USER MANUAL

SIMPENMAS (Sistem Pengaduan Masyarakat)

2014

SIMPENMAS merupakan media online yang dikembangkan oleh Dinas Bina Marga Provinsi Jawa Tengah untuk memudahkan masyarakat untuk memberikan masukan dan keluhan berkaitan dengan kondisi jalan dan jembatan di Jawa Tengah secara langsung dan real time kepada Dinas Bina Marga Provinsi Jawa Tengah.

Simpenmas dikembangkan dengan memanfaatkan account jejaring sosial yang biasa digunakan oleh masyarakat. Beberapa fasilitas jejaring sosial yang dipilih antara lain : Facebook, Twitter, Yahoo, dan google. Selain media sosial masyarakat bisa memberikan masukan ataupun pengaduan melalui fasilitas sms dan call telepon.

SIMPENMAS menyediakan fasilitas upload gambar sebagai materi pendukung dalam mengadukan dan melaporkan kondisi jalan atau jembatan yang rusak kepada dinas Bina Marga provinsi Jawa Tengah.

Berikut adalah tampilan awal website simpenmas.

Keterangan :

1. Icon Media Sosial2. Icon untuk SMS dan Telepon3. Limit tampilan aduan setiap halaman4. Fasilitas pencarian aduan5. Rekapitulasi aduan berdasarkan waktu terakhir aduan masuk.

1 2

3 4

5

Sistem pengaduan masyarakat yang dibangun menggunakan verifikasi account jejaring sosial. Penggunaan account jejaring sosial bagi masyarakat yang akan memberikan masukan membuat data dari pengadu tercatat di sistem. Sistem mencatat profil dari pengadu sesuai dengan data pada profil account di media sosial, termasuk foto profil dari pengadu. Apabila pengadu melakukan update profil pada media sosial yang digunakan untuk member masukan, secara otomatis data yang telat diupdate akan terekan di SIMPENAS.

1. Facebook.Hampir sebagian besar masyarakat familiar dengan facebook berikut adalah penjelasan bagaimana memberikan masukan dengan menggunakan fasilitas media sosial facebook.Pengadu akan diarahkan ke halaman login facebook. Pengadu mengisikan account email/Telepon dan password dari facebook.

Setelah berhasil login pengadu akan diarahkan ke halaman pengaduan dari SIMPENMAS.

2. TwitterPengguna twitter bisa memberikan masukan ke SImpenmas dengan memilih icon twitter, setlah dipilih, pengadu akan diarahkan ke halaman login twitter.

3. YahooPilihan ini digunakan bagi pengadu yang menggunakan fasilitas email yahoo. Setelah memilih icon yahoo, pengadu akan di arahkan ke halaman login yahoo.

Setelah halaman login akan muncul tampilan konfirmasi apakah pengadu memberikan ijin kepada sistem untuk mengambil data profil pengadu yang tersimpan di Yahoo. Apabila diijinkan pengadu memilih tombol agree.

4. GoogleFasilitas ini digunakan bagi pengadu yang mempunyai email google.

Setelah pengadu login dengan menggunakan account google, akan muncul tampilan konfirmasi berkaitan dengan pemberian ijin kepada sistem untukmengakses data profil pengadu melalui fasilitas google.

HALAMAN PENGADUANSetelah proses login melalui media sosial berhasil, pengadu akan diarahkan kepada tampilan pengaduan sbb :

KETERANGAN :

1. Profil pengadu. Profil pengadu diperoleh sistem dari profil pengadu pada media sosial yang digunakan untuk login. Pada profil pengadu data yang ditampilkan adalah nama pengadu,

1

2

34

5

email pengadu dan foto profil pengadu. Informasi profil pengadu ini selalu update menyesuaikan profil pada media sosial yang digunakan pengguna.

2. Form pengaduan. Pengadu dapat mengisikan keluhan kepada Dinas Bina Marga melalui form pengaduan yang telah disediakan.

3. Pilih File. Pilih file ini digunakan bagi pengadu yang akan memberikan data sebagai lampiran bukti pengaduan. File yang dilampirkan bisa berupa file foto ataupun pdf.

4. Simpan Pengaduan. Simpan pengaduan ini merupakan fasilitas submit. Pada saat pengadu memilih simpan pengaduan maka, secara otomatis keluhan dari pengadu akan muncul pada table aduan di tampilan pertama SIMPENMAS.

5. Batal mengadukan / Logout. Fasilitas ini digunakan untuk membatalkan pengaduan dan keluar dari sistem.

Gambar dibawah merupakan tampilan bagi pengadu yang akan melampirkan file sebagai materi pengaduan.

Selain media sosial, sistem juga menyediakan fasilitas pengaduan dengan menggunakan media sms dan telepon

Pengaduan SMS dilakukan dengan mengirimkan sms ke nomor 085700088570 dengan format :

BMJ<spasi>Aduan anda. Setelah sms dikirim, isi aduan akan langsung masuk ke dalam rekap aduan.

Pengaduan melalui telepon, dilakukan dengan melakukan panggilan ke nomor (024) 7608368. Setiap panggilan yang dilakukan pegadu akan terekam secara otomatis ke dalam sistem dan akan muncul dalam rekap data pengaduan dalam bentuk rekaman audio yang bisa di dengarkan kembali oleh pengadu.

REKAP ADUAN

Seluruh pengaduan yang diterima oleh SIMPENMAS baik melalui media sosial maupun melalui SMS atau telepon akan ditampilkan di sistem.

