Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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  • 7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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    Ing. Cibeles Tavarez Morizette (Auditoria Interna Informtica)

    Informtica

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    1.1. Fundamentos de los Sistemas de Informacin1.1.1. Datos, Informacin y Sistemas: Frecuentemente utilizamos los trminos datos,

    informacin y sistemas, por lo mismo es necesario comprender su concepto general y en un

    contexto desde su profesin, esto para el manejo efectivo de la informacin.

    1.1.2. Datos e informacin: No son trminos iguales.

    Datos Proceso Informacin

    Datos: Se refiere a la materia prima en la produccin de informacin.

    Proceso: Se refiere a cualquier manipulacin de datos, por lo general con el objetivo de

    producir informacin.

    Informacin: Son datos que adquieren significado dentro de un contexto.

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    1.1.4. Generacin de la informacin: la informacin til o producto

    de salida se genera a travs de la manipulacin de unos datos en el

    sistema, todo esto dentro de un proceso.

    1.1.5. Informacin en el contexto: se refiere a la informacin til a

    utilizar, esta debe de ser relevante, completa, precisa y actual.

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    1.1.6. Que es un sistema? Un sistema es una serie de elementos que

    funcionan en conjunto, para alcanzar un objetivo o varios objetivos en

    comn, al aceptar una entrada, procesarla y producir una salida de maneraorganizada.

    A continuacin un ejemplo de la Empresa como Sistema:

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    1.1.8. Sistemas y Subsistemas: No todos los sistemas tienen un solo

    objetivo, a menudo un sistema incluye varios subsistemas, que son

    componentes de un sistema mas grande, con sub-objetivos, los cuales

    contribuyen a lograr el objetivo principal.

    Por ejemplo cada departamento dentro de una empresa, constituyen

    subsistemas que buscan cumplir objetivos. Por ejemplo un sistema de

    contabilidad esta compuesto por varios mdulos o subsistemas:

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    1.1.9. Sistemas Cerrados y Sistemas Abiertos Comparacin

    Dependiendo de la naturaleza de la informacin que fluye dentro de unaorganizacin, los sistemas pueden ser abiertos o cerrados.

    Un sistema es cerrado: cuando se mantiene aislado, sin conexin con otro

    sistema, nada fluye hacia otro sistema. Eje, un reloj, un televisor.

    Un sistema abierto: Interacta con otros sistemas. Por ejemplo, un

    sistema de contabilidad que registra cxc, cxp y flujo de caja, es

    abierto si recibe las cifras relacionadas con los sueldos del sistema

    de sueldos.

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    Un sistema de informacin: son todos los elementos que

    funcionan en conjunto, para procesar datos y producir informacin.

    Casi todos los sistemas de informacin de una organizacin estn

    compuestos de muchos subsistemas con sub-objetivos, los cualesbuscan lograr el objetivo principal de la empresa.

    1.1.11. Informacin y Administracin

    Razonamiento de sistema es un mtodo eficaz de administracin,

    porque crea una estructura para la toma de decisiones y solucin de

    problemas. Para solucionar problemas los administradores necesitan

    aislar los problemas para solucionarlos, esto lo logran cuando

    identifican los subsistemas en que ocurren los problemas y generan

    la solucin dentro de las posibilidades de esos subsistemas.

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    1.1.14. Las cuarto etapas del proceso: La computadora proporciona unmedio conveniente para ejecutar las cuatro operaciones principales de un sistema

    de informacin:

    Introduccin de datos en el SI (Entrada)

    Cambio y manipulacin de los datos en el SI (Procesamiento de datos)

    Obtencin de informacin fuera del SI (salida)

    Almacenamiento de datos e informacin (almacenamiento)

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    1.1.16. Equipo de cmputo para Sistemas de Informacin: Esta compuesto

    por la entrada, salida, almacenamiento y personas, todos estos elementos

    trabajan juntos como un sistema para lograr un objetivo buscado.

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    1.1.18. Sistemas de procesamiento de transacciones:

    Los sistemas de procesamiento de transacciones o STP. Estos

    consisten en registrar datos reunidos dentro de los limites de las

    organizaciones.

    Por ejemplo: Cajeros automticos que registran retiros, depsitos y

    transferencias de efectivo. Despus de reunidos estos datos el SI los

    procesa automticamente, para convertirlos en informacin o los

    almacena para su procesamiento posterior bajo solicitud.

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    1.2. Introduccin a los Sistemas de Informacin en

    las Organizaciones

    1.2.1. Sistemas de informacin para la administracin

    1.2.1.1. Definicin

    Un Sistema de Informacin para la Administracin o SIA, es aquel que

    ayuda a los administradores y otros profesionales a planear, controlar ytomar decisiones.

