MEKANISME & PROSEDUR KEUANGAN

I. PENERIMAAN & PENGELUARAN

A. Petty Cash/ Kas Kecil

Kebijakan1. Petty Cash/ Kas Kecil merupakan uang muka kepada seseorang (kasir) yang

secara khusus ditujukan untuk dana petty cash imprest, dan bukan merupakan uang muka pribadi bagi kasir. Seorang pemegang Petty Cash (kasir) bertanggung jawab secara penuh atas pengamanan dan penggunaan dana tersebut.

2. Pemegang Petty Cash (kasir) haruslah orang yang di tunjuk oleh Manajer Keuangan dan setujui oleh Direktur Eksekutif serta dibuatkan dokumen penunjukan resmi.

3. Jumlah Dana ini dihitung berdasarkan kebutuhan operasional, namun tidak boleh melebihi jumlah Rp. 3.000.000.

4. Dana Petty cash Imprest digunakan untuk melakukan pembayaran atas transaksi yang bernilai rendah, yaitu dibawah Rp. 1.000.000

5. Dana petty Cash Imprest tidak dapat digunakan untuk pembayaran gaji staf, Uang muka perjalanan dinas atau uang muka program.

6. Hanya ada 1 (satu) dana Petty Cash akan tetapi jika demi kepentingan proyek/program yang memerlukan adanya Dana petty Cash yang terpisah dari Proyek/program lain maka Manajer Keuangan harus meminta persetujuan Direktur Eksekutif akan hal tersebut.

7. Kasir Petty Cash harus memiliki Daftar Pihak Penandatangan yang berwewenang yang dapat menyetujui pembayaran melalui dana Petty cash dan merupakan tanggung jawab kasir petty cash untuk melakukan pembayaran hanya berdasarkan persetujuan dan penandatangan yang berwewenang seperti yang dimaksud diatas.

8. Dana Petty Cash/ uang Tunai secara Fisik serta seluruh catatan yang terkait dengan petty cash harus disimpan dalam safe box/brankas yang dilengkapi dengan kunci pengaman atau jika tidak minimal disimpan dalam laci yang terkunci dan tidak ada orang selain kasir petty cash yang memiliki akses terhadap safe box tersebut.

9. Atas dana Petty Cash yang disimpan oleh kasir harus dilakukan pemeriksaan mendadak secara berkala oleh Manajer Keuangan dengan maksud untuk memastikan bahwa dana petty cash selalu mencerminkan saldo yang benar dan telah dikelola dengan baik.

10. Apabila kasir petty cash tidak dapat bekerja selama beberapa waktu, maka penunjukan kasir pengganti sementara haruslah diajukan oleh manajer keuangan dan disetujui oleh Direktur Eksekutif.

11. Penggantian sementara Pemegang Dana Petty Cash ini harus dilampirkan dengan Formulir Handover (form PC.HO.04) yang akan ditandatangani oleh Manajer Keuangan dan Disetujui oleh Direktur Eksekutif

Tata Cara Pembayaran melalui Petty Cash/ Kas Kecil.1. Staf mengisi Voucher kas kecil ( Form PC.V.01) dengan jumlah yang diminta

dan tanggal yang tercantum.

2. Voucher Petty Cash yang telah diisi harus diserahkan kepada pihak yang berwewenang menyetujui pembayaran melalui dana petty cash untuk diperiksa dan ditandatangani.

3. Staf menyerahkan Voucher Petty Cash yang telah disetujui kepada Pemegang Petty cash (kasir).

4. Pemegang Petty Cash akan memeriksa kembali voucher petty Cash dan menyerahkan uang sejumlah yang minta kepada staf.

5. Staf harus menandatangani kolom penerima uang dalam Voucher setelah menerima uang dari Pemegang Petty Cash

6. Pemegang petty Cash harus menandatangani Voucher tersebut sebagai tanda uang telah diserahkan.

7. Setelah proses pembayaran/pembelian selesai maka staf harus menyerahkan invoice/nota/faktur/kwitansi/bukti pembayaran kepada Pemegang Petty cash.

8. Jika uang tunai yang diterima sama dengan bukti pembayaran maka Pemegang Petty Cash akan langsung melampirkan bukti pembayaran pada voucher petty Cash.

