Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

39
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

description

Sistem Informasi Akuntansi Bab II Pengantar Pemrosesan Transaksi Pengarang James A. Hall

Transcript of Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

Page 1: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Page 2: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Page 3: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

Kelompok 2

Raisa Nirmala (2012150023)

Shilmi Haeron Nisa (2012150008)

Page 4: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

A. GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI

• Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang.

• Transaksi keuangan dibagi menjadi dua macam, yaitu :

Transaksi keuangan eksternal→ penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan.

Transaksi keuangan internal → depresiasi aktiva tetap, aplikasi tenaga kerja, aplikasi bahan baku, aplikasi overhead proses produksi, dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

Page 5: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

SIKLUS TRANSAKSI

• Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan, yaitu :

1.Siklus Pengeluaran (The Expenditure Cycle) → pengeluaran sebagai ganti dari sumber daya.

2.Siklus Konversi (The Conversion Cycle) → menyediakan nilai tambah melalui produk atau jasanya.

3.Siklus Pendapatan (The Revenue Cycle) → menerima pendapatan dari sumber luar.

Page 6: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

SIKLUS TRANSAKSITENAGA KERJA

BAHAN BAKU

PABRIK

SIKLUS PENGELUARAN

SUBSISTEM :

PEMBELIAN/UTANGPENGELUARAN KASPENGGAJIANAKTIVA TETAP

SIKLUS KONVERSI

SUBSISTEM :

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSIAKUNTANSI BIAYA

SIKLUS PENDAPATAN

SUBSISTEM :

PEMROSESAN PESANAN PENJUALANPENERIMAAN KAS

PELANGGAN

BARANG JADI

KAS

BA

RA

NG

JAD

I

KA

S

Page 7: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL

• Mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi (accounting record) yang digunakan dalam siklus transaksi. Beberapa hal yang diperlukan yaitu:

1.DOKUMEN

2.JURNAL

3.BUKU BESAR

Page 8: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL

• DOKUMEN:

1.Dokumen Sumber

2.Dokumen Produk

3.Dokumen Perputaran

Page 9: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

DOKUMEN

PENGUMPULAN DATA

DOKUMEN SUMBER

PESANAN PEMBELIAN

SISTEM PENJUALANTAGIHAN

INFORMASI PEMBAYARAN

SISTEM PENERIMAAN KAS

INFORMASI PEMBAYARAN

PEMERIKSAAN

PELANGGAN

PESANAN PELANGGAN

Page 10: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL

• JURNAL

Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis.

1. Jurnal Khusus. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Misalnya, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian, dan jurnal penggajian.

2. Register. Istilah ini mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus.

3. Jurnal Umum. Perusahaan mencatat jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama.

Page 11: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

JURNAL KHUSUS & UMUM

Page 12: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM MANUAL

• BUKU BESAR

Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per jenis akun.

1. Buku Besar Umum (General Ledger)

2. Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)

Page 13: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

BUKU BESAR UMUM & PEMBANTU

Page 14: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

B. PENCATATAN AKUNTANSIJEJAK AUDIT

• Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit trail) untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Di antara berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun.

• Auditor eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis yang terbuka atas nama pemegang sahamnya dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.

Page 15: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM BERBASIS KOMPUTER

• JENIS FILE :

1. File Master → Buku Besar Umum & Pembantu

2. File Transaksi → Pesanan Penjualan, Penerimaan Persediaan, & Penerimaan Kas

3. File Referensi → Daftar Nama Pegawai & Daftar Nama Pemasok Yang Diotorisasi

4. File Arsip → Jurnal, Informasi Penggajian Periode Sebelumnya, Buku Besar Periode Sebelumnya & Catatan Nama Akun Yang Dihapus.

Page 16: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

B. PENCATATAN AKUNTANSISISTEM BERBASIS KOMPUTER

• JEJAK AUDIT DIGITAL :

1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali Piutang Dagang di file master.

2. Rekonsiliasikan angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.

3. Pilih sampel dari ayat-ayat yang diperbarui pada akun di buku besar pembantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan (file arsip).

4. Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasikan dokumen sumber fisik yang dapat ditarik dari file-file ini dan diverifikasi. Jika perlu, auditor bisa mengkonfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen sumber ini dengan cara menghubungi pelanggan-pelanggan yang dipertanyakan.

Page 17: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

JEJAK AUDIT DIGITAL

PESANAN PENJUALAN PEMASUKAN DATA KE

KOMPUTER

PE

SA

NA

N

PE

NJU

ALA

N

PROGRAM PEMBARUAN

FIL

E

KS

ELA

HA

N

JUR

NA

LF

ILE

C

RE

DIT

BU

KU

BE

SA

R U

MU

MA

KU

N P

EN

GE

ND

ALI

- P

IUT

AN

G D

AG

AN

G-

PE

RS

ED

IAA

N-

HA

RG

A P

OK

OK

P

EN

JUA

LAN

- P

EN

JUA

LAN

BU

KU

P

EM

BA

NT

U

PIU

TA

NG

D

AG

AN

G

BU

KU

P

EM

BA

NT

U

PE

RS

ED

IAA

N

NERACAPIUTANGDAGANG

1

2

3

4

DOKUMENSUMBER

FILE REFERENSI

FILE ARSIP

FILE TRANSAKSI

FILE UTAMA

Page 18: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIDIAGRAM ARUS DATA

• Diagram arus data (data flow diagram – DFD) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.

