Sistem Informasi Praktek Kerja Industri Berbasis Website

(Studi Kasus SMK N1 Bawen)

Jurnal

Oleh :

Michael Agus Murbianto(672014032)

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

2018

1. Pendahuluan

Prakerin adalah bentuk pembelajaran bagi siswa dengan cara memberikan

kesempatan kepada mereka untuk bekerja pada suatu perusahaan atau instansi

agar ilmu yang diperoleh dapat diimplementasikan ke dalam dunia kerja [1].

Praktek kerja industri (prakerin) di SMK N1 Bawen merupakan suatu kegiatan

yang diwajibkan bagi para siswa, agar ilmunya dapat diterapkan dalam dunia

kerja. Prakerin dilakukan selama 3 bulan. Kegiatan prakerin dapat terlaksana

dengan baik apabila semua pihak, seperti: pegawai prakerin, pembimbing, siswa,

dan supervisor saling berkoordinasi. Proses koordinasi dirasa sulit karena harus

bertemu secara langsung. Koordinasi dapat diakomodasi lewat sistem informasi

prakerin karena tidak harus bertemu dengan langsung.

. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Imro’tul Azizah, S.Pd selaku Humas

di SMK N1 Bawen, kendala utama yang dialami saat ini adalah belum terdapat

sistem yang dapat dijadikan sumber informasi kegiatan prakerin. Sistem informasi

prakerin diperlukan guna pendataan, penyimpanan berkas, penilaian prakerin, dan

pencarian data yang dibutuhkan. Saat ini pendataan dan penilaian prakerin

dilakukan dengan menulis dikertas. Proses pencarian data siswa membutuhkan

waktu yang lama karena petugas harus mencari berkas satu persatu. Informasi

atau pengumuman terkait prakerin ditempelkan pada papan pengumuman di

sekolah, sehingga terkadang tidak diketahui oleh siswa yang sedang melakukan

prakerin dikarenakan tidak datang ke sekolah.

Kendala dan permasalahan yang ada dapat diatasi dengan dibangunnya

sistem informasi prakerin berbasis website. Pengguna dapat mengakses dari mana

pun dan kapan pun hanya dengan browser, tanpa harus melakukan instalasi

software khusus sehingga mempermudah. Semua data akan disimpan kedalam

database agar lebih aman dan mudah diakses dibandingkan data yang berupa

kertas. Semua pihak yang terlibat akan dipermudah dalam pengerjaan tugasnya

masing-masing. Sistem informasi prakerin ini dibangun dengan bahasa

pemrograman PHP menggunakan framework Codeigniter. Kelebihan dari

framework Codeigniter adalah sudah terdapat berbagai macam library dan

struktur kode program yang mudah dipahami. Kelebihan tersebut akan

memudahkan dalam sisi pembuatan aplikasi dan proses pengembangan aplikasi.

2. Tinjauan Pustaka

Penelitian terdahulu berjudul “Sistem Informasi Praktek Kerja Industri

Pada SMK Islam Sirajul Huda Paok Dandak”, berisi tentang aplikasi sistem

informasi praktek kerja lapangan di SMK Islam Sirajul Huda Paok Dandak.

Sistem informasi ini digunakan sebagai sumber informasi yang sebelumnya masih

dilakukan dengan ditempel di papan tulis. Dokumen yang bersangkutan dengan

kegiatan PKL juga masih berupa hardcopy. Aplikasi ini dibangun dengan bahasa

pemrograman javascript, css, dan xampp sebagai database server [2]. Persamaan

penelitian ini yaitu bahasa pemrograman yang digunakan javascript dan css

sebagai interface nya dan MySQL sebagai database nya. Perbedaan penelitian ini

dengan penelitian terdahulu terdapat pada penggunaan framework dalam

perancangan website. Penelitian terdahulu tidak menggunakan Framework

sedangkan penelitian ini menggunakan Framework Codeigniter.

