2016

SS ITMS

Dibuat Oleh :

ARIES PRATAMA PUTRA

UCUP SUPRIATNA

Pembuat Saran :

Nama : Aries Pratama Putra, Ucup Supriatna

No Register : 0000149, 000147

Jabatan : IT Senior Engineer, IT engineer

Divisi : ITMS

Alasan Memilih Judul :

Proses monitoring jaringan & server belum efektif sehingga sulit untuk

melakukan pengukuran performa Service Level Agreement.

JADWAL RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN

LANGKAH

Nov Des Jan Feb Maret

2015 2015 2016 2016 2016

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

PLAN

1. Identifikasi

masalah

2. Pemilihan

masalah

3. Mencari akar

penyebab

4. Merencanakan

perbaikan

DO 5. Melaksanakan

Perbaikan

CHECK 6. Meneliti

hasil

ACTION 7. Membuat

Standarisasi

Rencana

Realisasi

Mengetahui Cilegon, 11 November 2015 Tedi Setiadi S Aries Pratama Putra ITMS Manager IT Senior Engineer

JUDUL : OPTIMALISASI MONITORING PERANGKAT JARINGAN & SERVER MELALUI

PEMANFAATAN WEBCAMERA & SOFTWARE OPENSOURCE.

PROFIL PERUSAHAAN

PT Krakatau Industrial Estate Cilegon (PT KIEC) merupakan anak

perusahaan PT Krakatau Steel perusahaan yang bergerak di bidang usaha

pengelolaan dan penjualan tanah kawasan industri. PT KIEC didirikan pada

tanggal 16 Juni 1982

PT KIEC telah sukses membangun jalur bisnis berikut ini:

Properti Industri: Meliputi lahan industri, bangunan pabrik dan gudang

berskala standar.

Properti Komersial: Meliputi hotel, lapangan golf, gedung perkantoran,dan

pusat olahraga.

Properti Rumah Tinggal: Meliputi perumahan, pusat rekreasi, dan

perumahan.

Investasi dan Perdagangan: PT KIEC telah melakukan diversifikasi bisnis

dalam bentuk kerjasama yang berhubungan dengan bisnis dan

perdagangan baja.

VISI Pemain Properti Nasional yang Terkemuka MISI Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya

KEBERADAAN SS DALAM STRUKTUR ORGANISASI

DIVISI ITMS PT. KIEC

Management Sytem

Group IT Group

IT Senior Engineeer

ITMS

Manager

IT Engineer

IT Junior Engineer

Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang

berkembang dengan pesat pada saat ini. Dengan kemajuan teknologi informasi,

pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung

dengan cepat, efisien serta akurat. Contoh dari hasil kemajuan teknologi

informasi adalah berkembangnya jaringan Intranet dan Internet yang

memungkinkan seluruh umat manusia di seluruh dunia menggunakan data-data

yang tersedia/terhubung dalam jaringan tersebut secara bersama-sama.

Ciri-ciri jaringan computer adalah :

1. Berbagi perangkat keras (hardware).

2. Berbagi perangkat lunak (software).

3. Berbagi saluran komunikasi (internet).

4. Berbagi data dengan mudah.

5. Memudahkan komunikasi antar pemakai jaringan.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sedemikian pesat, maka perlu dilakukan monitoring jaringan komputer untuk mengukur performa & kinerja dari jaringan komputer tersebut dalam mendukung operasional proses bisnis perusahaan.

PLAN

I. LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH

ANALISA MASALAH

Dari hasil evaluasi & diskusi dengan fasilitator diketahui penyebab kurang

optimalnya monitoring perangkat jaringan & server untuk mendukung proses

bisnis & operasional perusahaan, terdapat 4 akar penyebab dari Man, Machine

& Method :

1. Tidak ada jadwal monitoring perangkat jaringan & server

2. Platform sistem yang ada kurang mendukung

3. Belum ada tools yang efektif untuk memonitor jaringan & server

4. Tidak ada otentifikasi akses personil untuk masuk ruang server

Pada point yang ke (1) Tidak ada jadwal monitoring perangkat jaringan &

server mengakibatkan personil IT tidak bisa mengukur performa server &

jaringan secara optimal.

PLAN

II. ANALISA MASALAH

Pada point yang ke (2) Platform Sistem yang ada kurang mendukung

sehingga dibutuhkan perangkat dengan sistem operasi yang spesifik untuk

mengakses informasi terkait performa server.

