PEDOMAN UMUM TUGAS TATA LAKSANA

TUGAS POKOK TATA LAKSANA :1. Menyambut Umat yang hadir dengan Slam Ramah, penuh senyum dan

santun agar umat semakin skacita mempersiapkan hati menyambut Ekaristi

2. Membantu dan mengarahkan umat yang hadir untuk menempati tempat duduk

3. Menjaga agar Perayaan Ekaristi berjalan dengan tertib, lancar dan aman

4. Mengedarkan dan mengumpulkan kembali kotak kolekte pada waktu Persembahan, Menghitung kolekte seusai PE

5. Membantu ketertiban pada waktu penerimaan komuni, dan memperhatikan umat yang menerima komuni

6. Bersama Sie BIA, mengatur ketertiban penerimaan berkat anak-anak

KETENTUAN UMUM :1. Setiap lingkungan mendapat tugas Tata Laksana secara periodik dan

bergiliran, sesuai jadwal yang dibuat oleh Seksi Liturgi/sub seksi Tata Laksana.

2. Pada misa khusus atau misa besar tugas Tata Laksana dilakukan oleh wilayah atau gabungan beberapa lingkungan, atau Komponen Gereja/Kelompok Kategorial.

3. Petugas Tata Laksana adalah pria/wanita dewasa dan remaja, dengan usia minimum 15 tahun atau kelas IX SMP.

4. Petugas berpakaian sopan dan rapih, misalnya memakai seragam atas putih/batik dan bawah hitam/gelap, atau seragam khusus dari masing2 komponen gereja/kelompok kategorial, dan memakai sepatu, bukan sandal. Bagi wanita diharapkan menggunakan rok, terutama bagi petugas pembawa persembahan. Sangat diharapkan tidak memakai celana jeans.

5. Jumlah petugas pada setiap kali misa hendaknya mencukupi, minimal 15 orang untuk misa hari Minggu pk 09.00 dan 12 orang untuk misa lainnya. Boleh meminta bantuan dari lingkungan lain, apabila kekurangan petugas.

6. Petugas diharapkan hadir lebih awal, 1 jam sebelum misa dimulai. 7. Pada waktu bertugas, agar ditentukan seorang sebagai koordinator

Tata Laksana, boleh ketua lingkungan, seksi liturgi Lingkungan atau orang lain yang ditunjuk sesuai kesepakatan. Koordinator Tata Laksana mengatur penempatan lokasi masing-masing petugas, memberikan arahan tugas, dan mengkoordinir petugas agar Tugas Pokok Tata Laksana bisa berjalan dengan baik.

8. Petugas menempati lokasi-lokasi yang telah ditentukan oleh koordinator, dan dihimbau untuk tidak berdiri berjajar di belakang deretan bangku paling belakang.

9. Meminta umat untuk mematuhi beberapa himbauan/peringatan/panduan yang dipasang di seputar gereja. (misal : banner matikan handphone, meminta anak-anak tidak berlarian dll)

PROSEDUR TUGAS TATA LAKSANA :

Sebelum misa :1. Persiapan :

Seluruh Petugas Tata Laksana wajib mengadakan briefing minimal 60 menit sebelum misa dimulai. Hal-hal yang berhubungan dengan tugas dan koordinasi dengan petugas lain yang terkait ( prodiakon dan misdinar ) hanya dilakukan oleh koordinator tata laksana ( yg bertugas misa tsb), untuk diteruskan pada petugas yang lain

Mengambil dan menghitung jumlah selempang yang akan digunakan (di ruang kolekte)

Mengenakan tanda petugas (badge/selempang) Minimal 4 orang Petugas tata laksana berada di lobby bawah

untuk 4S ( Sapa-Salam-Senyum-Santun). Menyapa dan menyalami umat yang datang sebelum naik ke atas

2. Membantu dan mengarahkan umat ke tempat duduk : Pada setiap pintu masuk, 1-2 orang petugas menyambut dan

menyapa umat yang hadir dengan senyum ramah dan sopan.

Mempersilahkan/mengarahkan umat menuju ke deretan tempat duduk yang kosong. Utamakan tempat duduk di dalam Gereja penuh terlebih dahulu, lalu balkon, baru lobby dan parkiran. Usahakan lobby tidak terisi sebelum balkon penuh

Petugas yang lain berdiri di koridor, lorong antara deretan tempat duduk, untuk membantu dan mengarahkan umat mencari tempat duduk yang kosong. Petugas mengatur agar satu deretan tempat duduk berisi maksimal kapasitas tempat duduk. Apabila tempat duduk sudah penuh maka petugas memberitahu kepada petugas di pintu agar umat jangan lagi diarahkan ke lokasi tersebut.

Secara umum prioritas umat agar diarahkan memenuhi tempat duduk di dalam gereja, apabila tidak mencukupi maka diarahkan ke balkon, lalu lobby belakang, dan terakhir di parkiran bawah dan ruang-ruang lainnya dengan tetap menjaga ketertiban. (apabila ruangan gereja cukup menampung umat yang hadir, maka akses balkon atas ditutup saja)

Prioritas juga diberikan kepada umat lansia dan penyandang cacat agar bisa mendapatkan tempat duduk yang baik.