9. Jika uang tunai yang diterima lebih dari bukti pembayaran maka staf harus mengembalikan kelebihan uang kepada pemegang Petty Cash kemudian pemegang petty cash akan membatalkan jumlah yang telah dikeluarkan sebelumnya pada voucher dan menuliskan jumlah uang yang sesungguhnya sesuai dengan bukti pembayaran.

10. Jika uang tunai yang diterima kurang dari bukti pembayaran maka Pemegang petty cash akan membatalkan voucher kas kecil sebelumnya, dan staf harus mengisi voucher petty cash yang baru kemudian meminta persetujuan yang berwewenang menyetujui pembayaran melalui Petty cash untuk ditandatangani.

11. Staf menyerahkan Voucher kepada pemegang petty cash, dan pemegang petty cash kemudian melampirkan bukti pembayaran pada voucher petty cash yang baru.

12. Pemegang Petty Cash akan membubuhkan stempel “paid (terbayar) pada voucher-voucher petty cash serta dokumen-dokumen bukti pembayaran untuk mencegah pembayaran kembali.

13. Pemegang Petty Cash mengarsipkan dokumen-dokumen Petty Cash.

Pembentukan & Pelaporan/Penggantian Dana Petty Cash1. Setelah persetujuan pembentukan dana petty cash diperoleh maka manajer

keuangan/ Finance Unit akan menyiapkan cek sejumlah penuh dana imprest yang kemudian diserahkan kepada pemegang petty cash untuk dicairkan ke Bank.

2. Pemegang Petty cash harus menyiapkan Petty Cash Register ( form PC.R.03) untuk mencatat semua transaksi Petty cash.

3. Pemegang Petty Cash akan mencatat pada kolom penerimaan dalam petty cash register untuk penerimaan awal dana imprest pada saat pembentukan dan penggantian selanjutnya yang diterima dari waktu ke waktu.

4. Tidak ada jenis penerimaan lain yang tercatat dalam Petty Cash Register.5. Pada kolom “pembayaran” dalam Petty Cash Register, pemegang petty cash

mencatat semua transaksi yang telah dibayarkan berdasarkan voucher petty cash yang telah disetujui dan di dukung dengan dokumen bukti pembayaran.

6. Voucher petty cash yang tidak dilengkapi dengan dokumen bukti pembayaran tidak dapat dicatat dalam Petty Cash Register. Dan tidak dapat di klaim sebagai pengeluaran(biaya) dalam petty Cash sampai dokumen itu dilengkapi.

7. Klasifikasi ( kode perkiraan, Kode Dana (budget), Kode Proyek/program ) harus dilengkapi untuk setiap transaksi dalam Petty Cash register yang berkaitan dengan pembayaran.

8. Apabila saldo dana petty cash secara fisik mendekati minimal 25 % dari jumlah total dana imprest yang disetujui maka pemegang petty cash akan mengajukan permintaan penggantian kepada Manajer Keuangan sejumlah yang sama persis dengan seluruh pembayaran petty cash yang telah dikeluarkan.

9. Permintaan Penggantian dilakukan dengan melengkapi ( Form Petty Cash Register ( Form PC.R.02), dan Form Permintaan Penggantian ( Form PC.R.03) beserta semua voucher dan bukti pendukung.

10. Manajer Keuangan/Finance Unit akan memeriksa semua dokumen petty cash, dan jika sesuai maka Finance Unit akan menyiapkan cek dan meminta persetujuan sejumlah yang diminta untuk penggantian Petty Cash.

B. Bank Account/ Perkiraan Bank

Kebijakan1. Secara Umum Lembaga hanya memiliki 1 (satu) rekening Bank dalam mata

uang lokal negara.2. Akan tetapi tekanan yang dilakukan oleh pihak Donor agar membuka rekening

bank terpisah untuk dana yang berasal dari mereka tidak dapat dihindarkan, oleh karena itu pembukaan rekening bank untuk proyek/program dapat dilakukan sepanjang itu adalah tuntutan Donor dan menjadi sesuatu yang disyaratkan” dalam MOU ( kontrak kerjasama ) sehingga hal itu menjadi dasar untuk pembentukan rekening bank baru.

