SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADA...

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADAMAJELIS PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Arya Haris Mahatmanta

07.12.2717

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

3

EMPLOYEES MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF MAJELISLUHUR PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI PEMGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADAMAJELIS LUHUR PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA

Arya Haris Mahatmanta

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta as an institution has long

walked in the world of education, having data and important information that must be

managed properly, should be kept confidential, integrity, and availability, data access

authority is needed so that important information is not accessible to unauthorized

persons or can be changed by someone who is not entitled. Information should be

accurate, up to date, and is available when needed, and stored in a safe place to

minimize the loss or destruction of data, which is often overlooked because they still use

manual way.

Human Resources Information System is used to improve performance,

effectiveness and efficiency of existing human resource management within the

organization. And to facilitate supervision of the work ethic of employees. Today is the

era in which information exchange occurs in real time, meaning that information is able to

move or even change according to the time it happened for real. Along with the

development of increasingly advanced information technologies, an increasingly rapid

pace of information can also be used to enhance the competitiveness of an institution,

company or institution. Information management is not separated from the management

of human resources (human resources), human resources is important and crucial

element for the survival of the system in a company or institution. With well-managed

human resources base is the foundation of the establishment of a company will be well

preserved. The combination of information technology to human resource management

will obviously give a new perspective on the management of effective and efficient. The

existence of a web-based staffing management methods will be able to replace the

4

conventional method, because it managed automatically and integrated so that mistakes

are often set by humans (human error) can terminimalisir even avoided.

Personnel information system is a web-based applications. Where the interface

(interface), the input data (input), process (process), the output data (output) to data

storage (storage) is processed by the web server. The advantages of network-based

applications (web based application) is simplicity in its use because it requires no

installation which makes the application depends on a specific operating system (platform

dependence). This application can be accessed using a web browser (eg Internet

Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Flock, Apple Safari and others) online

using the Internet network.

Keywords: Information, Security, System Management, Standards, Risk Assessment,

Policy.

5

1. Pendahuluan

Pada zaman sekarang merupakan era di mana pertukaran informasi terjadi

secara real time, artinya informasi mampu berpindah atau pun berubah sesuai

dengan waktu kejadiannya secara nyata. Seiring dengan perkembangan teknologi

informasi yang semakin maju, laju informasi yang kian cepat ini dapat juga

dimanfaatkan untuk meningkatkan daya saing sebuah lembaga, perusahaan maupun

institusi tertentu. Pengelolaan informasi tak lepas dari pengelolan sumberdaya

manusia (human resource), SDM merupakan elemen penting dan krusial bagi

kelangsungan sistem dalam perusahan atau institusi. Dengan SDM yang terkelola

dengan baik maka dasar pondasi berdirinya sebuah perusahaan akan terjaga

dengan baik. Kombinasi antara teknologi informasi dengan pengelolaan SDM ini

secara nyata akan memberikan perspektif baru mengenai pengelolaan yang efektif

dan efisien.

Keberadaan metode manajemen kepegawaian berbasis web ini akan mampu

menggantikan metode konvensional, karena dikelola secara otomatis dan terpadu

sehingga kesalahan-kesalahan yang kerap dilakukan manusia (human error) bisa

terminimalisir bahkan dihindari. Sistem informasi kepegawaian ini merupakan aplikasi

yang berbasiskan web. Dimana tampilan antarmuka (interface) , masukan data

(input), proses (process), keluaran data (output) hingga penyimpanan data (storage)

diolah oleh web server. Keunggulan dari aplikasi berbasiskan jejaring (web based

application), dengan kata lain aplikasi web ini berada pada web master tamansiswa

itu sendiri, ini adalah kesederhanaan dalam penggunaanya karena tidak memerlukan

instalasi yang membuat aplikasi bergantung kepada sistem operasi tertentu (platform

dependence). Aplikasi ini dapat diakses dengan menggunakan web browser (contoh:

Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Flock, Apple Safari dan

lain-lain) secara online dengan menggunakan jaringan internet.

6

2. Landasan Teori

Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang

mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan,

yaitu :

1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau

kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai "suatu jaringan kerja

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu".

2. Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih

menekannkan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh

Richard F. Neushl sebagai "urutan operasi kerja (tulis- menulis), yang biasanya

melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk

menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi".

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen- elemen atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai "sekumpul elemen yang saling terkait atau

terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan". Denagn demikian didalam

suatu sistem, komponen-komponen ini tidak dapat berdiri sendiri-sendiri tetapi

sebaliknya, saling berhubungan hingga membentuk satu kesatuan sehingga tujuan

sistem itu dapat tercapai.

Sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain :

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling

bekerjasama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan

lingkungan kerjanya.

3. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktifitas dan berinteraksi satu sama lain unutuk

mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

4. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

7

Suatu sistem yang ada diluar dari batas ssitem yang dipengaruhi oleh operasi sistem.

5. Penghubung Sistem (Interface)

Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya penghubung

ini memuingkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem

lainnya.

6. Masukan Sistem (Input)

Energi yang masuk kedalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukkan perawatan

adalah energy yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.

7. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energy yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa

pembuangan.

8. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan

menjadi keluaran.

9. Sasaran sistem (Object)

Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran

atau tujuan.

Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat dilihat pada gambar dibawah

ini.

Gambar 2.1. Elemen-Elemen Sistem

Tujuan

Batasan

Kontrol

Input Proses Output

Sasaran Sistem

8

Dari gambar diatas, bisa dijelaskan sebagai berikut : Tujuan, batasan dan

control sistem akan berpengaruh pada input, proses dan output. Input yan akan masuk

dalam sistem akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output.

