SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG) SIMPEG - GAJI.pdf · buku panduan pengelolaan gaji dan...

19
// BUKU PANDUAN PENGELOLAAN GAJI DAN INSENTIF PEGAWAI TIDAK TETAP (PTT) SECARA ONLINE MELALUI APLIKASI SIMPEG 2012 SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG)

Transcript of SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG) SIMPEG - GAJI.pdf · buku panduan pengelolaan gaji dan...

/ /

BUKU PANDUAN PENGELOLAAN GAJI DAN INSENTIF PEGAWAI

TIDAK TETAP (PTT) SECARA ONLINE MELALUI APLIKASI SIMPEG

2012

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG)

1

1. Alur Pengusulan Gaji

Alur Pengusulan gaji secara online dapat dilihat berasarkan gambar dibawah ini:

2. Menu Pengelolaan Gaji pada SIMPEG

Menu pengelolaan gaji pada aplikasi SIMPEG dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Berdasarkan hak aksesnya, menu yang dapat diakses oleh masing-masing pengelola gaji

adalah sebagai berikut :

User/Pengguna Hak Akses Kabupaten/Kota (Menggunakan username & password masing-masing kabupaten/kota)

a. Usulan Kabupaten/Kota b. Pencarian Data c. Rekap Gaji d. Pencarian Status Gaji

Biro Umum (Menggunakan username & password Biro Umum)

a. Validasi Usulan b. Usulan ke KPPN & BRI c. Feedback Pembayaran Gaji d. Pencarian Data e. Rekap Gaji f. Pencarian Status Gaji

2

3. Usulan Kabupaten/Kota

Agar PTT dibayarkan gajinya, kabupaten/kota penempatan wajib melakukan

pengusulan gaji yang ditujukan kepada Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkes RI (sesuai

dengan PERDIRJEN Nomor Per-29/PB/2007).

Untuk melakukan pengusulan melalui aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan dengan

mengakses menu Gaji Usulan Kabupaten/Kota seperti pada Gambar berikut :

Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut :

Tombol Tampilkan berfungsi untuk menampilkan daftar usulan kabupaten/kota yang telah

dibuat. Tombol Cetak Usul berfungsi untuk mencetak surat usulan sesuai format baku yang

telah ditentukan, tombol Cetak Gaji, Cetak Insentif, Cetak Gaji & Insentif berfungsi untuk

mencetak lampiran daftar gaji dan insentif yang digunakan untuk melengkapi usulan dari

kabupaten/kota. Tombol Ubah berfungsi untuk mengubah usulan yang telah dibuat sebelum

surat usulan dikirimkan dan divalidasi oleh Biro Umum. Tombol Buat Usulan Gaji berfungsi

untuk membuat/menambah usulan pembayaran gaji baru. Jika tombol Buat Usulan Gaji di

tekan, maka akan muncul halaman seperti Gambar berikut :

3

Masukkan data yang diperlukan pada formulir seperti gambar diatas kemudian tekan tombol

SIMPAN untuk menyimpan data usulan atau tekan tombol BATAL untuk membatalkan

pembuatan usul. Terdapat 2 (dua) jenis usulan kabupaten/kota. Pertama, yaitu usulan

Induk, yaitu usulan utama pembayaran gaji PTT pada bulan tertentu, dan kedua yaitu usulan

Susulan, yaitu usulan tambahan ketika ada PTT yang belum diusulkan pembayaran gajinya

melalui usulan induk dalam bulan yang sama.

Setelah tombol SIMPAN ditekan, maka akan muncul halaman seperti pada gambar

berikut :

4

Tombol Tambah Pegawai berfungsi untuk menambahkan data lampiran PTT yang akan

diusulkan gajinya. Tombol Cetak Pengantar Usulan berfungsi untuk mencetak usulan yang

akan dikirimkan, tombol Cetak Gaji, Cetak Insentif, Cetak Gaji & Insentif berfungsi untuk

mencetak lampiran daftar gaji dan insentif yang digunakan untuk melengkapi usulan dari

kabupaten/kota. Jika kita menekan tombol Tambah Pegawai, maka akan muncul halaman

seperti berikut :

Pada halaman diatas, apabila pegawai tersebut diusulkan gajinya, maka pilih “Ya” pada

kolom “Usul Gaji”. Apabila pada kolom “Usul Gaji” dipilih “Tidak”, maka kolom “Keterangan”

wajib diisi, hal ini perlu dilakukan agar dapat diketahui alasan tidak diusulkan gajinya.

Setelah pegawai yang diusulkan gajinya selesai dipilih, tekan tombol PROSES untuk

menyimpan data tersebut.

Dalam melakukan pengusulan pembayaran gaji PTT ke Biro Umum, Kabupaten/Kota

harus mencetak dan mengirimkan beberapa laporan melalui aplikasi SIMPEG seperti yang

dapat pada gambar di bawah ini :

a. Usulan Pembayaran Gaji

5

b. Rekapitulasi Gaji Pegawai Tidak Tetap

c. Rekapitulasi Insentif Pegawai Tidak Tetap

6

d. Rekapitulasi Gaji & Insentif Pegawai Tidak Tetap

4. Validasi Usulan Kabupaten/Kota (oleh Biro Umum)

Tahapan selanjutnya setelah Kabupaten/Kota melakukan usulan dan di kirimkan ke

Biro Umum yaitu melakukan validasi usulan. Usulan yang telah diterima oleh Biro Umum

divalidasi berdasarkan surat usulan yang masuk.