Petugas yang berjaga di selasar tempat kursi roda membantu umat yang membutuhkan kursi roda, dan membantu mendorong sampai di dalam Gereja

Selama misa berlangsung :

1. Mengarahkan umat yang datang terlambat :

Jika ada umat yang datang terlambat, petugas hendaknya tidak mengarahkan umat ke barisan bangku depan karena akan mengganggu jalannya Misa. Umat yang hadie terlambat tidak diperkenankan masuk melalui pintu tengah gereja

2. Menjaga ketertiban dam kekhidmatan misa

Selama misa berlangsung, apabila ada anak-anak yang berlari larian, membawa mainan atau makanan , maka petugas berhak untuk mengingatkan, dan jika terpaksa harus menegur orang tuanya, hendaknya dilakukan dengan baik dan sopan.

Membantu umat yang membutuhkan pertolongan kesehatan darurat, danmengantarkan ke “pos kesehatan” di ruang Lukas

3. Saat Persembahan

Petugas pembawa persembahan bersiap minimal 4 orang dengan urutan : Piala, anggur, sibori, dan yang lain apabila ada. Berbaris menunggu hingga dijemput Putri Sakristi

Petugas yang lain mengontrol/mengedarkan kotak kolekte. Petugas berdiri di koridor samping, bukan di koridor tengah/depan altar dengan tujuan agar tidak mengganggu kekhidmatan misa ataupun prosesi persembahan.

Membawa kotak-kotak kolekte yang sudah terisi ke dalam ruang penghitungan kolekte, dan yang akan dihitung secara keseluruhan oleh petugas Tata Laksana yang dihadiri oleh bendahara Dewan Paroki sekaligus dilakukkan diserah terimakan, dan dilakukan setelah misa usai.

4. Saat Komuni

Saat komuni Petugas Tata laksana diharapkan tidak mengarahkan baik prodiakon maupun putri sakristi. Karena sesuai kesepakatan, penunjuk titik komuni adalah Putri Sakristi. Petugas tata laksana dipersilahkan mengarahkan putri sakristi, apabila di titik tersebut telah selesai, dan masih ada titik lain yang memerlukan pelayanan.

Sebelum dan setelah prodiakon membagikan komuni ( utamanya di bagian belakang, loby, balkon dan parkiran), petugas wajib mensterilkan jalan yang akan digunakan lewat membawa Sakramen. Saat Sakramen Maha Kudus dibawa oleh prodiakon, hendaknya umat dan petugas menunduk hormat.

Petugas di dalam gereja maupun di luar gereja mengatur umat dalam barisan yang rapi dan bergiliran agar penerimaan komuni berjalan dengan tertib dan lancar. Prioritaskan umat yang berkebutuhan khusus, sakit dan lainnya yang tidak bisa mengantri, dengan memberitahukan ke prodiakon.

Petugas tidak hanya sekedar mendampingi prodiakon, melainkan membantu memperhatikan umat yang menerima komuni agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.

Apabila prodiakon sudah selesai memberikan komuni di satu titik, dan di tempat lain masih ada yang belum selesai, maka petugas mengarahkan prodiakon untuk membantu di titik lain (yang antrian umatnya masih cukup panjang).

Selama prodiakon berpindah tempat membawa Sakramen Maha Kudus, petugas membantu membuka jalan.

Titik-titik komuni untuk hari-hari Besar seperti Natal, dan Paskah akan ditentukan oleh Panitia Pelaksana terkait.

Bersama petugas BIA Paroki mengatur pemberian berkat anak oleh Romo, Agar pemberian berkat berjalan lancar dan tertib. Petugas diharapkan membantu dan memberi pengertian pada anak-anak yang berlarian agar lebih khidmat dalam menerima berkat

Anak-anak yang akan menerima berkat semuanya diarahkan berbaris menuju lobby belakang, agar lebih teratur.

Petugas memastikan bahwa anak-anak setelah menerima berkat tidak melewati lorong paling pinggir, karena akan dilewati para prodiakon yang selesai membagikan komuni.

Sesudah misa : Setalah perarakan pulang, petugas dihimbau tetap berdiri

menghantar umat yang akan pulang, sambil tersenyum ramah dan mengucapkan salam ( jangan terburu-buru melepas selempang)

Memeriksa bangku-bangku, jika ada barang milik umat yang tertinggal maka barang tersebut dititipkan di sekretariat gereja untuk diurus lebih lanjut. Jika gereja masih banyak umat dan dipandang perlu, maka petugas boleh mengumumkan melalui pengeras suara.

Menghitung uang kolekte di Ruang kolekte didampingi oleh Bendahara Dewan Paroki dan sekaligus diserah terimakan

Kembalikan tanda petugas (badge/selempang) dan dikumpulkan dan dihitung kembali sesuai jumlah yang diambil.

Membantu mengembalikan kursi/bangku yang dipergunakan umat ke tempat semula.

Mengisi Buku Absensi dan masukan apabila ada hal-hal yang diperlukan untuk masukan

SELAMAT MELAYANI - TUHAN MEMBERKATI

Koordinator Sub Sie Tata Laksana : M.V. Purwanti W – 081318077701