SOP SMA DKI JAK

39
KATA PENGANTAR Standar operasi dan prosedur dalam mengelola dana komite sekolah dimaksudkan menjadi panduan bagi pengurus komite sekolah serta para penyelenggara KBM di lingkungan SMA Negeri Jakarta. SOP ini diharapkan menjadi dasar bagi pengurus komite sekolah serta penyelenggara KBM di SMA Negeri Jakarta dalam mengelola dana APBS SMA Negeri dan SMKN di Jakarta dan sekitarnya sehingga me- mudahkan penilaian dan pengawasan penggunaan dana yang tercantum dalam APBS SMA Negeri dan SMK di Jakarta dan sekitarnya. Sesuai dengan UU No.20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas, pasal 46 ayat 1 “ Pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara Pemerintah, Pemda dan Masyarakat” serta sesuai dengan Anggaran Dasar Komite Sekolah SMA N yang mengharuskan Komite Sekolah berperan sebagai pengontrol transparansi dan akuntabilitas pelaksanaan kebijakan operasional dan program 1

description

Standard, operation , Procedure (SOP).

Transcript of SOP SMA DKI JAK

Page 1: SOP SMA DKI JAK

KATA PENGANTAR

Standar operasi dan prosedur dalam mengelola dana komite sekolah

dimaksudkan menjadi panduan bagi pengurus komite sekolah serta para

penyelenggara KBM di lingkungan SMA Negeri Jakarta. SOP ini

diharapkan menjadi dasar bagi pengurus komite sekolah serta

penyelenggara KBM di SMA Negeri Jakarta dalam mengelola dana

APBS SMA Negeri dan SMKN di Jakarta dan sekitarnya sehingga me-

mudahkan penilaian dan pengawasan penggunaan dana yang tercantum

dalam APBS SMA Negeri dan SMK di Jakarta dan sekitarnya.

Sesuai dengan UU No.20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas, pasal 46

ayat 1 “ Pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara

Pemerintah, Pemda dan Masyarakat” serta sesuai dengan Anggaran

Dasar Komite Sekolah SMA N yang mengharuskan Komite Sekolah

berperan sebagai pengontrol transparansi dan akuntabilitas pelaksanaan

kebijakan operasional dan program pendidikan di sekolah. Untuk itu

diharapkan SOP yang disusun secara sederhana ini dapat diterima

sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan Komite Sekolah serta

penyelenggara KBM di SMA N Jakarta dan sekitranya.

Disadari bahwa SOP ini masih banyak kekurangan dan jauh dari

sempurna, untuk itu masukan dari berbagai pihak yang terkait untuk lebih

sempurnanya SOP ini sangat diharapkan.

Jakarta, 30 Mei 2007,

A/N Pengurus Komite SMAN 9 Jakarta

Periode tahun 2004 – 2009,

M. Nawir Moha

1

Page 2: SOP SMA DKI JAK

BAB I

SISTEM AKUNTANSI

A. Dasar Hukum

Pada dasarnya setiap institusi/lembaga terutama yang

berbadan hukum diwajibkan melaksanakan atau

menyelenggarakan pembukuan atau pencatatan setiap transaksi

/keluar masuknya uang dari institusi yang bersangkutan. Sesuai

dengan Peraturan Pemerintah RI No.24 Tahun 2005 tentang

standar akuntansi pemerintahan Pasal 1 ayat 2 “Akuntansi adalah

proses pencatatan, pengukuran, pengklasifikasian, pengikhtisaran

transaksi dan kejadian keuangan, penginterprestasian atas hasilnya,

serta penyajian laporan.” Sedangkan menurut KUHD dalam pasal

6 dinyatakan bahwa antara lain sebagai berikut : “ Setiap

perusahaan yang berbadan hukum diwajibkan menyelenggarakan

pencatatan atas transaksi keuangan secara teratur dan

berkesinambungan.

Demikian pula para ahli akuntansi yang bernaung dalam

organisasi profesi Ikatan Akuntan Indoesia (IAI) mengeluarkan

standar akuntansi keuangan ( SAK) yang mengatur secara baku

2

Page 3: SOP SMA DKI JAK

perlakuan terhadap transaksi keuangan dalam suatu badan usaha

yang ada di Indonesia.

