SKRIPSI EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI … · Akuntansi menurut Romney (lanjutan) .....77...

SKRIPSI

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS

Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)

Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonmi

Program Studi Akuntansi

Diajukan oleh :

Elisabeth Kanthi Swasti

132114003

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2017

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i

SKRIPSI




Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonmi

Program Studi Akuntansi

Diajukan oleh :


132114003

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2017


IIALAP独N PERSETUJUAN PEMBIPIBING

EVALUASI SISTEttIIRIFO螂IAKL‐NTANSIPENGELUARAN KAS

Stti隆鍵醸di P覆転薩苺遷雛弥毎luttga Be露襲き競 L」議鷲sia(P]隠 31)

DaeFah IStimtta Yo野黒轡 Iη

Tttlg要:10 Jllli 2017

ヽ

Pembimbiag,

Dr.FA.Joko Sisw錘機,M.M.,A壼 `,Qh.,銀

Tel羞 Diset唾轟01轟 :

1彗・―・ =‐ ■■ ■■■撃 =‐・ ‐ ' :・ :.=■ _ヽ

NI卜11132114003

/Aメi


SKRIPSI

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPENGELUARAN KAS

Studi Kasus di Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI)Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)

Dipersiapkan dan ditulis oleh:Elisabeth Kanthi Swasti

NIM: 132114003

Telah dipertahankan di depan Dewan PengujiPada tanggal18 Juli 2017,

dan dinyatakan memenuhi syarat

Susunan Dewan Penguji

Ketua

Sekertaris

Anggota

Nama Lengkap

Dr. Fr. Reni Retno Anggraini, M.Si., Ak., CA.

Lisia Apriani, SE., M.Si., Ak., QIA., CA.

Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA., CA.

Tanda Tangan

.~"""'''S;

~-........~

Anggota

Anggota

If. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Ak., QIA., CA. .

Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., CA.

III


iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

“Serahkanlah segala kekuatiranmu kepada-Nya, sebab Ia yang memelihara kamu”

(1 Petrus 5 : 7)

“Karena itu Aku berkata kepadamu: apa saja yang kamu minta dan doakan,

percayalah bahwa kamu telah menerimanya, maka hal itu akan diberikan

kepadamu.”

(Markus 11:24)

“Sebab kamu semua adalah anak-anak Allah karena iman di dalam Yesus Kristus”

(Galatia 3: 26)

“Iman adalah dasar dari segala sesuatu yang kita harapkan

dan bukti dari segala sesuatu yang tidak kita lihat.”

(Ibrani 11:1)

Skripsiku ini Kupersembahkan untuk:

Bapaku Tuhan Yesus Kristus

Bapak dan Ibuku terkasih

Kedua adikku tercinta

Maria Estu Tantri

dan Marta Anindita

Serta semua sahabat dan teman-temanku


v


FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:




Dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 18 Juli 2017 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak

terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara

menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang

menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya

akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau

keseluruhan tulisan yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan

pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan

ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya

sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan

menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri,

berarti gelar dan ijazah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 31 Juli 2017

Yang membuat pernyataan,



vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIK

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswi Universitas Sanata Dharma:

Nama : Elisabeth Kanthi Swasti

NIM : 132114003

Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma Yogyakarta karya ilmiah saya yang berjudul:




beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan

kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan,

mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan

data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau

media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta izin dari saya

sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.


Yang menyatakan



vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan

arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih

yang tak terhingga kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan

mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. A. Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma.

3. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt., QIA., CA. selaku pembimbing yang

telah membantu serta membimbing penulis menyelesaikan skripsi ini.

4. Dr. Fransisca Reni Retno Anggraini selaku Dosen Pembimbing Akademik

yang selalu membantu serta membimbing dan memberikan motivasi dalam

menyelesaikan studi.

5. Semua Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah

membagikan ilmu dan pengalamannya dalam proses perkuliahan.

6. Semua teman-teman yang telah memberikan dukungan, bantuan,

pertanyaan, kritik dan saran sehingga skripsi ini dapat selesai.


viii

7. Ibu Atik selaku manajer keuangan, mbak. Nerva selaku staf akuntansi, ibu

Erna selaku staf keuangan I, mbak. Susi selaku staf keuangan II, mbak.

April selaku staf Database dan Diseminasi Data dan seluruh staf di

Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta

yang telah berkenan memberikan ijin penelitian kepada saya untuk

melakukan penelitian dan telah meluangkan waktunya untuk membantu

saya memperoleh data-data dan informasi terkait dengan penelitian saya.

8. Kedua adikku tercinta Marta Anindita dan Maria Estu Tantri yang selalu

memberikan saya semangat dalam menyelesaikan skripsi ini.

9. Sahabat-sahabat seperjuanganku CCU yang istimewa, Valentina,

Christine, Veronica, Vellyn, dan Cevin yang selalu memberikan

dukungan, doa, dan dorongan mengerjakan skripsi.

10. Teman-teman seperjuangan Akuntansi angkatan 2013 khususnya kelas A

dan teman-teman MPAT kelas D, terimakasih atas masukan, dinamika,

dan kebersamaannya selama ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan, oleh

karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran, semoga skripsi ini dapat

bermanfaat bagi pembaca.


Penulis



ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ................. v

HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ............................. vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiv

ABSKTRAK .......................................................................................................... xv

ABSTRACT ......................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang masalah ...................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................... 3

C. Tujuan Penelitian ................................................................................ 3

D. Manfaat Penelitian .............................................................................. 3

E. Sistematika Penulisan.......................................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI

A. Sistem ................................................................................................. 6

1. Pengertian Sistem .......................................................................... 6

2. Karakteristik Sistem ...................................................................... 7

B. Informasi ............................................................................................. 9

1. Pengertian Informasi ...................................................................... 9

2. Karakteristik Informasi .................................................................. 9

C. Sistem Informasi Akuntansi .............................................................. 11

1. Pengertian Akuntansi ................................................................... 11

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ...................................... 11

3. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akntansi ......................... 12

4. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi .......................... 13

D. Sistem Pengendalian Intern .............................................................. 14

1. Definisi Sistem Pengendalian Intern ........................................... 14

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ............................................. 14

3. Sistem Pengendalian Inter untuk Pengeluaran Kas ..................... 14

4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem

Pengeluaran Kas ........................................................................... 14

E. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas .................................. 17

1. Pengertian Kas ............................................................................. 17

2. Pengertian Pengeluaran Kas ........................................................ 17

3. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas ............................ 17


x

F. Sistem Teknik Dokumentasi ............................................................. 25

1. Bagan Alir Data ........................................................................... 25

2. Bagan Alir / Flowchart ................................................................ 25

G. Organisasi Lembaga Swadaya Masyarakat ...................................... 31

1. Pengertian Organisasi .................................................................. 31

2. Pengertian Lembaga Swadaya Masyarakat ................................. 31

3. Ciri-ciri Lembaga Swadaya Masyarakat...................................... 31

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian ................................................................................. 32

B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian ........................................... 32

C. Subjek dan Objek Penelitian ............................................................. 32

D. Jenis Data yang Diperlukan .............................................................. 33

E. Data yang Dibutuhkan ....................................................................... 33

F. Teknik Pengumpulan Data ................................................................ 34

G. Teknik Analisis Data ........................................................................ 34

BAB IV GAMBARAN UMUM ORGANISASI

A. Profil dan Sejarah PKBI DIY ........................................................... 36

B. Lokasi dan Jam Kerja PKBI DIY ..................................................... 37

C. Visi dan Misi Perusahaan.................................................................. 37

D. Struktur Organisasi PKBI DIY ......................................................... 38

E. Cabang & Keanggotaan PKBI DIY .................................................. 41

F. Progran-program PKBI DIY ............................................................. 41

G. Uraian Tugas Bagian Keuangan di PKBI DIY ................................. 42

BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

di PKBI DIY .................................................................................... 45

B. Mengidentifikasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY ........................................................ 61

C. Pembahasan Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi

Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY dengan Teori ................ 73

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan ....................................................................................... 95

B. Saran ................................................................................................. 95

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 97

LAMPIRAN ........................................................................................................... 98


xi

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tabel Daftar Simbol Input/Output ...........................................28

Tabel 2.2 Tabel Daftar Simbol Proses .....................................................28

Tabel 2.3 Tabel Daftar Simbol Simpanan ...............................................29

Tabel 2.4 Tabel Daftar Simbol Alur dan Simbol-Simbol Lain ...............31

Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang

berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pngeluaran

kas di PKBI DIY ............................................................................ 42



kas di PKBI DIY (lanjutan) ............................................................ 43



kas di PKBI DIY (lanjutan) ............................................................ 44

Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di

PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi

Akuntansi menurut Romney ........................................................... 75




Akuntansi menurut Romney (lanjutan) .......................................... 76




Akuntansi menurut Romney (lanjutan) .......................................... 77

Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem

Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur

Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian

Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi ................. 78





Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi

(lanjutan)......................................................................................... 79






(lanjutan)......................................................................................... 80


xii

DAFTAR TABEL






(lanjutan)......................................................................................... 81

Tabel 5.3 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi

Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan

Komponen Dokumen...................................................................... 82




Komponen Catatan ......................................................................... 83




Komponen Fungsi .......................................................................... 84


dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil

Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen

Dokumen ........................................................................................ 85




Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen

Dokumen (lanjutan) ........................................................................ 86




Komponen Catatan ......................................................................... 87




Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi ... 88




Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi

(lanjutan)......................................................................................... 89


xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PKBI DIY ....................................................... 39

Gambar 5.1 Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas PKBI DIY

Prosedur Pengelolaan Uang Muka. ................................................ 48


Prosedur Pengelolaan Uang Muka (lanjutan). ................................ 49


Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa ............................................ 52


Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa (lanjutan) ........................... 53


Prosedur Pengelolaan Kas Kecil .................................................... 56


Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan) .................................... 57


Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan) .................................... 58


Prosedur Pengeluaran Melalui Bank .............................................. 60


Prosedur Pengeluaran Melalui Bank (lanjutan) .............................. 61


xiv

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 Surat Ijin Penelitian ..................................................................... 99

LAMPIRAN 2 Pedoman Wawancara ................................................................ 100

LAMPIRAN 3 Formulir Permohonan Pengadaan Barang/Jasa ......................... 102

LAMPIRAN 4 Surat Permintaan Penawaran Harga .......................................... 102

LAMPIRAN 5 Berita Acara Pemilihan ............................................................. 103

LAMPIRAN 6 Permohonan Pembayaran/ Uang Muka ..................................... 104

LAMPIRAN 7 Bukti Pengeluaran Bank ............................................................ 104

LAMPIRAN 8 Cek ............................................................................................ 105

LAMPIRAN 9 Bukti Pemasukan Bank ............................................................. 106

LAMPIRAN 10 Formulir Permohonan Dana ...................................................... 106

LAMPIRAN 11 Bukti Pertanggungjawaban Permintaan Uang Muka ................ 107

LAMPIRAN 12 Permohonan Uang Muka Perjalanan ........................................ 108

LAMPIRAN 13 Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan ........................... 109

LAMPIRAN 14 Tampilan menu awal software SAKU ...................................... 110

LAMPIRAN 15 Tampilan menu login software SAKU ...................................... 110

LAMPIRAN 16 Tampilan Software SAKU bagian Transaksi

Pengeluaran Kas/ Bank ............................................................. 111

LAMPIRAN 17 Tampilan Menu Laporan Informsai Keuangan pada

software SAKU ......................................................................... 112


xv

ABSTRAK





NIM : 132114003

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2017

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas yang dijalankan. Penelitian ini dilakukan di PKBI DIY.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan melakukan

observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data untuk menjawab

permasalahan dilakukan dengan menggunakan analisis deskriptif, identifikasi

serta membandingkan antara teori dengan praktek yang ada. Pengeluaran kas

diidentifikasi dengan komponen utama sistem informasi akuntansi serta dokumen,

catatan, dan fungsi yang terkait.

Hasil analisis menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi pengeluaran

kas di PKBI DIY belum sepenuhnya sesuai dengan teori. Ketidaksesuaian tersebut

dapat dilihat dari penggunaan dokumen cek yang tidak dilakukan atas nama

perusahaan penerima pembayaran dan tidak adanya catatan register cek pada

pengeluaran kas dengan cek.

Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Pengeluaran Kas


xvi

ABSTRACT

ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM EVALUATION OF CASH

EXPENDITURE

A Case Study at Indonesia Planned Parenthood Association (IPPA)

Special Region of Yogyakarta (DIY)


NIM : 132114003

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2017

The purpose of this research was to evaluate the accounting information

system cash expenditures that being runned. The research took place at Indonesia

Planned Parenthood Association (IPPA) Special Region of Yogyakarta (DIY).

This research was a case study. Data were gathered by doing observation,

interview, and documentation. The data analysis technique to answer the problem

was done by using descriptive analysis, identification and compare between

theory with present practice. The cash expenditure identified with the main

component of accounting information along with documents, notes, and certain

function.

Based on the results of research, the conclution can be drawn from this

research was the accounting information system of cash expenditure at IPPA DIY

was not fully in accordance within the theory. The discrepancies can be seen from

the use of check docs that were not performed on behalf of the payee company

and the absence of check register record on cash payments by check.

Keywords: Accounting Information System, Cash Expenditure


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di era global ini segala bentuk teknologi informasi semakin

berkembang. Perkembangan teknologi akan berdampak pada suatu

perusahaan atau organisasi dalam mencapai tujuannya. Tujuan organisasi

dapat tercapai tergantung dengan baik buruknya penerapan suatu sistem.

Salah satu sistem yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya

adalah sistem informasi akuntansi.

Sistem informasi akuntansi merupakan sistem yang mengumpulkan,

mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi.

Informasi tersebut selanjutnya akan dianalisa dan dikomunikasikan kepada

pihak-pihak yang memerlukan. Sistem informasi akuntansi dapat berguna

bagi manajemen dalam proses pengambil keputusan.

Suatu organisasi memerlukan sistem untuk mengelola keuangan serta

menjaga kas. Hal ini berlaku juga pada organisasi sektor publik, salah

satunyanya adalah LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat). LSM adalah

salah satu organisasi yang bertujuan tidak mendapatkan laba namun

memberikan pelayanan dan menyelenggarakan seluruh aktivitas terkait

dengan pemberian dana oleh suatu lembaga donor. Salah satu informasi

yang diperlukan LSM adalah sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.

