STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN ... - staff.uks.ac.idstaff.uks.ac.id/MJO/MATERI AIPT WORKSHOP...

Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu

BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013

36

STANDAR 2

TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN,

DAN PENJAMINAN MUTU

2.1. Tata Pamong

2.1.1. Sistem Tata Pamong

Sistem tata pamong ditetapkan melalui sekumpulan peraturan Kementerian

Pertahanan, Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan YKPP (dahulu

bernama Yayasan Kejuangan Panglima Besar Sudirman YKPBS), UPN ―Veteran‖

Yogyakarta, Fakultas/Pengelola Program Studi, Program Studi, dan/atau Satker

lainnya.

Tata pamong di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta diarahkan pada mekanisme untuk

mendapat kesepakatan dan mengakomodasikan kepentingan dari stakeholders.

Tata pamong dibangun secara bertahap berkesinambungan untuk memperoleh

budaya organisasi yang mencerminkan aspek-aspek: (1) kredibel, (2) transparan,

(3) akuntabel, (4) bertanggung jawab, dan (5) menerapkan prinsip-prinsip

keadilan.

1. Kredibel

Aspek kredibel antara lain dicerminkan atau dinyatakan dalam tata cara pemilihan

pejabat struktural di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Secara khusus, telah

diterbitkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan

Perumahan Nomor: KEP/11/YKPP/III/2008 tentang Peraturan Kepegawaian yang

mengatur antara lain penerimaan pegawai, pendidikan dan pelatihan, penggunaan

personil, perawatan personil, dan pemberhentian personil. Guna memperoleh

sumberdaya manusia yang handal pada bidangnya, telah pula dibentuk

mekanisme job analysis, job specification dan job description, melalui Surat



37

Keputusan Rektor Nomor: SKEP/89/V/2006 tentang Pembentukan Panitia Karier

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

2. Transparan

Aspek transparan antara lain dicerminkan dalam tata cara penyusunan Program

Kerja dan Rencana Anggaran (PKRA) yang dituangkan dalam Surat Keputusan

Rektor setiap tahunnya. Alokasi keuangan disusun oleh masing-masing Satker

selanjutnya dikonsolidasikan di tingkat fakultas, universitas dan dirapatkan dalam

Rapat Koordinasi Teknis (Rakornis) penyusunan PKRA. Secara khusus, telah

diterbitkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan

Perumahan Nomor: KEP/13/YKPP/III/2008 tentang Peraturan Anggaran dan

Keuangan yang mengatur antara lain struktur program anggaran, penganggaran,

pengotorisasian, keuangan, pendanaan, penata bukuan dan pertanggungjawaban

keuangan, dan pengendalian. Dikaitkan dengan proses pembelajaran yang

bermutu, maka setiap tahun diterbitkan surat keputusan Rekor tentang peringatan

putus studi pada semester Gasal (contoh: Surat Keputusan Rektor Nomor:

SKEP/214/IX/2010 tentang Mahasiswa yang Terkena Peringatan Putus Studi

Pada Akhir Tahun Akademik 2009/2010), dan Putus Studi pada Semester Genap

(contoh: Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114a/IX/2010 tentang Mahasiswa

yang Dinyatakan Putus Studi Pada Akhir Tahun Akademik 2009/2010).

3. Akuntabel

Aspek akuntabel antara lain dicerminkan dalam tata cara pertanggungjawaban

kinerja Rektor yang disajikan dan merupakan bagian dari Pidato Rektor pada

kegiatan Dies Natalis, audit akademik, audit non-akademik maupun Tim Wasrik

dari Inspektorat Jenderal Kementerian Pertahanan yang dilakukan setiap tahun.

Akuntabilitas juga dicerminkan pada pemilihan Ketua Jurusan (Ketua Program

Studi), Dekan, dan Rektor dilakukan secara pemilihan langsung oleh dosen dan

tenaga kependidikan yang tertuang dalam Surat Keputusan Ketua Pengurus

YKPP Nomor: SKEP/26.a/YKPP/VII/2010 tentang Tata Cara Penyelenggaraan



38

Pemilihan Rektor di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta-Jawa Timur-Jakarta.

Sedangkan pemilihan pimpinan struktural yang lainnya dilakukan melalui usulan

masing-masing Satuan Kerja (Satker) dan selanjutnya dibahas pada Bidang II

yang berangotakan para Wakil Dekan II, Sekretaris Lembaga, dan Sekretaris

Badan.

4. Bertanggung jawab

Aspek bertanggung jawab dicerminkan dalam kegiatan Pengabdian kepada

Masyarakat Simada (Sinerji Mahasiswa Dewasa) di pelosok (Pulau Bawean) dan

daerah perbatasan (Entikong, Kalimantan Barat), melaksanakan Job Fair secara

rutin untuk menyalurkan lulusan, dan pengembangan Desa Binaan Desa Ponjong,

Kecamatan Ponjong, Kabupaten Gunungkidul. Dalam bidang akademik, proses

belajar mengajar mengacu kepada pemenuhan standar BAN-PT melalui Surat

Keputusan Rektor Nomor: SKEP/73/V/2010 tentang Tim Pelaksana Penjaminan

Mutu Tingkat Fakultas dan Tingkat Program Studi Jenjang S-1 di Lingkungan UPN

―Veteran‖ Yogyakarta, Nomor: SKEP/84.a/V/2012 tentang Tim Pelaksana

Penyusunan Laporan Semesteran/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi

Diri (EPSBED), maupun Nomor: SKEP/139/X/2012 tentang Standar Mutu,

Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Program Studi Sarjana di Lingkungan UPN

―Veteran‖ Yogyakarta.

5. Keadilan

Aspek penerapan prinsip-prinsip keadilan dicerminkan dalam seleksi penerimaan

mahasiswa baru yang memberikan peluang bagi Penjaringan Bibit Unggul Daerah

(PBUD), Penjaringan Bibit Atlet Daerah (PBAD) sebagaimana tercantum pada

Pengumuman Nomor: PENG/.0/III/2012 tentang Hasil Seleksi Jalur Non Reguler

(PBUD dan PBAD) TA. 2012/2013 UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, dan diterima

sebanyak 391 mahasiswa. UPN ―Veteran‖ Yogyakarta juga memberikan berbagai

jenis beasiswa bagi mahasiswa yang kurang mampu secara finansial tetapi

mempunyai kemampuan akademis yang tinggi yang tertuang dalam Surat



39

Keputusan Rektor Nomor: SKEP/27/II/2013 tentang Ketentuan Evaluasi dan

Sanksi Administrasi Akademik Bagi Penerima Bantuan Beasiswa Yayasan

Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan yang Melaksanakan Studi di UPN


Lembaga-lembaga yang berperan dalam tata pamong antara lain:

(1) Sekretaris Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai PembinaYayasan.

(2) Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP), dahulu

bernama Yayasan Kejuangan Panglima Besar Sudirman (YKPBS),

sebagai Badan Penyelenggara.

(3) Badan Pelaksana Harian (BPH) selaku Pelaksana Harian.

(4) Senat Universitas sebagai badan normatif tertinggi.

(5) Pimpinan Universitas, yaitu Rektor.

(6) Management executive team, yaitu Wakil Rektor I, Wakil Rektor II dan

Wakil Rektor III.

(7) Pelaksana Akademik, yaitu Fakultas/Pengelola Prodi, dan Program Studi.

(8) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), dan

Badan Penjaminan Mutu (BPM).

(9) Unsur penunjang, yaitu Unit Pengelola Teknis (UPT) Perpustakaan, UPT

Poliklinik, UPT Telematika, UPT Laboratorium Dasar, UPT Percetakan,

dan UPT Museum, dan (Pusat Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas

Instruksional (P3AI).

(10) Pelaksana administrasi, yaitu Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan, Biro Kerjasama dan Komunikasi, Biro Administrasi

Umum, dan Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan.

Perangkat pendukung sistem tata pamong di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

berdasarkan hirarkinya dapat dibagi dalam 5 (lima) bagian besar yaitu (1) tata nilai



40

pemersatu pola pikir dan pola tindak, (2) pendukung tingkat Kementerian

Pertahanan, (3) pendukung tingkat Yayasan, dan (4) pendukung tingkat Senat

Universitas, dan (5) pendukung tingkat Universitas.

1. Tata nilai pemersatu pola pikir dan pola tindak

Tata nilai pemersatu pola pikir dan pola tindak UPN ―Veteran‖ Yogyakarta yaitu

sesanti Widya Mwat Yasa dan motto Disiplin, Kejuangan, Kreativitas. Untuk

menanamkan tata nilai tersebut, maka setiap mahasiswa diwajibkan mengambil

matakuliah Widya Mwat Yasa(Wimaya) dengan bobot 2 SKS. Detil tata nilai

adalah sebagai berikut:

(1) Sesanti Widya Mwat Yasa yang menjadi ruh Tridarma Perguruan Tinggi di

lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Makna Widya Mwat Yasa adalah

mendarmabaktikan ilmu pengetahuan yang diperoleh sebesar-besarnya

untuk kepentingan bangsa dan negara.

(2) Motto Disiplin, Kejuangan, Kreativitas yang menjadi pedoman pola pikir

dan pola tindak dalam tata kelola Universitas.

2. Pendukung tingkat Kementerian Pertahanan

Keberadaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta tidak dapat dilepaskan dari Kementerian

Pertahanan (dahulu bernama Departemen Veteran dan Demobilisasi RI) sebagai

pendiri dan pembina proses tumbuh kembangnya universitas sampai menjadi

bentuk sekarang ini. Oleh sebab itu, pendukung sistem tata pamong juga diwarnai

oleh berbagai peraturan yang berkait dengan Kementerian Pertahanan

sebagaimana disajikan pada Referensi.

3. Pendukung tingkat Yayasan

Sebagai bentuk operasionalisasi, maka Kementerian Pertahanan telah

membentuk yayasan sebagai pengelola UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, yaitu

Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) sesuai Akta Notaris



41

Imas Fatimah, SH Nomor 27 tanggal 10 Agustus 2007. YKPP selanjutnya menjadi

pengelola universitas, dan telah menerbitkan berbagai peraturan antara lain

sebagaimana disajikan pada Referensi.

3. Pendukung tingkat Senat Universitas

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah memiliki lembaga normatif tertinggi, yaitu Senat

Universitas yang beranggotakan seluruh eselon satu (Rektor, para Warek, Para

Dekan, Ketua LPPM, Kepala BPM, Direktur PPs), para Guru Besar, dan

perwakilan dosen dari setiap program studi. Senat Universitas telah menerbitkan

berbagi peraturan antara lain sebagaimana disajikan pada Referensi.

4. Pendukung tingkat universitas

Pada tataran lebih bawah sebagai eksekutif, maka Rektor bertanggung jawab

untuk mengendalikan semua proses akademik dan non-akademik. Rektor dibantu

oleh management executive team yaitu Warek I bidang Akademik, Warek II

bidang Keuangan dan Sumberdaya Manusia, dan Warek III bidang Kerjasama dan

Komunikasi. Sebagai eksekutif, Rektor telah menerbitkan berbagai peraturan

antara lain disajikan pada Referensi.

2.1.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi disusun untuk memenuhi tuntutan perkembangan zaman,

mewujudkan visi, misi dan tujuan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Struktur organisasi

secara lengkap tercantum pada Surat Keputusan Ketua Pengurus Yayasan

Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang

Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Bab II Pasal 5.



42

Struktur Organisasi UPN “Veteran” Yogyakarta

(Sumber: KEP/17/YKPP/III/2008)

Melalui peraturan-peraturan, yaitu :

(1) Keputusan Menteri Pertahanan selaku Ketua Pembina YKPP Nomor:

KEP/05/BINA/YKPP/VIII/2008 tentang Anggaran Rumah Tangga Yayasan

Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (ART YKPP),

(2) Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan

Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata

Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,

Unsur Pimpinan

Unsur Pelaksana

Admin.

Unsur Penunjang

Unsur Pelaksana Akademik

Keterangan: : Instruktif/Direktif

: Pengawasan : Koordinasi/Konsultasi : Pembinaan



43


Perumahan Nomor: KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta UPN ―Veteran‖

Yogakarta,


Perumahan Nomor: KEP/10/I/2005 tentang Uraian Tugas Pokok Badan

Pelaksana Harian,

telah disusun Unit, Tugas Pokok, dan Fungsi masing-masing Satuan Kerja di

lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagaimana disajikan pada tabel di

bawah ini.

No. Nama Generik Unit Nama Unit di UPN ―Veteran‖

Yogyakarta

(1) (2) (3)

1. Pimpinan Institusi Rektor

Tugas Pokok:KEP/17/YKPP/III/2008

Bab III Pasal 6

Memimpinpenyelenggaraan pendidik-

an dan pengajaran, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat, serta

pembinaan sivitas akademika di

lingkungan Universitas dan hubungan

dengan lingkungannya.

Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab III

Pasal 6

1. Memberikan laporan kepada

Kepala BP-DIK baik berkala

maupun insidentil tentang hal-hal

yang berkaitan dengan pembinaan

Universitas.

2. Menyampaikan pendapat dan

saran kepada Ketua Yayasan,

BP-DIK dan BPH tentang hal-hal

yang berkaitan dengan pembinaan

Universitas.

3. Menentukan kebijakan dan

mengambil keputusan dalam

rangka memimpin Universitas guna

5. Mengelola dan memelihara aset-

aset Universitas sehingga proses

pendidik-an berjalan dengan baik.

6. Mendorong dan membuka

kesempatan untuk melakukan

penelitian yang bernilai tambah bagi

Universitas.

7. Berupaya menjalin kerjasama

dengan pihak lain.

8. Mendorong seluruh sivitas

akademika melakukan pengabdian

kepada masyarakat

9. Menjaga pengabdian pada

masyarakat dengan skala prioritas

yang jelas disesuaikan dengan visi

dan misi Universitas.

10. Selalu mendorong dan menciptakan

suasana akademik.

11. Selalu berupaya menjadi suri

tauladan bagi seluruh sivitas

akademika.

12. Mendorong sivitas akademika untuk

memberikan prestasi yang terbaik.

13. Menyusun rencana strategis yang



44


Yogyakarta

(1) (2) (3)

menjamin terselenggaranya fungsi-

fungsi Universitas.

4. Mengelola proses pendidikan di

seluruh lingkungan Universitas.

memuat tujuan dan sasaran

perguruan tinggi yang hendak

dicapai dalam jangka waktu 5 (lima)

tahun.

14. Membina Organisasi Ekstra

Struktural.

2a. Senat Perguruan Tinggi/Senat

Akademik Senat Universitas

Tugas Pokok Senat Universitas:

KEP/14/YKPP/III/2008 Bab V Pasal 22

huruf b

1. Merumuskan kebijakan akademik

dan pengembangan Universitas

mengacu kepada Standar Nasional

Pendidikan.

2. Merumuskan kebijakan dan tolok

ukur penilaian prestasi akademik

dan kecakapan serta kepribadian

sivitas akademika dengan mengacu

kepada Standar Nasional

Pendidikan.

3. Merumuskan norma dan tolok ukur,

serta menilai penyelenggaraan

program-program pendidikan dan

penyelenggaraan penelitian serta

pengabdian kepada masyarakat

dengan mengacu kepada Standar

Pendidikan Nasional.

4. Merumuskan kebijakan tentang

penjaminan mutu akademik dalam

penyelenggaraan Universitas.

5. Merumuskan pengaturan

pelaksanaan kebebasan akademik,

kebebasan mimbar akademik

otonomi keilmuan, dan pemberian

gelar serta penghargaan akademik.

6. Merukuskan kebijakan dalam

pemanfaatan sumberdaya

akademik secara efektif dan efisen

8. Memberi pertimbangan usul

pembukaan atau penutupan fakultas,

jurusan, program diploma, program

sarjana, program pascasarjana, dan

pusat penelitian.

9. Memilih dan mengusulkan bakl calon

Rektor kepada Yayasan untuk

diproses sesuai ketentuan yang

berlaku.

10. Memberi pertimbangan kepada

Rektor mengenai Calon Wakil

Rektor dan Pejabat Eselon I.

11. Menilai pertanggungjawabkan

Rektor atas pelaksanaan kebijakan

yang telah ditetapkan sebagaimana

dimaksud dalam butir (1).

12. Merumuskan kebijakan

penegakkan dan pemeliharaan

nilai-nilai yang dianut oleh

Universitas.

13. Merumuskan kebijakan dan tolok

ukur penyelenggaraan kerjasama

dan komunikasi untuk

pengembangan Universitas.

14. Menyelenggarakan sidang senat

terbuka dalam anka upacara

penerimaan mahasiswa baru,

uacara bendera, upacara hari

jadi/dies natalis dan upacara yang

bersifat husus lainnya.

15. Memberi pertimbangan usul



45


Yogyakarta

(1) (2) (3)

untuk menghasilkan kiinerja yang

baik bagi penngembanngan

Universitas.

7. Mengkaji, menyempurnakan dan

kemudian menyetujui Rencana

Anggaran Pendapatan dan Belanja

(RAPB) Universitas yang diajukan

oleh Rektor sebelum RAPB

tersebut diusulkan kepada

Yayasan/BP dan mengevaluasi

pelaksanaan Anggaran Pendapatan

Belanja Universitas.

pemberian gelas Doktor

Kehormatan.

Fungsi Senat Universitas:


Sebagai lembaga normatif tertinggi di

tingkat Universitas.

2b. Senat Perguruan Tinggi/Senat

Akademik Senat Fakultas

Tugas Pokok Senat Fakultas:


huruf c

1. Merumuskan kebijakan akademik

dan pengembangan Fakutas.

2. Merumuskan kebijakan tentang

penjaminan mutu akademik di

tingkat Fakutas.

3. Merumskan norma dan tolok ukur

pelaksanaan penyelenggaraan

Fakultas.

4. Memberi pertimbangan di tingkat

Faktas atas usul pembkaan atau

penutupan jurusan, progam

diploma, sarjana, dan

pascasarjana.

5. Menyelenggarakan pemilihan

Dekan dan mengusulkan calon

Dekan terpilih kepada Rektor.

