BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Perkembangan teknologi saat ini yang meliputi banyak aspek, seperti

dalam bidang sistem informasi. Perkembangan tersebut memiliki banyak penemuan yang

mutakhir untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, maka perlu kiranya informasi yang

dihasilkan lebih praktis, cepat, dan akurat. Selain itu, mudah dalam memasukan data, cepat

dalam memproses data, dan hasil informasi dapat mudah dibaca dan dipahami, sehingga

perkembangan dalam bidang penjualan juga mengalami peningkatan dalam setiap harinya,

terutama penjualan sepeda motor. Dewi Nura Motor Group merupakan perusahaan yang

bergerak dalam bidang penjualan kendaraan roda dua, dimana ada dukungan penjualan secara

kredit pada perusahaan yang akan menentukan keberhasilan dalam usaha penjualan sepeda

motor. Dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer, akan lebih mudah

mendapatkan data mengenai jenis dan type sepeda motor, harga, kesulitan dalam pencarian

data konsumen yang lama, tenor angsuran dan besarnya angsuran,laporan transaksi penjualan

baik cash maupun kredit.

Proses penyajian data penjualan pada Dewi Nura Motor Group dilakukan dengan cara

data yang diterima oleh bagian counter sales harus dicatat kedalam lembar kerja sebagai arsip

dan belum menggunakan media penyimpanan data seperti Cd, Flashdisk, Hardisk dan lain

sebagainya. Mulai dari pemesanan barang, pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi,

sampai dengan pembuatan laporan. Masalah yang timbul dari sistem yang sedang berjalan

yang ada di Dewi Nura Motor Group adalah lambat dalam membuat kwitansi pembayaran

karena masih di tulis tangan dan proses laporan penjualan masih berbentuk laporan buku,

dengan begitu banyak waktu yang dikeluarkan untuk membuat laporan. Dalam pencatatan

buku stok juga masih dalam tulis tangan maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang

masuk dan barang keluar. Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi

sebuah perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan

operasional perusahaannya.Pencatatan penjualan sepeda motor di Dewi Nura Motor Group ini

masih bersifat manual.

Dari pandangan umum dan pengamatan langsung yang telah di terapkan banyak di

temukan permasalahan dalam pengolahan data secara manual diantaranya waktu yang di

perlukan dalam pengolah data yang lebih lama sering terjadi kesalahan dalam memasukan data

– data ke dalam laporan dan sering terjadi keterlambatan dalam pemprosesan pemberian

kredit. Berdasarkan latar belakang diatas, maka pembuatan di Tugas ini, penulis akan

merancang Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Pada Dewi Nura Motor Group sebagai

solusi perusahaaan untuk mempermudah dalam pengolahan data masuk berupa data

konsumen dan transaksi penjualan sepeda motor sehingga dalam pemprosesan data tersebut

dapat dihasilkan:laporan data motor, laporan data pembeli,laporan transaksi penjualan

kendaaraan secara kredit, serta laporan transaksi penjualan tunai yang dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan masalah atau pengambilan keputusan

dalam penjualan.

1.2 Rumusan Masalah

Dari penjelasan diatas maka dapat dirumuskan permasalahan pokok,diantaranya

adalah“Bagaimana cara membuat Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor (Cash And Kredit)

yang dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat, relevan dan efisien”.

Tujuan Dan Manfaat

Tujuan

1. Membuat sistem informasi pejualan kendaraan bermotor secara cepat, tepat dan efisien

yang diharapkan dapat membantu dalam proses operasional perusahaan dan informasi yang

dihasilkan akan diberikan kepada semua pihak yang membutuhkan sebagai bentuk pertanggung

jawaban.

2.Untuk membantu pengambilan keputusan yang dirancang untuk mempermudah proses

transaksi penjualan sepeda motor, yang merupakan salah satu bentuk perkembangan teknologi

informasi.

3.Merancang Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor (Cash And Credit) yang diharapkan

mampu meningkatkan efisiensi kerja dan waktu sehingga dapat memuaskan semua pihak.

1.3.2 Manfaat

1. Dapat meningkatkan penghasilan penjualan,serta memberikan kenyamanan pelayanan

terhadap pelanggan.

2.Dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam proses transaksi penjualan

sepeda motor.

3.Mampu meningkatkan efesiensi kerja dan waktu sehingga dapat memuaskan semua pihak.

BAB II

Pembahasan

2.1 Definisi Sistem Informasi Penjualan

Definisi Sistem Informasi Penjualan adalah sistem informasi yang dirancang untuk

melakukan pemrosesan data konsumen, penyediaan data konsumen dan untuk membantu

kelancaran proses penjualan baik cash maupun kredit. Dalam sistem informasi ini data - data

yang diolah adalah data konsumen, data motor, data penjualan cash/kredit. Pengertian Kredit

adalah kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian atau mengadakan suatu pinjaman

dengan suatu janji, pembayaran akan dilaksanakan pada jangka waktu yang telah

disepakati( Astiko,1996).

