SKRIPSI Program Studi Akuntansi - repository.mercubuana.ac.id · evaluasi atas audit operasional ....
Transcript of SKRIPSI Program Studi Akuntansi - repository.mercubuana.ac.id · evaluasi atas audit operasional ....
EVALUASI ATAS AUDIT OPERASIONAL
ATM CASH REPLENISHMENT DENGAN KINERJA
DIVISI CASH CENTRE P.T TUNAS ARTHA GARDATAMA
SKRIPSI Program Studi Akuntansi
N a m a : WIDATI ASTUTI N I M : 0320311-125
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
EVALUASI ATAS AUDIT OPERASIONAL
ATM CASH REPLENISHMENT DENGAN KINERJA
DIVISI CASH CENTRE P.T TUNAS ARTHA GARDATAMA
SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh
Gelar SARJANA EKONOMI Program Studi Akuntansi
N a m a : WIDATI ASTUTI N I M : 0320311-125
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Nama : WIDATI ASTUTI
NIM : 0320311-125
Program Studi : Akuntasi
Judul Skripsi : Evaluasi Atas Audit Operasional
ATM Cash Replenishment Dengan Kinerja
Divisi Cash Centre PT Tunas Artha Gardatama
Tanggal Ujian Skripsi :
Disahkan Oleh :
Pembimbing
Syahril Djaddang,SE,M.Si
Tanggal :
Dekan Fakultas Ekonomi Ketua Jurusan Akuntasi
Drs. Hadri Mulya, M.Si H. Sabarudin Muslim, SE, M.Si
Tanggal : Tanggal :
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Allhamdulillahirobillalamin, penuh rasa syukur
kehadirat Allah SWT atas izin-Nya. Maka skripsi ini dapat terwujud yang
merupakan salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada Fakultas Ekonomi
Jurusan Akuntansi Universitas Mercubuana Jakarta.
Semakin berkembangnya dunia usaha terutama pada perusahaan-
perusahaan jasa (terutama pihak ketiga / outsourching) yang merupakan elemen
pendukung dari operasional perusahaan-perusahaan besar, dan semakin tingginya
frekuensi peredaran uang dalam kegiatan ATM Replenishment sehingga masalah
dan resiko semakin kompleks yang berdampak pada kinerja sebuah perusahaan
outsourching. Berangkat dari pemikiran tersebut,skripsi ini penulis diberi judul
“Evaluasi Audit Operasional ATM Cash Replenishment Dengan Kinerja Divisi
Cash Centre PT Tunas Artha Gardatama “.
Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, dengan
itu disampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat :
1. Bapak Dr Ir Suharyadi, M,S, selaku Rektor Universitas Mercubuana.
2. Bapak Drs Hadri Mulya,M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Mercubuana.
3. Bapak Sabarudin, Muslim,SE ,M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi S1
Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana.
4. Bpk Syahril Djaddang,SE,M.Si Pembimbing skripsi terimakasih atas
bimbingannya dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak/Ibu Dosen di Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana Jakarta.
Atas segala kebijakan yang telah diterapkan, khususnya kebijakan
akademik yang sangat menujang keberhasilan penulis dalam
menyelesaikan studi di Fakultas Ekonomi Universitas Mercubuana
Jakarta.
6. Kedua Orang tuaku yang tiada henti-hentinya mendoakan yang selalu
memberikan dukungan penuh baik waktu maupun materi untuk
keberhasilanku.
7. Bapak Henky Johansyah, Ibu Nirmala Sari, Bapak Adi Pribadi selaku
kepala Divisi Operational dan SDM PT. Tunas Artha Gardatama (TAG).
8. Teman dekatku (Adreas Kurniawan) dan sahabat-sahabatku (Evi N,Adi
Darmawan,Yunita Rahmawati) yang bersedia selalu menjadi teman
terbaikku.
9. Sahabat kampusku (Veri, Yuli,Maylani,Vera) Serta teman kelas S1
lanjutan dan teman-teman TAG yang tidak dapat disebutkan satu persatu
yang telah mendengar keluh kesah penulis, semoga persahabatan kita
selalu berada dibawah ridho-Nya.
Semoga segala budi baik dari semua pihak tersebut diterima oleh Allah SWT
dan mendapat pahala yang berlipat ganda dari-Nya, Amien. Akhirnya penulis
berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak yang
memerlukannya, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh
dari sempurna sehubungan dengan terbatasnya kemampuan penulis, dengan
itu penulis mengharapkan kritik dan saran serta masukan dari pembaca demi
terbaiknya skripsi ini. Terima Kasih.
Jakarta , 2008
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
B. Perumusan Masalah 3
C. Tujuan dan Manfaat Penulisan 4
BAB II LANDASAN TEORITIS
A. Tinjauan Umum 5
1. Pengertian Audit 5
2. Jenis-jenis Audit 6
3. Tujuan Audit 7
4. Jenis-jenis Auditor 7
B. Audit Operasional 9
1.Pengertian Audit Operasional 9
2. Tujuan Audit Operasional 10
3. Ruang Lingkup Audit Operasional 11
4. Kualifikasi Auditor Operasional 12
5. Tahapan Audit Operasional 14
a. Pengendalian Internal kuisoner 14
b. Pengujian Substantif 18
c. Pengujian Kepatuhan (Compliance Test) 18
d. Pengujian Detail (Detailed Examination) 19
e. Report Development 19
6. Pengertian Outsourching 20
7. Pengertian Pengisian ulang & Sisa Uang Lokasi 21
8. Tujuan Pemeriksaan ATM Cash Replenishment 21
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 23
1. Lokasi Perusahaan 23
2. Ruang Lingkup Jasa yang Diberikan 25
3. Objek Penelitian 26
4. Security Internal Unit (SIU) 27
B. Metode Penelitian 29
C. Metode Pengumpulan 29
D. Definisi Operasional Variable 30
1. Audit Operasional 30
2. Kinerja Divisi Cash Centre 31
E. Metode Analisa Data 32
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Penerapan Audit Operasional dengan Kinerja Divisi
Cash Centre PT Tunas Artha Gardatama 33
1. Pemeriksaan Pendahuluan 33
2. Pemeriksaan Mendalam dan Terinci 34
3. Pelaksanaan Pemeriksaan 35
4. Temuan Pemeriksaan 35
5. Pelaporan Hasil Pemeriksaan 35
B. Prosedur Audit Security Internal Unit PT TAG 36
1. Prosedur Kerja Preaudit 36
2. Prosedur Umum Audit Lapangan 37
3. Audit Program Security Internal PT TAG 38
4. Prosedur Pelaporan Hasil Audit 39
C. Pelaksanaan Audit Operasional Pada PT TAG 40
1. Prosedur Prepare Uang Ke Dalam Catridge 44
2. Prosedur Reconsiliasi 44
3. Prosedure Hand Over/Take Over 45
D. Audit Operasional ATM Replenishment Dapat Meningkatkan
Kinerja Divisi Cash Centre 46
E. Kendala Pelaksanaan Operasional Audit Pada PT TAG 47
F. Evaluasi Permasalahan Pada Kegiatan ATM Cash Replenishment
Divisi Cash Centre 49
G. Rangkuman Temuan Penelitian 53
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan 62
B. Saran-Saran 63
DAFTAR PUSTAKA
BAGAN
LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Bisnis jasa layanan publik ( Pelaku Outsourching ) sudah sangat
berkembang pada dunia usaha dewasa ini, terlebih bagi kegiatan usaha
yang berkecimpung dengan uang fisik secara langsung, bisnis jasa kawal
angkut uang ini merupakan jawaban atas kebutuhan bagi pelaku bisnis
akan jasa keamanan khususnya dunia perbankan, seiring dengan
pertumbuhan dunia usaha yang semakin kompleks.
ATM Cash Replenishment adalah salah satu bidang yang
ditawarkan oleh pihak perbankan kepada pihak luar yang menjadi peluang
usaha bagi para pebisnis jasa layanan publik.
Walaupun merupakan salah satu sumber pendapatan, bukan berarti
kegiatan ATM Cash Replenishment tidak mempunyai resiko. Kegiatan
ATM Cash Replenishment ini pada Divisi Cash Centre mempuyai
beberapa resiko, antara lain resiko keamanan ( Security Risk ), resiko
operasional ( Operasional Risk ), resiko penyelewengan ( Fraud Risk ) dan
resiko - resiko lainnya.
Dalam rangka mengoptimalkan dan meminimalisasi resiko pada kegiatan
ATM Cash Replenishment, maka diperlukan upaya pengawasan dan
pengendalian yaitu dengan cara melakukan audit opersional.
Audit dalam suatu badan usaha merupakan tuntutan atau kebutuhan guna
melahirkan efektifitas usaha, sehingga usaha beroperasi secara sehat
dengan resiko yang minimal.
Penulis merasa tertarik untuk meneliti dalam kegiatan nyata dunia
outsourching perbankan terhadap peranan yang diberikan oleh Security
Internal Unit ( SIU ) sebagai internal auditor perusahaan dalam kegiatan
ATM Cash Replenishment dan mencoba untuk menganalisa efektivitas
kegiatan audit operasional sebagai alat pengendalian manajemen yang
berfungsi perusaahan dari kerugian ketidakefisienan, kecurangan yang
disengaja, ketidakakuratan data yang disediakan, dan irregularities yang
terspesifikasi di dalam kegiatan ATM Cash Replenishment pada Divisi
Cash Centre.
Hasil penelitian tersebut penulis tuangkan ke dalam skripsi ini dengan
judul
“ Evaluasi Atas Audit Operasional ATM Cash Replenishment
Dengan Kinerja Divisi Cash Centre P.T. Tunas Artha Gardatama “
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka penulis akan membahas masalah
yang didefinisikan sebagai berikut :
a. Bagaimanakah pelaksanaan Audit Operasional ATM Replenishment (
Pengisian ulang uang dan sisa uang dilokasi ) pada Divisi Cash
Centre PT. TAG ?
b. Apakah pelaksanaan Audit Operasional ATM Replenishment dapat
meningkatkan kinerja Divisi Cash Centre ?
c. Apakah ada kendala yang dihadapi dalam melaksanakan Audit
Operasional Divisi Cash Centre PT. TAG ?
