Staf Profesional Gol III (1)

MODUL PILOT PROJECT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PRAJABATAN GOLONGAN III

(Student’s Book)

Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia

2009

DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN 1

A. Latar belakang 1

B. Deskripsi Singkat 4

C. Tujuan Pembelajaran 4

D. Materi Pokok 5

E. Manfaat Modul 6

BAB II : KONSEP DAN PERANAN STAF DALAM

ORGANISASI 8

A. Pengertian organisasi, Staf dan pimpinan 9

B. Jenis-jenis staf 17

C. Tugas & peranan staf 18

BAB III: PENGERTIAN, KARAKTERISTIK & RUANG

LINGKUP TUGAS STAF PROFESIONAL 20

A. Pengertian staf profesional 21

B. Karakteristik staf profesional 22

C. Ruang lingkup tugas Staf profesional 25

BAB IV: TEKNIK MENJADI STAF PROFESIONAL 32

A. Menjaga Sikap dan Penampilan yang profesional 34

B. Menumbuhkan Kebiasaan Kerja yang Efektif 39

C. Menjunjung Komitmen dan Loyalitas kepada Organisasi 43

D. Menerapkan Komunikasi dan Kerjasama yang Efektif 48

E. Mengembangkan Inovasi & Kreatifitas 58

F. Melaksanakan Pembelajaran dan Pengembangan Diri secara

kontinu 63

BAB V: RENCANA TINDAK MENJADI STAF

PROFESIONAL 70

A. Identifikasi Kondisi Saat Ini 70

B. Analisis Kelemahan dan Prioritas Kegiatan 72

C. Jadwal Program Pengembangan dan Sumber Dayang

Yang Dibutuhkan 73

BAB VI : PENUTUP 75

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Selamat datang di modul Staf Profesional!

Seorang calon pegawai negeri sipil dituntut untuk memahami

tentang peran apa yang akan dia mainkan ketika mereka mulai

bekerja pada instansi pemerintah. Identifikasi tentang peran ini

sangat penting karena hal ini akan menghasilkan gambaran kerja

yang harus dilakukan. Untuk itu, calon PNS harus dibekali tentang

bagaimana dia akan bekerja di instansi pemerintah.

Pada umumnya, peran anggota dalam organisasi, khususnya

dalam konteks instansi pemerintah, terbagi menjadi dua yaitu peran

pimpinan dan peran bawahan atau staf atau pembantu pimpinan.

Pemimpin adalah mereka yang menetapkan arah dan tujuan

organisasi, hendak dibawa kemana. Pemimpin merumuskan visi dan

misi organisasi, menetapkan sasaran jangka panjang dan pendek,

memberdayakan sumber daya untuk mencapai sasaran, dan

memonitor bagaimana seluruh sumber daya itu dialokasikan untuk

pencapaian tujuan organisasi. Di lain pihak, bawahan atau staf

pimpinan itu, berupaya sekuat tenaga untuk menjalankan berbagai

program organisasi yang telah digariskan. Mereka memberikan

kontribusi terbaiknya agar kegiatan yang telah direncanakan berjalan

efektif dan mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dua

1

2 Staf Profesional

peran dalam organisasi ini berjalan seiring dengan interkasi yang

harmonis agar visi organisasi dengat cepat dapat dicapai.

Gambaran dua peran anggota organisasi di atas inilah yang

mendorong timbulnya kajian tentang peranan kepemimpinan dan

peranan staf atau pelaksana. Yang pertama telah seringkali dibahas

dan berbagai buku telah ditulis untuk memberi rujukan bagaimana

menjadi seorang pemimpin yang efektif di organisasi pemerintah.

Dalam berbagai program diklat, peran kepemimpinan dilatihkan

dalam bentuk diklat epemimpinan baik dari Diklatpim Tingkat IV

sampai Diklatpim Tingkat I. Namun, kita belum banyak membahas

dan melatihkan bagaimana menjadi staf atau pelaksana yang efektif.

Secara khusus, kajian tentang menjadi staf atau pelaksana yang baik

belum banyak dilakukan dan masih berkutat pada bagaimana menjadi

pribadi atau pegawai yang efektif dan umumnya ditulis dalam

konteks organisasi swasta atau perusahaan. Untuk itu, modul ini

berupaya untuk menjembatani bagaimana sebenarnya harapan dan

peran yang harus dilakukan oleh seorang PNS ketika mereka masuk

ke instansi pemerintah sebagai seorang staf atau pelaksana. Tugas

tugas apa saja yang esensial yang harus diprioritaskan sebagai

seorang staf. Inilah yang menjadi dasar munculnya mata diklat “Staf

Profesional” dalam pelaksanaan Diklat Prajabatan baik di golongan II

maupun di golongan III.

Tugas tugas menjadi seorang pelaksana bukanlah hal yang

mudah. Keberhasilan pimpinan organisasi sangat bergantung kepada

kecakapan dan kemampuan para pelaksana yang bekerja di belakang

pucuk pimpinan. Staf pelaksana pada umumnya akan dihadapkan

pada situasi dan kondisi sulit baik yang diakibatkan oleh kendala

teknis sarana dan prasarana pekerjaan, maupun kendala hubungan

Modul Pilot Project Diklat Prajabatan Golongan III 3

komunikasi antara staf dengan pimpinan. Dalam prinsip staf

paripurna, kita sering mendengar istilah “don’t bring half-baked

ideas to the leaders”, sehingga seorang staf harus mampu menyajikan

suatu gagasan dan konsep yang utuh yang siap diputuskan oleh

pimpinan. Dengan demikian, seorang pelaksana adalah orang yang

harus memiliki kompetensi yang prima dalam rangka mendukung

pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan oleh pimpinan.

Modul ini ditulis sebagai panduan pembelajaran dalam mata

diklat Staf Profesional, dengan harapan bahwa berbagai pokok

bahasan dalam modul ini akan mendorong dan memberi gambaran

kepada calon PNS tentang bagaimana menjadi staf profesional di

instansi pemerintah. Tentunya masih ada pertanyaan kenapa diberi

judul “Staf Profesional? Semula modul ini akan diberi judul staf

paripurna, namun karena pertimbangan penggunaan bahasa yang

sering dipakai dalam dunia kerja adalah profesional, maka judul

modul diganti menjadi staf profesional. Pergantian judul ini juga

untuk memberikan substansi yang lebih luas, karena konsep

profesional atau profesionalisme memiliki dimensi yang luas. Konsep

profesionalisme dimaknai dan diarahkan kepada kemampuan generik

yang sifatnya soft-skills yang harus dimiliki pegawai ketika akan

memulai bekerja pada suatu organisasi.

Disamping itu, modul ini diarahkan untuk menyajikan

pembahasan yang sifatnya lebih praktikal daripada konspetual atau

teoritis. Ini dilandasi oleh pemikiran bahwa pembahasan staf

profesional adalah pembahasan praktis yang berasal dari kegiatan-

kegiatan seorang staf dalam melaksanakan berbagai pekerjaanya.

Untuk itu, para peserta diklat yang membaca modul ini harus

4 Staf Profesional

mereflesikan dan berpikir tentang bagaimana mengaplikasikan pokok

bahasan ini ke dalam dunia kerja sehari-hari.

B. Deskripsi Singkat

Mata diklat staf profesional ini bertujuan untuk memberikan

pemahaman dan penerapan untuk menjadi staf profesional di

organisasinya masing-masing, yang meliputi pemahaman tentang

konsep, ciri dan ruang lingkup tugas staf profesional, penerapan

teknik menjadi staf profesional di organisasi, dan penyusunan

rencana tindak untuk menjadi staf profesional di organisasi.

C. Tujuan Pembelajaran

1. Hasil Belajar

Hasil belajar yang ingin dicapai dari peserta dalam kegiatan

pembelajaran mata Diklat ini dijabarkan menjadi dua kategori

yaitu kompetensi dasar dan indikator kompetensi atau capaian

hasil belajar yang dapat diukur, dirinci di bawah ini.

2. Kompetensi Dasar

Setelah menyelesaikan pembelajaran ini peserta diharapkan

mampu menjadi staf profesional di organisasinya masing-

masing.

3. Indikator Kompetensi


Setelah mengikuti semua sesi pembelajaran staf profesional di

kelas, peserta menunjukkan indikator capaian hasil belajar

sebagai berikut.

Menjelaskan konsep organisasi, staf dan pimpinan

Menjelaskan konsep staf profesional

Menerangkan karakterisitk dan ruang lingkup tugas staf

profesional.

Menerapkan 6 teknik menjadi staf profesional dalam

organisasinya

Menyusun rencana tindak menjadi staf profesional

D. Materi Pokok

Materi pokok yang akan dipelajari oleh peserta adalah sebagai

berikut:

1. Konsep & peranan staf dalam organisasi

D. Pengertian organisasi, Staf dan pimpinan

E. Tugas & peranan staf

F. Jenis-jenis staf

2. Pengertian, karakteristik & ruang lingkup tugas Staf profesional

D. Pengertian staf profesional

E. Karakteristik staf profesional

F. Ruang lingkup tugas Staf profesional

6 Staf Profesional

3. Teknik Menjadi staf profesional

G. Menjaga Sikap dan Penampilan yang profesional

H. Menumbuhkan Kebiasaan Kerja yang Efektif

I. Menjunjung Loyalitas kepada Organisasi

J. Menerapkan Komunikasi dan Kerjasama yang

Efektif

K. Mengembangkan Inovasi & Kreatifitas

L. Melaksanakan Pembelajaran dan Pengembangan Diri

secara kontinu

6. Rencana Penerapan menjadi Staf profesional

A. Kondisi Saat Ini

B. Apa yang harus dilakukan

C. Rencana penerapan

E. Manfaat Modul

Manfaat materi diklat ini bagi peserta prajabatan golongan II

dan III calon pegawai negeri sipil (CPNS) yang akan segera diangkat

menjadi pegawai negeri sipil (PNS) adalah sebagai berikut:

1. Membekali peserta tentang bagaimana seharusnya mereka

berperan sesuai dengan kapasitasnya dalam

mengaktualisasikan kinerja tinggi di satuan kerjanya masing-

masing.


2. Meningkatkan pemahaman peserta mengenai konsep

organisasi, staf dan pimpinan di organisasi.

3. Meningkatkan keterampilan bagaimana meningkatkan

kemampuan dan kinerja sebagai staf agar bisa memenuhi

kriteria menjadi staf yang profesional.

4. Menyusun rencana tindak agar menjadi staf profesional di

organisasinya masing-masing.

BAB II

KONSEP DAN PERANAN STAF

DALAM ORGANISASI PUBLIK

Organisasi pemerintah dibentuk dan didirikan dengan tujuan

untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sebagaimana

diamanatkan dalam Pembukaan UUD 1945, pemerintahan dalam

negara Republik Indonesia ini memiliki tugas untuk melindungi

segenap warga negara dan wilayahnya, memajukan kesejahteraan

umum, mencerdaskan kehidupapan bangsa dan ikut berpartisipasi

aktif untuk mewujudkan perdamaian dunia. Untuk itu, instansi

pemerintah memiliki tugas pokok utama yaitu memberikan

perlindungan, pengayoman, dan pelayanan terhadap seluruh bangsa

Indonesia.

Karena memiliki tugas yang berat, organisasi pemerintah

harus dipimpin dan diisi oleh sumber daya manusia terpilih yang

memiliki semangat yang tinggi, komitmen yang utuh, dan

kompetensi yang mumpuni untuk melaksanakan tugas-tugas

pemerintahan dan pembangunan. Dengan kata lain, para pegawai

negeri sipil yang bekerja pada instansi pemerintah harus memiliki

profesionalisme yang tinggi, penuh dedikasi dalam melaksanakan

tugas, dan didasari oleh sifat amanah dan tanggung jawab yang besar

terhadap pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Untuk mencapai kualitas di atas, seorang Pegawai Negeri Sipil harus

mempersiapkan diri baik secara mental, emosional, dan intelektual

8


dalam pelaksanaan berbagai tugas-tugas pelayanan kepada

masyarakat. Salah satu pemahaman dasar yang harus dimiliki adalah

tentang tugas, peran, dan fungsi yang diemban baik secara organisasi,

bidang, maupun individual agar anda dapat memberikan kontribusi

yang nyata bagi organisasi dimana anda bekerja. Untuk itu, anda

harus mengenali, memahami, dan mendalami struktur dan kultur

organisasi dimana anda berada.

Salah satu hal mendasar dalam kehidupan organisasi yang anda harus

pahami adalah bahwa anda akan bekerja sebagai staf pada unit kerja

dimana anda di tempatkan. Untuk itu, pembahasan dalam bab ini

akan difokuskan pada bagaimana tugas, peranan, dan kompetensi

yang harus anda miliki sebagai seorang staf yang ditempatkan dalam

unit kerja baik itu di pemerintah daerah, departemen, maupun

lembaga non departemen.

A. Pengertian Organisasi, Pimpinan, dan Stafa. Pengertian Organisasi

Sebelum membahas tentang staf dan pimpinan, anda harus

memahami dahulu konsep organisasi. Para pakar administrasi

mendefinisikan organisasi sebagai wadah untuk sekelompok orang

yang terikat secara formal dalam hubungan atasan dan bawahan yang

bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama pula (Siagian, 1992).