Alur Dari Proses Penjualan Unit

1.Penjualan unitsecaraTunai

a)Tahapan proses pemesanan kendaraan

1)Permintaan Customer

Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke

showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, ataupun tukar tambah

kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik .

2) Sales melakukan pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut

bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing / sales akan meminta

Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) yang diisi data

customer dan unit yang akan dipesan. Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory

kendaran, adakah kendaraan yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis ,

tipe, tahun pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-alternatif

pilihan yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut.Sales juga akan menjelaskan

spesifikasi tipe-tipe unit.

3) Sales melakukan pengecekkan inventory di cabang Jika di dalam showroom tersebut tidak

ada kendaraan yang diinginkan oleh customer, Pengecekkan di tiap cabang masih dilakukan

dengan cara manual sehingga di rasakan oleh perusahaan sangat tidak praktis dan membuang-

buang waktu dan biaya.

4) Customer melihat kendaraan yang ditawarkan Proses ini akan terjadi bila customer telah

menemukan kendaraan yang diinginkan, dimana tentunya customer akan melihat dengan teliti

kondisi kendaraan tersebut, apakah kondisi kendaraan tersebut sesuai dengan keinginannya

5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar

harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.

6) Customer memberi tanda jadi Sebagai tanda keseriusan customer setelah terjadi kecocokan

harga antara pihak showroom dengan customer sebagai tanda ikatan bahwa customer akan

membeli kendaraan tersebut. Sehingga kendaraan tersebut tidak dapat dijual lagi kepada pihak

lain, sampai batas waktu tertentu sesuai dengan perjanjian dari kedua belah pihak.

7) Pembuatan dan pengiriman surat pengambilan kendaraan ke cabang ,setelah Customer

memberi uang tanda jadi, jika kendaraan yang terjual itu berada di cabang lain, maka bagian

sales akan membuat dan mengirim surat pengambilan kendaraan.

8) Cabang membuat bukti form pengiriman kendaraan Jika kendaraan tersebut berada di

cabang, maka pada saat kendaraan tersebut diambil untuk dibawa ke showroom tempat

pembeli berada, maka cabang akan membuat bukti form pengiriman kendaraan yang akan

ditandatangani oleh yang mengambil kendaraan tersebut, sebagai bukti bawa kendaraan

tersebut telah di serahkan.

9) Pengiriman kendaraan ke showroom tempat pembeli berada. Langkah selanjutnya ialah

kendaraan tersebut akan dikirim ke showroom tempat pembeli/customer melakukan transaksi

pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar

terlihat lebih menarik

b) Proses Pembayaran

Setelah adanya kesepakatan harga antara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer

akan melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang

direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan

membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang

disepakati dengan menulis manual.

c) Proses Pengiriman Unit

Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan melakukan PDC terhadap

unit yang akan dikirim yaitu

1) Gesek nomor rangka/mesin

2) Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan

3) membersihkan unit sehingga terlihat lebih bersih

4) memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat

5) memeriksa part unit berfungsi dengan baik

6) mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai

7) mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak, helm, jaket dll,

setelah proses tersebut dilakukan, maka driver meminta surat jalan serta tanda terima unit

kepada bagian admin untuk ditandatangani saat unit diterima di rumah customer.

Selanjutnya unit dinaikan oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai

dikediaman customer, driver juga akan menjelaskan prosedur pemakaian unit kepada

customer.

2. Penjualan unit secara kredit

Penjualan secara kredit adalah penjualan unit yang pembayarannya secara bertahap oleh

customer, yaitu dengan menggunakan jasa perusahaan leasing, dari customer dealer hanya

akan menerima uang muka yang berkisar sekitar 30% dari harga unit, sedangkan sisanya delaer

akan dibayar oleh perusahaan leasing. Untuk customer, pembayaran selanjutnya dilakukan

dengan pembayaran kepada perusahaan leasing. Pada dealer ini mengunakan leasing Adira

Finance, FIF, OTO Finance, serta leasing-leasing lain yang sedang dalam proses MOU.

