasi dengan

melakukan investigasi guna

menentukan akar masalah yang

menyebabkan terjadinya

ketidaksesuaian

2

Berdasarkan akar masalah yang

telah diidentifikasi, ditentukan

kebutuhan akan tindakan

perbaikan untuk memastikan

ketidaksesuaian yang telah

terjadi tidak terulang kembali,

berdasarkan penyebab

ketidaksesuaian tersebut

Daftar

kebutuhan

tindakan

perbaikan

3

Ketua Lembaga menunjuk

personil yang akan melakukan

tindakan perbaikan dan

menentukan target waktu

penyelesaian tindakan perbaikan

yang akan diambil

Daftar Personil

4

Laporan ketidaksesuaian yang

dimuat dalam formulir

Permintaan Tindakan Perbaikan

dan Pencegahan, yang salinannya

didistribusikan ke

LPM/Sekretariat untuk

dimonitor pelaksanaan tindakan

perbaikan yang akan diambil

Form, Jadwal

monitor

pelaksana an

tindakan

perbaikan

5

LPM/Sekretariat mendaftar

ketidaksesuaian yang terjadi

dalam status Tindakan

Pencegahan & Perbaikan untuk

memudahkan pemantauan

pelaksanaan tindakan perbaikan

Log status

Tindakan

Pencegah an &

Perbaikan

31

Flow Chart/ Bagan Alur Verifikasi Penetapan Tindakan Perbaikan/Pencegahan

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Penanggung

jawab

Tindakan

Ketua

Lembaga LPM Sekretariat

Syarat/

Perleng

kapan

Waktu Output

1

Penanggung jawab

tindakan melakukan

Tindakan pencegahan

sesuai dengan batas

waktu yang telah

ditetapkan dalam

formulir Permintaan

Tindakan Perbaikan

dan Pencegahan

formulir

Permintaan

Tindakan

Perbaikan dan

Pencegahan

2

Ketua LPM

memantau


pencegahan atau

perbaikan melalui

status Tindakan

Pencegahan/

Perbaikan

Log status

Tindakan

Pencegahan/

Perbaikan

3

LPM melakukan

verifikasi atau

menugaskan personil

untuk melakukan

verifikasi terhadap


pencegahan atau

perbaikan dan

melengkapi formulir

Permintaan Tindakan

Perbaikan dan

Pencegahan sesuai

jenis tindakannya

Satu

minggu

setelah

tanggal

batas

waktu

Hasil

Verivikasi

4

Apabila ternyata

tindakan pencegahan

atau perbaikan belum

dilakukan, maka

LPM akan

mengeluarkan Surat

Peringatan dan

meminta penetapan

target waktu


pencegahan atau

perbaikan kembali.

Surat Peringatan

ditembuskan kepada

Rektor

32

5

Apabila tindakan

pencegahan atau

perbaikan telah

memuaskan, LPM/

Sekretariat perlu

dilengkapi dengan

status Tindakan

Pencegahan /

Perbaikan dengan

pernyataan closed out

Closed out

Log status

Tindakan

Pencegahan/

Perbaikan

6

Efektivitas hasil

tindakan pencegahan

atau perbaikan

diverifikasi oleh

LPM atau personil

yang ditunjuk.

Hasil

verifikasi

Efektivitas

hasil tindakan

pencegahan

atau perbaikan

7

Jika hasil tindakan

pencegahan atau

perbaikan belum

memuaskan dan

efektif

menghilangkan

potensi penyebab

ketidaksesuaian maka

masalah tersebut

dibawa ke Tinjauan

Manajemen untuk

dicarikan solusi dari

Rektor sesuai dengan

Prosedur Mutu

Tinjauan Manajemen

8

Apabila tindakan

pencegahan atau

perbaikan yang

diambil adalah

mengubah metode

dan tata cara

pelaksanaan proses

yang telah

ditetapkan, maka

Sekretariat merevisi

Prosedur Mutu atau

dokumen yang

terkait, sesuai dengan

Prosedur Mutu

Pengendalian

Dokumen

Revisi

prosedur mutu

9

Semua arsip yang

berhubungan dengan


pencegahan disimpan

oleh LPM /

Sekretariat dan

bagian terkait.

