1

BAGIAN I

PENGANTAR SIM

1.1 Pengertian Istilah Sistem Informasi Manajemen

a. Sistem

Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information System : Conceptual

Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai berikut:

Sistem dapat abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari

gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling tergantung. Misalnya, sistem teologi

adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia dan sebagainya.

Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja untuk mencapai suatu

tujuan.

Untuk menjelaskan sistem yang bersifat fisis, Gordon B. Davis memberikan contoh-contoh

antara lain sebagai berikut : Sistem angkutan, pegawai-pegawai, mesin-mesin, dan

organisasi yang menyangkut barang-barang. Sistem sekolah, gedung-gedung, guru-guru,

administrator-administrator, buku-buku pelajaran, dan sebagainya yang bersama-sama

berfungsi memberikan pelajaran kepada para siswa.

Norman L. Enger bukunya, Management Standards for Developing Information Sistems,

menulis bahwa “a system consists of related that meet company objectives such as inventory

control or production scheduling”, suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang

berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau

penjadwalan produksi.

Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Pengambilan Keputusan, mengatakan:

Sistem sebagaimana telah saya rumuskan dalam BAGIAN-BAGIAN terdahulu adalah setiap

sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang

bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur

tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan uang tertentu.

Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam buku mereka yang

berjudul The Theory and Management of System, yang diterjemahkan oleh rs. S. Pamudji,

M.P.A dalam bukunya, Teori Sisteam dan Penerapannya dalam Management,

mengemukakan bahwa suatu sistem adalah suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau

bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh.

Pada halaman lain dikemukakan :

Suatu sistem akan didefinisikan sebagai suatu gugus komponen-komponen yang dirancang

untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana. Terdapat tiga hal yang

penting dalam definisi ini. Pertama, adanya maksud atau tujuan, dimana sistem dirancang

untuk mengerjakannya. Kedua, adanya suatu rancangan, atau suatu susunan komponen-

2

komponen. Akhirnya input informasi, energi (tenaga), dan bahan-bahan (material) harus

dialokasikan sesuai dengan rencana.

b. Sistem

Gordon B. Davis mengatakan bahwa sistem dibagi atau dijadikan faktor-faktor/unsur-unsur

dalam subsistem-subsistem. Jadi subsistem adalah bagian atau faktor/unsur dari sistem.

c. Data

Menurut The Liang Gie, data atau bahan keterangan adalah :

Hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apa pun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk

dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penerapan

keputusan. Data adalah ibarat bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu lalu menjadi

keterangan (informasi).

Menurut Gordon B. Davis :

Data, bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak

acak yang menunjukan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Data-

data dibentuk dari lambang grafis seperti *, $, dan ~. Data-data disusun untuk mengolah

tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data.

d. Informasi

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk

yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam

keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan :

Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan dan

keterangan.

George R. Terry, Ph.D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang

memberikan pengetahuan yang berguna. Selanjutnya dijelaskan oleh beliau bahwa kegunaan

informasi tergantung pada :

1. Tujuan si penerima

Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan, maka informasi itu harus

membantu si penerima dalam apa ynag ia usahakan untuk memperolehnya.

2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data

Dalam menyampaikan dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus

dipertahankan.

3. Waktu

Apakah informasi itu masih up-to-date?

4. Ruang dan tempat

Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat?

5. Bentuk

Dapatkah informasi itu digunakan secara efektif? Apakah informasi itu menunjukkan

hubungan-hubungan yang diperlukan, bidang-bidang yang memerlukan perhatian

3

manajemen? Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada

hubungannya?

6. Semantik

Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas? Apakah ada

kemungkinan salah tafsir?

e. Manajemen

Menurut Prof.Dr. Prajudi Atmosudirdjo, S.H. pengertian manajemen itu dapat dipandang

sebagai:

1. Orang-orang:

Semua orang yang mempunyai fungsi/kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin

kerja.

2. Proses:

Adanya kegiatan-kegiatan yang berarah ke bawah, jadi berupa kerja-kerja untuk

mencapai tujuan tertentu.

3. Sistem Kekuasaan:

Atau sistem kewenang-kewenangan/wewenang-wewenang supaya orang-orang

menjalankan pekerjaan.

Demikian juga apabila kita mengatakan top management, middle management, dan lower

management, maka yang kita maksudkan adalah top manager, middle manager, dan lower

manager.

Dikatakan oleh George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Principles of Management, sebagai

berikut:

Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang

telah ditetapkan dengan menggunkan manusia dan sumber-sumber lainnya.

f. Sistem Informasi Manajemen

Burt Scanlan dan J. Bernard Keys dalam buku mereka yang berjudul Management and

Organizatial Behaviour, mengatakan bahwa suatu sistem informasi manajemen adalah suatu

sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi

kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.

The Liang Gie dalam bukunya, Pokok-pokok PPBS dan MIS menyarankan perumusan MIS

yang lebih luas lingkupannya sebagai :

Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas macam-macam

keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses pengumpulan, pengolahan,

penyimpanan,pengambilan kembali dan penyebaran keterangan itu dengan berbagai

peralatan sehingga memungkinkan para anggota melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya

maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugas kepemimpinannya yang lain

secara tepat.

4

BAGIAN II

DATA UNTUK SIM

2.1 Metode Pengumpulan Data

a. Melalui pengamatan sendiri secara langsung

Keuntungan metode ini adalah bahwa data yang dikumpulkan akan lebih cermat karena

pengamat sendiri yang mengumpulkan.

Kerugiannya adalah :

1. Daerah pengamatan tidak luas, karena pengamat tidak punya banyak waktu untuk

mengumpulkan data.

2. Biayanya mahal

3. Tidak dapat dilakukan apabila banyak hal yang harus diselidiki.

b. Melalui wawancara

Keuntungan metode ini :

1. Data yang dikumpulkan akan lebih teliti karena dikumpulkan sendiri.

2. Pengamatan dapat dilakukan dalam daerah yang luas dan atas dasar prinsip angka yang

banyak, hasilnya akan lebih cermat.

3. Data dikumpulkan sendiri oleh pengamat meskipun secara tidak langsung/melalui

wakilnya.

Kerugiannya adalah :

1. Metode ini merupakan metode yang mahal karena harus banyak wakil yang ditunjuk

pergi ke berbagai tempat untuk mengumpulkan data.

2. Fakta-fakta yang dikumpulkan kurang teliti.

c. Melalui perkiraan korespondensi (pembawa berita)

Keuntungan metode ini :

1. Metode ini sangat murah

2. Metode ini dapat meliputi daerah yang luas

Kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurang teliti.

d. Melalui daftar pertanyaan

Keuntungan metode ini :

1. Metode ini lebih murah dibandingkan dengan metode wawancara pribadi secara

langsung.

2. Data dapat dikumpulkan secara cepat.

Kerugiannya adalah informan-informan mungkin tidak mengembalikan daftar pertanyaan

atau mengembalikan akan tetapi tidak menjawab semua pertanyaan.

Dalam praktek langsung sering digunakan gabungan dari dua metode atau lebih misalnya

metode pengamatan secara langsung dengan metode wawancara atau lainnya.

5

2.2 Pengertian Pengolahan Data

George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Office Management and Control, mengatakan :

Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai

tujuan atau hasil yang diinginkan.

Selanjutnya dikatakan bahwa ada 8 unsur pokok pengolahan data, yakni :

1. Membaca

2. Menulis, mengetik, membuat lubang pada kartu atau pada pita-kertas (sering disebut

masukan).

3. Mencatat atau mencetak (sering disebut keluaran)

4. Menyortir

5. Menyampaikan atau memindahkan

6. Menghitung

7. Membandingkan

8. Menyimpan

2.3 Operasi Data

Menurut Burch dan Strater kesepuluh operasi data adalah :

1. Capturing

Operasi ini menunjukan pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk seperti

formulir kepegawaian, pesanan pembelian, dan sebagainya.

2. Pemeriksaan (verifying)

Menunjukan pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat

diperoleh dan dicatat secara cermat.

3. Penggolongan (classifying)

Menempatkan unsur-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan arti bagi si

pemakai.

4. Penyusunan dan penyortiran

Menempatkan unsur-usur data dalam suatu rangkaian khusus atau rangkaian yang telah

ditentukan sebelumnya.

5. Peringkasan (summarizing)

Menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam salah satu dari dua cara.

Pertama, mengumpulkan data secara matematika. Kedua, mengurangi data secara logika.

6. Perhitungan (calculating)

Operasi ini memerlukan penanganan data secara ilmu hitung dan atau logika.

7. Penyimpanan (storing)

Menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm dan

sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali

apabila diperlukan.

8. Pengambilan kembali (retrieving)

Mengandung pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data

khusus dari media di mana unsur-unsur tersebut disimpan.

6

9. Reproduksi

Memperbanyak data dari satu media ke media yag lain atau dalam kedudukan yang lain

dalam media yang sama.

10. Penyebaran/pengkomunikasian (disseminating/communicating)

Memindahkan data dari satu tempat ke tempat yang lain.