Penelitian terdahulu berjudul “Sistem Informasi Tugas Akhir & Praktek

Kerja Lapangan Berbasis Web Menggunakan Metode Unified Process”, berisi

tentang aplikasi sistem informasi web yang berguna sebagai sumber informasi

kapasitas bimbingan yang ditanggung oleh masing-masing dosen. Jurnal terbaru

juga masih belum bisa diakses dengan cepat dan mudah oleh mahasiswa.

Sehingga dengan dibangunya sistem informasi diharapkan dapat mengatasi

kendala yang ada. Sistem informasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP5

dan MYSQL sebagai manajemen basis data [3]. Perbandingan dengan penelitian

ini adalah digunakanya metode Unified Process sebagai proses pengembanganya

dan terdapat fitur pendaftaran dan pendataan untuk kegiatan TA, sedangkan pada

penelitian ini hanya terdapat fitur seputar kerja praktek lapangan tidak terdapat

fitur pendaftaran dan pendataan untuk kegiatan TA.

Penelitian terdahulu berjudul “Analisis Dan Pengembangan Sistem

Informasi Praktik Kerja Industri Berbasis Website Di SMK Negeri 3 Kasihan

Bantul”, berisi tentang pengembangan informasi kegiatan prakik kerja industri di

SMK Negeri 3 Bantul dari sisi funtionality, reability, usability dan efficency.

Metode yang digunakan dalam pencarian data adalah metode waterfall. Hasil dari

penelitian yang dilakukan adalah sistem informasi kerja praktek yang dapat

mengolah data dan menyimpan semua berkas yang terdapat pada semua kegiatan

kerja praktek [4]. Penelitian ini memiliki persamaan yaitu penggunaan

Framework Codeigniter dalam perancangan website. Perbedaan penelitian

terdahulu dan penelitian ini adalah metode yang digunakan dalam pencarian data ,

penelitian ini menggunakan metode prototype sedangkan penelitian terdahulu

menggunakan metode waterfall.

Berdasarkan penelitian-penelitian yang pernah dilakukan terkait sistem

informasi kerja praktek maka akan dilakukan penelitian yang berjudul “Sistem

Informasi Prakerin”, studi kasus : SMK N1 Bawen. Dalam penelitian ini akan

dibangun sebuah aplikasi berbasis website yang mampu membantu setiap pihak

yang terlibat dalam kegiatan prakerin dalam melaksanakan tugasnya masing-

masing. Penelitian ini diharapkan dapat membantu dalam pelaksanaan prakerin di

SMK N1 Bawen.

3. Metode Penelitian

Terdapat beberapa tahapan dalam pembangunan aplikasi Sistem Informasi

Praktek Kerja Industri (Studi Kasus: SMK N1 Bawen) diantaranya: 1) Identifikasi

masalah 2) Pengumpulan data 3) Pembuatan prototype 4) Pembuatan aplikasi 5)

Pengujian 6) Implementasi. Tahapan-tahapan penelitian ini dapat dilihat pada

gambar 1.

Gambar 1 Tahapan Penelitian

Tahap identifikasi masalah dilakukan dengan pendataan masalah-masalah

yang terkait dalam kegiatan prakerin. Permasalahan yang ada si SMK N1 Bawen

adalah belum tersedianya sistem yang dapat digunakan sebagai wadah dari semua

kegiatan prakerin. Tahap pengumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan

data yang dibutuhkan dalam pembangunan website. Tahap pembuatan prototype

merupakan pembuatan suatu gambaran awal dari sebuah web yang akan dibangun.

Tahap pembuatan aplikasi dilakukan dengan pengkodean dari bahasa

pemrograman PHP menggunakan Framework Codeigniter hingga aplikasi

website selesai. Tahap pengujian dilakukan dengan metode blackbox testing

sehingga dapat diketahui apakah website sudah layak digunakan atau belum.

Tahap implementasi dapat dilaksanakan apabila aplikasi website sudah dirasa

layak digunakan.