Pengeluaran kas yang terjadi di LSM perlu dikelola dan harus

memberikan pertanggungjawaban penggunaan dananya khususnya bagi


2

para penyumbang. LSM membutuhkan suatu sistem nformasi akuntansi

untuk dapat mengelola dana dalam pengeluaran kas secara efekif dan

efesien. Sistem informasi akuntasi pengeluaran kas yang handal akan

meyakinkan sumber pendanaan LSM bahwa dana yang disumbangkan akan

dikelola dengan baik. Hal tersebut penting mengingat donatur dapat dengan

mudah menghentikan pendanaan jika pengelolaan tidak akuntabel atau

terdapat penyelewengan.

Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) merupakan salah

satu LSM yang telah menggunakan sistem informasi akuntansi untuk

mengelola keuangannya. PKBI melaksanakan kegiatan operasional, dan

juga melakukan aktivitas pengeluaran kas. Sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas yang baik dapat memembantu LSM dalam memberikan

informasi mengenai pertanggungjawaban penggunaan dana. Selain itu,

sistem informasi akuntansi pengeluaran kas juga dapat menjaga kas

sehingga terhindar dari pencurian, kehilangan kas ataupun pengeluaran-

pengeluaran yang tidak tepat pengalokasiannya.

Evaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas diperlukan untuk

mengevaluasi pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang

diterapkan di PKBI Daerah Istimewa Yogyakarta dengan

membandingkannya dengan teori yang ada. Berdasarkan uraian diatas, maka

penulis tertarik untuk mengadakan penelitian mengenai “Evaluasi Sistem

Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas” Studi Kasus di Perkumpulan

Keluarga Berencana Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta.


3

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka

dirumuskan masalah penelitian dalam bentuk pertanyaan, yaitu:

Apakah penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di

PKBI DIY sudah sesuai dengan kajian teori sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas yang ada.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui apakah penerapan

sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY sudah sesuai

dengan kajian teori sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia DIY

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan

pemikiran dan menambah informasi mengenai sistem informasi

akuntansi pengeluaran kas.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan informasi

mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dan menjadi

referensi ilmu pengetahuan bagi para mahasiswa.


4

3. Bagi Penulis

Penelitian ini sabagai wujud implementasi dari materi yang telah

penulis dapat selama perkuliahan dan berguna untuk menambah

wawasan dan kemampuan penulis dalam mengevaluasi sistem informasi

akuntansi pengeluaran kas.

E. Sistematika penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan

masalah, batasan penelitian, tujuan penelitian, manfaat

penelitian, sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan

sebagai dasar dalam menganalisis, menggambarkan dan

mengevalusi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas.

BAB III METODE PENELITIAN

Bab menguraikan jenis penelitian, waktu dan lokasi

penelitian, subyek dan obyek penelitian, jenis data yang

diperlukan, data yang dibutuhkan, dan teknik pengumpulan

data.


5

BAB IV GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Bab ini membahas mengenai gambaran umum

Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesi Daerah

Istimewa Yogyakarta yang terdiri dari profil dan sejarah,

lokasi dan jam kerja, visi dan misi, struktur organisasi,

program-program PKBI DIY, dan uraian tugas bagian

keuangan di PKBI DIY.

BAB V HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini mendiskripsikan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas yang diterapkan PKBI DIY dan

mengevaluasi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas

dengan membandingkan teori sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas yang ada dengan penerapan sistem

informasi akuntansi pengeluaran kas yang diterapkan PKBI

DIY.

BAB VI PENUTUP

Bab ini membahas kesimpulan mengenai pengevaluasian

yang terkait dengan rumusan masalah dan saran dari

penulis.


6

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sistem

1. Pengertian Sistem

Menurut Romney dan Steinbart (2015:3) Sistem adalah rangkaian

dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan berinteraksi

untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Diana dan Setiawati (2011: 3) Sistem merupakan

serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk

mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem pasti tersusun dari sub-sub sistem

yang lebih kecil yang juga saling tergantung dan bekerja sama untuk

mencapai tujuan.

Mulyadi (2014: 4) mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan

prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian prosedur adalah suatu

urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam

suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan

secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Berdasarkan beberapa definisi diatas dapat dijelaskan bahwa sistem

merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang saling berkaitan atau

rangkaian kegiatan yang membentuk suatu jaringan prosedur dan

berfungsi dalam mencapai sebuah tujuan sesuai dengan yang diharapkan

oleh semua pihak.


7

2. Karakteristik Sistem

Jogiyanto (2005: 3) memaparkan suatu sistem mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu

kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem

dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap

subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan

suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara

keseluruhan.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan Sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan diluar suatu sistem adalah apapun di luar batas dari

sistem yang mempengaruhi sistem operasi.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung Sistem merupakan media yang menghubungkan antara

satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung

ini kemungkinan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem

ke subsistem lainnya.


8

e. Masukan Sistem (Input).

Masukan sistem adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan

masukan (singal input). Maintenance input adalah energi yang

dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Signal input

adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari

sistem.

f. Keluaran (Output).

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan

untuk subsistem yang lain.

g. Pengolahan Sistem (Process).

Pengolah atau proses merupakan perubahan dari masukan menjadi

keluaran. Proses ini dilakukan oleh mesin, manusia dan komputer.

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu

sendiri sebagai pengolahnya. Sistem Akuntansi akan mengolah data-

data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dengan laporan-

laporan lain yang dibutuhkan manajeman.

h. Sasaran Sistem (Object).

Suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan. Kalau sistem tidak

mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran

sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.


9

B. Informasi

1. Pengertian Informasi

Menurut Romney dan Steinbart (2015: 4), informasi adalah data

yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki

proses pengambilan keputusan.

Menurut Mardi (2011: 5), informasi adalah data yang diolah

kemudian menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya, menggambarkan suatu kejadian (event), dan kesatuan

nyata (fact and entity) serta digunakan untuk pengambilan keputusan.

Menurut Hall (2009: 19), informasi dapat berupa dokumen

operasional seperti pesanan pembelian, laporan yang terstruktur, atau

sebuah pesan dalam layar komputer.

2. Karakteristik Informasi

Agar informasi dapat berguna dan berarti bagi penggunanya,

menurut Romney dan Steinbart (2015: 5) maka informasi harus memiliki

kualitas atau karakteristik sebagai berikut:

a. Relevan

Informasi harus dapat menambah pengetahuan atau nilai bagi para

pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian,

meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau

membenarkan ekspetasi sebelumnya.


10

b. Akurat (Accuracy)

Akurasi atau tingkat keakuratan dapat diartikan informasi itu bebas

dari kesalahan, tidak bias atau menyesatkan.

c. Lengkap (Completeness)

Informasi tersebut harus memiliki penjelasan yang rinci dan jelas

dari setiap aspek peristiwa yang diukurnya. Lengkap namun tidak

berlebihan dan tidak menghilangkan aspek penting dari suatu

kejadian atau aktivitas yang diukur.

d. Tepat Waktu (Timeline)

Manajer seharusnya dapat memperoleh informasi yang

menggambarkan apa yang terjadi sekarang atau dimasa yang akan

datang dan informasi apa yang telah terjadi dimasa lampau,

mengingat informasi disajikan mempengaruhi proses pembuatan

keputusan.

e. Dapat Dipahami

Informasi disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan jelas.

f. Dapat Diverifikasi

Misalkan terdapat dua orang yang independen dan berpengetahuan

di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang

sama sehingga tingkat informasi dapat dibandingkan.

g. Dapat diakses

Informasi tersedia untuk pengguna ketika mereka membutuhkannya

dan dalam format yang dapat digunakan.


11

C. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Akuntansi

Menurut Warfield, Weygant, Kieso (2011: 2) akuntansi dapat

didefinisikan secara tepat dengan menjelaskan tiga karakteristik penting

dari akuntansi: (1) pengidentifikasian, pengukuran, dan

pengkomunikasian informasi keuangan tentang (2) entitas ekonomi

kepada (3) pemakai yang berkepentingan.

Menurut Romney (2015: 11) akuntansi merupakan proses

identifikasi, pengumpulan, pengukuran, dan komunikasi informasi.

Berdasarkan definisi tersebut, akuntansi adalah sistem informasi karena

sistem informasi akuntansi mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan

memproses akuntansi dan data lain untuk menghasilkan informasi bagi

pembuat keputusan.

Mulyadi (2016: 8) mengungkapkan bahwa sistem akuntansi adalah

salah satu sistem informasi di antara berbagai sistem informasi yang

digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Mardi (2011: 4), sistem informasi akuntansi dapat

diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan

laporan dibentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga

menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang

membutuhkannya.


12

Menurut Diana dan Setiawati (2011: 4), sistem informasi akuntansi

adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data

serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.

Menurut Romney (2015:11), sistem informasi akuntansi adalah

sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data

untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan.

3. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akntansi

Menurut James A. Hall (2009: 21), ada tiga tujuan utama yang

umum bagi semua sistem termasuk sistem informasi akuntansi, yaitu :

a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.

Kepengurusan merujuk ke tanggungjawab manajemen untuk

mengatur sumberdaya perusahaan secara benar. Sistem informasi

menyediakan informasi tentang kegunaan sumber daya ke pengguna

eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan

lain yang diminta. Secara internal, pihak manajemen menerima

informasi kepengurusan dari berbagai laporan pertanggngjawaban.

b. Untuk mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen.

Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang

mereka perlukan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan

keputusan.


13

c. Untuk mendukung kegiatan operasi harian perusahaan.

Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel

operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan

hariannya dengan efisien dan efektif.

4. Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney (2015: 11) sistem informasi akuntansi terdiri dari

enam komponen , yaitu:

a. Orang yang menggunakan sistem, maksudnya adalah orang-orang

yang mengoperasikan sistem informasi akuntansi dan melaksanakan

berbagai fungsi.

b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,

memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi.

c. Data mengenai proses-proses organisasi bisnis berupa dokumen

yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi.

d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.

e. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, paralatan

pendukung (peripheral), dan jaringan komunikasi dalam SIA.

f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan

data SIA.


14

D. Sistem Pengendalian Intern

1. Definisi Sistem Pengendalian Intern

Menurut Romney (2016: 226), pengendalian internal adalah proses

yang dijalankan untuk jaminan memadai dengan mencapai tujuan-tujuan

pengendalian internal.

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Tujuan pengendalian internal menurut Diana dan Setiawati (2011:

59), yaitu:

a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.

b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi.

c. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.

d. Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah

ditetapkan.

3. Sistem Pengendalian Intern untuk Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2016: 432), sistem pengawasan internal yang

baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek dan

untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena

jumlahnya relatif kecil), dilakukan melalui dana kas kecil yang

diselenggarakan dengan sistem imprest.

4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2016: 432), unsur-unsur yang terkandung dalam

pengendalian internal untuk sistem pengeluaran kas adalah:


15

a. Organisasi

1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh

dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir,

tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang

berwenang.

2) Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan

persetujuan dari pejabat yang berwenang.

3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode

pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan atas

bukti kas keluar yang telah mendapatkan otorisasi dari pejabat

yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung

yang lengkap.

c. Praktik yang Sehat

1) Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari pencurian atau

dari penggunaan uang yang tidak semestinya.

2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran

kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi

pengeluaran kas dilakukan.


16

3) Penggunaan rekening bank koran, yang merupakan informasi dari

pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian kas oleh fungsi yang

tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama

perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan.

5) Jika pengeluaran hanya menyangkut jumlah yang kecil,

pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang

akuntansinya dilakukan dengan imprest system.

6) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada

di tangan dengan jumlah kas menurut catatan.

7) Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan

diasuransikan dari kerugian.

8) Kasir diasuransikan.

9) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya

pencurian terhadap kas yang ada di tangan.

10) Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh Bagian

Kasa.

d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.

1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut

oleh pekerjanya.

2) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.


17

E. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

1. Pengertian Kas

Menurut Warfield, Weygant, Kieso (2011: 324), “kas adalah alat

keuangan yang berupa koin, mata uang, cek, wesel, cash in hand, atau

berupa deposito di bank dimana dalam laporan keuangan perusahaan

dapat menggabungkan kas bank dan kas kecil dan melaporkan total

akumulasi saldo hanya sebagai kas”.

2. Pengertian Pengeluaran Kas

Menurut James A. Hall (2009:201), “pengeluaran kas adalah

memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem

pembelian.”

Menurut Romney (2015: 463) definisi pengeluaran kas diuraikan

sebagai berikut: “Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis

dan operasi pemrosesan data terkait yang terus-menerus berhubungan

dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.”

Menurut Mardi (2011: 88) siklus pengeluaran kas merupakan

aktivitas yang berhubungan dengan pengeluaran untuk keperluan

pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk operasional

perusahaan.

3. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2016:425), ada dua cara yang digunakan dalam

sistem pengeluaran kas yaitu sistem pengeluaran kas dengan cek dan

sistem pengeluaran kas dengan tunai melalui sistem dana kas kecil.


18

Pengeluaran kas dengan cek digunakan untuk pengeluaran dalam

jumlah besar, sedangkan untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil

menggunakan dana kas kecil.

a. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek

Menurut Mulyadi (2016: 425) Pengeluaran kas dalam perusahaan

dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak

dapat dilakukan dengan menggunakan cek (biasanya karena

jumlahnya relatif kecil), karena dilaksanakan melalui dana kas kecil

yang diselenggarakan dengan salah satu diantara dua sistem:

fluctuating-fund-balance-system dan imprest system.

1. Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan

Cek

Menurut Mulyadi (2016: 426), dokumen akuntansi yang digunakan

dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

a) Bukti kas keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada

bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen. Di

samping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan

(remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi

pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya

utang.


19

b) Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan

bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau

organisasi yang namanya tercantum pada cek.

c) Permintaan Cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang

memerlukan kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti

kas keluar.

2. Catatan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek

Menurut Mulyadi (2016: 428), catatan akuntansi yang digunakan

dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:

a) Jurnal pengeluaran kas

Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk

mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan

untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran

kas. Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan

dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang

telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

b) Register cek

Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system,

transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua

jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek. Register-

cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang


20

dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau

pihak lain.

3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek

Mulyadi (2016:429), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pengeluaran kas dengan cek adalah:

a) Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk

pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi ini

mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian

utang). Setelah mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi

yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher

payable system bagian utang kemudian membuat bukti kas

keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek

sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang

memerlukan pengeluaran kas.

b) Fungsi kas

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan

otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos

atau membayarkan langsung kepada kreditur.

c) Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas

yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi

pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek,


21

pembuktian kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi

kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam

dokumen tersebut, melakukan verifikasi kelengkapan dan

kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar

pembuatan bukti kas keluar.

d) Fungsi pemeriksaan intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan

kas secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya

dengan saldo kas menurut catatan akuntansi Fungsi ini juga

bertanggungjawab melakukan pemeriksaan secara mendadak

terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi

bank secara periodik.

b. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Kas dan Uang

Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil

1) Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan

Uang Tunai Melalui Sistem Dana Kas Kecil

Mulyadi (2016: 443), dokumen yang digunakan dalam sistem dana

kas kecil adalah sebagai berikut:

a) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari

fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum

dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen


22

ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian dana kas

kecil.

b) Cek

c) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk

meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang

dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah

dikeluarkannya kas kecil olehnya.

d) Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.

Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil

dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest

system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen

pendukungnya yang disimpan dalam arsip oleh pemegang dana

kas kecil untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil.

e) Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk

meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar

guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam imprest system,

jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil

adalah sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang


23

tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan

dalam arsip pemegang dana kas kecil.

2) Catatan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang


Mulyadi (2016: 445), catatan akuntansi yang digunakan dalam

sistem dana kas kecil adalah :

a) Jurnal Pengeluaran Kas

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan

untuk mencatat pngeluaran kas dalam pembentukan dana kas

kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil.

b) Register cek.

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan

untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk

pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

c) Jurnal pengeluaran dana kas kecil

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan

jurnal khusus. Jurnal ini berfungsi sebagai alat distribusi

pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas

kecil.

3) Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Uang


Mulyadi (2016: 446), beberapa fungsi yang terkait pada sistem

dana kas kecil, yaitu:


24

a) Fungsi kas.

Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini bertanggung jawab dalam

mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan

cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan

dana kas kecil dan pada saat pengisian kebali dana kas kecil.

b) Fungsi Akuntansi.

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi

bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang

menyangkut biaya dan persediaan, pencatan transaksi

pembentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali dana

kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek,

pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran

dana kas kecil (fluctuating-fund-balance system).

c) Fungsi pemegang dana kas kecil.

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil,

pengeluaran dana kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat

tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana

kas kecil.

d) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai

Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas dengan uang tunai.


25

e) Fungsi pemeriksa intern.

Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas

penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan

pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi

ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak

terhadap saldo dana kas kecil yan ada di tangan pemegang dana

kas kecil.

F. Sistem Teknik Dokumentasi

Menurut Romney (2015: 59), “Dokumentasi merupakan narasi, bagan

alir, diagram, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi

yang menjelaskan cara sistem bekerja”.

Ada beberapa alat dokumentasi yang ada yaitu bagan alir data (data

flow chart) dan bagan alir dokumen (document flowchart). Secara rinci

dijabarkan sebagai berikut:

1. Bagan Alir Data

Diagram arus data (Data Flow Diagram – DFD) secara grafis

mendiskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. DFD disususn

dari empat elemen dasar, yaitu: sumber dan tujuan data, arus data,

proses transformasi, dan penyimpanan data.

2. Bagan Alir/ flow chart

Flowchart adalah teknik analitis yang digunakan untuk

mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas,

ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan simbol-simbol standar


26

untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi

yang digunakan perusahaan dan arus data melalui sistem.

Simbol bagan alir (flowchart), Romney (2015: 67) membaginya

menjadi empat:

a. Simbol input/ output

Simbol ini menunjukkan input ke atau output dari sistem.

b. Simbol pemrosesan

Simbol ini menunjukkan pengolahan data, baik secara elektonik atau

manual (dengan tangan).

c. Simbol penyimpanan

Simbol ini menunjukkan tempat data disimpan.

d. Simbol arus dan lain-lain

Simbol ini menunjukkan arus data, menunjukkan di mana bagan alir

dimulai dan berakhir, menunjukkan keputusan dibuat, dan

menunjukkan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

Menurut Romney (2015: 68) jenis bagan alir (flowchart), dibaginya

menjadi tiga, yaitu:

1) Bagan Alir Dokumen (document flowchart)

Bagan alir yang mengilustrasikan arus data dan dokumen di antara

area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.


27

2) Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart)

Bagan alir yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan

mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi

kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem.

3) Bagan alir sistem (system flowchart)

Bagan alir yang menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan,

penyimpanan, dan output sistem.

Bagan alir sistem secara umum digambarkan dengan simbol-simbol

yang dijelaskan pada Tabel 2.1, Tabel 2.2, Tabel 2.3, Tabel 2.4.


28

Tabel 2.1 Tabel Daftar Simbol Input/Output

(Sumber: Romney 2015: 67)

Tabel 2.2 Tabel Daftar Simbol Proses


Simbol Pengertian Keterangan

Dokumen

Sebuah dokumen atau laporan;

dokumen dapat dibuat dengan

tangan atau dicetak oleh

komputer.

Dokumen Rangkap

Digambarkan dengan menupuk

simbol dokumen dan pencetakan

nomor dokumen dibagian depan

dokumen pada bagian kiri atas.

Output elektronik

(Display)

Simbol ini menggambarkan

informasi yang ditampilkan oleh

perangkat outline, seperti sebuah

terminal, monitor, atau layar.

Entri Data Elektronik

(Pengetikan Online)

Masukan data menggunakan

perangkat online, seperti

terminal atau komputer personal.

Terminal atau

Komputer Personal

Simbol display dan simbol

pengetikan online digunakan

bersama-sama untuk

menggambarkan terminal dan

komputer personal.


Pemrosesan Komputer Sebuah fungsi pemrosesan yang

dilaksanakan oleh komputer

biasanya menghasilkan

perubahan terhadap data atau

informasi

Kegiatan Manual Sebuah kegiatan pemrosesan

yang dilaksanakan secara

manual.


29

Tabel 2.3 Tabel Daftar Simbol Simpanan


Database

Disk Bermagnet

Data disimpan secara permanen

pada disk bermagnet digunakan

untuk menyimbolkan file induk

(master file)

Tape/ Pita Magnetis

Data disimpan dalam tape

magnetik.

File dokumen kertas

(Arsip)

Arsip dokumen disimpan secara

manual. Huruf didalamnya

menunjukkan cara pengurutan

arsip: N = Urut Nomor, A =

Urut Abjad, T = Urut Tanggal.

Input / Output;

Jurnal / Buku Besar

Simbol ini menggambarkan

setiap fungsi input dan output.

Simbol ini juga digunakan untuk

menggambarkan jurnal dan

buku besar dalam flowchart.


T


30

Tabel 2.4 Tabel Daftar Simbol Arus dan Simbol-Simbol Lain


Arus Dokumen atau

Pemrosesan

Mengarahkan arus dokumen

atau pemrosesan: arus normal ke

kanan atau ke bawah.

Hubungan

Komunikasi

Transmisi data dari satu lokasi

geografis ke lokasi lainnya via

garis komunikasi.

Konektor Dalam

Halaman

(penghubung dalam

sebuah halaman)

Menghubungkan arus

pemrosesan pada halaman yang

sama. Penggunaannya

menghindari garis yang

melintasi halaman.

Konektor Luar

Halaman

(penghubung pada

halaman berbeda)

Menghubungkan bagan alir

dalam halaman yang berbeda.

Entri dari, atau keluar ke,

halaman lain.

Terminal Menunjukkan awal atau akhir

suatu sistem akuntansi.

Keputusan (Decision) Sebuah tahap atau langkah

pembuat keputusan.

Anastosi

(catatan tambahan)

Penambahan komentar

deskriptif atau catatan

penjelasan sebagai klarifikasi.



31

31

G. Organisai Lembaga Swadaya Masyarakat

1. Pengertian Organisasi Nirlaba

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani “organ” yang berarti

“alat”. Dalam pengertian umum, organisasi dapat dipahami sebagai alat

atau wadah sekelompok orang yang berkumpul dan bekerja sama dengan

cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan atau sejumlah sasaran

tertentu yang telah ditetapkan bersama. (Mahsun dkk, 2013: 1)

2. Pengertian Lembaga Swadaya Masyarakat

Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) adalah organisasi swasta

yang kegiatannya adalah untuk membebaskan penderitaan, memajukan

kepentingan kaum miskin, melindungi lingkungan, menyediakan

pelayanan dasar masyarakat, atau menangani pengembangan masyarakat.

3. Ciri-ciri Lembaga Swadaya Masyarakat

a. Formal, yaitu secara organisasi dapat bersifat permanen serta

mempunyai kantor dengan seperangkat aturan dan prosedur.

b. Swasta, yaitu kelembagaan yang berada di luar atau terpisah dari

pemerintah.

c. Tidak mencari keuntungan, yaitu tidak memberikan keuntungan

kepada direktur atau pengurusnya.

d. Menjalankan organisasinya sendiri dan tidak dikontrol pihak luar.

e. Sukarela, yaitu menjalankan derajat kesukarelaan tertentu.

f. Non-religius, yaitu tidak mempromosikan ajaran agama.

g. Non-politik, yaitu tidak ikut dalam pencalonan pemilihan.


32

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus, yaitu

penelitian yang dilakukan dengan meneliti kegiatan organisasi secara

langsung pada sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang dilakukan

oleh PKBI (Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia) DIY (Daerah

Istimewa Yogyakarta).

B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada periode bulan Maret - Mei 2017.

Penelitian dilakukan di Perkumpulan Keluarga Berenca Indonesia

(PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY).

Jl. Tentara Rakyat Mataram Jt 1/705 Yogyakarta.

C. Subyek dan Obyek Penelitian

1. Subyek Penelitian ini adalah:

a. Manajer keuangan PKBI DIY

b. Staf Keuangan di PKBI DIY

c. Staf Akuntansi di PKBI DIY

d. Staf Humas di PKBI DIY

2. Obyek Penelitian

a. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi Pengeleuaran Kas

b. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas.


33

c. Catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas.

d. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran

kas.

e. Prosedur yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas.

f. Bagan alir (flowchart)

D. Jenis Data yang Diperlukan

1. Data Primer yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber yang

terpercaya atau yang utama merupakan data mentah yang nantinya akan

diproses untuk tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan, misalnya

dari individu, karyawan, atau pendapat perseorangan, antara lain: hasil

wawancara dari pihak PKBI.

2. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber yang sudah

terdokumentasi di PKBI.

E. Data yang Dibutuhkan

1. Sejarah, Visi dan Misi pada PKBI DIY.

2. Program dan kegiatan PKBI DIY.

3. Jabatan dan pembagian tugas karyawan PKBI di bidang keuangan yang

terkait pengeluaran kas.

4. Unsur-unsur atau komponen utama sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas di PKBI DIY.


34

5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas pada PKBI DIY.

6. Informasi mengenai catatan, dokumen, dan fungsi terkait sistem

informasi akuntansi pengeluaran kas pada pelayanan PKBI DIY.

F. Teknik Pengumpulan Data

1. Teknik observasi

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan secara

langsung pada proses pengeluaran kas.

2. Teknik wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab

secara langsung kepada subyek penelitian.

3. Teknik Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan pada

dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas.

G. Teknik Analisis Data

Langkah untuk menjawab rumusan masalah, yaitu:

1. Langkah pertama adalah melakukan analisis dengan mendiskripsiskan

dan memahami sistem informasi akuntansi pengekuaran kas di PKBI

(Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia) DIY (Daerah Istimewa

Yogyakarta). Pendeskripsian meliputi prosedur dan bagan alir dokumen

yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di

PKBI DIY.


35

2. Langkah kedua adalah mengidentifikasi unsur-unsur sistem informasi

akuntansi pengeluaran kas secara deskriptif. Pendeskripsian meliputi

komponen sistem informasi akuntansi, pengendalian internal, dokumen,

catatan, dan fungsi yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas di PKBI DIY.

3. Langkah ketiga adalah membandingkan hasil temuan lapangan

mengenai sistem informasi akuntansi pengeluaran kas yang ada di

PKBI DIY dengan kajian teori yang ada.

4. Menarik Kesimpulan

Jika hasil perbandingan dengan teori temuan lapangan telah memenuhi

komponen-komponen diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa

PKBI DIY telah sesuai dengan teori atau tidak dan penerapan sistem

informasi akuntansi pengeluaran kas pada PKBI DIY sudah berjalan

baik atau belum, sesuai dengan kebijakan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas pada PKBI DIY. Jika hasilnya sesuai dengan teori,

maka pelaksanaan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada

PKBI DIY dapat dikatakan baik. Sebaliknya, jika tidak sesuai dengan

teori dan pelaksanaan, maka diberikan saran yang tentunya disesuaikan

dengan situasi dan kondisi peusahaan tersebut.


36

BAB IV

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

A. Profil dan Sejarah Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia

(PKBI) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY)

Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) pertama kali

didirikan pada tanggal 23 Desember 1957 di Jakarta, sebagai Lembaga

Swadaya Masyarakat (LSM). Perkumpulan ini berdiri dilandasi kepedulian

terhadap keselamatan ibu dan anak di Indonesia. Pendapat tersebut

dikemukakan oleh Dr. Soeharto selaku dokter pribadi Persiden Soekarno

bersama dengan pendiri PKBI lainya. Pendiri PKBI sendiri terdiri dari

sekelompok tokoh masayarakat dan ahli kesehatan.

Pada tahun 1957 angka kematian ibu dan anak di Indonesia sangat

tinggi. Kematian ibu terjadi karena pendarahan akibat seringnya melahirkan.

Tingginya kematian anak antara lain karena proses kelahiran bayi yang

kurang sehat akibat kehamilan yang tidak sehat, kekurangan gizi dan

kurangnya perawatan pada masa kehamilan. Perkumpulan ini juga ditujukan

kepada tersusunnya keluarga terencana yang bertanggungjawab dan

sejahtera di Indonesia.

Pada tahun 1959 PKBI masuk menjadi anggota Federasi Keluarga

Berencana Internasional yaitu IPPF (International Planned Parenthood

Federation) yang berkantor pusat di Inggris, London. IPPF adalah sebuah

lembaga federasi internasional beranggotakan 184 negara yang

memperjuangkan hak dan kesehatan reproduksi bagi masyarakat di seluruh


37

dunia. PKBI ini sudah menjadi badan hukum yang sah dan diakui oleh

pemerintah Indonesia serta telah mendapatkan pengakuan dunia.

Pada tahun 1967 merupakan tahun berdirinya cabang PKBI di

Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY). Pada awalnya PKBI DIY

hanya sebagai tempat pelatihan dari PKBI pusat. Namun, kemudian PKBI

DIY mampu mengembangkan program-programnya baik remaja maupun

para suami/istri, dan perempuan yang belum menikah. Setelah itu, PKBI

semakin berkembang lagi dengan menjangkau komunitas lainnya seperti

pembantu rumah tangga, pekerja seks, waria, gay, buruh gendong, tukang

becak, dll.