Dari defisnisi ini, organisasi setidaknya harus memiliki tiga

karakteristik yaitu 1) sebagai tempat berkumpulnya sekelompok

orang, 2) adanya ikatan formal antara orang-orang tersebut, 3)

adanya tujuan bersama yang ingin dicapai.

10 Staf Profesional

Untuk menganalisis organisasi, Siagian (1992) menggunakan tiga

cara pandang terhadap organisasi, yaitu analisis struktur, analisis tipe

atau jenis organisasi, dan analisis interaksi antar individu dalam

organsiasi. Secara struktur, organisasi memiliki lima karakteristik

yaitu:

Adanya jenjang hirarkhi jabatan manajerial dalam organisasi

sehingga akan jelas siapa yang bertanggung jawab kepada

siapa.

Pelembagaan berbagai jenis kegiatan operasional untuk

menjawab siapa melakukan apa.

Adanbya berbagai saluran komunikasi sebagai jawaban

untuk siapa berhubungan dengan siapa untuk kepentingan

apa.

Adanya jaringan komunikasi untuk berbagai kepentingan

organisasi.

Adanya hubungan antar satu satuan kerja dengan satuan kerja

lainya.

Menurut analisis tipe organisasi, Siagian (1992) mengidentifikasi 5

jenis atau tipe organisasi yaitu:

Tipe lini, yaitu organisasi yang jumlah orangnya sedikit,

dengan tugas yang relatif sederhana, dan produk

organisasinya bersifat homogen. Dalam tipe ini, struktur


organisasinya terdiri dari satu orang pimpinan dibantu oleh

beberapa staf / pelaksana saja.

Tipe lini dan staf, yaitu tipe organisasi yang jumlah

anggotanya besar, dengan tugas yang kompleks, pegawainya

harus memiliki keterampilan yang spesifik, adanya jenjang

jabatan manajerial. Dalam tipe ini, struktur organisasinya

lebih kompleks dengan adanya beberapa tingkatan jabatan

manajerial (struktural) dan masing-masing tingkatan jabatan

itu dibantu oleh staf dan pelaksana khusus. Pada umumnya,

organisasi pemerintah menggunakan tipe organisasi lini dan

staf.

Tipe fungsional, yaitu organisasi yang cocok untuk suatu

kegiatan tertentu yang khusus dan memerlukan banyak

pegawai fungsional dengan keahlian spesifik, misalnya

lembaga penelitian dan pengembangan yang memerlukan

banyak tenaga peneliti, dan perekayasa.

Tipe matriks, yaitu organisasi yang memadukan antara

berbagai program dengan satuan kerja dalam bentuk matriks,

sehingga kejelasan dan tanggung jawab antara satuan kerja

dengan program terlihat sangat jelas. Pada umunya,

organisasi tipe ini diadopsi oleh lembaga pendidikan yang

relatif tidak begitu besar seperti akademi, sekolah tinggi, atau

institut.

Tipe panitia, yaitu organisasi yang harus melakukan suatu

tugas tertentu yang spesifik dan belum bisa ditangani oleh

struktur organisasi yang ada sehingga diperlukan

12 Staf Profesional

pembentukan panitia untuk menangani masalah khusus

tersebut. Tipe panitia ini mungkin dibentuk karena adanya:

1) tugas tugas baru akibat perubahan organisasi baik internal

maupun eksternal, dan 2) timbulnya tugas yang sangat

penting namun tidak akan berlanjut, sehingga tidak perlu

dilembagakan secara permanen.

b. Pengertian Pimpinan

Dari berbagai tipe organisasi di atas, anda bisa melihat bahwa pada

umumnya suatu organisasi memiliki tingkatan pimpinan / manajerial

dan staf / pelaksana. Yang paling umum digunakan dalam instansi

pemerintah adalah struktur yang menggunakan tingkatan manajerial

dan staf, seperti dalam gambar berikut:

Dalam gambar di atas, organisasi memiliki tingakatan pimpinan dan

staf yang membantu pimpinan. Tingkatan pimpinan adalah mereka


yang bekerja sebagai manajer yang mengelola dan memimpin

organisasi. Jadi pimpinan adalah sekelompok orang yang menduduki

berbagai jabatan pimpinan dalam organisasi yang bertugas untuk

memimpin dan mengelola organisasasi agar mencapai tujuanya

secara efektif dan efisien. Jabatan manajerial ini atau seringkali

disebut sebagai jabatan struktural memiliki beberapa tingkatan. Pada

umumnya instansi pemerintah di negara kita memiliki lima

tingakatan jabatan struktural yang umum, yaitu:

Jabatan struktural eselon IV, merupakan jabatan manajerial

terendah yang bertugas sebagai supervisor yang memimpin

satu unit kerja di organisasi setingkat sub-bagian atau seksi.

Jabatan struktural eselon III, merupakan jabatan manajerial

menengah yang bertugas sebagai penyusun program kerja

organisasi sesuai dengan bidang atau bagian, dan memimpin

satu unit kerja di organisasi setingkat bagian atau bidang.

Jabatan struktural eselon II, merupakan jabatan manajerial

atas yang bertugas sebagai penyusun rencana stratejik

organisasi sesuai dengan sektornya, dan memimpin satu unit

kerja di organisasi setingkat dinas, badan, pusat atau biro.

Jabatan struktural eselon I, merupakan jabatan manajerial

puncak yang bertugas sebagai penyusun rencana jangka

panjang organisasi sesuai dengan sektornya, dan memimpin

satu unit kerja di organisasi setingkat direktur jenderal,

sekretariat jendral, atau deputi Jabatan eselon I hanya ada di

Propinsi (sekretaris daerah Propinsi) dan Departemen pusat.

14 Staf Profesional

Dalam melaksanakan kegiatanya, seorang pemimpin harus memiliki

kompetensi yang terdiri dari kemampuan manajerial, dan

kemampuan teknis operasional. Besaran kemampuan manajerial dan

operasional bergantung pada tingkatan eselon atau manajerial pejabat

tersebut. Umumnya makin tinggi jabatan eselon maka makin besar

tuntutan kemampuan manajerial yang konseptual dan strategis yang

harus dimiliki. Sebaliknya, makin rendah eselon yang diduduki,

maka makin sedikit kompetensi konseptual dan semakin besar

kompetensi teknis operasional. Besaran kompetensi yang harus

dimiliki manajer dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 6. Kompetensi Pejabat Eselon

KOMPETENSI MANAJERIAL & STRATEGIS


KOMPETENSI TEKNIS OPERASIONAL

MTA: Manajer tingkat atas (Eselon II) harus memiliki

kompetensi konseptual dan strategis yang paling besar

sehingga dapat menentukan arah tujuan organisasi.

MTM: Manajer tingkat menengah (Eselon III) harus memiliki

kompetensi yang seimbang antara konseptual dan teknis

operasional. Tujuannya adalah agar dia mampu

menerjemahkan kebijakan yang dikeluarkan MTA dan

membuatnya menjadi sesuatu yang operasional bagi MTB.

MTB: Manajer tingkat bawah (Eselon IV) harus memiliki

kompetensi teknis operasional yang tinggi karena dia akan

lebih banyak bekerja dengan staf pelaksana melaksanakan

pekerjaan teknis keseharian organisasi.

Secara umum, tugas pimpinan adalah:

Menyediakan sumber daya dan menghilangkan hambatan

Memberikan motivasi staf

Sinergi sasaran dan tujuan

Memberdayakan staf

Pendelegasian wewenang

Membagi tugas habis

Mengarahkan staf

16 Staf Profesional

Mewakili organisasi pada pertemuan

Menciptakan networking dng instansi/unit kerja lain

Mengembangkan karir staf

Mengambil tanggung jawab

Membimbing staf

Menjelaskan uraian tugas ke pada staf

Melindungi staf

Mengapresiasi, dan memberi penghargaan staf yang

berprestasi

c. Pengertian Staf

Dalam melaksanakan tugas-tugas organisasi, seorang pemimpin

memerlukan orang-orang yang membantu pelaksanaan tugas-tugas

tersebut. Pada umumnya, pegawai yang membantu tugas pimpinan

tersebut disebut dengan staf. Siagian (1996) mendefinisikan staf

sebagai sekelompok orang bekerjasama membantu seorang Ketua

dalam menyelesaikan tugasnya. Kelompok ini tidak mempunyai hak

memberikan perintah, tetapi mempunyai kewajiban membantu

pimpinan, memberikan nasehat, solusi, dan sebagainya Fungsi utama

staf adalah membantu tugas Pimpinan terutama dalam pemecahan

masalah dan pengambilan keputusan dalam organisasi.


Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Staf didefinisikan

sebagai sekelompok orang yg bekerja sama membantu seorang ketua

dalam mengelola sesuatu pekerjaan. Staf diartikan juga sebagai

bagian dari organisasi yang tidak mempunyai hak untuk memberikan

perintah, namun mempunyai kewajiban untuk membantu pimpinan,

memberikan masukan kepada pimpinan.

B. Jenis-Jenis StafKonsep Staf mulai berkembang pada Organisasi Militer abad ke

19, terutama pada organisasi militer di Eropa Barat. Konsep staf

dalam militer ini kemudian diaplikasikan juga dalam organisasi sipil

dan pemerintahan. Dalam organisasi militer, misalnya, dikenal ada

tigas jenis staf, yaitu:

Aide De Camp (personel Staff)

Special Staff Officer (Staf khusus)

General staff Officer (staf Umum)

Dalam organisasi sipil, ketiga jenis staf ini kemudian dikenal dengan

istilah:

Staf Umum: Sekelompok orang yang tugasnya

membantu pimpinan dalam seluruh aspek adminstrasi

secara menyeluruh.

Staf Khusus/Teknis: Staf yang memiliki keahlian khusus

atau keahlian teknis tertentu untuk membantu pimpinan

dalam pekerjaan teknis tertentu.

18 Staf Profesional

Staf Pribadi: Staf yang memberikan bantuan kepada

pimpinan untuk urusan bersifat pribadi. Staf pribadi ini

umumnya mengurusi keperluan pribadi pimpinan seperti

pakaian dinas, penyediaan keperluan pribadi, dan lain-

lain.

Agar mampu melaksanakan tugas-tugas pembantuan, seorang staf

harus memenuhi syarat syarat sebagai berikut:

Memahami visi dan misi organisasi

Memiliki wawasan yang luas

Berpikir sistemik

Menguasai berbagai tehnik pemecahan masalah

Memiliki human skill yang baik

Memiliki kemampuan teknis di bidangnya

Memiliki etika kerja yang baik

Memiliki integritas

C. Tugas & peranan stafSecara umum, tugas seorang staf adalah untuk:

Pengumpulan dan analisis data

Usulan rekomendasi alternatif tindakan


Sosialisasi kebijakan Pimpinan

Persiapan Rencana dan Pelaksanaannya

Pemantauan dan Evaluasi Kegiatan Operasional

BAB III

PENGERTIAN, KARAKTERISTIK

DAN LINGKUP TUGAS STAF

PROFESIONAL

Dalam bab I kita telah membahas tentang pengertian staf dan

pimpinan. Suatu organisasi entah itu bertipe lini, lini dan staf atau

matriks, tetap harus memiliki unsur pimpinan yang dibantu oleh

beberapa orang staf. Pimpinan organisasi berkonsentrasi untuk

mengarahkan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai visi

dan misi organisasi, sedangkan para pelaksana / staf membantu

pimpinan baik dalam hal penyediaan informasi, pelaksanaan kerja

sehari-hari, maupun tugas-tugas lain agar tugas pimpinan dapat

berjalan dengan baik.

Untuk membantu kelancaran tugas pimpinan, seroang staf

harus memiliki kualifikasi dan kompetensi yang memadai agar

pelaksanaan tugas itu berjalan dengan efektif. Kualifikasi adalah latar

belakang pendidikan yang cukup sehingga staf tersebut memiliki

dasar-dasar pengetahuan dan keterampilan yang baik sebagai seorang

pegawai. Sedangkan kompetensi adalah kemampuan yang mumpuni

untuk melaksanakan tugas-tugas pekerjaan sehingga hasil kerja atau

kinerja pegawai itu mencapai standar yang telah ditetapkan. Dengan

kata lain, seorang staf atau pelaksana yang bekerja di instansi

pemerintah haruslah seorang staf yang profesional, yang mampu

melaksanakan tugas pekerjaanya secara tuntas, efektif, dan

memuaskan.

20


Bab ini akan membahas tentang apa yang dimaksud dengan

staf profesional, karakteristik seorang staf profesional, serta ruang

lingkup tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh seorang staf

profesional.

A. Pengertian Staf Profesional

Pemahaman tentang apa itu staf profesional harus dimulai dengan

definisi kata “profesional” atau “ profesionalisme “. Dua kata ini

menjadi semacam istilah kunci bagi kehidupan modern, khususnya

dalam dunia pekerjaan. Untuk itu, kita harus memahami tiga kata

yang saling berhubungan yaitu profesi, profesional, dan

profesionalisme yang sering dipakai dalam hampir semua aspek

pekerjaan. Untuk itu, diperlukan penjelasan dan definisi yang

komprehensif tentang makna istilah tersebut, sebagai berikut:

Profesi adalah pekerjaan atau bidang pekerjaan yang

menuntut keahlian tinggi dan tanggung jawab etika yang

mandiri dalam pelaksanaan pekerjaanya (Kamus Besar

Bahasa Indonesia, 2004)

Profesional adalah bersangkutan dengan profesi, yang

memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya,

contoh: ia seorang juru masak profesional.

