SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DI SMA NEGERI 1 PLERET

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Siti Masruroh

08.11.2453

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

NEW STUDENTS ACCEPTANCE INFORMATION SYSTEM AT SMA NEGERI 1 PLERET

SISTEM INFORMASI PENERERIMAAN SISWA BARU

DI SMA NEGERI 1 PLERET

Siti Masruroh Kusnawi, S. Kom., M. Eng. Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the globalization era, the technology especially computer has become advanced so rapidly. At this time, computer ha had gone into all aspects of our life be beginning from office, factories, shops, as well as in education.

SMA Negeri 1 Pleret is on of governments instance engaged in education in Bantul Regency. In addition, SMA Negeri 1 Pleret is a leading school of the National standards. Thus, to facilitate the management of new admission will be created a New Students Acceptance Information System. The New Students Acceptance Information System will replace the manual system that has the manual system that has been run for long periods.

The New Students Acceptance Information System is a school system that manages student candidate data by entering the data into the system and generating data reports of student candidates. The purpose of manufacture of the system is to create an application that can simplify the management of new student data and store those data in system. The research method conducted in creating this system is observation method and interview, and library method to obtain the data necessary to support this report. The New Students Acceptance Information System was constructed by observation and interviews data collection method. The software supporting the manufacture of New Students Acceptance Information System is a net beans 7.0 and My SQL as its database.

Keywords: Information System, Acceptance, MySQL, NetBerans

1. Pendahuluan

Pada saat ini perkembangan teknologi di bidang informasi telah berkembang dengan

cepat. Salah satu wujud teknologi pendukung sistem informasi adalah komputer.

Komputer merupakan media yang penting dalam pemrosesan data menjadi sebuah

informasi yang siap untuk digunakan. Dalam pemrosesan data menjadi suatu informasi,

komputer memerlukan sebuah software sistem informasi untuk mengolah data.

Saat ini SMA Negeri 1 Pleret masih menggunakan cara manual dalam proses

pengolahan nilai calon siswa baru yang akan diterima. Seperti penghitungan nilai ujian

(UAN dan UAS), pihak sekolah masih menggunakan penghitungan secara manual

menggunakan formulir. Kelemahan sistem manual yang dijalankan adalah adanya

kemungkinan terjadinya kesalahan sewaktu penghitungan (human error) dan faktor-faktor

lainya, seperti: pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama dan keterlambatan

pengolahan data siswa.

Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meminimalisasi

kesalahan yang terjadi dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan akurat, sehingga

penanganan calon siswa baru dapat dilakukan secara efektif. Untuk itulah diperlukan

suatu sistem informasi yang menjembatani antara pekerja dengan komputer. Hal ini

diperlukan karena adanya kemungkinan di waktu yang akan datang pendaftaran siswa

baru akan semakin meningkat setiap tahunnya.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Suatu sistem mempunyai arti penting dalam setiap kegiatan organisasi, karena

sistem merupakan kumpulan dari prosedur- prosedur untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem didefinisikan sebagai “sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.1

2.2 Konsep dasar Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

mendatang.2

2.3 Konsep dasar sistem informasi

Menurut Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis “Sistem informasi adalah suatu

sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

1 Raymond McLeod Jr, 1996, “Sistem Informasi Manajemen”, hal 3.

2 Gordon b. Davis, 1995, “Sistem Informasi Manajemen”, Jakarta: PT.Gramedia, hal 28.

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari

suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan”.3

2.4 Komponen Sistem Informasi

Sistem Informasi juga mempunyai kompone- komponen yang disebut dengan

blok bangunan (building Block) yaitu :

a. Blok Masukkan (Input Block)

Blok masukkan mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

b. Blok Model (Model Block)

Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi

data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah

ditentukan untuk menghasilakan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi yang berupa informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta

pemakai sistem.

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi

yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu

pengendalian dari sistem secara menyeluruh. Teknologi terdiri dari tiga

bagian utama, yaitu teknisi (humanware/brainware), perangkat lunak

(software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis data (Database Block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain,

tersimpan di dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat

lunak untuk memanipulasinnya. Basis data diakses dan dimanipulasi dengan

menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database

Management System).

f. Blok Kendali (Control Block)

Beberapa pengendali dirancang dan diterapkan secara khusus untuk

menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (Management information System) merupakan

penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi- informasi

3 Jogiyanto HM, 2005, “Analisis & DESAIN Sistem Informasi: pendekatan terstrukur teori

dan praktik aplikasi bisnis“, Yogyakarta: Andi Offset, hal 11.

yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem informasi manajemen

adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan sebuah

informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan

dalam sebuah organisasi.

2.6 Pengertian Sistem Informasi Siswa

Sistem informasi siswa bisa diartikan sebagai persiapan data-data kesiswaan

agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan baik

pihak manajemen atau pihak luar yang membutuhkan. Sistem informasi siswa yang

terkomputerisasi akan membantu organisasi, instansi atau lembaga khususnya

Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Pleret untuk pengambilan keputusan yang tepat,

cepat dan lengkap.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk

mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang

(opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi

bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths,

weaknesses, opportunities, dan threats).

Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah

berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya

dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan

(strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities)

yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah

keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya

bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada,

dan terakhir adalah bagimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu

membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Perancangan Flowchart

Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan-urutan prosedur dari suatu program.

Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong

dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

Input_calon_siswa

Proses_calon_siswa

Calon_siswa

Proses_laporan_calon_

siswa

Laporan_calon_siswa

Input_pencabutan_folm

ulir

Proses_pencabutan_fol

mulir

Pencabutan_folm

ulir

Proses_laporan_penca

butan_folmulir

Laporan_pencabutan_f

olmulir

Input_siswa

Proses_siswa

Siswa

Proses_laporan_siswa

Laporan_siswa

Input_pembagian_kela

s

Proses_pembagian_kel

as

Pembagian_kelas

Proses_laporan_pemb

agian_kelas

Laporan_pembagian_k

elas

Input_kelas

Proses_kelas

Kelas

Proses_laporan_kelas

Laporan_kelas

Input_registrasi

Proses_registrasi

Registrasi

Proses_laporan_registr

asi

Laporan_registrasi

Input_info

Proses_info

Info

Proses_laporan_inf

o

Laporan_info

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan alur data

yang terjadi di dalam sebuah sistem yaitu menggambarkan sebuah data megalir dari

mana berasal, kemana tujuan data keluar, proses apa yang berjalan dan dimana

data akan disimpan. Berikut simbol yang digunakan dalam DFD.

3.2.2.1 DFD Level 0

Gambar 3.2 DFD level 0

Admin

Sistem penerimaan siswa baru

Calon siswa

Kepala sekolah

Dinas pendidikan

Login

Konfirmasi login

Laporandata siswa diterima

Laporan data siswa diterima

Laporan data siswa diterima

Laporan data siswa diterima

Data pembagian kelas

Pencabutan folmulir

Data pencabutan folmulir

Data registrasi

Data registrasi

Data calon siswa

Data calon siswa

Data pembagian kelas

Data pembagian kelas

Seleksi jumlah siswa diterima

Data calon siswa

berdasarkan nem

info

info

3.2.2.2 DFD Level 1

Gambar 3.3 DFD Level 1

Admin1

Login

Data login

Konfirmasi loginAdmin

Data login

Konfirmasi login

2

Calon siswa

3

siswa

4

Pembagian

kelas

Data calon siswa

Data calon siswaCalon siswa

Data calon siswa

Data calon siswa

Data siswa

Data siswa

Siswa

Kelas

Data siswa

Data siswa

Data kelas

Data kelas

Data kelas

Data kelas

Data calon siswa

nisn

Calon siswa5

Registrasi

Data registrasi

Data registrasi

No_Pendaftaran

No_pendaftaran

6

InfoInfo

info

info

info

info

No_pendaftaran

7

pencabutanData pencabutan folmulir

Pencabutan folmulir

No_pendaftaran

8

Kelas

Nama_kelas

Data kelas

Data pencabutan formulir

Pencabutan formulir

Kepala

sekooah

Laporan siswa diterima

8

Laporan

Laporan siswa diterima

pencabutan

Dinas

pendidikan

Laporan siswa diterima

Laporan siswa diterima

3.3 Rancangan Antar Tabel (RAT)

Relasi antar tabel bertujuan untuk memberikan gambaran tentang hubungan

masing-masing tabel trhadap tabel lainnya. Dengan adanya relasi tersebut akan

mempermudah pembacaan tabel karena akan terlihat field mana yang dijadikan

primary key dan foreign keynya.

Gambar 3.4 Rancangan Antar Tabel

4. Implementasi Sistem

Tahap implementasi merupakan tahap untuk menguji dan menggunakan sistem

agar siap untuk diopersiakan. Tahap ini dilakukan sebelum benar-benar digunakan

dengan baik oleh pengguna, untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada

saat menggunakan sistem tersebut.

4.1 Implementasi Interface

4.1.1 Implementasi Halaman Login

Form login digunakan sebagai halaman masuk user ke menu utama.

Gambar 4.1 Form Login

4.1.2 Implementasi Halaman Menu Utama

Form ini berisi tampilan menu utama yang merupakan ruang lingkup dari

seorang Admin.

Gambar 4.2 Form Menu Utama

Struktur Menu Utama:

Gambar 4.3 Form Menu Utama

4.2 Uji Coba Program

Pengujian dilakukan untuk mengetahui seberapa pantas sistem dapat diterapkan

dan mengetahui kesalahan-kesalahan yang terjadi setelah perancangan dan

pengodean sistem. Sebelum program diterapkan maka perlu dilakukan uji coba

terhadap sistem dan uji coba terhadap program tersebut. Uji coba terhadap sistem

dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa program yang dibuat berfungsi

sesuai yang diharapkan. Pada uji coba sistem terjadi pengujian program secara

menyeluruh, namun bukan berarti komponen atau model program dapat berjalan

secara sempurna bila diintegrasikan menjadi satu kesatuan. Sedangkan pada uji

coba program dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah program berjalan

sesuai yang diharapkan dan terbebas dari kesalahan selama proses pembuatan dan

penulisan kode program.

