Sistem Informasi SKPI UIN Syarif...

1

SistemInformasiSuratKeteranganPendampingIjazah(SKPI)UniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullahversion1.0PedomaniniberisipenggunaanAplikasiAcademicInformationSystem(AISModulSKPI)PusatTeknologiInformasidanPangkalanDataMaret2018

2

KATAPENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur marilah kita panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala

rahmat dan karunia-Nya sehingga Buku Sistem Informasi Surat Keterangan

Pendamping Ijazah (SKPI) Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah ini dapat

diwujudkan.AdanyasisteminimerupakanbuktiakantekaddariPimpinanUniversitas

IslamNegeri SyarifHidayatullahuntukmeneingkatkan tatakelola teknologi informasi

sehinggadapatmeningkatkanlayanansisteminformasi.

Sesuai dengan arah pengembangan sistem informasi Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullahyangterintegrasi,makasemuadataSKPIjugaterintegrasidengandataE-

Campus (Academic Information System/ AIS) Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah.

Buku Pedoman Pengelolaan Sistem Informasi SKPI ini dibuat secara lengkap

berdasarkan role/ group pengguna, agar masing-masing pengguna bisa melihat dan

memahami apa yangmenjadi tugas dan fungsinya. Group pengguna SKPI Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah terdiri dari 3 yaitu Mahasiswa, Dosen, dan Admin.

SedangkankategoripenggunaAdmindibagilagimenjadiAdminProdi,AdminFakultas,

danAdminUniversitas(BagianAkademikdanBagianKemahasiswaandanAlumni).

Akhirnya dengan ini kami mengharapkan buku ini dapat dijadikan petunjuk,

memberikanmanfaatdandipergunakandengansebaik-baiknya.

Jakarta, 12April2018

KepalaPusatTeknologiInformasidanPangkalanData(Pustipanda)

UniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullah

NashrulHakiem,Ph.D

3

DAFTARISI

KATAPENGANTAR............................................................................................................................2DAFTARISI..........................................................................................................................................31. Pendahuluan..............................................................................................................................42. AdminUniversitas(Akademik)...........................................................................................42.1. KategoriCapaianPembelajaran......................................................................................43. AdminFakultasdanProgramStudi(Akademik)...........................................................63.1. CapaianPembelajaran........................................................................................................63.2. LaporanSKPIMahasiswa...................................................................................................84. Dosen..........................................................................................................................................104.1. VerifikasiPrestasiMahasiswa.......................................................................................105. Kemahasiswaan......................................................................................................................115.1. MasterTingkatPrestasi...................................................................................................115.2. MasterJenisPrestasi.........................................................................................................135.3. MasterKategoriPrestasi.................................................................................................145.4. ProsesPrestasiMahasiswa.............................................................................................166. Mahasiswa.................................................................................................................................176.1. PrestasiMahasiswa...........................................................................................................17

4

1. PendahuluanSurat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) merupakan dokumen tambahan penting

yangditerbitkansebagaipendampingijazahdantranskripakademiksebuahperguruan

tinggi. SKPI memuat identitas lulusan beserta penghargaan/ prestasi, keahlian/

kompetensi,danpengalamanlainnyaselamastudi.Selainitujugamemuatidentitasdan

kualifikasi program studi, fakultas, serta perguruan tinggi. Sertifikat ini juga berisi

kategori capaian pembelajaran berupa kemampuan kerja, penguasaan pengetahuan,

dansikapkhususlulusan.SKPIUniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullahdituangkan

dalamKeputusanRektorNomor722Tahun2016.

Kategori/grouppenggunaSKPIUniversitasIslamNegeriSyarifHidayatullahterdiridari

3yaituMahasiswa,Dosen,danAdmin.SedangkankategoripenggunaAdmindibagilagi

menjadi Admin Prodi, Admin Fakultas, danAdminUniversitas (BagianAkademik dan

Bagian Kemahasiswaan dan Alumni). Alur proses dimulai dari Mahasiswa yang

memasukkan data penghargaan/ prestasi, keahlian/ kompetensi, dan pengalaman

lainnya selama pendidikan. Selanjutnya, data tersebut diverifikasi oleh Dosen

PembimbingAkademikdanAdminProgramStudi.Validasidataterakhirdilakukanoleh

BagianAkademiksampaidenganpencetakanSuratKeteranganPendampingIjazahdan

Bagian Kemahasiswaan dan Alumni pendataan penghargaan prestasi mahasiswa dan

sebagainya.

