Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

30
PEDOMAN PENYELENGGARAAN DAN PROSEDUR RM RUMAH SAKIT REVISI II 2006

description

menjelaskan tentang sistem penyimpanan rekam medis

Transcript of Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Page 1: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

PEDOMAN PENYELENGGARAAN DAN PROSEDUR RM RUMAH SAKIT REVISI II 2006

Page 2: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

• Memahami Pengertian sistem

penyimpanan RM

• Mampu menentukan cara

penyimpanan berkas rekam medis

• Mampu menentukan sistem

penyimpanan rekam medis

Tujuan Pembelajaran

Page 3: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

a. Sentralisasib. Desentralisasi

Sebelum menentukan sistem yang akan dipakai perlu terlebihDahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang diselenggarakandi dalam pengelolaan Instalasi Rekam Medis

1. Ada dua cara penyimpanan berkas di dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu:

Page 4: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

a. Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan cara penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.

Page 5: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Sentralisasi

1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis.

2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.

4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

5. Mudah untuk menerapkan unit record.

Kelebihan

Page 6: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

1.1. Petugas menjadi lebih sibuk, krn harus Petugas menjadi lebih sibuk, krn harus menangani unit rawat jalan dan unit menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.rawat inap.

2. 2. Tempat Penerimaan Pasien harus Tempat Penerimaan Pasien harus bertugas selama 24 jam.bertugas selama 24 jam.

Kelebihan dan Kekurangan Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Sentralisasi Cara Penyimpanan Sentralisasi

KekuranganKekurangan

Page 7: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

b. Desentralisasi

Desentralisasi ini diartikan Cara penyimpanan rekam medis pasien

pada tempat penyimpanan yang terpisah antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita yang dirawat.

Page 8: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Desentralisasi

Kelebihan

1. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

2. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

Page 9: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Kelebihan dan Kekurangan Cara Penyimpanan Desentralisasi

Kekurangan

1. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

2. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

Page 10: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing-tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit.masing rumah sakit.

1.1. Hal-hal yang mempengaruhi situasi dan Hal-hal yang mempengaruhi situasi dan kondisi tersebut al:kondisi tersebut al:Karena terbatasnya tenaga yang terampil, Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.rekam medis.Kemampuan dana RS terutama RS yg Kemampuan dana RS terutama RS yg dikelola oleh pemerintah daerah.dikelola oleh pemerintah daerah.

Page 11: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Sistem penyimpanan rekam medis, Sistem penyimpanan rekam medis, menurut Nomor dibedakan 3 yaitu:menurut Nomor dibedakan 3 yaitu:

1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System).

2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)

3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filliing System)

Page 12: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System)

Adalah Penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya.Misalnya:Keempat nomor rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu:07 55 20, 07 55 21, 07 55 22, 07 55 23

Page 13: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Nomor Langsung

Kelebihan

1. Mudahnya melatih petugas-petugas yg harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tsb.

Page 14: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Nomor Langsung

Kekurangan

1. Pada saat penyimpanan RM, petugas memperhatikan seluruh angka sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan. Makin besar angka yg diperhatikan, makin besar mebuat kemungkinan membuat kesalahan. Hal yg menyebabkan kesalahan tsb adalah tertukarnya urutan nomor, misal RM nomor 465424 tersimpan pd tempat penyimpanan nomor 465524

Page 15: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Kekurangan

2. Terjadinya pekerjaan paling sibuk terkonsentrasi pada rak penyimpanan nomor urut besar, yaitu RM dgn nomor terbaru.

3. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan krn tidak memungkinkan memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pd rak-rak penyimpanan tertentu

Page 16: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)

Adalah penyimpanan dengan sistem angka akhir.

Di sini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka.Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.

07Angka Ketiga

(Tertiary digits)

50Angka Kedua

(Secondary digits)

90Angka Pertama(Primary digits)

Page 17: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir (terminal Digit Filling System) ada 100 kelompok angka pertama (primary section) yaitu 00 sampai dengan 99.

Tata Cara Waktu Menyimpan:

Petugas harus melihat angka-angka pertama dan membawa RM tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang bersangkutan.Pada kelompok angka pertama ini RM-RM disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian RM disimpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pd kelompok angka ketiga (tertiary digits) yg selalu berlainan.

Page 18: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif dan efisien.

46-52-0247-52-0248-52-0249-52-0250-52-02

98-05-2699-05-2600-06-2601-06-2602-06-26

98-99-3099-99-3000-00-3101-00-3102-00-31

Lihat Contoh berikut Ini:

Page 19: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Keuntungan dan Kekurangan Sistem Angka Akhir

Keuntungan

1. Pertambahan jumlah RM selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (bagian/wilayah) di dalam rak penyimpanan.

2. Petugas – petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi: bagian 00-24, bagian25-49, bagian 50-74, bagian 75-99

Page 20: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Keuntungan

3. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah RM yg hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian.

4. RM yg tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pdsaat ditambahnya RM baru di bagian tersebut.

5. Jumlah RM untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

6. Dgn terkontrolnya jumlah RM, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).

7. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, krn petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan RM ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka

Page 21: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

3. Sistem Angka Tengah (Midle Digit Filling System)

Adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah.

Di sini penyimpanan RM diurut dgn pasangan angka –angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir.

Dalam hal ini angka yg terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama. Pasangan angka yg terletak paling kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.