Metode yang digunakan dalam melakukan perancangan, implementasi,

dan pengujian adalah metode prototype. Prototype didefinisikan sebagai suatu

versi dari sebuah sistem potensial yang dijadikan ide bagi para pengembang dan

calon pengguna, bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah

selesai [5]. Metode prototype dapat dijadikan sebagai penjelasan kebutuhan

pengguna secara lebih rinci karena kesulitan sering dialami pengguna dalam

penyampaian kebutuhannya secara detail tanpa melihat gambaran yang jelas [5].

Identifikasi Masalah

Pengumpulan Data

Pembuatan Prototype

Pembuatan Aplikasi

Implementasi

Pengujian

Gambar 2 Metode Prototype[6]

Seperti pada Gambar 2, tahap-tahap dalam metode prototype adalah

keluhan pelanggan, perancangan dan pembuatan system, uji coba. keluhan

pelanggan adalah proses wawancara atau tanya jawab tentang keluhan pelanggan

untuk pembuatan kebutuhan sistem. Tahap yang kedua merupakan perancangan

dan pembuatan sistem. Perancangan sistem ini meliputi perancangan database,

UML, dan User Interface. Perancangan UML digunakan sebagai penjelasan alur

kerja sistem diantaranya usecase diagram, activity diagram, sequence diagram,

dan class diagram.

Gambar 3 Use Case Diagram

Use case diagram adalah sebuah gambaran untuk hak akses dari sebuah

actor [7]. Use case diagram pada gambar 3 dijelaskan bahwa terdapat 4 aktor

yang terlibat dalam sistem ini yaitu : Siswa, Admin, Pembimbing, dan Supervisor.

Use case diagram berisi interaksi antara aktor-aktor dengan sistem yang dibangun

serta penjelasan hak akses yang diberikan sistem kepada setiap user. Hak yang

dimiliki admin diantaranya pengelolaan pengumuman, pengelolaan pendaftaran

prakerin, pendataan supervisor, pengelolaan surat pengantar, pengelolaan data

berkas, pengelolaan data weekly report, pengelolaan data nilai, pengelolaan data

prakerin, pengelolaan data nilai dan data user. Hak yang dimiliki siswa

diantaranya veiw pengumuman, insert pendaftaran, input data supervisor, input

surat pengantar, kelola berkas laporan, dan kelola weekly report. Hak yang

dimiliki pembimbing adalah view weekly report, kelola nilai prakerin, kelola

daftar siswa, kelola data form nilai. Hak yang dimiliki supervisor adalah veiw

weekly report dan kelola form nilai.

Gambar 4 Activity Admin

Activity diagram merupakan gambaran alur aktivitas dalam sistem yang

sedang dirancang, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir

[8]. Gambar 4 merupakan activity diagram yang berisi menu-menu sistem kerja

praktek yang akan dijalankan oleh administrator. Menu pada halaman

administrator dapat diakses apabila admin sudah melakukan login. Halaman

administrator terdapat beberapa menu yang dapat dikelola oleh admin diantaranya

kelola pengumuman, kelola pendaftaran, kelola pendataan supervisor, kelola surat

pengantar, weekly report, kelola data berkas, kelola data nilai, kelola data

prakerin, dan kelola data user.

Gambar 5 Activity Siswa

Gambar 5 merupakan activity diagram yang berisi macam-macam menu

yang dapat dijalankan oleh siswa. Halaman siswa dapat diakses apabila siswa

yang bersangkutan sudah melakukan login. Halaman siswa terdapat beberapa

menu yang dapat dikelola oleh siswa diantaranya request surat pengantar, view

pengumuman, kelola berkas dokumen, input laporan prakerin, weekly report, edit

data user, dan kirim pesan ke admin prakerin.

Gambar 6 Class Diagram

Class diagram adalah gambaran struktur objek, deskripsi, serta relasi-

relasinya satu sama lain [9]. Class diagram Sistem Informasi Prakerin SMK N1

Bawen dapat dilihat pada gambar 6. Sistem ini terdiri dari 4 aktor yaitu admin

prakerin, guru pembimbing, siswa, dan supervisor. Class diagram diatas berisi

penjelasan setiap aktor dalam melaksanakan tugasnya masing-masing dalam

sistem informasi prakerin.