Tahap-tahap prosesnya adalah :

a. Proses Pemesanan unit

Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit

secara tunai, sales akan meminta fotocopy KTP atas nama pemohon kemudian

membukakan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) meliputi nama pemohon, alamat domisili,

nomor telepon yang bisa dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data

sudah lengkap, sales kemudian akan menjelaskan pricelist perhitungan aplikasi kredit

kepada customer, meliputi jumlah uang muka minimal, jangka waktu kredit, angsuran

per bulan, ataupun promo yang diberikan oleh dealer bagi pembelian kredit . Selain itu

sales juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yaitu :

1) Fotocopy KTP suami dan istri

2) Fotocopy Kartu Keluarga

3) Fotocopy slip gaji/keterangan penghasilan

4) Fotocopy rekening listrik/telepon/PBB dan lain sebagainya yang dirasakan perlu

sebagai syarat pengajuan kredit kendaraan

Data –data tersebut harus disiapkan oleh customer saat pihak leasing akan melakukan

survey dikediaman customer saat sudah ada kesepakatan kapan customer siap disurvey

oleh pihak leasing.

b. Proses Survey Leasing

Pada tahap ini pihak Surveyor akan datang ke kediaman customer dan

melakukan survey tempat tinggal, pekerjaan, data berapa jumlah uang muka serta

jangka waktu kredit yang diambil. Dengan menandatangani surat kontrak yang sudah

disiapkan surveyor berarti customer sudah menyetujui prosedur yang ada. Pihak Survey

akan meminta aplikasi data yang sudah disiapkan customer dan surat kontrak yang

sudah ditandatangani untuk diajukan ke kebagian marketing leasing.

c. Proses Verivikasi data

Proses ini akan dilakukan oleh pihak leasing dan akan membutuhkan waktu

sekitar 2-3 hari untuk cetak PO (Purchase Order) kepada pihak dealer, Tergantung

manajemen dari setiap leasing. Apabila data sudah disetujui, pihak leasing akan

mengirimkan PO tersebut kepada dealer yang maksud untuk melakuan penagihan PO

apabila unit sudah dikirim.

d. Proses Pembayaran uang muka

Setelah adanya persetujuan , berarti pengajuan kredit customer sudah disahkan

oleh pihak leasing. Maka pihak dealer secepatnya melakukan pengiriman unit ke

customer. Sebelum unit dikirim customer terlebih dahulu melakukan pembayaran uang

muka kepada pihak dealer.

e. Pengiriman unit

Proses Pengiriman unit ini sama dengan pengiriman unit secara tunai, driver

harus memperhatikan prosedur yang berlaku

f. Pengajuan pelunasan leasing

Pengajuan pelunasan ini dilakukan setelah unit dikirim oleh pihak dealer.

pelunasan ini akan diajukan kepihak leasing dengan melampirkan PO unit, kwitansi uang

muka, kwitansi insentif, kwitansi pelunasan (bermaterai 6000), BAST (Berita Acara Serah

Terima) unit, gesekan no rangka dan mesin. Semua berkas tersebut ditandatangani oleh

Owner dan di stampel dealer. Proses pencairan ini biasanya sekitar 2-3 hari kerja melaui

tranfer rekening.

g. Proses pembayaran angsuran oleh customer

customer bisa melakukan pembayaran angsuran langsung ke kantor leasing atau

melaui bank/atm, kantor pos terdekat serta melampirkan nomor kontrak/no.PK yang

diberikan oleh pihak leasing. Biasanya jatuh tempo pembayaranya sesuai dengan

tanggal pengiriman unit bulan berikutnya.

3. Pengurusan STNK dan BPKB

Setelah taransaksi selesai pihak dealer akan langsung menyerahkan STNK dan

BPKB kepada customer yang membeli tunai. Bagi yang kredit, dealer hanya akan

menyerahkan STNK saja dan akan menyerahkan BPKB langsung ke pihak leasing. Proses

kepada customer pun selesai, selanjutnya proses customer ke pihak leasing baik

pembayaran angsuran sampai pengambilan BPKB apabila pembayaran kredit telah

lunas.

2.2 Sistem Informasi Penjualan yang Sedang Berjalan

Laporan penjualan unit sangat penting bagi owner karena merupakan salah satu alat untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawas dan

pengambilan keputusan. Laporan ini berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya.

Selain itu juga untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap

bulannya. sistem penjualannya masih bersifat manual. Mulai dari pemesanan barang,

pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi, sampai dengan pembuatan laporan.

Masalah yang timbul dari sistem yang sedang berjalan yang ada di Dewi Nura Motor

Group adalah lambat dalam membuat kwitansi pembayaran karena masih di tulis tangan dan

proses laporan penjualan masih berbentuk laporan buku, dengan begitu banyak waktu yang

dikeluarkan untuk membuat laporan. Dalam pencatatan buku stok juga masih dalam tulis

tangan maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan barang keluar. Semakin

cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah perusahaan merupakan hal

yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan operasional perusahaannya.Pencatatan

penjualan sepeda motor di Dewi Nura Motor Group ini masih bersifat manual.

