SOP Perusahaan

38
STANDARD OPERATING PROCEDURE STANDARD OPERATING PROCEDURE

description

Sample SOP perusahaan lengkap 2015

Transcript of SOP Perusahaan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

STANDARDOPERATINGPROCEDURE

DAFTAR ISI DAFTAR ISI / / CONTENTSCONTENTS

BAB I PENDAHULUAN

A. TUJUAN

B. RUANG LINGKUP

BAB II KONSEP DAN KEBIJAKAN

A. TOLAK UKUR PRESTASI

B. TANGGUNG JAWAB

B.1. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR

B.2. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING

B.2.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR DESIGN & PLANNING MANAGER

B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER

B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING ENGINEER

B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT

B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR

B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL

B.3. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT

B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR PROJECT MANAGER

B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER

B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER

B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER

B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRASI

B.4. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT

B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR BUS. DEVELOPMENT MANAGER

B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER

B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL

B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERATIONAL MANAGER

B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER

B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE MANAGER

B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

B.6. TUGAS & TANGGUNG JAWAB LEGAL CORPORATE & PROJECT

C. PROSEDUR

C.1. PROSEDUR DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING

C.2. PROSEDUR DEPARTEMEN PROJECT

C.3. PROSEDUR DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT

C.4. PROSEDUR DEPARTEMEN OPERASIONAL

C.5. PROSEDUR LEGAL CORPORATE & PROJECT

D. KONDISI KHUSUS

BAB III PENUTUP

A. DOKUMENTASI

B. DEFINISI

C. ACUAN / REFERENSI

D. LAMPIRAN

DAFTAR GRAFIK DAN LAMPIRAN DOKUMEN

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BAB IBAB I

PENDAHULUANPENDAHULUAN

A. TUJUANTUJUAN

Perusahaan bermaksud untuk membuat suatu standard / pedoman tertulis yang

dipergunakan dalam tata kelola perusahaan dan menjadi panduan dalam metode dan

pelaksanaan tahapan pekerjaan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan

suatu proses kerja tertentu. Berdasarkan pada hal tersebut perusahaan menyusun Standard

Operating Procedure (SOP) yang dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan untuk mulai

membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien.

Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan panduan dalam tata kelola

manajemen perusahaan secara global adalah :

1. Menyediakan sebuah rekaman aktivitas dan pengoperasian secara praktis.

2. Menyediakan sebuah informasi yang konsisten, oleh karenanya juga membentuk

disiplin kepada semua karyawan baik dalam perusahaan.

3. Memudahkan menyaring, menganalisis, dan menyaring hal-hal atau pekerjaan yang

tidak perlu, yang tidak berkaitan secara langsung dengan prosedur yang sudah ada.

4. Mendukung pengalaman dan pengetahuan karyawan dan sekaligus juga

mengantisipasi banyak kesalahan yang mungkin terjadi sehingga dapat memperbaiki

performa dan kualitas karyawan.

5. Membantu menguatkan regulasi yang berlaku dalam perusahaan.

Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam perusahaan seperti yang

dijabarkan sebagai berikut :

1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi

standar dan semua karyawan mengenal proses tersebut.

2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar

yang sudah ada.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

3. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut

merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan pengontrolan kualitas.

4. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai sumber referensi bagi

pengembangan SDM dalam perusahaan.

5. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pengembangan multi tasking, dimana

akan membantu mengembangkan karyawan dalam melakukan pekerjaan di posisi

lain atau diluar job desk yang ditugaskan sebelumnya.

6. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performa karyawan dan

proses yang dilakukan.

Melihat pentingnya SOP perusahaan , maka penelitian ini bertujuan juga untuk

mengidentifikasi dan merancang business process yang ada dalam perusahaan dan

merancang SOP yang mendukung hal ini bagi perusahaan.

B. RUANG LINGKUPRUANG LINGKUP

Standard Operating Procedure ini akan dipergunakan sebagai panduan bersama dalam

menjalankan tugas pekerjaan di Departemen Project yang termasuk didalamnya mencakup

definisi & kualifikasi pekerjaan , metoda pelaksanaan dan proses tata cara setiap pekerjaan.

Konsep Standard Operating Procedure adalah pedoman operasi standar dalam

mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat

dipertanggungjawabkan dan sebagai panduan untuk mengidentifikasi perubahan yang

diperlukan, menggambarkan kinerja yang diinginkan, dan mengevalusi kinerja operasional

perusahaan secara lebih baik.