Menurut Burch dan Strater ada empat macam metode pengolahan data yang penting diketahui,

yakni :

a. Manual

Dalam data manual semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat

penting seperti pensil, kertas, dan sebagainya.

b. Electromechanical

Metode electromechanical merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin

c. Punched card equipment

Metode punched card equipment mengandung penggunaan semua peralatan yang

dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit.

d. Electronic computer

Metode electronic computer, komputer disini berarti suatu susunan dari alat-alat masukan,

suatu unit pengolahan pusat (central processing unit), dan alat-alat keluaran.

Unit pengolahan pusat terdiri atas 4 komponen pokok, yakni :

1. Arithmetic-logic unit

2. The control unit

3. The primary storage unit

4. The console

2.4 Sentralisasi dan Desentralisasi Pengolahan Data

a. Sentralisasi pengolahan data

Dengan pengolahan data yang disentralisasi, sebagian besar operasi pengolahan data

dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah. Biasanya ini merupakan suatu bagian terpisah

yang diadakan dalam suatu organisasi dan disebut Bagian Pengolahan Data Elektronik

(Electronic Data Processing Departement), sering disingkat EDP Departement. Akan tetapi

pengolahan data dapat juga dilakukan oleh :

1. Suatu biro jasa, yang merupakan perusahaan terpisah di luar organisasi, yang

memberikan macam-macam pelayanan pengolahan data.

2. Fasilitas-fasilitas timesharing yang dibeli atau disewa dari perusahaan privat

3. Sustu susunan manajemen fasilitas di mana suatu perusahaan privat mengmbil alih

pelaksanaan operasi pengolahan data organisasi.

b. Desentralisasi pengolahan data

Susunan pendekatan hirarkis untuk menggunakan pengolahan data yang didesentralisasi

juga meliputi, seperti halnya pendekatan hirarkis yang menggunakan pengolahan data yang

7

didesentralisasi, beberapa bidang fungsional otonom atau suborganisasi dalam organisasi

keseluruhan. Aliran informasi masih vertical dalam masing-masing bidang fungsional.

c. Terdistribusi

Data-data yang akan disebar ke bagian-bagian, namun bagian-bagian yang tersebar tersebut

disatukan kembali secara logik dan diawasi oleh bagian yang lebih tinggi tingkatannya

sehingga terbentuk kesatuan.

Keuntungan :

1. Dapat meminimalkan biaya software dan hardware

2. Mempersingkat waktu respon

3. Pengontrolan data lebih cermat

4. Kemampuan back up data

8

BAGIAN III

FUNGSI, BIAYA, NILAI DAN MUTU INFORMASI

3.1 Fungsi Informasi

a. Biaya operasi sistem informasi dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Biaya perangkat keras

Biaya ini biasanya merupakan biaya tetap atau biaya tertanam, dan akan meningkat

untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.

2. Biaya untuk analisis, perancangan, dan pelaksanaan sistem

Biaya ini merupakan biaya tertanam, dan biasanya akan meningkat sesuai dengan tingkat

mekanisasi yang lebih tinggi.

3. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor kontrol lingkungan

Biaya ini setengan berubah-ubah (semivariabel). Biasanya biaya ini meningkat sesuai

dengan tingkat mekanisasi yang tinggi.

4. Biaya perubahan

Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu

metode ke metode yang lain.

5. Biaya operasi

Biaya ini pada dasarnya merupakan biaya variabel dan meliputi biaya bermacam-macam

pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem, perlengkapan, barang-barang yang berguna

dan fasilitas bantuan.

3.3 Nilai Informasi

Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice, nilai

informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :

1. Mudahnya dapat diperoleh

Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi.

Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai

informasi, sulit mengukurnya.

2. Sifat luas dan lengkapnya

Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai

volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan

oleh karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam

hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjasi dua jenis kesalahan,

yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

9

4. Kecocokan

Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan

permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang

dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya.

Sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek, daripada siklus dapat

diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran kepada para

pemakai. Biasanya agar informasi itu tepat waktu, lamanya siklus ini harus dikurangi.

Dalam beberapa hal ketepatan waktu dapat diukur.

6. Kejelasan

Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.

Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan

lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan.

Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat

diukur.

8. Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran

informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna

mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur

Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

Meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap

sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita.

Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih

keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi

optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian.

Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan

angka yang pasti.

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan, menurut Gordon B. Davis, adalah

sebagai berikut :

1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-kemungkinan

sebelumnya.

2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.

3. Tentukan ukuran sampel yang optimal.

4. Sampel

5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.

10

3.4 Mutu Informasi

Informasi berbeda dalam mutunya diseBAGIANkan oleh penyimpangan atau kesalahan.

Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat diseBAGIANkan oleh :

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

3. Hilang atau tidak terolahnya data.

4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah

5. Dokumen (induk) sejarah yang salah (atau penggunaan dokumen sejarah yang salah)

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan(misalnya kesalahan program komputer)

7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja

Kesulitan karena peyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur

untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena

kesalahan dapat diatasi dengan :

1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan

2. Pemeriksaan intern dan extern

3. Penembahan “batas kepercayaan” kepada data,

4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat

menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

11

BAGIAN IV

PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN

Suatu Sim Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut :

a. Proses perencanaan

b. Proses pengendalian

c. Proses pengambilan keputusan

4.1 Manajemen Sebagai Suatu Sistem

a. Perencanaan

Pada penganalisaan kegiatan perencanaan lebih lanjut, perencanaan harus melaksanakan

lima tugas pokok sebagai berikut :

1. Menentukan tujuan

2. Mengetahui kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk

mencapai tujuan.

3. Menjelaskan sumber-sumber dan atau bakat-bakat yang diperlukan untuk melaksanakan

tiap kegiatan.

4. Menentukan lamanya tiap kegiatan.

5. Menentukan urutannya, apabila ada, kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan.

Dukungan SIM pada proses perencanaan

Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkanlebih dahulu. Rencana

adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu

dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Rencana pada suatu organisasi adalah tergantung pada individu-individu yang menjadikan

organisasi tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data

masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Secara

ringkas, dukungan SIM pada proses perencanaan ditunjukan table 4.1

Tabel. Dukungan SIM pada Proses Perencanaan

Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi

Model Perencanaan Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan

model.

Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan

Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu

komputer

Data Masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk

membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis

Manipulasi Model Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model

Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan

ekstrapolasi

12

b. Pengawasan

1. Pengawasan adalah suatu proses yang terdiri atas tiga langkah penting, yakni :

2. Mengukur keluaran-keluaran sistem

3. Membandingkan keluaran-keluaran ini dengan rencana, dan menentukan penyimpangan-

penyimpangan apabila ada.

4. Membetulkan penyimpangan-penyimpangan yang tidak menguntungkan dengan

melakukan tindakan pembetulan.

Dukungan Sistem Informasi pada proses pengendalian

Dukungan yang diberikan pada proses pengendalian ini mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi

2. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan

3. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari

prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model

perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Dengan demikian maka kegiatan-

kegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus-menerus dan penyimpangan-

penyimpangan akan segera terdeteksi. Untuk seterusnya keputusan-keputusan baru dapat

dibuat untuk mengembalikan proses ke dalam batasan pengendalian.

c. Pengambilan Keputusan

1. Unsur-unsur pengambilan keputusan

Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur :

1) Model

Menunjukan suatu gambaran masalah secara kuantitatif dan kualitatif

2) Kriteria

Menunjukan tujuan dari masalah keputusan misalnya untuk mencapai jasa langganan

yang maksimum.

3) Pembatas

Ada faktor-faktor tambahan yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah

keputusan.

4) Optimalisasi

Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model). Maka

manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan

(pembatas). Pada titik ini pengambil keputusan siap untuk memilih penyelesaian

yang terbaik atau optimum.

2. Jenis-jenis pengambilan keputusan

Dalam arti luas ada dua jenis pengambilan keputusan, yakni :

1) Pengambilan keputusan yang terprogram

Jenis pengambilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap

kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Semua masalah

13

yang sifatnya berulang dan menjadi kebiasaan sehari-hari dengan parameter-

parameter yang dirumuskan dengan baik memberi kemungkinan untuk pengambilan

keputusan yang diprogramkan.

2) Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan

Jenis pengambilan keputusan ini menunjukan proses yang berhubungan dengan

masalah-masalah yang tidak jelas. Masalah-masalah tersebut biasanya kompleks,

hanya sebagian parameter yang diketahui dan banyak parameter yang telah diketahui

mempunyai banyak hal yang sifatnya mungkin, tidak pasti.

3. Tingkat-tingkat pengambilan keputusan

Untuk menggolongkan, kita membagi pengambilan keputusan itu ke dalam tiga tingkat :

1) Pengambilan keputusan tingkat strategis

Keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa

depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi

seluruh organisasi.

2) Pengambilan keputusan tingkat taktis

Pengambilan keputusan ini berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan

penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Sementara pengambilan keputusan

strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan

taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan kegiatan pengawasan

yang hampir sama. Jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apabila ada,

kemungkinan untuk pengambilan keputusan terprogramkan.

