Sistem Penataan Arsip Rekam Medis

SISTEM PENATAAN ARSIP REKAM MEDIS

Anna N. Nuryani, Dra

PengertianRekam Medis

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan cacatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

PengertianRekam Medis Inaktif

Rekam Medis yang telah disimpan minimal selama 5 tahun di unit rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah pasien meninggal.

Pertimbangan Dalam Sistem Retensi

Volume risetRata-rata kunjungan kembali pasien rawat Inap/JalanPeraturan pemerintah/Ketentuan yang berlakuBiaya bila dimikrofilmkan

DASAR HUKUM

Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis

Peraturan Pemerintah RI No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun 1999 tentang tatacara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

Surat Edaran Dirjen Yanmed Th.1995 No.HK.00.06.1.501160 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

JADWAL RETENSI

No. KELOMPOK

AKTIF INAKTIF

RJ RI RJ RI

12345678

UmumMataJiwaOrthopediKustaKetergantungan obatJantungParu

5 th5 th10 th10 th15 th15 th10 th5 th




PenyusutanRekam Medis

Pemindahan RM aktif RM Inaktif

Dinilai TimPenilai

RM adaNilai Guna

RM Tdk adaNilai Guna

DimusnahkanRM Rusak

Tidak Terbaca

RM Tertentu Dilestarikan

ALUR PROSES PENYUSUTAN

TATACARA PEMINDAHAN REKAM MEDIS AKTIF MENJADI INAKTIF

Pengertian Pemindahan : Kegiatan memindahkan arsip inaktif dari centarl file yang terdapat di unit kerja ke pusat arsip.TATA CARA PEMINDAHAN :1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.2. Setelah 5 th dari kunjungan terakhir RM dipisahkan di ruang lain.3. RM Inaktif dikelompokkan sesuai dengan

tahun terakhir kunjungan

PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

Adalah proses penetapan nilai arsip/dokumen yang dibuat atau diterima selama kegiatan organisasiPenilaian mengandung unsur :1. Penetapan masa simpan arsip dalam rangka jadwal retensi2. Penetapan arsip yang disimpan permanen dlm rangka penetapan arsip yang dapat di musnahkan

METODE PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yg telah memenuhi syarat RM inaktifProsedur penilaian RM (lihat bagan penilaian)Lembar RM yang dipilah adalah : lembar masuk dan keluar, resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar persetujuan, lembar kematian.Berkas RM tertentu disimpan di ruang inaktif.Lembar RM sisa dan RM rusak/tdk terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur dan bertanggungjawab kepada komite Rekam Medis/komite Medis, anggota : tenaga RM senior, tenaga perawat senior dan petugas terkait.

RMInaktif

Ketentuan Umum

Ketentuan khusus : anak, jantung, mata, jiwa dst

Ketentuan tertentu di Rumah Sakit

Lembar RM yg terpilah :1.Ringkasan masuk keluar2.Resume3.Lembar operasi4.Lemb. persetujuan5.Identifikasi bayi lahir6.Lembar kematian

Lembar RM sisa, setelah diambil lembar tsb. diatas

RM Tertentu

RM rusak dan tidak terbaca

Dilestarikan

Dimusnahkan

PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

TIM RETENSI

PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF

Disimpan di ruang lainDisimpan ditempat penyimpanan yang disewakanDisimpan dalam bentuk mikrofilmDisimpan dalam media lain

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Artinya suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilaksanakan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya.

TATA CARA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Pembentukan Tim Pemusnahan yang terdiri dari unsur rekam medis dan tata usaha dan dikukuhkan dengan SK Direktur.Tim membuat daftar arsip yang meliputi :1. No. Urut.2. Nomor RM3. Jangka waktu penyimpanan4. Diagnosis terakhir

(Lanjutan)Pelaksanaan pemusnahan :- Dibakar - Dicacah atau dilebur secara kimiawi- Pihak ke 3 disaksikan tim pemusnahTim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani ketua dan sekretaris serta diketahui Direktur RS.Berita acara pemusnahan yang asli disimpan di RS lembar ke 2 dikirim ke pemilik RSKhusus berkas RM rusak dpt langsung dimusnahkan, dengan membuat pernyataan diatas segel oleh direktur RS.

DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YANG HARUS DIPERTAHANKAN ( DISIMPAN )A. KASUS UMUMRingkasan/lembar masuk keluarResumeLaporan OperasiPersetujuan/Penolakan tindakkan medisSurat pernyataan pulang paksaIdentifikasi BayiHasil Pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi yang penting :

- Hasil PA- Ct. Scan- MRI

Sisanya dimusnahkanB.KASUS KHUSUSKasus Kriminal : Perkosaan, pembunuhan, ,dsb.Pasien orang asingOperasi plastikPenyakit JiwaSterilisasi AmputasiAdopsi

DAFTAR ARSIP REKAM MEDIS YANG DAPAT DIMUSNAHKAN

No. No. No. Dirawat Th.Kujungan

Urt Register Rekam Medis N a m a Diagnosa Akhir Masuk Keluar Terakhir Keterangan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Sistem Penataan Arsip Rekam Medis

Documents

Transcript of Sistem Penataan Arsip Rekam Medis