B. Prinsip Akuntansi dan Pelaporan Keuangan.

Menurut Peraturan Pemerintah tersebut diatas prinsip

akuntansi dan pelaporan keuangan dimaksudkan sebagai ketentuan

yang dipahami dan ditaati oleh pembuat standar dalam menyusun

standar akuntansi, oleh penyelenggara akuntansi dan pelaporan

keuangan dalam melakukan kegiatannya, serta oleh pengguna laporan

keuangan dalam memahami laporan keuangan yang disajikan. Berikut

ini adalah delapan prinsip yang digunakan dalam akuntansi dan

pelaporan keuangan institusi pemerintah :

- Basis akuntansi

- Prinsip nilai historis

- Prinsip realisasi

- Prinsip substansi mengungguli bentuk formal

- Prinsip periodisitas

- Prinsip konsistensi

- Prinsip pengungkapan lengkap

- Prinsip penyajian wajar.

1. Basis Akuntansi adalah basis kas untuk penerimaan dan

pengeluaran.

2. Nilai historis yaitu aset dicatat sebesar pengeluaran kas yang

dibayar atau sebesar nilai wajar dari imbalan untuk memperoleh

aset tersebut pada saat saat perolehan .

3

Page 4: SOP SMA DKI JAK

3. Realisasi adalah pendapatan yang tersedia yang telah

diotorisasikan melalui anggaran (APBS) selama satu tahun

anggaran/fiskal yang akan digunakan untuk membiayai belanja

operasional dalam periode tersebut.

4. Substansi mengungguli bentuk formal, Informasi dimaksudkan

untuk menyajikan dengan wajar transaksi serta peristiwa lain

yang seharusnya disajikan, maka transaksi atau peristiwa lain

tersebut perlu dicatat dan disajikan sesuai dengan substansi dan

realitas ekonomi dan bukan hanya aspek formalitasnya. Apabila

subtansi transaksi atau peristiwa lain tidak konsisten/berbeda

dengan aspek formalitasnya maka hal tersebut harus diungkapkan

dengan jelas dalam Catatan atas Laporan Keuangan.

5. Periodisitas, dimaksudkan kegiatan akuntansi dan pelaporan

keuangan entitas/institusi pelaporan perlu dibagi menjadi

periode-periode pelaporan sehingga kinerja entitas dapat diukur

dan posisi sumber daya yang dimilikinya dapat ditentukan.

Periode utama yang digunakan adalah tahunan, namun periode

bulanan, triwulanan dan semesteran juga dianjurkan.

6. Konsistensi, yakni perlakuan akuntansi yang sama diterapkan

pada kejadian yang serupa dari periode ke periode oleh suatu

entitas pelaporan (prinsip konsistensi internal)

7. Pengungkapan lengkap, dimaksudkan laporan keuangan

menyajikan secara lengkap informasi yang dibutuhkan oleh

pengguna laporan.

4

Page 5: SOP SMA DKI JAK

8. Penyajian wajar, dimaksudkan laporan keuangan menyajikan

dengan wajar laporan realisasi anggaran, neraca, laporan arus kas

dan catatan atas Laporan Keuangan.

C. Perbedaan antara Akuntansi dan Pembukuan

1. Akuntansi , sifatnya lebih luas dari pembukuan karena disamping

mencatat transaksi juga mengklasifikasikan, menganalisis dan

mengikhtisarkan transaksi keuangan yang terjadi.

2. Pembukuan, merupakan bagian dari akuntansi karena kegiatannya

hanya sekedar melakukan pencatatan saja atas transaksi

keuangan.

D. Fungsi Laporan Keuangan

Secara umum fungsi laporan keuangan adalah sebagai berikut :

1. Sebagai informasi kepada para fihak yang berkepentingan yaitu :

a. Pemilik Modal/Stake Holder/Institusi

- Untuk mengetahui keadaan keuangan/perkembangan

kegiatan masing-masing unit yang bersangkutan.

- Untuk mengetahui keadaan/perkembangan kegiatan usaha

secara menyeluruh.

- Merupakan sarana pengendalian terhadap kegiatan/usaha

b. Para Nasabah/masyarakat terkait

Untuk mengetahui /memantau keadaan dana yang terhimpun

dan apakah dana tersebut dikelola secara baik.

c. Para Pengurus, staf dan pegawai institusi

5

Page 6: SOP SMA DKI JAK

Untuk memperoleh keyakinan akan mendapat jaminan sosial

yang baik dan keamanan dalam bekerja.

2. Sebagai alat /piranti bagi para pengelola untuk menentukan

kebijakan-kebijakan yang perlu dilakukan di saat ini atau pada

masa yang akan datang.