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    1.2.1.2. Tipos de Sistemas de Informacin para la administracin

    Sistemas de apoyo para la toma de decisiones. Ayudan a los

    administradores a tomar dediciones.

    Sistemas de informacin para ejecutivos. Ayudan a los funcionarios de

    alto nivel a dirigir una organizacin.

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    Sistemas expertos. Incluyen formulas cuantitativas o modelos que

    procesan datos. Sistemas que incorporan la experiencia humana.

    Por ejemplo sistemas mdicos. Por ejem, Dendral ( SE queInterpreta la estructura molecular).

    Sistemas de informacin geogrfica. Aplicacin vinculada con

    una base que contiene datos sobre una zona de cierta ciudad, pas,

    etc.

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    1.2.2. Sistemas de informacin en las empresas

    1.2.2.1. Sistemas de informacin en reas funcionales de la empresa

    En toda organizacin son necesarios los sistemas de Informacin, ya que son

    herramientas claves en el procesamiento de transacciones, la toma de decisiones, la

    resolucin de problemas y las operaciones en general de la organizacin.

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    A continuacin mencionamos las reas especificas, segn la manera en que

    se usan los SI:

    1.2.2.1.1. Contabilidad: En contabilidad los sistemas de informacin ayudan

    a registrar transacciones de negocio, producir informes financieros peridicos y

    crear otros producidos por ley como los balances generales y los estados de

    perdidas y ganancias.

    1.2.2.1.2. Finanzas: El propsito de estos sistemas es facilitar la planeacin

    financiera y transacciones de negocios. Todo esto para ayudar a aumentar las

    ganancias de la organizacin.

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    1.2.2.1.3. Mercadotecnia: El propsito de este SI es detectar las personas que

    poseen mayor probabilidad de comprar lo que vende la organizacin y

    promover los productos y servicios apropiados para esas personas.

    1.2.2.1.4. Recursos Humanos: Los sistemas de administracin de RR.HH

    ayudan principalmente a mantener registros y evaluaciones de los empleados.

    Mantener registros exactos de los empleados. Y cuantificar fortalezas y

    debilidades.

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    1.2.3. Sistemas de informacin en diferentes sectores empresariales

    A continuacin se menciona los sectores del negocio en que se aplican los

    Sistemas de Informacin. Los SI se adaptan a necesidades especificas del sector:

    1.2.3.1.Produccin: Los SI se usan en toda la operacin de produccin, desde el

    control de inventarios hasta el pago a proveedores. Ayudan a asignar recursos

    como personal, materias primas y tiempo para optimizar la productividad. Estas

    operaciones utilizan SI para procesar los pedidos de los clientes calendarizar la

    produccin , control de calidad, etc.

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    1.2.3.2. Servicio: Los SI juegan un papel central en el sector de servicios,

    porque a menudo son la espina dorsal de las organizaciones de servicios,

    por ejemplo las aerolneas y los bancos hacen uso de estos SI en sustransacciones diarias y automatizadas, para brindarle un servicio mas

    eficiente al usuario y aumentar as la productividad.

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    1.2.3.3. Ventas al menudeo: Los SI permiten que estas cadenas de venta al

    menudeo a travs de sus ventas, hallan obtenido una economa de escalas

    significativas, es decir, han podido bajar sus costos. Estos SI reducen al

    mximo los niveles bajos y altos de inventario en las cadenas, vinculando los

    sistemas de la tienda con los de los proveedores.

    1.2.3.4. Nuevos Negocios: El impacto de los SI en los negocios va mas all

    de la simple automatizacin. Muchas empresas adoptas los SI para

    proporcionar nuevos productos y servicios que solo se volvieron econmicos

    con el desarrollo de las tecnologas de informacin (comercio electrnico).

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    1.2.3.5. Gobierno: Las organizaciones gubernamentales y comerciales

    han hecho uso de los SI para automatizar procesos y reemplazar el

    trabajo humano. En este caso los SI se utilizan para recaudar impuestos,pagar servicios de seguridad social y comprar bienes y servicios a los

    departamentos.

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    Las organizaciones hacen uso de los SI para crear grandes centros de

    almacenamiento de datos, llamados base de datos, as los datos pueden

    organizarse por categoras y sistematizados para producir informacin til.

    1.2.4.1. Comercio electrnico

    Entre las TI y los negocios ha habido un punto de encuentro estimulante,

    que ha sido el comercio electrnico. La apertura de la internet en el

    comercio, permiti el crecimiento del comercio electrnico entre negocios y

    el cliente.