3. Rekening Bank hanya dibuka pada institusi perbankan yang ternama, telah lama berdiri dan memiliki jaringan cabang yang baik diseluruh negara, memiliki reputasi yang baik dalam layanan berkwalitas dengan biaya yang paling kompetitif.

4. Seluruh Rekening Bank harus dibuat atas nama lembaga. Otorisasi untuk masing – masing rekening Bank memerlukan 2 (dua) penandatangan untuk setiap pembayaran / penarikan dari rekening tersebut.

5. Salah Satu Pemegang Otoritas Penandatangan haruslah Direktur Eksekutif untuk seluruh rekening Bank yang dimiliki oleh lembaga.

6. Pemegang otoritas yang lain adalah Koordinator Proyek (Manajer Proyek) atau Manajer keuangan

7. Semua Penerimaan yang bersumber dari donor atau pihak lain tanpa terkecuali harus langsung diterima/ disimpan melalui rekening bank Lembaga. Finance Unit akan langsung menyiapkan dokumen tanda terima sebagai bukti pendukung penerimaan dan memasukkan dalam sistem akuntansi segera setelah diketahui.

8. Dokumen tanda terima harus dicetak dan memiliki no urut, serta disimpan dengan aman dan baik.

9. Seluruh pembayaran yang dilakukan lewat rekening harus dilakukan dengan cek atau surat transfer bank yang ditandatangani oleh pemegang otoritas serta memiliki dokumen pendukung persetujuan pembayaran yang memadai.

10. Buku cek yang diterima dari Bank harus disimpan dengan aman dan baik dan dibuatkan daftar terpisah untuk setiap rekening bank yang berbeda.

11. Pada setiap akhir bulan harus diperoleh laporan rekening koran dari bank untuk dibuatkan Laporan rekonsiliasi Bank.

12. Setiap catatan dalan rekening koran bank harus diamati dengan saksama dan dicocokkan dengan ayat jurnal terkait dalam sistem akuntansi lembaga.

13. Jika terdapat perbedaan antara catatan dalam rekening koran bank dan Jurnal dalam catatan akuntansi lembaga maka harus dimasukkan secara urut dalam skedul laporan rekonsiliasi bank. Sehingga saldo menurut rekening koran bank harus sesuai dengan saldo catatan akuntansi lembaga.

14. Laporan rekonsiliasi bank harus diperiksa oleh Manager Keuangan dan setujui oleh Direktur Eksekutif.

C. Safe Cash

Kebijakan1. Secara umum lembaga sebenarnya tidak boleh memiliki kas secara fisik selain

daripada dana imprest kas kecil yang digunakan untuk pembayaran transaksi yang nilainya kecil, semua pembayaran dilakukan melalui Cek/ transfer Bank. Akan tetapi secara khusus ada beberapa kondisi yang tidak dapat dihindarkan untuk dilakukan pembayaran secara Tunai misalnya Kurangnya/tidak adanya fasilitas Perbankan di lokasi tempat transaksi dan beberapa pihak Vendor yang menolak pembayaran dengan Cek/ Transfer.

2. Pembentukkan Dana Safe Cash mengandung resiko yang sangat tinggi, oleh karena itu pembentukkan dana ini haruslah benar-benar ketika alasan diatas tidak dapat dihindarkan dan harus dilakukan pengawasan yang ketat terhadap penggunaan dana Safe Cash termasuk batasan atas nilai dana safe cash yang tidak bisa melebihi nilai Rp. 25.000.000

3. Kas secara fisik dan seluruh catatan yang terkait dari Dana Safe Cash harus disimpan dalam brankas. Dan tidak ada seorang pun kecuali pemegang Dana Safe cash yang memiliki akses terhadap brankas tersebut.

4. Pembentukkan Dana ini tidak dilakukan kontinyu dalam arti hanya dilakukan apabila pada saat kondisi yang dimaksud tidak dapat dihindarkan.

5. Atas dana Safe Cash yang disimpan harus dilakukan pemeriksaan mendadak dengan maksud untuk memastikan bahwa dana safe cash telah dikelola dengan baik.

