sistim pengendalian lkm koppmk dki

SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

LKM KOPERASI PMK DKI JAKARTA

Aslichan Burhan, SE., MPI.

__________________________________________________________

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Tujuan Pembelajaran Umum

Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan peserta dalam memahami Sistem

Pengendalian Intern di bidang Usaha Koperasi

2. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah membaca modul ini dengan baik, peserta mampu menjelaskan :

1. Menjelaskan tentang Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI)

2. Menjelaskan tentang Ruang Lingkup Sistem Pengendalian Intern (SPI).

3. Menjelaskan tentang Tujuan Sistem Pengendalian Intern (SPI)

4. Menjelaskan Faktor-faktor Perlunya Penggunaan Sistem Pengendalian

Intern (SPI).

5. Menjelaskan Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

6. Menjelaskan Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern (SPI)

7. Menjelaskan Persyaratan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik.

B. KERANGKA PEMBELAJARAN

1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI)

2. Ruang Lingkup Sistem Pengendalian Intern (SPI)

3. Tujuan Sistem Pengendalian Intern dan Manfaat SPI

4. Faktor-faktor Perlunya Penggunaan Sistem Pengendalian Intern (SPI).

5. Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

6. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern (SPI)

7. Persyaratan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik

POKOK BAHASAN

Sistem Pengendalian Intern (SPI) LKM KOPERASI PMK DKI JAYA _____________________ 1

PENDAHULUAN

a. Pengendalian Intern KJK KSP/USP-Koperasi, Koperasi Kredit dan Koperasi Jasa Keuangan Syariah (istilah generiknya adalah Koperasi Jasa Keuangan) yang bergerak di sektor jasa keuangan mempunyai kedudukan sangat sentral dalam menunjang pemberdayaan ekonomi rakyat di sektor riil dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan dan kesejahteraan para anggota/calon anggota. Koperasi Jasa Keuangan (KJK) berperan sebagai penghimpun, pengelola dana untuk disalurkan guna membiayai dan mengembangkan usaha ekonomi anggota/calon anggota di semua sektor dan kebutuhan lainnya. Untuk dapat melakukan ekspansi penyaluran pinjaman/pembiayaan/pembiayaan kepada anggota/calon anggota, di samping memupuk permodalan sendiri dapat melakukan penghimpunan dana dalam bentuk produk tabungan dan simpanan berjangka serta dapat memupuk dana yang berasal dari modal penyertaan.

Usaha penghimpunan simpanan anggota hanya dapat berhasil apabila penyimpan dan calon penyimpan mempunyai kepercayaan yang tinggi terhadap keamanan dananya yang tersimpan pada KJK. Untuk itu pengelolaan KJK harus dikelola secara kompeten dengan berpegang teguh pada prinsip-prinsip koperasi dan prudential (kehati – hatian) serta pengelolaan yang sehat, sehingga KJK senantiasa dapat memenuhi layanan terbaiknya sekaligus memberikan keuntungan yang lebih menarik.

Dalam melaksanakan pengendalian intern, seorang manager harus memiliki keterampilan, sikap kerja dan pengetahuan yang harus dikuasainya, yaitu meliputi :

Dasar-dasar akuntansi, sistem dan prosedur serta sistem komputerisasi akuntansi yang digunakan KJK dalam menerapkan pembukuan.

Dasar-dasar perkoperasian, dengan pertimbangan bahwa lembaga yang menjalankan kegiatan usaha jasa keuangan adalah menggunakan entitas ”Koperasi”.

Manajemen audit, merupakan modal dasar dan sebagai alat yang dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan pengendalian dan pemeriksaan transaksi – transaksi laporan keuangan.

Interpersonal skill sangat menunjang dalam pelaksanaan pengendalian, karena interpersonal skill merupakan suatu keahlian khusus yang dikuasai seseorang yang dapat menunjang percepatan perolehan data yang dibutuhkan dari pihak – pihak terkait.

Keterkaitan dasar-dasar manajemen KJK terhadap pengendalian intern pada KJK, sebagai berikut :

a. Perencanaan pengelolaan organisasi dan manajemen KJK


b. Pengorganisasian struktur organisasi KJK

c. Pengarahan sumber daya organisasi KJK

d. Pengawasan penyelenggaraan organisasi KJK

Keterkaitan unit kompetensi ”melaksanakan prinsip-prinsip manajemen SDM” dengan unit kompetensi ”melaksanakan pengendalian intern” pada Koperasi Jasa Keuangan ini adalah terletak pada pekerjaan yang saling mendukung (terkait) dan bersifat langsung, yaitu : elemen ”pengawasan penyelenggaraan organisasi KJK”. Pada pekerjaan / elemen di atas mengandung maksud bahwa pengelolaan operasional KJK harus didukung dengan suatu sistem dan prosedur yang dapat mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan pada KJK.

Keterkaitan mengerjakan buku besar dan buku pembantu terhadap pengendalian intern pada KJK, sebagai berikut :

a. Menyiapkan pekerjaan buku besar dan buku pembantu

b. Menyusun buku besar dan buku pembantu

c. Melaporkan hasil pengerjaan buku besar dan buku pembantu

Keterkaitan unit kompetensi ”mengerjakan buku besar dan buku pembantu” dengan unit kompetensi ”melaksanakan pengendalian intern” pada koperasi jasa keuangan ini adalah terletak pada pekerjaan yang saling mendukung (terkait) dan bersifat langsung, yaitu : elemen ”menyusun buku besar dan buku pembantu” Pada pekerjaan / elemen tersebut mengandung maksud bahwa semua transaksi keuangan yang dicatat melalui kas dan non kas, secara prosedural ditindaklanjuti dengan memasukkannya ke dalam buku besar dan buku pembantu. Kebenaran data terjadinya pemindahan kas dan non kas ke dalam.buku besar dan buku pembantu hanya dapat dibuktikan oleh unit kompetensi melaksanakan pengendalian intern pada KJK.

Setelah mempelajari modul melaksanakan pengendalian intern peserta mampu:

Menyusun perencanaan Pengendalian Intern

Melaksanakan Pengendalian Intern

Menangani Tindakan Penyimpangan

b. Beberapa Pengertian dalam Pengendalian Intern Koperasi Jasa Keuangan disingkat KJK adalah koperasi yang dalam kegiatan

usahanya menghimpun dana dari anggota dan calon anggota dan


menyalurkannya kembali dalam bentuk pinjaman/pembiayaan kepada anggota dan calon anggota serta masyarakat yang memenuhi persyaratan tertentu.

Pengendalian intern dapat mempunyai arti sempit dan luas :

a) Dalam arti sempit pengendalian intern merupakan pengecekkan, penjumlahan baik jumlah mendaftar (cross footing) maupun penjumlahan menurun (footing).

b) Dalam arti luas, pengendalian intern tidak hanya meliputi pengecekkan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.

Sistem Pengendalian Intern disingkat SPI, merupakan rencana organisasi serta semua metode dan ketentuan – ketentuan yang terkoordinir yang diatur dalam perusahaan untuk melindungi harta miliknya, memeriksa kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efesiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan perusahaan yang telah digariskan

Program Pemeriksaan adalah rangkaian yang sistematik dari langkah-langkah pemeriksaan untuk mencapai tujuan pemeriksaan. Program pemeriksaan hendaknya disusun sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan keadaan obyek pemeriksaan, luas sempitnya suatu program pemeriksaan tergantung dari tujuan tersebut dan kondisi-kondisi yang ada.

Tanggung jawab adalah tanggungjawab untuk menyusun suatu sistem pengendalian intern itu terletak pada manajemen, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem pengendalian intern itu sendiri

BAB I

MENYIAPKAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN INTERN


1.1. Mengidentifikasi Peraturan, Kebijakan, Sistem dan Prosedur

Organisasi

Sistem pengendalian intern itu meliputi : struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang digunakan dengan tujuan untuk melindungi harta milik KJK, pemeliharaan, ketelitian dan kecermatan data akuntansi, informasi keuangan serta laporan-laporan, menanamkan dan meningkatkan efisiensi di dalam operasional dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan oleh pengurus KJK.

Tujuan "Pengendalian intern" adalah untuk memastikan bahwa KJK menerima seluruh pendapatannya tanpa ada yang hilang akibat pemborosan, penipuan, karyawan yang tidak jujur, atau hanya karena kesembronoan. Bahkan sebuah KJK yang sehat dalam segala aspek dapat sangat rentan terhadap kegagalan dari dalam karena kurangnya pengendalian intern.

Mengapa di KJK perlu SPI ?

Sistem Pengendalian Intern merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengendalikan manajemen dari penyalahgunaan wewenang dan prosedur sehingga tingkat resiko yang mungkin terjadi dapat diminimalisir seefisien mungkin, hal ini bisa terjadi karena dinamika personil dalam menjalankan proses manajemen dan media akuntansi sewaktu-waktu dapat disalahgunakan oleh siapapun yang terlibat dalam kegiatan dimaksud, oleh karenanya penerapan kebijakan manajemen KJK harus didukung dengan sistem akuntansi yang accountable dan responsible.

Sistem pengendalian intern yang baik mempunyai manfaat untuk :

1. Melindungi harta kekayaan perusahaan.

2. Pemeliharaan kecermatan dan ketelitian data akuntasi, informasi keuangan serta laporan-laporan.

3. Menanamkan dan meningkatkan efisiensi dalam operasi.

4. Mendorong dipatuhinya peraturan kebijakan manajemen yang telah ditetapkan untuk memenuhi tujuan di atas terdapat beberapa elemen yang merupakan ciri-ciri pokok dari suatu sistem pengendalian intern

Kegiatan usaha apapun jenisnya pasti mempunyai titik kerawanan. Titik kerawanan tersebut dapat bersumber dari unsur intern maupun ekstern.

Unsur–unsur Intern


1. Adanya sifat manusia yang curang, ambisi, malas, ceroboh, mau menang sendiri, sekongkol (kolusi)

2. Organisasi melibatkan banyak orang yang mempunyai karakter berbeda; otoriter, demokratis, independen, laizes faire.

3. Harta kekayaan/ KJK relatif besar kecilnya nilai, tetap harus diamankan.

4. Kegiatan Usaha yang semakin kompleks, perlu diatur prosedur, pelaksanaan dan otoritasnya.

Unsur-Unsur Ekstern

1. Adanya oknum yang selalu mencari keuntungan dengan memanfaatkan kelemahan manajemen atau faktor-faktor lain.

2. Adanya kecenderungan dari oknum yang ingin mendahulukan kepentingannya, antara lain :

a. Memperoleh haknya

b. Menolak tanggung jawab dan mengabaikan kewajibannya,

c. Prosedurnya mudah / cepat.

d. Harga murah.

e. Menolak dikenai sanksi dan lain sebagainya.

Ruang Lingkup SPI dapat dibagi menjadi dua bidang yakni SPI Manajemen dan SPI Akuntansi :

1. Bidang SPI Manajemen : Tujuannya untuk memastikan apakah pelaksana mentaati semua prosedur yang ada dengan benar?, apakah prosedur yang ada telah menjamin efisiensi?. Sasarannya adalah “Tiga Tepat”, yakni :

1) Tepat Prosedur, dan juga dinilai dari kecepatan menyelesaikan pekerjaan dan biaya lebih murah.

2) Tepat Pelaksana, berpengetahuan dan trampil, dapat dinilai dari tingkat kerajinan, ketelitian/kesalahan, kejujuran, jumlah pekerjaan yang diselesaikan.

3) Tepat Otoritas, pemisahan wewenang, delegasi, tanggung jawab, dapat dinilai dari tingkat kepemimpinan, tanggung jawab terhadap pekerjaannya (dirinya) maupun pekerjaan bawahannya

2. Bidang SPI Akuntansi : Tujuannya untuk memastikan apakah semua transaksi telah dicatat dengan benar sesuai PAI?, apakah Laporan Keuangan telah disusun sesuai PAI? Sasarannya adalah “Lima Tepat” yakni :

1) Tepat Prosedur,

2) Tepat Jumlah/Nilai,

3) Tepat Waktu,

4) Tepat Pencatatannya, dan


5) Tepat Otoritasnya.

Perlu diketahui bahwa dalam penyusunan dan penerapan SPI pada KJK harus didukung dengan kebijakan pengurus KJK yang ditetapkan dan disyahkan rapat anggota. Mengapa SPI perlu dibuat secara tertulis ?

Sebab ada : TIDAK ADA KESALAHAN, TIDAK ADA SANKSI, TANPA ADANYA SUATU PERATURAN YANG MENDAHULUI, HARUS ADA KATA SEPAKAT DARI ORANG YANG BERWENANG, dalam hal ini dapat diputuskan oleh Rapat Anggo-ta, Pengurus, Pengawas atau oleh orang yang ditunjuk untuk itu.

Prinsip-prinsip Penyusunan SPI, merupakan ciri pokok dari suatu sistem pengendalian intern. Suatu sistem pengendalian intern yang baik, harus memiliki prinsip-prinsip penyusunan SPI, yakni :

1. Perencanaan Organisasi yang baik,

2. Penetapan tanggung jawab perseorangan,

3. Sistem otorisasi dan prosedur akuntansi,

4. Praktek yang sehat,

5. Pegawai yang cakap dan penempatan yang tepat

6. Pengawasan oleh atasan

7. Penciptaan situasi dan kondisi kerja yang kondusif / positif

Sebelum melaksanakan pengendalian intern perlu diketahui kendala yang harus di atasi dengan syarat setiap pimpinan harus menyadari pentingnya pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen yang dalam pelaksanaannya telah membudaya pada semua lapisan /jenjang.

Sarana / prasarana yang terkait dengan peraturan KJK harus diidentifikasi, antara lain :

a. Peraturan

Semua peraturan-peraturan tertulis yang diterbitkan KJK harus diidentifikasi dan dipelajari sampai kepada SDM Pengelola dapat memahami, mengetahui semua peraturan yang berlaku sehingga mereka dalam menjalankan tugasnya secara efektif dan efisien.

b. Kebijakan

Kebijakan yang dibuat KJK hendaknya :

Tertulis dengan jelas

Tidak bertentangan dengan peraturan yang lebih tinggi

Harus dikomunikasikan kepada fihak-fihak yang berkepentingan.

Secara periodik harus direview.


c. Sistem dan prosedur organisasi

Sistem akuntansi telah dijalankan sesuai dengan PSAK No. 27 tentang akuntansi koperasi dan PSAK 59 tentang akuntansi lembaga keuangan untuk KJKS.

Prosedur organisasi, meliputi :

a) Struktur organisasi meliputi :

- Pemisahan fungsi dan tugas (jobs)

- Pemberian wewenang dan tanggung jawab

b) Rencana kerja dan biaya

c) Prosedur kerja

d) Pencatatan hasil kerja serta pelaporan

e) Pembinaan personil :

- Kursus

- Informasi yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab

- Supervisi oleh atasan

Peraturan untuk melaksanakan pengendalian intern pada Koperasi Jasa Keuangan adalah :

Undang-undang nomor 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian.

PP. Nomor 9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi.

Keputusan Menteri Koperasi dan PKM nomor 351/Kep/M/XII/1998 tentang Petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi.

Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 91/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha Koperasi Jasa Keuangan Syariah.

Keputusan Menteri Koperasi dan UKM nomor 96/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Pedoman Standar Operasional Manajemen Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam Koperasi.

Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan ketentuan khusus lain yang berlaku di masing-masing KJK.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

(1). Lingkungan Pengendalian

Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika,


Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

(2). Penilaian Resiko

Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

(3). Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

(4). Informasi dan Komunikasi

Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomunikasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

(5). Pengawasan

Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Bagaimana peranan SPI berinteraksi dengan unit-unit yang terdapat dalam KJK, sebagaimana digambarkan dalam bagan berikut ini:


PERANAN SPI

Tanggung jawab untuk menyusun suatu sistem pengendalian intern itu terletak pada manajemen, begitu juga halnya dengan kegiatan mengawasi sistem pengendalian intern itu sendiri.

Suatu sistem pengendalian intern yang memuaskan, harus meliputi:

Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.

Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan baik yang berguna untuk melakukan pengawasan cukup terhadap harta milik, hutang , pendapatan dan biaya

Penerapan dilaksanakan sesuai dengan tugas fungsi dan tanggung jawab setiap bagian.

Kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya.

Keempat element tersebut di atas merupakan ciri pokok dari suatu sistem pengendalian intern. Disamping itu ciri-ciri tersebut ada cara pengawasan yang menambah ciri-ciri pokok SPI. Pengawasan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan dokumen anggaran (budget) dan laporan auditing intern.

Tujuan penyusunan sistem sistem akuntansi mempunyai beberapa prinsip yaitu:

1. ‘Cepat” artinya mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat sesuai dengan kebutuhan.


FUNDING

ALMA

LENDING

UMUM & PERKOPERAS

IAN

AKUNTANSI DAN

KEUANGAN

KESEHATAN

SPI

2. “Aman” yaitu bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik koperasi. Agar dapat menjaga harta milik koperasi maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern (internal control)

3. ‘Murah” yang berarti bahwa biaya yang dikeluarkan untuk menyelenggarakan sistem akuntansi relatif tidak mahal.

4. “Mudah” maksudnya dengan sistem ini pekerjaan pencatatan akan menjadi semakin mudah.

1.2. Menyiapkan Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern

Pengelola yang bertanggungjawab terhadap pengendalian intern, sebelum

pelaksanaan pengendalian intern harus disiapkan terlebih dahulu: ketentuan,

kebijakan dan Standar Operasional Prosedur serta peralatan seperti ATK, dll.

Peraturan khusus dalam rangka menunjang program pengendalian kegiatan

operasinal KJK harus ada. Berdasarkan Prinsip-prinsip Penyusunan SPI, pihak

manajemen KJK berkewajiban untuk membuat aturan tertulis, yang formatnya

dapat disusun sebagai berikut :

Contoh : Surat Keputusan Pengurus tentang Sistem Pengendalian Intern di bidang

jasa keuangan.

LKM KPMK ”ARTHA BAROKAH”

Kelurahan ..................... Kecamatan.................. Jaksel

-------------------------------------------------------------------------------

Keputusan Pengurus LKM KPMK Artha BarokahNomor : 03/KEP/MB /III/ 2009

Tentang :Sistem Pengendalian Intern Bidang Jasa Keuangan

1. MENIMBANG : reason perlunya SPI Bidang Jasa Keuangan.2. MENGINGAT : Payung hukum yang mendukung SPI Bidang Jasa

Keuangan dengan prinsip bagi hasil.