Untuk melakukan validasi usulan dalam SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses

menu Gaji Validasi Usulan seperti pada Gambar berikut :

Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut :

7

Tombol TAMPILKAN berfungsi untuk menampilkan surat usulan yang harus

divalidasi. Daftar usulan yang muncul adalah usulan yang belum divalidasi. Untuk

memvalidasi usulan, tekan tombol Usulan pada kolom “Tindakan”. Setelah tombol usulan

tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti berikut :

Tombol PROSES berfungsi untuk memproses data usulan gaji PTT sesuai dengan daftar

pegawai yang dipilih (di checklist pada kolom “Usulkan”). Dalam proses validasi, perlu di cek

juga data nomor rekening dari setiap pegawai. Jika data usulan telah divalidasi, maka data

usulan tersebut telah siap untuk diusulkan kembali ke KPPN dan Bank BRI.

5. Usulan ke KPPN dan Bank BRI

Setelah semua usulan divalidasi. Tahapan selanjutnya adalah Biro Umum melakukan

usulan pembayaran gaji PTT ke KPPN lalu dilanjutkan ke Bank BRI.

Untuk melakukan pengusulan ke KPPN dan Bank BRI dalam SIMPEG, dapat dilakukan

dengan mengakses menu Gaji Usulan ke KPPN dan BRI seperti pada Gambar berikut :

Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut :

8

Untuk menambah data, tekan tombol TAMBAH sehingga akan muncul halaman tambah

usulan gaji PTT ke KPPN dan BRI seperti pada gambar yang ada di bawah ini :

Setelah semua data diisi dengan benar, tekan tombol Tombol SIMPAN untuk menyimpan

data.

Tombol berfungsi untuk mengubah data, tombol berfungsi untuk menghapus data,

dan tombol berfungsi untuk melihat detail data. Jika tombol ditekan, maka akan

muncul detail usulan gaji seperti yang dapat di lihat pada gambar berikut :

9

Yang harus dicetak oleh Biro Umum untuk melakukan pengusulan ke KPPN dan Bank BRI

dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. KPPN

a. Surat Pernyataan

b. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Gaji

10

c. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Insentif

d. Rekapitulasi Gaji Global

11

e. Rekapitulasi Gaji Per Provinsi

12

2. Bank BRI

a. Surat Perintah Pemindah bukuan gaji ke Bank

13

b. Rekapitulasi Data Pencairan Gaji

c. Daftar Nama Pencairan Gaji

6. Feedback Pembayaran Gaji

Setelah Biro Umum mengirimkan usulan gaji ke KPPN dan Bank BRI, maka selanjutnya

yang perlu dilakukan adalah melakukan feedback pembayaran gaji berdasarkan data

feedback yang diberikan oleh Bank BRI. Fungsi dari proses verifikasi feedback adalah untuk

memberikan status bahwa pegawai tersebut telah dibayarkan gajinya melalui transfer Bank.

Untuk melakukan verifikasi feedback pembayaran gaji dalam SIMPEG, dapat dilakukan

dengan mengakses menu Gaji Feedback pembayaran Gaji seperti pada Gambar berikut :

14

Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut :

Setelah semua data pegawai yang telah di transfer selesai dicentang (pada kolom

Dibayarkan), maka tekan tombol PROSES untuk menyimpan data tersebut.

7. Pencarian Data

Untuk mengetahui status proses usulan yang dikirimkan kabupaten/kota, dapat

dilakukan dengan melihat status usulannya melalui menu pencarian data.

Untuk melakukan pencarian data dalam aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan dengan

mengakses menu Gaji Pencarian Data seperti pada Gambar berikut :

15

Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut :

Setelah memilih kriteria yang akan dicari, tekan tombol Tampilkan untuk melihat hasil

pencarian. Tanda bergambar menandakan bahwa proses tersebut telah selesai

dilakukan, dan tanda bergambar menandakan bahwa proses tersebut belum

dilakukan/diproses.

Proses pencarian status data dapat dilakukan berdasarkan 2 (dua) kriteria, yaitu

berdasarkan nomor surat dan berdasarkan nama pegawai.

8. Rekap Gaji

Untuk melihat hasil rekapitulasi pengusulan gaji dari kabupaten/kota, dapat dilihat

melalui fasilitas menu rekap gaji.

Untuk melihat hasil rekapitulasi usulan gaji dalam aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan

dengan mengakses menu Gaji Rekap Gaji seperti pada Gambar berikut :

16

Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut :

Setelah memilih kriteria yang akan dicari, tekan tombol Tampilkan untuk melihat hasil

rekapitulasi data. Terdapat 4 (empat) jenis laporan yang bisa dilihat, yaitu laporan bulanan,

triwulan, semester, dan tahunan.

Untuk mencetak laporan tersebut, dapat dilakukan dengan memilih tombol Cetak

Laporan yang ada di bagian atas tabel. Hasil dari cetakan laporan dapat dilihat seperti

gambar berikut :

17

9. Pencarian Status Gaji

Pencarian Status Gaji berfungsi untuk mengetahui status gaji dari setiap pegawai tidak

tetap (PTT).

Untuk melihat status gaji dalam aplikasi SIMPEG, dapat dilakukan dengan mengakses

menu Gaji Pencarian Status Gaji seperti pada Gambar berikut :

Setelah menu tersebut dipilih, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar berikut :

18

Setelah memilih kriteria yang akan dicari, tekan tombol Tampilkan untuk melihat hasil

pencarian. Tanda bergambar menandakan bahwa proses pembayaran/transfer gaji

pada bulan tersebut (nomor pada kepala tabel menandakan bulan) telah dilakukan. Dan

tanda bergambar menandakan bahwa proses pembayaran/transfer gaji belum

dilakukan/diproses.

--::: Terima Kasih :::--

https://www.ropeg-kemenkes.or.id