1

SOFTWARE DEVELOPMENT PROPOSAL

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN & ADMINISTRASI AKADEMIK ( S I M A 2 )

BERBASIS KOMPUTERISASI dan JARINGAN

(Untuk Perguruan Tinggi)

Project Team:

Lucky Koryanto, James Wulur, Sri Yanto Rr. Artiana Krestianti, Trifosa Amelia, Itar Mintarsih, Zihan

( SIB-36 - Gunadarma University )

February 2010

2

CONTENTS

1. Introduction 1.1 Purpose ………………………………………………………………… 3 1.2 Scope …………………………………………………………………… 3 1.3 Overview ………………………………………………………………. 3

2. System Overview 2.1 General Overview …………………………………………………… 4 2.2 User Integration ……………………………………………………… 5 2.3 Activity Diagram ……………………………………………………. 6 2.4 System Specification ………………………………………………… 8 2.5 Data Flow Integration ……………………………………………….. 9 2.6 Flow Of Document ………………………………………………….. 11 2.7 Data Flow Diagram …………………………………………………. 12 2.8 Database Entity Relationship ……………………………………….. 19 2.9 User Interface Forms Sample ……………………………………….. 20 2.10 Reports Sample ……………………………………………………… 24

3. Scheduling & Price 3.1 General Schedule ……………………………………………………… 31 3.2 Detail Activities ……………………………………………………….. 31 3.3 Price …………………………………………………………………… 33 3.4 Proposal Contact ………………………………………………………. 33

3

1. INTRODUCTION 1.1 PURPOSE

Dokumen ini menjelaskan rencana dan kebutuhan dalam pengembangan software Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik untuk perguruan tinggi. Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik adalah sebuah software aplikasi yang dapat digunakan oleh perguruan tinggi dalam membantu kegiatan manajemen dan administrasi akademik secara komputerisasi dan beroperasi dalam jaringan secara online dan real-time. Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik mempunyai fitur-fitur diantaranya: a. Transaksi, meliputi: pembayaran, KRS, KRS plus, nilai, kelas, skripsi b. Informasi, meliputi: kelas, nilai, KRS plus, alumni, DNS kolektif, KUAS kolektif c. Master, meliputi: matakuliah, mahasiswa, dosen, alumni, nilai calon MABA, kelas &

jadwal d. Lain-lain, meliputi: akumulasi IPS/IPK, rekap nilai/MTK, evaluasi semester

1.2 SCOPE Software aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Akademik ini akan diimplementasikan di perguruan tinggi “XYZ” yang berlokasi di “Jl. Xyz” untuk kampus A. Aplikasi utama dan database dari software ini akan di-install di sebuah komputer server yang selanjutnya akan di-manage oleh biro terkait dan akan beroperasi dalam jaringan lokal yang meliputi: ruang ketua dan para pembantunya, semua ruang jurusan, semua ruang biro, ruang keuangan dan ruang infomasi untuk mahasiswa.

1.3 OVERVIEW Dokumen ini menjelaskan spesifikasi dari sistem dan cakupannya, kebutuhan sistem, rencana penjadwalan kerja dan screen shot beberapa tampilan form dan report yang disediakan.

4

2. SYSTEM OVERVIEW 2.1 GENERAL OVERVIEW

Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik adalah suatu sistem yang terdiri dari beberapa prosedur yang akan mengintegrasikan mahasiswa, matakuliah dan dosen. Prosedur-prosedur tersebut yang paling mendasar antara lain:

a. Pendaftaran mahasiswa baru. b. Pembayaran biaya semester dan biaya lainnya. c. Program KRS. d. Penjadwalan dan pembagian kelas untuk mahasiswa. e. Penginputan nilai akhir. f. Pencetakan KHS atau DNS dan Transkrip Nilai. g. Pengolahan data Skripsi dan calon wisudawan serta alumni. Selanjutnya dari beberapa prosedur yang telah disebutkan diatas perlu diproses untuk mendapatkan beberapa laporan yang akan digunakan untuk mengetahui keadaan proses belajar-mengajar dan untuk pengambilan keputusan pada tingkat manajerial/ pimpinan ataupun laporan evaluasi hasil belajar yang harus dikirimkan ke Kopertis setiap bulannya. Hal utama yang sangat diinginkan adalah bagaimana laporan yang dibutuhkan tersebut dapat diproses dalam waktu yang tidak lama dan menggunakan tenaga yang tidak banyak serta laporan tersebut terjamin keakuratannya. Beberapa pertanyaan yang dapat dijadikan acuan pertimbangan terhadap Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang ditawarkan. Berapa lama waktu yang dibutuhkan bila anda ingin mengetahui: a. Jumlah mahasiswa yang terdaftar pada semester ini atau semester tertentu. b. Matakuliah apa yang sedang diprogram oleh seorang mahasiswa pada semester ini atau

semester tertentu. c. Jadwal kuliah semua matakuliah dari seorang mahasiswa pada semester ini atau semester

tertentu. d. Semua nilai dari seorang mahasiswa. e. Berapa jumlah peserta matakuliah dari sebuah matakuliah pada semester ini atau semester

tertentu. f. Berapa Rata-rata ipk seluruh mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu. g. Berapa Rata-rata nilai sebuah matakuliah pada semester ini atau semester tertentu. h. Membuat laporan Evaluasi Hasil Belajar untuk Kopertis. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat dihasilkan dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik dalam rata-rata waktu antara kurang dari 3 detik (untuk proses pendek) sampai dengan kurang dari 15 menit (untuk proses panjang).

5

2.2 USER INTEGRATION Integrasi user secara umum Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik

Pengelola: Pembantu Ketua/Rektor, Fakultas, Jurusan, Kepala Biro (BAUK,BAAK,dll)

Informasi profil dan kondisi akademik perguruan tinggi kepada publik atau pelaporan kepada Kopertis

Inilah keadaan perguruan tinggi saat ini

LAN

Bag. Pengolahan Data (Data Center Dept.)

Data update & control

DATA SERVER

Pihak Luar Yang memerlukan informasi

Staf Dosen

Mahasiswa

6

2.3 ACTIVITY DIAGRAM Activity Diagram Input Pembayaran Activity Diagram Input KRS

posting 

user type no.pokok 

user select payment category 

Fee Amount Nama Mhs Form Pembayaran 

User Login  Record Saved 

posting 

user type no.pokok 

User Login Blm Bayar 

Sdh Bayar List Entry KRS 

Status Pembayaran Form KRS 

Record Saved 

7

Activity Diagram Input Kelas Activity Diagram Input Nilai

user type no.pokok 

User Login 

List KRS

save 

Record Saved 

Entry KelasForm Kelas 

user type no.pokok 

User Login 

List KRS

save 

Record Saved 

Entry NilaiForm Nilai 

8

2.4 SYSTEM SPESIFICATION

Spesifikasi umum software Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik: a. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik adalah sistem informasi yang

terintegrasi pada jaringan komunikasi data (Networking System) dengan meggunakan sistem akses data On-Line dan Real-Time. Sistem On-Line dan Real-Time adalah data-data dasar yang diperlukan dari satu bagian ke bagian lain dapat diakses langsung dari komputer menggunakan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. Hal ini bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas catatan dan mengurangi waktu transfer data yang harus dibawa oleh mahasiswa, dosen atau staf lainnya. Sebagai contoh mahasiswa yang telah mengisi KRS menggunakan komputer (Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik) di ruang pengisian KRS akan dapat langsung dilihat dari komputer di bagian jurusan atau bagian lainnya. Sistem dapat langsung mencetak daftar hadir dan menghitung prediksi jumlah kelas parallel sehingga penjadwalan kuliah dapat dibuat dengan tepat.