Faktor yang diambil sebagai dasar pembuatan SOP ini adalah :

Banyaknya keputusan yang harus diambil atau dipilih dalam prosedur.

Banyaknya langkah - langkah yang harus dijalani dalam prosedur.

Sedangkan beberapa tipe SOP yang dilakukan berdasarkan prosedur adalah sebagai berikut :

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan keputusan yang sedikit dapat ditulis

dengan format sederhana.

Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh langkah lebih dengan

keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format hirarki atau grafis.

Untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan dapat ditulis dengan format

flowchart.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BAB IIBAB II

KONSEP DAN KEBIJAKANKONSEP DAN KEBIJAKAN

A.A. TOLAK UKUR PRESTASITOLAK UKUR PRESTASI

Penerapan SOP dalam departemen project akan dilakukan evaluasi dalam interval waktu

tertentu sesuai keputusan direksi.

Adapun tolak ukur keberhasilan penerapan SOP ini adalah berjalannya manajemen

keseluruhan dalam departemen project sesuaai dengan perencanaan, diantaranya adalah :

1. Sistem reporting ( laporan ) baik rutin maupun non rutin berjalan tertib dan baik dari

tiap bagian dalam departemen project.

2. Koordinasi antar bagian maupun dengan pihak luar ( konsultan , kontraktor , dll )

berjalan dengan baik terutama dalam komunikasi baik verbal maupun tertulis.

3. Tiap personil dalam departemen project mampu melakukan fungsi tugas dan

tanggung jawabnya dengan baik ( analisa hasil KPI & performa individu )

4. Proses dan tahapaan proyek dari awal ( desain ) , pelaksanaan dan hasil akhir yang

berjalan sesuai perencanaan dan konsep manajemen proyek.

5. Terbentuknya kondisi dan kultur kerja yang baik sesuai dengan aturan dan norma

yang berlaku dalam perusahaan.

B. TANGGUNG JAWABB. TANGGUNG JAWAB

B.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR

Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.

Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga

keuntungan perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan

pembelanjaan kekayaan perusahaan.

Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar

perusahaan.

Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi perusahaan.

Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan operasional

maupun manajemen perusahaan .

Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.

Mengambil keputusan dan bertanggung jawab sebagaimana didelegasikan oleh BOD

atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-

meeting BOD.

Membawahi semua karyawan dalam struktur organisasi perusahaan.

B.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING

B.2.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR DESIGN & PLANNING MANAGER

Memimpin departemen design & planning dan menerapkan sistem manajemen

kelola untuk pengembangan dan operasional departemen yang dipimpin.

Mengelola departemen design & planning sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua

aktivitas operasional bisnis perusahaan pada departemen design & planning yang

dipimpin.

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan

maksimal untuk departemen design & planning yang dipimpin.

Memastikan departemen design & planning melakukan strategi perusahaan dengan

efektif dan optimal.

Bertanggung jawab bersama tim design & planning dalam konseptual , desain ,

perencanaan dan pelaksanaan nya dalam setiap project yang dijalankan.

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap

perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen design & planning

yang dipimpin.

B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER

Memimpin design & planning engineer dalam melaksanakan tugas dan tanggung

jawab pekerjaan.

Bersama Senior Manager dalam merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi,

mengawasi dan mengalisis semua aktivitas perencanaan , penghitungan , desain dan

pelaksanaannya di project.

Memberikan rekomendasi kepada Senior Manager dan procurement dalam

pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan dipilih sesuai desain

karakteristik project.

Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain , tender dan “for

construction” yang akan dilaksanakan di project.

Bertanggung jawab terhadap Senior Manager untuk setiap perencanaan,

pelaksanaaan dan hasil akhir dalam tim design & planning engineer.

B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING ENGINEER

Bersama Engineering Manager dalam merencanakan, melaksanakan,

mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas perencanaan ,

penghitungan , desain dan pelaksanaannya di project.

Memberikan rekomendasi kepada Engineering Manager dalam pemilihan konsultan ,

kontraktor atau supplier yang akan dipilih sesuai desain karakteristik project.

Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain , tender dan “for

construction” yang akan dilaksanakan di project.