3) Pengambilan keputusan tingkat teknis

Pada tingkat ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan.

Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas

khusus dapat dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien.

Dukungan Sistem Informasi pada pengambilan keputusan

Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :

1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :

- Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan

- Pengakuan adanya masalah

2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :

- Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah

- Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan

yang mungkin.

3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah

- Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.

14

BAGIAN V

KOMPONEN-KOMPONEN DARI SUATU SISTEM KOMPUTER

5.1 Komponen-komponen Sistem Komputer

Meskipun banyak manajer terpesona dan kadang-kadang dibuat bingung oleh komputer,

operasinya pada dasarnya tidak lebih kompleks dibandingkan sistem manual. Bidang komputer

ini disebut pengolahan data secara elektronik (electronic data processing), dan komputernya

tidak lebih dari alat pengolahan data elektronik, yang memiliki komponen-komponen yang sama

dengan sistem manual. Namun komputer menerima datanya dalam bentuk alphanumeric

(alphabetic dan numerical) atau dalam bentuk huruf dan angka.

1. Input

Fungsi memasukkan data ke dalam sistem komputer dilakukan oleh sebuah alat input.

Berbeda dengan sistem manual yang pengolahnya adalah manusia, input kedalam komputer

harus ke dalam bentuk yang dapat diterima oleh mesin. Biasanya input ini berupa kartu key-

punch, media magnetic (pita, disk, diskette) dan input langsung dari keyboard terminal.

2. Pengolah pusat (central processing)

Pengolahan sentral ini merupakan komponen yang paling utama dari komputer. Pengolah ini

terdiri dari satu seksi pengendaliaan, yang mengkoordinasi semua komponen sistem ini, dan

unit penghitung/logika, yang melakukan fungsi-fungsi seperti tambah, kurang, kali, bagi,

banding, geser, pindahkan, simpan dll. CPU (central processing unit) dari komputer ini

melaksanakannya dengan kecepatan dan ketepatan yang fantastis. Logika pengolahan yang

sederhana ini, yang disertai lima fungsi sederhana pula, memungkinkan berbagai variasi

tugas yang tidak terhitung besarnya bagi komputer tersebut.

3. Penyimpanan (storage)

Penyimpanan ini hampir mirip dengan sebuah filling cabinet elektronik yang sangat besar,

dengan indeks yang lengkap, dan setiap saat terbuka bagi komputer. Penyimpanan ini terdiri

dari intern, yang merupakan bagian dari komponen pengolahan dan ekstern.

Penyimpanan intern, yang sering disebut memory, merupakan karakteristik yang

memungkinkan komputer itu menyimpan, dalam bentuk elektronik, data dari alat-alat input

dan serangkaian intruksi yang panjang, yang disebut program, yang memerintahkan mesin

akan tugas yang harus dilakukannya.

Penyimpanan ekstern ada dua macam :

1) Direct access (langsung dapat dicari). Berbentuk disk, diskette, magnetic drum dan

sarana data cell yang dapat menampung penyimpanan data massal tanpa urutan, dan

dapat dicari langsung tanpa harus membaca arsip dari permulaannya untuk menemukan

data yang diinginkan.

2) Sequential (urutan). Berupa magnetic tape (pita magnetik) yang diisi menurut urutan,

dan harus dibaca dari awal untuk membaca atau menulis catatan yang diinginkan.

15

4. Output

Sarana output memberikan hasil akhir dari pengolahan data. Alat ini mencatat informasi dari

komputernya di atas berbagai macam media, seperti kartu dan media magnetik. Dan

informasi ini kemudian dicetak diatas kertas. Di samping itu alat output ini dapat

memberikan sinyal-sinyal untuk dikirimkan melalui jaringan teteprocessing, menghasilkan

gambaran grafik, gambaran microfilm, dan berbagai bentuk khusus lainnya. Pada umumnya

aplikasi pokok dalam perusahaan hanya berbentuk cetakan di atas kertas (printout).

5.2 Komunikasi Data

Uraian tentang penggunaan komputer belum lengkap tanpa menyebutkan komputer data – suatu

perkawinan antara pengolahan data dan transmisi data. Beberapa tahun lalu, komunikasi data

masih merupakan subyek yang samar, dan yang hanya dipelajari oleh segelintir ahli belaka.

Proses komunikasi data pada umumnya membutuhkan lima bagian :

1. Sebuah alat pengirim (transmitter) atau sumber informasi. Biasanya ini berupa suatu jenis

alat input/output, seperti mesin tik, keyboard, atau layar display.

2. Sebuah pertukaran pada titik pengiriman. Ini merubah sinyal transmisi data menjadi sinyal

analog agar dapat dikirimkan melalui jaringan transmisi. Secara historis, alat converter ini

hampir selalu disediakan oleh “perusahaan umum”

3. Sebuah saluran transmisi atau sarana penyaluran (carrier). Berbagai perusahaan telepon dan

perusahaan jasa menawarkan jasa saluran pribadi dengan kecepatan yang berbeda-beda.

4. Sebuah converter pada titik peneriamaan. Ini merubah sinyal yang diterima dari saluran

transmisi itu kembali menjadi sinyal digital untuk pemakaian dalam komputer.

5. Sebuah alat penerima transmisi informasi. Ini adalah komputernya dari berbagai ragam alat-

alat input/output.

Meskipun kemungkinan susunan dari terminal, converter, saluran transmisi, dan komputer tidak

ada batasnya, sang manajer hanya perlu memahami beberapa ide inti saja.

1. Konsepsi yang pertama

2. Komputer utama dalam sistem ini berkomunikasi dengan semua terminalnya. Terminal-

terminal ini mungkin berbeda dalam tingkat “intelegensinya”. Input dan output dilakukan

oleh komputernya.

3. Konsepsi kedua

4. Merupakan contoh nyata dari pengolahan data yang dibagi-bagi, karena komputer utamanya

dan komputer-komputer lainnya membagi tanggung jawab pengolahan, terlepas dari

itelegensi masing-masing terminalnya.

5. Konsepsi ketiga

6. Dikenal sebagai hubungan antara “majikan dengan majikan”, karena masing-masing

komputer dalam gabungan ini membagi beban pengolahan ke seluruh sistem.

16

5.3 Pengelolaan Informasi

Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara yang paling efektif.

Jenis-jenis sumber daya bagi manajer adalah :

1. Sumber daya fisik, terdiri atas :

Manusia

Material (termasuk mesin, fasilitas, dan energi)

Uang

2. Sumber daya konseptual, yaitu berupa informasi (termasuk data)

Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya fisik.

Manajemen sumber daya fisik dapat dilakukan dengan cara :

Menyusun

Memaksimalkan penggunaan dengan meminimalkan waktu terbuang dan menjaganya

agar berfungsi pada efesiensi puncak.

Akhirnya mengganti sumber daya tersebut pada saat kritis yaitu sebelum sumber daya

tersebutmenjadi tidak efisien dan usang.

3. Aktifitas dalam pengolahan informasi meliputi :

1) Memastikan bahwa data entah yang diperlukan telah terkumpul

2) Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna

4. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat

yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.

5. Membuang informasi usang dengan informasi mutakhir dan akurat

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua hal yang

mendasar, yaitu :

1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan

atau tulisan.

2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving), merupakan semua kegiatan yang mengarah

pada solusi tentang permasalahan.

Seorang manajer juga harus memiliki pengetahuan manajemen, yaitu :

1. Mengerti komputer (computer literacy), yaitu pengetahuan mengenai komputer yang

diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah

komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan

menggunakan komputer (walau tidak perlu jadi programer), dll

2. Mengerti informasi (information literacy), meliputi pengertian mengenai bagaimana

menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana

informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi kepada pihak lain.

5.4 Evolusi CBIS

1. Fokus awal pada data

Selama paruh waktu abad 20, saat purched card dan keydriven bookkeeping machines

berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan

17

informasi para manajer. Rakter ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang

terbatas untuk aplikasi akuntansi dengan nama pengolahan data elektronik (electronic data

processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi popular dan telah disingkat menjadi pengolah data

(Data Processing/DP).

2. Fokus baru pada informasi

Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama

menghasilkan informasi manajemen.

3. Fokus revisi pada sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS)

Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu

yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer.

4. Fokus sekarang pada komunikasi

Berbagai aplikasi komputer untuk otomasi (Office Automation/OA) telah berkembang pesat

antara lain meliputi, konferensi jarak jauh, surat elektronik, kalender elektronik dll.

5. Fokus potensial pada konsultasi

Sistem pakar (Expert System/ES) yang menerapkan kecerdasan buatan (Artificial

Intelligent/AI) telah semakin banyak diperhatikan.

5.5 Organisasi Pengelola Informasi

Spesialis informasi (information specialist) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang

bertanggung jawab penuh untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis

komputer/CBIS. Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam, yaitu :

1. Analisis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi

tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analisis sistem bekerja

sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada

sekarang.

