SOP Pemasaran Dan Penjualan R2 Rev BARU

POS Departemen Penjualan dan Pemasaran PT Trimata Nagasha Indonesia

terkait dengan :

1

DEPARTEMEN PENJUALAN DAN PEMASARAN

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

1. Penjualan

2. Pemasaran

1. Penjualan

Secara umum, penjualan dibagi atas:

Penjualan Melalui Distributor Pusat (Domestik)

PT Trimata Nagasha Indonesia melakukan penjualan melalui

distributor pusat yang akan mendistribusikan produk Juslice ke

hypermarket dan supermarket di seluruh Indonesia.

Penjualan Melalui Distributor Pusat (Ekspor)

PT Trimata Nagasha Indonesia juga melakukan penjualan secara

ekspor untuk memantapkan posisi sebagai produk global. Untuk

penjualan secara ekspor, PT Trimata Nagasha Indonesia

bekerjasama dengan distributor besar di negara-negara tersebut.

2. Pemasaran

Pemasaran dilakukan melalui media massa untuk menunjang promosi

secara massal. Pemasaran ini dilakukan melalui media cetak, online,

dan elektronik yaitu melalui surat kabar, majalah, website, radio, dan

televisi. Selain itu, pemasaran juga dilakukan melalui pemasangan

billboard dan pemberian hadiah mug untuk setiap pembelian 2 pack

Juslice 1000 ml.

2


No : 001/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup : Proses Perencanaan Penjualan

Departemen/Unit : Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait : Perencanaan penjualan

Dibuat tanggal : 02 / 01 / 2013

Diperbaharui : __ / __ / _____

Pihak Terkait : Manajer Penjualan, Direktur Penjualan

dan Pemasaran

Tujuan:

Membuat perencanaan penjualan produk

Standar :

1. Manajer Penjualan membuat perencanaan penjualan produk.

2. Manajer Penjualan memberikan perencanaan penjualan kepada Direktur

Penjualan dan Pemasaran untuk diotorisasi. Perencanaan penjualan yang

telah diotorisasi dibuat menjadi 2 rangkap.

3. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi kemudian diarsipkan.

Salinan Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi oleh Direktur

Penjualan dan Pemasaran diberikan kepada Direktur Produksi untuk

selanjutnya dilakukan proses produksi.

3


Ruang Lingkup : Penjualan Melalui Distributor


Dokumen Terkait : Faktur Penjualan



Pihak Terkait : Manajer Penjualan

Tujuan:

Melakukan dan memastikan prosedur penjualan berjalan dengan benar.

Standar :

1. Staf Penjualan merima pesanan dari distributor.

2. Pesanan dari distributor diterima melalui telepon, fax atau secara

langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan penjualan.

3. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan distributor mencakup

data distributor secara lengkap termasuk nama pemesan, alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan,

harga, tanggal penyerahan barang, dll.

4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan

menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO).

5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 5 rangkap.

Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada

staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang.

Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat

persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan

keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika

5


melakukan penjualan secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada

staf pengiriman.

6. Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang

tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back pesanan (pesanan

yang belum terpenuhi).

7. Departemen penjualan mengadakan kontak dengan distributor

mengenai pemenuhan pesanan.

8. Penjualan secara tunai mempunyai ketentuan sebagai berikut :

Penjualan secara tunai mengharuskan pelanggan membayar total

pembelian pada saat pemesanan dan barang dikirimkan pada saat

pemesanan.

6


Ruang Lingkup : Sistem Kredit Manual





Pihak Terkait : Manajer Penjualan

Tujuan:

Memastikan proses penjualan kredit kepada klien berjalan dengan lancar.

Standar:

1. Staf Penjualan menerima dokumen pesanan penjualan.

2. Staf Penjualan memeriksa status langganan melalui workstation

yang ada di staf utang dan piutang yang memberikan otorisasi

kredit.

3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian

memutuskan apakah pesanan ini dapat dipenuhi.

4. Staf penjualan menyerahkan kembali dokumen pesanan penjualan

yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke

bagian staf persediaan dan gudang serta staf pengiriman.