C. Tujuan dan Manfaat Penulisan
1. Tujuan Penulisan
a. Untuk mengetahui pelaksanaan Audit Operasional ATM
Replenishment.
b. Untuk mengevaluasi sistem pelaksanaan Audit Operasional
ATM Replenisment pada Divisi Cash Centre PT.TAG .
c. Untuk mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi
dalam pelaksanaan pemeriksaan agar kendala-kendala yang
ada dapat diselesaikan secara tepat,cermat dan akurat.
2. Manfaat Penulisan
Pelaksanaan penelitian ini sangat berguna untuk:
a. Penulis
Menambah pengetahuan dan pengalaman bagi penulis
mengenai kegiatan audit operasional dalam prakteknya dan
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi Akuntansi di Universitas Mercu Buana.
b. Perusahaan
Dapat digunakan sebagai bahan masukan tentang audit
operasional terhadap pelaksanaan kegiatan Divisi Cash Centre,
disertai dengan saran-saran yang diperlukan untuk
perkembangan praktek audit operasional dalam perusahaan.
c. Pembaca
Diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan
pembaca tentang pelaksanaan audit operasional terhadap
pelaksanaan kegiatan Divisi Cash Centre pada perusahaan dan
memberikan refleksi bagi peneliti lain yang ingin meneliti lebih
dalam tentang audit operasional.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Umum Mengenai Audit
1. Pengertian Audit
Menurut Alvin A. Arens dan james Loebbecke (2000:9) definisi
Auditing Adalah sebagai berikut:
“ Auditing is the accumulation and evaluation of evidence abaut
information to determine and report on the degree of correspondence the
between information and established criteria Auditing should be done by
competent,independent person”
Dari pengertian diatas dapat diterjemahkan bahwa Auditing adalah
suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian informasi untuk
menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi yang dimaksud dengan
kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing dilakukan oleh seorang
yang kompenten dan independen.
2. Jenis-jenis Audit
Alvin A. Arens dan James Loebbecke (2000:11) menyebutkan
bahwa terdapat tiga jenis audit yaitu audit operasional,audit ketaatan dan
audit laporan keuangan.
a. Audit atas Laporan Keuangan (financial statements audit)
“An audit financial statements is conducted to determine wheter
the overall financial statements (the quantiable information
being verified) are stated in accordance with specifield criteria”
Laporan audit dilakukan untuk menemukan apakah laporan
keuangan telah disajikan sesuai dengan criteria yang ditetapkan,
yakni prinsip akuntansi yang diterima umum.
b. Audit Operasional
“ An operational audit is a review of any part of an organizations
procedures and methods for the purpose of evaluating efficiency
and affectiveness.”
Audit operasional adalah suatu review terhadap setiap bagian dari
prosedur dan metode operasi atau organisasi untuk menilai
keefisienan dan keefektifannya. Pada saat selesainya audit
operasional, auditor akan memberikan saran-saran kepada
manajemen untuk memperbaiki kelemaham-kelemahan pada
system dan prosedur yang bersangkutan.
c. Audit ketaatan
Audit ketaatan adalah audit untuk menetukan apakah pihak yang
diaudit (auditee) telah mengikuti prosedur atau peraturan tertentu
yang telah ditetapkan oleh yang berwenang.
3. Tujuan Audit
Tujuan audit menurut Arens Loebbecke (2000:129) adalah sebagai
berikut:
a) Kelayakan secara keseluruhan.
b) Keabsahan.
c) Kepemilikan.
d) Kelengkapan
e) Penilaian
f) Klasifikasi
g) Cut off
h) Ketepatan
i) Pengungkapan
4. Jenis-jenis Auditor
Alvin A .Arens dan James Leobbecke (2000:13)
menyebutkan ada empat jenis auditor yang paling umum dikenal
adalah:
a. Akuntan Publik
Akuntan public adalah professional yang menyediakan jasa
bagi perusahaan public yaitu dengan melakukan pemeriksaan
atas laporan keuangan yang telah dibuat manajemen
perusahaan. Disamping itu juga menyediakan jasa lain seperti
konsultan pajak,konsultasi bidang manajemen, penyusunan
sistem akuntansi dan penyusunan laporan keuangan.
b. Auditor Pemerintah
Auditor pemerintah adalah suatu lembaga yang bertugas
mengaudit laporan keuangan yang disajikan oleh berbagai
organisasi pemerintah. di Indonesia yang berperan sebagai
auditor pemerintah adalah Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK).
c. Auditor Pajak
Direktorat Jenderal Pajak (DJP) yang berada dibawah
Departemen Keuangan RI bertanggung jawab atas
penerimaan Negara dari sector perpajakan dan penegak
hukum dalam pelaksanaan ketentuan perpajakan.
d. Auditor Internal
Auditor Internal adalah yang bekerja pada suatu perusahaan
baik perusahaan negara maupun perusahaan swasta yang
bertugas menilai kecukupan pengendalian manajemen,
mengevaluasi apakah kegiatan sesuai dengan
kebijakan,rencana dan prosedur yang telah ditetapkan,
menilai apakah kekayaan perusahaan dipertanggung
jawabkan dan dioperasikan secara optimal.
B. Audit Operasional
1. Pengertian Audit Operasional
Beberapa istilah yang digunakan menyebut audit operasional audit
manajemen antara lain adalah :
Audit secara umum Yusuf ( 2001) mendefinisikan “ Auditing
“sebagai berikut : pengauditan adalah suatu proses sistematis untuk
mendapatkan dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan arsersi
tentang tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi secara objektif
untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut dengan criteria
yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-
pihak yang berkepentingan (h.11)
Definisi Audit Operasional Arent,Elder dan Beasley (2001) “
Audit operasional” adalah tinjauan atas bagian tertentu dari prosedur serta
metode operasional organisasi tertentu yang bertujuan untuk mengevaluasi
efisiensi serta efektivitas prosedur serta metode tersebut. (h.77)
Sedangkan menurut Agoes (2004) “Manajemen Audit disebut
juga operasional audit, fungsional audit,sistem audit” adalah suatu
pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan termasuk
kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh
Manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan tersebut sudah dilakukan
secara efektif,efisien dan ekonomis .(h.173)
Kesimpulan dari definisi diatas adalah audit manajemen
merupakan suatu proses yang sistematis yang menggambarkan pengkajian
ulang perusahaan untuk efisiensi dan efektivitas yang mencakup
perencanaan yamg tepat serta menilai secara objektif bukti yang berkaitan
dengan aktivitas yang diaudit.
Definisi mengenai audit operasional diatas sama-sama memberikan
rekomendasi kepada mnajemen untuk memperbaiki kelemahan dalam
penerapan system pengendalian intern,sistem pengendalian efektivitas
operasi perusahaan.
2. Tujuan Audit Operasional
Agoes (2000: 175) menjabarkan beberapa tujuan umum dari audit
manajemen yaitu:
a) Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan
berbagai fungsi dalam perusahaan.
b) Untuk menilai apakah berbagai sumber daya
(manusia,mesin,dana dan harta lainnya) yang dimiliki
perusahaan telah digunakan secara ekonomis fungsi dalam
perusahaan.
c) Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan &
objective yang telah ditetapkan top management.
d) Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management
untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam
penerapan pengendalian intern sistem pengendalian manajemen
dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka
meningkatkan ekonomisan,efisiensi, efektivitas dari kegiatan
operasi perusahaan.
Berdasarkan definisi diatas maka tujuan dari audit operasional itu
sendiri adalah untuk membantu memecahkan berbagai masalah dengan
merekomendasikan berbagai tindakan yang diperlukan, serta menyakinkan
manajemen bahwa apa yang ingin dicapai oleh manajemen benar-benar
telah dilaksanakan dan mengidentifikasikan kondisi-kondisi yang perlu
disempurnakan dari permasalahan-permasalahan yang ada diperusahaan
tersebut dengan menggunakan prosedur dan tata cara penyelesaian yang
ditetapkan.
3. Ruang Lingkup Suatu Audit Operasional
Ruang lingkup audit manajemen sangat berbeda dengan ruang
lingkup audit keuangan, perbedaan ini terletak pada lebih luasnya ruang
lingkup audit manajemen yang mencakup pada aspek kegiatan
keuangan,personalia dan aspek-aspek lain dari kegiatan operasi atau fungsi
yang diperiksa.
Tunggal (2001:72) Ruang Lingkup suatu audit operasional biasa
ditentukan dengan menggunakan pedoman sebagai berikut:
a) Luas Lingkup suatu audit operasional harus sesuai dengan
objektif yang ingin dicapai.
b) Tujuan audit operasional harus jelas untuk memungkinkan
dibuatkan rencana audit yang memadahi.
c) Audit harus dibatasi pada bidang-bidang dimana hasil-hasil
spesifikasi yang spesifik akan disusun dan dilaporkan.
d) Audit harus dibatasi pada usaha penilaian prestasi daripada
penilaian kapasitas individual karena hanya hal-hal karena
hanya hal-hal yang dimiliki arti ekonomis saja yang akan
diaudit.
4. Kualifikasi Auditor Operasional
Karena audit operasional menyangkut analisis dan penilaian bisnis,
keberhasilan audit dalam membantu perusahaan memperbaiki operasi
sebagian besar tergantung pada sikap dan bakat auditor.
Tunggal (2001;19) berpendapat bahwa ciri khas seorang auditor
operasional yang baik adalah:
a) Sifat ingin tahu, tertarik pada dan ingin tahu mengenai
segala sesuatu tentang operasi.
b) Gigih, menyelidiki sampai mendapat kepuasan bahwa
situasi dimengerti sepenuhnya.
c) Pendekatan konstruktif (constructive approach),
pandanglah hal-hal yang nampaknya salah sebagai petunjuk
,bukan sebagai kejahatan ,suatu kesalahan dianggap sebagai
suatu petunjuk yang dapat membawa kebidang-bidang
perbaikan dimasa datang.
d) Rasa bisnis, periksalah segala sesuatu dari susut pandangan
yang luas mengenai efek terhadap operasi perusahaan yang
menguntungkan dan efisien.
e) Kerjasama, anggaplah diri anda sebagai seorang mitra,
bukan sebagai saingan manager dari perusahaan atau
pekejaan yang diperiksa.
Seorang internal auditor harus mempunyai kecakapan professional
sebagai berikut:
a) Mematuhi standar-standar kelakuan professional.
b) Memiliki pengetahuan,ketrampilan dan disiplin yang
diperlukan untuk pelaksanaan audit intern.
c) Memelihara kemampuan teknis mereka melalui pendidikan
yang berkesinambungan (continuing profesional
education).
d) Memberikan perhatian profesional yang memadahi dalam
melaksanakan audit intern.
