SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DENGAN MENGGUNAKAN...

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DENGAN MENGGUNAKAN

MICROSOFT DYNAMIC NAVISION PADA UNIVERSITAS GUNADARMA

Christopher Mario Muntasa

Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma,2012

ABSTRAK

Pada perguruan tinggi Univerisitas Gunadarma terdapat divisi yang melakukan perawatan komputer yaitu Badan Pengelola Lingkungan Kampus (BPLK). Proses perawatan komputer pada Universitas Gunadarma yang berlangsung saat ini kurang terintegrasi dengan baik. Diperlukan suatu fungsi aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) yang mampu mendukung kebutuhan informasi secara keseluruhan dalam satu sistem. Implementasi konsep ERP menggunakan sebuah aplikasi bernama Microsoft Dynamics Navision. Aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang mudah dipahami serta tidak terlalu sulit untuk dipelajari. Pembahasan lain yang dijelaskan pada penulisan ini yaitu mengenai fungsi dari kegunaan aplikasi Microsoft Dynamics Navision untuk sistem pembelian barang BPLK Universitas Gunadarma. Dimulai dari pengecekan persediaan barang sampai pengiriman barang yang kemudian diubah menjadi tagihan. Terdapat tiga fungsi modul yang dibahas, antara lain fungsi Modul Warehouse, Modul Purchase, dan. Modul Financial Management. Dari penulisan yang sudah dibuat ini menghasilkan pemahaman yang mendalam tentang penggunaan atau fungsional aplikasi Microsoft Dynamics Navison yang dapat memberikan kemudahaan kepada pengguna terhadap sistem BPLK Universitas Gunadarma agar menjadi lebih efektif dan efisien.

Kata Kunci: Warehouse, Purchase, Purchase Order, Financial Management, Invoices

ABSTRACT

PURCHASE INFORMATION SYSTEM USING MICROSOFT ON DYNAMIC NAVISION UNIVERSITY GUNADARMA

In college there Gunadarma Univerisitas perform computer maintenance

division which Campus Environmental Management Agency (BPLK). Computer maintenance process that took place at the University Gunadarma currently less well integrated. It takes a function of the application of Enterprise Resource Planning (ERP) that is able to support the needs of the overall information in one system. Implementation of ERP concept uses an application called Microsoft Dynamics Navision. Application is an application that is easy to understand and not too difficult to learn. Another discussion that is described in this paper is the function of the useful applications for the Microsoft Dynamics Navision system purchases BPLK Gunadarma University. Starting from checking inventory to shipment which is then converted into the bill. There are three function modules were discussed, among other functions

Warehouse Module, Purchase Module, and. Financial Management Module. Of writing that has made this produces a profound understanding of the use or application of functional Microsoft Dynamics Navison that can provide ease of the users of the system BPLK Gunadarma University in order to become more effective and efficient.

Keywords: Warehouse, Purchase, Purchase Order, Financial Management, Invoices

PENDAHULUAN

Makin pesatnya perkembangan teknologi informasi dewasa ini, membuat

banyakorganisasi maupun perusahaan berusaha mengadopsi teknologi informasi terbaru

untuk membantu kelancaran proses bisinis. ERP (Enterprise Resource Planning)

merupakan salah satu bentuk transformasi terkini teknologi yang digunakan oleh

organisasi atau perusahaan. Salah satu kunci kesuksesan dalam mengimplementasikan

konsep ERP dalam suatu organisasi/perusahaan, yaitu tentang analisa fungsional dari

salah satu aplikasi ERP buatan Microsoft, yang bernama Microsoft Dynamics Navision.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya serta

dalam mengimplementasikan aplikasi ERP ini, peneliti menentukan rumusan masalah

sebagai berikut:

a. Fungsional tersebut meliputi modul purchase dan modul warehouse. Modul-

modul yang dijelaskan merupakan modul yang diterapkan dan digunakan

pada sistem pembelian komponen komputer sampai penyimpanan

persediaan di gudang.

b. Modul Financial yang digunakan dan diterapkan untuk mengubah surat

pesanan menjadi tagihan.

Batasan Masalah

Agar penulisan ilmiah ini tidak menyimpang dari latar belakang dan pokok

bahasan, maka penulis membatasi dengan tidak membahas secara terperinci dari semua

modul-modul yang ada pada Microsoft Dynamics Navision. Aplikasi ERP yang

bernama Microsoft Dynamics Navision ini hanya dapat beroperasi pada platform

Microsoft Windows XP hingga versi Microsoft Windows yang terbaru. Sedangkan untuk

media penyimpanan dan pengolahan data menggunakan SQL Server 2005.

Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut :

a. untuk membantu pemahaman tentang fungsional terhadap aplikasi ERP

Microsoft Dynamics Navision untuk sistem manajemen pembelian sampai

penyimpanan persediaan di gudang. Fungsional tersebut baik berupa

pemahaman terhadap modul maupun manajemen pengaturan (management

setup) yang seharusnya dilakukan.

b. untuk memudahkan divisi perawatan komputer BPLK Universitas

Gunadarma dalam mengimplementasikan dan mengolah informasi yang

tepat dengan menggunakan software ERP Microsoft Dynamics Navision

sehingga diharapkan dapat Go-Live di Universitas Gunadarma.

LANDASAN TEORI

Enterprise Resource Planing (ERP) adalah sebuah sistem informasi perusahaan

yang dirancang untuk mengkoordinasi bagian yang terintegrasi setiap bidangnya.

Sistem Informasi Akuntansi adalah menetapkan, menerapkan, dan mengevaluasikan

data untuk memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat. Sistem

akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang

diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua:

pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam

negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Adapun fungsi

yang terkait dalam sistem informasi pembelian yaitu fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi akuntansi dan fungsi keuangan.

Flow Chart Menurut mulyadi (2001), dipilihkan satu cara yang sekarang secara

luas digunakan oleh para analis sistem untuk melukiskan bagian aliran dokumen suatu

sistem sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2001), simbol flowchart dibagi

menjadi empat simbol, yaitu:

1. Simbol input/output, menggambarkan media/perangkat yang menyediakan

input atau mencatat output dari suatu proses.

2. Simbol proses, menunjukan peralatan yang digunakan untuk menandakan

bahwa pemrosesan telah diselesaikan secara manual.

3. Simbol penyimpanan, menggambarkan peralatan untuk menyimpan data

yang tidak sedang digunakan oleh sistem.

4. Simbol aliran dan lain- lain, menggambarkan aliran data dan barang serta

operasi- operasi lain.

Microsoft Dynamics Navision adalah solusi manajemen bisnis yang membantu

perusahaan kecil dan menengah untuk menyederhanakan dan merampingkan proses

bisnis. Microsoft Dynamics Navision Merupakan software ERP buatan Microsoft yang

berjalan di sistem operasi Microsoft Windows. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar

yang dapat di dapatkan melalui partner Microsoft yang tersebar diseluruh dunia.

Adapun kelebihan Microsoft Dynamics Navision adalah sebagai berikut :

1. Mudah untuk di-Setup dan Konfigurasi

2. Mudah diimplementasikan dalam perusahaan

3. Integerasi data terhadap sistem

4. Pembagian tugas yang jelas

5. Low Cost

6. Modul yang cukup lengkap

Sedangkan kelemahan Microsoft Dynamic Navision adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi ini tidak cocok untuk digunakan oleh perusahaan berskala

enterprise ”perusahaan yang memiliki proses bisnis yang rumit seperti

manufacturing”.

2. Sistem payroll (penggajian) yang belum tersedia.

3. Walaupun modul yang tersedia di Navision sudah cukup lengkap tetapi

modul yang tersedia dapat dikatakan masih berada pada tingkat pemula.

METODE PENELITIAN

Objek yang menjadi penelitian adalah Badan Pengelola Lingkungan Kampus

Universitas Gunadarma (BPLK) yang beralamat di Jl Akses UI Kelapa Dua, Cimanggis,

Depok 16951 Jawa Barat. Penelitian ini akan membahas tentang implementasi sistem

informasi akuntansi pembelian barang Universitas Gunadarma dengan menggunakan

Microsoft Dynamic Navision.

Data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah data primer. Data ini

diperoleh dengan cara kualitatif. Data kualitatif yang dipakai adalah data yang

berhubungan langsung dengan transaksi-transaksi pembelian seperti kuitansi pembelian,

nota, faktur, dan catatan-catatan serta laporan yang dimiliki oleh Badan Pengelola

Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma. Cara pengumpulan data dilakukan

dengan studi lapangan, wawancara, dan dokumentasi.

Alat analisis yang digunakan dalam penulisan ini adalah analisis deskriptif

kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh langsung, kemudian

dibandingkan dengan teori-teori. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan

dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan

di lapangan. Ada dua tahap analisis data dalam penelitian ini, yaitu sistem analisis dan

desain sistem menggunakan Flow Chart.