5. Staf penjualan menerbitkan 4 rangkap faktur penjualan. Faktur

penjualan asli diberikan kepada kasir, salinan kedua diberikan

kepada distributor, salinan ketiga untuk diarsipkan, dan salinan

keempat diberikan kepada manajer pajak.

8



Ruang Lingkup : Penjualan Ekspor


Dokumen Terkait : Surat Kontrak Jual Beli Ekspor, Sales

Order, Sales Invoice



Pihak Terkait : Manajer Penjualan, Direktur Pemasaran

dan Penjualan

Tujuan:

Memastikan proses penjualan secara ekspor berjalan dengan baik.

Standar:

1. Staf penjualan menerima permintaan (order) ekspor yang

menunjukkan jenis dan jumlah pesanan yang diminta melalui telepon

atau fax

2. Staf penjualan mengirimkan memo ke staf legal untuk mempersiapkan

surat kontrak jual beli ekspor.

3. Staf Penjualan melakukan verifikasi pesanan distributor mencakup

data distributor secara lengkap termasuk nama pemesan, alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan,

harga, tanggal penyerahan barang, dll.

4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan

menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO).

10


5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap.

Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada

staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang.

Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat

persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan

keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika

melakukan penjualan secara tunai).

6. Manager penjualan mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ke

Bank Devisa.

7. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 salinan dan dikirimkan kepada

distributor melalui fax untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, 1

rangkap ditinggalkan untuk distributor, dan rangkap lainnya dikirimkan

kembali kepada Staf penjualan. Kemudian 1 rangkap faktur penjualan

diarsipkan di Staf penjualan, dan 1 rangkap faktur asli dikirimkan ke

bagian kasir.

8. Jika barang sudah diterima, customer harus segera melakukan

konfirmasi penerimaan barang via telepon ke Staf penjualan.

11


Ruang Lingkup : Sistem Pengiriman Barang



Dibuat tanggal : 02/01 / 2013


Pihak Terkait : Manajer Penjualan, Staf Persediaan

dan gudang, Staf pengiriman

Tujuan:

Memastikan proses pengiriman barang kepada klien berjalan dengan lancar.

Standar:

1. Staf Penjualan mengirim Surat Perintah Pengeluaran Barang dan salinannya

dari pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan dan gudang

melakukan pemeriksaan persediaan barang dagangan sebelum dijual sesuai

dengan pesanan distributor.

2. Staf Penjualan juga mengirimkan Surat Perintah Pengiriman kepada staf

pengiriman sebagai perintah pengiriman barang kepada distributor.

3. Staf pengiriman menerima barang dan Salinan Surat Perintah Pengeluaran

Barang dari bagian gudang serta mencocokkan semuanya.

4. Staf pengiriman menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang, melengkapi

dan mempersiapkan bukti pengiriman barang. Slip Pengepakan dibuat 2

rangkap untuk dikirimkan ke distributor dan sebagai arsip bagian pengiriman.

Bukti pengiriman barang dibuat 4 rangkap untuk diberikan kepada staf

penjualan, staf akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman.

5. Setelah barang dikirimkan, kurir memberikan bukti pengiriman barang

kepada staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan. Kemudian staf

pengiriman memberitahu staf akuntansi dengan menggunakan salinan Bukti

13


Pengiriman Barang dari kurir agar mengirimkan invoice kepada distributor

saat itu juga.

6. Bagian Penjualan juga menerima salinan Bukti Pengiriman Barang untuk

dijadikan arsip bagian penjualan.

14


Ruang Lingkup : Retur Penjualan


Dokumen Terkait : Slip Retur, Memo Kredit



Pihak Terkait : Manajer Penjualan, Staf Retur, Staf

Utang dan Piutang

Tujuan : Memastikan proses retur penjualan dari klien berjalan dengan

benar.

Standar:

1. Staf Retur menerima barang yang dikembalikan dari distributor,

kemudian staf retur menghitung, memeriksa, dan menyiapkan Slip

Retur Barang yang mendeskripsikan barang tersebut.

2. Saat menerima Slip Retur Barang, staf penjualan menyiapkan Memo

Kredit lalu mengirimkan memo kredit ke Staf utang dan piutang.

3. Departemen keuangan, Staf utang dan piutang mengevaluasi kondisi

pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau

menolak pengembalian tersebut. Jika pengembalian itu diterima, staf

utang dan piutang mencatat kredit tersebut sebagai pengurang

tagihan.

4. Staf utang dan piutang mengirimkan Memo Kredit tersebut ke bagian

pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan.

5. Staf persediaan dan gudang menyesuaikan catatan persediaan dan

meneruskan Memo Kredit ke departemen keuangan,Staf utang dan

piutang.

15


6. Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan piutang mengirimkan

rangkuman informasi ke bagian akuntansi.

7. Staf akuntansi menerima Voucher Jurnal yang merangkum total nilai

dari pengembalian persediaan dari staf persediaan dan gudang, dan

rangkuman akun dari staf utang dan piutang.

8. Staf akuntansi membukukan Voucher Jurnal dan memperbaharui

general ledger.

16


17


Ruang Lingkup : Pemasaran


Dokumen Terkait : -

Dibuat tanggal : 02/ 01 / 2013


Pihak Terkait : Direktur Penjualan dan

Pemasaran, Manajer Pemasaran

Tujuan:

Memastikan proses pemasaran produk kepada klien berjalan dengan lancar.

Standar:

1. Staf Promosi membuat Proposal Pengajuan Promosi Produk kepada Manajer

Pemasaran

2. Manajer Pemasaran mengambil keputusan YES/NO, jika YES Dilanjutkan Ke

Direktur Penjualan dan Permasaran, jika YES maka dilanjutkan ke Rapat

Dewan Direksi, jika NO maka Proposal Promosi disimpan dalam file bagian

promosi.

3. Rapat Dewan Direksi mengambil keputusan YES/NO, jika YES Proposal

Promosi akan dilanjutkan ke staf pengeluaran kas untuk mendapatkan dana ,

Jika NO Rapat Dewan Direksi akan membuat Pernyataan Rejected Project

Document kepada Bagian Promosi, Rejected Project Document di simpan

oleh staf Promosi dalam File berdasarkan Date

4. Kemudian Manajer Pemasaran memproses proposal dan menyerahkan ke

staf pengeluaran kas.

5. Manajer Pemasaran mengajukan pengeluaran kas melalui cek dengan

prosedur pengeluaran kas dengan cek. Setelah mendapatkan persetujuan

cek, staf promosi mulai membuat promosi produk. Cek promosi akan

dibayarkan ke pihak yang bersangkutan oleh staf pengeluaran kas.

6. Staf Akuntansi mencatat kegiatan promosi ke dalam Journal Voucher dan

menyimpan bukti journal voucher.

18

7. Setelah promosi produk dilakukan, bagian promosi menyiapkan Laporan

Pertanggungjawaban untuk disimpan dalam file bedasarkan tanggal dan di

serahkan kepada Departemen Penjualan dan Pemasaran.

19


Ruang Lingkup : Evaluasi Promosi


Dokumen Terkait : -

Dibuat tanggal : 02/ 01 / 2013


Pihak Terkait : Direktur Penjualan dan

Pemasaran, Manajer Pemasaran

Tujuan:

Mengevaluasi promosi yang telah dilakukan

Standar:

1. Manager Pemasaran mengevaluasi program promosi yang dilakukan

dengan melihat dokumen rekapitulasi penjualan setelah program promosi

dilakukan.

2. Manager Pemasaran memutuskan apakah program tersebut efektif dalam

mencapai target penjualan. Jika YES maka program promosi dilanjutkan.

Jika NO program promosi dihentikan.

3. Manager Pemasaran mensosialisasikan hasil evaluasi kepada staff

promosi

4. Manager Pemasaran membuat dokumen hasil evaluasi promosi untuk

dilaporkan kepada direktur utama dan direktur Penjualan dan Pemasaran

yang kemudian disimpan.

21


SOP Pemasaran Dan Penjualan R2 Rev BARU

Documents

Transcript of SOP Pemasaran Dan Penjualan R2 Rev BARU