5. Tahapan Audit Operasional
Tunggal (2007), menetapkan beberapa tahapan dalam pelaksanaan
audit operasional/management audit terdiri dari:
a. Usulan dan pengenalan
b. Survei pendahuluan
c. Penelaahan yang lebih rinci
d. Pengujian detail
e. Mengembangkan dan menelaah temuan audit
f. Pelaporan
g. Tindaklanjut setelah audit
Setiap tahapan diatas sebaiknya dilaksanakan dalam melaksanakan
kegiatan audit manajemen sebab banyaknya area dalam audit manajemen
maka diperlukan tindakan yang dapat berjalan secara sistematis.
a. Pengendalian Intern Kuisoner (Internal Control Quisioner)
Setiap perusahaan yang berjalan harus dapat memonitor
kegiatannya
dan hasil yang diperoleh. Pemimpin harus mempunyai pandangan
dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan
hasil-hasil yang telah dicapai.
Pengendalian Intern dapat dibagi menjadi dua yaitu:
a) Pengendalian Administrasi
Meliputi struktur organisasi serangkaian prosedur-prosedur
dan catatan-catatan yang berhubungan dengan proses
pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan
manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang.
b) Pengendalian Akuntansi
Meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta
catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan
harta/aktiva dan dapat dipercayai catatan keuangan.
Sedangkan menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2001;319.3)
menyatakan :
“ Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan
komisaris,manajemen,dan personal lain entitas yang didesain untuk
memberikan keyakinan memadahi tentang pencapaian tiga golongan
berikut: (a) Keandalan pelaporan keuangan, (b) Efektifitas dan efisiensi
operasi, (c)Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. “
Ada lima sifat sistem pengendalian yang dapat dipercaya agar
perusahaan dapat berjalan dengan baik:
a. Kualitas pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya.
b. Rencana organisasi yang memberikan pemisahan tanggung jawab
fungsi secara layak.
c. Sistem pemberian wewenang,tujuan,teknik, dan pengawasan yang
wajar untuk mengadakan pengendalian atas aktiva,utang,penghasilan
dan biaya yang terdiri dari:
1. Sistem pemberian wewenang sesuai dengan ukuran
manajemen.
2. Tujuan dan tehnik
3. Pengawasan.
d. Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta formulir
yang penting, penanganan harus ditangani oleh pihak yang berwenang
untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut dan disimpan dengan
baik dan aman.
e. Perbandingan secara periodik
Manajemen harus mengadakan perbandingan secara periodik dengan
bukti tentang adanya penilaian bahwa transaksi telah dilakukan
pencatatan.
Cara pengendalian sistem ATM Cash Replenishment yang harus
dihindarkan dari pencurian dan penyelewengan (fraud), biasanya
perusahaan mempunyai prosedur otorisasi dan persetujuan ATM Cash
Replenishment yang tepat.
Tujuan pengendalian intern atas ATM Cash Replenishment adalah:
a) Untuk menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya catatan
transaksi tentang ATM Cash Replenishment.
b) Untuk mengamankan uang/kas yang dititipkan klien untuk
keperluan ATM Cash Replenishment dari tindak
pencurian,penyelewengan (fraud), kesalahan prosedur
pengisian ulang.
Penggunaan Kuisoner
Auditor biasanya melakukan pengujian dengan mengajukan
pertanyaan/kuisoner kepada sejumlah orang/karyawan yang terlibat didalam
system,menginspeksi dokumen dan laporan, serta melakukan ulang
pengendalian atas sejumlah kegiatan untuk memastikan bahwa pengendalian
telah berjalan secara efektif,efisien dalam operasinya.
Kebaikan dalam penggunaan kuisoner adalah membantu auditor dalam
menentukan pertanyaan mengenai informasi yang ada dalam perusahaan,
sentra pertanyaan akan dijawab langsung oleh karyawan sehingga menentukan
tingkat keakuratan permasalahan yang dialami karyawan lebih jelas terlihat.
Kelemahan dalam menggunakan kuisoner adalah adanya kemungkinan
bagi penanya menyalin data pada tahun sebelumnya tanpa mengoreksi
pertanyaan apakah masih valid untuk tahun sekarang, kuisoner tidak dapat
diberikan kepada seluruh karyawan sehingga dilakukan secara random yang
menghasilkan hasil akhir yang kurang akurat.
b. Pengujian Substantif
Pengujian ini merupakan salah satu prosedur audit yang digunakan
untuk menentukan kesalahan moneter yang secara langsung
mempengaruhi kewajaran penyajian laporan saldo kas ATM.
Dalam melakukan substantive tes, auditor perlu membuat kertas
kerja dalam membuat working balance sheet, main schedule of
location. Dalam pengujian ini auditor harus melakukan
pemeriksaan fisik terhadap kas/uang ATM.
c. Pengujian Kepatuhan (Compliance Test)
Pengujian ketaatan (compliance test) adalah dilakukan terhadap
bukti- bukti yang dicatat oleh perusahaan atas setiap kejadian yang
terjadi yang telah diproses dan dicatat sesuai dengan system dan
prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Prosedur ketaatan merupakan tindakan yang dapat digambarkan
menjadi dua bagian laporan :
a) Pengidentifikasian data dari semua item sample akan dipilih
untuk diperiksa.
b) Penjelasan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk
menghimpun semua bukti mengenai item-item yang telah ada.
Tujuan pengujian ketaatan untuk memperoleh keyakinan
yang memadai bahwa prosedur control akuntansi yang
bersangkutan telah ditetapkan sebagaimana mestinya, pengujian ini
akan menjadi dasar dalam menentukan sifat,waktu,luas pengujian
ini mengambil sample dilakukan dengan penghitungan secara
random untuk uang fisik dan untuk catridge.
d. Detailed Examination
Dalam tahapan ini auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang
cukup,kompeten,material dan relevan untuk dapat menentukan
tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai
perusahaan yang merupakan penyimpangan-penyimpangan
terhadap criteria dalam firm audit objective dan bagaimana effek
dari penyimpangan tersebut dan besar kecilnya yang menimbulkan
kerugian bagi perusahaan.
Bukti yang dikumpulkan harus diikhtisarkan, masing-
masing yang berkaitan dengan criteria,causes, dan effect dalam
firm audit objective, dari ikstisar tersebut harus bisa ditentukan
audit findings yang diperlukan untuk menyusun laporan audit
operasional (Management audit report).
e. Report Development
Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan dan
saran harus direview oleh kepala security internal unit selaku audit
manager sebelum didiskusikan dengan auditee (Divisi Cash
Centre).
Tanggapan auditee bisa saja berbeda pendapat terhadap dan
perbedaan pendapat tersebut harus dicantumkan dalam laporan
audit.
6. Pengertian Outsourching
Outsourching adalah penyewaan pihak luar untuk
melakukan suatu fungsi yang akan diselenggarakan secara internal.
Di Indonesia bisnis ini baru beberapa tahun terakhir ini dikenal dan
berkembang cukup pesat walau secara tidak langsung tren ini
muncul dari akibat permintaan Dana Moneter Internasional
(IMF) agar pemerintah Indonesia melakukan privatisasi dan
reformasi dunia usaha khususnya BUMN, dengan tren usaha
semacam ini maka mulai bermunculan perusahaan-perusahaan
yang berbasis jasa layanan public dan sekaligus ikut menciptakan
lapangan kerja baru.
Dari segi sudut pandang teoritis, Pengajar Kebijakan Bisnis
Unika Atma Jaya, Praseyantoko (kompas.com: 2003)
berpendapat bahwa : “ Keputusan untuk memprivatisasi biasa
didasarkan perhitungan biaya transaksi yang
diakibatkannya,pertama-tama teori ini menyakini, organisasi ada
karena memiliki biaya transaksi yang lebih rendah ketimbang
dibiarkan mengikuti mekanisme pasar. Jadi pada satu titik,birokrasi
dalam organisasi dianggap lebih efisien. Tetapi jika organisasi
sudah terlalu besar dan biaya transaksi yang ditimbulkan sudah
terlalu besar, sebaiknya diserahkan kembali kepada mekanisme
pasar. Dalam organisasi korporasi,mekanisme ini dikenal dengan
sebutan Outsourching (menyerahkan divisi pekerjaan kepada
pihak lain) “
7. Pengertian Pengisian ulang uang dan uang sisa lokasi ATM
Cash Replenishment
Atm Cash Replenishment adalah suatu aktivitas yang
meliputi proses sejak dilakukan monitor saldo,
penghitungan/pemrosesan uang ,penyortiran uang serta pemasukan
uang kedalam wadah/catridge ATM dan penghitungan uang sisa
lokasi/rekonsiliasi. (agreement letter,2001:1)
Masalah pengisian uang ATM tidak hanya semata-mata tentang
pendistribusian uang, dalam sistem pencatatan perusahaan juga
mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan administrasi ATM
Cash Replenishment untuk setiap klien dan sebagai arsip perusahaan.
Penyelenggaraan administrasi untuk klien ini dilakukan setiap hari
berupa laporan “Saldo harian,daily replenishment
Schedule,Actuating Cash Counted, Daily reconsiliation report,
CIT (Cash In Transit) Order.
8. Tujuan dari pemeriksaan atas ATM Cash Replenishment
Pengauditan berfokus pada pencarian data dan informasi
dengan tujuan agar dapat mengendalikan kegiatan organisasi
melalui fungsi pemeriksaan dan penilaian terhadap permasalahan
yang terjadi pada perusahaan ketaatan,efektifitas dan efisiensi)
yang disoroti dari kegiatan ATM Replenishment.
Inti dari pemeriksaan terhadap operasional ATM Cash
Replenishment sendiri adalah untuk memberikan keyakinan pada
manajemen bahwa operasional telah berjalan dengan baik,
sekaligus menjaga asset perusahaan berupa kepercayaan klien
(Johansja: Journal perusahaan).
Maka dapat dikatakan bahwa digunakan suatu instrument yang
untuk membantu para pimpinan perusahaan merealisasi tugas dan
tanggung jawab secara lebih baik melalui peran auditor sebagai
mitra kerja dengan memberikan penilaian dan rekomendasi atau
analisis perbaikan dalam perspektif ATM Cash Replenishment
yang merupakan pendapatan bagi perusahaan.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
PT. Tunas Artha Gardhatama (TAG) merupakan suatu perusahaan
jasa swasta nasional yang bergerak bidang jasa kawal angkut uang,
didirikan berdasarkan Akte perusahaan No 3 tanggal 2 September 1999,
disahkan dengan Keputusan Menteri Hukum dan Perundang-undangan No.