Pada point yang ke (3) Belum ada tools yang efektif untuk memonitor

jaringan & server mengakibatkan proses penyajian data tidak bisa dilakukan

secara mobile dimanapun kapanpun..

Pada point yang ke (4) Tidak ada otentifikasi akses personil untuk masuk

ruang server menyebabkan keamanan ruang server belum optimal dengan

kondisi eksisting menggunakan kunci pintu manual.

UJI KORELASI TERHADAP PENYEBAB MASALAH DOMINAN

Jenis Masalah Kuantitas Alasan/keterangan

1. Tidak ada jadwal

monitoring perangkat

jaringan & server

10

Schedule yang ada hanya untuk

backup database & maintenance

hardware

2. Platform sistem yang ada

kurang mendukung

15

Dibutuhkan perangkat dengan

Operating System yang spesifik

3. Belum ada tools yang

efektif untuk memonitor

jaringan & server

50

Sistem eksisting masih

berorientasi pada desktop based

application

4. Tidak ada otentifikasi

akses personil untuk

masuk ruang server

25

Keamanan ruang server belum

optimal dengan kunci pintu

manual.

Jumlah 100

Nilai kuantitas dari masing-masing permasalahan didapatkan dari hasil

diskusi bersama manager ITMS selaku fasilitator dengan pembobotan melalui

metode NGT (Nominal Group Technic).

PLAN

III. MENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN

Diagram Pareto

Dari diagram pareto didapatkan akar masalah belum ada tools yang efektif

memonitor jaringan menduduki peringkat tertinggi pertama dari 4 akar penyebab masalah

yg ada dengan prosentase 50%, namun kami bertekad untuk menyelesaikan ke 4

permasalahan masalah tersebut untuk perbaikan sistem IT yg ada guna mendukung

proses bisnis yg ada di perusahaan.

Belum ada tools

yg efektif

memonitor

jaringan

Tidak ada

otentifikasi akses

personil untuk

masuk ruang

server

Platform sistem

yang ada kurang

mendukung

Tidak ada jadwal

monitoring

server

Datenreihen1 50 25 15 10

series 2 50% 75% 90% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Paretto

1. Rencana Perbaikan.

NO MASALAH WHAT WHY

WHERE WHEN WHO

HOW

1

Tidak ada jadwal

monitoring perangkat

jaringan & server

Membuat jadwal monitoring perangkat jaringan & server

Agar jaringan & server termonitor dengan baik

Divisi ITMS ,Desember 2015, Personil IT

Membuat form monitoring yang dipasang diruang server ITMS

2

Platform sistem yang

ada kurang

mendukung

Membuat aplikasi sistem yg mendukung untuk diakses lewat perangkat lain

Agar mudah untuk diakses selain dari perangkat computer seperti mobile phone android dll

Divisi ITMS ,Desember 2015, Personil IT

Menguji coba aplikasi sistem yg baru dengan software open source bisa di akses melalui perangkat gadget lain seperti tablet & mobile phone

3

Belum ada tools yang

efektif untuk

memonitor jaringan &

server

Membuat aplikasi system untuk memonitor jaringan & server

Agar monitoring perangkat jaringan & server lebih efektif

Divisi ITMS ,Desember 2015, Personil IT

Memanfaatkan webcame untuk cctv sederhana & memilih bahasa pemrograman yg tepat untuk mengimplementasikan kebutuhan sistem aplikasi yg cross platform dengan media IT web based.

4

Tidak ada otentifikasi

akses personil untuk

masuk ruang server

.

Memilih mesin access door

Agar user yang berkepentingan saja yang bisa masuk ruang server

Divisi ITMS ,Desember 2015, Personil IT

Memasang mesin access door yang menggunakan otentifikasi password & RFID Card

Mengetahui Cilegon, 9 Desember 2015 Tedi Setiadi S Aries Pratama Putra ITMS Manager IT Senior Engineer

2. Target Perbaikan.

a. Biaya CCTV

TARGET

sebelum sesudah

Rp. 1.550.000

Turun 50%

Kami menargetkan biaya pengadaan CCTV turun menjadi 50 % dengan memanfaatkan webcam sebagai pengganti camera

b. Software Monitoring

TARGET

sebelum sesudah

Rp 28.000.000

Turun

50 %

Kami menargetkan biaya pengadaan Software Monitoring Jaringan & Server turun menjadi 50 % dengan memanfaatkan software open source. Harga Software imanager U2000 license : $ 2000 x Rp 14.000 = Rp 28.000.000

MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Penyebab masalah Tindakan Hasil perbaikan

1. Tidak ada jadwal

monitoring perangkat

jaringan & server

2.Platform sistem

yang ada kurang

mendukung

Membuat jadwal monitoring perangkat jaringan & server

Membuat aplikasi sistem yg mendukung untuk diakses lewat perangkat lain

Form Perangkat jaringan & server termonitor dengan jadwal ( 7:50,9:50,11:50, 13:50, 15:50 WIB)

Menguji coba serta sistem informasi yg baru dengan software open source bisa di akses melalui perangkat gadget lain seperti tablet & mobile phone

DO

IV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN

3) Belum ada tools

yang efektif untuk

memonitor jaringan &

server

4) Tidak ada

otentifikasi akses

personil untuk masuk

ruang server

Membuat aplikasi system untuk memonitor jaringan & server

Memilih mesin access door untuk pintu server

webcame untuk cctv sederhana aktif untuk monitoring situasi server

Mesin access door menggunakan otentifikasi password & RFID Card terpasang

HASIL PERBAIKAN

a. Biaya CCTV

TARGET

sebelum sesudah

CHECK

V. MENELITI HASIL

Rp. 1.550.000

Rp 150.000

Turun 90%

Dengan memanfaatkan webcame seharga Rp 75.000 & menggunakan PC sebagai media DVR biaya yg timbul untuk 2 camera sebesar Rp 150.000 sehingga terjadi penghematan sebesar 90%.

b. Software Monitoring

TARGET

sebelum sesudah

Rp 28.000.000

Turun

100 %

Dengan memanfaatkan software monitoring jaringan yang opensource kami melakukan penghematan sebesar Rp 28.000.000

Namun muncul biaya untuk pengadaan access door sistem yang digunakan untuk keamanan ruang server, biaya yang dikeluarkan sebesar Rp 2.700.000 dengan rincian tools sbb:

1. RFID PROXIMITY ENTRY DOOR LOCK ACCESS CONTROL SYSTEM 2. Adaptor 220V to 12V 3. Exit Button Switch 4. RFID Card 5. Door Lock DC 12 volt With Cover 6. UPS

HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU

Aspek Mutu

Sebelum Perbaikan Sesudah Perbaikan

Quality Tidak ada jadwal monitoring

perangkat jaringan & server

Performa dari jaringan & server

terukur dengan adanya jadwal

monitoring.

Cost

Biaya untuk CCTV &

Software monitoring

sebesar Rp 29.550.000

Biaya yang dikeluarkan untuk

camera webcame & access door

sebesar Rp 2.850.000

Terjadi penghematan anggaran

sebesar 90%

Delivery

Penyajian data informasi

lama & tidak bisa mobile

(desktop based application)

Data informasi tersaji realtime &

bisa diakses mobile.

Safety

Tidak ada otentifikasi akses

personil untuk masuk ruang

server

Keamanan ruang server

terotentifikasi dengan password

Moral

Karyawan menjadi tidak

semangat karena monitoring

sistem tidak efektif.

Karyawan menjadi semangat

karena proses monitoring data

lebih optimal.

STANDARISASI

1. Standar Prosedur

Tahapan Monitoring Server & Jaringan :

1. Buka Aplikasi Network Monitoring melalui PC/laptop/smartphone

2. Ketikkan http://kiec-clg-lm.corp.kiec.co.id:8080 untuk map jaringan & server.

3. Ketikkan http://10.50.6.194:8080/multi.html untuk CCTV Webcame.

4. Kemudian cek dilayar monitor map status dari jaringan & server

5. Apabila garis menunjukkan warna hijau status OK, Jika warna Merah Status

Erorr/bermasalah.

6. Isi data form monitoring sesuai dengan jadwal harian yang ditentukan (7:50

s/d 15:50 WIB)

2. Standard Hasil

Biaya :

Dari hasil perbaikan di bulan Januari – Februari 2016 muncul penghematan

sebesar Rp 26.700.00 atau 90 % dari biaya awal yang dianggarkan.

Mengetahui : Disiapkan oleh :

Tedi Setiadi S Aries Pratama Putra ITMS Manager IT Senior Engineer

ACTION

VI. MEMBUAT STANDARISASI