2. Pengelola basis data (Data Base Administrator/DBA), bekerja sama dengan pemakai dan

analis sistem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan

informasi bagi pemakai. Selanjutnya pengelola basis data mengelola basis data sebagai

sumber daya penting bagi perusahaan.

3. Spesialis Jaringan (network specialist), adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan

telekomunikasi. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai

membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer

yang tersebar.

4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan

analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data

masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.

5. Operator, mengoprasikan peralatan komputer berskala besar (misal : main frame, mini),

memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, megelola perpustakaan disk

storage, dan lain-lain.

18

BAGIAN VI

PERTUKARAN SISTEM MANUAL KE SISTEM KOMPUTER

6.1 Konversi Sistem Manual ke Sistem Komputer

Untuk meningkatkan pengertian kita tentang sistem informasi manajemen yang menggunakan

komputer, kita melanjutkan peralihan dari sistem manual ke sistem komputer ini dengan

menjelaskan langkah-langkah yang diambil dalam konversi atau peralihan sistem. Langkah-

langkah yang diambil dalam konversi ini adalah persiapan dari :

1. Uraian atau penjelasan sistemnya (secara keseluruhan)

2. Dokumen-dokumen Input

3. Dokumen-dokumen Output

4. Desain arsip

5. Program logikanya (detail)

6. Program komputer

7. Verifikasi sistem

8. Dokumentasi

1. Uraian Sistem

Uraian sistem pada dasarnya merupakan suatu pernyataan tentang input, output,

operasi pengolahan data serta arsip utama yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk

memperlihatkan arus informasi yang logis dan operasi-operasi logis yang perlu dilakukan

untuk menjalankan desain khusus yang dipilih. Uraian sistem ini berbentuk tertulis dan

berupa gambar diagram.

1) Uraian tertulis

Uraian secara tertulis ini menjelaskan bagaimana sistem itu bekerja. Dalam uraian ini

harus dicantumkan apa inputnya, outputnya, arsipnya, dan operasinya. Penjelasan itu

harus cukup terperinci, agar para pemakainya dan para teknisi komputernya memahami

operasi dari sistemnya, dan dapat menggunakan penjelasan ini sebagai titik tolak untuk

membuat desain yang lebih terperinci.

2) Uraian berupa gambar

Sebuah gambar atau ilustrasi memungkinkan kita untuk menyimpulkan uraian tertulis

dari sistem secara drastik. Bentuk simbolis ini mempermudah analisa cepat dari

pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan memberikan gambaran menyeluruh secara

visual dari seluruh operasi.

2. Dokumen Input

Setelah uraian sistem selesai dibuat, perlu diperinci bagaimana informasinya harus

dicatat dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Pertimbangan dalam penentuan

format ini meliputi volume dari informasi, frekwensi, ketepatan dan keperluan verifikasinya,

serta penanganan dari informasi tersebut. Kadang-kadang informasi itu harus diterima dalam

bentuk aslinya, sebagaimana diterima dari luaran. Dalam hal ini hanya diperlukan

pembuatan suatu bentuk yang dapat digunakan oleh mesin.

19

3. Dokumen Output

Pertimbangan-pertimbangan mengenai output hampir tidak ada bedanya dengan

input, hanya formatnya saja yang harus dirancang lebih cermat karena ini merupakan tujuan

dari seluruh operasi ini. Manajemen khususnya hanya memerlukan dokumen output ini, dan

karena sifat yang kritis ini, maka desainnya harus dilakukan dengan baik.

4. Desain Arsip

Logika yang diperlukan untuk mengendalikan arus data di dalam sistem merupakan

bagian dari desain sistem, dan arus ini sebaliknya bergantung pada desain dari arsip-arsip

datanya, kedua langkah ini berkaitan sangat erat dan seharusnya dipertimbangkan

bersamaan dengan pertimbangan antar jenis peralatan, kepastian penyimpanan, media input

dan output, dan format.

5. Logika Program

Meskipun ada berbagai cara dalam penyusunan logika dan mendokumentasikan

program logika ini, kita akan menggunakan bagan arus, karena hal ini sudah mendominasi

secara historis serta mudah untuk membuat dan memahaminya.

Bagan arus program ini merupakan logika dari penyusunan program (programmer)

mengenai ilustrasi selangkah demi selangkah bagaimana program komputer melaksanakan

pekerjaannya. Ini adalah “cetak biru” dari suatu program, dan digunakan untuk

mengumpulkan dan menyusun fakta-fakta agar dapat diteliti di atas kertas untuk

menguraikan masalah, logika, dan pemecahannya, dan untuk menangani masalah dengan

langkah-langkah yang sistematis.

6. Verifikasi Sistem

Setelah program disusun dan digunakan dalam proses pemakaian, maka program

tersebut disimpan dalam memory dalam bentuk binary atau bentuk yang “dapat dibaca

mesin” dan siap untuk mengolah input dari terminal, menyesuaikan catatan dalam arsip

induk dalam disk, dan mencetak laporan yang diperlukan. Komputer akan melaksanakan

instruksi-instruksi dari program tersebut menurut urutannya, sampai programnya berhenti.

Supaya langkah ini tidak dianggap remeh, perlu diperhatikan bahwa kemungkinan

dari sebuah program bekerja semestinya pada penggunaan pertama kalinya, adalah nihil.

7. Dokumentasi

Dokumen yang diperlukan terdiri dari tiga jenis :

1. Bagi mereka yang menyediakan inputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh

yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai jenis input apa yang

diperlukan, dan catatan mengenai input manakah yang tidak dapat diterima.

2. Bagi mereka yang menjalankan dan memelihara sistemnya, diperlukan semua

dokumentasi teknis yang dihasilkan selama proses pengembangan sistem ini.

3. Bagi mereka yang menggunakan outputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh

yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai makna output tersebut,

dan catatan tentang keterbatasannya.

20

6.2 Keunggulan Kompetitif

Pada bidang komputer keunggulan kompetitif diartikan sebagai pemanfaatan informasi untuk

mendapatkan leverage di pasaran. Dasar pemikirannya, perusahaan tidak harus sepenuhnya

mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sumber daya

konseptual yang unggul (data dan informasi) dapat digunakan sama baiknya dengan sumber

daya fisik lainnya.

Berdasarkan pengalaman, terdapat tiga hal penting untuk mencapai keunggulan kompetitif

dalam bidang komputer, yaitu :

1. Tidak ada perusahaan yang sukses tersebut yang hanya mengandalkan sumber daya fisik.

2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus

menerus bagi perusahaan pemakainya. Umur yang singkat dari sistem informasi membuat

para pembuat sistem untuk selalu siap meraih peluang sistem baru yang lebih baik.

3. Perhatian utama perusahaan adalah memusatkan sumber daya informasi pada para

pelanggan mereka.

Berbagai bentuk sistem komunikasi data dapat dipilih untuk membentuk IOS.

Jenis-jenis sumber daya informasi dapat terdiri atas :

1. Perangkat keras komputer

2. Perangkat lunak komputer

3. Para spesialis informasi

4. Pemakai

5. Fasilitas

6. Basis data

7. Informasi

6.3 Penerapan Model Untuk Sistem Pemecahan Masalah di Perusahaan

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah obyek atau

aktivitas, yang disebut entitas (entity).

Model umum sistem dapat digolongkan dalam empat jenis yaitu :

1. Model fisik, merupakan penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik

membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata dan model ini

mempunyai nilai paling kecil bagi para manajer.

2. Model naratif, menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Model ini paling banyak

digunakan dan paling popular, namun jarang disadari para pemakainya.

3. Model grafis, menggambarkan entitas dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model ini

banyak digunakan untuk komunikasi bisnis, karena sifatnya yang ringkas dan jelas.

4. Model matematis, merupakan segala bentuk formula atau persamaan yang banyak

digunakan dalam pembuatan model bisnis (business modeling).

21

Model fisik, naratif dan grafis berguna dalam hal :

1. Mempermudah pengertian/pemahaman

2. Mempermudah komunikasi

Sedangkan model sistematis memberikan tambahan untuk memprediksi masa depan /

perencanaan.

22

BAGIAN VII

MANAJEMEN DATABASE / DBMS

7.1 Kerangka Bisnis

Apakah Database itu ?

Bila sebuah organisasi memiliki suatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara logis dan

dikendalikan secara sentral, maka organisasi itu mempunyai sebuah Database.

Sebuah Sistem Manajemen Database

Untuk setiap database telah dikembangkan sebuah sistem untuk penggunaan database. Sistem

ini, atau suatu rangkaian peraturan dan metode, memungkinkan pemberian definisi, penciptaan,

perubahan, pembacaan, pemeliharaan, dan perlindungan database tersebut.

Pendek kata sistem ini adalah sistem manajemen database (DBMS=database management

system)

Database mempunyai beberapa komponen :

1) Setidak-tidaknya satu orang menjadi “pemiliknya” dan bertanggung jawab atas database

tersebut.

2) Serangkaian peraturan dan hubungan yang menentukan dan mengatur interaksi antara

berbagai unsur dari database.