6. Setiap Penarikan dana Safe Cash harus menggunakan form Penarikan Safe Cash yang diberi no secara urut dan disetujui oleh minimal 2 orang pemegang otoritas penandatangan pengeluaran dana Safe cash yang notebene adalah Pemegang Otoritas penrikan dana di bank.

7. Konfirmasi/ pelaporan akhir bulan terhadap saldo dana Safe Cash harus dilaporkan oleh Pemegang Safe Cash, diketahui oleh Manajer Keuangan dan disetujui oleh Direktur Eksekutif

8. Pengelolaan Dana Safe Cash Pada prinsipnya tidak seperti Dana Petty Cash, yang dikelola secara terpisah dan dilaporkan pada saat dana mendekati minus akan tetapi pencatatan setiap transaksi Safe Cash dilakukan aktual dalam jurnal akuntansi lembaga sebagaimana halnya transaksi via Bank.

D. Advance/ Uang MukaKebijakan

1. Sebelum uang muka diberikan harus ada alasan tepat yang terdokumentasi disertai dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah disetujui.

2. Pemberian Uang muka tidak dapat diberikan jika staf bersangkutan masih memiliki uang muka lain yang sejenis yang belum dipertanggungjawabkan.

3. Staf yang menerima uang muka bertanggungjawab secara penuh terhadap seluruh penggunaan uang muka melalui dokumen pendukung yang memadai dan lengkap.

4. Uang muka kepada staf yang tidak dapat dipertanggungjawabkan setelah sebulan kegitan selesai maka harus dilakukan pemotongan gaji sejumlah dana uang muka yang tidak dipertanggungjawabkan tersebut.

5. Pemberian uang muka tidak diberikan untuk uang muka gaji staf.6. Setiap staf memiliki batas maksimal uang muka yang dapat diberikan. ( lihat

lampiran )

a. Tata Cara Pemberian/Pembayaran Uang Muka Perjalanan Dinas 1. Staf mengisi Formulir Permohonan uang muka perjalanan dinas ( form …)

yang menguraikan tujuan perjalanan dan perkiraan biaya perjalanan dinas.2. Melampirkan Rencana Perjalanan Dinas serta TOR kegiatan yang

dilakukan jika ada.3. Jika perjalanan Dinas dilakukan dengan menggunakan Pesawat, maka

Copy Formulir Permintaan uang muka perjalanan Dinas harus serahkan kepada Staf Admin untuk kepentingan pemesanan tiket.

4. Permohonan uang muka Perjalanan Dinas harus disetujui oleh Direktur Eksekutif dan atau oleh Koordinator Proyek/Program bersangkutan.

5. Formulir Permohonan uang muka perjalanan dinas diserahkan kepada Finance Unit untuk diperiksa kelengkapan dokumennya dan memeriksa apakah staf bersangkutan masih memiliki uang muka yang belum dilaporkan. Jika ada maka permohonan uang muka tidak dapat diproses apabila laporan pertanggung jawaban uang muka sebelumnya belum dimasukkan pada Finance Unit.

6. Jika seluruh uang muka sebelumnya telah diselesaikan maka Finance Unit akan memproses permintaan uang muka dan mencatat dalam jurnal akuntansi.

7. Finance Unit kemudian membuat surat perintah bayar ke Bank ( cek atau Transfer Bank ) kemudian membawa semua dokumen kepada pemegang otoritas Pembayaran Bank untuk diperiksa, disetujui dan ditandatangani.

8. Finance Unit kemudian membawa surat perintah bayar ke bank untuk dilakukan transfer ke Rekening staf

9. Jika pembayaran dilakukan melalui Cek/Tunai maka Cek harus difotokopi terlebih dahulu sebagai salah bukti pendukung kemudian diserahkan kepada Staf dan memberikan buku register cek untuk ditandangani oleh yang menerima sebagai bukti terima cek .

10. Finance Unit kemudian memberikan stempel “PAID (terbayar)” pada semua dokumen Pendukung dan mengarsipkannya.

b. Tata Cara Pelaporan Uang muka Perjalanan Dinas15. paling lambat 5 hari setelah kembali dari Perjalanan Dinas, staf harus

menyerahkan laporan Pertanggung jawaban uang muka.16. Laporan pertanggungjawaban uang muka dilaporkan dengan menggunakan

Form …yang disetujui dan ditandatangani oleh Drektur Eksekutif dan atau Koordinator program.

