STANDARD OPERATING PROCEDURE

No. Dok

No. Rev.

PBM ELSA JAYA Tanggal Berlaku

Judul SOPORDER, PENERIMAAN, PENGAMANAN, PENYIMPANAN, PENGELUARAN STOCK

Tujuan dan Ruang Lingkup

Menetapkan kebijakan dan prosedur sederhana bagi pelaksanaan pekerjaan di dalam Gudang yang efisien dan efektif

Definisi:Material: semua jenis stock yang dibeli oleh pembeliPR: Purchase Request: permintaan stock dari gudang ke purchasingPO: Purchase Order: pembelian dari purchasing ke suplierOM: Order Material: permintaan stock dari pengguna

Pengesahan

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disyahkan oleh

Nama Arbit Arifai L. Patrungi Ernawati

Jabatan Safety Manager Direktur

Tandatangan

Sejarah PerubahanNo. Tanggal No. Revisi Bentuk Perubahan

Daftar Penerima SalinanNo. Salinan Penerima No. Salinan Penerima

01. 03.02. 04.

Lembar Kerja TerkaitNo. Lembar Judul No. Lembar Judul

01. 03.02. 04.

SOP No. hal. 3 dari 3

STANDARD OPERATING PROCEDURE

No. Dok

No. Rev.

PBM ELSA JAYA Tanggal Berlaku

1. Prosedur Pembelian

i. Staf gudang mengisi form PR yang ditandatangani oleh supervisornya, dan selanjutnya diserahkan kepada divisi Purchasing.

ii. Purchasing membuka order melalui form PO – 1 lembar form original, 3 lembar cc, setelah meneliti keabsahan permintaan dan tandatangan dalam form PR.

iii. Divisi Purchasing memberikan 1 lembar cc form PO ke staff dan staff menginputnya ke dalam program komputer dan mengupdate laporan status.

iv. 1 lembar form PO original dikirimkan kepada supplier, dan 2 lembar cc kembali ke gudang: 1 lembar cc untuk file gudang, 1 lembar cc untuk bagian penerimaan untuk mencocokkan pada saat stock datang.

v. File gudang disimpan berdasarkan nama supplier.

2. Penerimaan Stock

i. Pada saat stock datang, staff gudang membuka container, dan mengecek stock yang datang menggunakan form cc PO untuk dicocokkan dengan packing list dari supplier.

ii. Setelah stock diterima dalam kondisi jumlah tepat, keadaan barang tidak rusak, 2 buah cc form ditandatangani dibubuhi nama dan tanggal, lalu packing list dicopy 1 kali.

iii. Original packing list dan 1 lembar cc form diserahkan kepada staf untuk dicatatkan ke dalam komputer data serah terima barang, lalu form dan original packing list diserahkan kepada divisi keuangan untuk proses pembayaran.

3. Pengamanan dan Penyimpanan Stock

i. Staff gudang selanjutnya mendata stock yang telah diperiksa dan akan disimpan.

ii. Staff gudang menentukan standar packaging, tata cara simpan, lokasi simpan, dan syarat pengamanan, dan memasukkan data informasi inventory dan lokasi penyimpanan ke dalam komputer.

iii. Staff gudang menentukan cara penanganan dan pergerakan material sampai ke lokasi simpan yang telah terdata.

iv. Jika stock harus dipindahkan ke lokasi lain di luar gudang, maka staf gudang harus mencocokkan alamat dalam cc form PO dan bill of ladding dan menyimpan stock ke lokasi penyimpanan sementara sampai stock dikeluarkan dari gudang. Stock di area simpan sementara harus diverifikasi setiap hari Senin dan Kamis.

SOP No. hal. 3 dari 3

STANDARD OPERATING PROCEDURE

No. Dok

No. Rev.

PBM ELSA JAYA Tanggal Berlaku

v. Sesuai dengan jadwal pengiriman, staf gudang mengatur truk atau container untuk dikirimkan kepada lokasi berikut dan membawa original packing list, serta 2 lembar cc form PO untuk ditandatangani pihak penerima berikutnya.

vi. Original packing list dan 1 lembar cc PO yang telah ditandatangani pihak penerima berikutnya, dikirimkan ke divisi keuangan untuk proses pembayaran.

4. Perbedaan Penerimaan Stock

i. Jika terjadi perbedaan jumlah, maupun kondisi kerusakan pada stock, staff gudang akan memberi koreksi pada lembar cc PO dan bersama original packing list dikirim untuk didata di dalam komputer sesuai kondisi yang sebenarnya terjadi.

ii. Purchasing menerima koreksi dari gudang dan selanjutnya akan mengirim kembali kepada supplier.

5. Order Material

i. Pihak peminta menyerahkan form order material dan form work order ke gudang, dan akan diverifikasi sesuai dengan daftar Permintaan Material yang dimiliki oleh gudang. Jika otorisasi sudah diberikan, maka sesuai dengan nomor work order staf gudang akan menyerahkan stock kepada pengguna.

ii. Pengguna mengisi form order material, menunjukkan kartu karyawan yang sah, dan menandatangani pengeluaran barang, serta membubuhkan nama, nomor karyawan, dan tanggal pengambilan.

iii. Menggunakan form order material dan copy form work order, staff gudang selanjutnya menginput data laporan update status stock.

SOP No. hal. 3 dari 3