C-7211HT.0101 TH 2000 pada tanggal 24 Maret 2000.
Mempertimbangkan kegiatan usaha perbankan yang berkembang saat ini,
dimana layanan bank harus semakin dekat kepada nasabah dengan tingkat
layanan semakin cepat,efisien dan aman sehingga dapat terpenuhinya
kepuasan nasabah baik secara kualitas maupun keamanan, maka TAG
mempunyai komitmen untuk memberikan solusi tepat tersebut.
Hal ini tercermin dengan logo kuda perak dan perisai, melambangkan
kecepatan,ketangguhan dan keamanan. Dimana strategi layanan kami
memberikan pemecahan masalah secara menyeluruh untuk memenuhi
standar keamanan yang dibutuhkan pelanggan dengan harga yang
kompetitif.
Adapun beberapa perusahaan sejenis yang sudah berjalan antara lain:
1. Securicor, yang beroperasi akhir tahun 80an berafiliasi dengan
Securicor Hongkong
2. Ciscomas Securititama, beroperasi akhir tahun 97an, joint venture
Singapura & PT Sinar Mas.
3. PT Transnasional Indosin (TNI) beroperasi akhir tahun 97an
dikelola antara perusahaan local dengan perusahaan Singapura
4. PT Tunas Artha Gardatama(TAG) beroperasi September 2000
dimiliki oleh Roesman Hadi & Hindarto.
5. PT Kelola Jasa Arhta (Kejar) beroperasi pertengahan tahun 2001
yang dikelola oleh pensiunan pegawai bank Indonesia.
6. PT Armorindo beroperasi akhir tahun 2001 yang dikelola oleh
mantan Karyawan BCA.
7. PT Kesatria Mitrasastatama (KMS) beroperasi pertengahan tahun
2005 yang dikelola oleh Hengky J.
8. PT Advantage yang beroperasi pertenggahan tahun 2005 dikelola oleh
bekas karyawan Securicor.
1. Lokasi Perusahaan
Kantor Pusat :
PT. Tunas Artha Gardatama (TAG) berlokasi di Gedung Putra
Kalimantan
Jl. Jendral Gatot subroto Kav 12-13 Jakarta Selatan 12930.
Kantor Cabang :
PT Tunas Artha Gardatama (TAG) berlokasi di Jl Pelajar Pejuang
45 No 17 Bandung.
2. Ruang Lingkup Jasa yang diberikan
Jasa layanan yang ditawarkan ialah:
a) Cash In transit/CIT
Layanan pengantaran uang/barang berharga dari bank ke lokasi
tujuan yang ditunjuk oleh bank/nasabah ke Bank Indonesia.
b) ATM Cash Replenisment.
Layanan pengisian uang mesin-mesin ATM (untuk saat ini
mengelola Koorwil Jakarta,Depok,Bandung)
c) Cash Management
Layanan untuk melakukan penghitungan uang dan
memprosesnya sesuai dengan Standart Bank Indonesia dengan
menggunakan mesin sortir uang yang telah direkomendasikan
oleh Bank Indonesia.
d) Paypacking system
Jasa layanan pembayaran Gaji karyawan perusahaan/
pabrikasi.
e) Security Courier Service
Jasa pengambilan dan pengiriman Bank Notes dari luar
kota dengan menggunakan pesawat udara secara hand Carry.
f) Guarding
Jasa layanan pengamanan selkaligus mengatur,mengawasi
dan mengendalikan pengamanan lingkungan kerja bank.
3. Objek Penelitian
Seperti yang telah penulis kemukakan diawal penulisan bahwa
penulis hanya akan membahas kegiatan ATM Cash Replenishment pada
ruang lingkup Divisi Cash Centre, Divisi Cash Centre PT TAG merupakan
divisi yang terpenting dari operasional ATM Cash Replenishment karena
di divisi inilah seluruh peredaraan uang (masuk keluar) yang nilainya
puluhan milyar untuk keperluan ATM Cash Replenishment diatur yang
pada akhirnya uang tersebut dapat diambil oleh nasabah bank yang
menjadi klien PT TAG.
Berangkat dari pemahaman tersebut maka penulis tertarik untuk meneliti
kegiatan operasional terutama kegiatan ATM Replenishment pada Divisi
Cash Centre PT.TAG.
Divisi Cash Centre PT TAG mempunyai struktur organisasi yang
cukup sederhana, hal ini bertujuan untuk mempercepat birokrasi tetapi
tanpa mengurangi dari ketelitian dari pengawasan jalur distribusi uang.
Kegiatan Divisi Cash Centre dalam kegiatan ATM Cash replenishment
meliputi:
1. Pemrosesan/Penyortiran Uang.
2. Pengepakan uang kedalam wadah ATM berdasarkan jumlah lembar
tertentu.
3. Penyiapan wadah ATM yang telah diisi uang hasil penyortiran dan
perhitungan untuk dibawa kelokasi ATM yang akan direplenish
berdasarkan permintaan pihak monitoring ATM.
4. Proses batch/balancing pada akhir hari terhadap uang sisa lokasi ATM
yang telah direplenish dengan membandingkan dengan data EJ
(Elektronic Journal).
5. Membuat laporan saldo harian akhir dihari sebagai proses akhir
balancing perhari dan perlokasi ATM.
6. Membuat berita acara pengambilan dan penyetoran uang untuk
keperluan ATM Cash Replenishment, komplain nasabah,peristiwa
yang menghambat pemrosesan/penyortiran uang.
4. Security Internal Unit (SIU)
Security Internal Unit (SIU) dipimpin oleh Pemimpin Security
Internal Unit yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur
Utama,pemimpin SIU membawahi 2(dua) kelompok : Kelompok audit
komputer,kelompok audit Operasioanal.
Berdasarkan Security Internal Unit Charter yang dibuat oleh Security
Internal Unit (SIU) dengan persetujuan pihak manajemen, security Internal
unit (SIU) memeliki:
a. Misi SIU, memastikan terwujudnya perusahaan yang sehat dan
berkembang secara sehat.
b. Sasaran Kerja SIU adalah diterapkannya pengawasan yang
efektif untuk pengamanan asset perusahaan, meminimumkan
fraud risk dan memantau efektifitas/system resiko operasional.
c. Kedudukan SIU adalah satuan kerja yang bertanggung jawab
langsung kepada Direktur Utama.
d. Ruang lingkup SIU adalah mencakup pemeriksaan dan
penilaian atas kecukupan dan keefesinan sistem operasioanal
dan kualitas kinerja perusahaan.
e. Kewenangan SIU :
1. Melakukan akses penuh,bebas,dan tidak terbatas terhadap
catatan,karyawan,sumber daya,serta asset lainnya yang
berkaitan dengan pelaksanaan audit.
2. Melakukan akses secara bebas dan tidak terbatas kepada direksi
dan dewan komisaris.
3. Menentukan jadwal,personil,ruang lingkup,tehnik dan
pendekatan audit dalam rangka mencapai mutu dan tujuan
audit.
4. Meminta bantuan personil dari unit kerja lain dalam
pelaksanaan audit termasuk jasa pihak ketiga.
B. Metode Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini penulis menggunakan metode
deskriptif yaitu metode yang digunakan dalam meneliti sekelompok
manusia,suatu objek atau kondisi suatu system pemilikan suatu peristiwa
pada saat sekarang.
Metode penelitian secara deskriptif mempunyai tujuan memberikan
gambaran secara mendetail tentang latar belakang dan karakter yang khas
dari objek penelitian.
C. Metode pengumpulan Data
Dalam mencari dan mengumpulkan bahan yang diperlukan untuk
menyelesaikan skripsi ini, maka diperlukan data-data yang relevan dengan
permasalahan, adapun metode pengumpulan data tersebut adalah:
1. Pengumpulan data Lapangan (field research)
Pada metode ini penelitian dilakukan dengan mengumpulkan
data langsung dari perusahaan yang bersangkutan agar memperoleh
gambaran yang objektif, kegiatan yang dilakukan antara lain:
a) Pengamatan (Observation)
Dilakukan dengan mengadakan penelitian secara langsung atas
aktivitas yang dijalankan oleh pihak perusahaan.
b) Wawancara (Interview)
Dilakukan dengan mengajukan pertanyaan kepada pimpinan
dan karyawan untuk dijawab dan memperoleh data dan
informasi yang diperlukan dalam penulisan.
c) Quesioner
Memberikan lembar daftar pertanyaan agar diisi oleh karyawan
yang bersangkutan agar penelitian dapat memperolah informasi
yang lebih akurat.
2. Pengumpulan Data Kepustakaan (Library research)
Metode pengumpulan data dengan cara membaca dan
mempelajari buku,referensi majalah,catatan kuliah dan sumber
tertulis lainnya yang berhubungan dengan topik pembahasan
masalah ini.
D. Definisi Operasional Variabel
1. Audit Operasional
Audit operasional merupakan suatu proses merupakan suatu proses
yang sistematis seperti dalam audit laporan keuangan, audit
operasional mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang
terstruktur dan terorganisasi. Aspek ini mencakup perencanaan yang
tepat dan juga mendapatkan nilai bukti yang berkaitan.
2. Kinerja Divisi Cash Centre
Kinerja adalah aktivitas dalam suatu departemen, bagian atau wilayah
tertentu dalam melaksanakan kebijakan dan prosedur perusahaan .
Kinerja/performance bagi perusahaan outsourching sangatlah penting
dan bisa menjadi ukuran bagi langgengnya operasional perusahaan
dikarenakan apabila kinerja perusahaan baik klien akan semakin
betah dan bukan tidak mungkin akan lebih mempercayakan sebagian
besar order pekerjaan untuk diserahkan ke perusahaan outsourcing
tersebut dan hal ini ditunjukan dengan diberikannya report nilai (
down time) dari pada klien atas kegiatan operasionalnya kepada
perusahan outsourching, laporan Down Time yang diberikan atau
yang dapat ditolerir adalah < 2.50 (terlampir) data tersebut bisa
menjadi salah satu ukuran baik buruk performance perusahaan.