BAB II

STANDAR , OPERASI DAN PROSEDUR KEUANGAN

KOMITE SEKOLAH MENENGAH UMUM DAN KEJURUAN

A. Kas

Kas adalah sejumlah uang dan surat berharga yang disimpan

didalam brankas Komite Sekolah/sekolah yang berasal dari

penerimaan Iuran Peserta Didik Baru (IPDB) dan Iuran Bulanan

siswa dan dapat dipergunakan untuk membayar segala keperluan

kegiatan belajar mengajar (KBM) dan kegiatan operasional lainnya .

Ketentuan tentang pengelolaan Uang kas adalah sebagai berikut :

1. Uang kas harus disimpan di dalam brankas atau kotak uang (cash

box) yang terkunci serta ada kode kombinasinya.

2. Kunci dan kode brankas dipegang oleh Kasir (Bendahara) dan

Ketua Komite /Kepala Sekolah atau yang ditunjuk oleh Ketua

Komite.

6

Page 7: SOP SMA DKI JAK

3. Agar dilakukan pemeiksaan secara periodik terhadap saldo awal,

mutasi penambahan atau pengurangan serta saldo akhir yang

selanjutnya ditandatangani oleh kasir (bendahara) dan Ketua

Komite Sekolah.

4. Jumlah uang kas agar dijaga tidak terlalu berlebihan , agar

diupayakan selalu menyimpan uang di bank apabila uang dalam

kas terlalu berlebihan .Jumlah minimal dan maksimal di kas agar

disesuaikan dengan keperluan kegiatan operasional

KBM.Umumnya maksimum Rp. 5 juta dan setelah itu dapat diisi

kembali setelah jumlah sebesar Rp. 5 juta dalam kas yang

terpakai untuk keperluan operasional KBM.

B. Bank

Kegiatan pengelolaan keuangan komite sekolah sebaiknya

melakukan kerjasama dengan fihak bank karena untuk menyimpan

uang dalam jumlah yang besar tidak terjamin keamanannya kalau

hanya disimpan dalam brankas di ruangan bendahara komite

sekolah. Oleh sebab itu diusahakan agar Komite Sekolah membuka

rekening di Bank untuk menyimpan uangnya dengan ketentuan

sebagai berikut :

a. Bank yang ditunjuk untuk membuka rekening sebaiknya bank

pemerintah

b. Pembukaan rekening atas nama komite sekolah berupa rekening

giro atau rekening tabungan atas nama Komite Sekolah.

c. Jumlah pengurus yang menandatangani cek/giro untuk

mengambil uang atau untuk pembayaran transaksi minimal 2

7

Page 8: SOP SMA DKI JAK

orang yaitu Ketua Komite Sekolah dan Bendahara. Untuk

keperluan tersebut pada saat pembukaan rekening harus

memberikan contoh tandatangan/speciment Ketua komite

sekolah dan bendahara pada formulir yang disediakan oleh fihak

bank.

C. Pembayaran Biaya Biaya Operasional dan Investasi

1. Pembayaran biaya operasional KBM.

Bukti bukti untuk keperluan pembayaran sebaiknya dicetak

dengan diberi nomor terlebih dahulu (prenumber invoice).Hal

tersebut dimaksudkan sebagai alat pengendalian pengeluaran

yang mengakibatkan berkurangnya jumlah uang dalam kas.

Bukti-bukti tersebut adalah bukti intern (Bukti Kas Keluar)

disamping bukti ekstern sebagai lampirannya berupa faktur dan

kuitansi pembelian serta bukti bukti lainnya sesuai dengan

kegiatan yang telah dilaksanakan. Bukti kas keluar dibuat dengan

format yang mencakup :

- Nomor dan tanggal bukti kas keluar

- Nomor kode mata anggaran/kode rekening

- Untuk keperluan

- Jumlah biaya dalam angka dan huruf

- Rincian biaya (apabila ada)

- Tandatangan penerima, pembayar/bendahara dan Ketua

Komite

- Stempel Komite Sekolah dan stempel lunas

2. Pembayaran Biaya Investasi/Sarana dan Prasarana

8

Page 9: SOP SMA DKI JAK

Pada prinsipnya sama dengan bukti pengeluaran untuk biaya

operasional Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) namun sebelum

bendahara melakukan pembayaran kepada yang berhak terlebih

dahulu membuat Berita Acara Penerimaan Barang dan Berita

Acara Pembayaran.