Profesionalisme berkenaan dengan mutu, kualitas, dan

tindak tanduk yg merupakan ciri suatu profesi atau orang yg

profesional.

22 Staf Profesional

Berdasaarkan definisi tersebut, maka seorang staf

profesional dapat diartikan sebagai pegawai yang membantu

pimpinan yang memiliki keahlian dalam bidangnya,

bertanggungjawab, dan berprilaku profesional dalam menjalankan

tugas pekerjaanya.

B. Karakteristik Staf Profesional

Dari definisi tersebut, staf yang profesional setidaknya

memuat 3 ( tiga ) karakteristik utama yang harus diperlihatkan

dalam perilaku kesehariannya, yaitu: 1) keahlian yang tinggi; 2)

tanggung jawab, dan 3) etika dan norma yang mengatur

perilakunya. Penjelasan dari ketiga hal tersebut adalah sebagai

berikut:

a. Keahlian yang tinggi

Staf yang profesional adalah pegawai yang memiliki penguasaan

keahlian tertentu. Keahlian ini memungkinkan seorang pegawai

untuk memberikan bantuan dan pelaksanaan pekerjaan dengan

cepat, tuntas, dan berkualitas tinggi. Untuk mencapai keahlian ini,

seorang staf harus memiliki:

Pengetahuan tentang pekerjaanya. Seseorang yang mau

menjadi pegawai profesional dalam bidang pekerjaan

tertentu harus bisa menunjukkan bahwa ia menguasai

pengetahuan tentang pekerjaanya sampai tingkat yang

memadai. Penguasaan pengetahuan yang dimilikinya

dicapai melalui suatu proses pendidikan, latihan dan

belajar dari pengalaman.


Keterampilan dan cara kerja yang efektif. Penguasaan

keterampilan dan cara kerja umumnya muncul setelah

penguasaan pengetahuan. Seorang staf profesional memiliki

keterampilan, dan cara kerja yang handal dan dapat

bekerja secara mandiri dalam bidangnya, artinya mereka

telah dianggap mampu dan bertanggung jawab penuh

untuk melaksanakan pekerjaanya.

b. Bertanggungjawab

Seseorang yang profesional artinya ia adalah orang yang

punya “ kewenangan profesional “. Mereka yang

mempunyai kewenangan profesional bertanggung jawab

untuk menunjukkan hasil kerja yang berkaitan

keunggulan mutu jasa dan pengembangan profesinya,

memberikan pelayanan keahlian yang terbaik bagi

kliennya, dapat menjalin hubungan baik dengan rekannya

dan mengutamakan kepentingan masyarakat.

Dalam kapasitasnya sebagai seorang pekerja profesional

harus senantiasa menawarkan mutu jasa yang terbaik

dalam bidang profesinya. Dalam kaitan dengan

keunggulan mutu jasa, seorang profesional harus secara

simultan mengembangkan keahlian dirinya yang dapat

dilakukannya bersama – sama para rekan – rekannya

dalam profesi yang sama.

Seorang profesional harus memberikan pelayanan yang

terbaik bagi organisasi tempatnya bernaung. Apalagi

dalam keadaan dimana organisasi atau klien sepenuhnya

24 Staf Profesional

sangat tergantung pada keahlian seorang pekerja

profesional. Namun, memberikan pelayanan terbaik tidak

berhubungan bahwa seorang profesional harus senantiasa

mengikuti keinginan klien atau organisasinya. Seorang

profesional tetap bertanggung jawab di dalam

mempertahankan kebebasan dan integritas dirinya.

Pekerja profesional bertanggung jawab di dalam

memelihara saling pengertian dan pertukaran pengalaman

dengan rekan seprofesinya. Karena kemajuan profesi

tergantung dari hubungan yang saling menghormati,

terbuka dan saling percaya amtara para pekerja

profesional dalam satu bidang profesi.

c. Etika dan norma yang tinggi

Perilaku staf profesional diatur oleh berbagai macam

kendali yaitu Undang – undang atau peraturan

pemerintah, peraturan atau kesepakatan dalam bidang

profesi, pengakuan masyarakat dan kesadaran pribadi.

Antara Undang – undang dan peraturan pemerintah,

peraturan dan kesepakatan bidang profesi, pengakuan

masyarakat dan kesadaran sikap pribadi saling terkairt

erat di dalam mengatur perilaku profesional, yaitu

mempunyai fungsi di dalam mencegah praktek orang

yang tidak punyai “ wewenang keahlian “ dan “

melindungi konsumen dari praktek yang tidak

bertanggung jawab “.


Mengutamakan dua aspek regulasi yaitu menjamin mutu

dan membatasi persaingan. Para profesional yang

tergabung dalam suatu bidang profesi tertentu, bersepakat

untuk melakukan pengendalian dan peningkatan mutu jasa

profesinya sendiri dan memberikan batasan – batasan

tentang cara memasarkan jasa ( tidak boleh diiklankan )

yang mencerminkan prestise dan mutu jasa.

Di dalam rangka mengatur perilaku para profesional yang

dikendalikan dengan adanya pengakuan masyarakat,

karena pengkuan masyarakat yang menentukan tegak

runtuhnya suatu profesi. Kesadaran dan sikap pribadi perlu

dimiliki oleh para profesional di dalam mengatur

perilakunya. Dimana masing – masing profesional harus

mempunyai kejelasan normatif bahwa melayani

kepentingan umum adalah kewajiban utamanya yang

harus dinyatakan dalam perbuatan yang dapat diterima

dan dipercaya oleh masyarakat.

C. Ruang Lingkup Tugas Staf Profesional

Dari penjelasan tentang karakteristik staf profesional di atas, kita

sekarang mempunyai gambaran tentang bagaimana sosok seorang

staf yang profesional tersebut. Karakteristik itu kelihatannya sangat

berat untuk dijalankan, namun dalam praktek kesehariannya

karakteristik itu akan berjalan dan melekat dengan sendirinya,

apabila seorang staf menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Untuk

itu, seorang staf harus memiliki wawasan tentang tugas apa saja yang

26 Staf Profesional

harus dia jalankan, terutama tugas-tugas yang berkaitan dengan

bantuan kepada pimpinan organisasi.

Sebagaimana telah diangkapkan berkali-kali, tugas umum

seorang staf adalah untuk membantu pimpinan agar semua pekerjaan

pimpinan bisa diselesaikan secara efektif dan efisien. Berikut ini

adalah ruang lingkup tugas yang esensial dan melekat pada diri

seorang staf yaitu:

1. Staf wajib menyampaikan kepada pimpinan informasi berupa

apapun (yang menyenangkan maupun yang tidak

menyenangkan) yang diduga akan terkait dengan kinerja

pimpinan, kinerja staf atapun kinerja organisasi secara

keseluruhan.

2. Staf wajib mengkaji kecendungan yang akan diambil oleh

pemimpin secara kritis dan memaparkannya dalam format

pilihan dengan masing – masing konsekuensi dan resikonya,

apabila kemudian dipilih sebagai kebijakan organisasi.

3. Staf harus menyajikan hasil kerja yang optimal dan minimal

dari kesalahan, karena tidak seharusnya pimpinan menemukan

salah ketik atau salah eja dalam konsep yang akan di tanda

tangani oleh Pimpinan

4. Tugas staf adalah melaksanakan keputusan pimpinan dan

hanya dapat mengusulkan hal – hal dan ide-ide yang dianggap

baik bagi organisasi. Keputusan tetap ada dipimpinan sesuai

dengan kewenangan, kompetensi, dan informasi yang ada pada


pimpinan organisasi. Secara khusus, ruang lingkup tugas staf

profesional menyangkut tiga aspek yaitu:

Melaksanakan tugas yang diperintahkan oleh pimpinan,

Kreatif menilai keadaan dan menyarankan langkah tindak

kepada pimpinan

Belajar dan menyiapkan diri menjadi pemimpin masa

depan.

5. Kalau setiap staf mendalammi satu bidang keahlian /

penugasan (Tugas dan kewajiban), maka kumpulan beberapa

staf dengan berbagai bidang kehalian dan bekerjasama secara

profesional membentuk teamwork, maka akan timbul sinergi,

meringankan tugas pimpinan, memberi kesempatan staf untuk

mengumpulkan pengalaman dan melestarikan kebijakan

oraganisasi secara berkesinambungan.

6. Staf harus bekerja dan sebanyak mungkin mengikuti dan

mengembangkan sistem karena akan mendapatkan manfaat

sebagai berikut:

Pekerjaan dikerjakan tidak tergantung mood seseorang

Mudah melatih orang untuk menguasai dan menjadi

bagian dari sistem daripada mencari orang pandai cerdas

dan rajin.

28 Staf Profesional

Sistem bisa diwariskan kepada pejabat berikutnya tanpa

menggangu / mengubah prestasi dan reputasi lama yang

sudah baik.

7. Staf wajib memelihara integritas pimpinan terhadap orang

orang di luar organisasi, namun memberikan saran dan usulan

untuk menutup dan mengurangi dampak negatif dari kesalahan

pimpinan.

Dari ketujuh tugas umum seorang staf tersebut, kita bisa

melihat bahwa pelaksanaan tugas-tugas staf ini bukanlah hal yang

mudah. Tugas-tugas ini menuntut keterampilan dan kemampuan staf

yang baik. Selama ini banyak pegawai yang mengklaim bahwa

dirinya adalah staf profesional. Misalnya, seorang pegawai yang

rajin bekerja dengan kedudukan yang cukup baik di organisasi, sudah

menganggap bahwa dirinya sudah profesional. Padahal untuk

menjadi profesional, seseorang tidak cukup hanya dengan rajin, tetapi

menuntut pembuktian bahwa kinerja dia sebagai staf benar-benar

mendorong kinerja pimpinan dan organisasi secara keseluruhan.

Menjadi staf yang profesional adalah tugas yang berat. Anda

perlu bekerja lebih keras lagi. Bukan itu saja, seorang staf profesional

harus memenuhi beberapa kriteria, baik teknis maupun non teknis

seperti persyaratan watak dan karakter. Berikut ini akan dijelaskan

syarat-syarat umum yang harus dimiliki untuk menjadi seorang staf

yang profesional:

Mampu bekerja keras. Bagaimana Anda bisa dikatakan

profesional jika Anda tidak terbiasa bekerja keras? Seorang

staf profesional senantiasa mampu bekerja keras untuk


menyelesaikan pekerjaannya, apalagi jika ditunggu tenggat

waktu (deadline) yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

Untuk itu, staf profesional juga mempunyai daya juang yang

tinggi dan tidak mudah menyerah jika menghadapi kesulitan.

Kalau Anda selalu malas, tentu Anda bukanlah seorang staf

profesional.

Bisa bekerjasama. Selain mampu bekerja secara mandiri,

seorang profesional juga mampu bekerjasama untuk

mencapai tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Karena

seberapapun hebatnya seorang profesional, ia tetap tidak bisa

mengandalkan kekuatannya sendiri. Anda tetap

membutuhkan kehadiran orang lain untuk mencapai visi dan

misi organisasi.

Menguasai pekerjaan. Anda layak dikatakan profesional bila

menguasai dengan baik pekerjaan Anda. Maksudnya, Anda

tahu secara pasti bagaimana menyelesaikan pekerjaan,

seberapapun sulitnya. Anda juga tahu bagaimana mengatasi

setiap persoalan. Dan Anda memang benar-benar mengerti

apa yang Anda kerjakan. Intinya, seorang profesional adalah

seorang problem solver atau pemecah masalah bukan trouble

maker atau pencipta masalah.

Memiliki loyalitas. Dalam bekerja, seorang profesional harus

memiliki loyalitas yang tinggi. Artinya Anda akan bekerja

secara total dan tidak setengah-setengah. Dengan loyalitas,

Anda tidak akan merasa terbebani dengan pekerjaan Anda.

30 Staf Profesional

Dengan loyalitas pula Anda akan semakin mencintai

pekerjaan Anda.

Komitmen. Anda juga tidak bisa dikatakan profesional jika

tidak memiliki komitmen terhadap pekerjaan. Semakin tinggi

komitmen Anda terhadap pekerjaan, maka semakin tinggi

pula profesionalisme Anda. Karena dengan komitmen, Anda

akan menjalani pekerjaan dengan penuh rasa tanggung

jawab. Sehingga, seberapapun beratnya pekerjaan, anda akan

menjalaninya dengan penuh suka cita.

Integritas yang tinggi. Seorang profesional tidak akan

melakukan hal-hal yang dapat menodai profesionalismenya.

Dalam bekerja, Anda senantiasa dilandasi oleh nilai-nilai

kejujuran dan moral positif. Untuk itulah, seorang

profesional harus memiliki integritas yang tinggi. Dengan

integritas, Anda tidak akan tergoda untuk melakukan sesuatu

yang dapat merusak moral dan nama baik Anda. Karena

memang, untuk menjadi profesional, seseorang tidak cukup

hanya dengan ahli dan pandai dalam pekerjaan saja, tetapi

juga harus didukung oleh moral dan akhlak yang positif.