Arsip RTM

33

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP LAPORAN RENCANA BEBAN KERJA DOSEN


1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20

Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;


Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen;


Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor

19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan;


37 Tahun 2009 tentang Dosen;


41 Tahun 2009 tentang Tunjangan Profesi Guru

dan Dosen, Tunjangan Khusus Guru dan Dosen,

serta Tunjangan Kehormatan Profesor, terutama

pasal 3 ayat 1;

7. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun

2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar

Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian

Agama;

8. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam

Kementerian Agama RI No. Dj.I/1765/2011

tanggal 9 Desember 2011 tentang Beban kerja

Dosen dan Evaluasi Pelaksanaan Tri Dharma

Perguruan Tinggi Bagi Dosen di Lingkungan

Perguruan Tinggi Agama Islam

1. Memahami tugas-tugas Dosen

2. Memahami Prosedur Penyusunan Laporan

RBKD.

3. Memiliki kemampuan mengoperasikan

Komputer


1. SOP Proses Pembelajaran

2. SOP Aktivitas Akademik

3. SOP Audit Mutu Internal

Dokumen Program dan Aktivitas,

RKAKL,Computer, printer, ATK


Apabila dosen tidak membuat laporan RBKD, maka

akan menghambat proses laporan BKD pada semester

berjalan dan mengurangi akuntabilitas kinerja sebagai

Dosen

1. Form Laporan RBKD

2. Bukti Laporan RBKD

34

Flow Chart Pelaksanaan

No Aktivitas Dosen LPM Kelengkapan Waktu output

1. Mengumpulkan

Dokumen yang

terkait Tri

Dharma

Perguruan

Tinggi

Surat-Tugas

Aktivitas Tri

Dharma

Perguruan Tinggi

dan rencana

Aktivitas Tri

Dharma PT serta

Aktivitas

Pendukung

3 hari Teridentifikasi data

Aktivitas Tri

Dharma dalam satu

semester

2. Menyusun

RBKD secara

online sesuai

pedoman BKD

1. Form Laporan

RBKD

2. Rencana

Aktivitas Tri

Dharma PT

satu semester

2 hari Tersusun dokumen

laporan RBKD

3 Memferivikasi

35

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP LAPORAN BEBAN KINERJA DOSEN


1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005

tentang Guru dan Dosen;

3. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012

tentang Pendidikan Tinggi;

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun

2005 tentang Standar Nasional Pendidikan yang direvisi

dengan PP 32 tahun 2013;


2009 tentang Dosen;


2009 tentang Tunjangan Profesi Guru dan Dosen, Tunjangan

Khusus Guru dan Dosen, serta Tunjangan Kehormatan

Profesor, terutama pasal 3 ayat 1;

7. Permenku RI Nomor 101/PMK.05/2010 yang dirubah

menjadi Permenku Nomor 164/PMK.05/2010 tentang Tatacara

Pembayaran Tunjangan Profesi Guru dan Dosen, Tunjangan

Khusus Guru dan Dosen, serta Tunjangan Kehormatan

Profesor.

8. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168 tahun 2010

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di

Lingkungan Kementerian Agama;

9. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Kementerian

Agama RI No. Dj.I/1765/2011 tanggal 9 Desember 2011

tentang Beban kerja Dosen dan Evaluasi Pelaksanaan Tri

Dharma Perguruan Tinggi Bagi Dosen di Lingkungan

Perguruan Tinggi Agama Islam.

1. Mengetahui Data Dosen tetap UIN

2. Memahami Prosedur Penyusunan

Laporan BKD

3. Mampu Mengoperasikan Komputer



2. SOP Aktivitas AKademik


4. SOP Sertifikasi Dosen

Data Dosen, Laporan Hasil Penilaian Asesor

BKD,

Computer, printer, lemari arsip, Buku Kendali


1. Apabila Pedoman/Regulasi di lingkungan UIN Mataram tidak

Apabila dosen tidak membuat laporan BKD sesuai dengan

tugas dan fungsinya sebagai dosen professional dan ilmuan,

maka tunjangan sertifikasinya dapat ditunda sementara

2. Jika dalam semester berikutnya, dosen tidak

melaksanakan kewajibannya dengan sungguh-sungguh dan

tidak membuat laporan BKD sesuai ketentuan, maka

tunjangan sertifikasinya dapat dicabut.

