SISTEM PENGOLAH DATA ELEKTRONIK

(ELEKCTRONIC DATA PROCESSING)

Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple, aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi maskapai penerbangan, dll.Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi pengolahan dan ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan manipulasi), sehingga audit EDP concern pada kelayakan pengendalian sistemnya (control)

SISTEM INPUT

1. SISTEM INPUT BERBASIS KERTASYaitu input kedalam sistem akuntansi dibagian sistem akuntanis didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.

Persiapan dan pengisian dokumen sumber Dokumen seperti order penjualan disiapakan secara manual Dokumen sumebr yang telah diisi lengkap dikirim ke departemen pengolahan data

untuk dimasukkan kedalam sistem komputer

Pengriman dokumen sumber ke bagian pengolahan kata

Batch kontrol total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian data atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data

Data transfer log1. Data Entry : setelah dokumen sumber seperti faktur diterima oleh departemen

pengolahan data, dokumen itu secara manual diketikkan menggunakan PC dan disimpan dalam disk

2. File input di check oleh Key Verification : suatu prosedur pengendalian berguna untuk mendeteksi kesalahan pengetikan

3. Key verification : seorang memandingkan dokumen sumber dengan file data tercetak

4. Program data editing : semua data dipastikan benar-benar di edit guna menjamin valditas nilai data.

Teknik Program Editing Data

Teknik program editing yang diterpakan untuk setiap struktur data : carakter, fields, records dan files.

Tabel Lookup Digunakan untuk mengedit kewajaran dengan membuat file tabel yang berisikan nilai yang legal untuk setiap field dalam tabel

Limit test Audit Operasi Berkesinambungan

Data yang lolos limt test, baik dengan cara menahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan cara mengelompokkan data untuk dapat di audit setelah proses pengolahan selesai

Check Digit Digit ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal penambahan bit piranty kedalam sebuah byte. Biasanya dihitung dengan menggunakan rumus matematika serta sering digunakan karena tingginya reliabilitas prosedurnya.

Valid code CheckVariasi dari tabel lookup jika file tabel tersebut memuat kode valid

2. SISTEM INPUT TANPA KERTASMerupakan transaksi yang direkam langsung kedalam jaringan komputer dan kebutuhan untuk pengetikan dokumen sumber dieliminasi

Permasalahan yang timbul adalah hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit

1. Dokumen sumber 2. Perbaikan 3. Data entry

Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi atau register transaksi. Dilakukan dengan merekam semua input kedalam file khusus yang secara otomatis membuat tanda (tag ) untuk mengidentifikasi transaksi

Penandaan (tagging ) Adalah informasi yang terkai dengan audit ditambahkan kedalam data transaksi semula

Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia Contoh sistem input tanpa kertas Sistem entri data manual online

Pengguna secara manual mengetikkan transaksi kedalam sistem komputer

Sistem identifikasi secara otomatis Barang dagangan dan item lain diberi kode dan dapat dibaca oleh mesin

Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia diproses melalui 2 fase

1. Entri data dan ending data

2. Pengiriman data ke sistem aplikasi hostTransaksi mungkin saja dimasukkan kedalam salah satu komputer dan kemudian ditransfer ke komputer lain untuk diproses

Sistem Tanpa Kertas Tidak Memerlukan Intervensi manusia1. Networked Veding Machine (NVM ), contohnya : ATM2. Electric Data Interchange (EDI )

Contohnya : penerimaan order pembelian dan order penjualan diterima dapat ditangani tanpa intervensi manusia

SISTEM PEMROSESAN

1. . SISTEM PEMROSESAN BERBASIS KERTAS Secara virtual, semua sistem berbasis – kertas dalam pengolahan pemrosesan transaksi

biasanya berorientasi Batch. Kelemahan utama dari sistem pengolahan batch adalah file dan lapiran tidak up to date Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan meperbarui file yang diakses secara

berurutan atau secara acak

Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan

contoh flowchart sistem pemrosesan file berurutan :

Invoices Dataterminal

Processinput

1 2

Transactionfile

Batchbalance A

3

Tahapan-tahapan :

1) Mempersapakan file transaksi : melakukan editing data dan valdasi. Kemudian record didalam file transaksi di urutkan sesuai dengan urutans dalam master file

2) Memperbarui master File : record dalam file transaksi dan master file dibaca satu per satu dan dituliskan kedalam suatu file master baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.