D.Penerimaan IPDB dan Iuran Bulanan

Bukti penerimaan IPDB dan iuran bulanan sebaiknya disamping

diterima langsung melalui loket dengan membuat kartu kontrol

persiswa dapat juga diterima langsung oleh Bendahara komite

dengan membuat Bukti Kas Masuk yang mencakup:

- Nomor Induk siswa

- Nama Siswa dan Kelasnya

- Jumlah pembayaran IPDB sekaligus lunas atau secara mencicil

serta jumlah pembayaran iuran bulanan yang dibuat terpisah. Hal

ini sangat membantu untuk menyusun jumlah siswa yang telah

membayar lunas dan yang masih mencicil IPDB serta jumlah siswa

yang telah membayar iuran bulanan serta jumlah uang yang telah

diterima bendahara.

- Tanggal dan tanda tangan penerima uang/bendahara dan pembayar

IPDB dan iuran bulanan(siswa langsung atau walinya).

Dalam keadaan tertentu terdapat sejumlah siswa/walinya yang

membayar IPDB secara mencicil dan iuran bulanan pada saat

pemberian laporan kemajuan siswa(rapor) baik mid semester

maupun akhir semester sehingga jumlah uang yang terhimpun tidak

mencukupi untuk membayar keperluan operasional setiap bulan. Hal

9

Page 10: SOP SMA DKI JAK

ini dapat mengakibatkan rencana pengeluaran yang telah tersusun

mengalami kendala sehingga tidak jarang fihak sekolah/komite

melakukan pembayaran kepada fihak ketiga secara mencicil .

BAB III

PENUNJANG PEMBUKUAN

A. Kuitansi

Kuitansi sebagai tanda bukti penerimaan uang atau

pengeluaran uang harus mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Nomor Kuitansi

2. Tanggal transaksi

3. Jumlah uang dalam angka dan huruf

4. Untuk Keperluan apa kuitansi dibuat

10

Page 11: SOP SMA DKI JAK

5. Tandatangan penerima dan saksi (apabila perlu)

6. Meterai , sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 24

tanggal 20 April 2000 diberlakukan ketentuan meterai

sebagai berikut :

- jumlah dibawah Rp. 500.000,- tidak dikenakan meterai

- jumlah Rp. 500.000,- sampai dengan Rp. 1.000.000,-

dikenakan Rp. 3.000,-

- Jumlah diatas Rp. 1.000.000,0 dikenakan meterai sebesar

Rp. 6.000,-

Dalam pembukuan, apa yang tertulis dalam kuitansi akan digunakan

pula sebagai bukti untuk melaksanakan pembukuan dalam

menyusun laporan keuangan/neraca surplus maupun defisit. Oleh

sebab itu diharuskan untuk menulis dengan jelas dalam kuitansi.

Kuitansi sebagai tanda bukti bisa berasal dari fihak lain/fihak ketiga

atau dapat juga dikeluarkan oleh kalangan sekolah/komite sekolah.

B. Buku Kas Umum

Buku Kas Umum adalah buku berlajur untuk mencatat semua

transaksi baik penerimaan uang maupun pengeluaran uang secara

tunai yang dibuat berdasarkan jenis penerimaannya dan jenis

pengeluaranya berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja

Sekolah (APBS).

Setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus berdasarkan bukti

penerimaan dan pengeluaran kas yang dibuat prenumber dan

dilampiri bukti bukti lainnya sesuai dengan keperluannya. Hal ini

11

Page 12: SOP SMA DKI JAK

untuk memudahkan penelusuran apabila terjadi perbedaan antara

uang kas tunai dan menurut catatan dalam buku kas umum.

Lajur-lajur dalam buku kas umum minimal harus mencakup :

1. Nomor Urut

2. Uraian

3. Nomor Bukti/tanggal bukti

4. Penerimaan (Debet)

5. Pengeluaran (Kredit) perjenis mata anggaran

6. Jumlah penerimaan dan pengeluaran total

7. Saldo akhir periode.

Apabila ada penempatan dana di bank maka pencatatan penerimaan

kas yang berasal dari pencairan dana dari bank agar dicatat dalam

buku kas umum atau biasanya di catat sebagai Pre Memory (PM)

dan apabila ada penerimaan jasa giro bank agar dibukukan sebagai

penerimaan kas.

C. Buku Bank

Buku ini diperlukan apabila Komite menginginkan keamanan

dalam penyimpanan dana yang terhimpun di bank maupun di

brandkas bendahara. Dalam buku akan dicatat segala transaksi yang

dilakukan dengan menggunakan dana yang telah tersimpan di Bank.