B. Lokasi dan Jam Kerja PKBI DIY

PKBI DIY berkedudukan di Jl. Tentara Rakyat Mataram JT 1/705

Yogyakarta 55231.

Jam kerja, setiap hari Senin s/d Sabtu, pukul 08:00 s/d 16:00 WIB.

C. Visi dan Misi PKBI DIY

1. Visi

Menjadi Pusat Unggulan (Center of Excellence) Pengembangan

Program dan Advokasi Kesehatan Seksual dan Reproduksi yang mandiri

pada tahun 2020.

2. Misi

a. Mengembangkan pusat informasi, edukasi dan konseling serta

pelayanan kesehatan seksual dan reproduksi ditekankan pada

pelayanan Keluarga Berencana yang berkualitas, berbasis hak dan


38

berperspektif gender, melalui peningkatan peran PKBI yang

profesional, kredibel, mandiri dan berkelanjutan.

b. Memberdayakan masyarakat, agar mampu mengambil keputusan

terbaik bagi dirinya dan berperilaku bertanggungjawab dalam hal

Kesehatan Seksual dan Reproduksi.

c. Mempengaruhi para pengambil kebijakan untuk memberikan

dukungan dan komitmen atas terjaminnya pemenuhan hak-hak seksual

dan reproduksi.

D. Struktur Organisasi PKBI DIY

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PKBI DIY

Sumber : PKBI DIY


39

E. Cabang & Keanggotaan PKBI DIY

1. Cabang PKBI DIY

PKBI DIY saat ini telah mempunyai 5 (lima) cabang. Cabang

PKBI DIY berada di 5 daerah di DIY, yaitu PKBI Kota Yogyakarta,

PKBI Sleman, PKBI Bantul, PKBI Kulon Progo dan PKBI Gunungkidul.

Setiap cabang memiliki koordinatornya masing-masing dengan program

kerja yang menjangkau berbagai komunitas.

2. Keanggotaan

Keanggotaan PKBI DIY pada prinsipnya berawal dari keanggotaan

PKBI Cabang di 5 Kabupaten/Kota. Keanggotaan PKBI DIY ini bersifat

terbuka kepada siapa saja yang peduli dan memiliki keberpihakan

terhadap perjuangan Hak Kesehatan Seksual dan Reproduksi

(HKSR). Sampai saat ini, keanggotaan yang telah bergabung dengan

PKBI DIY ada lebih dari100 relawan yang terdiri dari berbagai profesi,

agama, aliran politik, jenis kelamin, orientasi seksual, umur, maupun

status ekonomi.

F. Program-program PKBI DIY, meliputi :

1. Pengembangan Media – Media Center

Pengembangan Media merupakan program yang melakukan kampanye

melalui talkshow rutin di radio dan televisi lokal, leaflet, booklet, poster,

stiker, ILM dalam bentuk audio dan audio visual mengenai isu yang

sedang diperjuangkan oleh PKBI DIY.


40

2. Pengembangan Pelatihan - Training Center

Pengembangan Pelatihan merupakan program yang melakukan kerja-

kerja pendidikan dan pelatihan. Hal tersebut dilakukan melalui ceramah

dan pelatihan yang bertujuan untuk peningkatan pengetahuan dan

kapasitas internal dan eksternal.

3. Pusat Studi Seksualitas (PSS) - Research Center

Pusat Studi Seksualitas (PSS) merupakan program yang melakukan

kerja-kerja riset dan manajemen database PKBI DIY. PSS diarahkan

tidak saja untuk pengembangan wacana tetapi lebih serius untuk

melakukan penyediaan data, penelitian dan penerbitan.

4. Pengembangan Jaringan Pelayanan Kesehatan Reproduksi

a. In Clinic - Klinik Adhiwarga

Klinik Adhiwarga merupakan klinik kesehatan reproduksi/seksual

untuk pasangan suami/istri, remaja dan perempuan.

b. Drop In Clinic, terdiri dari beberapa klinik, yaitu:

1) Klinik Griya Lentera

Klinik Griya Lentera merupakan klinik kesehatan

reproduksi/seksual bagi komunitas untuk HIV&AIDS, IMS

(Infeksi Menular Seksual), ISR (Infeksi Saluran Reproduksi),

papsmear, dan VCT (Voluntary Counseling and Testing).

2) Klinik Keliling

Klinik keliling dilakukan ke wilayah-wilayah yang jauh dari akses

layanan kesehatan di DIY.


41

3) Klinik Beringharjo

Klinik Beringharjo merupakan klinik kesehatan reproduksi/ seksual

untuk buruh gendong di pasar Beringharjo Yogyakarta.

4) Klinik Remaja

Klinik remaja merupakan klinik kesehatan reproduksi/ seksual

untuk remaja dengan konsep ramah remaja.

5. Pustragersos

Pustragersos adalah pusat strategi gerakan sosial di PKBI DIY. Suatu

program yang membuat perencanaan gerakan sosial untuk berbagai

komunitas.

6. Youth Center

Mulai tahun 2005 program pendampingan PKBI DIY untuk komunitas

waria, pekerja seks, gay dan remaja jalanan melakukan reorientasi

dengan mengubah konsep program pendampingan menjadi

pengorganisasian dan lebih aktif mendesakkan kebijakan-kebijakan yang

berpihak untuk memberikan hak pada komunitas.


42

G. Uraian Tugas Bagian Keuangan di PKBI DIY

Berikut ini adalah uraian tugas atau job decription bagian keuangan

berdasarkan prosedur yang terkait pengeluaran kas dijelaskan pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Tabel Uraian Jabatan dan Tugas pihak-pihak yang berhubungan

dengan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY.

Prosedur Uraian Tugas

PHD

Pengeluaran Melalui

Bank

Bertugas memberikan otorisasi atas cek dan transaksi

yang terjadi terhadap segala pengeluaran di PKBI

DIY.

Direktur Eksekutif

Pengelolaan Uang

Muka

Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang

Muka yang sesuai dengan anggaran.

Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan

Kas Kecil.

Pengadaan Barang atau

Jasa

Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang/

Jasa.

Pengelolaan Kas Kecil Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan

Kas Kecil.

Pengeluaran Melalui

Bank

Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir

Permohonan Dana.

Melakukan review kesesuaian cek dengan

Permohonan Dana untuk kemudian di tanda tangani.

Kerumahtanggaan


Jasa

Melakukan review dan memberikan paraf Permohonan

Pengadaan Barang/ Jasa.

Memberikan Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa

yang ditolak kepada Pemohon.

Melakukan pemilihan Supplier, menyusun Berita

Acara Pemilihan.


43



(lanjutan)


Manajer Keuangan

Pengelolaan Uang

Muka

Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka

dengan anggaran.

Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada

pengguna apabila tidak sesuai dengan anggaran.

Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/ Bukti

Transfer Bank kepada Pengguna Dana.

Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban

Uang Muka dan kelengkapan Dokumen Pendukung,

apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada

pengguna dana untuk diperbaiki.


Jasa

Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan

Barang/ Jasa dengan Anggaran, apabila tidak sesuai

Anggaran maka diberikan kepada Manajer Umum.

Melakukan otorisasi, apabila Permohonan Pengadaan

Barang/ Jasa sesuai dengan Anggaran.

Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga

apabila Pengeluaran lebih dari Rp 5.000.000,-

Melakukan pembayaran Barang/ Jasa.

Melakukan pencatatan atas Barang/ Jasa dan

memberikan Barang kepada pengguna.

Mengarsip Tanda Terima Barang/ Kontrak Jasa

berdasarkan tanggal.

Pengelolaan Kas Kecil Melakukan review kesesuaian Surat Pembentukan

Dana Kas Kecil dengan Anggaran.

Pengeluaran Melalui

Bank

Melakukan review Formulir Permohonan Dana

dengan anggaran dan ketersediaan dana.

Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak

disetujui kepada Pemohon. Menyiapkan Cek.

Menandatangani Cek dan mencairkan dana.

Staf Keuangan

Pengelolaan Kas Kecil Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas

Kecil.

Menyusun Formulir Permohonan Dana.

Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas kecil

ke dalam Buku Kas.

Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas Keluar

untuk Formulir Permohonan Dana yang disetujui.

Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas.


44



(lanjutan)


Staf Akuntansi

Membuat rekapitulasi honorarium/ penerimaan dokter dan konselor serta analis

laborat.

Membuat rekonsiliasi bank setiap bulan.

Membuat laporan rekapitulasi aktiva tetap tiap semester.

Memposting semua transaksi keuangan PKBI ke dalam sofware Accounting

SAKU PKBI.

Menyiapkan laporan keuangan hardcopy setelah direview manajer keuangan.


45

BAB V

HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY

Pengeluaran kas yang dilakukan oleh PKBI (Perkumpulan Keluarga

Berencana Indonesia) DIY (Daerah Istimewa Yogyakarta) meliputi

pengeluaran melalui bank dan kas kecil. Pengeluaran melalui bank

dilakukan apabila jumlah dana yang dibutuhkan besar atas lebih dari Rp

300.000,- Pengeluaran tersebut biasanya digunakan untuk kebutuhan atau

keperluan program termasuk membayar biaya gaji maupun segala

pengadaan aktiva tetap lembaga. Pengeluaran melalui kas kecil digunakan

untuk keperluan yang mendesak atau kebutuhan di PKBI DIY yang nilainya

kurang dari Rp 300.0000,-.

Sistem pengeluaran kas di PKBI DIY terdiri dari beberapa prosedur.

Prosedur tersebut terdiri dari prosedur pengelolaan uang muka, prosedur

pengadaan barang/ jasa, prosedur pengelolaan kas kecil, dan prosedur

pengeluaran melalui bank. Berikut ini adalah deskripsi prosedur-prosedur

pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY:


46

1. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosedur

pengelolaan uang muka yang ada di PKBI DIY.

Pengguna yang membutuhkan dana untuk mengadakan suatu

program atau keperluan lain dimulai dengan pengguna dana mengajukan

Form Permohonan Uang Muka (PUM). Pengguna dana yang dimaksud

adalah Kerumahtanggaan, Koordinator Program, dan Manajer atau

Direktur Cabang. Pertama, PUM diajukan ke manajer keuangan untuk

diperiksa kesesuaiannya dengan anggaran, jika belum sesuai, maka akan

dikembalikan ke pemohon. Jika sesuai oleh manajer keuangan, maka

PUM akan di proses ke prosedur pengeluaran melalui bank. Kemudian

pengguna dana akan menerima uang tunai atau Bukti Transfer Bank

apabila dana ditransfer langsung ke rekening pengguna.

Pengguna dana kemudian akan menggunakan dana tersebut sesuai

kebutuhan dan harus membuat Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka

(LPUM) disertai dengan dokumen pendukung lainnya. Manajer

keuangan akan mengecek kembali LPUM dan kelengkapan pendukung,

apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada pengguna dana untuk

diperbaiki. Setelah sesuai, dokumen-dokumen tersebut akan diarsipkan

oleh bagian keuangan. Apabila uang muka yang diperoleh masih kurang,

pemohon perlu membuat Formulir Permohonan Dana. Manajer

Keuangan akan melakukan review dan mengotorisasi Formulir

Permohonan Dana. Apabila sesuai dan disetujui maka akan dilanjutkan

ke prosedur pengeluaran melalui bank.


47

Gambar sistem informasi akuntansi pengeluaran kas prosesdur

pengelolaan uang muka yang ada di PKBI DIY.

Gambar 5.1

Flowchart Dokumen Sistem Pengeluaran Kas di PKBI DIY

Prosedur Pengelolaan Uang Muka

(Sumber : PKBI DIY – 2017 dan data diolah)


48

Gambar 5.1


Prosedur Pengelolaan Uang Muka (lanjutan)



49


pengadaan barang atau jasa yang ada di PKBI DIY.

Karyawan PKBI DIY yang memerlukan dana untuk kebutuhan

barang atau jasa perlu melalui prosedur pengadaan barang atau jasa.

Setiap pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh PKBI DIY

dimulai oleh pengguna dana dengan menyusun Permohonan Pengadaan

Barang atau Jasa (PPB/J) yang kemudian diajukan ke bagian

kerumahtanggan untuk direview dan disetujui. Setelah itu bagian manajer

keuangan juga akan melakukan review kesesuaian PPB/J dengan

anggaran. Apabila tidak sesuai dengan anggaran berarti PPB/J ditolak

oleh manajer dan akan dikembalikan ke bagian kerumahtanggan untuk

diberikan kembali kepada pengguna dana. Sebaliknya, jika PPB/J sesuai

anggaran maka manajer keuangan akan melakukan otorisasi dengan

menyetujui PPB/J tersebut dan diberikan kepada direktur eksekutif untuk

diotorisasi. Pengajuan permohonan pengadaan barang/ jasa dilakukan

paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum penggunaan.

Setelah disetujui oleh direktur eksekutif, selanjutnya terdapat dua

jenis prosedur pengadaan barang/ jasa. Prosedur yang pertama apabila

pengadaan barang/ jasa yang diperlukan membutuhkan biaya kurang dari

Rp 5.000.000,- maka oleh manajer keuangan PPB/J akan dilanjutkan ke

prosedur pengeluaran pengeluaran melalui Bank untuk memperoleh dana

yang dibutuhkan.


50

Prosedur pengadaan barang/jasa yang kedua adalah jika pengadaan

barang/ jasa memerlukan biaya yang lebih dari Rp 5.000.000,- maka akan

diadakan proses pemilihan supplier atau penyedia jasa paling sedikit 3

(tiga) suppplier/ penyedia. Bagian kerumahtanggaan akan menerbitkan

SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) yang kemudian diberikan

kepada penyedia barang/jasa.

Bagian kerumahtanggan juga akan melakukan pemilihan dan

menyusun BAP (Berita Acara Pemilihan) saat memperoleh surat PH

(Penawaran Harga) dari penyedia barang/jasa. BAP kemudian diberikan

ke manajer keuangan berserta dengan dokumen PH dan PPB/J untuk

diperiksa kembali. Dokumen PH dan BAP yang telah diperiksa oleh

manajer dikembalikan dan diarsipkan berdasarkan nomor BAP oleh

bagian kerumahtanggaan. Dokumen PPB/J yang telah diperiksa akan

dilanjutkan ke prosedur pengeluaran melalui bank.

Bagian kerumahtanggan selanjutnya akan melakukan pembayaran

barang/jasa dengan uang tunai. Selesai pembayaran dilakukan, bersama

dengan pengguna barang/ jasa dilakukan pemeriksaan kesesuain

barang/jasa dan menandatangani TTB/KJ (Tanda Terima Barang/Kontrak

Jasa). Tanda terima tersebut akan diarsipkan oleh bagian

kerumahtanggan berdasarkan tanggal.