(agreement letter, 2001:8)
Dalam jasa ATM Cash Replenishment ini , khususnya Divisi Cash Centre,
kinerja sangatlah penting karena objek yang diolah divisi ini adalah uang
secara fisik dalam bentuk rupiah ( deniminasi 100.000,-,50.000,-20.000,-)
jadi ketaatan akan kebijakan dan prosedur (SOP) perusahaan sangatlah
diutamakan.
E. Metode Analisa Data
Metode yang digunakan oleh penulis untuk menganalisa
permasalahan yang ada Deskriptif Kualitatif yaitu proses pengumpulan
data,kategori data dan pengembangan pola atau susunan (atterns) teori
atau penelitian.
Analisis yang berdasarkan pada opini suatu manajemen perusahaan dalam
memberikan pernyataan terhadap masalah yang sedang diteliti. Selain itu
penulis juga mengamati kejadian dan prosedur yang ada dalam perusahaan
dengan cara melalui pendekatan sistematis dan pendekatan interprektif.
Pendekatan sistematis yaitu pendekatan terhadap prosedur cash centre
yang merupakan gambaran dari pelaksanaan pengisian ATM.
BAB IV
ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Analisis Penerapan atas Audit Operasional ATM Cash
Replenishment dengan kinerja Divisi Cash Centre PT. Tunas Artha
Gardatama
1. Pemeriksaan Pendahuluan
Berdasarkan hasil penelitian , maka dapat disimpulkan bahwa
Security melaksanakan audit operasional pada tahap pemeriksaan
pendahuluan yang diterapkan selama ini sudah baik, karena dalam
pemeriksaan pendahuluan ini telah melakukan pengumpulan data dan
informasi serta mempelajari objek pemeriksaan yang berkaitan dengan
pelaksanaan ATM Cash Replenishment.
Sedangkan kekurangan pihak Security Internal Auditor (SIU) dalam
melaksanakan tahap pemeriksaan pendahuluan ini adalah tidak melakukan
penijauan langsung kelapangan (lokasi ATM) sebagai bahan Cross check
sehingga data dan informasi yang diperlukan belum lengkap diperoleh
pada tahap awal pengujian terinci dilapangan.
Keadaan tersebut terjadi, karena anggaran dan waktu yang disediakan
untuk melakukan pemeriksaan relative bebas. Oleh karena itu penggunaan
anggaran harus sangat diperhitungkan untuk mendapatkan hasil yang
maksimal dan keamanan asset perusahaan.
2. Pemeriksaan Mendalam dan Terinci
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa SIU
PT. Tunas Artha Gardatama dalam penyusunan rencana pelaksanaan
pemeriksaan telah berpedoman pada program pemeriksaan yang telah
ditetapkan yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pengujian
terinci ditempat objek yang diperiksa.
Agar dalam pelaksanaan pengujian terinci tim pemeriksaan telah
mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada saat melakukan
pemeriksaan dan pada saat pelaksanaan program pemeriksaan tersebut
masih harus dikembangkan sesuai dengan kondisi di lapangan. Tetapi
program pemeriksaan tidak selalu disusun secara terinci karena sepanjang
manual pemeriksaan terincinya telah tersedia. Maka dalam program cukup
ditunjuk Judul dan Nomor seri manual pemeriksaan yang bersangkutan.
3. Pelaksanaan Pemeriksaan
Analisis pelaksanaan pemeriksaan berdasarkan hasil penelitian,
dapat disimpulkan bahwa audit operasional yang dilakukan oleh Security
Internal PT. TAG yang dalam hal ini adalah pelaksanaan pengujian terici
pada Divisi Cash Centre yang diperiksa telah berjalan dengan baik karena
sebelumnya telah dilakukan pemeriksaan pendahuluan dan penyusunan
rencana pemeriksaan agar tim pemeriksa memiliki arah dan tujuan yang
jelas. Walaupun dalam pelaksanaan audit operasional terutama dalam
pembagian tugas masih kurang sesuai dengan kemampuan auditor dalam
tim pemeriksa yang bersangkutan dan keahlian profesi yang dibutuhkan
dalam pelaksanaan pengujian terincinya. Namun jika dilihat dari temuan-
temuan yang ada dari hasil pemeriksaan telah mampu melaksanakan audit
operasional atas ATM Cash Replenishment Divisi Cash Centre PT TAG.
4. Temuan Pemeriksaan
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan suatu
analisis bahwa pelaporan hasil temuan audit operasional yang diperoleh
sebagian besar dapat diterima oleh auditee dan atas permasalahan tersebut
telah ditindak lanjuti oleh pihak auditee sesuai saran-saran yang telah
diberikan pihak Security Internal Unit (SIU). Temuan pemeriksaan yang
diperoleh Auditor merupakan penyimpangan dari ketidakhematan dan
penyimpangan terhadap ketertiban dan ketaatan pada ketentuan yang telah
ditetapkan.
5. Pelaporan Hasil Pemeriksaan
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan suatu
analisis bahwa pelaporan hasil pemeriksaan Security Internal unit (SIU)
PT. TAG atas ATM Cash replenishment sudah baik dimana pelaporan
hasil pemeriksaan internal auditor dari tahap pembuatan lembaran hasil
pemeriksaan sampai hasil pemeriksaan.
Prosedur pembahasan dan penyusunan lembaran hasil pemeriksaan dan
hasil pemeriksaan telah diselenggarakan dengan cermat dan objektif, yang
memuat informasi, saran dan penilaian independent bagi pengambil
keputusan (entitas yang diperiksa,manajemen dan klien) yang berisi
temuan-temuan yang penting untuk diketahui, dipahami dan dilakukan
perbaikan sebagaimana mestinya.
Dengan demikian , temuan pemeriksaan yang diperoleh tim pemeriksa atas
5 (lima) temuan yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya dapat
disimpulkan bahwa hasil temuan pemeriksaan tersebut telah ditindak
lanjuti Auditee (pihak yang diperiksa) berdasarkan saran-saran yang telah
diberikan.
B. Prosedur Audit oleh Security Internal Unit PT.Tunas Artha
Gardatama
1. Prosedur Kerja Preaudit
Prosedur preaudit merupakan langkah-langkah yang dilaksanakan
sebelum dilakukannya audit lapangan (audit field) untuk melihat dan
mendapatkan gambaran singkat mengenai kondisi auditee serta
menentukan langkah-langkah strategis untuk menentukan kecukupan
sampling dan prosedur audit yang dilaksanakan tujuan pelaksanaan
preaudit adalah :
a. Untuk menentukan tingkat resiko dari kegiatan operasional auditee.
b. Untuk menentukan kecukupan prosedur audit yang akan digunakan
dalam pelaksanaan audit.
Prosedur audit yang dilaksanakan oleh Tim audit adalah sebagai berikut :
a. Melakukan pengumpulan data baik berupa data keuangan maupun
data non keuangan.
b. Melakukan pengkajian terhadap resiko yang berkaitan dengan
ruang lingkup audit.
c Menyusun laporan persiapan audit berikut penerapan rencana
waktu.
d Memenuhi kelengkapan administrasi seperti surat tugas dan surat
keterangan jalan.
2. Prosedur Umum Audit Lapangan
Laporan persiapan audit yang telah dibuat oleh Tim audit
dimintakan persetujuan kepada atasan untuk mendapatkan
disposisi/petunjuk. Maka tim akan mempersiapkan kertas kerja Audit dan
saran-saran pendukung untuk pelaksanaan audit :
Prosedur umum pelaksanaan audit lapangan :
a. Masing-masing anggota tim diberikan tugas untuk memeriksa
transaksi operasional divisi Cash Centre sesuai dengan
kompetensinya.
b. Anggota tim menyiapkan kertas kerja audit meliputi : kertas kerja
prosedur,pengujian substantive,kesimpulan dan lembar pengujian.
c. Atas dasar penilaian resiko yang telah ditetapkan pada laporan
preaudit, masing-masing pemeriksa menentukan kecukupan
sampling yang akan dilakukan uji periksa.
d. Setiap anggota tim mengikuti prosedur audit yang telah ditetapkan
terhadap masing-masing transaksi sesuai dengan bagian yang
menjadi tugasnya.
e. Dari pemeriksaan lapangan, temuan-temuan yang tidak sesuai
dengan program audit akan direkapitulasi kedalam lembar
kesimpulan dan dibuatkan kriteria temuan yang material dan tidak
material. Temuan yang material akan diresume untuk menyamakan
persepsi dan mengambil langkah perbaikan yang harus dilakukan
oleh auditee dengan jangka waktu tertentu yang telah disepakati
oleh auditor (SIU) dan auditee.
3. Audit Program Security Internal Unit PT Tunas Artha
Gardatama
Program audit yang terencana bisa berfungsi sebagai pedoman
penetapan prosedur selama pelaksanaan audit, atau sebagai daftar
untuk mengecek apabila tahapan-tahapan audit tertentu sudah selesai
dilaksanakan.Program audit yang direcanakan untuk setiap tahunnya
selalu diperbaharui sesuai dengan perkembangan kondisi operasional.
Program audit SIU PT Tunas Artha Gardatama:
• Kebenaran Rinci : minta daftar saldo
penutupan kas harian, lakukan footing & cross footing.
• Existensi/Kebenaran : Lakukan Cash Count
dan bandingkan dengan pencatatan kas/buku khasanah.
• Recording/kelengkapan : konfirmasi ke klien
mengenai uang CIT harian dan periksa segel/Security
stikernya form serah terima.
• Akurasi : terdapat transaksi
masuk (CIT) dan keluar kas (Replenish)
• Cutt off : test transaksi sebelum
dan sesudah tanggal penutupan kas harian.
• Hak/kepemilikan : telusuri keasal muasal
kas, memilah kepemilikan uang atas klien yang mana.
• Disclosure/pengungkapan : metode yang dipakai
ialah sampling untuk penghitungan dalam catridge dan
keseluruhan untuk uang dalam sec.bag.
4. Prosedur Pelaporan Hasil Audit
Setelah melaksanakan audit lapangan tim audit menyiapkan
laporan hasil audit (LHA) yang telah ditandatangani oleh ketua
tim dan Pimpinan Security Internal Unit (SIU) dan disampaikan
kepada Direktur Utama.
Pelaporan hasil audit juga memperhatikan rekomendasi yang harus
dilakukan auditee untuk segera memperbaiki kelemahan-kelemahan
yang ditemukan Tim Audit.
Sistematika Laporan Hasil Audit (LHA):
1) Pendahuluan/pengantar
Menjelaskan waktu pelaksanaan audit dan jangka waktu
atau periode audit.