Motivasi yang tinggi. Tanpa motivasi sulit rasanya bagi Anda

untuk mencapai tujuan. Dengan motivasi, akan membantu

Anda mencapai tujuan, harapan, dan cita-cita Anda. Anda

pun akan lebih bersemangat dalam bekerja dan berkarya.

Ingat, seorang profesional mampu menjadi motivator bagi

dirinya sendiri. Sehingga Anda tidak akan ‘down’ dan suntuk

jika menghadapi situasi yang sulit. Anda mampu


membangkitkan gairah dan semangat Anda sendiri, di saat

yang lain sudah nyaris kehilangan gairah kerja. Makanya

nggak jarang, seorang profesional juga bisa menjadi

motivator bagi yang lain.

Bisa membedakan mana kepentingan kantor dan pribadi.

Seorang staf profesional bisa membedakan secara jelas mana

kepentingan kantor dan mana yang menyangkut kepentingan

pribadi. Contohnya jika Anda menggunakan fasilitas kantor

untuk kepentingan pribadi, Anda sudah termasuk tipe

karyawan yan tidak profesional. Terlebih lagi, jika barang–

barang kantor sengaja Anda bawa ke rumah, Anda bukan

hanya tidak profesional, tetapi telah melakukan korupsi

kecil-kecilan.

Inilah beberapa kompetensi umum, agar anda mampu menjadi

seorang staf yang profesional. Mudah-mudahan, semua syarat itu

telah melekat dan ada dalam diri anda sebagai calon pegawai negeri

sipil.

BAB IV

TEKNIK MENJADI STAF

PROFESIONAL

Organisasi pemerintah adalah organisasi yang selalu menjadi sorotan

publik karena organisasi ini dibiayai oleh uang yang berasal dari

publik melalui pajak. Organisasi pemerintah saat ini sedang dituntut

untuk menunjukkan diri sebagai organisasi yang akuntabel dan

transparan. Kondisi ini menciptakan situasi yang menuntut para

pegawai yang ada di organisasi publik untuk berkinerja dengan baik,

terutama dalam melayani masyarakat. Kinerja para pegawai negeri

merupakan inti dari kinerja organisasi pemerintah secara

keseluruhan.

Untuk menciptakan kinerja PNS yang tinggi, pemerintah

berupaya terus memacu dan menciptakan lingkungan yang kondusif

yang akan mendorong para pegawai untuk bekerja secara profesional.

Salah satu contohnya adalah sistem remunerasi PNS – yang

walaupun belum diterapkan secara nasional - sistem ini merupakan

strategi untuk menjadikan “profesi” PNS sebagai pekerjaan

profesional. Selain itu, secara internal, prilaku PNS yang negatif

seperti melanggar peraturan, melakukan kecurangan terhadap

berbagai aturan, atau melakukan korupsi akan ditindak secara tegas

dengan sanksi dari yang paling ringan sampai sanksi terberat yaitu

pemecatan dengan tidak hormat.

32


Untuk menciptakan kinerja PNS yang profesional ini,

instansi pemerintah perlu mengembangkan kebijakan dan prosedur

internal yang bisa dijadikan pedoman oleh pegawai untuk berperilaku

yang baik di organisasi. Walaupun telah ada peraturan tentang

disiplin bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS), yaitu PP No. 30 tahun

1980, tetapi peraturan tersebut perlu diterjemahkan ke dalam hal

yang spesifik dimana PNS bekerja, agar mereka mampu

menerapkannya dalam prilaku PNS yang beretika dan

profesionalisme yang tinggi.

Dalam bab sebelumnya, kita telah membahas tentang

karakteristik umum dan persyaratan yang harus dipenuhi apabila

seorang PNS ingin menjadi staf yang profesional. Dalam bab ini kita

akan membahas tentang beberapa teknik dasar untuk menjadi

profesional. Memang betul bahwa dimensi profesionalisme itu sangat

luas, tetapi yang akan kita bahas sekarang ini adalah bagaimana

mewujudkan penampilan PNS yang profesional ini.

Untuk mewujudkan seorang PNS yang profesional, dasar-dasar

yang harus ditumbuhkembangkan mencakup enam aspek utama

yaitu:

1. Menjaga Sikap dan Penampilan yang profesional

2. Menumbuhkan Kebiasaan Kerja yang Efektif

3. Menjunjung Komitmen dan Loyalitas kepada Organisasi

4. Menerapkan Komunikasi dan Kerjasama yang Efektif

5. Mengembangkan Inovasi & Kreatifitas

34 Staf Profesional

6. Melaksanakan Pembelajaran dan Pengembangan Diri secara

kontinu

Kita berharap bahwa keenam teknik untuk menjadikan PNS

profesional itu dapat dilakukan secara konsisten oleh organisasi

sehinga anda mampu mewujudkan diri anda sebagai tauladan yang

positif bagi orang-orang di sekitar anda. Penjelasan tentang keenam

teknik tersebut adalah sebagai berikut:

A. Menjaga Sikap dan Penampilan yang

Profesional

Aspek pertama yang harus ditunjukan oleh seorang staf yang

profesional adalah menjaga sikap dan penampilan. Bagaimana sikap

dan penampilan yang profesional itu? Sikap dan Penampilan yang

profesional merujuk kepada dua hal, yaitu menjaga sikap dan tutur

kata yang sopan dan penampilan fisik yang rapi dan menyenangkan.

Yang pertama dapat diwujudkan dengan menampilkan roman muka,

gerakan, serta tutur kata yang sopan, dan yang kedua ditampilkan

dalam hal-hal fisik seperti pakaian, atau aksesoris yang dapat dilihat

orang lain.

Apa sebenarnya sikap itu? Sikap bisa kita artikan sebagai

kecenderungan reaksi penilaian seseorang terhadap segala sesuatu di

dunia ini. Bisa saja sesuatu itu orang lain, peristiwa atau masalah,

ide-ide maupun suatu keadaan fisik. Di dalam sikap terkandung

aspek afeksi (emosi atau perasaan), aspek kognisi (keyakinan), dan

aspek perilaku (perilaku dalam bentuk nyata ataupun kecenderungan

berperilaku). Soetarno (1994), mendefinisikan sikap sebagai

pandangan atau perasaan yang disertai kecenderungan untuk


bertindak terhadap obyek tertentu. Sikap senantiasa diarahkan kepada

sesuatu artinya tidak ada sikap tanpa obyek. Sikap diarahkan kepada

benda-benda, orang, peritiwa, pandangan, lembaga, norma dan lain-

lain.

Meskipun ada beberapa perbedaan pengertian tentang sikap,

tetapi berdasarkan pendapat-pendapat tersebut di atas maka dapat

disimpulkan bahwa sikap adalah keadaan diri dalam manusia yang

menggerakkan untuk bertindak atau berbuat dalam kegiatan sosial

dengan perasaan tertentu di dalam menanggapi obyek situasi atau

kondisi di lingkungan sekitarnya. Selain itu sikap juga memberikan

kesiapan untuk merespon yang sifatnya positif atau negatif terhadap

obyek atau situasi.

Sebagai contoh, apabila ada anggota masyarakat yang datang

meminta informasi pelayanan yang diberikan oleh instansi

pemerintah, sikap seperti apa yang seharusnya ditunjukkan PNS

kepada masyarakat itu? Tentunya, ini bergantung kepada pandangan

PNS itu terhadap masyarakat. Kalau PNS menganggap anggota

masyarakat itu lebih rendah kedudukannya, mengganggu rutinitas

kantor, maka PNS itu mungkin mengabaikannya, berkata seperlunya,

atau mengacuhkannya. Tetapi, apabila PNS itu menganggap anggota

masyarakat itu sebagai pelanggan yang berharga, orang yang perlu

dilayani, maka dia akan bertutur kata yang sopan, dan memenuhi

keperluannya. Inilah representasi sikap yang sangat dipengaruhi oleh

pandangan terhadap seseorang atau obyek tertentu.

Hal kedua yang harus dijaga seorang staf profesional adalah

penampilan fisik. Penampilan fisik tak bisa dipungkiri adalah

36 Staf Profesional

cerminan sosok dan citra diri yang sangat berperan terhadap

penilaian orang lain terhadap seseorang PNS. Bahkan, dalam

berbagai hal, penampilan fisik bisa menjadi 'modal utama' untuk

dipandang sebagai pegawai profesional. Pentingnya penampilan fisik

itulah yang membuat rangkaian menata penampilan fisik menjadi hal

yang harus mendapat porsi perhatian tersendiri oleh setiap pegawai.

Bahkan, penampilan fisik adalah satu bagian penting terkait

pembentukan citra profesional serta memberi rasa kepercayaan diri

yang tinggi untuk mengekspresikan kompetensi yang dimiliki.

Itu artinya, orang akan menilai seseorang pertama kali dari

penampilannya, baru pola pemikiran, perilaku, dan lainnya. Bahkan

dari penampilan fisik, orang bisa menilai bagaimana gaya hidup

seseorang. Itulah kenapa, penampilan fisik menjadi hal yang penting

dan harus diperhatikan dalam kehidupan pegawai. Walau cara

berpakaian atau berpenampilan sangat erat kaitannya dengan

pembangunan rasa kepercayaan diri, tapi rasa percaya diri yang

dilandasi penampilan fisik semata, sifatnya hanya sementara saja.

Karena penampilan fisik erat kaitanya dengan sikap yang harus

dibangun. Ada kecenderungan bahwa pegawai hanya memperhatikan

dan menjaga penampilan fisiknya semata, dan dia bangga dengan

penampilan fisiknya tersebut. Namun, ketika sesuatu yang

dibanggakan itu tidak memberikan apa-apa, maka pegawai itu akan

langsung merasa tidak percaya diri atau bahkan menarik diri dari

lingkungannya.

Untuk itu, penampilan fisik (physiscal performance) dan sikap

(attitude) ini adalah dua hal yang sulit dipisahkan, yang merupakan


cara seorang pegawai menampilkan dirinya kepada orang lain dengan

hal-hal yang bisa dideteksi dengan panca indera, seperti:

cara berpakaian yang rapi

raut muka yang ramah,

tutur kata yang sopan

sikap yang elegan.

Contoh nyata penampilan profesional yang anda sering lihat adalah

bagaimana para petugas teller di bank menampilkan dirinya dengan

pakaian yang rapi, raut muka yang selalu ramah, bertutur kata sopan,

dan menunjukan sikap yang elegan kepada para pelangganya. Kita

berharap bahwa seorang PNS seharusnya menunjukan penampilan

yang baik ketika melayani masyarakat, seperti para petugas teller

malayani pelangganya.

Mungkin anda bertanya apakah penampilan PNS ini masih perlu

diatur pada zaman sekarang ini? Bukankah yang penting adalah

karya dan hasil pemikiran? Pertanyaan itu mungkin ada benarnya

tetapi kita harus ingat bahwa penampilan seseorang memberikan

kesan yang mendalam, sebagaimana peribahasa Inggris menyatakan

bahwa “first impression lasts long” (kesan pertama menetap lama}!

Apalagi aparatur pemerintah adalah pelayan publik yang harus

memberikan citra yang baik kepada masyarakat, maka penampilan

fisik adalah hal yang penting.

Untuk itu, salah satu aspek penting seorang aparatur pemerintah yang

profesional adalah menjaga sikap dan penampilan mereka agar

38 Staf Profesional

terlihat profesional oleh masyarakat yang dilayaninya. Bagaimana

upaya kita agar mampu tampil secara profesional? Berikut beberapa

tips untuk meningkatkan penampilan anda:

1. Gunakan selalu pakaian yang rapi. Pakaian rapi tidak selalu

harus pakaian baru. Pakaian lama juga bisa terlihat rapi

asalkan disetrika dan serasi. Setiap istirahat rapikan kembali

pakaian anda. Apabila anda menggunakan pakaian seragam,

selalu jaga kerapihan pakaian seragam tersebut.

2. Apabila anda melayani masyarakat, usahakanlah selalu untuk

tersenyum dan memberi salam. Ingatlah dalam pikiran dan

pandangan anda, bahwa masyarakat adalah pihak yang harus

anda layani sebaik-baiknya. Masyarakat adalah “raja” yang

harus anda layani. Dalam istilah pelayanan, anda harus

mempraktekan 3S yaitu senyum, sapa, dan salam kepada

setiap masyarakat yang datang kepada anda untuk berbagai

keperluan.

3. Gunakanlah tutur kata yang sopan dengan intonasi yang baik

sehingga orang yang dilayani merasa senang. Tutur kata ini

akan muncul apabila kita sudah memiliki sikap positif

terhadap orang yang dilayani. Dengan kata lain, tanamkan

pandangan yang baik kepada masyarakat sebagai pihak yang

dilayani, sehingga anda akan berusaha untuk menggunakan

kata-kata yang sopan apabila berbicara dengan masyarakat

baik secara langsung, maupun tidak langsung, misalnya

melalui telepon.


4. Bersikaplah wajar dan elegan baik kepada teman kerja

maupun kepada pelanggan / masyarakat. Sikap elegan ini

akan tercermin dengan prilaku yang sopan dan santun kepada

setiap orang yang memerlukan bantuan anda.