Transactionfile

Editprogram

Good datafile

Sort tomaster filesequence

Controlreport

Rejecteddata

Controlprocedure

A

Reconcile

Controlreport

14 13

Sortedtransaction

file

8 Controldata

Master fileupdate

10Old master

file

Oldmaster

Transactionfile Retain for

backup

12

15Newmaster

11

3) Memperbarui buku besar Setiap organisasi harus memilki sistem akuntansi buku besar. Data harus dikumpulkan, dicatat, dikelompokkan, dan dimasukkan kedalam catatan yang sesuai untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan. Sistem buku besar merupakan batu penjuru dari sitem akuntansi Contoh gambar master file soon-father –grandfather

2 aspek utama pada operasi sistem buku besar yang terkomputerisasi Pemrosesan langsung program buku besar : biasanya dijalankan satu

kali sebulan Pemrosesan pada sistem aplikasi komputer yang lian untuk

menyediakan input bagi sistem buku basar

4) Membuat laporan buku besar. Line coding

- Pembuatan laporan memerlukan kaitan antar rekening buku besar dengan laporan yang akan ditamplkan

- Langkah prosedural yang dilaksanakan dengan mebuat tabel lookup antar file buku besar yang diperbarui dengan membuat tabel lookup anatara file buku besar yang diperbarui dengan file tabel ilne coding.

Pemrosesan batch dengan Memperbarui File Akses-AcakTahapan-tahapan :

1. Sebuah record dalam file transaksi dibaca 2. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak record yang

terkait dalam master file.3. record dalam master file diperbarui dalam meori kemudia ditulis ulang

dalam file data.

6 –

Oldmaster

fileFather Next

fileupdate

Fileupdate

Newmaster

fileSon

lustrasi pemrosesan Batch dengan meperbarui file acak aplikasi faktur baru : menyimpan file piutang dagang pemrosesan bukti penerimaan kas : pembayaran pelanggan diterima dalam

suatu kotak pos khusus guna memisahkan penerimaan cek dari surat-surat berharga dan meminimalkan jumlah karyawan yang menangani cek tersebut.

Gambar Aplikasi Penerimaan kas :

Sistem balancing ( harian )

Pemrosesan bukti pembayaran ( harian )

6 –

Billingdata

Fileupdate

Openitem

accountsreceivable

A

Controlfile

File controlsummary

Review andapprove

6 –

B

Depositreport

Reconcile

Bankstatement(Monthly)

System Balancing (Daily)

Systembalancing

C D

Controlfile

Banksummary

fileActivity

file

2. SISTEMPEMROSESAN TANPA KERTAS

Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas Pada dasarnya sama dengan pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan dengan kertas, perbedaannya ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.

Pemrosesan Real-Time sistem pemrosesan tanpa kertas Manfaat utamanya adalah memungkinkan pemrosesan dilakukan secara real-time . sistem real time online (OLRS) memproses transaksi langung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasikan secra kelompok, tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.

6 –

Post officeCheck

remittances

Checkendorsement

D

Data entry

Cash receiptstotal

Depositslip

A

BActivity

fileC

Open itemaccounts

receivable

6 –

Data entryReconcile

Cash summaryreport

Banksummary

fileD

Cash summaryreport

Depositregister

D

Reviewandsign

D

Tipe pemrosesan pada OLRS1) Pada siste respon atau inquiry

Tidak menginput data pemrosesan, hanya meminta informasi . sistem ini didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk menyediakan informasi Contohnya : pada saat karyawan bank mengecek apakah saldo rekening seorang pelanggan cukup untuk membayar cek yang akan dicairkan.

2) Pengguna sistem entri dataBerinteraksi aktif dengan sistem input. Data disimpan oleh OLRS tetapi diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompokContoh : sebuah toko bisa saja merekam transaksi penjualan real-time sepanjang hari kemudian seluruh transaksi sepanjang hari itu diproses pada malam hari.

3) Pengguna sistem pemrosesan fileAktif berinterkasi dengan data inputContoh : sebuah toko eceran merekam dan memproses transaksi penjualan secara langsung, merekam tagihankedalam rekening peanggan bersamaan saat penjualan terjadi. Sekalipun demikian transaksi belum selesai sebelum pelanggan dikirimi ttagihan pada akhir bulan.