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    1.2.4.2. Porque estudiar los sistemas de informacin?

    Porque todos los profesionales hacen uso de los SI con la finalidad de

    mejorar su desempeo. Aprendiendo software, hardware y mtodos.

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    1.2.4.3. Profesionales en sistemas de informacin

    La combinacin de habilidades tcnicas y administrativa prepara a los

    profesionales para ser el vinculo entre la TI y otros gerente de la

    organizacin.

    1.2.4.4. Carreras en sistemas de informacin

    La carrera de un profesional en SI, no se limita solo a ese campo, sinoque administradores que hacen uso de los SI han ascendido a

    posiciones de mayor nivel como gerentes de su organizacin, aplicando

    el conocimiento de los SI.

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    1.2.5. Importancia de los sistemas de informacin para la

    administracin

    1.2.5.1. Como los sistemas de informacin han transformado las

    organizaciones y la administracin?

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    1.2.5.2.Como esta conformado el cambiante entorno de los negocios

    contemporneos? Definir estructura.

    El cambiante entorno de los negocios contemporneos

    Globalizacin

    Administracin y control en un mercado global

    Competencia en mercados mundiales

    Grupos de trabajo globales

    Sistemas de entrega globales

    Transformacin de las economas industriales

    Economas basadas en conocimiento e informacin

    Productividad

    Nuevos productos y servicios

    Conocimientos: un activo estratgico y productivo central

    Competencia basada en el tiempo

    Vida mas corta de los productos

    Entorno turbulento

    Base de conocimientos limitada en los empleados

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    Transformacin de la empresa

    Aplanamiento

    Descentralizacin

    Flexibilidad

    Independencia de la ubicacin

    Bajos costos de transaccin y coordinacin

    Facultacin

    Trabajo de colaboracin y de equipo

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    1.2.5.3. Transformacin de las economas industriales

    En la actualidad la fuerza laboral ya no esta centrada en lasfabricas, sinoen las reas de ventas, educacin, cuidado de la salud, bancos, compaas

    de seguros, bufetes, computacin, etc. Con esto comenz la revolucin de

    los conocimientos y la informacin.

    Los conocimientos y la informacin se estn convirtiendo en los cimientosde muchos servicios y productos nuevos. Estos son los productos intensivos

    en conocimientos e informacin.

    Los conocimientos se han utilizado tambin en la industria automovilstica,

    apoyndose en informticos e ingenieros, aumentando esto la

    automatizacin y el disminuyendo el nmero de empelados obreros.

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    Tambin en el rea de la produccin seprocesa y distribuye la informacin.

    Por ejemplo las empresas de ingeniera ambiental han elaborado estatutos de

    impacto ambiental para el gobierno.

    Otros productos y servicios que se apoyan en las nuevas tecnologas de

    informacin son: las tarjetas de crdito, la entrega de paquetes al da siguiente

    y los sistemas de reservacin a nivel mundial.

    Las tecnologas de informacin tambin han sido aplicadas e invertido muchodinero en la industria de servicio, como lasfinanzas, seguros y bienes races.

    En todas las industrias la informacin y la tecnologa se han convertido en

    activos estratgicos cruciales de las empresas de negocios y sus

    administradores.

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    Se requieren sistemas de informacin para optimizarel flujo de

    informacin y conocimiento dentro de la organizacin.

    La aplicacin de tecnologas de informacin en la empresa ayuda a

    la gerencia a maximizar los recursos de conocimientos de la

    empresa.

    La productividadde los empleados depender de la calidad de los

    sistemas que lo apoyan.

    Las decisiones gerenciales en cuanto a tecnologa de informacin

    tienen una importancia crucial para la prosperidad y supervivenciade una compaa.

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    1.2.5.4. Transformacin de la empresa de negocios

    Las organizaciones han aprovechado las oportunidades para dirigir y

    organizar, gracias a los cambios surgidos en su propia naturaleza.

    El nuevo estilo de la empresa de negocios es siendo menos jerrquica, se

    apoya en informacin casi instantnea para suministrar productos y

    servicios y adaptarlos de forma nica a mercados o clientes especficos.

    Estas nuevas orientaciones no se podran llevar a cabo sin la ayuda de las

    tecnologas de informacin.

    El nuevo estilo gerencial, ha sido logrado gracias a las Tecnologa de

    Informacin, ya que esto le permite apoyarse en compromisos, establecermetas, formar grupos de trabajo, orientar los empleados, con

    profesionalismo y conocimiento, para asegurar el funcionamiento correcto

    de la empresa.