B. Menumbuhkan Kebiasaan Kerja yang Efektif

Seorang staf yang profesional harus memiliki kebiasaan kerja yang

efektif, karena dia membantu penyelesaian tugas-tugas pimpinan

yang begitu banyak. Sikap dan kebiasaan kerja merujuk kepada

bagaimana prilaku seorang pegawai yang secara berulang ditunjukan

di tempat kerja. Sikap dan kebiasaan kerja ini merupakan hasil dari

bagaimana pegawai tersebut mengelola dirinya sehingga pegawai

tersebut menunjukan sikap dan prilaku yang profesional. Salah satu

hal yang penting yang harus dimiliki pegawai yang profesional

adalah kemampuan mengelola diri (manajemen diri), mengelola

waktu untuk penyelesaian tugas secara tuntas.

a. Kemampuan Mengelola Diri

Kemampuan untuk mengelola diri sangat penting, terutama jika anda

akan bekerjasama dengan orang lain. Orang yang tidak mampu

mengelola dirinya, maka dia tidak akan mampu memenuhi peran

sebagai pegawai yang efektif. Agar anda dapat menganalisis diri

anda, maka perlu untuk melihat; bagaimana saat ini anda

menyelesaikan tugas anda, dan bagaimana anda dapat menyelesaikan

tugas di masa datang. Timms (1987) menyatakan bahwa terdapat

lima aspek untuk mengelola diri, yang kita sebut sebagai 5 (lima) P.

40 Staf Profesional

Kelima hal ini bisa dilihat sebagai tonggak-tonggak pengelolaan diri

yang sukses, sebagai berikut:

Perspective adalah perasaan mampu mengontrol kehidupan.

Menerima tanggung jawab dalam hidup adalah salah satu kunci

pegawai yang profesional.

Purpose adalah mengetahui tujuan kemana anda akan pergi;

memiliki fokus.

Planning adalah tentang keterampilan merencanakan. Peribahasa

mengatakan “Orang tidak merencanakan untuk gagal, tapi mereka

gagal untuk merencanakan”.


Productivity adalah menggunakan waktu untuk bekerja secara

efektif.

Personality adalah bersikap asertif dan responsif terhadap masukan

dari orang lain

Kelima aspek pengelolaan diri ini merupakan inti agar seorang staf

menjadi orang yang efektif sekaligus profesional dalam pekerjaanya.

Berikut adalah contoh aplikasi penerapan kelima aspek itu ke dalam

pekerjaan sebagai staf yang profesional, sebagai berikut:

Perspective, menyangkut kemampuan staf untuk menerima

tanggung jawab dan tugas-tugas yang diberikan oleh

pimpinan. Ingatlah bahwa tugas-tugas yang diberikan

pimpinan adalah tugas-tugas organisasi yang akan

berpengaruh terhadap kinerja organisasi, sehingga anda harus

melakukanya dengan efektif dan berhasil.

Purpose, adalah selalu memiliki tujuan-tujuan dalam setiap

pelaksanaan pekerjaan. Tujuan ini bisa bersifat jangka

panjang sebagai seorang PNS, maupun tujuan-tujuan jangka

pendek dalam rangka penyelesaian tugas. Tuliskan tujuan

jangka pendek anda (mingguan atau bulanan) sebagai target

yang harus anda capai.

Planning, adalah kemampuan untuk merencanakan

pekerjaan yang akan anda lakukan baik harian, mingguan,

maupun bulanan. Dari target-target sebelumnya, anda harus

melakukan perencanaan agar target itu tercapai.

42 Staf Profesional

Productivity, anda harus pastikan bahwa waktu anda tidak

dipergunakan untuk hal-hal yang tidak produktif seperti

ngobrol, atau bermain game di komputer. Tetaplah fokus

pada pekerjaan anda dan ingatlah bahwa anda memiliki

target yang harus anda selesaikan.

Personality, adalah kemampuan anda untuk meminta

masukan secara aktif dalam pelaksanaan tugas-tugas anda.

Rekan kerja baik yang senior dan junior dapat diminta

masukanya untuk penyempurnaan tugas-tugas anda.

b. Kemampuan Mengelola Waktu

Manajemen waktu didefinisikan sebagai “kemampuan untuk

menetapkan prioritas secara efektif dan kemampuan melaksanakan

prioritas tersebut dalam waktu yang telah ditentukan”. Ingatlah suatu

peribahasa bahwa:

“Manajemen waktu yang baik sama dengan manajemen diri

yang baik”

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kemampuan anda

untuk selalu menyelesaikan beban kerja tepat waktu. Faktor ini

mungkin bersifat internal atau eksternal, seperti:

Tugas dan beban kerja mencakup tugas-tugas yang banyak

dan beragam

Sarana dan teknologi yang digunakan


Gangguan pekerjaan yang berasal dari tugas yang lebih

mendesak atau tidak direncanakan sebelumnya.

Ketidakmampuan untuk memperoleh akses terhadap sumber

daya yang diperlukan.

Untuk itu, staf yang profesional harus mampu membuat prioritas

pekerjaan, mana yang harus didahulukan dan mana yang bisa ditunda

untuk dikerjakan kemudian. Kemampuan melakukan prioritas kerja

adalah inti dari manajemen waktu seorang staf yang profesional.

Dalam penentuan prioritas ini, seorang pegawai harus mampu

menentukan tiga langkah utama, yaitu 1) identifikasi tugas, 2)

rencanakan tugas, dan 3) implementasi pelaksanaan tugas, seperti

tergambar dalam bagan berikut:

44 Staf Profesional

C. Menjungjung Komitmen dan Loyalitas

Kepada Organisasi

Staf yang profesional adalah mereka yang menjunjung komitmen

dan loyalitasnya terhadap organisasi. Dalam konteks sebagai PNS,

komitmen dan loyalitas terhadap organisasi merupakan hal yang

mutlak dituntut dari setiap PNS. Komitmen dan loyalitas adalah dua

hal yang saling berhubungan dan terkait dimana loyalitas akan

muncul manakala ada komitmen dan komitmen tidak akan berwujud

apabila tidak ada loyalitas.

Karena tugas staf membantu pimpinan, apakah komitmen dan

loyalitas staf kepada pimpinan juga secara otomatis juga kepada

organisasi? Kita harus membedakan loyalitas kepada pimpinan dan

kepada organisasi. Yang dituntut dari seorang staf profesional adalah

komitmen dan loyalitas pada tugas-tugas organisasi yang

diterjemahkan ke dalam tugas-tugas pimpinan. Apabila pimpinan

menuntut loyalitas staf, tetapi tugas yang diberikan melenceng dari

tugas-tugas organisasi, maka staf profesional berhak untuk menolak

dan mengingatkan pimpinan bahwa tugas-tugas tersebut tidak ada

kaitanya dengan tugas organisasi. Staf yang profesional adalah

mereka yang mampu membedakan mana tugas organisasi dan mana

kepentingan pribadi, termasuk kepentingan-kepentingan pribadi

seorang pimpinan.

Misalnya, apabila pimpinan meminta stafnya untuk mengantar

anak pimpinanya sekolah, atau bahkan mengantar saudara

pimpinanya, dan sama sekali tidak ada hubunganya dengan tugas

organisasi, maka hal itu bisa dikelompokan sebagai kepentingan


pribadi pimpinan, yang akan merusak pelaksanaan kerja dan tugas

organisasi. Dalam hal ini, staf berhak untuk menolak dan

mengingatkan bahwa tugas itu tidak ada relevansinya dengan tugas

dia sebagai seorang PNS.

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan komitmen dan loyalitas?

Porter (dalam Kuntjoro, 2009) mendefinisikan komitmen organisasi

sebagai kekuatan yang bersifat relatif dari individu dalam

mengidentifikasikan keterlibatan dirinya kedalam bagian organisasi.

Hal ini dapat ditandai dengan tiga hal, yaitu :

Penerimaan terhadap nilai-nilai dan tujuan organisasi.

Kesiapan dan kesedian untuk berusaha dengan sungguh-

sungguh atas nama organisasi.

Keinginan untuk mempertahankan keanggotaan di dalam

organisasi (menjadi bagian dari organisasi).

Sedangkan Richard M. Steers (1985 : 50) mendefinisikan

komitmen organisasi sebagai rasa identifikasi (kepercayaan terhadap

nilai-nilai organisasi), keterlibatan (kesediaan untuk berusaha sebaik

mungkin demi kepentingan organisasi) dan loyalitas (keinginan

untuk tetap menjadi anggota organisasi yang bersangkutan) yang

dinyatakan oleh seorang pegawai terhadap organisasinya. Steers

berpendapat bahwa komitmen organisasi merupakan kondisi dimana

pegawai sangat tertarik terhadap tujuan, nilai-nilai, dan sasaran

organisasinya. Komitmen terhadap organisasi artinya lebih dari

sekedar keanggotaan formal, karena meliputi sikap menyukai

organisasi dan kesediaan untuk mengusahakan tingkat upaya yang

46 Staf Profesional

tinggi bagi kepentingan organisasi demi pencapaian tujuan.

Berdasarkan definisi ini, dalam komitmen organisasi tercakup unsur

loyalitas terhadap organisasi, keterlibatan dalam pekerjaan, dan

identifikasi terhadap nilai-nilai dan tujuan organisasi

Secara singkat pada intinya beberapa definisi komitmen

organisasi dari beberapa ahli diatas mempunyai penekanan yang

hampir sama yaitu proses pada individu (pegawai) dalam

mengidentifikasikan dirinya dengan nilai-nilai, aturan-aturan, dan

tujuan organisasi. Disamping itu, komitmen organisasi mengandung

pengertian sebagai sesuatu hal yang lebih dari sekedar kesetiaan yang

pasif terhadap organisasi, dengan kata lain komitmen organisasi

menyiratkan hubungan pegawai dengan organisasi atau organisasi

secara aktif. Karena pegawai yang menunjukkan komitmen tinggi

memiliki keinginan untuk memberikan tenaga dan tanggung jawab

yang lebih dalam menyokong kesejahteraan dan keberhasilan

organisasi tempatnya bekerja.

Sedangkan loyalitas pegawai terhadap organisasi memiliki

makna kesediaan seseorang untuk melanggengkan hubungannya

dengan organisasi, kalau perlu dengan mengorbankan kepentingan

pribadinya tanpa mengharapkan apapun (Wignyo-soebroto, 1987).

Kesediaan pegawai untuk mempertahankan diri bekerja dalam

organisasi adalah hal yang penting dalam menunjang komitmen

pegawai terhadap organisasi dimana mereka bekerja. Hal ini dapat

diupayakan bila pegawai merasakan adanya keamanan dan kepuasan

di dalam organisasi tempat ia bergabung untuk bekerja.


Dengan membaca uraian di atas, maka terlihat bahwa

komitmen individu terhadap organisasi bukanlah merupakan suatu

hal yang terjadi secara sepihak. Dalam hal ini organisasi dan pegawai

(individu) harus secara bersama-sama menciptakan kondisi yang

kondusif untuk mencapai komitmen yang dimaksud. Sebagai contoh:

seorang pegawai yang semula kurang memiliki komitmen, namun

setelah bekerja ternyata selain ia mendapat imbalan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku ternyata didapati adanya hal-hal yang

menarik dan memberinya kepuasan. Hal itu tentu akan memupuk

berkembangnya komitmen individu tersebut terhadap organisasi.

Apalagi jika tersedia faktor-faktor yang dapat memberikan

kesejahteraan hidup atau jaminan keamanan, misalnya ada koperasi,

ada fasilitas transportasi, ada fasilitas yang mendukung kegiatan

kerja maka dapat dipastikan ia dapat bekerja dengan penuh semangat,

lebih produktif, dan efisien dalam menjalankan tugasnya. Sebaliknya

jika iklim organisasi kerja dalam organisasi tersebut kurang

menunjang, misalnya fasilitas kurang, hubungan kerja kurang

harmonis, jaminan sosial dan keamanan kurang, maka secara

otomatis komitment individu terhadap organisasi menjadi makin

luntur atau bahkan mungkin ia cenderung menjelek-jelekkan tempat

kerjanya. Hal ini tentu saja dapat menimbulkan berbagai gejolak

seperti korupsi, mogok kerja, unjuk rasa, pengunduran diri, terlibat

tindakan kriminal dan sebagainya.

Staf yang profesional adalah mereka yang memiliki

komitmen dan loyalitas untuk pencapaian tujuan organisasi.

Membantu tugas-tugas pimpinan merupakan salah satu cerminan dari

pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Bagaimana cara memupuk

komitmen dan loyalitas terhadap organisasi? Berikut beberapa cara

48 Staf Profesional

yang bisa dilakukan staf agar komitmen dan loyalitas tetap terjaga,

yaitu:

1. Integrasi tujuan pribadi dan organisasi.

Integrasi ini mewujud dalam ketersambungan antara harapan-

harapan pribadi dengan tujuan organisasi. Pegawai harus

memodifikasi tujuan pribadi sehingga sesuai dengan tujuan

organisasi. Hal ini akan membuahkan suasana saling mendukung

diantara para pegawai dengan organisasi. Lebih lanjut, suasana

tersebut akan membawa pegawai dengan rela menyumbangkan

sesuatu bagi tercapainya tujuan organisasi, karena pegawai

menerima tujuan organisasi yang dipercayai telah disusun demi

memenuhi kebutuhan pribadi mereka pula.