PEMBAHASAN

Di Universitas Gunadarma terdapat sebuah organisasi lain yaitu Badan

Pengelola Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma (BPLK). BPLK merupakan

sebuah organisasi yang mengelola seluruh lingkungan kampus Universitas Gunadarma

dibidang non edukatif. Terdapat beberapa divisi yang berlindung di bawah organisasi

ini seperti Divisi Gudang, Divisi Pembelian, Divisi Akuntansi dan Keuangan dan lain

sebagainya. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian :

1. Pimpinan, Pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

a. Memimpin dan menjalankan perusahaan serta melakukan fungsi tertinggi

dalam perusahaan

b. Mengambil keputusan perusahaan secara keseluruhan

c. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan

2. Bagian Perbaikan (service)

a. Melakukan pemeriksaan pengecekan perlengkapan komponen secara

berkala dan teratur

b. Memperbaiki perlengkapan yang rusak (komputer, printer, dan lainnya)

c. Memberikan saran kepada bagian gudang yang akan diteruskan ke

bagian pembelian untuk melakukan pemesanan

3. Bagian Gudang

a. Membuat permintaan pembelian apabila stock barang yang ada di

gudang telah mencapai reorder point

b. Menerima dan menyimpan barang yang telah dibeli oleh bagian

pembelian

c. Bertanggung jawab atas ketersediaan barang yang ada di gudang

4. Bagian Pembelian

a. Membuat order pembelian

b. Menentukan pemasok

c. Membeli bahan-bahan yang dibutuhkan langsung kepada pemasok

d. Melakukan penawaran harga langsung kepada pemasok

e. Mengotorisasi surat permintaan pembelian

5. Bagian Akuntansi dan keuangan

a. Membuat laporan keuangan perusahaan

b. Menerima pembayaran dari pelanggan

c. Mengurus pembayaran gaji karyawan

d. Mengotorisasi bukti pembayaran

e. Bertanggung jawab atas biaya yang dikeluarkan untuk operasional

perusahaan.

Sistem Informasi Pembelian

Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran ini, dapat dibagi dalam bentuk

sistem pembayaran yang dilakukan secara tunai dan kredit. Berikut adalah alur (flow)

sistem informasi akuntansi yang bersangkutan :

a. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit Tanpa Navision.

Pada sistem ini mulanya bagian gudang meminta bagian pembelian untuk

membeli barang yang dibutuhkan. Kemudian terjadi kegiatan tawar menawar

antara bagian pembelian dan pemasok. Setelah terjadi persetujuan untuk

membeli barang dari pemasok, kita menungu pemasok mengirim barang

tersebut. Saat barang tiba, maka munculah tagihan yang akan diteruskan ke

bagian Akuntansi dan Keuangan melalui bank.

START

MEMBUAT SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN DAN MENYERAHKAN

KE BAGIAN PEMBELIAN

S P P

1

Vendor

MENCOCOKKAN SP1 DENGAN BARANG

YANG DIKIRIM

Bersama Barang

Surat Tagihan

MEMERIKSA SURAT TAGIHAN

S P 1

MENYERAHKAN SURAT TAGIHAN KE BAGIAN

AKUNTANSI DAN KEUANGAN

Surat Tagihan

2

1

S P P

M EN ER IM A S PP DAN M EN G EC EK PER M IN TAAN

PE M ESAN AN

M EM ILIH VE ND O R DAN M ELAKU KAN PE NAW A RAN

S P 1

S P 2

D ik irim Kepada Vendor

N

M E M IN TA PE RSE TUJU AN

P IM PIN AN

M EN G U BAH SPP M E NJA DI S UR AT

P ESAN AN R AN G KAP 2

Jika dilihat dari sistem ini, maka dapat diketahui bahwa bagian Gudang akan

kesulitan dalam memeriksa satu persatu persediaan barang jika jumlah barang di

gudang banyak. Selain itu, untuk mengetahui data pemasok yang menjual

barang yang harus dilakukan secara manual. Hal ini sungguh akan membuat

pekerjaan ini begitu rumit. Bagian Akuntansi dan Keuangan bisa melakukan

kesalahan pencatatan serta penyimpanan dokumen, seperti kertas yang

tercecer/terselip yang akhirnya membuat tagihan hilang.

Bagian Gudang Bagian Pembelian

Gambar 1 Sistem Akuntansi Pembelian Barang Kredit Tanpa Navison

$

Gambar 2 Workflow Sistem Pembelian Barang Kredit Tanpa Navison

b. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit Menggunakan Navision.





tersebut. Saat barang tiba, maka munculah tagihan yang akan diteruskan ke

bagian Akuntansi dan Keuangan melalui bank.