6. Menilai pertanggungjawaban Dekan

atas pelaksanaan kebjakan yang

telah ditetapkan sebagaimana

dimaksud dalam butir (1).

7. Memberikan pertimbangan dan

persetujuan terhadap Rencana

Angaran Pendapatan dan Belanja

Fakultas yang diajukan oleh

Pimpinan Fakultas sebelum

diusulkan kepada Pimpinan

Univesitas.

8. Menangapi kasus-kasus

pelanggaran etika akademik dan

ketentuan peaturan yang dilakukan

oleh sivitas akademika.

Fungsi Senat Fakultas:

KEP/14/YKPP/III/2008 Bab VPasal 22

Sebagai lembaga normatif tertinggi di

tingkat Fakultas.

3a. Satuan Pengawasan Badan Pelaksana Harian (BPH)

Tugas pokok: SKEP/10/I/2005 Bab II

Pasal 1

Melaksanakan fungsi dan tugas sehari-

2. Mengawasi seluruh kegiatan UPN

―Veteran‖ yang bersangkutan dan

segera melaporkan kepada Ketua



46


Yogyakarta

(1) (2) (3)

hari BP UPN ―Veteran‖ di lingkungan

UPN ―Veteran‖ yang bersangutan.

Fungsi: SKEP/10/I/2005 Bab II

Pasal 2

1. Mengawasi pelaksanaan kebijakan

BP UPN ―Veteran‖ di UPN

―Veteran‖ yang bersangkutan.

BP UPN ―Veteran‖ bila terjadi

penyimpangan-penyimpangan.

3. Mewakili BP UPN ―Veteran‖ dalam

hubungan kerja dengan Depdiknas/

Kopertis dan Dinas Pendidikan

Darah setempat.

4. Membantu Rektor UPN ―Veteran‖

dalam menyelesaikan permasalahan

yang terjadi di UPN ―Veteran‖.

3b. Satuan Pengawasan Inspektorat Jenderal Kementerian

Pertahanan

Tugas Pokok: Peraturan Menhan

Nomor: 08 Tahun 2010

Melakukan pengawasan dan

pemeriksaan internal atas pengelolaan

keuangan UPN ―Veteran‖.

Fungsi:Peraturan Menhan Nomor: 08

Tahun 2010

Melaksanakan kegiatan audit, review,

evaluasi, pemantauan, dan kegiatan

pengawasan lain

terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk mewujudkan tata kelola yang baik.

4. Dewan Pertimbangan Ketua Pembina YKPP

Tugas pokok:

KEP/05/BINA/YKPP/VIII/2008 Bab II

Pasal 6

Meningkatkankesejahteraan

pendidikan, bantuan sosial pendidikan

kepada para keluarga prajurit TNI,

PNS dan Pensiunan Dephan dan TNI

serta Bantuan Uang Muka (BUM)

untuk memiliki rumah atau fasilitas

Kredit Pemilikan Rumah (KPR).

Fungsi Utama:


Pasal 7 ayat 1

1. Menyelenggarakan Pembinaan

Pendidikan Tinggi UPN ―Veteran‖

2. Dapat mendirikan Badan Usaha dan

menyelenggaran penyertaan dalam

berbagai bentuk usaha yang bersifat

prospektif

Fungsi Organik:


Pasal 7 ayat 2

Menyelenggarakan kegiatan pembinaan

administrasi yang meliputi

kesekretariatan, ketatausahaan, urusan

dalam, pengelolaan data elektronik,

pengamanan, pembinaan personil,

pembinaan materiil, pembinaan

organisasi dan piranti lunak, pembinaan

program dan anggaran, pembinaan



47


Yogyakarta

(1) (2) (3)

dan Pendidikan Menengah SMA

Taruna Nusantara.

keuangan serta kebendaharaan.

5a. Pelaksana Kegiatan Akademik 1. Fakultas

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008

Bab IX Pasal 107

Melaksanakan pendidikan dan

pengajaran dalam program Sarjana

unuk satu cabang ilmu pengetahuan

dan ketrampilan teknologi.

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IX

Pasal 107

1. Melaksanakan, mengembangkan

pendidikan dan pengajaran dalam

satu atau sekelompok bidang ilmu

pengetahuan dan teknologi tertentu

untuk program sarjana.

2. Membantu Lembaga Penelitian dan

Pengembangan Universitas dalam

melaksanakan penelitian untuk

pengembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi.

3. Membantu pelaksanaan pengabdian

pada masyarakat.

4. Membantu pelaksanaan pembinaan

sivitas akademika.

5. Melaksanakan kegiatan pelayanan

administrasi.

5b. Pelaksana Kegiatan Akademik 2. Pascasarjana

Tugas Pokok: KEP/17/YKPP/III/2008

Bab VIII Pasal 97

Melaksanakan pendidikan dan

pengajaran, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat dalam Program

Pascasarjana untuk beberapa cabang

ilmu pengeahuan dan teknologi.

Fungsi:

KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VIII Pasal

97

1. Melaksanakan, mengembangkan

pendidikan dan pengajaran untuk

Program Pascasarjana.

2. Melaksanakan penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi.

3. Membantu pelaksanaan pengabdian

kepada masyarakat.

4. Membantu pelaksanaan pembinaan

sivitas akademika

5. Melaksanakan kegiaan pelayanan

administratif.

6. Melaksanakan koordinasi dan

kerjasama dengan Fakultas dalam

mendukung pelaksanaan tugas

pokok Program Pascasarjana.

5c. Pelaksana Kegiatan Akademik 3. Program Studi


Bab IX Pasal 110

Merencanakan, mengorganisasi,

mengkoordinasi, dan mengawasi

melaksanaan kegiatan pendidikan dan

3. Mengkoordinasikan dan membina

kelompok dosen berdasarkan

rumpun ilmu atau bidang minat studi

dalam rangka mengembangkan

pemutakhiran silabus matakuliah,



48


Yogyakarta

(1) (2) (3)

pengajaran, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat sesuai dengan

sebagian atau satu cabang ilmu yang

dikembangkan di tingkat Jurusan.

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IX

Pasal 110

1. Merencanakan dan mengawasi

pelaksanaan pendidikan dan

penajaran, penelitian serta

pengabdian masyarakat.

2. Mengembangkan kurikulum

pendidikan sesuai dengan bidang

ilmu.

penyempurnaan silabus matakuliah

dan penyusunan modul matakuliah.

4. Merancang pembebanan tugas

mengajar dosen.

5. Merancang pembentukan kelas

baru.

6. Mengkoordinasikan dan

melaksanakan peraturan akademik.

7. Menjalin jaringan kerjasama dengan

stakeholer dalam rangka

mengembangkan Program Studi

(pengembangan kompetensi lulusan,

kurikulum, dan jaringan kerja).

8. Mengawasi pelaksanaan kegiatan

pelayanan akademik.

9. Mengkordinasikan pelaksanaan

penjaminan mutu akademik tingkat

Program Studi.

6a. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung

1. Biro Perencana Anggaran dan

Keuangan


Bab VI Pasal 22

Memberikan pemboinaan dan

pelayanan teknis di bidang

perencanaan, penganggaran dan

keuangan di lingkungan Universitas.

Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI

Pasal 22

1. Merumuskan rencana program

kerja dan anggaran dan

pembiayaan Universitas baik jangka

panjang, jangka sedang dan jangka

pendek.

2. Menghimpun, menganalisis,

mengevaluasi data dan informasi

tentang penyelenggaraan Tridarma

Perguruan Tinggi serta

pelaksanaan

program kerja yang dilaksanakan

satuan kerja Universitas secara

berkala bagi keperluan pembinaan,

pengendalian, penyusunan laporan-

laporan dan bahan penyusunan

perencanaan, penyusunan anggaran

dan keuangan.

3. Menyelenggarakan pengurusan dan

pelayanan keuangan.

4. Menyelenggarakan penatabukuan

dan administrasi keuangan dan

pertanggungjawaban keuangan.

5. Melaksanakan pengawasan dan

pengendalian anggaran dan

keuangan.

6. Menyiapkan laporan Semester dan

Tahunan Universitas.



49


Yogyakarta

(1) (2) (3)

6b. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung 2. Biro Umum


Bab VI Pasal 36

Memberikan pelayanan umum di

lingkungan Universitas.

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI

Pasal 36

1. Merencanakan program kerja dan

anggaran.

2. Mengkoordinasikan pengamanan

sivitas akademika dan pegawai di



sarana dan prasarana Universitas.


kegiatan di lingkungan Universitas.

5. Mengkoordinasikan kegiatan

keprotokolan dan upacara bendera.

6. Menyelenggarakan administrasi

kepegawaian Universitas.

7. Mengkoordinasikan pelayanan

administrasi sarana prasarana di


8. Mengkoordinasikan penyusunan

laporan pelaksanaan program kerja

dan anggaran.

9. Mengkoordinasikan administrasi dan

pelayanan pimpinan Universitas.

6c. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung 3. Biro Kerjasama dan Kumunikasi


Bab VI Pasal 51

Menyelenggarakan administrasi bidang

kerjasama, komunikasi, alumni, humas

dan hukum

Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI

Pasal 51

1. Menyusun rencana dan program

kerjasama dan komunikasi dengan

instansi dalam negeri maupun luar

negeri.

2. Menyelenggarakan administrasi,

penelusuran dan pemberdayaan

alumni.

3. Menyusun rencana promosi UPN


4. Melaksanakan pengawasan dan

pemantauan pelaksanaan seluruh

program kerjasama.

5. Membuat rencana program kerja dan

anggaran.

6. Mengadakan dan mengembangkan

pusat penempatan kerja.

7. Memberikan informasi yang akurat

tentang data kerjasama dan alumni.

8. Pendataan dan pelayanan

administrasi alumni.

9. Memberikan pertimbangan, dan

pelayanan bidang hukum.

6d. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung

4. Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan


Bab VI Pasal 60

3. Menyelenggarakan pelaksanaan

pengenalan kehidupan kampus



50


Yogyakarta

(1) (2) (3)

Memberikan pelayanan teknis dan

administratif di bidang akademik serta

memberikan pelayanan administrasi

kemahasiswaan.


Pasal 51

1. Melaksanakan pelayanan

administrasi akademik dan

kemahasiswaan.

2. Melaksanakan administrasi

penerimaan mahasiswa baru.

4. Menyiapkan sidang senat terbuka

dalam rangka penerimaan

mahasiswa baru.

5. Merumuskan peraturan di bidang

akademik dan kemahasiswaan.

6. Menyusun laporan bidang akademik

dan kemahasiswaan.

7. Mengelola sarana dan prasarana


8. Mengelola data dan informasi


9. Menyiapkanm pelaksanaan wisuda

dan dies natalis.

6e. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung 5. UPT Poliklinik


Bab VII Pasal 73

Menyelenggarakan pelayanan

kesehatan bagi dosen, pgawai beserta

keluarganya dan mahasiswa.


Bab VII Pasal 73

1. Memberikan pelayanan kesehatan

bagi dosen, pegawai beserta

keluarganya dan mahasiswa.

2. Memberikan pelayanan kesehatan

pada acara akademik

kemahasiswaan dan acara

Universitas lainnya.

3. Menyusun rencana program kerja

dan anggaran.

4. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan

program kerja.

5. Menyusun laporan dan saran sesuai

bidang tugasnya.

6f. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung 6. UPT Telematika


Bab VII Pasal 77

Mengelola seluruh sistem

komputerisasi yang ada di UPN

―Veteran‖ Yogyakarta meliputi sistem

software aplikasi termasuk portal,

sistem hardware dan jaringan maupun

brainware (SDM) dalam rangka

memberikan pelayanan teknologi

informasi.

3. Menyelenggarakan penyediaan,

perawatan dan pengembangan

jaringan.

4. Mengembangkan sumberdaya

manusia.

5. Mengelola pengamanan perangkat

keras dan data base.

6. Melaksanakan pengembangan

sistem teknologi informasi Universitas

maupun antar instansi terkait.



51


Yogyakarta

(1) (2) (3)

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII

Pasal 77



perangkat lunak.



perangkat keras.

7. Melaksanakan pengelolaan mobilitas

data intranet, internet dam backup

(arsip) data.

8. Menyelenggarakan pendidikan dan

latihan yang berkaitan dengan

teknologi informasi.

9. Bersama Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan

menyelenggarakan proses

penerimaan mahasiswa baru.

6g. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung 7. UPT Laboratorium Dasar


Bab VII Pasal 92

Menyelenggarakan pelayanan

praktikum, peneltian dan jasa

laboratorium dasar serta kuliah

Pengembangan Kepribadian.


Pasal 92

1. Memimpin, mengelola dan

mengendalikan UPT Laboratorium

Dasar.

2. Menyusun dan melaksanakan

program meliputi pendidikan,

pengajaran, penelitian dan

pengembangan.

3. Merencanakan dan melaksanakan

kebutuhan sarana dan prasarana

UPT Laboratorium Dasar.

4. Menyiapkan dan melaksanakan

matakuliah Pengembangan

Kepribadian.

5. Menyelenggarakan pelatihan

asistensi pratikum laboratorium.

6. Menyelenggarakan pembinaan

dosen matakuliah Pengembangan

Kepribadian.

7. Membuat laporan program kerja dan

anggaran.

8. Membuat usulan mengajar dosen


Kepribadian.

9. Menyelenggarakan administrasi


Kepribadian.

6h. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung 8. UPT Perpustakaan

Tugas pokok : KEP/17/YKPP/III/2008

Bab VII Pasal 84

Memberikan pelayanan referensi dan

5. Melakukan pembinaan personil di

lingkungan UPT Perpustakaan.

6. Melaksanakan penyediaan



52


Yogyakarta

(1) (2) (3)

informasi ilmiah kepada sivitas

akademika, alumni dan masyarakat.


Pasal 84

1. Mengumpulkan dan menyeleksi

kebutuhan buku referensi ilmiah.

2. Melaksanakan perawatan koleksi

referensi ilmiah.

3. Melayani sivitas akademika, alumni

dan masyarakat yang memerlukan

referensi dan informasi ilmiah.

4. Menyusun program kerja dan

anggaran.

koleksi/buku referensi ilmiah dalam

rangka menunjang pelaksanaan

Tridarma Perguruan Tinggi.

7. Menjadikan perpustakaan sebagai

pusat informasi ilmiah.

8. Mengadakan koordinasi dengan

Kasubbag agar dapat meningkatkan

kualitas layanan perpustakaan.

9. Menjalin kerjasama dengan instansi

dan perpustakaan lain.

10. Melaksanakan koordinasi dengan

perpustakaan fakultas dan jurusan.

6i. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung 9. UPT Museum


Bab VII Pasal 88

Menyelenggarakan pengelolaan

benda-benda bersejarah yang

berkaitan dengan lmu kebumian untuk

menunjang Tridarma Perguruan Tinggi.


Pasal 88

1. Mengumpulkan, memelihara, me-

mamerkan benda-benda bersejarah

yang berkaitan dengan

Geoteknologi Mineral atau Ilmu

Kebumian.

2. Mempromosikan keberadaan

Museum Geoteknologi Mineral.

3. Memberikan pelayanan kepada para

pengunjung dalam bentuk informasi

tentang koleksi museum.

4. Mengembangkan materi koleksi.

5. Menyusun program kerja dan

anggaran.

6. Membuat laporan evaluasi

pelaksanaan program kerja dan

anggaran.

6j. Pelaksana Administrasi, Pelayanan

dan Pendukung

10. Pusat Pengembangan dan

Peningkatan Aktivitas Instruksional

(P3AI)


Bab VI Pasal 69

Memimpin penyelenggaraan

pengembangan aktivitas instruksional,

SDM akademik dan pusat keunggulan

akademik.

6. Menyusun kegiatan untuk

peningkatan produktivitas staf

akademik.

7. Mengkoordinasi penyelenggaraan

asistensi bagi staf akademik melalui

perubahan kegiatan instruksional.



53


Yogyakarta

(1) (2) (3)


Pasal 69

1. Menyusun dan menyia[pkan

rencana kerja dan anggaran P3AI.

2. Merencanakan dan mengkoordinasi

pelaksanaan kegiatan peningkatan

efektifitas dan efisiensi aktivitas

instruksional.

3. Mengelola peningkatan

penggunaan sumberdaya

pembelajaran.

4. Menyelenggarakan program untuk

peningkatan kualitas pengalaman

belajar mahasiswa.

5. Menyelenggarakan program untuk

peningkatan kepuasan mahasiswa

dan dosen atas kegiatan

instruksional.

8. Mengkoordinasi kegiatan

pengembangan keahlian,

pengetahuan, ketrampilan, sikap staf

akademik pada aktivitas

instruksional dan peningkatan

kapasitas profesional.

9. Mengkoordinasi penyelarasan peran

dan fungsi berbagai unit akademik

dan unit pendukung yang berbeda

ke dalam sinergi akademik.

10. Melaksanakan identifikasi masalah

dan kesulitan akademik dan mencari

solusi terbaik.

11. Mengembangkan hubungan dan

komunikasi akademik dan

mekanisme umpan balik.

12. Melaporkan kegiatan P3AI.

7. Pelaksana Penjaminan Mutu Badan Penjaminan Mutu (BPM)


Bab IV Pasal 10

1. Merencanakan,

mengkoordinasikan, melaksanakan,

dan mengevaluasi dan

mengendalikan penjaminan mutu

akademik dan non-akademik.

2. Memberikan saran, pendapat dan

pertimbangan mutu demi

perkembangan universitas

berdasarkan hasil audit penjaminan

mutu akademik dan non-akademik.

Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IV

Pasal 10

1. Menilai kinerja Universitas mulai

dari input, proses dan

output/outcome yang diselaraskan

dengan Tridarma Perguruan Tinggi

dalam meningkatkan mutu/kualitas.

3. Mengkoordinasikan pelaksanaan

penjaminan mutu akademik dan non-

akademik.

4. Melaksanakan proses penjaminan

mutu akademik dan non-akademik di

lingkungan Universitas, Fakultas

maupun Jurusan.

5. Menyusun dan menyempurnakan

sistem penjaminan mutu.

6. Mengkoordinir Auditor Internal untuk

melaksanakan tugas audit dalam

proses pelaksanaan penjaminan

mutu dan melaporkan hasilnya

kepada Rektor.

