Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana ... · ATK. Perbaikan yang dapat...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

MODEL OPTIMISASI PENGADAAN KERTAS DIUNIVERSITAS SEBELAS MARET DENGAN

PENDEKATAN KONSEP KONTRAK PENGADAANBERSAMA (CONSOLIDATED PROCUREMENT)

SkripsiSebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

KINANTI RESTIANNISAI 0308102

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIKUNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA2012


commit to user

ii

ABSTRAK

Kinanti Restiannisa, I0308102, MODEL OPTIMISASI PENGADAANKERTAS DI UNIVERSITAS SEBELAS MARET (UNS) DENGANPENDEKATAN KONSEP KONTRAK PENGADAAN BERSAMA(CONSOLIDATED PROCUREMENT) . Skripsi. Surakarta : Jurusan TeknikIndustri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, September 2012

Salah satu aktivitas utama Universitas Sebelas Maret (UNS) dalammenjalankan roda organisasi adalah melakukan pengadaan barang/jasa untukmemenuhi kebutuhan organisasi. Pengadaan yang rutin dilakukan adalah pengadaanAlat Tulis Kantor (ATK). Hasil studi awal menunjukkan bahwa ATK berupakertas mempunyai persentase pembelian tertinggi. Pengadaan ATK di UNS masihdilakukan secara terpisah-pisah pada masing-masing unit kerja. Kondisi initentunya menimbulkan biaya pengadaan yang besar untuk mengelola pengadaanATK.

Perbaikan yang dapat dilakukan untuk menekan biaya pengadaan adalahmelalui Kontrak Pengadaan Bersama (consolidated procurement) ATK yangdilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) UNS berdasarkan kebutuhanATK pada masing-masing unit kerja. Penelitian ini mengambil sampel enamjenis kertas dalam satuan rim di sebelas unit kerja. Setiap unit kerja menghitungperencanaan kebutuhan kertas selama satu tahun kedepan. Perencanaan tersebutmenghasilkan beberapa paket pekerjaan yang kemudian diserahkan kepada ULPuntuk disatukan kedalam satu paket pengadaan bersama. Nilai total paketpengadaannya terbentuk dari akumulasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS) daribeberapa paket pekerjaan. Pemilihan pemenang lelang berdasarkan hargaterendah untuk setiap item yang ditawarkan sehingga memungkinan adanyabeberapa pemenang sebagai penyedia barang.

Hasil keluaran penelitian ini adalah berupa model optimisasi linearprogramming biaya pengadaan kertas. Verifikasi model dalam menguji kebenaranformulasi model matematis menggunakan software Lingo 11.0. Perhitungan terhadapdata pengadaan kertas di UNS untuk periode 2011 menunjukkan bahwa modeloptimisasi mampu menghemat sebesar 30,05% dibandingkan dengan sistemsebelumnya. Penghematan ini diperoleh dari jumlah barang yang dibeli dikaliharga terendah sehingga terjadi keseragaman harga disetiap unit kerja.

Kata kunci : Model optimisasi, Unit Layanan Pengadaan, ATK, kertas,consolidated procurement, Linear Programming.

xi + 79 halaman; 17 gambar; 23 tabel; 5 lampiran; daftar pustaka: 18 (1997-2012)


commit to user

iii

ABSTRACT

Kinanti Restiannisa, I0308102, OPTIMIZATION MODEL FOR PAPERPROCUREMENT IN SEBELAS MARET UNIVERSITY (UNS):CONSOLIDATED PROCUREMENT APPROACH. Thesis. Surakarta :Industrial Engineering Department, Faculty of Engineering, Sebelas MaretUniversity, September 2012

One of procurement activities in Sebelas Maret University (UNS) ispurchasing stationaries. Based on preliminary study, paper has larger proportionthan the others stationaries. The procurement of stationeries done by eachorganization unit in UNS so it makes high cost for the procurement processes.

This paper suggests an optimation model of linear programming for theprocurement of stationery in UNS which the case study is a procurement of sixtypes of paper from the eleven organization units. The procurement is conductedby Procurement Service Unit (ULP) of UNS using consolidated procurementconcepts. In order to established the consolidated procurement, there are somesteps that the UNS should do. First, calculating demand of the paper for eachsupply period from each organization unit. Second, ULP conduct an auction andselect some supplier as the auction winners while the winners are selected basedon the lowest price for each item of paper are offered by the suppliers. Based onthis model, there are some suppliers which supply the paper for each unitperiodically.

Historical data in 2011 is used to compare a total procurement cost of thepaper for existing and consolidated procurement system. This research shows thatthere is save up to 30,05% if the paper procurement is conducted based onconsolidated procurement concept. Besides, the linear programming model canminimize the paper inventory while decrease cost savings and help the PlannerTeam for determining quantity of paper that the each supplier must supplyperiodically.

Keywords : Optimization model, Procurement Service Unit (ULP), stationaries,paper, consolidated procurement, Linear Programming

xi + 79 pages; 17 pictures; 23 tables; 5 appendixes; references: 18 (1997-2012)


commit to user

iv

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap syukur Alhamdulillah ke hadirat Allah SWT Dzat yang

Maha Penyayang dan Maha Penolong dengan segala rahmat serta hidayah-Nya,

sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian dan menyusun Laporan Skripsi

ini. Penyusunan Laporan Skripsi ini tidak terlepas dari dorongan, bantuan,

bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis

menyampaikan terima kasih yang dalam kepada :

1. Kedua orang tuaku tercinta ( Papa dan Mama ) serta adikku Bagas, terima

kasih atas segala support, doa, dan semangatnya.

2. Bapak Dr. Cucuk Nur Rosyidi, ST, MT selaku ketua jurusan Teknik Industri

dan Pembimbing akademik.

3. Bapak Yusuf Priyandari,ST, MT. selaku Dosen Pembimbing I. Terimakasih

atas inspirasi, bimbingan dan waktu yang besar nilainya dalam penyusunan

laporan Tugas Akhir ini.

4. Bapak Wakhid Ahmad Jauhari, ST., MT. selaku Dosen Pembimbing II.

Terimakasih atas ilmu, bimbingan, kesabaran dan waktu yang telah diberikan

selama penyusunan laporan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Ir. Murmann Budijanto MIDEc serta Bapak Pringgo Widyo L, ST, MT

selaku dosen penguji. Terimakasih atas kritik dan saran yang sangat

bermanfaat bagi perbaikan Laporan Tugas Akhir ini.

6. Seluruh Dosen Teknik Industri UNS. Terimaksih atas ilmu, inspirasi dan

bimbingan sehingga membawa penulis sampai pada titik ini.

7. Puput Wahyu Andreadi, ST, yang dengan segenap kesabarannya membantu,

memberi dukungan, semangat, doa, kasih sayang dan inspirasi yang besar

kepada penulis.

8. Seluruh staff Bagian Perlengkapan UNS Fakultas, unit kerja maupun pusat,

terimakasih banyak atas bantuan yang diberikan kepada penulis dalam

mendapatkan data yang dibutuhkan.


commit to user

v

9. Ibu Yayuk, Ibu Rina, Mbak Tuti, Bapak Agus, Terimakasih atas bantuan serta

pelayanan yang telah diberikan kepada Penulis selama menjadi mahasiswa TI

UNS.

10. Bapak Ir. Agus Supriyadi, Bapak Sujarwo SE, MM., Ibu Umi H, ST., Mbak

Ika, dan Mas Arif, sebagai keluarga baru di Unit Layanan Pengadaan (ULP)

UNS, terimakasih atas segala dukungan, bimbingan, pengalaman yang sangat

berharga yang telah diberikan kepada penulis.

11. Teman-temanku Alfan Z, Ayu P, Raga C, Ani F, Nandi, Dhonny P, dll.

Terimakasih atas semua bantuan yang diberikan, dukungan, dan doa kalian.

12. Teman-teman angkatan 2008 kelas A maupun B, terima kasih atas

persahabatan dan dukungannya selama ini. Sampai bertemu kembali dipuncak

kesuksesan.

13. Mas Abi, Mbak Ragil, Mbak Nancy, Mbak Anita terimakasih atas

bantuannya kepada penulis dalam mengolah data laporan Tugas Akhir ini.

14. Teman-teman kos Kumala Dewi dan kos ‘Kiki&Yenny’ terimakasih telah

menjadi teman saat mengalami kesulitan dan untuk semangat serta keceriaan

yang kalian berikan.

15. Adik-adik tingkat 2009-2012, terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya.

16. Serta seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih

banyak atas segala bantuan dan doa yang telah diberikan.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih

banyak mengalami kekurangan, hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan

yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan berbagai

masukan maupun kritikan yang dapat memperbaiki kekurangan dalam Laporan

Tugas Akhir ini. Semoga bermanfaat bagi pembaca.

Surakarta, 17 Oktober 2012

Penulis


commit to user

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................... ....... i

ABSTRAK ................................................................................................... ....... ii

ABSTRACT................................................................................................. ....... iii

KATA PENGANTAR................................................................................. ....... iv

DAFTAR ISI................................................................................................ ...... v

DAFTAR GAMBAR................................................................................... ...... ix

DAFTAR TABEL ....................................................................................... …. x

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ............................................................................... I-1

1.2 Perumusan Masalah ....................................................................... I-3

1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................... I-4

1.4 Manfaat Penelitian ......................................................................... I-4

1.5 Batasan Masalah............................................................................. I-4

1.6 Asumsi ........................................................................................... I-5

1.7 Sistematika Penulisan .................................................................... I-5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Umum Unit Layanan Pengadaan ...................................II-1

2.1.1 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.....................................II-1

2.1.2 Profil Unit Layanan Pengadaan (ULP) UNS .......................II-3

2.1.3 Kontrak Pengadaan Bersama ...............................................II-4

2.2 Landasan Teori..............................................................................II-5

2.2.1 Supply Chain Managememt .................................................II-5

2.2.2 Peramalan.............................................................................II-6

2.2.2.1 Metode-Metode Peramalan ......................................II-6

2.2.3 Persediaan ............................................................................II-8

2.2.3.1 Biaya-Biaya Persediaan .........................................II-10

2.2.4 Safety Stock dalam Supply Chain .......................................II-10

2.2.5 Influence Diagram .............................................................II-14

2.2.6 Sistem.................................................................................II-15

2.2.7 Permodelan Sistem.............................................................II-15


commit to user

vii

2.2.8 Model Matematis ...............................................................II-16

2.2.9 Program Linier (Linear Programming) .............................II-17

2.2.9.1 Model Umum Program Linier................................II-17

2.2.9.2 Asumsi-Asumsi Program Linier ............................II-18

2.2.9.3 Komponen Model Program Linier .........................II-19

2.2.10 Model Referensi ...............................................................II-19

2.2.10.1 Model Oktyajati (2010)........................................II-20

2.2.11 Solusi Program Linier .....................................................II-22

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Tahap Identifikasi Masalah ..........................................................III-2

3.1.1 Mulai ...................................................................................III-2

3.1.2 Observasi Awal Dan Studi Pustaka.....................................III-2

3.1.3 Perumusan Masalah ............................................................III-2

3.1.4 Penetapan Tujuan dan Manfaat ...........................................III-2

3.2 Tahap Pengembangan Model.......................................................III-3

3.2.1 Pengumpulan Data ..............................................................III-4

3.2.2 Pengembangan Model.........................................................III-4

3.2.2.1 Karakteristik Sistem................................................III-4

3.2.2.2 Penentuan Variable-variable yang Mempengaruhi Total

Biaya Pengadaan .....................................................III-4

3.2.2.3 Pengembangan Model Penentuan Jumlah alokasi

Kertas ......................................................................III-4

3.2.2.4 Penentuan Biaya Pengadaan dan Biaya Persediaan III-4

3.2.2.5 Penentuan Kebutuhan Jumlah Alokasi kertas .........III-4

3.2.2.6 Verifikasi Model Non Linier Programming ...........III-5

3.3 Tahap Analisis Dan Interpretasi Hasil .........................................III-6

3.4 Tahap Kesimpulan Dan Saran......................................................III-6

3.4.1 Kesimpulan .........................................................................III-6

3.4.2 Saran....................................................................................III-6

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1 Karakteristik Sistem.................................................................... IV-1

4.2 Penentuan Variable-variabel Total Biaya Pengadaan ................ IV-3


commit to user

viii

4.3 Perumusan Model Penentuan Jumlah Alokasi Kertas ................ IV-4

4.3.1 Penentuan Fungsi Tujuan................................................... IV-6

4.3.2 Penentuan Fungsi Pembatas (Constrains).......................... IV-7

4.3.3 Model Matematis Secara Keseluruhan............................... IV-8

4.4 Penentuan Parameter Model ....................................................... IV-9

4.4.1 Penentuan Biaya Pengadaan Kertas ................................. IV-11

4.4.2 Penentuan Biaya Persediaan ............................................ IV-12

4.4.3 Penentuan Safety stock ..................................................... IV-13

4.5 Optimisasi Penentuan Kebutuhan Jumlah Alokasi Kertas dengan ....

Model Program Linear .............................................................. IV-19

4.6 Penentuan Parameter Model ..................................................... IV-22

4.7 Penentuan Parameter Model ..................................................... IV-26

4.7.1 Verifikasi Internal ........................................................... IV-26

4.7.2 Perhitungann Manual ....................................................... IV-29

BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

5.1 Validasi Model ..............................................................................V-1

5.2 Analisis Penentuan Alokasi ..........................................................V-1

5.3 Analisis Hasil Forecasting............................................................V-2

5.4 Analisis Penentuan Safety Stock...................................................V-3

5.5 Analisis Hasil Penentuan Alokasi Kertas......................................V-3

5.6 Analisis Biaya Pembelian Pengadaan Kertas................................V-4

5.7 Analisis Sensitivitas ......................................................................V-7

5.8 Analisis Implementasi Konsep Kontrak Pengadaan Bersama ....V-12

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan ................................................................................. VI-1

6.2 Saran............................................................................................ VI-1

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... x

LAMPIRAN........................................................................................................ xi


commit to user

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

Gambar 2.2

Gambar 2.3

Gambar 3.1

Gambar 4.1

Gambar 4.2

Gambar 4.3

Gambar 4.4

Gambar 4.5

Gambar 5.1

Gambar 5.2

Gambar 5.3

Gambar 5.4

Gambar 5.5

Gambar 5.6

Gambar 5.7

Gambar 5.8

Struktur Organisasi ULP UNS …………………………

Pola Data Time Series……………………………………

Kaidah diagram dalam influence diagram ………………

Diagram alir metodologi penelitian………………………

Gambaran Sistem Pengadaan ATK awal (pengadaan

secara terpisah-pisah) ……………………………………

Gambaran Sistem Pengadaan ATK usulan dengan

pendekatan konsep pengadaan terkonsolidasi……………

Influence diagram…………………………………………

Hasil Plotting Forecasting ………………………………

Input Nama Tabel…………………………………………

Perbandingan Total biaya…………………………………

Grafik perubahan jumlah permintaan terhadap biaya

pembelian…………………………………………………

Grafik perubahan jumlah permintaan terhadap total biaya

pengadaan…………………………………………………

Grafik perubahan jumlah permintaan terhadap biaya

persediaan………………………………………………….

Grafik uji model terhadap biaya persediaan………………

Grafik penurunan jumlah permintaan terhadap biaya

pembelian…………………………………………………

Grafik perubahan penurunan jumlah permintaan terhadap

biaya persediaan …………………………………………

Grafik perubahan penurunan jumlah permintaan terhadap

biaya pembelian …………………………………………

II-4

II-7

II-14

III-1

IV-1

IV-2

IV-4

IV-15

IV-20

V-7

V-9

V-9

V-9

V-10

V-11

V-11

V-11


commit to user

x

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1

Tabel 4.1

Tabel 4.2

Tabel 4.3

Tabel 4.4

Tabel 4.5

Tabel 4.6

Tabel 4.7

Tabel 4.8

Tabel 4.9

Tabel 4.10

Tabel 4.11

Tabel 4.12

Tabel 4.13

Tabel 4.14

Tabel 4.15

Tabel 4.16

Tabel 5.1

Tabel 5.2

Tabel 5.3

Tabel 5.4

Tabel 5.5

Pemilihan Teknik Peramalan……………………………………

Data harga penawaran kertas dari penyedia barang ……………

Data Kapasitas simpan gudang…………………………………

Rekapitulasi data biaya listrik …………………………………

Safety Stock ……………………………………………………

Nilai MAD dari beberapa metode forecast ……………………

Hasil output perhitungan peramalan menggunakan software

winQSB…………………………………………………………

Perhitungan forecasting menggunakan software winQSB ……

Hasil peramalan permintaan kebutuhan kertas …………………

Matrix Data ……………………………………………………

Jumlah alokasi untuk HVS 60 gr ………………………………

Jumlah alokasi HVS 70 gr………………………………………

Jumlah alokasi HVS kuarto A4…………………………………

Jumlah alokasi Kertas Buram …………………………………

Jumlah Alokasi Kertas HVS 80 gr ……………………………

Jumlah Alokasi Kertas Garis Double Folio……………………

Jumlah persediaan ……………………………………………

Total Pengiriman dari supplier…………………………………

Pembelian Kertas disetiap unit kerja tahun 2011 dengan sistem

mandiri/terpisah-pisah …………………………………………

Pembelian tahun 2011 dengan menggunakan simulasi sistem

kontrak pengadaan bersama ……………………………………

Persentase kenaikan jumlah permintaan terhadap perubahan

biaya ……………………………………………………………

Persentase penurunan jumlah permintaan terhadap perubahan

biaya ……………………………………………………………

II-8

IV-9

IV-11

IV-12

IV-13

IV-14

IV-14

IV-15

IV-16

IV-19

IV-22

IV-23

IV-23

IV-23

IV-23

IV-24

IV-25

V-4

V-5

V-6

V-7

V-10


commit to user

I-1

BAB IPENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, pembatasan masalah dalam penelitian,

asumsi yang digunakan, serta sistematika penulisan.

1.1 LATAR BELAKANG

Pengadaan barang/jasa merupakan instrumen penting dalam mendapatkan

barang/jasa yang dibutuhkan pemerintah dalam rangka menunjang

penyelenggaraan negara. Menurut Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah (2010), terdapat tujuh prinsip proses pengadaan barang/jasa, yaitu

efisiensi, efektif, transparan, aktuntabel, bersaing, terbuka, dan tidak diskriminatif.

Peran bagian pengadaan juga tidak lain adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan

akan barang dan jasa sesuai dengan kualitas, jumlah, waktu, tempat, harga dan

sumber yang tepat.

Universitas Sebelas Maret (UNS) merupakan perguruan tinggi negeri yang

berstatus Badan Layanan Umum (BLU), dimana kegiatan pengadaan

barang/jasanya diatur oleh Peraturan Presiden Republik Indonesia No.54 tahun

2010 (Peppres 54/2010). Pada tahun 2012 ini, UNS meresmikan pembentukan

Unit Layanan Pengadaan (ULP), sesuai dengan Peppres 54/2010 Pasal 14, dimana

Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I)

diwajibkan mempunyai ULP yang dapat memberikan pelayanan atau pembinaan

dibidang Pengadaan Barang/Jasa. ULP merupakan unit organisasi pemerintah

yang bersifat struktural maupun non struktural yang bertugas untuk menangani

pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara terintegrasi dan terpadu

(LKPP, 2009). ULP juga menjamin adanya standarisasi harga untuk barang/jasa

dalam penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan standarisasi dokumen

pengadaan sesuai Pepres 54/2010. Dengan demikian, kedepannya ULP

diharapkan menjamin pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara lebih efektif dan

efisien.