Pengujian sistem dapat dibedakan menjadi dua jenis pengujian, antara lain

sebagai berikut:.

4.2.1 Blackbox Testing

Pengujian black-box mengarah pada pengujian interface program dan

memeriksa sedikit mengenai logika sistem atau program. Pada black-box testing,

semua interface program yang diuji harus berfungsi sesuai harapan, mampu

menerima input dengan benar, dan memberikan hasil yang benar juga.

Berikut contoh black box testing: pengujian blackbox testing menggunakan

form info:

Gambar 4.4 Pengujian black-box testing pada User name form info

4.2.2 Whitebox Testing

Whitebox Testing adalah suatu test ntuk mengetahui cara kerja suatu

perangkat lunak secara internal, karena jalur logika perangkat lunak akan ditest

dengan menyediakan test case yang akan mengerjakan kumpulan kondisi dan

atau pengulangan secara spesifik. Secara sekilas dapat diambil kesimpulan

whitebox testing merupakan petunjuk untuk mendapatkan program yang benar

secara 100%.

Kesalahan bahasa biasa terjadi karena adanya penulisan source code

program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan dalam bahasa

pemrograman, sehingga program tidak dapat di-compile. Kesalahan ini mudah

ditemukan dan diperbaiki karena dapat dilihat dari pesan kesalahannya. Contoh

kesalahan penulisan bisa dilihat sebagai berikut:

Gambar 4.5 Pengujian white-box testing

Pada contoh di atas muncul kesalahan dalam penulisan Public class

KelasOlah extends Koneksi implements KelasInterface{

seharusnya Public ditulis dengan huruf kecil sehingga menjadi public class

KelasOlah extends Koneksi implements KelasInterface{

4.3 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharan sistem sangat penting bagi pengguna sistem karena seringkali

penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena alasan-alasan seperti :

a. Sistem terinfeksi malware aktif.

b. Sistem berkas corrupt.

c. Hardware melemah.

Untuk mencegah hal-hal tersebut digunakan mOS (maintenance operating system )

yang berfungsi untuk :

a. Manajemen Malware yang aktif

b. Pemilihan data (recovery) dan perbaikan berkas

c. Diagnosa hardware

Selain dengan OS dapat juga memelihara sistem pada windows dengan cara

sederhana seperti :

a. Jangan pernah mematikan power sampai sistem sudah benar-benar Shut Down.

b. Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin processor agar

komputer dapat bekerja dengan baik.

c. Lakukan defragment setidaknya satu bulan sekali.

d. Buat backup data.

e. Gunakan Firewall jika terkoneksi dengan jaringan.

f. Lakukan pengecekan virus dengan mengupdate antivirus secara rutin.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada sistem informasi

penerimaan siswa baru di SMA Negeri 1 Pleret. Dan mencoba memberikan solusi

dengan membuat sistem baru, penulis mencoba menarik kesimpulan untuk

perbaikan kinerja sistem.

1. Dibuatkannya aplikasi sistem informasi penerimaan siswa baru ini, dapat

memberikan kemudahan sehingga dapat mengatasi kendala-kendala yang ada

pada sistem manual.

2. Dibanggunnya sistem informasi penereimaan siswa baru dapat meranking siswa

dan mengurutkannya pada pembagian kelas.

3. Dibangunnya sistem ini dapat membatu penyajian laporan yang dibutuhkan oleh

instansi.

5.2 Saran

1. Walaupun sistem penerimaan siswa baru yang dirancang dapat memberikan

solusi tentang permasalahan yang terjadi, namun sistem yang dirancang masih

sangat jauh dari sempurna. Maka dari itu Penulis memberikan saran-saran

sebagai berikut:

2. Sistem informasi yang telah dibangun ini agar dijadikan bahan untuk

pengembangan sistem lebih lanjut.

3. Diharapkan kedepannya sistem ini dapat menambah fasilitas-fasilitas lain seperti

pembedaan penerimaan siswa luar kota dengan membedakan kuota/persentase

siswa yang diterima atau dapat juga dikembangkan dengan konsep client-server.

4. Sistem informasi yang telah dibangun ini bias dikembangankan dengan PSB

online atau dengan SMS Gate Way.

Daftar Pustaka

Ema Utami. 2006. RDBMS Using MS SQL Server 2000. NRAR.NET Publisher.

Yogyakarta.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis danPerancangan Sistem Informasi.Andi Offset.

Yogyakarta.

Indrajani, Martin. 2004. Pemrograman Berorientasi Objek dengan Java. PT Elex Media

Komputindo. Jakarta.

Jogiyanto HM. 1999. Analisa dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis Edisi ke-2. Andi Offset. Yogyakarta.

Purnomo, Adi, 2006, “Belajar Pemograman Java dengan JBUILDER 2006 Enterprise.

Andi Offset. Yogyakarta.

Suarga. 2009. Dasar Pemrograman Komputer dalam Bahasa Java. Andi Offset.

Yogyakarta.