1. Dokumen Draft Pedoman/Regulasi

2. Draft Akhir Pembahasan

3. Presensi Tim Penyusun

4. SK Tim Penyusun

36


NO Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Dosen

Prodi/

Jurusan Asesor LPM Rektor Dirjen Kelengkapan Waktu output

1. Menyusun laporan BKD

secara online

1. Aktivitas tri dharma

dosen dan Aktivitas

Penunjang

2. Form Laporan BKD

4 hari

Tersusun

Dokumen

Laporan BKD

persemester

2. Memverifikasi LBKD online

2 hari

3.

Perbaikan kekurangan hasil

verifikasi 3. buah Dokumen Laporan

BKD 3 hari Tervalidasi

Laporan BKD

4. Penilaian LBKD online oleh

Asesor Dokumen Laporan BKD

sebanyak 2 rangkap 3 hari Laporan BKD

terdistribusikan

5. Dosen merevisi/melengkapi

kekurangan dokumen Dokumen Laporan BKD

sebanyak 2 rangkap 2 hari Laporan BKD

terdistribusikan

6. Pengecekan perbaikan oleh

asesor

1 hari

7. Penyerahan print out laporan

kinerja dosen yang telah

dinyatakan memenuhi oleh

asesor dan harus

ditandatangani di atas

materai 6000 oleh dosen

yang bersangkutan ke LPM

Dokumen laporan kinerja

dosen

2 hari

Laporan kinerja

dosen

8. Yudisium

1. Dokumen BKD

2. Formulir Penilaian 1 hari Nilai Hasil

Laporan BKD

9. Penetapan SK Rektor

Dokumen Laporan BKD

1 hari Terpenuhi

komponen BKD

10. Menyampaikan Hasil

Laporan BKD tingkat

Universitas Ke Dirjen Pendis

Rekapitulasi Hasil Nilai

BKD dan SK Rektor I 1 hari

Tersampa ikan

laporan Kinerja

Dosen

37

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENYUSUNAN PEDOMAN/STANDAR REGULASI


1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012

tentang Pendidikan Tinggi;

3. PP Nomor 19 tahun 2005 tentang SNP dan

PP 32 tahun 2013 tentang SNP

4. PP Nomor 04 tahun 2014 tentang

penyelenggaraan pendidikan dan Pengelolaan

Pendidikan Tinggi

5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 168

tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional Prosedur di Lingkungan

Kementerian Agama

1. Memahami Peraturan Perundangan yang

terkait

2. Memahami Uraian Tugas dan Fungsi

3. Memiliki Keahlian yang relevan dengan

Pedoman/Regulasi yang disusun


1. SOP Penyusunan Program

2. SOP Laporan Aktivitas

3. SOP Pengawasan Mutu Internal

Ruang kerja, Peraturan-peraturan yang

terkait, Computer, printer, meja, kursi, ATK


Apabila Pedoman/Regulasi di lingkungan UIN

Mataram tidak disusun secara sistematis,

akuntabel dan transparan, maka akan

berdampak pada standar mutu Proses dan

Hasil dari produk pedoman/regulasi tersebut

1. Dokumen Draft Pedoman/Regulasi

2. Draft Akhir Pembahasan

3. Presensi Tim Penyusun

4. SK Tim Penyusun

38


NO Aktivitas

Pelaksanaan Mutu Baku

LPM

Tim

Penyusun

Tim

pembahas Rektor Kelengkapan Waktu output

1. Menyusun dan

Mengusulkan Tim

Penyusun

RK-AKL/ DIPA I hari Draft SK

Tim

Penyusun

2. Menetapkan Tim Penyusun

Draft SK Tim

Penyusun 1 hari SK Tim

Penyusun

3. Menggandakan dan

Mendistribusikan SK Tim

Penyusun

SK Tim

Penyusun

1 hari SK Tim

Penyusun

4.