Bertanggung jawab terhadap Engineering Manager untuk setiap perencanaan,

pelaksanaaan dan hasil akhir dalam setiap project yang dikerjakan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT

Bertanggung jawab dalam proses seleksi dan pengadaan barang / jasa dalam setiap

project sesuai rencana dan syarat-syarat yang diberikan oleh tim design & planning.

Memutuskan bersama Senior Manager dalam pemilihan konsultan , kontraktor atau

supplier yang akan dipilih sesuai desain karakteristik project.

Bertanggung jawab menjaga dan mengelola budget dalam pengadaan barang / jasa

sesuai BOQ yang direncanakan.

Mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas penyedia barang / jasa

dalam setiap project yang dikerjakan.

Menjamin dan memastikan penyedia barang / jasa yang dipilih tidak akan

menghambat setiap proses pekerjaan di project.

Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam setiap proses pengadaan barang

dan jasa yang berlangsung.

B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR

Merencanakan , menghitung dan mengelola keseluruhan anggaran biaya dalam

setiap project dengan penerapan manajemen biaya dan efisiensi dalam seluruh

aspek tahapan project.

Memberikan saran ke Senior Manager atau manajemen perusahaan yang berkaitan

dengan pengendalian biaya project agar tidak melampaui rencana anggaran yang

direncanakan oleh manajemen perusahaan.

Memberikan saran dan rekomendasi ke procurement berkaitan dengan pengadaan

barang / jasa agar sesuai dengan rencana biaya yang ditentukan.

Menyiapkan dokumen kontrak dan merekomendasikan jenis kontrak serta sistem

pembayaran terkait waktu dan pembiayaan serta karakteristik project.

Mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua proses anggaran biaya dalam

seluruh aspek tahapan project bersama semua tim terkait.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dan manajemen perusahaan dalam

setiap proses anggaran biaya baik perencanaan , pelaksanaan dan pengendalian

dalam tiap project.

B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL

Bertanggung jawab dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen dalam

departemen design & planning meliputi : pencatatan dokumen , penyimpanan ,

penyaluran/distribusi dan penghapusan dokumen.

Memasukkan data dokumen ( design & planning , procurement , QS ) ke dalam

daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to

date.

Memastikan dokumen ( design & planning , procurement , QS ) disahkan sebelum

didistribusikan.

Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian

yang berkepentingan.

Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah

untuk ditelusuri.

Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah tidak diperlukan atau

berdasarkan instruksi khusus.

B.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT

B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER

Memimpin departemen project dan menerapkan sistem manajemen kelola untuk

pengembangan dan operasional departemen project yang dipimpin.

Mengelola departemen project sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua

aktivitas operasional bisnis perusahaan termasuk strategi bisnis , investasi ,

integrasi , aliansi dan divestasi pada departemen project yang dipimpin.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan

maksimal untuk departemen project yang dipimpin.

Memastikan departemen project melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan

optimal.

Menjamin dan mengendalikan keseluruhan tahapan pelaksanaan project sesuai

manajemen mutu , manajemen biaya dan manajemen waktu.

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap

perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen project yang

dipimpin.

B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER

Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam suatu project baik

internal ( tim project , konsultan . kontraktor ) maupun eksternal ( lingkungan &

pemerintahan setempat , pihak berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai

perencanaan.

Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara berkesinambungan

memonitor perkembangan serta membuat penyesuaian jika diperlukan.

Memastikan desain perencanaan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan

aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.

Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses revisi atau tambah

kurang atau additional pekerjaan dengan semua pihak dengan mempertimbangkan

aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.

Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait dalam project

untuk mengadakan review terhadap kemajuan pekerjaan masing-masing dalam

hubungannya dengan tugas organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk

mengenai permasalahan/tindakan selanjutnya .

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Mampu menerapkan ekspektasi manajemen perusahaan baik dalam aspek kualitas

maupun aspek biaya dengan membuat metode manajemen project yang efisien dan

tepat digunakan dalam project.

Memastikan anggota tim project menerima pelatihan, tugas, supervisi dan umpan

balik performa yang cukup untuk menyelesaikan project

Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses dalam project

baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala dan hasil akhir project.

Secara struktur organisasi Project Manager membawahi tim project dan tim MK yang

dipergunakan dalam project dengan skala besar.

B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER

Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam suatu project baik

internal ( tim project , konsultan . kontraktor ) maupun eksternal ( lingkungan &

pemerintahan setempat , pihak berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai

perencanaan.

Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara berkesinambungan

memonitor perkembangan serta membuat penyesuaian jika diperlukan.

Memastikan desain perencanaan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan

aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.

Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses revisi atau tambah

kurang atau additional pekerjaan dengan semua pihak dengan mempertimbangkan

aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.

Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait dalam project

untuk mengadakan review terhadap kemajuan pekerjaan masing-masing dalam

hubungannya dengan tugas organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk

mengenai permasalahan/tindakan selanjutnya .

Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses dalam project

baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala dan hasil akhir project.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Secara struktur organisasi Project Leader membawahi tim project dan tim MK yang

dipergunakan dalam project dengan skala kecil dan sedang.

B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER

Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , project

engineer terbagi menjadi :

- Project Engineer Struktur

- Project Engineer Arsitektur

- Project Engineer MEP

Fungsi dan tugas tanggung jawab project engineer adalah :

Mengatur pelaksanaan pekerjaan dari Project Manager/Project Leader baik secara

teknikal maupun operasional dalam proses pelaksanaan project.

Menetapkan planning dan application system untuk keperluan pengendalian

pelaksanaan.

Mengadakan meeting reguler dengan masing-masing untuk mengadakan review

terhadap kemajuan pekerjaan dalam hubungannya dengan tugas pekerjaan dan

memberikan petunjuk mengenai tindakan selanjutnya .

Membuat laporan secara periodik tentang jalannya pelaksanaan, hasil yang dicapai ,

problem & solution , serta penggunaan bahan dan keuangan proyek.

Bertanggungjawab langsung kepada Project Manager/Project Leader dalam

mengembangkan fungsi-fungsi perencanaan , pelaksanaan dan penerapan prosedur

konstruksi , secara teknikal dan fisik konstruktif project di lapangan berdasarkan

rencana dan spesifikasi yang ditetapkan.

B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRATION

Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas proyek, laporan pergudangan,

laporan bobot prestasi proyek, dan lain-lain.

Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar oleh

owner sebagai pemilik proyek.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Mengelola dokumen data-data project sebagai berikut : Minutes of Meeting , Surat

Perjanjian , Surat Pemberitahuan , Surat Keterangan , Drawing , dan data-data official

project lainnya.

Membuat Minutes of Meeting dalam setiap meeting koordinasi yang dilakukan di

project dan mengelola distribusi serta penyimpanan dokumen MOM.

Membuat laporan akutansi kecil yang berlaku di project.

Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan pengelolaan

dokumen sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik.

Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alat-alat proyek dan

sejenisnya.

Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta data-data proyek.

Bertanggung jawab terhadap Construction Manager dan Project Manager sesuai

peraturan dan struktur organisasi yang berlaku di project.

B.4. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT

B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER

Memimpin departemen business development dan menerapkan sistem manajemen

kelola untuk pengembangan dan operasional departemen business development.

Mengelola departemen project sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua

aktivitas operasional bisnis unit perusahaan termasuk strategi bisnis , investasi ,

integrasi , aliansi dan divestasi pada departemen business development.

Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan pihak-pihak terkait

yang berhubungan dengan pelaksanaan operasional dan strategi bisnis perusahaan

baik untuk bisnis unit yang aktiv atau menciptakan bisnit unit untuk perusahaan.

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan

maksimal untuk departemen business development.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Memastikan departemen business development melakukan strategi perusahaan

dengan efektif dan optimal dalam manajemen pengelolaan dan pengembangan

bisnis perusahaan,

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap

perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen business

development.

B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER

Memantau perkembangan pasar, kompetitor dan menganalisisnya

Membantu tugas yang diberikan Bussines Development Manager

Membuat strategi marketing dalam mencapai target yang telah direncanakan dalam

departemen business development.

Merencanakan dan menjalankan rencana bisnis (business plan) dari kesempatan

kesempatan bisnis baru yang di temukan.

Mengelola, menjalankan dan mengembangkan kerjasama/opportunity business yang

sudah terjalin serta menjalankan fungsi pengembangan usaha, marketing dan sales

atas business unit yang dijalankan perusahan.

Melakukan fungsi analisa, mapping, berbagai hal mengenai bisnis perusahaan baik

internal maupun external.

Menjaga hubungan hubungan dengan para partner, client dan pihak-pihak terkait

yang berhubungan dengan pengembangan usaha.

Melakukan konsep perencanaan dan analisa bisnis (business analysis) bersama

manager business development.