2) Hasil Pemeriksaan
Menjelaskan rating audit yang diperoleh dari auditee yaitu
Peformance auditee secara keseluruhan meliputi bidang
PROCAM (profitability,Risk management,Operational
Control,Compliance,Asset Quality, dan Management).
3) Simpulan dan Rekomendasi
Menjelaskan hasil pengamatan kinerja auditee (summary
performance) dan temuan yang berasal dari kinerja auditee
beserta rekomendasi untuk memperbaiki kinerja
(performance) auditee secara lebih baik.
C. Pelaksanaan Audit Operasional pada PT Tunas Artha
Gardatama
Pendekatan Operasional audit PT. Tunas Artha Gardatama adalah
menilai keekonomisan,efisiensi dan efektifitas dari masing-masing fungsi
yang terdapat dalam perusahaan.
Audit prosedur yang dilakukan pada operasional audit ditekankan pada
evaluasi kegiatan perusahaan, salah satunya prosedur pemeriksaan khusus,
prosedur mutu internal, prosedur pemeriksaan rutin, prosedur legal audit,
sampai dengan prosedur kepegawaian.
Tim pemeriksa yang terdiri dari pengawas pemeriksaan, ketua tim,
anggota pemeriksa. Untuk pemeriksaan kantor pusat atau pemeriksaan
tertentu Surat Perintah Tugas harus ditandatangani Dirut dan Ka. SIU
sebagai ketua Tim Pemeriksaan.
Untuk tim audit PT TAG mempunyai tim tersendiri dari tim yang
beranggotakan petugas-petugas audit yang sudah terlatih dan ditunjuk
oleh Dirut atas usulan MR (Management Representatif) sedangkan
auditee dijelaskan perusahaan sebagai pejabat/karyawan yang bertanggung
jawab atas area/unit kerja yang diaudit. Pelaksanaan audit operasional
dilakukan setiap 3 bulan sekali untuk mengetahui akurasi dan efektifitas
jalannya perusahaan (Divisi Cash Centre).
Dalam pelaksanaan operasional audit khususnya terhadap kegiatan
ATM Cash Replenishment pada divisi Cash Centre perusahaan telah
menetapkan kebijakan dan prosedur pengertian kegiatan ATM Cash
Replenishment Divisi Cash Centre dapat didefinisikan sebagai:
a. Pemrosesan/Penyortiran Uang
b. Pengepakan uang kewadah ATM berdasarkan jumlah lembar tertentu.
c. Penyiapan wadah ATM yang telah diisi uang hasil penyortiran dan
penghitungan untuk dibawa kelokasi ATM yang akan direplenish
berdasarkan permintaan pihak monitoring ATM.
d. Proses batch/balancing pada akhir hari terhadap uang sisa lokasi ATM
yang telah direplenish dengan membandingkan dengan data EJ
(Elektronik journal).
e. Membuat laporan saldo harian diakhir hari sebagai proses akhir balancing
perhari dan perlokasi.
Penetapan penghitungan pada transaksi ATM Cash Replenishment
menggunakan Metode Cash Basis menggunakan Data EJ (Elektronik Journal)
sebagai berikut:
Menurut Admin card: 200.000.000,-
Dispence : 175.000.000,-
Remain : 25.000.000,-
Menurut Bill Count:
Cassette 1:
Reject : 0005
Dispence : 1800
Remaining : 0200
Total : 2000
Cassette 2:
Reject : 0005
Dispence : 1700
Remaining : 0300
Total : 2000
Cassette 3:
Reject : 0000
Dispence : 0000
Remaining : 0000
Total : 0000
Cassette 4:
Reject : 0000
Dispence : 0000
Remaining : 0000
Total : 0000
Untuk penghitungan pada data Bill Count, dasarnya ada pada jumlah lembar
yang ada pada catridge ATM : pada cassette1 dan 2 total menunjukkan 2.000
lb*denominasi (100.000,-50.000,-20.000,-) pada contoh diatas kita
menggunakan asumsi denominasi 50.00,- jadi per catridge dihitung perlembar,
untuk cassette 1 sebanyak 1800lb*50.000,-=90.000.000,- dan cassette 2
sebanyak 1700lb*50.000_= 85.000.000,- (90.000.000,-+85.000.000,- = Rp
175.000.000,-).
Untuk remaining/uang sisa dalam catrigde yang tersisa dihitung per lembar,
untuk cassette 1 sebanyak 200lb * 50.000,- = 10.000.000,- dan untuk cassette
2 sebanyak 300lb * 50.000 = 15.000.000,- (10.000.000,-+ 15.000.000,- ).
Reject berisi uang percobaan mesin/test dispence uang rusak (jumlah termasuk
dalam remaining).
Adapun prosedur /rincian instruksi kerja untuk kegiatan ATM Cash
Replenishment Cebtre pada Divisi Cash Centre adalah sebagai berikut:
1. Prosedur prepare uang ke dalam Catridge
a. Siapkan form hitung CIT dan form cadangan untuk kotak uang
b. Siapkan sec. seal dan stiker yang telah ditanda tangani oleh
coordinator masing-masing lalu nomor diisi pada form cadangan.
c. Siapkan catrigde/kotak uang yang akan diprepare serta tulis nomor
catridge pada form cadangan.
d. Lapor kepada coordinator untuk menyalakan VCR dan untuk meja
yang menggunakan DVR tanpa harus lapor petugas cashier pun
bisa langsung melakukan aktivitasnya.
e. Tunjukkan sec seal bag CIT focus kekamera, keluarkan uang dari
bag uang, hitung secara global per bundle (10 stek)
f. Lalu penghitungan uang bisa dimulai dan kotak uang bisa diisi
sejumlah lembar tertentu, lalu tunjukkan nomor sec seal catridge
dan stiker focus pada kamera, pasang pada pengunci kotak uang
lalu tunjukan sekali lagi nomor kotak uang, sec seal catrigde dan
sec stiker focus pada kamera.
2. Prosedur Rekonsiliasi
a. Siapkan form rekonsiliasi, hitung data EJ (admind&billcount) isi
dalam form rekonsiliasi per lokasi ATM.
b. Siapkan catrigde dan reject yang akan direkon lalu VCR
dinyalakan.
c. Tunjukkan nomor seal bag lalu keluarkan kotak tersebut, ambil
kotak reject dan kotak uang lalu tunjukkan nomor reject,
catrigde,seal kotak, striker focus pada kamera lalu hitung uangnya
dan catat dalam form rekonsiliasi.
d. Bila terjadi selisih kurang/lebih dari data admind remain/bill count
remain, maka uang fisik untuk lokasi tersebut harus dihitung lagi
sebanyak 3 kali dan bila perlu hitung manual lalu lapor kepada
coordinator dan pengawas yang bertugas setelah semua lokasi telah
direkon, uang fisik total yang ada pada print out hasil rekon.
3. Prosedure Hand Over/take Over
a. Cek barang /bag isi catridge uang yang kita terima atau kita
serahkan harus sesuai dengan apa yang tertulis diform serah terima
( No.sec Bag, No. sec seal, No sec stiker).
b. Setiap hand over dan take over harus selalu menggunakan bukti
serah terima dan harus tandatangan yang menyerahkan dan yang
menerima.
Replenishment pada Divisi Cash Centre, agar memberikan
petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan,
dikelola dan untuk mengendalikan pengeluaran kas/uang yang
berkaitan dengan kegiatan operasional sehingga terjamin bahwa
keluar masuknya kas/uang sudah sesuai dengan ketentuan yang
berlaku sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada
perusahaan.
Lokasi ATM yang akan diisi/direplenishment dilakukan
berdasarkan permintaan dari pihak Monitoring selaku pembuat
schedule pengisian.
D. Audit Operasional ATM Replenishment dapat meningkatkan
kinerja Divisi Cash Centre ?
Pelaksanaan audit operasional PT TAG pada divisi cash centre
dilakukan agar dapat diukur seberapa besar kinerja divisi tersebut dalam
melakukan pekerjaannya untuk mencapai tujuan perusahaan.
Kinerja merupakan hasil kerja seseorang yang pada gilirannya akan
menentukan apakah divisi cash centre akan bekerja dengan sebaik-baiknya
atau tidak, oleh karena itu perlu diupayakan meningkatkan kinerja para
karyawan divisi tersebut.
Namun hal tersebut tidaklah mudah karena faktor yang mempengaruhi
naik turunnya kinerja sangat tergantung dari perusahaan dan karyawan itu
sendiri.
Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh
seseorang pegawai dalam melaksanankan tugas sesuai dengan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya. (Anwar,2000).
Indikator kinerja Divisi Cash centre ini dapat diukur dari:
1. Kemampuan atau kecakapan kerja
Merupakan kemampuan menguasai seluk beluk pekerjaan serta mampu
menyelesaikan permasalahan pekerjaan dengan baik.
2. Kualitas pekerjaan
Merupakan kesempurnaan hasil pekerjaan,kerapian,kebenaran kerja
dan kecepatan kerja divisi tersebut.
Dengan ini divisi cash centre bertanggung jawab bahwa setiap audit
yang dilaksanakan oleh staf yang secara kolektif memiliki pengetahuan
dan ketrampilan yang memadahi sehingga dapat meningkatkan
pengetahuan yang mendalam tentang pekerjaan guna mencapai target.
Masing-masing divisi dapat menggunakan kemahiran secara
profesional,cermat dan seksama dalam bekerja, auditor harus
menyampaikan rekomendasi untuk melakukan tindakan atas divisi yang
bermasalah dan untuk meningkatkan kinerja divisi cash centre.
E. Kendala pelaksanaan Operasional Audit pada PT. Tunas Artha
Gardatama
Setiap perusahaan tidak mungkin sempurna tidak memiliki
kesalahan, tetapi dalam kegiatan ATM Cash Replenisment Divisi Cash
Centre PT .TAG apabila dilihat dari prosedur dan pelaksanaan terlihat
sempurna.
Adapun kendala-kendala yang dihadapi saat diadakan audit operasional
adalah:
1. Waktu Pemeriksaan Intern tidak dilakukan tiap hari (hanya pejabat
berwenang saja).
2. Kurangnya keahlian yang dimiliki anggota internal Audit.
3. Masalah jalur distribusi kas/uang rentan berpotensi terjadi
penyimpangan khususnya apabila terjadi kesalahan pengisian pada
lokasi, kesalahan denominasi, kesalahan pencatatan atau tindakan lain
yang merugikan perusahaan.
4. Data base kurang uptudate dengan bagian monitoring ATM sehingga
terjadi kesalahan pengisian ATM.
Tapi hal tersebut telah dapat ditangani dengan baik oleh PT TAG
Divisi Cash Centre karena sistem balancing yang tercermin dalam
instruksi kerja serta tidak adanya kesalahan pengisian maupun
keluhan-keluhan dari klien PT. TAG.
Salah satu kebijakan dari divisi Cash Centre dalam kegiatan ATM
Cash Replenishment dilakukan dengan membuat data base yang up-date
dengan monitoring dimana data-base ini disusun per ID lokasi,nama
lokasi,denominasi,jumlah catridge,jumlah lembar dan type mesin.
Adanya survei dan peninjauan terhadap frekuensi pengisian lokasi ATM
secara berkala dapat melihat adanya kekeliruan apabila terjadi kesalahan
dalam kegiatan ATM Cash Replenishment pada Divisi Cash Centre.
F. Evaluasi Permasalahan Pada Kegiatan ATM Cash Replenishment
Divisi Cash Centre.
Operasional audit ditekankan pada evaluasi kegiatan
perusahaan,maka pada point ini ditekankan pada evaluasi kegiatan pada
masalah distribusi uang masuk keluar ATM Cash Replenishment yang
diterapkan Divisi Cash Centre PT .TAG dalam mengevaluasi data
dilakukan beberapa metode yaitu:
1. Internal Control Quistioner
Dengan adanya dokumen serta catatan penting dalam pelaksanaan
dan pencatatan transaksi-transaksi ATM Cash Replenisment yang
harus ada yaitu:
a. Otorisasi personil
Formulir yang digunakan dalam proses kegiatan ATM Cash
Replenishment harus sudah diotorisasi oleh petugas cashier,
pengawas dan diperiksa oleh coordinator yang bertugas.
b. Form CIT,Cadangan,Rekonsiliasi,Trip Sheet
Setiap petugas harus menggunakan form tersebut sebagai
file dokumen kegiatan.
c. Disket data EJ (Elektronic Journal& Print Counter)
Data yang digunakan sebagai patokan dalam menentukan
status ATM, penghitungan sisa uang lokasi, bukti transaksi
pengisian telah berjalan dengan baik.
d. Daftar permintaan pengisian
Daftar ini merupakan dasar untuk melakukan kegiatan ATM
cash Replenishment yang berisi lokasi uyang akan diisi.
e. File data base dan laporan saldo harian
File computer yang berisi data terbaru semua lokasi ATM
yang dikelola, ID lokasi,nama lokasi,jumlah lembar pada
ATM tersebut, denominasi dan Type mesin ATM.
f. Buku khasanah dan kunci
Buku yang ditulis secara manual mengenai posisi saldo
harian , distribusi uang seluruh denominasi kegiatan ATM
Cash Replenishment. Buku kunci adalah buku serah terima
antar shift yang berisi Kunci Khasanah/Brankas.
Semua data yang ada diatas diambil dari kesimpulan daftar
pertanyaan yang dibuat oleh penulis serta wawancara yang telah
dilakukan.
Kegiatan ATM Cash Replenishment dapat dikendalikan dengan baik pada
bagian Divisi Cash Centre, pemisahan tugas yang jelas memungkinkan
pengecekan silang otomatis, proses rekonsiliasi yang tepat dan akurat dan
verifikasi intern atas seluruh data penting yang ada pada preusan.
2. Pengujian Substantif
Pengujian substantive atas saldo harian ATM Cash replenishment
schedule pengisian,penghitungan uang dalam catridge, sec bag
terdapat uang sisa, yang dibatasi pada prosedur-prosedur sebagai
berikut:
a. Meng cut-off kegiatan diruang penghitungan atau proses.
Mengkarantina uang dalam khasanah dan uang yang sedang
diatas meja proses yang sedang diproses oleh petugas kasir,
ditujukan agar tidak ada kerancuan dalam penghitungan
seperti tercampurnya uang klien A dengan Klien B.
b. Menghitung atau membuktikan posisi saldo berdasar pada
laporan saldo harian.
Menghitung posisi saldo penutupan terakhir dengan
dikurangi jumlah uang yang tengah diedarkan atau akan
direplenishment oleh petugas lapangan (Custody)
berdasarkan trip sheet yang telah divalidasi oleh petugas
Custody dengan kasir pada saat Hand Over sama dengan
posisi saldo seharusnya.
c. Stock opname
Menghitung ulang secara sampling uang yang ada
dicatridge uang per denominasi, per jenis type catridge dan
menghitung ulang secara keseluruhan uang sisa yang
terdapat dalam sec Bag.
3. Pengujian Ketaatan (Compliance Test)
Arti penting dari pengujian ketaatan yaitu menentukan tekhnik
pengendalian untuk pemeriksaan prosedur ketaatan, pelaksanaan prosedur
ketaatan, menilai bukti yang ada pada perusahaan.
Penelaahan terhadap pengawasan atas proses ATM Cash Replenishment di
Divisi Cash Centre dan pengawasan pelaksanaan kegiatan dilakukan
sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Karena
setiap pemeriksaan tersebut dilakukan oleh SIU sehingga pada kegiatan
dapat berjalan sesuai dengan prosedur, maka dapat dipastikan bahwa
peran SIU pada operasional perusahaan khususnya pada divisi cash centre
sangatlah penting dengan melakukan tindakan pengarahan manajemen
khususnya fungsi-fungsi yang ada pada PT.TAG didasarkan pada budget
yang ditimbulkan dari penilaian data dikumpulkan dan dibandingkan
dengan perencanaan yang telah ditetapkan oleh PT.TAG.
Salah satu ketaatan yang dilakukan oleh Divisi Cash Centre yaitu telah:
a. Menjalankan kewajiban melapor dan mengirimkan Laporan saldo
harian kepada Ka.Div. Operasional dan klien max (H+1) jam 10.00
wib baik dalam bentuk soft copy via email,fax maupun hard copy
yang dikirim secara mingguan.
b. Merekam dan menyimpan dengan baik setiap kegiatan yang
berlangsung dalam ruang proses.
c. Setiap orang yang masuk kedalam ruang processing Divisi Cash
Centre memakai baju khusus dan telah disteril oleh petugas
searching.
d. Menyimpan berkas dan buku pencatatan saldo kas harian telah
dilakukan dengan baik dan semestinya.
e. Ada lembar khusus serah terima antar shift mengenai posisi saldo,
kunci khasanah,dan validasi oleh coordinator/shift leader masing-
masing.
f. Daftar absensi petugas cash centre pershift setiap harinya
G. Rangkuman Temuan Penelitian.
Laporan Audit Operasional Divisi Cash Centre
Dari : Ka. Security Internal Unit
Kepada : Direksi PT. Tunas Artha Gardatama
Perihal : Temuan Pemeriksaan mengenai Operasional Div.
Cash Centre
Periode : bulan Januari s/d Maret 2006
1. Kondisi :
Pada tanggal jam wib saat Cash Count terhadap fisik uang di
Div. Cash Centre untuk Sec. Bag no. uang selisih lokasi setelah dilakukan
penghitungan didapati kelebihan fisik uang sebanyak 2 lb deno 100.000,-
dimana pada lokasi tersebut terdapat selisih 2 lembar.
Kriteria :
Sesuai SOP penghitungan rekonsiliasi lokasi untuk lokasi selisih
dilakukan penghitungan 3 kali dan selanjutnya fisik uang dikarantina
untuk ditindak lanjuti penyelesainnya.
Penyebab :
Kondisi mesin hitung yang dipakai telah berumur +/- 3 tahun
dengan jam operasional mesin 24 jam dan perawatan yang kurang
memadahi dan continue.
Akibat :
Penghitungan uang jadi kurang presisi/tepat sehingga petugas
cashier menghitung secara berulang-ulang.
Ketidak efisian kerja karena frekuensi pekerjaan yang tinggi tanpa
didukung sarana dan prasarana yang memadahi sehingga sangat
menyulitkan petugas untuk mengerjakan secara cepat dan tepat.
Hal diatas biasa menggangu performance kerja Div. Cash Centre dan
perusahaan.
Rekomendasi :
Agar segera disediakan atau disiapkan mesin hitung baru dengan
melakukan permohonan pengadaan barang dan dilakukan perawatan rutin
secara berkala.
Tanggapan dari Div Cash Centre :
Permohonan pengadaan barang telah lama dilakukan dan sampai
saat ini belum terealisasi dan mengenai perawatan berkala sulit dilakukan
dikarenakan skill dan jumlah SDM yang dimiliki Div. Cash Centre, serta
mengusulkan agar dilakukan training mengenai maintance mesin hitung
atau memakai pihak ketiga untuk perawatan.
2. Kondisi :
Pada tgl jam wib saat pemeriksaan terhadap pencatatan
atau dokumen Divisi Cash Centre ada berkas/trip sheet yang terbawa oleh
pihak lapangan (petugas custody) dan berkas trip sheet yang tidak
ditandatangani oleh Koordinator/Ass. Supervisor/Supervisor.
Kriteria :
Sesuai SOP Divisi Cash Centre bahwa proses hand over/serah
terima harus disaksikan oleh coordinator Custody dan Koordinator
Cashier, lembar trip sheet kuning dipegang oleh pihak Cash Centre dan
lembar putih,biru dipegang oleh petugas Custody.
Penyebab :
Kurang telitinya petugas cashier dalam hand over, sempitnya ruang
loading bay untuk proses serah terima, tidak tertibnya/tidak mau antri pada
proses pengambilan oleh petugas Custody (2 atau 3 team lapangan)
sehingga terjadi penumpukan dalam ruang loading bay.
Akibat :
Berkas terbawa oleh petugas Custody dan tidak divalidasi karena
proses Hand over yang terburu-buru.
Pertanggung jawaban terhadap uang yang jalan atau akan di Replenish
tidak bisa dipertanggung jawabkan dan bisa menimbulkan fraud.
Rekomendasi :
Pada saat Hand over harus disaksikan oleh coordinator/Ass
Supervisor/Supervisor dari masing-masing Divisi (Cash Centre dab ATM)
dan dikenakan sanksi keras apabila melanggar ataupun lalai. serta
menggunakan system jam maupun nomor antrian dalam Hand over di
loading Bay.
Tanggapan dari Divisi Cash Centre :
Divisi Cash Centre menerima usulan tersebut dan siap
melaksanakan dengan sepenuh hati.
3. Kondisi :
Pada tanggal jam wib saat pemeriksaan terhadap tata tertib
keluar ruang cash centre ada petugas cashier yang keluar masuk ruangan
brankas tidak memakai baju khusus.
Setelah ditanyakan kepada petugas kasir didapat informasi bahwa hal ini
telah lama terjadi dan tanpa adanya buku register keluar masuk ruang
khasanah.
Kriteria :
Sesuai SOP Divisi Cash Centre bahwa setiap orang yang ingin
keluar masuk ruangan cash centre harus memakai baju khusus yang telah
disediakan (wearpack).
Penyebab :
Kurang ketatnya pengawasan dari petugas searching, kurangnya kesadaran
petugas kasir dalam mentaati peraturan dan lemahnya pengawasan dari
pihak Koordinator yang bertugas/Ass. Supervisor/Supervisor Cash Centre.
Akibat :
Tidak patuh pada SOP kerja yang ditetapkan dan bisa menimbulkan fraud
dan bisa menimbulkan performance yang kurang baik dimata klien apabila
terlalu dibiarkan.
Rekomendasi :
Agar segera berkoordinasi dengan bagian pengadaan barang
memperketat pengawasan dann sanksi tegas bagi pelanggar.
Tanggapan dari Div Cash Centre :
Permohonan pengadaan barang telah lama dilakukan dan baru
terealisasi sebagian mengenai pengawasan, kami Div Cash Centre telah
melaksanakannya dan akan lebih ditekankan kembali.
4. Kondisi :
Pada tanggal jam wib saat pemeriksaan Laporan Saldo Kas
Harian ada ketidak sesuaian data laporan mengenai uang layak edar
dengan uang rusak cukup besar seharusnya cepat dilaporkan kepada pihak
klien agar bisa segera ditukarkan.
Kriteria :
Sesuai kesepakatan dengan klien dan kebijakan perusahaan KA Div.
Operasional bahwa jumlah fisik uang rusak yang ada tidak boleh melebihi
200 lb untuk masing-masing denominasi.
Penyebab :
Kurang koordinasi pihak Cash Centre dengan klien mengenai
penangganan uang rusak.
Prediksi jumlah uang rusak yang datang tidak bisa diprediksi dan sebagian
besar uang rusak yang ada berasal dari vendor lain (penyedia jasa lainnya).
Akibatnya :
Operasional pengisian /replenishment bisa terganggu karena untuk
klien tertentu ada yang menggunakan system dropping sehingga uangnya
pas dan tidak bisa melakukan replenishment jika uangnya sebagian besar
rusak.
Hal ini bisa menyebabkan Down Time kita tinggi karena lokasi ATM
tidak dapat direplenish dan menimbulkan performance kurang baik bagi
perusahaan.
Rekomendasi :
Divisi Cash Centre harus lebih proaktif dan teliti akan hal tersebut
dikarenakan keterlambatan melaporkan posisi kas baik status maupun
jumlah dikenakan pinalty kepada perusahaan oleh klien sehingga
menyebabkan kerugian.
Tanggapan dari Divisi cash Centre :
Divisi Cash Centre mengalami kesulitan dalam menentukan posisi
total uang rusak dikarenakan banyaknya uang rusak yang datang (Cash in
Transit/CIT) yang didapat dari pihak outsouching lainnya, uang rusak dari
mesin ATM dan mesin hitung dan tak pasti jumlahnya.
5. Kondisi :
Pada tanggal jam wib saat pemeriksaan terhadap pemegang
dan penyimpan kunci dan kombinasi khasanah dipegang oleh satu orang
(Supervisor Cash Centre), backup kunci dan manual dipegang oleh
Manager Cash Centre.
Kriteria :
Sesuai kesepakatan dengan klien dan kebijakan perusahaan /Kepala
Divisi Operasional bahwa pemegang kunci dan kombinasi khasanah harus
dipegang oleh dua orang yang berbeda dan pintu manual khasanah harus
dikunci, kombinasi harus diacak secara berkala dan rahasia. (tidak ada
dual control).
Penyebab :
Tidak jelasnya aturan yang mengatur mengenai wewenang
pemegang kunci dan jam operasional yang +/- 24 jam sehingga hanya
pintu manual jeruji khasanah saja yang sering dikunci.
Akibatnya :
Uang dalam khasanah tidak scure/tidak aman dan bisa
menyebabkan high fraud risk/konspirasi sehingga bisa langsung
menyebabkan kerugian pada perusahaan.
Rekomendasi :
Divisi Cash Centre harus membuat aturan jelas mengenai
wewenang dan tanggung jawab pemegang kunci manual, kombinasi pintu
khasanah dan sebaiknya kunci manual dan kombinasi dipegang oleh orang
yang berbeda.
Tanggapan dari Divisi Cash Centre :
Bahwa aturan memang belum dibuat secara jelas tetapi bahwa untuk dual
control atau pemegang kunci manual dan kombinasi pintu khasanah
dipegang oleh dua orang yang berbeda sesungguhnya telah dilakukan sejak
dulu tetapi untuk waktu yang bersangkutan, hal itu tidak bisa dilakukan
karena Assistant Supervisor sebagai pemegang nomor kombinasi
menggundurkan diri (resign) dan untuk sementara waktu kunci dan
kombinasi masih dipegang oleh orang yang sama.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian mengenai audit operasional ATM Cash
Replenishment dalam kaitannya dengan kinerja Div. Cash Centre PT. Tunas
Artha Gardatama dapat diketahui dalam kesimpulan berikut:
1. Dengan dilaksanakannya audit operasional pada Divisi Cash Centre
TAG, maka perusahaan dapat menjadikan audit operasional tersebut
sebagai alat pengendalian intern dalam bidang operasional (ATM Cash
Replenishment Divisi Cash Centre).
2. Untuk hasil kinerja Divisi Cash Centre dengan adanya hasil audit
operasional kinerja yang ada sudah baik hal ini dibuktikan dengan
adanya tanggapan positif pihak Manajemen dan Auditor sehingga
karyawan lebih tekun,rajin,patuh terhadap peraturan , dimana kualitas
pekerjaan meningkat dan tanggung jawab dalam pekerjaan .
3. Waktu pemeriksaan yang dilakukan pihak SIU yaitu 2 hari, sangat
singkat,sehingga bisa mengindikasikan pelaksanaan Audit operasional
kurang bisa memonitor secara menyeluruh terhadap objek pemeriksaan
dan masih kurangnya keahlian yang dimiliki oleh para anggota Security
Intenal Unit PT. Tunas Artha Gardatama, karena anggota tim yang
bersangkutan tidak memiliki latar pendidikan yang sesuai.
B. Saran-saran
Dari hasil penelitian dan pembahasan terdapat pembahasan terdapat
beberapa permasalahan yang kiranya dirasakan kurang memadahi. Untuk itu
penulis bermaksud memberikan saran yang semoga dapat bermanfaat
sebagai masukan positif oleh PT Tunas Artha Gardatama khususnya
Security Internal Unit (SIU):
1. Perlu terus diadakannya Continuing Profesionalisme Education bagi
personil Security Intarnal Unit (SIU) secara berkala agar wawasan
tentang audit semakin berkembang dan dinamis.
2. Dalam pemeriksaan pendahuluan sebaiknya segera diperbaiki dengan
cara melakukan pemeriksaan langsung ke lokasi ATM sebagai bahan
cross check sehingga bisnis process ATM Cash Replenishment secara
keseluruhan terlihat.
3. Agar pada temuan pemeriksaan diberikan judul pemeriksaan per item
temuan pembaca bisa memilih dan langsung memahami alur temuannya
serta waktu yang lebih fleksibel dalam pemeriksaan.
4. Manajemen harus lebih cermat dan tanggap dalam menindaklanjuti
masalah-masalah yang ditemukan dalam audit operasional, sehingga
temuan tim audit operasional, sehingga temuan tim audit didalam
pemeriksaan dapat segera diatasi.
Dengan demikian keberadaan Security Internal Unit (SIU) selaku
Internal Auditor PT Tunas Artha Gardatama dapat dirasakan manfaatnya
oleh perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Soekrisno,2004, Auditing Pemeriksaan Akuntansi oleh Kantor Akuntan Publik, Jilid I dan II, edisi ketiga, FE UI, Jakarta.
Arens,A.A,Elder RJ & Beasley M S (2001) Auditing & Pelayanan verifikasi :
Pendekatan Terpadu Jilid I (terjemahan tim Deja Karta) Arens,Alvin and lobbecke,James,1999, Auditing : Suatu Pendekatan Terpadu
Buku I, Amir Abadi Yusuf, edisi Indonesia Salemba Empat, Jakarta. Sawyer, Mortimer, Scheiner, 2005, Sawyer”s Internal Auditing,Desi Adhariani,
edisi Indonesia Jakarta. Tugiman,Hiro,2005, Standar Profesional Audit Internal,Penerbit Kalinius
Yogyakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2000 , Management Audit Suatu Pengantar, cetakan
ke Dua PT. Rineke Cipta, Jakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2000, Dasar-Dasar Pemeriksaan Operasional,
Penerbit PT. Rineke Cipta, Jakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2000, Internal Audit, Penerbit Harvindo Jakarta. Widjaya Tunggal, Amin , 2007, Dasar-dasar Manajemen Audit Penerbit
Harvarindo Jakarta. Yusuf, A.H (2001) auditing (Pengauditan). Yogyakarta : STIE YKPN Hasil Pemeriksaan Tahun Anggaran 2005, Div. Cash Centre PT. Tunas Arth
Gardatama.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Widati Astuti
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat tgl lahir : Sleman, 16 Januari 1978
Status : Single
Alamat : Jl Cideng Barat 93 No 01 Rt003/Rw09 Jakarta
Pusat 10150
Telepone : (021) 3503785
HP : 08129990421,93337916
Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Islam
Pendidikan : SDN Percobaan 3 Pakem Yogyakarta
SMP Taman Siswa Yogyakarta
SMEAN I Klaten Jawa Tengah
Univ Mercubuana Jakarta Barat
Pengalaman Kerja : Oktober 1998 PT Boga Satwa Staff Administrasi
Januari 1999 PT Siscomas Securititama Superviso
Oktober 2001 PT Tunas Artha Gardatama
Supervisor
Agustus 2005 PT Kesatria Mitraswastatama Ass
Manager Oktober 2005 Pengelola Gedung
Apartemen Edelweiss Finance.