Menyiapkan dan

Menyusun Bahan-bahan

Draft Regulasi

1. Peraturan-

peraturan

2. Komputer

3. ATK

1 hari Bahan-

bahan Draft

dan

Peraturan

5. Mengadakan Rapat-

rapat Pembahasan

Bahan/Draft Regulasi

1. Draft Regulasi

2. ATK

3. Presensi Tim

1

minggu

Draft Awal

Regulasi

6. Memberikan

Presentasi Draft Regulasi

1. Draft Awal

Regulasi

2. Laptop

3. LCD

4. ATK

5. Presensi Tim

1 hari Perbaikan

Draft Awal

Regulasi

7. Membahas dan

Memberikan Masukan

Perbaikan Draft Regulasi

1. Draft Awal

Regulasi

2. Presensi Tim

3. ATK

1 hari Perbaikan

Draft

Awal

Regulasi

8. Melakukan Perbaikan

Draft Regulasi menjadi

Draft Final

1. Bahan Catatan

Perbaikan

2. Draft Awal

3 hari Draft Final

Regulasi


Pembahasan Draft Final

Regulasi

Draft Final

Regulasi

1 hari Draft Final

Regulasi


Draft Final Regulasi dan

Meminta

Persetujuan/Penetapan

Draft Regulasi menjadi

regulasi

Draft Final

Regulasi dan

Draft SK

Penetapan

Regulasi

3 hari Draft Final

Regulasi

11 Menerima dan

Menetapkan Draft

Regulasi menjadi

Regulasi

Draft Final

Regulasi dan

Draft SK

Penetapan

Regulasi

2 hari SK

Penetapan

Regulasi

12 Menggandakan/

mendistribusikan/

menyimpan dokumen

Regulasi

39

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENGUSULAN PESERTA SERTIFIKASI DOSEN



Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional;





4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan;


Nomor 37 Tahun 2009 tentang Dosen;


Nomor 41 Tahun 2009 tentang Tunjangan

Profesi Guru dan Dosen, Tunjangan Khusus

Guru dan Dosen, serta Tunjangan Kehormatan

Profesor, terutama pasal 3 ayat 1;

7. Permenku RI Nomor 101/PMK.05/2010 yang

diubah menjadi Permenku Nomor

164/PMK.05/2010 tentang Tatacara

Pembayaran Tunjangan Profesi Guru dan Dosen,

Tunjangan Khusus Guru dan Dosen, serta

Tunjangan Kehormatan Profesor.



Operasional Prosedur di Lingkungan

Kementerian Agama;

1. Memiliki kemampuan mengoperasikan

komputer

2. Memahami Prosedur Pengusulan

Serdos

3. Memiliki ketelitian dan ketekunan



2. SOP Aktivitas AKademik

Ruang kerja, Peraturan-peraturan yang

terkait, Computer, printer, meja, kursi,

ATK


Apabila dosen yang belum disertifikasi tidak

melaksanakan kewajiban minimal sebagai dosen,

maka tidak akan diajukan menjadi peserta

sertifikasi dosen

1. Data Dosen UIN belum Sertifikasi

2. Bukti Dokumen Laporan BKD

3. RKAKL

40


NO Aktivitas

Pelaksanaan Mutu Baku

LPM

Peserta

Serdos

Rektor

Diktis Kelengkapan Waktu output

1. Mengidentifikasi nama-nama

dosen yang belum mendapatkan

sertifikat dosen professional

(serdos);

Data Kepegawaian

nama- nama dosen

yang belum

sertifikasi

2 hari Teridentifikasi

nama-nama

dosen belum

lulus serdos

2. Mengusulkan nama-nama calon

peserta Serdos ke Rektor yang

memenuhi syarat untuk diusulkan

sebagai peserta sertifikasi dosen;

Data nama dosen

yang belum

tersertifiksdi

1 hari Tercatat Data

calon peserta

Serdos

3. Mengusulkan quota dan nama-

nama calon peserta Serdos ke

Diktis (Dirjen Pendis) untuk di

SK kan

Data nama-

nama dosen

yang belum

sertifikasi

sebagai calon

peserta serdos

2 hari Data usulan

Peserta Serdos

4.

Mengusulkan nama-nama panitia

Serdos dan asesor ke Rektor

untuk di tetapkan (SK);

Nama-nama

panitiadan

asesor serdos

1 hari Terdapat SK

panitia dan

asesor

5. Menetapkan (membuat SK)

panitia dan asesor serdos

Usulan nama-

nama Panitia

dan Asesor

Serdos

2 hari SK panitia

dan asesor

serdos

6. Memberikan sosialisasi dan

arahan terhadap calon peserta

Serdos yang telah disetujui/di SK

kan oleh Dirjen Pendis;

SK Dirjen ttg

peserta serdos dan

asesor serdos

2 hari persamaan

pemahaman

calon peserta

serdos

7. Menyampaikan User ID, password

peserta serdos dan memberikan

asistensi cara pengisian biodata

peserta Serdos, penyusunan

Deskripsi Diri Dosen, dan hal-

hal yang terkait dengan Aktivitas

Serdos

1. SK peserta

serdos,data

user ID dan

password

peserta serdos

2. Instrumen

Persepsional

dan deskripsi

diri

5 hari Data peserta

serdos dan

deskripsi diri

8. Mengisi form kelengakapan

peserta serdos dan membuat

Deskripsi Diri Dosen serta mengisi

penilaian persepsional dirinya

secara online

Data deskripsi

diri hasil

penilaian

profesional

2 hari Tersusun

deskripsi diri

peserta

serdos

9. Memverifikasi/memeriksa seluruh

kelengkapan data dan dokumen

para Peserta Serdos untuk

divalidasi dan disampaikan ke

Diktis secara online;

Data deskripsi

diri, hasil

penilaian

perseprional

2 hari Data peserta

serdos akurat

dan valid

10. Menerima/meminta perbaikan

data Usulan Peserta Serdos

Usulan perbaikan

data dosen yang

belum tersertifiksi

2 hari Ada perbaikan

data usulan

peserta

serdos

11 Memvalidasi data seluruh

peserta serdos dan

mengirimkannya ke panitia

Data diri peserta

serdos pusat

(Diktis) secara

online

2 hari Verifikasi dan

validasi data-

data serdos

41

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PTP SERTIFIKASI DOSEN



Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;






23 Tahun 2005 tentang Perguruan Tinggi Sebagai

Badan Layanan Umum (BLU);


19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan;


37 Tahun 2009 tentang Dosen;


41 Tahun 2009 tentang Tunjangan Profesi Guru

dan Dosen, Tunjangan Khusus Guru dan Dosen,

serta Tunjangan Kehormatan Profesor, terutama

pasal 3 ayat 1;

8. Permenku RI Nomor 101/PMK.05/2010 yang

diubah menjadi Permenku Nomor

164/PMK.05/2010 tentang Tatacara Pembayaran

Tunjangan Profesi Guru dan Dosen, Tunjangan

Khusus Guru dan Dosen, serta Tunjangan

Kehormatan Profesor.



Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian

Agama;