3) Manusia yang memasukan data ke dalam database itu.

4) Orang yang mengeluarkan data dari database itu.

5) Databasenya sendiri.

a. Muncul : Komputer

Kecepatan merupakan salah satu dari atribut komputer yang paling berharga. Keistimewaan

kedua adalah kemampuan untuk menangani data dalam volume besar secara akurat. Dan

akhirnya, komputer tidak menjadi lelah atau bosan dengan pekerjaannya yang berulang-

ulang. Semua karakteristik ini mempunyai arti penting dalam manajemen database :

1. Kecepatan (speed), karena perusahaan yang modern harus mengolah banyak transaksi

dalam waktu yang sangat singkat.

2. Ketelitian, karena banyak perusahaan menbutuhkan data, yang mereka simpan dan

gunakan yang benar.

3. Sangat baik dalam melakukan pekerjaan berulang-ulang, karena database bersifat

berulang (setidak-tidaknya dalam format dan bentuk isinya)

b. Dampak atas manajemen

Tidak diragukan lagi, bahwa sistem database elektronik ini merupakan faktor yang besar

artinya dalam dunia usaha. Dan hal ini akan menjadi bertambah penting dengan berlalunya

waktu. Namun DBMS ini menimbulkan beberapa masalah serius bagi manajemen :

1) Bagaimana mengelola ahli-ahli teknik yang dibutuhkan untuk menggunakan database

yang besar dan canggih.

2) Bagaimana menjaga agar sistem ini tidak muncul sebagai unsur utama dan menjadi

benalu dalam kegiatan utama perusahaan.

3) Bagaimana mendapatkan informasi dan bukan setumpuk data dari database ini.

23

4) Bagaimana mempertahankan kebebasan manusia, dengan adanya potensi dari database

untuk “mengingat” setiap gerak-gerik kita.

5) Bagaimana melakukan pengintegrasian DBMS secara mulus dalam organisasi yang

lebih besar.

Sebaliknya manajemen dapat menarik keuntungan besar dari penggunaan yang tepat dari

DBMS ini :

1) Lebih banyak data yang dapat dipertimbangkan dalam menghasilkan informasi bagi

manajemen untuk mengambil keputusan.

2) Informan dapat disajikan secara lebih cepat untuk manajemen.

3) Usaha dapat dijalankan secara lebih efektif dan lebih efisien (misalnya, bila data

pelanggan segera tersedia, dari dalam hal perbankan, pada cabang mana nasabah

mempunyai rekening).

4) Database dari sumber-sumber diluar perusahaan tersedia untuk membantu manajemen

dalam mengambil keputusan (misalnya informasi tentang persediaan barang).

7.2 Tujuan DBMS

Sebelum membahas database lebih lanjut, mari kita perhatikan tujuan apakah yang harus

dipertimbangkan oleh manajemen dalam merancang dan menyusun sistem manajemen database

mereka :

1) Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk data yang relevan.

2) Membuat agar pemakainya mudah mendapatkan (meng-akses) data.

3) Memungkinkan respon yang segera atas permintaan dari data para pemakai.

4) Melakukan modifikasi terakhir dengan segera pada database.

5) Menghapus data yang berlebihan.

6) Memungkinkan penggunaan secara serentak dalam beberapa pemakai.

7) Memungkinkan perkembangan lebih lanjut dalam sistem database.

8) Melindungi data dari kerusakan fisik dan pemakaian yang tidak diotorisasi.

24

BAGIAN VIII

DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM

(Systems Development Life Cycle – SDLC)

8.1 Rekayasa Perangkat Lunak Untuk SIM

a. Paradigma Terhadap Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa perangkat lunak SIM adalah penerapan dan pemanfaatan prinsip-prinsip rekayasa

untuk menghasilkan software yang ekonomis, andal dan bekerja secara efisien pada mein-

mesin yang nyata. Elemen-elemen kunci dalam rekayasa perangkat lunak SIM meliputi :

1) Metode/Method

Metode yang digunakan adalah how to yang bersifat teknis. Metode yang digunakan

meliputi bidang-bidang perencanaan proyek, estimasi, analisis persyaratan, perancangan,

coding, pengujian dan pemeliharaan.

2) Alat/Tool

Alat akan memberikan dukungan otomasi bagi metode (misal : Computer Aided

Software Engineering/CASE)

3) Prosedur/Procedure

Prosedur akan mengintegrasikan metode dan alat. Prosedur mendefinisikan kapan suatu

metode akan digunakan, pengendalian untuk menjamin kualitas hasil, dan milestone

yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kemajuan.

b. Siklus Klasik/Model Air terjun

Siklus klasik/model air terjun perangkat lunak SIM didasarkan siklus konvensional dalam

bidang rekayasa lainnya dengan pendekatan sekuensial yang sistematis. Tahapan-tahapan

dalam siklus klasik/model air terjun rekayasa perangkat lunak SIM terdiri atas enam tahapan

yaitu :

1) Analisis dan Rekayasa Sistem

Software merupakan bagian dari sebuah SIM. Tahapan analisis dan rekayasa sistem

dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang meluas pada lingkup sistem.

2) Analisis Persyaratan

Tahap analisis persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Analisis persyaratan

berusaha mengetahui aspek what. Tahapan ini banyak melibatkan pemakai dan

pengembang SIM.

3) Perancangan

Tahapan perancangan bertujuan menterjemahkan persyaratan menjadi suatu bentuk

representasi yang dapat dievaluasi kualitas sebelum tahap coding dilakukan.

4) Coding (Penulisan Program)

Coding merupakan tahap penerjemahan rancangan ke dalam bentuk yang dapat

dimengerti komputer.

5) Pengujian

Tahap ini berfokus pada pengujian rincian logika software. Pengujian bertujuan

mengungkapkan dan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang ada sehingga software

bekerja sesuai dengan yang diharapkan.

25

6) Pemeliharaan

Tahap pemeliharaan meliputi kegiatan-kegiatan koreksi kesalahan dan penyesuaian

software terhadap perubahan lingkungannya.

Siklus klasik/model air terjun rekayasa perangkat lunak SIM akan menghadapi tiga

permasalahan yaitu :

1) Proyek-proyek pengembangan software jarang yang mengikuti alur sekuensial yang

ketat, tetapi banyak melibatkan proses iterasi.

2) Pemberi pekerjaan kesulitan untuk menyatakan semua keinginannya secara eksplisit di

awal tahap pengembangan.

3) Hasil software yang dikembangkan baru akan diketahui lama setelah proyek

pengembangan dimulai.

8.2 Teknik 2 Model Rekayasa Perangkat Lunak untuk SIM

a. Prototyping

Teknik prototyping baik digunakan jika pemakai belum siap dengan persyaratan software

secara lengkap. Prototyping digunakan untuk menunjukan model software SIM yang

dikembangkan. Model software dalam prototyping terdiri atas :

1) Model “kertas”

Model “kertas” diperlukan agar pemakai mengerti tentang interaksi antara pemakai dan

software.

2) Model kerja

Model kerja diperlukan untuk mengimplementasikan beberapa fungsi/modul dalam

software.

3) Program

Program dapat dikembangkan setelah sebagian atau semua fungsi/modul dalam software

yang akan digunakan dalam SIM telah diimplementasikan.

b. Model Spiral

Model spiral merupakan perbaikan dari rekayasa perangkat lunak menggunakan model air

terjun dan teknik prototyping. Model spiral menggabungkan keuntungan-keuntungan model

air terjun dan prototyping dan memasukan aktivitas analisis resiko (risk analysis).

Model spiral melibatkan proses interasi, dimana setiap interasi bekerja pada satu level

software SIM yang diinginkan. Dalam model spiral, setiap perpindahan level didahului oleh

analisis resiko.

Satu-satunya permasalahan yang dihadapi dalam penggunaan model spiral adalah menuntut

keahlian dalam bidang analisis resiko. Rekayasa perangkat lunak SIM menggunakan model

spiral terdiri atas empat aktivitas utama, yaitu :

1) Perencanaan

Aktivitas ini meliputi : penentuan sasaran, alternatif solusi dan hambatan.

26

2) Analisis Resiko

Aktivitas ini meliputi analisis alternatif solusi dan identifikasi resiko.

3) Perekayasaan

Perekayasaan merupakan pengembangan produk pada level berikutnya.

4) Evaluasi Pemakai

Evaluasi oleh pemakai diterapkan pada hasil proses perekayasaan.

c. Kombinasi Beberapa Paradigma

Kombinasi beberapa paradigma dalam rekayasa perangkat lunak SIM dimaksudkan untuk

mengambil kelebihan masing-masing paradigma.

8.3 Faktor Manusia dalam Software

Faktor manusia dalam Software Engineering

Faktor manusia dalam rekayasa perangkat lunak SIM sangat penting, yaitu :

1) Agar bisa efektif, manajer software harus mengerti stafnya secara individu dan mengerti

bagaimana mereka bergaul.

2) Sistem komputer dan perangkat lunak SIM yang dikembangkan akan berpengaruh buruk

bagi calon pengguna jika tidak memperhitungkan kemampuan calon pengguna pada saat

rekayasa perangkat lunak.