7. Melakukan analisa mendalam

terhadap laporan evaluasi diri

dikombinasikan dengan hasil audit

internal, serta memberikan saran

untuk ditindaklanjuti.

8. Melaporkan pelaksanaan



54


Yogyakarta

(1) (2) (3)

2. Menyusun dan menyiapkan

rencana kerja dan anggaran Badan

Penjaminan Mutu.

penjaminan mutu secara berkala

sesuai dengan siklus penjaminan

mutu.

8. Unit Perencana dan Pengembangan

Tridarma

Lembaga Penelitian dan Pengabdian

kepada Masyarakat (LPPM)


Bab X Pasal 120

Merencanakan, mengkoordinasikan,

melaksanakan dan mengevaluasi

kegiatan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat.

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab X

Pasal 120

1. Menyusun rencana strategis LPPM.

2. Menyusun kebijakan arah

pengembangan program dan

kegiatan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat.

3. Merencanakan, mengkoordinasikan

pelaksanaan kegiatan penelitian

dan pengabdian kepada

masyarakat.

4. Melaksanakan, memonitor dan

mengevaluasi kegiatan penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat.

5. Membina, mendorong dan

meningkatkan kegiatan penelitian

dan pengabdian para dosen.

6. Membina, mendorong dan

mengkoordinasi pengembangan

Iptek para dosen dan institusi.

7. Merintis dan melaksanakan

kerjasama bidang penelitian dan

pengabdian dengan pihak

stakeholder.

8. Mensosialisasikan dan meng-

implementasikan hasil penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat.

9. Melaporkan pelaksanaan kegaitan

penelitian dan pengabdian

masyarakat.

2.1.3. Kelembagaan Kode Etik

Kelembagaan kode etik di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dapat

dinyatakan dalam melalui hirarki atau susunan yaitu (1) kelembagaan kode etik,

(2) peraturan tentang kode etik, (3) prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik,

dan (4) sosialisasi.



55

1. Kelembagaan kode etik

Kelembagaan kode etik terdiri dari Senat Universitas sebagai lembaga normatif

tertinggi tingkat universitas, Senat Fakutas lembaga normatif tertinggi tingkat

fakultas, dan Majelis Jurusan lembaga normatif tertinggi tingkat program studi.

Keberadaan Senat Universitas dan Senat Fakultas diatur dalam Surat Keputusan

YKPP Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN

―Veteran‖ Yogyakarta pada Bab XI Pasal 139 Senat Universitas dan Pasal 140

Senat Fakultas. Untuk menjamin keterwakilan Senat Universitas, maka

anggotanya berasal dari para Guru Besar, Rektor, para Wakil Rektor, Ketua

LPPM, Kepala BPM, para Dekan, dan seorang dosen sebagai perwakilan masing-

masing program studi. Sedangkan keterwakilan Senat Fakultas berasal dari para

Guru Besar, Dekan, para Wakil Dekan, para Ketua Prodi, dan perwakilan dosen

dari program studi.

Di tingkat program studi juga mempunyai lembaga normatif yaitu Majelis Program

Studi yang mempunyai anggota Ketua Jurusan/Program Studi, Sekretaris

Program Studi, para Ketua Kelompok Bidang Keahlian (KBK), dan perwakilan

dosen. Majelis Jurusan dikukuhkan dalam Surat Keputusan Rektor, misal Nomor:

SKEP/43/III/2013 tentang Susunan Majelis Program Studi Administrasi Bisnis

Fakultas Ilmu Sosial dan lmu Politik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

2. Peraturan tentang kode etik

Peraturan kode etik telah diterbitkan oleh universitas untuk menjamin stakeholder

diperlakukan secara adil dan mendapat lingkungan nyaman untuk bekerja. UPN

―Vetera‖ Yogyakarta sudah memilki peraturan tentang kode etik yang mencakup

masalah akademik dan non-akademik. Peraturan tentang kode etik sudah

Beberapa peraturan tersebut antara lain:

(1) Ketetapan Senat Universitas Nomor: TAP/01/I/2010 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Senat Akademik.



56

(2) Ketetapan Senat Universitas Nomor: TAP/03/VIII/2007 tentang Kode Etik

dan Tata Tertib Dosen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(3) Ketetapan Senat Universitas Nomor: TAP/02/VIII/2006 tentang Kode Etik

dan Tata Tertib Mahasiswa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(4) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/46/III/2013 tentang Kode Etik

Tenaga Kependidikan di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(5) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/107/VIII/2012 Kode Etik Asesor

Laporan Kinerja Dosen (LKD) di Lingkungan Universitas Pembangunan

Nasional ―Veteran‖ Yogyakarta.

(6) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/89/V/2006 tentang Pembentukan

Panitia Karier UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(7) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/149/VIII/2006 tentang

Pembentukan Komisi Pertimbangan Kemahasiswaan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.

3. Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik

Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik dilakukan secara berjenjang dimulai

dari kelembagaan kode etik terkecil yaitu Majelis Jurusan dimana terjadi

pelanggaran kemudian naik berjenjang ke Senat Fakultas dan Senat Universitas.

Pada pelanggaran kode etik yang tidak terlalu berat, sanksi dapat diberikan oleh

Rektor setelah mendapat saran pertimbangan dari Wakil Rektor II.

Salah satu bentuk konkret dari prosedur penyelasaian pelanggaran kode etik

adalah kasus pelanggaran etika akademik dosen atas nama Srikandi, SE, M.Si

(nama disamarkan). Melalui pemeriksaan bertahap dari tingkat progam studi,

selanjutnya dilakukan pembahasan di tingkat Senat Fakultas, maka telah

dikirimkan Surat Dekan Nomor: R/265/VII/2012 kepada Rektor bahwa yang

bersangkutan telah melanggar Kode Etik Dosen Nomor: TAP/03/VII/2007 Pasal

11 huruf b. Selanjutnya melalui pembahasan di tingkat universitas telah diterbitkan



57

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114/VIII/2012 tentang Penundaan

Kenaikan Pangkat.

Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik di kalangan mahasiswa telah pula

secara konsisten dilaksanakan. Pada suatu kasus ―perselisihan‖ antar mahasiswa,

telah diterbitkan Surat Perintah Rektor Nomor: SPRIN/237-0/X/2009 tentang

Pembentukan Tim Pemeriksa dan Penyelidikan ―Perselisihan‖ antar Mahasiswa.

Berdasarkan laporan hasil pemeriksaaan Nomor: LHP/01/XI/2009/TPP yang

memeriksa 10 Terperiksa maka telah ditetapkan 9 mahasiswa melakukan

pelanggaran Kode Etik dan Tata Tertib Mahasiswa Bab V Pasal 8 ayat 3, seorang

mahasiswa melanggar Pasal 9 ayat 5, dan 3 mahasiswa melanggar Pasal 9

ayat 7.

4. Sosialisasi

Sosialisasi berbagai peraturan kode etik dilakukan dalam berbagai kesempatan

dengan berbagai media melalui masing-masing pimpinan formal (Rektor, Dekan,

Ketua Program Studi, dll), non formal (Ketua Koperasi, Ketua Takmir Masjid,

Ketua Paguyuban, Kultum sholat Dhuhur di masjid kampus, dll) maupun

diberbagai kesempatan (amanat Rektor pada upacara bendera dan Dies Natalis,

sambutan Rektor pada berbagai peringatan hari besar keagamaan, dll). Untuk

kegiatan sosialisasi tersebut, maka telah dibuat dan dibagikan beberapa Buku

Saku antara lain: Kode Etik Dosen, Kode Etik dan Tata Tertib Mahasiswa, Kode

Etik Tenaga Kependidikan, Peraturan Pemerintah RI Nomor 30 tahun 1980

tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, Undang-undang RI Nomor

14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Memahami untuk Membasmi Tindak

Pidana Korupsi (sumbangan dari Komisi Pemberantasan Korupsi) yang dibagikan

kepada seluruh sivitas akademika.

Pembinaan kode etik yang dikaitkan dengan kegiatan spiritual juga dilakukan

melalui lembaga Pendampingan Agama Islam (PAI) yang dikoordinir Takmir

Masjid dibawah pembinaan Dosen. Setiap mahasiswa yang beragama Islam



58

diwajibkan mengikuti kegiatan PAI selama satu tahun penuh supaya menjadi

sarjana yang cerdas, beretika, dan bermoral.

Pembinaan dan sosialisasi kode etik menjadi fokus bagi universitas sejak tahun

1995 sehingga ditetapkan untuk menerbitkan majalah berkala bulanan bernama

Informasi Kampus beregistrasi STT:2102/SK/DIKJEN PPG/SST/1995 dan ISSN:

0894-932. Melalui rubrik ―Dari Meja Rektor‖ secara rutin dilakukan persuasi untuk

bekerja berdasarkan team work, profesional, dan menjunjung etika.

2.2. Kepemimpinan

Kepemimpinan insitusi perguruan tinggi menjadi menjadi fokus dan mendapat

perhatian sepenuhnya untuk mencapai visi, misi, dan tujuan universitas

sebagaimana tercantum ada Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor:

KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta Universitas Pembangunan Nasional

―Veteran‖ Yogyakarta. Dalam Statuta disebutkan tentang kepemimpinan

universitas antara lain:

Bab I Pasal 21 (1) huruf a:

Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP)

merupakan Yayasan Penyelenggara UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

berkedudukan di Jakarta.

Bab I Pasal 21 (2) huruf a

Badan Penyelenggara Pendidikan (BP-Dik) YKPP adalah Badan

yang dibentuk Yayasan untuk melaksanakan fungsi Pembinaan dan

Pengembangan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.


Badan Pelaksana Harian (BPH) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

merupakan badan yang dibentuk oleh YKPP dengan Keputusan

Ketua BP UPN ―Veteran‖ Nomor: Kep/01/IX/1996 tentang Organisasi



59

dan Tta Kerja BPH UPN ―Veteran‖ yang disempurnakan dengan

Keputusan Ketua BP UPN ―Veteran‖ Nomor: Kep/01/VII/2000.

Bab I Pasal 21 (2) huruf b

Secara organisatoris BPH UPN ―Veteran‖ Yogyakarta berkedudukan

langsung di bawah BP Pendidikan YKPP, mempunyai tugas pokok

membantu BP Pendidikan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari

penyelenggaraan pembinaan dan pegembangan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.


1) Rektor adalah pimpinan dan penanggung jawab tertinggi

Unversitas yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Yayasan.

2) Rektor memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian,

pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama serta membina

para dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa.

3) Rektor diangkat dan diberhentikan oleh Yayasan.

4) Tata cara pemilihan Rektor diatur dengan Surat Keputusan

Ketua Senat Universitas.

Bab I Pasal 22 (1) huruf b

1) Wakil Rektor terdiri dari:

a. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

membantu dan mewakili Rektor dalam memimpin

pelaksanaan bidang-bidang akademik dan kemahasiswaan.

b. Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum membantu dan

mewakili Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan

administrasi umum.



60

c. Wakil Rektor Bidang Kerjasama dan Komunikasi membantu

dan mewakili Rektor dalam memimpin pelaksanaan bidang

kerjasama, alumni, komunikasi, dan hukum

2) Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dan Wakil

Rektor Bidang Kerjasama dan Komunikasi diangkat dan

diberhentikan oleh Ketua Yayasan atas usul Rektor setelah

mendapat pertimbangan Senat Universitas.

3) Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum diangkat dan

diberhentikan oleh Ketua Yayasan setelah mendapat

pertimbangan Senat Universitas.

Untuk memperoleh kepemimpinan yang kredibel, akuntabel, tranparan, dan

aseptabel maka telah diterbitkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor:

SKEP/26.a/YKPP/VII/2010 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pemilihan Rektor

di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, Jawa Timur, Jakarta;

SKEP/25/YKPP/VII/2010 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pemilihan

Wakil Rektor di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, Jawa Timur, Jakarta; dan

SKEP/21a/Dik/YKPP/IV/2010 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pemilihan

Dekan di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, Jawa Timur, Jakarta.

Kepemimpinan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara garis besar dapat

dikelompokan dalam tiga bagian, yaitu (1) kepemimpinan operasional,

(2) kepemimpinan organisasi, dan (3) kepemimpinan publik.

1. Kepemimpinan operasional

Kepemimpian operasional dimaksudkan untuk menyelenggarakan atau

mengoperasionalkan universitas supaya mencapai visi, misi dan tujuan sebagai

dicantumkan dalam Statuta, maka telah ditetapkan berbagai dokumen yang

dipakai sebagai kepemimpinan operasional atara lain:



61

(1) Statuta UPN ―Veteran‖ Yogyakarta ditetapkan melalui Surat Keputusan

Ketua Yayasan Nomor: KEP/14/YKPP/III/2008. Statuta berisi visi, misi,

dan tujuan yang dipakai sebagai pedoman dasar perencanaan,

pengembangan, dan kegiatan operasional maupun fungsional.

(2) Rencana Induk Pengembangan Universitas (RIPU) ditetapkan

melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/279/XII/2010 tentang

Rencana Induk Pengembangan Universitas (RIPU) UPN ―Veteran‖

Yogyakarta Tahun 2010 sd. Tahun 2035. RIPU menjadi dokumen

perencanaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dalam menyusun Rencana

Strategis (Renstra) setiap jangka waktu 5 (lima) tahun dan Rencana

Operasional (Renop) setiap tahun.

(3) Kerangka Kebijakan Strategis melalui Surat Keputusan Sekjen

Dephan selaku Ketua Umum YKPBS Nomor: SKEP/1045/XII/2005

tentang Kerangka Kebijakan dan Strategi Universitas Pembangunan

Nasional ―Veteran‖ tahun 2005-2015. Dalam Kerangka Kebijakan

Straegis disebutkan bahwa kebijakan dasar pengembangan Universitas

Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Yogyakarta kedepan mengacu pada

Higher Education Long Term Strategy (HELTS) yang digariskan oleh

Depdiknas. Oleh sebab itu RIP diarahkan pada tiga isu utama yaitu

meningkatkan daya saing bangsa yang dilandasi adanya otonomi

pengelolaan pendidikan dan kesehatan organisasi.

(4) Rencana Strategis Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖

Yogyakarta tahun 2012-2017 yang ditetapkan dalam Surat Keputusan

Rektor Nomor: SKEP/101/VII/2012. Rencana Strategis ditetapkan

dalam perode lima tahun sebagai penjabaran RIPU yang memuat

prinsip dasar, nilai, visi, misi, dan tujuan.

(5) Surat Keputusan yang ditetapkan oleh pihak terkait sesuai hirarkinya:

Pendukung Sistem Tata Pamong tingkat Kementerian (lihat

Referensi)



62

Pendukung Sistem Tata Pamong tingkat Yayasan (lihat Referensi)

Pendukung Sistem Tata Pamong tingkat Senat Universitas (lihat

Referensi)

Pendukung Sistem Tata Pamong Tingkat Universitas (lihat

Referensi)

(5) Secara khusus telah disahkan Surat Keputusan Ketua Pengurus YKPP

Nomor: SKEP/31/YKPP/XI/2008 tentang Petunjuk Teknis Pembinaan

Pegawai yang mengatur:

BAB II Ketentuan Umum: tujuan dan sasaran pembinaan pegawai,

asas-asas pembinaan pegawai, prinsip-prinsip pembinaan pegawai,

penggolongan pegawai, dan pangkat dan golongan ruang pegawai.

BAB III Penerimaan: tujuan penerimaan pegawai, pelaksanaan,

penerimaan, prosedur, wewenang dan tanggung jawab, penentuan

pangkat/golongan/ruang, dan nomor pegawai.

BAB IV Pendidikan dan Pelatihan: tujuan, pelaksanaan, persyaratan

mengikuti pendidikan dan latihan, prosedur wewenang dan

tanggung jawab.

BAB V Penggunaan: tujuan, jenis jabatan, syarat jabatan, status

jabatan, masa jabatan, prosedur wewenang dan tanggung jawab,

penilaian pelaksanaan pekerjaaan pegawai, kenaikan pangkat,

pemindahan pegawai, masa penugasan.

BAB VI Perawatan: tujuan, jenis perawatan, perawatan bersifat

materiil, perawatan bersifat non materiil, kewajiban larangan dan

sanksi hukum, prosedur wewenang dan tanggung jawab.

BAB VIII Pemisahan: tujuan, pemisahan atau pemberhentian

pegawai, batas usia pensiun, hak pegawai yang diberhentikan,

prosedur wewenang dan tanggung jawab.



63

(6) Arah Kebijakan Umum (AKU) Rektor pada berbagai kegiatan antara

lain: penyusunan Program Kerja dan Rencana Anggaran (PKRA), dan

berbagai Rapat Koordinasi Teknis bidang akademik, administrasi

umum, kemahasiswaan, maupun lainnya.

(7) Pedoman Pembinaan Karakter Universitas Pembangunan Nasional

―Veteran‖ Yogyakarta sebagai pedoman implementasi sesanti Widya

Mwat Yasa, dan motto Disiplin, Kejuangan, dan Kreativitas.

(8) Pemasangan Slogan dan Baliho di lingkungan Kampus yang berbunyi

―Jangan sia-siakan hidupmu dengan narkoba‖ oleh Unit Anti

Nakoba/HIV AIDS (UANH), ―Selamat datang di Kampus Disilin,

Kejuangan, dan Kreativitas‖, ―Anda memasuki Kampus hijau‖.

Pemasangan slogan dan baliho diharapkan senantiasa mengingatkan

sivitas akademika tentang ―DO‖ (hal-hal yang harus dikerjakan) dan

―DO NOT‖ (hal-hal yang tidak layak dikerjakan).

(9) Telah diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/204/XII/2006

tentang Unit Anti Narkoba dan HIV-AIDS di Lingkungan UPN

―Veteran‖ Yogyakarta dengan tugas pokok menyelengarakan upaya

pencegahan penyalahgunaan dan/atau peredaran gelap narkoba dan

pencegahan berkembangnya virus HIV-AIDS di lingkungan UPN

―Veteran‖ Yogakarta.