b. Dapat dikembangkan untuk akses data melalui internet menggunakan paket website. c. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik telah dirancang terlebih dahulu

dalam bentuk prototype atau bentuk simulasi yang akan dapat didemokan. d. Karena Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini telah dibuat dalam

bentuk prototype maka dalam pengembangannya kemudian tidak lagi membutuhkan waktu pengerjaan yang lama seperti pada program aplikasi yang baru akan dirancang.

e. Bila peralatan computer telah tersedia, maka perlu dilakukan pemeriksaan dan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui apakah memenuhi standar kebutuhan dari software sistem informasi yang akan digunakan dan juga kebutuhan jaringan dan terminal secara umum.

Software aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini dibuat dalam bentuk tampilan menarik (Visual Grafical User Interface) dan mudah digunakan untuk pemula (user frindly). Spesifikasinya detail software Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik: a. Compiler: Microsoft Visual FoxPro 9.0 b. Database: Microsoft Visual FoxPro 9.0 Free Table dan MySQL Database Server c. Program application access mode: Client-Server d. Database access mode: Multi-User dan Client-Server e. Database processing model: support Distribute Data Processing (DDP) dan Cetralize

Data Processing (CDP). f. Support until 10 Data Session (default 4 data session). g. Garansi paket: 6 bulan terhitung sejak tanggal penyerahan.

9

2.5 DATA FLOW INTEGRATION Aliran data teritegrasi secara umum dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ( On-Line System & Real-Time System )

Input Pendaftaran MABA

Input Pembayaran Input KRS

Input Kelas & Jadwal

Data MABA

Load Data MABA/ MHS

Data Pembayaran (semua jenis pembayaran)

SERVER

Informasi

1. Master MTK 2. Master Kelas &

Jadwal 3. Master Dosen 4. Master Setting

Lainnya

1. Nilai & Kelas 2. Kapasitas Kelas &

MTK 3. Jml. MHS Aktif

/angkatan /jurusan 4. Rekap IPS dan

IPK 5. Alumni 6. Evaluasi Hasil

Belajar /semester 7. dan lain-lain…

Input Data Master

Data Kelas & Jadwal

Load data KHS dan Transkrip

1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK

Data Nilai

Input Nilai

Cetak KHS, Transkrip dan Kartu Ujian

1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK

Data KRS (MTK yg diprogram)

1. mengecek pembayaran 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK

10

11

2.6 FLOW OF DOCUMENT

12

2.7 DATA FLOW DIAGRAM

 

 

13

 

14

 

15

 

3

Entry Pembayaran

BPP

4

Entry KRS

5

Entry Kelas&Jadwal

(Paket)

(Status Pembayaran)

c.Mahasiswa MSTMHS99

(Nama)

Bxx9999Pembayaran

KRS (Nama)

Rxx9999 MSTMTK

KRS

Matakuiah

(No.Pokok)

Jxx9999Lxx9999

(Nama)

KRSMatakuiah

Jadwal

Kelas

Kelas

DATA FLOW DIAGRAMSISTEM INFORMASI AKADEMIK

( BIODATA, PEMBAYARAN, KRS dan KELAS )

 

16

  

17

6.3

Cetak DNS

e.UPT EDP

DATA FLOW DIAGRAMSISTEM INFORMASI AKADEMIK

(Mat

akul

iah/

Kel

as)

6.1

Cetak Daftar Hadir

Perkuliahan

6.4

Cetak Transkrip

6.5

Cetak Laporan Penerimaan Pembayaran

6.2

Cetak KUASMSTMHS99

Bxx9999

Rxx9999

MSTMTK

f.BPH/Yayasan

Periode

No.

Pok

ok

Mah

asis

wa

( INFORMASI dan PENCETAKAN )

Jxx9999

Lxx9999

Jadwal Kelas

Peserta Kelas

(NIRM & Nama)

(NIRM & Nama)

( Nama Matakuliah)

( Nama Matakuliah)

Lxx9999

(Kelas)

1

2

(Matakuliah&Nilai)

(NIRM & Nama)( Nama Matakuliah)

No.