3) Produktivitas programmer adalah faktor utama dalam rekayasa perangkat lunak, untuk itu

perlu dimengerti faktor yang mempengaruhi produktivitas programmer dalam rekayasa

perangkat lunak agar dapat meningkatkan produktivitas.

27

BAGIAN IX

DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM 2

(System Development Life Cycle – SDLC)

9.1 Dasar-dasar Analisis Persyaratan Perangkat Lunak

Analisis persyaratan perangkat lunak berfungsi untuk menjembatani antara pengalokasian

fungsi perangkat lunak dan perancangan perangkat lunak. Hal ini akan memungkinkan untuk

mendefinisikan fungsi-fungsi dan kinerja perangkat lunak, antarmuka perangkat lunak dengan

elemen sistem lainnya, dan kekangan-kekangan yang harus dipenuhi oleh perangkat keras.

Aktivitas yang dilakukan pada saat analisis persyaratan perangkat lunak, meliputi :

a. Pemahaman persoalan dalam konteks perangkat lunak

Pemahaman persoalan dapat berasal dari spesifikasi sistem dan rencana proyek. Hal ini akan

berhasil jika keterlibatan unsur manajemen dan teknis dari pihak pemakai sangat besar.

b. Evaluasi dan sintesis

Aspek-aspek evaluasi dan sintesis meliputi :

Aliran dan informasi

Fungsi-fungsi yang dijalankan perangkat lunak

Antarmuka

Kekangan-kekangan yang mungkin muncul dalam proses perancangan

Kriteria dan teknik validasi

c. Aktivitas evaluasi dan sintesis difokuskan pada pertanyaan “apa” bukan “mengapa”.

Pemodelan (prototyping) perlu dibuat untuk memperkuat pemahaman, dan berfungsi sebagai

dasar pada tahap perancangan dan pembuatan spesifikasi perangkat lunak.

d. Spesifikasi perangkat lunak dan review-nya

Spesifikasi perangkat lunak dan review-nya merupakan dokumentasi yang dibuat bersama-

sama oleh pengembang dan pemakai.

Analisis persyaratan dalam pemodelan (prototyping) diperlukan untuk menunjukan model

perangkat lunak yang akan dibuat. Analisis persyaratan pemodelan meliputi :

a. Apakah perangkat lunak yang akan dibuat cocok dibuat prototype-nya

b. Jika ya, buatlah ringkasan persyaratan yang harus dipenuhi oleh prototype

c. Buatlah prototype

d. Presentasikan prototype yang telah disempurnakan kepada pemakai

e. Ulangi langkah 4 dan 5 sampai semua persyaratan dipenuhi sesuai permintaan pemakai atau

jika prototype telah berkembang menjadi produk yang sebenarnya.

9.2 Perancangan Perangkat Lunak SIM

Aktivitas pertama dalam perancangan perangkat lunak SIM berawal dari model-model

informasi yang terdiri dari fungsi, behavior, dan persyaratan-persyaratan lain. Model-model

tersebut diperlukan untuk menyusun :

a. Rancangan data, yaitu menentukan dominan struktur basis data

28

b. Rancangan arsitektur, yaitu menentukan hubungan antar komponen-komponen struktural

dari program

c. Prosedur, yaitu menentukan deskripsi prosedur dalam sistem

Proses yang dilakukan dalam perancangan perangkat lunak meliputi :

a. Menyusun rancangan awal, yaitu menentukan rancangan arsitektur perangkat lunak

b. Menyusun rancangan terinci, yaitu penyempurnaan rancangan arsitektur perangkat lunak

menjadi bentuk-bentuk struktur basis data dan algoritma yang terinci.

9.3 Ujian dan Pemeliharaan Perangkat Lunak SIM

a. Pendekatan dalam Pengujian

Pengujian perangkat lunak dibedakan menjadi dua, yaitu pengujian white box dan pengujian

black box. Pengujian white box dilakukan sebagai berikut :

1) Menguji detail prosedural, yaitu mengamati jalur logikal yang dibentuk oleh struktur

pengendalian program (perulangan dan pencabangan)

2) Bisa mengungkap 100% kesalahan logika yang mungkin muncul dan bersifat exhaustive

(melelahkan), karena terjadi ledakan kombinasi dari berbagai modul program yang besar

dan komplek.

3) Dilakukan pada awal tahap pengujian

Aktivitas pengujian white box sebaiknya dilakukan sebagai berikut :

1) Setiap jalur paling sedikit diuji satu kali

2) Menguji setiap kondisi percabangan untuk nilai „benar‟ dan „salah‟

3) Menguji perulangan pada batas perulangan dan pada daerah operasionalnya

4) Menguji struktur data internal untuk memastikan keakuratannya

Metode pengujian yang dapat digunakan adalah :

1) Jalur dasar (basic path)

2) Pengujian kondisi

3) Pengujian aliran data

4) Pengujian perulangan

Pengujian black box sebaiknya dilakukan sebagai berikut :

1) Difokuskan pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak

2) Dilakukan tidak pada awal tahap pengujian

3) Mengungkapkan kesalahan-kesalahan pada :

Fungsi-fungsi yang salah atau hilang

Antar muka

Akses ke basis data external

Kinerja

Inisialisasi dan terminasi program

29

Metode yang dapat digunakan untuk pengujian black box adalah :

1) Equivalence partitioning

2) Analisis nilai batas

3) Teknik grafik sebagian akibat

b. Pemeliharaan Perangkat Lunak

Jenis-jenis pemeliharaan perangkat lunak SIM meliputi :

1) Koretif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan apabila terjadi kesalahan atau kerusakan

2) Adaptif atau produktif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan secara terus-menerus melalui

proses monitoring

3) Penyempurnaan, yaitu pemeliharaan sebagai hasil dari penemuan perawatan adaptif

4) Preventif, yaitu pemeliharaan yang dilakukan untuk pencegahan kerusakan

Aktivitas yang perlu dilakukan apabila terjadi kesalahan dalam perangkat lunak SIM adalah

sebagai berikut :

1) Pelaporan, yaitu melaporkan adanya kesalahan dan spesifikasi perubahan

2) Aliran event dalam pemeliharaan

3) Penyimpanan rekaman-rekaman selama tahap pengembangan dan tahap penggunaan

4) Evaluasi terhadap aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam tahap pemeliharaan, hal ini

berguna untuk menentukan biaya perawatan selanjutnya.

30

BAGIAN X

PERANCANGAN SIM SECARA UMUM BERBASIS KOMPUTER

10.1 Perancangan model

Perancangan model SIM dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

Pembuatan model logik (logical model)

Model fisik sistem (physical model)

Model logik digunakan untuk menjelaskan secara logik kepada pemakai tentang bagaimana

fungsi-fungsi dalam SIM akan bekerja. Model logik dapat digunakan dengan menggunakan

Diagram Arus Data / DAD (Data Flow Diagram/DFD)

Model fisik digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai tentang bagaimana sistem secara

fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk

menunjukan simbol fisik yang digunakan, seperti terminal, media penyimpan, laporan dan

sebagainya. Bagan alir data merupakan alat berbentuk grafis yang digunakan untuk

menggambarkan aliran pemroses dalam SIM berbasis komputer.

10.2 Perancangan Basis Data untuk SIM

Perancangan basis data secara umum dilakukan dengan menentukan kebutuhan-kebutuhan file-

file dalam basis data berdasarkan DAD sistem baru yang telah dibuat dan kemudian

menentukan parameter file dalam basis data.

Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam rancangan basis data adalah :

1. Minimalisasi kerangkapan data (data redundacy)

2. Dihindari terjadinya inkonsistensi data (inconsistency data)

3. Data-data dalam basis data harus dapat digunakan secara bersama-sama (share ability)

4. Standarisasi data untuk menyeimbangkan perbedaan kebutuhan data para pemakai

5. Pembatasan kewenangan (privacy) dan keamanan data (data security)

6. Menjamin integritas data (data integrity)

7. Menghindari terjadinya data terisolasi (data isolation)

8. Berorientasi pada data (data oriented) dan bukan pada program (program oriented)

9. Data dapat digunakan oleh pemakai-pemakai yang berbeda atau beberapa program aplikasi

tanpa perlu mengubah basis data

10. Data dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya

11. Data yang ada dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem secara mudah

12. Data dapat digunakan dengan cara yang berbeda-beda

13. Independensi data (data independenc), baik secara logik maupun secara fisik

14. Dihindari terjadinya penyimpangan (anomaly) dalam basis data

31

10.3 Perancangan Teknologi

Secara umum, teknologi SIM adalah teknologi komputer yang dikelompokan menjadi tiga

klasifikasi, yaitu :

Perangkat keras

Perangkat lunak

Teknologi komunikasi data

10.3.1 Teknologi perangkat keras

Teknologi perangkat keras untuk SIM adalah teknologi komputer. Secara umum, sistem

komputer mempunyai komponen perangkat keras yang terdiri atas :

Perangkat keras masukan, terdiri dari :

Alat input langsung

Alat input tidak langsung

Contoh perangkat keras masukan adalah : keyboard, teleprinter terminal, dll.