2. Kepemimpinan organisasi

Kepemimpinan organisasi dimaksudkan sebagai usaha dan cara yang dilakukan

unsur pimpinan guna mewujudkan visi, misi dan tujuan universitas melalui rapat

koordinasi yang bersifat insidensiil maupun terstruktur. Kepemimpinan organisasi

secara terstruktur telah dituangkan dalam Surat Keputusan Rektor Nomor:

SKEP/160/XII/2007 tentang Rapat Pimpinan dan Rapat Kerja di Lingkungan UPN

―Veteran‖ Yogyakarta, yaitu:



64

(1) Rapim A diadakan setiap hari Senin (setiap Minggu) yang diikuti oleh

Rektor, Warek I, Warek II, dan Warek III membahas isu-isu strategis dan

arah kebijakan umum yang akan didesiminasikan ke tingkat

kepemimpinan dibawahnya.

(2) Rapim B diadakan hari Senin (setiap bulan) yang diikuti pejabat eselon I

(Rektor, para Warek, para Dekan, Direktur PPs, Ketua LPPM, dan Kepala

BPM) membahas dan mendapat kesepakatan tentang masalah teknis

yang ditemukan dalam tata kelola universitas.

(3) Rapim C bidang akademik diadakan setiap bulan atau sesuai kebutuhan

yang diikuti oleh Warek I, para Wadek I, Wadir PPs, Sekretaris LPPM dan

BPM, Karo AAK, UPT Lab. Dasar, UPT Perpustakaan, Ka. P3AI, Kabag

Dikjar, Kabag Minwa.

(4) Rapim D bidang administrasi keuangan diadakan setiap bulan atau sesuai

kebutuhan yang diikuti oleh Warek II, para Wadek II, Wadir PPs,

Sekretaris LPPM dan BPM, Karo Rengarku, Karo Umum, para Kabag

Rorengarku, Kabag Kepeg.

(5) Rapim E bidang kerjasama dan kumunikasi diadakan setiap bulan atau

sesuai kebutuhan yang diikuti oleh Warek III, para Wadek II, Karo

Kerjasama dan Komunikasi, para Kabag Rokermakom.

(6) Rapim F atau rapat koordinasi universitas setiap bulan atau sesuai

kebutuhan yang diikuti oleh bidang Akademik, bidang Adminisrasi

Keuangan, bidang Kerjasama dan Komunikasi, para Kaprodi.

(7) Rapim G atau rapat pimpinan Satker diadakan setiap bulan atau sesuai

kebutuhan yang diikuti oleh anggota Satker terkait.

(8) Rapim H atau rapat program studi diadakan setiap bulan atau sesuai

kebutuhan yang diikuti oleh Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, para Dekan,

dan tenaga kependidikan.



65

3. Kepemimpinan publik

Kepemimpinan publik dapat menjadi cerminan pengakuan publik atas kredibilitas

sivitas akademika UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Melalui Surat Keputusan APTISI

Nomor: 23/SK/PP-APTISI/X/2008, Rektor UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

Prof. Dr. Didit Welly Udjianto, MS telah ditunjuk menjadi Ketua Pengurus Harian

APTISI (Asosiasi Perguruan Tinggi Swasta) Wilayah V Daerah Istimewa

Yogyakarta dan Dr. Ir. Harry Budiharjo Sulistyarso sebagai Ketua Bidang

Akademik periode 2007-2011.

Kepemimpinan publik lainnya yang disandang dosen antara lain:

(1) Kelembagaan pemerintah, saudara Dr. S. Koesnaryo, M.Sc dipercaya

untuk menjabat Asisten Deputi Menteri Bidang Iptek pada Kementerian

Pembangunan Daerah Tertinggal (PDT) tahun 2005-2009 dan sebagai

Komisaris Independen PT. Bukit Asam mulai tahun 2013,

Dr Ir Barlian Dwinagara sebagai tim independen investasi kecelakaan

runtuhnya batuan di PT. Freeport Indonesia tahun 2012,

Ir. Bambang Wisaksono, MT sebagai Ketua KORPRI TNI Propinsi DIY

(sampai saat ini), dan Dr. Ardito Bhinadi, M.Si sebagai Staf Ahli Sekda

DIY Bidang Ekonomi.

(2) Kelembagaan non government organization, saudara Dr. Eko Teguh

Paripurno, MT sebagai konsultan United Nations Development

Program(UNDP) 2005-2009, Badan Pengurus Penguatan Institusi dan

Kapasitas (PIKUL) 2006-sekarang, Perkumpulan KAPPALA Indonesia

2005-sekarang, International Council for Science Asia Pasific Region

2012-sekarang, Masyarakat Penanggulangan Bencana Indnesia (MPBI)

2008-2012, Dr. Haddy Suprapto, MS sebagai Wakil Rektor III Universitas

Muria Kudus, dan Joko Waluyo, SE, MSE sebagai Senior Ekonom ADB

Special Office in Timor Leste.



66

(3) Kelembagaan profesi, saudara (1) Dr. Barlian Dwinagara, MT sebagai

Ketua Komisariat Daerah Perhimpunan Ahli Tambang (PERHAPI) DIY

dan Jawa Tengah tahun 2008-2013, (2) Dr. Ir. Mohammad Nurcholis,

M.Agr sebagai Ketua IV Himpunan Ilmu Tanah Indonesia (HITI) Pusat

periode 2011-2014, (3) Ir. Sayogo Heru Prayitno, MT sebagai Ketua

Komisariat Darah DIY Jateng Ikatan Ahli Teknik Minyak Indonesia IATMI

(2012-sekarang), Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc sebagai Anggota

Dewan Pembina IAGI (2012-sekarang), dan Prof. Dr. C. Danisworo M.Sc

sebagai Anggota Dewan Pendidikan DIY (sampai sekarang).

(4) Kelembagaan BAN-PT, mempunyai lima dosen tetap menjadi Asesor

BAN-PT yaitu (1) Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc,

(2) Prof. Dr. Ir. Sutanto, DEA, (3) Dr. Ir. Dyah Rini Ratnaningsih, MT,

(4) Dr. Ir. Barlian Dwi Nagara, MT, dan (5) Dr. Ir. Harry Budiharjo

Sulistyarso, MT.

(5) Pengembangan Iptek telah dilakukan dengan mengadakan berbagai

seminar yang berbobot dan menjadi trend setter dibidangnya antara lain

pelaksanaan seminar Internasional tentang Mekanika Batuan yang

diselenggarakan oleh International Society for Rock Mechanics Indonesia

(ISRMI) yang kemudian disepakati akan diselenggarakan setiap tahun

secara bergilir diseluruh Indonesia.

(6) Menumbuhkembangkan cinta ilmu kebumian dilakukan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta secara rutin dengan menyelenggarakan kegiatan Earth

Science and Technology International Jamboree and Olympic (ESTIJO)

ke-5 selama 3 hari yang diikuti oleh 50 siswa berasal dari 9 SMU dari

Jawa Tengah dan SMU dari Kalimantan Barat.



67

2.3. Sistem Pengelolaan

2.3.1. Sistem Pengelolaan Institusi Perguruan Tinggi Serta Dokumen

Pendukung

Sistem pengelolaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah diatur melalui serangkaian

dokumen yang diterbitkan sebagai pendukung sistem tata pamong tingkat

Kementerian, tingkat Yayasan, tingkat Senat Universitas, dan tingkat Universitas

yang telah diuraikan pada sub-subbab 2.1.1.

Sistem pengelolaan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah mencakup fungsi-fungsi:

(1) planning, (2) organizing, (3) staffing, (4) leading, dan (5) controlling.

1. Planning

Fungsi planning sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi

landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi planning diwujudkan

dalam bentuk:

(1) Keputusan Menhan RI selaku Ketua Pembina YKPP Nomor:

KEP/06/BINA/YKPP/VIII/2012 tentang Program Kerja dan Rancangan

Anggaran (PKRA) Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan

(YKPP) Tahun 2012.

(2) Surat Keputusan Sekjen Dephan selaku Ketua Umum YKPBS Nomor:

SKEP/1045/XII/2005 tentang Kerangka Kebijakan dan Strategi Universitas

Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Tahun 2005-2015.

(3) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/101/VII/2012 tentang Rencana

Stratagis Tahun 2012-2017 UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(4) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/143/X/2012, Nomor:

SKEP/142/X/2012, Nomor: SKEP/141/X/2012, Nomor: SKEP/140/X/2012,

Nomor: SKEP/139/X/2012, dan Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Standar



68

Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu di Lingkungan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.

(5) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Rencana

Pembelajaran Semester (RPS) di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(6) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/267/XII/2010 tentang Blue Print

Sistem Informasi Terintegrasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(7) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/267/XII/2010 tentang Blue Print

Sistem Informasi Terintegrasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(8) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114/VIII/2011 tentang Struktur

Kurikulum dan Sebaran Matakuliah di Lingkungan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.

(9) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/279/XII/2010 tentang Rencana

Induk Pengembangan Universitas (RIPU) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

Tahun 2010 sd. Tahun 2035.

(10) Setiap tahun Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

(LPPM) merencanakan kegiatan penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat atas dasar berbagai proposal hibah LPPM dan proposal hibah

Dikti.

Dengan planning sebagaimana tersebut dalam peraturan di atas, maka UPN

―Veteran‖ Yogyakarta telah mampu berfungsi dan menjawab berbagai tantangan

baik secara akademik maupun non-akademik.

2. Organizing

Fungsi oganizing sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi

landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi oganizing diwujudkan

dalam bentuk Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan

Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, yang memuat struktur organisasi UPN ―Veteran‖



69

Yogyakarta sebagaimana dijelaskan pada sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi).

Organisasi tersusun dari unsur-unsur:

(1) Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) sebagai

lembaga yang menaungi dan mengelola UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,

(2) Badan Penyelenggara Pendidikan (BP-DIK) sebagai perwakilan Yayasan

dalam penyelengaraan pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,

(3) Badan Pelaksana Harian (BPH) sebagai pelaksana atas penyelengaraan

pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,

(4) Senat Universitas sebagai lembaga normatif tertinggi tingkat universitas,

(5) Unsur pimpinan universitas terdiri dari Rektor dan executive management

team yaitu Wakil Rektor I bidang akademik dan kemahasiswaan, Wakil

Rektor II bidang keuangan dan administrasi umum, dan Wakil Rektor III

bidang kerjasama dan komunikasi,

(6) Unsur pelaksana administrasi terdiri Biro Perencanaan Anggaran dan

Keuangan (Rengarku), Biro Umum, Biro Kerjasama dan Komunikasi, dan

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan,

(7) Unsur penunjang terdiri dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan,

UPT Telematika, UPT Poliklinik, UPT Museum, dan UPT Laboratorium

Dasar,

(8) Unsur pelaksana akademik terdiri dari Program Pascasarjana, Fakultas,

Program Studi, dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat,

(9) Lembaga mandiri yang betanggungjawab langsung kepada Rektor yaitu

Badan Penjaminan Mutu (BPM), Pusat Peningkatan dan Pengembangan

Aktivitas Instruksional (P3AI), Korpri, Koperasi, dan Badan Usaha

Universitas (BUU).



70

3. Staffing

Fungsi staffing yang mengatur unit, tugas pokok, dan fungsi masing-masing

satuan kerja di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dijelaskan pada

sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi).

4. Leading

Fungsi leading menjadi kekuatan dominan dalam tata kelola universitas, yang

akan secara langsung memberikan dampak yang luas. Fungsi leading telah diatur

melalui serangkaian dokumen, khususnya Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor:

KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta Universitas Pembangunan Nasional

―Veteran‖ Yogyakarta, dan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/160/XII/2007

tentang Rapat Pimpinan dan Rapat Kerja di Lingkungan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta sebagaimana telah dijelaskan pada sub bab 2.2. (Kepemimpinan,

Kepemimpinan organisasi).

5. Controlling

Fungsi controlling sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi

landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi controlling diwujudkan

dalam bentuk:

(1) Berbagai kegiatan audit akademik dan non-akademik yang dilakukan

Badan Penjaminan Mutu sebagaimana dijelaskan pada sub-subbab 2.3.4

tentang sistem audit internal dan sub-subbab 2.3.4 tentang sistem audit

eksternal.

(2) Pengawasan dan pemeriksaan yang secara rutin dilakukan oleh Tim

Inspektorat Jenderal Kemhan, melalui Surat Inspektorat Jenderal

Kemenhan RI Nomor: B/1036/05/04/10/02/ITJEN tentang Pemberitahuan

waktu pelaksanaan pengawasan dan pemeriksaan (wasrik).

(3) Surat Ketua YKPP Nomor: B/SPENG/44/YKPP/2012 tentang Laporan

Pelaksanaan Program Kerja dan Rancangan Anggaran Tahun 2012.



71

(4) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/27/II/2013 tentang Ketentuan

Evaluasi dan Sanksi Administrasi Akademik bagi Penerima Bantuan

Beasiswa YKPP.

(5) Dalam bidang akademik setiap semester senantiasa dilaksanakan

evaluasi kemajuan belajar mahasiswa melalui Surat Keputusan Rektor

Nomor: SKEP/08/I/2013 tentang Mahasiswa yang Dinyatakan Pra Putus

Studi pada TA. 2012/2013 UPN ―Vetean‖ Yogyakarta.

(6) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/176/XII/2012 tentang Instrumen

Tingkat Kepuasan Wisudawan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta tahun 2013.

(7) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/67/V/2013 tentang Pembentukan

Tim Evaluasi dan Revisi Program Kerja dan Rancangan Anggaran UPN

―Veteran‖ Yogyakarta tahun 2013.

(8) Surat Rektor Nomor: B/70-02/VII/2012 tentang undangan rapat evaluasi

PKRA.

(9) Keputusan Rektor Nomor: SKEP/84a/V/2012 tentang Tim Pelaksana

Penyusunan Laporan Semester/Evaluasi Program Studi Berdasarkan

Evaluasi Diri (EPSBED).

(10) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/84a/V/2012 tentang Tim

Pelaksana Penyusunan Laporan Semester/Evaluasi Program Studi

Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED).

(11) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/45/III/2012 tentang Tim

Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas, Prodi Jenjang S2, S1 dan D3 di UPN


(12) Surat Wakil Rektor II Nomor: B/UND/82-02/V/2013 tentang undangan

rapat evaluasi dan revisi PKRA tahun 2013.

(13) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) secara

rutin melakukan monitoring dan evaluasi (monev) atas hibah penelitian

internal dan penelitian eksternal yang diterima Universitas.



72

Secara organisasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menganut sistem: (1) Desentralisasi

Akademik, dan (2) Desentralisasi Anggaran dengan limitasi tertentu.

1. Desentralisasi akademik

Desentraliasi Akademik diwujudkan dengan kewenangan program studi untuk

menyusun kurikulum dengan tetap memperhatikan rambu-rambu yang ditetapkan

universitas. Rambu-rambu tersebut dinyatakan dalam bentuk susunan kurikulum

dimana kurikulum harus mengakomodir (1) kurikulum universitas (matakuliah yang

diasuh universitas), (2) kurikulum fakultas (matakuliah yang diasuh fakultas), dan

(3) kurikulum program studi (matakuliah yang diasuh program studi). Kurikulum

secara berkala dilakukan peninjauan dengan memberi kesempatan bagi sumbang

saran stakeholder melalui workshop kurikulum yang diselenggarakan masing-

masing program studi, selanjutnya diajukan dan mendapat pengesahan melalui

Rektor melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114/VIII/2011 tentang

Struktur Kurikulum dan Sebaran Matakuliah di Lingkungan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.

Untuk memperoleh sosialisasi kurikulum yang maksimal, maka setiap mahasiswa

baru akan mendapat Buku Panduan Akademik yang berisi Rancangan Kurikulum,

Spesifikasi Program Studi, dan roadmap kurikulum. Beberapa matakuliah

universitas yang spesifik tercantum pada kurikulum yang berkaitan dengan tata

nilai UPN ―Veteran‖ Yogyakarta antara lain Olahraga dan Wimaya (Widya Mwat

Yasa) masing-masing 2 SKS.

Untuk monevin, maka terhadap masing-masing prodi setiap tahun dilakukan

kegiatan AMAI (Audit Mutu Akademik Internal) oleh auditor internal yang memiliki

lisensi dari lembaga kredibel. Monevin juga dilakukan untuk kegiatan non-

akademik sehingga diharapkan memenuhi aspek planning, organizing, staffing,

leading, dan controlling.



73

2. Desentralisasi anggaran

Desentralisasi Anggaran diwujudkan dengan penyusunan Program Kerja dan

Rencana Anggaran (PKRA) yang dilakukan secara berjenjang dimulai dari

masing-masing Prodi kemudian dibahas di tingkat fakultas selanjutnya

dikonsolidasikan di tingkat universitas. Di tingkat universitas diselenggarakan

Rapat Koordinasi Teknis (Rakornis) untuk menetapkan pagu anggaran masing-

masing satuan kerja berdasarkan visi, misi, dan tujuan yang diterjemahkan dalam

serangkaian program kerja dan anggaran. Rancangan anggaran tersebut

selanjutnya dibawa ke Senat Universitas untuk mendapatkan persetujuan sebelum

dikirimkan ke Yayasan untuk mendapat pengesahan.

Pada pertengahan tahun anggaran diselenggarakan rapat koordinasi teknis

anggaran yang membahas permasalahan program kerja dan anggaran dalam

enam bulan berjalan. Beberapa kegiatan yang sangat penting tetapi belum

mendapat alokasi anggaran, maka masih dapat diselenggarakan melalui

perubahan anggaran (semacam APBN-P). Untuk mengetahui akuntabilitas

anggaran, maka setiap tahun dilakukan audit keuangan yang hasilnya dilaporkan

kepada Rektor, dan pada akhir anggaran disusun Laporan Pelaksanaan Program

Kerja dan Anggaran. Tata cara penyusunan anggaran seperti ini diharapkan

memenuhi aspek planning, organizing, staffing, leading, dan controlling.