Setiap aduan yang dimunculkan terdiri dari beberapainformasi antara lain :

Media yag digunakan untuk memberikan aduan Profil dari pengadu yang diambil dari profil pengadu di media sosial ataupun nomor telepon

yang digunakan untuk telepon dan sms. Untuk tujuan keamanan sistemtidak menampilkan 3 digit terakhir nomor telepon pengadu.

Isi aduan, yang berupa text dan video yang bisa di play kembali untuk mendengarkan keluhan. Status keluhan yang berupa respon atas permasalahan yang muncul oleh admin. Waktu pengaduan.

SEARCH

Fasilitas search digunakan untuk mencari atau menyimpan aduan masyarajat kepada dinas bina marga provinsi.

Status respon, terdapat 2 informasi berkaitan dengan respon yang diberikan dinas Bina Marga yaitu status belum direspon dan status sudah direspon dengan jawaban. Respon yang diberikan bisa dari pihak Bina Marga Jawa Tengah ataupun BPT yang ada di daerah langsung.

MANUAL BOOK ADMIN

Admin atau Super user dari SIMPENMAS dapat mengatur beberapa hal yang berkaitan dengan masukan atau keluhan yang diberikan masyarakat kepada Dinas Bina Marga Jateng. Admin dari SIMPENMAS dapat diakses pada alamat : …/pengelola.php

Pengelola dari SIMPENMAS dibedakan menjadi 2 bagian yaitu admin (super user) dan pengelola untuk setiap BPT setiap kota. Setiap pengelola bisa melakukan disposisi terhadap aduan ataupun menjawab aduan secara langsung.

Gambar diatas adalah tampilan halaman login pengelola simpenmas. Admin merupakan pengelola Bina Marga JATENG. Sedangkan untuk login setiap Balai, pilihan unit disesuaikan dengan BPT ynag dikelola.

HALAMAN ADMIN

Pengelola SIMPENMAS atau admin disediakan halaman sendiri untuk mengelola tindak lanjut aduan dari masyarakat.

Keterangan :

1. Menu utama admin terdiri dari 5 bagian :a. Home : berfungsi untuk menuju ke tampilan umum SIMPENMAS.b. Pengelola : halaman home pengelola.c. Manage User : halaman untuk pengelolaan user.d. Statistik : Halaman untuk menampilkan grafik aduan dari masyarakat

2. Informasi pengelola yang login dan unit dari pengelola SIMPENMAS3. Menu untuk melakukan respon terhadap aduan dari masyarakat

1

3

2

Manage User

Menu untuk mengelola user hanya disediakan pada sisi admin. Menu manage user digunakan untuk melakukan penambahan user, perubahan data user dan menghapus user.

Menu untuk menambah user terletak di sebelah kiri bawah.

Untuk menambahkan user baru, admin harus mengisi beberapa field yaitu :

Uname : username yang akan digunakan untuk login

Nama : nama pengelola

Unit : unit kerja pengelola

Level : posisi user terhadap SIMPENMAS

Pass : password user

tambah

Menu yang kedua adalah edit user. Untuk melakukan edit user, admin memilih terlebih dahulu user yang akan diubah datanya, kemudian pilih menu edit user.

Menghapus user, sama seperti edit user sebelum menghapus data user, admin terlebih dahulu memilih data user yang akan dihapus.

Setelah yakin dengan data yang akan dihapus, pada saat muncul jendela konfirmasi delete, pilih tombol delete.

Edit user

Hapus user

Menu Statistik

Menu statistik digunakan untuk menampilkan grafik aduan dari msyarakat. Grafik yang ditampilkan ada 3 grafik. Chart yang di atas berfungsi untuk memeberikan informasi jumlah distribusi pengaduan dari masyarakat selama 1 tahun. Pie chart sebelah kiri bawah digunakan untuk memberikan informasi distribusi media yang digunakan masyarakat dalam menyampaikan aduan. Pie chart sebelah kanan bawah ditampilkan untuk memberikan informasi distribusi unit tujuan pengaduan.

Manajemen Respon aduan

Untuk memberikan respon terhadap aduan masyarakat, admin/pengelola memilih menu respon aduan yang terdapat di setiap status aduan.

Terdapat 4 macam status aduan :

Belum direspon Disposisi Tindak lanjut Tuntas

Jawaban dari admin atau pengelola akan muncul di bawah aduan dari masyarakat.

Cara melakukan respon terhadap aduan, admin/pengelola memilih menu respon aduan di masing-masing aduan, sehingga muncul tampilan seperti berikut :

Gambar di atas adalah contoh respon aduan dengan melakukan disposisi kepada BPT yang lain, kemudian simpan disposisi.

Gambar diatas adalah contoh respon aduan dengan menjawab aduan secara langsung. Untuk menjawab aduan bisa disertai dengan bukti file gambar ataupun pdf. Selain jawaban, admin atau pengelola juga harus memilih status proses apakah sudah tuntas atau masih dalam tahap tindak lanjut. Setelah selesai semua pilih tombol simpan respon.

Admin atau pengelola juga dapat melakukan pengaturan sebuah aduan akan ditampilkan di publik atau tidak ditampilkan dengan memilih menu sembunyikan pada status aduan.

PENGELOLA BPT

Setiap pegelola BPT tiap kota akan diberikan hak akses untuk mengelola aduan dari masyarakat yang berlokasi di sekitar daerahnya. Gambar di bawah digunakan untuk login pengelola.

Gambar dibawah adalah halaman utama pengelola BPT. Hanya ada 3 menu yaitu : home, pengelola dan logout. Pengelola BPT hanya diberikan hak untuk memberikan respon terhadap aduan yang di disposisikan.