Sesuai dengan arah pengembangan sistem informasi Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullahyangterintegrasi,makasemuadataSKPIjugaterintegrasidengandataE-

Campus (Academic Information System/ AIS) Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah.

2. AdminUniversitas(Akademik)2.1. KategoriCapaianPembelajaranPada menu kategori Capaian Pembelajaran admin dapat menentukan kategori yang

nantinya akan dimasukkan sub kategori capaian pembelajaranmahasiswa UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Pendataan &

Utility,Civitas,CapaianPembelajaran,kemudianKategoriCapaianPembelajaran.

Sepertipadagambarberikut:

5

kemudianakanmunculhalamanberikut:

Pada gambar tersebut masih terdapat 3 Kategori Capaian Pembelajaran. Berikut

beberapafungsiyangadapadaModulKategoriCapaianPembelajaran:

a) Tombol untuk Admin mengubah Kategori Capaian Pembelajaran yang

sudahdiinput.

b) Tombol untuk Adminmenghapus Kategori Capaian Pembelajaran yang

sudahdiinput.

c) Tombol untukAdminmencariKategoriCapaianPembelajarandengan

sebelumnyamengisiNamaID/EN/ARmakaakanmunculKategoriCapaian

Pembelajaransesuaidengannamayangingindicari.

d) Selain itumodul ini jugadapat menambahKategoriCapaianPembelajaran

dengan cara mengklik tombol kemudian akan muncul form

TambahKategoriCapaianPembelajaransepertigambarberikut:

6

silahkanisiNamaKategoriCapaianPembelajaranberdasarkanbahasa:ID(Indonesia),

EN(English),AR(Arabic),setelahituklik untukmenyimpanatauklik

untukmembatalkan,jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.

3. AdminFakultasdanProgramStudi(Akademik)3.1. CapaianPembelajaranPada menu kategori Capaian Pembelajaran admin dapat menentukan kategori yang

nantinya akan dimasukkan sub menu Capaian Pembelajaran mahasiswa UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Pendataan &

Utility, Civitas, Capaian Pembelajaran, kemudian Capaian Pembelajaran. Seperti

padagambarberikut:


7

Pada gambar tersebut masih terdapat beberapa Capaian Pembelajaran yang telah di

inputolehadminfakultas/prodi.BerikutbeberapafungsiyangadapadaModulCapaian

Pembelajaran:

a) Tombol untuk Admin mengubah Capaian Pembelajaran yang sudah di

input.

b) Tombol untuk Adminmenghapus Capaian Pembelajaran yang sudah di

input.

c) Tombol untuk Admin mencari Capaian Pembelajaran dengan

sebelumnya mengisi Nama ID maka akan muncul Kategori Capaian

Pembelajaransesuaidengannamayangingindicari.

d) Selain itumodul ini juga dapat menambah Capaian Pembelajaran dengan

cara mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah

KategoriCapaianPembelajaransepertigambarberikut:

8

silahkan Pilih Fakultas, Program Studi, Kategori, kemudian isi Nama Capaian

Pembelajaranberdasarkanbahasa : ID (Indonesia), EN (English), AR (Arabic), setelah

itu klik untuk menyimpan atau klik untuk membatalkan, jika

membatalkanmakaotomatisformakanhilang.

3.2. LaporanSKPIMahasiswaPadamenu Laporan SKPI Mahasiswa dapat Mencari untuk kemudian Mencetak SKPI

mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah yang nantinya akan diberikan kepadaMahasiswa

yangbersangkutan.UntukmengaksesmenuinisilahkanklikMenu,Laporan,Laporan

PDF,Akademik,SKPIMahasiswaSepertipadagambarberikut:


Klik tombol cari untukmencari namamahasiswa yang akan dicetak SKPInya atau

SuratKeteranganPendampingIjazah.Setelahituakantampilformberikut:

9

Silahkan Masukkan NIM, Nama, Tahun Angkatan, dan Pilih Fakultas, Program Studi,

Status.Kemudiankliktombol CarisetelahituakanpilihMahasiswatersebutdengan

klik (Select)kemudiandisampingakanmunculSKPIMahasiswayangbersangkutan.