1. Memahami pedoman dan Prosedur Serdos

2. Mampu mengoperasikan komputer


SOP Usulan Peserta Sertifikasi Dosen Data peserta serdos, Ruang kerja, Computer,

printer, meja, kursi, lemari arsip, jaringan

internet


Apabila terdapat kekeliruan dalam penulisan data

peserta serdos maka akan berdampak pada

ketidaksesuaian data kepegawaian dosen untuk

mendapatkan tunjangan sertifikasi dosen

1. Data penilaian asesor serdos

2. SK dirjen tentang peserta serdos

3. Kepanitiaan PTP serdos

4. SK kelulusan peserta serdos

5. Sertifikat kelulusan

42


NO Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Dosen

Akademik

Fakultas Kajur LPM Rektor Kelengkapan Waktu output

1. Menerima Data dan

berkas usulan peserta

Serdos serta menerima ID,

Pasword PTPS

Data Usulan Sesuai

SK Dirjen dan

Kepegawaian serta

ID dan Pasword

PTPS

2 hari Data peserta

serdos

2. Meng-croschek data

Usulan Serdos ke PT

Pengusul dan dari PT

Pengusul ke PTP Serdos

Validasi Data

Peserta Serdos

1

minggu

Data peserta

serdos valid

3. Menerima Perbaikan

Data Peserta Serdos dan

mengkonfirmasi lagi jika

masih ada kekeliruan

tdk lkp

Data Dokumen

Peserta Serdos

3 hari Data Peserta

Serdos Valid

4.

Mengklasifikasi data

peserta dan

mendistribusikannya

kepada nama-nama asesor

sesaui bidang keilmuan

serta memberikan ID,

Pasword peserta Serdos

serta melakukan penyamaan

persepsi teknik penilaian

lkp

Data Dokumen

Peserta Serdos, ID

dan Password

Peserta Serdos

1 hari Nama- nama

Asesor dan

Peserta Serdos

yang dinilai

5. Melakukan penilaian dan

memberikan rekap hasil

penilaian sesuai pedoman

1. Data Peserta

Serdos

2. Form

Penilaian

1

minggu

Data Hasil Nilai

Peserta Serdos

6. Menerima Data

Rekap Penilaian Peserta

Serdos dan melakukan

sidang kelulusan

tdk lkp

lkp

1. Data

Rekapitulasi

Penilaian

Asesor

2. Form Laporan

2 hari Data Nilai

Asesor Serdos

7. Melakukan Sidang

Kelulusan dan menetapkan

hasil sidang kelulusan

peserta serdos dan

mengirimkan hasilnya ke

Direktorat

1. Data

Dokumen

Peserta Serdos

2. SK Penetapan

Kelulusan

1

minggu

SK Kelulusan

Peserta Serdos

8. Menerima data Akhir

Hasil

Kelulusan PTPS

Serdos

Rekapitulasi Hasil

Kelulusan Peserta

Serdos

2 hari Laporan

Kelulusan

Peserta Serdos

43

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAKSANAAN AUDIT KINERJA DOSEN


1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-undang nomor 14 tahun 2005 tentang

Guru dan Dosen;

3. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

4. PP nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan Keputusan Menteri Agama RI Nomor

168 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan

Standar Operasional Prosedur di Lingkungan

Kementerian Agama

5. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam

Kementerian Agama RI No. Dj.I/1765/2011

tanggal 9 Desember 2011 tentang Beban kerja

Dosen dan Evaluasi Pelaksanaan Tri Dharma

Perguruan Tinggi Bagi Dosen di Lingkungan

Perguruan Tinggi Agama Islam.

1. Memiliki kemampuan dalam

Aktivitas Audit

2. Memahami Tugas-tugas Dosen dalam

Pembelajaran

3. Mengetahui Jadwal Pembelajaran dan

Kalender Akademik


1. SOP Standar Mutu Pembelajar

2. Pedoman Pengaturan Beban Kinerja Dosen

Instrumen Audit, Computer, printer


Apabila dosen tidak melaksanakan proses

pembelajaran sesuai standar dan ketentuan yang

berlaku maka akan berdampak pada penilaian Beban

Kerja Dosen dan mutu pendidikan di UIN Mataram

Laporan Hasil Audit

44


NO Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Pusat

Audit

LPM

Tim

Auditor

Dosen Ketua

LPM Dekan

/

Rektor

Kelengkapan Waktu output

1. Menyiapkan instrument

audit kinerja dosen,

nama-nama calon

auditor, jadwal Aktivitas

audit

Komputer, printer,

ATK

2 hari Instrument

audit, nama

calon auditor,

jadwal audit

2. Mengusulkan Sk tim

audit dan surat tugas

audit

Daftar nama

dosen (auditor),

computer, printer

2 hari SK, Surat

Tugas

Auditor

3. Melaksanakan rapat

persiapan audit dan

membagikan dokumen

kelengkapan audit

Jadwal, Instrumen

audit, SK/surat

tugas,

Akomodasi/kons

umsi dan ATK

1 hari Daftar hadirt,

tanda terima

dokumen

4.