2.3.2. Program Peningkatan Kompetensi Manajerial Untuk Menjamin Proses

Pengelolaan Yang Efektif Dan Efisien Di Setiap Unit

Sebagaimana diketahui melalui Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor:

KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta, Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang

Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta maupun Nomor:

KEP/11/YKPP/III/2008 tentang Peraturan Kepegawaian UPN ―Veteran‖

Yogyakarta disebutkan bahwa setiap posisi manajerial memerlukan pemenuhan

kompetensi tertentu serta ditetapkan job analysis, job discription, dan job

spesification. Peningkaan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan pada



74

dasarnya untuk memenuhi job analysis, job discription, dan job spesification

sehingga pola dan arah penanganan kompetensi mejadi fokus, efisien dan efektif

antara lain melalui pelatihan kepemimpinan, pengelolaan administrasi umum,

pengelolaan keuangan, pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi, maupun

mengirimkan studi lanjut pada program pascasarjana.

Oleh sebab itu pada dasarnya KEP/14/YKPP/III/2008, KEP/17/YKPP/III/2008, dan

KEP/11/YKPP/III/2008 tersebut telah diatur hal-hal: (1) rancangan dan analisis

jabatan, (2) uraian tugas, (3) prosedur kerja, dan (4) program peningkatan

kompetensi manajerial.

1. Rancangan dan analisis jabatan

Rancangan dan analisis jabatan telah tertuang dalam Keputusan Ketua Yayasan


Statuta. Dalam statuta tersebut dijelaskan pada Bab V pasal 22 tentang

Universitas yaitu :

(1) Unsur pimpinan: Rektor, dan Wakil Rektor

(2) Unsur pelaksana akademik: Fakultas, Jurusan, Pascasarjana, dan LPPM

(3) Unsur pelaksana adminstrasi: Biro

(4) Badan Penjaminan Mutu

(5) Pusat Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas Instruksional (P3AI)

(6) Unsur penunjang: Unit Pelaksana Teknis, dan Laboratorium

(7) Unsur-unsur lain: Dewan Penyantun, Senat Universitas, Senat Fakultas.

Rancangan dan analisis jabatan juga tertuang dalam Keputusan Ketua Yayasan


Peraturan Kepegawaian Badan Pelaksana Pendidikan. Dalam Peraturan

Kepegawaian tersebut dijelaskan:



75

Bab II : Penerimaan

Bab III : Pendidikan dan Pelatihan

Bab IV : Penggunaan

Bab V : Perawatan

Bab VI : Pemberhentian

2. Uraian tugas

Uraian tugas masing-masing satuan kerja telah didefinisikan secara lengkap

melalui Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan

Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tenang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖

Yogyakarta. Dalam Organisasi dan Tata Kerja dijabarkan kedudukan, tugas

pokok, dan fungsi masing-masing satuan kerja yaitu :

Bab III : Unsur pimpinan (Rektor dan para Wakil Rektor)

Bab IV : Badan Penjamian Mutu

Bab V : Sekretaris Universitas

Bab VI : Unsur Pelaksana Administrasi

Bab VII : Unsur Pelaksana Teknis Universitas

Bab VIII : Program Pascasarjana

Bab IX : Fakultas

Bab X : Lembaga Universitas

Bab XI : Unsur Kelengkapan Universitas/Fakultas

Bab XII : Mekanisme Hubungan Prosedur Kerja dan Tata Kerja



76

3. Prosedur kerja

Prosedur kerja dilaksanakan dalam berbagai Standar Operating Prosedure (SOP),

Manual Prosedur (MP) atau sebutan lain yang dimiliki oleh universitas dan satuan

kerja. Prosedur kerja yang secara rutin menjadi acuan pada tata kelola universitas

akan dijelaskan pada sub-subbab 2.3.4 (Sistem audit internal).

4. Program peningkatan kompetensi manajerial

Program peningkatan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan mendapat

perhatian dan menjadi fokus dalam program peningkatan sumberdaya manusia

karena merupakan investasi jangka panjang dan akan menjamin sustainabilitas

universitas.

Untuk menilai dan meningkatkan kompetensi, maka secara rutin dilakukan audit

―Penilaian Kinerja Pegawai dan Pejabatan Struktural‖ yang hasilnya dilaporkan

kepada Rektor untuk bahan evaluasi pembinaan sumberdaya manusia,

khususnya melalui Rapat Pimpinan D yang dipimpin oleh Wakil Rektor bidang

Administrasi Keuangan. Program peningkatan kompetensi manajerial yang

sistematis telah direkam oleh Bagian Kepegawaian, bagi tenaga kependidikan

antara lain disajikan pada tabel di bawah ini.

No. Program Peningkatan Kompetensi Instansi Penyelenggara

(1) (2) (3)

1. Latihan Pra Jabatan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

2. Penataran Tata Naskah dan Tata Kearsipan Pusat Pendidikan dan Latihan

SDM Dephan RI

3. Pendidikan dan Pelatihan Administrasi

Umum (Diklat ADUM)

Pusat Pendidikan dan Latihan

SDM Dephan RI

4. Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan

Tingkat IV

Pusat Pendidikan dan Latihan

SDM Dephan RI

5.

Pelatihan Tenaga Tata Usaha dan

Administrasi Keuangan PTS di Kopertis Wil.

V

Kopertis Wilayah V DIY



77


(1) (2) (3)

6. Kursus Pemeliharaan Komputer Dephankam Pusat Pendidikan dan Latihan

SDM Dephan RI

7. Basic Internet Course PT. Blue Net Training Division

8. Pelatihan MS Office 2007 + Internet Lembaga Pendidikan SMILE

group

9. Pelatihan Web Design Lembaga Informatika Kejuruan

Gama Informatika

10. Kursus Operator Komputer Pusat Pendidikan dan Latihan

SDM Dephan RI

11. Computer Technician Yayasan Technician

Technology

12. Pelatihan Angka Kredit Jabatan Dosen bagi

PTS Kopertis Wilayah V Kopertis Wilayah V DIY

13. Pelatihan Penjadwalan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

14.

Pelatihan dan Pengisian Laporan Evaluasi

Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri

(EPSBED)

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

15. Pelatihan Mengetik 10 Jari Biro Bina Ilmu Jakara

16. Pelatihan Pelayanan Prima (Service

Exellence) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

17. Pelatihan Manajemen dan Pelayanan

Perpustakaan UGM Yogyakarta

18. Pelatihan Tenaga Perpustakaan Perguruan

Tinggi Kopertis Wilayah V DIY Kopertis Wilayah V DIY

19. Sistem InformasiManajemen Perpustakaan

(LYBSIS) PT. Mandiri Solusi Informatika

20. Training of Trainers (TOT): Pemanfaatan

Portal GARUDA dan Jurnal Online

Forum Perpustakaan Perguruan

Tinggi DIY

21. Dokumentasi Digital Perustakaan PT. Partner Imaji Solusindo

22.

Workshop Penyusunan Manual Prosedur

dan Instruksi Kerja bagi Pengelola

Laboratorium dan Administrasi


23. Pendidikan Khusus Profesi Advokat (PKPA) Perhimpunan Advokat

Indonesia (PERADI)



78


(1) (2) (3)

24. Pelatihan Jurnalistik Lembaga Pelathan Jurnalistik

BERNAS Jogja

25. Pelatihan Bidang Anggaran dan Keuangan Badan Penyelenggara UPN

―Veteran‖

26. Keahlian Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah Tingkat Dasar

Lembaga Kebijakan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah RI

27. Bimbingan Teknis Perpajakan Nasional Lembaga Pendidik dan

Pengkaji Pajak

28. Penataran Bendaharawan Departemen Keuangan RI

29. Bimbingan Teknis Tata Cara Perhitungan

dan Pelaporan Pajak

Yayasan Bina Arta (Pendidikan

Konsultan Pajak)

30.

Pelatihan Pembukuan Bendahara bagi

Pengelola Bantuan Dana Pemerintah pada

PTS di Lingkungan Kopertis Wilayah V

Kopertis Wilayah V DIY

31. Pelatihan Kewrausahaan bagi Tenaga Administrasi

LPPM UPN ―Veteran‖ Yoyakarta

32. Pelatihan Tanaga Teknis Museum Dinas Kebudayaan Propinsi DIY

Sedangkan program peningkatan kompetensi manajerial bagi dosen disajikan

pada Tabel di bawah ini.


(1) (2) (3)

1. Pelatihan Peningkatan dan Pengembangan Mutu

Pembelajaran (P3MP) P3AI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

2. Workshop metodologi Penelitian Kebumian,

Ketahanan Pangan dan Lingkungan LPPM UPN ―Veteren‖ Yogyakarta

3. Pelatihan Training of Trainer (TOT) Pengadaan

Barang dan Jasa Kementerian Pekerjaan Umum

4. Pelatihan Metodologi Penelitian untuk Meraih Hibah

LPPM UPN ―Veteren‖ Yogyakarta

5. Workshop Menjadi Reviewer LPPM UPN ―Veteren‖ Yogyakarta

6. Workshop Penulisan Artikel Jurnal Ilmiah LPPM UPN ―Veteren‖ Yogyakarta

7. Outbond Management Training LPPM UPN ―Veteren‖ Yogyakarta



79


(1) (2) (3)

8. Workshop Kejuangan LPPM UPN ―Veteren‖ Yogyakarta

9. Pengiriman studi lanjut Pascasarjana UGM, ITB, UI, Unair, dll.

10. Pelatihan Training of Trainer (TOT) bidang Jasa

Kostruksi di DIY

Pusat Pembinaan Kompetensi dan

Pelatihan Konstruksi

11. Penyusunan Analisis Mengenai Dampak

Lingkungan (AMDAL Tipe B)

Pusat Studi Lingkungan Hidup

UGM

12. Workshop Penyusunan Manual Prosedur dan

Instruksi Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

13. Pelatihan Penulisan Artikel Ilmiah di Jurnal

Terakreditasi Dirlitabmas Dirjen Dikti

14. Workshop Penulisan Atikel Pengabdian kepada

Masyarakat Dirlitabmas Dirjen Dikti

15. Workshop Enterpreunership P3AI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

16. Awareness SPMI Kopertis Wilayah V DIY

17. Pelatihan SPMI UGM, IPB

18. Pelatihan Pengisian Borang Akeditasi BAN-PT C-Dev, UII, UMY, Dikti

19. Pelatihan Auditor Internal SPMI UGM

20. Awareness ISO 9001:2008 PT. Panji Konsultan Technology

Services, UGM

21. Pelatihan Auditor Internal ISO 9001:2008 PT. Panji Konsultan Technology

Services

2.3.3. Desiminasi Hasil Kerja Perguruan Tinggi Sebagai Akuntabilitas Publik

LPPM secara lembaga maupun dosen secara individu secara rutin melakukan

desiminasi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui

berbagai media baik internal maupun eksternal yang didokumentasikan melalui

UPT Perpustakaan pada htpp://repository.upnyk.ac.id.

Secara internal desiminasi dilakukan melalui jurnal ilmiah berkala maupun

prosiding seminar yang dilakukan di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,

antara lain:

(1) Jurnal Agrivet: ISSN 1410-3796



80

(2) Jurnal Dinamika Sosial Ekonomi: ISSN 1411-5793X

(3) Jurnal Tanah dan Air (Soil and Water Journal): ISSN 1411-5719

(4) Jurnal Kebumian Teknologi Mineral: ISSN 0854-2554

(5) Buletin Ekonomi: ISSN 1410-2299

(6) Kajian Akuntansi: ISSN 1907-1442

(7) Perspeksif Ekonomi: ISSN 1907-607X

(8) Jurnal Ilmu Komunikasi: ISSN 1693-3029

(9) The Indonesian Journal of Communication Studies: ISSN 1978-323X

(10) Jurnal Paradigma: ISSN 1410-3133

(11) Jurnal Studi Diplomasi Keamanan: ISSN 2085-7853

(12) Jurnal Ilmu Administrasi Bisnis: ISSN 1829-7277

(13) Jurnal Eksergi: ISSN 1410-394X

(14) Jurnal Telematika: ISSN 1829-667X

(15) Jurnal Optimasi: ISSN 1693-2102

(16) Jurnal Manajemen Bencana dan Lingkungan: ISSN 0853-845X

(17) Jurnal Hasil Penelitian UPN ―Veteran‖ Yogyakarta: ISSN 1410-9557

(18) Majalah Ilmiah Geologi Indonesia: ISSN 0216-1061

(19) Prosiding Seminar Nasional Teknik Kimia KEJUANGAN: ISSN 1793-4393

(20) Prosiding Seminar Nasional Ketahanan Pangan dan Enerji: ISBN 978-

602-98216-0-4

(21) Prosiding Internasional on Agro-tourism Development: ISBN 978-979-

18768-1-0

(22) Pertemuan Ilmiah Tahunan (PIT) Ikatan Ahli Geologi Indonesia (IAGI):

ISBN 979-8126-12-2



81

Secara eksternal desiminasi dilakukan melalui jurnal ilmiah berkala maupun

prosiding seminar yang dilakukan di luar lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,

antara lain:

(1) International Journal of Innovation, Management and Technology.

(2) International Journal of Information, and Communication Technology

Research: ISSN 223-4985.

(3) Jurnal EKUITAS: ISSN 1411-0393 Akreditasi 11/DIKTI/Kep/2009.

(4) Jurnal Public Relations Indonesia: ISSN 1978-4600.

(5) Prosiding Seminar Nasional Pengembangan Teknologi Berbasis Bahan

Baku Lokal: ISBN 978-979-18047-0-7.

(6) Prosiding Seminar Nasional Inovasi Teknologi untuk Pengembangan

Kedelai Menuju Swasembada: ISBN 978-979-1159-7.

(7) Prosiding International Conference on Sustainable Agriculture and Food

Security: ISBN 978-979-8246-11-1.

Diseminasi hasil kerja dikaitkan dengan pengelolaan universitasyang

bertanggungjawab, maka telah diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor:

SKEP/84a/V/2012 tentang Tim Pelaksana Penyusunan Laporan

Semesteran/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) ke

Kopertis Wilayah V. Tim tersebut merupakan panitia adhoc yang memelihara, dan

memutahirkan data setiap semester berjalan. Diseminasi juga diwujudkan dalam

kegiatan Sosialisasi Penelitian LPPM UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Diseminasi hasil

kerja, khususnya kinerja manajemen, juga dilakukan melalui Laporan Wisuda

Pascasarjana, Sarjana dan Diploma setiap triwulan maupun Laporan Tahunan

melalui Dies Natalis setiap Desember yang menggambarkan secara komperhensif

perkembangan universitas satu tahun terakhir dan dibagikan kepada undangan

dan orangtua wisudawan.



82

2.3.4. Sistem Audit Internal

Unit kerja yang bertanggung jawab atas sistem audit internal adalah Badan

Penjaminan Mutu (BPM) sebagai unit kerja independen yang bertanggung jawab

langsung kepada Rektor. Berdasakan Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor:

KEP/17YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖

Yogyakarta Bab IV pasal 10, BPM mempunyai tugas pokok dan fungsi

sebagaimana disajikan pada sub-subbab 2.1.2. (Struktur Organisasi).

Sistem audit internal sudah ditetapkan dan dimplementasi melalui dokumen mutu

Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu

Akademik yang berisi antara lain:

(1) Bab VII : Prosedur audit mutu akademik internal

(2) Bab IX : Prosedur audit mutu penilaian dan publikasi internal

(3) Bab X : Prosedur audit pengabdian kepada masyarakat

(4) Bab XI : Prosedur audit mutu kerjasama

(5) Bab XII : Prosedur evaluasi beban kerja dosen

(6) Bab XIII : Prosedur audit kinerja manajemen

(7) Bab XIV : Prosedur audit sumberdaya manusia

(8) Bab XV : Prosedur audit keuangan internal

(9) Bab XVI : Prosedur audit sarana dan prasarana

(10) Bab XV : Prosedur evaluasi staf akademik

Dokumen-dokumen atau instrumen survei yang selalu rutin dilaksanakan setiap

semester dan/atau tahun telah mempunyai kriteria dan instrumen penilaian,

dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor meliputi:

(1) Nomor: SKEP/176/XII/2012 tentang Instrumen Tingkat Kepuasan

Wisudawan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(2) Nomor: SKEP/191/XII/2011 tentang Instrumen Pengukuran Kepuasan

Dosen Terhadap Manajemen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.



83


Tenaga Kependidikan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(4) Nomor: SKEP/14/I/2009 tentang Instrumen Audit Internal Kerjasama di

Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(5) Nomor: SKEP/174/XII/2007 tentang Instrumen Audit Internal Keuangan

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(6) Nomor: SKEP/181/I/2009 tentang Instrumen Audit Internal Penelitian dan

Publikasi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.


Mahasiswa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(8) Nomor: SKEP/182/XII/2009 tentang Instrumen Audit Internal Pengabdian

kepada Masyarakat di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

Target Sistem Manajemen Mutu difokuskan pada dua hal yaitu bidang akademik

dan bidang non-akademik, sehingga struktur organisasi BPM sesuai Surat

Keputusan Ketua YKPP Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan

Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta susunan sebagai berikut.



84

Ketua

Sekretaris

Tim monitoring proses

pembelajaran Auditor keuangan

Auditor penelitian Asesor LKD

Auditor pengabdian kepada masyarakat

Dokumen-dokumen survei

Auditor kerjasama

Auditor AMAI

Kapus Akademik Kapus. Non-akademik

Kabid. penjaminan mutu proses pembelajaran

Kabid. penjaminan mutu penelitian dan pengabdian

masyarakat

Kabid. penjaminan mutu keuangan

dan sarana prasarana

Kabid. penjaminan

mutu sumberdaya

manusia

Struktur Organisasi Sistem Penjaminan Mutu BPM

(Sumber: KEP/17/YKPP/III/2008)

Kegiatan SPMI-PT, khususnya AMAI, masing-masing satuan kerja telah dievaluasi

secara internal oleh 48 Auditor Internal (bidang akademik dan non-akademik)

yang memiliki berlisensi (mendapat pelatihan sebagai auditor) dari UGM, IPB dan

Tim penjaminan

mutu Fak/PPS

Tim penjaminan mutu Prodi

Kelompok auditor non-akademik

Kelompok auditor akademik



85

lembaga kompeten lainnya. Masing-masing satuan kerja akan diaudit oleh 3 (tiga)

auditor internal atau sesuai kebutuhan dan kompetensi dengan memegang azas

fairness yaitu auditor tidak boleh mempunyai konflik kepentingan dengan

auditee.Kegiatan audit dan monitoring dilakukan enam bulan atau setahun sekali

tergantung jenisnya.