MEMUTUSKAN :


MENETAPKAN : -------Dengan ketentuan sebagai berikut : terdiri dari : bab ---> pasal ---> ayat :------ 1. Obyek yang ditetapkan,------ 2. Isi, rincian keputusan,------ 3. Prosedur - prosedur,------ 4. Persyaratan pengelola ---- 5. Uraian tugas /otoritas,------ 6. Persyaratan pinjaman/pembiayaan ------ 7. Jenis pinjaman/pembiayaan dan plafond pinjaman/pembiayaan, ------ 8. Jaminan (agunan) pinjaman/pembiayaan, ------ 9. Ketentuan bagi hasil/marjin pembiayaan,-----10. Persyaratan simpanan/tabungan-----11. Ketentuan bagi hasil simpanan/tabungan -----12. Ketentuan jangka waktu dan tatacara pengembalian, etc.-----13. Klausula khusus,-----14. Sanksi - sanksi. dan lain sebagainya.----- 15 Penutup.

Ditetapkan di : ..............Pada tanggal : ..............

KJK Artha Barokah, Ketua, Sekretaris,

Aslichan Burhanson Sanusi Pane

Menyusun Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern

Program pengendalian adalah suatu rangkaian sistematik dari langkah-langkah pengendalian untuk mencapai tujuan. Program pengendalian hendaknya disusun sesuai dengan tujuan yang ditetapkan dan keadaan obyek pemeriksaan. Jadi cakupan atau ruang lingkup yang menjadi obyek pengendalian sangat tergantung dari tujuan dan kondisi-kondisi yang ada.

Tahapan terakhir dalam perencanaan pengendalian intern adalah membuat Program Kerja Pengendalian Intern sebagai panduan agar pelaksanaan pengendalian intern dapat lebih terarah. Program kerja disusun berdasarkan


tahapan-tahapan dalam perencanaan pengendalian intern yang telah dilakukan sebelumnya.

Program kerja pengendalian intern harus memuat antara lain:

a. Langkah kerja pengendalian intern, yang merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melaksanakan pengendalian intern;

b. Teknik pengendalian intern, yang merupakan cara-cara yang dapat dilakukan dalam melaksanakan langkah kerja pengendalian intern. Teknik pengendalian intern meliputi antara lain: wawancara, pengisian kuesioner, prosedur analitis, dan teknik pengendalian intern lainnya yang dianggap perlu;

c. Sumber data, yang merupakan bahan-bahan yang diperlukan dalam melakukan teknik pengendalian intern. Sumber data dapat berasal dari data yang disediakan oleh entitas pelaporan;

d. Pelaksana, yang merupakan nama tim pengendalian intern yang akan melakukan langkah-langkah pengendalian intern;

e. Waktu pelaksanaan, yang menjelaskan kapan langkah-langkah pengendalian intern harus dilakukan.

Kertas kerja pengendalian intern disusun dengan berisikan langkah-langkah kerja yang dihubungkan dengan tujuan pengendalian, yakni mengandung unsur – unsur dan tahapan kegiatan sebagai berikut :

Amati data

Hitung

Bandingkan

Dapatkan

Catat, dll.

Contoh :

”Hitung uang tunai dan kertas-kertas berharga lainnya yang ada dalam peti uang (brand kas) dan bandingkan jumlahnya dengan yang tercantum pada saldo buku kas pada tanggal pemeriksaan.” Dari contoh tersebut di atas tindakan mengetahui kondisi adalah dengan menghitung uang yang ada dalam peti uang, sedangkan usaha menghadapkan dengan kriteria adalah tindakan membandingkan uang itu dengan jumlah yang tercantum dalam buku kas.

CONTOH PROGRAM KERJA PENGENDALIAN INTERN


No Langkah Kerja Pengendalian intern

Teknik SumberData

Pelaksana WaktuPelaksanaan

1 Dapatkan laporan keuangan (Neraca, LRA, Laporan Arus Kas dan Catatan atas Laporan Keuangan) dan LBMK (laporan barang, catatan ringkas barang milik KJK, laporan kondisi barang)

LK, LBMK

2 Dapatkan laporan hasil audit yang dilaksanakan oleh Pengawasan Intern maupun oleh pihak ekstern

LHA

3 Pastikan bahwa neraca KJK bersambung dengan neraca audited tahun sebelumnya (jika ada)

Analitis LK, LBMK

4 Pastikan bahwa laporan Aset tetap dan Aset lainnya antara laporan Akuntansi sama dengan laporan pengelola barang/Aset

Analitis LK, LBMK

5 Pastikan bahwa pengklasifikasian, pengukuran, dan pengungkapan akun pada Neraca, LRA, dan LAK telah disusun sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK)

Analitis LK, LHA

6 Lakukan analisis atas hasil langkah kerja di atas untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada sebagai dasar memberi pernyataan pengendalian intern

Analitis

Program dan Kertas Kerja Pengendalian Intern bagi KJK dapat dilihat pada

Lampiran - 1.

BAB II

MELAKSANAKAN PENGENDALIAN INTERN


2.1. Bukti-bukti Transaksi Kas dan Non Kas

Pengendalian Intern harus memberi keyakinan bahwa seluruh transaksi telah mendapat otorisasi dan dilaksanakan dengan benar sesuai kebijakan perusahaan, serta pencatatan transaksi tersebut dengan benar. Dibawah ini terdapat 5 tujuan pengendalian Intern atas transaksi, yaitu :

1. Otoritas ( wewenang)

Setiap transaksi harus mendapat otorisasi semestinya berdasarkan struktur dan kebijakan perusahaan. Dalam keadaan atau masalah-masalah tertentu sangat mungkin diperlukan otorisasi khusus.

2. Pencatatan

Pencatatan atas transaksi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya dan pada waktu yang tepat dengan uraian yang wajar. Transaksi yang dicatat adalah transaksi yang benar-benar terjadi dan lengkap.

3. Perlindungan

Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan/ penjagaan dari mereka yang bertanggung jawab. Dalam hal ini Pengendalian Intern memperkecil resiko terjadinya kecurangan oleh karyawan atau manajemen sekalipun.

4. Rekonsiliasi

Rekonsiliasi secara kontinu dan periodik antar pencatatan dengan harta fisik harus dilakukan misalnya mencocokkan jumlah persediaan barang antara kartu persediaan dengan persediaan fisik di gudang.

5. Penilaian

Harus dibuat ketentuan agar memberikan kepastian bahwa seluruh harta perusahaan dicatat berdasarkan nilai yang wajar. Tidak boleh terjadi over maupun undervalued atas harta tersebut.

Dokumen transaksi keuangan diverifikasi secara rutin dan dapat diketahui keabsahannya dengan cara mengecek kebenaran dari :

Tanggal pembuatan harus ada

Tanda tangan dari nasabah melalui slip penyetoran dan pengambilan

Tanda tangan petugas kasir

Paraf atau tandatangan manajer.

Tanda validasi/posting


Dokumen transaksi tersebut diperiksa kebenarannya, dan diposting ke dalam buku besar masing-masing. Verifikasi dalam transaksi kas dan non kas adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa pengelolaan transaksi sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP). Contoh kertas kerja pengendalian intern terhadap transaksi kas dan non kas, lihat lampiran - 2.

2.2.Penempatan dan Pelaksanaan Tugas Masing - Masing SDM

Sumber daya manusia merupakan aset KJK merupakan aset yang tak ada nilainya, namun jika penempatan yang bukan pada tempatnya justru berpotensi menjadi kontra produktif. Pengendalian intern harus memastikan bahwa penempatan dan pelaksanaan tugas masing-masing SDM dengan cara membandingkan antara struktur organisasi dan job desk dengan job masing-masing SDM. Jika terjadi ketidak sesuaian maka sebaiknya direkomendasikan agar dilakukan mutasi. Demikian pula jika terjadi rangkapan harus menganut prinsip tetap memisahkan antara jabatan yang memegang keuangan dengan yang mengadministrasikan, misalnya kasir tidak boleh dirangkap oleh bagian pembukuan, demikian sebaliknya.

Melakukan pemeriksaan terhadap pengendalian sistem dan prosedur sumberdaya dengan seksama, apakah evaluasi sistem dan prosedur di KJK telah dijalankan dengan baik sesuai dengan aturan yang berlaku. Apakah sistem yang ada dapat memacu kinerja dan produktivitas, apakah reward dan punishment dapat meningkatkan motivasi dan performance SDM.

Lakukan pemeriksaan atas sistem penempatan dan pelaksanaan kinerja SDM, apakah sudah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah dilakukan oleh kepala cabang / manajer terhadap penempatan SDM Pengelola KJK ke posisi tugas yang tepat dengan jobnya.

Lakukan pengukuran terhadap kinerja SDM secara objektif dengan menggunakan pendekatan secara kuantitatif (kinerja diukur sesuai past performance dari masing-masing SDM), dan secara kualitatif dengan menggunakan metode penilaian kinerja 380 derajat, yakni SDM dinilai oleh atasannya dan teman satu level serta bawahannya (jika ada).

SPI Keuangan juga mengatur pemisahan antara pemegang uang dengan pembuat pelaporan (informasi) mengenai uang. Sebagai contoh pemegang uang (kasir) memiliki tugas untuk menerima atau pun mendistribusikan uang dan mendokumentasikannya dalam buku yang tersedia. Sedangkan bendahara bertanggung jawab atas pembuatan laporan keuangan yang berdasarkan bukti-bukti dan informasi yang diperolehnya dari buku kas, buku jurnal serta perangkat akuntansi lainnya yang lazim digunakan.

Mengapa perlu pemisahan tugas, padahal kedua fungsi tersebut bisa dilakukan oleh satu orang saja? bayangkan saja seandainya seseorang diberi kewenangan mengatur lalu lintas keuangan, mendistribusikan uang, mengambil keputusan atas


segala hal mengenai keuangan, dan menyusun laporannya, apa yang akan terjadi? Dalam kondisi normal oragnisasi tidak punya masalah keuangan, dan orang yang diberi tugas pun secara pribadi tidak punya masalah keuangan mungkin segala dapat berjalan dengan baik. Namun dalam kondisi tidak normal baik organisasi maupun individu, atau individu yang diberi tugas tersebut saja dapat diduga terjadi kekacauan dalam pengelolaan. Katakanlah orang yang diberi tugas keuangan tersebut sangat butuh uang, sementara uang koperasi digenggamnya atau dalam lingkup kewenangannya, apapun hal yang tidak diinginkan koperasi bisa terjadi. Dengan kata lain, pembagian tugas dan prosedur yang jelas dan tegas dalam mengelola keuangan salah satu fungsi kontrol untuk mengontrol diri sendiri maupun interaksi antar mereka yang terlibat langsung dengan perihal keuangan.

Jadi yang diinginkan oleh SPI Keuangan dalam hal ini bukan hanya melihat keluar masuknya uang dengan benar dan bukti-bukti yang dapat dipertanggung jawabkan tetapi juga kebenaran itu bisa transparan, dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan bahkan anggota pun dapat mengaksesnya dengan mudah.

2.3.Pelaksanaan Kebijakan, Perlakuan Akuntansi dan Laporan

Keuangan

Lakukan pemeriksaan atas pelaksanaan kebijakan dan perlakuan akuntansi keuangan, apakah telah dilaksanakan sesuai dengan PSAK No. 27 tentang akuntansi koperasi dan PSAK No. 59 untuk pola syariah. Pemantauan terhadap kegiatan proses akuntansi harus dijalankan sesuai dengan ketentuan, antara lain kebijakan dan perlakuan akuntansi yang menyangkut dengan :

a. Penyisihan pinjaman/pembiayaan/pembiayaan.

b. Penyusutan Aktiva Tetap.

c. Amortisasi Aktiva Lain – lain.

d. Cadangan Resiko

e. Pendapatan yang masih harus dibayar dan atau diterima.

f. Biaya yang masih harus dibayar dan atau diterima.

g. Penghapusan pinjaman/pembiayaan macet.

Lakukan pemeriksaan atas Laporan keuangan yang telah disusun oleh bagian akunting, apakah telah sesuai dengan PSAK No. 27 dan PSAK 59. Apakah Laporan keuangan yang meliputi : Neraca, Perhitungan Hasil Usaha, Perubahan Kas (Modal) dan Laporan Promosi Ekonomi Anggota, datanya telah valid dan dapat dipertanggung jawabkan. Pengecekan dilakukan dengan mencocokan jumlah-jumlah saldo masing-masing rekening pada neraca, perhitungan hasil usaha dengan jumlah saldo yang terdapat pada Buku Besarnya.


2.4.Pelaksanaan Program Kerja dan RAPB

Bandingkan secara berkala antara realisasi dengan program kerja dan RAPB - KJK tahun buku yang sedang berjalan, seberapa jauh pencapaian hasil-hasilnya. Kemudian dilakukan tindak lanjut dari hasil evaluasi dengan mendiskusikan kepada para Kepala Bagian atau bawahannya yang lain, sehingga terhadap fokus untuk penyelesaian, misalnya jika pencapaian target pemberian pinjaman/pembiayaan belum berhasil, maka bagian pinjaman/pembiayaan akan lebih giat meningkatkan kinerjanya.

Analisa laporan keuangan merupakan kewajiban untuk dikerjakan secara periodik yaitu bisa dilakukan dengan cara bulanan, triwulanan, semesteran dan atau tahunan, hal ini dilakukan untuk mengetahui keadaan / kondisi keuangan KJK yang sebesarnya. Jika terdapat hal-hal yang merugikan lembaga KJK dengan cepat dapat ditanganinya.

Dengan digunakannya Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan “KJK Online” (di antara yang populer adalah versi IBS buatan PT. Ussi Pinbuk Prima Software), maka penyusunan laporan keuangan secara otomatis dapat di cetak setiap saat, oleh karena itu periode dalam melakukan analisis laporan keuangan hendaknya dilakukan secara konsisten. Analisis dilakukan dengan dua pendekatan yakni analisis secara vertical, yakni dengan membandingkan elemen-elemen neraca/SHU dalam satu periode, dan secara horizontal dengan membandingkan laporan keuangan lebih dari dua periode.

2.5.Pengendalian Terhadap Pengelolaan Operasi

Salah satu kegiatan dalam pemeriksaan atas sistem pengendalian aset dari kegiatan penghimpunan, pengelolaan dan penyaluran dana, apakah telah sesuai dengan sesuatu yang dilaksanakan sehari-hari oleh kepala cabang/manajer pada kegiatan usaha KJK.

Apakah aset telah memberikan pendapatan yang optimal

Apakah resiko aset telah ada covernya (pencadangan, asuransi, dll)

Apakah penghimpunan dana telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang ada dan telah mencapai target.

Apakah pengelolaan dana telah optimal, dimana likuiditas minimum terjamin, disisi lain memberikan pendapatan yang tinggi.

Apakah penyaluran pinjaman/pembiayaan telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang ada dan menghasilkan secara optimal dan aman (pinjaman/pembiayaan bermasalah rendah) .

Perkembangan operasional usaha dan keuangan harus dipantau secara terus menerus, disamping untuk tujuan pencapaian target, kepatuhan terhadap Standar Operasional Manajemen (SOM) Usaha dan Keuangan menjadi perhatian khusus


yang tidak boleh diabaikan oleh pengelola, karena kalau kepatuhan tidak dipantau dan atau dikendalikan maka akan terjadi mismach dalam pelaksanaannya, dan hal ini akan berdampak kepada ketidak berhasilan dalam menjalankan kebijakan yang telah ditetapkan KJK.

Lakukan pemeriksaan rutin terhadap pengelolaan operasi usaha, dengan membandingkan apakah penanganan transaksi-transaksi yang terjadi telah dilakukan sesuai dengan pelaksanaan tugas sehari-hari yang dilakukan petugas atas kegiatan usaha KJK dengan SOP dan SOM Usaha dan Keuangan.

SPI Jasa Keuangan. Dalam KJK SPI Jasa Keuangan sangat penting, karena kegiatan tersebut merupakan ruh dari kelangsungan hidup suatu KJK. SPI Jasa Keuangan meliputi:

1. Pengeluaran uang

a. Ada surat permohonan piutang (SPP) yang harus disetujui oleh anggota atau pengajuan pinjaman/pembiayaan harus mendapat persetujuan anggota.

b. Besarnya pinjaman/pembiayaan harus berdasar plafon yang dikaitkan dengan simpanan pokok dan simpanan wajib.

c. Pelayanan pinjaman/pembiayaan diutamakan untuk pinjaman/pembiayaan tanggung renteng.

d. Penerimaan pinjaman/pembiayaan harus diterima oleh angota sendiri tidak boleh diwakilkan.

e. Bagi anggota yang melakukan transaksi pinjaman/pembiayaan khusus diatas wewenang manajer (jika ada manajer) maka bukti KK harus ada persetujuan pengurus minimal satu orang.

f. Prosedur pinjaman/pembiayaan khusus diatur sesuai dengan pinjaman/pembiayaan biasa dengan pengesahan diketahui oleh pengurus lain.

g. Pinjaman/pembiayaan khusus harus disertai dengan jaminan yang disesuaikan dengan ketentuan yang ada.

2. Penerimaan uang

a. Anggaran pinjaman/pembiayaan dibayar melalui kelompok masing-masing

b. Anggota harus tanda tangan di lembar tagihan kelompok.

c. Petugas harus menyetorkan ke koperasi paling lambat 1 x 24 jam setelah pertemuan.

d. Uang setoran harus dibuatkan bukti Km dan dibukukan pada hari yang sama.


e. Hasil penerimaan setoran harus disetorkan ke bank paling lama 1 x 24 jam.

(1) Menggunakan metode imprest semua hasil setoran disetorkan ke bank. (2) Menggunakan metode fluktuasi sisa penerimaan disetorkan ke bank.

SPI Jasa Keuangan

1. Tujuan

Melayani anggota terhadap kebutuhan untuk menyimpan dan meminjam uang.

2. Simpanan

a. Jenis simpanan

Yang ada di koperasi bisa terdiri dari beberapa simpanan antara lain:

1) Simpanan Pokok. Simpanan yang harus dibayar pada waktu masuk menjadi anggota koperasi dan tidak boleh diambil selama masih menjadi anggota.

2) Simpanan Wajib. Simpanan yang dibayar rutin setiap bulan selama menjadi anggota koperasi dan tidak diambil selama yang bersangkutan, masih menjadi anggota.

3) Tabungan Koperasi. Tabungan yang didapat dari anggota maupun non anggota yang diambil sewaktu-waktu jika dibutuhkan.

4) Simpanan Berjangka. Simpanan yang didapat dari anggota maupun non anggota yang dapat diambil sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama.

b. Bagi Hasil Simpanan/Tabungan

Untuk menentukan besarnya bagi hasil simpanan/tabungan pada prinsipnya harus bersaing dengan tingkat suku bunga yang ada pada bank pemerintah, namun tetap memperhatikan kebutuhan biaya operasional koperasi dan cadangan SHU.

3. Pinjaman/Pembiayaan

a. Jenis Pinjaman/pembiayaan terdiri dari:

1) Pinjaman/pembiayaan Anggota. Yang dimaksud pinjaman/pembiayaan anggota yaitu pinjaman/pembiayaan yang diberikan hanya kepada anggota koperasi dan jumlah maksimal pinjaman/pembiayaan sesuai simpanan anggota dan atau kelompok di koperasi, dengan jaminan Tanggung Renteng (TR) di kelompok.

2) Pinjaman/pembiayaan Khusus. Yang dimaksud pinjaman/pembiayaan khusus yaitu pinjaman/pembiayaan yang diberikan pada anggota di


atas maksimal pinjaman/pembiayaan atau pinjaman/pembiayaan yang diberikan kepada non anggota koperasi. Pinjaman/pembiayaan khusus ini boleh diberikan apabila pinjaman/pembiayaan anggota sudah terlayani semua dan masih ada sisa dana.

b. Bagi Hasil/Marjin Pembiayaan

Tingkat bunga simpanan hendaknya lebih rendah dari tingkat bunga pinjaman/pembiayaan yang diberikan pada anggota. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menentukan tingkat bunga:

1) Bunga modal

2) Resiko pinjaman/pembiayaan

3) Biaya operasional

4) SHU yang dibayar

c. Plafon Pinjaman/pembiayaan

Dalam rangka menciptakan pengamanan terhadap dana maupun barang yang beredar, perlu dibuat batasan-batasan khususnya mengenai besarnya pinjaman/pembiayaan. Salah satu model yang dikembangkan adalah ketentuan plafon pinjaman/pembiayaan, baik untuk perorangan maupun kelompok.

1) Plafon Perorangan. Kelipatan dari simpanan pokok atau simpanan, di mana nilai kelipatan tergantung kebijaksanaan yang ada dimasing-masing koperasi primer. Misalnya plafon pinjaman/pembiayaan 3 kali, berarti besarnya hak pinjaman/pembiayaan anggota yang bersangkutan yaitu 3 X jumlah simpanan pokok atau simpanan wajib yang dimiliki.

2) Plafon Kelompok. Kelipatan dari jumlah simpanan pokok dan simpanan wajib seluruh anggota di kelompok tersebut. Hasilnya menunjukan besarnya hak pinjaman/pembiayaan bagi kelompok yang bersangkuutan. Umumnya plafon kelompok lebih kecil dari plafon perorangan. Misalnya: kalau plafon perorangan 3X, plafon kelompok 2X.

4. Sistem pengendalian intern Simpan Pinjam

a. Prinsip Internal Control

1) Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembukuan piutang atau sebaliknya.

2) Pemegang kas harus benar-benar terpisah dengan buku

3) Pelaksanaan (pembuatan rekonsiliasi bank) tidak boleh pemegang kas.

4) Bendahara dan kasir bertanggung jawab terhadap keaslian surat-surat berharga yang disimpan dalam almari besi.


5) Kasir harus membubuhkan cap “lunas” pada bukti kas dokumen-dokumen pendukungnya jika pembayarannya sudah selesai.

6) Kasir harus membubuhkan cap “Receipt” pada bukti kas dokumen-dokumen pendukungnya jika uang diterima.

7) Semua cek harus urut nomor dan setiap nomor harus dipertanggung jawabkan, baik dipergunakan atau tidak.

8) Dana kas kecil diisi dengan menggunakan sistem Imprest

9) Semua pengeluaran kas kecil harus disetujui oleh manajer (koperasi tertentu) selebihnya disetujui oleh bendahara atau ketua.

10) Surat pengajuan pinjaman/pembiayaan (SPP) harus ditandatangani oleh kelompok.

11) Pinjaman/pembiayaan setiap anggota harus disesuaikan dengan plafon pokok, simpanan wajib dan simpanan wajib khusus kalau ada

12) Pelayanan pinjaman/pembiayaan diutamakan untuk pinjaman/pembiayaan Tanggung Renteng

13) Penerimaan pinjaman/pembiayaan harus dilakukan oleh anggota sendiri.

14) Setiap realisasi harus ditindak lanjuti dengan penandatanganan surat pengakuan hutang (SPH).

15) Penerimaan kas dicatat pada hari yang sama, saldo maksimal kas perharinya dan harus dimasukan ke bank.

b. Dokumen

1) Buku-buku

- Buku simpan pinjam anggota

- Buku kas keluar (Harian kas)

- Kartu pinjaman/pembiayaan anggota

2) Formulir-formulir

- Bukti Kas Keluar (KK)

- Surat Pengajuan Pinjaman/pembiayaan (SPP)

- Surat Pengakuan Hutang (SPH)

- Kartu Hutang

- Surat Panggilan


BAB III

MENANGANI TINDAKAN PENYIMPANGAN

3.1 Pemeriksaan Kegiatan Penyimpangan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan KJK dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

a) Pengelola KJK mendapat pemahaman akan arah pencapain tujuan KJK, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target KJK, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya KJK.

b) Laporan Keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya.

c) Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh KJK sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.

Pihak-pihak yang bertanggungjawab terhadap Sistem Pengendalian Intern adalah semua pihak di dalam KJK bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Namun demikian, secara struktural pihak-pihak yang bertanggung jawab dan terlibat langsung dalam perancangan dan pengawasan Sistem Pengendalian Intern meliputi : Manajer, Kabag dan Staf Pengawasan Intern.

Atribut dalam Pengendalian Internal, meliputi:

• Pemisahan fungsi

• Autorisasi transaksi

• Dokumen dan sarana pencatatan yang memadai

• Keamanan fisik aset yang memadai

• Kualifikasi pegawai yang sepadan

• Rotasi tugas dan pemberian cuti

• Pemeriksaan mendadak

• Verifikasi internal

Mengidentifikasi Potensi Terjadinya Tindak Penyimpangan, dalam setiap melakukan pemeriksaan, tidak menutup kemungkinan masih berpotensi terjadinya tindak penyimpangan sebagai akibat dari kelemahan dan sifat manusia yang : kurang teliti, lalai, curang, tidak jujur dan lain-lain. Hal ini diantara pengelola harus saling mengingatkan atas tugas pekerjaannya, sehingga dengan berjalannya penerapan sistem pengendalian intern yang baik akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/kecurangan dimaksud. Jika terjadi tindak penyimpangan maka segera diidentifikasi untuk selanjutnya dicari solusinya untuk segera


diperbaiki. Laporan dan pengaduan yang masuk segera ditindaklanjuti, demikian juga hasil pengendalian intern segera diteliti ulang, sehingga kita dapat mengetahui hal-hal yang akan menjadi potensi terjadinya tidak penyimpangan.

Jika dalam pemeriksaan ditemukan adanya penyimpangan yang kemungkinan akan menimbulkan kerugian bagi KJK, maka saat itu pula harus segera dilakukan pencegahan sesuai dengan akar permasalahan yang sebenarnya, agar supaya tidak mengganggu kegiatan KJK lainnya.. Contoh : Kasir tidak diperkenankan menyimpan buku tabungan anggota dengan alasan apapun.

3.2 Pemeriksaan dan Koreksi Terhadap Potensi Terjadinya

Tindak Penyimpangan

Dengan terjadinya tindak penyimpangan, harus segera dilakukan koreksi sehingga tidak berlarut-larut berdasarkan sistem yang berlaku. Jika sistem yang dipakai sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi yang ada, maka sistemnya harus diperbaharui. Lakukan pemeriksaan secara rutin dan konsisten seperti melakukan cash opname secara rutin pada akhir hari kerja, jika terjadi selisih, maka langsung dapat dikoreksi pada saat itu juga.

Contoh : Dalam hal manager memberi tugas kapada juru tagih untuk menagih tunggakan pinjaman/pembiayaan anggota, selama ini hanya diberi surat tugas dengan membawa slip setoran. Misalkan kepada 5 orang anggota penunggak, dan setelah selesai menagih yang disetor ke kasir hanya 1 orang anggota sisanya 4 anggota yang sudah setor uangnya dipakai dahulu, dan akan disetorkan ke kasir akhir bulan bertepatan dengan waktu gajihan juru tagih. Untuk mengatasi hal tersebut, terlebih dahulu manager melakukan pemeriksaan khusus untuk mengetahui permasalahan yang sebenarnya terjadi. Untuk mengatasi penyimpangan dimaksud manager selain memberi surat tugas kepada juru tagih kepada 5 anggota penunggak sekaligus diberikan slip setoran yang ditandatangani sebanyak 5 lembar rangkap dua. Setelah selesai menagih tanyakan berapa anggota yang telah menyetor dengan meminta kembali ke lima slip setoran dimaksud, dengan demikian maka tindak penyimpangan segera terdeteksi.

3.3 Evaluasi Tindakan Penyimpangan

Kelemahan-kelemahan dari sistem pengendalian intern yang ada seperti perangkapan jabatan, perekrutan karyawan, perilaku Korupsi, Kolusi, Nepotisme (KKN) karyawan yang diketahui mempunyai sifat tidak jujur, mementingkan diri sendiri, ceroboh dan sebagainya, maka kelemahan SPI harus segera di perbaiki sedini mungkin.

Hasil pengendalian internal harus dicatat dan dibuatkan laporan pelaksanaan kegiatan tersebut sesuai format yang sudah ditentukan. Form dari laporan hasil


pelaksanaan kegiatan pengendalian intern memuat hal-hal yang ditemukan selama pemeriksaan termasuk didalamnya kesimpulan dan rekomendasi,

Jika dari hasil pemeriksaan ditemukan tindak penyimpangan, maka manager harus melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan aturan KJK, dan kemudian melaporkannya kepada Pengurus KJK, termasuk di dalamnya sikap yang harus ditempuh dalam mengambil tindakan dimaksud.

Laporan dimaksud termasuk kesimpulan dan rekomendasi merupakan wujud dari pelaksanaan tugas pengendalian intern yang harus ditindak lanjut, dengan cara melaporkannya kepada pengurus. Semua temuan, kesimpulan dan rekomendasi yang dilaporkan dicatat dalam : Buku Monitoring Pengendalian Intern, sebagaimana contoh lampiran - 3


BAB IV

MELAPORKAN HASIL PELAKSANAAN

PENGAWASAN INTERN

Format Laporan

Secara umum yang mengelola dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Pengawasan Intern dan pelaporannya terutama dalam pemberian rekomendasi adalah manajer. Maka setelah dilakukan pelaksanaan pengawasan intern sesuai prosedur yang berlaku pada KJK, Manajer melaporkan kepada pengurus.

Hasil pelaksanaan pengawasan intern Koperasi Jasa Keuangan dilaporkan dengan menggunakan:

1) Form Laporan Evaluasi

2) Form Laporan Hasil Kegiatan secara berkala

Laporan Pelaksanaan Pengawasan Intern

1) Pelaporan

Teknik Pelaporan Pelaksanaan Pengawasan Intern. Manajer KJK mendiskusikan dengan para kepala bagian mengenai Hasil Pelaksanaan Pengawasan Intern, maka manajer atau pengelola KJK menuangkannya dalam form laporan Pelaksanaan Pengawasan Intern, untuk mempermudah dalam mengidentisifikasi Pelaksanaan Pengawasan Intern manajer KJK perlu menyiapkan format laporan penyusunan pelaksanaan pengawasan intern.

Pengertian Laporan adalah penyampaian informasi dari seorang manajer kepada petugas/pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Isi laporan dapat berupa hasil kegiatan pelaksanaan pengawasan intern Koperasi Jasa Keuangan. Laporan memiliki fungsi informasi, pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban.

Syarat- syarat Laporan adalah :

Isi laporan harus terperinci dan jelas.

Harus mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan.

Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.


Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan sebagai berikut :

a. Laporan menurut isinya :

• Laporan Informatif

• Laporan Rekomendasi

• Laporan Analitis

• Laporan pertanggungjawaban

• Laporan Kelayakan

b. Laporan menurut bentuknya :

• Laporan berbentuk Memo

• Laporan berbentuk Surat

• Laporan berbentuk Naskah

Laporan harus bersifat operasional, artinya laporan memiliki sifat-sifat sebagai berikut :

Penyampaian laporan dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.

Laporan berisi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan.

Laporan harus faktual, didukung oleh data dan fakta yang dapat dipertanggungjawabkan .

Kriteria laporan yang efektif harus memenuhi kreteria sebagai berikut :

Mudah dimengerti dan dipahami oleh penerima laporan.

Mampu menguraikan masalah serta analisanya secara jelas bagi pembaca laporan

Mampu menyajikan permasalahan secara logis, konsisten, dan sistematis

Persuasif, yaitu mampu mendorong pembaca untuk memberikan perhatian dan mengambil keputusan sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang mempersiapkan laporan

Meyakinkan, yaitu berdasar pada data dan informasi yang dapat diandalkan

2) Penyusunan Laporan

Hasil pelaksanaan pengawasan intern disusun rekomendasi atas permasalahan yang dihadapi KJK dan menuangkannya dalam form yang telah tersedia, kemudian bersama memo dikirimkan kepada pengurus untuk ditindaklanjuti pengurus jika diperlukan.


Langkah-langkah dalam menyusun laporan dan rekomendasi, yakni:

1. Menyusun persiapan penulisan laporan, menyiapkan bahan penyusunan laporan berupa data dan fakta serta sarana pendukungnya seperti peralatan ATK (Komputer, printer) dan bahan ATK (kertas, toner, dll)

2. Menyusun sistematika laporan dengan membuat struktur laporan seperti berikut ini :

• pendahuluan

• isi laporan

• uraian / analisis

• penutup/ saran

3. Membuat isi Laporan dapat berupa pertanggung jawaban. Isi laporan (rincian kegiatan secara kronologis beserta biaya yang sudah dikeluarkan dengan menunjukkan nomor –nomor tanda bukti pengeluaran, jika diperlukan).

4. Membuat Evaluasi (bila ada), kemudian

5. Menyusun Penutup/Rekomendasi

3) Bertanggung Jawab Terhadap Hasil Pelaksanaan

Pengelola KJK harus bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan Pengawasan Intern KJK, dalam bentuk :

1) Laporan evaluasi yang akurat

2) Laporan hasil kegiatan secara berkala tepat waktu


Sumber-sumber Kepustakaan (Buku Informasi)

a. Judul : Auditing Pemeriksaan Akuntan Jilid I

• Penulis : Drs/ Sukrisno Agoes, Ak. M.M.

• Penerbit :

• Tahun publikasi :

b. Judul : Intermediate Accounting edisi 7

• Penulis : Dr. Zaki Baridwan M.Sc Akuntan

• Penerbit :


c. Judul : Manajemen Keuangan edisi 3

• Penulis : Drs. R. Agus Sartono MBA

• Penerbit :


d. Judul : Teori Akuntansi Perekayasaan Pelaporan Keuangan

• Penulis : Suwarjono

• Penerbit :

• Tahun publikasi

e. Judul : Sistem Pengendalian Intern

• Penulis : Kementrian Koperasi dan UKM Republik Indonesia

• Penerbit :

• Tahun publikasi

f. Judul : Sistem Informasi Akuntansi, Edisi pertama,

• Penulis : Wing Wahyu Winarto

• Penerbit : STIE YKPN, Yogyakarta STIE YKPN, Yogyakarta.

• Tahun publikasi : 1994

g. Judul : Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Indonesia

• Penulis : James A. Hall

• Penerbit : Salemba Empat, Jakarta


h. Judul : Sistem Informasi Akuntansi

• Penulis : Soetoyo Suparlan

• Penerbit : Gunadarma, Jakarta Gunadarma, Jakarta



Lampiran - 1


Lampiran - 2DAFTAR HASIL PENGENDALIAN INTERNLKM PMK “ARTHA BAROKAH” JAKARTA

Periode : Agustus 2008

I. Daftar Outstanding Memo/MasalahA. Outstanding Memo

No. No. dan Tgl. Memo Kepada Perihal1.

2.

001/Mm 15-08-2006 Bendahara Selisih kas lebih sebesar Rp.100.000,00

B. Outstanding Masalah No. Perihal Langkah Penyelesaian oleh

PIKeterangan

1.

2.

Selisih kas lebih sebesar Rp.100.000,00

Sementara ditampung di rek. Selisih Kas

Ditunggu sampai 3 (tiga) bulan

II. Daftar Masalah Bulan Ini No. Perihal Penyelesaian Masalah

1.

2.

Selisih kas lebih sebesar Rp.100.000,00

Sementara ditampung di rek. Selisih Kas, selama 3 (tiga) bulan)

Lampiran - 3


BUKU MONITORING PENGENDALIAN INTERNLKM PMK “ARTHA BAROKAH” JAKARTA

No. Tanggal Perihal Uraian Masalah Tindak Lanjut

1. 15-08-2006 Selisih kas lebih sebesar Rp.100.000,00

Setelah tutup kas dilakukan pencocokan saldo rek. Kas sebesar Rp. 15.123.500,- dengan fisiknya ternyata ada sebesar Rp.15.223.500,-

Ditampung sementara di rekg. Selisih KasAcc. Kabag PI.

Buku ini dimaksudkan untuk mencatat permasalahan yang timbul dan memerlukan

langkah tindak lanjut. Masalah yang timbul oleh petugas PI dicatat dan diuraikan,

kemudian diparaf yang selanjutnya masalah dimaksud diberitahukan kepada manajer

untuk dapat dibuatkan langkah-langkah tindak lanjut penanganannya dan langsung

diberikan tenggang waktu penyelesaian oleh manajer, kemudian manajer

membubuhkan paraf di buku tersebut.


K E S I M PU L A N

1. Dengan mengimplementasikan Sistem Pengendalian Intern (SPI) dengan

baik dan benar pada kondisi koperasi sekarang, maka perlu dicatat dan

dibina perbaikan organisasi koperasi dengan melibatkan kemampuan

pengurus, pengawas, manager dan karyawan koperasi sesuai dengan

tugas pokok dan fungsi-fungsi masing-masing, sehingga dicapai hasil

pengelolaan yang sehat, transparan, terpertanggungjawab (acountability)

dan bersikap adil dalam pencapaian tujuan bersama yang ditetapkan

dalam rencana strategis untuk menuju good corporative governance

(GCG).

2. Sesuai dengan Undang-undang Nomor 25 tahun 11992 tentang

Perkoperasian, Pengawas mempunyai fungsi dan wewenang

pengendalian / pengawasan kegiatan koperasi untuk menjamin

kepentingan anggota, karena itu keterlibatannya yang disertai

kemapmpuan pengawas, akan sangat membantu mencipatakan Sistem

pengendalian Intern (SPI) koperasi yang baik.

2. Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang baik pada koperasi akan sangat

membantu dalam hubungannya dengan pemeriksaan dan pembinaan

yang dilakukan pejabat koperasi atau yang dilakukan auditor koperasi.

4. Melalui Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang profesional akan

memberikan dampak terhadap kepercayaan diri sendiri dan penanaman

kompetensi serta tanggungjawab atas pekerjaan untuk menghasilkan

yang terbaik, merupakan salah satu kunci keberhasilan implementasi

pengendalian intern.

5. Aplikasi sistem pengendalian intern yang handal akan memberikan

kepercayaan pihak luar, dapat menjadikan koperasi memperoleh

berbagai dukungan dari anggota, yang mencakup dukungan modal,

dukungan usasha sehingga usaha- usaha koperasi menjadi lebih

berkembang


DAFTAR PUSTAKA

Anonymous, (1990). Norma Pemeriksaan Akuntan (NPA), Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), Penerbit PT. Rineka Cipta. Jakarta.

__________, Auditing Comap – PAU Buku V b, Ditjen Bina Lembaga Koperasi, Departemen Koperasi – Proyek PAU, Jakarta.

__________, Internal Control. Departemen Perdagangan dan Koperasi. Ditjen Koperasi- Puslapenkopm, Jakarta.

Bambang Muridno, (1996). Paket Pelatihan Manajemen Perkreditan (Usaha Simpan Pinjam Bagi Koperasi), Kantor Wilayah Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Propinsi Jawa Timur.

Ign Sukamdiyo, (1996). Manajemen Koperasi, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Kementerian Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah Republik Indonesia, (2003). Tentang Sistem Pengendalian Intern (SPI), Deputi Bidang Kelembagaan, Jakarta.

Kementerian Koperasi dan Usaha kecil dan Menengah Republik Indonesia, (2002). Tentang Himpunan Kebijakan Koperasi dan UKM di Bidang Akuntabilitas, Jakarta.

Nuril Huda, (2003). Bahan Diklat Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi, UPTD Balai Diklat Koperasi, Pengusaha kecil dan Menengah Propinsi Jawa Timur.

Simangunsong, M.P, (1989). Pokok-pokok Pengendalian Interen, Cetakan I, Penerbit karya Utama, Jakarta

Suhartoyo, (2003). Bahan Diklat Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi, UPTD Balai Diklat Koperasi, Pengusaha Kecil dan Menengah Propinsi jawa Timur.


MODUL VERSI 2

BAB I

PENDAHULUAN

Sebagai organisasi bisnis atau perusahaan yang dikelola atas dasar azas

kekeluargaan, koperasi harus taat pada prinsip pengelolaan yang sehat, transparan,

kemampuan mempertartanggung jawabkan atas tugas-tugas yang telah dijalankan

(accountability) dan bersikap adil dalam pencapaian tujuan bersama yang telah

ditetapkan dalam rencana strategis. Pengelolaan yang demikian saat ini lebih dikenal

dengan good corporative governance (GCG). Pengurus atau manajemen koperasi harus

bertanggung jawab dalam penggunaan sumber daya ekonomi (assets) koperasi secara

efisien untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Pertanggung jawaban pengurus harus

dapat disampaikan secara berkala kepada pihak yang memiliki kepentingan

(stakeholders), antara lain anggota dan kreditur serta pemerintah yang menanamkan

modal dan atau yang memberikan peluang dan fasilitas kepada koperasi.

Laporan pertanggung jawaban harus dapat mencerminkan bagaimana pengurus

mendesain pengelolaan usaha agar semua kekayaan koperasi aman dari semua

tindakan yang dapat merugikan, penggunaannya dilakukan secara efisien dan efektif,

dan semua aktivitas koperasi tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan yang

berlaku, pelaporan keuangan mencerminkan fakta yang sesungguhnya dan bebas dari

salah saji material. Untuk dapat mewujudkan hal ini, pengurus memerlukan alat

manajemen sebagai media pengendali, yakni Pengendalian Intern. Pengendalian intern

merupakan suatu sistem yang dibangun melalui organisasi dan mekanisme operasi

dalam koperasi, sehingga melekat pada setiap aktivitas yang dijalankan oleh setiap

personel di dalam koperasi, mulai dari pengawas, pengurus, manajer, asisten manager

atau kepala bagian dan karyawan.

Membangun kepercayaan diri sendiri dan penanaman kompetensi serta

tanggung jawab atas pekerjaan untuk menghasilkan yang terbaik, merupakan salah satu

kunci keberhasilan implementasi pengendalian intern. Dengan implementasi

pengendalian intern yang memadai diharapkan keamanan atas kekayaan koperasi dan

pengelolaan yang efisien serta efektivitas pencapaian tujuan menjadi lebih terjamin,


sehingga kepercayaan para pihak terhadap koperasi dapat ditumbuh kembangkan.

Kepercayaan pihak luar dapat menjadikan koperasi memperoleh berbagai dukungan

dari anggota, yang mencakup dukungan modal, dukungan usaha, sehingga usaha-

usaha koperasi menjadi lebih meningkat.

Pengalaman menunjukkan, bahwa pengamanan atas kekayaan koperasi masih

rentan dan penggunaan kekayaan juga banyak yang tidak tepat, sehingga menjadikan

koperasi kurang mendapat kepercayaan dari berbagai pihak. Untuk mengatasi hal ini,

salah satu yang perlu dilakukan adalah setiap koperasi harus membangun pengendalian

intern yang memadai, mengingat luasnya kegiatan usaha koperasi, untuk itu perlu suatu

desain siatim pengendalian intern (SPI) yang handal berkaitan upaya manajemen dalam

meningkatkan keakuratan informasi akuntasi yang disajikan dalam laporan keuangan.

(1). PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

Pengertian Sistem Pengendalian Intern, (muncul sebelum dekade 1980-an)

adalah Merupakan rencana organisasi dan semua sistem, prosedur dan ketentuan yang

terkoordinasi, yang dianut oleh suatu koperasi untuk menjamin keamanan harta

koperasi, keakurasian data akuntansi, mendorong peningkatan efisiensi dan efektifitas

serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan pada dekade 1980-an,

muncul istilah baru, yakni Struktur Pengendalian Intern Kebijakan dan prosedur yang

dijalankan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang

pencapaian tujuan, yakni keandalan informasi laporan keuangan, kepatuhan terhadap

peraturan dan ketentuan perundang-undangan, efektifitas dan efisiensi. Pada sisi lain

dengan memasuki abad 21, sebutan sistem dan struktur dihilangkan hanya tinggal

sebutan Pengendalian Intern, yang didifinisikan sebagai suatu proses yang dijalankan

oleh pengawas, pengurus dan karyawan yang untuk memberikan keyakinan yang

memadai tentang pencapaian tujuan yakni keandalan pelaporan keuangan, efektivitas

dan efisiensi operasi serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengertian Pengendalian Intern

1. Pengertian Sempit.


Pengendalian Intern/ Pengawas Intern dalam arti sempit disebut juga dengan

internal check. Ialah merupakan prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian

dari data-data administrasi pembukuan/ akuntansi.

Misalnya : Pencocokan penjumlahan secara mendatar (horizontal) dan secara

melurus (vertikal)

2. Pengertian Luas.

Sistem Pengendalian Intern (SPI), adalah pengendalian yang bersifat

(mencakup) Administrasi dan Akuntansi.

3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (Menurut Theodorus M.

Tuanakotta), dalam bukunya ”Auditing:) ;

Meliputi rencana organisasi serta methode dan ketentuan-ketentuan yang

terkoordinir yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta miliknya,

memeriksa kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya,

meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan

yang telah digariskan.

3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (Menurut American Institute

of Certified Public Accountant / AICPA)

Meliputi rencana organisasi serta semua methode dan peraturan-peraturan yang

terkoordinir dan dibuat didalam suatu unit usaha dengan tujuan untuk :

Menjaga agar kekayaan perusahaan selalu aman

Mengecek ketelitian serta kebenaran dari data akuntansi

Mengusahakan agar perusahaan bekerja dengan efisiensi

Mendorong adanya ketaatan untuk melaksanakan kebijaksanaan yang

telah ditetapkan oleh pimpinan.

4. Pengertian Sistem Pengendalian Intern (SPI) Koperasi

Meliputi rencana organisasi dan semua methode serta prosedur yang diterapkan

oleh suatu koperasi dalam rangka membantu pengurus koperasi mencapai

tujuan koperasi, sebagai akibat penyelenggaraan semua semua kegiatannya

secara teratur dan berdaya guna (efisiensi), termasuk ketaatan terhadap


kebijakan (policy) yang telah ditetapkan koperasi yang bersangkutan,

perlindungan terhadap harta, kecermatan dan kelengkapan data akuntansi dan

penyiapan informasi keuangan yang dapat dipercaya pada waktunya.

(2). RUANG LINGKUP SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI)

Secara garis besar Sistem Pengendalian Intern (SPI) dapat dibedakan atas :

1). Bidang Sistem Pengendalian Intern (SPI) Manajemen

Tujuannya untuk memastikan apakah pelaksana mentaati semua

prosedur yang ada ?

Apakah prosedur yang ada telah menjamin efisiensi ?

2). Bidang Sistem Pengendalian Intern (SPI) Akuntansi

Pengendalian akuntansi ini meliputi rencana organisasi dan semua

methode serta prosedur yang berkaitan dengan pengamanan harta

kekayaan perusahaan dan penciptaan data akuntansi dan informasi

keuangan yang dapat dipercaya. Tujuannya bidang SPI akuntansi untuk

memastikan apakah semua transaksi telah dicatat dengan benar sesuai

Prinsip-prinsip Akuntansi Indonesia (PAI) ? dan apakah laporan

keuangan telah disusun sesuai PAI ?

Sasaran Bidang Sistem Pengendalian Intern ( SPI ) akuntansi ada 5

(lima) tepat sebagai berikut :

Tepat prosedur

Tepat jumlah/ nilai

Tepat waktu

Tepat pencatatannya

Tepat otoritasnya.

(3). TUJUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN DAN MANFAAT SPI


Dalam pengertian pengendalian intern telah dinyatakan tujuan penegndalian

intern, yakni :

a. Keandalan informasi dan pelaporan keuangan

Adalah keakuratan data akuntansi yang disajikan dalam laporan

keuangan. Pengendalian intern dapat meningkatkan keandalan data

akuntansi, karena setiap transaksi keuangan diproses melalui sistem dan

prosedur yang melibatkan paling tidak tiga personel, antara lain adalah

pemegang otorisasi, pelaksana transaksi dan yang melaksanakan

pencatatan dan pelaporan (akuntansi). Dengan demikian semua

transaksi akan terpertanggungjawabkan, (accountability), karena ada

personel yang diberi wewenang untuk mengotorisasi dan semua

transaksi akan tercatat, karena ada personel yang berwenang untuk

mencatat dan melaporkannya dalam laporan keuangan.

b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Koperasi atau organisasi berada dalam lingkungan suatu negara yang

operasinya diatur hukum (undang-undang) dan peraturan-peraturan lain.

Peraturan dan hukum tersebut mencakup aspek operasi dan

administrasi. Semua peraturan dan hukum harus menjadi acuan oleh

pengawas, pengurus, manager dan personel, agar koperasi tidak

menanggung risiko. Pengedalian intern akan menegaskan kebijakan

manajemen yang mesti dipatuhi, kebijakan mana selalu memperhatikan

aspek peraturan dan hukum yang berlaku.

c. Peningkatan efektifitas dan efisiensi operasi

Peningkatan intern mengatur aktivitas operasi sedemikian rupa, yang

dimulai dengan perencanaan kegiatan dan penyusunan budget,

penetapan sistem dan prosedur operasi. Setiap kegiatan operasi

diarahkan untuk mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur yang

ditetapkan. Kepatuhan terhadap sistem pengendalian intern, berarti

mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur, sehingga mendorong

tercapai efektivitas dan efisiensi.


MANFAAT SISTEM PENGENDALIAN INTERN ( SPI )

a. Mengamankan harta kekayaan, mencegah kebocoran

b. Meningkatkan efisiensi perusahaan/ koperasi

c. Meningkatkan kepastian hukum dalam aturan main mekanisme perusahaan

/koperasi

d. Memudahkan penelusuran, jika terjadi pelanggaran, sebagai alat penyelidikan /

auditing.

(4). FAKTOR- FAKTOR PERLUNYA PENGGUNAAN SISTEM

PENGENDALIAN INTERN ( SPI )

Adalah sebagai berikut :

a. Volume kegiatan

Meningkatnya volume kegiatan usaha, sehingga akan mencapai suatu

tingkat dimana pengurus koperasi sulit untuk mengawasi jalannya

perusahaan secara efektif, banyak tergantung pada kebenaran akan

data-data dari laporan dan analisa yang diperolehnya.

b. Tanggung Jawab

Meningkatnya volume usaha, perlu adanya pembagian tugas (Job

Description)

c. Kelemahan Sifat Manusia

Sifat manusia antara lain bisa : kurang teliti, lalai, curang, tidak jujur dan

lain-lain. Adanya saling mengecek dalam suatu Sistem Pengendalian

Intern (SPI) yang baik akan mengurangi kemungkinan usaha untuk

melakukan kesalahan/kecurangan. Dengan demikian pengurus koperasi

dapat menaruh kepercayaan akan kebenaran/ kelayakan suatu data yang

diperoleh.

d. Biaya Pemeriksaan


Pemeriksaan yang mendetail oleh Akuntan Publik, akan mengeluarkan

biaya yang cukup besar. Dengan adanya Sistem Pengendalian Intern

(SPI) yang baik, maka kesalahan-kesalahan dapat dihindarkan dan biaya

pemeriksaan akan lebih kecil dan ringan.

(5). PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN INTERN

Ada beberapa prinsip-prinsip pengendalian intern yang harus dipenuhi oleh

koperasi yaitu :

1. Pembagian tugas diantara pengelola koperasi.

Pembagian tugas tersebut harus berlandaskan pada prinsip ”Pemisahan

Fungsi-fungsi” , yaitu :

Fungsi pelaksana oleh :

Ketua, manager, kepala unit, dan karyawan

Fungsi pencatatan oleh :

Juru buku, pembantu juru buku, sekretaris

Fungsi penyimpan oleh :

Kasir, bendahara dan juru gudang

Fungsi pengawasan oleh :

Pengurus, pengawas dan manager

Apabila ada dua fungsi atau lebih dipegang oleh seorang petugas,

memungkinkan terbukanya peluang untuk melakukan kecurangan atau

penyelewengan

Misal : Juru buku (fungsi pencatatan) merangkap tugas sebagai kasir

(fungsi penyimpanan).

2. Penetapan Tanggung Jawab Perseorangan


Perlu ditetapkan tanggung jawab para petugas secara pasti dan teliti. Hal

ini dapat dilakukan dengan membuat suatu bagan organisasi dan uraian

tugas (job description), wewenang dan tanggung jawab. Dimana bagan

organisasi, akan memnunjukkan posisi masing-masing pimpinan dan

akan menjelaskan kepada siapa, kepada pimpinan mana seorang wajib

melapor serta memberikan pertanggung jawaban.

3. Adanya Azasa Otorisasi (Persetujuan)

Setiap pengeluaran atau penggunaan uang dan atau barang harus ada

orang berwenang memberikan rekomendasi (persetujuan) secara tertulis.

Pengeluaran uang dalam jumlah tertentu oleh kasir harus ada

persetujuan (ACC) dari yang berwenang (atasan kasir).

Misalnya : manager atau ketua/bendahara.

4. Harus Menghindari Sistem Kelompok (KKN)

Sistem kelompok yang dimaksud disini adalah cara pengangkatan

petugas yang mengutamakan hubungan keluarga, agama, kesukuan dan

sebagainya, dalam satu garis komando/ pengawasan.

Misalnya : Ketua koperasi mengangkat anaknya sebagai manager/ kasir,

karena hubungan yang sangat erat, mengakibatkan pengendalian intern

tidak dapat dilaksanakan secara efektif, akan tetapi kalau bapak sebagai

ketua, anak sebagai kepala unit, sedangkan manager orang lain, tidak

menjadi persoalan, karena bapak dan anak tidak dalam satu garis

komando.

5. Jangkauan pengawasan harus memadai

Kemampuan seorang pimpinan unit organisasi (kepala) dalam koperasi

harus sesuai dengan kemampuan menguasai atau memimpin sejumlah

bawahan.


Misalnya : seorang kepala unit usaha cukup memadai memiliki bawahan

antara 7 sampai 15 orang karyawan.

6. Adanya tenaga yang terampil

Harus menggunakan tenaga-tenaga yang mempunyai kemampuan,

kecakapan dan keterampilan yang cukup untuk menyelesaikan

pekerjaannya.

7. Harus diciptakan komando yang jelas

Garis komando dalam struktur organisasi yang simpar siur

memungkinkan petugas dalam melaksanakan pekerjaannya kurang jelas

wewenang dan tanggung jawabnya, sehingga kalau terjadi kesalahn atau

kegagalan saling melempar kesalahan. Ini berarti mengurangi efektifitas

pengendalian intern.

(6). UNSUR- UNSUR SISTEM PENGENDALIAN INETRN ( SPI )

Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern meliputi antara lain :

1. Anggaran dasar / anggaran rumah tangga

2. Peraturan khusus usaha yang dikelola (Misal. USP)

3. Struktur organisasi

4. Uraian tugas ( job description )

5. Prosedur operasional

6. Proses akuntansi

7. RK /RAPBK

(7). SISTEM PENGENDALIAN INTER (SPI) YANG BAIK

Untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik/ memuaskan perlu

diperhatikan 3 (tiga) persyaratan sebagai berikut :


1. Prosedur

Harus ada prosedur tertentu dan prosedur ini harus dijalankan. Prosedur

yang telah ditentukan tetapi tidak dijalankan tidak mempunyai arti apa-

apa dari segi pengendalian.

Prosedur disini dapat dibagi 2 (dua) yaitu :

a. Prosedur Administarsi

b. Prosedur Akuntansi

2. Pelaksana

Prosedur yang telah ditetapkan itu, harus dilaksnakan oleh orang-orang

yang cakap

Kecakapan meliputi kombinasi dari keahlian, pengetahuan, ketelitian dan

adanya wewenang yang cukup.

3. Pemisahan Tugas

Pada dasarnya wewenang harus melakukan tugas sesuai kewajiban

yang dibebankan, karena itu harus ada uraian tugas masing-masing

petugas. Seseorang tidak boleh melakukan beberapa tugas yang

prosedurnya satu sama lain bertentangan.


sistim pengendalian lkm koppmk dki

Documents

Transcript of sistim pengendalian lkm koppmk dki