17. Setiap bukti pendukung pengeluaran ( nota,kwitansi, invoice dll ) selama perjalanan dinas diberi no urut sesuai dengan urutan transaksi di laporan Pertanggungjawaban.

18. Laporan Pertanggungjawaban diserahkan kepada Finance Unit yang akan mengoreksi & memeriksa kelengkapan dokumen pertanggungjawaban perjalanan Dinas.

19. Jika biaya perjalanan dinas lebih besar dari uang muka maka staf keuangan akan membuat perintah bayar/Cek untuk selisih/kekurangan uang muka, Jika Biaya perjalanan dinas lebih kecil dari uang muka maka staf harus menyerahkan selisih/kelebihan tersebut, staf keuangan membuat tanda terima uang dan menyerahkan kepada staf bersangkutan.

20. Staf keuangan mencatat transaki kedalam jurnal akuntansi, membubuhkan stempel “paid (terbayar) pada semua dokumen dan menfilekannya.

c. Tata Cara Pemberian/Pembayaran Uang Muka Umum/Program

1. Staf mengisi Formulir Permohonan uang muka umum/program ( form …) yang menguraikan tujuan penggunaan dana dan jumlah biaya yang diminta.

2. Melampirkan TOR kegiatan yang dimaksud & anggaran 3. Permohonan uang muka umum/ proyek harus disetujui oleh Direktur

Eksekutif dan atau oleh Koordinator Program bersangkutan.4. Formulir Permohonan uang muka umum/proyek diserahkan kepada

Finance Unit untuk diperiksa kelengkapan dokumennya dan memeriksa apakah staf bersangkutan masih memiliki uang muka umum/ proyek yang belum dilaporkan. Jika ada, maka permohonan uang muka tidak dapat diproses apabila laporan pertanggung jawaban uang muka sebelumnya belum dimasukkan pada Finance Unit.

5. Jika seluruh uang muka sebelumnya telah diselesaikan maka Finance Unit akan memproses permintaan uang muka dan mencatat dalam jurnal akuntansi.

6. Finance Unit kemudian membuat surat perintah bayar ke Bank ( cek atau Transfer Bank ) kemudian membawa semua dokumen kepada pemegang otoritas Pembayaran Bank untuk diperiksa, disetujui dan ditandatangani.

7. Finance Unit kemudian membawa surat perintah bayar ke bank untuk dilakukan transfer ke Rekening staf.

8. Jika pembayaran dilakukan melalui Cek/Tunai maka Cek harus difotokopi terlebih dahulu sebagai salah bukti pendukung kemudian diserahkan kepada Staf dan memberikan buku register cek untuk ditandangani oleh yang menerima sebagai bukti terima cek .

9. Finance Unit kemudian memberikan stempel “PAID (terbayar)” pada semua dokumen Pendukung dan mengarsipkannya.

d. Tata Cara Pelaporan Uang muka Umum/Program1. Paling lambat 5 hari setelah kegiatan, staf harus menyerahkan

laporan Pertanggung jawaban uang muka.2. Laporan pertanggungjawaban uang muka dilaporkan dengan

menggunakan Form …yang disetujui dan ditandatangani oleh Direktur Eksekutif dan atau Koordinator program.

3. Setiap bukti pendukung pengeluaran ( nota,kwitansi, invoice dll ) selama kegiatan diberi no urut sesuai dengan urutan transaksi di laporan Pertanggungjawaban.

4. Untuk kegiatan pelatihan dan sejenisnya tanda bukti terima transport & perdiem peserta harus melampirkan copy absensi kegiatan setiap harinya.

5. Laporan Pertanggungjawaban diserahkan kepada Finance Unit yang akan mengoreksi & memeriksa kelengkapan dokumen pertanggungjawaban.

6. Jika biaya kegiatan lebih besar dari uang muka maka staf keuangan akan membuat perintah bayar/Cek untuk selisih/kekurangan uang muka, Jika Biaya kegiatan lebih kecil dari uang muka maka staf harus menyerahkan selisih/kelebihan tersebut, staf keuangan membuat tanda terima uang dan menyerahkan kepada staf bersangkutan.