51


pengadaan barang atau jasa yang ada di PKBI DIY.

Gambar 5.2


Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa



52

Gambar 5.2


Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa (lanjutan)



53


pengelolaan kas kecil yang ada di PKBI DIY.

Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam Surat

Permohonan Pembentukan Kas Kecil (SP PKK) yang disusun oleh staf

keuangan dengan jumlah sebesar Rp 2.500.000,- yang disetujui oleh

manajer keuangan dan direktur eksekutif. Atas dasar SP PKK yang telah

disetujui tersebut, staf keuangan akan menyusun Formulir Permohonan

Dana (FPD) dan mencatat penerimaan kas sebagai pengisian kas kecil ke

buku kas. Dokumen SP PKK nantinya akan diarsipkan oleh staf

keuangan dan FPD akan dilanjutkan ke prosedur pengeluaran melalui

bank. Pemegang dana kas kecil akan melakukan pencatatan jurnal

dengan mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Kas.

Dana yang diterima untuk pengisian kas kecil akan disimpan dalam

cash box atau lemari besi dan pemegang kuncinya adalah staf keuangan

dan manajer keuangan. Staf keuangan bertanggungjawab menyimpan dan

mengelola dana kas kecil. Pemeriksaan kas kecil secara fisik (cash

opname) dilakukan oleh manajer keuangan secara periodik.

Pengeluaran untuk kas kecil ini dilakukan hanya untuk keperluan

mendesak. Pada saat pengeluaran kas kecil ini tidak dilakukan

pencatatan. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : pembelian ATK,

transport lokal, fotocopy, dan kebutuhan rumah tangga PKBI DIY.

Pengeluaran dana kas kecil ini diawali dengan pengguna dana kas kecil

menyusun FPD. Kemudian, staf keuangan akan melakukan review


54

kesesuaian FPD dengan anggaran. Pengeluaran dana kas kecil per item

anggaran maksimal adalah Rp 300.000,-. Apabila FPD tidak sesuai

berarti FPD ditolak dan akan dikembalikan kepada pengguna dana. Jika

FPD sesuai dan disetujui maka staf keuangan akan memprosesnya

dengan menerbitkan BPK (Bukti Pengeluaran) 2 rangkap. Lembar BPK

pertama diberikan kepada pengguna kas kecil beserta uang yang

dibutuhkan. Lembar BPK kedua akan dijadikan bukti sebgai dasar

pencatatan pengeluaran ke Buku Kas (BK) dan diarsipkan.


55


pengelolaan kas kecil yang ada di PKBI DIY.

Gambar 5.3


Prosedur Pengelolaan Kas Kecil



56

Gambar 5.3


Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan)



57

Gambar 5.3


Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (lanjutan)



58

4. Deskripsi sistem informasi akuntansi pengeluaran kas kas prosedur

pengeluaran melalui bank yang ada di PKBI DIY.

Pengeluaran dana selain untuk program dan pengadaan barang/jasa

yang dilakukan PKBI adalah pembagian gaji. Penggajian di PKBI selalu

dilakukan tepat waktu pada tanggal 27 atau lebih awal. Bagian staf

keuangan perlu membuat dan mengajukan permohonan pembayaran/

uang muka dan formulir permohonan dana untuk pembayaran gaji staf

beserta dengan lampiran daftar karyawannya. Proses penggajian ini

langsung dilakukan dengan prosedur pengeluaran melalui bank.

Manajer keuangan akan mereview kembali seluruh formulir dan

menyiapkan cek. Cek ini harus diotorisasi oleh dua dari tiga orang

pejabat yang berwenang. Direktur Eksekutif yang akan mereview

kesesuaian cek dan memberi tandatangan. Setelah disetujui direktur

eksekutif, Pengurus Harian Daerah dan/ atau bendahara juga

menandatangani cek. Proses penarikan dan pengambilan dana dilakukan

oleh karyawan PKBI DIY di Bank CIMB Niaga. Setelah dilakukan

penarikan maka teller Bank CIMB Niaga akan memberikan uang tunai

sesuai dengan cek atau menerbitkan BTB (Bukti Transfer Bank). BTB

merupakan bukti penarikan dana dengan menyetorkan uang melalui bank

dengan jumlah yang telah ditentukan sesuai dengan tanggal yang tertera

dikuitansi tersebut. Kemudian, bagian keuangan juga akan membuat

BPK (Bukti Pengeluaran Bank) dan digunakan untuk mencatat

pengeluaran ke BB (Buku Bank).


59


pengeluaran melalui bank yang ada di PKBI DIY.

Gambar 5.4


Prosedur Pengeluaran Melalui Bank



60

Gambar 5.4


Prosedur Pengeluaran Melalui Bank (lanjutan)



61

B. Mengidentifikasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY

1. Mengidentifikasi komponen utama Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY.

a. Orang-orang dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

PKBI DIY :

1) Pengguna dana, sebagai pelaku yang memerlukan dana atau bagian

yang menjalankan fungsi yang memerlukan kas pada unsur sistem

informasi pengeluaran kas. Pengguna dana ini adalah

kerumahtanggaan/ koordinator program/ manajer atau direktur

cabang PKBI DIY.

2) Kerumahtanggaan, menjalankan fungsi pengadaan barang/ jasa

yang tugasnya adalah membeli barang, membuat penawaran harga

dan memilih supplier.

3) Staf Akuntansi, menjalankan fungsi akuntansi pada unsur sistem

informasi pengeluaran kas, tugasnya adalah mencatat segala

transaksi pengeluaran kas dengan menginput ke dalam software

accounting SAKU PKBI.

4) Staf Keuangan, menjalankan fungsi kas pada unsur sistem

informasi pengeluaran kas.

5) Manajer keuangan, menjalankan fungsi pemeriksa intern dan

fungsi pengesahaan pada unsur sistem informasi pengeluaran kas.


62

6) Direktur Eksekutif dan PHD sebagai pejabat berwenang di PKBI

DIY yang menjalankan fungsi pengesahan.

b. Prosedur-prosedur, terdapat beberapa prosedur yang berkaitan dengan

Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY. Prosedur-

prosedur yang digunakan dalam mengumpulkan, memproses, dan

menyimpan data menggunakan prosedur dengan cara manual dan

terkomputerisasi. Prosedur yang terdapat pada sistem informasi

akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY, yaitu:

1) Prosedur pembuatan permintaan dana

Prosedur ini dilakukan pada saat PKBI DIY (pengguna dana)

membutuhkan dana. Pengguna dana perlu membuat atau

mengajukan Formulir Permohonan Dana ke bagian keuangan.

2) Prosedur pengadaan barang atau jasa

Prosedur ini dilakukan oleh Pengguna barang atau jasa melalui

bagian kerumahtanggaan apabila terdapat kebutuhan barang atau

jasa. Pengguna perlu membuat atau mengajukan Formulir

Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa ke bagian kerumahtanggaan.

3) Prosedur pengeluaran kas

Prosedur ini dilakukan dengan dua cara. Pertama yaitu melalui

sistem dana kas kecil atau dengan uang tunai yang terdapat pada

prosedur pengelolaan uang kas. Cara yang kedua dilakukan

menggunakan cek atau dengan prosedur pengeluaran melalui bank.


63

Pengeluaran kas akan dilakukan apabila ada pemohon yang

memerlukan dana.

4) Prosedur pencatatan kas

Pencatatan dilakukan guna mencatat semua transaksi pengeluaran

kas. Prosedur ini dilakukan oleh staf akuntansi dengan menginput

seluruh transaksi pengeluaran yang ada ke dalam software


c. Data yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran

Kas di PKBI DIY adalah berupa dokumen dan catatan. Dokumen

yang berkaitan dengan pengeluaran kas adalah Form Permohonan

Pengadaan Barang/ Jasa, Form Permohonan Pembayaran/ Uang

Muka, Form Permohonan Uang Muka Perjalanan, Form

Permohonanan Dana, Bukti Pengeluaran Bank, Form Bukti

Pertanggungjawaban Permintaan Uang Muka, Form

Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan, Nota Pembelian, Tanda

Terima Barang/ Kontrak Jasa, Bukti Pengeluaran Kas, Surat

Permintaan Penawaran Harga, Berita Acara Pemilihan, Cek, Kuitansi.

Catatan yang berkaitan dengan pengeluaran kas adalah Buku Kas,

Buku Bank, Jurnal Pengeluaran Kas.

d. Perangkat lunak adalah software yang ada pada komputer-komputer di

PKBI DIY. Software yang digunakan di PKBI DIY adalah Sofware

SAKU PKBI. Software ini diperoleh dari PKBI pusat dan telah

digunakan oleh PKBI DIY sejak tahun 2014. Software SAKU PKBI


64

berfungsi sebagai perangkat lunak untuk menginput semua transaksi

pengeluaran kas. Hal ini dapat membantu fungsi-fungsi sistem

informasi akuntansi pengeluaran kas dalam menjalankan tugasnya.

Software ini selalu ada pembaharuan atau di update dari pusat PKBI di

Jakarta.

e. Infrastruktur Teknologi Informasi sangat diperlukan untuk membantu

kinerja atau proses pelaksanaan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas. Infrastruktur teknologi informasi yang tersedia di

PKBI DIY adalah 4 (empat) unit perangkat komputer, jaringan wifi

yang ada disetiap lantai, telepon kabel, printer dengan mesin fotocopy

serta scanner, alat FAX, dan proyektor. Adanya infrastruktur

teknologi informasi yang tersedia di PKBI DIY ini dapat membantu

pengguna sistem informasi akuntansi dalam menjalankan tugasnya

dengan tepat waktu.

2. Mengidentifikasi komponen Sistem Informasi Akuntansi Unsur

Pengendalian Internal yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi


a. Organisasi

1) Fungsi kas sudah terpisah dari fungsi akuntansi.

Fungsi yang menjalankan penyimpanan kas di PKBI DIY adalah

staf keuangan, sedangkan yang melaksanakan fungsi akuntansi

adalah staf akuntansi.


65

2) Setiap transaksi pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY

dilaksanakan oleh fungsi kas mendapat campur tangan dari pihak

lain, seperti kerumahtanggaan yang menjalankan proses

pengadaan barang, staf akuntansi yang melaksanakan fungsi

akuntansi dan manajer keuangan yang melakukan pengecekan

seluruh transaksi yang ada, hingga bagian pengesahan atau

otorisasi dari Direktur dan Pengurus Harian Daerah (PHD).

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Setiap pengeluaran kas dengan cek dicatat ke dalam bukti

pengeluaran bank dan harus mendapat otorisasi dari direktur

eksekutif dan PHD. Begitu pula pengeluaran kas secara tunai

akan dicatat ke dalam bukti pengeluaran kas dan harus diotorisasi

oleh bagian keuangan pemegang dana kas.

2) Setiap pembukaan dan penutupan rekening bank atas nama PKBI

DIY harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang

yaitu dari direktur dan PHD.

3) Setiap pencatatan dalam jurnal pengeluaran didasarkan atas bukti

kas keluar yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang dengan

formulir pertanggungjawaban dan dilampiri dengan dokumen

pendukung yang lengkap berupa nota.

4) Setiap transaksi pengeluran dicatat dan diinput menggunakan

Software SAKU PKBI. Software ini hanya dapat diakses oleh

pengguna yang sah yaitu staf akuntansi dan manajer keuangan di


66

PKBI DIY. Akses terhadap software tersebut memerlukan user

ID dan password khusus.

5) Pencatatan dan pemrosesan data di PKBI menggunakan software

sehingga sistem informasi sudah relevan dan tepat waktu serta

ada otorisasi data dari pejabat berwenang.

c. Praktik yang Sehat

1) Saldo kas yang ada ditangan disimpan secara khusus

menggunakan brankas/ lemari besi dengan 2 buah kunci yang

dipegang oleh staf keuangan dan manajer keuangan.

2) Setiap dokumen untuk transaksi pelunasan selalu dibubuhi cap

“lunas” oleh staf keuangan setelah transaksi pengeluaran kas

dilakukan.

3) Penggunaan rekening koran di PKBI DIY sudah dilakukan secara

online. Fungsi kas dan bagian akuntansi terlibat dalam mengecek

kebenaran catatan kas PKBI DIY.

4) Terdapat dua sistem pengeluaran yang dilakukan PKBI DIY yaitu

pngeluaran kas dengan cek melalui bank dan melalui kas kecil.

5) Secara periodik dilakuakan pencocokan jumlah kas fisik yang ada

ditangan dengan jumlah kas menurut catatan.

6) Setiap ada transaksi pengeluaran dengan cek, untuk penggunaan

cek sudah tertera urutan nomor cek.

7) Uang tunai yang ada di tangan dan dalam perjalanan di PKBI

DIY tidak memerlukan asuransi karena jumlah uang tunai yang


67

ada tidak terlalu besar dan belum pernah terjadi kehilangan.

8) Semua pengeluaran dengan cek dilakukan atas nama pengguna

dana atau perusahaan pembayaran, cek atas nama tersebut

dilakukan sesuai dengan keperluan di PKBI DIY

d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya

1) Seleksi karyawan di PKBI DIY dilaksanakan berdasarkan

persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, sesuai dengan

peraturan yang tertera pada pedoman ketenagaan PKBI.

2) PKBI DIY memberikan kesempatan kepada karyawan untuk

melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi

3. Mendeskripsikan dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi

Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI.

Dalam PKBI DIY terdapat dokumen-dokumen yang terkait dalam

Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yaitu:

a. Formulir Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa (PBJ)

Dokumen ini dibuat oleh pengguna baran/jasa pada saat memerlukan

barang dan dokumen ini berupa uraian nama barang/ jasa yang

dibutuhkan untuk dibeli oleh kerumahtanggaan. Formulir ini sudah

direalisasikan berdasarkan nomor urut PBJ, tanggal, divisi, uraian

nama barang, anggaran harga barang, kuantitas barang, dan

keterangan penggunaan barang serta nama supplier.


68

b. Surat Permintaan Penawaran Harga (PPH)

Surat ini berupa uraian nama dan jumlah barang serta penjelasan

untuk penawaran harga yang diinginkan PKBI DIY. Terdapat pula

syarat pembelian barang dengan jangka waktu pengiriman barang.