Untuk meningkatkan kepedulian terhadap SPMI, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

telah memberikan Program Hibah Kompetisi Internal (PHKI) sebesar 100 juta,

yaitu program studi yang memiliki kinerja SPMI yang baik mendapat dana hibah

50 juta (terbaik pertama SPMI), 30 juta (terbaik kedua SPMI), dan 20 juta (terbaik

ketiga SPMI) untuk terus mempertahankan dan meningkatkan kinerja SPMI.

Berbagai kegiatan SPMI dilakukan sebagai bentuk quality assurance disajikan

pada tabel di bawah ini.

No. Kegiatan Audit Ruang Lingkup Tujuan Waktu

(1) (2) (3) (4) (5)

Akademik

1. Monitoring Proses Pembelajaran

Monitoring parameter standar mutu proses pembelajaran dan sub parameter terkait

Mengetahui pelaksanaan penjaminan mutu akademik

Memberi motivasi Timlak Penjaminan Mutu Akademik dan Fakultas

Membangun komitmen bersama atas pelaksanaan penjaminan mutu

Januari dan Juli

2. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)

Mengecek hasil tindak lanjut AMAI tahun sebelumnya

Memastikan keberadaan dokumen akademik dan mutu di Prodi

Memastikan kesesuaian pelaksanaan standar mutu akademik

Memastikan konsistensi pelaksanaan, pencapaian standar mutu akademik dan evaluasi standar mutu yang ditetapkan Surat Keputusan Rektor

September

3.

Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal (AMPPI)

Tindak lanjut hasil AMPPI

Pelaksanaan kagiatan penelitian

Mengecek tindak lanjut hasil AMPPI yang lalu

Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan Penelitian dan Publikasi

Mei



86


(1) (2) (3) (4) (5)

dan publikasi LPPM

Keberadaan dokumen mutu di LPPM

dengan SPM-PT

Mengecek keberadaan dokumen mutu

4.

Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Internal (AMPMI)

Tindak lanjut hasil audit mutu AMPMI

Pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di LPPM

Keberadaan dokumen mutu

Melakukan verifikasi Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) yang lalu

Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan SPMI-PT

Memastikan keberadaan dokumen mutu

Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan dokumen di LPPM

Mei

5. Audit Mutu Kerjasama

Memastikan keberadaan dokumen mutu

Memastikan kesesuaian pelaksanaan kerjasama dengan peraturan Universitas.

Menjamin kepatuhan, kepastian dan relevansi sesuai dokumen kerjasama.

Mei

Non-akademik

1. Audit Keuangan

Pelaksanaan PKRA

Dokumen keuangan

Mengetahui tingkat ketercapaian program kerja dan serapan anggaran serta kepatuhan terhadap indeks keuangan

Juni- Agustus

2.

Penilaian Kinerja Pegawai dan Pejabat Struktural

Prestasi kerja

Ketaatan dan kedisiplinan

Loyalitas

Prakarsa

Kerjasama dan komunikasi

Kejujuran

Tanggung jawab

Kepemimpinan

Kompetensi jabatan

Mengetahui kinerja pegawai yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan karir pegawai dan pengembangan pegawai

April- Mei

3. Laporan Kinerja Dosen (LKD)

Pelaksanaan tridarma pergruan tinggi sesuai

Mengetahui kinerja dosen sesuai beban kerja yang telah ditetapkan

Januari- Februari dan Juli- Agustus



87


(1) (2) (3) (4) (5)

instrumen Kemendikbud

4. Rapor Kinerja Dosen (RKD)

LKD

Penilaian Persepsional Atatan (PA)

Penilaian Persepsional Mahasiswa (PM)

Membuat Rapor Kinerja Dosen (RKD)

Januari- Februari dan Juli- Agustus

5.

Penilaian Kepuasan Dosen terhadap Manajemen

Kebijakan umum

Kegiatan tridarma

Kegiatan penunjang

Mengetahui tingkat kepuasan dosen terhadap manajemen

Maret- April

6.

Penilaian Kepuasan Pegawai Kependidikan terhadap Manajemen

Kebijakan umum

Mengetahui tingkat kepuasan tenaga kependidikan terhadap manajemen

Maret

7. Penilaian Kepuasan Mahasiswa

Kegiatan akademik

Fasiltas kampus

Kegiatan pengembangan mahasiswa

Pelayanan administrasi akademik

Mengetahui tingkat kepuasan mahasiswa terhadap manajemen

Maret

BPM sebagai unit quality assurance (QA) mempunyai kuwajiban untuk

memastikan implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang dirancang dapat

dicapai melalui serangkaian siklus Plan Do Check Action (PDCA), dimana saat ini

telah memasuki siklus keenam dan mempunyai serangkaian kegiatan terstruktur.

Secara umum struktur kegiatan audit dan monitoring:

(1) Penerbitan Surat Perintah Rektor tentang kegiatan audit dan monitoring

yang akan dilakukan.



88

(2) Mengadakan Rapat Koordinasi Teknis (Rakornis) atas kegiatan audit dan

monitoring yang akan dilakukan, dan menjelaskan ruang lingkup dan

tujuan audit.

(3) Manajer audit menyusun daftar auditor dan jadwal pelaksanaan audit

(harus mendapat persetujuan auditor dan auditee).

(4) Melakukan desk evaluation atas dokumen berdasarkan laporan

pencapaian target mutu semester gasal dan genap yang diajukan oleh

auditee.

(5) Pelaksanaan audit, menemukan ketidaksesuaian (Kts mayor, Kts minor,

observasi Obs) dan pemeriksaan permintaan tindakan koreksi audit yang

lalu.

(6) Penyusunan laporan audit dari tim auditor.

(7) Pelaporan pencapaian standar mutu akademik ke Rektor.

(8) Masing-masing satuan kerja melakukan Rapat Tinjauan Manajemen atau

sebutan lain (misal: rapat koordinasi teknis, rapat internal, dll).

2.3.5. Sistem Audit Eksternal

Evaluator eksternal SPMI-PT yang berkait dengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

adalah lembaga akreditasi BAN-PT yang secara rutin sesuai siklusnya melakukan

evaluasi atas program studi (baik ijin peyelenggaraan maupun akreditasi), dan

institusi. Sampai saat ini, semua program studi di lingkungan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta sudah memiliki ijin perpanjangan program studi, dan sudah memiliki

akreditasi tanpa ada berstatus kadaluwarsa. Akreditasi institusi perguruan tinggi

yang dimiliki juga masih berlaku sampai bulan Januari 2014, dan sudah

dipersiapkan re-akreditasi enam bulan sebelum masa kadaluwarsa.

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta juga berkemauan kuat untuk memasuki milestone baru

dengan meningkatkan pengakuan sistem audit internal melalui penerapkan Sistem

Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Komitmen implementasi Sistem



89

Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 telah ditetapkan oleh

top management untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan

dan sebagai tindak lanjut bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah waktunya

memasuki era SMM mengingat adanya sinerji dokumen antara SPMI, SPME dan

ISO. Menindaklanjuti komitmen tersebut maka telah dilaksanakan Kerjasama

(MoU) antara PT. Panji Teknologi Consultant Services sebagai konsultan dengan

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Nomor: 25/PKS/UPN/XII/2012 dan Nomor: PTS/158-

PN/ISO/2012. Sedangkan sebagai lembaga sertifikasi manajemen mutu

direncanakan dilakukan oleh PT. British Standard Institute (BSI) Jakarta.

Evaluator eksternal juga dilakukan melalui Surat Keputusan Rektor Nomor:

SKEP/84a/V/2012 tentang Tim Pelaksana Penyusunan Laporan

Semesteran/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) yang

menunjuk petugas masing-masing program studi sebagai pelaksana/penanggung

jawab. Mengingat arti penting dokumen EPSBED, maka telah dibentuk tim adhoc

yang khusus menangani input, update, perawatan dan pemutakhiran data

EPSBED.

Mengingat UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara rutin memperoleh dana hibah dari

pemerintah melalui Ditjen Dikti (PHK-A2, PHKI, dll.), maupun Kopertis Wilayah V

DIY, maka secara rutin juga dilakukan audit internal melalui monitoring dan

evaluasi dari lembaga pemerintah tersebut.

Sebagaimana diketahui bahwa dalam hal-hal tertentu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

masih menggunakan dana APBN, maka secara rutin juga dilakukan monitoring

dan evaluasi dari Inspektorat Jenderal Kementerian Pertahanan (Irjen Kemhan)

dimana menurut peraturan Menhan Nomor: 08 tahun 2010, Irjen Kemhan

mempunyai tugas pokok melakukan pengawasan dan pemeriksaan internal atas

pengelolaan keuangan UPN ―Veteran‖, dan fungsi melaksanakan kegiatan audit,

review, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap

penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan

keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok



90

ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk mewujudkan tata kelola

yang baik. Siklus evaluasi diawali dengan taklimat awal (tindaklanjut temuan tahun

lalu), kegiatan pengawasan dan pemeriksaan, penyusunan temuan, dan ditutup

dengan taklimat akhir.

Saat ini sedang dipersiapkan pula evaluator eksternal melalui implementasi

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Uraian lebih detil tentang hal ini

disajikan pada subbab 2.4. Sistem Penjaminan Mutu.

2.4. Sistem Penjaminan Mutu

2.4.1. Keberadaan Manual Mutu Yang Mencakup Informasi Tentang

Kebijakan, Pernyataan, Unit Pelaksana, Standar, Prosedur, SOP, Dan

Tahapan Sasaran Mutu Perguruan Tinggi

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara

bertahap berkelanjutan untuk memenuhi tuntutan stakeholder dan sepenuhnya

sadar bahwa persiangan hanya dapat dimenangkan dengan memberikan mutu

sesuai harapan stakeholder. Oleh sebab itu, telah dipersiapkan berbagai

dokumen, peraturan, dan satuan kerja mengenai: (1) pernyataan mutu,

(2) kebijakan mutu dan sasaran mutu, (3) unit pelaksana, (4) standar mutu,

(5) prosedur mutu, (6) instruksi kerja, dan (7) pentahapan sasaran mutu.

1. Pernyataan mutu

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta memilik pernyataan mutu bahwa ―Semua kegiatan

pengelolaan universitas harus mempunyai Key Performance Indicator (KPI) yang

memenuhi dan/atau melebihi standar mutu yang ditetapkan pemerintah‖.

Pengertian Key Performance Indicator (KPI) saat ini adalah sebagaimana

dimaksud dalam Instrumen Akreditasi BAN-PT.



91

2. Kebijakan mutu dan sasaran mutu

Sebagaimana disebutkan di atas, telah disusun dokumen ISO 9001:2008 yang

meliputi Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir.

Manual Mutu dengan kode MP-UPN-01 ini merupakan dasar penerapan Sistem

Manajemen Mutu yang mengacu pada ISO 9001-2008. Manual Mutu ini bertujuan

memberikan panduan bagi seluruh jajaran sivitas akademika di UPN ―Veteran‖

Yogyakarta untuk memahami, menghayati untuk kemudian mengimplementasikan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sehingga dapat merealisasikan

Kebijakan Mutu dan mencapai Sasaran Mutu yang telah ditetapkan, dan kepuasan

pelanggan (peserta didik, mahasiswa, dan pengguna lulusan) dapat tercapai.

Dalam Manual Mutu disebutkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu:

(1) Kebijakan Mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta adalah ―Mengelola Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

(SPME), dan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) sebagai bentuk

komitmen terhadap penyelenggaraan universitasyang terdepan di era

global.

(2) Sasaran Mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta adalah:

Akreditasi

Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT minimal B pada

tahun 2014.

Dari 23 Prodi yang diselenggarakan saat ini, minimal 50%

terakreditasi BAN-PT dengan peringkat A dan tanpa peringkat C

pada tahun 2017.

Sistem Manajemen Mutu

Memiliki Sertifikasi ISO 9001:2008 tahun 2014.

Mahasiswa dan lulusan



92

Indek Kepuasan Mahasiswa (IKM) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5)

pada tahun 2014.

Indek Kepuasan Lulusan (IKL) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5)

pada tahun 2014.

Sumberdaya manusia

Rapor Kinerja Dosen (RKD) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5) pada

tahun 2014.

Indek Prestasi Dosen (IPD) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5) pada

tahun 2014.

Sertifikasi Dosen Tetap 100% pada tahun 2014.

Jenjang pedidikan dosen tetap minimal 30% berijazah doktor (S3)

ada tahun 2014.

Jabatan fungsional dosen tetap minimal 10% guru besar (profesor)

ada tahun 2014.

Layanan jenjang pendidikan

Menyelenggaraan program doktor minimal satu program studi ada

tahun 2017.

Melengkapi dokumen-dokumen di atas, telah pula ditetapkan Standar Mutu,

Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu sebagaimana disajikan pada sub-subbab 2.4.1.

(4. Standar mutu)

3. Unit pelaksana

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta mempunyai unit pelaksana mutu yang terstruktur dan

independen selevel Wakil Rektor yang bertanggung jawab langsung kepada

Rektor sebagaimana dinyatakan melalui Keputusan Ketua Yayasan Nomor:

KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.



93

Untuk menjamin efektifitas unit penjamian mutu, maka di tingkat Fakultas dan

Program Studi telah dibentuk Tim Pelaksanan Penjaminan Mutu yang dipimpin

oleh Wakil Dekan I dan Sekretaris Program Studi melalui Surat Keputusan Rektor

Nomor: SKEP/73/V/2010 tentang Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Tingkat

Fakultas dan Tingkat Program Studi Jenjang S-1 di Lingkungan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.

Unit pelaksana mutu dijelaskan pada sub-subbab 2.1.2. (Struktur Organisasi) dan

Gambar tentang Struktur Organisasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, dan sub-subbab

2.3.4 (Sistem Audit Internal) dan gambar tentang struktur organisasi penjaminan

mutu BPM.

4. Standar mutu

Menindaklanjuti pernyataan mutu, kebijakan mutu dan sasaran mutu di atas, maka

UPN ―Veteran‖ telah menetapkan standar mutu, sasaran mutu, dan capaian mutu

yang sepenuhnya mengacu pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang BAN-

PT yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor, dan menjadi fokus

kegiatan AMAI yang dilakukan setiap tahun. Dokumen borang standar mutu,

sasaran mutu, dan capaian mutu yang dikirimkan masing-masing Program Studi

ke BPM akan menjadi desk evaluasi bagi auditor internal UPN ―Veteran‖

Yogyakarta dan selanjutnya dilakukan audit pada masing-masing satuan kerja.

Surat Keputusan standar mutu, sasaran mutu, dan capaian mutu disajikan


No Nomor SKEP Tentang

(1) (2) (3)

1. SKEP/140/X/2012

Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu

Fakultas/Pengelola Program Studi Diploma di Lingkungan


2. SKEP/141/X/2012 Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Prodi

Diploma di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

3. SKEP/142/X/2012 Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu



94

No Nomor SKEP Tentang

(1) (2) (3)

Fakultas/Pengelola Program Studi Sarjana di Lingkungan


4. SKEP/139/X/2012 Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Program

Studi Sarjana di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

5. SKEP/137/X/2012

Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Pengelola

Program Studi Magister di Lingkungan UPN ―Veteran‖

Yogyakarta

6. SKEP/143/X/2012 Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Program

Studi Magister di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

5. Prosedur mutu

Sebagaimana diketahui dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terdiri

dari Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir.

Dalam rangka mempersiapkan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008, maka telah disusun berbagai Prosedur Mutu yaitu

(1) PM-BPM-01 : Pengendalian Dokumen dan Rekaman

(2) PM-BPM-02 : Internal Audit

(3) PM-BPM-03 : Pengendalian Pelayanan Tidak Sesuai

(4) PM-BPM-04 : Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

(5) PM-BPM-05 : Pedoman Rapat Tinjauan Manajemen

(6) PM-BPM-06 : Monitoring Proses Pembelajaran

6. Instruksi kerja

Sebagaimana disebutkan di atas, telah disusun dokumen ISO 9001:2008 yang

meliputi Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir.



95

Dalam rangka mempersiapkan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008, maka telah disusun berbagai Instruksi Kerja sebagaimana disajikan

pada tabel berikut :

No. Satker Kode

Dokumen Nama Dokumen

(1) (2) (3) (4)

1. BPM IK-BPM-01 Pedoman Pengembangan Kurikulum

2. idem IK-BPM-02 Buka Tutup Progam Studi

3. idem IK-BPM-03 Pedoman Pengembangan Suasana Akademik

4. idem

IK-BPM-04 Pedoman Penilaian Kinerja Sumberdaya Manusia

5. idem

IK-BPM-05 Pedoman Penyusunan Rencana Pembelajaran Semester

6. idem IK-BPM-06 Standar Pengarsipan

7. idem IK-BPM-07 Standar Penomoran Dokumen

8. idem IK-BPM-08 Daftar dokumen eksternal

9. idem IK-BPM-09 Daftar dokumen internal

10.