Sistem kegiatan pengadaan barang/jasa di lingkup unit kerja UNS selama

ini dilakukan dengan dua bentuk yaitu terpusat dan tidak terpusat (mandiri).


commit to user

I-2

Pengadaan terpusat yakni pengadaan yang dilakukan oleh unit-unit kerja yang

segala pemenuhan kebutuhannya dilaksanakan oleh pengadaan ditingkat

universitas, antara lain unit kerja LPPM, LPP dan semua Unit Pelayanan Terpadu

(UPT) dan UPTP2B. Sedangkan pengadaan secara mandiri atau tidak terpusat

merupakan pengadaan yang terlepas dari induk pengadaan universitas dan

ditangani oleh bagian perlengkapan ditiap unit kerjanya. Unit-unit kerja tersebut

meliputi sembilan fakultas, Program Pascasarjana, dan UNS Medical Center.

Adapun barang-barang yang sering dilakukan pengadaannya oleh bagian

perlengkapan masing-masing unit kerja antara lain unit alat tulis kantor (ATK),

alat keperluan kebersihan kantor dan lain sebagainya. Proses pengadaannya

dilaksanakan dengan dua cara yaitu pengadaan langsung dan pembelian langsung.

Kegiatan pengadaan barang dengan sistem terpisah-pisah ditiap unit kerja

seperti ini, tentulah mempunyai beberapa kelemahan diantaranya dapat terjadi

ketidakefisienan karena biaya pengadaan barang/jasa yang harus dikeluarkan

ditiap unit kerja, sulitnya melakukan pembinaan sumber daya manusia dan tidak

ada keseragaman sistem atau metode dalam melayani penyedia barang/jasa.

Beberapa tahun terakhir ini, telah diperkenalkan kajian sistem terbaru

dalam dunia pengadaan barang/jasa, yaitu kontrak pengadaan bersama

(consolidated procurement). Model pengadaan terkonsolidasi yaitu penggabungan

order guna membentuk jumlah permintaan yang lebih besar sehingga

memungkinkan terjadinya pengurangan biaya (Bahri, 2009). Hal ini tentunya

dapat berdampak positif dalam kegiatan pengadaan barang yaitu lebih efektif dan

efisien. Bersamaan dengan didirikannya ULP, maka sistem pengadaan bersama

diharapkan dapat terwujud di lingkup pengadaan UNS agar tujuan pengadaan

yang efektif dan efisien dapat benar-benar terlaksana.

Namun, apabila proses pengadaannya terintegrasi oleh Unit Layanan

Pengadaan akan dilaksanakan, maka perlu diketahui terlebih dahulu data

kebutuhan total barang untuk tiap unit kerja. Hal ini dimaksudkan agar

perhitungan jumlah dalam melakukan perencanaan pengadaan barang tersebut

dapat benar-benar tepat. Dengan demikian diperlukan sebuah model optimisasi

penentuan jumlah alokasi barang disetiap unit kerja.


commit to user

I-3

Barang habis pakai seperti alat tulis kantor atau ATK merupakan barang

yang paling sering dilakukan pengadaannya oleh tiap unit kerja. Menurut data

pangadaan barang sepanjang tahun 2011, sebagai contoh studi awal dilapangan,

alat tulis kantor khususnya jenis kertas di Fakultas Teknik mempunyai data

pembelian tertinggi, yaitu 46% dari total jumlah anggaran yang digunakan untuk

mengadakan barang habis pakai. Kertas merupakan salah satu kebutuhan logistik

disebuah instansi yang keberadaannya sangat vital karena digunakan sebagai

bahan pembuatan dokumen dan untuk kepentingan operasional yang lainnya. Dari

keterangan diatas dapat diartikan pula bahwa konsumsi kertas sangatlah banyak

dan anggaran yang digunakan untuk mengadakan barang tersebut juga tidak

sedikit.

Penyelesaian masalah penentuan alokasi kertas menggunakan pendekatan

ananlitis dengan menggunakan sebagian model dari Sutopo dkk (2012). Model yang

dikembangkan Sutopo dkk (2012) bertujuan untuk meminimasi total biaya

pengadaan, biaya simpan, serta biaya pembelian. Model tersebut dapat dijadikan

acuan karena memiliki kemiripan dengan kasus yang akan diselesaikan dalam

penelitian ini, sehingga dapat dijadikan dasar membuat model penentuan

kebutuhan jumlah alokasi kertas.

Penelitian ini mengkaji ATK jenis kertas, merujuk pada keterangan

sebelumnya yaitu barang yang paling banyak pemakaiannya. Pada penelitian ini

akan dibuat model optimisasi tersebut. Optimisasi penentuan kebutuhan jumlah

alokasi dari pemasok ke tiap unit kerja dapat dicapai dengan memformulasikan

sistem ke dalam model optimisasi dengan memasukkan variabel-variabel biaya

pengadaan barang dan biaya simpan. Kriteria kinerja penentuan kebutuhan jumlah

alokasi kertas dapat diukur dengan minimasi biaya. Dengan demikian, diharapkan

model optimisasi dapat membantu ULP dalam melakukan efisiensi pengadaan

barang.

1.2 PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah yang dihadapi, maka perumusan

masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat model optimisasi


commit to user

I-4

penentuan jumlah alokasi kertas dan stok level permintaan ke setiap unit kerja

untuk meminimasi total biaya pengadaan.

1.3 TUJUAN PENELITIAN

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :

1. Menghasilkan model optimisasi penentuan jumlah alokasi kertas dan

jumlah persediaan setiap unit kerja untuk meminimasi total biaya

pengadaan.

2. Menentukan jumlah alokasi kertas dan stok level persediaan pada masing-

masing unit kerja di Universitas Sebelas Maret.

1.4 MANFAAT PENELITIAN

Manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Universitas memiliki perencanaan strategis dalam kebijakan penentuan

kebutuhan jumlah alokasi kertas untuk tiap unit kerja.

2. Mengetahui efisiensi biaya yang didapat dari Kontrak Pengadaan Bersama

(Consolidated Procurement).

3. Memberikan studi ilmiah tentang Kontrak Pengadaan Bersama

(Consolidated Procurement).

1.5 BATASAN MASALAH

Batasan masalah berfungsi untuk membatasi penelitian agar tidak terlalu

luas dan memperjelas objek penelitian yang akan dilakukan. Batasan masalah

yang digunakan sebagai berikut :

1. Produk yang diteliti adalah ATK jenis kertas, yaitu kertas HVS F4 60 gram,

kertas HVS F4 70 gram, kertas HVS F4 80 gram, kertas HVS A4, kertas

buram, dan kertas garis double folio.

2. Kertas yang digunakan dalam satuan rim.

3. Data konsumsi rutin kertas tahun 2010-2011 digunakan sebagai dasar

peramalan permintaan dalam menentukan perencanaan kebutuhan jumlah

alokasi kertas.

4. Data harga penawaran rekanan yang digunakan adalah data tahun 2011.


commit to user

I-5

5. Unit kerja yang dilibatkan adalah unit kerja yang melakukan pengadaan

secara mandiri, tidak mengikuti pusat.

6. Biaya transportasi tidak diperhitungkan.

1.6 ASUMSI

Asumsi-asumsi yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Pemasok siap mengirim barang pada jumlah dan waktu yang telah

ditentukan.

2. Barang yang dikirim selalu dalam keadaan baik.

3. Biaya simpan dihitung berdasarkan pendekatan kuantitatif.

4. Barang dianggap memiliki standar kualitas yang sama.

1.7 SISTEMATIKA PENULISAN

Sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan laporan tugas akhir

ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan latar belakang mengenai permasalahan yang akan

dibahas, perumusan masalah yang diangkat, tujuan dan manfaat yang

ingin dicapai, serta batasan masalah dan asumsi yang digunakan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Berisikan landasan teori yang merupakan penjelasan secara terperinci

mengenai teori-teori yang digunakan, sebagai landasan pemecahan

masalah, serta memberikan penjelasan secara garis besar metode yang

digunakan oleh Penulis sebagai kerangka pemecahan masalah. Tinjauan

pustaka ini diambil dari berbagai sumber.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini merupakan gambaran terstruktur tahap demi tahap proses

pelaksanaan penelitian yang digambarkan dalam bentuk flowchart dan

tiap tahapnya diberi penjelasan.

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Bab ini menguraikan data-data yang diperlukan untuk penyelesaian masalah

dan cara pengolahan data yang dilakukan untuk mencapai tujuan penelitian.


commit to user

I-6

BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

Bab ini berisi analisis dan interpretasi hasil pengolahan data sesuai

permasalahan yang dirumuskan.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dari permasalahan yang dibahas dan saran-

saran yang berkaitan dengan permasalahan yang ada.


commit to user

II-1

BAB IITINJAUAN PUSTAKA

Bab ini membahas mengenai gambaran umum Unit Layanan Pengadaan.

yang merupakan tempat peneliti mengamati sistem berlangsung didalamnya dan

dasar teori mengenai topik yang dilakukan dalam melaksanakan penelitian.

2.1 TINJAUAN UMUM PENGADAAN

2.1.1 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan

Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh

Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang

prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh

kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa (Perpres 54, 2010). Terdapat sejumlah

prinsip yang harus dijadikan dasar dalam melaksanakan proses pengadaan

barang/jasa, antara lain:

1. Efisien.

Efisiensi pengadaan diukur terhadap seberapa besar upaya yang dilakukan

untuk memperoleh Barang/Jasa dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan. Upaya

yang dimaksud mencakup dana dan daya yang dikeluarkan untuk memperoleh

Barang/Jasa.

2. Efektif.

Efektifitas pengadaan diukur terhadap seberapa jauh Barang/Jasa yang

diperoleh dari proses pengadaan dapat mencapai spesifikasi yang sudah

ditetapkan.

3. Transparan.

Bagaimana proses pengadaan Barang/Jasa dilakukan dapat diketahui secara

luas. Proses yang dimaksud meliputi dasar hukum, ketentuanketentuan, tata cara,

mekanisme, aturan main, sepsifikasi barang/jasa, dan semua hal yang terkait

dengan bagaimana proses pengadaan barang/jasa dilakukan.

4. Terbuka.

Berarti Pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia

Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria yang ditetapkan sesuai ketentuan


commit to user

II-2

yang berlaku. Setiap penyedia yang memenuhi syarat dapat dengan mudah

mendapatkan informasi tentang prosedur yang jelas untuk mengikuti

lelang/seleksi.

5. Bersaing.

Proses pengadaan barang dapat menciptakan iklim atau suasana persaingan

yang sehat di antara para penyedia barang/jasa, tidak ada intervensi yang dapat

mengganggu mekanisme pasar, sehingga dapat menarik minat sebanyak mungkin

penyedia barang/jasa untuk mengikuti lelang/seleksi yang pada gilirannya dapat

diharapkan untuk dapat memperoleh barang/jasa dengan kualitas yang maksimal.

6. Adil/tidak diskriminatif.

Berarti proses pengadaan dapat memberikan perlakuan yang sama bagi semua

calon Penyedia Barang/ Jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan

kepada pihak tertentu, kecuali diatur dalam peraturan ini.

7. Akuntabel.

Berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan

Pengadaan Barang/Jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Berikut ini adalah beberapa pengertian dan istilah yang tercantum pada

Perpres 54, 2010 Pasal 1:

1). Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya, yang

selanjutnya disebut K/L/D/I adalah instansi/institusi yang menggunakan

Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan/atau Anggaran

Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).

2). Pengguna Barang/Jasa adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan

Barang dan/atau Jasa milik Negara/Daerah di masing-masing K/L/D/I.

3). Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya

disebut LKPP adalah lembaga Pemerintah yang bertugas mengembangkan

dan merumuskan kebijakan Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud

dalam Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga

Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

4). Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat

yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.


commit to user

II-3

5). Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi

pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I

yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang

sudah ada.

6). Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian

Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.

7). Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/ pejabat yang

ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil

pekerjaan.

8). Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang

menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

9). Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat

Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para

pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

10.) Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disebut Kontrak adalah

perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa atau pelaksana

Swakelola.

11). Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh

semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi

syarat.

2.1.2 Profil Unit Layanan Pengadaan Universitas Sebelas Maret (ULP

UNS)

ULP merupakan unit organisasi pemerintah yang bersifat struktural

maupun non struktural yang bertugas untuk menangani pekerjaan pengadaan

barang/jasa pemerintah secara terintegrasi dan terpadu (LKPP, 2009). Berikut

adalah undang-undang yang mengatur tentang ULP Peppres RI No. 54 Tahun

2010.

ULP UNS adalah unit organisasi Universitas Sebelas Maret yang

berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di Universitas Sebelas Maret.

ULP UNS dibentuk dengan Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret No.


commit to user

II-4

550/UN27/OT/2011 tanggal 12 Desember 2011. Pasal-pasal yang menerangkan

tugas dan kewenangan ULP adalah Pasal 14 sampai dengan Pasal 17 dapat dilihat

pada Lampiran 1. Adapun struktur organisasi ULP UNS terdapat pada

Gambar 3.4 .

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ULP UNS

2.1.3 Kontrak Pengadaan Bersama (Consolidated Procurement)

Kontrak Pengadaan Bersama telah diatur didalan Perpres No. 54 Tahun

2010 Pasal 53 (2). Kontrak Pengadaan Bersama merupakan Kontrak antara

beberapa PPK dengan 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa untuk menyelesaikan

pekerjaan dalam waktu tertentu, sesuai dengan kebutuhan masing-masing PPK

yang menandatangani Kontrak.

Kontrak Pengadaan Bersama diadakan dalam rangka pelaksanaan

Pengadaan Barang/Jasa yang sumber pendanaannya berasal dari beberapa K/L/D/I

(co-financing) oleh beberapa PPK dengan sumber dana yang berbeda (APBN-

APBN, APBD-APBD, APBN-APBD). Penjelasan mengenai tanggung jawab dan

pembagian beban anggaran diatur dalam Kontrak sesuai dengan karakteristik

pekerjaan. Kontrak Pengadaan Bersama dimaksudkan untuk meningkatkan

efisiensi pelaksanaan maupun anggaran, contohnya adalah pengadaan ATK, obat,

peralatan kantor, komputer (Penjelasan Perpres 54, 2010).

Model pengadaan terkonsolidasi sendiri merupakan penggabungan order

guna membentuk jumlah permintaan yang lebih besar sehingga memungkinkan

terjadinya pengurangan biaya (Bahri, 2009). Dalam International handbook of

Public Procurement, ada beberapa keuntungan dari pengadaan yang

terkonsolidasi:


commit to user

II-5

1. Meminimasi duplikasi pekerjaan pengadaan dengan koordinasi terpusat

2. Menghindari praktek pengadaan serampangan dan memaksimalkan

efisiensi karena dilaksanakan oleh pejabat pengadaan dengan pelatihan

profesional dan keahlian lebih baik dibandingkan dengan manajer

departemen atau manajer operasional dimana pekerjaan pengadaan

merupakan tanggung jawab sekunder mereka.

3. Menghemat waktu manajer operasional sehingga mereka dapat fokus pada

tanggung jawab inti mereka

4. Menurunkan biaya transaksi secara keseluruhan karena konsolidasi

pemesanan.

5. Mencapai diskon volume melalui konsolidasi pengadaan.

6. Mengurangi biaya pengiriman dan penanganan melalui konsolidasi

pengiriman.

7. Menerima harga yang lebih baik dan layanan lebih baik oleh pemasok

karena penjualan, pengiriman, dan biaya faktur dikurangi.

8. Mengakibatkan kontrol persediaan lebih efesiensi karena staf gudang

dapat dengan mudah mengetahui tingkat stok, pemakaian bahan, lead time,

dan harga.

9. Memfasilitasi kontrol pengadaan dan akuntabilitas.

2.2 LANDASAN TEORI

Landasan teori dan konsep yang digunakan dalam penelitian, sebagai

landasan dan dasar pemikiran untuk membahas serta menganalisis permasalahan

yang ada.

2.2.1 Supply Chain Management

Supply chain management adalah seperangkat pendekatan yang digunakan

untuk mengintegrasikan supplier, pabrik, gudang, dan retailer sehingga barang

yang diproduksi dapat didistribusikan dalam jumlah, waktu, dan lokasi yang tepat

untuk meminimasi biaya keseluruhan dan meningkatkan pelayanan konsumen

(Simchi-Levi, 2003). Supply chain merupakan seluruh bagian yang terlibat secara

langsung maupun tidak langsung dalam memenuhi kebutuhan konsumen.


commit to user

II-6

Kesuksesan supply chain management memerlukan beberapa keputusan

yang berkaitan dengan aliran informasi, produk, dan biaya. Keputusan-keputusan

tersebut menurut Chopra dan Meindl (2004) dibagi dalam tiga kategori tergantung

pada frekuensi dan waktu, keputusan tersebut adalah:

1. Strategi atau desain supply chain

Pada fase ini, perusahaan memutuskan struktur supply chain untuk

beberapa tahun mendatang dan proses yang akan dilakukan pada setiap

stage (tingkatan). Keputusan strategi meliputi lokasi dan kapasitas

fasilitas, produk yang akan dibuat atau disimpan, moda transportasi yang

digunakan, dan sistem informasi yang diterapkan.

2. Perencanan supply chain

Pada fase ini, keputusan dibuat untuk beberapa bulan hingga satu tahun.

Keputusan perencanaan meliputi pasar mana yang akan disuplai dan lokasi

mana, rencana penambahan inventori, sub kontrak dan lokasi cadangan,

kebijakan inventori, dan promosi.

3. Operasional supply chain

Pada fase ini perusahaan mengalokasikan persediaan atau produksi,

menetapkan jatuh tempo, mengontrol data di gudang, dan jadwal

pengiriman.

2.2.2 Peramalan

Aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha

memperkirakan penjualan dan penggunaan produk sehingga produk-produk

tersebut dapat dibuat dengan kuantitas yang tepat. Dengan demikian peramalan

merupakan suatu dugaan terhadap permintaan yang akan datang berdasarkan pada

variabel peramal, biasanya berdasarkan deret waktu historis (Gaspersz, 2001).

2.2.2.1 Metode-Metode Peramalan

Metode peramalan kuantitatif dapat digolongkan pada dua bagian, yaitu

(Gaspersz, 2001) :

1. Teknik deret berkala (time series), yaitu memperlakukan proses untuk

memperoleh output/ taksiran sebagai sistem yang tidak bisa diketahui

(black box) dan tidak perlu dilakukan usaha untuk menelusurinya.

Berdasar pola datanya, metode time series terdiri dari empat tipe yaitu :


commit to user

II-7

pola stasioner, musiman (seasonal), siklis, dan tren. Gambar 2.5

merupakan gambar dari masing-masing pola data time series.

Gambar 2.2 Pola data time seriesSumber : Vincent Gaspersz, 2001

Keterangan gambar :

• Pola data stationer (horizontal)

Suatu data runtut waktu yang bersifat stationer atau horizontal, dimana

serial data nilai rata-ratanya tidak berubah sepanjang waktu (data

berfluktuasi konstan pada nilai tertentu).

• Pola data musiman

Suatu data runtut waktu yang bersifat musiman, dimana data mempunyai

perubahan yang berulang (sekumpulan data dipengaruhi faktor musiman).

• Pola data siklis

Suatu data yang dipengaruhi fluktuasi ekonomi jangka panjang.

• Pola data tren

Suatu data runtut waktu yang bersifat tren. Suatu data runtut waktu

dikatakan mempunyai trend jika nilai harapannya beubah sepanjang waktu

sehingga data tersebut diharapkan akan meningkat atau menurun selama

periode dimana peramalan diinginkan.

• Teknik kausal (explanatory), yaitu menganggap taksiran mempunyai

hubungan sebab akibat dengan input dalam sistem.

Pola data stationer Pola data musiman

Pola data siklis Pola data tren


commit to user

II-8

Tabel 2.1 Pemilihan Teknik Peramalan

2.2.3 Persediaan

Persediaan adalah suatu bahan atau barang yang disimpan yang akan

digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau

perakitan, untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu peralatan atau


commit to user

II-9

mesin (Herjanto, 1999). Sebagai salah satu aset penting dalam perusahaan karena

mempunyai nilai yang cukup besar dan mempunyai pengaruh terhadap besar

kecilnya biaya operasi perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan suatu

kegiatan penting yang mendapat perhatian khusus dari manajemen perusahaan.

Penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut :

1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu

barang tidak dapat terpenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia

sebelumnya. Untuk menyiapkan barang ini, diperlukan waktu untuk

pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang

sulit dihindarkan.