Poko

k M

ahas

isw

a

(Matakuliah&Nilai)

Pembayaran

MSTMHS99

1

2

( Nama Matakuliah)

(Nama)

(NIRM & Nama)

No.

Pok

ok

Mah

asis

wa

7.1

Proses Kapasitas

Matakuliah/Kelas

7.2

Proses Nilai Mahasiswa

d.Jurusan

Kapasitas Matakuliah/Kelas

Jadwal Kelas

Peserta Kelas

( Nama Matakuliah)

e.UPT EDP

Nilai Mahasiswa

( Nama Matakuliah)

(Matakuliah&Nilai)

(NIRM & Nama)

7.3

Proses Mahasiswa

Alumni

Mahasiswa Alumni

g.Pengambil Kebijakan

Mah

asisw

a Al

umni

18

19

2.8 DATABASE ENTITY RELATIONSHIP Entity relationship untuk database Sistem Informasi Akademik. Tabel-tabel yang digambarkan adalah table utama secara general, dari hasil relation akan terbentuk beberapa table transaksi.

N mstmtk

dospdk

takeMmstmhs99

teach

kdmtk

name

sks

mstdos

name

stb

birthdate

birthplace

citizen

name

nodos

birthdate

N

M

birthplace

gelar...

has

jenjang

nodos

N 1

...

...

...

1

mstmtk

kdmtk

name

sks

...

Will be

1

20

2.9 USER INTERFACE FORMS SAMPLE

Manajemen Matakuliah:                 

Manajemen Kelas:             

21

Manajemen Mahasiswa:                  

 Manajemen Dosen: 

             

22

Transaksi KRS (Study Plan):                  

 Informasi Nilai: 

                

23

 Informasi Jadwal Kuliah dan Kelas: 

              

Manajemen Skripsi:                  

24

2.10 REPORTS SAMPLE  Cetakan Daftar Hadir: 

25

Cetakan Daftar Pengisian Nilai: 

26

Cetakan Daftar Nilai Semester: 

27

Cetakan Transkrip Nilai Sementara:       

28

Cetakan Daftar kapasitas kelas (monitoring): 

29

Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model rekapitulasi): 

30

Cetakan Daftar Pembayaran Semester (model detail):

31

3. SCHEDULING & PRICE 3.1 GENERAL SCHEDULE General Activities  Week‐

1 Week‐2 

Week‐3 

Week‐4 

Week‐5 

Week‐6 

Week‐7 

Week‐8 

Week‐9 

Week‐10 

Analisis System                               Penyiapan Prototype                               Penyempurnaan Prototype                               Testing & Implementasi                               Dokumentasi                               Pelatihan                               

One week = 5 working days

3.2 DETAIL ACTIVITIES

a. Tahap I Analisis system yang sedang berjalan sekitar 10 hari. Elemen yang akan dianalisis:

i. Analisis kebutuhan perangkat keras komputer dan instalasi jaringannya. ii. Analisis struktur data dan dokumentasi/ arsip (nota, catatan, dan sejenisnya) iii. Analisis form input dan output. iv. Analisis prosedur administrasi. v. Analisis kebutuhan. vi. Analisis tambahan yang diperlukan.

Analisis akan dilakukan terpisah untuk masing-masing bagian/unsur yang berhubungan dengan paket modul software, yaitu:

i. Analisis pada bagian/unsur keuangan atau BAUK. ii. Analisis pada bagian/unsur BAAK iii. Analisis pada bagian/unsur Jurusan/ Fakultas. iv. Analisis pada bagian/unsur tambahan

Catatan: Dalam pelaksanaan tahap analisis ini kami akan menugaskan 1 atau 2 orang (tergantung kondisi) untuk melaksanakan kegiatan analisis yang telah dijabarkan diatas. Mohon pihak Perguruan tinggi membantu dalam hal menyiapkan jadwal/waktu dan personil yang bersangkutan dengan unsur yang akan dianalisis (bagian iii). Hal-hal lain akan dibicarakan lebih lanjut.