Biro Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan

IK-BAAK-01 Penerimaan mahasiswa baru

11. idem IK-BAAK-02 Pra putus studi dan putus studi

12. idem IK-BAAK-03 Wisuda

13. idem IK-BAAK-04 Dispensasi penerimaan mahasiswa baru

14. idem IK-BAAK-05 Penanganan keluhan mahasiswa

15. idem

IK-BAAK-06 Perkuliahan, penilaian hasil belajar dan monitoring

16. idem IK-BAAK-07 Pengukuran kepuasan mahasiswa dan lulusan

17. idem IK-BAAK-08 Penyusunan skripsi

18. Idem IK-BAAK-09 Pedoman kerja praktek

19. idem IK-BAAK-10 Penanganan soal ujian

20. idem IK-BAAK-11 Cuti akademik



96

No. Satker Kode

Dokumen Nama Dokumen

(1) (2) (3) (4)

21. idem IK-BAAK-12 Mahasiswa alih jenjang dan pindahan

22. Biro Umum IK-BUM-01 Pengebangan prasarana dan sarana

23. idem IK-BUM-02 Pedoma pembinaan pegawai

24. idem IK-BUM-03 Perencanaan kepegawaian

25. idem IK-BUM-04 Pengembangan sumberdaya manusia

26. idem IK-BUM-05 Pengembangan karier

27. idem IK-BUM-06 Pengadaan barang dan jasa

28. idem IK-BUM-07 Pemeriksaan dan penerimaan barang

29. Biro Kerjasama dan Komunikasi

IK-BKK-01 Pedoman kerjasama

30. idem IK-BKK-02 Penulusuran alumni

31. LPPM IK-LPPM-01 Penelitian

32. idem IK-LPPM-02 Pengabdian kepada masyarakat

Pengertian Instruksi Kerja dalam SMM ISO 9001:2008 mempunyai kesetaraan

dengan pengertian Surat Keputusan, Manual Prosedur, Standar Operation

Prosedure (SOP) maupun istilah lain. Oleh sebab itu, peraturan-peraturan yang

tercantum pada Referensi dan tertulis pada dokumen borang dan evaluasi diri

dapat dapat dipandang sebagai Instruksi Kerja. Selain hal tersebut, UPN ―Veteran‖

Yogyakarta telah mempunyai Manual Prosedur di bidang sumber daya manusia

yaitu:

(1) Nomor: PEG-01 tentang Penerimaan Pegawai.

(2) Nomor: PEG-02 tentang Pengangkatan Calon Pegawai Menjadi Pegawai

Tetap.

(3) Nomor: PEG-03 tentang Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3).



97

(4) Nomor: PEG-04 tentang Usulan Pengangkatan dan Kenaikan Jabatan

Fungsional Dosen di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(5) Nomor: PEG-05 tentang Usulan Kenaikan Pangkat (UKP).

(6) Nomor: PEG-06 tentang Kenaikan Gaji Berkala (KGB).

(7) Nomor: PEG-07 tentang Dosen Berprestasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(8) Nomor: PEG-08 tentang Tenaga Kependidikan Berprestasi UPN


(9) Nomor: PEG-09 tentang Usulan Tenaga Kependidikan Berprestasi

Kopertis V DIY.

(10) Nomor: PEG-11 tentang Satyalancana Karya Satya PNS Kemenhan

DPK UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(11) Nomor: PEG-12 tentang Ijin Nikah Pegawai UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(12) Nomor: PEG-13 tentang Ijin Cerai Pegawai UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(13) Nomor: PEG-14 tentang Pensiun PNS Kemenhan DPK UPN ―Veteran‖

Yogyakarta.

(14) Nomor: PEG-15 tentang Pensiun Pegawai Tetap Yayasan.

(15) Nomor: PEG-16 tentang Studi Banding Kepegawaian.

7. Pentahapan sasaran mutu

Pentahapan sasaran mutu tercakup dalam Surat Keputusan Rektor sebagaimana

tercakup dan disajikan dalam sub-subbab 2.4.1 (4. Standar mutu). Secara

ringkas, pentahapan sasaran mutu dicapai dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

(1) Menetapkan butir dan deskripsi, bobot, dan standar mutu sebagaimana

atau mengacu pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang BAN-PT.

(2) Menetapkan base line masing-masing Pengelola Program Studi dan

Program Studi.



98

(3) Masing-masing Pengelola Program Studi dan Progam Studi menetapkan

sasaran mutu pada TA 2013/2014, TA. 2014/2015, TA 2015/2016, dan

seterusnya.

(4) BPM melalui kegiatan AMAI menetapkan capaian mutu yang

dikomparasikan dengan sasaran mutu masing-masing Pengelola

Program Studi dan Program Studi.

Dengan pentahapan sasaran mutu yang terus menerus setiap semester dengan

mengacu kepada Buku III Pedoman Penyusunan Borang BAN-PT diharapkan

setiap Program Studi sudah siap dalam menyusun dokumen akreditasi BAN-PT

karena dokumen senantiasa dirawat dan dimutakhirkan setiap semester. Oleh

sebab itu, diharapkan sasaran mutu akreditasi dari 23 Prodi yang diselenggarakan

saat ini, minimal 50% terakreditasi BAN-PT dengan peringkat A dan tanpa

peringkat C dapat dicapai pada tahun 2017.

2.4.2. Implementasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Implementasi penjaminan mutu perguruan tinggi dilaksanakan melalui kegiatan

audit, monitoring, dan menjaring persepsi stakeholder tentang mutu layanan

manajemen sebagaimana dijelaskan pada Kegiatan Sistem Penjaminan Mutu

Internal. Sedangkan untuk kegiatan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) telah

dijelaskan pada sub sub bab 2.3.4 Sistem Audit Internal.

Implementasi penjaminan mutu di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah

melalui serangkaian millstone untuk secara berkelanjutan mencapai posisi saat ini,

yaitu (1) pembentukan Badan Penjaminan Mutu (BPM), (2) deklarasi Sistem

Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI-PT), (3) implementasi SPMI-

PT, (4) Re-evaluasi implementasi SPMI-PT, dan (5) komitmen melaksanakan

Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.

1. Pembentukan Badan Penjaminan Mutu (BPM)



99

Pembentukan Badan Penjaminan Mutu (BPM) yang mandiri menjadi kebijakan

penting dan komitmen universitas untuk mendukung proses penjaminan mutu

yang efektif. Oleh sebab itu diterbitkan Surat Keputusan Ketua BP UPN ―Veteran‖

Nomor: Skep/206/XII/2005 tentang Badan Penjaminan Mutu Unversitas

Pembangunan Nasional ―Veteran‖. Tujuan pembentukan BPM adalah dalam

rangka memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara

berkelanjutan oleh UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sesuai kebutuhan pemangku

kepentingan (stakeholder).

2. Deklarasi SPMI-PT

Deklarasi SPMI-PT di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagai

implementasi berkomitmen untuk melaksanakan SPMI-PT maupun Sistem

Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) untuk mencapai penjaminan mutu (quality

assurance) secara bertahap berkelanjutan dan memperoleh continuous

improvement sebagaimana dicanangkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi di

dalam Higher Education Long Term Strategy (HEALTS) 2003 – 2010.

Menindaklanjuti hal tesebut, maka telah disosialisasikan penjaminan mutu dalam

bentuk piagam Deklarasi Pelaksanaan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi di

UPN “Veteran” Yogyakarta oleh Rektor pada tanggal 4 September 2006

sebagaimana di bawah ini.



100

3. Implementasi SPMI-PT

Implementasi SPMI-PT dilakukan sebagai tindak lanjut deklarasi tersebut, maka

sejak tanggal 4 September 2006 ditetapkan sebagai milestone implementasi

SPMI-PT di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dan mulai dipersiapkan berbagai Dokumen

Mutu yang diperlukan. Untuk memperoleh pengakuan legal formal atas

implementasi SPMI-PT, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah memperoleh hasil

evaluasi Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi 2008

dari Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Dikti pada Desember 2008.

Sebagaimana diketahui untuk mengevaluasi implementasi SPMI-PT, Direktorat

Akademik telah melaksanakan Program Evaluasi Implementasi Sistem

Penjaminan Mutu Internal perguruan tinggi di Indonesia. Pada tahap tersebut

evaluasi lebih dititikberatkan pada keberadaan dan kelengkapan dokumen

sehingga bobot penilaian untuk implementasi lebih kecil. Pada bulan Agustus



101

2008, ditetapkan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagai salah satu dari 127

perguruan tinggi yang ditetapkan mengikuti Site Verification dan Technical

Assistance. Hasil evaluasi implementasi SPMI-PT dari Site Verification dan

Technical menempatkan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada peringkat 19 dari 62

perguruan tinggi yang dinilai telah menerapkan SPMI-PT.

Selanjutnya, berdasarkan surat Ditjen Dikti Nomor: 0229/D2.4/2010 perihal

Diseminasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Perguruan Tinggi 2010

tanggal 3 Februari 2010 bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dinyatakan masuk

dalam “List 68 Perguruan Tinggi Terbaik Dalam Evaluasi SPMI Tahun 2008”.

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara bertahap berkelanjutan melengkapi dokumen

SPMI-PT. Untuk meningkatkan pemahaman tentang SPMI-PT, termasuk audit

akademik dan audit non-akademik, beberapa anggota BPM telah dikirim ke

berbagai intitusi pendidikan, antara lain UGM, IPB, dan Kopertis Wilayah V DIY

sehingga sampai saat ini telah memiliki dari 48 auditor Audit Mutu Akademik

Internal (AMAI) yang bersertifikat maupun mempunyai sertifikat Pelatihan SPMI

dan SPME.

4. Re-evaluasi implementasi SPMI-PT

Re-evaluasi implementasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dilaksanakan

sesuai surat Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan Dirjen Dikti tanggal 26

Januari 2012 perihal re-evaluasi imlementasi SPMI dimana UPN ―Veteran‖

Yogyakarta merupakan salah satu dari kelompok 68 perguruan tinggi. Akan tetapi

sampai saat ini belum terbit hasil re-evaluasi implementasi SPMI dari Dirjen Dikti.

Dalam re-evaluasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada dasarnya telah

memberikan konfirmasi ―Ya‖ atau bernilai ―telah melakukan‖ untuk berbagai

pernyataan yang diajukan dalam borang. Secara umum pernyataan borang

mencakup 5 bagian besar yaitu (1) kebijakan SPMI-PT 10 butir pernyataan, (2)

Manual SPMI-PT 5 butir pernyataan, (3) Standar dalam SPMI-PT 46 butir



102

pernyataan, (4) Implemenasi SPMI-PT 10 butir pernyataan, (5) Peningkatan

Berkelanjutan SPMI-PT 7 butir pernyataan.

5. Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008

Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 telah

ditetapkan oleh top management untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara

berkelanjutan dan sebagai tindak lanjut bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah

waktunya memasuki era SMM mengingat adanya sinerji dokumen antara SPMI,

SPME dan ISO. Menindaklanjuti komitmen tersebut maka telah dilaksanakan

Kerjasama (MoU) antara PT. Panji Teknologi Consultant Services sebagai

konsultandengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Nomor: 25/PKS/UPN/XII/201 dan

Nomor: PTS/158-PN/ISO/2012. Sedangkan sebagai lembaga sertifikasi

manajemen mutu direncanakan dilakukan oleh PT. British Standard Institute (BSI)

Jakarta.

Menindaklanjuti komitmen implementasi SMM tersebut, maka diterbitkan Surat

Keputusan Rektor Nomor: SKEP/130/X/2012 tentang Partisipasi Satuan Kerja

pada Kegiatan ISO 9001:2008, Nomor: SKEP/05/I/20013 tentang Management

Representative pada Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, dan

Nomor: SKEP/21/II/2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2008. Selanjutnya telah ditetapkan bahwa tanggal 13 Maret 2013

sebagai milestone implementasi SMM ISO 9001:2008 di lingkungan UPN


Saat ini secara bertahap sedang disusun berbagai dokumen sebagai persyaratan

yang ditetapkan lembaga sertifikasi manajemen mutu meliputi Manual Mutu

(1 dokumen), Prosedur Mutu (6 dokumen), Instruksi Kerja (31 dokumen), dan

Formulir (disesuaikan kebutuhan satuan kerja), tetapi belum diimpementasikan.

Diharapkan pada saat visitasi asesor AIPT, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah

mendapat sertifikasi ISO 9001:2008.



103

Sampai sertifikasi tersebut telah diterima, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta masih

memberlakukan dokumen Sistem Penjaminan Mutu yang telah dirintis sejak tahun

2006 dan masih diimplementasikan sampai dokumen Borang Akreditasi Institusi

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 2013 ini disusun. Dokumen SPMI-PT yang dimiliki

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta SAAT INI sebanyak 36 buah sebagaimana disajikan


No. Kode Dokumen Nama Dokumen

(1) (2) (3)

1. UPNVY-BKM-05.01.00 Buku Pedoman Pelaksanaan Jaminan Mutu

Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

2. UPNVY-BKM-05.01.01 Manual Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

3. UPNVY-BKM-05.01.02

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu

Akademik dan Audit Mutu Akademik Internal UPN

―Veteran Yogyakarta

4. UPNVY-BPM-06.01.03 Manual Mutu Penelitian UPN ―Veteran Yogyakarta

5. UPNVY-BPM-06.01.04


Penelitian dan Audit Mutu Penelitian Internal UPN

―Veteran‖ Yogyakarta

6. UPNVY-BPM-06.01.05 Manual Mutu Pengabdian kepada Masyarakat UPN


7. UPNVY-BPM-07.01.01 Kebijakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal)


8. UPNVY-BPM-07.01.02

Manual Prosedur Penetapan Standar SPMI (Sistem

Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖

Yogyakarta

9. UPNVY-BPM-07.01.03

Manual Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI

(Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖

Yogyakarta

10. UPNVY-BPM-07.01.04

Manual Prosedur Pengendalian Standar SPMI


Yogyakarta

11. UPNVY-BPM-07.01.05

Manual Prosedur Peningkatan Standar SPMI


Yogyakarta

12. UPNVY-BPM-07.01.06 Manual Mutu Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖

Yogyakarta



104


(1) (2) (3)

13. UPNVY-BPM-07.01.07 Kode Etik Auditor Mutu Akademik

14. UPNVY-BPM-07.01.08

Manual Prosedur Imlementasi Penjaminan Mutu

Pengabdian Masyarakat dan Audit Mutu Abdikemas

Internal

15. UPNVY-BPM-08.01.09 Manual Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

16. UPNVY-BPM-08.01.10 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu

Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

17. UPNVY-BPM-08.01.11 Manual Mutu Sarana dan Prasarana UPN ―Veteran‖

Yogyakarta

18. UPNVY-BPM-08.01.12 Manual Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru


19. UPNVY-BPM-08.01.13


Sarana Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakara dan

Audit Mutu Sarana dan Prasarana Internal

20. UPNVY-BPM-08.01.14 Instrumen Pengembangan Kurikulum Pendidikan

Tinggi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

21. UPNVY-BPM-08.01.15

Manual Prosedur Pengembangan Karier dan

Penilian Kinerja Sumberdaya Manusia UPN


22. UPNVY-BPM-10.01.15

Manual Prosedur Penyusunan Rencana Stratagis

Tahun 2007—20012, Rencana Operasional dan

Anggaran Tahun Satker UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

23. PHKI-MM 10.01.01 Manual Mutu Sarana Prasarana

24. PHKI-MM 10.01.02 Manual Mutu Sumberdaya Manusia

25. PHKI-MP 10.01.03


Sarana Prasarana dan Audit Mutu Sarana

Prasarana Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

26. PHKI-MP 10.01.04


Sumberdaya Manusia Internal UPN ―Veteran‖

Yogyakarta

27. UPNVY-BPM-11.01.04

Revisi 01


Penelitian dan Publikasi serta Audit Mutu Penelitian

dan Publikasi Internal



105


(1) (2) (3)

28. UPNVY-BPM-11.01.08

Revisi 01


Pengabdian kepada Masyarakat dan Audit Mutu

Pengabdian kepada Masyarakat

29. UPNVY-BPM-11.01.00

Revisi 01

Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu UPN


30. UPNVY-BPM-11.01.10

Revisi 01


Kerjasama dan Audit Mutu Kerjasama Internal

31. UPNVY-BPM-11.01.16 Kebijakan SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

32. UPNVY-BPM-11.01.17 Manual Prosedur Monitoring Proses Pembelajaran


33. UPNVY-BPM-11.01.02

Revisi 01


Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal UPN


34. UPNVY-BPM-11.01.18 Buku Pedoman Pengembangan Suasana Akademik

35. UPNVY-BPM-12.01.19 Manual Prosedur Penilaian Indeks Kinerja Dosen

(IKD) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

36. UPNVY-BPM-12.01.20 Instruksi Kerja Penerimaan Tamu

37. UPNVY-BPM-12.01.21 Manual Prosedur Permohonan Dispensasi Seleksi

Penerimaan Mahasiswa Baru

38. UPNVY-BPM-12.01.22 Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi

Program Diploma

39. UPNVY-BPM-12.01.23 Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi

Program Sarjana

40. UPNVY-BPM-12.01.24

Manual Prosedur Tata Cara Penyelenggaraan

Beasiswa Bagi Putra Putri Anggota TNI dan PNS di

Lingkungan Kemhan yang Melaksanakan

Pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

41. UPNVY-BPM-12.01.25 Manual Prosedur Tata Cara Penyiapan Dokumen

Akreditasi Program Studi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

42. UPNVY-BPM-12.01.26 Manual Mutu Tata Cara Pendaftaran Wisuda



106

Melengkapi dokumen tentang Sistem Penjaminan Mutu pada tersebut di atas,

maka telah ditetapkan Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu melalui

6 (enam) Surat Keputusan Rektor yaitu SKEP/140/X/2012, SKEP/140/X/2012,

SKEP/140/X/2012, SKEP/139/X/2012, SKEP/137/X/2012, dan SKEP/143/X/2012.

Pada dasarnya Standar Mutu yang ditetapkan sepenuhnya mengacu pada tujuh

Standar Borang Akreditasi sebagaimana tercantum pada Buku III Pedoman

Penyusunan Borang, sehingga secara otomatis dokumen tersebut berfungsi

sebagai SPMI sekaligus sebagai SPME.

2.4.3. Monitoring Dan Evaluasi Penjaminan Mutu, Serta Tindak Lanjutnya

Monitoring dan evaluasi ditetapkan melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-

11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu maupun Kegiatan

Sistem Penjaminan Mutu Internal, telah dilaksanakan secara reguler setiap

semester atau setiap tahun yang telah terdokumentasi, disosialisasikan, dan

ditindaklanjuti dengan baik dalam bidang: (1) pendidikan, (2) penelitian,

(3) pengabdian kepada masyarakat, (4) sarana dan prasarana, (5) keuangan,

(6) manajemen, (7) audit mutu kerjasama, dan (8) sumberdaya manusia. Hasil

kegiatan monevin selanjutnya dilaporkan kepada Rektor untuk mendapat tindak

lanjut.