7. Finance Unit mencatat transaki kedalam jurnal akuntansi, membubuhkan stempel “paid (lunas) pada semua dokumen dan menfilekannya.

e. Tata Cara Pembayaran Pembelian Barang-Barang1. Karena Lembaga belum memiliki Unit Procurement yang

khusus menangani hubungan dengan relasi Vendor, maka proses pengadaan/pembelian barang-barang masih ditangani oleh seorang staf admin.

2. Seluruh dokumen pendukung untuk proses pembayaran disiapkan oleh staf bersangkutan dan diserahkan kepada Finance Unit (lihat lampiran kelengkapan dokumen).

3. Finance Unit akan mengoreksi dan memeriksa kelengkapan dokumen yang diperlukan untuk proses pembayaran.

4. Jika dokumen lengkap maka Finance Unit akan menyiapkan surat perintah bayar ke Bank ( Cek tunai/ Transfer bank) dan meminta persetujuan pemegang otoritas Pembayaran Bank untuk diperiksa, disetujui dan ditandatangani.

5. Finance Unit mencatat transaki kedalam jurnal akuntansi, membubuhkan stempel “paid (lunas) pada semua dokumen dan menfilekannya.

f. Tata Cara Pembayaran Telepon, Listrik & PDAM1. Pembayaran tagihan Telepon & Listrik dilakukan secara

manual yang dibayarkan langsung ke kantor Telkom & PLN & PDAM setiap tanggal 10 – 20 setiap bulan.

2. Jika tagihan lebih kecil dari Rp. 1.000.000 maka pembayaran dapat dilakukan melalui Petty cash, bila lebih besar maka pembayaran dilakukan melalui Cek yng diberikan kepada seorang staf admin.

3. Untuk tagihan telepon diminta detail print Out dari Telkom.4. Dari hasil detail print out Admin Unit mengidentifikasi kan

semua telepon yaitu telepon pribadi dan official, kemudian dibuatkan rangkuman telepon pribadi dan diberikan ke unit Finance untuk diperiksa.

5. Setelah dikoreksi/diperiksa Finance Unit membuat tagihan ke masing – masing staf bersangkutan.

6. Finance unit mencatat ke dalam jurnal akuntansi dengan mendebet utang telepon staf dan biaya telepon official.

7. Untuk Listrik & PDAM Finance Unit akan mencatat langsung ke Jurnal Akuntansi sesuai dengan bukti tagihan yang ada.

II. PENGELOLAAN NERACA

A. PEMANTAUAN KAS DAN BANK- Rekonsiliasi Buku Kas

Tiap bulan Manajer Keuangan akan menyusun buku kas hasil rekonsiliasi sebelum menutup buku yang menunjukan :

Saldo Menurut buku kas Jumlah transaksi yang tidak terekonsiliasi Saldo menurut Bank Statement ( Rekening Koran ) Lampiran Bank Statement ( rekening koran )

- Laporan Saldo KasSetiap akhir bulan sebelum tutup buku, pemegang Petty Cash dan Safe Cash harus melaporkan saldo kas dalam buku mereka kepada Manajer Keuangan. Manajer Keuangan kemudian akan memasukkan ke dalam Jurnal Akuntansi sebelum proses tutup buku dilakukan.

B. PROYEKSI ARUS KASProyeksi Arus Kas adalah perkiraan perhitungan tentang berapa dana/ uang yang diperlukan oleh sebuah proyek/program dalam bulan berikutnya ( dalam hal ini Lembaga menghitung proyeksi arus kasnya setiap tiga bulan ( Triiwulan ).Proyeksi Arus kas ini meliputi semua pembiayaan yang akan dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu, termasuk kebutuhan Program dan kebutuhan kantor.Oleh karena itu penyusunan proyeksi arus kas ini tidak dapat disusun oleh Finance Unit sendiri karena mereka tidak mengetahui secara detail kebutuhan Operasional Program untuk periode itu.