Jika dilihat dari sistem ini, dengan menggunakan Software Navision bagian

Gudang tidak akan mengalami kesulitan dalam memeriksa persediaan barang

meskipun jumlah barang di gudang banyak. Selain itu, dapat mengetahui data

START


KE BAGIAN PEMBELIAN

S P P

1

1

S P P

M E N E R IM A S P P D A N M E N G E C E K P E R M IN T A A N

P E M E S A N A N

M E M IL IH V E N D O R D A N M E L A K U K A N P E N A W A R A N

M E M IN T A P E R S E T U J U A N

P IM P IN A N

M E N G U B A H S P P M E N J A D I S U R A T P E S A N A N

D ik ir im K e p a d a V e n d o r

S P 1

Vendor


YANG DIKIRIM

Bersama Barang

Surat Tagihan


S P 1



Surat Tagihan

2

pemasok yang menjual barang karena sudah terintegrasi di setiap bagiannya.

Selain itu pula, bisa mengurangi kesalahan pencatatan dokumen seperti kertas

hilang yang akan merugikan perusahaan itu sendiri. Perusahaan juga dapat

mengetahui berapakah jumlah saldo kas di bank saat ini.


Gambar 3 Sistem Akuntansi Pembelian Barang Kredit Dengan Navison

Gambar 4 Workflow Sistem Pembelian Barang Kredit Dengan Navison

c. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai Tanpa Navision.





tersebut. Saat barang tiba maka tagihan akan langsung dibayar dari bagian

Akuntansi dan Keuangan melalui kas di tangan.

START


KE BAGIAN PEMBELIAN

S P P

1

1

S P P

M E N E R IM A S P P D A N M E N G E C E K P E R M IN T A A N

P E M E S A N A N

M E M IL IH V E N D O R D A N M E L A K U K A N P E N A W A R A N

M E N G U B A H S P P M E N JA D I S U R A T P E S A N A N

R A N G K A P 2

M E M IN T A P E R S E T U JU A N

P IM P IN A N

M E N G IR IM S U R A T P E S A N A N K E P A D A

V E N D O R D A N M E N U N G G U B A R A N G D A T A N G

S P 1

S P 2

D ik ir im K e p a d a V e n d o r

N

Jika dilihat dari sistem ini, maka dapat diketahui bahwa bagian Gudang akan

kesulitan dalam memeriksa satu persatu persediaan barang jika jumlah barang di

gudang banyak. Selain itu, untuk mengetahui data pemasok yang menjual

barang yang harus dilakukan secara manual. Hal ini sungguh akan membuat

pekerjaan ini begitu rumit. Bagian Akuntansi dan Keuangan tidak

terkomputerisasi sehingga data tagihan hanya berupa kertas yang hanya dicatat

dalam buku besar.


Vendor


YANG DIKIRIM

Bersama Barang

Surat Tagihan


S P 1



2

2

MENGUBAH SURAT TAGIHAN MENJADI

NOTA PEMBAYARAN RANGKAP 2

Surat Tagihan

Surat Tagihan

MELAKUKAN PEMBAYARAN KEPADA VENDOR MELALUI

KAS DI TANGAN

Nota Pembayaran 1

Nota Pembayaran 2

NKepada Vendor

Gambar 5 Sistem Akuntansi Pembelian Barang Tunai Tanpa Navison

Gambar 6 Workflow Sistem Pembelian Barang Tunai Tanpa Navison

d. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai Menggunakan Navision





tersebut. Saat barang tiba maka tagihan akan langsung dibayar dari bagian

Akuntansi dan Keuangan melalui kas di tangan.

Jika dilihat dari sistem ini, dengan menggunakan Software Navision bagian

Gudang tidak akan mengalami kesulitan dalam memeriksa persediaan barang

meskipun jumlah barang di gudang banyak. Selain itu, dapat mengetahui data

pemasok yang menjual barang karena sudah terintegrasi di setiap bagiannya.

Bagian Akuntansi dan Keuangan bisa melakukan pencatatan serta penyimpanan

START


KE BAGIAN PEMBELIAN

S P P

1

1

S P P

M E N E R I M A S P P D A N M E N G E C E K P E R M I N T A A N

P E M E S A N A N

M E M I L I H V E N D O R D A N M E L A K U K A N P E N A W A R A N

M E M I N T A P E R S E T U J U A N

P I M P I N A N

M E N G U B A H S P P M E N J A D I S U R A T P E S A N A N

D ik i r im K e p a d a V e n d o r

S P 1

dokumen (arsip tetap) karena sistem sudah terkomputerisasi. Perusahaan juga

dapat mengetahui jumlah saldo kas di tangan saat ini.