Gambar 7 Sequence Diagram

Sequence diagram merupakan gambaran interaksi antara objek di dalam

dan sekitar sistem seperti pengguna, display, dan sebagainya yang berupa message

yang digambarkan terhadap waktu [10]. Sequence diagram pada gambar 7

merupakan gambaran dari 4 aktor yang terlibat dalam kegiatan prakerin. Halaman

website dan menu-menu yang ada pada website dapat diakses apabila user sudah

melakukan login.

Guna mengetahui kinerja dari sistem informasi prakerin SMK N1 Bawen,

maka dilakukan pengujian berbasis BlackBox. Hasil pengujian terlihat pada Tabel

1. Tabel 1 Hasil Pengujian Sistem Informasi Prakerin

No Fungsi yang diuji Kondisi Output yang

diharapkan

Output yang

dihasilkan

Status

Pengujian

1 Login Username dan

password benar

Berhasil login Berhasil login

Valid

Username atau

password salah

Gagal login Gagal login Valid

2

Tambah akun

pembimbing dan supervisor

Form diisi

dengan benar

Berhasil

tambah akun

Berhasil tambah

akun

Valid

Form diisi tidak

sesuai atau

dikosongkan

Gagal tambah

akun

Gagal tambah

akun

Valid

3

Tambah data siswa Form diisi

dengan benar

Berhasil

tambah data

Berhasil tambah

data

Valid

Form diisi tidak

sesuai atau

dikosongkan

Gagal tambah

data

Gagal tambah

data

Valid

4 Tambah

pengumuman

Form diisi

dengan benar

Berhasil

tambah

pengumuman

Berhasil tambah

pengumuman

Valid

Form diisi tidak

sesuai atau

dikosongkan

Gagal Tambah

pengumuman

Gagal tambah

pengumuman

Valid

5 Pembagian

pembimbing dan

supervisor

Form diisi

dengan benar

Berhasil

membagi

pembimbing dan supervisor

Berhasil

membagi

pembimbing dan supervisor

Valid

Form

dikosongkan

Gagal

membagi

pembimbing

dan supervisor

Gagal membagi

pembimbing

dan supervisor

Valid

6 Lihat data berkas Data berkas

tersedia

Berhasil lihat

data

Berhasil lihat

data

Valid

7 Lihat data weekly Data weekly

tersedia

Berhasil lihat

data

Berhasil lihat

data

Valid

Berdasarkan Tabel 1, dapat dilihat hasil dari pengujian yang dilakukan

terkait proses-proses yang ada didalam website menunjukan tidak terdapat

masalah pada semua proses. Hasil ini memperlihatkan bahwa sistem informasi

yang telah dibangun sesuai dengan yang diharapkan.

4. Hasil dan Pembahasan

Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi prakerin berbasis

website yang dapat dijalankan dengan browser. Semua aktor yang terlibat dalam

kegiatan prakerin dapat melakukan tugasnya dengan mengakses website sistem

informasi prakerin ini. Admin dapat melakukan pendataan siswa dan semua

berkas siswa dengan baik tanpa harus khawatir berkas hilang, karena sudah

tersimpan didalam database. Admin juga dimudahkan dalam pencarian data siswa

hanya dengan fitur search yang ada pada sistem informasi prakerin, pencarian

data siswa 4 menit lebih cepat dibandingkan harus mencari data satu per satu yang

berupa kertas. Berdasarkan penelitian yang dilakukan maka pembangunan sistem

informasi prakerin berbasis website dapat diterapkan untuk sistem pencatatan data

dan penilaian siswa di SMK N1 Bawen. Hasil dan pembahasan dijelaskan sebagai

berikut.

Gambar 9 Form Pendaftaran Akun

Gambar 9 merupakan form pendaftaran akun sistem informasi prakerin.

Halaman utama sistem informasi prakerin dapat diakses apabila akun sudah

dimiliki siswa. Pembuatan akun terdapat pada button daftar pada form login.