Kegiatan transaksi yang meliputi setoran tunai, setoran giral,

pengambilan tunai, pembayaran biaya operasional KBM,

pembayaran lainnya melalui transfer, bunga serta biaya bank yang

timbul dan lain sebagainya.

12

Page 13: SOP SMA DKI JAK

Sebagai alat kontrol dari buku bank adalah rekening giro atau buku

tabungan atas nama komite sekolah yang diterbitkan fihak bank.

Dalam buku bank di halaman depannya dicantumkan :

a. Nama Bank

b. Nomor Rekening

c. Atas Nama

Dan kolom-kolom dalam buku bank adalah :

a. Nomor Urut

b. Tanggal

c. Uraian

d. Penerimaan

e. Pengeluaan

f. Saldo akhir

Penempatan dana di bank dimana setiap akhir bulan memperoleh

bunga bank atau jasa giro bank yang harus dicatat dalam

pembukuan dimasukan sebagai penerimaaan lain-lain komite

Sekolah.

D. Buku Pencatatan Hutang/Kewajiban

Apabila komite mempunyai tagihan-tagihan pelaksanaan kegiatan

yang belum terselesaikan (tidak dibayar tunai) maka harus dicatat

dalam buku catatan hutang, termasuk dalam catatan ini dana pihak

ketiga yang dititipkan atau dipinjam untuk membiayai kegiatan

operasional komite (KBM).

Pada dasarnya Buku Catatan Hutang terdiri dari :

13

Page 14: SOP SMA DKI JAK

a. Nomor Urut

b. Tanggal

c. Keterangan/Uraian

d. Masuk/Debet

e. Keluar/Kredit

f. Saldo akhir

Pembayaran/penyelesian kewajiban/hutang/pinjaman sementara

dicatat pada kolom masuk/debet sedangkan penambahan hutang

dicatat pada kolom keluar/kredit

E. Catatan Piutang Siswa/Tagihan Iuran Bulanan /IPDB

/Talangan sementara.

Buku ini sangat perlu untuk mencatat semua tagihan-tagihan

iuran bulanan/IPDB yang masih belum dibayarkan oleh para siswa

pada saat tertentu serta pinjaman/talangan sementara yang

dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan operasional yang belum

ada pertanggung jawabannya.

Dalam buku ini dicatat secara umum setiap kewajiban siswa yang

masih terbuka/tertunggak sebagai jumlah global siswa perkelas yang

rincian siswa seta kelasnya dibuat terpisah .

Yang dicatat dalam buku ini adalah tagihan iuran bulanan/IPDB

yang benar-benar masih terbuka serta talangan pinjaman sementara

yang belum diselesaikan. Untuk mendukung keakuratan

pencatatannya perlu dibuat kartu tagihan iuran bulanan/IPDB per

masing masing siswa dan kartu pinjaman/talangan sementara.

Kolom yang perlu ada dalam buku ini adalah :

14

Page 15: SOP SMA DKI JAK

1. Nomor Urut

2. Tanggal

3. Keterangan/Uraian

4. Masuk/Debet

5. Keluar/kredit

6. Saldo

Setiap penambahan tagihan iuran bulanan/IPDB serta

pinjaman/talangan sementara dicatat dalam kolom masuk/debet yang

akan menambah saldo piutang/tagihan dan apabila ada

pembayaran/angsuran iuran bulanan/IPDB serta pinjaman

sementara, akan mengurangi saldo piutang/tagihan.

F.Kartu Iuran Bulanan Siswa/IPDB serta Talangan Sementara.

Untuk menunjang pencatatan piutang/tagihan yang belum

dibayar maka di buat kartu untuk masing-masing siswa dengan lajur

lajur sebagai berikut :

1. Untuk Siswa

2. Nama Siswa/Kelas

3. Bulan dan Tahun

4. Tanggal pembayaran

5. Tanda tangan Siswa/Wali

6. Jumlah yang dibayar/kewajiban bulanan/IPDB

7. Keterangan

8. Tanda tangan Petugas/kasir.

15

Page 16: SOP SMA DKI JAK

Untuk mempermudah control terhadap jumlah kewajiban siswa

setiap bulan perlu dicantumkan besarnya kewajiban siswa dalam

setahun.