Vendor


YANG DIKIRIM

Bersama Barang

Surat Tagihan


S P 1



Surat Tagihan

2

2

MENGUBAH SURAT TAGIHAN MENJADI

NOTA PEMBAYARAN RANGKAP 2

Surat Tagihan

MELAKUKAN PEMBAYARAN KEPADA VENDOR MELALUI

KAS DI TANGAN

Nota Pembayaran 1

Nota Pembayaran 2

N

Kepada Vendor

Gambar 7 Sistem Akuntansi Pembelian Barang Tunai Dengan Navison

Gambar 8 Workflow Sistem Pembelian Barang Tunai Dengan Navison

PENUTUP

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab

sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Analisa fungsional terhadap sistem yang sebelum dan sesudah menggunakan

aplikasi Microsoft Dynamics Navision terdapat beberapa kekurangan.

Kekurangan dari sistem sebelum menggunakan aplikasi yaitu buruknya

keterhubungan data dari masing-masing bagian atau divisi. Dan kegiatan

pendataan perbaikan komputer masih memakai langkah-langkah manual,

seperti supervisor membuat surat tugas teknisi menggunakan aplikasi seperti

word processor ataupun Microsoft Office Excel yang memiliki kelemahan

seperti database yang kurang besar dan filenya sering terpisah. Untuk

pemberitahuan apabila ada kebutuhan pembelian barang untuk perbaikan

komputer juga masih memakai alat bantu komunikasi telepon. Tidak ada

pemisahan tugas antara Bagian Akuntansi dan Bagian keuangan. Sehingga

saat pencatatan jurnal dan pembayaran hutang kepada pemasok dilakukan

oleh bagian yang sama. Dari kekurangan yang ada tersebut, menjadi titik

kelebihan sesudah menggunakan aplikasi, sehingga kegiatan perbaikan

komputer Badan Pengelola Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma

dapat terlaksana dengan baik serta sesuai dari harapan.

2. Modul Purchase dan Warehouse Management yang disediakan oleh Software

Microsoft Dynamic Navision mampu mendukung atau dapat mengakomodir

sistem pembelian barang, persetujuan pembelian, dan penyimpanan komputer

Badan Pengelola Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma dan sumber

daya yang dimiliki menjadi lebih terpantau dan dapat digunakan dengan

efektif dan efisien.

SARAN

Tidak ada penelitian yang sempurna, tanpa terkecuali penelitian ini. Harapan dari

penulisan ini dapat dijadikan saran yang membangun dan bermanfaat bagi Badan

Pengelola Lingkungan Kampus Universitas Gunadarma yaitu fungsional terhadap

modul Financial Management yang disediakan oleh Microsoft Dynamics Navision lebih

digunakan lagi. Seperti penggunaan untuk pembuatan biaya budget tahunan. Pembuatan

transaksi Account Payables dan Account Receivables, serta penggunaan fasilitas-

fasilitas lain yang dapat mendukung kebutuhan informasi dari segi manajemen

keuangan. Penyesuaian sistem perawatan komputer ini masih dalam tahap

pengembangan sehingga masih belum sempurna, baik dari sisi desain program,

fungsional, data, maupun keamanannya. Hendaknya dilakukan pemantauan secara

berkala agar sistem tidak rusak dan sesuai dengan kebutuhan Universitas Gunadarma

agar dapat berjalan secara efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan William S. Hopwood yang diterjemahkan oleh Julianto Agung

Saputro, 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Andi :

Jogjakarta.

Dhewanto, Wawan dan Falahah, ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi

Dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung, 2007.

Hall, James. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.

Midjan, La., dan Azhar susanto. 2003. Sistem Informasi Akuntansi I. Bandung :

Lembaga Informatika Akuntansi.

Muhammad Nazir, Ph.D. 1999. Metode Penelitian, Jakarta : Ghalia Indonesia.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. UGM. Salemba Empat:Jogjakarta.

Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System

(Sistem Informasi Akuntansi). Buku Satu, Edisi Kesembilan. Salemba

Empat:Jakarta.

Suharsimi Arikunto, Prof. Dr. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan

Praktek, Jakarta : Rieneka Cipta.

http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/products/nav-overview.aspx

http://microsoft-dynamics-nav.blogspot.com

SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DENGAN MENGGUNAKAN...

Documents

Transcript of SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DENGAN MENGGUNAKAN...