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    Las organizaciones han experimentado transformacin, gracias a

    las tecnologas de informacin, ya que han aplicado con ello el

    conocimiento, aprendizaje y empleados ms independientes en latoma de decisiones.

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    1.3. Solucin de Problemas Empresariales con Sistemas de

    Informacin

    1.3.1. Toma de decisiones en los negocios

    Las decisiones acertadas que toman los administradores influyen en

    el xito que tenga una organizacin.

    Para la toma de decisiones dentro de la empresa, que impliquen el

    manejo de mucha informacin y procesamiento, es til que los

    administradores hagan uso de los sistemas de informacin, para

    hacerlo ms efectivo.

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    1.3.2. El proceso de toma de decisiones

    Descripcin del proceso en tres fases, segn el investigador Herbert

    Simon:

    1.3.2.1. Inteligencia: En esta fase observamos las experiencias, creencias

    e ideas. En los negocios, las experiencias pueden proporcionarnos

    millones de datos.

    1.3.2.2. Diseo: En esta fase, se disean los mtodos con el que se

    valoran los datos. Los mtodos son secuencias de pasos, frmulas,

    modelos y otras herramientas que nos permiten reducir de manera

    sistemtica las alternativas a un nmero manejable.

    1.3.2.3. Eleccin: Cuando nos queda un nmero reducido de alternativas,

    elegimos la alternativa que nos parece ms prometedora.

    1 3 3 Problemas estructurados y no estructurados

  • 7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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    1.3.3. Problemas estructurados y no estructurados

    1.3.3.1. Problemas estructurados: Son aquellos cuya solucindependen de una sola serie de pasos. Dado que el conjunto de datos es

    conocido y debe seguirse una secuencia conocida, un problemaestructurado, con datos idnticos siempre tendr la misma solucin.

    Ejem. Los problemas matemticos y fsicos.

    La mayora de los problemas en administracin no son tan fciles de

    resolver.

    1.3.3.2. Problemas no estructurados: En estos no hay un algoritmoque nos permita llegar a una solucin optima (ya sea porque no haysuficiente informacin sobre los factores que afectan la solucin oporque hay tantos factores potenciales, que no puede formularse ningn

    algoritmo que garantice una solucin correcta nica).

    La falta de estructura crea incertidumbre. Por ejemplo, no se puedegarantizar la produccin en un ao de una inversin determinada.

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    1.3.3.3. Problemas semiestructurados: Es aquel que no esta

    completamente estructurado. Ya que hay bastante conocimiento para

    limitar el numero de soluciones disponibles, pero no suficientes para

    garantizar 100% de certidumbre de llegar a una solucin optima.

    No puede considerarse estructurado porque hay demasiados factores

    que puede alterar el resultado final. Como ejem invertir en la bolsa de

    valores.

    1.3.3.4. Problemas programables: Se conoce con este nombre a los

    problemas estructurados porque es factible elaborar un programa para

    resolverlos.

    De esta forma los problemas no estructurados se consideran noprogramables, porque no hay posibilidad de elaborar un programa

    especifico para resolverlos.

  • 7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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    PROBLEMAS ESTRUCTURADOS PROBLEMAS SEMIESTRUCTURADOS

    Cuntos trabajadores son

    necesarios para integrar el personal

    de la lnea de produccin A?

    Cules son los beneficios de

    asociarse con Agrcola, S.A?

    Cul es nuestra cantidad optima

    de pedidos de la materia prima Z,

    con base en nuestra produccin?

    Dnde debemos establecer las

    siguientes cinco tiendas de nuestra

    cadena de venta al menudeo?

    Cuntas turbinas son necesarias

    para abastecer de energa a

    Santiago?

    Cmo reaccionara el consumidor si

    disminuimos 10% el precio de

    nuestro producto?

    Cul de nuestras regiones generael mayor ingreso por vendedor?

    Cul es la mejor campaa depublicidad para lanzar nuestro

    servicio financiero?

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    1.3.4. Administradores y problemas semiestructurados

    Los administradores de muchas organizaciones, deben de enfrentara diario problemas semiestructurados. Esto seria enfrentarse con

    varios cursos de accin posibles y el objetivo es elegir la alternativa

    que llevara al mejor resultado.

    1.3.4.1. Ejemplos

    Los gerente de recursos humanos enfrentan problemas

    semiestructurados cuando deben decidir a quien recomendar para un

    nuevo puesto, tomando en cuenta la formacin de la persona,

    capacidad para aprender y asumir nuevas responsabilidades.