Formulir PPH ini sudah direalisasikan berdasarkan nomor urut PH,

tanggal, uraian nama barang, jumlah barang, harga penawaran

barang, dan keterangan. Bagian kerumahtanggan yang akan

menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga apabila

Pengeluaran yang dianggarkan lebih dari Rp 5.000.000,-

c. Berita Acara Pemilihan (BAP)

Berita Acara Pemilihan merupakan dokumen yang dibuat oleh

kerumahtanggan untuk menjawab berdasrkan Surat PPH

sebelumnya. BAP ini mendokumentasikan data pemilihan supplier

sebagai penyedia barang/ jasa. Pada dokumen ini terdapat nomor

BAP, tanggal, nama supplier yang dipilih, harga penawaran dan

penjelasannya. BAP ini juga menyebutkan secara jelas kriteria atas

alasan pemilihan dan keterangan.

d. Formulir Permohonan Pembayaran/ Uang Muka

Formulir ini diajukan oleh pengguna dana dengan rincian

penggunaan uang muka berupa uraian kegunaan dan jumlah uang

yang dibutuhkan. Formulir ini direalisasikan berdasarkan tanggal

dan terdapat nama lengkap pengguna dana atau yang akan

bertanggungjawab sebgai penerima dan jumlah uangnya.


69

e. Bukti Pengeluaran Bank

Dokumen ini diterbitkan oleh manajer keuangan pada saat cek

dicairkan. Dokumen ini terdapat dua rangkap. Rangkap pertama

berwana putih, diserahkan kepada pengguna dana bersana dengan

uang yang tertera pada dokumen tersebut. Rangkap kedua berwarna

merah muda digunakan sebgai dasar pencatatan pengeluaran ke

Buku Bank dan nantinya akan diarsipkan.

f. Cek

Manajer Keuangan yang bertugas menyiapkan dokumen ini untuk

mencairkan dana atau uang di Bank CIMB Niaga. Cek harus

ditandatangani dan diotrisasi dua dari tiga orang yang berwenang

yaitu oleh bendahara/ direktur eksekutif/ Pengurus Harian Daerah.

g. Formulir Permohonanan Dana

Dokumen ini dibuat oleh pemohon (pengguna dana) berupa uraian

keperluan dana dengan kode program dan uraian kegiatan serta

jumlah dana yang dibutuhkan. Formulir ini nantinya akan diriview

oleh manajer keuangan dan ditandatangani oleh Direktur Eksekutif.

h. Form Bukti Pertangguangjawaban Permintaan Uang Muka

Dokumen ini dibuat oleh pihak pngguna dana seperti pelaksana atau

penanggungjawab kegiatan program. Berisi rincian biaya yang

digunakan untuk operasional kegiatan atau program PKBI DIY

dengan tanggal pelaporan. Dokumen ini sebagai laporan

pertanggungjawaban penggunaan dana dan diserahkan bersama


70

dengan dokumen pendukung berupa nota-nota yang dibuat oleh

pihak terkait (supplier).

i. Nota Pembelian dan atau Tanda Terima Barang/Kontrak Jasa

Bukti kas keluar di PKBI DIY adalah dokumen pendukung berupa

nota atau kuitansi yang nantinya dilampirkan bersama laporan

pertanggungjawaban. Dokumen ini diterbitkan oleh supplier pada

saat PKBI DIY melakukan pembayaran kepada supplier. Dokumen

ini nantinya akan diarsipkan berdasarkan tanggal dan dicatat dengan

menggunakan sofware Accounting SAKU PKBI. Setelah dokumen

ini menjadi laporan pengeluaran kas maka dokumen ini akan

diserahkan ke staf keuangan untuk dilakukan pemeriksaan.

4. Mendeskripsikan Catatan yang digunakan dalam Sistem Informasi

Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY.

Dalam PKBI DIY terdapat Catatan-catatan yang terkait dalam

Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yaitu:

a. Buku Bank

Buku bank mencatat semua informasi terkait transaksi pengeluaran

dana kas di Bank yang dilakukan oleh PKBI DIY.

b. Jurnal Pengeluaran Kas

Semua transaksi pengeluaran kas yang terjadi di PKBI DIY, dicatat

oleh staf akuntansi dengan menggunakan program komputer yaitu

software SAKU PKBI. Jurnal pengeluaran ini dibuat berdasarkan


71

bukti pengeluaran kas berupa kuitansi atau nota.

c. Register Cek

Terdapat register cek ketika PKBI DIY mengeluarkan cek pada saat

pengambilan dana untuk pembentukan dana kas kecil.

d. Buku Kas

Buku kas mencatat semua informasi penerimaan dan pengeluaran

dana kas kecil yang dilakukan oleh PKBI DIY.

5. Mendeskripsikan fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi


Dalam PKBI DIY terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem

Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas, yaitu:

a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Pihak-pihak yang memerlukan kas pada prosedur pengeluaran kas

disebut Pengguna Dana. Pengguna dana adalah pelaku/orang yang

membutuhkan dana untuk membiayai segala keperluan dan

pelaksanakan program PKBI DIY. Pengguna dan harus mengajukan

pemohonan dana dan mendapatkan persetujuan dari direktur

eksekutif dan PHD. Setelah disetujui maka manajer keuangan akan

mengeluarkan dana yang diperlukan.

b. Fungsi Kas

Manajer keuangan bertanggungjawab menyiapkan cek, memintakan

otorisasi atas cek kepada direktur eksekutif dan PHD.


72

c. Fungsi akuntansi

Fungsi ini dilakukan oleh staf akuntansi. Bagian keuangan ini akan

melakukan pencatatan atas pembelian barang/jasa. Setelah transaksi

pengeluaran kas tercatat, maka manajer keuangan akan mereview

dan menyerahkan laporan keuangan kepada direktur eksekutif untuk

diperiksa dan diotorisasi.

d. Fungsi pemegang dana kas kecil

Fungsi ini bertanggungjawab menyimpan, mengeluarkan kas, dan

melakukan pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi ini dilakukan

oleh staf keuangan.

e. Fungsi pemeriksaan intern

Fungsi pemeriksaan internal dilakukan oleh Manajer Keuangan.

Manajer Keuangan bertugas memeriksa transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas yang di kerjakan oleh pemohon atau bagian

kerumahtanggan sebelum ditandatangani oleh direktur eksekutif.

f. Fungsi Pengesahan

Fungsi ini dilakukan oleh direktur eksekutif dan PHD. Bagian ini

bertugas dan berfungsi untuk mengesahkan surat-surat yang

bersangkutan dengan pengeluaran kas, seperti Dokumen

Permohonan Pengadaan Barang/Jasa, Dokumen Permohonan Dana,

Surat Penawaran Harga, Berita Acara Pemilihan Supplier, Cek, dll.


73

C. Pembahasan Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY dengan Teori

Evaluasi ini bertujuan untuk membandingkan kesesuaian antara kajian teori

sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY. Berdasarkan uraian teori mengenai

sistem informasi akuntansi pengeluaran kas serta deskripsi mengenai sistem

informasi pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY, maka evaluasi dengan tabel

penyesuaian yang telah penulis lakukan dijelaskan di Tabel 5.1, Tabel 5.2, Tabel

5.3, Tabel 5.4, Tabel 5.5, Tabel 5.6, Tabel 5.7, dan Tabel 5.8.


74

Tabel 5.1 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi dengan Unsur Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi menurut Romney

No Teori Komponen SIA Praktik/ Fakta Sesuai/

Tidak sesuai

Keterangan

1 Orang yang menggunakan

sistem.

Orang-orang yang

mengoperasikan sistem

informasi akuntansi dan

melaksanakan berbagai

fungsi.

Pengguna dana, menjalankan fungsi yang memerlukan

kas pada unsur sistem informasi pengeluaran kas.

Sesuai.

Setiap orang

atau pelaku

sistem telah

menjalankan

fungsinya pada

unsur sistem

informasi

akuntansi

pengeluaran kas.

Kerumahtanggan, menjalankan fungsi pengadaan

barang/jasa di PKBI DIY yang bertugas membeli

barang.

Staf Akuntansi, menjalankan fungsi akuntansi pada

unsur sistem informasi pengeluaran kas.

Staf Keuangan, menjalankan fungsi kas pada unsur

sistem informasi pengeluaran kas.

Manajer Keuangan, menjalankan fungsi Pengesahan dan

fungsi pemeriksa intern pada unsur sistem informasi

pengeluaran kas.

Direktur Eksekutif dan PHD, menjalankan fungsi

pengesahan pada unsur sistem informasi pengeluaran

kas dengan mengotorisasi segala transaksi di PKBI DIY.

2 Prosedur-prosedur.

Prosedur yang digunakan

untuk mengumpulkan,

memproses, dan menyimpan

data tentang aktivitas

organisasi.

Prosedur Pembuatan Permintaan Dana

Prosedur ini dilakukan pada saat pengguna dana atau

karyawan PKBI membutuhkan dana.

Sesuai.

Setiap prosedur

dilakukan oleh

setiap bagian

dan pelaku yang

menjalankan

fungsi pada

sistem informasi

pengeluaran kas.

Prosedur Pembelian (Pengadaan Barang atau Jasa)

Prosedur ini dilakukan oleh pengguna barang/ jasa

melalui bagian kerumahtanggaan apabila terdapat

kebutuhan barang atau keperluan pembelian barang.

Sumber: Romney and Steinbart 2015: 11 dan hasil wawancara


75



(lanjutan)


Tidak sesuai

Keterangan

Prosedur yang digunakan

untuk mengumpulkan,

memproses, dan menyimpan

data tentang aktivitas

organisasi.

Prosedur Pengeluaran Kas.

Prosedur ini dilakukan dengan 2cara. Pertama yaitu

melalui sistem dana kas kecil atau dengan uang tunai

yang terdapat pada prosedur pengelolaan uang kas.

Cara yang kedua dilakukan menggunakan cek atau

dengan prosedur pengeluaran melalui bank.

Pengeluaran dilakukan apabila ada pengguna dana

yang memerlukan dana.

Sesuai

Setiap prosedur

dilakukan oleh

setiap bagian dan

pelaku yang

menjalankan fungsi

pada sistem

informasi

pengeluaran kas.

Prosedur Pencatatan Kas.

Pencatatan dilakukan guna mencatat semua transaksi

pengeluaran kas, dilakukan oleh staff accounting.

3 Data.

Data mengenai proses-proses

organisasi bisnis berupa

dokumen yang digunakan

dalam sistem informasi

akuntansi.

Form Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa

Sesuai.

Form ini diajukan

untuk pengeluaran

dana sesuai dengan

kebutuhan dana.

Form Pembayaran/ Uang Muka

Form Permohonan Uang Muka Perjalanan

Form Permohonanan Dana

Bukti Pengeluaran Bank

Sesuai.

Dokumen ini

sebagai bukti

pengeluaran kas di

Bank. Sumber: Romney and Steinbart 2015: 11 dan hasil wawancara


76



(lanjutan)


Tidak sesuai

Keterangan

Data.





akuntansi.

Form Bukti Pertanggungjawaban Permintaan Uang

Muka

Sesuai.

Form ini sebagai

bentuk

pertanggung-

jawaban

penggunaan

dana.

Form Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan

Dokumen Pendukug berupa nota-nota pembilan atau

bukti penggunaan dana.

Dokumen pembelian ini dikeluarankan oleh supplier

sebagai bukti pembelian barang atau penggunaan dana.

Sesuai.

Dokumen ini

diserahkan

bersama form

pertanggung-

jawaban.

Tanda Terima Barang/

Kontrak Jasa.

Diterbitkan bagian kerumah-tanggaan setelah barang

diterima dan melakukan pemeriksaan kesesuaian

barang/jasa

Sesuai.

Dokumen ini

digunakan sebai

bukti pencatatan

penerimaan

barang.

Bukti Kas Keluar.

Bukti pengeluaran ini dicatat ketika staf keuangan

mengeluarkan uang melalui kas kecil.

Dokumen bukti

pengeluaran kas.



77



(lanjutan)


Tidak sesuai

Keterangan





akuntansi.

Buku Kas.

Buku kas ini berfungsi sebagai dokumen pencatatan

jurnal pengeluaran kas di PKBI DIY.

Sesuai.

Dokumen ini

adalah bagian

dari pencatatan

transaksi

pengeluaran kas. Buku Bank.

Buku bank ini berfungsi sebagai dokumen pengeluaran

uang melalui bank di PKBI DIY.

Jurnal Pengeluaran Kas.

Catatan-catatan yang dibuat apabila terjadi transaksi

pengeluaran kas.

4 Software.

Perangkat lunak yang

digunakan untuk mengolah

data.

Software Accounting SAKU PKBI.

Software ini berfungsi sebagai perangkat lunak untuk

menginput semua transaksi pengeluaran kas.

SAKU= Software Akuntansi Konsolidasi dan Unit.

Sesuai.

Sofware ini

yang memproses

data di PKBI.

5 Infrastruktur teknologi

informasi, meliputi komputer,

paralatan pendukung

(peripheral), dan jaringan

komunikasi dalam SIA.

4 perangkat komputer

Sesuai.

ITI ini

membantu

kinerja atau

proses

pelaksanaan

sistem informasi

akuntansi

pengeluaran kas.

Jaringan Wifi

Telepon Kabel

Printer, Mesin Fotocopy, Scanner

Alat FAX

Proyektor



78

Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Unsur

Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Pengendalian


No Teori Unsur-Unsur Pengendalian

Intern

Praktik/ Fakta Sesuai/

Tidak sesuai

Keterangan

1

Organisasi Sesuai

a. Fungsi penyimpanan kas harus

terpisah dengan fungsi akuntansi.

Staf keuangan bertugas memegang uang kas

dan bagian staf akuntansi yang bertugas

melakukan segala pencatatan transaksi

pengeluaran di PKBI DIY.

Sesuai.

b. Transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas tidak boleh

dilaksanakan sendiri oleh bagian

kasa sejak awal sampai akhir, tanpa

campur tangan dari fungsi yang lain.

Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas

yang ada di PKBI DIY dilaksanakan oleh

beberapa bagian, mulai dari pihak pengguna,

kerumahtanggaan, administrasi, manajer

keuangan, hingga otorisasi dari direktur dan

Pengurus Harian Daerah (PHD).

Sesuai.

2

.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Sesuai

a) Pengeluaran kas harus mendapat

otorisasi dari pejabat yang

berwenang.

Setiap pengeluaran kas baik secara tunai

maupun dengan cek dicatat ke dalam bukti

pengeluaran yang harus mendapat otorisasi

dari pihak berwenang.

Sesuai.

Sumber: Mulyadi 2016: 433 dan hasil wawancara


79

Tabel 5.2 Tabel Evaluasi Unsur-Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan

Unsur Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan

Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (lanjutan)


Intern


Tidak sesuai

Keterangan

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan (lanjutan)

b) Pembukaan dan penutupan rekening

bank harus mendapatkan persetujuan

dari pejabat yang berwenang.

Apabila ingin melakukan pembukaan dan

penutupan rekening bank atas nama PKBI

DIY harus mendapatkan persetujuan dari

pejabat yang berwenang.