2.3 Rancangan Sistem Informasi Penjualan

1. Menu master terdiri dari

1.Input user

2.Input pembeli

3.Input data motor

Contoh menu master tersebut adalah sebagai berikut

1.Gambar Menu Master

Input user

Input user berfungsi untuk masuk mengguna program yang akan digunakan sesuai

dengan kewenangannya masing – masing .Berikut ini contoh form input data user.

1.1 Gambar Input User

Input Data Motor

Input data motor berfungsi untuk memasukan data motor/stok motor yang ada.Berikut

ini contoh form input data motor.

1.2.Gambar Input Data Motor

Input Data Pembeli

Input data pembeli berfungsi untuk memasukan data konsumen yang nanti akan

menjadi arsip data pembeli.Berikut contoh form input data pembeli.

1.3.Gamabar Input Data Pembeli

2. Menu Transaksi Terdiri Dari

1.Transaksi penjualan cash

2.Transaki penjualan kredit

Berikut adalah contoh form menu transaksi.

2.Gambar Menu Transaksi

Penjualan Cash

Transaksi penjualan cash berfungsi memasukan data pembeli,merk/type motor dalam

pemebelian cash.Berikut ini contoh form penjualan cash.

2.1.Gambar Transaksi Penjualan Cash

Penjualan Kredit

Transaksi penjualan kredit berfungsi untuk memasukan data pembeli dan data motor

dalam penjualan kredit.Berikut ini contoh form transaksi penjualan kredit.

2.2. Gambar transaksi penjualan kredit

3. Menu Laporan

Menu laporan terdiri dari

1.Laporan data motor

2.Laporan data pembeli

3.Laporan data penjualan cash

4.Laporan data penjualan kredit

Berikut adalah contoh gambar menu laporan

3.Gambar Menu Laporan

Laporan Data Motor

Laporan data motor berfungsi untuk melaporkan data atau jumlah motor yang tersedia

didealer.Berikut contoh form data motor.

3.1.Gambar Laporan Data Motor.

Laporan Data Pembeli

Laporan data pembeli berfungsi untuk melaporkan data pembeli selama 1 bulan.

Berikut ini contoh form laporan data pembeli.

3.2.Gambar Laporan Data Pembeli

Laporan Transaksi Penjualan Cash

Laporan transaksi penjualan cash berfungsi untuk melaporkan hasil penjualan cash

dalam 1 bulan(laporan tergantung dari kebijakan masing – masing perusahaan ).Berikut

ini contoh form laporan transaksi penjualan cash.

3.2.Gambar Transaksi Penjualan Cash

Contoh kwitansi penjualan cash

Laporan Transaksi Penjualan Kredit

Laporan transaksi penjualan kredit berfungsi untuk melaporkan hasil penjualan kredit

selama 1 bulan (laporan tergantung kebijakan dari perusahaan)kepada pihak yang

berkepentingan.Berikut ini contoh form laporan transaksi penjualan kredit.

3.4.Gambar Laporan Transaksi Penjualan Kredit

Contoh kwitansi penjualan kredit

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang

menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data

sehingga menjadi informasi guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan

sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dalam hal ini Dewi Nura Motor

Group masih belum berkembang dengan baik terutama manajemen komputersasinya. karena

masih banyak pengolahan data secara manual.

Sistem perangkat lunak (software) yang dibuat sangat memungkinkan untuk dapat

meningkatkan efektifitas kerja, dapat menghasilkan sistem pengolahan data yang cepat, tepat,

dan akurat serta laporan-laporan sesuai dengan yang dibutuhkan pihak yang berkepentingan.

1. Sistem lama yang belum efisien sehingga proses kerja menjadi lebih lambat karena dalam

proses mencari data-data penjualan masih dengan membuka banyak arsip sehingga memakan

waktu yang lama.

2. Dengan adanya aplikasi sistem penjualan kredit untuk pengolahan transaksi penjualan kredit

sepeda motor ke konsumen akan lebih mudah dilakukan.

3. Dengan menggunakan komputer dengan spesifikasi yang tinggi maka proses pengolahan data

dapat di lakukan dengan cepat.

3.2. Saran

Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran yang

nantinya diharapkan akan bermanfaat dan berguna dalam menjalankan program pengolahan

data penjualan ini, dengan tujuan untuk mendukung proses kelancaran tersebut. Saran yang

dapat penulis berikan adalah sebagai berikut :

1. Perlu diadakannya pelatihan agar pemilik toko dapat dengan benar mengoperasikan sistem

penjualan yang telah diterapkan dan memiliki pengetahuan lebih jauh tentang komputer.

2. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan

perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak

(software).

3. Dalam penggunaan komputer, dibutuhkan ketelitian serta disesuaikan dengan kebutuhan

dan penggunaan personil yang sesuai dengan bidang keahliannya.

4.Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat berjalan secara

optimal.