  • 7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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    1.3.5. Componentes de SATD (Sistemas de administracin para la

    toma de decisiones)

    Los administradores utilizan los Sistemas de Apoyo para la toma dedecisiones SATD para el ahorro de tiempo y esfuerzo en la toma de

    decisiones.

    Se trata de sistemas de informacin de computo diseados para

    ayudar a los administradores a resolucionar una entre muchassoluciones, alternativas a un problema y para ayudar a las

    corporaciones a:

    Incrementar la participacin de mercado

    Reducir los costos, aumentar la rentabilidad

    Y Mejorar la calidad del producto.

  • 7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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    1.3.5.1.Modulo de administracin de datos:

    Es una base o deposito de datos, que permite a la persona encargada

    pasar por la fase de inteligencia de la toma de decisiones. Este modulo

    proporciona un medio para que el SATD seleccione datos de acuerdo

    con ciertos criterios, tipo de accin, rango de aos, etc.

    Por ejemplo, el acceso al sistema financiero SAP por parte de los

    usuarios para extraer el maestro de cuentas por cobrar del periodo

    enero-dic 2012 (ao contable).

    Administracin de

    Datos

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    1.3.5.2.Modulo de administracin de modelos:

    Para convertir los datos en informacin til, el usuario selecciona un

    modelo del modulo de administracin de modelos, que es una serie demodelos que utiliza el SATD para asistir en la toma de decisiones.

    Modelos provienen de investigacin matemtica o de las experiencias.

    Por ejem, La industria de lneas areas para aumentar sus ingresos hace

    uso de un modelo, con el cual asigna precios a los boletos, segnparmetros introducidos por los usuarios como fecha, salida, destino,

    etc.

    Adm. De

    modelos

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    1.3.5.3.Modulo de dilogo:

    Se refiere a la parte del SATD que permite al usuario interactuar con

    el.

    Este indica al usuario que seleccione un modulo, le permite acceder

    a la base de datos y seleccionar lo ms adecuados para el proceso de

    decisin o establecer criterios para seleccionar dichos datos.

    Dialogo

    C d SATD i i

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    Componentes de un SATD y su interaccin

    Dialogo

    Administracin de

    Datos

    Adm. De

    modelos

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    1.3.6. Diseo de Sistemas de apoyo para la toma de decisiones

    Una gran cantidad de organizaciones disean sus propios sistemas en

    especial si estos abordan problemas que son propios de la organizacin.

    Los administradores que quieran adquirir un nuevo SATD deben tener

    muy claro las circunstancias que justifican la inversin en tiempo de

    empleado y esfuerzo invertido en un proyecto de diseo.

    1.3.6.1. Cuando debe construirse un SATD?

    Antes de la administracin hacer un compromiso con un nuevo SATD,

    debe de tomar en cuenta varios factores que mencionarn ms adelante,puesto que la inversin en el diseo de cualquier sistema de informacin

    puede ascender a miles o millones de dlares.

  • 7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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    1.3.6.2. Tipo y estructura de un problema en la toma de decisiones:

    Algunos problemas estructurados o no estructurados son sencillos

    de resolver, solo con el sentido comn, pero cuanto menosestructurado sea el problema mas requerir el administrador de

    SATD para resolverlo.

    Cuando se requiere resolver problemas no estructurados, para los

    cuales existen muchos modelos como herramientas de anlisis ymuchos factores y parmetros que deben considerarse, los

    administradores se auxilian de un SATD.

  • 7/31/2019 Sistemas de Informacion Para La Administracion1

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    1.3.6.4. Frecuencia para la deteccin de problemas por parte de los

    administradores

    A mayor ocurrencia del problema, ms justificado ser el diseo deun SATD para resolverlo. Si el problema raras veces se presenta, el

    costo de diseo sobrepasar los beneficios.

    1.3.6.5. Usuarios del sistema

    Cuanto mayor sea el numero de posibles usuarios y ms alta laposicin de estos, mayor ser el impacto positivo que tendr un

    SATD.

    1.3.6.6. Desarrollo de proceso y los usuarios

    La administracin esta interesada en que los usuarios participen en

    el proceso de diseo de los SATD, tomando de su tiempo de labores

    regulares. Esto a travs de pruebas en simulaciones o pruebas del

    sistema.

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    BIBLIOGRAFIA:

    OZ, Effy, Administracin de Sistemas de Informacin 5ta edicin,

    Thompson Editores, 2007

    Laudon & Jane, Kenneth, Sistemas de Informacin Gerencial 8va

    edicin, Prentice Hall, 2005