Melaksanakan Aktivitas

audit dan mengolah

data hasil audit serta

mempresentasikan hasil

audit

Anggaran, SK

Instrument audit,

ATK

1 minggu Data hasi

audit

5. Mengkompilasi hasil

laporan auditor internal

Laporan tim

auditor

1 minggu Data

Kompilasi

Laporan hasil

audit

6. Menyampaikan laporan

Hasil audit

Hasil kompilasi

laporan tim auditor

2 hari Laporan

Hasil Audit

7. Menindaklanjuti hasil

laporan dan temuan audit

kepada audity

Laporan hasil

temuan auditor

4 hari Aktivitas

tindak lanjut

(supervise/ra

p at dosen)

8. Mengadakan Rapat

persiapan

Menghadiri

pengarahan/supervisi

dan presentasi hasil

Aktivitas audit

Hasil audit, LCD,

Ruang rapat

1 hari informasi ttg

kinerja dosen

9. Menyimpan hasil

laporan audit kinerja

dosen

Lemari Arsip 2 jam Arsip

Laporan hasil

audit

45

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENDAMPINGAN AKREDITASI


1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-undang nomor 14 tahun 2005 tentang

Guru dan Dosen;

3. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi;

4. PP nomor 19 tahun 2005 tentang Standar

Nasional Pendidikan Keputusan Menteri Agama

RI Nomor 168 tahun 2010 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur di

Lingkungan Kementerian Agama

5. Permendiknas No 73 tahun 2009 tentang

Perangkat Akreditasi Program Studi Sarjana

(S1)

6. Surat Edaran Dikti NOMOR 194/E.E3/AK/2014

tentang Izin Penyelenggaraan dan Akreditasi

Institusi Perguruan Tinggi

1. Memiliki kompetensi di bidang

Akreditasi Institusi/program studi

2. Memahami prosedur dan Borang

Akreditasi

3. Memahami Tupoksi pada masing-

masing institusi/unit

4. Mampu mengoperasikan komputer



2. SOP Standar Mutu Pembelajaran

3. Buku Panduan BAN PT tentang Akreditasi

Program Studi dan Institusi

Borang Akreditasi, computer, ATK, Ruang

Rapat, LCD


1. Apabila Aktivitas akreditasi institusi dan

program studi tidak dilakukan pendampingan,

maka akan berdampak pada rendahnya

penilaian asesor terhadap hasil akreditasi

Program Studi/Institusi

2. Apabila hasil akreditasi institusi/program studi

rendah maka akan berdampak pada rendahnya

kepercayaan atau penilaian masyarakat terhadap

kualitas pendidikan di UIN Mataram.

1. Draft usulan/Borang Akreditasi

2. Laporan Aktivitas Hasil Pendampingan

46


NO Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Jurusan

/Prodi

Kepala

Pusat Audit

Asesor Ketua

LPM Peserta Kelengkapan Waktu output

1. Menyampaikan Draft

Borang Akreditasi

Prodi/Institusi

Hard Copy dan

Soft Copy Borang

Prodi

0 hari Hard dan soft

copy file Usulan

Borang

akreditasi

2. Menyiapkan/menghubungi

narasumber/asesor BAN

PT yang sesuai dengan

Prodi/instusi disertasi

dengan penyampaian soft

file Borang prodi/instiusi

1. Nomor Kontak

Asesor

2. Hard copy atau

Soft File

Borang Prodi

2 hari Surat dan

informasi

kesediaan

3. Menyiapkan surat

undangan peserta, Daftar

hadir, perlengkapan,

tempat dan akomodasi

narasumber/peserta

serta konsumsi

rapat/pendampingan

Printer, Daftar

Nama Undangan,

Dok. RKAKL

3 hari Surat undangan

peserta, daftar

hadir,

perlengkapan

peserta, kesiapan

konsumsi dan

tempat

4.