Perangkat keras keluaran, terdiri atas :

Hard copy device, contoh : printer, plotter, dll.

Soft copy device, contoh : video display, speaker, dll.

Drive device, contoh : disk drive, cd drive, dll.

Perangkat keras unit pengolah atau Central Processing Unit (CPU) terdiri atas :

Aritmatic and Logic Unit (ALU)

Control Unit

Main Memory (RAM dan ROM)

10.3.2 Teknologi perangkat keras

a. Katagori perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dikategorikan dalam tiga bagian yaitu :

1) Perangkat lunak sistem operasi (Operating System/SO), yaitu program yang

ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari perangkat keras

sistem komputer

2) Perangkat lunak bahasa (Language Software), yaitu program yang digunakan

untuk menterjemahkan intruksi-intruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman

ke dalam bahasa mesin supaya dimengerti komputer

3) Perangkat lunak aplikasi (Aplication Software), yaitu program yang ditulis dan

diterjemahkan oleh Language Software untuk menyelesaikan suatu aplikasi

tertentu.

b. Sistem Operasi (Operating System/SO)

Sistem operasi merupakan program yang ditulis untuk mengendalikan dan

mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer.

c. Control Program

Control program umumnya sebagian disimpan di main memori tepatnya di ROM dan

disebut juga dengan resident program atau resident routine.

32

BAGIAN XI

PERANCANGAN SIM SECARA TERPERINCI

11.1 Perancangan Dialog Layar

Perancangan dialog layar monitor merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai

dan komputer. Percakapan ini dapat berupa :

Proses pemasukan data

Proses menampilkan output informasi

Pedoman perancangan dialog layar secara terinci adalah :

1) Pemakai harus dipandu bagaimana melakukan langkah selanjutnya

2) Layar dialog harus informatif, misal dengan cara pembagian bentuk jendela yang meliputi :

jendela judul, jendela instruksi, jendela tubuh, serta jendela escape.

3) Dalam jendela tubuh dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap framenya.

4) Pagging & Scrolling dapat digunakan untuk menampilkan jendela tubuh

5) Berita, instruksi, atau informasi yang ditampilkan di layar ditampilkan dalam waktu cukup

lama agar pemakai dapat mempunyai cukup waktu untuk membacanya.

6) Gunakan kalimat/istilah yang sederhana dan mudah dipahami

7) Penggunaan singkatan sebaiknya dihindari

8) Penggunaan simbol yang membingungkan harus dihindari

9) Penggunaan kata yang konsisten (misal : EDIT, UPDATE, KOREKSI)

Beberapa strategi perancangan dialog layar monitor dapat digunakan secara terpisah atau

bersama-sama, yaitu :

1. Tampilan menu

2. Kumpulan instruksi (instruction sets)

3. Dialog pertanyaan/jawaban (question/answer dialog)

4. Penggunaan bagan dialog untuk tampilan layar dialog yang sangat banyak

5. Penggunaan bagan tata letak layar monitor

6. Penjelasan data di kamus data dialog

11.2 Membuat Laporan Hasil Rancangan

Laporan perancangan terinci perlu dibuat untuk dikomunikasikan utamanya dengan pemrogram.

Laporan perancangan terinci juga perlu disampaikan dan dikomunikasikan dengan pemakai.

Umumnya laporan perancangan terinci akan sangat banyak, selain itu pemrogram dan pemakai

sistem mempunyai kepentingan yang berbeda sehingga laporan perancangan terinci sebaiknya

dipisahkan menjadi dua, yaitu :

1. Laporan bersifat teknis, membuat perancangan terinci program komputer untuk semua

modul yang ditujukan untuk pemrogram dan teknisi lainnya yang sering disebut manual

teknik (technical manual).

2. Laporan untuk pemakai, lebih menekankan pada bentuk input dan output yang dihasilkan

oleh sistem.

33

11.3 Seleksi Teknologi SIM

Seleksi sistem merupakan tahap memilih teknologi perangkat keras dan perangkat lunak untuk

SIM yang dikembangkan. Seleksi sistem diperlukan karena tersedia banyak alternatif penyedia

teknologi. Penyedia teknologi dapat berupa :

1. Pabrik perangkat keras

2. Perusahaan perangkat lunak

3. OEM (Original Equipment Manufacture), VAR (Value Added Remarketter) dan ISO

(Independent Sales Organitation)

4. Rumah sistem (system house)

5. Konsultan (consultant)

6. Kontraktor program mandiri (independent program contractor)

7. Biro jasa (services bureaus)

8. Dealer

9. Toko komputer

Cara pemilikan teknologi ditentukan oleh dana yang tersedia dan pertimbangan pajak. Cara

pemilikan teknologi dapat dilakukan dengan cara :

1. Membeli

2. Menyewa

3. Sewa beli

Kebutuhan teknologi SIM dapat dikelompokan menjadi empat, yaitu :

1. Perangkat keras yang bersifat umum

2. Perangkat keras yang bersifat spesifik untuk suatu aplikasi

3. Perangkat lunak yang bersifat umum

4. Perangkat lunak yang bersifat spesifik untuk suatu aplikasi

Langkah-langkah seleksi teknologi SIM dapat meliputi langkah sebagai berikut :

1. Memilih penyedia teknologi

2. Meminta proposal dari penyedia teknologi

3. Meyaring penyedia teknologi

4. Mengevaluasi penyedia teknologi yang lolos saringan

5. Membuat kontrak kerja

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi perangkat keras yang

ditawarkan penyedia teknologi adalah sebagai berikut :

1. Ketahanan/keandalan

2. Kecepatan proses

3. Bentuk

4. Harga

5. Kompabilitas

6. Fleksibilitas

7. Pengendalian perangkat keras

8. Jadwal pengiriman

34

9. Pendukung dan jaminan purna jual, meliputi pelatihan, dokumentasi, instalasi, pengetesan,

garansi jaminan suku cadang, perawatan dan reparasi, reputasi penjual, pengalaman penjual,

kondisi keuangan penjual.

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi perangkat lunak yang

ditawarkan penyedia teknologi adalah sebagai berikut :

1. Kemudahan digunakan

2. Modularitas

3. Fleksibilitas

4. Kecepatan proses

5. Kelengkapannya

6. Pengendalian terprogram

7. Dukungan-dukungan pelatihan, dokumentasi, bantuan instalasi, garansi, backup bila terjadi

perubahan versi yang lebih baru, bantuan pemrograman jika terjadi perubahan, reputasi

penjual, pengalaman penjual.

Beberapa hal yang perlu dicantumkan dalam kontrak kerja dengan penyedia teknologi meliputi :

1. Jaminan garansi kerja

2. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak

3. Penalti jika terjadi kagagalan

4. Cara pembayaran

5. Pengaturan-pengaturan lainnya berdasarkan kesepakatan

35

BAGIAN XII

TEKNIK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MENGGUNAKAN

DAD / EASY CASE UNTUK SIM

12.1 Elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem

Elemen terpenting dalam desain sistem adalah jalur pemakai atau user interface yang terdiri dari

layar terminal, keyboard dan alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara lain sehingga pemakai

dapat bertukar input dan output dengan mesin.

Berikut beberapa elemen yang harus dipertimbangkan dalam perancangan untuk memenuhi

interface, yaitu :

1. Query

Secara query, pemakai sistem harus dapat mengakses data yang diperlukan untuk

mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya.

2. Desain Layar

Desain layar harus jelas, melompat-lompat dan tidak berisi informasi yang tidak relevan.

3. Umpan Balik

Dalam sistem online, aspek penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon

(respon time), yaitu waktu antara saat pemakai memasukkan data dengan respon yang

diberikan oleh sistem.

4. Bantuan (Help)

Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana pemakai dapat meminta

bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh pemakai.

5. Pengendalian Kesehatan

Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa :

a. Pencegahan kesalahan

Sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada pemakai tentang apa yang harus

dilakukan sehingga pemakai tidak melakukan kesalahan yang seharusnya tidak perlu

terjadi.

b. Pendeteksi kesalahan

Jika kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan kesalahan dan dapat

menampilkan berita kesalahan ini.

c. Pembetulan kesalahan

Jika ada suatu data yang diinputkan salah sebelum data diolah, maka sistem harus dapat

memberikan kesempatan pada pemakai untuk dapat mengoreksinya. Demikian juga bila

data yang salah terlanjur terekam ke basis data, maka sistem harus menyediakan cara

untuk membetulkannya.

12.2 Kebutuhan Sistem

Kebutuhan-kebutuhan sistem (system requirement) yang harus diperhatikan dalam mendesain

SIM adalah :

36

1. Keandalan (reability), yaitu menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk

melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan.

2. Ketersediaan (avaliability), yaitu sistem mudah diakses oleh pemakai.

3. Keluwesan (flexibility), yaitu sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan, sesuai

kebutuhan pemakai yang berubah.