Untuk pemegang pinjaman/talangan sementara lajur-lajur

yang diperlukan disesuaikan dengan keadaan karena umumnya

waktunya yang singkat/sementara namun lajur umum adalah sebagai

berikut:

1. Nama Peminjam

2. Uraian

3. Masuk/debet

4. Keluar/kredit

5. Saldo

BAB IV

PROSEDUR PENGELUARAN

A. Prosedur Belanja Operasioal

Pengeluaran belanja operasional KBM SMA Negeri

mengaju kepada APBS yang setiap tahun disusun oleh Komite

Sekolah dan unsur sekolah setelah memperoleh persetujuan orang

tua siswa melalui rapat komite sekolah dan disampaikan kepada

Suku Dinas Diknas, Kodya Jakarta X serta Dinas Pendidikan

Provinsi DKI Jakarta untuk diketahui.

16

Page 17: SOP SMA DKI JAK

Setiap jenis pengeluaran/belanja operasi yang tercantum dalam

APBS harus dilaksanakan secara cermat oleh Komite

Sekolah/penyelengara KBM, apabila terdapat pengeluaran/belanja

yang tidak tercantum dalam APBS maka Komite

Sekolah/penyelenggara KBM harus terlebih dahulu mengajukan

Revisi APBS yaitu dengan melakukan pergeseran anggaran yang

telah tersedia dalam APBS, namun dengan melakukan uji skala

prioritas serta angggaran yang diusulkan tidak melebihi total

anggaran yang tersedia dalam APBS.

Pada prinsipnya APBS disamping berfungsi sebagai anggaran yang

menjadi pedoman pengeluaran juga berfungsi sebaga alat

pengendalian biaya pengeluaran/belanja operasional. Untuk itu para

pengurus Komite Sekolah/penyelenggara KBM agar mematuhi

ketentuan yang telah dalam APBS.

Walaupun APBS merupakan pedoman pengeluaran setiap tahun,

namun pedoman tersebut masih bersifat formal.Pngeluaran setiap

kegiatan yang tercantum dalam APBS tersebut sesuai dengan

Keputusan Kepala Dinas Dikmenti Propinsi DKI Jakarta No. 49

tahun 2005 tanggal 23 Juli 2005. Untuk itu perlu diatur lebih lanjut

prosedur pengelolaan APBS secara internal di SMA N yang

berfungsi sebagai pedoman penyelenggaraan dana APBS baik oleh

Komite Sekolah maupun pengelenggara KBM SMA N.

Hal hal yang perlu diatur tersebut antara lain adalah : Prosedur

pengeluaran operasional untuk keperluan kelancaran KBM,prosedur

pengadaan sarana prasarana yang berasal dari Dana Masyarakat

17

Page 18: SOP SMA DKI JAK

dalam bentuk IPDB serta pengeluaran operasional yang berasal dari

Iuran bulanan siswa.

1. Prosedur pengeluaran operasional KBM

Setiap pengeluaran/belanja operasional yang akan

direalisasikan oleh penyelenggara KBM terlebih dahulu secara

periodik diusulkan kepada komite sekolah setelah mendapat

persetujuan dari Kepala Sekolah dengan mengacu pada APBS

yakni setiap triwulan atau sesuai dengan kondisi penerimaan

IPDB dan Iuran bulanan siswa sedangkan setiap kegiatan yang

akan dilaksanakan setelah memperoleh persetujuan dari komite

sekolah harus di otorisasi oleh kepala sekolah atau yang

mewakilinya. Tidak dibenarkan melaksanakan kegiatan KBM

yang tidak tersedia anggarannnya dalam APBS dan belum

mendapat persetujuan dari komite sekolah/kepala sekolah secara

periodik

2. Prosedur Pengadan Sarana dan Prasarana.

Prosedur pengadaan sarana dan prasarana disamping

mengacu pada tersedianya dana dalam APBS, perlu diatur

tentang tata cara pengadaannya yakni:

- Barang - barang yang benar benar baru/bukan bekas

18

Page 19: SOP SMA DKI JAK

- Pengelola KBM/Seksi Sarpras/PanitiaPengadaan terlebih

dahulu membuat estimasi harga (Harga Perkiraan Sendiri)

setelah melakukan survey harga pasar yang wajar.

- Untuk setiap pengadaan yang nilainya diatas Rp. 5 juta,

diupayakan agar melakukan permintaan penawaran harga dari

minimal 3 rekanan penjual/pemasok barang .

- Untuk pembelian senilai dibawah Rp. 5 Juta dapat dilakukan

dengan pembelian langsung namun tetap menjaga kualitas

barang yang dibeli serta jaminan purna jual dari penjual.

- Untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi yang nilainya

diatas Rp. 5 juta agar buat Surat Perjanjian/Kontrak (Purchase

Order} yang sekurang-kurangnya memuat jenis

pembelian/pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, jaminan

penyelesaian pekerjaan, harga yang mengikat, serta kualitas

barang/pekerjaan yang diperjanjikan serta denda

keterlambatan penyerahan pekerjaan sesuai dengan jangka

waktu yang diperjanjikan dan sistim pembayarannya.

- Untuk pekerjaan/pembelian yang nilainya cukup materil dan

jenis pekerjaannya memerlukan kecermatan agar penyerahan

barang/pekerjaan dilakukan dengan membuat Berita Acara

Penyerahan/Penyelesaian pekerjaan. Berita Acara ini

dharapkan sebagai dasar pembayaran pengadaan/pekerjaan.

- Untuk pekerjaan yang sifatnya konstruksi/renovasi bangunan

agar dibuat dokumentasi penyelesaian pekerjaan secara

bertahap mulai dari nol prosen sampai dengan 100 prosen.

19

Page 20: SOP SMA DKI JAK

- Agar setiap barang/pekerjaan yang telah dibeli/dilaksanakan

diadministrasikan dengan tertib oleh seksi Sarpras serta

menyampaikan laporan realisasi pengadaan barang/sarpras

setiap triwulan kepada komite sekolah melalui kepala sekolah

dan tembusannya diserahkan kepada tata usaha sekolah untuk

dicatat sebagai inventaris sekolah.

- Nilai barang/sarpras yang telah diadakan dicatat dalam buku

kas Bendahara komite Sekolah sesuai dengan nilai yang

tercantum dalam Kuitansi pembelian/Nilai SPK, apabila

terdapat perbedaan karena adanya pemberian diskon/komisi

penjualan harus dicatat sebagai pendapatan lain-lain.

- Apabila ada ketentuan lainnya yang sudah berlaku untuk

setiap pengeluaran yang dananya berasal dari APBN/APBD ,

dapat dipakai sebagai acuan untuk melengkapi prosedur

pengelolaan dana yang berasal dari masyarakat (orang tua

siswa) yang tercantum dalam APBS.

BAB V

PELAPORAN

Laporan /catatan yang dilaksanakan setiap hari dan berkala.

20

Page 21: SOP SMA DKI JAK

1. Buku Kas Umum

2. Buku Bank

3. Buku Catatan Piutang/Tagihan iuran siswa

4. Buku Catatan Hutang/Kewajiban yang harus dibayar

5. Buku Pembantu Penerimaan iuran bulanan/IPDB

6. Buku Pembantu Himpunan Pengeluaran per jenis anggaran

7. Laporan Bulanan Realisasi Penerimaan dan Pengeluaran

8. Laporan Triwulanan realisasi penerimaan dan pengeluaran

9. Laporan semester realisasi penerimaan dan pengeluaran

10. Laporan realisasi pengadaan sarana prasarana triwulanan

11. Laporan realisasi pengadaan sarana prasarana semesteran /tahunan

12. Laporan realisasi penerimaan dan pengeluaran tahunan

13. Laporan realisasi APBS triwulanan

14. Laporan realisasi APBS per semester

15. Laporan realisasi APBS tahunan

16. Laporan arus kas bulanan/triwulan/semester dan tahunan

17. Laporan evaluasi pelaksanaan APBS tahunan

18. Laporan Keuangan secara keseluruhan dalam bentuk Neraca/LRA

19. Laporan Sisa anggaran lebih dan sisa anggaran kurang (Silpa dan

Sikpa)

Laporan –laporan tersebut diatas dibuat dalam rangkap 5(lima) dan

ditandatangani oleh ketua komite sekolah dan bendahara, dengan

ketentuan laporan dipublikasikan ditempat pengumuman umum

sekolah serta disampaikan kepada pengurus komite dan kepala

sekolah serta staf tata usaha dan guru. Setiap minimal tiga bulan sekali

21

Page 22: SOP SMA DKI JAK

laporan-laporan tersebut diverifikasi oleh komite sekolah bersama-

sama kepala/manajemen sekolah.