• Entitas dalam DFD adalah objek-objek eksternal dalam sistem yang dimodelkan, misalnya pelanggan dan pemasok. DFD digunakan untuk menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat umum ke yang sangat terperinci. DFD menunjukkan tugas logis yang sedang dilakukan, namun tidak menunjukkan cara melakukannya atau siapa yang melakukannya.

Page 19: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

DIAGRAM ARUS DATA

SETUJUI PENJUALAN

LOG PENYIMPANAN

PELANGGAN KIRIM BARANG PENGIRIM

TAGIH PELANGGAN

SIAPKAN PIUTANG DAGANG

CATATAN KREDIT

PESANAN PEMBELIAN

CATATAN PIUTANG DAGANG

PELANGGAN

PESANANPEMBELIAN

TAGIHAN PELANGGAN

PESANAN PEMBELIANYANG DISETUJUI

PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN

PENGELUARANBARANG

SLIPPENGEMASAN

BUKUKAN DATA

Page 20: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIDIAGRAM RELASI ENTITAS

• Diagram relasi entitas (entity relationship – ER) adalah teknik yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Entitas (entity) adalah sumber daya yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data.

• Simbol bujur sangkar mewakili entitas dalam sistem. Garis penghubungnya mewakili sifat hubungan kedua entitas. Tingkat hubungannya disebut kardinalitas (cardinality). Ini adalah pemetaan numerik antara contoh-contoh entitas. Hubungannya bisa satu ke satu (1:1), satu ke banyak (1:M), atau banyak ke banyak (M:M).

Page 21: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

DIAGRAM RELASI ENTITAS

PESANANPENJUALAN

LOG PENGIRIMAN

CATATATNKREDIT

CATATANPIUTANGDAGANG

PELANGGAN

1 M

1 1

1

M

DITUGASI

MENEMPATKAN

Page 22: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR

• Bagan alir (flowchart) adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir dokumen (document flowchart) digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen tersebut.

Page 23: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR

• BAGAN ALIR DOKUMEN

Aturan dan konvensi tertentu yang perlu diamati dalam Bagan Alir Dokumen:

1. Bagian alur harus diberi label untuk secara jelas mengidentifikasi sistem yang diwakilinya.

2. Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili entitas dalam sistem tersebut.

3. Semua simbol dalam bagan alir harus diberi label.

4. Garis-garis harus memiliki kepala panah untuk secara jelas menunjukkan arus proses dan urutan peristiwa.

5. Jika suatu proses yang rumit memerlukan penjelasan tambahan, teks penjelasan harus dimasukkan dalam bagan alir atau dilekatkan dalam dokumen yang dirujuk oleh bagan alir tersebut.

Page 24: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

BAGAN ALIR DOKUMENBAGAN ALIR DOKUMEN

DEPARTEMEN KREDIT

GUDANGDEPARTEMEN PENGIRIMAN

DEPARTEMEN PENJUALAN

PELANGGAN

PESANAN PELANGGAN

SIAPKAN PESANAN

PELANGGAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN 1 YG DI TTD

DISTRIBUSI PESANAN

PENJUALAN DAN FILE

N

PESANAN PELANGGAN

PESANAN PENJUALAN 1 YG DI TTD

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

N

PESANAN PENJUALAN

1

PERIKSA KREDIT

PERIKSA CATATAN KREDIT

PESANAN PENJUALAN 1 YG DI TTD

A

PESANAN PENJUALAN

2

AMBIL BARANG

CATATAN STOK

PESANAN PENJUALAN

2

A

PESANAN PENJUALAN

4 PESANAN PENJUALAN

3

AMBIL BARANG

PESANAN PENJUALAN

2

PELANGGAN

PESANAN PENJUALAN

4PESANAN

PENJUALAN3

N

Page 25: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR

• PEMROSESAN BATCH

Pemrosesan batch (batch processing) memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa (misalnya pesanan penjualan) yang diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama.

Keunggulan umum dalam pemrosesan batch :

1. Organisasi bisa meningkatkan efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam batch daripada memproses setiap peristiwa secara terpisah.

2. Pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas pemrosesan transaksi.

Page 26: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR

• BAGAN ALIR SISTEM

Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas. Semuanya hampir sama dengan bagan alir dokumen. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa sistem ini memiliki departemen operasi komputer dan tidak memiliki departemen kredit.

Menyajikan Fakta Tertulis ke Dalam Format Visual. Semuanya hampis sama dengan bagan alir dokumen. Namun, aktivitas sekarang diotomatisasi dan simbol proses manual telah diganti dengan simbol terminal komputer.

Page 27: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

BAGAN ALIR SISTEMBAGAN ALIR SISTEM

DEPARTEMEN OPERASI

KOMPUTERGUDANG

DEPARTEMEN PENGIRIMAN

DEPARTEMEN PENJUALAN

PELANGGAN

PESANAN PELANGGAN

TERMINAL

PESANAN PELANGGAN

N

PEMERIKSAAN KREDIT DAN

EDIT

FILE SEJARAH KREDIT

PESANAN PENJUALAN

PROGRAM PEMBARUAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

PESANAN PENJUALAN

FILE AR

PERSEDIAAN

A

PESANAN PENJUALAN

1

PESANAN PENJUALAN

3 PESANAN PENJUALAN

2

AMBIL BARANG

AMBIL BARANG

PESANAN PENJUALAN

1

PESANAN PENJUALAN

1

PESANAN PENJUALAN

3PESANAN

PENJUALAN2

CATATAN STOK

N

PELANGGAN

A

Page 28: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR

• BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program menunjukan relasi antara dua program komputer, file yang digunakan, dan output yang dihasilkan. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian operasional yang kadang-kadang diperlukan. Setiap program yang disajikan dalam bagan alir sistem harus memiliki sebuah bagan alir program pendukung yang mendiskripsikan logikanya.

Page 29: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

BAGAN ALIR PROGRAM

MULAI

BACA RECORD

EOF BERHENTI

KESALAHAN

KESALAHAN

KESALAHAN

RECORD BURUK

TANDAI RECORD BURUK

TANDAI RECORD BURUK

TANDAI RECORD BURUK

TULIS DI FILE KESALAHAN

TULIS DI FILE YANG

DIEDIT

YA TIDAK

YA

TIDAK

TIDAK

TIDAK

YA

YA

TIDAK

YA

Page 30: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

C. TEKNIK DOKUMENTASIBAGAN ALIR

• Diagram tata letak record (record layout diagram) digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data.

Page 31: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

• PERBEDAAN ANTARA SISTEM BATCH DAN REAL-TIME

KARAKTERISTIK PEMBEDA METODE PEMROSESAN DATA

BATCH REAL-TIME

Kerangka Waktu Informasi Terdapat jeda antara waktu

terjadinya kegiatan ekonomi dengan

waktu pencatatannya.

Pemrosesan dilakukan ketika

kegiatan ekonomi terjadi.

Sumber Daya Umumnya, lebih sedikit sumber daya

(peranti keras, pemrograman,

pelatihan) yang dibutuhkan.

Lebih banyak sumber daya yang

dibutuhkan daripada pemrosesan

batch.

Efisiensi Operasional Record tertentu diproses setelah

peristiwa terjadi untuk menghindari

penundaan operasional.

Semua record yang berkaitan dengan

peristiwa diproses segera.

Efisiensi vs Efektivitas Jika akses segera ke informasi saat ini penting bagi kebutuhan pengguna,

maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis. Ketika jeda waktu

dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan terhadap

kinerja pengguna dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui pemrosesan

data secara batch, maka pemrosesan batch merupakan pilihan yang tepat.

Page 32: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF

• SISTEM WARISAN VS SISTEM MODERN

Sistem warisan memiliki fitur berikut ini : memiliki aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk menyimpan data, namun basis data hierarki dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang lebih maju.

Sistem modern cenderung berbasis klien-server dan memproses transaksi secara real-time. Namun perlu disadari bahwa masih banyak sistem modern yang menggunakan pemrosesan batch. Sistem modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional. Keuntungannya adalah bahwa proses proses bisa diintergrasikan dan data bisa saling dibagi dalam organisasi.

Page 33: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF

• PEMBARUAN FILE MASTER DARI TRANSAKSI

Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengatuh dari suatu transaksi.

Page 34: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPENDEKATAN PEMROSESAN DATA ALTERNATIF

• PROSEDUR PEMBUATAN CADANGAN BASIS DATA

Pendekatan pembaruan destruktif tidak menyediakan salinan cadangan dan file master yang asli. Hanya nilai saat ini yang tersedia bagi pengguna. Jika file utama saat ini rusak, maka tidak akan ada cadangan untuk mengkonstruksi kembali file tersebut. Untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai prosedur pembuatan cadangan harus diimplementasikan.

Page 35: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

PROSEDUR PEMBUATAN CADANGAN BASIS DATA

TRANSAKSI

PROGRAM PEMBARUAN

MASTER

PROGRAM PEMULIHAN

PROGRAM PEMBUATAN CADANGAN

BUAT CADANGAN MASTER

Page 36: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTERPEMROSESAN BATCH DENGAN MENGGUNAKAN PENGUMPULAN DATA

SECARA REAL-TIME

• Pendekatan pemrosesan data yang populer adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya ialah file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan yang lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi operasional.

Page 37: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

PEMROSESAN REAL-TIME

• Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditransmisikan secara elektronik, dokumen sumber fisik bisa dieliminasi atau dikurangi.

Page 38: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi

SENARAI BUKU ACUAN

• Hall, James A. Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information Systems). Buku 1. Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat, 2011.

Page 39: Sistem Informasi Akuntansi - Pengantar Pemrosesan Transaksi