Makalah Inovasi Unggul | 1

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 1

A. Pendahuluan

Dengan perkembangan teknologi dewasa ini dalam bidang Teknologi Informasi

akan membuat daya saing di dunia usaha maupun dunia pendidikan, tidak bisa

dihindari. Untuk dapat bertahan dalam persaingan, salah satu cara untuk dapat

dilakukan adalah mengembangkan potensi yang ada dalam suatu badan usaha,

khususnya dalam bidang pendidikan ITN Malang. Untuk meningkatkan daya saing

kami berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dan pengelolaan

manajemen kami melakukan pengembangan dalam Teknologi Informasi. Salah satu

yang dikembangkan adalah bidang teknologi informasi keuangan dan akuntansi

sehingga, dapat memudahkan pelayanan kepada mahasiswa dan pihak-pihak yang

berkepentingan.

Pengembangan sistem informasi keuangan dan akutansi ditujukan untuk

meminimalisasi pekerjaan yang dilakukan secara manual dan melakukan

pengintegrasian sistem-sistem yang ada di ITN Malang. Untuk menyikapi semua ini,

maka dimulai dengan menyiapkan, menentukan, menggunakan Sistem Informasi

Keuangan dan Akuntansi. Dengan adanya pengintegrasian sistem, maka pengelolaan

keuangan sistem informasi yang berbasis IT untuk menangani transaksi-tansaksi

yang terjadi di bagian keuangan serta memudahkan dalam pengelolaan data dan

pelaporan.

Karena Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi di ITN Malang dalam

mengerjakan laporan keuangan dan akuntansi masih dikerjakan berulang lebih satu

kali, sehingga tidak efisien. Hal ini sebabkan oleh proses data dan laporan keuangan

sebagian dikerjakan secara manual dan tidak terintegrasi, sehingga beberapa aspek

kegiatan pekerjaan tidak menjadi satu sumber.

Tingkat kesalahan didalam penyusunan laporan keuangan cenderung tinggi

disebabkan karyawan keuangan dan akuntansi masih melakukan proses secara

manual yang memerlukan waktu yang cukup lama, sehingga untuk memeriksa

kebenaran data dan laporan tidak bisa 100%. Disamping itu, laporan keuangan tidak

dapat dihasilkan sewaktu-waktu, sehingga berdampak dalam pengambilan keputusan

cenderung tidak cepat dan tidak akurat.

Makalah Inovasi Unggul | 2

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 2

Apabila Sitem Pengendalian Intern tidak baik, maka berdampak pada tingkat

kesalahan yang apabila dilakukan Audit tidak akan mencapai status OPINI AUDIT

wajar tanpa pengecualian. Dengan demikian, Laporan Keuangan harus disusun

sesuai dengan standar.

Salah satu kami bekerjasama dengan Unit Kerja SIM (Sistem Informasi

Managemen) membuat dan menggunakan suatu Sistem Pengembangan Aplikasi

Student Finance dan Pengembangan Aplikasi General Cashier.

Aplikasi Student Finance ini digunakan untuk proses administrasi keuangan

mahasiswa. Aplikasi General Cashier ini digunakan untuk proses administrasi

pengeluaran keuangan yang digunakan operasional, investasi dan penerimaan

keuangan yang tidak bersumber dari mahasiswa.

Dengan Pengembangan Aplikasi Student Finance dapat meningkatkan

pelayanan kepada mahasiswa dalam proses pembayaran DPP, SPP, SKS, Praktikum,

Studio, dan Ujian Skripsi. Pengembangan Aplikasi General Chasier dapat

mengetahui kondisi keuangan yang ada di ITN Malang , sehingga dari kedua

Aplikasi ini akan didapat Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi dan dapat

menjadi acuan dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan yang

ada di ITN Malang.

B. Permasalahan

1. Bagaimana meminimalkan kesalahan pada proses data dan saat proses

transaksi keuangan, serta memudahkan dalam penjurnalan.

2. Bagaimana membangun sistem informasi dan merancang program aplikasi

yang saling terkait antar bagian.

3. Bagaimana mengetahui surplus dan/atau defisit di setiap per prodi, jurusan dan

bagian/lembaga di lingkungan ITN Malang.

C. Tindakan

1. Membuat keakuratan dan kewajaran dalam pelaporan keuangan secara

otomatis dan real time.

Makalah Inovasi Unggul | 3

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 3

2. Membuat Aplikasi Student Finance dan Aplikasi General Cashier untuk

membantu dalam pemrosesan data keuangan, sehingga memudahkan para user

khususnya Bagian Akunting.

3. Melakukan proses penyusunan jurnal pendapatan dan pengeluaran sehingga

dapat diakses di masing-masing unit kerja yang berkepentingan melalui

jaringan internet (LAN) dengan baik, sehingga diketahui surplus dan /atau

defisit untuk menganalisa laporan keuangan.

D. Rancangan Sistem

Pengembangan sistem berarti metode, prosedur, konsep pekerjaan, aturan yang akan

digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi dan untuk pemecahan

masalah. Pengembangan Sistem Informasi Keuangan dengan modul yang ada antara

lain :

- Modul General Cashier

- Modul Fix Asset

- Modul Personalia

- Modul Store

- Modul Student Finance

- Modul General Ledger

Akan tetapi semua Aplikasi di atas masih belum terintegrasi ke dalam laporan

akuntansi keuangan.

D.1. Alur Sistem Akuntansi Keuangan

Makalah Inovasi Unggul | 4

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 4

MahasiswaRecording

Keuangan

Bank

Accounting

Genaral

Cashier

slip

Data

Proses

Reconsiliasi

Proses

Validasi

Proses

Jurnal

Ka.ProdiKa.Biro

Dekan Rektor

Proses

Jurnal

Laporan

Web

Server

Data

Server

Anggaran

Anggaran

D.2. Uraian Sistem Akuntansi Keuangan

- Pendapatan dari mahasiswa dengan slip, Recording Keuangan mengadakan

proses rekonsiliasi.

- Bagian Akunting melakukan verifikasi data penerimaan dengan data yang

diperoleh dari bank. Jika data sudah valid maka proses selanjutnya adalah

melakukan Jurnal Penerimaan.

- Pengeluaran yang sudah dilakukan oleh general cashier divalidasi oleh

Bagian Akunting sehingga terbentuklah Jurnal Pengeluaran.

- Anggaran dimasukkan di Bagian Keuangan yang diterima dari masing-

masing Kabiro, Kaprodi maupun Kepala unit.

- Pelaporan keuangan dirancang secara online supaya dapat diakses oleh

semua bagian berdasarkan hak aksesnya.

- Pengerjaan yang menitikberatkan pada Jurnal Penerimaan dan Jurnal

Pengeluaran.

Makalah Inovasi Unggul | 5

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 5

D.3. Perancang Menu

Untuk aplikasi di atas akan dipecah menjadi 2 bagian dengan detail menu

masing-masing di bawah ini :

Menu Utama Sub Menu

Setup - Periode Pembukuan

- Setup Perkiraan

Group Perkiraan

Jenis Perkiraan

Perkiraan

- Unit Kerja

- Perkiraan Unit Kerja

- Perkiraan Transfer

Transaksi - Anggaran

- Jurnal Umum

- Jurnal Transfer

Laporan - Buku Besar

All Biaya

Kas Bank

Per account

- Jurnal

Detail Jurnal

Rekap Jurnal

- Ajuan Biaya

Informasi Perkiraan Per Unit

Utility Setting User

E. Pengembangan Aplikasi Pengelolaan

Sesuai dengan prosedur sistem akuntansi keuangan yang ada dalam perancangan

menu aplikasi tersebut diatas, secara keseluruhan belum terintegrasi ke dalam

laporan akuntansi keuangan, maka Pengelolaan Sistem dalam usulan ini

menitikberatkan pada Aplikasi Student Finance dan General Cashier.

Makalah Inovasi Unggul | 6

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 6

Dibawah ini arsitektur aplikasi software sistem keuangan student finance dan general

cashier.

Pada arsitektur diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

Student finance dan General Cashier merupakan inputan, data tersebut direkam

dalam jurnal dan simpan pada general ledger proses akhir dari untuk mengetahui

pendapatan (surplus dan atau defisit) masing-masing prodi/jurusan dan keuangan

ITN Malang secara global dari kedua transaksi tersebut.

General

Leadger

Student

Finance

General

Cashier

Laporan

Keuangan

Laporan Keuangan

Prodi

Laporan Keuangan ITN

Jurnal

Makalah Inovasi Unggul | 7

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 7

E.1. Alur Student Finance

Mahasiswa Bank Recording Keuangan Akunting

Mahasiswa

Memeriksa

Tagihan

Tagiha

Start

Proses

Tagihan

Display

Tagihan

(Siakad)

Slip

Pembayaran

Pembayaran

Mahasiswa

Memasukan

Pembayaran

MHS

Laporan

Pembayaran

Rekonsiliasi

Pembayaran

Proses Jurnal

Penerimaan

End

Slip

Pembayaran

Makalah Inovasi Unggul | 8

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 8

Aplikasi Fasilitas adalah sebagai berikut :

Menu Utama Sub Menu

Setup Klasifikasi Piutang Mahasiswa

Perkiraan Piutang Mahasiswa

Proses Proses Piutang Mahasiswa

Display Tagihan (Siakad)

Koreksi Pembayaran Piutang Mahasiswa

Proses Data Piutang dengan Bank Mahasiswa

Proses Pembayaran Piutang dengan Bank

Rekonsiliasi Pembayaran Piutang Mahasiswa

Proses Laporan Pembayaran

Laporan

Jurnal Piutang Mahasiswa

Makalah Inovasi Unggul | 9

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 9

E.2. Alur General Cashier

Fakultas/Jurusan/Bagian Rektor &WR. II Keuangan Akunting

T

Y

Verifikasi &

Persejuan

Tagiha

Proses Jurnal

Pengeluaran

selesai

Start

Pengajuan

Keuangan

Persetujua

n

Pencairan

oleh Kasir

Tagiha

Laporan Surplus/Defisit - Per Prodi - Per Jurusan - Institusi

Makalah Inovasi Unggul | 10

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 10

Aplikasi Fasilitas adalah sebagai berikut :

Menu Utama Sub Menu

Proses Pengajuan Keuangan

Verifikasi & persetujuan

Pencairan oleh kasir

Penjurnalan Pengeluaran

Laporan Jurnal per Jurusan

Jurnal per Fakultas

Jurnal Institusi

F. Kesimpulan

Hasil karya inovasi unggul ini berupa Aplikasi Student Finance, General Cashier

yang mendukung Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi (SIKA) sehingga dapat

terintegrasi di bagian keuangan dan bagian lainnya. Aplikasi Student Finance dan

General Cashier diharapkan dapat menampilkan jurnal laporan penerimaan keuangan

dengan laporan penerimaan keuangan pendaftaran dan heregrestasi, laporan

keuangan mahasiswa dan bagian SIM yang terkait, sehingga surplus dan atau defisit,

dapat dihasilkan secara otomatis dan sewaktu waktu serta akurat.

Makalah Inovasi Unggul | 11

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 11

F.1. Transksi Jurnal Tagihan/Pembayaran (Transfer)

Gambar . Tampilan Entri Jurnal Tagihan/Pembayaran (Transfer)

F.2. Laporan Penerimaan Per Prodi

Gambar . Tampilan Penerimaan Per Prodi

Makalah Inovasi Unggul | 12

| P e n g e m b a n g a n P e n g e l o l a a n K e u a n g a n B e r b a s i s I T 12

F.3. Laporan Pengeluaran Biaya Per Prodi.

Gambar . Tampilan Pengeluaran Biaya Per Prodi