C. PENGELOLAAN BUKU BESAR PEMBANTUSetiap bulannya juga Finance Unit akan membuat membuat Format buku besar Pembantu yang berkaitan dengan utang – utang staf dalam hal ini baik yang pribadi maupun official ( uang muka, Utang Personal dll )

Melalui email ini, saya ingin menyampaikan beberapa hal:

1.       Proses administrasi kontrak kerja sama antara lembaga masing-masing dengan LEAD masih sedang berlangsung.

2.       Seiring dengan itu, LEAD juga sedang mempersiapkan beberapa pelatihan untuk peningkatan kapasitas lembaga-lembaga yang akan menjadi mitra LEAD di Sulteng dan Sultra – yang antara lain Pelatihan Keuangan dan Administrasi, Pelatihan Monitoring dan Evaluasi serta Pelatihan Gender. Detail untuk masing-masing pelatihan akan ditindak-lanjuti oleh masing-masing penanggungjawab di LEAD.

3.       Seiring dengan administrasi kontrak, maka manajemen LEAD telah mereview pre-award survey dari masing-masing lembaga yang telah diserahkan ke LEAD. Satu dari temuan hasil review tersebut adalah : PENGELOLAAN KEUANGAN DI SATU ORANG SAJA, YAKNI ORANG KEUANGAN – MULAI DARI IKUT MENANDATANGANI CEK, MENGUANGKAN CEK TERSEBUT, MENGELOLA PETI KAS, MENYETUJUI PERMINTAAN KEUANGAN UNTUK URUSAN OPERASIONAL PROYEK SAMPAI DENGAN MEMBUAT PELAPORAN KEUANGAN. Hal mana bertentangan dengan aturan pengelolaan keuangan UNDP yang mengharuskan adanya PEMISAHAN WEWENANG ANTARA ORANG YANG MENYETUJUI PERMINTAAN PERMINTAAN PENGELUARAN KEUANGAN, MENANDATANGI CEK, MEMERIKSA, MENYETUJUI DAN MENGESAHKAN LAPORAN KEUANGAN DI SATU SISI DENGAN ORANG YANG MELAKUKAN PENGELOLAAN KEUANGAN HARIAN PROYEK SEPERTI MENGURUS PETI KAS, MEMBUAT DAN MENGAJUKAN PERMINTAAN PENGELUARAN UANG UNTUK STAF PROYEK KE MANAJER KEUANGAN / DIREKTUR LEMBAGA SERTA MEMBUAT LAPORAN PENGELUARAN PADA SISI YANG LAIN. Untuk itu, UNDP melalui LEAD meminta agar dilakukan PEMISAHAN WEWENANG dan juga TANGGUNGJAWAB terhadap tugas-tugas tersebut diatas KE minimal 2 orang, terutama untuk persetujuan terhadap usulan pengeluaran, pembuatan dan penandatangan cek serta pemeriksaan dan persetujuan terhadap laporan keuangan DIPISAH dengan orang yang bertanggung-jawab terhadap PENGAJUAN PENGELUARAN UANGA, PENGELOLAAN PETI KAS dan PEMBUATAN LAPORAN KEUANGAN. Tujuannya adalah adanya CHECK dan BALANCE dalam pengelolaan keuangan. Berkaitan dengan itu, melalui email ini saya menyarankan kepada bapak-bapak sekalian untuk MENGAMBIL LANGKAH-LANGKAH yang diperlukan guna menindaklanjuti hal tersebut  di lembaga masing-masing – lalu menyerahkan 1 lembar informasi resmi dari lembaga ke LEAD tentang pemisahan wewenang tersebut KE posisi dan nama2 yang bertanggung jawab. Lembar informasi tersebut akan dijadikan bukti ke kantor UNDP sebagai pernyataan tertulis bahwa pengelolaan dana hibah UNDP melalui LEAD telah mengikuti aturan-aturan UNDP. Halmana akan sangat berguna juga untuk antisipasi AUDIT.

4.       Terkait dengan no 3 tersebut diatas, maka jika ada diantara kantor bapak-bapak yang memerlukan batuan resmi dari LEAD, silahkan menulisnya via email ke saya untuk saya tindaklanjuti di manajemen LEAD.

 

Demikian saja,

 

Salam hangat,

Yesua/Yones