Page 22: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Lihat Contoh di bawah ini:Lihat Contoh di bawah ini:

58-78-9658-78-9758-78-9858-78-9959-78-0059-78-01

99-78-9699-78-9799-78-9899-78-9900-79-0000-79-01

Pd contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah RM Pd contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah RM (58-78-00) sampai dgn (58-78-99) berada dalam (58-78-00) sampai dgn (58-78-99) berada dalam

urutan langsungurutan langsung

Page 23: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Keuntungan dan Kekurangan Sistem Angka Tengah

1. Memudahkan pengambilan 100 buah RM yg nomornya berurutan.

2. Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah dari pada penggantian sistem nomor langsung.

3. Kelompok 100 buah RM yg nomornya berurutan, pd sistem nomor langsung adalah sama persis dgn kelompok 100 bh RM untuk sistem angka tengah.

4. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pd rak penyimpanan, jika dibandingkan dgn sistem nomor langsung tetapi masih belum menyamai sistem angka akhir.

5. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada bagian penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan dapat dicegah.

Keuntungan

Page 24: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Keuntungan dan Kekurangan Sistem Angka Tengah

Kekurangan

1. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.

2. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila RM dialihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif.

3. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dgn baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka.

Page 25: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Hal-hal yg perlu diperhatikan dalam perubahan sistem angka tengah ke sistem angka akhir

1.1. Pengamatan thd RM yg keliru meletakkan dalam urutan Pengamatan thd RM yg keliru meletakkan dalam urutan nomor.nomor.

2.2. Memastikan (mengecek) bahwa semua nomor harus ada Memastikan (mengecek) bahwa semua nomor harus ada dalam satu bagian, jika ada yang tidak ditempatnya dalam satu bagian, jika ada yang tidak ditempatnya diberi tanda dimana RM itu berada.diberi tanda dimana RM itu berada.

3.3. Gantikan sampul yang rusak dengan sampul (map) yang Gantikan sampul yang rusak dengan sampul (map) yang baru.baru.

4.4. Semua nama dan nomor RM dicek dengan indeks nomor Semua nama dan nomor RM dicek dengan indeks nomor atau register penderita.atau register penderita.

5.5. Jika ruangan penyimpanan adalah tempat yang sama, Jika ruangan penyimpanan adalah tempat yang sama, maka segala isi ruangan harus dikeluarkan terlebih maka segala isi ruangan harus dikeluarkan terlebih dahulu, agar penataan ruangan dan wilayah/bagian dapat dahulu, agar penataan ruangan dan wilayah/bagian dapat diatur.diatur.

6.6. Pada waktu pemindahan RM harus disortir untuk Pada waktu pemindahan RM harus disortir untuk dikelompokkan menurut angka primer (primary digits), dikelompokkan menurut angka primer (primary digits), lalu menurut angka2 kedua (secondary digits), dan lalu menurut angka2 kedua (secondary digits), dan kemudian menurut angka-angka ketiga (tertiary digits).kemudian menurut angka-angka ketiga (tertiary digits).

7.7. Lebih baik perubahan dilakukan oleh petugas khusus Lebih baik perubahan dilakukan oleh petugas khusus penyimpanan. penyimpanan.

Page 26: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Hal-hal yg diperhatikan pada Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan:

1. Alat penyimpanan yg baik.

2. Penerangan yang baik.

3. Pengaturan suhu yang cukup.

4. Pemeliharaan ruangan yg teratur.

5. Keselamatan Kerja Petugas

6. Ruang administrasi petugas Penyimpanan

Page 27: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Alat Penyimpanan RM yg Alat Penyimpanan RM yg umum dipakai, yaitu:umum dipakai, yaitu:

1.1. Rak terbuka (Open Self File UnitRak terbuka (Open Self File Unit2.2. Lemari Lima Laci (Five-drawer file Lemari Lima Laci (Five-drawer file

cabinet )cabinet )3.3. Roll O’ Pack (terdiri dari rak file statis Roll O’ Pack (terdiri dari rak file statis

dan dinamis)dan dinamis)

Page 28: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Rak terbuka lebih dianjurkan Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya, dengan alasan:pemakaiannya, dengan alasan:

• Lebih murah.Lebih murah.• Petugas dapat mengambil dan Petugas dapat mengambil dan

menyimpan RM lebih cepat.menyimpan RM lebih cepat.• Menghemat ruangan dengan Menghemat ruangan dengan

menampung lebih banyak RM dan tidak menampung lebih banyak RM dan tidak terlalu makan tempat.terlalu makan tempat.

Jarak antara dua buah rak untuk lalu Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan 90 cm.lalang, dianjurkan 90 cm.

Page 29: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

Hal-hal yang diperhatikan dalam Pelaksanaan Hal-hal yang diperhatikan dalam Pelaksanaan sistem penyimpanan RM di RSsistem penyimpanan RM di RS

Harus ada:Harus ada: Kebijakan tentang penyimpanan RM.Kebijakan tentang penyimpanan RM. Prosedur tetap Penyimpanan RM.Prosedur tetap Penyimpanan RM. Inventarisasi peralatan di ruang penyimpananInventarisasi peralatan di ruang penyimpanan Laporan dan evaluasi penyimpanan RM.Laporan dan evaluasi penyimpanan RM.

Page 30: Sistem Penyimpanan by Ahmad Rifai

SekianSekian

TERIMA KASIHTERIMA KASIH