SilahkandownloadterlebihdahuluSKPIMahasiswadenganklikpilihanformatBahasa

tersedia . (menggunakanBahasa Indonesia/English), kmudianpilih format

fileyangdibutuhkandengancaraklik (Dengan

FormatPDF,XLS,DOCX,PPTX,ODT,ODS,TXT,CSV,danHTML).

UntuklebihjelasnyaberikutmerupakancontohSKPIMahasiswadengaFormatPDF:

10

Setelahdicetakbisadiberikankepadamahasiswayangbersangkutan,untukdilengkapi

denganfotokemudianditandatanganiolehPembantuRektorBidangAkademik.

4. Dosen4.1. VerifikasiPrestasiMahasiswaPadamenuLaporanVerifikasiPrestasiMahasiswadosendapatmemverifikasiPrestasi

Mahasiswa yang nantinya akan masuk pada Laporan SKPI Mahasiswa yang

bersangkutan.UntukmengaksesmenuinisilahkanklikMenu,Dosen,DataMahasiswa

Bimbingan,VerifikasiPrestasiMahasiswaSepertipadagambarberikut:

11


KarenamasihkosongbelumadaMahasiswayangakandiverifikasinya.

MakaSayaCukupkansekiandanterimakasih.

5. Kemahasiswaan5.1. MasterTingkatPrestasiPadamenu ini bagian kemahasiswaan dapatmenentukan Tingkat prestasimana saja

yang akan di inputkan oleh mahasiswa, Misalnya International, lokal dan Nasional.

Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Kemahasiswaan, Prestasi, Master,

TingkatPrestasi.Sepertipadagambarberikut:

12


Padagambar tersebutmasih terdapatbeberapaMasterTingkatPrestasi yang telahdi

inputolehadminbagianKemahasiswaan.BerikutbeberapafungsiyangadapadaModul

MasterTingkatPrestasi:

a) Tombol untukAdminmengubahTingkatPrestasiyangsudahdiinput.

b) Tombol untukAdminmenghapusTingkatPrestasiyangsudahdiinput.

c) Tombol untuk Admin mencari Tingkat Prestasi dengan sebelumnya

mengisi Nama Posisi maka akan muncul Master Tingkat Prestasi sesuai

dengannamayangingindicari.

d) Selain itu modul ini juga dapat menambah Tingkat Prestasi dengan cara

mengkliktombol kemudianakanmunculformTambahTingkat

Prestasisepertigambarberikut:

silahkan input Nama Tingkat Prestasi dan Keterangannya setelah itu klik

untuk menyimpan atau klik untuk membatalkan, jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.

13

5.2. MasterJenisPrestasiPadamenuinibagiankemahasiswaandapatmenentukanJenisprestasimanasajayang

akan di inputkan olehmahasiswa, Misalnya Bahasa Arab, Bahasa Inggris dan Bidang

Agama. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Kemahasiswaan, Prestasi,

Master,JenisPrestasi.Sepertipadagambarberikut:


PadagambartersebutmasihterdapatbeberapaMasterJenisPrestasiyangtelahdiinput

oleh admin bagian Kemahasiswaan. Berikut beberapa fungsi yang ada pada Modul

MasterJenisPrestasi:

a) Tombol untukAdminmengubahJenisPrestasiyangsudahdiinput.

b) Tombol untukAdminmenghapusJenisPrestasiyangsudahdiinput.

c) Tombol untuk Admin mencari Jenis Prestasi dengan sebelumnya

mengisiNamaPosisimakaakanmunculMasterJenisPrestasisesuaidengan

namayangingindicari.

14

d) Selain itu modul ini juga dapat menambah Jenis Prestasi dengan cara

mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah Jenis

Prestasisepertigambarberikut:

silahkan input Nama Jenis Prestasi, Pilih Kategori Prestasi dan isi

Keterangannya setelah itu klik untuk menyimpan atau klikuntuk membatalkan, jika membatalkan maka otomatis form akan

hilang.

5.3. MasterKategoriPrestasiPadamenu ini bagiankemahasiswaandapatmenentukanKategoriprestasimana saja

yang akan di inputkan olehmahasiswa,Misalnya Bahasa International, Kerja Praktek

Magang danKompetensi keagamaan. Untukmengaksesmenu ini silahkan klikMenu,

Kemahasiswaan,Prestasi,Master,KategoriPrestasi.Sepertipadagambarberikut:

15


PadagambartersebutmasihterdapatbeberapaMasterKategoriPrestasiyangtelahdi

inputolehadminbagianKemahasiswaan.BerikutbeberapafungsiyangadapadaModul

MasterKategoriPrestasi:

e) Tombol untukAdminmengubahKategoriPrestasiyangsudahdiinput.

f) Tombol untukAdminmenghapusKategoriPrestasiyangsudahdiinput.

g) Tombol untuk Admin mencari Kategori Prestasi dengan sebelumnya

mengisi Nama Posisi maka akan muncul Master Kategori Prestasi sesuai

dengannamayangingindicari.

h) CheckboxuntukmenentukanKategoriPrestasiAktifatauTidak

i) Selain itumodul ini juga dapat menambah Kategori Prestasi dengan cara

mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah

KategoriPrestasisepertigambarberikut:

silahkaninputNamaKategoriPrestasi,Keterangannya,danCheckStatusnya

untuk aktif setelah itu klik untuk menyimpan atau klik untukmembatalkan,jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.

16

5.4. ProsesPrestasiMahasiswaPadamenuinibagiankemahasiswaandapatMemprosesPrestasiMahasiswamanasaja

yangtelahdiinputkanolehmahasiswa.UntukmengaksesmenuinisilahkanklikMenu,

Kemahasiswaan,Prestasi,Proses,PrestasiMahasiswa.Sepertipadagambarberikut:


Padagambar tersebutmasih terdapatbeberapaProsesPrestasiMahasiswayang telah

di input oleh Mahasiswa, Prodi, Maupun Bagian Akademik. Berikut beberapa fungsi

yangadapadaProsesPrestasiMahasiswa:

j) Tombol untukAdminmengubahPrestasiMahasiswayangsudahdiinput.

k) Tombol untukAdminmenghapusPrestasiMahasiswa.

l) Tombol untukAdminmencariPrestasiMahasiswadengansebelumnya

Mencari data mahasiswa dengan menu pencarian seperti gambar berikut

untukkemudianmemilihnya:

17

SelainitumodulinijugadapatmenambahPrestasiMahasiswadengancara

mengklik tombol kemudian akan muncul form Tambah

PrestasiMahasiswasepertigambarberikut:

silahkan input Nama Prestasi Mahasiswa Keterangannya, dan Check

Statusnya setelah itu klik untuk menyimpan atau klik untukmembatalkan,jikamembatalkanmakaotomatisformakanhilang.

6. Mahasiswa6.1. PrestasiMahasiswaPada menu Laporan Prestasi Mahasiswa, mahasiswa dapat mengajukan Prestasi

Mahasiswayangsudahdidapatolehmahasiswanantinyaakandiverifikasiolehdosen

pembimbing akademik kemudian masuk pada Laporan SKPI Mahasiswa yang

bersangkutan. Untuk mengakses menu ini silahkan klikMenu, Mahasiswa,Wisuda,

PrestasiMahasiswaSepertipadagambarberikut:

18


Terdapat beberapa Fitur dari Prestasi Mahasiswa pada Akun Mahasiswa yaitu

Menambahkan Prestasi yang pernah didapat oleh mahasiswa yang bersangkutan

dengan cara klik tombol kemudian akan muncul Form untuk Input

PrestasiMahasiswasepertiberikut:

19

Silahkan Upload Bukti Prestasi seperti sertifikat atau piagam, kemudian isi Nama

Prestasi,PilihKategoriPrestasi,PilihJenisPrestasi,PilihTingkatPrestasi,Tanggal,Nilai,

Keterangan.Setelahituklik Untukmenyimpanagarnantinyadiverifikasioleh

Dosen pembimbing akademik atau klik klik untuk membatalkan, jika

membatalkanmakaotomatisformakanhilang.

Sistem Informasi SKPI UIN Syarif...

Documents

Transcript of Sistem Informasi SKPI UIN Syarif...