2. Keinginan untuk meredam ketidakpastian (uncertainty). Ketidakpastian

terjadi akibat permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah

maupun kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan

antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time)

yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat

dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan

persediaan.

3. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan

besar dari kenaikan harga di masa mendatang.

Fungsi persediaan menurut Herjanto (1999) mulai dari bentuk bahan

mentah sampai barang jadi adalah sebagai berikut :

1. Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang atau bahan.

2. Menghilangkan risiko material yang dipesan tidak baik sehingga harus

dikambalikan.

3. Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang atau bahan.

4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga

perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan itu tidak tersedia dipasaran.

5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan sebaik-baiknya, missal

memberikan jaminan ketersediaan barang yang dibutuhkan oleh pelanggan

(High Availability Product).

6. Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan

atau penjualnya.


commit to user

II-10

2.2.3.1 Biaya-Biaya Persediaan

Menurut Herjanto (1999) unsur biaya yang terdapat dalam persediaan

dapat digolongkan menjadi tiga antara lain, sebagai berikut :

1. Biaya pemesanan

Biaya pemesanan (ordering cost, procurement cost) adalah biaya yang

dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan/barang sejak

dari penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang. Biaya

pemesanan ini meliputi semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka

mengadakan pemesanan tersebut, yang dapat mencakup biaya administrasi

dan penempatan pesanan, biaya pemilihan vendor atau pemasok, biaya

pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan biaya

pemeriksaan barang. Biaya pemesanan tidak tergantung dari jumlah yang

dipesan, tetapi tergantung dari berapa kali pesanan dilakukan (Herjanto,

1999).

2. Biaya simpan

Biaya penyimpanan (carrying cost, holding cost) adalah biaya yang

dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang. Yang

termasuk biaya ini antara lain biaya sewa gedung, biaya administrasi

pergudangan, gaji pelaksana pergudangan, biaya listrik, biaya modal yang

tertanam dalam persediaan, biaya asuransi ataupun biaya kerusakan,

kehilangan atau penyusutan barang selama dalam penyimpanan (Herjanto,

1999).

3. Biaya kekurangan persediaan.

Biaya kekurangan persediaan (shortage cost, stock out cost) adalah biaya

yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada waktu yang

diperlukan. Biaya kekurangan persediaan ini pada dasarnya bukan biaya

nyata (riil), melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan (Herjanto,

1999)

2.2.4 Safety Stock dalam Supply Chain

Safety inventory atau safety stock adalah inventori yang dikelola

perusahaan untuk pemenuhan permintaaan yang jumlahnya melebihi peramalan


commit to user

II-11

pada suatu periode tertentu (Chopra dan Meindl, 2004). Safety inventory ada

karena ketidak pastian peramalan permintaan dan kekurangan produk karena

permintaan aktual melebihi peramalan permintaan. Dalam merencanakan safety

inventory harus dipertimbangkan berbagai hal karena dengan meningkatkan level

safety inventory berarti juga terjadi peningkatan biaya simpan. Dampak positif

dari meningkatkan level safety inventory yaitu meningkatnya ketersediaan produk

untuk memenuhi permintaan konsumen. Level safety inventory harus ditentukan

dengan tepat sehingga dapat dihasilkan biaya simpan yang minimal namun tidak

terjadi stockout (kekurangan produk)

Menurut Chopra dan Meindl (2004) level safety inventory yang tepat

ditentukan oleh dua faktor yaitu ketidakpastian permintaan dan supply serta

tingkat ketersediaan produk yang diinginkan. Sejalan dengan ketidakpastian

permintaan dan supply maka kebutuhan akan level safety inventory juga

meningkat. Level safety inventory juga meningkat sejalan dengan peningkatan

level ketersediaan produk yang diinginkan.

Menurut Chopra dan Meindl (2004) dalam mengelola ketidakpastian dalam

supply chain dengan safety inventory ada beberapa hal yang perlu diperhatikan

yaitu:

1. Dampak ketidakpastian supply terhadap safety inventory,

Pembahasan difokuskan pada situasi dengan ketidakpastian permintaan dalam

bentuk error peramalan. Saat merencanakan tingkat inventori, ketidakpastian

permintaan juga harus dimasukkan ke dalam perhitungan perencanaan. Di lain

pihak, supplier mungkin tidak dapat mengirimkan permintaan perusahaan

tepat waktu karena berbagai alasan. Stockout produk terjadi saat permintaan

selama lead time melebihi Re Order Point (ROP) sehingga perlu

diidentifikasikan distribusi permintaan selama lead time. Jika lead time dan

permintaan periodic tidak pasti, permintaan selama lead time berdistribusi

normal dengan mean DL dan standar deviasi σL, maka :


commit to user

II-12

DL = D L dan σL 222 SlDDL += ………………...………….(2.1)

keterangan

D : rata-rata permintaan tiap periode

σD : standar deviasi permintaan tiap periode

L : rata-rata lead time

SL : standar deviasi lead time

2. Dampak agregasi terhadap safety inventory,

Dalam supply chain kadang ditemui berbagai tingkat agregasi inventori. Yang

akan dibahas yaitu bagaimanakah supply chain memanfaatkan agregasi

inventori untuk mengurangi tingkat kebutuhan safety inventory tanpa

menganggu product availability. Jika permintaan agregat berdistribusi normal

dengan mean DC , standar deviasi permintaan agregat σc dan variansi adalah

var(Dc) diperoleh :

Dc = ∑=

k

ij

Di ……………………………………………….…..………(2.2)

var(Dc) = ∑=

k

i

i1

2 + 2 ∑> ji

ji ),cov( ……………………………......…..(2.3)

σc = )(var Dc ………………………………………………...........(2.4)

Cov(i,j) = ρij σi σj

keterangan :

Di : mean permintaan per periode

i : 1,2,…..k

cov(i,j) : kovarian permintaan per periode

ρij : koefisien korelasi

Jika permintaan bersifat independent, koefisien korelasi dan kovarian bernilai

0. Sehingga diperoleh variansi dan standar deviasi dari permintaan agregat

dengan persamaan berikut :

Var (Dc) = ∑=

k

i

i1

2 …………………………………………………....(2.5)


commit to user

II-13

σc = )(var Dc = ∑=

k

i

i1

2 …………………………………………..(2.6)

Dari persamaan tersebut dapat diketahui bahwa standar deviasi permintaan

agregat lebih kecil dari jumlah standar deviasi permintaan tunggal. Tapi jika

permintaan berkorelasi positif, diperoleh koefisien korelasi bernilai 1 sehingga

diperoleh variansi dan standar deviasi permintaan agregat sebagai berikut :

Var (Dc) = ∑=

k

i

i1

2 + 2 ∑> ji

ji ),cov(

= ∑=

k

i

i1

2 + 2 ∑> ji

ji ………...………………………….....(2.7)

Berikut ini model safety stock menurut Rangkuti (1997). Besarnya safety stock

adalah:

SS = Z )( dLT ………………...……….....………………….….…….(2.8)

Merurut Narasimhan (1995) besarnya safety stock dihitung berdasarkan standar

deviasi, yaitu dengan Mean Absolute Deviation (MAD) permintaan selama lead

time. Besarnya MAD adalah mendekati 0.8 . Sehingga besarnya adalah:

= 1,25 x MAD. ………………...……….....…………………….…….(2.9)

Besarnya safety stock adalah:

SS = Z x L………………...……….....……………………................…….(2.10)

Keterangan:

Z : Service level yang diinginkan

MAD : Mean Absolute Deviation

LT : Lead time

σd : Standar deviasi dari tingkat kebutuhan

Sedangkan menurut Chopra dan Meindl (2004) berdasarkan pengertian dari

standar distribusi normal, besarnya safety stock diformulasikan dengan :


commit to user

II-14

SS = Ls CSLF ×− )(1

= NORMSINV(CSL) L× ….....…………………...….…….(2.11)

keterangan:

L : standar deviasi selama leadtime

SS : safety stock

CSL : cycle srvice level

2.2.5 Influence Diagram

Influence diagram disusun sebagai alat untuk membantu dalam

penyusunan model matematis. Influence diagram digunakan dalam penelitian

untuk mempermudah dalam penyusunan model matematis. Gambar 2.6

menunjukkan kaidah diagram yang digunakan (Daellenbach dan McNickle,

2005).

Gambar 2.3 Kaidah diagram dalam influence diagramSumber : Daellenbach dan McNickle, 2005

Berikut ini adalah keterangan dari simbol-simbol yang digunakan pada

influence diagram (Daellenbach dan McNickle, 2005) :

menyatakan masukan (input) yang dapat dikendalikan

(controllable input)

menyatakan masukan yang tidak dapat dikendalikan

(uncontrollable input)

menyatakan proses yang terjadi

menyatakan kriteria performansi


commit to user

II-15

Notasi secara jelas mengidentifikasi beberapa elemen yang terlibat seperti

input yang terkendali (control inputs), input yang tidak terkendali (uncontrollable

inputs), output, dan komponen sistem. Komponen-komponen sistem

direpresentasikan dengan atribut-atributnya, karena hal ini berpengaruh atau

berubah dengan adanya influence relationships. Masing-masing atribut

ditunjukkan secara terpisah dan dapat dilihat pada variabel-variabel sistem. Untuk

atribut yang dapat dihitung, variabel sistem adalah nilai dari corresponding state

variable (Daellenbach dan McNickle, 2005).

2.2.6 Sistem

Menurut Daellenbach dan McNickle (2005) sebuah sistem adalah sebuah

kumpulan benda, entitas, atau orang yang terkait satu sama lain dengan cara yang

spesifik, seperti mengikuti aturan interaksi tertentu, dan memiliki suatu tujuan.

Sebuah sistem dapat dilihat dengan menggunakan dua buah pendekatan, yaitu out

there view dan inside us view. Pendekatan out there view memandang sistem

sebagai sesuatu yang absolut dan independen dari pengamatnya. Sementara itu,

inside us view melibatkan persepsi seseorang terhadap suatu sistem. Persepsi ini

dapat dipengaruhi oleh ketertarikan, latar belakang pendidikan, serta tujuan

seseorang dalam mengamati sistem. Sebuah sistem disusun oleh hal-hal sebagai

berikut (Daellenbach dan McNickle, 2005) :

1. Komponen-komponen sistem

2. Interaksi dan hubungan antara komponen-komponen tersebut

3. Perilaku, aktivitas, atau proses transformasi dari sistem

4. Lingkungan sistem

5. Masukan sistem

6. Keluaran sistem

7. Minat dari pengamat sistem

2.2.7 Pemodelan Sistem

Model didefinisikan dalam Kamus Perguruan Tinggi Webster sebagai

sebuah deskripsi atau analogi yang digunakan untuk membantu

memvisualisasikan sesuatu yang tidak dapat diamati secara langsung meskipun

pada kasus tertentu dapat mengamati aspek tertentu dari model. Sedangkan


commit to user

II-16

pemodelan sistem adalah sebuah penggambaran dari semua bagian penting dari

sistem. Menurut Daellenbach dan McNickle (2005) model memiliki beberapa

tipe, antara lain adalah sebagai berikut :

1. Model ikonik

Model ikonik merupakan reproduksi dari sebuah objek fisik. Pada

umumnya, model ikonik diproduksi dengan menggunakan skala yang

berbeda dan detail yang lebih sedikit dari model aslinya.

2. Model simbolis

Model simbolis merupakan representasi dari hubungan antara berbagai

macam entitas atau konsep dengan menggunakan simbol-simbol. Contoh

model simbolis antara lain adalah grafik dan diagram aliran.

3. Model matematis

Model matematis merupakan representasi dari hubungan antara berbagai

macam entitas atau konsep yang dinyatakan dalam bentuk persamaan,

pertidaksamaan, atau fungsi-fungsi matematis. Dalam sebuah model

matematis, entitas yang ada dinyatakan dalam bentuk variabel dan

parameter.

2.2.8 Model Matematis

Sebuah model matematis mengekspresikan secara kuantitatif hubungan

antara komponen-komponen dari sistem terkait. Hubungan antara komponen-

komponen sistem dalam sebuah model matematis dinyatakan dalam bentuk

ekspresi-ekspresi matematis seperti persamaan, pertidaksamaan, atau fungsi

(Daellenbach dan McNickle, 2005). Penggunaan model matematis untuk

memecahkan suatu masalah didasari oleh beberapa alasan. Alasan utama yang

mendasari penggunaan model matematis adalah tidak memungkinkannya

pelaksanaan uji coba pemecahan masalah secara langsung. Hal ini dapat terjadi

karena uji coba secara langsung pada sistem nyata pada umumnya berisiko tinggi

serta terlalu mahal untuk dilakukan. (Daellenbach dan McNickle, 2005).

Menurut J.D.C Little dalam Daellenbach dan McNickle (2005),

karakteristik yang harus dimiliki oleh sebuah model matematis yang baik adalah :

1. Sederhana


commit to user

II-17

Model matematis yang sederhana akan lebih mudah dimengerti oleh

problem owner maupun pengambil keputusan.

2. Lengkap

Suatu model matematis harus mencakup seluruh aspek masalah yang

mempengaruhi pengukuran efektifitas.

3. Mudah dimanipulasi

Model matematis yang mudah dimanipulasi memungkinkan pembuat

keputusan untuk memperoleh jawaban dari model dengan mudah.

4. Adaptif

Suatu model matematis yang adaptif dapat menerima perubahan-

perubahan kecil dari struktur permasalahan yang ada tanpa membuat

model tersebut menjadi tidak valid.

5. Mudah dikomunikasikan

Model matematis yang baik harus memberikan kemudahan bagi analis

maupun pengguna untuk mempersiapkan, memperbaharui serta

mengamati masukan dan mendapatkan jawaban secara cepat.

2.2.9 Program Linier (Linear Programming)

Linear programming memakai suatu model matematis untuk

menggambarkan masalah yang dihadapi. Kata sifat ‘linear’ berarti bahwa semua

fungsi matematis dalam model ini harus merupakan fungsi-fungsi linear. Kata

pemrograman disini merupakan sinonim untuk kata ‘perencanaan’. Maka,

membuat linear programming adalah membuat rencana kegiatan-kegiatan untuk

memperoleh hasil yang optimal, yaitu suatu hasil yang mencapai tujuan yang

ditentukan dengan cara yang paling baik (sesuai model matematis) di antara

semua alternatif yang mungkin (Hillier dan Lieberman, 1997).

2.2.9.1 Model Umum Program Linier

Menurut Hillier dan Lieberman (1997), model pemrograman linier

memiliki bentuk baku sebagai berikut.

Fungsi tujuan

Maksimasi : Z = c1x1 + c2x2 + c3x3 + … + cnxn ........................ (2.1)

Dengan pembatas :


commit to user

II-18

11x1 + 12x2 + 13x3 + … + 1nxn (≤, =, ≥) b1

21x1 + 22x2 + 23x3 + … + 2nxn (≤, =, ≥) b2

31x1 + 32x2 + 33x3 + … + 3nxn (≤, =, ≥) b3

:

:

m1x1 + m2x1 + m3x1 + … + mnxn (≤, =, ≥) bm

dan x1, x2, x3, x4, x5, x6, …, xn ≥ 0Dimana :

Z = nilai fungsi tujuan yang dimaksimumkan atau diminimumkan

n = macam batasan sumber daya atau fasilitas yang ada

m = macam aktivitas yang menggunakan sumber daya atau fasilitas

x1 = variabel keputusan

bi = nilai maksimal sumber daya untuk dialokasikan ke aktivitas

ci = besarnya kenaikan nilai Z setiap ada kenaikan satu satuan nilai

2.2.9.2 Asumsi-Asumsi Program Linier

Menurut Hillier dan Lieberman (1997), sebuah model program linier harus

memenuhi asumsi-asumsi sebagai berikut :

1. Proporsionalitas (Proportionality)

Asumsi proporsionalitas merupakan asumsi yang berlaku untuk fungsi

tujuan dan pembatas pada model program linier. Asumsi ini mengharuskan

kontribusi dari setiap aktivitas pada nilai dan fungsi tujuan (Z)

proporsional terhadap tingkat dari aktivitas tersebut (xj). Pada fungsi

tujuan, asumsi proporsionalitas ini dinyatakan dalam bentuk cjxj. Sama

halnya dengan fungsi tujuan, kontribusi dari setiap aktivitas pada ruas kiri

dari setiap pembatas adalah proporsional terhadap nilai dari aktivitas

tersebut. Pada fungsi pembatas, asumsi ini dinyatakan sebagai ijxj.

2. Aditivitas (Additivity)

Asumsi aditivitas merupakan asumsi yang mecengah adanya perkalian

antara dua atau lebih aktivitas atau variabel keputusan. Pada asumsi

aditivitas, setiap fungsi dalam model program linier harus merupakan

jumlah dari kontribusi individual setiap aktivitas. Sebagai contoh, suatu


commit to user

II-19

fungsi tujuan dinyatakan dalam bentuk persamaan Z = 3x1 + 5x2 + x1x2

bukanlah model program linier karena telah melanggar asumsi aditivitas.

3. Divisibilitas (Divisibility)

Asumsi divisibilitas merupakan asumsi yang mengatur nilai dari variabel

keputusan. Pada asumsi divisibilitas ini, setiap variabel keputusan dalam

sebuah model program linier harus dapat memiliki nilai apapun, termasuk

nilai-nilai bukan bilangan bulat (noninteger values), yang memenuhi

pembatas-pembatas yang ada.

4. Kepastian (Certainty)

Asumsi kepastian berlaku untuk setiap parameter yang terdapat pada

sebuah model program linier. Asumsi ini mengharuskan setiap parameter

dalam sebuah model program linier dapat diasumsikan sebagai sebuah

nilai konstan yang diketahui.

2.2.9.3 Komponen Model Program Linier

Menurut Hamdy (1996), sebuah model program linier memiliki tiga

komponen utama, yaitu :

1. Fungsi tujuan (objective function)

Fungsi tujuan adalah fungsi yang menggambarkan tujuan atau sasaran dari

dalam permasalahan integer programming yang berkaitan dengan

pengaturan secara optimal sumber daya-sumber daya untuk mencapai hasil

yang optimal.

2. Fungsi pembatas (constraints function)

Fungsi pembatas merupakan bentuk penyajian secara matematis batasan-

batasan kapasitas yang tersedia yang akan dialokasikan secara optimal ke

berbagai kegiatan.

3. Variabel keputusan (decision variables)

Variabel keputusan merupakan aspek dalam model yang dapat

dikendalikan. Nilai variabel keputusan merupakan alternatif-alternatif

yang mungkin dari fungsi linier


commit to user

II-20

2.2.10 Model Referensi

Model yang digunakan sebagai referensi dalam menyusun model

penentuan kebutuhan jumlah alokasi kertas ini antara lain :

2.2.10.1 Model Sutopo dkk (2012)

Model yang digunakan sebagai referensi dalam menyusun model penentuan

alokasi kertas adalah model yang dikembangkan oleh Sutopo dkk (2012). Model

ini memformulasikan model analitis yang mempunyai fungsi tujuan

meminimalkan total biaya pengadaan dan pembuatan bahan baku yang

terdiri dari biaya pembelian bahan baku, biaya simpan, dan biaya tenaga

kerja langsung (BTKL) untuk memenuhi pesanan per tahun.