Bertanggung jawab terhadap manager business development dan membawahi

marketing officer.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , staff

untuk Marketing dan Legal adalah :

- Marketing Officer

- Business Development Officer

Membantu tugas yang diberikan oleh manager ( marketing dan business

development ).

Melaksanakan pekerjaan sesuai instruksi/perintah dari manager (marketing dan

business development ) berdasarkan peraturan dan metode yang diterapkan.

Membantu mengelola, menjalankan dan mengembangkan operasional perusahaan

sesuai arahan manager (marketing dan business development ) dan tanggung jawab

masing-masing.

Ikut menjaga hubungan dengan para partner, client dan pihak-pihak terkait bersama

manager (marketing dan business development ).

Melakukan konsep perencanaan dan analisa bisnis (business analysis) bersama

manager (marketing dan business development ).

Bertanggung jawab terhadap manager (marketing dan business development ).

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL

B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERASIONAL MANAGER

Memimpin departemen operasional dan menerapkan sistem manajemen kelola

untuk pengembangan dan operasional dalam departemen.

Mengelola departemen operasional sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua

aktivitas operasional perusahaan terkait pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan

aset , ketenagakerjaan , finance dan akunting.

Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan pihak-pihak terkait

yang berhubungan dengan pelaksanaan operasional perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan terkait pelaksanaan harian

kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan , finance dan akunting agar dapat

berjalan dengan maksimal untuk departemen operasional.

Memastikan departemen operasional melakukan strategi perusahaan dengan efektif

dan optimal dalam manajemen pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,

Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.

Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap

perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen operasional.

B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER

Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya

Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan

sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman

pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.

Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan

pembinaan karyawan sesuai tata kelola perusahaan serta mempunyai kewajiban

memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Menyusun, merencanakan, merekrut , mengawasi dan mengevaluasi karyawan

dalam tiap departemen sesuai program dan peraturan perusahaan.

Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang

dianggap perlu.

Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang

berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan

karyawan sesuain dengan standard perusahaan.

Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi

absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus untuk karyawan.

Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan manajemen

perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam fungsi

tugas dan tanggung jawab HRD.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE & ACCOUNTING MANAGER

Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di

perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat

waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang

mendukung pencapaian target financial perusahaan.

Bertanggung jawab dalam perencanaan, koordinasi dan kontrol arus kas perusahaan

(cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan

ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran

kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan

peraturan pemerintah yang berlaku.

Bersama Senior Operasional Manager merencanakan dan mengkoordinasikan

penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut

untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang

kegiatan operasional perusahaan.

Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur

keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan

semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta

mengurangi risiko keuangan.

Bersama Senior Operasional Manager mengkoordinasikan dan melakukan

perencanaan serta analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi

keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk

kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.

Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan manajemen

perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam fungsi

tugas dan tanggung jawab keuangan & akunting.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER

Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , staff /

officer untuk departemen operasional adalah :

- General Affair Officer

- HRD Officer

- Finance Officer

- Accounting Officer

Fungsi dan tugas tanggung jawab General Affair Officer adalah :

Bertanggung jawab bersama Senior Operasional Manager atas pengelolaan

operasional harian kantor termasuk pengelolaan petty cash untuk keperluan

operasional kantor.

Melakukan purchasing / pembelian keperluan & asset kantor sesuai dengan sistem

kerja/prosedur dan anggaran yang ditentukan.

Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta

melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.

Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh

fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada

bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.

Mengatur jadwal/agenda operasional karyawan dan tamu perusahaan dalam rangka

dinas maupun permintaan khusus (misalnya untuk booking hotel, booking tiket

pesawat, mengatur jadwal kunjungan / perjalanan dinas , dsb.)

Mengatur akomodasi untuk perjalanan dinas karyawan dan tamu perusahaan.

Bertanggung jawab kepada Senior Operasional Manager dan menyiapkan laporan

bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban

biaya kantor.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Fungsi dan tugas tanggung jawab HRD Officer adalah :

Bersama HRD Manager dalam mengelola sistem proses recruitment karyawan sesuai

prosedur perusahaan.

Membantu dalam proses pengembangan potensi seluruh karyawan di perusahaan

Menyusun , mendistribusikan dan memeriksa rekapitulasi evaluasi penilaian kinerja

karyawan dari tiap departemen.

Mengadakan Konseling kepada karyawan untuk meningkatkan produktivitas

karyawan dan menjaga hubungan internal

Bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen data karyawan perusahaan.

Mempersiapkan dan membuat kontrak kerja karyawan sesuai dengan prosedur

perusahaan dan berkoordinasi dengan Senior Manager departemen terkait.

Mengurus payroll Gaji karyawan dengan berkoordinasi bersama finance dan

accounting.

Membuat dan mengeluarkan Surat Penugasan karyawan sesuai keputusan

perusahaan.

Berkoordinasi bersama Senior Manager departemen terkait dalam pengawasan

pelaksanaan SOP dan SOW dalam tiap departemen.

Bertanggung jawab kepada HRD Manager dan memberikan laporan berkala sesuai

prosedur perusahaan.

Fungsi dan tugas tanggung jawab Finance Officer adalah :

Bersama Finance Manager melakukan pengaturan keuangan perusahaan sesuai

prosedur dan anggaran perusahaan.

Melakukan input data semua transaksi keuangan perusahaan ke dalam program.

Melakukan transaksi keuangan perusahaan ( pembayaran ) sesuai prosedur dan

sistem kelola keuangan perusahaan.

Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas

keuangan perusahaan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan dan membuat

laporan berkala.

Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen pembayaran maupun dokumen

lampiran ( supporting document ) yang diserahkan untuk keperluan pembayaran.

Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapan

dokumen sesuai prosedur.

Bertanggung jawab terhadap Finance Manager dan membuat laporan berkala sesuai

prosedur perusahaan.

B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN LEGAL

Mensupport dan mengelola dokumen perusahaan khususnya yang berhubungan

dengan perjanjian kerjasama maupun legal contract.

Mereview legal contract, perjanjian kerjasama dan dokumen legal lain yang

berhubungan dengan semua bisnis unit perusahaan.

Melakukan dan membina external relationship dengan pihak-pihak yang terkait

dengan kepentingan bisnis unit perusahaan.

Mengelola administrasi arsip dan dokumen legal yang berhubungan dengan

pekerjaan yang telah dilakukan.

Menguasai pembuatan dan review surat perjanjian atau surat lainnya yang

memerlukan kekuatan hukum beserta monitoring validitasnya.

Bertanggung jawab terhadap manager business development dan membawahi legal

officer.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

C. PROSEDURPROSEDUR

Project yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2 tipe project, yaitu :

1. Building & Real Estate

( Low, Semi & High Rise Building , Landed Housing )

2. Lifestyle

( Restaurant , Club & Bar , Entertainment Sport )

Untuk skala tipe project yang dimiliki terbagi menjadi 3 skala tipe project, yaitu :

1. Skala Kecil

2. Skala Medium

3. Skala Besar

Dari definisi project tersebut akan dilakukan suatu panduan/prosedur untuk setiap tahapan

pekerjaan yang dilakukan oleh setiap departemen dalam perusahaan.

Tahapan dalam pelaksanaan suatu proyek sesuai konsep dalam Project Management adalah

sebagai berikut :

I. TAHAP AWAL

Tahap inisialilasi suatu project dimana dilakukan proses analisa pasar ( market

studi ) dan Feasibility Study secara teknis oleh departemen business

development.

II. TAHAP DESAIN

Setelah disetujui dalam tahapan awal maka dilanjutkan dengan tahap desain

dimana proses perekrutan konsultan perencana ( termasuk Manajemen

Konstruksi apabila dipergunakan ) dan proses desain mulai dilakukan hingga

didapatkan rangkaian dokumen tender lengkap.

III. TAHAP IMPLEMENTASI / PELAKSANAAN

Dalam tahap ini didapatkan kontraktor pelaksana dari hasil tender termasuk sub

kontraktor atau spesialis kontraktor sesuai kebutuhan desain dari konsultan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

perencana. Proses pengawasan terhadap pekerjaan lapangan ( site ) harus

dilakukan sesuai dengan SOP dan SOW dalam project management yang

diberlakukan dalam tiap project tersebut ( dedicated project ).

IV. TAHAP SERAH TERIMA

Merupakan proses akhir konstruksi fisik dalam pelaksanaan project yaitu

terpenuhinya semua proses dalam perencanaan hingga proses hand over/BAST

dengan pihak Building Management termasuk didapatkannya Sertifikat Laik

Fungsi dari Instansi terkait.

V. TAHAP PENGELOLAAN ASET

Hasil konstruksi akan dikelola sebagai aset perusahaan oleh Building

Management dengan menerapkan manajemen aset yang tepat dan menjadi hasil

sales revenue perusahaan.

Dalam pelaksanaan proses dan tahapan dalam departemen project sesuai alur diatas

terdapat beberapa prosedur yang merupakan tata kelola manajemen setiap departemen

perusahaan , yaitu :

I. Prosedur Departemen Design & Planning

A. Prosedur perencanaan desain

B. Prosedur pengajuan gambar & revisi

C. Prosedur pengadaan barang & jasa

D. Prosedur laporan

II. Prosedur Departemen Project

A. Prosedur pelaksanaan dan pengawasan

B. Prosedur pengajuan gambar ( shop drawing & revisi )

C. Prosedur pengajuan material

D. Prosedur pembayaran termin

E. Prosedur penyimpangan pelaksanaan

F. Prosedur laporan progress pekerjaan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

G. Prosedur pengajuan SLF

H. Prosedur serah terima pekerjaan

III. Prosedur Departemen Business Development

A. Prosedur studi pasar / market studi

B. Prosedur studi kelayakan / feasibility study

C. Prosedur pengajuan program marketing

D. Prosedur pengadaan barang & jasa ( marketing )

E. Prosedur laporan

IV. Prosedur Departemen Operasional

A. Prosedur .............................

B. Prosedur .............................

C. Prosedur .............................

D. Prosedur .............................

E. Prosedur .............................

F. Prosedur .............................

G. Prosedur .............................

H. Prosedur .............................

Semua prosedur terlampir sebagai dokumen terpisah.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BAB IIIBAB III

PENUTUPPENUTUP

A. DOKUMENTASI

DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING

NAMA DOKUMENSIFAT

( C / NC * )PIC

PENYIMPANAN

LAMAPENYIMPANAN

( BULAN )

POLAPENGHAPUSAN

( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL

GAMBAR TEKNIS NC DC

LAPORAN

HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC

PENAWARAN BARANG & JASA C DC

KEUANGAN PROYEK C DC

PROJECT INSURANCE C LEGAL

LEGALITAS PROYEK C LEGAL

APPRAISAL KARYAWAN C Ops. Mgr

DEPARTEMEN PROJECT

NAMA DOKUMEN SIFAT( C / NC * )

PICPENYIMPANAN

LAMAPENYIMPANAN

( BULAN )

POLAPENGHAPUSAN

( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL

GAMBAR TEKNIS NC DC

LAPORAN

HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC

PENAWARAN BARANG & JASA C DC

KEUANGAN PROYEK C DC

PROJECT INSURANCE C LEGAL

LEGALITAS PROYEK C LEGAL

APPRAISAL KARYAWAN C Ops. Mgr

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT

NAMA DOKUMEN SIFAT( C / NC * )

PICPENYIMPANAN

LAMAPENYIMPANAN

( BULAN )

POLAPENGHAPUSAN

( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL

PROGRAM MARKETING NC DC

LAPORAN

HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC

STUDI PASAR / MARKET STUDI C DC

STUDI KELAYAKAN / FS C DC

LEGALITAS C LEGAL

APPRAISAL KARYAWAN C Senior. Mgr

DEPARTEMEN OPERASIONAL

NAMA DOKUMEN SIFAT( C / NC * )

PICPENYIMPANAN

LAMAPENYIMPANAN

( BULAN )

POLAPENGHAPUSAN

( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL

PROGRAM MARKETING NC DC

LAPORAN

HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC

STUDI PASAR / MARKET STUDI C DC

STUDI KELAYAKAN / FS C DC

LEGALITAS C LEGAL

APPRAISAL KARYAWAN C Senior. Mgr

*) C = Confidential NC = Non CoNfidential

*) 1 = 2 =

3 = 4 =

DC = Document Control

STANDARD OPERATING PROCEDURE

B. DEFINISI

- S O P : Standard Operating Procedure

- SOW : Scope Of Work

- Project Triangle : 3 elemen dalam Project Management

- Daily Report : Laporan Harian

- Weekly Report : Laporan Mingguan

- Monthly Report : Laporan Bulanan

- KPI : Key Performance Indicator

- Hand Over/BAST : Serah Terima / Berita Acara Serah Terima

- Building Management : Pengelola Gedung

C. LAMPIRAN

STANDARD OPERATING PROCEDURE