32

b. Tahap II Penyiapan Prototype program aplikasi sekitar 15 hari. i. Prototype program aplikasi akan dirancang untuk masing-masing modul paket

program aplikasi kemudian akan dikonsultasikan kembali. ii. Bila perlu penyesuaian harga dari harga paket yang telah disebutkan diatas,

maka akan dikonfirmasikan kembali, demikian juga penyesuaian harga untuk paket komputer.

iii. Setelah prototype dan harga disesuaikan dan disepakati bersama, selanjutnya akan dibuatkan kontrak atau perjanjian tertulis untuk pelaksaan pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini sesuai hasil kesepakatan bersama yang isinya antara lain paket apa saja yang akan kami kerjakan, berapa rincian biayanya dan berapa lama waktu penyelesaiannya. Kontrak atau perjanjian tertulis ini bertujuan agar tidak ada pihak yang dirugikan dikemudian hari.

iv. Kontrak atau perjanjian tertulis ini yang akan dijadikan acuan pengembangan software pada tahap selanjutnya.

v. Tahap selanjutnya akan dikerjakan setelah biaya dibayar 20% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian.

c. Tahap III Penyempurnaan prototype menjadi program aplikasi akhir

membutuhkan waktu sekitar 25 hari. d. Tahap IV Testing dan implementasi membutuhkan waktu sekitar 10 hari.

Pada tahap ini akan dilakukan 3 hal yaitu: i. Pemasangan dan instalasi program aplikasi Sistem Informasi Manajemen &

Administrasi Akademik. ii. Pada tahap ini pula sisa biaya 80% dari total biaya yang telah dituliskan pada

kontrak atau surat perjanjian diharapkan untuk dilunasi.

e. Tahap V Dokumentasi membutuhkan waktu sekitar 5 hari. Pada tahap ini akan dibuatkan dokumentasi yang terdiri dari 2 dokumen yaitu: f. Dokumen teknis yang dapat digunakan untuk dasar pengembangan sistem

dikemudian hari. i. Dokumen penggunaan sistem (user’s manual) yang dapat digunakan sebagai

dokumen penuntun penggunaan sistem yang dirancang.

f. Tahap VI Pelatihan membutuhkan waktu sekitar 2 hari kerja. i. Mohon pihak Perguruan tinggi telah menyiapkan personil yang akan dilatih sesuai

bidang operasionalnya masing-masing. ii. Pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya tidak termasuk dalam

paket proposal yang kami tawarkan ini, dapat dikerjakan sendiri oleh operator yang sudah ditraining.

iii. Bila diperlukan, kami dapat menyiapkan operator yang akan membantu pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya dan kami membutuhkan biaya tambahan untuk itu.

33

g. Tahap VII Control Maintenace.

Control Maintenance adalah garansi perawatan (maintenance) lanjutan jangka panjang. Pada control maintenance ini kami akan meninjau performance sistem secara keseluruhan meliputi program aplikasi, basis data dan perangkat komputer serta instalasi jaringannya. Untuk control maintenance ini kami akan buatkan kontrak kerja tersendiri dan biaya yang per tahun.

3.3 PRICE Harga penawaran ditetapkan dalam bentuk harga paket sesuai system specification, general schedule dan detail activities adalah: 180.000.000 IDR. Harga tidak termasuk perangkat keras, jaringan dan instalasinya serta biaya transportasi, akomodasi (bila diperlukan) serta fasilitas training. 3.4 PROPOSAL CONTACT Dokumen proposal ini adalah proposal umum, untuk proposal detail dan penjelasan lebih lanjut serta permintaan ‘live-demo’, silahkan email ke : Lcprozip@Gmail.com.