RSU. Dr. SAIFUL ANWAR MALANG

SOPPEMUSNAHAN/PENGHAPUSAN/PENYUSUTAN

DOKUMEN REKAM MEDIKNo. Dokumen No. Revisi

2

Halaman

1/2

Prosedur Tetap

Seksi Rekam Medik

Tanggal terbit

Ditetapkan, tgl. …………………….Direktur

Dr. dr. Basuki B. Purnomo, Sp.U NIP. 19540731 198201 1 002

PengertianPemusnahan/penghapusan/penyusutan dokumen rekam medik adalah suatu kegiatan untuk mengurangi volume dokumen rekam medik in aktif dari ruang penyimpanan yang telah sesuai dengan ketentuan batas waktu pemusnahan.

Tujuan

- Memberi kejelasan tentang rentang waktu penyimpanan dokumen rekam medik, baik aktif maupun in aktif sesuai ketentuan.

- Sebagai acuan pelaksanaan retensi dokumen rekam medik bagi petugas.

- Efisiensi tempat untuk penyimpanan dokumen rekam medik.

Kebijakan

1. Dokumen rekam medik disimpan 5 tahun sebagai dokumen aktif.

2. Bila lebih 5 tahun diperlakukan sebagai berkas in aktif selama 1 tahun.

3. Setelah disimpan sebagai in aktif selama 1 tahun boleh dilakukan penghapusan (Dokumen Rekam Medik dengan sistem penomoran seri).

4. Boleh dilakukan penyusutan (Dokumen Rekam Medik dengan system penomoran unit / unit numbering sistem).

Prosedur

Prosedur Tetap :Setelah habis masa penyimpanan di rak in aktif kemudian diadakan penyusutan (Unit Numbering Sistem) selanjutnya boleh dimusnahkan dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Sebelum dimusnahkan dibuat surat edaran penawaran penggunaan berkas kepada SMF/ Instalasi tersebut dengan batasan waktu maksimal 2 minggu sudah harus ada jawaban surat penawaran.

b. Jika tidak ada jawaban permintaan / kebutuhan penggunaan dokumen RM yang ditawarkan maka dilanjutkan ke butir c.

c. Ka. Sie. Rekam Medik dengan sepengetahuan Ka. Bid. Rekam Medik & Evapor membuat surat usulan penghapusan dokumen RM kepada tim penghapusan barang RSSA dengan menjelaskan jumlah dan nomor- nomor register RM yang akan dihapus.

d. Jika dokumen rekam medik masih diperlukan maka setelah selesai penggunaan baru dibuat usulan pada butir c.

e. Tim penghapusan barang membuat surat persetujuan rencana penghapusan.

f. Setelah ada persetujuan penghapusan dari Tim penghapusan barang RSSA maka dibuat jadwal penghapusan dengan diawasi oleh petugas RM, mengingat sifat kerahasiaan dokumen RM maka penghapusan berkas RM dilakukan dengan cara merajang atau menghancurkan (dibubur).

RSU. Dr. SAIFUL ANWAR MALANG

SOPPEMUSNAHAN/PENGHAPUSAN/PENYUSUTAN

DOKUMEN REKAM MEDIKNo. Dokumen No. Revisi

2

Halaman

2/2

Prosedur

g. Setelah itu dibuat berita acara penghapusan yang ditanda tangani oleh :

Pihak I (Ka. Seksi Rekam Medik) Pihak II (Ketua Tim Penghapusan Barang) Saksi – saksi ( Petugas Pengawas) Atasan langsung Ka. Seksi Rekam Medik (Ka. Bid. Rekam

Medik & Evapor). Berita acara dibuat rangkap 4, dilampiri dengan daftar dokumen RM yang dihapus dan dikirimkan kepada :

Pimpinan / direktur RS sebagai laporan Ka. Seksi Rekam Medik Ka. Bid . Rekam Medik & Evapor Ka. Tim penghapusan barang

Unit terkait - SMF / Instalasi