Sesuai.

.

c) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran

kas harus didasarkan atas bukti kas

keluar yang telah mendapatkan

otorisasi dari pejabat yang

berwenang dan yang dilampiri

dengan dokumen pendukung yang

lengkap.

Setiap pencatatan dalam jurnal pengeluaran

didasarkan atas bukti kas keluar yang

diotorisasi oleh pihak yang berwenang dengan

formulir pertanggungjawaban dan dilampiri

dengan dokumen pendukung yang lengkap

berupa nota.

Sesuai.

d) Pencatatan dan pemrosesan data. Pencatatan dan pemrosesan data di PKBI

menggunakan software sehingga sistem

informasi sudah relevan dan tepat waktu serta

ada otorisasi data dari pejabat berwenang.

Sesuai

e) Adanya pembatasan akses terhadap

sistem.

Software Accounting SAKU PKBI hanya

dapat diakses oleh pengguna yang sah.

Sesuai.



80





Intern


Tidak sesuai

Keterangan

3 Praktik Yang Sehat Sesuai

a. Saldo kas yang ada ditangan harus

dilindungi dari pencurian atau dari

penggunaan uang yang tidak

semestinya.

Saldo kas yang ada ditangan disimpan secara

khusus menggunakan brankas/ lemari besi.

Sesuai

b. Dokumen dasar dan dokumen

pendukung transaksi pengeluaran

kas harus dibubuhi cap “lunas”

oleh bagian kasa setelah transaksi

pengeluaran kas dilakukan.

Setiap dokumen untuk transaksi pembelian

barang selalu dibubuhi cap “lunas” oleh staff

keuangan setelah transaksi pengeluaran kas

dilakukan.

Sesuai.

c. Penggunaan rekening bank koran,

yang merupakan informasi dari

pihak ketiga, untuk mengecek

ketelitian kas oleh fungsi yang

tidak terlibat dalam pencatatan dan

penyimpanan kas.

Setiap periode saat PKBI DIY mendapat

rekening koran, oleh manajer keuangan dan

staff keuangan dokumen tersebut digunakan

untuk mengecek kebenaran catatan kas.

Rekening koran sudah dilakukan secara online

Sesuai.

d. Jika pengeluaran hanya

menyangkut jumlah yang kecil,

pengeluaran ini dilakukan melalui

dana kas kecil.

Ada dua sistem pengeluaran yang dilakukan

PKBI DIY yaitu pngeluaran kas dengan cek

dan melalui dana kas kecil.

Sesuai.



81





Intern


Tidak sesuai

Keterangan

3. Praktik Yang Sehat (lanjutan)

e. Secara periodik diadakan

pencocokan jumlah fisik kas yang

ada di tangan dengan jumlah kas

menurut catatan.

Secara periodik dilakuakan pencocokan

jumlah kas fisik yang ada ditangan dengan

jumlah kas menurut catatan.

Sesuai.

f. Semua nomor cek harus

dipertanggung jawabkan oleh

Bagian Kasa.

Semua nomor cek harus dipertanggung

jawabkan oleh staf keuangan dan manajer

keuangan.

Sesuai.

4 Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Sesuai.

a) Seleksi calon karyawan

berdasarkan persyaratan yang

dituntut oleh pekerjanya.

Seleksi karyawan dilaksanakan berdasarkan

persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

Sesuai.

b) Pengembangan pendidikan

karyawan selama menjadi

karyawan organisasi sesuai dengan

tuntutan pekerjaannya.

PKBI DIY memberikan pengembangan

terhadap karyawan sesuai dengan bidang

pekerjaannya dengan memberikan

kesempatan kepada karyawan untuk

melanjutkan pendidikan ke jenjang yang

lebih tinggi

Sesuai.



82

Tabel 5.3 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek Berdasarkan Teori dengan Sistem

Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Dokumen

No Teori Praktik/ Fakta Sesuai/

Tidak sesuai

Keterangan

1 Bukti Kas Keluar.

Dokumen ini berfungsi sebagai

perintah pengeluaran kas kepada

bagian kasa sebesar yang tercantum

dalam dokumen.

Jika PKBI DIY melakukan

pengeluaran kas maka harus ada

tanda bukti pengeluaran kas berupa

form pertanggungjabawan dan

dokumen pendukungnya berupa

nota.

Sesuai.

2 Cek.

Cek merupakan dokumen yang

digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang

kepada orang atau organisasi yang

namanya tercantum pada cek.

PKBI DIY tidak mengeluarkan cek

ketika melakukan pembayaran atau

pembelian barang. PKBI DIY

hanya mengeluarkan cek setiap

akan mengeluarkan uang di Bank

CIMB Niaga.

Tidak Sesuai.

PKBI DIY hanya

menggunakan uang tunai jika

melakukan pembelian

barang..

3 Permintaan Cek


permintaan dari fungsi yang

memerlukan kas kepada fungsi

akuntansi untuk membuat bukti kas

keluar.

Permintaan Cek di PKBI DIY sama

saja dengan dokumen Formulir

Permohonan Dana (FPD).

Pemohon harus membuat FPD

apabila memerlukan dana atau

mengajukan dokumen Form

Pengadaan Barang atau Jasa

(FPB/J) untuk keperluan

pembelian.

Sesuai.



83


Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Catatan

No Teori Catatan Praktik/ Fakta Sesuai/

Tidak sesuai

Keterangan

1 Jurnal pengeluaran kas.

Dokumen sumber yang digunakan

dalam jurnal pengeluaran kas adalah

faktur dari pemasok yang telah dicap

“lunas” oleh fungsi kas. Dalam

pencatatan utang dengan account

payable system, untuk mencatat

transaksi pembelian digunakan jurnal

pembelian dan untuk mencatat

pengeluaran kas digunakan jurnal

pengeluaran kas.

Semua transaksi pengeluaran kas

yang terjadi di PKBI DIY dicatat

oleh staff accounting dengan

menggunakan software accounting

SAKU PKBI.

Jurnal ini dibuat berdasarkan bukti

pengeluaran kas berupa kuitansi

atau nota.

Sesuai.

2 Register cek.

Register cek digunakan untuk

mencatat cek-cek perusahaan yang

dikeluarkan untuk pembayaran para

kreditur perusahaan atau pihak lain.

Dalam pencatatan utang dengan

voucher payable system, transaksi

untuk mencatat transaksi pembelian

digunakan dua jurnal yaitu register

bukti kas keluar dan register cek.

Tidak terdapat register cek.

Tidak Sesuai.

PKBI DIY melakukan

transaksi pembayaran hanya

dengan menggunakan uang

tunai.



84


Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Fungsi

No Teori Fungsi Praktik/ Fakta Sesuai/

Tidak sesuai

Keterangan

1 Fungsi yang memerlukan pengeluaran

kas.

Mmisalnya untuk pembelian jasa dan

untuk biaya perjalanan dinas. Fungsi

ini mengajukan permintaan cek

kepada fungsi akuntansi.

Pihak-pihak yang memerlukan kas

disebut Pengguna dana. Pengguna

dana harus mengajukan permohonan

pengadaan terlebih dahulu dan

Pengajuan tersebut harus disetujui

oleh direktur keuangan.

Sesuai.

2 Fungsi kas.

Fungsi ini bertanggung jawab dalam

mengisi cek, memintakan otorisasi

atas cek, dan membayarkan langsung

kepada kreditur.

Manajer keuangan bertanggungjawab

menyiapkan cek, memintakan

otorisasi atas cek kepada direktur

eksekutif

Sesuai.

3 Fungsi akuntansi.

Fungsi ini bertanggung jawab atas

pencatatan pengeluaran kas

menyangkut biaya dan persediaan,

serta dalam jurnal pengeluaran kas

Fungsi ini dilakukan oleh staff

accounting. Bagian ini akan

melakukan pencatatan atas

menginput segala transaksi ke dalam

software.

Sesuai.

4 Fungsi pemeriksaan intern.

Fungsi ini juga bertanggungjawab

melakukan pemeriksaan terhadap

saldo kas yang ada ditangan dan

membuat rekonsiliasi bank secara

periodik.

Manajer Keuangan bertugas

memeriksa transaksi kas masuk dan

kas keluar yang di kerjakan oleh

pemohon sebelum ditandatangani

oleh direktur eksekutif. Manajer juga

bertanggungjawab melakukan

rekonsiliasi dengan Buku Bank.

Sesuai.

.



85

Tabel 5.6 Tabel Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Kas dan Uang Tunai Melalui Sistem

Dana Kas Kecil Berdasarkan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY

Berdasarkan Komponen Dokumen

No Teori Dokumen Praktik/ Fakta Sesuai/

Tidak sesuai

Keterangan

1 Bukti Kas Keluar.


perintah pengeluaran kas dari fungsi

akuntansi kepada fungsi kas sebesar

yang tercantum dalam dokumen

tersebut. Dalam system dana kas kecil,

dokumen ini diperlukan pada saat

pembentukan dan pengisian dana kas

kecil.

Jika PKBI DIY melakukan

pengeluaran kas maka harus ada

tanda bukti pengeluaran bank.

Bukti kas keluar lainnya di PKBI

DIY berupa form

pertanggungjabawan dan dokumen

pendukungnya berupa nota.

Sesuai.

2 Cek.

Cek merupakan dokumen yang

digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang

kepada orang atau organisasi yang

namanya tercantum pada cek.

Manajer Keuangan yang bertugas

menyiapkan dokumen ini. Cek

harus ditandatangani oleh direktur

eksekutif dan PHD.

Sesuai.

Cek ini dilakukan guna

pembentukan dana kas kecil

yang nominalnya sesuai

pembukuan atau buku

transaksi. ( Rp 2.500.000,-)

3 Permintaan Pengeluaran Kas Kecil.

Dokumen ini digunakan oleh pemakai

dana kas kecil untuk meminta uang ke

pemegang dana kas kecil. Bagi

pemegang dana kas kecil, dokumen ini

berfungsi sebagai bukti telah

dikeluarkannya kas kecil olehnya.

Formulir Permohonan Dana.

Dokumen ini dibuat oleh pengguna

dana berupa uraian keperluan dana

serta jumlah dana yang dibutuhkan.

Pengeluaran dana kas kecil per item

anggaran maksimal Rp 300.000,-

Sesuai.



86



Berdasarkan Komponen Dokumen (lanjutan)

No Teori Dokumen Praktik/ Fakta Sesuai/ Tidak

sesuai

Keterangan

3 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas

kecil untuk mempertanggung jawabkan

pemakaian dana kas kecil. Dalam imprest

system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri

dengan dokumen pendukungnya yang

disimpan dalam arsip oleh pemegang dana

kas kecil untuk keperluan pengisian kembali

dana kas kecil.

Bukti kas keluar di PKBI DIY adalah

dokumen pendukung berupa nota

atau kuitansi yang nilainya tiap nota

kurang dari Rp 300.000,- Dokumen

ini diperoleh dari pemohon yang

diterbitkan oleh supplier pada saat

melakukan pembayaran kepada

supplier. Dokumen ini nantinya akan

diarsipkan berdasarkan tanggal oleh

staff keuangan/ kasir.

Sesuai.

4 Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas

Kecil.

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas

kecil untuk meminta kepada Bagian Utang

agar dibuatkan bukti kas keluar guna

pengisian kembali dana kas kecil. Dalam

imprest system, jumlah yang diminta untuk

pengisian kembali dana kas kecil adalah

sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan

sesuai yang tercantum dalam bukti

pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan

dalam arsip pemegang dana kas kecil.

Surat Permohonan Pembentukan Kas

Kecil.

Dokumen ini di PKBI DIY

dinamakan SP PKK atau Surat

Permohonan Pembentukan Kas

Kecil. Pemegang dana kas kecil

harus menyusun SP PKK dan FPD.

Pembentukan kas kecil dibuat

dengan ketentuan nominal sebesar

Rp 2.500.000,-.

Sesuai.



87


Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas di PKBI DIY Berdasarkan Komponen Catatan

No Teori Catatan Praktik/ Fakta Sesuai/

Tidak sesuai

Keterangan

1 Jurnal pengeluaran kas.

Dalam sistem dana kas kecil, catatan

akuntansi ini digunakan untuk

mencatat pngeluaran kas dalam

pembentukan dana kas kecil dan

dalam pengisian kembali dana kas

kecil.


yang terjadi di PKBI DIY dicatat



SAKU PKBI.

Jurnal ini dibuat berdasarkan bukti

pengeluaran kas berupa kuitansi

atau nota.

Sesuai.

2 Register cek.

Dalam sistem dana kas kecil, catatan

akuntansi ini digunakan untuk

mencatat cek perusahaan yang

dikeluarkan untuk pembentukan dan

pengisian kembali dana kas kecil

Terdapat register cek.

PKBI DIY mengeluarkan cek untuk

pengambilan dana di Bank CIMB

Niaga guna pengisian kembali atau

pembentukan dana kas kecil.

Sesuai.

3 Jurnal pengeluaran dana kas kecil

Untuk mencatat transaksi pengeluaran

dana kas kecil diperlukan jurnal

khusus. Jurnal ini berfungsi sebagai

alat distribusi pendebitan yang timbul

sebagai akibat pengeluaran dana kas

kecil.


kecil yang terjadi di PKBI DIY

dicatat oleh staff keuangan dan

nantinya akan direkap untuk diinput



SAKU PKBI.

Sesuai.



88



Berdasarkan Komponen Fungsi


Tidak sesuai

Keterangan

1 Fungsi kas.

Dalam sistem dana kas kecil, fugsi ini

bertanggung jawab dalam mengisi cek,

memintakan otorisasi atas cek, dan

menyerahkan cek kepada pemegang

dana kas kecil pada saat pembentukan

dana kas kecil dan pada saat pengisian

kebali dana kas kecil.

Manajer keuangan yang

bertanggungjawab mengisi cek,

memintakan otorisasi atas cek

kepada direktur eksekutif,

memegang kas dan mengeluarkan

kas.

Sesuai.

2 Fungsi akuntansi.

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi

akuntansi bertanggungjawab atas

pencatatan pengeluaran kas kecil yang

menyangkut biaya dan persediaan,

pencatan transaksi pembentukan dana

kas kecil, pencatatan pengisian

kembali dana kas kecil dalam jurnal

pengeluaran kas atau register cek,

pencatatan pengeluaran dana kas kecil

dalam jurnal pengeluaran dana kas

kecil .

Staf keuangan 2 yang bertanggung

jawab mencatat penerimaan kas

sebagai pengisian kas kecil ke

dalam buku kas dan mencatat

pengeluaran dana ke dalam buku

kas.