Melaksanakan Aktivitas

pendampingan

Ruangan Rapat,

Perlengkapan

Rapat, Boran

Sesuai

jadwal

Daftar hadir

peserta dan

narasumber serta

bahan

5. Memberikan materi

pendampingan akreditasi

dan feedback dari Borang

AKreditasi yang akan

diusulkan

Copy Borang

Akreditasi

Sesuai

jadwal

Catatan feedback

borang

6. Melakukan diskusi dan

Tanya jawab tentang

pengisian Borang

Akreditasi

ATK dan

Borang

Akreditasi

Sesuai

jadwal

Perbaikan dan

pengetahuan

tentang

pengisian borang

7. Membuat Laporan

Aktivitas Pendampingan

Daftar Hadir, CV,

Tanda Terima

Honor, Kwitansi,

Nota Keuangan,

dll

2 hari Draft laporan

Aktivitas

8. Memeriksa dan

menandatangani

laporan Aktivitas

pendampingan

Draft dan

Dokumen Laporan

Aktivitas

1 hari Draft laporan

dan lembar

disposisi

9. Menyimpan dan

Menyampaikan laporan

hasil Aktivitas

pendampingan

Lemari Arsip dan

Buku Kendali

2 jam Arsip

47

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP SURVEY PERKULIAHAN OLEH MAHASISWA


1. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi

2. Keputusan Kementerian Agama RI Nomor 168 Tahun 2010

Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional di

Lingkungan Kementerian Agama

3. SK Penerimaan mahasiswa baru

4. Pedoman akademik UIN Mataram


1. Rektor

2. Dekan

3. Lembaga Penjamin Mutu

4. Dosen

5. Mahasiswa


Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelaksanaan survey

perkuliahan oleh mahasiswa tidak bisa berjalan

48

Flow Chart Persiapan Pelaksanaan Survey Perkuliahan Oleh Mahasiswa

NO Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Lembaga

Penjamin

Mutu

Syarat/ kelengkapan Waktu Output

1. Membentuk panitia

Survey proses

perkuliahan

2. Menyiapkan dan

melakukan

sosialisasi

instrument survey

yang akan

digunakan

3. Memperbanyak

lembaran

instrument survey

4. Menyebarkan

instrument survey

ke seluruh fakultas

Lembaran

instrument

survey

5. Menentukan kelas

yang akan

dilakukan survey

untuk tiap – tiap

dosen

49

Flow Chart Pelaksanaan Survey Perkuliahan Oleh Mahasiswa

NO Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

LPM Perwakilan

Kelas Mahasiswa

Syarat/

kelengkapan Waktu Output

1. Mendistribusika

n instrumen

survey kepada

perwakilan kelas

Lembaran

instrument

survey

2. Membagikan

instrument ke

mahasiswa

Lembaran

instrument

survey

3. Mengisi form

survey

Lembaran

instrument

survey

4. Mengembalikan

lembar survey

yang sudah diisi

ke panitia

survey

Lembaran

instrument

survey

5. Menyerahkan

semua hasil

survey ke LPM

untuk diproses

lebih lanjut

Lembaran

instrument

survey

50

Flowchart Pelaporan Survey Perkuliahan Oleh Mahasiswa

NO Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

LPM Dosen Dekan Rektor Syarat/

kelengkapan Waktu Output

1. Panitia melakukan

pemrosesan data

survey proses

perkuliahan

2. Melaporkan hasil

survey yang sudah

diproses kepada

LPM

3. Dosen yang

bersangkutan

menerima hasil

laporan LPM

Hasil survey

masing –

masing

dosen

4. Dekan menerima

hasil survey untuk

seluruh dosen

alam fakultasnya

Hasil survey

dosen –

dosen

dalam

fakultas

5. Rektor menerima

hasil survey

seluruh Dosen

UIN Mataram

Hasil

survey

seluruh

dosen

UIN

Mataram

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR -...

Documents

Transcript of STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR -...