1

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

PENGELOLAAN OBAT

Dr. Satibi, M.Si., AptFakultas Farmasi UGM

Disampaikan dalam workshop Mutu dan Kualitas manajemenlogistik dan pelayanan Farmasi Klinik

Fakultas Kedokteran UGM, 23 Maret 2017

KEBIJAKAN PENGELOLAAN OBAT

1. Menjamin ketersediaan obat yang aman berkhasiat dan jumlah cukup

2. IF sesuai dengan standar

3. Pengelolaan instalasi farmasi sesuai dengan pedoman

4. Menerapkan e – logistic untuk pencatatan distribusi dan evaluasi obat di IF

5. Melakukan pelaporan secara periodik

PERSEDIAAN

Modal yg diinvestasikan

40%

Persediaan Aset yang paling mahal

Manajemen persediaan yang baik

Sangat penting

Distribution

Procurement Use

Management SupportPlanning and AdministrationOrganization and Management

Information ManagementHuman Resources

Selection

Drug Management Cycle

Management Information system

• A combination of computers and people that is used to provide information to aid in making decisions and manage a firm

The Information Systems Pyramid

Executive

level

Management Information

Systems

Operational System:

-selection Planning and Administration

- Procurement Organization and Manage

- Distribution Human Resource

- Use Information Management

Strategic planningPeriodic Queries

Operational ControlTransactional data

Schedules and on Demand reports

Management Control

Information Systems Components

Manual Procedures and Business Process

Individuals, Groups, Departments, Enterprise-wide, Customers, Trading partners

Data, Information, Knowledge

System SW, Application SW

Computer• Server• PC• MobileNetworking

Logistic Health

Information System

Selection

Procurement

Inventory Control

Distribution

Use of drugs

Accounting

Performance indicator

pengelolaanobat

Maintenance

INTEGRATED LOGISTIC

INFORMATION SYSTEM

Selection

Database eksternal

(e-Catalog)

Master Database Suppliers

Database

FormulariumRS

Master Database

Drugs

DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI

DATABASE SUPPLIERDATABASE SUPPLIER

Nama Supplier

Alamat Supplier

No. Telp

Nama Ka.Cabang

NamaPIC/Salesman

No. TelpPIC/Salesman

DATABASE PERBEKALAN

DATABASE PERBEKALAN

Kode Perbekalan

Nama Perbekalan

Bentuk Sediaan

Satuan

Kelas Terapi

Pabrik/Manufactur

Harga PokokPenjualan

PROCUREMENT

Master Data Suppliers

Perencanaankebutuhan

ModulInventory

Control

Data Pemesanan

Data Penerimaan

Forecasting

E-Procurement

INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM

Pemesanan

TanggalPemesanan

NamaSupplier

NomorPemesanan

NamaPerbekalan

Jumlah

HargaSatuan

Diskon

Harga Total

DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI

TERINTEGRASI Penerimaan

TanggalTerima

NamaSupplier

NomorFaktur

NamaPerbekalan

Jumlah

Harga Satuan

Diskon

Harga Total

No. Batch

Tanggal

ED

INVENTORY

CONTROL

Modul

Distribusidata suhu dankelembaban

Ruangan

CCTV System – fitur

lockdown

ModulProcurement

Min-max Stock

Mutasi / Pergerakan

obat

INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM

Pengelolaan Stok- inventory Control

• Sietem Pareto (ABC)

• Sistem EOQ

• Sistem level stok (minimal dan maksimal level stok)

• Safety Stock (buffer stok)

• ROP (Reorder Point)

• Lead Time

Model ABC (Always Better Control)

• Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :

•• Kel Jumlah item Jumlah nilai•• A 20% 75%• B 30% 20%• C 50% 5%• 100% 100%•

ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

50

40

30

Klas B

20

10

Klas C

0

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan

%BiayaPemakaian

Rumus mathemetic Smin dan Smax

Safety Stock (SS)

SS = (LT x CA)

Smin (Stok minimum)

Smin = (LT x CA) + SS

= 2 SS

Smax (stok maksimum)

Smax = Smin + (PP x CA)

Rumus mathematic:

Jika terjadi outstanding back orders (SB), maka rumusnya:

Qo = CA x (LT+PP)+SS+SB-(S1+S0)

Qo = CA x (LT + PP) + SS – (S1+So)

Gambar. Economic Order Quantity

Model EOQ (Economic Order Quantity)

• Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnyafasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biayapemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanandan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanyaoptimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangunpersediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.

• Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumusJumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)

• EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co

• Cm . U Cm . U S

•

• Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)

• Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun

• S : Jumlah permintaan setahun

• U : Cost per unit

Data Pergerakan ObatData Pergerakan Obat

Kode Obat

Nama Obat

Saldo Awal

Jumlah ObatMasuk

Jumlah ObatKeluar

Saldo akhir

HPP

DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI

DISTRIBUTION

ModulInventory

Control

E-Prescribing

System

ModulOrdering di

bangsal/unit layanan

Modul TransaksiPasien RI-RJ

INTEGRATED LOGISTIC INFORMATION SYSTEM

Alur PELAYANAN RESEP di Apotik

Depo

Farmasi

Pemeriksaan

Penyiapan obat + pemasangan etiket

Pencetakan etiket

Persetujuan pasien

tidak ada masalah

Skrining Resep

PasienResep

Depo

FarmasiAda masalah

Nomor tunggu

DOKTER

Penyerahan Obat

Informasi & Verifikasi Pasien

R/

no

R/

R/

R/

no

DispensingSuatu proses penerimaan sampai pemberian obat kepada seorang

pasien berdasarkan resep

• Good Dispensing Practice

OBAT BETUL BENTUK OBAT EFEKTIF

DOSIS DAN KUANTITAS BENAR

PASIEN BENAR

WADAH EFEKTIF INSTRUKSI JELAS

Recieve & confirm

Interpret & verify

Preparing& labeling

Record & endorse

Supply & councel

DISPENSING

Nomor Registrasi

Nama Obat

Dosis Obat

Jumlah Obat

Aturan Pakai

Keterangan Lain

E-Prescribing

Nomor Rekam Medis

Identitas Dokter

Identitas Pasien

Nama Poliklinik/bangsal

Riwayat Alergi

Riwayat Obat yang diminum sebelumnya

DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI

Pemesanan dari bangsal/unit layanan

NomorPemesanan

TanggalPemesanan

Kode Perbekalan

Nama Perbekalan

JumlahPerbekalan

HPP

Harga Total

USE OF DRUGS

ModulInventory

Control Drug Interaction

Checker

DRPs Checker

Medical Record

Evaluasipenggunaan

(Laporan)

Drug Information

INTEGRATED LOGISTIC

INFORMATION SYSTEM

LaporanPenggunaan

Obat

Narkotika

Psikotropika

Antibiotika

Generik

Medical Record

Nama Pasien

NomorRekam Medis

Tanggal Lahir

RiwayatPenggunaan

Obat

RiwayatAlergi

DokterPenanggung

jawab

LaporanPergerakan Obat

Fast Moving

Slow Moving

Dead Stock

Kadaluarsa

DATA YANG DIBUTUHKAN DALAM

SISTEM INFORMASI

Accounting

NilaiPersediaan

HargaPokok

Penjualan

Pendapatan

TransaksiPenjualan

Profit Margin

BiayaPembelian

Obat

Adjustment Obat

Performance Indikator

pengelolaanObat

Inventory Turn Over Ratio

Ketersediaan obat

Kecukupan danapengadaan obat

Ketepatanperencanaan obat

Persentase obatrusak dan ED

Ketaatn terhadapformularium/fornas

FrekuensiPengadaan

Dashbord: Performance Indikator PengelolaanObat

MAINTENANCE

• mencatat terjadinya kesalahan-kesalahan penggunaan modul-modul didalam sistem informasi Rumah Sakit oleh userError report

summary

• mencatat anomali pada modul-modul dalam sistem informasi(bug, crash, dan unresponsive system) yang berasal dari kodepemrograman sistem informasi

Bug report summary

• mencatat kegiatan penanganan semua error dan bug yang terjadiTroubleshooting

• System yang ada perlu perbaikan atau penambahan modulatau variabelUpdate

Terima Kasih