Apabila realisasi penerimaan iuran bulanan /iuran IPDB yang telah

dtuangkan dalam APBS tidak dapat memenuhi kebutuhan

pengeluaran yang telah dianggarkan dalam APBS maka berdasarkan

hasil evaluasi komite sekolah serta kepala sekolah dan staf ,

diupayakan agar melaksanakan kegiatan KBM serta pengadaan sarana

/prasarana berdasarkan skala prioritas. Selanjutnya pengurus komite

sekolah dan penyelenggara KBM melakukan upaya persuasif kepada

para orang tua/wali siswa untuk memenuhi kewajibannya dalam

membayara iuran bulana/IPDB.

BAB VI

TUGAS, KEWAJIBAN DAN TANGGUNG JAWAB KOMITE

SEKOLAH DALAM KAITANNYA DENGAN PENGELOLAAN

KEUANGAN KOMITE SEKOLAH

A. Ketua Komite Sekolah

1. Melakukan pemeriksaan /verifikasi rutin setiap bulan dengan

menandatangani Buku Kas Umum

22

Page 23: SOP SMA DKI JAK

2. Menandatangani laporan bulanan /triwulanan/semester dan

tahunan

3. Melakukan otorisasi terhadap setiap penerimaan dan

pengeluaran yang tertuang dalam Bukti Kas Masuk dan Bukti

Kas Keluar

4. Melakukan pemeriksaan kas sebagai atasan langsung

Bendahara minimal 3 (tiga) bulan sekali dengan membuat

Berita Acara Pemeriksaan Kas

5. Melakukan evaluasi pengelolaan keuangan komite sekolah

secara menyeluruh minimal setiap semester

6. Bertanggung jawab atas kelangsungan pelaksanaan pengelolaan

keuangan komite sekolah sejak penyusunan RAPBS sampai

APBS sampai dengan realisasi pelaksanaan bersama-sama

pengurus komite lainnya serta fihak kepala sekolah dan stafnya.

B Wakil Ketua Komite Sekolah

1. Melakukan penelaahan atas setiap usulan pelaksanaan kegiatan

KBM dan pengadaan sarpras setiap triwulan

2. Melakukan monitoring atas pencapaian target APBS minimal

setiap triwulan baik penerimaan maupun pengeluaan

3. Melakukan evaluasi atas realisasi penyelenggaraan KBM dan

sarpras

4. Melakukan review atas setiap laporan pengelolaan keuangan

yang disusun oleh Bendahara sebelum ditandatangani oleh

ketua komite

23

Page 24: SOP SMA DKI JAK

5. Bersama-sama Sekretaris melakukan pemeriksaan/verifikasi

pengelolaan keuangan setiap minimal 6 (enam) bulan serta

menyiapkan laporan hasil pemeriksaan/verifikasinya

6. Melakukan koordinasi dengan fihak sekolah dalam upaya

memperlancar pembayaran iuran bulanan/IPDB siswa

B. Sekretaris Komite Sekolah

1. Bersama-sama fihak sekolah menyiapkan RAPBS setiap awal

tahun pelajaran/penerimaan peserta didik baru.

2. Menyiapkan konsep Surat Keputusan penetapan besarnya iuran

IPDB/iuran bulanan bagi siswa yang meminta fasilitas

keringanan.

3. Bersama-sama wakil ketua komite melakukan

pemeriksaan/verifikasi terhadap pengelolaan keuangan minimal

setiap 6 (enam) bulan serta menyusun laporan hasil

pemeriksaan/verifikasinya

4. Melakukan koordinasi dengan fihak sekolah/seksi sarpras untuk

melakukan kegiatan pengadaan sarpras serta membuat laporan

realisasi pengadaan sarpras

5. Bersama-sama wakil ketua komite sekolah melakukan evaluasi

terhadap ealisasi pelaksanaan kegiatan KBM/pengadaan sarpras

C. Bendahara

1. Melakukan pembukuan keuangan komite sekolah sesuai

ketentuan

24

Page 25: SOP SMA DKI JAK

2. Membuat laporan-laporan pengelolaan keuangan komite

sekolah

3. Menyimpan uang penerimaan iuran bulanan siswa/IPDB dalam

brandkas maupun bank yang telah ditunjuk

4. Membayarkan uang kepada fihak ketiga berdasarkan bukti-

bukti yang sah /telah diotorisasi oleh ketua komite atau yang

mewakilinya

5. Menjaga agar posisi kas tetap likuid/seimbang antara

penerimaan dan pengeluaran

6. Segera melaporkan kepada ketua komite/pengurus lainnya

maupun kepala sekolah apabila terjadi hal-hal yang tidak

kondusif dalam pengelolaan keuangan komite sekolah

25