4. Jadwal instalasi (installation schedule), yaitu terdiri dari periode waktu antar saat organisasi

dasar untuk membutuhkan dan saat informasi ini diterapkan.

5. Umur yang diharapkan dan potensi pertumbuhan (life compentancy and growth potencial),

sistem harus didesain sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem dan mampu

bertumbuh bila terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan.

6. Kemudahan dipelihara (maintainability), yaitu sistem harus mudah dipelihara. Sistem harus

dirawat tergantung dari desainnya.

12.3 Diagram Arus Data / DAD (Data Flow Diagram/DFD)

Model dari sistem secara fisik dan secara logika telah di desain secara umum. Sistem secara

fisik dapat digambarkan dengan bagan alir dokumen. Secara logika dapat digambarkan dengan

Diagram Arus Data (DAD) / Data Flow Diagram (DFD). Desain model menggambarkan secara

rinci urut-urutan langkah dari masing-masing proses yang digambarkan dalam diagram arus

data.

1. External Entity

External Entity adalah kesatuan luar yang merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem

yang akan mempengaruhi sistem, dengan memberikan input ataupun menerima output dari

sistem. Kesatuan luar berupa :

a. Orang atau sekelompok orang dalam organisasi di luar sistem

b. Organisasi atau orang luar organisasi

c. Kantor atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem

d. Sub sistem informasi lain di luar sistem yang sedang di kembangkan

e. Sumber asli dari suatu transaksi

f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem

2. Data Flow

Data flow disimbolkan dengan tanda panah dimana arah panah menunjukan arah

mengalirnya data. Arus data mengalir menuju proses dan atau meninggalkan external entity

(kesatuan luar) selalu menuju ke proses. Arus data ini dapat berupa masukan untuk sistem

atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :

Formulir atau dokumen yang digunakan sistem

Laporan tercetak yang dihasilkan sistem

Masukan untuk komputer

Output ke layar monitor

Data yang dibaca dari suatu file atau yang direkam ke suatu file

Komunikasi ucapan

Surat-surat atau memo

Suatu isian yang dicatat pada buku agenda

37

3. Process

Process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari

arus data yang masuk ke proses dan akan dihasilkan arus data yang keluar dari proses.

Perlu diperhatikan, bahwa arus data adalah arus yang mengalir menuju proses atau arus yang

mengalir dari proses atau arus yang mengalir dari proses menuju proses lain, sehingga jika

arus data tidak seperti ketentuan tersebut maka dapat dipastikan bahwa diagram arus

tersebut salah. Kesalahan yang sering terjadi adalah :

a. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output

Kesalahan ini disebut dengan blackhole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam

proses dan lenyap tidak berbekas.

b. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah input

Kesalahan ini sering disebut miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa

pernah menerima output.

4. Data Store

Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :

a. File atau database di sistem komputer

b. Arsip atau catatan manual

c. Kotak tempat data di meja seseorang

d. Tabel acuan buku

e. Suatu agenda atau buku

Data store disimbolkan dengan persegi panjang terbuka salah satu ujungnya dengan sebuah

kotak di salah satu ujungnya. Penggambaran data store perlu memperhatikan hal berikut :

a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan data store, karena yang menggunakan atau

merubah data di data store adalah suatu proses.

b. Arus data yang menuju ke data store dari suatu proses menunjukan proses update

terhadap data yang tersimpan di data store. Update data dapat berupa :

Menambah atau menyimpan record baru ke data store

Menghapus record atau mengambil dokumen baru ke data store

Merubah nilai data di suatu record yang ada di data store

c. Arus data yang berasal dari data store menuju ke suatu proses dapat diartikan bahwa

proses tersebut menggunakan data yang ada di data store untuk dilihat isinya.

d. Untuk suatu proses dapat melakukan dua-duanya, yaitu menggunakan dan meng-update

data dalam data store.

5. Easycase

Penggambaran DAD dapat menggunakan software Easycase dengan menggunakan metode

SSADM (Structured System Analisis and Design Methodology). Dalam penggambaran

menggunakan software Easycase ini tidak sekedar tempel menempel sebagaimana dengan

menggunakan software flowchart yang lama. Dalam Easycase diberikan fasilitas semacam

prosedur running program yang mengecek letak kesalahan penggambaran.

38

BAGIAN XIII

PENERAPAN, EVALUASI DAN PEMELIHARAAN SIM

13.1 Langkah-langkah Penerapan

Meskipun desain dari sebuah informasi manajemen atau MIS dalam penilaian manajemen

mungkin merupakan suatu proyek mahal, biaya yang diperlukan sampai MIS ini berfungsi

secara memuaskan sering sama besarnya dengan biaya desainnya sendiri.

Setelah desain MIS selesai dibuat, ada empat metode dasar yang dapat digunakan untuk

penerapan MIS tersebut. Ini meliputi :

a. Pasang sebuah sistem dalam suatu organisasi yang baru dibentuk

b. Hentikan pemakaian sistem lama, dan pasang sistem baru. Ini menimbulkan kesenjangan

waktu (time gap), dimana tidak ada satu sistem pun yang dioperasikan. Hal ini praktis hanya

untuk sebuah perusahaan kecil atau untuk sistem yang kecil, dimana pemasangannya hanya

membutuhkan satu atau dua hari saja. Kecuali kalau pemasangan sistem yang lebih besar

dilakukan selama pabrik ditutup karena libur, atau pada periode tidak ada kegiatan apa pun

di pabrik tersebut.

c. Alihkan atau pindahkan operasinya secara bertahap. Cara ini juga merujuk kepada “tahapan

masuk” (phasing in) dari sistem baru yang bersangkutan. Bagian yang kecil atau subsistem

dan sistem baru digantikan terhadap sistem lama. Jika cara ini mungkin dilaksanakan, perlu

rasanya sistem baru itu dinilai secara seksama.

d. Jalankan sistem baru dan sistem lama secara paralel dan lakukan pengalihan secara

bertahap. Sistem baru dipasang dan dijalankan secara paralel dengan sistem lama yang ada,

sampai seluruh fungsinya telah berjalan dengan baik, kemudian sistem lama dihentikan.

Keuntungan utama dari cara ini adalah kesempatan melakukan koreksi (debugging) yang

diperlukan sambil berjalan, sehingga sistem ini dapat diandalkan untuk sistem informasi

utama dari perusahaan.

13.2 Buat rencana penerapannya

Ketiga tahap utama dalam penerapannya, merupakan satu seri atau berurutan, yaitu pemasangan

awal, uji-coba sistem secara menyeluruh, dan tahap evaluasi, pemeliharaan serta kontrol dari

sistem tersebut. Sebaliknya, sebagian besar dari kegiatan penerapan ini harus dilaksanakan

secara paralel, untuk mengurangi waktu penerapan.

a. Identifikasi tugas-tugas penerapan

Tugas-tugas utama dalam penerapan ini, patokannya, pada umumya terdiri dari :

1. Merencanakan kegiatan penerapan

2. Mencari tempat yang sesuai, dan membuat tata-letak (layout) untuk peralatan dan

kantor-kantor

3. Menyusun organisasi personalia untuk penerapan ini

4. Menyiapkan prosedur-prosedur untuk pemasangan atau instalasi, dan untuk diuji-coba

5. Menyiapkan program latihan kerja untuk pegawai yang akan menjalankan tugas

operasinya

39

6. Menyiapkan perangkat lunak yang diperlukan

7. Membeli perangkat keras yang diperlukan

8. Menyusun arsip-arsipnya (files)

9. Membuat formulir-formulir yang diperlukan

10. Menguji-coba keseluruhan sistem

11. Menyelesaikan peralihan dari sistem lama ke sistem baru

12. Mendokumentasikan sistemnya

13. Menyediakan pemeliharaan sistemnya (untuk menyempurnakan/memperbaiki

kekurangan atau kemacetan, dan untuk meningkatkan dayagunanya = debuging and

improving)

b. Susun hubungan antara tugas-tugas

Untuk proyek yang kecil, urutan tugas yang harus dilaksanakan dapat dicantumkan dalam

bentuk instruksi tertulis yang sederhana. Meskipun demikian, dalam proyek yang kecil

sekalipun.

c. Buatkan jadwalnya

Taksiran (estimasi) pertama dari jadwal dibuat berdasarkan taksiran perancang sistem

mengenal waktu yang dibutuhkan antara setiap tahapan dari program jaringan kerja. Jalur

kritisnya (waktu yang terpanjang yang diperlukan untuk seluruh jaringan kerja) dapat

dihitung dari sini.

d. Susun sistem laporan dan pengendalian

Laporan dan pengendalian dari pekerjaan dalam pelaksanaan ini dapat diperoleh dengan

mengadakan rapat mingguan yang dihadiri oleh semua petugas kunci yang terlibat, atau

dengan laporan kemajuan kerja tertulis dan singkat. Tujuan dari sistem pengendalian adalah

untuk mengurangi kekacauan tersebut sampai seminimal mungkin dan berbagai akibatnya

dalam bentuk penundaan waktu serta tambahan biaya.