4) Sistem pemrosesan penuh atau transaksi Pengguna aktif berinterksi dengan inputPerbedaan sistem ini dengan pemrosesan file adalah sistem ini satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada transaksi diinputkan kedalam sistem.

Tingkat ekonomis OLRS Kelebihan sistem OLRS dibandingkan sistem Batch

Pada sistem pemrosesan transaksi secara langsung dan respon yang cepat terhadap inquiry

Kekurangan OLRS dibandingkan sistem Batch - Biaya penerapan tinggi dan operasi sistem cukup rumit

- OLRS lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras atau lunak

- Rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagaia akibat adanya kesalahan sistem operasi

3. SISTEM PENJUALAN REAL-TIME Menggunakan teknologi informasi kotemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem

a. Komponen sistem Penjualan Real –Time

Sistem pos ( Point of Sales )Sistem mengumpulkan data penjualan eceran dengan data dikumpulkan pada titik penjualan tersebut selesai Gambar Sistem POS real-time

Teknologi Bar Coding Identifikasi input penjualan secara otomatis adalah suatu hal yang esensial bagi sistem real-time. Oleh karena itu, barcode dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner

Sistem Pemesanan EDI Pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi.

b. Pemrosesan Tarnsaksi Pada sistem Penjualan Real-Time

Urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari suatu sistem ke sistem lain, namun pemrosesan pemesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah :

6 –

Processor

Reports

POSterminals

Salesslips

Reports

Sales InventoryAccountsreceivable

Generalledger

Otherterminals

Customerinput via

WebbrowserInternet

forecastcustomer’ssales order

send customerelectroniccatalog

Vendor EDI Retailer >

Penjelasan:

1. Mengirim katalog elektronik dalam pemrosesan pesananMelalui EDI yang memuat produk yang ditawarkan pemasok

2. Memperkirakan pesanan penjualan pelanggan Perusahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan di masa akan datang .

3. Menerima pesanan dan menerjemahkan pesanan yang diterima Fase- fase : Penerimaan pesan secara fisik

Dapat berupa pesan e-mail dan sistem EDI Validasi, deskripsi, dan pengecekkan keaslian

Dokumen EDI biasanya memuat dua nomor pengendalian, satu nomor diawal pesan dan satu lagi di akhir. Kebenaran password juga dicek. Pesan diterjemahkan dalam format yang dapat dikenali oleh sistem akuntansi perusahaan. Terakhir dokumen diberi nomor urut internal.

4. Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima

sendacknowledgementsend order toinventory orproduction

>

ship goods

Vendor EDI Retailer

transmit advanceshipping notice

>

Surat pemberitahuan transmisi : hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima

Surat pemberitahuan fungsional : memuat informasipesan telah diterima dan laporan secara rinci item pesanan

Surat pemberitahuan transaksional : verifikasi penuh tentang semua data pesanan yang ada dalam order yang diterima pemasok.

5. Mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi Informasi barang yang dipesan dikirim kebagian produksi atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut. Pemrosesan di dalam departemen produksi atau gudang akan didiskusikan lebih rinci.

6. Membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim Tujuannya agar konsumen tahu tanggal berapa barang yang dipesan diterima. Pemberitahuan ini juga memuat nomor order pembelian pelanggan, kuantitas barang, bercode untuk identifikasi otomatis . dalam banyak perusahaan, surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan.

7. Mengirim barang Departemen pengiriman barang akan menscan item persediaan disaat persediaan tersebut dikemas . Dengan cara ini, sistem secara otomatis mengecek kesesuaian bercode barang yang dipak dengan bercode yang tercantum dalam surat pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis.

c. Pertimbangan Khusus pengendalian Internal Ada pengendalian tertentu yang terkait dengan sistem penjualan secara real-time :

Order pelanggan dapat diproses ntanpa campur tangan dan otorisasi manusia, akibatnya pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan

Pemisah tugas ala – tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan Banyak dokumen tradisional di eliminasi dalam sistem berbasis EDI

SISTEM OUTPUT

Sistem output berbasis -kertas yang berorientasi batch dengan pemrosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output

Sistem tanpa kertas yang online dan real time cenderung menghasilkan sedikit output

Pengendalian Output

Dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan secara benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor

didalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan pelaporan periode lalu. Control total harus dicocokkan dengan control total yang dihasilkan secara independen oleh operasi pemrosesan data.

Kelompok pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pemgendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.