Notasi Matematis

I : Indeks jenis produk ( 1 = GF, 2 = INDOOR )

J : Indeks kelas kayu ( 1 = kelas AII, 2 = kelas AIII )

t : Indeks periode waktu analisis ( t = 1, … , 12 )

jtp : harga log kayu kelas j periode t (Rp/m3)

itd : jumlah permintaan produk i pada periode t (m3)

ijtq : volume barang jadi jenis i yang diproduksi dari log kelas j pada periode t

(m3)

IL

tich ,: biaya simpan log untuk produk i pada periode t (Rp/m3 tahun)

IS

tich ,: biaya simpan papan produk i pada periode t (Rp/m3 tahun)

Scr : biaya reguler pembuatan papan (Rp/m3)

Sco : biaya lembur ( lembur ) pembuatan papan (Rp/m3)

S

itq : jumlah produksi papan produk i periode t (m3)

S

tiqr ,: jumlah produksi reguler papan untuk produk i pada periode t (m3)

S

tiqo ,: jumlah produksi lembur papan untuk produk i pada periode t (m3)

jik ,: nilai konversi barang jadi jenis i menjadi log kelas j

v : penyimpanan bahan baku maksimal (m3)

maxr : kapasitas maksimal produksi reguler papan tiap periode t (m3/bulan)


commit to user

II-21

maxo : kapasitas maksimal produksi lembur papan tiap periode t (m3/bulan)

α : nilai konversi papan menjadi log

βi : nilai konversi barang jadi i menjadi papan

TCM : total biaya pengadaan bahan baku

TCI : total biaya penyimpanan bahan baku

TCP : total biaya tenaga kerja langsung pembuatan papan

Variabel Keputusan

ijtQ : Volume pembelian log kelas j untuk jenis produk i periode t

IL

itQ : Volume persediaan log jenis produk i pada periode t

IS

itQ : Volume persediaan papan jenis produk i pada periode t

Fungsi Tujuan : Meminimasi total biaya pengadaan dan pembuatan bahan

baku = biaya pengadaan bahan baku biaya penyimpanan, biaya tenaga

kerja langsung.

Minimize:

Zmin = ∑∑∑= ==

2

1

2

1

12

1 j itjtp ijtQ + ∑∑

==

2

1

12

1 it

IL

itchIL

itQ + ∑∑==

2

1

12

1 it

IS

itch

IS

itQ + ∑=

12

1t∑

=

2

1i

Scr

S

itqr + ∑=

12

1t∑

=

2

1i

Sco

S

itqo

Subject to

∑=

12

1t∑

=

2

1jijtq ≥ ∑

=

12

1titd ( )i∀

ijtQ -jik , ijtq ≥ 0 ( )tji ∀∀∀ ,,

ijtQ = 0 ( )12,...,9,8=∀t

∑=

2

1i

[ IL

itQ + IS

itQ ] ≤ invmax ( )t∀

ILtiQ )1(, − + ∑

=

2

1jjiQ ,

- ILtiQ ,

- α S

tiq ,= 0 ( )ti ∀∀ ,


commit to user

II-22

IS

tiQ )1( − + S

itq - IS

itQ = βi itd ( )ti ∀∀ ,

∑=

2

1i

S

tiqr ,≤

maxr ( )t∀

∑=

2

1i

S

tiqo ,≤

maxo ( )t∀

S

tiqr ,+ S

tiqo ,- S

tiq ,= 0 ( )it ∀∀ ,

2.2.11 Solusi Model Program Linier

Solusi dari model program linier merupakan kumpulan nilai dari variabel

keputusan (Hillier dan Lieberman, 1997). Dalam sebuah model matematis, suatu

solusi dikatakan layak (feasible solution) jika dapat memenuhi seluruh pembatas

dalam model tersebut. Sebaliknya, suatu solusi dikatakan tidak layak (no feasible

solution) jika terdapat sedikitnya satu pembatas yang tidak terpenuhi. Suatu solusi

optimal adalah solusi layak yang memiliki nilai fungsi tujuan yang paling

diinginkan. Nilai fungsi tujuan yang paling diinginkan adalah nilai terbesar untuk

fungsi tujuan maksimasi dan nilai terkecil untuk fungsi minimasi.

Penentuan solusi dari sebuah model program linier dapat dilakukan

dengan menggunakan beberapa cara seperti menggunakan metode grafik, metode

simpleks, maupun perhitungan dengan menggunakan perangkat lunak.

Penggunaan perangkat lunak pada umumnya dipilih untuk memperoleh solusi dari

model-model yang berukuran besar. Perangkat lunak yang dapat digunakan untuk

memperoleh solusi dari model program linier antara lain adalah Excel Solver,

TORA, LINDO, AMPL, dan LINGO. Pada penelitian ini, digunakan perangkat

lunak LINGO 11.0 untuk simulasi model yang dibangun.


commit to user

III-23

BAB IIIMETODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas mengenai metodologi penelitian yang dilakukan.

Secara garis besar langkah-langkah yang dilakukan dapat dijelaskan sebagai

berikut :

Gambar 3.1 Diagram alir metodologi penelitian


commit to user

III-24

Langkah-langkah pemecahan masalah meliputi empat tahapan yaitu : tahap

identifikasi masalah, tahap pengembangan model, tahap analisis dan interpretasi

hasil, dan tahap kesimpulan dan saran. Berikut akan dijelaskan secara lengkap.

3.1 TAHAP IDENTIFIKASI MASALAH

Tahap ini meliputi langkah-langkah sebagai berikut :

3.1.1 Mulai

Penelitian dilakukan di Unit Layanan Pengadaan dan unit-unit kerja

Universitas Sebelas Maret.

3.1.2 Observasi Awal dan Studi Pustaka

Langkah awal dalam identifikasi masalah adalah melakukan observasi

awal di ULP dan unit-unit kerja, khususnya pengamatan mengenai pengadaan

kertas dan data demand kertas ditiap unit kerja. Observasi yang dilakukan

bertujuan untuk mengenal kondisi nyata dan proses bisnis yang ada serta untuk

menemukan permasalahan-permasalahan yang terjadi di dalamnya. Wawancara

dengan pihak terkait juga dilakukan untuk menggali informasi lebih dalam.

Studi pustaka dilakukan bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai

teori dan konsep yang berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi serta

menunjukkan tahapan pemecahannya Studi pustaka dilakukan dengan cara

mempelajari beberapa pustaka yaitu buku, internet, jurnal, dan penelitian yang

terkait.

3.1.3 Perumusan Masalah

Masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana

mengembangkan model optimisasi penentuan kebutuhan jumlah alokasi kertas di

tiap unit kerja dengan pendekatan konsep kontrak pengadaan bersama

(consolidated procurement) untuk meminimasi total biaya pengadaan.

3.1.4 Penetapan Tujuan dan Manfaat

Tujuan penelitian ditetapkan agar penelitian yang dilakukan dapat

menjawab dan menyelesaikan rumusan masalah yang dihadapi. Tujuan dari

penelitian ini adalah menghasilkan model optimisasi penentuan kebutuhan jumlah

alokasi kertas di tiap unit kerja Universitas Sebelas Maret dengan pengadaan yang


commit to user

III-25

terkonsolidasi untuk meminimasi total biaya pengadaan. Penelitian ini diharapkan

dapat memberikan manfaat yaitu memiliki perencanaan strategis dalam kebijakan

penentuan kebutuhan jumlah alokasi kertas dan stok level persediaan untuk

meminimalisasi biaya pengadaan dan biaya simpan.

3.2 TAHAP PENGEMBANGAN MODEL


3.2.1 Pengumpulan Data

Pada tahap ini, dilakukan identifikasi terhadap data-data yang diperlukan

untuk menyelesaikan masalah. Langkah ini dilakukan dengan cara pengamatan

langsung di lapangan serta melakukan wawancara dengan pihak perusahaan. Data

yang dikumpulkan dalam penelitian ini meliputi :

1. Identifikasi Proses Bisnis Utama

Identifikasi proses bisnis utama adalah gambaran sistem pengadaan ATK

di Universitas Sebelas Maret .

2. Data pembelian kertas

Data ini berupa data pembelian kertas selama satu tahun terakhir dari

supplier.

3. Data Kapasitas Simpan Gudang tiap unit kerja

Data kapasitas simpan maksimum merupakan data luas gudang pada tiap

unit kerja.

4. Data penggunaan kertas

Data ini merupakan data pemakaian kertas oleh tiap unit kerja di di tahun

2010-2011.

5. Data Biaya Pengadaan.

Biaya pengadaan adalah biaya yang dikeluarkan pada satu kali paket

pengadaan.

6. Data Biaya Simpan

Biaya simpan adalah biaya yang dikeluarkan untuk biaya penyimpanan

produk selama berada di gudang unit kerja.


commit to user

III-26

3.2.2 Pengembangan Model

Data yang diperoleh kemudian diolah dengan langkah-langkah yang

dilakukan sebagai berikut :

3.2.2.1 Karakteristik Sistem

Tahapan ini merupakan penyederhanaan dari penjelasan secara

menyeluruh mengenai gambaran sistem supply chain management yang

dijalankan unit-unit kerja dalam proses pengadaan kertas. Proses pengadaan kertas

awal menggunakan sistem mandiri (pengadaan langsung ditiap unit-unit kerja)

sedangkan proses pengadaan usulan menggunakan sistem terkonsolidasi.

Variabel-variabel yang berpengaruh terhadap sistem penentuan kebutuhan dan

keterkaitan antar variabel tersebut, serta sifat dari variabel dan sistem akan

dijelaskan pada tahap ini.

3.2.2.2 Penentuan Variabel-Variabel yang Mempengaruhi Total Biaya

Pengadaan

Langkah awal yang dilakukan yaitu mencari variabel-variabel yang

mempengaruhi minimasi total biaya dari masalah penentuan jumlah alokasi

kebutuhan kertas. Dari deskripsi sistem yang sudah diketahui dapat diperoleh

variabel-variabel yang berpengaruh dalam jaringan rantai pasok yang dibuat.

Langkah ini ialah dengan menyusun influence diagram. Influence diagram

disusun sebagai alat untuk membantu dalam penyusunan model matematis.

3.2.2.3 Pengembangan Model Penentuan Jumlah Alokasi Kertas

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan didapatkan perumusan

masalah tentang bagaimana mengembangkan model matematis penentuan jumlah

alokasi kertas. Melalui penyusunan influence diagram diketahui variabel-variabel

yang berpengaruh dalam jaringan rantai pasok. Langkah berikutnya adalah

pengembangan model. Pada tahapan pengembangan model diketahui beberapa

hal, antara lain tujuan, kriteria, interval waktu perencanaan, sifat model, variabel

keputusan yang diambil, parameter yang digunakan dalam model, penggambaran

model dan formulasi model. Pengembangan model untuk pengolahan data

menggunakan Linear Programing. Model yang akan dibuat diambil dari sebagian

model dari Sutopo dkk (2012) .


commit to user

III-27

3.2.2.4 Penentuan biaya pengadaan dan biaya persediaan

Parameter yang digunakan dalam pengembangan model meliputi

penentuan biaya pengadaan kertas dan biaya persediaan kertas ditiap unit kerja.

Biaya pembelian kertas merupakan biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan

kegiatan proses pembelian dari pemasok. Biaya persediaan merupakan besarnya

biaya yang disebabkan karena adanya aktivitas penyimpanan produk. Biaya

persediaan di gudang unit kerja terdiri dari biaya simpan dan biaya penerangan

(operasional)

Peramalan digunakan untuk mengukur atau memperkirakan keadaan di

masa yang akan datang, dalam hal ini untuk memperkirakan jumlah permintaan

alokasi kertas Terdapat beberapa tahap sebelum melakukan peramalan. Tahap-

tahap tersebut adalah :

1. Agregat

Agregat yang dilakukan pada kasus ini adalah menggabung semua jenis

permintaan kertas di semua unit kerja.

2. Disagregat

Disagregat untuk membagi agregat plan dengan mengalikan nilai proporsi

tiap jenis produk dan tiap unit kerja. Dengan dmikian akan diketahui nilai

kuantitas pada masing-masing unit kerja untuk setiap jenis produk.

3. Identifikasi Pola Historis Permintaan

Pola data historis diidentifikasi dengan memplotkan data aktual

penggunaan kertas periode 2010-2011 ke dalam grafik.

4. Memilih Metode Peramalan

3.2.2.5 Penentuan Kebutuhan Jumlah Alokasi kertas

Penentuan kebutuhan jumlah alokasi kertas dilakukan setelah

pengembangan model optimisasi. Model ini kemudian dijalankan dengan software

LINGO 11.0 untuk diperoleh hasil perhitungan optimal. Model tersebut

digunakan untuk menentukan kebutuhan jumlah alokasi kertas. Dari hasil optimal

didapatkan usulan perencanaan kebutuhan jumlah alokasi kertas tiap bulan dan

total minimasi biaya pengadaan untuk universitas.


commit to user

III-28

3.2.2.6 Verifikasi Model Non Linier Programming

Validasi adalah langkah yang dilakukan untuk memastikan bahwa model

yang telah dikembangkan mendekati perkiraan sistem yang ada atau yang

direncanakan, sehingga dapat menyediakan jawaban yang tepat dan berguna

(Daellenbach dan McNickle, 2005). Menurut Daellenbach dan McNickle (2005),

validasi dibedakan menjadi dua fase, yaitu validasi internal dan validasi eksternal.

Validasi internal atau verifikasi dari suatu model bertujuan untuk

menjamin kebenaran suatu model secara matematis, konsisten secara logika, serta

menjamin kemampuan suatu model untuk merepresentasikan sistem nyata. Model

yang telah dibuat kemudian dijalankan dengan software optimasi untuk diperoleh

hasil perhitungan optimal.

3.3 TAHAP ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

Pada tahap analisis dilakukan analisis hasil optimisasi dan analisis

sensitivitas. Analisis sensitivitas dilakukan untuk mengetahui seberapa sensitif

atau seberapa besar model matematis terpengaruh terhadap perubahan input yang

terjadi. Semakin sensitif suatu model, dapat dikatakan bahwa model semakin tidak

baik dan perlu dilakukan revisi. Pada bagian ini juga terdapat interpretasi hasil

yang berisi tampilan hasil pengolahan data menggunakan model yang telah

dikembangkan.

3.4 TAHAP KESIMPULAN DAN SARAN


3.4.1 Kesimpulan dan Saran

Pada tahap ini, disusun kesimpulan yang akan menjawab tujuan penelitian

serta hasil dari tahap-tahap yang dilakukan. Saran yang diberikan mencakup saran

implementasi, penelitian lanjutan yang dapat dilakukan, serta kekurangan dalam

penelitian yang dikerjakan.

3.4.2 Selesai

Tahap ini merupakan tahap akhir dari penelitian yang dilakukan selama

penelitian.


commit to user

IV-29

BAB IVPENGEMBANGAN MODEL

Bab ini menjelaskan mengenai proses pengembangan model yang

dilakukan untuk mencapai tujuan penelitian.

4.1 KARAKTERISTIK SISTEM

Tahapan ini merupakan penyederhanaan dari penjelasan secara

menyeluruh mengenai gambaran sistem pengadaan yang dijalankan Universitas

Sebelas Maret dalam proses pengadaan kertas. Kegiatan pengadaan barang di

unit-unit kerja dilakukan dengan sistem mandiri (terpisah-pisah). Metode

pelaksanaannya dengan cara pengadaan langsung.

Gambar 4.1 Gambaran Sistem Pengadaan ATK awal (pengadaan secaraterpisah-pisah)

Proses pelaksanaan pengadaan langsung dimulai dengan Pejabat

Pengadaan mencari informasi barang dan harga melalui media elektronik maupun

non elektronik. Kemudian Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas

paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda. Informasi tersebut

diklarifikasi dan dilakukan negosiasi teknis serta untuk mendapatkan harga yang

wajar serta dapat dipertanggung jawabkan (bila diperlukan). Tahap berikutnya

Pejabat Pengadaan melakukan transaksi dan harus melampirkan bukti transaksi

dengan ketentuan:

(1) untuk Pengadaan Langsung yang bernilai sampai dengan Rp. 5.000.000,00

(lima juta rupiah) berupa bukti pembelian;

(2) untuk Pengadaan Langsung yang bernilai sampai dengan Rp. 10.00.000,00

(sepuluh juta rupiah) berupa kuitansi; dan


commit to user

IV-30

(3) untuk Pengadaan Langsung yang bernilai sampai dengan Rp100.000.000,00

berupa Surat Perintah Kerja (SPK).

Adapun usulan kegiatan pengadaan barang dilakukan dengan sistem

Kontrak Pengadaan Bersama (consolidated procurement) ATK yang

dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) UNS berdasarkan kebutuhan

ATK pada masing-masing unit kerja. Setiap unit kerja menghitung perencanaan

kebutuhan kertas selama satu tahun kedepan. Perencanaan tersebut

menghasilkan beberapa paket pekerjaan yang kemudian diserahkan kepada ULP

untuk disatukan kedalam satu paket pengadaan bersama. Nilai total paket

pengadaannya terbentuk dari akumulasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dari

beberapa paket pekerjaan. Pemilihan pemenang lelang berdasarkan harga

terendah untuk setiap item yang ditawarkan sehingga memungkinan adanya

beberapa pemenang sebagai penyedia barang. Pengadaan dilaksanakan secara

terpusat dengan metode pelelangan umum.

Gambar 4.2 Gambaran sistem pengadaan usulan dengan pendekatan pengadaanterkonsolidasi

Pelelangan umum secara pascakualifikasi metode satu sampul dan evaluasi

sistem gugur terdiri dari sejumlah tahapan yaitu:

1. Pengumuman pascakualifikasi

2. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pengadaan

3. Pemberian penjelasan

4. Pemasukan dokumen penawaran


commit to user

IV-31

5. Pembukaan dokumen penawaran

6. Evaluasi penawaran

7. Evaluasi kualifikasi

8. Pembuktian kualifikasi

9. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)

10. Penetapan pemenang

11. Pengumuman pemenang

12. Sanggahan

13. Sanggahan banding

14. Penunjukan penyedia barang/jasa

Setelah ULP menentukan pemenang lelang, maka penyedia barang

tersebut dikehendaki untuk mengirim sejumlah alokasi barang yang telah dihitung

sebelumnya. Tata cara pengiriman nantinya akan tercantum pada Surat Perintah

Mulai Kerja (SPMK). Pengiriman dilakukan untuk setiap bulan dan langsung

dikirim ke gudang ditiap-tiap unit kerja sesuai dengan jumlah yang diminta oleh

tiap unit kerja. Sehingga diharapkan dalam metode konsolidasi ini, akan

meminimasi biaya pengadaan dan biaya penyimpanan.

4.2 PENENTUAN VARIABEL-VARIABEL YANG MEMPENGARUHI

TOTAL BIAYA PENGADAAN

Langkah awal yang dilakukan yaitu mencari variabel-variabel yang

mempengaruhi minimasi total biaya dari masalah penentuan jumlah alokasi

kebutuhan kertas. Dari karakteristik sistem yang sudah diketahui dapat diperoleh

variabel-variabel yang berpengaruh dalam jaringan rantai pasok yang dibuat.

Langkah ini ialah dengan menyusun influence diagram. Influence diagram

disusun sebagai alat untuk membantu dalam penyusunan model matematis. Dari

influence diagram terdapat variable-variable yang mempengaruhi minimasi total

biaya pengadaan pengalokasian kertas yaitu biaya pembelian dan biaya

persediaan.

Biaya pembelian dipengaruhi oleh harga beli per rim, dimana harga beli

merupakan input yang tidak dapat dikontrol. Selain itu biaya pembelian

dipengaruhi juga oleh biaya honor yang terdiri dari biaya honor untuk panitia


commit to user

IV-32

pengadaan, biaya dokumen dan biaya bandwidth sebagai input yang tidak dapat

dikontrol.

Biaya persediaan merupakann biaya simpan barang yang dikeluarkan oleh

unit kerja. Biaya simpan terdiri dari biaya tenaga kerja jumlah persediaan kertas

yang disimpan digudang dan biaya simpan per rim di tiap unit kerja. Jumlah

persediaan yang berada digudang dipengaruhi oleh permintaan sebagai faktor

yang tak terkontrol dan persediaan pengaman (safety stock) yang dapat dikontrol.