1. Pendidikan

Monitoring dan evaluasi bidang pendidikan dilakukan dalam bentuk: (1) Montoring

Proses Pembelajaran yang dilaksanakan pada bulan Januari dan Juli, (2) Audit

Mutu Akademik yang dilaksanakan pada bulan September.

Berkaitan monitoring dan evaluasi pendidikan, maka telah diterbitkan Surrat

Keputusan Rektor: (1) Nomor: SKEP/73/V/2010 tentang tentang Tim Pelaksana

Penjaminan Mutu tingkat Fakultas dan tingkat Program Studi. Tim tersebut akan

bertindak sebagai penghubung antara BPM dengan dengan Fakultas dan

Program Studi terkait sistem penjaminan mutu, dan (2) Nomor: SKEP/03/I/2012



107

tentang Tim Monitoring dan Evaluasi Penyusunan Laporan Semester (EPSBED)

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, (3) Nomor: SPRIN/162-0/XI/2012 tentang Pelatihan

Auditor Internal ISO 9001:2008. Auditor internal diharapkan akan menjadi tulang

punggung kegiatan monitoring dan evaluasi Sistem Manajemen Mutu, dan

(4) Nomor: SKEP/21/II/2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen

Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Dalam surat keputusan tersebut

mencantumkan struktur organisasi SMM dan Management Representative

masing-masing Fakultas/Program Studi.

2. Penelitian

Monitoring dan evaluasi bidang penelitian dilakukan dalam bentuk Audit Mutu

Penelitian dan Publikasi Internal (AMPPI) yang dilaksanakan pada bulan Mei.

Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan

dan diimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang

Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4).

3. Pengabdian kepada masyarakat

Monitoring dan evaluasi bidang pengabdian kepada masyarakat dilakukan dalam

bentuk Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Internal (AMPMI) yang

dilaksanakan pada bulan Mei. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem

audit internal yang ditetapkan dan dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor:

UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu

Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4).

4. Sarana dan prasarana

Monitoring dan evaluasi bidang sarana dan prasarana dilakukan dalam bentuk

Audit Sarana dan Prasarana yang akan dilakukan sesuai kebutuhan. Landasan

legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan

dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang




108

5. Keuangan

Monitoring dan evaluasi bidang keuangan dilakukan dalam bentuk Audit

Keuangan yang dilaksanakan pada bulan Juni sd. Agustus. Landasan legalitas

kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan dimplementasi

melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan

Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4).

6. Manajemen

Monitoring dan evaluasi bidang manajemen dilakukan dalam bentuk: (1) survei

Kinerja Pegawai dan Pejabat Struktural yang dilaksanakan pada bulan April-Mei,

(2) survei Penilaian Kepuasan Dosen terhadap Manajemen yang dilaksanakan

pada bulan Maret, dan (3) survei Penilaian Kepuasan Pegawai Kependidikan

terhadap Manajemen yang dilaksanakan pada bulan Maret, dan (4) survei

Penilaian Kepuasan Mahasiswa yang diilaksanakan pada bulan Maret. Landasan

legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan

dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang


7. Kerjasama

Monitoring dan evaluasi bidang kerjasama Audit Mutu Kerjasama yang

dilaksanakan pada bulan Mei. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem

audit internal yang ditetapkan dan diimplementasi melalui dokumen mutu Nomor:


Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4).

8. Sumberdaya manusia

Monitoring dan evaluasi bidang sumberdaya manusia dilakukan dalam bentuk:

(1) Laporan Kinerja Dosen (LKD) setiap semester, dan (2) Rapor Kinerja Dosen

(RKD) setiap semester. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit

internal yang ditetapkan dan diimplementasi melalui dokumen mutu Nomor:



109


Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4). Prosedur monitoring dan evaluasi SPMI-PT di

lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dijelaskan pada sub-subbab 2.3.4

(Sistem Audit Internal).

2.4.4. Peranan Institusi Dalam Pembinaan Program Studi (Pengembangan

Program Studi Serta Bantuan Penyusunan Dokumen Akreditasi Dalam

Bentuk Pelatihan, Dan Informasi)

Peringkat akreditasi program studi merupakan salah satu tolok ukur kinerja

pendidikan sehingga mendapat perhatian yang besar dari universitas. Secara

terus menerus pimpinan universitas senantiasa mengingatkan bahwa akreditasi

harus merupakan budaya bukan merupakan tujuan akhir sehingga memerlukan

komitmen stakeholder.

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara institusional mempunyai komitmen dan

memberikan pembinaan secara maksimal atas: (1) pengembangan program studi,

dan (2) penyusunan dokumen akreditasi.

1. Pengembangan program studi

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menyadari bahwa kinerja Program Studi menjadi ujung

tombak atas kredibiltas Unverstas di masyarakat. Oleh sebab itu Progam Studi

senantiasa dikembangkan sesuai dengan peraturan pemerintah, kebutuhan

industri dan masyarakat.

Beberapa bentuk komitmen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dalam pengembangan

Program Studi dengan menerbitkan berbagai Surat Keputusan Rektor antara lain:

(1) Nomor: SKEP/117/IX/2012 tentang Pembukaan dan Penutupan Program

Studi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(2) SKEP/45/III/2012: Tim Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas, Prodi Jenjang

S2, S1 dan D3 UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.



110

(3) SKEP/38/III/2012: Penerbitan Jurnal Berkala Ilmiah di Lingkungan UPN


(4) Nomor: SKEP/114/X/2011 tentang Struktur Kurikulum dan Sebaran

Matakuliah di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogakata.

(5) Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Renana Pembelajaran Semester (RPS)

di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(6) SKEP/64/V/2010 tentang Peraturan Keikutsertaan dalam Program Pasca

Doktoral (PPD) dan Program Dosen Tamu (PDT) UPN ―Veteran

Yogakarta.

(7) SKEP/14/II/2004 tentang Ketentuan Studi Lanjut bagi Dosen UPN

―Veteran‖ Yogakarta.

Untuk menjamin kegiatan proses belajar mengajar dan Tridarma Perguruan Tinggi

di Program Studi, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menganut sistem manajemen

Desentralisasi Anggaran dan Desentralisasi Akademik. Hal itu berarti Program

Studi diberi kewenangan untuk menyusun dan mengelola anggaran sesuai kaidah

yang ditetapkan Universitas, dan juga menetapan kebijakan akademik khususnya

kurikulum sesuai kaidah yang ditetapkan Universitas. Bagi Progam Studi yang

mempunyai animo mahasiswa yang sangat tinggi (Program Studi di Lingkungan

Fakultas Teknologi Mineral) mendapat pendanaan tambahan untuk

pengembangan sarana dan prasarana sehingga tetap mampu dan bahkan

meningkatkan mutunya.

2. Penyusunan dokumen akreditasi

Untuk memberdayakan seluruh potensi universitasmaka telah diterbitkan berbagai

peraturan/dokumen/kegiatan untuk mendukung akreditasi program studi, antara

lain:

(1) Diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/102/VII/2012 tentang

Asesor Internal di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Asesor internal



111

dimaksud adalah dosen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta yang menjadi asesor

BAN-PT yaitu Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc,

Prof. Dr. Ir. Sutanto, DEA, Dr. Ir. Dyah Rini Ratnaningsih, MT,

Dr. Ir. Barlian Dwi Nagara, MT, dan Dr. Ir. Harry Budiharjo Sulistyarso, MT.

Asesor internal bertindak untuk memberi pengarahan awal dan menjadi

nara sumber pada saat penyusunan dokumen akreditasi, dan menjadi

internal reviewer akreditasi sebelum dokumen tersebut dikirim ke BAN-PT.

(2) Diterbitkan 6 (enam) Surat Keputusan Rektor tentang Standar Mutu,

Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu yang menjadi fokus dari kegiatan Audit

Mutu Akademik Internal (AMAI).

(3) Menerbitkan Manual Prosedur Nomor: UPNVY-BPM-12.01.25 tentang

Tata Cara Penyiapan Dokumen Akreditasi Program Studi di Lingkungan

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Dalam Manual Prosedur, peran universitas

antara lain menerbitkan Surat Keputusan Rektor tentang pembentukan

Tim Akreditasi Prodi pada 11 (sebelas) bulan sebelum masa ijin akreditasi

berakhir, dan menunjuk dua asesor internal untuk menjadi pendamping

penyusunan dokumen akreditasi.


Pelaksana Penyusunan Laporan Semesteran/Evaluasi Program Studi

Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) yang menunjuk petugas masing-

masing program studi sebagai pelaksana/penanggung jawab atau tim

adhoc.

(5) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/81/V/2012 tentang Pangkalan Data

Tridarma Perguruan Tinggi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

Masing-masing jurusan/program studi menyediakan rak (almari

terbuka) sebagai pangkalan data tridarma perguruan tinggi.

Setiap dosen diwajibkan menyimpan seluruh dokumen tridarma

perguruan tinggi pada kotak yang disediakan, dan segera memasukan

data tersebut pada komputer yang disediakan.



112

(6) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/163/XII/2012 tentang Inventarisasi

Data Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat bagi Dosen

di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

Kegiatan Tridarma Perguruan Tinggi bidang penelitian dan bidang

pengabdian kepada masyarakat yang telah dilakukan dosen harus

dilaporkan kepada universitas cq. Lembaga Penerlitian dan Pengabdian

keada Masyarakat (LPPM) paling lambat 3 (tiga) bulan sejak kegiatan

dinyatakan berakhir.

Kegiatan yang tidak dilaporkan kepada universitas sebagaimanan

waktu yang telah ditentukan, maka tidak dapat dipergunakan untuk

kenaikan Angka Kredit.


Pelaksana Penjaminan Mutu Jurusan dan Fakultas yang akan

mengumpulkan, memelihara, merawat dan memutakhirkan data secara

berkelanjutan.

(8) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/38/III/2012 tentang Penerbitan

Jurnal Berkala Ilmiah di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(9) Laporan Rektor yang diterbitkan setiap tahun dalam Dies Natalis.

(10) Data yang disimpan secara struktural pada masing-masing satuan kerja.

(11) Mengikuti pelatihan SPMI, SPME, dan pengisian borang akreditasi yang

diselenggarakan oleh Kopertis Wilayah V DIY maupun lembaga lain yang

kredibel.

(12) Mengadakan pelatihan SPMI, SPME, dan pengisian borang akreditasi

yang diselenggarakan oleh UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(13) Universitas mempersiapkan kepanitiaan dan komitmen pendanaan yang

mencukupi untuk kegiatan akreditasi.



113

2.4.5. Ketersediaan Dan Pelaksanaan Basis Data Institusi Dan Program Studi

Untuk Mendukung Penyusunan Dokumen Evaluasi Diri

Dalam berbagai kesempatan management representative team senantiasa

menekankan bahwa evaluasi diri merupakan kebutuhan melekat atau borang

melekat tanpa dikaitkan dengan kegiatan akreditasi. Dengan prinsip tersebut,

maka setiap saat permintaan evaluasi diri dari lembaga manapun dapat dipenuhi

secara maksimal karena memiliki azas ―kerjakan yang anda tulis dan tulis yang

anda kerjakan” dan keyakinan bahwa evaluasi diri harus didukung dengan ―basis

data yang lengkap dan cepat”.

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah mengembangkan Computer Base Information

System (CBIS) yang berisi 6 (enam) basis data penting dalam tata kelola

universitas, yaitu (1) Sistem Informasi Akademik, (2) Sistem Informasi

Perpustakaan, (3) Sistem Informasi Kepegawaian, (4) Sistem Informasi Alumni,

(5) Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru, dan (6) Sistem Informasi

Keuangan Mahasiswa. Ke enam basis data tersebut diharapkan menjadi

pendukung dalam penyusunan borang akreditasi dan evaluasi diri. Walaupun

sudah cukup lama dikembangkan, Computer Base Information System (CBIS)

pada saat ini belum memberikan hasil yang maksimal dan masih terus

dikembangkan untuk mencapai kesempurnaan yang diinginkan.

Untuk menghadapi akreditasi, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta mengembangkan Audit

Mutu Akademik Internal (AMAI) yang sepenuhnya mengacu kepada tujuh

parameter BAN-PT. Sebagai desk evaluation Audit Mutu Akademik Internal

(AMAI), maka telah diterbitkan 6 (enam) Surat Keputusan Rektor tentang Standar

Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Program Studi yang harus

didokumentasikan setiap semester.

Basis data lain untuk mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri berada pada

masing-masing satuan kerja (Warek, Dekan, PPs, LPPM, BPM, Biro, UPT) dan



114

jajarannya, yang telah mendokumentasikan kegiatan Tridarma Perguruan Tinggi

secara memadai.

2.4.6. Jumlah Program Studi Dan Status Akreditasi BAN-PT

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta mengelola 5 (lima) Fakultas dan 1 (satu) Pascasarjana

dengan program studi disajikan sebagaimana tabel berikut:

No Program Studi SK Dan Tanggal Akreditasi SK Dan Tanggal

Ijin Prodi Sta

tus

(1) (2) (3) (4) (5)

1.

FAKULTAS TEKNOLOGI MINERAL

(1) Prodi Teknik Perminyakan 025/BAN-PT/Ak-XI/S1/X/2008

17 Oktober 2008

9590/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(2) Prodi Teknik

Pertambangan

025/BAN-PT/Ak-XI/S1/X/2008

17 Oktober 2008

9589/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(3) Prodi Teknik Geologi 025/BAN-PT/Ak-XI/S1/X/2008

17 Oktober 2008

9580/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(4) Prodi Teknik Lingkungan 061/BAN-PT/Ak-XIV/S1/VI/2012

20 Juni 2012

11743/D/T/K-V/2012

1 Mei 2012 B

(5) Prodi Teknik Geofisika 018/BAN-PT/Ak-XII/S1/VII/2009

10 Juli 2009

14678/D/T/K-V/2013

20 Februari 2013 C

2.

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

(1) Prodi Teknik Kimia 017/BAN-PT/Ak-XI/S1/VIII/2008

3 Agustus 2008

9579/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(2) Prodi Teknik Industri 044/BAN-PT/Ak-XI/S1/VIII/2008

4 Februari 2011

9588/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(3) Prodi Teknik Informatika 042/BAN-PT/Ak-XV/S1/XI/2012

23 November 2012

10930/D/T/K-V/2012

8 Maret 2012 B

(4) Prodi Teknik Kimia (D3) 012/BAN-PT/Ak-IX/DpI-III/VII/2009

17 Juli 2009

11744/D/T/K-V/2012

1 Mei 2012 C

3.

FAKULTAS PERTANIAN

(1) Prodi Agroteknologi 024/SK/BAN-PT/Ak-XV/S/I/2013

25 Januari 2013

9582/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(2) Prodi Agribisnis 044/SK/BAN-PT/Ak-XV/S/II/2013

7 Februari 2013

9581/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

4.

FAKULTAS EKONOMI

(1) Prodi Manajemen 011/BAN-PT/Ak-XI/S1/VI/2008

20 Juni 2008

9584/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B



115

No Program Studi SK Dan Tanggal Akreditasi SK Dan Tanggal

Ijin Prodi Sta

tus

(1) (2) (3) (4) (5)

(2) Prodi Akuntansi 030/BAN-PT/Ak-V/S1/XII/2007

14 Desember 2007

9591/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(3) Prodi Ilmu Ekonomi 014/BAN-PT/Ak-XI/S1/VII/2008

5 November 2008

9583/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

5.

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

(1) Prodi Ilmu Hubungan

Internasional

053/BAN-PT/Ak-XIII/S1/VII/2011

18 Maret 2011

9587/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(2) Prodi Ilmu Komunikasi 020/BAN-PT/Ak-XI/S1/VIII/2008

29 Agustus 2011

9586/D/T/K-V/2011

10 November 2011 B

(3) Prodi Administrasi Bisnis 043/BAN-PT/Ak-XIII/S1/I/2011

28 Januari 2011

9585/D/T/K-V/2011

10 November 2011 A

6.

PROGRAM PASCASARJANA

(1) Magister Teknik Geologi 023/BAN-PT/Ak-V/S2/XI/2007

26 November 2007

12371/D/T/K-V/2012

12 Juni 2012 C

(2) Magister Teknik

Pertambangan

023/BAN-PT/Ak-V/S2/XI/2007

26 November 2007

6612/D/T/K-V/2011

26 April 2011 C

(3) Magister Agribisnis 025/SK/BAN-PT/Ak-X/M/I/2013

25 Januari 2013

14677/D/T/K-V/2013

20 Februari 2013 B

(4) Magister Teknik Industri 011/BAN-PT/Ak-IX/S2/VIII/2011

12 Agustus 2011

3618/D/T/K-V/2010

31 Agustus 2010 C

(5) Magister Manajemen 093/SK/BAN-PT/Ak-X/M/II/2013

21 Februari 2013

13200/D/T/K-V/2012

8 Oktober 2012 B

(6) Magister Ilmu Ekonomi 005/BAN-PT/Ak-VIII/S2/VI/2010

24 Juni 2010

13178/D/T/K-V/2012

3 Oktober 2012 C

23 Program Studi

Rekapitulasi akreditasi Program Studi di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

disajikan sebagaimana tabel berikut:



116

No Status

Akreditasi

Jumlah Program Studi

To

tal

Akademik Profesi Vokasi

S-3 S-2 S-1 Sp-2 Sp-1 Profesi D-4 D-3 D-2 D-1

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

1. Terakreditasi A - - 1 - - - - - NA=1

2. Terakreditasi B - 2 14 - - - - - NB=16

3. Terakreditasi C - 4 1 - - 1 - - NC=6

4. Akreditasi Kadaluwarsa

- - - - - - - - NK=0

5. Belum Terakreditasi

- - - - - - - - NO=0

Jumlah - 6 16 - - 1 - - NPS=23

Catatan: Program studi yang dihitung adalah yang sudah memilk izin operasional lebih dari dua tahun, dan sudah ada sistem akreditasi BAN-PT.

( ) ( ) ( )

( ) ( ) ( )

= 2,78

STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN ... - staff.uks.ac.idstaff.uks.ac.id/MJO/MATERI AIPT WORKSHOP...

Documents

Transcript of STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN ... - staff.uks.ac.idstaff.uks.ac.id/MJO/MATERI AIPT WORKSHOP...