2. Menjaga Keterlibatan yang tinggi dalam tim kerja.

Keterlibatan anda dalam aktivitas-aktivitas tim kerja sangat

penting untuk menjaga komitmen dan loyalitas anda sebagai

seorang pegawai. Keterlibatan anda akan menyebabkab anda

senang bekerja sama baik dengan pimpinan ataupun dengan

sesama teman kerja. Salah satu cara yang dapat dipakai untuk

teribat adalah secara proaktif mengikuti berbagai rapat dan

memberikan ide untuk pembuatan keputusan, yang dapat

menumbuhkan keyakinan bahwa apa yang telah diputuskan

adalah merupakan keputusan bersama.

Disamping itu, dengan melakukan hal tersebut maka anda akan

merasakan bahwa anda diterima sebagai bagian yang utuh dari

organisasi, dan konsekuensi lebih lanjut, anda akan


melaksanakan bersama apa yang telah diputuskan karena adanya

rasa keterikatan dengan tim kerja.

D. Menerapkan Komunikasi & Kerjasama yang

Efektif

a. Komunikasi Efektif

“You cannot not communicate”, begitu para ahli komunikasi

menerangkan betapa pentingnya komunikasi. Kita tidak bisa tidak

pasti berkomunikasi. Bahkan diamnya kita juga adalah bagian

komunikasi. Sebuah penelitian mengungkapkan bahwa 70% dari

waktu bangun kita, digunakan untuk berkomunikasi. Mulai dari

bangun tidur, interaksi dengan anggota keluarga; beraktivitas diluar

rumah, melibatkan aktifitas komunikasi. Di tempat kerja, kita

berkomunikasi dengan rekan kerja, konsultasi dengan atasan,

koordinasi dengan teman kerja. Di sekolah, pelajar berkomunikasi

dengan temannya, mendengar guru menerangkan pelajaran, dan lain

sebagainya. Dikampus, mahasiswa berdiskusi dalam perkuliahan juga

menggunakan komunikasi sebagai sarananya. Demikianlah, apapun

aktifitas kita seharian, tidak pernah terlepas dari kegiatan

komunikasi.

Komunikasi yang efektif merupakan suatu keterampilan yang

harus dimiliki seorang staf profesional. Komunikasi bukan hanya

sekedar penyampaian informasi dan gagasan, namun juga

pemahaman tentang situasi dan kondisi dimana komunikasi itu

terjadi. Pembicaraan belum menjadi suatu komunikasi sampai terjadi

pemahaman dalam diri orang yang berkomunikasi. Oleh karena itu

50 Staf Profesional

agar efektif, komunikasi memerlukan transfer informasi dan

pemahaman makna baik dari pengirim maupun penerima pesan.

Apabila anda memiliki tugas dan tanggungjawab di tempat kerja,

anda pasti sadar bahwa keberhasilan pelaksanaan tugas itu sangat

bergantung pada kualitas komunikasi anda dengan atasan atau teman

kerja anda. Komunikasi itu bisa disampaikan secara verbal, non-

verbal, dalam bentuk tulisan, atau melalui pendengaran, namun hal

yang paling penting adalah kinerja anda sangat ditentukan oleh

bagaimana anda berkomunikasi di tempat kerja.

Yang menjadi pertanyaan adalah apakah komunikasi yang kita

lakukan tersebut berhasil? Dengan kata lain, apakah sudah efektif

komunikasi yang kita lakukan? Seberapa efektifkah komunikasi yang

telah dilakukan? Secara sederhana, komunikasi efektif terjadi apabila

orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Menurut

Tubbs, (Yusrizal:2005) ”secara umum, komunikasi dinilai efektif bila

rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim

atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan

dipahami oleh penerima”.

Bagaimana cara kita mengukur keefektifan suatu komunikasi?

Setidaknya ada lima hal yang dapat dijadikan sebagai ukuran bagi

komunikasi yang efektif, yaitu:

1. Pemahaman

Pemahaman yang dimaksud adalah penerimaan yang cermat

oleh komunikan (penerima pesan) terhadap kandungan

rangsangan yang dimaksudkan oleh komunikator (pengirim


pesan). Dalam hal ini, komunikasi dikatakan efektif jika

penerima pesan memperoleh pemahaman yang cermat

terhadap apa yang disampaikan oleh pengirim pesan.

2. Kesenangan

Komunikasi efektif terjadi jika diantara komunikator dan

komunikan terdapat rasa saling senang. komunikator merasa

senang menyampaikan informasi kepada komunikan, dan

sebaliknya komunikan juga senang menerima informasi dari

komunikator.

3. Mempengaruhi sikap

Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian dari

kehidupan sehari-hari. Dalam berkomunikasi, komunikator

berusaha untuk mempengaruhi sikap komunikan, dan

berusaha agar komunikan memahami ucapannya. Jika

komunikator dapat merubah sikap dan tindakan komunikan,

maka dapat dikatakan bahwa komunikasi efektif sudah

terjadi.

4. Memperbaiki hubungan

Salah satu hal yang menjadi kegagalan utama dalam

berkomunikasi adalah munculnya gangguan akibat dari

hubungan yang tidak baik antara komunikator dengan

komunikan. Hal ini terjadi karena adanya rasa frustasi,

kemarahan, atau kebingungan diantara keduanya. Oleh sebab

52 Staf Profesional

itu, ciri komunikasi efektif adalah adanya perbaikan

hubungan antara komunikator dengan komunikan sehingga

komunikasi menjadi lebih efektif.

5. Mendorong Tindakan

Mendorong komunikan untuk melakukan tindakan yang

sesuai dengan keinginan komunikator merupakan suatu hal

yang paling sulit dicapai dalam berkomunikasi. Namun,

keefektifan komunikasi sangat bergantung kepada tindakan

yang dilakukan oleh komunikan setelah berkomunikasi. Jika

komunikan melakukan tindakan seperti yang dikatakan

komunikatot, maka dapat dikatakan komunikasi efektif telah

terjadi.

Hal senada juga dikemukakan oleh Davis (1993). Davis

mengemukakan bahwa ciri komunikasi yang efektif adalah ketika

komunikator (pengirim pesan) ingin agar komunikan (penerima

pesan) menerima, memahami, menyambut baik, menggunakan pesan

yang disampaikan dan memberikan balikan. Apabila komunikan

melakukan kelima hal tersebut, maka komunikasi dapat dikatakan

efektif. Kelima langkah tersebut dalam komunikasi seringkali disebut

juga sebagai kaidah lima komunikasi (the rule of five)

Dalam bagian ini, komunikasi difokuskan terhadap keterampilan

yang harus anda miliki agar anda menjadi staf yang profesional.

Kemampuan komunikasi mungkin ditandai oleh lima hal di atas,

namun agar terjadi komunikasi efektif anda harus menguasai dasar-


dasar menjadi komunikastor efektif. Agar efektif, sebagai

komunikastor anda harus memperhatikan:

1. Memahami dengan pasti pesan yang ingin anda

sampaikan.

Ingatlah ketika anda berbicara dengan kolega atau pimpinan,

anda sedang menyampaikan sebuah pesan penting dan itu

sangat bergantung kepada bagaimana anda memahami pesan

itu dan menyampaikanya dengan cara yang efektif kepada

pimpinan anda. Jadi, pastikan bahwa anda betul-betul

memahami apa yang ingin anda sampaikan sebelum anda

berbicara kepada pimpinan anda.

2. Mendengar dengan baik informasi yang disampaikan

oleh lawan bicara anda.

Keterampilan mendengar sebenarnya lebih sulit daripada

keterampilan berbicara. Sebagian orang cenderung hanya

ingin didengarkan, tetapi tidak mau mendengarkan. Agar

menjadi staf yang efektif, anda harus mampu mendengarkan

dengan baik sehingga anda benar-benar memahami apa yang

disampaikan pimpinan kepada anda.

3. Bertanya untuk memastikan bahwa anda memahami

informasi yang disampaikan.

Pastikan bahwa anda mengecek pemahaman anda tentang

apa yang disampaikan pimpinan kepada anda. Bertanya

sebagai bentuk klarifikasi terhadap pemahaman anda perlu

dilakukan agar tidak terjadi kesalahan pemahamanan atau

miskonsepsi tentang informasi yang anda terima. Untuk itu

54 Staf Profesional

bertanya adalah cara terbaik sebagai bentuk klarifikasi anda

terhadap informasi yang diterima.

4. Memilih cara komunikasi paling tepat untuk situasi

tertentu.

Dalam menyampaikan dan menerima suatu informasi, anda

harus memastikan bahwa cara anda mendengar dan bertanya

dilakukan dengan cara yang tepat dan sesuai dengan situasi

pada saat itu. Kepada pimpinan, anda harus memastikan

bahwa cara anda bertanya tidak menyinggung perasaan

pimpinan. Apabila anda bertanya kepada teman kerja, anda

pastikan bahwa pertanyaan anda bukanlah seperti menguji

kemampuan teman kerja anda. Untuk itu, gunakanlah sikap

yang tepat ketika bertanya, mengkalirifikasi, atau

mendengarkan lawan bicara anda.

b. Hubungan Kerja Efektif

Membangun dan mengelola hubungan kerja efektif merupakan

ciri staf yang profesional. Dengan hubungan yang sehat kita berharap

meningkatkan kepercayaan dan percaya diri. Hasil hubungan yang

diinginkan ini dicapai dengan baik sekali melalui saling menerima

antar orang-orang tanpa pertimbangan negatif. Anggota tim harus

mendukung secara aktif dan melibatakan mereka ke dalam isu-isu

yang sesuai. Memahami anggota tim lain merupakan hal penting

untuk peningkatan hubungan kerja.

Hubungan kerja efektif sangat penting dalam membentuk tim

kerja yang efektif. Hubungan kerja yang efektif ditandai dengan:


Meningkatnya motivasi pegawai

Tingkat produktifitas yang lebih tinggi

Meningkatnya kepuasan pegawai

Komitmen terhadap organisasi yang tinggi

Mengembangkan keterampilan kerja

Sebaliknya, hubungan kerja yang tidak efektif biasanya ditandai

dengan:

Kurangnya tingkat saling percaya antar anggota organisasi,

Adanya konflik baik antara bawahan maupun bawahan

atasan yang tak pernah selesai,

Kurangnya komunikasi.

Ketidaksukaan terhadap gaya kepemimpinan atasan.

Hubungan-hubungan dalam dunia kerja adalah jejaring yang

kompleks. Karena itu, hubungan kerja membutuhkan semua pihak

untuk bersama-sama melakukan hal-hal yang baik. Apa yang bisa

membuat hubungan-hubungan itu menjadi lebih baik adalah dengan

adanya sikap-sikap positif, kooperatif dan saling menghargai.

Kerangka sikap ini mesti dilandasi untuk mencapai satu tujuan yang

sama. Inilah yang membutuhkan hubungan-hubungan efektif yang

berdasarkan pada kesepemahaman bersama.

Dalam membangun hubungan kerja yang efektif, anda harus

menciptakan situasi sehingga setiap pegawai mengungkapkan secara

56 Staf Profesional

terbuka perasaan mereka. Kadangkala terjadi, kita berharap orang

lain yang lebih dahulu memahami kita. Ini jelas harapan yang sangat

tidak realistis. Demi membuat hubungan efektif, kita harus

memperlakukan diri kita dan orang lain dengan penuh respek. Ingat,

bahwa respek adalah inti penting dari apapun hubungan yang baik.

Respek ditunjukkan dengan mendengarkan orang lain dan memahami

cara mereka melihat sesuatu. Menilai orang lain secara prematur

adalah sebuah tindakan yang bertolak belakang dari respek.

Rasa hormat (respek) adalah dasar dari hubungan kerja yang

efektif. ini berarti menghargai diri Anda sendiri sebagaimana

menghargai orang lain. Artinya, jika Anda menghargai diri Anda

bagus, maka mudah untuk menghargai dan memperlakukan orang

lain dengan bagus juga.

Kunci lain untuk membentuk hubungan kerja efektif adalah

berbesar hati menghadapi berbagai macam perbedaan. Letakkan

pemahaman bahwa perbedaan antara manusia-manusia adalah

sesuatu yang menarik dan alami. Mereka diciptakan berbeda-beda.

Mereka dibesarkan di lingkungan yang berbeda-beda. Tidak ada dua

manusia yang sama identik. Artinya, perbedaan musti disikapi secara

positif.

Dengan ‘mendengarkan’ Anda bisa menemukan ‘kebenaran’

baru yang terintegrasi diantara dua perspektif yang berbeda.

Bukankah, mustinya lebih menyenangkan daripada misalnya,

menyingkirkan, beradu pendapat, mengeluh, atau memusuhi. Belajar

menghadapi perbedaan membutuhkan waktu dan kadangkala


membuat situasi batin Anda tidak nyaman, tetapi hanya itu satu-

satunya jalan untuk memahami orang lain.

Hal-hal apa saja yang dapat anda lakukan untuk membangun

hubungan kerja yang efektif di organisasi anda? Berikut ini beberapa

tips yang bisa anda gunakan untuk bisa membangun hubungan kerja

yang positif:

1. Belajar mendengar tanpa prasangka

Salah satu keterampilan dasar membangun hubungan kerja

adalah dengan belajar mendengarkan orang lain dengan

penuh empati. Sikap ini akan menimbulkan kekuatan

kebersamaan sebagai suatu tim kerja. Lain lagi kalau anda

memperlakukan orang lain secara negatif. Coba perhatikan,

ketika orang lain mendengarkan Anda, dan Anda

menanggapinya dengan dingin dan penuh prasangka, ia akan

segera menilai Anda sama negatifnya dengan penilaian Anda

terhadap teman kerja itu. Menghakimi orang lain selalu

membuat jarak dan memunculkan kecurigaan dalam suatu

tim kerja.

2. Berdiskusilah dalam suasana informal

Kebanyakan orang merasa lebih rileks dalam situasi

informal. Ini akan jauh lebih efektif untuk tujuan

membangun hubungan yang lebih erat. Suasana informal

akan menciptakan suasana nyaman sehingga masing-masing

58 Staf Profesional

pihak bisa bebas untuk mengemukakan hal-hal penting untuk

mereka.

3. Membangun Suasana Positif

Pegawai umumnya saling berhubungan dengan berbagi ide

dan perasaan. Anda akan mengungkapkan rasa bahagia atau

kesedihan anda apabila anda merasa suasana dan hubungan

dengan teman kerja anda begitu positif. Ada kesempatan

untuk memunculkan suasana positif dalam berhubungan

dengan orang lain. Hal ini juga bisa diciptakan dalam dunia

kerja. Suasana kerja dengan hubungan yang positif akan

memunculkan komitmen pencapaian bersama.

4. Ubahlah diri anda dahulu, sebelum menuntut tim anda

berubah

Seandainya terjadi hubungan tidak efektif diantara dua orang

pegawai dan anda berupaya untuk mengubahnya, maka

prinsip di atas pasti berlaku. Jangan mengharapkan orang lain

berubah, ubahlah diri anda menjadi oragng yang secara

efektif membangun hubungan kerja dengan tim secara efektif

pula. Seorang pegawai yang efektif selalu melakaukan

perubahan dalam dirinya dahulu, sebelum meminta yang lain

untuk berubah. Hubungan kerja yang baik ditandai dengan

suasana saling percaya dan saling memberi motivasi agar

suasana kerja tetap terjaga dengan baik.

E. Mengembangkan Inovasi dan Kreatifitas


1. Pengertian Inovasi dan Kreatifitas

Inovasi adalah sebuah proses, yang dimulai dengan keinginan

untuk menjadi lebih baik, yang kemudian dilanjutkan dengan usaha

untuk mewujudkannya dan membuatnya berjalan dengan baik.

Inovasi sangat dekat dengan penemuan (invention). Secara umum

inovasi muncul dari sebuah proses trial and error, dan bukan dari

sebuah perencanaan besar. Pada umumnya, inovasi muncul dari para

pegawai yang memiliki semangat untuk melakukan hal-hal baru.

Inovasi dan kretifitas adalah dua konsep yang saliang berhubungan

dan mempengaruhi satu dengan lainnya.

Kreativitas adalah kemampuan seseorang menghasilkan ide baru.

Yang dimaksud ide baru bukan berarti benar-benar baru, atau dari

tidak ada menjadi ada, tetapi lebih bermakna sebagai modifikasi

berupa bentuk baru atau berbeda dari yang ada sebelumnya. Inovasi

ialah hasil dari kreativitas yang sudah diterima oleh masyarakat atau

bernilai secara ekonomis.

Para ahli kreatifitas mendefinisikan kreativitas sebagai salah satu

dari tiga unsur, yaitu melihat dengan sudut pandang (perspektif) yang

baru, menemukan hubungan baru, membentuk kombinasi baru dari

objek, konsep, atau fenomena. Apapun definisinya, Arman Hakin

Nasution (2006) dalam bukunya Creative Thinking, How to Get

Success in Your Future Career menyimpulkan, kreativitas adalah

kemampuan untuk mencapai kekuatan menarik sebuah ide dari diri

Anda melalui tahapan awal berupa pengamatan terhadap kondisi

sekeliling.

60 Staf Profesional

Kreativitas di organisasi lebih berorientasi kepada pengambilan

keputusan kreatif untuk menghadapi berbagai tantangan organisasi

dalam mencapai tujuan bersama. Karena itu ia menyarankan setiap

pegawai memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan kreatif

baik secara individu maupun kolektif, yang akhirnya berujung pada

inovasi.

Untuk menumbuhkan kreativitas dalam diri pegawai, pendekatan

melalui pelatihan, training, atau seminar saja tidaklah cukup. Paling

tidak dibutuhkan tiga elemen penting, yakni pondasi, proses, dan

imbalan (Nasution, 2006). Pondasi yang dibutuhkan untuk

menciptakan lingkungan yang kreatif adalah dukungan dari pimpinan

organisasi. Tanpa dukungan kepemimpinan, kreativitas hanya

tumbuh secara sporadis. Bisa jadi, kreativitas pegawai akan dianggap

sebagai ancaman organisasi. Kreatifitas akan lebih bagus bila inovasi

menjadi bagian dari visi-misi organisasi. Proses adalah aktivitas

berkelanjutan yang diarahkan bagi pertumbuhan dan pelestarian

kreativitas. Manifestasinya bisa beragam, mulai dari pelatihan

kreativitas internal/eksternal, pengambilan keputusan dengan cara-

cara kreatif (misalnya brainstorming dalam meeting), pengadaan

kotak ide bagi pegawai, majalah dinding, dan lingkungan yang

inovatif. Sedangkan imbalan adalah hal penting dalam pembentukan

budaya kreatif atau bisa disebut penguatan (reinforcement). Pegawai

yang kreatif di organisasi sudah selayaknya diberi insentif namun

tidak melulu berupa uang. Hal ini bisa menjadi cara ampuh untuk

mengabarkan ke seluruh organisasi bahwa menjadi kreatif adalah

bagian dari kebijakan organisasi.


2. Model Kreativitas di Organisasi

Menurut Charles Prather (2005), dalam bukunya Blueprint for

Innovation, gaya atau model kreativitas seseorang bersifat menetap.

Prather membagi 2 gaya kreativitas:

1. Adaptive Problem Solving. Orang-orang yang memiliki

gaya ini dalam bekerja cenderung menggunakan

kreativitas untuk menyempurnakan sistem dimana

mereka bekerja. Hal-hal yang terlihat pada orang yang

memiliki gaya ini adalah bahwa mereka akan berusaha

sebaik mungkin untuk membuat sistem menjadi lebih

baik, lebih cepat, lebih murah dan efisien. Apa yang

mereka lakukan akan dapat dilihat hasilnya secara cepat.

2. Innovative Problem Solving. Orang-orang yang memiliki

gaya ini dalam bekerja cenderung untuk menantang dan

mengubah sistem yang sudah ada. Mereka dapat disebut

sebagai "agent of change" karena lebih memfokuskan

pada penemuan sistem baru daripada menyempurnakan

yang sudah ada. Dalam organisasi mereka dapat dilihat

pada bagian-bagian yang melakukan riset, penciptaan

produk baru, mengantisipasi kebutuhan pelanggan tanpa

diminta, dan orang-orang yang menjaga kelangsungan

hidup organisasi di masa yang akan datang.

3. Hambatan untuk Berpikir Kreatif

62 Staf Profesional

Meskipun kreativitas dan inovasi sangat dihargai di banyak

organisasi, namun hal tersebut tidak selalu dikomunikasi kepada para

pegawainya. Perusahaan bahkan seringkali tidak memberikan ruang

gerak bagi para pekerjanya untuk berkreasi dan berinovasi. Banyak

organisasi di Indonesia merupakan contoh dimana ide-ide kreatif

hanya berakhir diruang-ruang rapat semata.

Hambatan lain yang mengganggu kreativitas adalah jika

pekerjaan yang kita jalani tidak sesuai dengan minat dan bakat yang

kita miliki. Selain itu gaya kreativitas yang dimiliki tidak "match"

dengan tuntutan pekerjaan sehari-hari. Contoh: gaya kreativitas

Anda adalah sebagai "agent of change" tetapi pekerjaan Anda lebih

bersifat rutin, mekanistik dan menuntut anda untuk melakukannya

sesuai dengan aturan atau prosedur yang sudah baku.

Hambatan lain datang dari unsur psikologis. Untuk menjadi

kreatif seseorang harus berani untuk dinilai aneh oleh orang lain.

Lihat saja para penemu dan seniman-seniman besar yang pada saat

menciptakan karyanya seringkali dianggap "gila". Nah, karena itu

tidak semua pegawai siap untuk berbeda pendapat/ide dengan orang

lain meskipun ide tersebut kemudian terbukti benar. Pola pendidikan

kita yang kurang mendorong adanya variasi atau perbedaan pendapat

juga sangat mendukung kurangnya kreativitas pegawai.

4. Menumbuhkan Inovasi dan Kreativitas


Pada dasarnya kreativitas dapat terjadi di semua bentuk

organisasi atau organisasi sejauh organisasi tersebut menghargai atau

mendorong individu-individu untuk berkreasi. Jika tidak, maka

individu yang kreatif akan menjadi frustrasi dan selanjutnya terjebak

dengan rutinitas yang ada.

Berdasarkan hasil penelitian, untuk menciptakan kreativitas

dibutuhkan lingkungan kerja kondusif yang menyenangkan (fun),

penuh rasa humor, spontan, dan memberi ruang bagi individu untuk

melakukan berbagai permainan atau percobaan. Membentuk

lingkungan yang kondusif seperti itu sangatlah tidak mudah bagi

sebuah organisasi. Mendorong kreativitas dalam dunia kerja

menuntut iklim yang permissif terhadap existensi individualitas dan

penerimaan terhadap rasa humor, disamping tetap memegang teguh

rasa hormat, kepercayaan dan komitment sebagai norma yang

berlaku.

Salah satu cara terbaik untuk mendorong kreativitas dan inovasi

dalam sebuah organisasi adalah dengan cara mengukur sejauhmana

hal tersebut telah dilakukan. Perusahaan dianjurkan untuk

memasukkan unsur kreativitas dan inovasi ke dalam proses evaluasi

kerja. Sebagai contoh: masukan unsur penilaian tentang berapa

banyak ide dari seseorang atau kelompok (teamwork) yang dapat

diimplementasikan oleh organisasi. Jika hal ini terkomunikasi dengan

baik maka setiap individu akan berusaha untuk memberikan ide

secara konstruktif.

Penempatan pegawai dengan konsep the right people with the

right job juga merupakan cara yang tepat untuk menstimulasi

64 Staf Profesional

munculnya kreativitas dan inovasi. Hal ini karena penempatan

pegawai pada posisi yang tepat akan mengurangi supervisi sehingga

memberikan otonomi bagi individu dalam menyelesaikan masalah-

masalah pekerjaannya.

F. Melaksanakan Pembelajaran dan

Pengembangan Diri Secara Kontinu

Staf yang profesional adalah mereka yang selalu mengembangan

pengetahuan, keterampilan dan sikapnya menjadi lebih baik di masa

yang akan datang. Mereka selelu menyadari bahwa dalam

pelaksanaan tugas-tugasnya, mereka tidak luput dari kekurangan dan

keterbatasan yang diakibatkan oleh kompetensi yang dimilikinya.

Untuk itu, staf yang profesional adalah yang selalu berupaya

meningkatkan kompetensinya melalui pembelajaran dan

pengembangan diri secara terus menerus.

Kata Pengembangan (development) mempunyai lingkup

pengertian yang luas yaitu pengertian yang mencakup berbagai

upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan,

kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian pegawai (T. Hani

Handoko, 2000:104). Definisi lain pengembangan (development)

adalah mewakili suatu investasi yang berorientasi ke masa depan

dalam diri karyawan (Ambar T. Sulistiyani dan Rosidah, 2003:176).

Pengembangan didasarkan pada kenyataan bahwa seseorang

karyawan membutuhkan serangkaian pengetahuan, keahlian, dan


kemampuan yang berkembang supaya bekerja dengan baik dan

sukses posisi yang ditemui selama kariernya.

Sedangkan kata belajar memiliki makna sebagai perubahan

yang relatif permanen dalam perilaku atau potensi perilaku sebagai

hasil dari pengalaman atau latihan. Belajar didefinisikan pula sebagai

suatu aktivitas mental (psikis) yang berlangsung dalam interaksi

dengan lingkungannya yang menghasilkan perubahan yang bersifat

konstan.

Perubahan prilaku akibat belajar dapat terjadi dalam berbagai

ranah atau tataran, yaitu dari ranah kognitif, afektif, dan/atau

psikomotor. Belajar tidak hanya terbatas pada penambahan

pengetahuan saja, namun harus berdampak pada perubahan dalam

sikap dan prilaku secara keseluruhan.

Yang dimaksud dengan sifat perubahannya relatif permanen,

artinya bahwa prilaku itu tidak akan kembali kepada keadaan semula.

Perubahan akibat belajar tidak bisa diterapkan pada perubahan akibat

situasi sesaat, seperti perubahan akibat kelelahan, sakit, mabuk, dan

sebagainya. Perubahanya harus menetap dan permanen. Disamping

itu, perubahannya bisa langsung atau tidak harus langsung mengikuti

pengalaman dan latihan.

Yang harus dicatat adalah bahwa perubahan prilaku dalam

belajar terjadi akibat adanya suatu pengalaman atau latihan. Berbeda

dengan perubahan serta-merta akibat refleks atau perilaku yang

bersifat naluriah, perubahan akibat pengalaman dan latihan

cenderung menetap dan permanen. Perubahan pada umumnya akan

lebih mudah terjadi bila disertai adanya penguat, berupa ganjaran

66 Staf Profesional

yang diterima - hadiah atau hukuman - sebagai konsekuensi adanya

perubahan perilaku tersebut.

Dengan demikian, beberapa prinsip pokok belajar adalah:

Belajar adalah perubahan prilaku melalui pengalaman

Belajar adalah perubahan yang terjadi pada individu karena

interaksi yang bersifat individu

Belajar adalah perubahan prilaku dan pengetahuan pada

individu yang bersifat permanen sebagai hasil interaksi

dengan lingkungannya (Harris & Desimone, 1994)

Belajar adalah perubahan yang menetap pada diri seseorang

sebagai hasil dari pengalamannya (Tovey & Lawlor, 2004)

Dari definisi dan penjelasan di atas, kita dapat menyimpulkan

bahwa belajar itu memiliki beberapa karakteristik, diantaranya:

Fokus belajar adalah perubahan prilaku (pengetahuan,

keterampilan, sikap)

Perubahan prilaku hasil belajar itu bersifat permanen

(menetap)

Belajar terjadi dalam, dengan, dan melalui pengalaman

Belajar terjadi dalam berbagai situasi (informal, semi-formal,

formal)

Belajar bersifat terus menerus (continuous) atau pengalaman

seumur hidup (lifelong experience).

Dari gambaran tentang belajar dan pengembangan itu, kita

dapat menarik kesimpulan bahwa pegawai akan tetap dianggap


kompeten manakala mereka secara terus menerus berupaya

mengembangkan diri melalui pembelajaran yang terus menerus.

Untuk melakukan ini, ada tiga tahapan yang harus dilakukan oleh staf

profesional dalam melaksanakan pengembangan diri ini, yaitu:

1. Analisis Kompetensi yang anda butuhkan dalam

pelaksanaan pekerjaan

Untuk mengetahui kompetensi apa yang anda butuhkan, anda

harus melakukan refleksi, evaluasi dan analisis kompetensi yang

anda butuhkan saat ini terutama dalam pelaksanaan pekerjaan

anda. Analisis ini penting untuk memunculkan prioritas tentang

apa yang hendak anda pelajari untuk pengembangan diri anda.

Terkadang pegawai mengikuti diklat tanpa mengetahui apa

relevansi dan kegunaan diklat tersebut untuk pelaksanaan

pekerjaanya. Dalam menganalisis kebutuhan ini, kita bisa

menggunakan tiga ranah kebutuhan kompetensi yaitu,

a. Kompetensi inti yang “must know / must be mastered”,

adalah kompetensi yang mesti / harus dikuasai seseorang

pegawai. Dengan kata lain, apabila pegawai bekerja,

kemampuan apa yang harus dan wajib dimiliki olehnya agar

pelaksanaan pekerjaanya menjadi efektif. Misalnya, staf

profesional harus menguasai bagaimana menulis surat

menyurat dinas, agar ketika menyusun surat tidak terjadi

keselahan. Dengan demikian, kompetensi korespondensi

merupakan kompetensi wajib bagi staf profesional.

b. Kompetensi umum yang “should know / should be

mastered”, yaitu kompetensi yang sebaiknya dikuasai oleh

68 Staf Profesional

pegawai agar dia dapat melaksanakan pekerjaanya dengan

efektif. Mislanya, seorang sekretaris kantor sebaiknya

menguasai kompetensi tentang penyusunan visi, misi, dan

tujuan serta struktur organisasi agar dia mampu memahmi

secara holistik peran dia sebagai sebagai seorang sekretaris.

Namun, perlu dicatat bahwa kompetensi ini bukanlah

kompetensi wajib, karena tanpa mengetahui cara penyusunan

visi, misi atau struktur organisasi pun, dia akan bisa

melaksanakan pekerjaanya.

c. Kompetensi penunjang yang “nice to know /nice to be

mastered”, adalah kompetensi tambahan yang akan

memperkaya dan memperdalam keahlian seorang pegawai.

Pegawai yang mengetahui perkembangan terkini tentang

teknologi perkantoran sangat bagus agar dia paham kontelasi

perkembangan teknologi informasi perkantoran. Tetapi

kompetensi ini tidak berpengaruh apa-apa bagi kinerja

seorang pegawai.

Jadi analisis kompetensi harus menghasilkan kebutuhan

kompetensi yang wajib dan sebaiknya dimiliki oleh pegawai di

masa yang akan datang. Sedangkan yang tambahan tidak usah

dimasukan sebagai kebutuhan kompetensi.

2. Iktuilah secara Aktif program pengembangan pegawai

Cermatilah oleh anda tentang berbagai program yang ditawarkan

organisasi terutama program pelatihan untuk meningkatkan

kompetensi anda. Apabila anda mempunyai daftar kompetensi


yang dibutuhkan oleh anda, maka anda bisa memilih dan

bernegosiasi dengan bagian kepegawaian tentang pelatihan atau

diklat yang anda ingin dan harus ikuti.

Salah satu kesulitan PNS adalah bahwa tugas mengikuti diklat

terkadang tidak sesuai dengan kebutuhan. Dilema ini bisa diatasi

dengan melakukan komunikasi dengan bagian kepegawaian agar

penugasan yang diberikan kepada anda sesuai dengan kebutuhan

dan keinginan anda dalam rangka meningkatkan kompetensi dan

pengembangan diri anda.

3. Evaluasi secara mandiri hasil pengembangan dan

pelatihan yang anda ikuti

Pada umunya, PNS jaranga melakukan evaluasi secara

mandiri tentang hasil-hasil yang diperoleh setelah mengikuti

program pelatihan atau diklat. Padahal evaluasi secara

mandiri tentang keterampilan yang diperoleh sangat baik

untuk melakukan prioritas kembali kebutuhan diklat yang

anda harus lakukan. Evaluasi yang dilakukan akan

merumuskan kembali kebutuhan pengembangan diri yang

harus anda lakukan.

BAB V

RENCANA TINDAK MENJADI STAF

PROFESIONAL

Setelah memahami tentang berbagai teknik agar menjadi staf yang

profesional, kita sekarang harus berupaya agar teknik tersebut benar-

benar diterapkan dalam pekerjaan kita sehari-hari. Untuk itu, bab ini

akan memberikan penjelasan bagaimana rencana tindak yang harus

dilakukan oleh anda sebagai seorang staf agar menjadi staf yang

profesional.

Dalam penyusunan rencana tindak kita mengenal adanya 3

tahapan pelaksanaan yaitu 1) mengidentifikasi kondisi anda saat ini

untuk menentukan apa saja kekuatan dan kelemahan anda, 2)

melakukan analisis kelemahan dan menentukan prioritas kegiatan apa

yang harus anda lakukan untuk menjadikan anda sebagai staf yang

profesional, dan 3) menyusun jadwal dan target pelaksanaan agar

anda mampu menjadi staf yang profesional. Penjelasan tentang setiap

tahapan adalah sebagai berikut:

A. Identifikasi Kondisi Saat ini

Mengidentifikasi adalah melakukan telaahan tentang apa yang

hendak dilakukan terkait dengan kondisi yang ada dengan kondisi

yang diharapkan. Dalam tahapan ini, anda harus menganalisis

70


kekuatan dan kelemahan anda dari enam teknik yang harus anda

lakukan.

Kekuatan merujuk kepada kelebihan yang anda miliki saat ini.

Misalnya, kalai anda merasa bahwa anda telah memiliki sikap dan

penampilan yang baik, maka itu menjadi kekuatan anda sebagai staf

profesional.

Kelemahan berkenaan dengan kekurangan, atau sifat dan sikap yang

belum anda miliki saat ini. Kelemahan umunya dinyatakan dengan

kalimat negatif seperti kata “belum memiliki, “kurangnya”, belum

optimalnya, dan lain-lain.

Analisis tentang identifikasi saat ini bisa digambarkan dalama bentuk

tabel berikut ini:

Tabel 5.1: Analisis Kondisi Saat ini

Aspek Kekurangan Kelebihan

Sikap dan Penampilan

yang profesional

Kebiasaan Kerja yang

Efektif

Komitmen & Loyalitas

kepada Organisasi

Komunikasi dan

Kerjasama yang

72 Staf Profesional

Efektif

Inovasi & Kreatifitas

Pembelajaran dan

Pengembangan Diri

secara kontinu

Analisis dilakukan dengan melihat apakah indikator untuk setiap

aspek tersebut sudah anda miliki atau belum. Apabila sudah maka itu

menjadi kekuatan anda, dan apabila belum maka itu menjadi

kelemahan anda.

B. Analisis Kelemahan dan Prioritas Kegiatan

Setalah mengetahui kelemahan dan kekuatan sendiri, maka langkah

selanjutnya adalah dengan melakukan analisis kelemahan anda dan

melakukan kegiatan untuk meningkatkan kelemahan anda menjadi

kekuatan. Dua kegiatan ini dijadikan satu untuk melihat keterkaitan

antara kelemahan dan strategi untuk mengatasi kelemahan ini yang

diwujudkan dan bentuk prioritas kegiatan yang akan anda lakukan.

Analisis kelemahan adalah upaya untuk melihat keterhubungan dari

berbagai kelemahan yang anda miliki dan mencari penyebab

mengapa kelemahan tersebut muncul. Pada umunya satu kelemahan

mungkin disebabkan oleh banyak faktor, namun anda harus


menganalisis faktor apa yang dominan yang menyebabkan

kelemahan tersebut.

Setelah diketahui penyebabnya, maka anda harus menentukan

strategi dan kegiatan yang akan dilakukan untuk menutupi kelemahan

tersebut sehingga anda akan memiliki kekuatan dalam aspek tersebut.

Kegiatan yang anda lakukan merupakan kegiatan yang menurut

pemikiran anda akan menghapuskan penyebab dari kelamahan anda.

Tabel berikut memberi penjelasan tentang langkah-langkah dalam

tahapan ini:

Tabel 5.2: Analisis Kelemahan dan Prioritas Kegiatan

Kelemahan Penyebab Kegiatan Prioritas

kegiatan

C. Jadwal Program pengembangan dan Sumber

Daya yang dibutuhkan

Setelah menetapkan prioritas kegiatan, maka langkah selanjutnya

adalah dengan membuat jadwal atau rencana tindak dan penentuan

74 Staf Profesional

sumber daya yang anda perlukan untuk meningkatkan kompetensi

anda sebagai staf yang profesional.

Jadwal Program pengembangan merujuk pada apa saja kegiatan yang

akan anda lakukan berdasarkan prioritas kegiatan yang telah disusun

pada tahap ke -2. Sedangkan sumber daya berkenaan dengan apa

yang anda perlukan untuk melaksanakan program pengembangan

tersebut, apakah berupa sumber bacaan, nasihat dari senior, ataupun

dalam bentuk pelatihan.

Target waktu adalah perkiraan anda akan mampu menguasai

kompetensi yang anda programkan. Bisa berupa tenggat waktu atau

misalnya jangka waktu misalnya 2 bulan, atau 1 tahun bergantung

kepada kemampuan anda melaksanakan dan menerapkan kompetensi

baru tersebut.

Tabel berikut merinci bagaimana anda melakukan langkah ketiga ini:

Tabel 5.3: Jadwal Program Pengembangan

Program

Pengembangan

Sumber Daya Target Waktu

BAB VI

PENUTUP

Untuk menjadi staf profesional bukanlah pekerjaan mudah.

Staf profesional adalah mereka yang secara terus menerus melakukan

pengembangan dan pembelajaran seumur hidup sehingga dia akan

menjadi staf profesional dan paripurna. Seorang staf profesional

adalah meraka yang membantu pimpinan yang memiliki keahlian

dalam bidangnya, bertanggungjawab, dan berprilaku profesional

dalam menjalankan tugas pekerjaanya. Untuk itu, menjadi staf yang

profesional merupakan proses yang terus menerus agar ketika anda

menjadi pimpinan, kematangan emosional, intelektual dan spiritual

anda benar-benar teruji.

Menjadi staf yang profesional adalah tugas yang berat. Selama

ini banyak pegawai yang mengklaim bahwa dirinya adalah staf

profesional. Misalnya, seorang pegawai yang rajin bekerja dengan

kedudukan yang cukup baik di organisasi, sudah menganggap bahwa

dirinya sudah profesional. Padahal untuk menjadi profesional,

seseorang tidak cukup hanya dengan rajin, tetapi menuntut

pembuktian bahwa kinerja dia sebagai staf benar-benar mendorong

kinerja pimpinan dan organisasi secara keseluruhan.

Proses untuk menjadi staf yang profesional adalah jalan

panjang yang harus anda tempuh sebagai calon pegawai negeri sipil

(PNS). Selamat bekerja!

75

Staf Profesional Gol III (1)

Documents

Transcript of Staf Profesional Gol III (1)