Gambar 4.3 Influence diagram

4.3 PERUMUSAN MODEL PENENTUAN JUMLAH ALOKASI

KERTAS

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan didapatkan perumusan

masalah tentang bagaimana membuat model matematis penentuan jumlah alokasi

kertas. Melalui penyusunan influence diagram diketahui variabel-variabel yang

berpengaruh dalam jaringan rantai pasok. Langkah berikutnya adalah perumusan

model. Pada tahapan perumusan model diketahui beberapa hal, antara lain tujuan,

kriteria, interval waktu perencanaan, sifat model, variabel keputusan yang

diambil, parameter yang digunakan dalam model, penggambaran model dan

formulasi model. Perumusan model untuk penyelesaian masalah penentuan

kebutuhan jumlah alokasi kertas menggunakan pendekatan analitis dengan


commit to user

IV-33

mengembangkan model berdasarkan penelitian Oktyajati (2010). Perumusan

model untuk pengolahan data menggunakan Linear Programing.

1. Tujuan : menentukan besarnya jumlah alokasi kertas dari penyedia

barang ke unit-unit kerja untuk meminimalkan total biaya

pengadaan.

2. Kriteria : biaya pembelian dan biaya persediaan.

3. Interval : interval waktu dengan satuan bulan

4. Sifat : model program linier bersifat deterministik

5. Variabel keputusan :

Qijpt : jumlah rim kertas p yang dialokasikan ke unit kerja j dari

penyedia barang i pada periode t

INVjpt : jumlah persediaan rim kertas p yang disimpan di unit kerja j

pada periode t

6. Parameter :

Cipt : harga beli rim kertas p dari penyedia barang i pada periode t

B : biaya administrasi dari proses pengadaan terpusat

Kj : kapasitas gudang ditiap unit kerja j

Hjpt : biaya simpan rim kertas p yang disimpan di unit kerja j pada

periode t

Djpt : jumlah permintaan rim kertas p yang disimpan di unit kerja j

pada periode t

SSjpt : jumlah persediaan minimal (safety stock) rim kertas p yang

disimpan di unit kerja j pada periode t

NLjp12 : jumlah persediaan akhir kertas kertas p yang disimpan di unit

kerja j pada periode 12

7. Notasi Lain :

p : jenis produk, p = 1, 2, ..., P.

P : menyatakan jumlah jenis produk.

j : index unit kerja, j = 1, 2, … , J.

J : menyatakan jumlah regional.

t : horizon perencanaan jangka waktu, t = 1, 2, … , T.

T : menyatakan jumlah bulan perencanaan.


commit to user

IV-34

i : index penyedia barang ,i = 1, 2, ... , I.

I : menyatakan jumlah penyedia barang .

Qijpt : jumlah rim kertas p yang dialokasikan ke unit kerja j dari

penyedia barang i pada periode t


pada periode t

4.3.1 Penentuan Fungsi Tujuan

Fungsi tujuan dari model yang dikembangkan adalah meminimasi total

biaya pengadaan yang terdiri atas biaya pembelian kertas dan biaya

persediaan. Adapun komponen fungsi tujuan model adalah sebagai

berikut:

1. Biaya Pembelian

Biaya pembelian merupakan besarnya biaya yang timbul akibat adanya

pembelian kertas. Biaya pembelian diperoleh dari besarnya harga beli

harga beli rim kertas p dari penyedia barang i pada periode t dikali

jumlah rim kertas p yang dialokasikan ke unit kerja j dari penyedia

barang i pada periode t ditambah dengan biaya honor panitia

pengadaan dan biaya dokumen pengadaan. Secara matematis dapat

ditulis dengan persamaan sebagai berikut:

Biaya pembelian = [∑∑∑∑= = = =

I

i

J

j

P

p

T

t1 1 1 1Cipt Qijpt]+B ......................... (4.1)

2. Biaya persediaan

Biaya persediaan merupakan besarnya biaya yang timbul akibat adanya

aktivitas penyimpanan produk. Biaya persediaan di gudang unit terdiri

dari biaya simpan dan biaya kekurangan (backorder) untuk masing-

masing jenis kertas di unit-unit kerja. Biaya simpan terdiri dari jumlah

persediaan untuk siap jenis kertas p yang disimpan ditiap unit kerja j

pada periode t dikalikan biaya kelola gudang untuk siap jenis kertas p

yang disimpan ditiap unit kerja j pada periode t. Biaya kekurangan

merupakan biaya dari jumlah backorder dan biaya untuk siap jenis


commit to user

IV-35

kertas p yang disimpan ditiap unit kerja j pada periode t. Secara

matematis dapat ditulis dengan persamaan sebagai berikut

Biaya persediaan = ∑∑∑= = =

J

j

P

p

T

t1 1 1Hjpt.INV jpt .................................... (4.2)

Model penentuan alokasi bahan baku industri secara keseluruhan adalah

sebagai berikut:

Fungsi Tujuan : Meminimasi total biaya pembelian dan biaya

persediaan

Minimize :

Zmin = ∑∑∑∑= = = =

I

i

J

j

P

p

T

t1 1 1 1Cipt Qijpt +B + ∑∑∑

= = =

J

j

P

p

T

t1 1 1Hjpt.INV jpt............ (4.3)

4.3.2 Penentuan Fungsi Pembatas (Constrains)

Adapun batasan-batasan dalam menentukan jumlah alokasi kebutuhan

kertas adalah sebagai berikut :

1. Batasan kapasitas gudang

Batasan ini ditujukan untuk memastikan bahwa kapasitas

penyimpanan gudang unit-unit kerja yang ada mampu menampung

jumlah kertas yang disimpan. Dengan adanya batasan tersebut jumlah

rim kertas p yang dialokasikan dari penyedia barang j pada periode t

(Qijpt) dan yang disimpan di gudang unit kerja pada periode

sebelumnya (INVjp(t-1)) tidak akan melebihi kapasitas penyimpanan di

gudang unit kerja (Kj).∑ + ( ) ≤ ,∀ , , ........................................... (4.4)

2. Batasan keseimbangan jumlah persediaan

Batasan ini ditujukan untuk menentukan jumlah persediaan digudang.

Besarnya jumlah persediaan tiap kertas p ditiap unit kerja j pada

periode t (INVjpt) adalah jumlah alokasi tiap kertas p yang dikirim`

dari tiap penyedia barang i untuk unit kerja j pada periode t (Qijpt)

ditambah jumlah persediaan tiap kertas p ditiap unit kerja j pada


commit to user

IV-36

periode t sebelumnya (INVjp(t-1)) dikurangi jumlah permintaan kertas p

untuk setiap unit kerja j pada periode t (Djpt).∑ + ( ) − D = INV , ∀ , , .......................... (4.5)

3. Batasan Safety stock

Persamaan ini bertujuan untuk mengantisipasi adanya permintaan yang

melebihi perkiraan, maka diperlukan adanya safety stock. Persediaan ditiap

unit kerja (INVjpt) adalah minimal sebesar safety stock (SSjpt). Persamaan

batasan ini adalah sebagai berikut:≤ INV , ∀ , , .................................................................(4.6)

4. Batasan jumlah persediaan kertas di akhir periode

Pada bulan ke-12, jumlah persediaan kertas yang ada digudang harus

memperhitungkan kebutuhan kertas selama ± 2 bulan kedepan dalam

rangka menunggu proses pengadaan selanjutnya. Dengan demikian,

pada bulan ke-12 akan dikirim sebesar tiga kali lipat dari alokasi bulan

tersebut. Tabel 4.16 merupakan rekapitulasi tambahan jumlah alokasi

yang harus dikirim pada bulan ke-12.≤ INV , ∀ , .................................................................(4.7)

Tabel 4.1 Rekapitulasi besarnya jumlah minimal persediaan akhir

5. Batasan Persamaan Non Negatif (Non Negativity)

Persamaan ini ditujukan untuk menjamin bahwa seluruh variabel

keputusan yang dicari tidak ada yang bernilai negatif.

Qijpt, , INVjpt , SSjpt ≥ 0, ∀ , , ,t.................................................... (4.8)

PascasarjanaMedicalcenter

FakultasHukum

FISIPFakultasTeknik

Fakultaskedokteran

Fakultaspertanian

FKIPFakultasEkonomi

FSSRFakultas

MIPAkertas HVS folio 60 gr 0 0 0 22 38 2 0 38 0 32 22kertas HVS 70 gr 31 19 91 59 214 52 24 337 159 64 79kertas HVS kuarto/A4 34 0 0 18 24 51 79 60 164 69 26kertas buram 0 0 79 18 56 35 35 232 130 57 29kertas HVS folio 80 gr 0 0 0 13 12 59 5 0 0 57 181kertas garis dobel folio 13 0 86 191 166 3 134 424 147 140 194

jenis produkUnit Kerja


commit to user

IV-37

4.3.3 Model Matematis Secara Keseluruhan

Model matematis penentuan kebutuhan jumlah alokasi kertas di setiap unit

kerja secara keseluruhan sebagai berikut :

Fungsi Tujuan : Meminimasi total biaya pengadaan dan biaya

persediaan disetiap unit kerja.

Minimize :

Zmin = ∑∑∑∑= = = =

I

i

J

j

P

p

T

t1 1 1 1Cipt Qijpt +B + ∑∑∑

= = =

J

j

P

p

T

t1 1 1Hjpt.INVjpt

Subject to :

Qijpt + INVjp(t-1) ≤ Kj ∀ , ,Qijpt + INVjp(t-1) - Djpt = INVjpt , ∀ , ,SSjpt ≤ INVjpt ,∀ , ,t(1....11)

INVjp12 ≥ NLjp12, ∀ ,Qijpt, , INVjpt ≥ 0, ∀ , , ,t

4.4 PENENTUAN PARAMETER MODEL

Adapun parameter yang digunakan dalam pengembangan model, sebagai

berikut :

4.4.1 Penentuan Biaya Pengadaan Kertas

Biaya pengadaan barang adalah biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan

kertas di Universitas Sebelas Maret sebagai cara untuk mendapatkan barang yang

dibutuhkan. Biaya pengadaan barang merupakan total biaya yang dikeluarkan

sehubungan dengan kegiatan pemesanan barang kepada pihak penyedia barang

mulai dari penentuan jumlah pemesanan sampai tersedianya barang di gudang

tiap-tiap unit kerja. Biaya pengadaan produk merupakan biaya variabel yang

berubah tergantung besarnya jumlah kertas yang dipesan serta harga dari kertas

per rim.

Biaya pengadaann barang didapat dari nilai Harga perhitungan Sendiri

(HPS) yang kemudian dilakukan lelang terbuka. Penyedia barang yang

memberikan harga terendah yang akan memenangkan lelang. Data harga


commit to user

IV-38

penawaran kertas yang digunakan dalam penelitian ini merupakan harga dari

penyedia barang yang menawarkan harga terendah. Data ditunjukkan Tabel 4.1

Tabel 4.1 Data harga penawaran kertas dari penyedia barang (Rp)

Sumber : Bagian Perlengkapan, UNS., 2011.

Adapun data biaya pengadaan barang yaitu biaya honor panitia pengadaan,

biaya Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), biaya Panitia Penerima Hasil Pengadaan

(PPHP), dan biaya dokumen. Besarnya biaya-biaya tersebut tergantung pada nilai

pagu anggaran yang sedang ditanganinya sesuai dengan Standar Biaya Umum

(SBU) yang dikeluarkan oleh Peraturan Menteri Keuangan No.84/PMK/.02/2011.

Pada penelitian ini, perhitungan biaya honor panitia mengikuti aturan Universitas.

Pemberian biaya honor tidak murni 100% nilai SBU. Ketua mendapatkan 90%

dari nilai SBU, sednagkan sekretaris dan anggota mendapatkan sebesar 80% dan

70% dari nilai SBU. Kategori nilai pagu anggaran didalam penelitian ini adalah

Rp. 250 juta s.d Rp. 500 juta, sehingga dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Pejabat pembuat komitmen merupakan pihak yang bertanggungjawab

atas pelaksanaan pengadaan dari awal hingga akhir, yaitu tahap

pelelangan hingga tahap penerimaan barang. Biaya honorarium Pejabat

Pembuat Komitmen (PPK) diberikan kepada satu orang PPK yaitu

sebesar :

= 90% x Rp. 450.000,00

= Rp. 405.000,00/orang/paket

2. Panitia Pengadaan merupakan pihak yang mengurusi pengadaan mulai

dari tahap pelelangan hingga penandatanganan kontrak saja. Biaya

honorarium panitia pengadaan diberikan kepada tiga orang yang terdiri

atas Ketua, Sekretaris dan Anggota.

- Honorarium Ketua : 90% x Rp. 600.000,00


S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10kertas HVS Folio 60 gr 32790 40800 32100 30420 30000 36500 33232 33400 33000 31506kertas HVS Folio 70 gr 32790 45390 35200 33930 35000 38500 33232 36600 35000 32010kertas HVS Kuarto 26000 23000 28800 30000 25500 26000 27000 28530 28000 28000kertas buram 19674 20400 17700 21460 17500 24500 19939 18400 22000 21000kertas HVS Folio 80 gr 38255 49980 34900 37932 40000 42500 38771 36300 37000 39738kertas garis dobel folio 30300 30000 24800 35000 21500 27600 25000 27000 25000 30000

jenis kertas Penyedia Barang


commit to user

IV-39

- Honorarium Sekretaris: 80% x Rp. 600.000,00


- Honorarium Anggota: 70% x Rp. 600.000,00

=Rp. 420.000,00/orang/paket

3. Sedangkan Panitia Penerima Hasil Pengadaan (PPHP) adalah pihak

yang bertanggungjawab atas pelaksanaan tahap kontrak hingga

penerimaan barang. Biaya honorarium PPHP juga diberikan kepada

tiga orang yang terdiri atas Ketua, Sekretaris dan Anggota.

- Honorarium Ketua : 90% x Rp.450.000,00


- Honorarium Sekretaris: 80% x Rp. 450.000,00


- Honorarium Anggota : 70% x Rp. 450.000,00


Sedangkan biaya dokumen dan biaya bandwidth yaitu :

a. Dokumen kontrak sebesar asumsi ± Rp. 35.000,00 untuk tiap

pemenang lelang. Dari hasil running LINGO menunjukkan bahwa ada

empat rekanan yang memenangkan lelang, sehingga total biaya

dokumen kontrak adalah sebesar = ± Rp 140.000,00

b. Biaya bandwidth

Unit Layanan Pengadaan menggunakan Sistem Pengadaan Secara

Elektronik (SPSE) untuk melakukan proses pengadaan barang. Dalam

satu kali lelang, rata-rata menggunakan bandwidth sebesar 1 Mb

dengan nilai Rp. 1,3 juta.

Sehingga dalam penelitian ini, biaya operasional untuk melaukan

pengadaan ini adalah sebesar Rp. 4.365.000,00

4.4.2 Penentuan Biaya Persediaan

Biaya persediaan merupakan besarnya biaya yang disebabkan karena

adanya aktivitas penyimpanan barang. Biaya persediaan di gudang terdiri dari

biaya simpan dan biaya listrik untuk masing-masing kertas di gudang unit kerja.


commit to user

IV-40

1. Biaya Persediaan

Biaya simpan merupakan besarnya biaya yang disebabkan karena

adanya aktivitas penyimpanan kertas di gudang unit kerja. Berikut

adalah tabel kapasitas simpan dari setiap gudang unit kerja.

Tabel 4.2 Data Kapasitas simpan gudang

• Biaya simpan kertas

Biaya simpan dihitung dari asumsi prosentase bunga simpanan bank.

Bunga simpanan bank yang dipakai dalam perhitungan ini adalah

bunga simpanan BNI, yaitu sebesar 1,5% per tahun. Jadi, bunga

simpanan untuk setiap bulannya adalah sebesar 0,125%. Bunga

tersebut kemudian dikalikan dengan harga beli terendah dari hasil

running program LINGO tiap jenis kertas.

• Biaya listrik di gudang unit kerja.

Biaya listrik di gudang unit kerja merupakan biaya yang dibayar dari

daya yang dikeluarkan dari penggunaan operasional kantor seperti

lampu, komputer dan printer. Biaya daya listrik untuk universitas

adalah kategori B1 atau Rp. 755,-/KwH. Contoh perhitungan biaya

listrik untuk Fakultas Teknik adalah sebagai berikut:

- Lampu : 40 watt x 3 buah = 120 watt

- 1 buah komputer PC dan printer : 250 watt

=( ) 8 30 ℎ 755,00 x 11%

= Rp. 7,-/bulan/rim

Tabel 4.3 Rekapitulasi Data biaya listrik

unit kapasitas (rim)pascasarjana 533Medical Center 25F. Hukum 480FISIP 800F. Teknik 1000F. Kedokteran 1000F. Pertanian 1000FKIP 1200F. Ekonomi 800FSSR 670F. MIPA 480

pascasarjanaMedicalcenter

FakultasHukum

FISIPFakultasTeknik

Fakultaskedokteran

Fakultaspertanian

FKIPFakultasEkonomi

FSSRFakultas

MIPA45 853 26 30 7 28 14 13 4 11 4

Unit Kerja

biaya Listrik (bulan/rim)


commit to user

IV-41

Perhitungan total biaya persediaan untuk setiap gudang adalah

biaya simpan kertas dikali dengan banyaknya jenis kertas yang disimpan

ditambah dengan biaya listrik.

• Biaya Tenaga Kerja.

Terdapat dua tenaga kerja yang bertugas mengelola persediaan

barang. Dalam penelitian ini, digunakan asumsi bahwa dua tenaga kerja

memiliki golongan II dan III dan proporsi pekerjaan sebagai pengelola

gudang adalah 50%. Oleh karena itu, rincian biaya tenaga kerja yang harus

dikeluarkan adalah sebagai berikut:

= 50% x Rp. 2.500.000,00 x 2

= Rp. 2.500.000,00

4.4.3 Penentuan Safety stock

Penentuan safety stock bertujuan untuk mengantisipasi adanya permintaan

yang melebihi besarya kebutuhan kertas yang sudah ditentukan.

1. Permintaan pada tiap unit kerja adalah independent sehingga covariance

bernilai 0.

2. Perencanaan alokasi menggunakan variansi tahun, namun pengiriman

dilakukan per bulan, sehingga rata-rata lead time replenishment adalah L =

1/12 bulan.

3. Cycle service level (CSL) perusahaan = 0,95. CSL menggunakan nilai tersebut

agar tingkat safety stock mendekati optimal.

Dari data tersebut dan data permintaan historis kertas yang dialokasikan,

dapat dihitung safety stock pada tiap unit kerja.

a Safety stock pada unit kerja:

i = 1.25 x MADi

= 1,25 x 240,338

= 300,442

SS = NORMSINV(CSL) L×

= 1,645 x 300,442`

12/1

= 142,662


commit to user

IV-42

Hasil safety stock tersebut kemudian dibagi dengan persentase proporsi

untuk setiap produk dan untuk setiap unit kerja. Sehingga didapat hasil

rekapitulasinya sebagai berikut:

Tabel 4.4 Safety stock

Sumber: Data diolah, 2012

4.4.4 Peramalan Permintaan Kertas

Peramalan digunakan untuk mengukur atau memperkirakan keadaan di

masa yang akan datang, dalam hal ini untuk memperkirakan jumlah permintaan

alokasi kertas. Data yang digunakan untuk melakukan peramalan adalah data

tahun 2010-2011. Peramalan dihitung dimaksudkan agar menghasilkan optimisasi

didalam model. Terdapat beberapa tahap sebelum melakukan peramalan. Tahap-

tahap tersebut adalah:

5. Agregat

Agregat bertujuan untuk mengurangi besarnya error pada saat peramalan.

Dalam penelitian ini, kebutuhan seluruh jenis kertas diseluruh unit kerja di

agregasi terlebih dahulu ke dalam 12 bulan. Nilai agregasi yang dihasilkan

kemudian dibagi dengan persentase proporsi untuk tiap jenis kertas disetiap

bulannya. Setelah diketahui kebutuhan jumlah tiap jenis kertas disetiap bulannya,

nilai tersebut dibagi dengan persentase proporsi untuk setiap unit kerja.

6. Identifikasi Pola Historis Permintaan

Hasil ploting menunjukan permintaan alokasi kertas memiliki pola annual

demand yang stasioner dengan musiman. Untuk itu, digunakan metode peramalan

kuantitatif dengan teknik deret berkala (time series) sebagai metode peramalan.

7. Memilih Metode Peramalan

Perhitungan peramalan yang digunakan untuk pengolahan menggunakan

software winQSB. Metode peramalan yang digunakan dalam pengolahan data ini

PascasarjanaMedicalcenter

FakultasHukum

FISIPFakultasTeknik

Fakultaskedokteran

Fakultaspertanian

FKIPFakultasEkonomi

FSSRFakultas

MIPAkertas HVS folio 60 gr 0 0 0 1 1 0 0 1 0 1 1kertas HVS 70 gr 1 1 3 2 7 2 1 11 5 2 3kertas HVS kuarto/A4 1 0 0 1 5 2 3 2 5 2 1kertas buram 0 0 3 1 2 1 1 8 4 2 1kertas HVS folio 80 gr 0 0 0 0 0 2 0 0 0 2 6kertas garis dobel folio 0 0 3 6 6 0 4 14 5 5 2

Unit Kerja jenis produk


commit to user

IV-43

adalah Linear Regresion karena mempunyai nilai MAD (Mean Absolute

Deviation) yang terkecil. Berikut adalah beberapa metode peramalan yang

dipakai untuk mendapat nilai MAD terkecil :

Tabel 4.5 Nilai MAD dari beberapa metode forecast


Tabel 4.6 Hasil output perhitungan peramalan menggunakan software winQSB

Keterangan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desemberkebutuhan kertas 1193 1214 1235 1256 1277 1298 1319 1340 1361 1382 1403 1424Sumber: Data diolah, 2012

Gambar 4.4 Hasil Plotting Forecasting


metode peramalan MADLinear Regression 240,33Double Exponential Smoothing 286,21Single Exponential Smoothing 283,16Holt-Winter Additive Algorithm 289,87

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

data historis

forecasting


commit to user

IV-44

Tabel 4.7 Perhitungan forecasting menggunakan software winQSB

Sumber : Data dioleh 2012

Forecast Result for kertas

04-25-2012 Actual Forecast by Forecast CFE MAD MSE MAPE (%) Tracking R-sqaureMonth Data LR Error Signal

1 729 689,9333 39,06671 39,06671 39,06671 1526,208 5,358945 1 12 491 710,9137 -219,9137 -180,847 129,4902 24944,12 25,07394 -1,396608 0,58516013 1371 731,8942 639,1058 458,2589 299,3621 152781,5 32,25464 1,530784 0,17104324 727 752,8746 -25,87457 432,3843 230,9902 114753,5 25,08075 1,871873 0,11423595 568 773,855 -205,855 226,5292 225,9632 100278,1 27,31302 1,002505 3,04E-026 740 794,8354 -54,83545 171,6938 197,4419 84066,21 23,99588 0,8695915 2,61E-027 540 815,8159 -275,8159 -104,1221 208,6382 82924,52 27,86462 -0,499056 2,62E-028 620 836,7963 -216,7963 -320,9185 209,658 78434,04 28,75243 -1,530676 5,78E-029 1293 857,7768 435,2232 114,3047 234,7208 90765,73 29,29771 0,4869818 3,35E-02

10 839 878,7572 -39,7572 74,54755 215,2244 81847,22 26,84181 0,3463712 4,43E-0211 1263 899,7377 363,2623 437,8099 228,6824 86402,88 27,01636 1,914489 6,36E-0212 968 920,7181 47,28192 485,0918 213,5657 79388,94 25,17204 2,271394 7,85E-0213 653 941,6985 -288,6985 196,3932 219,3451 79693,39 26,63658 0,8953618 7,65E-0214 392 962,679 -570,679 -374,2857 244,4404 97263,48 35,13264 -1,531194 8,71E-0215 1281 983,6594 297,3406 -76,94513 247,9671 96673,34 34,3379 -0,3103038 8,35E-0216 1015 1004,64 10,36011 -66,58502 233,1167 90637,96 32,25557 -0,2856296 9,91E-0217 1007 1025,62 -18,62036 -85,20538 220,4992 85326,71 30,46696 -0,3864203 0,117074218 1388 1046,601 341,3993 256,1939 227,2159 87061,53 30,14082 1,127535 0,119959519 774 1067,581 -293,5812 -37,38727 230,7088 87015,66 30,5508 -0,1620539 0,137946320 969 1088,562 -119,5616 -156,9489 225,1514 83379,63 29,64019 -0,6970815 0,16085321 581 1109,542 -528,5421 -685,491 239,5986 92711,87 32,56071 -2,860998 0,188834222 1105 1130,522 -25,52246 -711,0135 229,8679 88527,3 31,18567 -3,09314 0,209796523 1770 1151,503 618,4971 -92,51642 246,7648 101310,4 31,34905 -0,3749174 0,163390124 1265 1172,483 92,5166 1,83E-04 240,3378 97445,77 30,34757 7,62E-07 0,177934225 1193,46426 1214,44427 1235,42528 1256,40529 1277,38630 1298,36631 1319,34632 1340,32733 1361,30734 1382,28835 1403,26836 1424,249

CFE 1,83E-04MAD 240,3378MSE 97445,77MAPE 30,34757Trk.Signal 7,62E-07R-sqaure 0,1779342

a=668,9528b=20,9804


commit to user

IV-45

Tabel 4.8 Hasil peramalan permintaan kebutuhan kertas

Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desemberkertas HVS folio 60 gr 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas HVS 70 gr 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10kertas HVS kuarto/A4 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11kertas buram 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas HVS folio 80 gr 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas garis dobel folio 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

kertas HVS folio 60 gr 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas HVS 70 gr 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6kertas HVS kuarto/A4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas buram 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas HVS folio 80 gr 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

kertas garis dobel folio 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

kertas HVS folio 60 gr 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas HVS 70 gr 25 26 26 27 27 28 28 29 29 29 30 30kertas HVS kuarto/A4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

kertas buram 22 22 23 23 24 24 24 25 25 25 26 26kertas HVS folio 80 gr 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0kertas garis dobel folio 24 24 25 25 26 26 27 27 27 28 28 29

kertas HVS folio 60 gr 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7kertas HVS 70 gr 17 17 17 17 18 18 18 19 19 19 20 20kertas HVS kuarto/A4 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6kertas buram 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6kertas HVS folio 80 gr 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4kertas garis dobel folio 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64

Jenis Kertas (P)Unit Kerja (J)

FakultasHukum

FISIP

Pasca-sarjana

MedicalCenter

Periode (T)


commit to user

IV-46

Tabel 4.8 Hasil peramalan permintaan kertas





FKIP

Fakultasteknik

Fakultaskedokteran

FakultasPertanian


commit to user

IV-47

Tabel 4.8 Hasil peramalan permintaan kertas





FakultasEkonomi

FakultasSastra danSeni Rupa

Fakultas MIPA


commit to user

IV-48

4.5 OPTIMISASI PENENTUAN KEBUTUHAN JUMLAH ALOKASI

KERTAS DENGAN MODEL PROGRAM LINIER

Optimasi dilakukan dengan menggunakan model matematis program

linier. Variabel keputusan yang optimal dapat diperoleh dengan bantuan software

LINGO 9.0. Dari hasil optimasi didapatkan usulan. Langkah dalam penyelesaian

model matematis ke dalam software LINGO 9.0, sebagai berikut.

1. Memberikan nama set untuk masing-masing set.

Setiap set yang terlibat dalam model matematis di definisikan dengan

memberikan nama set. Kemudian menyebutkan anggota-anggota serta atribut

yang ada di dalam setiap set.

SETS :unit;PRODUK;PERIODE;suplier;linksalokasi(produk, suplier, unit, periode) : Q;linksHARGA_BELI (produk, suplier): Cpi;linksonhand_inventory (produk, unit) : OH, Hj, SS, NL;linkskapasitas (unit) : Kj,BL;linkssimpan (produk, unit, periode) : INV, D ;linkstotal (suplier, periode) : total_kirim;endsets

2. Membuat matrix data input serta data output pada software Excell.

Data input yang ingin diimport atau data output yang ingin diexport dari

software Excell dibuat dalam sebuah tabel matrix, sebagai contoh tabel INVpjt

didefinisikan dengan nama set :

data :unit = 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11;suplier = 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10;Produk = 1 2 3 4 5 6;Periode = 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12;

Linkssimpan (produk, unit, periode) : INV dengan matrix tabel 4.8 :

Tabel 4.9 Matrix Data

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12J1J2J3J4J5J6J7J8J9

J10J11J1J2J3J4J5J6J7J8J9

J10J11.....dst

jenis produkperiode

unit kerja

P1

P2....dst


commit to user

IV-49

3. Mendefinisikan nama tabel pada software Excell.

Langkah dalam mendefinisikan nama tabel adalah : blok tabel- klik kanan-

Name a Range kemudian definisikan nama pada tabel yang dituju.

Gambar 4.5 Input Nama Tabel

4. Menuliskan data yang menjadi input program

Apabila data yang menjadi input dari software Excell yang telah didefinisikan,

maka lakukan perintah memanggil dengan @OLE. Sebagai contoh data harga

beli dipanggil dengan program:

Cpi = @OLE('D:\TAku.xlsx','harga_beli_kertas');

5. Melakukan eksport data output ke software Excell.

Apabila data yang menjadi output software Excell yang telah didefinisikan,

maka lakukan perintah eksport data dengan @OLE. Sebagai contoh data

output Q akan dipindah ke-software Excell dengan program:

@OLE('D:\TAku.xlsx','alokasi')= Q;

6. Menentukan fungsi tujuan model matematis

Zmin =∑∑∑∑= = = =

I

i

J

j

P

p

T

t1 1 1 1

Cipt Qijpt +B + ∑∑∑= = =

J

j

P

p

T

t1 1 1

Hjpt.INV jpt

Kode program dalam lingo:

min = @SUM(linksalokasi(P,I,J,T): Q(P,I,J,T) * Cpi(P,I)) +4365000 + @SUM(linkssimpan(P,J,T): INV(P,J,T) * Hj(P,J)*BL(J) +2500000);


commit to user

IV-50

7. Menentukan batasan-batasan model matematis.

a. Batasan kapasitas gudang∑ + ( ) ≤ ,∀ , , ................................................ (4.4)

Jumlah alokasi (Qijpt) ditambah jumlah persediaan sebelumnya INVjp(t-1) tidak

melebihi kapasitas gudang ( ) untuk setiap unit kerja, produk dan

periode. Pada bulan pertama, jumlah persediaan sebelumnya INVjp(t-1)

merupakan onhand inventory (OHjpt), sehingga didalam LINGO ditulis:

!batasan kapasitas gudang;@for(linkssimpan(P,J,T)| T #GT# 1 : INV(p,j,t-1)+@sum(suplier(I):Q(P,I,J,T)) <= Kj(J));

b. Batasan keseimbangan jumlah persediaan∑ + ( ) − D = INV , ∀ , , .............................. (4.5)

Besarnya jumlah persediaan untuk setiap unit kerja, produk dan periode

adalah jumlah total alokasi dari semua penyedia barang (Qijpt) ditambah jumlah

persediaan sebelumnya INVjp(t-1) dikurangi permintaan (Djpt). Pada bulan

pertama, jumlah persediaan sebelumnya INVjp(t-1) merupakan onhand

inventory (OHjpt), sehingga didalam LINGO ditulis:

!batasan keseimbangan supply-demand;@for(linkssimpan(P,J,T): OHpjt(P,J) +@sum(suplier(I):Q(P,I,J,1)) - Dpjt(P,J,1) = X(P,J,1));

@for(linkssimpan(P,J,T) | T #GT# 1: X(P,J,T-1) +@sum(suplier(I):Q(P,I,J,T)) - Dpjt(P,J,T) = X(P,J,T));

c. Batasan Safety stock≤ INV , ∀ , , ......................................................................(4.6)

Persediaan ditiap unit kerja pada periode 1 hingga 11 (INVjpt(1...11) ) adalah

minimal sebesar safety stock (SSjpt(1..11)). maka didalam LINGO ditulis:

!batasan safety stock;

@for(linksonhand_inventory(P,J): INV(P,J,1) >= SS(P,J));..@for(linksonhand_inventory(P,J): INV(P,J,11) >= SS(P,J));


commit to user

IV-51

d. Batasan jumlah persediaan diakhir periode≤ INV , ∀ , ................................................................. (4.7)

Batasan ini ditujukan untuk memastikan bahwa persediaan akhir periode

dapat memenuhi kebutuhan selama 2 bulan kedepan.

@for(linksonhand_inventory(P,J): INV(P,J,12) >= NL(P,J));

e. Batasan non negativity

Qijpt, , INVjpt ≥ 0, ∀ , , ,t................................................................ (4.8)

Batasan ini ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh variabel yang

dicari tidak ada yang bernilai negatif, maka didalam LINGO ditulis:

!batasan non-negatifity;@for(linksalokasi(P,I,J,T):Q(P,I,J,T) >= 0);@for(linkssimpan(P,J,T):INV(P,J,T) >= 0);

4.6 PENENTUAN KEBUTUHAN JUMLAH ALOKASI KERTAS

Hasil dari penentuan kebutuhan jumlah alokasi kertas merupakan contoh

dari hasil penentuan kebutuhan jumlah alokasi dengan menggunakan data

permintaan dengan asumsi pola permintaan mengikuti pola permintaan tahun

sebelumnya. Penentuan alokasi dilakukan dengan menjalankan model program

linier yang dijalankan pada software LINGO 11.0.

Setelah dilakukan running model linier program pada software LINGO

11.0 maka akan diperoleh nilai yang optimal untuk fungsi tujuan meminimasi

yaitu sebesar: Rp 446.492.400,00

Nilai variabel keputusan yang didapat dari hasil running model program linier

pada software LINGO 11.0 untuk menentukan kebutuhan jumlah alokasi kertas

adalah sebagai berikut :

1. Penentuan Jumlah Kebutuhan Alokasi Kertas

Besarnya variabel keputusan Qijpt merupakan jumlah pengiriman dari

penyedia barang terpilih i yang dialokasikan ke unit kerja j untuk setiap

produk p pada periode t dapat dilihat pada Tabel 4.8 s.d 4.13


commit to user

IV-52

Tabel 4.10 Jumlah alokasi untuk HVS 60 gr

Tabel 4.11 Jumlah alokasi HVS 70 gr

Tabel 4.12 Jumlah alokasi HVS kuarto A4

Tabel 4.13 Jumlah alokasi Kertas Buram

Tabel 4.14 Jumlah Alokasi Kertas HVS 80 gr

pascasarjana 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0medical center 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

f.hukum 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0fisip 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8

f.teknik 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14 14f.kedokteran 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0f.pertanian 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

fkip 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15f.ekonomi 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

FSSR 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6MIPA 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6

5


f.hukum 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31fisip 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21


fkip 130 130 130 130 130 130 130 130 130 130 130 130f.ekonomi 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45 45

FSSR 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19MIPA 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25

10


f.hukum 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0fisip 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6


fkip 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9f.ekonomi 61 61 61 61 61 61 61 61 61 61 61 61

FSSR 26 26 26 26 26 26 26 26 26 26 26 26MIPA 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

2


f.hukum 16 16 16 16 16 16 16 16 16 16 16 16fisip 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0


fkip 81 81 81 81 81 81 81 81 81 81 81 81f.ekonomi 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

FSSR 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15MIPA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

5


f.hukum 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0fisip 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2


fkip 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0f.ekonomi 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

FSSR 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20MIPA 69 69 69 69 69 69 69 69 69 69 69 69

3


commit to user

IV-53

Tabel 4.15 Jumlah Alokasi Kertas Garis Double Folio

Dari hasil diatas dapat disimpulkan bahwa yang memenangkan lelang

dengan metode harga terendah adalah :

• Suplier 2 sebagai penyedia barang kertas jenis HVS kuarto A4

• Suplier 3 sebagai penyedia barang kertas jenis HVS 80 gr

• Suplier 5 sebagai penyedia barang kertas HVS 60gr, kertas buram dan kertas

Garis Double Folio

• Suplier 10 sebagai penyedia barang kertas jenis HVS 70 gr

2. Penentuan Jumlah Persediaan Tiap Gudang Unit Kerja

Variabel keputusan INVjpt menunjukkan jumlah inventory disetiap gudang

unit kerja j untuk produk p pada periode ke t. Hasil dari variabel keputusan

INVpt setelah model program linier dijalankan pada software LINGO 11.0

dapat dilihat pada Tabel 4.14.


f.hukum 32 32 32 32 32 32 32 32 32 32 32 32fisip 72 72 72 72 72 72 72 72 72 72 72 72


fkip 151 151 151 151 151 151 151 151 151 151 151 151f.ekonomi 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43 43

FSSR 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40 40MIPA 73 73 73 73 73 73 73 73 73 73 73 73

5


commit to user

IV-54

Tabel 4.16 Jumlah persediaan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12pascasarjana 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

medical center 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0f.hukum 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

fisip 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 18 19f.teknik 8 12 15 18 20 23 25 27 29 31 33 34

f.kedokteran 235 234 234 233 233 232 232 231 231 230 229 229f.pertanian 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

fkip 4 7 11 15 18 21 24 27 29 31 34 35f.ekonomi 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

FSSR 52 49 47 44 41 38 35 31 28 24 20 16MIPA 27 27 26 25 24 23 22 20 19 17 15 14


f.hukum 42 47 52 56 60 64 67 70 72 73 75 76fisip 21 25 29 32 36 39 42 44 46 48 50 51


fkip 35 69 101 132 160 188 213 237 259 279 298 315f.ekonomi 157 157 155 153 150 147 142 137 131 124 117 108

FSSR 50 51 52 53 53 53 53 52 52 50 49 47MIPA 50 53 56 58 60 61 62 63 63 63 62 62


f.hukum 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0fisip 8 9 10 11 12 13 13 14 14 15 15 15


fkip 130 122 113 104 95 85 75 65 55 44 33 22f.ekonomi 33 48 61 74 86 97 108 117 126 134 141 147

FSSR 7 14 21 27 33 38 43 48 53 57 60 64MIPA 3 5 8 10 13 15 17 19 20 22 23 25


f.hukum 127 121 115 108 101 93 85 77 68 59 50 40fisip 123 118 113 108 102 97 92 86 80 75 69 63


fkip 90 105 119 133 145 155 165 174 181 188 193 197f.ekonomi 727 690 652 614 576 536 496 455 414 372 330 286

FSSR 65 64 62 60 58 56 53 50 47 44 40 36MIPA 175 167 159 150 142 133 124 115 106 97 87 78


f.hukum 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0fisip 24 22 21 20 18 16 15 13 11 9 8 6


fkip 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30f.ekonomi 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

FSSR 23 27 30 33 36 38 41 43 44 46 47 48MIPA 25 42 59 74 89 103 115 127 138 149 158 166


f.hukum 21 28 35 41 47 52 58 62 66 70 74 77fisip 29 47 64 80 95 109 123 135 146 157 166 175


fkip 146 177 205 231 255 277 297 314 330 344 355 365f.ekonomi 129 131 131 131 130 129 127 124 120 116 111 105

FSSR 136 135 135 133 131 128 124 120 115 109 103 96MIPA 34 51 68 84 99 112 125 137 148 158 167 175

HVS doublefolio

HVS 80 gr

buram

jenis produkperiode

unit kerja

HVS 60 gr

HVS 70 gr

HVS A4


commit to user

IV-55

4.7 VERIFIKASI MODEL PROGRAM LINIER

4.7.1 Verifikasi Internal

Verifikasi dilakukan dengan memastikan konsistensi satuan seluruh

persamaan matematis dalam model dengan memeriksa keseimbangan dimensi

antara ruas kanan dengan ruas kiri. Berikut verifikasi satuan pada fungsi tujuan

dan fungsi pembatas dari model yang dikembangkan

a. Persamaan Fungsi Tujuan

Zmin [rupiah/bulan] = ∑∑∑∑= = = =

I

i

J

j

P

p

T

t1 1 1 1Cipt [rupiah/unit] Qijpt [unit/bulan] +

B[rupiah] + ∑∑∑= = =

J

j

P

p

T

t1 1 1Hjpt[rupiah/bulan].INVjpt[unit/bulan]

............................................................................................................ (4.9)

Cipt : harga beli rim kertas p dari penyedia barang i pada periode t

B : biaya administrasi proses pengadaan terpusat

Hjpt : biaya simpan rim kertas p yang disimpan di unit kerja j pada

periode t


pada periode t

Qijpt : jumlah kertas p yang dialokasikan dari penyedia barang i untuk

unit kerja j pada periode t.