Form yang harus diisi siswa dalam pembuatan akun adalah nis, email, dan

password pada form-form yang sudah tersedia.

Gambar 10 Form Input Data Supervisor

Gambar 10 merupakan form pengisian data supervisor. Siswa harus

melengkapi data supervisor dimana mereka akan melakukan kegiatan prakerin.

Form input data supervisor dapat diakses dengan klik menu data supervisor yang

ada dibagian kiri halaman utama. Data yang harus dilengkapi dalam pengisian

form data supervisor adalah nama supervisor, nomor hp supervisor, nama

perusahaan, alamat perusahaan, dan email perusahaan.

Gambar 11 Halaman Weekly Siswa

Gambar 11 merupakan halaman weekly report yang wajib diisi siswa

disetiap harinya. Form yang harus dilengkapi siswa pada halaman weekly report

adalah form minggu, tanggal, dan isi kegiatan. Form yang sudah diisi oleh siswa

akan dapat dilihat oleh pembimbing masing-masing siswa. Pembimbing akan

dipermudah dalam monitoring siswa.

Gambar 12 Halaman Pemberian Nilai Siswa

Gambar 12 merupakan halaman pemberian nilai dari pembimbing. Siswa

akan diberi nilai oleh pembimbing apabila form nilai yang diberikan oleh

pembimbing ke supervisor sudah dikirim kembali oleh supervisor. Laporan nilai

siswa dapat di download oleh pembimbing dalam bentuk .doc dengan klik button

download laporan nilai yang berada di sebelah kanan.

Gambar 13 Halaman Pengiriman Form Nilai

Gambar 13 merupakan halaman pengiriman form nilai dari pembimbing

kepada supervisor. Halaman pengiriman form nilai terdapat pada menu form nilai

yang berada pada sebelah kiri paling bawah. Form yang harus dilengkapi oleh

pembimbing adalah form penerima dan file form penilaian yang berupa file .doc.

Penerima yang dimaksud adalah supervisor yang akan dituju.

Gambar 8 Grafik Data Hit

Gambar 8 merupakan grafik hasil pengujian data hit pada sistem informasi

prakerin SMK N1 Bawen, dimana ketika sistem diberi data input sebanyak 150

data, maka kecepatan aksesnya mencapai 870 ms (mili second), ketika diberi data

input sebanyak 300 data, kecepatan aksesnya mencapai 1100 ms, sampai dengan

pengujian terakhir dengan data input sebesar 750 data, kecepatan aksesnya

mencapai 2100 ms. Sesuai dengan grafik diatas, maka dapat disimpulkan bahwa

semakin banyak data input maka semakin bertambah waktu yang dibutuhkan

dalam mengakses data.

Berdasarkan kuisioner yang telah dilakukan kepada 15 orang yang terdiri

dari staff dan siswa, hasil dari kuisioner akan dijadikan sebagai variabel

responden. Kuisioner ini terdiri dari 3 pertanyaan yang akan dijawab dengan

memilih jawaban dengan beberapa pilihan diantaranya: Sangat setuju (SS)

bernilai 5 poin, setuju (S) bernilai 4 poin, netral (N) bernilai 3 poin, tidak setuju

(TS) bernilai 2 poin, dan sangat tidak setuju (STS) bernilai 1 poin. Hasil dari

kuisioner dapat dilihat dari tabel 2.

Tabel 2. Kuisioner Uji Pengguna

No Pertanyaan SS S N TS STS

1 Apakah sistem informasi prakerin yang telah dibuat

memudahkan pengguna dalam melaksanakan tugasnya masing-

masing ?

5 8 2

2 Apakah sistem informasi prakerin mudah digunakan ? 7 8

3 Apakah sistem informasi prarkerin memudahkan user dalam

pencarian data ?

5 9 1

Tabel 2 berisi hasil kuisioner yang telah didapat dari 15 responden dengan hasil

84% responden menyatakan sistem informasi prakerin memudahkan pengguna dalam

melakukan tugasnya , 69,33% responden yang menyatakan sistem informasi prakerin mudah digunakan, dan 85,33% responden menyatakan sistem informasi prakerin

memudahkan pengguna dalam pencarian data. Hasil presentase dari kuisioner yang telah

dilakukan didapat dengan menggunakan metode skala likert.

5. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan, dapat disimpulkan, sistem

kerja praktek yang dibangun sudah sesuai dengan alur yang diinginkan dari pihak

SMK N1 Bawen. Pembimbing juga dipermudah dalam pengolahan data-data

siswa. Sistem informasi kerja praktek berbasis website ini dapat diakses hanya

dengan browser tanpa instalasi software khusus, sehingga pihak yang terlibat

dalam kegiatan prakerin dimudahkan dalam pengerjaan tugasnya masing-masing.

Saran dan pengembangan yang dapat dilakukan adalah pengembangan dengan

SMS Gateway. SMS Gateway dapat dijadikan sebagai pengingat bagi siswa yang

terlambat dalam pengumpulan berkas, sehingga sedikit mengurangi siswa yang

lupa dalam pengumpulan berkas.

Daftar Pustaka

[1] Nurjanah, Aneu Suci & Kurniadi, Dede., 2017. Sistem Informasi Pengelolaan

Izin Praktek Kerja Lapangan Untuk Sekolah Menengah Kejuruan Secara

Online Di STT Garut. Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut,

Vol. 14, No. 02.

[2] Andryanto, Teguh dan Aswi,Risky. 2016. Rancang Bangun Sistem Informasi

Praktek Kerja Lapangan Terintegrasi Menggunakan Webservice. Jurnal

Simetris Universitas Nusantara PGRI Kediri, Vol. 7, No. 2.

[3] Adiwinata, Ryan, dkk. Sistem Informasi Tugas Akhir & Praktek Kerja

Lapangan Berbasis Web Menggunakan Metode Unified Process. Jurnal

Masyarakat Informatika Universitas Diponegoro, vol. 2 no. 3.

[4] Hananta, Dwi Kurniawan. Analisis Dan Pengembangan Sistem Informasi

Praktik Kerja Industri Berbasis Website Di SMK Negeri 3 Kasihan Bantul

(SMSR Yogyakarta) [Skripsi]. Program Studi Pendidikan Teknik

Informatika, Universitas Negeri Yogyakarta. 2015.

[5] Nurajizah, Siti. Sistem Informasi Perpustakaan berbasis Web Dengan Metode

Prototype : Studi Kasus Sekolah Islam Gema Nurani Bekasi. Seminar

Nasional Inovasi dan Tren (SNIT). 2015.

[6] Susanto, Rani & Andriana, Anna Dara. Perbandingan Model Waterfall Dan

Prototyping Untuk Pengembangan. Majalah Ilmiah Unikom; Hal.3-4. vol. 14,

no. 1.

[7] Cahyani, Ajeng Dwi & Nurmalasari. 2016. Sistem Informasi Taman

Pengasuhan Anak (SiTamPan) Berbasis Web Pada Kementrian Pekerjaan

Umum Dan Perumahan Rakyat. Information System For Education And

Professionals STMIK Nusa Mandiri, Vol. 1, No. 1.

[8] Taufiq, Andri, dkk. 2016. Sistem Informasi Terintegrasi Pada Pendaftaran dan

Menabung di Bank Sampah Induk Cimahi Berbasi Mobile. Jurnal Teknik

Informatika dan Sistem Informasi Universitas Jendral Achmad Yani, Vol. 2,

No. 3.

[9] Widodo, Bagas Prakoso & Purnomo, Hindriyanto Dwi. 2016. Perancangan

Aplikasi Pencarian Layanan Kesehatan Berbasis HTML 5 Geolocation.

Jurnal Sistem Komputer, Vol. 6, No. 2.

[10] Rohman, Abd & Herlawati. 2017. Sistem Informasi Praktek Kerja Industri

Pada SMK Taruna Bangsa Bekasi. Bina Insani Ict Journal STMIK Bina

Insani, Vol. 4, No. 2.