Pencatatan ini, nantinya akan

direkap oleh staf keuangan untuk

diinput oleh staff accounting

dengan menggunakan software


Sesuai.

.



89



Berdasarkan Komponen Fungsi (lanjutan)


Tidak sesuai

Keterangan

3 Fungsi pemegang dana kas kecil.

Fungsi ini bertanggung jawab atas

penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana

kas kecil sesuai dngan otorisasi dari pejabat

tertenyu yang ditunjuk, dan permintaan

pengisian kembali dana kas kecil.

Fungsi yang bertanggungjawab

menyimpan, mengeluarkan kas, dan

melakukan pengisian kembali dana

kas kecil adalah staf keuangan.

Sesuai.

4 Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Pihak-pihak yang memerlukan kas

disebut pengguna dana. Pengguna

dana harus mengajukan

permohonan dana dengan nominal

uang kurang dari Rp 300.000,- per

item nota. Pengajuan dokumen

tersebut harus disetujui oleh

direktur keuangan.

Sesuai.

5 Fungsi pemeriksaan intern.

Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung

jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash

count) secara periodic dan pencocokan hasil

penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi

ini bertanggung jawab atas pemeriksaan secara

mendadak terhadap saldo dana kas kecil yan

ada di tangan pemegang dana kas kecil.

Fungsi pemeriksaan internal

dilakukan oleh Staff Accounting.

Tugasnya memeriksa transaksi kas

masuk dan kas keluar yang di

kerjakan oleh bagian kasir sebelum

ditandatangani oleh manajer

keuangan.

Sesuai.

Sumber: Mulyadi 2016: 446 dan hasil wawancara.


90

Berdasarkan data yang dipaparkan tabel evaluasi mengenai sistem informasi

akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY, maka pembahasan dilakukan sebagai

berikut:

1. Hasil Evaluasi komponen utama sistem informasi akuntansi pengeluaran kas

di PKBI DIY

Komponen-komponen utama sistem informasi akuntansi pengeluaran

kas di PKBI DIY telah sesuai dengan teori. Hal tersebut dapat dilihat dari

adanya komponen yang terkait dalam sistem pengeluaran kas yang ada di

PKBI DIY telah sesuai dengan teori. Komponen-komponen tersebut terdiri

dari beberapa bagian, prosedur, data, perangkat lunak, dan infastruktur

teknologi informasi yang digunakan PKBI DIY.

a. Bagian-bagian yang terkait dalam sisem informasi akuntansi di PKBI

DIY terdiri dari Pengguna dana, Kerumahtanggaan, Staf Akuntansi,

Staf Keuangan, Manajer keuangan, Direktur Eksekutif dan PHD.

Setiap pelaku tersebut telah melaksanakan tugas dan tanggung

jawabnya seperti yang ada di dalam teori dilakukan oleh berbagai

pelaku sistem yang menjalankan berbagai fungsi. Setiap pelaku sistem

telah menjalakan fungsinya pada unsur sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas.

b. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas di PKBI DIY telah diterapkan sesuai dengan teori.

Prosedur yang ada di dalam teori digunakan untuk mengumpulkan,

memproses, dan menyimpan data. Prosedur yang terdapat pada sistem


91

informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI DIY antara lain

prosedur pembuatan permintaan dana, prosedur pengeluaran kas, dan

prosedur pencatatan kas.

c. Data-data yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas di PKBI DIY juga telah sesuai dengan teori. Terdapat

data-data seperti pada teori mengenai organisasi dan data mengenai

sistem informasi pengeluaran kas berupa dokumen dan catatan yang

telah digunakan oleh PKBI DIY. Dokumen yang berkaitan dengan

pengeluaran kas adalah FPPB/J, FPP/UM, FPUMP, FPD, BPB, BPK,

SPPH, BAP, Cek, dan Kuitansi. Catatan yang berkaitan dengan

pengeluaran kas adalah Buku Kas, Buku Bank, Jurnal Pengeluaran

Kas.

d. PKBI DIY telah menggunakan perangkat lunak untuk sistem

informasi akuntansi pengeluaran kas sesuai dengan teori. Pada teori

perangkat lunak digunakan untuk mengolah data. Semua data

transaksi pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY diinput ke dalam

sorftware SAKU PKBI.

e. Infrastruktur Teknologi Informasi (ITI) yang digunakan dalam sistem

informasi akuntansi pengeluaran kas juga telah sesui. ITI yang ada

dalam teori diperlukan untuk membantu kinerja atau proses

pelaksanaan. ITI yang tersedia di PKBI DIY ataralain 4 unit perangkat

komputer, jaringan wifi yang ada disetiap lantai, telepon kabel, printer

dengan mesin fotocopy serta scanner, alat FAX, dan proyektor.


92

Adanya infrastruktur teknologi informasi yang tersedia di PKBI DIY

ini dapat membantu pengguna sistem informasi akuntansi dalam

menjalankan tugasnya dengan tepat waktu.

2. Hasil evaluasi sistem pengendalian internal pengeluaran kas yang ada di

PKBI DIY

Sistem pengendalian internal pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY

sudah sepenuhnya sesuai dengan teori. Hal tersebut dapat dilihat dari adanya

unsur sistem pengendalian internal pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY

telah sesuai dengan teori. Berikut ini adalah unsur sistem pengendalian

internal pengeluaran kas :

a. Struktur organisasi di PKBI DIY sudah sesuai dengan teori. Adanya

struktur orgnisasi yang telah memisahkan antara fungsi kas yang

dijalankan oleh staf keuangan dan fungsi akuntansi yang dijalankan

oleh staf akuntansi. Setiap transaksi pengeluaran kas yang

dilaksanakan oleh fungsi kas juga mendapat campur tangan dari pihak

lain.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dapat memberikan

perlindungan pada kas organsasi sesuai dengan teori. Setiap

pengeluaran kas dengan cek maupun tunai mendapat otorisasi. Setiap

pembukaan dan penutupan rekening bank atas nama PKBI DIY harus

mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Setiap

pencatatan dalam jurnal pengeluaran didasarkan atas bukti kas keluar

yang diotorisasi. Setiap transaksi pengeluran dicatat dan diinput


93

menggunakan Software SAKU PKBI. Pencatatan dan pemrosesan data

di PKBI menggunakan software dan diotorisasi sehingga sistem

informasi sudah relevan dan tepat waktu.

c. Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan bagian setiap unit

organisasi juga sudah sesuai dengan teori. Saldo kas yang ada

ditangan telah disimpan secara khusus. PKBI DIY sudah memiliki cap

lunas. Selalu ada pengecekan dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

Praktik sistem pengeluaran yang dilakukan PKBI DIY ada dua yaitu

melalui sistem dana kas kecil dan melalui bank.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya sudah

sesuai dengan teori. PKBI DIY telah melaksanakan seleksi

karyawannya berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh

pekerjaannya, sesuai dengan peraturan yang tertera pada pedoman

ketenagaan PKBI. Selain itu organisasi juga memberikan kesempatan

kepada karyawan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih

tinggi.

3. Hasil evaluasi dokumen dalam sistem pengeluaran kas yang ada di PKBI

DIY

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas di PKBI DIY belum sepenuhnya sesuai dengan teori

Mulyadi. Ketidaksesuaian tersebut dapat dilihat dari pengeluaran kas

dengan cek pda dokumen cek. PKBI DIY tidak menggunakan cek ketika

melakukan pembayaran atau pembelian barang. PKBI DIY hanya


94

menggnakan uang tunai jika melakukan pembelian barang. PKBI DIY

hanya mengeluarkan cek setiap akan mengeluarkan uang di Bank CIMB

Niaga. Dokumen-dokumen lain yang ada diorganisasi antara lain : FPB/J,

PPH, BAP, Formulir Permohonan Pembayaran/ Uang Muka, Bukti

Pengeluaran Bank, Formulir Permohonanan Dana, dan Form Bukti

Pertangguangjawaban Permintaan Uang Muka.

4. Hasil evaluasi catatan dalam sistem pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY

Catatan-catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas di PKBI DIY belum sepenuhnya sesuai dengan teori

Mulyadi. Catatan-catatan yang ada diorganisasi terdiri dari Buku Bank,

Jurnal Pengeluaran Kas, Buku Kas. Terkait ketidaksesuaian catatan, PKBI

DIY tidak mengeluarkan register cek untuk pembayaran kepada supplier

atau pihak lain. Terdapat register cek hanya ketika PKBI DIY mengeluarkan

cek pada saat pengambilan dana untuk pembentukan dana kas kecil.

5. Hasil evaluasi fungsi dalam sistem pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY

Fungsi-fungsi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pengeluaran kas di PKBI DIY sudah sesuai dengan teori. Fungsi-fungsi

yang ada diorganisasi antara lain: Fungsi yang memerlukan pengeluaran

kas, Fungsi Kas, Fungsi Akuntansi, Fungsi pemegang dana kas kecil, Fungsi

pemeriksaan intern, dan Fungsi Pengesahan.


95

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis data dan evaluasi, maka peneliti

menyimpulkan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas di PKBI

DIY sudah sesuai dengan teori Romney berdasarkan komponen sistem

informasi akuntansi dan belum sepenuhnya sesuai dengan teori

Mulyadi. Ketidaksesuaian tersebut dapat dilihat dari penggunaan

dokmen cek yang tidak dilakukan atas nama perusahaan penerima

pembayaran dan tidak adanya catatan register cek pada pengeluaran

kas dengan cek.

B. Saran

Berdasarkan hasil penelitian, penulis memberikan beberapa

saran yang diharapkan dapat dijadikan bahan pertimbangan:

1. Bagi Perkumpulan Keluarga Berencana Daerah Istimewa

Yogyakarta (PKBI DIY)

a. Pengeluaran kas dengan cek untuk pembayaran sebaiknya

dilakukan atas nama perusahaan penerima pembayaran

atau disesuaikan dengan keperluan yang ada.

b. Pada saat melakukan pembayaran barang dengan cek,

sebaiknya PKBI DIY juga mengeluarkan register cek.

Supaya dapat mempermudah pencatatan atas tujuan

pengeluaran cek.


96

2. Bagi Penelitian Selanjutnya

Bagi penelitian selanjutnya jika ingin meneliti di PKBI DIY

lebih baik meneliti secara lebih spesifik pada setiap bagian

LSM di PKBI DIY, misalnya hanya meneliti salah satu cabang

atau program PKBI DIY yang ada di jalan Tamansiswa atau

hanya meneliti bagian Klinik PKBI DIY saja.


97

Daftar Pustaka

Diana. A,Lilis Setiawati. 2011. “Sistem Informasi Akuntansi Perancang, Proses,

dan Penerapan”. Yogyakarta :Andi.

Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Terjemahan Dewi Fitriasari

dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat.

Jogiyanto, H. M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:

Penerbit ANDI Yogyakarta.

Kieso, Weygandt dan Warfield 2011. “Akuntansi Intermediate”. Jakarta:

Erlangga.

Mahsun, Moh., Firma Sulistyowati, dan Heribertus Andre P. 2013. Akuntansi

Sektor Publik. Edisi Ketiga Cetakan Keempat. BPFE. Yogyakarta.

Mardi, Dr. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Penerbit Ghalia Indonesia.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B. Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi.

Edisi Ketiga Belas. Diterjemahkan oleh Kikin Sakinah Nur Safira dan

Novita Puspasari. Yogyakarta: Salemba Empat.

Tim Pengurus Pusat Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia. 1995. Pedoman

Ketenagaan. Jakarta. Pusat PKBI.

Tim Pengurus PKBI DIY. 2016. Pedoman Kantor Perkumpulan Keluarga

Berencana Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta. PKBI

DIY.


98

LAMPIRAN


99

LAMPIRAN 1 Surat Ijin Penelitian


100

LAMPIRAN 2 Pedoman Wawancara

PEDOMAN WAWANCARA

A. Sejarah Berdirinya Organisasi

1. Kapan PKBI DIY didirikan?

2. Siapakah pendiri PKBI DIY?

3. Apakah PKBI DIY memiliki cabang?

4. Siapakah yang bertanggungjawab atas jalannya operasi PKBI DIY?

B. Struktur Organisasi

1. Bagaimana struktur organisasi yang terdapat di PKBI DIY?

2. Bagaimana pembagian tugas atau wewenang atau tanggung jawab

masing-masing bagian dalam Sistem Akuntansi pengeluaran kas?

C. Personalia

1. Berapakah jumlah karyawan yang ada di PKBI DIY?

2. Jam berapa karyawan mulai dan selesai dalam melakukan

pekerjaannya?

D. Prosedur Sistem Informasi Pengeluaran Kas

1. Bagaimana proses pengeluaran kas yang ada di PKBI DIY?

2. Prosedur apa saja yang ada ketika melakukan pengeluaran kas?


101

3. Dokumen apa saja yang digunakan ketika melakukan pengeluaran kas?

4. Apakah fungsi-fungsi dokumen yang digunakan?

5. Siapa yang bertanggung jawab mengisi dokumen?

6. Catatan apa saja yang digunakan ketika melakukan pengeluaran kas?

7. Apakah dasar yang digunakan untuk membuat catatan akuntansi?

8. Siapakah yang bertanggung jawab atas pencatatan akuntansi?

9. Fungsi apa saja yang terkait dengan pengeluaran kas di PKBI DIY?


102

LAMPIRAN 3 Formulir Permohonan Pengadaan Barang/ Jasa

LAMPIRAN 4 Surat Permintaan Penawaran Harga


103

LAMPIRAN 5 Berita Acara Pemilihan


104

LAMPIRAN 6 Permohonan Pembayaran/ Uang Muka

LAMPIRAN 7 Bukti Pengeluaran Bank


105

LAMPIRAN 8 Cek

LAMPIRAN 9 Bukti Pemasukan Bank


106

LAMPIRAN 10 Formulir Permohonan Dana


107

LAMPIRAN 11 Bukti Pertanggungjawaban Permintaan Uang Muka


108

LAMPIRAN 12 Permohonan Uang Muka Perjalanan


109

LAMPIRAN 13 Pertanggungjawaban Uang Muka Perjalanan


110

LAMPIRAN 14 Tampilan menu awal software SAKU

LAMPIRAN 15 Tampilan menu login software SAKU


111

LAMPIRAN 16 Tampilan Software SAKU bagian Transaksi Pengeluaran

Kas/ Bank


112

LAMPIRAN 17 Tampilan Menu Laporan Informsai Keuangan pada

software SAKU


SKRIPSI EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI … · Akuntansi menurut Romney (lanjutan) .....77...

Documents

Transcript of SKRIPSI EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI … · Akuntansi menurut Romney (lanjutan) .....77...