Verifikasi : [rupiah/bulan] = [rupiah/unit][unit/bulan]+ [rupiah] + [rupiah] +

[rupiah/unit][unit/bulan]

[rupiah/bulan] = [rupiah/bulan] (Valid)

b. Batasan Kapasitas Gudang

Qijpt [unit/bulan] + INVjpt. [unit/bulan] ≤ Kj [unit/bulan] ................ (4.10)

Dimana :

Qijpt : jumlah kertas p yang dialokasikan dari penyedia barang i

untuk unit kerja j pada periode t.


pada periode t


commit to user

IV-56

Kjt : kapasitas tiap gudang unit kerja j pada periode t

Verifikasi : [unit/bulan] ≤ [unit/bulan] (Valid)

c. Batasan keseimbangan jumlah persediaan

Qijpt [unit/bulan] + INVjp(t-1) [unit/bulan] - Dijpt[unit/bulan] = INVjpt.

[unit/bulan] ...................................................................................... (4.12)

Dimana :

Qijpt : jumlah kertas p yang dialokasikan dari penyedia barang i



pada periode t

Dijpt : permintaan kertas p yang dialokasikan dari penyedia barang i


Verifikasi : [unit/bulan] = [unit/bulan] (Valid)

d. Batasan safety stock

SSjpt [unit/bulan] ≤ INVjpt[unit/bulan] ............................................ (4.12)

SSjpt : safety stock kertas p yang dialokasikan dari penyedia barang

i untuk unit kerja j pada periode t.


pada periode t


e. Batasan jumlah persediaan akhir

NLjp12 [unit/bulan] ≤ INVjp12[unit/bulan]......................................... (4.13)

NLjp12 : safety stock kertas p yang dialokasikan dari penyedia barang

i untuk unit kerja j pada periode 12.

INVjp12 : jumlah persediaan rim kertas p yang disimpan di unit kerja j

pada periode 12



commit to user

IV-57

5.7.2 Perhitungann Manual

Berikut ini adalah beberapa contoh perhitungan manual dari model yang

yang telah dibuat.

a. Perhitungan manual fungsi tujuan

- Perhitungan untuk biaya pembelian adalah sebagai berikut:

∑∑∑∑= = = =

I

i

J

j

P

p

T

t1 1 1 1Cipt Qijpt +B

∑=

12

1t

32790 * Q111t + 32790 * Q111t + 32790 * Q111t + 32790 * Q111t + 32790 * Q111t

+ 32790 * Q111t + 32790 * Q111t + 32790 *Q111t + 32790 * Q111t + 32790 * Q111t +

32790 * Q111t + ...................................+ 30000 * Q61011t + 30000 * Q61011t + 30000

* Q61011t + 30000 * Q61011t + 30000 * Q61011t + 30000 * Q61011t + 30000 * Q61011t +

4.365.000;

= Rp. 411.887.000,00

- Perhitungan untuk biaya inventori adalah sebagai berikut:

∑∑∑= = =

J

j

P

p

T

t1 1 1Hjpt.INVjpt

13500 * INV14t + 13500 * INV14t + 13500 * INV14t + 13500 * INV14t +

13500 * INV14t + 13500 * INV14t + 13500 * INV14t + 13500 * INV14t + 13500 *

INV14t + 13500 * INV14t +....................................+ 1290 * INV611t + 1290 *

INV611t + 1290 * INV611t + 1290 * INV611t + 1290 * INV611t + 1290 * INV611t +

1290 * INV611t + 1290 * INV611t + 1290 * INV611t + 1290 * INV611t + 1290 *

INV611t + 1290 * INV611t +2.500.000;

= Rp. 34.605.460,00

b. Perhitungan manual fungsi pembatas

• Batasan kapasitas gudang

- Perhitungan untuk bulan pertama

. ∑ Q + OH ≤ K , ∀j, p, 1Q5511 + OH51 ≤ K5

∑=

12

1t


commit to user

IV-58

14 + 5 ≤ 1000

. ∑ Q + OH ≤ K , ∀j, p, 1Q5811 + OH81 ≤ K5

15 + 0 ≤ 1000

- Perhitungan untuk bulan berikutnya

; ∑ Q + INV ( ) ≤ K , ∀j, p, tQ5512 + INV511 ≤ K5

11 + 5 ≤ 1000

; ∑ Q + INV ( ) ≤ K , ∀j, p, tQ5812 + INV811 ≤ K5

12 + 0 ≤ 1000

• Batasan keseimbangan jumlah persediaan

- Perhitungan untuk bulan pertama:∑ Q + OH − D = INV , ∀ , , 1Q1811 + OH81 – D111 = INV111

15 + 0 – 11 = 4

Q11011 + OH101 – D1011 = INV1011

5 6 + 55 – 9 = 526

- Perhitungan untuk bulan berikutnya:7 ∑ + ( ) − D = INV , ∀ , ,

Q1812 + INV811 – D812 = INV112

15 + 4 – 11 = 7

Q11012 + INV112 – D1011 = INV1011

6 + 52 – 9 = 49

• Batasan persediaan minimal di akhir periode≤ INV , ∀ ,NL4112 ≤ INV4112


commit to user

IV-59

19 ≤ 19

• Batasan Safety Stock≤ INV , ∀ , ,SS411 ≤ INV411

1 ≤ 8


commit to user

V-60

BAB V

ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL

Pada bab ini dilakukan analisis hasil optimisasi yang menggambarkan output

model dan kebijakan yang telah dilakukan perusahaan. Tahap analisis terdiri dari

analisis hasil optimisasi, analisis variabel keputusan, serta analisis sensitivitas

untuk melihat pengaruh input terhadap variabel keputusan dan output model.

5.1 Validasi Model

Validasi model linear programming diperlukan untuk mengetahui sejauh

mana model tersebut mampu merepresentasikan karakterisktik atau perilaku

sistem dan mampu menghasilkan solusi yang logis dalam masalah penentuan

alokasi kertas pada unit-unit kerja di Universitas Sebelas Maret. Pendekatan yang

digunakan dalam validasi terdapat dua bagian, yaitu validasi internal (verifikasi)

dan validasi eksternal (validasi).

Pada validasi model kali ini menggunakan validasi internal atau verifikasi

dengan melakukan pemeriksaan kesesuaian antara logika operasional model atau

program komputer dengan logika diagram alur. Pada Bab sebelumnya telah

dilakukan verifikasi persamaan satuan antara ruas kanan dengan ruas kiri.

Sedangkan untuk validasi eksternal tidak dilakukan karena model yang

dikembangkan ini belum diaplikasikan pada sistem nyata sehingga belum dapat

digunakan untunk menentukan seberapa akurat model yang baru dalam

merepresentasikan konsep dari sistem nyata.

5.2 Analisis Penentuan Alokasi Kertas

Model optimisasi dalam merencanakan penentuan alokasi kertas untuk

konsep pengadaan bersama dilakukan dengan cara menggabungkan seluruh

demand dari tiap unit kerja. Perencanaan penentuan alokasi ini merupakan

keputusan strategis dalam manajemen pengadaan dengan menggunakan periode

bulanan untuk perencanaan selama satu tahun. Pengiriman dilakukan tiap bulan ke

setiap unit-unit kerja sesuai dengan nilai alokasi yang telah ditentukan.

Dengan konsep pengadaan terpusat diharapkan keputusan yang diambil

dalam perencanaan alokasi kertas akan memperoleh total biaya pengadaan kertas

yang minimal.


commit to user

V-61

Pada model yang dibuat, tidak mempertimbangkan biaya transportasi. Hal

ini disebabkan karena dalam sistem pengadaan hanya mempertimbangan harga

produk yang ditawarkan saja. Harga yang paling rendah dinyatakan sebagai

pemenang lelang. Sistem pengadaan pemerintah tidak mempertimbangkan jarak

antara letak penyedia barang dengan titik tujuan karena biaya transportasi

ditanggung oleh penyedia barang .

Model optimisasi yang dibuat dalam penelitian ini merupakan usulan

terhadap kebijakan pengadaan untuk universitas. Mekanisme pengadaan berubah

menjadi sistem pengadaan terpusat, dimana proses pengadaan dilaksanakan oleh

Unit Layanan Pengadaan. Perhitungan HPS atau Harga Perkiraan Sendiri juga

nantinya akan berubah. Pada perhitungan HPS dalam sistem pengadaan

sebelumnya, harga yang dipakai untuk menyusun HPS adalah harga barang per 28

hari terakhir. Sedangkan penyusunan HPS dengan sistem yang baru, harus

mempertimbangkan harga barang selama masa pengadaan karena adanya

kemungkinan terjadi fluktuatif harga.

Adapun pertimbangan internal universitas memungkinkan sistem ini belum

dapat segera berjalan. Dengan adanya penelitian ini, diharapkan pihak universitas

mau mempertimbangkan sistem pengadaan bersama sebagai cara untuk

mendapatkan barang ATK menjadi lebih efektif dan efisien.

5.3 Analisis Hasil Forecasting

Forecast digunakan sebagai cara untuk memperkirakan keadaan di masa

yang akan datang, dalam hal ini untuk memperkirakan jumlah permintaan alokasi

kertas. Perhitungan peramalan yang digunakan untuk pengolahan menggunakan

software winQSB. Metode peramalan yang digunakan dalam pengolahan data ini

adalah Linear Regresion karena mempunyai nilai error atau MAD (Mean Absolute

Deviation) yang terkecil. Linear Regresion menghasilkan jumlah alokasi

meningkat dari tahun sebelumnya.

Pada dasarnya, hasil peramalan mungkin saja tidak tepat atau dalam hal ini

adalah penurunan permintaan. Banyak faktor yang memungkinkan

ketidaksesuaian antara hasil forecast dengan hasil nyata. Selain itu,

ketidaksesuaian juga dapat terjadi karena keterbatasan data historis yang


commit to user

V-62

digunakan untuk perhitungan peramalan sehingga penggambaran penggunaan

kertas kurang sesuai.

Fenomena penurunan pembelian kertas juga dapat saja terjadi dikarenakan

beberapa hal, diantaranya pencanangan penghematan kertas, pengurangan

pendanaan atau pemotongan anggaran pembelanjaan (financial policy) untuk

bahan habis pakai ataupun procurement policy yang ada disetiap unit kerja.

5.4 Analisis Penentuan Safety Stock

Penentuan safety stock bertujuan untuk mengantisipasi adanya permintaan

aktual yang melebihi jumlah permintaan yang sudah direncanakan sebelumnya.

Apabila permintaan aktual melebihi jumlah kebutuhan yang sudah ditentukan dan

persediaan di gudang tidak dapat memenuhinya maka terjadi kekurangan

persediaan. Kekurangan persediaan ini dapat mengakibatkan terhambatnya

pekerjaan operasional di unit-unit kerja.

Selama ini, kebijakan perencanaan pengadaan kertas tidak menentukan

besarnya safety stock. Unit kerja hanya menambahkan 10-15% jumlah pembelian

dari pembelian sebelumnya sebagai bentuk antisipasi apabila ada peningkatan

jumlah permintaan kertas. Namun, cara tersebut tentunya kurang akurat.

Dalam penelitian ini, sistem tidak diperkenankan mengalami backorder

atau kekurangan persediaan. Oleh karena itu, didalam sistem diberikan safety

stock agar jumlah persediaan lebih akurat dan diharapkan tidak terjadi

kekurangan. Besarnya safety stock dapat diminimasi dengan melakukan agregasi

safety stock. Agregasi tersebut dapat menurunkan besarnya safety stock tanpa

harus mengurangi nilai service level (tingkat pelayanan) yang diharapkan. Unit

kerja mengharapkan besarnya cycle service level (CSL) sebesar 95% agar tingkat

safety stock mendekati optimal. Hasil perhitungan safety stock usulan untu setiap

unit kerja pada setiap bulannya dapat dilihat pada tabel 4.4

5.5 Analisis Hasil Penentuan Alokasi Kertas

Alokasi kertas untuk setiap unit kerja, model akan memilih penyedia barang

yang memiliki harga beli yang paling rendah, hal ini karena adanya tarikan dari

fungsi tujuan yaitu meminimasi biaya pembelian. Sedangkan volume kertas yang

dilalokasikan akan ditentukan berdasarkan minimasi biaya penyimpanan. Alokasi


commit to user

V-63

ini mempertimbangkan beberapa variabel yaitu pemenuh jumlah kebutuhan,

batasan kapasitas penyimpanan dan safety stock yang ditentukan.

Dari hasil perencanaan usulan alokasi kertas tahun 2012 dengan model

linear programming, sepuluh penyedia barang yang mengikuti pelelangan

terdapat empat penyedia barang yang memenangkan tender karena memiliki

harga terendah untuk setiap produk yang ditawarkan. Penyedia barang 2 menjadi

penyedia kertas jenis HVS kuarto A4 dan penyedia barang 3 sebagai penyedia

kertas jenis HVS 80 gr. Harga terendah untuk HVS 60gr, kertas buram dan kertas

Garis Double Folio adalah dari penyedia barang 5. Sedangkan penyedia barang

10 sebagai penyedia kertas jenis HVS 70 gr.

Dari hasil perhitungan pemilihan penyedia barang, didapatkan total

pengiriman barang dari penyedia barang menuju unit-unit kerja pada tiap

bulannya adalah sebagai berikut:

Tabel 5.1 Total Pengiriman dari penyedia barang

Penyedia barang yang memenangkan tender ini mengirim sejumlah kertas setiap

bulannya. Hal ini untuk memenuhi permintaan sebanyak yang dibutuhkan unit

kerja. Contohnya, pada bulan pertama, jumlah permintaan semua jenis kertas

mencapai 1202 rim dan alokasi dari penyedia barang adalah sebanyak 1150 rim.

Dengan adanya penyedia barang tunggal untuk setiap jenis kertas, maka tujuan

pengadaan untuk menyamakan harga satuan disetiap unit kerja dapat tercapai.

Pengiriman dilakukan secara berkala, dalam hal ini adalah setiap satu bulan

sekali, dimaksudkan agar tidak terjadi penumpukan persediaan digudang.

Konsumsi kertas dapat lebih mudah dikontrol dari regulasi penggunaan setiap

bulannya.

5.6 Analisis Biaya Pembelian Pengadaan Kertas

Analisis biaya pengadaan dilakukan dengan cara membandingkan antara

total biaya pengadaan yang menerapkan penentuan alokasi kertas dengan model

januari februari maret april mei juni juli agustus september oktober nopember desemberpenyediabarang 2 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162

penyediabarang 3 116 116 116 116 116 116 116 116 116 116 116 116

penyediabarang 5 685 685 685 685 685 685 685 685 685 685 685 685

penyediabarang 10 359 359 359 359 359 359 359 359 359 359 359 359

Total kirimBulan


commit to user

V-64

optimisasi dan total biaya pengadaan dengan sistem yang ada saat ini.

Perbandingan biaya pengadaan kertas digunakan sebagai dasar pembuktian bahwa

perencanaan penentuan alokasi dengan model optimisasi dapat meminimasi biaya

pengadaan. Proses pengadaan selama ini mempunyai beberapa kelemahan yaitu

kurang efektif dan efisien karena dilakukan secara terpisah-pisah. Metode

pembelian langsung terhadap pengadaan barang yang sejenis untuk tiap unit juga

kurang sesuai dengan kaidah pengadaan yang tercantum dalam Perpres 54/2010.

Oleh karena itu diharapkan model optimisasi dapat menjadi perbaikan sistem yang

berjalan.

Perbandingan dilakukan dengan cara mengolah data tahun 2011 dengan

menggunakan dua perhitungan yang berbeda, yaitu sistem saat ini dan sistem

usulan. Untuk mendapatkan besarnya biaya pembelian sistem saat ini yaitu

dengan cara mengalikan jumlah kertas yang dibeli ditiap unit kerja dengan harga

pengadaan pembelian langsung ditiap unit kerja. Kemudian ditambahkan dengan

biaya administrasi pengadaan rutin.

Tabel 5.2 Pembelian Kertas disetiap unit kerja tahun 2011 dengan sistemmandiri/terpisah-pisah

F. SASTRAJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 178 31.050Rp 5.526.900RpHVS 70 gr 255 40.000Rp 10.200.000RpHVS kuarto/A4 402 42.000Rp 16.884.000Rp buram 230 23.000Rp 5.290.000RpHVS folio 80 gr 75 40.000Rp 3.000.000Rpgaris dobel folio 410 15.000Rp 6.150.000Rp

jumlah 47.050.900Rp

F.PERTANIANJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 0 -Rp -RpHVS 70 gr 220 43.000Rp 9.460.000RpHVS kuarto/A4 20 40.500Rp 810.000Rp buram 40 28.500Rp 1.140.000RpHVS folio 80 gr 20 42.850Rp 857.000Rpgaris dobel folio 200 95.000Rp 19.000.000Rp

jumlah 31.267.000RpF.MIPA

Jenis Kertas jumlah harga beli total biaya beliHVS folio 60 gr 60 38.500Rp 2.310.000RpHVS 70 gr 352 39.000Rp 13.728.000RpHVS kuarto/A4 151 48.000Rp 7.248.000Rp buram 105 26.500Rp 2.782.500RpHVS folio 80 gr 280 48.000Rp 13.440.000Rpgaris dobel folio 140 70.750Rp 9.905.000Rp

jumlah 49.413.500Rp

FISIPJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 115 37.150Rp 4.272.250RpHVS 70 gr 245 39.000Rp 9.555.000RpHVS kuarto/A4 60 35.000Rp 2.100.000Rp buram 0 -Rp -RpHVS folio 80 gr 0 -Rp -Rpgaris dobel folio 300 43.500Rp 13.050.000Rp

jumlah 28.977.250Rp

F.KEDOKTERANJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 500 33.500Rp 16.750.000RpHVS 70 gr 460 42.000Rp 19.320.000RpHVS kuarto/A4 25 40.000Rp 1.000.000Rp buram 910 28.000Rp 25.480.000RpHVS folio 80 gr 20 48.500Rp 970.000Rpgaris dobel folio 0 -Rp -Rp

jumlah 63.520.000Rp

F.HUKUMJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 0 -Rp -RpHVS 70 gr 50 42.750Rp 2.137.500RpHVS kuarto/A4 0 -Rp -Rp buram 75 28.000Rp 2.100.000RpHVS folio 80 gr 0 -Rp -Rpgaris dobel folio 50 92.500Rp 4.625.000Rp

jumlah 8.862.500Rp

PASCASARJANAJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 0 -Rp -RpHVS 70 gr 150 42.175Rp 6.326.250RpHVS kuarto/A4 150 40.500Rp 6.075.000Rp buram 0 -Rp -RpHVS folio 80 gr 0 -Rp -Rpgaris dobel folio 0 -Rp -Rp

jumlah 12.401.250Rp

FKIPJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 150 34.750Rp 5.212.500RpHVS 70 gr 1200 39.500Rp 47.400.000RpHVS kuarto/A4 380 35.100Rp 13.338.000Rp buram 580 20.000Rp 11.600.000RpHVS folio 80 gr 30 44.000Rp 1.320.000Rpgaris dobel folio 890 83.750Rp 74.537.500Rp

jumlah 153.408.000Rp


commit to user

V-65

Dari pembelian diatas, diperoleh total pengeluaran dari sebelas unit kerja

adalah Rp. 496.863.050,00. Kemudian, pengadaan kertas tersebut ditambah

dengan biaya administrasi pengadaan langsung, yaitu biaya honor tiga panitia

pengadaan rutin sebesar Rp. 190.000,00 untuk ketua, Rp. 170.000,00 untuk

sekretaris dan Rp. 150.000,00 untuk anggota untuk setiap unit kerja. Dengan

demikian, diperoleh total biaya pengadaan yang dikeluarkan dengan sistem saat

adalah sebesar Rp. 502.473.050,00

Selanjutnya, dengan jumlah barang yang sama, pada sistem usulan,

digunakan harga termurah dari harga pembelian ditiap unit kerja ditambah biaya

operasional pengadaan bersama (secara terpusat).

Tabel 5.3 Pembelian tahun 2011 dengan menggunakan simulasi sistemkontrak pengadaan bersama

Biaya operasional dari sistem pengadaan bersama adalah sebesar

Rp. 4.330.000,- (ada tiga penyedia barang yang mempunyai harga terendah).

Harga beli diambil dari harga temurah dari setiap jenis kertas yang ada diunit-unit

kerja pada tahun tersebut. Jadi, biaya pembelian kertas dengan sistem usulah

adalah sebesar Rp. 351.486.600,00. Dari hasil perhitungan diatas diperoleh

perbandingan biaya pengadaan kertas. Dengan demikian dapat diketahui besarnya

MEDICAL CENTERJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 5 42.750Rp 213.750RpHVS 70 gr 27 42.700Rp 1.152.900RpHVS kuarto/A4 0 -Rp -Rp buram 0 -Rp -RpHVS folio 80 gr 0 -Rp -Rpgaris dobel folio 0 -Rp -Rp

85.450Rp 1.366.650Rp

EKONOMIJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 0 ` -RpHVS 70 gr 495 36.800Rp 18.216.000RpHVS kuarto/A4 395 34.000Rp 13.430.000Rp buram 324 22.500Rp 7.290.000RpHVS folio 80 gr 0 -Rp -Rpgaris dobel folio 0 -Rp -Rp

jumlah 38.936.000Rp

F.TEKNIKJenis Kertas jumlah harga beli total biaya beli

HVS folio 60 gr 100 37.500Rp 3.750.000RpHVS 70 gr 580 42.500Rp 24.650.000RpHVS kuarto/A4 350 40.500Rp 14.175.000Rp buram 120 28.000Rp 3.360.000RpHVS folio 80 gr 0 -Rp -Rpgaris dobel folio 270 58.241Rp 15.725.000Rp

jumlah 61.660.000Rp

Jenis Kertas jumlah harga beli total biaya beliHVS folio 60 gr 1108 31.050Rp 34.403.400RpHVS 70 gr 4034 36.800Rp 148.451.200RpHVS kuarto/A4 1933 34.000Rp 65.722.000Rp buram 2384 20.000Rp 47.680.000RpHVS folio 80 gr 425 40.000Rp 17.000.000Rpgaris dobel folio 2260 15.000Rp 33.900.000Rp

jumlah 347.156.600Rp


commit to user

V-66

biaya penghematan yang akan didapat bila menerapkan sistem usulan, yaitu

sebagai berikut :

Penghematan biaya = Rp. 502.473.050,00. - Rp. 351.486.600,00

= Rp. 150.986.450,00

Dari perhitungan diatas terbukti bahwa dengan menerapkan model sistem

pengadaan terpusat biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan kertas lebih kecil

(minimized cost) yaitu sebesar 30,05%. Berikut ini merupakan diagram batang

yang menunjukkan perbandingan biaya pembelian kertas.

Gambar 5.1 Perbandingan Total biaya

5.7 Analisis Sensitivitas

Analisis sensitivitas berkaitan dengan perubahan parameter untuk melihat

berapa besar perubahan dapat ditolerir sebelum solusi optimal mulai kehilangan

optimalitasnya (Daellenbach dan McNickle, 2005). Jika suatu perubahan kecil

dalam parameter menyebabkan perubahan drastis dalam solusi, dikatakan bahwa

solusi adalah sangat sensitif terhadap nilai parameter itu. Sebaliknya, jika

perubahan parameter tidak mempunyai pengaruh besar terhadap solusi dikatakan

solusi relatif insensitif terhadap nilai parameter tersebut. Analisis sensitivitas

dilakukan dengan mengubah nilai input untuk mengetahui pengaruh perubahan

tersebut terhadap variabel keputusan dan nilai fungsi objektif yang dihasilkan

model.

Pada penelitian kali ini, parameter yang dapat diubah untuk melakukan

analisis sentivitas adalah demand atau jumlah permintaan. Sedangkan parameter

lain tidak dapat diubah karena nilainya merupakan ketetapan. Jumlah permintaan

sangat mungkin berubah setiap tahunnya. Perubahan dapat terjadi pada satu jenis

Rp-

Rp100.000.000

Rp200.000.000

Rp300.000.000

Rp400.000.000

Rp500.000.000

1

Biay

a (R

p)

Perbandingan biaya pengadaan kertas

sistem usulan

sistem saat ini


commit to user

V-67

produk saja atau pada semua jenis produk yang dialokasikan. Pada analisis

sensitivitas ini, perubahan permintaan dilakukan pada keenam jenis produk

sebesar 10%, 20%, dan 30%. Perubahan jumlah permintaan memberikan

perubahan pada variabel keputusan jumlah alokasi kertas, sehingga apabila jumlah

permintaan naik hingga 70% maka jumlah alokasi kertas pun akan mengikuti

perubahan yang terjadi.

Tabel 5.4 Persentase kenaikan jumlah permintaan terhadap perubahan biaya

Tabel 5.2 diatas menunjukkan bahwa semakin besar permintaan, maka

semakin besar pula jumlah alokasi yang dikirim. Oleh karena itu dapat

disimpulkan bahwa biaya pembelian sangat dipengaruhi oleh jumlah permintaan.

Namun demikian, pada kasus penelitian ini, biaya inventory mengalami

penurunan. Hal ini terjadi karena jumlah inventory menurun. Unit-unit kerja yang

masih mempunyai banyak sisa inventory ditahun sebelumnya, tidak akan

mendapatkan alokasi kertas. Contohnya pada unit kerjar Fakultas Kedokteran,

Fakultas Ekonomi, Fakultas Pertanian dan Fakultas MIPA, mempunyai sisa

inventory kertas buram dari tahun sebelumnya masing-masing sebanyak 588 rim,

763 rim, 322 rim dan 183 rim. Begitu juga jenis kertas HVS 70gr di Fakultas

Ekonomi, Fakultas Pertanian, Fakultas Kedokteran menyisakan inventory masing-

masing sebanyak 157 rim, 262 rim, dan 245 rim. Permintaan yang datang di unit

kerja tersebut akan dipenuhi dari sisa inventory digudang, sehingga dengan kata

lain jumlah inventory disetiap gudang unit kerja tersebut akan semakin berkurang.

Kertas-kertas yang dialokasikan akan diserap dengan baik oleh permintaan di

unit-unit kerja yang memang membutuhkan, sehingga tidak ada penumpukan

kertas dari sisa alokasi.

Dengan demikian, alokasi kertas dimaksudkan menjadi tepat sasaran dan

tujuan pengadaan untuk mendapatkan efisiensi dapat tercapai. Pola perubahan

biaya-biaya terhadap perubahan jumlah permintaan dapat dilihat pada Gambar 5.1

s.d 5.3.

presentasekenaikanjumlah

permintaan

biaya pembelianpresentase

kenaikan biayapembelian

biaya persediaanpresentase

kenaikan biayapersediaan

Total BiayaPengadaan

presentasekenaikan total

biayapengadaan

awal 411.887.000Rp 0,00% 34.605.460Rp 0,00% 446.492.460Rp 0,00%10% 449.102.900Rp 9,04% 34.456.420Rp -0,43% 483.559.320Rp 8,30%20% 486.843.800Rp 18,20% 34.307.380Rp -0,86% 521.151.180Rp 16,72%30% 524.247.900Rp 27,28% 34.201.120Rp -1,17% 558.449.020Rp 25,07%


commit to user

V-68

Gambar 5.2 Grafik perubahan jumlah permintaan terhadap biaya pembelian

Gambar 5.3 Grafik perubahan jumlah permintaan terhadap total biaya

pengadaan

Gambar 5.4 Grafik perubahan jumlah permintaan terhadap biaya persediaan

Secara teoritis, apabila terjadi penambahan permintaan, maka akan

meningkat pula jumlah alokasinya. Hal tersebut juga berdampak pada naiknya

Rp400,000,000

Rp450,000,000

Rp500,000,000

Rp550,000,000

awal 10% 20% 30%

biay

a pe

mbe

lian

grafik perubahan biaya pembelian terhadap kenaikan permintaan

kenaikanbiaya

Rp400,000,000

Rp450,000,000

Rp500,000,000

Rp550,000,000

Rp600,000,000

1 2 3 4

tota

l bia

ya

grafik perubahan total biaya pengadaan terhadap kenaikanpermintaan

kenaikan totalbiaya

Rp34,000,000

Rp34,200,000

Rp34,400,000

Rp34,600,000

Rp34,800,000

awal 10% 20% 30%

biay

a pe

rsed

iaan

grafik perubahan biaya persediaan terhadap kenaikanpermintaan

penurunan biaya


commit to user

V-69

jumlah inventory. Oleh karena itu, perlu dilakukan uji model yang dibuat dalam

penelitian ini, agar dapat diketahui kesesuaian antara model yang dibuat dengan

teori yang ada. Uji model dilakukan dengan cara mengganti jumlah initial

inventory atau sisa barang dari tahun sebelumnya dengan jumlah safety stock yang

dinaikan sebesar asumsi 500%. Hal ini dimaksudkan agar nilai initial inventory

mempunyai bobot yang sama dan agar mudah diketahui pergerakan perubahan

jumlah persediaan bulan selanjutnya. Dengan cara yang sama, running LINGO uji

model dilakukan untuk setiap peningkatan sebesar 10%, 20% dan 30%. Hasil uji

model dapat dilihat pada grafik 5.4 berikut ini:

Gambar 5.5 Grafik uji model terhadap biaya persediaan

Gambar 5.5 menunjukan bahwa terjadi peningkatan jumlah inventory karena

adanya peningkatan jumlah alokasi. Maka, secara otomatis biaya persediaan juga

mengalami peningkatan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa model

bersesuaian dengan teori. Model dapat menunjukan bahwa perubahan jumlah

alokasi sejajar dengan jumlah inventory.

Pada analisis sensitivitas ini, perubahan permintaan juga dilakukan pada

keenam jenis produk untuk diturunkan sebesar -10%, -20% dan -30%. Perubahan

jumlah permintaan memberikan perubahan pada variabel keputusan jumlah

alokasi kertas.

Tabel 5.5 Persentase penurunan jumlah permintaan terhadap perubahan biaya

Rp18,400,000Rp18,600,000Rp18,800,000Rp19,000,000Rp19,200,000Rp19,400,000

awal 10% 20% 30%

biay

a pe

rsei

daan

grafik uji model terhadap biaya persediaan

kenaikanbiaya

presentasekenaikanjumlah

permintaan

biaya pembelianpresentase

kenaikan biayapembelian

biaya persediaanpresentase

kenaikan biayapersediaan

Total BiayaPengadaan

presentasekenaikan total

biayapengadaan

awal 411.887.000Rp 0,00% 34.605.460Rp 0,00% 446.492.460Rp 0,00%-10% 374.671.100Rp -9,04% 34.754.510Rp 0,43% 409.425.610Rp -8,30%20% 337.455.100Rp -18,07% 34.903.550Rp 0,86% 372.358.650Rp -16,60%30% 300.255.500Rp -27,10% 35.058.590Rp 1,31% 335.314.090Rp -24,90%


commit to user

V-70

Pola perubahan biaya-biaya terhadap perubahan jumlah permintaan dapat dilihat

pada Gambar 5.5 s.d 5.7.

Gambar 5.6 Grafik perubahan penurunan jumlah permintaan terhadap biaya

pembelian

Gambar 5.7 Grafik perubahan penurunan jumlah permintaan terhadap biaya persediaan

Gambar 5.8 Grafik perubahan penurunan jumlah permintaan terhadap biaya pembelian

Rp300,000,000Rp320,000,000Rp340,000,000Rp360,000,000Rp380,000,000Rp400,000,000Rp420,000,000

awal -10% -20% -30%

biay

a pe

mbe

lian

grafik perubahan biaya pembelian terhadap penurunanpermintaan

penurunanbiaya

Rp34,200,000

Rp34,400,000

Rp34,600,000

Rp34,800,000

Rp35,000,000

Rp35,200,000

awal -10% -20% -30%

biay

a pe

rsed

iaan

grafik perubahan biaya persediaan terhadap penurunanpermintaan

kenaikan biaya

Rp300,000,000

Rp350,000,000

Rp400,000,000

Rp450,000,000

Rp500,000,000

awal -10% -20% -30%

tota

l bia

ya

grafik perubahan total biaya pengadaan terhadap penurunanpermintaan

penurunanbiaya


commit to user

V-71

5.8 Analisis Implementasi Konsep Kontrak Pengadaan Bersama.

Saat ini, kontrak pengadaan bersama (consolidated procurement) sudah

mulai gencar diterapkan di beberapa K/L/D/I. Hal ini seiring dengan

perkembangan pemahaman tentang proses pengadaan yang efektif dan efisien.

Begitu juga di UNS, tidak menutup kemungkinan untuk menerapkan kontrak

pengadaan bersama pada pengadaan ATK.

Pada penelitian ini diusulkan sentralisasi pengadaan dimana setiap unit

membuat perencanaan kebutuhan kemudian dilakukan penggabungan pembelian

dengan metode kontrak pengadaan bersama. Model yang dihasilkan dalam

penelitian ini dibutuhkan pihak perencana untuk memudahkan menghitung jumlah

kebutuhan kertas. Perencanaan kebutuhan didapat dari data historis kemudian

dilakukan forecasting.

Namun, proses pengadaan sangat erat kaitannya dengan kebijakan

perencanaan dan penganggaran dari pusat. Ada beberapa kendala internal yang

mungkin belum mendukung implementasi dilapangan seperti kebijakan Rencana

Bisnis dan Anggaran. Kebijakan anggaran belum sepenuhnya dapat mendukung

program pemusatan pengadaan rutin seperti ATK kertas.


commit to user

VI-1

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menjelaskan kesimpulan dari hasil pengembangan model optimisasi

penentuan kebutuhan jumlah alokasi kertas di Universitas Sebelas Maret.

Sedangkan saran berisi tentang hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk

penelitian selanjutnya agar diperoleh sistem alokasi kertas yang lebih optimal.

6.1 KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat diperoleh kesimpulan

sebagai berikut :

1. Pada penelitian ini dihasilkan sebuah model optimisasi dengan linear

programming untuk studi kasus pengadaan kertas di Universitas Sebelas

Maret.

2. Model optimisasi dengan linear programming yang dilakukan didalam

penelitian ini mampu menentukan jumlah alokasi kertas dan besarnya

jumlah persediaan untuk setiap unit-unit kerja di universitas. Total

alokasi untuk semua jenis kertas yang dibutuhkan untuk Pascasarjana

adalah 162 rim; Medical Center : 81 rim; F.Hukum : 951 rim; FISIP :

1318 rim; F.Teknik: 1946 rim; F. Kedokteran: 375 rim; F. Pertanian;

923 rim; FKIP: 4622 rim; F. Ekonomi: 1788 rim; FSSR: 1519 rim;

FMIPA: 2192 rim. Total biaya pengadaan kertas sistem usulan yang

dihasilkan dalam penelitian ini adalah sebesar Rp. 446.492.400,00

3. Berdasarkan hasil simulasi model untuk tahun sebelumnya (data tahun

2011), model optimisasi yang dibuat mampu menekan biaya pembelian

sebesar 30,05%.

4. Model optimisasi yang dirumuskan dalam penelitian ini cukup

merepresentasikan sistem pengadaan bersama (consolidated

procurement) dan sesuai dengan asas-asas pengadaan, khususnya asas

efektif dan efisien.


commit to user

VI-2

6.2 SARAN

Saran bagi pihak perusahaan dan penelitian selanjutnya berdasarkan

penelitian ini adalah :

1. Universitas diharapkan menerapkan perencanaan sistem pengadaan

secara terpusat. Dengan demikian, asas efekti dan efisien dalam proses

pengadaan dapat tercapai.

2. Hasil analisis sensitivitas menunjukkan bahwa jumlah permintaan

merupakan variabel yang paling sensitif dalam mempangaruhi kriteria

performansi. Besarnya biaya pengadaan berubah seiring dengan

perubahan jumlah permintaan. Oleh karena itu, pihak pengadaan perlu

cermat dalam menghitung jumlah kebutuhan kertas.

3. Penelitian selanjutnya diharapkan memperhatikan parameter biaya

transportasi berdasarkan jarak pengiriman dari sumber ke gudang, tidak

hanya dari biaya kirim per unit saja.

4. Kebijakan sentralisasi perlu diimbangi dengan kebijakan pengelolaan

anggaran.


commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Bahagia, Senator Nur. 2011. Jurnal Pengadaan “Senarai Pengadaan Barang / JasaPemerintah” Sistem Pengadaan Publik Dan Cakupannya. LKPP. ISSN:2089-2861 Volume 1 No.1 Desember 2011.

Bahri, S., dan Supomo, Heri. 2009. Perancangan Model Konsolidasi LogistikMaterial Industri Galangan Kapal dengan Memanfaatkan Teknologi WebService. Seminar Nasional Teori dan Aplikasi Teknologi Kelautan.

Chopra, S., dan Meindle, P. 2004. Supply Chain Management: Strategy, Planning,and Operation. New Jersey: Prentice Hall.

Daellenbach, H. G. Dan McNickle, D.C. 2005. Management Science: DecisionMaking Through System Thinking. New York: Palgrave MacMillan

Gaspersz, Vincent. 2002. Production and Inventory Control BerdasarkanPendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Herjanto, E. 1999. Mnajemen Operasi dan Produksi. Edisi Kedua. Jakarta:Gramedia Widiasarana Indonesia

Hillier, F. S., and Lieberman G. J. 1997. Introduction To Operations Research,Fifth Edition. New York : McGraw-Hill, Inc.

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). 2010. Modul 1Pengantar Pengadaan Barang/Jasa di Indonesia: Pelatihan PengadaanBarang/Jasa Pemerintah Tingkat Dasar/Pertama.

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). 2010. Modul 4Pelaksanaan Pengadaan Barang: Pelatihan Pengadaan Barang/JasaPemerintah Tingkat Dasar/Pertama.

Menteri Keuangan Republik Indonesia. 2012. Peraturan Menteri KeuanganNomor 84/PMK.02/2011 Tentang Standar Biaya Umum Tahun Anggaran2012

Oktyajati, Nancy. 2010. Perencanaan Alokasi Bahan Baku Industri PengolahanKayu Jati (IPKJ) Perum PerhutaniUnit I Jawa Tengah Dengan MetodeLinearProgramming. Skripsi, Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik,Universitas Sebelas Maret, Surakarta.

Optimization Modeling with LINGO sixth edition. 2006. Illinois: LINDO SystemInc.

Presiden Republik Indonesia. 2010. Peraturan Presiden Republik IndonesiaNomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah


commit to user

Rangkuti, Freddy. 1997. Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis ,Jakarta: PT RajaGrafindo Persada

Setiawan, I., Pujawan, I Nyoman., dan Prasetyawan, Yudha. 2010. KeputusanPemesanan pada Supply Chain dengan Pertimbangan Fleksibilitas Kapasitas.Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS), Surabaya.

Simchi-Levi, D., dan Kaminsky, P. 2003. Designing dan Managing the SupplyChain. Boston: McGraw-Hill.

Sutopo, W., Devi, O.T.D., Hisjam, M., and Yuniaristanto. 2012. A Model forProcurement and Inventory Planning for Export-Oriented FurnitureIndustry in Indonesia: A Case Study. Proceeding of the InternationalMultiConference of Engineers dan Computer Scientists 2012 Vol II,Hongkong.

Thai, K.V. 2009. International Handbook of Public Procurement. New York:Taylor & Francis Group.

Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana ... · ATK. Perbaikan yang dapat...

Documents

Transcript of Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana ... · ATK. Perbaikan yang dapat...