Output tersebut akan dianalisis dan akan menjadi sasaran sistem bagi si penerima dan

dari sasaran sistem ini akan muncul segala macem pertimbangan untuk input

selanjutnya. Selanjutnya sistem ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan

permasalahan yang ada.

Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada ssecara fisik.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem

buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu

Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat di prediksi secara tepat,

sedangkan sistem tak tentu adalh sistem dengan perilaku ke depan yang tidak dapat

diprediksi.

4. Sistem tertutup dan sistem terbuaka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan atau otomatis,

sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh

lingkungan luar.

Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah

memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar disbanding biaya

untuk mendapatkannya. Menurut Gordon B. Davis informasi di definisikan sebagai data

yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerima dan nyata berupa nilai

yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa mendatang.

9

Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data

tersebut tidak akan berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu

informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah

data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama

siklus pengolahan data. Perhatikan gambar berikut ini.

Gambar 2.2. Siklus Pengolahan Data

Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu

kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukkan melalui elemen input

kemudia data tersebut dapat diolah dan diprose menjadi suatu output, dan output

tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan dipakai dan diterima

oleh pemakai dan penerima, kemudian penerima akan memberikan sasaran sistem yang

berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil sasaran sistem tersebut akan

menjadi data yang akan di masukkan menjadi input kembali. Begitu seterusnya.

Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu :

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa ataupun menyesatkan. Akurat juga

berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Pada Waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada pengguna tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan

keputusan, informasi yang sudah using tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat

sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal ini dapat berakibat fatal bagi

perusahaan.

Input

Sasaran Sistem Sasaran Sistem Output

Proses Output

10

3. Relevan (relevance)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan

dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya.

Disamping karakteristik, nilai informasi juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi

(value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar

disbanding biaya untuk mendapatkannya.

3. Analisis

Tahap analisi sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum

tahap desain sistem . Analisis sistem (sistems analysis) dapat didefinisikan sebagai:

Penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian atau

komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-

perbaikannya.

Dalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh

analisis sistem, yaitu:

1.Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2.Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3.Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4.Report, yaitu membuat laporan hasil sistem.

Flowchart Yang Diusulkan

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalanan.

Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut :

11

Gambar 3.2 Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian yang diusulkan

Simbol flowchart :

Menyatakan dokumen atau laporan yang berupa

kertas misalnya

Simbol proses untuk menunjukkan proses

kegiatan yang dilakukan secara manual

12

Simbol aliran data menunjukkan arus proses balik

arah data

Simbol operasi dengan menggunakan mesin

yang mempunyai keyboard

Simbol penampungan data base sistem

Konteks Diagram

Konteks diagram sistem informasi karyawan pada Majelis Luhur

Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada gambar 3.2

5.

Gambar 3.3 Konteks Diagram

Admin0

Sistem Pengolahandata karyawan

Staff

Entri DataManajemen UserMaster PendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawan

Entri DataManajemen UserMaster PendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawanHak akses

Entri DataMasterPendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawan

Entri DataMaster PendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawanHak akses

13

Gamabar 3.2 menunjukkan bahwa sistem karyawan berinteraksi dengan

2 external entity, yaitu admin, karyawan. Seorang admin dapat memasukkan

data karyawan kedalam sistem serta dapat memperoleh informasi sistem dan

memegang hak akses. Seorang staff hanya dapat melakukan edit data karyawan

dan hanya membantu kinerja admin.

DFD Level 1

Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 1 sistem pengolahan

data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat

dilihat pada gambar 3.4 berikut ini :

Gambar 3.4 DFD Level 1

14

DFD Level 2 Proses 1

Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 1 Proses 1 sistem pengolahan



Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 1


Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 2 Proses 1 sistem pengolahan



Gambar 3.6 DFD Level 3 Proses 1

15


Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 3 Proses 1 sistem pengolahan data

karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada

gambar 3.6 berikut ini :

Gambar 3.7 DFD 4 Proses 1

16

4. Hasil Penelitian dan pembahasan

Hasil uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem

telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari

kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga

pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah

diintegrasikan perlu di tes kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima

input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output

kepada program yang lainnya.

5. Kesimpulan

Dari penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem

manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang

dibutuhkan.

Sedang penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputerisasi berbasis

web, diharapkan informasi yang dihasilakan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam

proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak

keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat

dengan adanya sistem komputerisasi antara lain :

Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan

Dapat menghemat waktu untuk pencatatan, dan pemasukan data.

Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit

data dengan mudah.

Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh

dan tepat waktu

Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama

dievaluasi dari cd atau dari kertas.

Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau

user.

Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan

menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.

17

DAFTAR PUSTAKA

Barry E. Cushing, Accounting Information Sistem and Businnes Organitation, (Philippines: Addison Werley Publising Company, 1974) Hal 8.

Frederick H. WU, Accounting Information Sistem, Theory and Practice. (InternationalStudent Edition ; Tokyo : MC. Graw Hill Japan, 1984) Hal 65.

Geogre M. Scott, Principles of Management Information Sistem (New York; Mc. GrawHill, 1986) Hal 66.

Gordon B. Travis, Management Information Sistem; Conceptual Foundation,Structures,and Development, (Internatinal Student Editions; Tokyo : MC. Graw HillKogakusa, 1974) Hal 5.

Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori danpraktek Aplikasi Bisnis, Penerbit AndiYogyakarta, Hal1.

Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori danpraktek Aplikasi Bisnis, Penerbit AndiYogyakarta, Hal2.

Jhon Burch, Gary Grundnitski, OP Cit hal 37-40.

Robert A Letch /K. Rescoe Davis, Accouting Information Sistem. (New Jersey : Prentice-H., 1983 J, Hal 6.

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADA...

Documents

Transcript of SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADA...